Sales Territory Management Skills

GENERAL TRADE SALES MANAGEMENT

“Sales Territory Management Skills”

Dr Ir Sri Hartono MM

Who am I Jan 2013 - current • Lecturer : several university • Expert Staff for National Desk for Information Resilience & Cyber Security, Republic of Indonesia Coordinating Ministry for Political, Legal & Security • Consultant and trainer for public and private sectors • Managing Director PT. Catur Pilar Jaya - Consumer Products Dr Ir SRI HARTONO MM • Director PT. Dira Pratama – General Trading • Comissionere PT. Bintang Maahir Sentosa – Distributor for pharmaceutical Products March 2010 - Jan 2013: Sales & Marketing Director (Member of BOD) PT. Meiji Indonesia. Aug 2008 - Jan 2010: Head of Marketing PT. Sandoz Indonesia April 2008 - Aug 2000: Sales Director PT . Casana Prima (Pharmaceutical Company) Sep 2007 - Mach 2008: Operational Director PT. SLH Indonesia (A Bio Pharmaceutical Company) PT GlaxoSmithKline Indonesia  Jul 2006 - Sep 2007: National Sales Manager  Jul 2004 - Jun 2006: Marketing Manager  Jul 2002 - Jun 2004: Senior Product manager  Jan 2000 - Jul 2002: Product Manager  Aug 1996 - Dec 1999: District Sales Manager, Jakarta  1994 - 1996: District Sales Coordinator , Jakarta.  1991 - 1994: Medical Representative, Semarang.

Tujuan Pembelajaran  Mendefinisikan, mengembangkan dan meningkatkan keterampilan Territory Manajemen  Mempelajari Potensi Pasar  Menentukan dan Menetapkan pengcoveran outlet

Territory Management Skills

SALES TERRITORY PHILOSOPHY

Apa itu SALES TERRITORY? Suatu area geografis yang mengandung kumpulan pelanggan dan potensi penjualan yang memberikan prospek bisnis bagi perusahaan untuk dikelola oleh sales person. Sales territory’s scope: By Salesman, by Field Sales Supervisor By Area Sales Manager, by Regional Sales Manager By National Sales Head

Apa itu SALES TERRITORY?

Territory Penjualan adalah suatu daerah geografis tertentu yang dipercayakan pada seorang Sales atau Distributor dengan mempertimbangkan Jumlah customer atau calon customer di tiap daerah geografis. (William J Stanton)

SALES TERRITORY MANAGEMENT? Pengelolaan territory secara komprehensif mulai dari pengetahuan territory, perencanaan pengelolaan, implementasi penanganan sampai kepada evaluasi dan up date pengelolaan territory. Sales Territory Management adalah SIKLUS aktivitas penyesuaian dan pengelolaan periodik yang berkelanjutan.

Mengapa Territory Management Harus Up Dated?

• MARKET & COMPANY SELALU BERUBAH: • • • • •

Perubahan business size. Perubahan outlets. Perubahan consumer behavior. Perubahan competition. Perubahan sales forces.

Untuk apa Territory Management? Mempertegas tanggung jawab & evaluasi sales force Penguatan hubungan & kedekatan dengan pasar. Mencapai titik optimum peraihan potensi. Efisiensi & Efektivitas coverage Keseimbangan coverage (resources vs results)

Apa Alasan Sales Territory Biasanya Tidak Didevelop? • Sales people biasanya lebih senang jika tidak dibatasi. • Perusahaan mungkin masih kecil.

• Manajemen mungkin tidak punya waktu atau tidak memiliki keterampilan untuk mendevelop sales territory. • Organisasi sales mengandalkan kedekatan pribadi antara sales force dengan customer.

OUTPUT EFFECTIVE TERRITORY MANAGEMENT  Pengcoveran outlet yang lebih baik & lebih rapat.  Lebih banyak waktu menjual dengan mengurangi waktu diperjalanan.  Turn over sales force lebih rendah sejalan meningkatnya motivasi & moral sales force.  Meningkatnya produktivitas sales force dan pertumbuhan bisnis.  Kelengkapan dan keakuratan data base customer serta coverage system  memudahkan rotasi, mutasi, dan subtitusi sales force.

Pertimbangan dalam menyusun Territory Management : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Business Strategy.

