RICHTING GEVEN IS VOORUITKIJKEN STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING IN HET PO
Handleiding rekenmodel
Richting geven is vooruitkijken Strategische personeelsplanning in het PO
Handleiding rekenmodel
Deze handleiding kwam tot stand in opdracht van het Sectorbestuur Onderwijsarbeidsmarkt (SBO) KOCK – strategie | management | organisatie Tilburg, december 2011 Jeroen Koppens Gé Keizers
2
I
n
h
o
u
d
s
o
p
g
a
v
e
Pagina 1
Inleiding
4
2
Uitgangspunten
4
3
Basisgegevens 3.1 Huidig personeelsbestand 3.2 Aantal leerlingen 3.3 Functie-invulling 3.4 Financiële gegevens
5 5 7 8 9
4
Toekomstige onderwijsmix
9
5
Functie-invulling
11
6
Inzetmix
12
7
Confrontatie en analyse
12
3
1
Inleiding Dit document bevat de handleiding voor het rekenmodel SPP (Excelsheet), aansluitend op de methodiek “Richting geven is vooruitkijken”. Het rekenmodel bevat twee kernberekeningen: Berekening van de toekomstige personeelsbehoefte Berekening van het toekomstige personeelsaanbod Op basis van deze twee berekeningen wordt een confrontatie gemaakt tussen de toekomstige personeelsbehoefte en het toekomstige personeelsaanbod. Deze handleiding volgt de opbouw van het rekenmodel. Vooraf wordt eerst ingegaan op een aantal uitgangspunten. Vervolgens zal de excelsheet inhoudelijk worden toegelicht.
2
Uitgangspunten Het rekenmodel bestaat uit zes tabbladen, namelijk: Basisgegevens Toekomstige onderwijsmix Functie-invulling Inzetmix Confrontatie & analyse (1) Confrontatie & analyse (2) Alleen op de eerste vijf tabbladen kunnen gegevens worden ingevuld. In het rekenmodel wordt gewerkt met drie kleuren, namelijk: • Geel; in deze vakken kunnen de gewenste kwantitatieve gegevens worden ingevuld. • Blauw; in deze vakken kan tekst worden ingevuld. • Wit; deze vakken worden ingevuld door middel van berekeningen die in Excel zijn ingevoerd. Hier hoeft niets te worden ingevuld, dit gebeurt automatisch. In gele vakken (waarin u gegevens kunt invullen) kunnen soms al gegevens staan. Dit heeft twee redenen: het betreft een ‘default’ of invoer om foutmeldingen in Excel te voorkomen. Bij de desbetreffende defaults wordt in de komende paragrafen stilgestaan. Let op: als u geen gebruik maakt van een geel of blauw vakje, zet dan het cijfer 1 terug naar 0. Let op dat bij het invullen van de percentages per functiecategorie het totaal op 100% uitkomt. Als de optelling op 100% uitkomt zal het programma een groen vakje aangeven. Een oranje vakje geeft een onderwaardering weer, een rood vakje geeft een overwaardering weer. • • • • • •
4
3
Basisgegevens Voor het maken van de twee kernberekeningen (zie methodiek, pag. 16) is een aantal basisgegevens nodig. Hieronder wordt toegelicht om welke basisgegevens het gaat, waarom deze nodig zijn en waarop moet worden gelet bij het invoeren van deze gegevens.
3.1
Huidig personeelsbestand Het huidige personeelsbestand wordt benut voor het bepalen van het toekomstige personeelsaanbod. Dit toekomstige personeelsaanbod wordt berekend door het huidige personeelsbestand te extrapoleren naar over vijf jaar. Het toekomstige personeelsaanbod geeft weer wat een school over vijf jaar in huis heeft als het de komende jaren niets zou ondernemen (niet werven, geen promotie van medewerkers, etc.). Bij de berekening van het toekomstige personeelsaanbod wordt een aantal variabelen in acht genomen, namelijk: Gemiddelde jaarlijkse uitstroom (%) Gemiddelde deeltijdfactor Ziekteverzuim Hieronder staat op grafische wijze de extrapolatie van het huidige personeelsbestand weergegeven.
