REVISI KODE ETIK 2016
KODE ETIK
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN DAN DEFINISI
1
1.1. Pendahuluan
1
1.2. Definisi
3
2. PRINSIP-PRINSIP INTI Applus+
4
3. KODE ETIK Applus+ 3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini?
5
3.2. Siapa yang harus mematuhi Kode Etik ini?
5
3.3. Komisi CSR (CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO)
7
3.4. Saluran Komunikasi Applus+
8
3.5. Proses pengaduan, investigasi, dan prosedur disipliner untuk setiap pelanggaran Kode Etik
9
3.6. Komunikasi dan pelatihan
10
3.7. Tinjauan terhadap Kode Etik
10
4. ATURAN PERILAKU 4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan dan keselamatan serta penghargaan terhadap hak-hak karyawan
11
4.3. Perlindungan terhadap data dan privasi
12
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan
13
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen
14
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+
14
4.7. Tanggung jawab sosial, sponsor, dan donasi
15
4.8. Kebenaran informasi dan pengarsipan
16
4.9. Informasi rahasia dan terbatas
16
4.10. Integritas kita dalam pelayanan
17
4.11. Konflik kepentingan
18
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+
19
KODE ETIK
1. PENDAHULUAN DAN DEFINISI
1.1. Pendahuluan Ini merupakan suatu kebahagian bagi saya untuk dapat menyampaikan Kode Etik Applus+ Group. Kode Etik ini menjabarkan suatu kerangka kerja yang berusaha melampaui kepatuhan bukan hanya terhadap hukum. Semangatnya dipandu oleh integritas dan profesionalisme pengambilan keputusan kita, menetapkan seperangkat prinsip-prinsip umum yang harus menuntun perilaku kita sehari-hari di mana pun kita beroperasi di seluruh dunia. Kita semua mengetahui akan pentingnya memiliki integritas dan tanggung jawab. Rangkaian nilai, prinsip dan standar etika yang ditetapkan dalam Kode Etik ini jauh melampaui daripada yang dibayangkan, bukan sekadar untuk melindungi citra dan reputasi Perusahaan kita maupun untuk menghindari masalah yang terkait dengan hukum. Integritas memungkinkan kita untuk mempertahankan lingkungan yang berkesinambungan yang merupakan suatu kebanggaan dan memperkuat aktivitas profesional. Kode Etik ini akan membantu kita dalam proses pengambilan keputusan dan telah dirancang untuk memandu perilaku kita dalam semua urusan bisnis yang akan dilakukan dalam proses bekerja. Mengembangkan bisnis dan mempertahankan standar tinggi dalam hal manajemen dan kepatuhan terhadap regulasi merupakan elemen yang saling menguatkan. Membangun sikap saling percaya dengan masyarakat yang lebih luas dilakukan secara bertahap dan memerlukan usaha yang berkelanjutan. Oleh karena itu, sudah merupakan tanggung jawab kita semua untuk menjaga reputasi perusahaan Grup, yang berarti bertindak dengan jujur dan memperlakukan rekan kerja internal dan eksternal kita, pelanggan, pemegang saham, mitra, dan pemasok kita secara adil dan jujur. Kita yakin bahwa Anda memberikan dukungan penuh dan memiliki komitmen untuk membantu Applus+ agar tumbuh menjadi perusahaan di masa depan yang dibangun di atas nilai-nilai intinya yang terkandung dalam Kode Etik Grup. Kita berharap Anda membaca Kode Etik ini dengan saksama dan menjadi pelindungnya yang setia. Terima kasih sebelumnya atas kontribusi Anda untuk melaksanakan Kode Etik dalam Grup ini. Dengan bantuan Anda, Applus+ akan terus memperoleh rasa percaya diri yang telah kita miliki sampai saat ini.
