s-gravenhage, 5 april 2007

Handleiding Verplicht gebruik en Verplichte terugmelding voor afnemers van de GBA Versie 1.0 ‘s-Gravenhage, 5 april 2007

Agentschap BPR heet per 1 maart 2015 Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG)

Meer informatie: www.rvig.nl

2

handleiding verplicht gebruik en verplichte terugmelding - versie: 1.0 april 2007

Inhoud

Lees wijz er

5

Inho u d

6

1.

Inleiding op de GBA als basisregistratie

7

1.1

Achtergrond

7

1.2

De regeling

8

1.2.1

Betekenis voor afnemers

8

1.2.2

De betekenis voor burgerzaken

10

1.2.3

De betekenis voor de burger

10

1.2.4

De samenhang met BSN en BAG.

10

1.2.5

Gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie

11

2.

Verplicht gebruik

12

2.1

De hoofdregel van verplicht gebruik

12

3.

De uitzonderingen op verplicht gebruik

15

3.1

Situatie 1: het gegeven staat in onderzoek

16

Wat moet een medewerker doen als een gegeven in onderzoek staat?

16

3.2

Situatie 2: Een medewerker twijfelt aan de juistheid

17

3.2.1

Wat doet een medewerker bij gerede twijfel?

17

3.2.2

Wat doet een medewerker bij twijfel over de identiteit?

18

3.3

Situatie 3: Uitzondering in andere wetgeving

19

3.3.1

Wat doet een medewerker in een dergelijk geval?

19

3.4

Situatie 4: Strijdigheid met goede taakvervulling

19

3.4.1

Wat doet een medewerker bij strijdigheid?

21

4.

Verplichte terugmelding bij gerede twijfel

22

4.1

Achtergrond en betekenis van de verplichting

22

4.2

Wat moet een medewerker doen in geval van terugmelding?

25

4.2.1

Bij gerede twijfel: bepalen welke gegevens onjuist zijn

25

4.2.2

Hoe loopt het terugmeldproces en wat doet TMV?

25


4.3

Wanneer moet een medewerker het aanvraagproces stoppen of gewoon doorgaan?

27

4.3.1

Uitstellen

27

4.3.2

Uitstellen en de burger naar Burgerzaken sturen

27

4.3.3

Toch in behandeling nemen

28

4.4

Hoe lang duurt een onderzoek naar terugmelding?

28

5.

Burgers en de GBA als basisregistratie

29

5.1

Wat is eenmalige gegevensverstrekking?

29

5.1.1

Er zijn uitzonderingen op het recht van eenmalige verstrekking

30

5.2

De plichten van de burger

30

5.2.1

Burger moet eerst naar Burgerzaken

31

5.3

Er zijn enkele uitzonderingen

31

5.3.1

Geval van spoed / Geen uitstel mogelijk

31

5.3.2

Burger heeft geen belang om naar Burgerzaken te gaan

31

5.3.3

Geen verwijt burger: een overheid kan ook een fout maken

32

5.3.4

Van het kastje naar de muur?

32

Bijlage A De authentieke gegevens

34

Bijlag e n

Bijlage B Wat is nodig voor de invoering van verplicht gebruik

4

en terugmelding?

37

Bijlage C De terugmeldprocedure voor Registratie-houders

42

Bijlage D Bericht “terugmelding”

43


Leeswijzer

Deze handleiding is geschreven voor medewerkers van gemeenten, provincies, waterschappen, rijksoverheid en andere (semi)overheid die in de praktijk volgens de regels van de GBA als basisregistratie zullen moeten gaan werken. De weten regelgeving voor de GBA als basisregistratie is op 1 april 2007 in werking getreden en zal geleidelijk worden ingevoerd. Dit brengt mee dat bestuursorganen uiterlijk op 1 januari 2010 volgens deze voorschriften dienen te werken. Deze handleiding beschrijft de wijzigingen in de wet en de gevolgen daarvan voor de werkprocessen van de afnemers van de GBA. Afnemers zijn álle bestuursorganen die voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken persoonsgegevens nodig hebben. Wat een bestuursorgaan is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1. De regels voor de basisregistratie GBA gelden niet voor niet-bestuursorganen. Voor deze derden is de handleiding dan ook niet bedoeld. De handleiding richt zich evenmin op medewerkers burgerzaken of publiekszaken, die de gegevens in de GBA bijhouden. Voor hen is toegespitste informatie beschikbaar via www.GBA.nl. Op deze website is eveneens specifieke informatie beschikbaar voor degenen die in technische of organisatorische zin zorg dragen voor de invoering van de GBA als basisregistratie binnen de organisatie.


5

Inhoud

Deze handleiding begint met een inleidend hoofdstuk. Hierin is beschreven wat de achtergrond en betekenis is van de invoering van de GBA als basisregistratie. Verder komt aan bod de samenhang met het burgerservicenummer (BSN) en de basisregistraties voor adressen en gebouwen (BAG). Daarna volgen twee hoofdstukken over het verplicht gebruik. Hoofdstuk 2 behandelt de inhoud van de gebruiksplicht. Hoofdstuk 3 geeft inzicht in de gevallen waarin kan worden afgeweken van deze plicht en wat een medewerker moet doen in zulke situaties. Hoofdstuk 4 gaat in op de terugmeldplicht en op de rol van de medewerker binnen het proces van terugmelding. Hoofdstuk 5 beschrijft de positie van de burger. Daarbij komen aan de orde het recht op eenmalige gegevensverstrekking, het doorverwijzen van de afnemer van een burger naar de GBA en de uitzonderingen hierop. Hoofdstuk 6 zet kort op een rij wat op 1 januari 2010 gerealiseerd moet zijn. De Bijlagen leveren aanvullende informatie, die in het verlengde van de vijf hoofdstukken kan worden geraadpleegd. In Bijlage A staan de verplicht te gebruiken authentieke gegevens. Bijlage B geeft inzicht in de benodigde voorzieningen om de verplichtingen goed in te kunnen voeren. Bijlage C geeft een beeld van de afhandeling van de terugmelding door de registratiehouder (burgerzaken of publiekszaken). Bijlage D biedt een technische weergave van het “bericht terugmelding”.

6


1.0

Inleiding op de GBA als basisregistratie

1.1

Achtergrond

Op 1 april 2007 is gestart met de invoering van de GBA als basisregistratie van persoonsgegevens. Op 1 januari 2010 moet invoering binnen de gehele overheid gereed zijn. De GBA is de eerste in een reeks van basisregistraties. Binnen dit stelsel van basisregistraties worden de komende jaren onder andere basisregistraties voor ondernemingen, percelen, inkomens, adressen en gebouwen ingevoerd. Een basisregistratie fungeert voor bestuursorganen als een unieke bron van essentiële en betrouwbare gegevens. Deze zogenoemde authentieke gegevens dienen bestuursorganen te gebruiken in het bestuurlijke verkeer met burgers en bedrijven. Deze hoeven reeds bekende gegevens daardoor niet nogmaals aan allerlei instanties te verstrekken. Dit wordt ook wel het beginsel van de eenmalige gegevensverstrekking genoemd. Niet alleen worden de administratieve lasten minder door meervoudig gebruik binnen de overheid van informatie die al beschikbaar is. Een dergelijk meervoudig gebruik leidt voorts tot kostenbesparingen en efficiencywinsten voor de publieke sector en dus tot minder bestuurlijke lasten. Overheidsinstanties hoeven de informatie immers niet meer bij betrokkenen uit te vragen en zelf te controleren en bij te houden, maar kunnen de benodigde gegevens eenvoudig betrekken uit basisregistraties. Doordat bestuursorganen over dezelfde objecten dezelfde, betrouwbare, algemene gegevens gebruiken, zal tevens de kwaliteit van de informatiehuishouding van de (semi-)overheid toenemen. Dit zal zich vertalen in betere dienstverlening, in beter beleid en in beter toezicht en handhaving. Ten slotte draagt eenheid in registratie bij aan rechtszekerheid voor burger, bedrijf en bestuur.


7

Resumerend leveren basisregistraties de volgende voordelen op: • Minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven door de eenmalige gegevensverstrekking aan basisregistraties. • Minder bestuurlijke lasten voor overheidsinstanties door efficiencywinsten en kostenbesparingen. • Betere dienstverlening, beleid, toezicht en handhaving doordat over dezelfde objecten dezelfde betrouwbare informatie uit basisregistraties wordt gebruikt. • Meer rechtszekerheid voor burger, bedrijf en bestuur door eenheid in registratie.

1.2

De regeling

Sinds 1994 houdt iedere gemeente persoonsgegevens over de eigen ingeschrevenen bij in de GBA. Ondanks dat dit al de bedoeling was bij de invoering van de GBA, wordt deze registratie tot op heden niet als enige bron van persoonsgegevens gebruikt door alle overheidsinstanties. Sommige gemeentelijke diensten houden zelf persoonsgegevens bij, afzonderlijk van de GBA. Dit geldt eveneens voor sommige buitengemeentelijke afnemers. Daarvan krijgt echter het merendeel rechtstreeks via het landelijke GBA-netwerk of via een keten op geautomatiseerde wijze gegevens verstrekt uit de GBA. Met de invoering van de GBA als basisregistratie zal worden gerealiseerd dat de GBA voor alle afnemers (bestuursorganen) de enige en unieke bron van persoonsgegevens van Nederlandse ingeschrevenen wordt. De weten regelgeving die dit bewerkstellingen, is ingegaan op 1 april 2007. Vanaf die datum tot 1 januari 2010 zullen de wettelijke verplichtingen geleidelijk van toepassing worden verklaard op alle afnemers. Op 1 januari 2010 zullen ze voor alle afnemers gelden. De colleges van BenW van gemeenten en de besturen van buitengemeentelijke afnemers zijn er zelf verantwoordelijk voor dat ze tijdig werken volgens de voorschriften voor de GBA als basisregistratie.

