REVISI KODE ETIK 2015 [TINJAUAN 1]
KODE ETIK
DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN
1
2. NILAI-NILAI ETIKA Applus+
3
3. KODE ETIK: MENETAPKAN NILAI-NILAI ETIKA KITA 3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini?
4
3.2. Siapa yang harus mematuhi Kode Etik ini?
4
3.3. Para Pejabat Applus+
5
3.4. Para mitra bisnis dan pemasok
5
3.5. Kode Etik yang terbuka bagi siapa saja: Saluran Komunikasi
6
3.6. Group Ethics Committee (GEC) dan Chief Compliance Officer (CCO)
6
3.7. Pengaduan
8
3.8. Investigasi dan sanksi akibat pelanggaran Kode Etik
9
4. MENETAPKAN NILAI-NILAI ETIKA KITA 4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan dan keselamatan serta penghargaan terhadap hak-hak karyawan
11
4.3. Perlindungan terhadap data
12
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan
13
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen
13
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+
14
4.7. Patronase, sponsor dan donasi untuk partai politik
15
4.8. Kebenaran dan keamanan informasi
16
4.9. Menjaga Kerahasiaan
16
4.10. Integritas kita dalam pelayanan
17
4.11. Konflik kepentingan
18
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+
19
4.13. Bertindak dengan rasa hormat
20
5. TINJAUAN TERHADAP KODE ETIK
21
KODE ETIK
1. PENDAHULUAN
REKAN KERJA YANG TERHORMAT, Ini merupakan suatu kebahagian bagi saya untuk dapat menyampaikan Kode Etik Applus+ Group. Kode Etik ini menjabarkan suatu kerangka kerja yang berusaha melampaui kepatuhan bukan hanya terhadap hukum. Semangatnya dipandu oleh integritas dan profesionalisme kita dalam mengambil keputusan, menetapkan seperangkat prinsip-prinsip umum yang harus menuntun perilaku kita sehari-hari di mana pun kita beroperasi di seluruh dunia. Kita semua mengetahui akan pentingnya memiliki integritas dan tanggung jawab. Rangkaian nilai, prinsip dan standar etika yang ditetapkan dalam Kode Etik ini jauh melampaui daripada yang dibayangkan, bukan sekadar untuk melindungi citra dan reputasi Perusahaan kita maupun untuk menghindari masalah yang terkait dengan hukum. Integritas memungkinkan kita untuk mempertahankan lingkungan yang berkesinambungan yang merupakan suatu kebanggaan dan memperkuat aktivitas profesional. Kode Etik ini akan membantu kita dalam proses pengambilan keputusan dan telah dirancang untuk memandu perilaku kita dalam semua urusan bisnis yang akan dilakukan dalam proses bekerja. Mengembangkan bisnis dan mempertahankan standar operasional tingkat tinggi dalam hal manajemen dan kepatuhan terhadap regulasi merupakan elemen yang saling menguatkan. Membangun sikap saling percaya dengan masyarakat yang lebih luas dilakukan secara bertahap dan memerlukan usaha yang berkelanjutan. Oleh karena itu, sudah merupakan tanggung jawab kita semua untuk menjaga reputasi perusahaan, yang artinya bertindak dengan jujur dan memperlakukan para rekan kerja intern dan ekstern kita, para pelanggan, para pemegang saham, para mitra dan para pemasok dengan cara yang adil dan jujur. Kami yakin bahwa Anda memberikan dukungan penuh dan memiliki komitmen untuk membantu Applus+ agar tumbuh menjadi perusahaan di masa depan yang dibangun di atas nilai-nilai intinya yang terkandung dalam Kode Etik grup.
1
Kami ingin mendorong Anda untuk membaca Kode Etik ini dengan saksama dan menjadi pelaksananya yang terpercaya. Terima kasih sebelumnya atas kontribusi Anda untuk melaksanakan Kode Etik dalam grup ini. Dengan bantuan Anda, Applus+ akan terus memperoleh rasa percaya diri yang telah kita miliki sampai saat ini.