1
Fernando Basabe Applus+ CEO
Christopher Cole Applus+ Chairman
2
1.2. Definisi Di bawah ini terdapat definisi sejumlah istilah yang digunakan di seluruh Kode Etik: Applus+ atau Grup berarti Applus Services, S.A. dan semua anak perusahaan atau perusahaan afiliasinya, termasuk perusahaan usaha patungan dengan mitra bisnis lain. CCO berarti Chief Compliance Officer. Profesional adalah semua orang yang memberikan layanan kepada Applus+, tanpa memandang tipe hubungan kontrak dengan Applus+. Karena itu, profesional mencakup karyawan, kontraktor lepas, manajer, pejabat, dan direktur. Pihak Ketiga berarti, seperti yang dijelaskan dalam Prosedur Antikorupsi Global, setiap entitas atau individu yang berwewenang untuk bertindak atas nama Applus+.
3
KODE ETIK
2. PRINSIP-PRINSIP INTI Applus+
Kualitas layanan dan kesuksesan bisnis kita bergantung pada banyak variabel, diantaranya bertindak secara adil dan jujur setiap harinya sebagai individu yang memiliki tanggung jawab sosial. Kita sangat meyakini Tanggung Jawab Sosial Perusahaan dalam konteks tempat operasi bisnis kita menghasilkan dampak positif yang signifikan pada lingkungan dan masyarakat sekitar tempat kita bekerja. Agar dapat mewujudkan hal ini, maka kita harus menghormati prinsip Kode inti ini, yaitu: Integritas: Kita meyakini dan menggalakkan tindakan jujur dalam semua hubungan serta mematuhi sepenuhnya semua hukum yang berlaku. Applus+ menghargai martabat setiap orang dan memerhatikan kesejahteraan dan keselamatan orang lain. Transparansi: Saling menghormati, dialog, dan transparansi merupakan landasan hubungan kita. Hubungan dengan pihak berwenang, badan pengatur, dan lembaga pemerintah harus dilakukan dengan mematuhi prinsip-prinsip kerja sama, kejujuran, dan keterbukaan. Ketidakberpihakan dan kemandirian: Kita beroperasi secara bebas, objektif, dan otonom serta menghindari segala tipe korupsi atau konflik kepentingan yang dapat memengaruhi pengambilan keputusan kita. Tanggung jawab: Kita menghormati lingkungan hidup dan masyarakat tempat kita beroperasi. Pada intinya, di Applus+, tujuan kita adalah melayani dengan integritas, kemandirian, dan ketidakberpihakan serta melampaui ekspektasi mereka yang memercayai produk dan layanan kita secara bertanggung jawab.
4
KODE ETIK
3. KODE ETIK Applus+
3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini? Kode Etik adalah serangkaian peraturan mengikat yang menentukan ekspektasi perilaku dan menetapkan prinsip-prinsip yang harus dijadikan pedoman perilaku Applus+ dan semua Profesionalnya dalam pelaksanaan tugas mereka serta dalam hubungan komersial dan profesional mereka. Semua Profesional Applus+ wajib mematuhi perilaku yang diuraikan dalam Kode Etik ini. Aturan dalam Kode Etik ini mewakili standar minimum untuk perilaku etis di Applus+ yang berlaku untuk semua negara, perusahaan, dan sistem hukum. Kode Etik ini, bersama dengan peraturan penerapannya, menyoroti komitmen teguh yang dibuat oleh Applus+ terhadap tata kelola perusahaan yang baik, transparansi, dan tanggung jawab sosial.
5
Kode Etik ini mungkin tidak dapat memberikan jawaban atas setiap situasi dan dilema etis yang kita hadapi di tempat kerja. Karena inilah Applus+ menyediakan Saluran Komunikasi untuk semua karyawan yang harus mematuhi Kode Etik, serta klien, pemasok, dan mitra bisnis kita, seperti yang dijelaskan dalam Bagian 3.4 pada Kode Etik ini.
3.2. Siapa yang wajib mematuhi Kode Etik ini? Seluruh Profesional Applus+ wajib untuk mengetahui dan mematuhi Kode Etik ini, tanpa memandang tingkat jabatan, lokasi, atau perusahaan Grup tempat mereka memberikan layanan. Setiap Profesional di Applus+ harus secara tegas berjanji untuk mematuhi Kode Etik ini. Karena inilah mereka mendapatkan pelatihan kepatuhan spesifik saat induksi dan minimal sekali dalam setahun.