1.2.1

Betekenis voor afnemers

De in de vorige paragraaf genoemde wettelijke verplichtingen die voor afnemers gaan gelden zijn de volgende: 1. Het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA en 2. De verplichte terugmelding op authentieke gegevens in de GBA. Deze twee verplichtingen kan de afnemer in de organisatie invoeren aan de hand van het Stappenplan invoering GBA als basisregistratie (beschikbaar op www.gba.nl).

8


Het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA. De wet GBA (artikel 3b) bepaalt dat alle afnemers, die voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taken algemene persoonsinformatie over ingeschrevenen nodig hebben, gebruik moeten maken van de authentieke gegevens in de GBA. De authentieke gegevens zijn de algemene gegevens in de GBA over naam(gebruik), geboorte, adres, partner, ouders, kind en overlijden. Ze zijn opgesomd in Bijlage 1d bij het Besluit GBA en in Bijlage A bij deze handleiding. Natuurlijk bestaan op de hoofdregel van verplicht gebruik uitzonderingen, die worden toegelicht in hoofdstuk 3. Een afnemer kan met het Stappenschema Verplicht Gebruik achterhalen of een gegeven in de GBA verplicht moet worden gebruikt. Dit schema staat ook op de website www.gba.nl. Wanneer een afnemer dit elektronische schema opent kan voor meer informatie op (de toelichting bij) de wetswijziging, (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en deze handleiding worden doorgeklikt (deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar). De verplichte terugmelding op authentieke gegevens in de GBA De wet GBA (artikel 62) bepaalt dat alle afnemers, die gerede twijfel hebben aan de juistheid van authentieke gegevens, moeten terugmelden aan de GBA. Deze plicht gaat samen met het verplichte gebruik. Natuurlijk is de afnemer die terugmeldt, niet langer verplicht het gegeven in de GBA te gebruiken, omdat de afnemer immers twijfelt aan de juistheid. Anderzijds zorgt de verplichte terugmelding, samen met de plicht tot onderzoek voor de gemeente die de GBA bijhoudt, dat de kwaliteit van de authentieke gegevens hoog blijft. Zo helpen overheidsinstanties elkaar. De procedures en de voorzieningen voor de terugmelding worden beschreven in (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en het Logisch Ontwerp GBA (versie 3.5). Hierin vindt u meer informatie over de technische ondersteuning in de vorm van de terugmeldvoorziening (TMV). Deze zal ervoor gaan zorgen dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig kunnen plaatsvinden en vervolgens bij de juiste gemeente terecht komen. Verder zal de TMV informatie bevatten over actuele en historische terugmeldingen. Inzicht in de technische specificaties van de TMV, de webservice en de -applicatie wordt verschaft via documenten op www.gba.nl. Met het Stappenschema Terugmeldplicht op www.gba.nl kan een afnemer achterhalen of terugmelding verplicht is. In dit schema kan de afnemer tevens doorklikken op (de toelichting bij) de wetswijziging, (de toelichting bij) de wijziging in het besluit GBA en deze handleiding (deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar).


9

1.2.2

De betekenis voor burgerzaken

Burgerzaken heeft een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat het gebruik van de GBA binnen gemeenten verder vorm krijgt. Als steun in de rug verplicht het wetsvoorstel gemeenten om bij verordening een regeling te treffen voor het verplichte gebruik van de GBA door alle binnengemeentelijke afnemers die persoonsgegevens nodig hebben. In de toelichting bij de wetswijziging is deze verplichting uitgelegd. Ter uitwerking van deze verplichting, past de NVVB de modelverordening voor de GBA aan op de voorschriften voor de basisregistratie. De wettelijke plicht tot terugmelding voor álle bestuursorganen, zal in het begin met zich meebrengen dat de afdelingen burgerzaken (of publiekszaken) van gemeenten meer terugmeldingen zullen ontvangen dan nu het geval is. Als gevolg daarvan zullen deze afdelingen meer onderzoeken naar de authentieke gegevens in de GBA moeten doen. Die toename valt overigens ook weer mee, omdat de afnemers geleidelijk worden aangesloten. Na verloop van tijd zal er sprake zijn van een afname van het aantal terugmeldingen, omdat de kwaliteit van de gegevens in de GBA omhoog gaat.

De verwachting is dat het merendeel van de terugmeldingen betrekking zal hebben op de adresgegevens. Daarom zal een aparte handreiking voor adresonderzoeken van de NVVB beschikbaar komen.

1.2.3

De betekenis voor de burger

De burger krijgt in de Wet GBA (artikel 3c) een recht op eenmalige gegevensverstrekking. Dit betekent dat de burger tegen een afnemer kan zeggen dat bepaalde algemene persoonsinformatie niet meer mag worden gevraagd, omdat daarvoor de authentieke gegevens in de GBA moeten worden gebruikt. Natuurlijk bestaat dit recht niet als er geen plicht bestaat om de authentieke gegevens te gebruiken. Indien bepaalde informatie nodig is voor een goede identiteitsvaststelling, geldt dit recht evenmin. In hoofdstuk 5 zijn de rechten en ook de verplichtingen van de burger verder uitgewerkt.

1.2.4

De samenhang met BSN en BAG.

De GBA gaat functioneren in een stelsel van basisregistraties. Dit heeft de volgende effecten: 1. Andere basisregistraties zullen verplicht de authentieke gegevens in de GBA gaan gebruiken en daarop verplicht terugmelden. 2. De GBA zal enkele authentieke gegevens in de basisregistratie adressen (BRA) en de basis gebouwen registratie (BGR), samen afgekort tot BAG, verplicht gebruiken

10


en daarop terugmelden. Verder wordt het burgerservicenummer (BSN) ingevoerd. Het BSN is een verbindende schakel tussen diverse basisregistraties. Het BSN Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek identificerend nummer voor iedereen die een relatie heeft met de Nederlandse overheid. Na de invoering van het BSN (datum is nog niet bekend) kan een burger met dit nummer bij elk (digitaal) loket in de publieke sector terecht. Persoonsgebonden gegevens kunnen met dit nummer doelmatig en betrouwbaar worden uitgewisseld binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Het BSN heeft als het ware een spilfunctie in het bestuurlijke verkeer tussen afnemer en burger. Daarom is het BSN ook als authentiek gegeven in de GBA aangemerkt. Na de invoering is de afnemer verplicht het BSN te gebruiken, zoals dat opgenomen is in de GBA. Het BSN krijgt daarmee een directe relatie met de GBA als basisregistratie. De BAG De basisregistraties voor adressen en gebouwen worden samen afgekort de BAG genoemd. De twee basisregistraties van de BAG worden op korte termijn ingevoerd. Hiermee worden de begrippen ‘adressen’ en ‘gebouwen’ gedefinieerd, die centraal staan in de beide basisregistraties.

1.2.5

Gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie

De invoering van de GBA heeft gevolgen voor de betrokken organisaties en medewerkers. In de rapporten ‘Een Verkenning naar de aanpak en de gevolgen van de invoering van de GBA als basisregistratie’ en ‘Invoeringsplan GBA als basisregistratie’ zijn de gevolgen en de veranderingen beschreven. Deze rapporten kunnen worden gedownload van de website www.gba.nl.


11

2.0

Verplicht gebruik

2.1 De hoofdregel van verplicht gebruik Wat is verplicht gebruik? Alle afnemers worden in de periode tussen 1 april 2007 en 1 januari 2010 verplicht om persoonsgegevens uit de GBA te gebruiken bij de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken. Dit wettelijke verplichte gebruik is een zorgplicht. Overheidsorganisaties die informatie over personen voor hun taakvervulling nodig hebben, moeten er zelf voor zorgen dat ze de actuele, authentieke gegevens in de GBA gebruiken bij het vervullen van die taken. Een medewerker die voor de vervulling van zijn taak persoonsinformatie over een ingeschrevene nodig heeft, is dus verplicht de informatie te gebruiken die in de vorm van een authentiek gegeven beschikbaar is in de GBA. Het gaat dan om het gebruiken van de actuele gegevens van een burger in de GBA, die op het moment van gebruik ofwel rechtstreeks uit de basisregistratie GBA komen ofwel uit een overkoepelende registratie (gegevensmagazijn) die wordt gesynchroniseerd met de GBA. Het betekent ook dat er geen persoonsgegevens uit een bestand gebruikt mogen worden dat afzonderlijk van de GBA wordt bijgehouden. Voor wie geldt verplicht gebruik? De voorschriften voor de GBA als basisregistratie, dus ook het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA gelden voor alle bestuursorganen. Deze worden in de Wet GBA afnemers genoemd. Wat een bestuursorgaan ofwel afnemer is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1. Overigens worden de regels voor de basisregistratie GBA in de periode tussen 1 april 2007 en 1 januari 2010 slechts geleidelijk van toepassing verklaard op de afnemers. Na 1 januari 2010 gelden ze voor alle afnemers (bestuursorganen). Voor wie niet? De regels voor de basisregistratie GBA gelden niet voor niet-bestuursorganen. Deze worden in de Wet GBA derden genoemd. Is een organisatie krachtens de Wet GBA aangewezen als derde (en niet als afnemer) dan gelden derhalve niet de regels tot het

