Rostar CAS: online personeelsplanningssoftware voor dienstenchequekantoren software | consultancy | training
De markt heeft nood aan een flexibele en complete planningsoplossing.
De invoering van de dienstencheques heeft positieve gevolgen gehad voor de werkgelegenheid en de cheques zijn haast onmisbaar geworden in de Belgische samenleving. Momenteel biedt de dienstenchequesector werkgelegenheid aan maar liefst 150.000 mensen en gezien het grote aantal gebruikers voorziet het systeem ook duidelijk in een behoefte.
Uit onderzoek blijkt dat de afnemers over het algemeen zeer tevreden zijn over het dienstenchequesysteem. Toch geven ze aan dat het beter kan, zeker als het om de planningsaspecten gaat. Het verwittigen bij afwezigheid kan beter, net als de opvolging en controle van het personeel.
Alles begint bij een gebruiksvriendelijk systeem
De meeste planningssystemen zijn er enkel op gericht om de juiste uren en reistijdvergoedingen te berekenen en door te sturen naar het sociaal secretariaat. Dit werkt prima zolang alles loopt zoals het moet lopen. Maar uit ervaring weet u natuurlijk ook dat medewerkers af en toe ziek worden of met vakantie gaan. Dan is het noodzakelijk om snel en flexibel in te spelen op deze gewijzigde situatie en uw klanten onmiddellijk een alternatieve oplossing aan te bieden. Al snel merkt u dan dat de bestaande systemen foutgevoelig zijn en niet voldoende sturende informatie leveren. Met die noden in gedachten heeft Paralax een flexibele en volledig instelbare online planningsapplicatie uitgewerkt, waarmee:
• u op elk moment beschikt over een foutloze planning. • uw medewerkers exact betaald worden voor het aantal gepresteerde uren en de reistijden. • u snel en efficiënt een gewijzigde planning aan uw klanten communiceert. U hoeft dus geen ingewikkelde software te installeren. Alles is eenvoudigweg online beschikbaar.
Rostar CAS: de oplossing die het verschil maakt Wilt u de klantentevredenheid nog verhogen en uw eigen werk aanzienlijk vereenvoudigen? Dan maakt de online planningsapplicatie van Paralax het verschil.
1
Snel & eenvoudig beheer van afwezigheid door ziekte of vakantie
Iedereen is wel eens ziek of gaat met vakantie. Met Paralax kunt u dit eenvoudig invoeren en komen deze dagen automatisch in de planningen en overzichten te staan van zowel de medewerker als de klant. Is een huishoudhulp ziek, dan gaat het systeem bovendien automatisch op zoek naar een andere geschikte medewerker om een specifieke opdracht bij de klant te vervullen. De klant ontvangt een voorstel en bevestigt vervolgens via mail of hij of zij hiermee akkoord gaat. Andersom gebeurt hetzelfde als een klant bijvoorbeeld met vakantie gaat.
Het systeem zoekt in dat geval naar een andere klant met dezelfde vraag zodat de huishoudhulp toch aan de slag kan en het aantal afgesproken uren kan presteren.
2
Automatische verwittiging van klanten en medewerkers via SMS
Vanuit de Paralax-applicatie is het mogelijk om automatisch SMS-berichten te sturen naar klanten en medewerkers. Is een medewerker ziek, dan ontvangt de klant automatisch een SMS. Wordt een medewerker onverwacht bij een andere klant verwacht? Hij of zij ontvangt een SMS met datum, tijd en plaats van de afspraak.
3
Alle informatie op één scherm
Wie werkt waar, wie is er ziek, wie heeft wanneer vakantie? Met één muisklik krijgt u alle informatie op het scherm. U kunt ook de week- of maandplanningen per klant of medewerker opvragen of meer detailinformatie bekijken van een bepaalde medewerker of klant. Alles is ook makkelijk afdrukbaar in een overzichtelijk schema. Brengt u een wijziging aan? Dan zien klanten en medewerkers dit in real time. De medewerker heeft daarnaast op elk moment inzicht in zijn urensaldo. Toegang wordt verschaft via een gebruikersnaam en paswoord.
4
Sociaal secretariaat meteen op de hoogte
Alle gepresteerde uren worden foutloos aan het sociaal secretariaat aangeleverd. Zo krijgen uw medewerkers gegarandeerd een loon uitbetaald dat naadloos aansluit op hun werkelijk gepresteerde uren. Hun reistijdvergoedingen worden bovendien automatisch verrekend.
5
Automatisch beheer van papieren en elektronische cheques
Het systeem van Paralax kan gekoppeld worden aan een dienstenchequelezer die eventuele valse cheques eruit filtert en automatisch uit het systeem haalt. Ook elektronische cheques kunnen automatisch worden ingelezen. Op deze manier hebt u een volledig overzicht van alle ingeleverde en openstaande cheques.
6
Beheer van wachtlijsten
Wachtlijsten worden eenvoudig beheerd. Komen er uren vrij bij bestaande klanten, dan vindt het systeem automatisch een potentiële klant op de wachtlijst met eenzelfde wens of behoefte. U kunt bovendien medewerkers aan klanten koppelen op basis van specifieke bijzonderheden zoals reisafstanden, voorkeuren of zelfs eventuele allergieën voor huisdieren.