Working load (beban kerja) Sales Force . Business Potential & Business Goals. Outlet Clasification & Characteristic. Time Alocation. Area Geografical (Luasan coverage, jarak tempuh)

Territory Management Skills

SALES TERRITORY SET UP

Proses Setting Up Territory Membuat Denah/Peta Kunjungan

1

5

Menyusun Rencana Kunjungan (PJP)

Mengenal Potensi Pasar

2

Menetapkan Target & Standard Coverage

4 3

Melakukan Mapping Outlet & Sales Force

1. Mengenal Potensi Pasar

MENGENAL POTENSI PASAR POTENSI OUTLET  Apa kriteria outlet potensial?  Data jumlah outlet potensial?  Bagaimana cara menghitung outlet potensial?  Bagaimana melakukan verifikasi atau validasi jumlah outlet potensial?

POTENSI PENJUALAN  Apa saja indicator yang bisa dipakai?  Bagaimana cara menghitung potensi penjualan?  Bagaimana melakukan validasi potensi penjualan?

Kriteria Outlet Potensial? Produk yang berhubungan erat sudah tersedia di outlet tersebut

Produk pesaing sudah tersedia di outlet tersebut Produk kita sudah tersedia di outlet tersebut

Ukuran outlet & kelengkapan produk yang dijual memenuhi semua segmen konsumen

Tipe pengunjung outlet tersebut (pengunjung adalah target pasar produk kita

Data Jumlah Outlet Potensial? Apakah sudah ada data yang dimiliki untuk menggambarkan jumlah outlet potensial?

Jika sudah ada, sejauh mana validitas data tersebut?

Jika valid, bagaimana statusnya dibandingkan dengan registered outlet distributor & active outlet?

Jika belum ada, maka data outlet potensial perlu dicari/dihitung

Cara Menghitung Outlet Potensial  Menggunakan lembaga survey professional (eksternal).  Menggunakan data-data pembanding yang berhubungan:   

Data outlet produk kompetitor. Data distributor untuk prinsipal lain. Data coverage/survey masa lalu.

 Survey menyeluruh dengan menggunakan:  Sumber daya distributor dan atau perusahaan (internal).  Sumber daya eksternal (siswa SMA/SMK, Mahasiswa atau pihak lain).

 Survey random:  Random by tipe outlet.  Random by batas administratif (kelurahan, kecamatan, kabupaten, dll)  Random dengan kriteria lain

 Mini survey:  Wilayah tertentu, salesman tertentu, jalan tertentu (selanjutnya diekstrapolasi)

 Menggunakan asumsi dari jumlah penduduk.

POTENSI PENJUALAN APA SAJA INDIKATOR PASAR YANG BISA DIGUNAKAN?

o o o o o

MARKET SHARE STOCK SHARE FORWARD STOCK SHARE NUMERIC DISTRIBUTION WEIGHTED DISTRIBUTION

DISTRIBUTION  NUMERIC % outlet yang menyediakan suatu produk berbanding dengan total outlet potential (outlet patokan). Distribusi produk kita relatif terhadap total outlet.

 WEIGHTED % pembelian seluruh produk di outlet dimana kita telah terdistribusi secara numeric berbanding dengan total pembelian di seluruh outlet universe. Distribusi produk kita di outlet yang memang potensi penjualannya besar.

Numeric & Weighted A

Distribusi Produk “X” Total bisnis outlet

30

B

C

D

X

X

X

10

10

20

N. Distribusi Produk “X”

3/5  60%

W. Distribusi Produk “X”

40/100  40%

E

30

DISTRIBUTION  HORIZONTAL Pemerataan produk melalui penambahan SKU/ITEM baru di suatu outlet atau pembukaan outlet baru. Horizontal distribusi  Menambah Distribusi Ke samping.

 VERTICAL Penambahan kuantitas (volume) atau kualitas order (value) suatu produk (SKU/ITEM) yang sudah ada di suatu outlet. Vertical Distribution  Menambah kuantitas (ke atas).

SHARE  TOTAL STOCK SHARE Adalah jumlah atau total stock suatu produk dibandingkan dengan jumlah atau total stock semua produk dalam satu kategori yang sama, pada suatu toko atau area tertentu.

 FORWARD STOCK SHARE Jumlah atau total stock yang ada pada pajangan/display dari suatu produk dibandingkan dengan jumlah atau total stock semua produk yang ada pada pajangan/display dalam satu kategori yang sama, pada suatu toko atau area tertentu.