Fernando Basabe Applus+ CEO
Christopher Cole Applus+ President
2
KODE ETIK
2. NILAI-NILAI APPLUS+
Kualitas layanan dan kesuksesan bisnis kita bergantung pada banyak variabel, bediantara-nya bertindak secara adil dan jujur setiap harinya sebagai individu yang memiliki tanggung jawab sosial. Agar dapat mewujudkan hal ini, maka kita harus menghormati prinsip Kode inti ini, yaitu: Patuh terhadap hukum, dan yang terpenting menghormati setiap individu. Bekerjasama dengan otoritas publik. Menghormati lingkungan dan seluruh komunitas tempat kita beroperasi. Inovasi dan kepatuhan terhadap hukum anti monopoli merupakan dasar untuk pembangunan perekonomian.. Sikap saling menghargai, dialog dan transparansi merupakan dasar dari hubungan kita. Applus+ mengakui kebebasan berasosiasi dengan serikat pekerja dan hak mogok sebagai hak-hak universal. Kehendak untuk melayani dengan integritas, kemandirian dan ketidakberpihakan dan untuk melampaui ekspektasi mereka yang percaya pada produk dan layanan kita. Sikap saling menghargai dan penggunaan sumber daya dan kepentingan Applus+ yang bertanggung jawab.
3
KODE ETIK
3. KODE ETIK: MENETAPKAN NILAI-NILAI KITA
3.1. Apakah tujuan dari Kode Etik ini? Tidak perlu diragukan lagi bahwa mematuhi nilai-nilai yang diusulkan mungkin terasa rumit. Dalam aktivitas bisnis Applus+ sehari-hari, kita menghadapi berbagai masalah etika seperti berikut ini: saat melakukan penilaian untuk mempromosikan seorang karyawan, dapatkah saya mempertimbangkan fakta bahwa orang tersebut adalah seorang wanita muda yang dapat hamil di masa depan? Dalam rangka untuk memperoleh kontrak, dapatkah saya menggunakan persahabatan saya dengan seorang pejabat publik yang merupakan atasan langsung dari orang yang membuat keputusan tentang kontrak ini? Seorang rekan wanita mungkin mengalami pelecehan seksual. Apakah saya memiliki kewajiban untuk melaporkannya? Kode Etik ini mungkin tidak dapat memberikan jawaban atas setiap dilema etika yang dihadapi di tempat kerja. Adapun Kode Etik
ini dimaksudkan hanya sebagai panduan, serangkaian aturan dan ketentuan intern yang dapat membantu kita dalam mencapai nilai-nilai yang dituju. Karena kerumitan bisnis dan berbagai aktivitas kita di berbagai negara dengan hukum yang berbeda-beda, maka Kode Etik ini merupakan panduan yang “interaktif” dan yang memberikan akses secara langsung terhadap ketentuan-ketentuan yang membentuk kerangka kerja dari aktivitas kita.
3.2. Siapa yang wajib mematuhi Kode Etik ini? Seluruh karyawan Applus+ wajib mengetahui dan mematuhi Kode Etik ini. Setiap kandidat yang akan menerima pekerjaan dalam grup kita harus mengakui dan menerima Kode Etik ini dan menerima pelatihan kepatuhan tertentu sebagaimana mestinya.
4
Kode Etik ini merupakan alat untuk menyelesaikan dilema etika dalam pengoperasian kita sehari-hari sesuai dengan nilai-nilai etika Applus+. Jika timbul keraguan, silakan hubungi GEC atau orang yang bertanggung jawab atas Kepatuhan dalam setiap divisi.
Kode Etik ini mengatur Applus+ dan seluruh perusahaan yang secara langsung atau tidak langsung merupakan bagian dari grup kita. Dalam perusahaan-perusahaan tersebut tempat kita tidak memiliki saham secara mayoritas, kita akan menerapkan langkahlangkah yang memastikan kepatuhan terhadap hukum dan hak asasi manusia yang serupa dengan yang kita miliki.
Prosedur perekrutan dan penyeleksian bagi para pejabat akan mempertimbangkan
jasa-jasa,
kapasitas
dan
komitmen
mereka
terhadap nilai-nilai Kode Etik. Seluruh pejabat harus memilih karyawannya sesuai dengan kualifikasi secara tepat dan tertulis, dengan menginformasikan kepada mereka
Kewajiban untuk mematuhi sepenuhnya ketentuan-ketentuan dalam Kode Etik ini terutama penting bagi para direksi dan pejabat. Keberhasilan Kode Etik ini bergantung pada komitmen semua orang. Pelanggaran berat terhadap Kode Etik ini akan mengakibatkan seseorang kehilangan pekerjaannya, sebagaimana ditentukan oleh Dewan Direksi.
5
dalam memastikan bahwa para karyawan mematuhi Kode Etik ini.
dan kinerja mereka. Setiap pendelegasian fungsi harus dikomunikasikan
3.3. Para Pejabat Applus+
Komitmen khusus manajemen kewajiban-kewajiban berikut ini:
Seluruh pejabat harus mengambil tindakan pengawasan yang memadai
senior
mengimplementasikan
tentang kewajiban hukum yang berlaku dan memfasilitasi tingkat atribut yang diperlukan untuk menjalankan fungsi yang didelegasikan dengan benar.
