KODE ETIK AMATIR RADIO

KODE ETIK AMATIR RADIO Amatir Radio Berjiwa Perwira. Secara sadar ia tidak akan menggunakan udara untuk kesenangan pribadi, sedemikian rupa sehingga mengurangi kesenangan orang lain.

Amatir Radio Adalah Setia. Ia mendapat ijin amatir dari Pemerintah karena Organisasinya dan akan setia dan patuh kepada Negara dan Organisasinya.

Amatir Radio Adalah Progresif. Amatir Radio selalu menyesuaikan stasiun radionya setingkat dengan ilmu pengetahuan. Ia membuatnya dengan baik dan efisien, ia melayaninya dengan cara yang bersih dan teratur.

Amatir Radio Adalah Seorang Ramah Tamah. Jika diminta, ia akan mengirim beritanya dengan perlahan dan sabar, kepada yang belum berpengalaman ia memberi nasehat, pertimbangan dan bantuan secara ramah tamah. Inilah ciri-ciri khas Amatir Radio.

Amatir Radio Berjiwa Seimbang. Radio merupakan hobbynya, ia tidak akan memperkenankan hobby nya mempengaruhi kewajibannya terhadap rumah tangga, pekerjaan, sekolah atau masyarakat sekitarnya.

Amatir Radio Adalah Seorang Patriot. Ia selalu siap sedia dengan pengetahuan dan stasiun radionya untuk mengabdi kepada Negara dan Masyarakat.

ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN :

Alamat : Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 - PO Box 129. Email : [email protected].

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh. Salam sejahtera untuk kita semua. Puji dan Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan Rahmat dan Karunia Nya yang senantiasa diberikan kepada kita semua, sehingga ORARI Daerah Kalimantan Selatan dapat menerbitkan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANIASI ini tepat diawal masa kepengurusan ORARI Daerah Kalimantan untuk masa bakti 2014 – 2019. PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini diterbitkan sebagai acuan kerja bagi sekretariat penyelengga organisasi pada ORARI Daerah dan ORARI Lokal di Kalimantan Selatan, agar dalam pengelolaannya tercipta administrasi yang tertib, kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien. ORARI Daerah Kalimantan Selatan mengucapkan terimakasih yang sebesar – besarnya kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan dan pemikiran, baik berupa data dan informasi serta dukungan moril dalam penyusunan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini. Menyadari akan adanya keterbatasan dan kekurangan dalam penyusunan PEDOMAN TATA NASKAH ORGANISASI ini perlu adanya kritik dan saran agar lebih sempurna serta sebagai masukan bagi ORARI Daerah untuk pengembangan lebih lanjut agar benar – benar dapat bermanfaat dimasa yang akan datang.

Banjarmasin, 01 April 2015. ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA,

H.M. NAHWAN.SA, S.Sos - YB7NSA

DAFTAR ISI PENGANTAR ---------------------------------------------------------------------------------------------- i KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR : NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN ------------------------------------------------------------------- 6 LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR : 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. ---------------------------------------------------------- 8 BAB I

PENDAHULUAN -------------------------------------------------------------------------- 8 A. B. C. C. D. E. F.

BAB II

LATAR BELAKANG ------------------------------------------------------------------ 8 KETENTUAN UMUM ----------------------------------------------------------------- 8 MAKSUD DAN TUJUAN -------------------------------------------------------------- 9 SASARAN ------------------------------------------------------------------------------ 9 ASAS ------------------------------------------------------------------------------------ 9 RUANG LINGKUP -------------------------------------------------------------------- 9 PENGERTIAN UMUM ---------------------------------------------------------------- 10

JENIS DAN FORMAT NASKAH ORGANISASI ----------------------------------------- 10 A. NASKAH ORGANISASI ARAHAN -------------------------------------------------- 10 1. Naskah Organisasi Pengaturan ----------------------------------------------- 11 a. Peraturan -------------------------------------------------------------------- 11 b. Pedoman --------------------------------------------------------------------- 11 c. Petunjuk Pelaksanaan ----------------------------------------------------- 14 d. Surat Edaran ---------------------------------------------------------------- 16 2. Naskah Organisasi Penetapan (Keputusan) ------------------------------- 18 3. Naskah Organisasi Penugasan ------------------------------------------------ 21 a. Instruksi --------------------------------------------------------------------- 21 b. Surat Perintah -------------------------------------------------------------- 23 c. Surat Tugas ----------------------------------------------------------------- 25 B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI --------------------------------------- 27 1. Naskah Organisasi Korespondensi Intern ---------------------------------- 27 a. Nota Organisasi ------------------------------------------------------------ 27 b. Memorandum --------------------------------------------------------------- 29 2. Naskah Organisasi Korespondensi Ekstern -------------------------------- 31 3. Surat Undangan ----------------------------------------------------------------- 33 C. NASKAH ORGANISASI KHUSUS --------------------------------------------------- 35 1. Surat Perjanjian ----------------------------------------------------------------- 35 2. Surat Kuasa ---------------------------------------------------------------------- 41 3. Berita Acara ---------------------------------------------------------------------- 43 4. Surat Keterangan --------------------------------------------------------------- 45 5. Surat Pengantar ----------------------------------------------------------------- 47 6. Pengumuman -------------------------------------------------------------------- 49 D. LAPORAN ----------------------------------------------------------------------------- 51 E. TELAAHAN ANGGOTA -------------------------------------------------------------- 53 F. FORMULIR ----------------------------------------------------------------------------- 55 G. NASKAH ORGANISASI ELEKTRONIK -------------------------------------------- 55

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH ORGANISASI ------------------------------------------------ 55 A. PERSYARATAN PENYUSUNAN ---------------------------------------------------- 55 B. NAMA ORGANISASI PADA KEPALA NASKAH ORGANISASI ------------------ 55 C. PENOMORAN NASKAH ORGANISASI -------------------------------------------- 55 D. NOMOR HALAMAN ------------------------------------------------------------------ 58 E. KETENTUAN JARAK SPASI --------------------------------------------------------- 58 F. PENGGUNAAN HURUF -------------------------------------------------------------- 59 G. LAMPIRAN ---------------------------------------------------------------------------- 59 H. DAFTAR DISTRIBUSI ---------------------------------------------------------------- 59 I.

RUJUKAN ------------------------------------------------------------------------------ 59

J.

RUANG TANDA TANGAN ----------------------------------------------------------- 59

K. PENENTUAN BATAS/RUANG TEPI ----------------------------------------------- 60 L. PENGGUNAAN BAHASA ------------------------------------------------------------ 60 M. MEDIA/SARANA NASKAH ORGANISASI ----------------------------------------- 60 N. SUSUNAN SURAT ORGANISASI --------------------------------------------------- 63 O. KETENTUAN SURAT – MENYURAT ---------------------------------------------- 64 BAB IV

PENGURUSAN NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI ------------------------- 66 A. NASKAH ORGANISSI KORESPONDENSI INTERN (Nota Organisasi/ Memorandum) -------------------------------------------------------- 66 B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI EKSTERN --------------------------- 66

BAB V

PENGURUS PENANDA TANGAN NASKAH ORGANISASI --------------------------- 69 A. PENANDATANGANAN -------------------------------------------------------------- 70 B. UNTUK PERHATIAN (u.p.) --------------------------------------------------------- 70 C. KEWENANGAN PENANDATANGANAN ------------------------------------------ 70

BAB VI

PENGGUNAAN LOGO ORGANISASI DALAM NASKAH ORGANISASI-------------- 71 A. PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI --------------------------------------------------------------------------- 71 B. KETENTUAN PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI ------------------------------------------------------ 72

BAB VII

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH ORGANISASI ------------------------------------------------------------------- 73 A. PENGERTIAN ------------------------------------------------------------------------1. Perubahan ------------------------------------------------------------------------ 73 2. Pencabutan ---------------------------------------------------------------------- 73 3. Pembatalan ---------------------------------------------------------------------- 73 4. Ralat ------------------------------------------------------------------------------- 73 B. TATA CARA PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT --------------------------------------------------------------------------- 73

BAB VIII

PENUTUP ---------------------------------------------------------------------------------- 73

4

LAMPIRAN – LAMPIRAN ------------------------------------------------------------------------------ 74 A. CONTOH FORMULIR PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI ------------------------------------------ 75 B. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA KEHORMATAN ORARI --------------------------------------- 85 C. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI YANG BERLAKU SEUMUR HIDUP. ---------------- 87 D. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO KHUSUS-------------------------- 89 E. F.

CONTOH SURAT PINDAH KEANGGOTAAN LOKAL DALAM DAERAH---------------- 91 CONTOH SURAT MOHONAN KEPUTUSAN PENGUKUHAN

PEJABAT KETUA ORARI LOKAL --------------------------------------------------- 94 G. CONTOH KOP NASKAH DENGAN LOGO ORGANISASI ---------------------------------- 96

5

ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA

DAERAH KALIMANTAN SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 – 3273624 PO Box 129. - Email : [email protected]

KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG : PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Menimbang

: a. bahwa dalam rangka bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pengelolaan organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan perlu disusun Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan tentang Tata Naskah Organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan;

Mengingat

: 1. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor. 33/PER/M.KOMINFO/08/2009 tertanggal 31 Agustus 2009 tentang Penyelenggaraan Amatir Radio. 2. Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ORARI; 3. Keputusan Ketua Umum Organisasi Amatir Radio Indonesia Nomor: KEP-069/OP/KU/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Izin Amatir Radio Dan kartu Tanda Anggota ORARI. 4. Ketetapan Musyawarah Daerah VII ORARI Daerah Kalimantan Selatan Tahun 2014;

Memperhatikan

: 1. Hasil Rapat Pleno Pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan tanggal 07 Januari 2015. 2. Tanggapan ORARI Lokal atas laoran Ketua ORARI Daerah pada Rapat Kerja ORARI Daerah Kalimantan Selatan tanggal 07 Maret 2015. MEMUTUSKAN:

Menetapkan

: KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALLIMANTAN SELATAN TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN.

PERTAMA

: Menetapkan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan sebagaimana terlampir pada Surat Keputusan ini.

KEDUA

: Pedoman Tata Naskah ini berlaku dan untuk diterapkan dalam ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan seluruh ORARI Lokal se Kalimantan Selatan.

6

KETIGA

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan jika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya Ditetapkan di Pada Tanggal

: Banjarmasin : 01 April 2015.

ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA,

H.M. NAHWAN.SA, S.Sos - YB7NSA Tembusan : 1. Ketua Umum ORARI - di Jakarta 2. DPP ORARI Daerah Kalsel. 3. Pengurus ORARI Lokal se Kalimantan Selatan

7

KETUA ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR 010 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN

PEDOMAN TATA NASKAH ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Ketatalaksanaan organisasi merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan organisasi di lingkup ORARI Daerah Kalimantan Selatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan organisasi adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah, kearsipan, serta tata cara pengurusan izin amatir radio dan kartu tanda anggota. Tata naskah organisasi sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah organisasi, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk administrasi, dan ralat atau revisi. B. KETENTUAN UMUM 1. Pedoman Tata Naskah Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini. 2. Pedoman Tata Naskah Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan sebagaimana dimaksud dalam point 1 merupakan acuan bagi Pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan seluruh ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 3. Tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan yang telah ada secara bertahap agar disesuaikan dengan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini paling lambat 6 (enam) bulan sejak Keputusan ini ditetapkan. 4. Pedoman ini mengatur pula berbagai hal terkait administrasi Pengurusan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota ORARI, baik bagi Calon Anggota, Anggota, Anggota Kehormatan, Warga Negara Asing maupun pengelolaan ORARI Daerah dan ORARI Lokal, serta Izin Amatir Radio Khusus. 5. Pedoman ini digunakan sebagai Pedoman Kerja bagi Sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan, dan Sekretariat ORARI Lokal se Kalimantan Selatan.

8

C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah organisasi pada ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan ORARI Lokal se Kalimantan Selatan. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pengelolaan Organisasi Amatir Radio Indonesia Daerah Kalimantan Selatan. D. SASARAN Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah : 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah organisasi; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah organisasi dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah organisasi; 5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah organisasi. E. ASAS Pedoman tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan ini disusun berdasarkan : 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah organisasi, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 3. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 6. Kecepatan dan Ketepatan Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 7. Keamanan Tata naskah organisasi harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. F. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah organisasi meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah organisasi; penyusunan naskah organisasi; pengurusan naskah organisasi korespondensi; pengurus penanda tangan naskah organisasi; penggunaan logo organisasi dalam naskah organisasi; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah organisasi.

9

G. PENGERTIAN UMUM Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut. 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah organisasi, singkatan, akronim, dan kearsipan. 2. Naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi keorganisasian yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pengurus yang berwenang di lingkungan ORARI Daerah Kalimantan Selatan dalam rangka penyelenggaraan tugas organisasi. 3. Tata naskah ORARI Daerah Kalimantan Selatan adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah organisasi, serta media yang digunakan dalam komunikasi organisasian. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo organisasi, dan cap organisasi. 5. Penanda tanganan naskah organisasi adalah pengurus yang menandatangani naskah organisasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawab keorganisasian pada jabatannya. 6. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas organisasi.

BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH ORGANISASI

Jenis naskah organisasi terdiri atas dua macam, yaitu naskah arahan dan naskah korespondensi. Kedua jenis naskah organisasi tersebut dijelaskan sebagai berikut : A. NASKAH ARAHAN Naskah arahan merupakan naskah yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan ORARI Daerah dan ORARI Lokal yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Pengaturan Naskah yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan Ketua Umum ORARI. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan organisasi yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik organisasi yang bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan atau dibuat untuk keperluan terlaksananya operasional pengelolaan organisasi yang belum ada kebijakan sebelumnya dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pengurus yang berwenang.

10

3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo organsiasi dan nama jabatan ketua ORDA/ORLOK yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran keputusan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan ditepi kanan atas kertas. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) pengurus yang menetapkan; (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign. (4) cap organisasi.

Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1

11

Contoh 1

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL.

KETUA ORGANISASI AMAMTIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN

LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR ...... TAHUN ........ TENTANG PEDOMAN ................................................

PEDOMAN …………………………………

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG ................................................................................................................................................................................................ B. KETENTUAN UMUM ................................................................................................................................................................................................ C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud ....................................................................................................................................................................................... 2. Tujuan ....................................................................................................................................................................................... D. SASARAN

............................................................................................................................................................................ E. ASAS

............................................................................................................................................................................ F. RUANG LINGKUP

............................................................................................................................................................................ G. PENGERTIAN UMUM

............................................................................................................................................................................

12

BAB II .............................................................

A. ....................................................... ............................................................................................................................................................................................. B. ........................................................ ................................................................................................,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, dan seterusnya.

......................................................................... .................................., Tanda Tangan dan Cap ........................................... – ...................... Tembusan : 1. .................................. 2. .................................. 3. ..................................

13

c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah organisasi pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pengurus yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Ketua ORARI Daerah/Lokal. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan logo organisasi dan nama jabatan Ketua ORARI Daerah/Lokal yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran keputusan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan ditepi kanan atas kertas. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari : (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koororganisasii, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan Ketua ORARI Daerah/Lokal yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pengurus yang menetapkan; (3) nama lengkap Ketua ORARI Daerah/Lokal yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign.

(4) cap organisasi.

Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2

14

Contoh 2

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL.

KETUA ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR ...... TAHUN ........ TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN ...............

PETUNJUK PELAKSANAAN ………………………………… BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………………………...…………………………………………..…………………………........................................................ B. Maksud dan Tujuan ………………………...……………………………………………..…………………………..................................................... C. Ruang Lingkup …………………………..………………………………………..…………………………......................................................... D. Pengertian Umum ……………..……..….……………………………………………..………………………….....................................................

BAB II PELAKSANAAN A. …………………… ……………………………..…………………………................................................................................................................. B. ...............................

................................................................................................................................ dan seterusnya ................................................................... ........................, Tanda Tangan dan Cap ........................................... – .........................

15

d. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah organisasi yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh Ketua/Wakil Ketua ORARI Daerah/Lokal dapat dilimpahkan kepada Sekretaris atau pengurus yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris (center text; (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris(center text); (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. (center text) b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah organisasi lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pengurus penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menetapkan; (4) nama lengkap pengurus penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap organisasi. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat organisasi/memorandum/nota organisasi dari pengurus yang berwenang kepada pengurus dan pihak terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3

16

Contoh 3

FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL.



KETUA ORGANISASI AMAMTIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN

SURAT EDARAN NOMOR : ................. TAHUN ................... TENTANG ................................................................................ A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………………………………………………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………………………………………………… C. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………………………………………………………… D. Dasar ………………………………………………………………………………………………………………………………… D. ……………………………… …..…………………………………………….......................................................................... dan seterusnya. Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………... ...................................................................................... ....................................., Tanda Tangan dan Cap ............................................... – .................

17

3. Naskah Organisasi Penetapan (Keputusan) Jenis naskah organisasi penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan, a. Pengertian Keputusan adalah naskah organisasi yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/ mengubah status personal/ keanggotaan/ material/ peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pengurus yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Ketua ORARI Daerah/Lokal yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a). kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (b) kata keputusan dan nama jabatan pengurus yang menetapkan, dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat keputusan di bawahnya secara simetris (center text); (c) nomor keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pengurus yang menetapkan keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari (a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundangundangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. (c) Kata memperhatikan, yaitu konsiderans yang memuat dasar pemikiran pengeluaran keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan organisasi. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

18

5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari (a) tempat dan tanggal penetapan keputusan; (b) jabatan pengurus yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pengurus yang menetapkan keputusan; (d) nama lengkap pengurus yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nama panggilan/callsign. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pengurus yang bertanggung jawab di bidang administrasi umum atau pengurus yang ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pengurus penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. f. Hal yang Perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan organisasi.

Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.

19

Contoh 4

FORMAT SURAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/LOKAL.



KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR … TAHUN …. TENTANG .............................................................................................................................. KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Menimbang

: a. ......................................................................................................................................................; b. ......................................................................................................................................................;

Mengingat

: 1. ......................................................................................................................................................; 2. ......................................................................................................................................................; MEMUTUSKAN

Menetapkan

: KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN TENTANG ....................... ....................... ...................................................................................................................

PERTAMA

: ....................... ....................... ...................................................................................................................

KEDUA

: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan jika dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

PETIKAN Keputusan ini diberikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : ............................................. Pada Tanggal : ............................................. .......................................................................... ..........................,

............................... - ................... SALINAN keputusan ini disampaikan kepada : 1. ..................................................................... 2. ..................................................................... 3. ..................................................................... 4. .....................................................................

20

3. Naskah Organisasi Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah organisasi yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Ketua ORARI Daerah / Lokal. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata instruksi nama jabatan pengurus yang menetapkan, dicantumkan di bawah kop naskah organisasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat keputusan di bawahnya secara simetris (center text); (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pengurus yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari (1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. e) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) ama jabatan pengurus yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pengurus yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pengurus yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan – peratiran dalam organisasi. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pengurus lain. Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5

21

Contoh 5

FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL.



INSTRUKSI KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR … TAHUN …. TENTANG …………………………………………………………. KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Kepada : Kepada

:

Untuk

:

KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT

: : : :

1. Nama/Jabatan; 2. Nama/Jabatan; 3. Nama/Jabatan; 4. Nama/Jabatan; …………………………………………………………………………........................................................ …………………………………………………………………………........................................................ …………………………………………………………………………......................................................... Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.

Instruksi ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di : …………………… pada tanggal : …………………... ............................................................................. .................................., Tanda Tangan dan Cap .................................. – ....................

22

b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah organisasi dari Ketua ORARI Daerah/Lokal yang berwenang yang ditujukan kepada pengurus atau anggota organisasi yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh pengurus yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pengurus atau anggota organisasi yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menugasi; (4) nama lengkap pengurus yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign; (5) cap organisasi. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pihak yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pengurus atau anggota yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6

23

Contoh 6

FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL.



SURAT PERINTAH NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Menimbang

: a. bahwa ……………………………………………………............................................……….…; b. bahwa ………………………………………………………...........................................……..…;

Dasar

: 1. …………………………………………………………….............................................……………; 2. …………………………………………………………….............................................……………; Memberi Perintah

Kepada

: 1. ………………………………………………………..............................................…………………; 2. …………………………………………………..............................................………………………; 3. ……………………………………………………..............................................……………………; 4. dan seterusnya.

Untuk

: 1. ………………………………………………….............................................………………………; 2. ………………………………………………….............................................………………………; 3. …………………………………………….............................................……………………………; 4. dan seterusnya. Ditetapkan di : ....................................... Pada Tanggal : ....................................... ................................................................................. ..........................,

................................... - ............... Tembusan : 1. ...................................................................... 2. ...................................................................... 3. ...................................................................... 4. ......................................................................

24

c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah organisasi dari Ketua ORARI Daerah/Lokal yang ditujukan kepada pengurus atau anggota lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pengurus yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pengurus yang menugasi; (4) nama lengkap penguus yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan/callsign; (5) cap organisasi. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pihak yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pengurus atau anggota yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7.

25

Contoh 7

FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDA TANGANI OLEH KETUA ORARI DAERAH/ LOKAL.