Personeelsaanbod Personeelsinzet opop functiecategorieën functiecategorieën (t )
Extrapolatie •Uitstroom •Deeltijdfactor •Ziekteverzuim
Personeelsaanbod Personeelsinzet opop functiecategorieën functiecategorieën (t+5 )
Bij het invullen van het huidige personeelsbestand vraagt het rekenmodel om een uitsplitsing in functiecategorieën en leeftijdscategorieën. In het rekenmodel voert u voor iedere functiecategorie (bijvoorbeeld: LA, LB, directie, etc.) het aantal werknemers (in FTE) in, uitgesplitst naar leeftijdscategorie. Het is mogelijk om in de lege kolommen naar gelang functiecategorieën (onderwijsassistenten, leraren in opleiding, etc.) toe te voegen. Deze gegevens worden ook meegenomen bij het bepalen van het toekomstige personeelsaanbod. Mogelijkerwijs zijn er onderwijsgevende functiecategorieën die op dit moment niet, maar in de toekomst wellicht wel worden ingevuld. Het is verstandig om deze functiecategorieën in het huidige personeelsbestand op te nemen in de excelsheet.
5
Gemiddelde jaarlijkse uitstroom De gemiddelde jaarlijkse uitstroom (%) is een factor die bepalend is voor het personeelsaanbod (t+5). De jaarlijkse uitstroom kan te maken hebben met vergrijzing. Uitstroom kan ook het gevolg zijn van medewerkers die vervangen moeten worden, omdat ze een baan hebben bij een school in een andere regio of omdat ze buiten het onderwijs gaan werken. De gemiddelde jaarlijkse uitstroom kan worden berekend op basis van ervaringsgegevens op de langere termijn (afgelopen 3-5 jaar). Het percentage gemiddelde jaarlijkse kan per leeftijdscategorie op basis van het aantal medewerkers worden berekend. Het uiteindelijke percentage is een optelsom van de jaren, gedeeld door het aantal jaren. Gemiddelde deeltijdfactor De gemiddelde deeltijdfactor laat de mate zien waarin door medewerkers in een bepaalde leeftijdscategorie in deeltijd wordt gewerkt. Dit speelt ook een rol bij het bepalen van het toekomstige personeelsaanbod. Deze factor is per leeftijdscategorie gebaseerd op het huidige personeelsbestand. Per leeftijdscategorie kan de netto werktijdfactor (NWF) vast worden gesteld. Als de NWF niet voorhanden is, kan deze ook worden bepaald door de bruto werktijdfactor (BWF) te berekenen minus loongerelateerde verloven (onder meer BAPO en ouderschapsverlof). Vervolgens kan de gemiddelde deeltijdfactor berekend worden door de NWF van iedere docent op te tellen en te delen door het totaal aantal docenten in die leeftijdscategorie. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage is de laatste factor die wordt meegenomen bij een extrapolatie van het huidige personeelsbestand. Hieronder staat een voorbeeldweergave van de Excelsheet voor het bepalen van het toekomstige personeelsaanbod op basis van het huidige personeelsbestand.
6
Leeftijdscategorie LA
-25 jaar 25-29 jaar 30-34 jaar 35-39 jaar 40-44 jaar 45-49 jaar 50-54 jaar 55-59 jaar 60-64 jaar Totaal
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
LB
Directie ……
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Gemiddelde jaarlijkse uitstroom (%) op basis van ervaringsgegevens 4,0% 3,8% 4,4% 4,0% 3,1% 2,5% 2,5% 3,8% 55,5% x
Gemiddelde deeltijdfactor per leeftijdscategorie op basis van ervaringsgegevens 0,82 0,82 0,82 0,82 0,82 0,82 0,82 0,82 0,82 x
Tips: Het is praktisch om bij het invullen van het huidige personeelsbestand gebruik te maken van de netto werktijdfactor (NWF). • Verdisconteer in het geval van de BWF ouderschapsverlof en BAPO in de deeltijdfactor. Ga bij de jaarlijkse uitstroom/deeltijdfactor zoveel mogelijk uit van robuuste cijfers (meer jaren meenemen in berekening of mogelijk een bestuursbrede analyse gebruiken). Het is mogelijk om OOP (concierges, etc.) in te vullen. Echter, deze komen in het rekenmodel alleen terug bij de extrapolatie naar het toekomstige personeelsaanbod. Bij de bepaling van de toekomstige personeelsbehoefte wordt alleen rekening gehouden met het primaire proces en komen deze functies niet terug. De toekomstige inzet van functies bepaalt welke categorieën precies worden meegenomen in de basisgegevens. Mogelijkerwijs zijn er onderwijsgevende functiecategorieën die op dit moment niet, maar in de toekomst wel worden ingevuld. 3.2
Aantal leerlingen Een van de factoren die bepalend is voor de toekomstige personeelsbehoefte, is het verwacht aantal leerlingen van de school. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat deze gegevens op een school per leerjaar bekend zijn. Dit gegeven dient als input voor het bepalen van het aantal groepen per leerjaar in het tabblad ‘toekomstige onderwijsmix’.
