ROČNÍ ZPRÁVA o hospodaření a činnosti v roce 2005
Státní oblastní archiv v Zámrsku Zámek 1 565 43 Zámrsk
A) Název zpracovatele : ČR – Státní oblastní archiv v Zámrsku Adresa sídla : Zámek 1, 565 43 Zámrsk IČO : 70979201 tel. : 465503101 fax : 465503117 e-mail :
[email protected]
Základní informace o provozu badatelny Státního oblastního archivu v Zámrsku :
Úřední hodiny v badatelně : pondělí, středa úterý, čtvrtek pátek Kontakt:
8.00 - 17.00 hod. 8.00 - 15.00 hod. zavřeno
Telefon : 465 503 122, 465 503 135 fax: 465 503 117 e-mail:
[email protected] http://archiv.zamrsk.sweb.cz http://www.vychodoceskearchivy.cz
Další kontakty a údaje o Státních okresních archivech, které jsou vnitřními organizačními jednotkami Státního oblastního archivu v Zámrsku jsou uvedeny na webových stránkách http://www.vychodoceskearchivy.cz
B) Způsob zřízení : Státní oblastní archiv v Zámrsku je správním úřadem na úseku archivnictví a výkonu spisové služby přímo řízeným Ministerstvem vnitra České republiky, které plní funkci jeho zřizovatele. Archiv je organizační složkou státu zřízenou zákonem č. 320/2002 Sb., v právních vztazích vystupuje jménem státu. Správní obvod archivu je vymezen územím krajů Královéhradeckého a Pardubického. Sídlem archivu je Zámrsk. Archiv v rámci své působnosti vykonává státní správu, provádí odbornou činnost a plní úkoly na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.
C) Organizační struktura Státního oblastního archivu v Zámrsku ke dni 31.12.2005 a přehled hlavních činností :
Ředitel archivu
Poradní orgány ředitele
Zástupce ředitele pro odbornou činnost Odd. pro archivy státní, finanční a soudní
Odd. pro zemědělskolesnické a rodinné archivy
Sekretariát
Ředitel státního okresního archivu Hradec Králové Chrudim Jičín Náchod Pardubice Rychnov nad Kněžnou Svitavy Trutnov Ústí nad Orlicí
Zástupce ředitele pro ekonomickou činnost
Oddělení ekonomicko správní
Oddělení metodiky, předarchivního dohledu a správy podnikatelských archivních fondů
Odd. pro badatelnu, knihovnu ,dílny, evidenci
V rámci výkonu působnosti archiv zejména: - kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby a provádí výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení u původců, - provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u dokumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají, - provádí správní řízení včetně řízení o uložení sankce fyzickým a právnickým osobám za správní delikty,
- vede příslušnou evidenci archiválií, - plní na úseku archivnictví úkoly vyplývající z mezinárodních smluv a dohod a podílí se na rozvoji archivnictví v rámci mezinárodní spolupráce, - umožňuje za stanovených podmínek nahlížet do uložených archiválií, Při výkonu činností na úseku archivní péče archiv zejména: - zajišťuje péči o archiválie převzaté od původců, o archiválie vzniklé z činnosti dřívějších státních a samosprávných orgánů a organizací a dalších původců v minulosti, a o jiné archiválie u něj uložené, které vznikly z činnosti právnických a fyzických osob, - zajišťuje využívání a zpracovávání archiválií u něj uložených, přijímá za Českou republiku nabídky ke koupi, k darování a úschově archiválií a uzavírá za Českou republiku příslušné smlouvy, - plní funkci odborného archivního orgánu pro vlastníky nebo držitele archiválií; poskytuje jim bezplatné odborné informační a poradenské služby, - vyhledává v uložených archiváliích údaje pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie a ověřuje je a vykonává agendu s tím spojenou, - plní úkoly oblastního a okresního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historických a regionální historie, - spolupracuje s ostatními archivy a rozvíjí odborné styky s vědeckými, kulturními, školskými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií, - zřizuje a spravuje specializované knihovny pro obor archivnictví, spisové služby a regionální historie, - vykonává vydavatelskou a publikační činnost a prodej odborných publikací v oboru archivnictví a spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických a historie, - provádí konzervaci a restaurování archiválií.
