ROHA handleiding OZIS ketenzorgkoppeling
Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................................................... 3 1.
Wat is OZIS en hoe werkt het? .............................................................................................. 3
1.1
Hoe werkt het bevragen van KIS naar HIS nu precies? ........................................... 3
1.2
Wat kan er worden uitgewisseld?................................................................................... 4
2. 2.1
Het OZIS profiel ......................................................................................................................... 4 Hoe zie ik dat een patiënt geen OZIS profiel heeft? .................................................. 4
3. Wat moet ik doen als mijn patiënt geen actief OZIS profiel heeftt? ........................... 5 3.1
Algemeen ................................................................................................................................. 5
3.2
Extra instellingen per HIS .................................................................................................. 5
3.3 Welke ICPC coderingen moeten goed staan in het HIS om communicatie goed te laten verlopen? .................................................................................................................. 6 3.4
Waar heeft een ontbrekend OZIS profiel invloed op? ............................................. 7
30 november 2015
Eveline Brand
2
Inleiding Hierbij ontvang je de handleiding OZIS ketenzorgkoppeling. De communicatie tussen HIS en KIS vindt onder andere plaats door middel van OZIS. Wat OZIS inhoudt en hoe de communicatie optimaal te krijgen is staat beschreven in deze handleiding. Deze handleiding is bestemd voor zorgverleners in de huisartsenpraktijken die werken met een HIS en een KIS. In de huisartsenpraktijken registreer je in je Huisartseninformatiesysteem (HIS). Daarnaast worden parameters van chronische zorg geregistreerd in het Keteninformatiesysteem (KIS). Om dubbele registratie te voorkomen is een koppeling gemaakt tussen het HIS en het KIS, onder andere via het OZIS ketenbericht. Het KIS heeft de functie van een multidisciplinair dossier. Ook de bij de zorg betrokken keten-partners hebben conform een autorisatiematrix toegang tot het dossier. Reden te meer om te zorgen voor een optimale uitwisselingen tussen de systemen. Het HIS blijft als brondossier leidend in de huisartsenzorg.
1. Wat is OZIS en hoe werkt het? Technisch gezien is OZIS een netwerkstandaard. Dit is een afspraak tussen softwareleveranciers over hoe gegevens mogen worden uitgewisseld tussen de verschillende systemen. De codering van deze berichten vindt zoveel mogelijk plaats op basis van de NHG labcodes.
1.1
Hoe werkt het bevragen van KIS naar HIS nu precies?
Iedere huisartsenpraktijk beschikt over een uniek elektronisch adres dat is gekoppeld aan zijn HIS of KIS. Dit elektronisch adres bestaat uit een emailadres en een AGB code. Tussen het adres van een HIS en een KIS kunnen verschillende soorten berichten worden uitgewisseld. Deze soorten worden hieronder toegelicht: 1. Verzoek Ketenlijst (VKL) Het KIS vraagt aan het HIS een lijst van patiënten die een specifieke aandoening hebben (bijv. DM of ASTMA/COPD) 2. Antwoordketenlijst (AKL) Het HIS stuurt als antwoord de lijst met patiënten (incl. NAW gegevens) die voldoen aan de gevraagde chronische aandoening. Op basis van deze lijst kan de populatie in het KIS worden gezet. 3. Verzoek Ketendossier (VKD) Van deze lijst vraagt het KIS per patiënt informatie aan bij het HIS. Dit is uitsluitend informatie over de specifieke chronische aandoening. Deze set van gegevens is vastgelegd in de OZIS standaard. Het gaat om patiënten die in programmatische zorg zitten. Er wordt alleen informatie over de “eigen” module gevraagd. 4. Antwoord Ketendossier (AKD) Het HIS stuurt als antwoord de gevraagde informatie over de chronische aandoening van de patiënt. Hiermee komt behandelinformatie over deze patiënt van HIS ook in het KIS. Bij opvragen van een patiënt in het KIS gebeurt dit automatisch. 5. Melding Ketencontact (MKC) Een verslag van de verrichtingen in het KIS patiëntendossier wordt verzonden naar het HIS. Er zijn geen specifieke specificaties of vereisten voor dit bericht. (Dit in tegenstelling tot het aanleveren van een patiëntendossier van HIS naar KIS dat wel aan voorwaarden verbonden is.
30 november 2015
Eveline Brand
3
Zie hieronder een schematische weergave van gegevens uitwisseling tussen het KIS en het HIS. Uitwisseling van de gegevens vindt s’ nachts plaats.
1.2
Wat kan er worden uitgewisseld?
In de OZIS ketenberichten wordt per chronische aandoening een vaste set van gegevens uitgewisseld. Het is dus niet mogelijk om andere gegevens of extra informatie uit te wisselen. In grote lijnen gaat het om de volgende gegevens:
NAW gegevens (alleen van HIS naar KIS) Meetwaarden Medicatiegegevens (alleen van HIS naar KIS) Labwaarden (alleen van HIS naar KIS) Complicaties en risico’s Fundus en Spirometrie registraties Journaalregels (deze moeten voldoen aan ICPC codes relevant voor de module)
Op dit moment zijn er OZIS ketenberichten voor Diabetes, ASTMA / COPD en CVRM. Het OZIS ketenbericht voor ouderenzorg is in ontwikkeling.
