RUMUS PENGURANGAN TUNJANGAN KINERJA Oleh : Cipta Santosa dan Adi Triswanto
Abstract Implementation of the Minister of Forestry Regulation Number 66 Year 2013 on Guidelines for Performance Incentive for Officers is assessed need helper-sofware in from of reduction formula. The formula base on employee’s attendance discipline. It is a necessary for the officers who have authority accounting the reduction of the performance incentive monthly. The correct calculation objectively is expented capable to improve the individual and to raise the organizational performance.
Keyword: performance incentive, attendance discipline
PENDAHULUAN Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara, sudah waktunya dibangun pegawai negeri sipil (PNS) yang merupakan bagian dari Aparat Sipil Negara (ASN) yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Selama ini, ada pemeo bagi PNS yang mengungkapkan bahwa rajin pintar sama saja gajinya dengan yang malas dan tidak pintar. Situasi tersebut saat ini sudah mulai ditinggalkan secara sistemik, antara lain dengan terbitnya Peraturan Presiden Nomor 79 Tahun 2013 tentang Tunjangan Kinerja Pegawai Di Lingkungan Kementerian Kehutanan. Mengapa situasi yang tidak fair, sebagaimana diungkapkan dalam pemeo tersebut bisa terjadi? Karena sistem peraturan yang ada selama ini tidak bisa diterapkan secara obyektif sebagaimana seharusnya. Sebagai tindak lanjut dan penjabaran atas Peraturan Presiden Nomor 79 Tahun 2013 tersebut, telah terbit Peraturan Menteri Kehutanan Nomor 66 Tahun 2013 tentang Pedoman Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai Di Lingkungan Kementerian Kehutanan. Di dalam pasal 16 dari pedoman tersebut disebutkan bahwa pencatatan kehadiran dan penegakan disiplin pegawai dilakukan oleh pejabat yang menangani fungsi kepegawaian pada setiap unit kerja eselon I dan eselon II serta Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan 1
Kementerian Kehutanan. Untuk selanjutnya, pejabat pencatat tersebut menyampaikan hasil rekapitulasi kehadiran pegawai secara teratur setiap bulan, dan digunakan sebagai dasar pembayaran tunjangan kinerja pegawai oleh pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pembayaran tunjangan kinerja. Untuk mempermudah pekerjaan petugas pencatatan dan pengolah data kehadiran pegawai, perlu adanya sarana bantu berupa rumus penghitungan pengurangan tunjangan kinerja.
PERMASALAHAN Atas dasar latar belakang yang diungkapkan dalam bab terdahulu tersurat secara jelas bahwa kata kunci untuk memberikan penilaian yang obyektif adalah "pencatatan" yang teliti dan benar secara obyektif. Pencatatan apa?. Yaitu pencatatan terhadap kehadiran dan atau ketidakhadiran pegawai serta keterlambatan atau pulang dini. Semua perekaman tersebut telah dilakukan secara elektronik, namun demikian masih ada proses manual yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang yakni dalam proses rekapitulasi. Proses manual inilah merupakan titik rawan yang mungkin bisa ditemui bila tidak diupayakan adanya fasilitas pembantu untuk pelaksanaan operasionalnya. Tulisan ini mencoba berkontribusi dalam penyiapan perangkat lunak dalam penghitungan kehadiran pegawai secara obyektif guna penentuan besaran pembayaran tunjangan kinerja pegawai. Manfaat yang diharapkan dari tulisan ini adalah untuk memfasilitasi serta memudahkan bagian pencatat kehadiran dalam menghitung akumulasi waktu ketidakhadiran/keterlambatan/ pulang cepat bagi setiap pegawai di unit kerjanya. Di sisi yang lain, bagi pegawai secara keseluruhan mendapatkan perlakuan yang fair karena proses rekapitulasi yang dilakukan dengan memanfaatkan program excel dapat memperkecil tingkat resiko kesalahannya, sehingga pegawai tidak dirugikan.