12


verplichte gebruik van en de verplichte terugmelding op authentieke gegevens. De regels voor de basisregistratie GBA gelden evenmin voor de instanties die de informatie leveren aan de GBA, de bronhouders. Voor de houders van de bronregisters, die tegelijkertijd leveranciers van gegevens aan de GBA en afnemers van de GBA zijn, geldt dat bij een eventuele discrepantie tussen de gegevens in de GBA en de gegevens in de bronregistraties, de gegevens die opgenomen zijn in de bronregistraties voor de bronhouders prevaleren. Bronhouders zijn dus niet verplicht tot het gebruik van de gegevens in de GBA en vallen evenmin onder de algemene terugmeldplicht. Voor verplichte meldingen door bronhouders bevat de Wet GBA aparte voorschriften. Alleen bij authentieke gegevens Verplicht gebruik geldt alleen voor de authentieke gegevens in de GBA. Dit zijn basisgegevens die zodanig betrouwbaar zijn dat het gebruik ervan verplicht kan worden gesteld. Welke gegevens in de GBA zijn dat? De authentieke gegevens zijn aangewezen bij algemene maatregel van bestuur in Bijlage 1d bij het Besluit GBA. Ze staan opgesomd in Bijlage A bij deze handleiding. Het gaat om de algemene persoonsgegevens over de naam (geslachtsnaam; voornamen, aanschrijfnaam), geboorte (datum; plaats en land), geslacht, het BSN, de nationaliteit en het verblijfsrecht, het adres, de ouders en de kinderen (geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum). Bij het uitvoeren van publiekrechtelijke taken dient de afnemer de actuele, authentieke gegevens in de GBA te gebruiken. Elke keer als persoonsgegevens bij de uitvoering van wettelijke taken worden gebruikt, moeten ze identiek zijn aan de persoonsgegevens in de GBA. Dit betekent dat er koppelingen moeten zijn tussen de werkprocessen en de achterliggende gegevenshuishouding. Deze interne gegevensuitwisseling en afstemming op de GBA is een verantwoordelijkheid van het bestuur en de daarvoor aangewezen personen in de organisatie (zie verder het Stappenplan invoering GBA als basisregistratie dat beschikbaar is op www.gba.nl). Hoe worden GBA-gegevens verkregen? De verplichtingen gelden voor bestuursorganen in de zin van artikel 1 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze instanties worden in de Wet GBA afnemers genoemd. Een deel van deze bestuursorganen of afnemers krijgt hun gegevens op geautomatiseerde wijze systematisch verstrekt via het landelijke GBA-netwerk voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken. Een andere deel krijgt de gegevens verstrekt van één of meerdere gemeenten. Het betreft dan vooral diensten van


13

gemeenten of andere lokale organisaties die nagenoeg alleen de gegevens van de inwoners van één of meerdere gemeenten nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Daarnaast zijn er bestuursorganen die de gegevens in de GBA verstrekt krijgen via een netwerk dat voor een bepaalde keten is ingericht. De gegevens in de GBA worden daarbinnen ter beschikking gesteld samen met andere taakspecifieke informatie op grond van een wettelijke regeling. Instanties die aan te merken zijn als bestuursorgaan en die persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taken moeten er zelf voor zorgen dat ze uiterlijk op 1 januari 2010 de beschikking hebben over actuele gegevens in de GBA. Ze kunnen daartoe verzoeken om aansluiting op het landelijke netwerk, om gegevenverstrekking door een of meerdere gemeenten dan wel aansluiten op een ketennetwerk dat de actuele gegevens in de GBA doorlevert, voor zover hiervoor een wettelijke basis is.

14


3.O

De uitzonderingen op verplicht gebruik

In het vorige hoofdstuk is beschreven dat afnemers de authentieke persoonsgegevens in de GBA verplicht moeten gebruiken. Er zijn echter situaties waarin dit niet kan. Het gaat om de volgende uitzonderingssituaties, die hierna worden toegelicht: 1. bij een gegeven staat een aantekening dat het gegeven in onderzoek is 2. een medewerker twijfelt aan de juistheid van een gegeven 3. er zijn wettelijke uitzonderingen op verplicht gebruik en 4. onder omstandigheden is het verplichte gebruik in strijd met een goede taakvervulling. STAPP ENSCHEMA VER PLICHT GEBRUIK


15

3.1

Situatie 1: het gegeven staat in onderzoek

Als bij een authentiek gegeven een aantekening staat dat het gegeven in onderzoek is genomen door de registratiehouder, is er geen verplicht gebruik. Een dergelijke aantekening betekent immers dat de registratiehouder van de GBA een onderzoek doet naar mogelijke onjuistheid (of strijdigheid) van een gegeven. Dit wordt aan alle afnemers van de GBA kenbaar gemaakt via de aantekening “in onderzoek” op de persoonslijst.. Geautoriseerde afnemers van de GBA die een afnemersindicatie op de persoonslijst hebben geplaatst, worden via het netwerk spontaan op de hoogte gehouden van wijzigingen in de gegevensset. Is de afnemer geautoriseerd voor de onderzoeksgegevens dan wordt de datum van ingang ook spontaan vermeld. Organisaties die alleen voor de ad hoc verstrekking zijn geautoriseerd zullen hier speciaal naar moeten vragen. Ook zij mogen deze gegevens alleen opvragen als deze zijn opgenomen in de autorisatie. Wanneer een medewerker van de Sociale Dienst de gegevens van een burger online willen inzien dan kan het voorkomen dat bijvoorbeeld het adres in onderzoek is geplaatst. Omdat het adres voor een uitkering een belangrijk gegeven is zal de medewerker moeten besluiten om bijvoorbeeld het aanvraagproces stop te zetten. Naast de aantekening in onderzoek kent de GBA de aantekening dat de bijhouding van de gegevens opgeschort is vanwege het overlijden of het vertrek uit Nederland van de ingeschrevene. Het gebruik van de gegevens op opgeschorte persoonslijsten van overledenen of emigranten is niet verplicht. Deze persoonslijsten worden namelijk niet meer bijgewerkt. De gegevens op deze persoonslijsten zijn dan ook om die reden onvoldoende betrouwbaar om verplicht te kunnen worden gebruikt.

Wat moet een medewerker doen als een gegeven in onderzoek staat In geval van een onderzoek zijn er twee opties: 1. de medewerker kan de behandeling opschorten en de uitkomst van het onderzoek naar het gegeven afwachten. Wanneer? In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is en waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de handeling. Hoelang? Totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en mogelijk het gegeven in de GBA is aangepast.

16


2. Ondanks het onderzoek kan het toch nodig om het proces af te handelen. Daarbij kan de medewerker (a) het gegeven in onderzoek uit de GBA toch gebruiken of (b) gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals de ingeschrevene zelf. Wanneer toch het proces afhandelen? Als uitstel niet of niet langer mogelijk is dan wel onevenredig nadelig is voor de ingeschrevene, dan dient de afnemer op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of een andere handeling te verrichten. Het feit dat een gegeven in onderzoek staat in de GBA en daarom de afnemer niet verplicht is het authentieke gegeven te gebruiken, brengt mee dat de burger zich niet kan beroepen op zijn recht op eenmalige gegevensverstrekking. De afnemer mag met andere woorden, de burger om nadere informatie vragen en deze informatie laten meewegen bij de uitvoering van de publiekrechtelijke taak.

3.2

Situatie 2: Een medewerker twijfelt aan de juistheid

In principe worden de authentieke gegevens in de GBA verplicht gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Een afnemer mag er namelijk vanuit gaan dat deze gegevens juist zijn. Heeft een medewerker echter zelf in een concreet geval gerede twijfel aan de juistheid van een of meer authentieke gegevens dan kan hij of zij natuurlijk andere gegevens gebruiken of mede gebruiken. Een medewerker is dan wel verplicht om de twijfel aan de juistheid terug te melden aan de GBA, zodat de registratiehouder onderzoek naar de juistheid van het gegeven kan (en moet) doen (zie hoofdstuk 4).

3.2.1

Wat doet een medewerker bij gerede twijfel?

In de volgende situaties kan sprake zijn van twijfel aan de juistheid van een gegeven: • op basis van een onderzoek dat de betreffende organisatie heeft uitgevoerd • in het geval dat een burger zelf aangeeft dat er iets niet klopt • wanneer de afnemer geen actuele gegevens uit de GBA gebruikt. Deze drie situaties zijn hieronder uitgewerkt. Als gevolg van een onderzoek Bestuursorganen voeren vrij regelmatig onderzoeken of controles uit. Zo voeren gemeenten adrescontroles uit in het kader van bijvoorbeeld bestrijding van onrechtmatige bewoning. Uit zo’n onderzoek kan naar voren komen dat bepaalde gegevens in de GBA mogelijk niet kloppen.