3.4. Para mitra bisnis dan pemasok Karena komitmen kita terhadap nilai-nilai dalam Kode Etik ini, maka kita menuntut para pemasok dan para mitra bisnis untuk bersikap profesional dan jujur, demi memberikan prioritas kepada perusahaan-
perusahaan yang merengkuh standar kepatuhan yang serupa dengan yang kita miliki.
Saluran Komunikasi:
[email protected]
Dalam rangka mencapai tujuan ini, Applus+ telah menerapkan Kebijakan Uji Tuntas (Due Diligence Policy).
Situs web Applus+ memiliki Bagian Etika dan Kepatuhan (Ethics & Compliance Section) yang mempunyai saluran komunikasi (communication channel) terbuka dengan cara mengisi suatu templat untuk berbagai pertanyaan, laporan insiden, aduan dan konsultasi.
3.5. Suatu Kode Etik yang terbuka bagi siapa saja: Saluran Komunikasi Kode Etik ini bersifat mengikat bagi Applus+, namun kita ingin mengajak semua orang yang terkait dengan aktivitas ini untuk memberikan bantuannya dalam mengidentifikasi komitmen etika kita. Oleh karena itu, Group Ethics Committee atau Komite Etika Grup (GEC) menerima setiap komunikasi, seperti konsultasi, pertanyaan atau laporan insiden. Mereka akan segera mendengarkan berbagai saran yang diajukan dan akan memberikan tanggapan terhadap saran tersebut sesegera mungkin.
Karyawan kita juga dapat menggunakan intranet untuk mengajukan pertanyaan, melaporkan insiden atau menyampaikan keluhan.
3.6. Group Ethics Committee (GEC) dan Chief Compliance Officer (CCO) Untuk memastikan kepatuhan terhadap Kode Etik secara serius, perlu menetapkan institusi dan fungsi baru. GEC bertanggung jawab atas: Mempublikasikan Kode Etik ini dan menyelenggarakan pelatihan kepatuhan yang diperlukan.
6
Meningkatkan dan menyetujui berbagai kebijakan dan proses internal sebagaimana diperlukan untuk menerapkan nilai-nilai kita secara efektif. Menerima dan menafsirkan pertanyaan-pertanyaan terkait dengan Kode Etik dan proses-prosesnya. Menyelidiki pelanggaran Kode Etik dan mengusulkan tindakan disipliner yang sesuai.
GEC melakukan fungsinya secara benar-benar mandiri, dalam fungsinya yang memiliki kewenangan atas seluruh karyawan. Susunan anggota GEC tersedia pada intranet Applus+. Untuk memastikan bahwa GEC adalah sebuah lembaga yang aktif dan beroperasi dalam bisnis sehari-hari, maka CCO akan mengelola masalah atau proses tertentu. Chief Compliance Officer (Kepala Pejabat Kepatuhan) akan bekerja untuk memastikan bahwa Dewan Direksi, manajemen, dan
7
karyawan mematuhi ketentuan dan peraturan badan pengatur, bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan sedang diikuti, dan bahwa perilaku dalam organisasi memenuhi Kode Etik dan Prosedur Anti-Korupsi perusahaan. CCO akan menjadi anggota Komite GEC Applus+. Applus+ adalah perusahaan internasional yang terdiri dari berbagai badan hukum dan unit bisnis. Oleh karena itu, kita telah menunjuk orang-orang yang bertanggung jawab atas kepatuhan di masingmasing divisi untuk mewakili GEC dan membantu pelaksanaan tugas-tugasnya di tingkat lokal. Jangan ragu untuk menghubungi CCO atau salah satu dari mereka untuk mengajukan pertanyaan atau pengaduan tentang pelanggaran Kode Etik. Informasi mengenai prosedur operasional GEC, telah dirinci dalam Kebijakan Sistem Pencegahan Applus+ (Applus+ Prevention System Policy).
Bagaimana jika pengaduan dibuat dengan itikad tidak baik? Pelaporan fakta atas kasus yang baru kita curigai tidak dianggap sebagai aduan dengan itikad buruk. Sebagai akibatnya, pengaduan yang terbukti salah bukanlah pengaduan dengan itikad yang tidak baik. Hanya aduan yang dibuat dengan maksud balas dendam, pelecehan atau untuk merusak reputasi dari orang yang terkena dampak tanpa memverifikasi faktanya merupakan keluhan dengan itikad buruk. Pengaduan dengan itikad tidak baik akan diselidiki dan dikenakan sanksi.