Rasa hormat dan kepatuhan terhadap Kode Etik, serta komitmen pada nilai-nilai Applus+ harus dipertimbangkan dalam setiap kasus pemberian promosi di Applus+. Semua pelanggaran Kode Etik tidak dibenarkan. Profesional Applus+ dilarang untuk membenarkan tindakan yang melanggar ketentuan Kode Etik dengan mengandalkan instruksi dari atasan atau sepengetahuan atasan tentang tindakan tersebut. Dalam kasus tersebut, Profesional Applus+ harus melaporkannya melalui Saluran Komunikasi. Keberhasilan Kode Etik tergantung pada komitmen semua karyawan, tapi kewajiban untuk mematuhi sepenuhnya ketentuan Kode Etik sangat penting khususnya bagi para direktur dan manajer. Applus+ mewajibkan semua direktur dan manajernya: Meningkatkan kesadaran dan mendorong kepatuhan sepenuhnya pada Kode Etik,
Memilih dan mempromosikan karyawan dan rekan kerja berdasarkan, antara lain, kriteria terkait, integritas, kualifikasi, dan kinerja pekerjaan mereka. Meminta pedoman dari CCO jika terdapat keraguan tentang penerapan atau penafsiran Kode Etik, dan Melaporkan setiap pelanggaran aktual atau dugaan pelanggaran Kode Etik. Prosedur perekrutan dan seleksi untuk direktur dan manajer mempertimbangkan prestasi, kapasitas, dan komitmen mereka terhadap nilai-nilai Kode Etik. Tingkat pemenuhan kewajiban yang tertera di atas diperhitungkan baik dalam evaluasi kinerja maupun keputusan promosi mereka, juga dalam penentuan remunerasi mereka.
Melakukan langkah-langkah yang memadai untuk mengawasi agar karyawan yang berada di bawah wewenang mereka mematuhi Kode Etik,
6
Kita mengharapkan klien, mitra bisnis, dan pemasok kita bersikap profesional dan jujur, serta merangkul prinsip-prinsip inti kita. Untuk mencapai tujuan ini, Applus+ berkomitmen untuk membina di antara mereka praktik-praktik yang sejalan dengan Kode Etik kita. Sesuai dengan Prosedur Antikorupsi Global, Pihak Ketiga harus berjanji untuk mematuhi Kode Etik kita.
Menyebarluaskan konten Kode Etik, merancang serta mengadakan pelatihan kepatuhan yang diperlukan. Mendorong dan mengoordinasikan penerapan Kode Etik oleh berbagai perusahaan di Grup.
3.3. Komite Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Meningkatkan dan mendorong persetujuan kebijakan dan prosedur internal sebagaimana diperlukan untuk penerapan nilai-nilai kita yang efektif.
Dewan Direksi Applus+ telah mempercayakan kepada Komite CSR untuk mewujudkan penerapan Kebijakan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan pada Grup dan khususnya manajemen urusan tata kelola perusahaan, tanggung jawab sosial perusahaan, etika dan transparansi.
Menerima serta menafsirkan pertanyaan dan pengaduan yang terkait dengan Kode Etik.
CCO, di bawah arahan dan pengawasan Komite CSR, harus mengambil tindakan yang perlu untuk mengedepankan Kode Etik dan memantau kepatuhan terhadap Kode Etik oleh semua Profesional Applus+.
Melaksanakan penilaian risiko yang perlu untuk menilai keperluan guna memperbarui Kode Etik.
(Komite CSR) dan Chief Compliance Officer (CCO)
7
Karena itu, CCO bertanggung jawab untuk:
Menyelidiki pelanggaran Kode Etik dan mengusulkan tindakan disipliner yang sesuai.
Pengaduan yang terkait dengan kecurigaan yang terbukti tidak berdasar tidak dengan sendirinya merupakan pengaduan dengan iktikad buruk. Tapi pengaduan yang dilakukan dengan iktikad buruk (yaitu bersifat jahat atau menggunakan informasi yang diketahui palsu) akan diselidiki dan dikenakan tindakan yang sesuai.
