Risico inventarisatie Immanuel basisschool te Oudewater inventarisatie van knelpunten en plan van aanpak
concept
Immanuel is onderdeel van de vierwindstreken Gouda
Bedrijfsarts, consulent, Nel Sluijk, Achmea Vitale, arboadviseur Key Poll november 2011
Risico inventarisatie Immanuel basisschool
Inleiding De Immanuelschool is onderdeel van de stichting Vier Windstreken. De school heeft een nieuw gebouw betrokken. Een deel van de gevonden knelpunten gelden voor het hele gebouw en worden door de vertegenwoordiger van vierwindstreken voortvarend opgepakt voor hele Cultuurhuis. Binnen de vierwindstreken is een aantal aandachtpunten op gebied van de Arbeidsomstandigheden en verzuim op centraal niveau vastgelegd. Dit is vastgelegd in ARBO en Veiligheidsbeleid Stichting P.C.B.O. de Vier Windstreken. In beginsel dient dit document als basis voor het Arbobeleid van iedere school. In verschillende bijlagen worden de school specifieke zaken vastgelegd, zoals gebouw gebonden aspecten en de invulling van de beleidsafspraken. In deze rapportage wordt vastgesteld welke knelpunten en mogelijke oplossingen er zijn voor optimale arbeidsomstandigheden voor het personeel van de Immanuelschool.
Aanpak Voor de inventarisatie is de ASV standaardlijst gebruikt. De lijst is speciaal voor de basisschool ontwikkeld. De inventarisatie is begonnen met een kennismaking en het doornemen van bestaande documenten met directeur en preventiemedewerker. Daarnaast is een rondgang door de school gemaakt en zijn korte gesprekken met medewerkers gevoerd. Hierbij kwamen alle voorkomende werkzaamheden/situaties aan de orde. Bij het daarop volgende bezoek worden de knelpunten doorgenomen en is een concept plan van aanpak opgesteld.
Bevindingen en (plan van aanpak) De school maakt een opgeruimde en rustige indruk. Door de verhuizing en nieuwbouw moeten nog veel zaken worden geordend en een plaats krijgen. Dit moet de nodige aandacht krijgen de komende maanden. Beleidsmatig is er veel in de hoofden, maar nog weinig op schrift en niet consequent gecommuniceerd, of vastgelegd in werknemersgids of iets dergelijks. Voor nieuwkomers en stagiaires zou dat zeer nuttig zijn en voor de bestaande werknemers overzichtelijk. Arbobeleid Het centrale document van de vierwindstreken vormt nog niet echt de basis voor beleid op het Immanuel. Wel is actieve preventiemedewerker benoemd. Zij zou het centrale document als houvast moeten gebruiken. Daarnaast in de toekomst een cursus preventiemedewerker volgen.
Aandachtspunt 1
Scholing preventiemedewerker Datum: 22 maart 2012. Cursus behaald Persoon: Jony Hanemaaijer
Scholing of contacten met andere preventiemedewerkers kan meer inhoud geven aan de rol en ideeënuitwisseling tussen de scholen. Aandachtspunt 1
Afspraken andere gebruikers Datum: indien nodig overleg met andere preventiemedewerkers. Persoon: Jony Hanemaaijer
Het gebouw wordt door groot aantal derde partijen gebruikt. Er is een overleg. Daar komen ook de veiligheid aan de orde. Afspraken rond BHV en onderlinge afstemmingen worden komende tijd vastgelegd. Bedrijfshulpverlening Voorzieningen voor het blussen en vluchten zijn volgens brandweer in orde. Aandachtspunt 2
vluchtgang kent obstakels Datum: regelmatig op de vergaderingen onder de aandacht gebracht en is als agendapunt opgenomen. Op 6 december is er een ontruimingsoefening geweest. Persoon: BHV-ers en personeel. Henry Melis heeft de witte vluchtroute gemaakt. Mark Heeft de kaart opgevraagd bij de gemeente. Daniëlle zal proberen om de goede dingen uit het vorige vluchtplan te halen en er een geheel van te maken. (gele kaart)