3.7. Pengaduan Dalam masyarakat kita, orang-orang yang melaporkan ketidakberesan dalam kelompoknya dalam bentuk apapun sering memperoleh stigma, dan merupakan suatu tindakan kesetiaan untuk menutupi pelanggaran yang dilakukan dengan tetap diam. Applus+ mempertahankan filosofi sebaliknya dan justru mendorong setiap karyawan, kolaborator atau siapapun untuk mengadu dengan itikad baik sehubungan dengan pelanggaran Kode Etik, terutama mengenai penyimpangan serius yang dilakukan dalam menjalankan fungsi mereka. Setiap keluhan wajib dilaporkan kepada CCO via Saluran Komunikasi.
Agar dapat menjamin keamanan dan memberikan perlindungan secara maksimal atas orang yang melaporkan pelanggaran tersebut, Applus+ memiliki komitmen untuk: Secara ketat menjaga kerahasiaan atas keluhan apapun. Dengan demikian, Applus+ tidak akan mengungkapkan identitas pelapor tanpa seizin yang bersangkutan. Mencegah, menyelediki, dan melawan tindakan pelecehan atau pembalasan dalam bentuk apapun terhadap pelapor. Memberitahukan kepada pelapor tentang setiap tindakan yang telah dilakukan berdasarkan aduan yang telah disampaikan. Mematuhi undang-undang perlindungan data sehubungan dengan sistem pengaduan.
8
3.8. Investigasi dan sanksi akibat pelanggaran Kode Etik Kode Etik serta kebijakannya yang berkembang/dinamis bukan hanya merupakan serangkaian “praktik terbaik” atau rekomendasi. Kepatuhan terhadapnya bersifat wajib. Ketentuan atas kebijakan ini sebanding dengan instruksi kerja yang diterima dari manajemen puncak Perusahaan. Oleh karena itu, setiap pelanggaran memungkinkan dikenakannya tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja. Contoh-contoh pelanggaran disipliner yang berkaitan dengan pelanggaran Kode Etik meliputi: Memberikan
wewenang,
berpartisipasi
atau
melakukan
tindakan melawan hukum dalam kegiatan bisnis kita yang dapat mengakibatkan dikenakannya sanksi pidana atau administratif
9
terhadap Applus+ dan/atau para Direksi atau Pejabat Perusahaan. Setiap pelanggaran terhadap Kode Etik ini atau kebijakan apapun atau proses terkait. Pelecehan atau pembalasan apapun terhadap setiap pengaduan. Menutup-nutupi setiap data atau informasi atau menghalangi investigasi yang dilakukan sehubungan dengan kemungkinan pelanggaran-pelanggaran terhadap Kode Etik.
Applus+ akan menjatuhkan sanki disipliner sesuai dengan undangundang tenaga kerja setempat. Sanki disipliner dianggap sebagai penyelesaian terakhir dan diterapkan di kemudian hari untuk pelanggaran yang paling serius. Penghargaan terhadap Kode Etik ini dan komitmen terhadap nilainilai etika perusahaan harus dipertimbangkan dalam setiap kasus pemberian promosi dalam Applus+.
Para karyawan tidak dapat mengecualikan dirinya dari pemberlakuan setiap ketentuan hukum yang dapat mengakibatkan pelanggaran terhadap Kode Etik. Selain itu, karyawan jangan mengandalkan pada fakta bahwa manajemen telah mengetahui tentang pelanggaran tersebut, dan mereka telah diberikan instruksi untuk diam. Dalam kasus tersebut, karyawan Applus+ harus melaporkan fakta-fakta apapun melalui Saluran Komunikasi kepada CCO.
10
KODE ETIK
4. MENETAPKAN NILAI-NILAI ETIKA KITA
Nilai-nilai Kode Etik Applus+ dipaparkan pada bagian ini. Bantuan Anda diperlukan untuk melengkapi bagian dari Kode Etik ini dengan menyampaikan berbagai saran melalui Saluran Komunikasi.