Mengawasi implementasi Kode Etik dengan benar, tanpa mengabaikan tugas-tugas Audit Internal.
pertanyaan atau keraguan mengenai penafsiran dan penerapan Kode Etik.
Memantau kepatuhan terhadap Kode Etik, dengan bantuan Departemen Audit Internal jika perlu.
Semua pertanyaan akan diterima dan dijawab dengan segera dan dengan cara yang sensitif.
Setiap tahun CCO akan menyusun dan menyerahkan laporan tahunan untuk mendapat persetujuan Dewan, yang berisi semua tindakan yang dilaksanakan sesuai dengan kewajiban yang dipaparkan di atas guna mengevaluasi tingkat Kepatuhan terhadap Kode Etik. Untuk membantu CCO dalam pelaksanaan tugas tersebut, Applus+ menunjuk petugas penghubung kepatuhan di tingkat divisi dan regional.
3.4. Para Pejabat Applus+:
[email protected] Pertanyaan Saluran Komunikasi Applus+ tersedia bagi semua Profesional Applus+, juga untuk klien, pemasok, dan mitra bisnis kita, untuk mengajukan
CCO bertanggung jawab atas pengelolaan Saluran Komunikasi dan pengalihan keraguan yang tidak terkait dengan Kode Etik kepada orang yang tepat. Pengaduan Semua Profesional Applus+, juga Pihak Ketiga, harus melaporkan melalui Saluran Komunikasi setiap indikasi atau dugaan yang beralasan tentang tindakan yang melanggar aturan yang ditetapkan dalam Kode Etik ini. Jika pengaduan tersebut berkaitan dengan CCO atau Departemen Kepatuhan, pengaduan dapat dilaporkan kepada atasan, petugas penghubung kepatuhan divisi atau regional, Departemen Legal, atau Komite CSR, yang akan mematuhi aturan yang ditetapkan berikut ini.
8
Agar dapat menjamin keamanan dan memberikan perlindungan secara maksimal atas orang yang melaporkan pelanggaran tersebut, Applus+ memiliki komitmen untuk: Mematuhi undang-undang perlindungan data sehubungan dengan sistem pengaduan. Secara ketat menjaga kerahasiaan atas keluhan apapun. Dengan demikian, Applus+ tidak akan mengungkapkan identitas pelapor tanpa seizin yang bersangkutan, kecuali diwajibkan oleh hukum. Mencegah, menyelediki, dan melawan tindakan pelecehan atau pembalasan dalam bentuk apapun terhadap pelapor. Mematuhi undang-undang perlindungan data yang berlaku.
9
3.5. Proses pengaduan, investigasi dan prosedur
disipliner untuk setiap pelanggaran Kode Etik
CCO akan memproses setiap pengaduan yang dilaporkan melalui Saluran Komunikasi. CCO akan mengarahkan dan mengoordinasikan setiap investigasi dan semua Profesional Applus+ harus mengikuti instruksi CCO dalam hal itu, Applus+ akan menerapkan prosedur internal untuk manajemen pengaduan dan kinerja investigasi internal. Kode Etik dan kebijakan terkaitnya bukan hanya merupakan serangkaian “praktik terbaik” atau rekomendasi. Kepatuhan terhadap Kode Etik dan kebijakan ini bersifat wajib. Karena itu, setiap pelanggaran akan dikenakan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja, sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
3.6. Komunikasi dan pelatihan
3.7. Tinjauan terhadap Kode Etik
CCO bertanggung jawab untuk mendukung penyebarluasan konten Kode Etik di kalangan profesional, klien, pemasok, dan mitra bisnis Applus+. Untuk mendukung penyebarluasan di kalangan Profesional Grup, CCO akan menyiapkan pelatihan internal dan rencana komunikasi internal.