7
Concreet ziet dit er in het rekenmodel als volgt uit: Aantal leerlingen (t) (t+5) Combinatie
leerjaar 1
leerjaar 2
73 90
leerjaar 3 leerjaar …
116 90
83 90
180
101 90
leerjaar 8 67 83
180
Bij het invullen van het aantal leerlingen is ook ruimte gemaakt voor eventuele combinatieklassen. Bij deze vorm zal het aantal leerlingen van de verschillende leerjaren bij elkaar moeten worden opgeteld en deze som worden ingevuld bij het laagste leerjaar van de combinatieklas. Dus als leerjaar 3 en 4 een combinatieklas wordt, dan zal het totaal aantal leerlingen van die leerjaren moeten worden opgeteld en onder combinatie worden ingevuld. Dit betekent daarmee ook een aanpassing in de toekomstige onderwijsmix (hoofdstuk 4). 3.3
Functie-invulling Met de functie-invulling wordt bepaald hoeveel tijd (in %) de diverse onderwijsgevenden aan lestaken besteden, uitgesplitst in onderbouw, middenbouw, bovenbouw. In het primair onderwijs staat de functie-invulling ook bekend als de normjaartaak. De functie-invulling bestaat uit lestaken, lesgebonden taken, deskundigheidsbevordering en/of overige taken: Lestaken is de tijd die wordt besteedt aan de uitvoering. Lesgebonden taken is de tijd die een leerkracht bezig is met bijvoorbeeld voorbereiding. Met deskundigheidsbevordering wordt de ontwikkeling en het leerproces van de werknemers bedoeld. Onder coördinatie en organisatie wordt verstaan: tijd in de normjaartaak voor overleg, coördinatie, onderwijsontwikkeling, algemene en incidentele schooltaken. De huidige functie-invulling heeft vooral tot doel om eventuele verschillen in taakbesteding te duiden met de toekomstige functie-invulling (zie hoofdstuk 5). Bovendien dient deze als eerste exercitie om de functie-invulling in de huidige situatie te kunnen duiden. Aandeel in percentage Lestaken (%) Lesgebonden taken (%) Deskundigheidsbevordering (%) Overige taken (%)
LA
Totaal
8
0% 0% 10% 0%
LB 0% 0% 10% 0%
Directie 0% 0% 10% 0%
10%
10%
10%
Tips: Als er geen verschil is in normjaartaak tussen onder-, midden- en/of bovenbouw, kan men volstaan om deze voor alle drie “de gebouwen” hetzelfde in te vullen. Relevant is dat er gebruik wordt gemaakt van een gemiddelde functie-invulling per functiecategorie. Voorbeeld: een LB-leerkracht met ambulante taken. 3.4
Financiële gegevens Om de financiële effecten van personeelskeuzes in kaart te brengen, kan in het rekenmodel ook de gemiddelde personeelslast (GPL) per functiecategorie en de (toekomstige) gemiddelde inkomsten per leerling worden ingevuld. Zoals uit de methodiek blijkt, is het ook mogelijk om deze gegevens niet in te vullen. Dit betekent wel dat er alleen personele berekeningen worden uitgevoerd (in FTE’s). Een effect dat in strategische personeelsplanning niet meegenomen wordt, is de stijging in personeelslast doordat medewerkers stijgen in functieschalen. Tips: Aanbevolen wordt om gebruik te maken van de schoolspecifieke GPL. Het model gaat uit van een gemiddelde jaarlijkse inflatie; deze kan gewijzigd worden in het rekenmodel. Deze staat als default al vastgesteld op 2%. Het is het meest realistisch om bij de inkomsten per leerling uit te gaan van die middelen die gebruikt worden om de personele formatie te financieren (lumpsum en wellicht deel van de additionele middelen). Bij de toekomstige gemiddelde inkomsten per leerling is het mogelijk om een inschatting te maken van de stijging of daling van inkomsten op basis van ontwikkelingen in het politieke landschap (bezuinigen of investeren).