4.1. Menjunjung martabat di tempat kerja Komitmen Applus+ terhadap serangkaian nilai dalam Kode Etik ini tidak akan kredibel jika tidak tercermin dalam hubungan kerja yang didasarkan pada penghormatan terhadap martabat setiap karyawan. Hubungan kerja harus bebas dari setiap penyalahgunaan wewenang atau setiap perilaku yang dapat menyinggung orang lain secara serius. Kebijakan Anti-Diskriminasi (Anti-Discrimination Policy) kita difokuskan pada pencegahan terhadap setiap jenis diskriminasi dalam pengambilan keputusan untuk mempekerjakan, promosi profesional, organisasi tempat kerja maupun berbagai tindakan disipliner.
11
4.2. Pencegahan terhadap risiko kesehatan dan keselamatan serta penghargaan terhadap hak-hak karyawan Suatu lingkungan kerja yang sehat dan sikap menghormati martabat para karyawan juga mencakup penghormatan terhadap hakhak para karyawan. Di manapun ia beroperasi, Perusahaan kita akan menghormati standar internasional yang ditetapkan oleh Organisasi Perburuhan Internasional. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Applus+ (Applus+ Occupational Health and Safety Policies) mencegah berbagai risiko dan mendukung Kesehatan dan Keselamatan di tempat kerja.
Penindasan dan pelecehan seksual di tempat kerja adalah perilaku yang tidak dapat ditoleransi dan harus dilaporkan oleh siapapun. Contoh pelecehan termasuk: • Penghinaan berulang dan tindakan pelecehan untuk mempermalukan seseorang. • Penugasan fungsi atau kondisi kerja untuk mempermalukan atau mengontrol secara berlebihan dan menyesakkan. • Memberikan komentar negatif yang berkesinambungan tentang kualifikasi atau kinerja di hadapan orang lain. • Proposisi dan komentar yang bersifat seksual, terutama menggunakan posisi kekuasaan untuk mempermalukan korban.
Seluruh karyawan memiliki tugas pengawasan terhadap kesehatan dan keselamatan. Dengan demikian, seluruh karyawan memiliki kewajiban untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan proteksi grup.
Applus+ akan merancang Kebijakan Perlindungan Data (Data Protection Policies) berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berlaku di setiap negara dan disesuaikan dengan masing-masing kerangka hukum.
Perusahaan mengakui bahwa semua karyawan dalam Perusahaan kita memiliki hak untuk berafiliasi dengan serikat pekerja. Manajemen perusahaan tidak akan menentang karyawan melaksanakan hak ini.
Selain dari seluruh peraturan setempat, semua karyawan atau pejabat harus menghormati aturan-aturan dasar berikut ini:
4.3. Perlindungan terhadap data Pengelolaan bisnis sekarang ini membutuhkan perlindungan terhadap data pribadi yang dikumpulkan dalam lingkup pekerjaan. Meskipun undang-undang yang berkaitan dengan perlindungan data bervariasi di berbagai negara tempat kita beroperasi, Applus+ mempertimbangkan unsur-unsur berikut sebagai dasarnya:
Kecuali Sumber Daya Manusia dan bagian Hukum, tidak ada pejabat atau karyawan yang boleh mengakses arsip karyawan, selain milik mereka sendiri, tanpa otorisasi yang diberikan secara tegas.. Data pribadi hanya dapat dikumpulkan dan diarsipkan sebatas keperluan untuk mencapai tujuan bisnis yang sah, dan informasi tersebut hanya dapat digunakan untuk mencapai tujuan pengumpulan tersebut.
12
Data pribadi orang-orang yang terkait dengan Kode Etik ini dan yang memiliki tujuan untuk memastikan kepatuhan terhadap ketetapan Kode Etik dapat digunakan dalam investigasi, secara mandiri dari negara tempat penyelidikan berlangsung, sesuai dengan hukum yang berlaku.
4.5. Persaingan pasar dan para konsumen Applus+ percaya bahwa inovasi dan kepatuhan terhadap undangundang anti monopoli merupakan dasar pertumbuhan ekonomi. Oleh karena itu, hal-hal berikut ini dilarang keras untuk dilakukan:
Data pribadi yang diproses hanya dapat dikomunikasikan kepada
Setiap kesepakatan ilegal yang dimaksudkan untuk berbagi pasar
pihak ketiga untuk mematuhi kewajiban yang berhubungan
atau menetapkan harga atau persekongkolan dalam tender di
secara langsung dengan aktivitas Perusahan, yang dalam setiap
sektor publik atau swasta.
hal memerlukan izin dari orang yang bersangkutan.