Evaluatie ontruiming: - Als je geen klas hebt, wil je dan gelijk naar de kleuters lopen om daar te helpen? Denk hierbij vooral als er gym is. - Groep 1/2 leren dat als ze buiten gaan spelen om met een maatje in de rij te gaan staan. - De hesjes met BHV erop in je klas hebben liggen en niet meer in de personeelskamer neerleggen. - Geluid van het alarm was vrij zacht en niet in elke klas was hij erg goed te horen. - Toch handig als je op de parkeerplaats weet waar je met je klas ongeveer moet staan. BHV zal hiernaar gaan kijken. - Het was druk op de trap en sommige groepen moesten bovenaan de trap wachten. Mark gaat kijken of hij de vluchtroute van de gemeente digitaal heeft. Daniëlle zal proberen om de goede dingen uit het vorige vluchtplan te halen en er een geheel van te maken. (gele kaart) Ondanks dat brandweer vluchtweg heeft goed gekeurd moet wel worden bedacht dat de obstakels in de gang in het donker en bij rook een belemmering kunnen zijn. In het ontruimingsplan opnemen dat vooral andere routes worden genomen. Bij rook of brand in centrale hal loopt de vluchtweg van bovenste verdieping via de bibliotheek weer via deze hal. Met deskundigen dit nog een keer doornemen en vluchtplan mogelijk aanpassen.
Zeker bij grote groepen s’avonds en gebruik van de verdieping is dit een voorwaarde voor veilig gebruik. Ontruimingsplan en alarmeringsplan niet op papier en niet in gebouw aangebracht Aandachtspunt 3
ontruimingsplan uitbreiden met melding en zichtbaar maken. Datum: Begin schooljaar 2011-2012 is het ontruimingsplan in alle klassen opgehangen en in elke klas op dezelfde plek, zodat ook de invallers en stagiaires weten waar het plan hangt. Persoon: BHV-team. De vluchtroute hangt in alle klassen.
Binnen korte tijd wordt ontruimingsplan gerealiseerd en opgehangen. Naast ontruiming bij brand ook andere calamiteiten meenemen. Op dit moment te veel gericht op brand en totale ontruiming. Ook meenemen agressie van buiten, ongeval in de klas en ongeval onderweg naar gymzaal en ongeval in gymzaal. De melding zoals nu is afgesproken is niet altijd effectief en geeft kans op verwarring. Bij het vluchtplan in iedere ruimte aangeven wat iemand moet doen in geval van brand en/of ongeval. Welke rol speelt de BHV’r bij de melding, wie verzorgt centraal alarmsignaal. Bij volgende oefening ook de melding oefenen. Aandachtspunt 4
EHBO middelen in de buurt van risicoplekken. Datum: begin schooljaar 2011-2012 EHBO middelen in personeelskamer, beneden bij het aanwezigheidsbord en in de gymzaal. Dit is dus gebeurd. Persoon: BHV team (Danielle den Oudsten)
In de buurt van de keuken, gymlokaal zorgen voor EHBO middelen. Notulen bhv vergadering 17-6-2013 over de aandachtspunten 2 t/m 5 Aanwezig: Jony, Marleen Dijs, Marleen van Beuzekom, Danielle, Mineke en Irmgard Punten die besproken zijn: 1. Voor de ontruimingsroutes in de avond dienen we voor advies een externe in te schakelen en met alle gebruikers van het pand te overleggen. 2. In de nieuwsbrief en aan alle gebruikers in het pand melden dat de gangen leeg moeten zijn, vooral in de avond zijn bv de luizenzakken gevaarlijke obstakels bij ontruimingen. Gedaan. 3. Op het in-uit bord beneden in de hal bij de namen aangeven met rood wie de bhv-ers zijn en met de nrs. 1-5 (1-5 alleen van belang bij brand ontruimingen). 4. De hesjes voor de bhv-ers dienen in de klas te liggen van de betreffende bhv-ers. Gedaan. 5. De lijst bij ontruimingsoefening is: 1. Mark 2. Marleen 3.Danielle 4.Annemarie 5.Irmgard 6. Naast het bord van de namen dient ook een geplastificeerd A4-tje te komen met daarop; Wat te doen bij vallen? Ongeval? Agressie? ontruimen? En bij wie te melden? 7. Voor de bezoeken aan de gymzaal is het belangrijk een EHBO doos mee te nemen voor eventueel onderweg, maar vooral ook voor in de gymzaal, de aanwezige doos is meestal leeg en je bent als gymleerkracht zelf verantwoordelijk voor het hebben van EHBO