SURAT TUGAS NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Menimbang

: a. bahwa ……………………………………………………………....................................................…; b. bahwa ……………………………………………………………....................................................…;

Dasar

: 1. ……………………………………………………………....................................................……………; 2. …………………………………………………………………....................................................………; Memberi Tugas

Kepada

: 1. ……………………………………………………....................................................……………………; 2. ……………………………………………....................................................……………………………; 3. ………………………………………………....................................................…………………………; 4. dan seterusnya.

Untuk

: 1. …………………………………………………………...................................................………………; 2. ………………………………………………………………...................................................…………; 3. …………………………………………………...................................................………………………; 4. dan seterusnya. Ditetapkan di : ............................................. Pada Tanggal : ............................................. ................................................................................ ......................,

.................................... - .............. Tembusan : 1. ...................................................................... 2. ...................................................................... 3. ...................................................................... 4. ......................................................................

26

B. NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI 1. Naskah Organisasi Korespondensi Intern a. Nota Organisasi 1) Pengertian Nota organisasi adalah naskah organisasi intern yang dibuat oleh pengurus dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pengurus lain. Nota organisasi memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pengurus yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota organisasi dibuat oleh pengurus dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota organisasi terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata nota organisasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota organisasi terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota organisasi terdiri dari tanda tangan, nama pengurus, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota organisasi tidak dibubuhi cap organisasi. b) Tembusan nota organisasi berlaku di lingkungan intern organisasi. c) Penomoran nota organisasi dilakukan dengan mencantumkan nomor nota organisasi, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Organisasi dapat dilihat pada Contoh 8.

27

Contoh 8

FORMAT NOTA ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS.



NOTA ORGANISASI NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Yth Dari Perihal Tanggal

: : : :

………………………….… ………………………….… ………………………….… ………………...………..…

……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………............................... ……………………………………………………………………………………..…………………………………………...............................

................................................................... ..............................,

................................ - ................ Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

28

b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah organisasi intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat keorganisasian. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pengurus dalam lingkungan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pengurus serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap organisasi; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern organisasi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9

29

Contoh 9

FORMAT MEMORANDUM ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS



MEMORANDUM NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Yth Dari Perihal Tanggal

: : : :

………………………….… ………………………….… ………………………….… …………………...……..…

…………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... …………………………………………………………………………………….....…………………………………………............................... Tanda Tangan

Nama Lengkap Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. ………………….

30

2. Naskah Organisasi Korespondensi Ekstern Jenis naskah organisasi korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat organisasi. a. Pengertian Surat organisasi adalah naskah organisasi pelaksanaan tugas pengurus dalam menyampaikan informasi keorganisasian berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah organisasi atau barang, atau hal keorganisasian lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan. b. Wewenang Penandatanganan Surat organisasi ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat organisasi terdiri dari a) kop naskah organisasi, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat organisasi; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di kanan atas di bawah kop surat organisasi; d) kata Yth., ditulis sejajar/sebaris dengan Nomor, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di awal pada hurup pertama nama pengurus yang dikirimi surat. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat organisasi terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat organisasi terdiri dari a) nama jabatan, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan; c) nama lengkap pengurus/penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital diikuti dengan nama panggilan / callsign; d) stempel/cap organisasi, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan penerima (jika ada) d. Distribusi Surat organisasi disampaikan kepada penerima yang berhak. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat organisasi hanya digunakan pada halaman pertama surat organisasi; 2) Jika surat organisasu disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya; 3) Perihal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Organisasi dapat dilihat pada Contoh 10

31

Contoh 10

FORMAT SURAT ORGANISASI YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS



Banjarmasin, ............................ Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

A-01/ -Sek/ORDA-KS/2015 Biasa -....................................................................

Kepada Yth : ..................................................................................... .................................................................................. di – Tempat

………………………………(Alinea Pembuka)..………………………… ..………………………… ..……… .............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… ………………………………(Alinea Isi)……………………………………….. .................................................. .............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… ………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ................................................. .............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… ................................................................................... ...........................,

............................. - ................. Tembusan : 1. ...................................................................... 2. ...................................................................... 3. ...................................................................... 4. ......................................................................

32

3. Surat Undangan a. Pengertian Surat undangan adalah surat organisasi yang memuat undangan kepada penurus/anggota organisasi yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kegitaan keorganisasi tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari a) kop surat undangan, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) nomor, sifat, lampiran, dan perihal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat organisasi; c) tempat dan tanggal pembuatan surat undangan, diketik di kanan atas di bawah kop surat organisasi; d) kata Yth., ditulis sejajar/sebaris dengan Nomor, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; e) alamat surat, ditulis di awal pada hurup pertama nama pengurus yang dikirimi surat. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf kapital, tanda tangan, dan nama pengurus ditulis dengan huruf kapitaldiikuti dengannama panggilan/callsign. d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format surat undangan sama dengan format surat organisasi; yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran; 2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11

33

Contoh 11

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDA TANGANI OLEH PENGURUS



Banjarmasin, ..................................... Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

A-01/ -Sek/ORDA-KS/2015 Biasa -....................................................................

Kepada Yth : .............................................................................. .............................................................................. di – Tempat

………………………………(Alinea Pembuka)..………………………… ..………………………… ..……… .............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… Hari / Tanggal Waktu Tempat Acara

: .................................................... : Pukul ....................................... : .................................................... : ....................................................

.............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… ………………………………(Alinea Penutup)……………………………….. ................................................. .............................................……………………………………………………..……………………………………… .............................................……………………………………………………..……………………………………… ........................................................................ ..............................,

...................................... - ...............

34

C. NASKAH ORGANISASI KHUSUS 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah organisasi yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. a. Pengertian Kerja sama perjanjian di dalam organisasi dan di dengan luar organisasi baik di Daerah maupun Lokal dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian yang dilakukan, baik di Daerah maupun di Lokal dibuat dan ditandatangani oleh pengurus sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) judul perjanjian; dan c) nomor. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal. 3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12A dan 12B

35

Contoh 12A

FORMAT PERJANJIAN UMUM



PERJANJIAN KERJASAMA ANTARA …………………………………… DAN …………………………………… TENTANG ………………………….………………… NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang bertanda tangan di bawah ini 1.

Nama Callsign Jabatan Alamat

: : : :

H.M. NAHWAN. SA,S.Sos YB7NSA Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan Jln. Wijaya Komplek Beruntung Jaya RT.019 Kel. Pemurus Dalam Kec. Banjarmasin Selatan Kota Banjarmasin.

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ORARI Daerah Kalimantan Selatan yang mana berdasarkan Surat Keputusan Ketua Umum Organisasi Amatir Radio Indonesia Nomor : KEP021/OP/KU/XII/2014, Tanggal 6 Desember 2014, tentang Pengukuhan Pengurus ORARI Daerah Kalsel masa bakti 2014 - 2019, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KESATU. 2.

Nama Callsign ............................... ............................... ............................... Alamat

: : : : : :

.......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................

Yang selanjutnya dalam Surat Perjanjian ini disebut sebagai PIHAK KEDUA. Kedua belah pihak telah bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ……………….. yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….……………………………….....................

36

Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... Pasal 3 PELAKSANAN KEGIATAN ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... Pasal 4 PEMBIAYAAN ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP ………………………………………………………………………………………………………….………………………………..................... ………………………………………………………………………………………………………….……………………………….....................

PIHAK KEDUA : Nama Institusi Nama Jabatan

PIHAK KESATU : ......................................................................... .....................,

Tanda Tangan

Tanda tangan

Nama

............................................... – ......................

37

Contoh 12B

PERJANJIAN KONTRAK PENGANGKATAN STAF



SURAT PERJANJIAN KERJA ANTARA …………………………………… DAN …………………………………… TENTANG ………………………….………………… NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang bertanda tangan di bawah ini 1.


: : : :


Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ORARI Daerah Kalimantan Selatan yang mana berdasarkan Surat Keputusan Ketua Umum Organisasi Amatir Radio Indonesia Nomor : KEP021/OP/KU/XII/2014, Tanggal 6 Desember 2014, tentang Pengukuhan Pengurus ORARI Daerah Kalsel masa bakti 2014 - 2019, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KESATU. 2.


: : : : : :

.......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... ............................. .......................................... .......................................... ..........................................

Yang selanjutnya dalam Surat Perjanjian Kerja (Kontrak) ini disebut sebagai PIHAK KEDUA. Dengan ini kedua belah pihak menyatakan telah sepakat membuat perjanjian bersama yang mana disebut dengan Surat Perjanjian Kerja. PIHAK KESATU memberikan pekerjaan kepada PIHAK KEDUA, dan pihak kedua menerima pekerjaan seperti yang diuraikan dalam ketentuan-ketentuan sebagaimana tersebut dalm pasal-pasal dibawah ini :

38

Pasal 1 TUGAS PEKERJAAN 1.1.

Pekerjaan yang diberikan kepada PIHAK KEDUA adalah sebagai Anggota Administrasi pada sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan.

1.2.

Tugas – tugas dalam pekerjaan sebagaimana dimaksud ayat 1.1. tersebut adalah sebagai berikut : 1.2.1. Melaksanakan pekerjaan perkantoran. 1.2.2. Menyelenggarakan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian surat menyurat. 1.2.3. Berperan aktif dalam kegiatan keamatiran yang diselenggarakan oleh ORARI Daerah Kalimantan Selatan, terutama dalam hal penatausahaan kegiatan. 1.2.4. Memelihara dan membersihkan lingkungan kantor baik dalam maupun luar kantor. 1.2.5. Menjaga keamanan lingkungan kantor, terutama pada saat jam kerja. 1.2.6. Melaksanakan tugas –tugas lain yang diberikan oleh pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan. 1.2.7. Memberikan layanan kepada anggota ORARI untuk kelancaran proses administrasi keanggotaan. Pasal 2 JENIS DAN NILAI KONTRAK

2.1.

Surat Perjanjian Kerja ini merupakan kontrak untuk tugas pekerjaan PIHAK KEDUA melaksanakan sebuah pekerjaan atau bertugas sebagai Anggota Sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan.

2.2.

Kontrak pekerjaan tersebut dalam ayat 2.1. diatas adalah untuk melaksanakan tugas selama 12 bulan, terhitung mulai tanggal ....... ................ sampai dengan tanggal ...............................

2.3.

PIHAK KEDUA akan menerima gaji sebesar ..................... ,- (................................. .................... ............... .) setiap bulannya. Pasal 3 SYARAT-SYARAT KONTRAK

3.1.

PIHAK KESATU akan membayar gaji berupa honorarium kepada PIHAK KEDUA setiap bulan.

3.2.

PIHAK KEDUA berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas – tugas yang diberikan oleh PIHAK KESATU maupun oleh pengurus ORARI Daerah Kalimantan Selatan.

3.3.