17

Hoe te handelen? In dit geval vervalt het principe van verplicht gebruik en kan het bestuursorgaan de gegevens gebruiken die in het onderzoek naar voren zijn gekomen of het besluit nemen om een handeling uit te stellen in afwachting van een eventuele correctie van de gegevens in de GBA. Uiteraard moet het niet kloppende gegeven verplicht worden teruggemeld. In geval van mededeling door de burger Er kunnen zich ook situaties voordoen dat een burger aangeeft dat er iets niet klopt in de GBA. Bijvoorbeeld als de aanvrager een ander adres opgeeft dan waarop hij of zij staat ingeschreven volgens de informatie op het beeldscherm (dat uit de GBA komt!). Hoe te handelen? Hiervoor kunt u Hoofdstuk 5 ‘Burgers en de GBA als basisregistratie’ raadplegen. Geen actuele GBA-gegevens Een onjuist gegeven hoeft niet altijd een fout te zijn van een burger. Hoe te handelen? Als de burger aangeeft dat een gegeven niet klopt én als de medewerker ook vaststelt, na online inkijken in de GBA, dat de burger gelijk heeft dan zal de betreffende organisatie de fout zelf moeten herstellen. Overigens doet de organisatie er in zo’n geval goed aan zelf na te gaan hoe het komt dat gegevens in de GBA in de eigen werkprocessen niet een-opeen worden overgenomen. Wat betekent deze situatie voor een burger? Indien de medewerker van mening is dat er sprake is van gerede twijfel, dan kan een burger zich niet beroepen op eenmalige gegevensverstrekking.

3.2.2

Wat doet een medewerker bij twijfel over de identiteit?

Pas nadat een medewerker zeker weet dat de gegevens in de GBA corresponderen met betrokkene, dan kan hij of zij tevens de andere authentieke gegevens in de GBA gebruiken voor de vervulling van de publiekrechtelijke taak. Er kunnen echter twijfels zijn over de identiteit van een burger. Dit kan een medewerker zelf constateren of zien aan de aantekening die bij het betreffende gegeven in de GBA staat. Hoe te handelen? De medewerker kan zonodig een door de ingeschrevene verzochte handeling uitstellen, totdat de identiteit deugdelijk is komen vast te staan. U wordt sterk geadviseerd aldus te handelen.

18


3.3

Situatie 3: Uitzondering in andere wetgeving

Verplicht gebruik is de hoofdregel in de Wet GBA. Van deze hoofdregel kan afgeweken zijn in een andere wet. Dit kan het geval zijn bij het raadplegen van politieregisters, waarin door recherchewerkzaamheden verzamelde gegevens staan. Een ander voorbeeld is de Toeslagenwet, waarin een aparte regeling is getroffen voor het gebruik van de adresgegevens in de GBA. Ook uit een verdrag of een bindend besluit van de Europese Unie kan voortvloeien dat de authentieke gegevens in de GBA niet verplicht hoeven te worden gebruikt.

3.3.1

Wat doet een medewerker in een dergelijk geval?

Een afnemer volgt de voorschriften uit de andere weten regelgeving, voor zover deze afwijken van de Wet GBA. Wanneer betekent dit voor een burger? Een ingeschrevene kan zich niet kan beroepen op het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de Wet GBA, indien bij een ander wettelijk voorschrift een afwijkende regeling is getroffen over het verplichte gebruik van het gegeven.

3.4

Situatie 4: Strijdigheid met goede taakvervulling

Het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA kan op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer. In een dergelijk geval kan de afnemer gebruik maken van andere gegevens, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals van de ingeschrevene zelf. In dergelijke gevallen behoeft er geen sprake te zijn van een situatie waarin bij het gegeven een aantekening is geplaatst, de afnemer wegens gerede twijfel over de juistheid van het gegeven een terugmelding heeft gedaan of sprake is van een ander afwijkend wettelijk voorschrift. Het gaat dus om specifieke gevallen waarin het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer. Wanneer is hiervan sprake? Wanneer is sprake van bijzondere omstandigheden? De beantwoording van de vraag of er een bijzondere situatie aanwezig is die het gebruik van authentieke gegevens in de GBA in de weg staat, hangt niet af van een


19

door de afnemer zelf gevoelde noodzaak. Het gaat erom dat de afwijking van het verplicht gebruik voort moet vloeien uit een behoorlijke taakuitoefening door de afnemer. Hiervan kan sprake zijn in de volgende gevallen: • Identiteit Een medewerker heeft nadere gegevens van de ingeschrevene zelf of uit andere bronnen nodig voor een deugdelijke identiteitsvaststelling. • Fraudebestrijding en fraudepreventie Een medewerker moet andere bronnen dan de GBA, waaronder de ingeschrevene zelf of de bronregisters van de GBA, raadplegen en gebruiken in het kader van fraudebestrijding en fraudepreventie. • Opsporing, vervolging, e.d. Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk uitsluitend te vertrouwen op de authentieke gegevens in de GBA bij handelingen op het gebied van onderzoek, controle en handhaving en op het terrein van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen. • Bij spoed, calamiteiten, rampen Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk om zijn handelingen afhankelijk te stellen van de authentieke gegevens in de GBA in gevallen van spoed, bijvoorbeeld bij een dreiging of een daadwerkelijke calamiteit, zoals rampen en zware ongevallen. • Vanwege bijzonderheden in de bijhouding van de gegevens in de GBA Voor een medewerker kan in bijzondere gevallen het zonder meer gebruiken van de gegevens in de GBA op gespannen voet komen te staan met een goede taakvervulling, gelet op de wijze waarop gegevens bijgehouden moeten worden in de GBA. Een bekend voorbeeld is de datum van een adreswijziging, waarbij de datum een uitzonderingsgeval kan zijn. Voorbeeld: wat is de feitelijke verhuisdatum? Het kan voorkomen dat alle gegevens in de GBA over een persoon juist zijn, maar dat alleen de verhuisdatum afwijkt van de feitelijke verhuisdatum. In deze uitzonderingssituatie heeft een medewerker van een afnemer van GBA-gegevens dan de mogelijkheid ervoor te kiezen uit te gaan van een door hem geconstateerde feitelijke verhuisdatum in het belang van een goede vervulling van zijn taken.

20


3.4.1

Wat doet een medewerker bij strijdigheid?

Als verplicht gebruik strijdig is met een goede taakinvulling dan kunnen andere gegevens worden gebruikt. Dit kan in de volgende gevallen: • Bij identiteitsvaststelling • In het kader van fraude-bestrijding en fraudepreventie • Opsporing, vervolging, e.d. • Bij spoed, calamiteiten, rampen • Als de juistheid van een bepaald gegeven niet is vast te stellen Een medewerker kan in een bijzonder geval andere gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals eigen onderzoek of de ingeschrevene zelf. Dit houdt in dat de medewerker zelf dient te beslissen van welke gegevens uiteindelijk uitgegaan wordt: de gegevens in de GBA of de gegevens uit een andere bron. In sommige geval kan dan ook, in afwijking van wat in de GBA staat, uitgegaan worden van hetgeen de burger aantoont of van hetgeen de organisatie zelf heeft geconstateerd. Denk bij het laatste aan een onderzoek door een buitendienst. Wanneer betekent dit voor een burger? Een ingeschrevene kan zich niet beroepen op de eenmalige gegevensverstrekking, indien een goede vervulling van de taak van de afnemer het verplichte gebruik van het gegeven belet.


21

4.0

Verplichte terugmelding bij gerede twijfel

Bij gerede twijfel aan de juistheid van een authentieke gegeven, dat is verstrekt uit de GBA, moet een afnemer op dit gegeven terugmelden. Uiterlijk 1 januari 2010 zijn alle binnen- en buitengemeentelijke afnemers hiertoe verplicht.

4.1

Achtergrond en betekenis van de verplichting

Wat stelt de wet? Vanaf 1 januari 2010 moeten alle afnemers verplicht terugmelden. Als een afnemer gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dan moet hiervan een mededeling (of een terugmelding) worden gedaan (zie artikel 62). Fasering invoering plicht tot terugmelden Uiterlijk vanaf 1 januari 2010 moeten alle afnemers terugmelden. Het is niet de bedoeling om dit op één moment (big bang) te doen. Een afnemer dient een verzoek voor autorisatie en aansluiting op de TMV in door middel van een aanvraagformulier. Op site www.gba.nl staat een stappenplan invoering GBA als basisregistratie. Daarin staat beschreven hoe de aanvraag kan worden ingediend. De minister van BZK zal de buitengemeentelijke afnemer vervolgens aanwijzen die op een bepaalde datum dan kan beginnen met terugmelding. Wel moeten deze afnemers eerst zorgen dat de bestanden zijn opgeschoond. Verder wordt de aansluiting van de afnemers vooraf getoetst. Colleges van burgemeester en wethouders kunnen voor binnengemeentelijke afnemers die op basis van de wet verplicht zijn tot terugmelding, zelf een regeling treffen voor de interne inrichting van de verplichting tot terugmelding. Dit kan via een eigen, interne voorziening lopen of via de TMV die gekoppeld is aan de GBA-V. Echter, terugmelden mag pas nadat … aan de voorwaarde is voldaan dat de afnemer het verplicht gebruik heeft ingericht. Daarnaast moet een gemeente over een GABA-aansluiting beschikken. Het inrichten van de GBA als basisregistratie bij de gemeentelijke diensten kan pas goed lopen als deze beschikt over een GABA-aansluiting. Hierdoor kunnen