spullen. Twee dozen dienen hiervoor aan geschaft te worden. Er is een vernieuwd registratie formulier voor kinderen die ook bruikbaar is voor personeelsleden. Dit registratieformulier dient in gevuld te worden bij een ongeval en ingeleverd te worden bij Annemarie. Gedaan. 8. Op de P schijf staat het ontruimingsplan, weten alle leerkrachten hiervan af? Ja, dit is besproken voordat we een ontruimingsoefening hadden. 9. Vraag: wordt aan overblijfouders de mogelijkheid geboden een bhv cursus te volgen? De coördinator van de overblijf? Antwoord: Nee, want de verantwoordelijkheid valt onder school en er is niemand van de overblijfmoeders elke dag aanwezig Aandachtspunt 5
registratie van ongevallen vastleggen. Datum: 1 juni 2013. Het formulier is aangepast. Persoon: Annemarie Six (administratief medewerkster)
Voordat er wordt geregistreerd is het belangrijk een definitie te hanteren voor een ongeval/ongeluk. Voor de duidelijkheid is het nuttig voor personeel en kinderen een gezamenlijk register te maken. Het ongeval formulier moet naast de persoon, gebeurtenis en vervolgacties ook vermelden welke maatregelen zijn genomen en of volgens de afspraken werd gewerkt. Bij de definitie kan bijvoorbeeld worden gehanteerd of het personeelslid of kind plotseling werd onderbroken waarmee het bezig was en niet door kon gaan. Verzuimbeleid Verzuimbeleid is nog onvoldoende vastgelegd en bekend bij de medewerkers. Bij het bestuderen van de verzuimcijfers voor Immanuel vooral richten op de frequentie. Hier kan op gestuurd worden. In het centraal document staat nog geen werknemersprotocol. Dat betekent dat de school zelf een verzuimbeleid/protocol moet opstellen. Aandachtspunt 6
verzuimreglement opstellen en communiceren Datum: Formulier is in het schooljaar 2012-2013 aangepast en in de vergadering besproken. Dat document is opgeslagen onder het kopje beleid. persoon: Mark Woudstra
Verzuimreglement opstellen zolang dat niet centraal is geregeld. Aan wie moet worden gemeld moet duidelijk zijn. Er moet worden afgesproken welke acties worden ondernomen wanneer iemand zich voor derde keer binnen een periode van een jaar ziek meldt. Dit kan belangrijk signaal zijn voor het voorkomen van langdurige uitval. In het reglement ook aangeven welke rol de bedrijfsarts speelt en dat de mogelijkheid bestaat voor een (preventieve) afspraak bij zorgen over de gezondheid in relatie tot het werk. Aandachtspunt 7
verzuimcijfers interpreteren Datum: Bij 3 keer ziekmelding of al eerder, bespreekt de directeur dit met die persoon. Persoon: Mark Woudstra( directeur)
Een vergelijking tussen scholen maken en dit bespreken in directieoverleg kan stimulerend werken en tot ideeën uitwisseling komen. Werkdruk Werkdruk is een belastende factor. Op dit moment worden de taken actief verdeeld. Vanuit management belangrijk in de fase dat bepaalde taak wordt uitgevoerd nagaan of dit niet leidt tot te veel werkdruk. aandachtspunt 8
evaluatie werkdruk datum: regelmatig tijdens de bouwvergadering en personeelsvergadering persoon: directeur of intern begeleiders en het personeel. Gesprek met preventiemedewerker. Vragenlijst of Quick scan???