Dengan ditanda tanganinya Surat Perjanjian Kerja/Kontrak Kerja ini maka PIHAK KEDUA berjanji bahwa : 3.3.1. Dalam hal pihak PIHAK KEDUA melaksanakan pekerjaan sebagaimana tersebut pada pasal 1 dilakukan atas perintah dan petunjuk langsung Sekretaris ORARI Daerah Kalimantan Selatan. 3.3.2. Akan melaksanakan tugas sebagai Anggota Sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan tersebut terhitung mulai tanggal ................................. sampai dengan tanggal .............................................................., dengan jam kerja sebagai berikut : a. Hari Senin sampai dengan hari Sabtu b. Masuk kantor pukul 08.30 wita dan pulang kantor pukul 17.00 wita. c. Libur kantor pada hari Minggu dan pada hari – hari besar Nasional dan hari besar Keagamaan kecuali jika ORARI Daerah Kalimantan Selatan menyelenggarakan kegiatan kepengurusan organisasi dan kegiatan keamatiran.

39

Pasal 4 PEMBATALAN KONTRAK 4.1.

PIHAK KESATU berhak memutuskan/membatalkan perjanjian kerja ini secara sepihak apabila : 4.1.1. Tidak masuk kantor dalam waktu berturut-turut selama 14 hari, atau meninggalkan tugasnya dalam satu bulan (hari kerja) selama 14 hari tanpa izin Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan atau tidak melaksanakan pekerjaan sebagaimana diatur dalam pasal 1. 4.1.2. Ternyata PIHAK KEDUA telah menyerahkan pekerjaan kepada PIHAK KETIGA 4.1.3. PIHAK KEDUA menurut pertimbangan PIHAK KESATU dan berdasarkan laporan penilaian PIHAK KESATU tidak dapat atau tidak mampu lagi melaksanakan tugas sebagai Anggota Sekretariat ORARI Daerah Kalimantan Selatan.

Pembatalan perjanjian kerja/kontrak kerja ini jadi terwujud/sah setelah PIHAK KESATU menegur secara tertulis 2 (dua) kali berturut-turut dengan selang waktu selama 7 hari dan tidak mendapat tanggapan PIHAK KEDUA. Pasal 5 PERSELISIHAN 5.1.

Perselisihan atas pelaksanaan kontrak kerja ini akan diselesaikan oleh Panitia Arbitrage yang terdiri dari seorang wakil PIHAK KESATU, seorang wakil PIHAK KEDUA dan seorang dari PIHAK KETIGA yang dipilih oleh kedua belah pihak. Putusan Panitia Arbitrage ini mengikat kedua belah pihak, jika putusan panitia Arbitrage mengalami jalan buntu akan diselesaikan dan diputuskan melalui Pengadilan Negeri.

5.2.

Segala akibat dari perjanjian pelaksanaan pekerjaan ini, kedua belah pihak telah memilih tempat kedudukan yang tetap dan sah di kantor Kepaniteraan Pengadilan Negeri Kota Banjarmasin. Pasal 6 PENUTUP

6.1.

Perjanjian pelaksanaan kontrak kerja ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak di Banjarmasin pada hari, tanggal, bulan, tahun tersebut di atas, yang lembar aslinya kesatu dan lembar kedua masing-masing dibubuhi materai 6.000,- (Enam Ribu Rupiah), dan masingmasing rangkap mempunyai kekuatan hukum yang sama.

6.2.

Dengan ditanda tangani Perjanjian Kerja ini, maka ketentuan yang tercantum dalam pasalpasal Surat Perjanjian Kerja ini mempunyai kekuatan hukum yang mengikat kedua belah pihak.

PIHAK KEDUA

PIHAK KESATU .......................................................... .......................,

........................................................

................................... – ...................

40

2. Surat Kuasa a. Pengertian Surat kuasa adalah naskah organsiasi yang berisi pemberian wewenang kepada pengurus/anggota Organisasi/badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka melaksanakan tugas organisasi. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) judul surat kuasa; c) nomor surat kuasa. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai. Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.

41

Contoh 13

FORMAT SURAT KUASA



SURAT KUASA NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini, nama callsign jabatan alamat

: : : :

.…………………………… .…………………………… ………………………….… ………………………….…

memberi kuasa kepada nama callsign jabatan alamat

: : : :

.…………………………… .…………………………… ………………………….… ………………………….…

untuk : ………………………………………………………….……… ................................................................................................. ..................…………….………………………………………………………..………… …………………………… ................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Banjarmasin, ........................................ ............................................................. .....................,

...................................– .............

42

3. Berita Acara a. Pengertian Berita acara adalah naskah organisasi yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. b. Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) judul berita acara; c) nomor berita acara. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pengurus dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 14.

43

Contoh 14

FORMAT SURAT BERITA ACARA



BERITA ACARA NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang bertanda tangan di bawah ini kami masing-masing : 1.


: : : :


disebut sebagai PIHAK KESATU. 2.


: : : : : :

.......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... ....................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................

disebut sebagai PIHAK KEDUA. telah melaksanakan : 1. ………………………………………………………………………………………….…………………………………........…………… 2. ................................................................................................................ dan seterusnya. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan …………………………………………….................….

PIHAK KEDUA

PIHAK KESATU ................................................... .......................,

........................................................

.................................. – ................

44

4. Surat Keterangan a. Pengertian Surat keterangan adalah naskah organisasi yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan keorganisasian. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pengurus sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pengurus yang menerangkan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pengurus yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.

45

Contoh 15

FORMAT SURAT KETERANGAN



SURAT KETERANGAN NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama Callsign Jabatan Alamat

: : : :


dengan ini menerangkan bahwa : Nama Callsign ............................... ............................... ............................... Alamat

: : : : : :

.......................................... .......................................... .......................................... .......................................... .......................................... ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................

…………………………………………………………………….…………………….……………………………………………………………. ………….…………………….……………………………………………………………………….…………………….………………………... ……………………………………….…………………….……………………………………………………………………….……………….... ….…………………………………………….…………………….…..............................................................................................................

Banjarmasin, ................................. ........................................................... ......................,

............................... – .................

46

5. Surat Pengantar a. Pengertian Surat pengantar adalah naskah organisasi yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pengurus sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi (1) nama jabatan pembuat pengantar; (2) tanda tangan; (3) nama dan Callsign; (4) stempel jabatan/organiasasi. b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi (1) nama jabatan penerima; (2) tanda tangan; (3) nama dan callsign; (4) cap organisasi; (5) nomor telepon/faksimile; (6) tanggal penerimaan. d. Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. e. Penomoran Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat organisasi. Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.

47

Contoh 16

FORMAT SURAT PENGANTAR



SURAT PENGANTAR NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

Kepada : Yth. ............................................................................ ............................................................................ di – ......................................................... No. 1.

Jenis Surat .........................................................................

Banyaknya .................................

Keterangan  Disampaikan dengan hormat.  Untuk diketahui sebagaimana mestinya  Terimakasih.

Banjarmasin, ............................................. ................................................................................ ....................................................,

................................................ – ................. Tanda Terima : Nama

: .............................................

Callsign : ............................................. Jabatan : ............................................. Telp.

: .............................................

Tanggal : ............................................. Tanda tangan : .................................

48

6. Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah organisasi yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pengurus/anggota dalam organisasi atau perseorangan dan club di dalam atau di luar organisasi. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal yang mengumumkan atau pengurus lain yang ditunjuk. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri dari a) kop surat perjanjian, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah kop organisasi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman: c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pengurus yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pengurus yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani diikuti nama panggilan dan callsign, yang ditulis dengan huruf awal kapital; e) cap organisasi d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.

49

Contoh 17

FORMAT PENGUMUMAN



PENGUMUMAN NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 TENTANG ……………………..

…………………………………………………………………….…………………….……………………………………………………………. ………….…………………….……………………………………………………………………….…………………….………………………... ……………………………………….…………………….……………………………………………………………………….……………….... ….…………………………………………….…………………….….............................................................................................................. ….…………………………………………….…………………….….............................................................................................................. ….…………………………………………….…………………….….............................................................................................................. ….…………………………………………….…………………….….............................................................................................................. ….…………………………………………….…………………….…..............................................................................................................

Dikeluarkan di ……………………..... Pada tanggal ……………………...... ..................................................................... ............................

........................................ - ...........................

50

D. LAPORAN 1. Pengertian Laporan adalah naskah organisasi yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 2. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Laporan ditandatangani oleh pengurus yang diserahi tugas. 3. Susunan a) Kepala 1) kop surat naskah, yang berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas (Align text to the left); 2) Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. b) Batang Tubuh Bagian batang-tubuh laporan terdiri dari 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; 4) Penutup, merupakan akhir laporan. c) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap diikuti nama panggilan / callsign pengurus pembuat laporan, ditulis dengan huruf kapital; Format laporan dapat dilihat pada Contoh 18.

51

Contoh 18

FORMAT LAPORAN



LAPORAN

TENTANG …………………..............................….. A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar B. Kegiatan yang Dilaksanakan ………………………………………………………….…………………….…………………………………………….…………………… C. Hasil yang Dicapai ………………………………………………………….…………………….…………………………………………….…………………… D. Simpulan dan Saran ………………………………………………………….…………………….…………………………………………….…………………… E. Penutup ………………………………………………………….…………………….…………………………………………….………………....

Dikeluarkan di pada tanggal

: ……………………..... : ……………………......

......................................................................... ..........................

................................................................................

52

E. TELAAHAN ANGGOTA 1. Pengertian Telaahan anggota adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pengurus atau anggota organisasi yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. 2. Susunan a) Kepala Bagian kepala telaahan anggota terdiri dari 1) judul telaahan anggota dan diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan anggota terdiri dari 1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; 6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c) Kaki Bagian kaki telaahan anggota terdiri dari: 1) tempat dan tanggal pembuatan telaahan anggota; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap dan diikuti dengan nama panggilan / callsign pembuat telaahan anggota, yang ditulis dengan huruf kapital; 4) daftar lampiran. Format telaahan anggota dapat dilihat pada Contoh 19

53

Contoh 19

FORMAT TELAAHAN ANGGOTA

TELAAHAN ANGGOTA TENTANG ..................................................................... A. Persoalan Bagian persoalan memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. B. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang. C. Fakta yang Mempengaruhi Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan. D. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. E. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan salu cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi. F. Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Banjarmasin, .................................... ............................................................................ ........................................

............................................... - ....................