2. Het OZIS profiel Ook al heeft je praktijk een OZIS ketenzorgkoppeling toch moet er nog wel een actieve koppeling plaats vinden op patiëntniveau. Als je patiënt juist staat ingesteld dan krijgt deze bij het openen van de patiëntenkaart een actief OZIS profiel, omdat er een bevraging plaatsvindt aan de OZIS ketenzorgkoppeling. Wanneer je praktijk dus start met een OZIS ketenzorgkoppeling zijn er nog geen actieve patiënten profielen. 2.1 Hoe zie ik dat een patiënt geen OZIS profiel heeft? Dat kun je op twee manieren zien, namelijk in de patiëntkaart of in een werklijst, beiden hieronder beschreven.
30 november 2015
Eveline Brand
4
a. Wanneer je de patiëntenkaart opent zie je meteen of de patiënt een actief OZIS profiel heeft. Hieronder staat een voorbeeld van een patiënt die (nog) geen OZIS-profiel heeft.
b. Sinds kort wordt in het patiënten overzicht in Caresharing weergeven of een patiënt beschikt over een OZIS-profiel. Omdat veel praktijken graag een overzicht willen zien van de patiënten die géén OZIS-profiel hebben, heeft Caresharing het mogelijk gemaakt deze patiënten apart te selecteren. In het filter kun je klikken op OZIS “ja” of “nee”, waardoor een selectie wordt aangebracht tussen patiënten met en patiënten zonder OZIS-profiel.
3. Wat moet ik doen als mijn patiënt geen actief OZIS profiel heeftt? Als er geen OZIS-profiel tot stand komt, kan dit met de volgende zaken te maken hebben: 3.1
3.2
Algemeen Het BSN van de patiënt is niet geverifieerd in je HIS. Het BSN van de patiënt in je HIS komt niet overeen met het BSN in het KIS. De patiënt heeft niet de juiste ICPC in het HIS en kan daarom niet als diabetes-, CVRM- of ASTMA / COPD-patiënt worden herkend. De patiënt komt niet voor in je HIS. Dit kan te maken hebben met een overlijden of een verhuizing. De patiënt komt twee keer voor in je HIS. Dit kan te maken hebben met het feit dat je bij het toevoegen van een extra module de patiënt opnieuw heeft ingevoerd in plaats van gekoppeld.
Extra instellingen per HIS MicroHIS: Hier hoeven geen extra handelingen te worden uitgevoerd.
30 november 2015
Eveline Brand
5
Medicom: BSN moet geverifieerd zijn. Let op: Medicom staat geen VKL toe. Promedico: Ketenzorg’ moet op ‘Ja’ staan: o Klik op ‘@' o Klik op ‘patiënt’ o Klik op ‘patiëntgegevens' o Klik op ‘Toegang' o zet ‘Ketenzorg’ op ‘Ja' Promedico VDF: Voor patiënten die zijn ingesteld op ‘waarneming’ kan geen informatie worden uitgewisseld. Deze instelling moet daarvoor eerst veranderd worden. OmniHIS Scipio: OmniHIS adviseert regelmatig naar ‘Beheer’ te gaan en de stappen onder ‘protocollair’ door te lopen. Hiermee worden de meeste instellingen voor de OZIS--‐koppeling goed gezet. OZIS-‐beheer’ moet staan aangevinkt. Doorloopt daarvoor de volgende stappen: o Archief o Algemene instellingen o Tabblad 8 o Vink OZIS beheer aan Patiënt moet hiervan op de hoogte zijn o Beheer o Tabblad patiënten o Zet status op patiënt op “vergewist” In de patiënt administratie mag: o De patiënt mag niet afgeschermd zijn voor OZIS Er moet een komstdatum genoteerd zijn TetraHIS: Patiënt moet in een juiste DBC gezet worden zie: http://documentatie.tetra.nl/bricks_huisarts/_hoofdstuk/patienten/categorieen.html?highli ght=categorie
3.3
Welke ICPC coderingen moeten goed staan in het HIS om communicatie goed te laten verlopen? Het KIS bevraagt het HIS op basis van de ICPC. Deze ICPC moet goed staan ingesteld in je HIS. DM2
T90.00,T90.02
ASTMA R96.00,R96.01,R96.02,R95.00 / COPD VRM
K74.00,K74.01,K74.02,K75.00,K76.00,K76.01,K76.02,K86.00,K87.00,K89.00,K90.00,K90.03,K92.01, K99.01,T93.00,T93.01,T93.02,T93.03,K49.00
Indien OZIS niet werkt dan wordt een registratie van KIS naar HIS teruggekoppeld middels een Edifact bericht, je vindt deze dan de volgende dag in de postbus van je HIS. Er gaan geen gegevens verloren.
30 november 2015
Eveline Brand
6
3.4
Waar heeft een ontbrekend OZIS profiel invloed op?
Het ontbreken van het OZIS profiel heeft invloed op de volgende processen: Uitkomsten op patiënt-, praktijk- en groepsniveau Rapportages voor bijvoorbeeld de Praktijkaccreditatie Declaratieprocedure (bijvoorbeeld geen BSN) Leidt tot onvolledige dossiervorming in HIS Leidt tot onvolledig multidisciplinair dossier Mocht je na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben dan kun je altijd contact opnemen met Eveline Brand. Mail:
[email protected] of tel: 06 412 70 601
30 november 2015
Eveline Brand
7