RUMUS PENGHITUNGAN PENGURANGAN TUNJANGAN KINERJA Berdasarkan pasal 4, Permenhut Nomor P.66 Tahun 2013, ditetapkan tentang hari dan jumlah jam kerja bagi Pegawai Lingkup Kementerian Kehutanan adalah sebagai berikut: (1) Jumlah hari kerja adalah 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin sampai dengan hari Jumat. (2) Jumlah jam kerja dalam 5 (lima) hari kerja sebagaimana dimaksud pada butir (1) yaitu 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Hari Senin sampai dengan hari Kamis : pukul 07.30 – 16.00 Waktu istirahat : pukul 12.00 – 13.00
2
b. Hari Jumat : pukul 07.30 – 16.30 Waktu istirahat : pukul 11.30 – 13.00 Didalam implementasinya terhadap setiap pegawai wajib masuk dan pulang kerja sesuai ketentuan jam kerja yang telah ditetapkan dengan mengisi daftar hadir elektronik. Pengisian daftar hadir tersebut dilakukan sebanyak 2 (dua) kali pada waktu masuk kerja dan pada waktu pulang kerja. Secara teknis operasional, pengisian daftar hadir dilakukan oleh setiap pegawai dengan menempelkan salah satu jari tangan pada mesin finger-print yang telah dihubungkan dengan komputer (CPU), dan selanjutnya diprosesnya dengan menggunakan program excel. Pada CPU pengolah tersebut akan muncul Nomor: Kode/ID, Nama, dan Jam Kehadiran/Pulang. Contoh bentuk tampilan bagi pegawai yang telah melakukan pengisian daftar hadir dapat dilihat dalam gambar berikut :
Gambar 1. Rekaman Daftar Hadir Yang Diterima Dari Alat Finger Print Dari tampilan tersebut masih belum dapat langsung dilihat tentang berapa akumulasi kehadiran dan atau ketidakhadiran dari seorang pegawai dalam periode bulan tersebut. Oleh karena, itu perlu perangkat lunak pembantu untuk memudahkan pegawai pengolah daftar hadir dengan tahapan sebagai berikut :
3
1. Penambahan Kolom Informasi Sesuai dengan Lampiran IV dan V, Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.66/2013 bahwa besarnya pengurangan tunjangan kinerja ditentukan oleh tingkat keterlambatan (TL) dan pulang sebelum waktunya (PSW). Untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap, serta untuk memudahkan pimpinan melakukan pengawasan, maka ditawarkan adanya informasi tentang “Kekurangan Waktu Kehadiran”, “Besaran Pengurangan Tunjangan Kinerja”, dan “Kekurangan Waktu Kehadiran yang akan dijumlahkan diakhir bulan”. Sehingga format yang disiapkan sebagaimana yang ditampilkan sebagaimana gambar 2.
Gambar 2 : Bentuk Format Lengkap Daftar Hadir Pegawai 2. Informasi Kekurangan Kehadiran Menambah Kolom H dan I untuk informasi kekurangan jam kehadiran, baik terhadap kedatangan (IN) maupun pulangnya (OUT). Caranya adalah dengan menuliskan rumus pada Kolom H9 yaitu: =IF(F9>D9;(HOUR(F9-D9)*60)+(MINUTE(F9-D9));). Jika jam masuk (D9= 7:30), maka pegawai yang kedatangannya melebihi jam 7:30 akan dihitung berapa menit keterlambatannya, tatapi bagi pegawai yang hadir tepat waktu ( 7:30) atau kurang akan dinilai 0 (nol). Sedangkan untuk menghitung waktu kepulangan sebelum waktunya menggunakan Kolom I. Jika jam pulang (E9= 16:00), maka pegawai yang pulangnya sebelum jam 16:00 akan dihitung berapa menit pulang sebelum waktunya, tetapi bagi pegawai yang pulang tepat waktu (16:00) atau lebih akan dinilai 0 (nol). Informasi akan diperoleh di Kolom I dengan menuliskan 4
rumus pada Kolom I9 yaitu: =IF(G9<E9;(HOUR(E9-G9)*60)+(MINUTE(E9-G9));). Jika kehadiran pada Kolom G9 belum terisi waktu kepulangannya maka pada Kolom I9 akan muncul angka yang nilainya 960, hal ini tentunya akan berakibat juga pada Kolom K9 dan N9. Untuk menghindari hal tersebut, maka pada Kolom G9 sebelum terisi waktu kepulangan harus diisikan satu spasi / satu ketukan. 