7
Helpdesk
8
Dynamische prijszetting op maat van uw kantoor
Paralax biedt voor haar online planningsapplicatie de juiste support én de zekerheid dat het product altijd live staat, op basis van een service level agreement (SLA). Loopt er toch iets fout dan kunt u bij onze helpdesk terecht. De nieuwe standaard voor de verwerking van dienstencheques is daarmee een feit.
Paralax heeft ervoor gekozen een dynamische prijszetting aan te bieden waardoor zowel kleine, grote als middelgrote ondernemingen van onze oplossing gebruik kunnen maken. De tarieven zijn gebaseerd op het aantal geplande medewerkers, zonder functioneel onderscheid. U tekent in op basis van een 36 of 60 maanden engagement en wij zorgen dat alle functionaliteiten beschikbaar zijn.
Als dienstenchequekantoor liep PWA Tremelo al enige tijd tegen problemen aan op het gebied van het beheer van de dienstencheques. De organisatie probeerde verschillende personeelsplanningssystemen uit, maar geen van allen voldeden aan de wensen van het kantoor. “Gelukkig kwamen we bij Paralax terecht. Zij boden de oplossingen waarnaar we op zoek waren”, aldus Mark Van Hilst, verantwoordelijke PWA Tremelo.
PWA Tremelo getuigt:
‘Paralax is sterk in planning én verloning’
Oplossing op maat
Foutloos, flexibel systeem
‘Wij wilden een duidelijker overzicht krijgen van hoeveel dienstencheques wij van welke klant moeten ontvangen en voor welke medewerker”, vertelt Mark Van Hilst, verantwoordelijke van PWA Tremelo. Het lukte de leveranciers van PWA Tremelo namelijk niet om de combinatie te maken tussen de personeelsplanning, het beheer van de cheques én de verloning.
Van Hilst was op zoek naar een flexibel systeem dat rekening houdt met de specifieke noden van dienstenchequekantoren. Een systeem dat bovendien geen fouten maakt. Daarom klopte hij aan bij Paralax. Paralax bood al een online planningsapplicatie aan, maar heeft de dienstenchequemodule in nauwe samenspraak met PWA Tremelo verder geoptimaliseerd. “We hebben echt gekeken naar onze specifieke noden en behoeften”, vertelt Van Hilst.
“Er bestaan zeker tien planningsmodules, maar vaak zijn ze gebaseerd op Excel-sheets en bijgevolg zeer foutgevoelig.” Zo overkwam het Van Hilst weleens dat medewerkers uren kregen betaald die ze niet hadden gepresteerd. “Ik heb diverse systemen geprobeerd, zonder het gewenste resultaat. Sommige systemen waren goed in verloning en andere waren sterk in planning, maar de combinatie boden ze niet.”
“Er bestaan heel goede systemen, maar dit systeem doet precies wat je als dienstenchequeorganisatie nodig hebt.” Het eindresultaat mag er zijn, stelt Van Hilst. Het systeem van Paralax koppelt het beheer van de
dienstencheques aan het inplannen van de werknemers. “Het is de enige planningsmodule die deze koppeling maakt.”, weet Van Hilst. Bovendien is het systeem ook eenvoudig te koppelen aan de loonberekening. “De medewerkers dienen hun uren immers ook in loon uitbetaald te krijgen. En wel op de juiste manier.”
Juist die flexibiliteit is volgens Van Hilst noodzakelijk vanwege de vele plannings- en verloningsfacetten waar PWA-kantoren mee te maken hebben in de dagelijkse praktijk. “Er bestaan heel goede systemen, maar dit systeem doet precies wat je als dienstenchequeorganisatie nodig hebt.”
Heldere overzichten
“Een planningssysteem moet zichzelf terugbetalen en dat doet dit systeem zeker.”
PWA Tremelo werkt dagelijks voor 300 à 350 klanten. Veel planningssystemen kunnen niet met een dergelijk aantal klanten overweg zonder dat het onoverzichtelijk wordt. De online planningsapplicatie van Paralax biedt heldere overzichten. Ideaal aan het systeem is volgens Van Hilst dat je als gebruiker eenvoudig filtert en selecties maakt. Welke klanten heb ik nog open staan? Welke medewerkers zijn er nog beschikbaar? Hoeveel heeft iemand al gewerkt?
Paralax werkt voor veel grote ondernemingen, maar laat met dit systeem volgens Van Hilst zien dat ze ook kleinere organisaties – zoals dienstenchequekantoren – heel goed kunnen bedienen. “Ik weet zeker dat veel dienstenchequekantoren erg blij zijn met dit systeem. Een planningssysteem moet zichzelf terugbetalen en dat doet dit systeem zeker.”
Broekstraat 43 2820 Rijmenam Belgium +32 (0) 479 82 56 21 www.paralax.be
[email protected] [email protected]
Paralax is een aanbieder van softwareoplossingen en dienstverlening op het gebied van personeelsplanning, personeelsroosters en workforce management. Ruim 600 klanten in meer dan 20 marktsegmenten, in zowel binnen- als buitenland, maken dagelijks met succes gebruik van Paralax-software. Met Rostar CAS biedt Paralax een nieuwe generatie planningsoftware waarbij flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en hoogwaardige technologie hoog in het vaandel worden gedragen. Met behulp van webmodules worden ook medewerkers en opdrachtgevers betrokken bij het planningproces, waardoor het maken van personeelsroosters sneller, efficiënter en makkelijker verloopt. Naast oplossingen voor operationele en strategische personeelsplanning ondersteunt Paralax organisaties ook met business consultancy en training. Voor meer informatie: www.paralax.be.