Kode Etik akan direvisi dan diperbarui secara berkala, sesuai dengan laporan tahunan CCO. Komisi CSR, Departemen Audit Internal, dan CCO akan dapat menyusun proposal untuk menyempurnakan Kode Etik. Setiap revisi Kode Etik membutuhkan izin dari Komite CSR dan Dewan Direksi.
10
KODE ETIK
4. ATURAN PERILAKU
Aturan perilaku yang berasal dari prinsip-prinsip inti Applus+ dipaparkan dalam bagian ini pada Kode Etik.
4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja Komitmen Applus+ terhadap nilai-nilai dalam Kode Etik ini tidak akan kredibel jika tidak tercermin dalam hubungan kerja berdasarkan pada penghormatan martabat setiap karyawan. Hubungan kerja harus bebas dari penyalahgunaan wewenang atau tindakan yang mungkin dengan serius menyinggung orang lain. Applus+ beroperasi di beragam budaya, dengan perbedaan adat yang harus kita pelajari dan hormati, bertindak dengan sikap hormat dan sesuai dengan normal sosial yang berbeda. Kebijakan Antidiskriminasi kita difokuskan pada pencegahan setiap tipe diskriminasi dalam keputusan perekrutan, promosi profesional, organisasi tempat kerja, atau tindakan disipliner.
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan
dan keselamatan serta penghargaan terhadap hak-hak karyawan Lingkungan kerja yang sehat dan menghormati martabat karyawan juga mencakup penghormatan terhadap hak-hak karyawan. Grup kita menghormati standar internasional yang didukung oleh Organisasi Buruh Internasional (ILO) di mana pun Grup beroperasi. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Applus+ mencegah risiko serta mewujudkan Kesehatan dan Keselamatan di tempat kerja.
Penindasan dan pelecehan seksual di tempat kerja adalah perilaku yang tidak dapat dibiarkan dan harus dilaporkan oleh siapa pun.
Applus+ berkewajiban menjaga serta melindungi kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan para Profesional kita dan semua Profesional berhak mempertanyakan dan berwenang untuk menghentikan pekerjaan kapan pun mereka memiliki kekhawatiran tentang keselamatan. Sebaliknya, semua Profesional berkewajiban untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan dan prosedur Kesehatan dan Keselamatan Grup, dan memastikan keselamatan mereka sendiri serta keselamatan semua orang yang mungkin terdampak oleh aktivitas mereka. Applus+ mengakui bahwa semua karyawan di dalam organisasi kita berhak untuk berafiliasi secara bebas dengan serikat pekerja.
4.3. Perlindungan terhadap data Pengelolaan bisnis sekarang ini membutuhkan perlindungan terhadap data pribadi yang dikumpulkan dalam lingkup pekerjaan. Meskipun undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan data bervariasi di berbagai negara tempat kita beroperasi, Applus+ mempertimbangkan unsur-unsur berikut sebagai dasarnya:
Applus+ akan menyusun Kebijakan Perlindungan Data berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berlaku di setiap negara dan disesuaikan dengan setiap kerangka hukum. Selain semua hukum setempat, semua karyawan atau pejabat harus menghormati aturan-aturan dasar berikut ini: Kecuali Departemen Sumber Daya Manusia, Departemen Legal dan CCO, tak satu pun pejabat atau karyawan boleh mengakses file milik Profesional mana pun, selain milik mereka sendiri, kecuali akses tersebut diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka atau mereka memiliki izin yang diberikan secara tegas. Data pribadi hanya dapat dikumpulkan dan diarsipkan sebatas keperluan untuk mencapai tujuan bisnis yang sah, dan informasi tersebut hanya dapat digunakan untuk mencapai tujuan pengumpulan tersebut.
12
Data pribadi setiap Profesional Applus+ dapat diakses selama investigasi jika terdapat alasan yang wajar untuk mencurigai bahwa Profesional tersebut telah melanggar Kode Etik, sesuai dengan hukum yang berlaku. Data pribadi yang diproses hanya dapat dikomunikasikan kepada pihak ketiga guna mematuhi kewajiban yang secara langsung terkait dengan aktivitas Perusahaan, selalu hanya dengan seizin orang yang bersangkutan. Applus+ juga dapat membagikan data pribadi yang dimilikinya jika diwajibkan oleh pihak berwenang.