54

F. FORMULIR Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. H. NASKAH ORGANIASASI ELEKTRONIK Naskah organisasi elektronik adalah naskah organisasi berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang nata naskah organisasi elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

BAB III PENYUSUNAN NASKAH ORGANISASI A. PERSYARATAN PENYUSUNAN Setiap naskah organisasi harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut. 1. Ketelitian Dalam menyusun Naskah Organisasi harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan. 2. Kejelasan Naskah organisasi harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi. 3. Singkat dan Padat Naskah organisasi harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap). 4. Logis dan Meyakinkan Naskah organisasi harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah organisasi dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah organisasi. 5. Pembakuan Naskah organisasi harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi naskah organisasi. B. NAMA ORGANISASI PADA KEPALA NASKAH ORGANISASI. Untuk memberikan identifikasi pada naskah organisasi, pada halaman pertama naskah organisasi dicantumkan Kepala Naskah Organisasi, yaitu gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kanan atas kertas (Align text to the left). Kepala nama jabatan digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa naskah organisasi ditetapkan oleh pengurus organisasi, pencantuman Kepala Naskah Organisasi. C. PENOMORAN NASKAH ORGANISASI Nomor pada Naskah Organisasi merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.

55

1. Nomor Naskah Organisasi Arahan a. Instruksi dan Surat Edaran Susunan nomor naskah organisasi Instruksi dan Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Contoh penomoran Instruksi: INSTRUKSI KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN NOMOR ...... TAHUN ....... TENTANG …………………………………………………………………… Contoh penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN NOMOR ...... TAHUN ....... TENTANG …………………………………………………………………… b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Keputusan, penomorannya sama dengan nomor keputusan yang mengantarkannya dan diletakkan di sebelah kanan atas. Contoh :

LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR 006 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN .......................................

LAMPIRAN KEPUTUSAN KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. NOMOR 007 TAHUN 2015 TENTANG PETUNUK PELAKSANAAN ...............

56

c. Surat Perintah dan Surat Tugas Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sama dengan penomoran pada surat organisasi pada umumnya sebagai berikut: 1) kode berkas klasifikasi arsip; 2) nomor urut surat dalam satu tahun takwim/kalender; 3) kode unit jabatan pemrakarsa/berwenang; 4) kode nama organisasi 5) tahun. Contoh 1

:

SURAT PERINTAH NOMOR : A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 Contoh 2

: SURAT TUGAS NOMOR : B.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015

B.01 008 Sekr ORDA-KS 2015

: : : : :

Kode klasifikasi arsip. Nomor urut surat dalam satu tahun takwim/kalender Kode unit jabatan pemrakarsa/berwenang. Kode nama organisasi Tahun 2015.

2. Nomor Surat Organisasi Susunan nomor Surat organisasi mencakup hal-hal berikut. a. Surat Organisasi yang Ditandatangani oleh Ketua ORDA/ORLOK Surat Organisasi yang ditandatangani oleh Menteri/pimpinan instansi terdiri dari: 1) kode klasifikasi arsip; 2) nomor urut surat dalam satu tahun takwim/kalender; 3) kode unit jabatan pemrakarsa/berwenang; 4) kode nama organisasi; 5) tahun; Contoh: A.01/008-Sekr/ORDA-KS/2015 A.01 008 Sekr ORDA-KS 2015

: : : : :

Kode klasifikasi arsip. Nomor urut surat dalam satu tahun takwim/kalender Kode unit jabatan pemrakarsa/berwenang. Kode nama organisasi Tahun 2015.

Kode Klasifikasi Arsip dan kode jabatan

:

A. : SEKRETARIS – Kode unit : Sekr 01 : Umum 02 : Keuangan 03 : Perizinan

57

B

: KEORGANISASIAN - Kode unit : Org 01 : Umum 02 : Keanggotaan 03 : Pendidikan 04 : Kehumasan dan publikasi 05 : Pengembangan Organisasi 06 : QSL & Nugraha

C

: OPERASIONAL DAN TEKNIK - Kode unit : Optek 01 : Umum 02 : Club Stasiun 03 : Monitoring dan Observasi 04 : CORE / Public Service 05 : Kegiatan (on air) frekuensi (Net, Special Call dll). 06 : Kegiatan (off air) non frekuensi

Kode Nama Organisasi : ORDA-KS ORLOK-TPN ORLOK-HSS ORLOK-HST ORLOK-HSU ORLOK-BLG ORLOK-TAB ORLOK-TL ORLOK-TB ORLOK-KB ORLOK-BJM ORLOK-BJB ORLOK-BJR ORLOK-BTL

: ORDA Kalimantan Selatan : ORLOK Tapin : ORLOK Hulu Sungai Selatan : ORLOK Hulu Sungai Tengah : ORLOK Hulu Sungai Utara : ORLOK Balangan : ORLOK Tabalong : ORLOK Tanah Laut : ORLOK Tanah Bumbu : ORLOK Kota Baru : ORLOK Banjarmasin : ORLOK Banjarbaru : ORLOK Banjar : ORLOK Barito Kuala

b. Nomor Salinan Surat Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut. 1). Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama. 2). Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan (salinan tunggal). 3). Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai lampiran. D. NOMOR HALAMAN Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka arab dan dicantumkan di kanan bawah kertas (align text to the right), kecuali halaman pertama naskah organisasi yang menggunakan kop naskah organisasi tidak perlu mencantumkan nomor halaman. E. KETENTUAN JARAK SPASI 1. Jarak (spacing) antara bab dan judul adalah 12 pt. 2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak spasi (line spacing) antara baris pertama dan kedua adalah 1,5 pt. 3. Jarak (spacing) antara judul dan subjudul adalah 18 pt. 4. Jarak (spacing) antara subjudul dan uraian adalah 12 pt.

58

5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah organisasi. F. PENGGUNAAN HURUF Naskah organisasi menggunakan jenis huruf Cambria (Headings) dengan ukuran 11 atau 12. G. LAMPIRAN Jika naskah organisasi memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. H. DAFTAR DISTRIBUSI Daftar distribusi adalah susunan pengurus yang dibuat oleh Sekretaris dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pengurus yang berhak menerima naskah. I.

RUJUKAN Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1. Naskah organisasi yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar. 2. Surat organisasi memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. a. Dalam hal Surat Organisasi memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu harus ditulis secara kronologis b. Cara menulis rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut : jenis naskah organisasi, jabatan penandatangan naskah organisasi, nomor naskah organisasi, tanggal penetapan, dan subjek naskah organisasi. 2) Rujukan Berupa Surat Organisasi Penulisan Rujukan berupa Surat Organisasi mencakupi informasi singkat tentang Surat Organisasi yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. 3) Rujukan Berupa Surat Organisasi Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Organisasi Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri. c. Rujukan Surat kepada Instansi Non Organisasi rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Organisasi yang ditujukan kepada Instansi Non Organisasi.

J.

RUANG TANDA TANGAN Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah organisasi yang memuat nama jabatan (misalnya, KETUA ORARI DAERAH / KETUA ORARI LOKAL) yang dirangkaikan dengan nama Daerah/Lokal. 1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir. 2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. 3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 24 pt. 4. Nama pengurus yang menandatangani naskah organsiasi yang bersifat mengatur dan yang bersifat tidak mengatur, yang ditulis dengan huruf kapital.

59

5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. K. PENENTUAN BATAS/RUANG TEPI Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah organsasi, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah organisasi, yaitu 1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah organisasi, 12 pt di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah organisasi, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah organisasi; 4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah organisasi. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. L. PENGGUNAAN BAHASA Bahasa yang digunakan di dalam naskah organisasi harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah organisasi adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan. M. MEDIA/SARANA NASKAH ORGANISASI Media/sarana naskah organisasi adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas). 1. Kertas a. Naskah organisasi menggunakan kertas jenis HVS 80 gram. b. Naskah organisasi yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai kesamaan tertentu serendah-rendahnya harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7. d. Surat organisasi yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond. e. Kertas yang digunakan untuk naskah organisasi korespondensi adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 81/4. x 113/4 inci). Di samping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut: 1) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm); 2) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm); 3) Folio(210x330mm); 2. Sampul Surat Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar organisasi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi.

60

a. Warna dan Kualitas Sampul surat organisasi menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat organisasi yang dikirimkan. b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu logo organisasi, nama organisasi, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah. c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat organisasi dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat organisasi dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat organisasi dilipat dengan cara sepertiga bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

61

Contoh 20

CARA MELIPAT SURAT

62

N. SUSUNAN SURAT ORGANISASI 1. Kop Surat Kop Surat mengidentifikasikan nama organisasi pembuat surat dan alamat organisasi kop. Naskah organisasi berisi gambar logo, nama dan alamat organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di kiri atas kertas dengan alignment yaitu Align text to the left. dengan ketentuan bahwa : a Kop Surat adalah untuk menunjukkan nama dan alamat organisasi Daerah/Lokal. Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk kemudahan dalam surat menyurat. b Kop surat menggunakan logo diletakkan di kiri atas, dan nama organisasi dicetak sebanyak-banyaknya tiga baris; logo dicetak setingkat lebih tinggi (serasi) sejajar nama organisasi dan alamat. c. Surat jenis nota organisasi dan memorandum tidak menggunakan kop surat berlogo organisasi. 2. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh : 31 Oktober 2012 3. Perihal Surat Perihal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Perihal perlu dicantumkan dengan alasan berikut a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 4. Alamat Surat Surat organisasi ditujukan kepada nama jabatan pengurus organisasi, pimpinan dari instansi pemerintah dan non pemerintah yang dituju. Contoh: Kepada Yth. : KETUA ORARI LOKAL HULU SUNGAI UTARA Jalan Jenderal Sudirman No.15 diAmuntai - 12190 5. Paragraf dan Spasi Surat Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis. Isi surat organisasi diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5-2 spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai dengan spasi yaitu dengan mengatur line spacing options antara 6pt sampai dengan 18pt. 6. WarnaTinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua. 7. Salinan Salinan surat organisasi hanya diberikan kepada yang berhak dan terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pihak yang terkait.

63

8. Tingkat Keamanan a. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat organisasi; sangat erat hubungannya dengan jaminan kesinambungan organisasi. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan menimbulkan konflik negatif dan merusak hubungan antar anggota dengan organisasi. b. Biasa disingkat (B): dengan isi surat organisasi yang bersifat umum dengan penanganan lanjutan yang tidak mendesak dan dapat diketahui dan disiarkan secara luas. c. Penting disingkat (P) : yaitu surat – surat yang bersifat khusus dan memerlukan penanganan segera dan surat – surat yang menyangkut legalitas keanggotaan organisasi. 9. Kecepatan Penyampaian a. Amat Segera/Kilat adalah surat organisasi yang harus diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam. b. Segera adalah surat organisasi yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam. c. Biasa adalah surat organisasi yang harus diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman. O. KETENTUAN SURAT - MENYURAT 1. Komunikasi Langsung Surat organisasi dikirim langsung kepada pihak yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pihak yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pihak yang dituju tersebut maka surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.) pengurus yang bersangkutan. 2. Alur Surat-Menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat Ketua Organisasi hingga ke pengurus struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah organisasi korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah organisasi yang bersangkutan. Format Disposisi dapat dilihat pada Contoh 21.