4
Toekomstige onderwijsmix De toekomstige onderwijsmix is als het ware een kwantitatieve vertaling van de onderwijsvisie van de school. Op welke wijze wordt het onderwijs in de toekomst georganiseerd op deze school? Door deze vertaling kan de benodigde onderwijscapaciteit in het rekenmodel worden berekend. Het rekenmodel berekent in eerste instantie de in de toekomst benodigde onderwijscapaciteit in klokuren voor het draaien van het rooster. Hoeveel capaciteit nodig is, is afhankelijk van het aantal groepen (op basis van het verwacht aantal leerlingen) en het aantal begeleiders voor de groep.
9
In de excelsheet ziet dit er als volgt uit: Toekomstige onderwijsmix leerjaar 1/2 Onderwijsvorm Aantal Splitsingsnorm Aantal klokuren op begeleiders 'rooster van de per groep toekomst' (per jaar) Klassikaal onderwijs ….. ….. ….. Totaal
930 0 0 0 0
20 1 1 1 x
1,0 1,0 1,0 1,0 x
Aantal groepen
9 0 0 0 x
Benodigd aantal klokuren onderwijscapaciteit voor draaien rooster 5292 0 0 0 0
In het rekenmodel worden per leerjaar de diverse onderwijsvormen ingevoerd. Afhankelijk van de visie van de school kan er differentiatie optreden tussen de verschillende onderwijsvormen. Er kan naast klassikale uren sprake zijn van groepsdoorbrekende uren, waarbij verschillende leerjaren bijvoorbeeld samen les krijgen. Vervolgens wordt per leerjaar het aantal klokuren op het “rooster van de toekomst” ingevoerd. Hiermee wordt bedoeld: het gewenste rooster zoals dat er over vijf jaar uitziet op basis van onderwijskeuzes die zijn gemaakt. Bijvoorbeeld: hoeveel lesuren besteedt de school in leerjaar 1 aan klassikaal onderwijs. Het rekenmodel berekent vervolgens op basis van het verwacht aantal leerlingen het aantal groepen. Echter, verwacht wordt dat de school een splitsingsnorm aangeeft in het rekenmodel. Een groep bestaat volgens de onderwijsvisie idealiter uit 20 leerlingen. Als er bijvoorbeeld meer dan 20 kinderen in een leerjaar zitten, wordt er een nieuwe groep gestart. Mocht je als school dit niet willen, kun je de splitsingsnorm wijzigen, zodat het gewenste aantal groepen in het rekenmodel staat. Bij 22 leerlingen kan de splitsingsnorm op 22 worden gezet, zodat er nog steeds sprake is van 1 groep. De laatste factor die wordt meegenomen bij het berekenen van de benodigde onderwijscapaciteit is het aantal begeleiders voor de groep. In de meeste gevallen zal er 1 leerkracht voor de groep staan, maar in de toekomst is het eventueel ook mogelijk te werken met groepsdoorbrekende uren, waarbij een grotere groep leerlingen meerdere begeleiders heeft. Uiteindelijk berekent het model (zie methodiek, figuur 6) de benodigde onderwijscapaciteit.