22


persoonsgegevens van burgers die buiten de gemeentegrenzen wonen ook worden gebruikt. Zie verder Bijlage B. Vindt ook handhaving op terugmelding plaats? Nee. De wet verplicht afnemers tot terugmelding in geval van gerede twijfel. Verder gaat de invoering van de wettelijke verplichtingen gepaard met voorlichting en de nodige ondersteuning van de afnemers. Hierdoor zal geen handhaving op de voorschriften hoeven plaats te vinden. Overigens zullen de driejaarlijkse audits bij gemeenten wel betrekking hebben op de wijze waarop gemeenten met de terugmeldingen omgaan. Waarom moet worden teruggemeld? Als alle afnemers terugmelden -in het geval van gerede twijfel over de juistheid van een gegeven- dan zal de GBA uitgroeien tot een zeer betrouwbare en actuele registratie. Door het overheidsbrede verplichte gebruik en het terugmelden zal de kwaliteit van basisregistratie GBA beter zijn dan iedere afzonderlijke bestand met persoonsgegevens. Door het brede gebruik zullen ook meer signalen van mogelijke onjuistheden naar voren komen. Hierdoor kan een optimale zelfreinigende werking ontstaan. Mits natuurlijk alle afnemers onjuistheden terugmelden aan de houder van de betreffende persoonsgegevens. En mits vervolgens de registratiehouder deze teruggemelde gegevens snel en adequaat onderzoekt en afhandelt. Wanneer terugmelden? Als er sprake is van gerede twijfel. Van gerede twijfel over de juistheid van authentieke gegevens die in de GBA zijn opgenomen, kan het geval zijn, indien: 1. een medewerker over afwijkende informatie beschikt naar aanleiding van een onderzoek of controle in het kader van de taakvervulling. 2. een medewerker twijfelt aan de identiteit van een ingeschrevene. 3. een burger zelf aangeeft dat er iets niet klopt (Voorbeeld: een burger is verhuisd maar heeft dit nog niet doorgegeven. Deze burger moet dan naar Burgerzaken worden gestuurd. Er wordt dan geen terugmelding gedaan. Indien de medewerker vermoedt dat een burger mogelijk niet naar Burgerzaken zal gaan dan moet wel een terugmelding worden gedaan). Moet bij gerede twijfel altijd worden teruggemeld (zie ook schema op volgende pagina)? Belangrijke vraag is: Wat is de aanleiding voor de gerede twijfel? Komt die twijfel voort uit eigen onderzoek (dus buiten de burger om), dan zijn


23

afnemers altijd verplicht om terug te melden. Indien de burger in het contact met de afnemer meldt dat een gegeven niet juist is (adreswijziging, melding gegevens onjuist, formulier met andere gegevens), dan verwijst u hem door naar burgerzaken. U meldt dus in principe niets terug. Immers, de burger heeft de plicht om wijzigingen van zijn gegevens door te geven aan de registratiehouder. Hoe u in dit geval moet handelen komt in hoofdstuk 5 aan de orde. WANNEER TERUGMELDEN?

Aan wie terugmelden? In de wet staat dat een afnemer een mededeling doet aan het college van burgemeesters en wethouders. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat afnemers brieven of e-mails gaan sturen aan een B&W van een gemeente. In de wet is het echter op bovenstaande wijze geformuleerd om duidelijk te maken dat B&W verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en actualiteit van de GBA. Bovendien worden alle gemeenten driejaarlijks gecontroleerd op de uitvoering van deze wettelijke voorschriften en op de juistheid van de in de GBA opgenomen gegevens. Een buitengemeentelijke afnemer meldt in beginsel terug via de geautomatiseerde landelijke terugmeldvoorziening (TMV). De TMV zorgt ervoor dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig en elektronisch kunnen plaatsvinden. Bovendien zorgt de TMV ervoor dat terugmeldingen van afnemers gestructureerd de gemeenten als registratiehouder bereiken. Gemeenten worden aangeraden dit ook via de TMV te laten lopen zodat geen eigen voorziening ontwikkeld hoeft te worden. Er is nog een andere reden om dit via de TMV te doen. Een binnengemeentelijke afnemer zal soms ook een terugmelding

24


moeten doen van een persoon die niet woont in de eigen gemeente. In dat geval kan dit gebeuren via de TMV.

4.2

Wat moet een medewerker doen in geval van terugmelding?

Hieronder zijn de handelingen beschreven die een medewerker, die binnen de organisatie is aangewezen om te mogen terugmelden aan de TMV, moet uitvoeren in geval van een terugmelding. Na het versturen van de terugmelding gaat de Terugmeldvoorziening (TMV) aan het werk. De acties van de TMV worden in 4.3 behandeld. In 4.4 is beschreven hoe lang een terugmelding kan duren. De terugmeldprocedure In geval van gerede twijfel wordt teruggemeld. De handelingen, die een medewerker moet uitvoeren, zijn hieronder beschreven.

4.2.1

Bij gerede twijfel: bepalen welke gegevens onjuist zijn

Een medewerker beoordeelt bij een aanvraag of de persoonsgegevens juist zijn. In geval van gerede twijfel bepaalt een medewerker welke gegevens onjuist zijn. Wat moet een medewerker doen als een persoon niet bekend is? Deze persoon zal niet in aanmerking komen voor de aangevraagde dienst. De baliemedewerker zal deze persoon naar Burgerzaken moeten sturen.

4.2.2

Hoe loopt het terugmeldproces en wat doet TMV?

1. Melding door afnemer aan TMV. Bij de terugmelding moet duidelijk zijn op welk gegeven wordt teruggemeld en kan aanvullende informatie worden meegegeven. Een medewerker meldt bijvoorbeeld dat het adres A van burger X niet klopt en dat het adres B moet zijn. 2. TMV voert een controle uit via GBA-V (bestaat de persoon?), en bepaalt naar welke gemeente de melding moet worden doorgestuurd en maakt een dossier voor de persoon aan (tenzij die al bestaat), In de TMV wordt voor de registratie over één persoon één open dossier gereserveerd. Als er meer terugmeldingen over dezelfde persoon zijn dan zet de TMV deze in hetzelfde dossier. In één dossier kunnen dan terugmeldingen op verschillende categorieën staan. Bijvoorbeeld over de naam en over het adres.


25

Het dossier ziet er in grote lijnen als volgt uit: Status dossier

Resultaat onderzoek

• aangemeld in de TMV

• geen onderzoek uitgevoerd

• doorgemeld aan gemeente

• onderzoek in uitvoering

• in onderzoek bij gemeente uitgevoerd

• onderzoek afgerond

• dossier gesloten

• onderzoek gestaakt

Als een onderzoek wordt gestaakt dan gebeurt het volgende: • het betreffende gegeven wordt uit onderzoek gehaald • er is weer sprake van verplicht gebruik van dat gegeven. 3. Nadat het verzenden van de terugmelding ontvangt de terugmelder: een ontvangstbevestiging met identificerend nummer dat uniek is toegekend aan deze terugmelding door de TMV, met de datum van terugmelding en de opgevoerde terugmelding. Na het terugmelden kan de afnemer of het werkproces stoppen of daarmee doorgaan. Zie hiervoor paragraaf 4.3. 4.Doorsturen dossier: TMV stuurt dossier naar betreffende gemeente. De gemeente neemt een besluit om het gegeven al dan niet in onderzoek te nemen. Indien het gegeven in onderzoek wordt genomen, komt deze aantekening ook op de PL. De registerhouder zal de indicatie van de onderzoeksduur toevoegen aan het dossier, zodat afnemer en gebruikers een indicatie hebben van de afrondingstermijn van het onderzoek. Deze onderzoeksduur betreft niet meer dan een indicatie en is geen afdwingbare termijn. N.B. In het geval van een identieke melding, stuurt TMV de melding niet door.

5.Bijwerken dossier: Gemeente geeft aan de TMV door of het gegeven in onderzoek wordt genomen, wanneer het onderzoek naar verwachting wordt afgerond en wanneer een onderzoek is afgerond. Tussentijds kan de gemeente ook doorgeven wat de status van het onderzoek is (uitstel + nieuwe datum afronding). Indien uit het onderzoek van de gemeente naar voren komt dat een gegeven op de PL moet worden aangepast dan krijgt de afnemer dit via het gangbare kanaal van het GBAnetwerk te weten; de PL wordt aangepast 6.Inzage dossier(s) door afnemers. Een afnemer kan te allen tijde de status van de door hem gemelde gegevens inzien bij de TMV.

26


Kan een nieuwe terugmelding een eerder gedane terugmelding overschrijven? Dit is inderdaad mogelijk. Stel dat een medewerker een terugmelding doet dat burger X niet op adres A woont maar op B dan zou het kunnen gebeuren dat de medewerker er na een paar weken achterkomt dat deze persoon op adres C woont. Deze medewerker doet een nieuwe terugmelding en geeft door dat burger X op adres C woont. De vorige melding over adres B wordt dan overschreven in de TMV. TMV is dus simpel en robuust. TMV meldt niet spontaan de status van het onderzoek, of het onderzoek is afgerond en wat het resultaat is van het onderzoek. Afnemers met een afnemersindicatie krijgen het gewijzigde gegeven automatisch. Ad hoc bevragers zien bij de volgende bevraging de eventuele wijziging van het gegeven. Op termijn zal worden beoordeeld of er noodzaak bestaat tot uitbreiding van de functionaliteiten van de TMV (hangt ook samen met de modernisering van de GBA)

4.3 Wanneer moet een medewerker het aanvraagproces stoppen of gewoon doorgaan? Er zijn verschillende keuzemogelijkheden ten aanzien van het aanvraagproces. De verschillende mogelijkheden zijn als volgt:

4.3.1

Uitstellen

In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is genomen, kan de medewerker een door een ingeschrevene verzochte behandeling uitstellen. Dit gebeurt in die gevallen waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de verdere behandeling. De afnemers zullen zelf moeten bepalen wanneer dit het geval is. De behandeling kan worden uitgesteld totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en eventueel het gegeven in de GBA is aangepast. Wanneer een bepaald gegeven niet van belang is voor het nemen van een besluit en de verdere afhandeling dan kan het proces doorgang vinden.