D) Základní personální údaje 1. Členění Zaměstnanců podle věku a pohlaví Věk do 20 let 21-30 let 31-40 let 41-50 let 51-60 let 61 a více let celkem %
Muži 0 7 19 11 13 5 55 40,28
Ženy 0 16 21 16 24 1 78 59,72
Celkem 0 23 40 27 37 6 133 100,00
% 0,00 17,29 30,08 0,20 0,28 0,05 100,00
2. Členění zaměstnanců podle vzdělání a pohlaví Vzdělání dosažené
Muži
Ženy
Celkem
%
základní vyučen střední odborné úplné střední úplné střední odborné vyšší odborné vysokoškolské Celkem
0 0 5 1 15 0 34 55
2 0 4 1 50 0 21 78
2 0 9 2 65 0 55 133
1,50 0,00 6,80 1,50 48,80 0,00 41,40 100,00
3. Celkový údaj o průměrných platech Průměrný plat v SOA Zámrsk činil v roce 2005 19.216,- Kč 4.Celkový údaj o vzniku a skončení pracovních a služebních poměrů zaměstnanců v roce 2006
nástupy odchody
počet 18 19
5.Trvání pracovního a služebního poměru zaměstnanců Doba trvání do 5 let do 10 let do 15 let do 20 let nad 20 let Celkem
Počet 49 23 32 7 22 133
% 36,80 17,30 24,10 5,30 16,50 100,00
6. jazykové znalosti zaměstnanců
U zaměstnanců státních archivů nebyl pro rok 2005 stanoven požadavek standardizované jazykové zkoušky jako kvalifikační požadavek.
E) Údaje o majetku , závazcích a pohledávkách ( v tis.Kč) : Rozhodující část majetku Státního oblastního archivu v Zámrsku představují nemovitosti, především depozitáře a dále badatelny, studijní a administrativní prostory. Movitý majetek jako jsou automobily ,výpočetní technika a další stoje, přístroje a zařízení slouží pro zajištění činnosti archivu SOA Zámrsk jako organizační složka státu neodepisuje majetek, struktura majetku, k němuž je příslušný hospodařit je k 31.12.2005 následující (údaje v tis.Kč): Dlouhodobý nehmotný majetek : Dlouhodobý hmotný majetek : Nedokončený nehmotný majetek : Nedokončený hmotný majetek : Materiál na skladě :
4.918,373.976,219,2.099,230,-
SOA Zámrsk k 31.12. 2005 registroval celkem 34 pohledávek v celkové výši 11,485.839,00 Kč. Z celkové sumy pohledávek Státního oblastního archivu v Zámrsku tvoří 8 pohledávek v celkové výši 116.392,- Kč půjčky zaměstnanců, které jsou pravidelně spláceny. Dále jsou jako pohledávky v SOA Zámrsk vedeny 4 odběratelské faktury v celkové výši 7.555,89 Kč. Zbytek tvoří : 30 pohledávek - provozní zálohy na energie ve výši 2,105.082,- Kč, 1 dobropis ve výši 2.183,- Kč a částka ve výši 9,254.626,- Kč, což je postupné umořování nájemného za objekty SOkA Svitavy. Tato pohledávka vyplynula z delimitačního protokolu OÚ Svitavy v roce 2002, umořování nájemného skončí v roce 2025. F) Údaje o rozpočtu příjmů a výdajů Přehled rozepsaných závazných ukazatelů v roce 2005 v tis.Kč Ukazatel Příjmy celkem z toho : Nedaňové příjmy Kapitálové příjmy Přijaté dotace Výdaje celkem z toho : Ostatní provozní výdaje Platy zaměstnanců a OPPP Povinné pojistné Převod FKSP Výdaje na financování programů reprodukce majetku