13
Applus+ dan semua Profesionalnya menghormati hak privasi Profesional lain, klien, pemasok, dan mitra bisnis dalam segala bentuknya.
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan Perusahaan kita akan mematuhi semua hukum yang berkaitan dengan perlindungan terhadap lingkungan dan berkomitmen untuk menjaga kelestariannya. Oleh karena itu, kita wajib mematuhi Pedoman Praktik Terbaik Lingkungan serta kebijakan dan prosedur internal yang berlaku.
Dilarang keras membuat kesepakatan ilegal dengan pesaing, menyuap atau memberikan imbalan tidak pantas kepada pejabat publik atau karyawan perusahaan lain. Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan segera menghubungi CCO melalui Saluran Komunikasi.
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+
Applus+ percaya bahwa inovasi dan kepatuhan terhadap undangundang anti monopoli merupakan dasar pertumbuhan ekonomi. Oleh karena itu, hal-hal berikut ini dilarang keras untuk dilakukan:
Applus+ mematuhi hukum nasional dan internasional yang terkait dengan pencegahan korupsi di semua negara tempat kita berdiri.
Setiap kesepakatan ilegal yang dimaksudkan untuk berbagi pasar atau menetapkan harga atau persekongkolan dalam tender di sektor publik atau swasta. Pemanfaatan yang tidak benar dan/atau pengungkapan rahasia dagang atau informasi rahasia atau hak kekayaan intelektual (seperti merek dagang, hak cipta, dan paten) milik pihak ketiga, misalnya dengan cara spionase industri. Pembuatan segala jenis penawaran atau iklan yang mungkin menyesatkan atau menipu klien.
Karena itu, Profesional Applus+ dan Pihak Ketiga memiliki kewajiban untuk menghindari segala tipe praktik korup. Applus+ telah menerapkan Kebijakan Antikorupsi Global untuk semua negara tempat kita beroperasi. Kebijakan ini melarang aktivitas berikut: Berjanji atau memberikan apa pun yang bernilai kepada pejabat publik atau karyawan perusahaan lain agar memperoleh perlakuan atau imbalan tidak pantas. Memberikan apa pun yang bernilai kepada pejabat publik atau karyawan perusahaan lain di luar batasan spesifik yang ditetapkan dalam kebijakan kita atau tanpa mematuhi Prosedur Antikorupsi Global. Meminta atau menerima apa pun yang bernilai dari perusahaan lain guna memberikan imbalan tidak pantas kepada perusahaan tersebut atau pihak ketiga.
14
Applus+ menganjurkan kepada Profesionalnya dan Pihak Ketiga untuk tidak memberikan atau menerima hadiah atau jamuan atas nama Applus+. Penerimaan atau pemberian hadiah atau jamuan apa pun harus sepenuhnya mematuhi Prosedur Antikorupsi Global. Apa pun yang bernilai mungkin berupa: • Uang tunai, kartu hadiah, atau apa pun • Hadiah • Undangan untuk menghadiri acara atau kegiatan rekreasi (acara olahraga, berburu, dll.) • Makanan dan biaya perjalanan • Tawaran pekerjaan untuk anggota keluarga atau teman dekat • Penghapusan utang
Memanfaatkan hubungan pribadi dengan pejabat publik, anggota keluarganya, atau dengan pejabat atau anggota partai politik yang bersangkutan dengan cara yang tidak patut guna mendapatkan perlakuan menguntungkan atau imbalan tidak pantas untuk Applus+. Membayarkan uang kepada Pihak Ketiga yang bertindak atas nama Applus+ tanpa mengonfirmasikan terlebih dahulu integritas profesional mereka dan kemampuan mereka untuk mematuhi Kebijakan Antikorupsi kita. Membayar pejabat publik, selain dari pajak, cukai, dan biaya resmi, meskipun diizinkan oleh hukum setempat, bahkan untuk mendapatkan izin atau mempercepat atau melancarkan proses administrasi.