4.3.2

Uitstellen en de burger naar Burgerzaken sturen

In bepaalde situaties zal een burger eerst naar Burgerzaken worden gestuurd om zijn persoonsgegevens op orde te brengen. Het gaat dan om situaties waarin de burger zelf in gebreke is gebleven. Het proces wordt stopgezet of uitgesteld. Er wordt dan geen terugmelding gedaan.


27

Uitstellen én terugmelden Echter als een medewerker een aanwijzing heeft dat deze persoon onvoldoende belang heeft om zich daarvoor bij de GBA te vervoegen dan dient hij of zij zo spoedig mogelijk een terugmelding aan de GBA te doen.

4.3.3

Toch in behandeling nemen

Is een uitstel niet of niet langer mogelijk dan wel onevenredig nadelig voor de ingeschrevene, dan dient de medewerker op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of andere handeling te verrichten. De burger wordt niet naar Burgerzaken gestuurd. Er moet zonodig wel worden teruggemeld (indien afwijkende gegevens in plaats van GBA-gegevens worden gebruikt).

4.4

Hoe lang duurt een onderzoek naar terugmelding?

Registratiehouders zijn verplicht de terugmeldingen snel en adequaat af te handelen en zonodig te corrigeren. Binnen 5 dagen moet de terugmelder op de hoogte worden gesteld of de melding wel of niet wordt onderzocht. In geval van onderzoek van de terugmelding moet de registratiehouder bij het gegeven een aantekening zetten hoelang het onderzoek naar verwachting zal duren. Voor de duur van een onderzoek zijn geen maximale termijnen vastgesteld. De terugmeldprocedure voor de registratiehouders is opgenomen in Bijlage C. Opvragen van documenten Wanneer ‘Nederlandse’ documenten moeten worden opgevraagd is de onderzoekstermijn van maximaal een maand redelijk. Voor buitenlandse documenten is dit te kort. Voor Europese documenten kan bijvoorbeeld maximaal een half jaar en voor documenten van buiten de EU maximaal één jaar worden aangehouden. Mocht een onderzoek uitlopen, dan kan via de TMV de verlenging van de onderzoekstermijn aan de afnemer worden doorgegeven.

28


5.0

Burgers en de GBA als basisregistratie

Dit hoofdstuk behandelt de positie en de rol van de burger als gevolg van de invoering van de GBA als basisregistratie. Een burger krijgt het recht op eenmalige gegevensverstrekking op het moment dat een afnemer is verplicht om de gegevens uit de GBA te gebruiken. Maar een burger moet ook zorgen dat zijn gegevens op orde zijn. Dit kan in de praktijk betekenen dat hij eerst naar Burgerzaken wordt gestuurd om bijvoorbeeld een verhuizing door te geven. Hieronder zijn de verschillende aspecten die met de burger te maken hebben en de rol van een baliemedewerker uitgewerkt.

5.1

Wat is eenmalige gegevensverstrekking?

Het betreft de verplichting om geen gegevens te vragen aan burgers die binnen de overheid reeds beschikbaar zijn en die via de basisregistraties verkregen kunnen worden. Langs deze weg komt de overheid tegemoet aan de grootste klacht die bij burgers en ondernemers leeft, namelijk het steeds weer aanleveren van dezelfde gegevens bij verschillende overheidsloketten.. Burgers en bedrijven geven slechts één keer hun gegevens door aan een basisregistratie. Daarna hebben alle overheidsinstanties de plicht deze gegevens te gebruiken en ze dus niet meer opnieuw te vragen. Wanneer geldt dit recht op eenmalige gegevensverstrekking? Het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de burger wordt gelijktijdig ingevoerd met de verplichting van de afnemer tot het gebruik van de authentieke gegevens in de GBA. Zolang deze verplichting voor de afnemer nog niet geldt, geldt het recht van de burger ook niet. Voorbeeld: de Suwiketen In de Suwi-keten is men al begonnen met de invoering van dit principe. Bij het CWI, het UWV en enkele gemeentelijke sociale diensten worden de reeds beschikbare


29

gegevens voor een deel al hergebruikt. Dit wordt de ‘omgekeerde intake’ genoemd. Gegevens over de aanvraag en status van een uitkering van een klant staan in het Digitaal Klantdossier. Om deze gegevens te ontsluiten zijn de bedrijfsapplicaties van de betrokken organisaties aangepast. Op deze wijze hebben zowel de klant (via het klantportaal) als de professionals in de keten via het Digitaal Klantdossier toegang tot de beschikbare gegevens. Klanten hoeven deze gegevens dus niet meer te verstrekken, omdat ze al in het dossier staan. Voor de burger wordt het dus een stuk handiger en het kost ook minder tijd als formulieren elektronisch worden ingevuld. Bovendien laat de overheid zien de zaken goed op orde te hebben. Voorbeeld: Meer gemak voor burgers door de Belastingdienst Elektronische aangifte van de inkomstenbelasting is al gemeengoed geworden. De Belastingdienst gaat een volgende stap zetten door de gegevens die van een burger bekend zijn zelf in te vullen. Een burger hoeft dan alleen nog maar een handtekening te zetten. De eerst stap wordt gezet in 2008 voor de aangifte over 2007. Een burger kan dan zelf de gegevens elektronisch ophalen en automatisch in de aangifte opnemen. Als alles volgens de burger klopt dan kan hij of zij dit met een Sms’je laten weten. In een volgende fase gaat de Belastingdienst de aanslag direct meesturen met de aangifte. Om voorinvulling mogelijk te maken moeten nieuwe systemen worden ontwikkeld.

5.1.1

Er zijn uitzonderingen op het recht van eenmalige verstrekking

Het recht op eenmalige gegevensverstrekking geldt niet altijd. Ten eerste in de uitzonderingssituaties op het verplicht gebruik, die in hoofdstuk 3 zijn behandeld. Ten tweede als het nodig is om de identiteit van een burger vast te kunnen stellen. Dan kan het noodzakelijk zijn om een bepaald gegeven toch te vragen.

5.2

De plichten van de burger

Naast het hiervoor beschreven recht hebben burgers de volgende wettelijke verplichting: als een burger constateert dat zijn gegevens onjuist zijn opgenomen dan moet hij zich bij de basisregistratie vervoegen om het betreffende gegeven te laten wijzigen. De zogenaamde mededelingsverplichtingen van de ingeschrevenen zijn expliciet opgenomen in de Wet GBA. De bekendste is om binnen vijf werkdagen aangifte te

30


doen van een verhuizing. Het is noodzakelijk dat burgers op deze en andere mededelingsverplichtingen worden gewezen. Als burgers hun verplichtingen goed en tijdig nakomen, zal de kwaliteit van de GBA toenemen en zullen er minder terugmeldingen nodig zijn.

5.2.1

Burger moet eerst naar Burgerzaken

De wettelijke verplichtingen van burgers om van bepaalde feiten zelf mededeling te doen aan de GBA kan betekenen dat hij in een bepaalde situatie bij een loket wordt weggestuurd. Bijvoorbeeld met de boodschap om zijn verhuizing alsnog bij de GBA aan te geven, als een burger bij een balie meldt dat zijn woonsituatie is veranderd. Zonodig kan de medewerker het overheidshandelen uitstellen in afwachting van een mogelijke correctie van de gegevens in de GBA. De werking van deze hoofdregel en de uitzonderingen erop zijn uiteen gezet in het Stappenschema Terugmeldplicht op op pagina 22 van deze handleiding en op www.gba.nl. Op deze website kan in het schema worden doorgeklikt op de Toelichting bij het wetsvoorstel en het Besluit GBA (deze functionaliteit is op dit moment nog niet beschikbaar).

5.3

Er zijn enkele uitzonderingen

Er zijn ten aanzien van het doorsturen van burgers naar Burgerzaken een drietal uitzonderingen. 5.3.1

Geval van spoed / Geen uitstel mogelijk

In geval van spoed is het niet mogelijk om een besluit op te schorten of een andere overheidshandeling uit te stellen en te wachten op een eventuele correctie van de gegevens door de GBA. Een afnemer zal dan op basis van de gegevens die hem op dat moment ter beschikking staan een besluit dienen te nemen of andere handeling dienen te verrichten. In ieder geval moet dan ook worden teruggemeld. Dit ontslaat de burger echter niet van zijn plicht om zijn gegevens bij Burgerzaken te laten wijzigen.

5.3.2

Burger heeft geen belang om naar Burgerzaken te gaan

Burgers kunnen er belang bij hebben dat de GBA bepaalde informatie niet krijgt. Zij zullen dan mogelijk niet naar Burgerzaken gaan als zij worden doorgestuurd. Wanneer een medewerker het vermoeden heeft dat een burger geen belang heeft om zijn gegevens op orde te brengen, dan moet de medewerker de burger wel doorsturen naar burgerzaken, maar ook terugmelden. Bij die terugmelding kan de reden voor de terugmelding worden toegevoegd. Het is aan de medewerker zelf in te schatten in hoeverre er in een bepaald geval sprake is van de hier bedoelde situatie.