SHARE  MARKET SHARE Besarnya bagian (%) suatu produk yang dikonsumsi atau dibeli oleh konsumen (pasar) dibandingkan dengan total pembelian terhadap semua produk dalam satu kategori yang sama, di suatu area/outlet dan pada periode tertentu.

BAGAIMANA MENGHITUNG POTENSI PENJUALAN?  Menggunakan data-data indikator pasar seperti market share, stock share atau weighted distribution.  Menggunakan asumsi konsumsi produk per penduduk.  Potensi Pasar = rata-rata konsumsi x jumlah penduduk.  Menggunakan asumsi rata-rata sales produk sejenis per outlet.  Potensi Pasar = rata-rata pembelian produk per outlet x jumlah outlet potensi

BAGAIMANA MENDAPATKAN DATA-DATA INDIKATOR PASAR?

 Menggunakan data pihak ketiga  AC Nielson (jika ada).  Menggunakan data survey internal  OUTLET PANEL.  OUTLET PANEL adalah sejumlah outlet yang dikontrak dalam periode waktu tertentu untuk mendapatkan data stok dan pembelian semua kategori produk di satu territory.  Kriteria OUTLET PANEL:     

Mewakili semua tipe outlet. Mewakili area coverage sales force . Fixed untuk periode tertentu (misalnya 3 sampai 6 kali survey). Bisa diakses data produk kita & kompetitor Dipilih random (bukan semuanya paling bagus atau paling jelek)

2. Menetapkan Target & Standard Coverage

MENETAPKAN TARGET & STANDARD COVERAGE TARGET-TARGET  Target pengembangan outlet?  Target pengembangan daerah baru?  Target pengembangan penjualan?

STANDARD COVERAGE  Standard Call/Day  Standard Effective Call/Day  Standard Klasifikasi Outlet?  Standard Call Cycle  Standard Sales/Sales Force

 Standard Kebutuhan Jumlah SPE/Territory

TARGET-TARGET Pengembangan Outlet

 Berapa outlet potensial?  Berapa registered outlet saat ini?.  Berapa target pengembangan RO tahun 2017 ?.  Berapa fokus NOO?  Berapa target active outlet?.  Berapa target repeat outlet?

Hirarki Outlet Outlet Universe Outlet Potential

Outlet Registered Outlet Active Outlet Repeat

TARGET PENGEMBANGAN DAERAH BARU

TARGET PENGEMBANGAN PENJUALAN

Menentukan Standard-2 Coverage

KENAPA PERLU DITETAPKAN STANDAR?

    

UNTUK EFEKTIVITAS TERRITORY MANAGEMENT MENGUKUR KINERJA SALES FORCE PERENCANAAN SISTEM INSENTIF. OPTIMALISASI PELAYANAN CUSTOMER. BAHAN ANALISIS & RENCANA PENGEMBANGAN

STANDAR-2 COVERAGE  Waktu di lapangan (Jam keluar kantor & pulang kantor).  Rata-rata waktu di outlet & total waktu perjalanan antara satu outlet dengan outlet berikutnya.  INGAT: Total waktu di outlet harus lebih besar dari waktu di perjalanan!  Waktu istirahat.  Call/day & Effective Call/day.  Call cycle untuk setiap tipe outlet.  Jumlah Team Sales dalam satu territory.  Sales minimal per Salesman  Jumlah Registered Outlet per Salesman  Jumlah Active Outlet minimal per Salesman

STANDARD COVERAGE

 Standard Call Cycle dipengaruhi oleh beberapa faktor;    

Customer behavior & classification. Customer status (existing or new outlet). Sales size. Distance (jarak tempuh) & posisi outlet (dalam kota/luar kota)

 Call Cycle Standard:    

F1 (Outlet dikunjungi 1x dalam sebulan) F2 (Outlet dikunjungi 2x dalam sebulan) F4 (4x sebulan) F8 (8x sebulan atau 2x seminggu)

 Pertimbangan khusus:  Sistem pembayaran.  Komitmen delivery.  Pertimbangan strategis/khusus.

STANDARD COVERAGE  Pertimbangan untuk standard waktu kunjungan di outlet:  TUGAS POKOK SALES FORCE SAAT DI OUTLET.  TIPE OUTLET.  JUMLAH ITEM YANG DIBAWA.  JENIS ADMINISTRASI PENDUKUNG.  Pertimbangan untuk standard waktu perjalanan:  Jarak tempuh antar outlet.  Jenis sebaran populasi outlet (mengelompok, terpisah, kombinasi).  Kondisi jalanan (daerah macet, sepi, banyak one way, dll).