64

Contoh 21

FORMAT DISPOSISI


DAERAH KALIMANTAN SELAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 – 3273624 PO Box 129. - Email : [email protected]

LEMBAR DISPOSISI Nomor Agenda/Registrasi

Tkt. Keamanan : SR/R/B

Tanggal Penerimaan

Tgl. Penyelesaian:

Tanggal dan Nomor Surat Dari Perihal

Isi Disposisi

Diteruskan Kepada

Paraf

❶ Wakil Ketua ❷ Sekretaris ❸ Bendahara ❹ Kabid Organisasi ❺ Kabid Operasi dan Teknik ❻ ............................................ ❼ ............................................

65

BAB IV PENGURUSAN NASKAH ORGANISASI KORESPONDENSI

Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya. Pengurusan naskah organisasi korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah. A. NASKAH ORGANISASI KORESPENDENSI INTERN (Nota/Memorandum) Pengurusan nota organisasi /memorandum adalah pengelolaan nota organisasi /memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota organisasi /memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya. B. NASKAH ORGANISASI KORESPENDENSI EKSTERN 1. Ketentuan Penyusunan Surat Organisasi a. Penyelenggaraan urusan keorganisasian melalui surat-menyurat organisasi harus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan keorganisasi yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur suratmenyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. c. Jawaban terhadap Surat yang Masuk 1) Pihak pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. 2) Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh pihak pengirim. 2. Pengurusan Surat Masuk Surat masuk adalah semua surat organisasi yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut a. Penerimaan Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (R, B, dan P) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya. b. Pencatatan 1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan. 2) Pencatatan surat organisasi yang mempunyai tingkat keamanan R dilakukan oleh Sekretaris atau pengurus tertentu yang mendapatkan kewenangan dari Ketua ORARI Daerah/Lokal. 3) Pencatatan surat organisasi yang bersifat B dilakukan oleh anggota yang ditunjuk Sekretaris. 4) Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian. 5) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. 6) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. 7) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. c. Penilaian 1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan pada tahap pencatatan.

66

2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akan disampaikan pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada pengurus yang menangani. Di tiap instansi sudah diatur surat yang harus melalui pimpinan dan surat yang dapat langsung disampaikan kepada pengurus tertentu. 3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah. 4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup. 5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat. d. Pengolahan 1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pengurus memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindakan lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat naskah organisasi baru. 3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan. e. Penyimpanan 1) Surat organisasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. 2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan naskah disimpan dalam berkas naskah organisasi menurut bidang permasalahan. 3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah organisasi disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut. a) Seri adalah himpunan satu jenis surat organisasi yang berdasarkan format surat atau jenis naskah organisasi, misalnya keputusan, petunjuk pelaksanaan, dan surat edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah organisasi. b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti, kunjungan organisasi, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampai dengan masalah selesai. c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir. Misalnya, fail/berkas pegawai adalah himpunan naskah organisasi mulai dari lamaran sampai dengan pemberhentian. 4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagai berikut. a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip; b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat map pada lemari berkas; c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas, misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi. 5) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku. f. Sarana Penanganan Surat Masuk 1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun dalam kolom catatan sebagai berikut:

67

a) tanggal; b) nomor agenda; c) nomor dan tanggal surat masuk d) lampiran; e) alamat pengirim; f) hal/isi surat; g) keterangan. Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya. 2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah organisasi selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing. 3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga digunakan sarana lain. 3. Pengurusan Surat Keluar Surat keluar adalah semua surat organisasi yang akan dikirim kepada pihak yang tercantum pada alamat surat organisasi dan sampul surat organisasi. Penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar dipusatkan di sekretariat untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut. a. Pengolahan 1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat organisasi. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena a) adanya kebijaksanaan Ketua ORARI Daerah/Lokal; b) reaksi atas suatu aksi; c) adanya konsep baru. 2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut. a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pengurus yang membidanginya, seperti sekretaris/ketua-ketua bidang. b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan Ketua ORARI Daerah/Lokal. c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada Ketua ORARI Daerah/Lokal terlebih dahulu harus diteliti oleh Sekretaris sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat organisasi, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat. d) Setiap konsep surat organisasi sebelum ditandatangani oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pengurus dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat organisasi tersebut. e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut. (1) Paraf pengurus yang berada dua tingkat di bawah Ketua ORARI Daerah/Lokal penanda tangan surat organisasi dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama penanda tangan surat. (2) Paraf pengurus yang berada satu tingkat di bawah Ketua ORARI Daerah/Lokal penanda tangan surat organisasi dibubuhkan di sebelah kanan/setelah nama penanda tangan. (3) Setelah surat organisasi diparaf oleh pengurus yang bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah (a) pengajuan kepada Ketua ORARI Daerah/Lokal yang akan menandatangani surat; (b) penandatanganan oleh Ketua ORARI Daerah/Lokal yang bersangkutan; (c) pembubuhan cap; (d) pemberian nomor.

68

b. Pencatatan Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh masing-masing. c. Penggandaan 1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat organisasi dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju. 2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pengurus yang berhak. 3) Cap organisasi yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan). 4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi). 5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan. 6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya rahasia harus diawasi dengan ketat. 7) Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh organisasi masing-masing. d. Pengiriman 1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul. 2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa (B), rahasia (R), dan Penting (P) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat organisasi, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa). 3) Surat yang tingkat keamanannya R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat organisasi, cap organisasi, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkatkeamanan. 4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri. 5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman sernua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya R. e. Penyimpanan 1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan. 2) Naskah asli surat organisasi keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan. 3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oieh organisasi masing masing.

BAB V PENGURUS PENANDA TANGAN NASKAH ORGANISASI

A. PENANDATANGAN 1. Penggunaan Garis Kewenangan Ketua ORARI Daerah/Lokal bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pengurus berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat organisasi ditandatangani oleh pengurus yang mendapat pelimpahan dari Ketua ORARI Daerah/Lokal yang berwenang. 2. Penandatanganan Penandatanganan surat organiasi yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan dua cara.

69

a) Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pengurus yang menandatangani surat organiasi telah diberi kuasa atau diperintahkan oleh pengurus yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pengurus yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pengurus lain yaitu nama jabatan pengurus yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. a.n. KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS, Tanda Tangan dan Cap AKHMAD YANI, S.Sos, M.Pd – YB7KY b) Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pengurus setingkat dan atau satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. a.n. KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS, u.b. KETUA BAGIAN ............................. Tanda Tangan dan Cap ......................................................................... B. UNTUK PERHATIAN (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk perhatian) untuk keperluan berikut: 1. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan dilakukan oleh pengurus atau anggota tertentu di lingkungan ORARI daerah / Lokal; 2. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima surat pengurus yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; 3. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung ketua organiasi. Contoh: Kepada Yth. KETUA ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN d.a Jalan Akhmad Yani ex Gedung MTQ No1 Kandangan - 71211 u.p. Sekretaris ORARI Lokal Hulu Sungai Selatan C. KEWENANGAN PENANDATANGANAN 1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat organisasi antar/keluar organisasi yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan berada pada pengurus pimpinan tertinggi organisasi.

70

2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada sekretaris organisasi yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya. 3 Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pengurus dilaksanakan sebagai berikut. a) Sekretaris dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat organisasi tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organisasi. b) Ketua Bidang dan Ketua Bagian dalam kepengurusan ORARI Daerah/Lokal dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat organisasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing jika Sekretaris yang diberi kuasa memberikan kuasa lagi kepada pengurus setingkat dan atau satu tingkat di bawahnya, dan digunakan untuk beliau yang disingkat (u.b.).

BAB VI PENGGUNAAN LOGO ORGANISASI DALAM NASKAH ORGANISASI Logo, dan cap organisasi digunakan dalam tata naskah organisasi sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah organisasi di lingkup ORARI Daerah Kalimantan Selatan, perlu ditentukan penggunaan logo, dan cap organisasi pada kertas surat dan sampul. A. PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI. 1. Ketentuan Penggunaan Kop Naskah Organiasi dengan Logo Organiasi. Ketentuan penggunaan logo organiasi untuk tata naskah organisasi adalah sebagai berikut. a. Logo organiasi digunakan dalam tata naskah organisasi sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. b. Pengurus yang berwenang menggunakan kop naskah organisasi dengan cap jabatan adalah Pengurus ORARI Daerah/Pengurus ORARI Lokal. c. Pengurus ORARI Daerah/Pengurus ORARI Lokal terdiri dari: 1) Ketua dan Wakil; 2) Sekretaris dan Wakil Sekretaris; 3) Pejabat Ketua; 2. Kop Naskah Organisasi dengan Logo Organisasi. a. Bentuk dan spesifikasi kop naskah organiasi dengan logo organiasi adalah sebagai berikut. 1) Bentuk kop naskah organisasi jabatan menggunakan logo organisasi belah ketupat dengan perbandingan Lebar dan Tinggi = L : T = 4 : 9, dan keempat sudut-sudutnya A, B, C, dan D dibulatkan secara serasi WARNA STANDAR MERAH DAN PUTIH, dengan warna dasar dalam dan dasar luar berwarna merah, belah ketupat, lambang-lambang radio ( Antena, Kumparan, Kapasitor Variabel, dan Bumi ) serta tulisan ORARI berwarna putih, WARNA STANDAR HITAM DAN PUTIH warna dasar dalam berwarna Putih belah ketupat, lambang-lambang radio, dan Tulisan ORARI berwarna Hitam. 2) Bentuk kop naskah organisasi dengan menggunakan Logo, yang terletak di tepi atas kertas dan berada di sebelah kiri, diikuti dengan tulisan nama Organisasi Amatir Radio Indonesia diikuti daerah/lokal dibawahnya dan alamat lengkap yang terletak di sebelah kanan sejajar dengan Logo. Tulisan nama Organisasi Amatir Radio Indonesia dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Arial Rounded MT Bold 14 dengan warna hitam, tulisan Daerah dicetak tebal dengan huruf kapital tipe Arial Rounded MT Bold 18 dengan warna hitam dan alamat lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tipe Times New Roman berukuran 9.

