Risk Based Monitoring:

Risk Based Monitoring: Sharing best practices

Tine Horsten, MSc Manager Quality Control Unit / Risk Counselor Clinical Trial Center Maastricht (CTCM)

Dianne Neppelenbroek, MSc Sr CRA AstraZeneca, Zoetermeer

Risk Based Monitoring

Wat is het?

Weerstand en overtuiging

Remote visits

Waarom?


On site visits

Ontwikkeling

Risicoclassificatie

On line tool

Risk Based Monitoring: wat is het?

Monitoren naar risico • Monitoren is afgestemd op de mate van risico die een klinische studie heeft • De focus en activiteiten zijn erg gericht op gebieden die de grootste impact hebben op: – de veiligheid van patiënten – kwaliteit van data

• Monitoren van kwaliteitsfactoren en risico-indicatoren, van tevoren vastgesteld in monitoring plan • Studie met laag risico hoeft niet aan dezelfde eisen te voldoen als hoger risico onderzoek

Risk Based Monitoring: waarom?

• Vereiste volgens de internationale richtlijn Good Clinical Practice (GCP) en de Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek (WMO). • (Inter)nationaal onderzoek beschrijft het belang van een op risico gebaseerde monitoring.

• FDA richtlijn (US Department of Health and Human Services. Food and Drug

Administration. Draft Guidance for Industry: Oversight of Clinical Investigations – A risk-based approach to monitoring. 2011:8)

• Rapport van de Nederlandse Federatie van Universiteiten (NFU), 2012. (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). Kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek 2.0. 2012:10. )

Risk Based Monitoring: ontwikkeling

• Literatuuronderzoek • Input van medisch specialisten • Input experts op gebied van medisch wetenschappelijk onderzoek MUMC+ • Aanvulling met andere factoren • Ontwikkeling van een algoritme


Aspecten waarmee rekening te houden: • verschillende soorten risico’s • het aantal risico’s • eventuele beïnvloedende factoren

Monitoring strategie  Monitoring-op-maat


Risk Based Monitoring: huidige status

• Online tool sinds begin 2014 in gebruik • Standaard gebruik in MUMC+ • Arts (= medisch verantwoordelijk) vult online vragenlijst is • Risicoclassificatie gesprek met Risk Counselor

Risk Based Monitoring: risico inschatting

Patiëntveiligheid Maatschappelijk risico

Klasse medisch hulpmiddel

Overige risico’s Onderzoeks populatie

Risico inschatting Onbekendheid interventie

Ernst aandoening Toxiciteit Mogelijke bijwerking en

Geneesmiddelen onderzoek

Risk Based Monitoring: online tool




Risk Based Monitoring: uitkomst

• 25% in/exclusie • 25% ICF • 10% SDV

• 50% in/exclusie • 50% ICF • 25% SDV

Laag

Middel 25-50% Hoog

10-25%

• 100% in/exclusie • 100% ICF • 100% SDV 100%

Risk Based Monitoring: risicoclassificatie gesprek

• Opstelling monitoring plan • Aanvullende vragen voor toepassing monitoring (oa): – – – – –

Tijdelijk geen informed consent kunnen geven Kans op drop-outs Onbedoelde deblindering ‘soft’ primaire eindpunten etc

Risk Based Monitoring: De (/mijn) praktijk

Monitoring “vroeger”

4 tot 8 wekelijkse on site monitoring van alle data (100% SDV) = Gouden standaard

17


Monitoren: • Central level Bv statische datachecks, centralized data monitoring

• Remote level Remote monitoring visits

• On site level SDV, site staff training, source documentation, drug accountability, gevoel van kwaliteit en betrokkenheid

Monitoring visits: Definitions

On-site Monitoring Visit

Structured visit to site

Remote Monitoring Visit Structured Telephone Contact with Site

On-site review- SDV

On-site

Remote

Short telephone contacts are not remote monitoring visits!