v tom : kapitálové výdaje neinvestiční výdaje
Rozpočet schválený po změnách 200 200 200 200 0 0 0 0 79 330 16 068 31 339 10 749 614 20 560 10 711 9 849
75 578 15 998 31 934 11 210 626 15 810 5 993 9 817
Skutečnost 1 403 466 45 892 72 713 16 567 31 801 11 161 626 12 558 3 193 9 365
G) Hodnocení a analýza závazných ukazatelů : 1. Rozpočtová opatření v roce 2005 : Správcem kapitoly bylo provedeno celkem 20 rozpočtových opatření, z toho 15 bylo na žádost SOA Zámrsk k převodu finančních prostředků mezi jednotlivými akcemi v rámci programového financování. Ve dvou případech šlo o navýšení rozpočtu v oblasti mzdových výdajů a výdajů na povinné pojistné, a to na základě vývoje čerpání těchto prostředků v resortu MV. Dvakrát v průběhu roku došlo ke snížení rozpočtu v oblasti ostatních výdajů a výdajů na programové financování, vždy v rámci dohody mezi státními oblastními archivy a Odborem archivní správy MV. Mimo rozpočtových opatření provedených správcem kapitoly, provedl Státní oblastní archiv v Zámrsku celkem 66 vnitřních rozpočtových opatření v rámci své kompetence, vždy na zajištění disponibility jednotlivých rozpočtových položek. 2. Vyhodnocení příjmů Celkový objem příjmů SOA Zámrsk v roce 2005 činil 1,430 tis.Kč. Převážnou část z toho tvořily přeplatky z vyúčtování energií, příjmy z pronájmu služebních bytů a příjmy z vlastní činnosti, tj. příjmy za vyhotovené rešerše a pořizování kopií archiválií pro potřeby badatelů. Tyto příjmy jsou srovnatelné s předcházejícími lety a nepředpokládáme jejich radikální navýšení ani snížení v následujících letech. Celkovou výši příjmů SOA Zámrsk zkresluje převod prostředků z rezervního fondu roku 2004 - / 865,- tis.Kč / 3. Mimorozpočtové zdroje V roce 2005 použil Státní oblastní archiv v Zámrsku mimorozpočtové zdroje v celkové výši 892.000,- Kč, z toho : - v oblasti ostatních provozních výdajů částku ve výši 856.000,- Kč z rezervního fondu roku 2005 a částku 30.450,- Kč jako přijatý sponzorský dar na základě uzavřených smluv. - v oblasti mzdových a souvisejících výdajů částku 5.550,- Kč jako sponzorský dar na položku Ostatní platby za provedenou práci na základě uzavřené smlouvy. 4. Mzdové prostředky Početní stavy občanských pracovníků Skutečný přepočtený stav zaměstnanců Státního oblastního archivu v Zámrsku za rok 2005 činí 135,76 , proti roku 2004 došlo ke zlepšení ve využívání dočasně neobsazených míst a náhrady za dlouhodobě nemocné zaměstnáváním pracovníků na dobu určitou. K datu 31.12.2005 byl snížen evidenční stav zaměstnanců o 3 pracovníky.