71

Contoh kop naskah untuk ORARI Daerah :



Contoh kop naskah untuk ORARI Lokal :

ORGANISASI AMATIR RADIO INDONESIA DAERAH KALIMANTAN SELATAN

LOKAL HULU SUNGAI SELATAN Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 – 3273624 PO Box 129. - Email : [email protected]

3. Cap Jabatan dengan Logo Organisasi a. Pengurus yang berwenang menggunakan cap jabatan adalah pengurus ORARI Daerah/Pengurus ORARI Lokal. b. Bentuk dan spesifikasi cap jabatan dengan logo organisasi adalah sebagai berikut. 1) Cap jabatan berbentuk bundar, terdiri dari dua lingkaran dengan jari-jari R1 = 15 mm, R2 = 14 mm. Tebal garis kedua lingkaran 0,3 mm. 2) Garis lingkaran terdiri dua, Pada lingkaran kedua, di bagian dalam tercantum tulisan nama Organisasi Amatir Radio Indonesia diikuti nama daerah/lokal yang ditulis dengan huruf kapital; terdapat logo organisasi dibagian tengah diantara kedua tulisan tersebut diberi tanda berupa bintang segi lima dengan ukuran sesuai huruf. 3) Cap jabatan menggunakan dua warna tinta, tulisan organiasi berwarna hitam dan logo organiasi berwarna merah. 4) Penggunaan cap organiasi terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah organisasi dan mengenai sedikit tanda tangan pengurus yang berwenang. 5) Contoh bentuk dan spesifikasi cap jabatan dengan lambang organisasi dapat dilihat pada contoh yang sudah ada pada halaman 2, 7, dan 73. B. KETENTUAN PENGGUNAAN KOP NASKAH ORGANISASI DENGAN LOGO ORGANISASI. 1. Umum a) Kop Naskah Organiasi dengan Logo Organiasi adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol dan huruf yang digunakan dalam tata naskah Organiasi Amatir Radio Indonsesia Daerah Kalimantan Selatan sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya. b) ORARI Daerah Kalimantan Selatan dan ORARI Lokal se Kallimantan Selatan harus memiliki dan menggunakan Kop Naskah Organiasi dengan Logo Organiasi. c) Kop Naskah Organiasi dengan Logo Organiasi digunakan oleh pengurus yang berwenang pada Organiasi Amatir Radio Indeonesia Daerah/Lokal. 2. Kop Naskah Organiasi dengan Logo Organiasi wajib digunakan untuk: a) naskah organisasi; b) amplop organisasi; c) dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi; d) stop map; e) situs resmi.

72

3. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam huruf b, harus mendapatkan izin dari pengurus ORARI Daerah/Lokal yang memiliki tanggung jawab di bidang ketatalaksanaan.

BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH ORGANISASI

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah organisasi harus jelas dan dapat menunjukkan naskah organiasi mana yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. A. PENGERTIAN 1. Perubahan Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah organisasi diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan 2. Pencabutan Pencabutan berarti bahwa naskah organisasi itu tidak berlaku sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah organiasi dinyatakan dengan penetapan naskah organiasi baru. 3. Pembatalan Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah organiasi tidak berlaku mulai saat naskah organiasi ditetapkan. Pembatalan naskah organiasi dinyatakan dengan penetapan naskah organiasi yang baru. 4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah pengetikan atau slah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya. B. TATA CARA PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT 1. Naskah organiasi yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau dibatalkan dengan naskah organiasi yang sama jenisnya. Keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Ketua ORARI Daerah/Lokal juga. 2. Pengurus yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pengurus yang menandatangani naskah organisasi tersebut atau oleh pengurus yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pengurus yang menandatangani naskah organiasi atau dapat oleh pengurus setingkat lebih rendah.

BAB VIII PENUTUP Pedoman Tata Naskah Organiasi Amatir Radio Indonesia Dearah Kalimantan Selatan ini merupakan acuan bagi ORARI Daerah dan ORARI Lokal se Kalimantan Selatan dalam menyusun Pedoman Tata Naskah Organisasi sesuai dengan keperluan organiasi masing-masing. ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN KETUA,

H.M. NAHWAN.SA, S.Sos - YB7NSA

73

LAMPIRAN – LAMPIRAN A. CONTOH FORMULIR PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI 1. Formullir 1 (F1) Surat Permohonan Menginguti Ujian Negara Amatir Radio 2. Formullir 2 (F2) Surat Permohonan Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio 3. Formullir 3 (F3) Surat Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio KE SDPPI 4. Formullir 4 (F4) Surat Permohonan Menjadi Anggota ORARI 5. Formullir 5 (F5) Surat Permohonan Kartu Tanda Anggota ORARI 6. Formullir 6 (F6) Surat Permohonan ganti Callsign 7. Blangko Lampiran Permohonan Izin Amatir Radio B. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA KEHORMATAN ORARI 1. Permohonan Untuk Menjadi Anggota Kehormatan 2. Surat Pernyataan Anggota Kehormatan C. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO DAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI YANG BERLAKU SEUMUR HIDUP. 1. Permohonan Untuk Diberikan IAR Seumur Hidup 2. Surat Pernyataan Tentang Pengurusan IAR Seumur Hidup D. CONTOH PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO KHUSUS 1. Permohonan Pengurusan IAR Khusus 2. Lampiran : Data Untuk Stasiun Amatir Radio Khusus E. CONTOH SURAT PINDAH KEANGGOTAAN LOKAL DALAM DAERAH 1. Contoh Surat Permohonan Pindah Domisili/Keanggotaan Lokal Dalam Daerah 2. Contoh Surat Pengantar Pindah Domisili/Keanggotaan Lokal Dalam Daerah. 3. Formulir Biodata Anggota F.

CONTOH SURAT MOHONAN KEPUTUSAN PENGUKUHAN PEJABAT KETUA ORARI LOKAL 1. Contoh Surat Permohonan Keputusan/Pengukuhan

74



SURAT PERMOHONAN MENGIKUTI UJIAN NEGARA AMATIR RADIO (Formulir : F-1)

Kepada Yth : KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN di - Banjarmasin

Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Nama : ____________________________________________________ Jenis Kelamin : ____________________________________________________ Tempat/tanggal lahir : ____________________________________________________ Profesi : ____________________________________________________ Alamat : ____________________________________________________ ____________________________________________________ Kota : __________________________________________ Provinsi : Kalimantan Selatan Kode Pos : __________________________________________ Nomor Telepon : ____________________________________________________ E-mail : ____________________________________________________ Dengan ini mengajukan permohonan untuk mengikuti Ujian Negara Amatir Radio (UNAR) tingkat *) Pemula / Siaga / Penggalang / Penegak, dan bersedia untuk memenuhi persyaratan yang disyaratkan oleh Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No.33 Tahun 2009 dan Peraturan Organisasi Amatir Radio Indonesia serta bersedia untuk membayar biaya UNAR sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 2009 Tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak Yang Berlaku Pada Depkominfo. Demikian surat permohonan ini dan atas persetujuan saudara terhadap permohonan ini saya sampaikan terima kasih. Diketahui oleh : KETUA ORARI LOKAL .................................................

_______________ , ____________ 20 ___

_________________

Pemohon

_________________

*) Pilih sesuai dengan tingkat kecakapan yang akan diikuti.

75



SURAT PERMOHONAN PENGURUSAN IZIN AMATIR RADIO (Formulir : F- 2) Kepada : Yth. KETUA UMUM ORARI di - Jakarta. Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Callsign : ____________________________________________________ Nama : ____________________________________________________ N.R.I : ____________________________________________________ Jenis Kelamin : ____________________________________________________ Tempat/tanggal lahir : ____________________________________________________ Profesi : ____________________________________________________ Alamat : ____________________________________________________ ____________________________________________________ Kota : __________________________________________ Provinsi : Kalimantan Selatan Kode Pos : __________________________________________ Nomor Telepon : ____________________________________________________ E-mail : ____________________________________________________ ORARI Lokal : ____________________________________________________ Dengan ini mengajukan permohonan untuk pengurusan : Izin Amatir Radio : Baru/Pembaharuan/Hilang/Rusak/Pindah Alamat/Pilih Callsign/ Naik Tingkat/Kehormatan/Khusus. Tingkat : Pemula/Siaga/Penggalang/Penegak. Demikian surat permohonan ini dan atas persetujuan saudara terhadap permohonan ini saya sampaikan terima kasih.

_______________ , ____________ 20 __ Diketahui oleh : A.n. KETUA ORDA KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS,

Pemohon

............................... AKHMAD YANI, S.Sos, M.Pd – YB7KY

76



(Formulir - F3)

Perihal : Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio a. Baru; b. Pembaharuan; c. Kenaikan tingkat; d. Kehormatan; e. Khusus. Kepada : Yth. DIREKTUR JENDERAL SDPPI di-

Jakarta

Yang bertanda tangan di bawah ini : a. Nama lengkap : ______________________________________________________ b. Jenis Kelamin : ______________________________________________________ c. Tempat / tanggal lahir : ______________________________________________________ d. Kewarganegaraan : ______________________________________________________ e. Pekerjaan : ______________________________________________________ f. Alamat : ______________________________________________________ Atas dasar Sertifikat Kecakapan Amatir Radio/Izin Amatir Radio/Sertifikat Radio Elektronika dan Operator Radio

Nomor : Tanggal : Tanda Panggilan (callsign) :

Dengan ini mengajukan permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio (IAR) : Baru / Pembaharuan / Kenaikan Tingkat / Kehormatan / Khusus. Tingkatan *) : 1. Pemula, 2. Siaga, 3. Penggalang, 4. Penegak Untuk bahan pertimbangan bersama ini dilampirkan : *) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (tanda pengenal lainnya); Surat Keterangan Catatan Kepolisian; Fotocopy SKAR atau Sertifikat Radio Elektronik dan Operator Radio; Pas photo berwarna terbaru ukuran 2x3 cm sebanyak 5 (lima) lembar; Pas photo berwarna terbaru ukuran 3x4 cm sebanyak 5 (lima) lembar khusus untuk IAR Khusus; Surat Keterangan tidak berkeberatan dari Orang Tua/Wali bagi mereka yang belum berumur 17 (tujuh belas) tahun; 7. Fotocopy IAR; 8. Fotocopy Kartu Tanda Anggota ORARI; ____________________ , _____________ 20 ___ PEMOHON Materai Rp6.000,.......................................

77



……………………...................