Risk Based Monitoring: Wat is anders

On site visits

Remote Monitoring Visits

SDV Level

fewer and meer focussed

Aanvulling op on-site visits

Op maat per study

On site visits: A move away from fixed-visit frequency Risk Based Monitoring: online tool

Elapsed time

Event Driven

Investigational Sites are visited by monitor when there is a full scope of work that cannot be done remotely e.g. SDV

On Site Monitoring visits: based on volume and/or quality issues

Volume

Quality

• 800 data points for standard on-site visit

• • • • • • •

Number of patients enrolled in short period of time Risk of possible systemic and recurrent errors Number of enrolment failures Changes to study site staff and facilities Lack of cooperation from site staff Delayed entries into eCRF Threat of non-delivery of cleaned data, etc. etc.

Start to solve quality issues remotely

Fewer and focused on-site visits

Minder SDV & focused visites

Minder on site visites

Remote Monitoring Visits

Source Data Verification on every subject for:

Existence of subject

Participation in study

Informed Consent

Eligibility

Other predefined variables

Initial Remote Monitoring Visit

After enrolment of first subject Purpose: • Verify first enrolled subject meets eligibility criteria • Ask how data is recorded in source documents • Ensure timely entry of data into the eCRF • Provide guidance and support to study site staff

Note: • Avoid receiving any personal data • This is not a substitute for on-site SDV

Additional Remote Monitoring Visit

Purpose: Keeping oversight without on-site visit

Early detection of quality issues More focused and effective on-site monitoring visits

Activiteiten tijdens Remote Monitoring Visits Activities tijdens Remote Monitoring

Visits

Ask if documented in source data

Recruitment status Timely completion of eCRF and query resolution

Protocol adherence

Screening, retention

Support & guide site

SAE issues

Informed consent process

Changes in site personnel

Remote Monitoring Visits: Hoe

Prepare

Conduct

Document

• Explain Remote Monitoring Visit and expectations during Initiation Visit • Review data in eCRF, query status, patient status, IWRS, openstaande acties/issues/ essential docs • Prepare site specific questions =>> maak checklist met gespreksonderwerpen • Send in advance: Remote Visit Agenda + welke voorbereidingen te treffen door site

• Check site is prepared for Remote Monitoring Visit • Ask open questions; checklist: hoe, wat, wie • Answers to patient specific questions by referring to source data (not eCRF)

• Report discussed items, issues and actions (RMV report format?) • Follow-up letter to Investigator and site team (may be sent by e-mail)

Remote Monitoring Visits: Weerstand vanuit sites

• CRA komt nog steeds op site ! • CRA doet nog steeds aan SDV (maar minder data checks), ISF, source, training • Relatie bouw tijdens pre study, initiatie, on site en remote visits • Regelmatig contact met site

• Tijd voor kwaliteit, geen ruis op de lijn 29

Remote Monitoring Visits: Overtuigingen • Efficiëntie: – on site: focus op werkzaamheden die alleen op site kunnen – remote: general oversight van studie: Processen, kwaliteit • Vroege detectie van kwaliteits issues

• Neem de tijd die je met de site geblocked hebt, die krijg je ook ! • Processen en procedures krijgen zo de vereiste aandacht • Stel open vragen: Hoe, wat, wie • Niet afgeleid door SDV “dingetjes” • Openstaande acties veel sneller opgelost

30


Wat is het?

Weerstand en overtuiging

Remote visits

Waarom?


Ontwikkeling

Vragen On site visits

Risicoclassificatie

On line tool

Aanvullingen Ervaringen

Vragen?

Contactgegevens:

Tine Horsten, MSc Manager Quality Control / Risk Counselor T: +31 (0)43 – 387 44 36 E: [email protected] Dianne Neppelenbroek, MSc Sr CRA T: +31 (0)6 53301475 E: [email protected]

Risk Based Monitoring:

Recommend Documents