10
Tips: Het aanpassen van het aantal groepen per leerjaar kan geschieden door ‘trial and error’ van de splitsingsnorm. Als er op scholen met combinatieklassen wordt gewerkt, worden de groepen per leerjaar groter. Dus: als leerjaar 3 en 4 een combinatieklas is, dan wordt er gerekend met de gegevens van de combinatieklas, ingevuld op het tabblad “basisgegevens”. Mogelijkerwijs zal dan de rekenformule in het rekenmodel moeten worden aangepast. Het is interessant om te variëren in onderwijsvormen als: • de verhouding één leerkracht bedient x leerlingen per onderwijsvorm sterk verschilt; • het aantal begeleiders per onderwijsvorm verschilt; • de inzet per onderwijsvorm zal verschillen; Als een bepaalde onderwijsvorm voor een deel van de tijd door meer begeleiders wordt uitgevoerd zijn er twee opties: • er wordt uitgegaan van een gemiddelde bezetting op deze onderwijsvorm; • de onderwijsvorm wordt uitgesplitst over een deel met één begeleider en een deel met meer begeleiders. Dan moet ook het aantal lesuren op het rooster door twee worden gedeeld en over deze twee rijen worden uitgesplitst..
5
Functie-invulling De toekomstige personeelsbehoefte wordt niet alleen bepaald aan de hand van de toekomstige onderwijsmix, maar ook aan de hand van de visie op leraarschap. Deze visie bestaat uit de toekomstige functie-invulling en de inzetmix (zie hoofdstuk 6). In het rekenmodel wordt de toekomstige functie-invulling, in de lijn van de huidige functieinvulling (tabblad “basisgegevens), ingevuld. Bijvoorbeeld: hoeveel procent van de tijd is een LA-docent idealiter bezig met lestaken, lesgebonden taken, deskundigheidsbevordering en overige taken? Het is belangrijk dat de onderwijsvormen die in de onderwijsmix zijn ingevuld de onderwijstijd vertegenwoordigen die bij de toekomstige functie-invulling zijn ingevuld onder de noemer ‘lestaken’ en ‘lesgebonden taken’. Bijvoorbeeld als de voorbereidingstijd onder de lesgeboden taken vallen, moeten ze ook terugkomen in de onderwijsmix.
11
6
Inzetmix Met de inzetmix wordt onderzocht welke onderwijsgevenden welk deel van de benodigde onderwijscapaciteit verzorgen. In het rekenmodel kan per functiecategorie worden aangegeven welk deel van de tijd per onderwijsvorm wordt besteed. Bijvoorbeeld een LA docent is 60% van de tijd bezig met klassikaal onderwijs, een onderwijsassistent is 30% bezig en een LB docent 10%. Hieronder staat een voorbeeld weergegeven: Inzetmix onderbouw Onderwijsvorm
Benodigd aantal LA klokuren onderwijscapaciteit voor draaien rooster
LB
Klassikaal onderwijs ….. ….. …..
0 0 0 0
0% 0% 0% 0%
0 0 0 0
0% 0% 0% 0%
0 0 0 0
Totaal benodigde onderwijscapaciteit per functieniveau (in klokuren)
x
x
0
x
0
Tips: De tabellen hebben betrekking op zowel de onderbouw, middenbouw als bovenbouw. Belangrijk is dat er horizontaal op een onderwijsvorm een percentage van 100% moet uitkomen. De verhouding tussen bijvoorbeeld leerkrachten en onderwijsassistenten moet een kloppende weerspiegeling zijn van het aantal begeleiders per groep (tabblad “toekomstige onderwijsmix”). Bijvoorbeeld: een bezetting van 1,5 begeleider per groep zal in de inzetmix een verhouding moeten hebben van 33% : 67%.
7
Confrontatie en analyse Nadat de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de twee kernberekeningen zijn ingevoerd, worden deze zichtbaar in de confrontatie en analyse 1 en 2.
12
Dit leidt tot grafische weergaven over: Toekomstige leeftijdsopbouw Verwacht aantal leerlingen Wervingsinspanning Personele verhouding in functiecategorieën Kosten en baten primaire proces. Een voorbeeld van een dergelijke weergave staat hieronder:
Personeelsbehoefte Personeelsaanbod Verschil
OA 2,6 0,9 1,7
13
LA 14,7 23,8 -9,1
LB 12,2 5,8 6,4
Postbus 556 2501 CN Den Haag
F 070 345 75 28 Lange Voorhout 13 2514 EA Den Haag E
[email protected] I www.onderwijsarbeidsmarkt.nl
PU B L I C AT I E R E E K S
T 070 376 57 70