Platový průměr Ukazatel platového průměru zaměstnanců SOA Zámrsk byl proti plánovanému překročen o 33,- Kč, což je dáno rozdílem mezi systemizovaným a přepočteným stavem pracovníků . Prostředky na platy Mzdové prostředky byly,vzhledem k naplnění stavu pracovníků, vyčerpány. V jednotlivých složkách mzdy nedošlo v SOA Zámrsk proti roku 2004 k výrazným změnám / kromě úprav tarifních platů na základě vládního nařízení /. Nečerpané prostředky v průběhu roku byly ovlivněny jednak nemocností, jednak krátkodobě rozdílem mezi evidenčním a přepočteným stavem pracovníků. Skutečně vyplacené odměny činily 6,12 % z celkového objemu prostředků na mzdy. Navýšení proti plánovaným 4% bylo umožněno díky rozhodnutí vedení resortu o zrušení limitu zdanitelných odměn v roce 2005. Ostatní osobní výdaje Upravený rozpočet byl překročen v položce Ostatní práce podle dohod o mimorozpočtové zdroje ve výši 5.500,- Kč, po souhlasu EOMV dle zák.č. 218/2000 Sb. § 25,odst.1,písm.b. Jednalo se o sponzorský dar na zabezpečení realizace výstavy „Poklady státních archivů východních Čech po r.1918“.Proti rozpočtu R1 došlo ke změně v čerpání jednotlivých položek. Prostředky na odstupné ve výši 125,-tis.Kč byly přesunuty do položky na odměny za práce podle dohod. Důvodem byla skutečnost, že plánované krácení počtu pracovníků v SOA Zámrsk se vesměs týkalo zaměstnanců s pracovní dobou určitou do 31.12.2005.V oblasti dohod o provedení práce nebyly dočerpány /i s ohledem na uvedenou skutečnost/ prostředky ve výši 136,-tis. Kč. Tyto byly převedeny do rezervního fondu
Povinné pojistné, FKSP Povinné pojistné z prostředků určených na platy zaměstnanců bylo vyčerpáno v souladu s výší vyplacených mzdových prostředků. Do konce roku 2005 se nepodařilo realizovat všechny plánované dohody o provedení práce , na něž byly převedeny prostředky z položky odstupného. Vzhledem k tomu nebyly dočerpány ani prostředky povinného pojistného ve výši 48,- tis.Kč a byly převedeny do rezervního fondu.
5. Výdaje na výzkum a vývoj V roce 2005 nebyly v SOA Zámrsk realizovány
6. Investiční program resp. podprogram 214031
Přehled o výdajích na financování reprodukce movitého a nemovitého majetku za rok 2005 Kapitálové výdaje Upravený Čerpání v Schválený Název rozpočet rozpočet roce 2005 celkem Strukturovaná síť SOA Zámrsk 1 800 000 910 000 909 645
214031
Výpočetní technika
213 000
380 000
380 000
214031
Kamerový systém pro SOkA Ústí nad Orlicí
0
327 000
327 000
214031
Doplnění systému EZS v SOkA Hradec Králové
0
180 000
177 258
214031
Softwarové vybavení HiFile pro knižní skener PS 7000
0
100 000
99 710
214031
SOkA Jičín - strukturovaná kabeláž
0
316 000
316 000
214031
SOkA Pardubice - obnova kamerového systému
0
182 000
182 000
214032
SOkA Ústí n. Orlicí-havárie septiku a sociálního zařízení
0
850 000
849 070
214033
Čtecí a zvětšovací přístroj
350 000
0
0
214033
Osobní automobil pro SOkA Chrudim
350 000
350 000
349 260
214033
Osobní automobil pro SOA Zámrsk
350 000
350 000
349 260
214033
Hydraulický jednodeskový knihařský lis
550 000
0
214033
Kamerový systém pro SOkA Ústí nad Orlicí
350 000
0
214039
Realizace EA v SOkA Hradec Králové
2 468 000
1 268 000
1 267 585
214039
Realizace EA v SOA Zámrsk
4 280 000
780 000
779 624
10 711 000
5 993 000
5 986 412
Celkem Neinvestiční výdaje Investiční program resp. podprogram
Název
214031
Strukturovaná síť SOA Zámrsk
214031
Schválený rozpočet
Upravený rozpočet
Čerpání v roce 2005
0
74 000
72 779
Výpočetní technika
899 000
732 000
730 836
214031
OaÚ movitého majetku - informační technologie
230 000
284 000
280 919
214031
OaÚ movitého majetku - komunikační technologie
80 000
80 000
79 597
214031
Provozní výdaje na ICT -spotřební materiály
300 000
300 000
299 714