15
Di beberapa negara atau wilayah geografis, Applus+ mungkin menerapkan Kebijakan Antikorupsi khusus, yang akan mengikuti ketentuan kebijakan umum.
4.7. Tanggung jawab sosial, sponsor, dan donasi Sebagai anggota masyarakat yang bertanggung jawab secara sosial, Applus+ mendukung budaya, sains, dan seni melalui aktivitas pemberian sponsor dan donasi. Setiap pemberian sponsor dan donasi harus memiliki tujuan sah, harus diresmikan secara tertulis, dan disetujui menurut Prosedur Antikorupsi Global. Dilarang keras memberikan kontribusi pada partai politik atau serikat dagang atas nama Applus+, di mana pun di seluruh dunia.
4.8. Kebenaran informasi dan pengarsipan
4.9. Informasi rahasia dan terbatas
Menjamin integritas, keandalan, dan keakuratan informasi merupakan tanggung jawab semua orang. Kita harus memastikan keakuratan dan kebenaran informasi yang kita berikan kepada para pemegang saham, kepada pasar tempat saham kita terdaftar dan badan pengaturnya, dan kepada setiap administrasi publik. Dalam situasi apa pun, Profesional Applus+ dilarang memberikan informasi yang salah secara sadar.
Semua Profesional Grup harus menjamin kerahasiaan semua informasi tersimpan yang dapat mereka akses sebagai akibat dari kegiatan profesional mereka di Applus+. Karena kegiatan kita, kita memiliki akses ke informasi sensitif pemasok dan klien yang harus kita lindungi dan perlakukan secara rahasia. Ini mencakup kewajiban untuk tidak mengungkapkan informasi ini tanpa seizin pemilik informasi.
Applus+ juga berjanji untuk memberikan informasi yang memadai, benar, dan objektif tentang evolusi Grup kepada para pemegang sahamnya. Semua transaksi keuangan Applus+ harus didokumentasikan serta dicatat dengan jelas dan akurat.
Semua indikasi wajar mengenai kebocoran informasi rahasia atau penggunaan informasi tersebut untuk kepentingan pribadi harus dilaporkan oleh pihak yang mengetahuinya melalui Saluran Komunikasi.
16
Informasi rahasia termasuk: Rahasia komersial atau perdagangan Applus+ atau pihak ketiga, seperti kebijakan harga, proyek penelitian, basis pelanggan, akuntansi atau informasi keuangan, tata cara, rencana pemasaran atau pengembangan usaha atau material apapun yang bertanda “rahasia” atau “confidential”.
Selain itu, Profesional Applus+ harus menghindari mendapatkan keuntungan pribadi dari suatu peluang yang mereka ketahui sebagai akibat dari akses saat mereka bekerja dengan informasi rahasia. Kebijakan Keamanan Informasi menjelaskan kewajiban ini dengan lebih rinci. Setiap informasi rahasia atau terbatas milik perusahaan terdaftar, termasuk Applus+, dilarang untuk digunakan dengan tujuan, baik secara langsung maupun tidak langsung, melakukan (atau merekomendasikan kepada pihak ketiga agar melakukan) segala jenis transaksi dalam saham, derivatif keuangan, atau sekuritas lainnya. Profesional yang memiliki akses ke semua informasi terbatas Grup harus mematuhi kewajiban, batasan, dan larangan yang ditetapkan dalam Peraturan Internal untuk Perilaku dalam Pasar Sekuritas (Internal Regulations for Conduct in the Securities Markets).
17
4.10. Integritas kita dalam pelayanan Kita harus memberikan layanan dengan cara yang profesional, mandiri dan tidak memihak, sesuai dengan prosedur, praktik dan kebijakan Applus+ dan hukum dalam setiap negara. Rekomendasi, pendapat profesional, data, hasil dan pada umumnya setiap menegaskan fakta harus didokumentasikan secara hati-hati, sesuai dengan kebijakan internal. Dalam laporan dan sertifikasi, kita harus menyertakan hasil dan temuan serta pendapat profesional yang terkait. Applus+ dalam memberikan layanannya, mematuhi sepenuhnya dan menghindari segala jenis batasan dan limitasi hukum terhadap layanan yang dapat diberikannya.