JUMLAH CALL/DAY  PARAMETER INPUT:     

TOTAL JAM KERJA. WAKTU RATA-RATA/CALL. WAKTU RATA-RATA PERJALANAN. JAM KELUAR & MASUK KANTOR (WAKTU DI LAPANGAN). WAKTU ISTIRAHAT.

 FORMULA:

CALL/DAY =

(TOTAL WAKTU KERJA LAPANGAN – WAKTU PERJALANAN – WAKTU ISTIRAHAT) WAKTU RATA-RATA PER CALL

EFFECTIVE CALL/DAY  PERTIMBANGKAN:    

Channel atau tipe outlet yang di handle. STANDAR MINIMUM FAKTUR; Call Cycle Kategori produk & Jumlah SKU.

 STANDARD EFFECTIVE CALL:  Berdasarkan % dari call/day (antara 60%-80%).  Berdasarkan target sales/day (langsung angka 10 EC?, 12 EC?, 15 EC?).  Standard untuk masing masing outlet tentulah berbeda dari segi prosentase atau absolut angka effective call.

SALES PERSON CAPACITY  PERTIMBANGAN PENTING:  Target total outlet potensi yang ingin diraih.  Total Call yang harus dipenuhi setiap bulannya.  Target penjualan dan pengembangan.  Standard minimum dan maximum sales/Sales Force.  PARAMETER INPUT:  Target total CALLS/MONTH.  Total hari kerja lapangan per bulan.  Standard daily call (jumlah call per hari).

MINIMUM REGISTERED OUTLET & ACTIVE OUTLET PER SALES FORCE  Untuk memastikan pencapaian target outlet coverage di dalam satu territory.  Untuk memastikan pencapaian target sales di territory.  Untuk memastikan pencapaian minimum sales per Sales Force.  Untuk pemerataan dan pengembangan produk.  Untuk menciptakan aktivitas salesman yang efektif & efisien.

3. Melakukan Mapping Outlet & Sales Forces

MAPPING OUTLET o Setelah diketahui target-target & standard coverage termasuk jumlah outlet yang akan dicover, target NOO, jumlah Sales force, dll maka selanjutnya harus dilakukan MAPPING OUTLET. o MAPPING OUTLET berarti: • Mengelompokkan dan membagi outlet menjadi sejumlah TERRITORY dari Sales Force yang sudah ditentukan. • Mengidentifikasi karakteristik setiap TERRITORY Sales Force yang sudah ditentukan, dari sisi:  Kemudahan pengcoveran  Potensi Sales o Pertimbangan dalam melakukan grouping outlet dalam satu TERRITORY: • Pendekatan coverage (by channel atau by territory?). • Kedekatan dan kesamaan jalur geografis • Kecukupan jumlah outlet minimum untuk satu territory salesman. • Kelayakan sales dan potensi pengembangan sales. • Kemudahan waktu pengcoveran serta akses pengcoveran.

TERRITORY MAPPING  Batas territory harus jelas:    

Sebelah Barat Sebelah Timur Sebelah Utara Sebelah Selatan

 Urutan atau Nama Territory harus jelas:  1, 2, 3, 4?  A, B, C, D?  Nama Wilayah/Daerah?

 Data-data Coverage per territory harus jelas:  Jumlah outlet potential?  Potensi penjualan?  Karakteristik territory (customer/area?)

MAPPING TERRITORY SALES TEAM High

A

B Priority 3

Priority 1

Priority 4

Priority 2

KEMUDAHAN PENGGARAPAN

Low

C

D

Poor

Good

POTENSI SALES

MUDAH PENGGARAPANNYA

 Outlet sangat kooperative  Lokasi outlet yang dekat dengan distributor……  Outlet tidak terikat kontrak kerjasama dengan perusahaan lain…..  ………………………………………..  ………………………………………..

POTENSI YANG BAGUS

 Lokasi outlet yang strategis  Penjualan product lain sangat besar  Outlet dengan lokasi, konsep, penataan yang bagus…..  ………………………………………..  ………………………………………..