214031
Provozní výdaje na ICT -výkony spojů
1 330 000
1 330 000
1 327 058
214031
Notebooky - 10 ks
0
300 000
297 381
214031
Software WIN KDF Gordic
0
23 000
23 000
214032
Opravy nemovitého majetku
5 850 000
5 242 000
5 241 200
214033
OaÚ movitého majetku-zabezpečovací technika
50 000
900 000
899 653
214033
OaÚ movitého majetku-automobilní technika
160 000
160 000
158 290
214033
OaÚ movitého majetku-výstrojní majetek
150 000
150 000
149 558
214033
OaÚ movitého majetku-stavebně ubytovací majetek
350 000
110 000
109 094
214033
OaÚ movitého majetku-fototechnika
250 000
50 000
49 775
214039
Zpracování EA - Pardubice
100 000
36 000
35 700
214039
Zpracování EA - Chrudim
100 000
46 000
45 220
9 849 000
9 817 000
9 799 775
Celkem
Program 214030 – Rozvoj a obnova materiálně technické základny státních archivů Podprogram 214031 – Pořízení, obnova a provozování ICT státních archivů Přehodnocením potřeb SOA Zámrsk byla rozpočtovým opatřením provedena změna ve struktuře kapitálových a neinvestičních výdajů u dodávky výpočetní techniky. A.Kapitálové výdaje Výpočetní technika – byla realizována dodávka multilicence archivního programu JANUS a rozpracována dodávka 2 ks serverů, která bude dokončena v lednu 2006 Strukturovaná síť SOA Zámrsk – akce byla zahájena až v prosinci 2005 vzhledem ke složitosti zpracování projektové dokumentace a následného výběru dodavatele. Bude dokončeno v průběhu I.Q 2006 Kamerový systém SOkA Ústí nad Orlicí – akce byla dokončena v prosinci 2005, financování bude dokončeno v lednu 2006 použitím prostředků RF Doplnění systému EZS v SOkA Hradec Králové – nově zařazená akce byla vyvolána rozšířením prostor, které bylo nutné zabezpečit Software HI File – nově zařazená akce, doplnění digitálního knižního skeneru, dodaného v roce 2004 o software, SOkA Jičín-strukturovaná kabeláž – nově zařazená akce, vyvolaná potřebou vybudování počítačové sítě v okresním archivu Jičín – bude dokončeno v r.2006 s použitím prostředků RF Obnova kamerového systému SokA Pardubice- nová akce , vyvolaná potřebou rozšířit sledování dalších prostor archivu kamovým systémem.- bude dokončeno v roce 2006 použitím prostředků RF B.Neinvestiční výdaje V rámci podprogramu byly z kapitálových výdajů převedeny prostředky na Strukturovanou síť SOA Zámrsk, nově byly zařazeny akce Notebooky – 10 ks a software WIN KDF Gordic
Podprogram 214032 A.Kapitálové výdaje Havárie septiku a sociálního zařízení – akce byla původně plánována jako oprava, havárií septiku a následným posouzením celé akce byl přehodnocen její charakter a bylo rozhodnuto o hrazení z kapitálových výdajů. zahájena v prosinci – bude dokončena v roce 2006 B. Neinvestiční výdaje - přesun prostředků ve výši cca 600,-tis,Kč na akci Havárie septiku
Podprogram 214033 A.Kapitálové výdaje Z akcí dle schváleného rozpočtu R1 byla realizována dodávka 2 ks osobních automobilů pro Soa Zámrsk a SOkA Chrudim.Nebyly realizovány dodávky čtecího přístroje a hydraulického knihařského lisu, prostředky byly přesunuty na jiné akce. B.Neinvestiční výdaje Proti schválenému rozpočtu R1 byly z rezervy MV v průběhu roku navýšeny prostředky na opravy a údržbu zabezpečovací techniky, z důvodu přechodu na jiné kmitočty u pultů centrální ochrany Policie ČR Podprogram 214039 A. Kapitálové výdaje - V rámci podprogramu byly zahájeny 2 akce : Realizace EA v SOA Zámrsk Realizace EA v SOkA Hradec Králové - obě akce byly zahájeny v prosinci 2005, termín dokončení je 1.pololetí 2006. Na financování akcí budou použity prostředky převedené pro tento účel do RF 2005 B.Neinvestiční výdaje V rámci podprogramu byly zpracovány energetické audity V SOkA Pardubice a Chrudim Nedočerpané prostředky byly využity v rámci SOA Zámrsk na jiné akce.