31

5.3.3

Geen verwijt burger: een overheid kan ook een fout maken

Het komt echter ook voor dat verkeerde gegevens van een burger in een informatiesysteem is terecht gekomen. De narigheid die een burger hiervan ondervindt, wordt `administratieve last´genoemd. Het kost de burger veel tijd en energie om gegevens weer gecorrigeerd te krijgen. Het gaat dan om situaties waarin de belanghebbende zelf niet in staat is deze discrepantie op te heffen. Dit kan het geval zijn in de volgende situaties: • de partner van belanghebbende heeft de samenleving verbroken, maar zijn of haar adres nog niet heeft gewijzigd in de GBA. • niet de belanghebbende maar de overheid zelf is de eerst aangewezene om te zorgen voor correctie van de gegevens. Bijvoorbeeld als verplichte mededelingen van bepaalde overheidsinstanties de GBA niet of niet op de juiste wijze hebben bereikt dan wel niet of niet op de juiste wijze zijn opgenomen in de GBA. In deze hiervoor beschreven situaties wordt teruggemeld. Voorbeeld: ‘Last van de overheid’ Bij het Ministerie van BZK komen meldingen van burgers binnen over last van de overheid. Bijvoorbeeld over een uitvoeringsorganisatie die een gegeven verkeerd heeft ingevuld. Het volgende voorbeeld maakt duidelijk wat een melder van systeemfouten vindt: “(…) het stoort mij dat de gemeente ons zo afwimpelt en niet de moeite neemt om in haar administratie te controleren of het een structurele fout betreft. Waarom moet ik dat bewijzen? Het is toch hun fout. Het zou voldoende moeten zijn dat ik hen daar op attendeer. Nu moet ik een uitgebreide procedure betalen en geld op tafel leggen om het tegendeel te bewijzen. Bron: www.lastvandeoverheid.nl Wat moet een medewerker doen als de overheid een fout heeft gemaakt? Wordt de burger dan doorverwezen naar een ander loket om wijzingen door te laten voeren? Dit zou betekenen dat de bewijslast van onjuiste gegevens rust bij de burger. Wij bevelen aan dat de betreffende organisatie zelf zorgt dat de fouten worden hersteld en hierover de burger informeert. Overheidsorganisaties zullen hiervoor procedures moeten opstellen om hun medewerkers te ondersteunen bij hun werkzaamheden.

5.3.4

Van het kastje naar de muur?

Burgers kunnen bij doorverwijzing naar Burgerzaken het gevoel krijgen van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Daarom denken sommige gemeenten na om dit soort situaties te voorkomen. Het idee is om een burger de mogelijkheid te geven om zijn verhuizing bij de balie van bijvoorbeeld de dienst Wonen door te kunnen geven.

32


Dit bespaart dan de gang naar een ander loket. Bedenk daarbij wel dat meer baliemedewerkers zullen moeten worden opgeleid en van middelen voorzien om de aangiften van burgers te kunnen beoordelen.


33

BIJLAGE A

De authentieke gegevens

De authentieke gegevens zijn de volgende algemene gegevens over de ingeschrevene: 1. Gegevens over de burgerlijke staat a. Naam: geslachtsnaam; voornamen. b. Geboorte: geboortedatum; geboorteplaats; geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. c. Geslacht. d. Ouders: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. e. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen: datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; datum ontbinding, dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. f. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum.

34


g. Kinderen: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. h. Overlijden: overlijdensdatum. i. Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens: datum ingang rechtsgeldigheid; datum beëindiging rechtsgeldigheid. 2. Gegevens over de nationaliteit nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; de aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; de aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt. 3. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling de aantekening over het verblijfsrecht; datum ingang verblijfsrecht; datum beëindiging verblijfsrecht. 4. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland a. Gemeente van inschrijving: gemeente. b. Adres, voor zover het betreft een woonadres: straatnaam en zo nodig gemeentedeel; huisnummer; aanduiding bij huisnummer; letter bij huisnummer; toevoeging bij huisnummer; lokatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel.


35

5. Gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene burgerservicenummer ingeschrevene. 6. Gegevens over de burgerservicenummers van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners en de kinderen burgerservicenummer ouder; burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner; burgerservicenummer eerdere echtgenoot; burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner; burgerservicenummer kind. 7. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner de aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen geslachtsnaam; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam.

36


BIJLAGE B

Wat is nodig voor de invoering van verplicht gebruik Inleiding Hieronder treft u een overzicht aan van de voorzieningen die moeten zorgen dat de invoering van verplicht gebruik en terugmelding in goede banen worden geleid. Het is bedoeld voor medewerkers die geïnteresseerd zijn in de veranderingen die nodig zijn om verplicht gebruik en terugmelding goed te kunnen inrichten. Voor een diepgaander inzicht wordt verwezen naar het ‘Stappenplan invoering GBA als basisregistratie ‘Gevolgen invoering GBA als basisregistratie’ en ‘Invoeringsplan’ die te vinden zijn op de website www.gba.nl. Om welke voorzieningen gaat het? Het gaat met name om het invoeren van technische voorzieningen voor de elektronische gegevensuitwisseling en het aanpassen van applicaties zodat bijvoorbeeld terugmelden gebruikersvriendelijk kan worden uitgevoerd door de medewerkers. Verder zijn op de werksituatie toegesneden procedures nodig, aanpassingen in de werkprocessen.

De invoering De invoering van de basisregistratie met de verplichtingen die in deze handleiding zijn beschreven gaat niet van de ene op de andere dag. Het is verstandig te kiezen voor een stapsgewijze invoering. Begin eerst op een afdeling waar de grootste winst valt te behalen en bouw vandaar uit naar andere diensten. Tijdig beginnen is belangrijk omdat de invoering wel een paar jaar in beslag kan nemen. Wacht ook niet op het nieuwe burgerzakensysteem (BZS-k). Grote en kleine organisaties kunnen een aanpak kiezen die het best bij de omvang en cultuur past. In het rapport over de gevolgen van de invoering is dit nader uitgewerkt (zie www.gba.nl). Een voorbeeld van een stapsgewijze aanpak staat in het onderstaande schema.


37

In Fase 3 van het schema is te zien welke veranderingen plaats zullen vinden. Deze worden hieronder toegelicht. Bestuur en organisatie Het bestuur is verantwoordelijk voor de invoering van de GBA als basisregistratie en zal deskundige medewerkers moeten aanwijzen die de projecten gaan uitvoeren. De invoering van de GBA zal onderdeel moeten zijn van een brede visie op de modernisering van de organisatie. Communicatie over de veranderingen is gedurende alle fasen van groot belang om draagvlak te creëren. Zie voor meer informatie het Stappenplan invoering GBA als basisregistratie voor afnemers. Processen / opleidingen Afnemers zullen voor verplicht gebruik en terugmelding werkprocedures moeten maken die toegespitst zijn op de eigen situatie. Medewerkers zullen (tijdig) opleidingen moeten krijgen om met de nieuwe procedures en werksituatie om te kunnen gaan. Gegevens Het is van belang om eerst de (eigen) bestanden te vergelijken met de GBA en op te schonen alvorens de GBA-verplichtingen te regelen. Daarna kunnen de intakeprocessen worden aangepast om te zorgen dat op het moment van gebruik gegevens identiek zijn aan de gegevens in de GBA. De elektronische gegevensuitwisseling in de organisaties van de afnemers moet zorgen dat actuele gegevens, bijvoorbeeld via een gegevensmagazijn, naar het intakeproces stromen. Voorwaarde bij verplicht gebruik is steeds, dat de gegevens identiek moeten zijn aan de gegevens over een persoon die op dat moment in de GBA staan. Sommige gemeenten maken sectorale magazijnen, dus voor elke dienst. Wel zal dan gemeentebreed een koppeling worden gemaakt tussen deze sectorale magazijnen met GBA en BAG. Ook de wijze van terugmelden moet geregeld. Meldt elke medewerker direct terug aan de landelijke Terugmeldvoorziening (TMV) of indirect via een centraal meldpunt in een gemeente of uitvoeringsorganisatie, die vervolgens de terugmeldingen doorsluist aan de TMV? Een centraal meldpunt binnen de eigen organisatie kan noodzakelijk zijn omdat dezelfde gegevens vaak op meerdere plaatsen gebruikt worden en de kans dus groot is dat diverse medewerkers dezelfde terugmeldingen doen. Door alle meldingen via een centraal punt te laten verlopen kan dit voorkomen worden.

38


Applicaties Bestuursorganen zijn vrij in de technische en organisatorische inpassing van hun systeem met betrekking tot de GBA in de totale informatiehuishouding. In het algemeen zijn aanpassingen in applicaties nodig om bijvoorbeeld gegevens automatisch uit een centraal bestand te kunnen halen. Daarnaast worden applicaties ook voorzien van speciale functionaliteiten om het terugmelden via berichtenverkeer te laten lopen. Gegevensuitwisseling Bestuursorganen mogen zelf bepalen op welke wijze zij het uitwisselen van gegevens van de GBA naar de applicaties van de werkplekken inrichten.

Naast de invoering zijn nog aanvullende maatregelen nodig Om te zorgen dat de GBA daadwerkelijk dé basisregistratie is voor persoonsgegevens zijn naast verplicht gebruik en terugmelden nog andere maatregelen nodig. Deze zijn: 1. samen (alle betrokken medewerkers en alle betrokken diensten) zorgen voor kwaliteit en naleving van de wet 2. burgers die laks zijn met het doen van aangifte wijzen op de gevolgen (want voor een burger kan het voordeel hebben om niet in alle administraties met dezelfde adresgegevens geregistreerd te staan) 3. burgers informeren over hun verplichtingen 4. burgers het zo gemakkelijk mogelijk maken om aangifte te doen (via digitaal loket) 5. samenwerking met universiteiten en verhuurders zodat het vertrek van buitenlandse studenten wordt gemeld 6. samenwerken met ketenpartners om huisbezoeken te doen 7. en tenslotte ook door de driejaarlijkse audits die door Ministerie van Binnenlandse Zaken worden uitgevoerd bij gemeenten.