MAPPING SALES FORCE  Hakikatnya:  Mengetahui dan memetakan profil salesman dari sisi kemampuan & kemauan (kinerja) serta senioritas dalam pengalaman kerja.  Menempatkan SPE di territory yang sesuai dengan hasil pemetaan tersebut.

 THE RIGHT MAN ON THE RIGHT PLACE.

 Pertimbangannya:  Pengalaman kerja salesman.  Kinerja (kemampuan kerja) salesman  Kemauan kerja salesman.

PENEMPATAN SALESMAN High

A

B

Priority 3 Salesman Baru/Salesman sedang dalam pendampingan

Priority 1 Salesman Berkinerja Bagus, Top Salesman

Priority 4

Priority 2

Salesman, Salesman Bermasalah Motivasi, Trainee/Fresh Graduate

Top Salesman, Salesman Senior/Supervisor

KEMUDAHAN PENGGARAPAN

Low

C

Poor

D Good

POTENSI SALES

4. Menyusun Call Route

RUTE KUNJUNGAN

 BUAT URUTAN 1 SAMPAI AKHIR.  MEMPERTIMBANGKAN;    

KEMUDAHAN ARUS LALU LINTAS. KONDISI SUBYEKTIF OUTLET. MOMEN-MOMEN KHUSUS DI SUATU DAERAH (HARI PASAR, LIBUR, DLL. JARAK DARI HOME BASE/KANTOR

 PILIHAN METODA PENYUSUNAN RUTE KUNJUNGAN: Straight Line Pattern Cloverleaf Pattern Major Cities Pattern Hopscotch Pattern Circular Pattern

MEMBUAT RENCANA KUNJUNGAN

 Pastikan penunjukan SALES FORCE sudah di area yang tepat.  Bagi total area menjadi masing-masing wilayah kerja setiap SALES FORCE .  Susun rute kunjungan dengan kaidah-kaidah dasar:  Jumlah outlet yang dikunjungi harus masuk rata-rata standard call per hari.  Jika suatu hari outletnya masih kurang, maka salesman harus menambah dengan NOO.  Kunjungan tidak boleh ngacak (zig-zag).  Kunjungan pertama setiap hari adalah outlet dengan lokasi terjauh dari kantor.  Kunjungan terakhir adalah outlet yang paling dekat dengan kantor.

JENIS-JENIS CALL ROUTING

Straight-Line Pattern

First Call c

Base c

Cloverleaf Pattern

c

2

c

c

c

c

c

c

c

c

c

c c

Each Leaf Out and Back Same Day

c

c

3 1

c

Base c

c Work Back

c c

c

c

Major-City Pattern

c c

c

c

5

4

1 - Downtown

JENIS-JENIS CALL ROUTING

Hopscotch Pattern

Circular Pattern

B

PENTING UNTUK DIINGAT …  Rute kunjungan boleh diusulkan oleh Salesman tapi diputuskan oleh Supervisor dan disetujui prinsipal.  Rute kunjungan harus fixed dan tidak boleh dirubah tanpa alasan dan persetujuan yang berwenang.  Rute kunjungan harian harus memastikan jumlah outlet (jumlah call) minimal sesuai ketentuan.  Jika existing outlet belum mencukupi, tapi ada cukup potential outlet di jalur yang sama, maka salesman harus memenuhi NOO di jalur tersebut.  NOO akan berhenti jika kunjungan salesman di setiap hari sudah sangat maksimal  pertimbangkan tambah salesman.  Hati-hati dengan standard CALL CYCLE.

CONTOH DAFTAR KUNJUNGAN

5. Membuat Denah/Peta Kunjungan

MEMBUAT RENCANA KUNJUNGAN

 Selanjutnya dibuatkan mapping outlet:  Mapping digambar secara jelas dan ditempel di dinding (jika diperlukan).  Peta besar adalah wilayah kerja kantor cabang.  Lebih kecil lagi adalah batas rayon/wilayah kerja setiap salesman.  Lebih kecil lagi pembagian rute kunjungan harian.  Di dalam setiap rute diberi tanda outlet sesuai tipe outlet yang ada di hari kunjungan tersebut, misalnya:      

Jarum merah untuk distributor. Jarum biru untuk modern outlet. Jarum hijau untuk retail 1. Jarum coklat untuk retail 2. Jarum putih untuk retail 3. Dan seterusnya.

CONTOH AREA MAPPING OA OB OC HB

Salesman B Salesman A

Salesman D

Salesman C

TTerima-Kasih 17-62