7. Dotace a návratné finanční výpomoci Nebyly v roce 2005 v SOA Zámrsk využity 8. Čerpání finančních prostředků na projekty spolufinancované EU SOA Zámrsk se v roce 2005 neúčastnil žádného z uvedených projektů 9. Spolupráce se zahraničím SOA Zámrsk nebyl v roce 2005 členem žádné mezinárodní organizace neplatil ani žádné příspěvky obdobné organizaci. 10. Mezinárodní konference a zahraniční služební cesty V roce 2005 byly v SOA Zámrsk uskutečněny 3 zahraniční služebnícesty, výsledkem bylo především dokončení bezúplatného předání archiválií z Francie do SOkA Pardubice o působení čsl. legionářské roty „Nazdar“. Celkové výdaje na tyto služební cesty činily celkem 20.141,- Kč. 11. Rezervní fond Z prostředků rezervního fondu roku 2004 bylo v roce 2005 použito 856.000,- Kč v oblasti běžných výdajů, k 31.12.2005 bylo v SOA Zámrsk převedeno do rezervního fondu celkem 3,707.000,- Kč, z toho na :
Běžné výdaje – 295.000,- Kč k 31.12.2005 nebyly vyfakturovány některé dodávky a služby, prostředky převedené do RF budou použity v roce 2006 na dokrytí případných potřeb SOA Zámrsk nad schválený rozpočet Ostatní práce podle dohod – 136.000,- Kč do RF byly převedeny prostředky z nečerpaného odstupného/viz komentář k tabulce č.5/ prostředky budou využity v r.2006 na dohody o provedení práce Povinné pojistné – 48.000,- Kč Kapitálové výdaje – 2,793.000,- Kč do RF byly převedeny prostředky z nedokončených investičních akcí, budou použity na dofinancování těchto akcí /viz komentář k jednotlivým akcím / v rámci mimorozpočtových zdrojů. Neinvestiční výdaje – 435.000,-Kč část prostředků bude obdobně jako u kapitálových výdajů použita na dofinancování nedokončených akcí z roku 2005, zbývající prostředky pak budou použity k dokrytí případných potřeb nad rámec schváleného rozpočtu 2006. 12. Hospodářská činnost Státní oblastní archiv v Zámrsku nevykonával v roce 2005 žádnou hospodářskou činnost ve smyslu § 45, odst.3 zákona č.218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech. H) Údaje o hlavních skupinách příjemců služeb SOA Zámrsk Hlavními příjemci služeb jsou státní správa, samospráva, školy, muzea, památkové ústavy a justice. dalšími jsou soukromí badatelé, a to jak z tuzemska, tak i ze zahraničí. I) Odkaz na informaci o SOA Zámrsk na vlastních internetových stránkách : Výše uvedené informace o činnosti SOA Zámrsk lze nalézt i na webových stránkách : http:// www. vychodoceskearchivy.cz
V Pardubicích 19.6.2006 Vypracoval : Ing. Radim Voltr
Petr Zimmermann, prom.hist. ředitel SOA Zámrsk