3. Besaran Pengurangan Tunjangan Kinerja Terhadap pegawai yang mengalami keterlambatan datang dan pulang sebelum waktunya akan diberikan sanksi berupa pengurangan tunjangan kinerja. Pengurangan tunjangan kinerja dihitung setiap hari terjadinya keterlambatan, sedangkan nilainya adalah berdasarkan lamanya waktu keterlambatan atau pulang sebelum waktunya /lebih cepat. Untuk pegawai yang keterlambatan atau pulang lebih cepat tidak melebihi 30 menit, maka pegawai yang bersangkutan tidak diberikan pengurangan tunjangan kinerja pada hari itu, tetapi akan diakumulasikan selama 1 (satu) bulan. Sedangkan pegawai yang terlambat atau pulang lebih cepat antara 31 s/d 60 menit masing-masing akan dikurangi 1 (satu) prosen, dan bagi pegawai yang terlambat atau pulang lebih cepat antara 61 s/d 90 menit masing-masing akan dikurangi 1,5 (satu setengah) prosen, sedangkan bagi pegawai yang terlambat atau pulang lebih cepat lebih dari 90 menit masing-masing akan dikurangi 2 (dua) prosen. Pegawai yang hadir tepat waktu atau sebelumnya dan yang pulang tepat waktu atau melewati jam pulang tidak akan mendapatkan pengurangan tunjangan kinerja pada hari itu, sehingga nilainya 0 (nol). Untuk mendapatkan informasi besaran tunjangan kinerja, maka dapat ditambahkan Kolom J dan K masing-masing dengan rumus sebagai berikut: a. Keterlambatan Hadir Untuk mengetahui besaran pengurangan tunjangan kinerja akibat keterlambatan hadir (IN) maka pada Kolom J9 dituliskan rumus : =IF(H9>90;2;IF(H9>60;1,5;IF(H9>30;1;0))). b. Pulang Sebelum Waktunya Untuk mengetahui besaran pengurangan tunjangan kinerja akibat pulang sebelum waktunya (OUT) maka pada Kolom K9 dituliskan rumus : =IF(I9>90;2;IF(I9>60;1,5;IF(I9>30;1;0))). 4. Keterlambatan Dan Pulang Sebelum Waktunya Kurang 30 Menit Untuk mengetahui keterlambatan dan pulang sebelum waktunya yang lamanya kurang dari 30 menit, perlu ditambahkan dua kolom, yaitu Kolom L dan M masing-masing untuk 5
keterlambatan datang (L) dan pulang sebelum waktunya (M). Kolom L hanya akan mencatat apabila pada kolom H nilainya 30 menit atau kurang, dan Kolom M hanya akan mencatat apabila pada kolom I nilainya 30 menit atau kurang.
Rumus untuk Kolom L9 adalah:
=IF(J9=0;H9;), dan Kolom M9 adalah: =IF(K9=0;I9;). 5. Perhitungan Sanksi Berdasarkan Lampiran IV dan V Peraturan Menteri Kehutanan Nomor: P.66/2014 bahwa pegawai yang mengalami keterlambatan datang dan pulang sebelum waktunya dikenakan sanksi pegurangan pembayaran tunjangan kinerja. Untuk pegawai yang kehadirannya atau kedatangannya tidak lebih 30 menit akan dijumlahkan diakhir bulan, sedang bagi pegawai yang kedatangannya atau pulang sebelum waktunya lebih dari 30 menit langsung diperhitungkan besarnya prosentasi potongan. Kolom N dan O digunakan untuk menghitung besarnya sanksi per hari yang akan diterima oleh setiap pegawai yang mengalami keterlambatan datang atau pulang sebelum waktunya. Nilai pada Kolom N adalah penjumlahan prosentase pengurangan tunjangan kinerja dari keterlambatan hadir dan pulang sebelum waktunya yang masing-masing melebihi 30 menit, sedang untuk yang tidak melebihi 30 menit dihitung pada Kolom O. Penulisan rumus untuk Kolom N adalah: =SUM(J9:K9) dengan nilai maksimal 4%, sedang untuk Kolom O adalah: =SUM(L9:M9) dengan nilai maksimal 60 menit. 6. Copy Untuk Pengisian Pegawai Lain Jika Kolom H s/d O telah diisi dengan rumus sebagaimana tertulis di atas, maka untuk test dapat dilakukan dengan mengubah-ubah nilai/jam pada kolom Kehadiran IN dan OUT (Kolom F dan G). Apabila hasilnya benar, langkah selanjutnya adalah meng-copy Kolom H s/d O baris 9 kebaris 10, 11, dan seterusnya sampai sebanyak pegawai yang ada. Kolom H s/d M berfungsi sebagai jembatan dan kontrol/pengawasan.Untuk keperluan hard copy / print, biasanya yang diperlukan adalah dari Kolom A s/d G dan Kolom N s/d P, sehingga Kolom H s/d M dapat disembunyikan/hidden.
7. Copy Format Ke Sheet Lainnya Guna persiapan daftar hadir untuk hari-hari berikutnya, maka pada lembar kerja/file yang telah dibuat (Sheet - HR-1), tambahkan sheet dengan nama HR-2 s/d HR-23 (sesuai jumlah
6
hari pada bulan yang bersangkutan). Copy Sheet-HR-1 ke Sheet HR-2 s/d HR-23, maka telah memiliki formulir/daftar hadir selama satu bulan.