Pemanfaatan yang tidak benar dan/atau pengungkapan rahasia dagang atau informasi rahasia atau hak kekayaan intelektual (seperti
4.4. Perlindungan terhadap lingkungan Perusahaan kita akan mematuhi semua hukum yang berkaitan dengan perlindungan terhadap lingkungan dan berkomitmen untuk menjaga kelestariannya. Oleh karena itu, kita wajib mematuhi Pedoman Praktik Terbaik Lingkungan (Guidelines for Environmental Best Practices).
13
merek dagang, hak cipta, dan paten) milik pihak ketiga, misalnya dengan cara spionase industri. Memberikan penawaran apapun atau memasang iklan yang dapat menyesatkan para klien. Setiap penawaran atau kampanye iklan harus ditinjau oleh Legal Department.
Perjanjian larangan bersaing, penyuapan atau perhatian yang berlebihan kepada pejabat publik atau karyawan perusahaan lain dapat merugikan Applus +. Perusahaan kita dapat menderita kerugian ekonomi yang penting, kehilangan peluang bisnis, dan dimintai pertanggungjawaban atas kerugian atau dijatuhi denda berat. Oleh karena itu, jika Anda memiliki pertanyaan, silakan segera hubungi CCO.
4.6. Pencegahan terhadap korupsi di Applus+ Para karyawan Applus+ dan orang lain yang beroperasi atas nama Perusahaan memiliki kewajiban untuk menghindari praktik korupsi apapun. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk menyetujui pengawasan Applus+ untuk membuktikan kebenaran atas kebijakan dan prosesnya. Sebagai perusahaan transnasional, kita mengetahui bahwa persepsi tentang apa yang termasuk dalam korupsi atau tidak tergantung pada faktor-faktor budaya dan hukum. Meskipun demikian, Applus+ akan menerapkan Kebijakan Anti Korupsi Global (Global Anti Corruption Policy) di semua negara tempat kita beroperasi. Kebijakan ini melarang kegiatan-kegiatan berikut ini: Menjanjikan atau memberikan manfaat yang tidak benar kepada pejabat publik atau membujuk karyawan perusahaan lain untuk melanggar kewajiban mereka dalam mendukung Applus+.
Memberikan keuntungan kepada para pejabat publik atau karyawan perusahaan lain yang melampaui batas khusus yang ditetapkan dalam kebijakan kita. Jika jabatan Anda di Applus+ menuntut untuk sering berhubungan dengan para pejabat publik atau pemimpin bisnis, maka Anda harus memahami kebijakan tersebut. Jika Anda ragu, silakan berkonsultasi dengan orang yang bertanggung jawab atas kepatuhan. Menggunakan hubungan pribadi dengan seorang pejabat publik, anggota keluarganya atau dengan pemimpin salah satu partai politik dengan cara yang tidak benar untuk memperoleh keputusan yang menguntungkan bagi Perusahaan. Pertanyaan apapun seputar apa yang termasuk suatu hubungan atau perilaku yang tidak tepat harus dikonsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab atas kepatuhan.
14
Imbalan yang tidak wajar mungkin termasuk: • Uang • Hadiah • Undangan untuk menghadiri acara atau kegiatan rekreasi (acara olahraga, berburu, dll.) • Jamuan makan malam, wisata • Menawarkan pekerjaan kepada para anggota keluarga atau teman dekat • Diskonto atau pengurangan dalam produk atau layanan
Membayarkan
sejumlah
uang
kepada
orang-orang
(pihak
ketiga) sebagai biaya pengelolaan hubungan bisnis dengan para administrasi publik atau perusahaan-perusahaan lain yang mewakili Applus+ tanpa memastikannya terlebih dahulu dari sisi integritas profesional mereka atau menegaskan kemampuan mereka untuk mematuhi Kebijakan Anti Korupsi kita. Membayar
para
pejabat
publik
yang
mungkin
diberikan
kewenangan oleh hukum untuk memperoleh otorisasi atau untuk memfasilitasi pengurusan administrasi.
Dalam beberapa negara atau wilayah geografis, Applus+ mungkin mengimplementasikan Kebijakan Anti Korupsi tertentu dan akan mengikuti ketentuan dari kebijakan umum.
15
4.7. Patronase, sponsor dan donasi untuk partai politik Sebagai anggota masyarakat yang bertanggung jawab secara sosial, Perusahaan kita akan mengedepankan budaya, ilmu pengetahuan dan seni serta akan berkolaborasi dengan proyekproyek sosial dan kemanusiaan. Sehubungan dengan proyekproyek ini, diperbolehkan adanya naungan akademisi serta sebagian besar kolaborasi dengan LSM dan administrasi publik. Dalam hal ini kontribusi tersebut tidak boleh dilakukan sehubungan dengan peristiwa propaganda pemilu atau sebagai sarana menyuap seorang pejabat publik untuk memperoleh keuntungan pribadi. Demi menjamin tingkat keamanan yang tinggi, penaungan apapun harus disetujui sesuai dengan Kebijakan Anti-Korupsi.