Opties om terugmelding te faciliteren Binnengemeentelijke afnemers hebben twee opties. Een dienst kan een terugmelding doen via het interne berichtenverkeer aan de registratiehouder. Een dienst kan dit ook via de landelijke TMV laten lopen, waarbij de TMV de terugmelding doorstuurt naar de registratiehouder in dezelfde gemeente. In de wijze waarop een gemeentelijke dienst terugmeldt bestaat vrijheid van handelen. (De registratiehouders dienen te behandelen op basis van LO3.5). De meest voorkomende opties voor terugmelding zijn hieronder genoemd:


39

In een gemeente: • Via een eigen voorziening van de dienst naar Burgerzaken 1 • Via een centrale voorziening of terugmeldpunt door alle diensten en vervolgens naar Burgerzaken en de landelijke Terugmeldvoorziening In een uitvoeringsorganisatie: • Via een centrale voorziening of terugmeldpunt door alle afdelingen en vervolgens naar de landelijke TMV. Gemeenten zorgen voor capaciteit Gelet op de taakverdeling tussen Rijk en gemeenten is het primair aan de gemeenten om voorzieningen te ontwikkelen en te faciliteren, waardoor het onderzoek naar en de correctie van GBA-gegevens op een snelle en efficiënte wijze kan geschieden. Gemeenten moeten zorgen voor capaciteit om de in onderzoek genomen gegevens tijdig te kunnen onderzoeken. Dit is erg belangrijk omdat de afhandeling van processen in andere dienst of bij buitengemeentelijke afnemers kan afhangen van het resultaat van dit onderzoek. De landelijke Terugmeldvoorziening (TMV) Voor het sturen van terugmeldingen wordt in 2007 een landelijke Terugmeldvoorziening (TMV) geopend. Dit lijkt op een elektronisch postkantoor dat berichten ontvangt en doorstuurt naar de juiste gemeenten. Afnemers kunnen deze voorziening ook gebruiken om hun terugmeldingen en daarop gevolgde onderzoeken in te zien. Dus alle actuele en historische terugmeldingen kunnen worden ingezien.

1

Als eis aan de leveranciers van softwarepakketten die de registerhouders gebruiken kan worden gesteld dat deze in staat moeten zijn om na de ontvangst van een terugmelding, dit object automatisch in onderzoek te plaatsen indien de terugmelding niet binnen vijf werkdagen in behandeling is genomen.

40


De GBA-mailbox Om het landelijke GBA-netwerk te kunnen gebruiken hebben gemeenten voorlopig nog een brievenbus op het GBA-netwerk (GBA-mailbox) nodig en software om met het GBA-netwerk te kunnen communiceren (een verzenden ontvangststation). Met de komst van het nieuwe burgerzakensysteem (BZS-k, voorheen: SpA) in de modernisering van de GBA hoeven gemeenten deze voorzieningen niet meer apart aan te schaffen.

Aansluiten als GABA Het is van belang te melden dat indien een gemeente van de landelijke TMV gebruik wil maken zij aangesloten moet zijn op het GBA-netwerk als buitengemeentelijke afnemer (GABA), Op deze wijze kan zij gebruik maken van de persoonsgegevens van burgers die buiten de gemeentegrenzen wonen. ‘Ongeveer 250 gemeenten hebben al zo’n aansluiting “gemeente als buitengemeentelijke afnemer (GABA). Gemeenten die nog niet beschikken over een GABA-aansluiting, moeten deze tijdig aanvragen. Gezien de grote hoeveelheid taken die een gemeente uitvoert en de hoeveelheid diensten die hiermee gemoeid is, kan het organiseren van het binnengemeentelijk gebruik van een dergelijke voorziening veel tijd kosten. Via het GBA-netwerk worden onder verantwoordelijkheid van BZK/BPR geautomatiseerd gegevens verstrekt aan afnemers van buiten de gemeente. De gemeentelijke diensten, die gegevens over inwoners van een andere gemeente opvragen, worden derhalve toegelaten tot dit netwerk als buitengemeentelijke afnemer.

Ondersteuning door het agentschap BPR De invoering van de GBA als basisregistratie wordt ondersteund door het agentschap BPR. Deze handleiding en de documenten op de website www.gba.nl zijn een voorbeeld van deze ondersteuning. Verder kunnen vragen worden gesteld aan BPR en helpen accountmanagers de gemeenten en afnemers bij invoeringsvraagstukken. Daarnaast kan een beroep worden gedaan op EGEM-i, programma i-teams.


41

BIJLAGE C

De terugmeldprocedure voor Registratie-houders

De procedure gaat als volgt: 1. de terugmelding wordt ontvangen door de registratiehouder (Burgerzaken). 2. een medewerker beoordeelt de binnengekomen terugmelding. Drie uitkomsten zijn mogelijk: • De terugmelding is ten onrechte gedaan. (niet ontvankelijk, gegevens komen overeen met de gegevens in het openbaar register) In dit geval zal de terugmelding worden afgewezen en is de terugmelding afgehandeld. • De terugmelding is terecht gedaan en de gesignaleerde fout kan binnen 5 dagen worden hersteld. In dat geval zal de medewerker de fout herstellen in de GBA en bij de terugmelding aangeven welke actie is ondernomen. Daarmee is de terugmelding afgehandeld. • Er is nader onderzoek nodig om vast te stellen of de in de terugmelding aangedragen gegeven inderdaad foutief in de GBA is opgenomen. In dat geval moet bij het authentieke gegeven in de BR een “in onderzoek”-indicatie worden geplaatst. De terugmelding blijft open staan voor nader onderzoek. 3. binnen vijf dagen wordt bepaald of het gegeven in onderzoek wordt genomen. 4. geautoriseerde afnemers van de GBA worden via het netwerk automatisch van het plaatsen van de aantekening op de hoogte gebracht. Daarbij is de datum van ingang vermeld. 5. deze gegevens worden ook automatisch verstrekt aan afnemers die op ad hoc basis in onderzoek gestelde gegevens opvragen. 6. als een gegeven naar aanleiding van een onderzoek wordt verbeterd, aangevuld of verwijderd dan wordt dit in de GBA doorgevoerd; een geautoriseerde afnemer ziet dan bij het gebruik van de betreffende persoonsgegevens de datum van beëindiging van het onderzoek. Uiteraard is dan ook het teruggemelde gegeven gemuteerd.

42


BIJLAGE D

Bericht “terugmelding”

De structuur van het bericht “terugmelding” (“TMLD-bericht”) ziet er als volgt uit: De hierboven beschreven entiteiten, die samen het feitelijke bericht “terugmelding” vormen, hebben inhoudelijk de volgende lay-out: MELDING Gegeven

Formaat Omschrijving

Bijzonderheden

Berichtcode

AN4

Vaste code 'TMLD'.

Verplicht 'TMLD' = Terugmelding

Berichtnummer

AN12

Bij voorkeur uniek door afzender gegenereerd nummer ter identificatie van een verzonden terugmelding.

Verplicht

A-nummer

N10

A-nummer van de persoon op wie de terugmelding betrekking heeft.

Verplicht indien "BSN" niet gevuld is.

BSN

N9

Burgerservicenummer van de persoon op wie de terugmelding betrekking heeft.

Verplicht indien "A-Nummer" niet gevuld is.

Afnemersindicatie

N6

De afnemersindicatie van de afnemer die de terugmelding heeft gedaan

De afnemersindicatie is gelijk aan de user account die afnemer in de 'header' van het bericht aangeeft. De afnemersindicatie komt niet voor in de 'inhoud' van het

bericht. MelderID

AN16

Indicatie dat de afnemer in Verplicht staat stelt te traceren welke afdeling of welke medewerker de melding heeft gedaan. Het veld dient gevuld te worden met een betekenisloze code die alleen door de afnemer geïnterpreteerd kan worden.

Toelichting

AN400

Korte toelichting (max. 400 karakters) door de afnemer bij de melding. Er wordt geen historie bijgehouden: iedere toelichting die van de afnemer wordt ontvangen, vervangt de eerdere toelichting.

Optioneel


43

MELDING DETAIL Gegeven

Formaat Omschrijving

Bijzonderheden

Rubriek

N6

De identificatie van het gegeven Verplicht (categorie+rubrieknummer) waarover wordt teruggemeld.

Waarde GBA-V

AN240

De originele waarde zoals deze door GBA-V is gegeven.

Optioneel (als dit berichtveld niet aanwezig is, of leeg is, dan betekent dit dat volgens de melder de GBA-V rubriek niet aanwezig is)

Voorgestelde waarde

AN240

De waarde zoals deze volgens de afnemer zou moeten zijn.

Optioneel (als dit berichtveld niet aanwezig is, of leeg is, dan betekent dit dat volgens de melder de rubriek niet aanwezig zou moeten zijn)

Dit betekent samengevat dat per melding de volgende gegevens worden vastgelegd. • A-nummer of BSN-nummer • Uniek identificerend nummer van de terugmelding. • Toelichting (bijv met de reden van terugmelden) • MelderID: een identificatie van de meldende persoon van de afnemer (ten behoeve van de afnemer) • Afnemersindicatie: identificatie van terugmeldende afnemer • 1 of meerdere identificerende categorie+rubrieknummer waarop wordt teruggemeld. • Per categorie+rubrieknummer de waarde van GBA-V • Per categorie+rubrieknummer de alternatieve waarde (Indien bekend geeft de terugmelder een aanwijzing wat het correcte gegeven zou moeten zijn.) De datum van de melding wordt separaat gelogd in de logging van de TMV. Verder wordt bij elke nieuwe melding in een dossier de mutatiedatum aangepast.

44


s-gravenhage, 5 april 2007

Recommend Documents