8. Rekapitulasi Perhitungan Pengurangan Tunjangan Kinerja Rekapitulasi daftar hadir selama satu bulan dilakukan pada Sheet-REKAP-BUL, yaitu dengan menjumlahkan Kolom N dan O setiap harinya untuk masing-masing pegawai selama satu bulan. Pada Kolom D9 yang merupakan jumlah harian atas pemotongan harian dihasilkan dari hasil penjumlahan Kolom N9 dari sheet HR-1 s/d sheet HR-23 ( sebanyak hari kerja pada bulan yang bersangkutan). Penulisan rumusnya adalah: =SUM('HR-1'!N9+'HR-2'!N9+'HR3'!N9+'HR-4'!N9+'HR-5'!N9+'HR-5'!N9+'HR-7'!N9+'HR-8'!N9+'HR-9'!N9+'HR-10'!N9+'HR11'!N9+'HR-12'!N9+'HR-13'!N9+'HR-14'!N9+'HR-15'!N9+'HR-16'!N9+'HR-17'!N9+'HR18'!N9+'HR-19'!N9+'HR-20'!N9+'HR-21'!N9+'HR-22'!N9+'HR-23'!N9),
Sedangkan
untuk
hari-hari yang keterlambatannya maksimal 30 menit dan pulang sebelum waktunya tidak mencapai 30 menit akan dihitung pada Kolom E9 dengan cara yang sama dengan perhitungan Kolom D9. Rumusnya adalah: =SUM('HR-1'!O9+'HR-2'!O9+'HR-3'!O9+'HR-4'!O9+'HR5'!O9+'HR-5'!O9+'HR-7'!O9+'HR-8'!O9+'HR-9'!O9+'HR-10'!O9+'HR-11'!O9+'HR12'!O9+'HR-13'!O9+'HR-14'!O9+'HR-15'!O9+'HR-16'!O9+'HR-17'!O9+'HR-18'!O9+'HR19'!O9+'HR-20'!O9+'HR-21'!O9+'HR-22'!O9+'HR-23'!O9). Untuk pegawai yang lainnya tinggal meng-copy Kolom D9 dan E9 ke bawah sebanyak jumlah pegawai.
7
Gambar 3: Rekapitulasi Pengurangan Tunjangan Kinerja Perhitungan besaran tunjangan kinerja di atas hanya di-design untuk kondisi normal. Untuk menghitung pengurangan akibat berbagai alasan di atas, dilakukan secara manual, sebab kejadiannya tidak sering dan pegawai yang melakukan berganti-ganti. Bagi pegawai yang jam kerjanya berbeda karena tugasnya khusus/berbeda, maka jam kerjanya tinggal disesuaikan, sedangkan pegawai yang mendapat ijin datang terlambat atau pulang sebelum waktunya dan hal itu termasuk yang tidak dikenakan sanksi pengurangan tunjangan kinerja, maka jam kerjanya disesuaikan/disamakan dengan jam kehadiran/ kepulangan dengan cara meng-copy cell pada jam kehadiran atau kepulangan (Kolom F atau G) pegawai yang bersangkutan sehingga warna dasarnya berbeda dengan pegawai lainnya. Dengan adanya perbedaan warna akan menunjukkan bahwa pegawai yang bersangkutan mendapat izin untuk datang terlambat atau pulang sebelum waktunya, sehingga yang diperlukan adalah apakah data pendukungnya tersedia, yaitu berupa surat permohonan izin/pemberitahuan terlambat masuk kerja/pulang sebelum waktunya beserta surat keterangan oleh atasannya.
PENUTUP Penghitungan pengurangan tunjangan kinerja berdasarkan kehadiran pegawai yang obyektif adalah kebutuhan yang operasionalisasinya harus dilakukan secara seksama. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan rumus pada program excel. Dengan perhitungan yang objektif diharapkan dapat memacu terjadinya peningkatan kinerja yang memiliki makna dalam arti sesungguhnya, bukan kinerja yang bersifat semu, yaitu tingkat kedisiplinan yang meningkat yang diikuti peningkatan kinerja lembaga. 8
Penghitungan kehadiran pegawai yang dilakukan secara obyektif diharapkan dapat memenuhi rasa keadilan bagi seluruh Aparat Sipil Negeri sehingga diharapkan sinergitas, persaingan yang sehat diantara pegawai segera dapat tercipta dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6. 2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 79 tahun 2013, tanggal 11 Desember 2013 tentang Tunjangan Kinerja Pegawai Lingkup Kementerian Kehutanan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 198. 3. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor: P.66/Menhut-II/2013 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja Bagi Pegawai Di Lingkungan Kementerian Kehutanan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1511.
9