In begeleiding leerkrachten extra aandacht aan het thema werkdruk bij momenten waarop extra taken worden uitgevoerd. Samen met andere scholen mee te doen aan onderzoek met korte standaardlijst, zoals die al wordt gebruikt binnen de vierwindstreken. De hieruit voortkomende aandachtspunten vormen mogelijkheden tot verbetering van de werkdruk. Vertrouwenspersoon/ongewenste gebeurtenissen Het begrip vertrouwenspersoon kan wat duidelijker worden gesplitst in de klachtenregeling zoals voor het onderwijs geldt en een regeling voor het personeel. Voor het personeel vormt de vertrouwenspersoon een onderdeel van het beleid op gebied van ongewenste gebeurtenissen. Op dit moment is er al een protocol hoe om te gaan met de verschillende socialmedia. Dit kan verder worden uitgebreid en hieraan ook een regeling koppelen hoe om te gaan met overschrijding van de afspraken. Aandachtspunt 9
vastlegging beleid ongewenste gebeurtenissen. Datum Werkgroep start schooljaar 2013-2014. Eerste bijeenkomst 12-11-2013. Agendapunt bij bouwvergaderingen over socialmedia Persoon: IB-ers, werkgroep gedragsprotocol.
Het gaat hierbij om alle soorten ongewenste situaties voor het personeel (foute bejegening, niet nagekomen afspraken, onderling pesten, agressie, ongewenste sexualiteit, en discriminatie) met alle groepen (ouders, collega's, leiding en kinderen). De school moet, wellicht in overleg met centraal kantoor, helder vastleggen wat wel en niet acceptabel is. In welke mate klachten hierbij horen moet de school beslissen. Personeel wordt dan geacht die gebeurtenissen te melden aan de leiding en wellicht ook aan de vertrouwenspersoon. Er moet dan duidelijk zijn vastgelegd wat de vervolgstappen zijn. In de praktijk blijken er meer dingen te spelen dan de leiding zich bewust is en is de impact groter dan iedereen denkt.
Aandachtspunt 10
vertrouwenspersoon bekendmaken. Datum: schooljaar 2012/2013 Persoon: Externe vertrouwenspersoon binnen D4W. Yvonne Huisman neemt het nu op zich of je kunt bellen naar de Arbo-arts mevrouw Sluijk. Vertrouwenspersoon ouders en kinderen: Margret Boere. Contactpersoon/preventiemedewerker Jony Hanemaaijer.
Kenbaar maken aan personeel hoe het beleid er uitziet en wie de vertrouwenspersoon is. Dit is niet de zelfde als de vertrouwenspersoon voor zaken die mogelijk met kinderen spelen Door alle ongewenste gebeurtenissen te registreren en ook aan vertrouwenspersoon kenbaar te maken kan zich gaande weg het beleid verder ontwikkelen en houdt de vertrouwenspersoon beeld van de ontwikkelingen. Veiligheid in school Er wordt niet gewerkt met gevaarlijke machines of gereedschappen. Er zijn geen onveilige situatie aan te wijzen, behalve eerder genoemde rond melding en vluchtwegen. Speeltoestellen worden regelmatig gekeurd. Ergonomie In de klassen zijn voldoende hulpmiddelen. Op sommige werkplekken wordt meer dan twee uur beeldschermwerk gedaan. In de klassen en bij ondersteunend personeel wordt steeds meer beeldschermwerk gedaan. Het is goed te zorgen voor een RSI voorlichting voor alle betrokken werknemers. Aandachtspunt 17
Rsi voorlichting voor beeldschermwerk Datum: contact opnemen. Persoon: Willem of een artikel zoeken dat over Rsi gaat. Dat zal de preventiemedewerker aan Danielle den Oudsten vragen.
Aan de hand van voorlichtingsmateriaal of een bijeenkomst over het werken met beeldschermen personeel attenderen op de risico´s. Aan de hand van voorbeelden zorgen voor goede opstelling, geen schermen tegen het licht in plaatsen, en goede instelling bureaustoel en werkblad. Voor de ouderen ook aandacht besteden voor leesbril-computerbril gebruik Aandachtspunt 18
modelwerkplek in klas voor onderwijs met smartbord. Datum: Zie punt 19 Persoon
In alle klassen ontstaat een soort beeldschermwerkplek. In alle gevallen zitten onderwijzers gedraaid voor scherm, tegen het licht en niet altijd op de goede hoogte en reikafstand. Door bestaande meubilair in de klas opnieuw in te richten kan een situatie ontstaan die minder belastend is. Als dit bevalt kunnen alle klassen worden aangepast, zeker wanneer en klachten zijn.