Applus+ mempertahankan ketidakberpihakan sehubungan dengan partai politik. Oleh karena itu, setiap kontribusi kepada partai politik manapun di dunia dilarang perusahaan.
4.8. Kebenaran dan keamanan informasi Informasi adalah unsur dasar yang mengelola sebuah perusahaan, dan oleh karena itu, sudah merupakan kewajiban setiap orang untuk menjamin integritas, keandalan dan keakuratan informasi. Kita harus memastikan kebenaran informasi yang diberikan kepada suatu badan publik, misalnya dalam kaitannya dengan kasus pajak atau untuk memberikan pembenaran atas pemberian subsidi, atau kepada perusahaan lain sehubungan dengan jenis kontrak. Untuk tujuan ini, Applus+ telah menempatkan Kebijakan Keamanan Informasi (Information Security Policy) pada posisi yang mendefinisikan prosedur-prosedur dengan tepat.
Setiap transaksi atau kegiatan operasional harus didokumentasikan dan diarsipkan serta harus mematuhi hukum yang berlaku dan kebijakan Applus+. Dilarang untuk membuat faktur atau dokumen untuk mensimulasikan kegiatan operasi atau transaksi yang tidak pernah terjadi, memiliki tujuan lain atau telah melibatkan jumlah yang berbeda.
4.9. Menjaga Kerahasiaan Karyawan Applus+, tergantung pada jabatan mereka, memiliki akses terhadap informasi rahasia milik para klien atau pemasok kita. Karena aktivitas yang dilakukan, kita memiliki akses terhadap informasi sensitif milik pihak ketiga yang harus dilindungi dan diperlakukan secara rahasia. Hal ini mencakup kewajiban untuk tidak mengungkapkan informasi tanpa persetujuan dari pemilik
16
Informasi rahasia termasuk: Rahasia komersial atau perdagangan Applus + atau pihak ketiga, seperti kebijakan harga, proyek penelitian, basis pelanggan, akuntansi atau informasi keuangan, tata cara, rencana pemasaran atau pengembangan usaha atau material apapun yang bertanda “rahasia” atau “confidential”. Pengungkapan informasi rahasia merupakan sebuah tindakan terlarang dan dapat menyebabkan pembayaran ganti rugi yang tinggi.
informasi. Kebijakan Keamanan Informasi memaparkan kewajiban ini secara lebih rinci. Setiap informasi perusahaan yang terdaftar sebagai rahasia atau non-publik tidak boleh digunakan untuk merekomendasikan atau membeli saham, derivatif keuangan, atau sekuritas lain apapun.
untuk mematuhi hukum yang berlaku dalam kegiatan kita didasarkan pada komitmen kita kepada masyarakat, di luar tanggung jawab sipil, administratif, kriminal atau setiap bentuk tanggung jawab lainnya yang dapat timbul bagi Applus+ atau karyawan kita.
Karyawan Applus+ dan pihak ketiga tunduk pada perjanjian kerahasiaan selama melaksanakan kegiatan profesional mereka dan dalam beberapa kasus setelah pemutusan kontrak.
Satu-satunya cara untuk menciptakan kepercayaan dalam layanan kita adalah dengan beroperasi dengan kebebasan penuh. Oleh karena itu, kita harus menghindari adanya konflik kepen-tingan, khususnya dalam hal memberikan layanan Applus+ kepada seorang klien, yang karena sifatnya, mengkompromikan penilaian mandirinya. Kebijakan intern mendefinisikan secara rinci bagaimana bertindak dalam kasus ini.
4.10. Integritas kita dalam pelayanan Layanan kita harus diberikan dengan cara yang profesional, mandiri dan tidak memihak, sesuai dengan prosedur, praktik dan kebijakan Applus+ dan hukum dalam setiap negara. Komitmen
17
Rekomendasi, pendapat profesional, data, hasil dan pada
umumnya setiap menegaskan fakta harus didokumentasikan secara hati-hati, sesuai dengan kebijakan internal. Laporan dan sertifikasi harus menyertakan hasil dan temuan serta pendapat profesional yang terkait.