4.11. Konflik kepentingan Suatu konflik kepentingan muncul ketika kepentingan pribadi Profesional Applus+, secara langsung atau tidak langsung, bertentangan dengan kepentingan Grup atau melibatkan mereka dalam cara pribadi dalam layanan apa pun yang diberikan oleh Applus+. Kepentingan pribadi Profesional ada saat masalah tersebut memengaruhi Profesional atau orang yang terkait dengannya. Profesional Applus+ harus menghindari situasi yang dapat menimbulkan konflik kepentingan atau dapat memengaruhi kapasitas mereka untuk bertindak atau memutuskan secara netral dan demi kepentingan terbaik Applus+. Saat berhadapan dengan potensi konflik kepentingan: sampaikan kepada atasan Anda, bertindaklah dengan profesionalisme dan loyalitas terhadap Applus+, dan hindari melakukan intervensi atau memengaruhi transaksi. Aturan lebih lanjut tentang hal yang dipandang sebagai konflik kepentingan dan cara bertindak saat berhadapan dengan konflik kepentingan dapat ditemukan dalam peraturan internal tentang konflik kepentingan.
Contoh umum dari konflik kepentingan adalah: Mempekerjakan anggota keluarga atau teman tanpa persetujuan. Memiliki kepentingan keuangan di perusahaan yang bersaing dengan Applus+, atau yang merupakan klien atau pemasok Grup. Menjalankan aktivitas berbayar apa pun terkait dengan tipe layanan yang mungkin disediakan Applus+, selain dari pekerjaan yang dilakukan di Applus+. Memberikan layanan lain kepada klien Applus+ kecuali mendapatkan izin sepenuhnya. Menggunakan pekerjaan di Applus+ untuk mendapatkan peluang bisnis atau komersial apa pun demi keuntungan pribadinya. Semua perilaku di atas dapat diizinkan oleh atasan Anda sesuai dengan kebijakan internal yang berlaku.
18
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+ Sebagaimana ditentukan dalam Kebijakan Keamanan Informasi Applus+ dan kebijakan-kebijakan terkait lainnya, akun surel perusahaan adalah milik Perusahaan dan oleh karena itu, tidak tepat jika digunakan untuk kepentingan pribadi. Setiap penggunaan akun surel perusahaan untuk kepentingan pribadi merupakan pembebasan privasi atas isi surel-nya. PC, laptop, tablet, ponsel, akses internet dan sistem komunikasi lain yang disediakan Applus+ untuk digunakan Profesionalnya adalah untuk penggunaan profesional dan hanya boleh digunakan untuk masalah pribadi, jika penggunaannya tidak mengganggu kinerja kegiatan profesional. Dalam hal apa pun, Applus+ berhak untuk mengontrol penggunaan sarana-sarana tersebut, termasuk komunikasi yang dilakukan di masa lalu, selalu mematuhi hukum yang berlaku.
19
Penggunaan arsip dan perangkat lunak eksternal menimbulkan risiko keamanan bagi kita dan dapat mengakibatkan sanksi pidana dan perdata yang serius bagi Applus+. Karena itu, dilarang mengunduh atau menggunakan perangkat lunak tanpa otorisasi, mengunduh konten yang tidak patut atau tindakan apa pun yang melanggar hak kekayaan intelektual. Sumber daya Applus+ lainnya hanya dapat digunakan secara eksklusif untuk mengembangkan pekerjaan kita dan dalam hal apapun, tidak pernah digunakan untuk kepentingan pribadi. Semua Profesional harus merawat sumber daya yang ditugaskan kepada mereka dengan semestinya dan harus menghindari kerusakan, pencurian atau penyalahgunaan sumber daya tersebut.
KODE ETIK 2016
Campus de la UAB • Ronda de la Font del Carme, s/n E-08193 Barcelona • España / Spain www.applus.com