Aandachtspunt 19
goede beeldschermwerkplek in richten. Datum: Op de vergadering van 7-11-2013 besproken. In de maand november/december. Persoon: Minke Huisman gaat haar werkplek anders inrichten en zal haar bevindingen vertellen.
De schooltafels zijn veelal te hoog voor intensief beeldschermgebruik. Het is belangrijk voor leerkrachten die dat willen of die klachten aan nek, schouder, .rug hebben de mogelijkheid te bieden een goed instelbare werkplek te gebruiken. De leerlingplekken op de overloop kunnen voor sommigen wel de goede hoogte hebben. Beter is ergens een goede werkplek beschikbaar te hebben. Aandachtspunt 20
beperk laptop gebruik.. Datum: schooljaar 2012-2013. In juni komen er 4 desktops die vervangen de laptop. In het schooljaar 2013-2014 worden de andere laptops vervangen door desktops. Persoon: ICT-er
Wanneer meer dan een uur met laptop wordt gewerkt zorgen voor apart toetsenbord en muis en verhoging van het scherm. Klimaat De school heeft veel ramen die open kunnen en een ventilatiesysteem. Het nieuwe systeem is nog niet goed ingeregeld en lijkt problemen te geven. Aandachtspunt 1
CO2 meters controleren Datum: Begin nieuw schooljaar 2012/2013 zijn ze nog van het bedrijf geweest om het een en ander aan te passen en te controleren. Persoon: Mark Woudstra
De eerste stap is zeker te weten of te hoge CO2 waarden ook kloppen. Gezien de lage waarde in ongebruikt speellokaal lijkt het wel te kloppen.
Aandachtspunt 1
ventilatie instelling op papier krijgen Datum: De maanden november t/m januari in elke klas een CO2-meter neergezet en de waardes kloppen. Persoon: Mark Woudstra
Het lijkt alsof er niet genoeg verse lucht wordt geventileerd en dit tot hoge CO2 waarden leidt. Daarom vragen hoeveel verse lucht wordt ingevoerd en welke verloop van CO2 waarde mag worden verwacht in een klas met kinderen en de ramen dicht. Dit kan daarna worden gecontroleerd.
Aandachtspunt 21
ventilatie leren bedienen. Datum: De maanden november t/m januari in elke klas een CO2-meter neergezet en de waardes kloppen. Persoon: Mark Woudstra
De klimaatbeheersing wordt automatische geregeld. Iemand moet zich goed laten voorlichten door de leverancier over de verhouding tussen ventileren en verwarmen. Uitzoeken in welke mate de ramen open moeten/mogen. Aandachtspunt 22
zonbescherming op plein Datum: In de vergadering van 28-10-2013 besproken op de ORvergadering. Zij hebben een commissie ervoor samengesteld. De parasols zijn aangeschaft. Nu willen ze nog iets bedenken tegen de kou. Persoon: ouderraad en het team van leerkrachten.
Tijdens de rondgang werden er door de ouders parasollen geschonken aan de school. Dit is goed idee en moet worden benut om de mogelijkheid te bieden voor leerkrachten om uit de zon te kunnen staan wanneer zij dat willen. Voorlichting/preventie Er is nog geen structurele aandacht voor voorlichting over arbozaken. De rol van de preventiemedewerker moet nog ontwikkelen aandachtspunt 23
regelmatig aandacht via preventiemedewerker aan arbozaken in werkoverleg datum: personeelsvergadering. Uitleg taken van preventiemedewerker. Dit heeft plaatsgevonden op de vergadering van 7-11-2013. persoon: Jony Hanemaaijer
De preventiemedewerker kan een keer per kwartaal in werkoverleg aandacht vragen voor bepaald aspect van de arbeidsomstandigheden. Dit kan op basis van de RI&E, de arbocatalogus of nieuwe ontwikkelingen. Dit zou eventueel centraal kunnen worden ondersteund en gestimuleerd. Preventiemedewerker kan af en toe met deze pet op wat kritischer zijn op de afspraken en het gedrag van de collega´s.