Contoh umum dari konflik kepentingan adalah: Mempekerjakan anggota keluarga atau teman tanpa persetujuan. Tidak mengungkapkan kepada manajemen atas kepentingan yang mungkin kita miliki pada perusahaan pesaing Applus+.
4.11. Konflik kepentingan Konflik kepentingan yang disebutkan di atas mungkin terjadi antara Applus+ dan kliennya, tetapi juga dapat timbul dalam pelaksanaan aktivitas kita. Situasi seperti ini wajib dihindari dan terjadinya konflik kepentingan harus segera dilaporkan kepada atasan atau CCO untuk memperoleh nasihat lebih lanjut mengenai bagaimana cara melanjutkan prosesnya.
Menerima secara langsung atau tidak langsung manfaat dari jabatan yang dimiliki dalam Applus+, dengan pengecualian keuntungan diterima secara sosial. Namun karyawan diminta untuk menginformasikan situasi ini kepada orang yang bertanggung jawab atas kepatuhan. Menjalankan setiap usaha atau transaksi atas nama Applus+ dengan anggota keluarga atau dengan sebuah perusahaan tempat kita memiliki kepentingan secara langsung atau tidak langsung.
18
Tidak diperbolehkan melaksanakan aktivitas berbayar apapun yang berhubungan dengan tipe layanan yang mungkin disediakan oleh Applus+, sebagai tambahan pekerjaan yang dilakukan di Applus+, tanpa memperoleh persetujuan dari manajemen. Memberikan layanan bersaing apapun kepada para klien Applus+. Setiap layanan tersebut harus disetujui oleh manajemen. Menggunakan pekerjaan kita dalam Applus+ untuk memperoleh kesempatan bisnis atau komersial.
19
4.12. Pemanfaatan sumber daya Applus+ Sebagaimana ditentukan dalam Kebijakan Keamanan Informasi Applus+ dan kebijakan-kebijakan terkait lainnya, akun email perusahaan adalah milik Perusahaan dan oleh karena itu, tidak tepat jika digunakan untuk kepentingan pribadi. Setiap penggunaan akun email perusahaan untuk kepentingan pribadi merupakan pembebasan privasi atas isi email-nya. Komputer, telepon, akses internet dan sistem komunikasi lain yang disediakan oleh Applus+ untuk penggunaan karyawannya adalah untuk penggunaan profesional dan hanya dapat digunakan untuk masalah pribadi, jika penggunaannya tidak mengganggu kinerja kegiatan profesional. Dalam hal apapun, Applus+ berhak untuk mengontrol penggunaan sarana-sarana tersebut, termasuk komunikasi yang dilakukan di masa lalu.
Penggunaan arsip dan perangkat lunak eksternal menimbulkan risiko keamanan bagi kita dan dapat mengakibatkan sanksi pidana dan perdata yang serius bagi Applus+. Oleh karena itu, Perusahaan melarang penggunaan perangkat lunak yang tidak sah, pengunduhan perangkat lunak dari materi yang tidak pantas (misalnya pornografi) atau aksi apapun yang melanggar hak kekayaan intelektual.
4.13. Bertindak dengan rasa hormat Applus+ beroperasi dalam berbagai budaya dengan adat istiadat yang berbeda-beda yang harus dipelajari dan dihormati serta bertindak dengan cara terhormat dan sesuai dengan normanorma sosial yang berbeda. Penggunaan obat-obatan narkotika ilegal atau minuman beralkohol di tempat kerja dilarang keras oleh Perusahaan.
Sumber daya Applus+ lainnya hanya dapat digunakan secara eksklusif untuk mengembangkan pekerjaan kita dan dalam hal apapun, tidak pernah digunakan untuk kepentingan pribadi. Seluruh karyawan harus merawat sumber daya yang ditugaskan kepada mereka dengan semestinya dan harus menghindari kerusakan, pencurian atau penggunaan sumber daya yang tidak benar.
20
KODE ETIK
5. TINJAUAN TERHADAP KODE ETIK
Kepatuhan terhadap nilai-nilai etika kita merupakan hal yang rumit dan Kode ini harus berkembang dan dapat memberikan jawaban atas masalah-masalah baru yang timbul. Oleh karenanya, kami meminta bantuan Anda untuk memperbaiki Kode Etik ini melalui Saluran Komunikasi yang diatur dalam dokumen ini. GEC akan mengulas setiap saran yang diajukan dan mengusulkan perubahan yang diperlukan kepada Dewan Direksi.
21
KODE ETIK
Campus de la UAB • Apdo. Correos, 18 / PO Box, 18 E-08193 Barcelona • España / Spain www.applus.com