SURAT PERMOHONAN MENJADI ANGGOTA ORARI (Formulir - F.4) Kepada : Yth. KETUA UMUM ORARI di - Jakarta. Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Nama Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

Nomor Telepon E-mail

: : : : :

____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Kota : __________________________________________ Provinsi : Kalimantan Selatan Kode Pos : __________________________________________ : ____________________________________________________ : ____________________________________________________

Dengan ini mengajukan permohonan untuk menjadi anggota ORARI, serta berjanji : 1. Mematuhi Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ORARI serta peraturan-peraturan dan Ketentuan-ketentuan dari Pemerintah Republik Indonesia yang berlaku untuk Amatir Radio. 2. Bersedia menerima sanksi-sanksi Organisasi atas kesalahan-kesalahan atau pelanggaranpelanggaran yang saya lakukan sebagai anggota. Demikian surat permohonan ini saya buat dengan sadar dan atas persetujuan saudara terhadap permohonan ini saya sampaikan terima kasih. _______________ , ____________ 20 __ Diketahui oleh : A.n. KETUA ORDA KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS,

AKHMAD YANI, S.Sos, M.Pd – YB7KY

Pemohon Materai Rp. 6.000________________

78



SURAT PERMOHONAN KARTU TANDA ANGGOTA ORARI (Formulir – F.5) Kepada : Yth. KETUA UMUM ORARI di - Jakarta. Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Callsign : ____________________________________________________ Nama : ____________________________________________________ N.R.I : ____________________________________________________ Nomor KTP : ____________________________________________________ Jenis Kelamin : ____________________________________________________ Tempat/tanggal lahir : ____________________________________________________ Alamat : ____________________________________________________ Kota : __________________________________________ Provinsi : Kalimantan Selatan Kode Pos : __________________________________________ Agama : ____________________________________________________ Golongan Darah : ____________________________________________________ Profesi : ____________________________________________________ Nomor Telepon : ____________________________________________________ E-mail : ____________________________________________________ ORARI Daerah : ____________________________________________________ ORARI Lokal : ____________________________________________________ Nomor SKAR : ____________________________________________________ Tgl terbit SKAR : ____________________________________________________ Nomor IAR : ____________________________________________________ Masa berlaku IAR : ____________________________________________________

Foto 3x4 cm

Dengan ini mengajukan permohonan untuk pembuatan Kartu Tanda Anggota ORARI. Demikian surat permohonan ini atas persetujuan saudara terhadap permohonan ini saya sampaikan terima kasih. _______________ , ____________ 20 __ Diketahui oleh : A.n. KETUA ORDA KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS,

Pemohon


___________________

79



SURAT PERMOHONAN GANTI CALLSIGN (Formulir : F.6)

Kepada : Yth. KETUA UMUM ORARI di - Jakarta. Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Callsign Nama N.R.I Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

: : : : : : :

Nomor Telepon E-mail ORARI Lokal

____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Kota : __________________________________________ Provinsi : Kalimantan Selatan Kode Pos : __________________________________________ : ____________________________________________________ : ____________________________________________________ : ____________________________________________________

Callsign yang dipilih

: ____________________________________________________

Dengan ini mengajukan permohonan untuk penggantian / pemilihan callsign dan bersedia membayar biaya ganti / pilih callsign ini kepada organisasi. Demikian surat permohonan ini dan atas persetujuan saudara terhadap permohonan ini saya sampaikan terima kasih. _______________ , ____________ 20 __ Diketahui oleh : A.n. KETUA ORDA KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIS,


Pemohon

_________________

80

LAMPIRAN PERMOHONAN IZIN AMATIR RADIO NAMA : ...................................................................................... PERMOHONAN

BARU

PEMBAHARUAN

NAIK TINGKAT

KEHORMATAN

KHUSUS

TINGKAT

PEMULA

SIAGA

PENGGALANG

PENEGAK

MUTASI

Photo 2x3

Photo 2x3

Photo 2x3

Copy : IAR

Photo 2x3

Photo 2x3

Copy : KTA

Copy : KTP

Copy : SKAR

81


Contoh : Pengantar Pengajuan Berkas IAR dan KTA


Kandangan, ..................... 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

Kepada Yth :

B.03/ -Sekr/ORLOK-HSS/2015 Penting 5 berkas Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota.

KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Di – BANJARMASIN

Bersama ini kami sampaikan berkas permohonan pengurusan izin amatir radio dan kartu tanda anggota :

No.

Jenis Permohonan

Tingkat

Jumlah

Biaya (Rp)

Keterangan

1

2

3

4

5

6

1. 2. 3. 4. 5.

Baru Pembaharuan Naik Tingkat Pembaharuan Naik Tingkat

Siaga Siaga Penggalang Penggalang Penegak

.... berkas .... berkas .... berkas .... berkas .... berkas

--

6. 7. 8.

Pembaharuan Khusus Pilih Callsign

Penegak ---

.... berkas .... berkas .... berkas

----

.... berkas

--

Jumlah

VALIDASI BANK SOFT DOC & PHOTO

: Nomor terlampir : Email

-----

Tanggal Bayar

[email protected]

Tanggal

Bersama ini kami lampirkan : 1. Daftar rincian permohonan pengurusan IAR dan KTA. 2. Daftar nama – nama yang pilih callsign 3. Fotocopi surat setoran biaya IAR dan KTA. 4. Berkas pengajuan IAR dan KTA sejumlah tersebut diatas. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih. ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN – YC7LL Tembusan : 1. .................................................... 2. ....................................................

82

Lampiran 1

:

Nomor Tanggal

: :

Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota. B.01/ -Sker/ROLOK-HSS/2015 ....................................... 2015

DAFTAR RINCIAN PENGURUSAN IAR DAN KTA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN

No

Jenis Permohonan

Tingkat

1

2

3

Callsign Lama

Pilih/Ganti

4

5

Nama Kartu

Lokal

Biaya

6

7

8

ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN – YC7LL

83

Lampiran 2

:

Nomor Tanggal

: :

Permohonan Pengurusan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota. B.01/ -Sker/ROLOK-HSS/2015 ....................................... 2015

DAFTAR NAMA – NAMA PILIH CALLSIGN ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN No

Jenis Permohonan

Tingkat

1

2

3

Callsign Lama

Pilih/Ganti

4

5

Nama Kartu

Lokal

Biaya

6

7

8

ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN – YC7LL

84



Contoh : Permohonan Untuk Menjadi Anggota Kehormatan

Kandangan, 03 Januari 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

.................................................... Biasa 1 (satu) berkas Permohonan Untuk Menjadi Anggota Kehormatan.

Kepada Yth : KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN Di Tempat

Dengan hormat, Bersama ini kami sampaikan permohonan untuk diusulkan menjadi anggota kehormatan Organisasi Amatatir Radio Indonesia atas nama : Nama Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

: : : : :

_____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

Bahwa yang bersangkutan telah bersedia untuk diusulkan menjadi Anggota Kehormatan dan bersedia mentaati Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, serta Ketentuanketentuan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Republik Indonesia, dan Organisasi. Sebagai bahan pertimbangan disampaikan bentuk kontribusi yang bersangkutan terhadap pembinaan dan perkembangan ORARI dan Amatir Radio Indonesia khususnya di Lokal ............... .......................... antara lain sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

.................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Dst.

Berkenaan dengan hal tersebut diatas dan berdasarkan Keputusan Ketua Umum ORARI Nomor : KEP-069/OP/KU/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota ORARI, maka dengan ini kami mohon untuk diterbitkan surat keputusan tentang penetapan anggota kehormatan. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih. ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL

85


Contoh : Surat Penyataan Anggota Kehormatan


SURAT PERNYATAAN ANGGOTA KEHORMATAN NOMOR : ................................................

Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

: : : : :

_____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

Dengan ini menyatakan bahwa : 1. Bersedia untuk diusulkan menjadi Anggota Kehormatan 2. Bersedia mentaati Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ORARI, serta Peraturan dan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Republik Indonesia, dan Organisasi. 3. Membayar Iuran wajib dan iuran yang ditentukan atas kebijaksanaan Pengurus ORARI Daerah/Lokal. 4. Bersedia menghadiri undangan rapat. 5. Melaksanakan segala Keputusan - keputusan yang telah diambil dalam Munas/Musda/ Muslok. 6. Memelihara, memajukan dan mengembangkan Kegiatan Amatir Radio. 7. Memelihara dan menjaga nama baik Organisasi 8. Akan kehilangan keanggotaannya sebagai anggota kehormatan apabila : a. Mengundurkan diri. b. Bukan Warga Negara Indonesia lagi. c. Tidak lagi berdomisili di Republik Indonesia. d. Tidak membayar iuran atau Ijin Amatir Radio yang bersangkutan telah kadaluarsa sesuai Peraturan Pemerintah. e. Diberhentikan. f. Meninggal dunia. g. Terkena sanksi pidana penjara minimal 3 (tiga) tahun yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap. h. Tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota. Demikian pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mengetahui , ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL

Dibuat di : Kandangan Pada Tanggal : ................................... Yang Menyatakan :

.......................

86



Contoh : Permohonan Untuk Diberikan IAR se Umur hidup

Kandangan, ......................... 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

.................................................... Biasa 1 (satu) berkas Permohonan Untuk Diberikan IAR se Umur hidup.

Kepada Yth : KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN di – Tempat

Dengan hormat, Bersama ini kami sampaikan permohonan untuk diberikan IAR seumur hidup kepada anggota Organisasi Amatatir Radio Indonesia atas nama : Nama Callsign NRI: Masa Berlaku IAR Masa Berlaku KTA Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

: _____________________________________________ : _____________________________________________ _____________________________________________ : _____________________________________________ : _____________________________________________ : _____________________________________________ : _____________________________________________ : _____________________________________________ : _____________________________________________ _____________________________________________

Sebagai bahan persyaratan dilampirkan : 1. Surat Pernyataan Pengurus ORARI Lokal Hulu Sungai Utara. 2. Berkas pangajuan permohonan pembahuruan Izin Amatir radio dan Kartu Tanda Angota ORARI. Berkenaan dengan hal tersebut diatas dan berdasarkan Keputusan Ketua Umum ORARI Nomor : KEP-069/OP/KU/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Izin Amatir Radio dan Kartu Tanda Anggota ORARI, maka dengan ini kami mohon untuk yang bersangkutan dapat diberikan IAR yang berlaku seumur hidup. Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih. ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL

87


LOKAL HULU SUNGAI SELATAN

Contoh : Surat Penyataan Tentang IAR Seumur hidup

Jl. Jend. Akhmad Yani - Km.6,700 - No.34 RT.01/01 Kel. Kertak Hanyar 1 Kec. Kertak Hanyar Kab. Banjar - 70654 - Telp. 0511-7407825 – 3273624 PO Box 129. - Email : [email protected]

SURAT PERNYATAAN Nomor : ................................................ Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ...................................................... Calsign : ...................................................... Jabatan : KetuaORARI Lokal Hulu Sungai Utara Dengan ini menyatakan bahwa : Nama Callsign NRI Jenis Kelamin Tempat/tanggal lahir Profesi Alamat

: : : : : : :

_____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

1. Yang bersangkutan telah berusia : 61 (enam puluh satu) tahun; 2. Berturut – turut selama 5 (lima) tahun telah menjadi anggota ORARI Lokal Hulu Sungai Utara terhitung mulai tanggal .................................................. s.d. .............................. ; 3. Selama mejadi anggota ORARI Lokal Hulu Sungai Utara yang bersangkutan berprestasi dan memiliki dedikasi tinggi terhadap organisasi antara lain sebagai berikut : a. Sebagai peserta Borneo Amatir Radio Festival pada Tahun 2014. b. Sebagai peserta contest pada kegiatan ............................... 40 m band yang diselenggarakan oleh lokal ...................... pada tahun ............................. c. Sebagai pesrta lomba fox hunting tahun 2014, yang diselenggarakan oleh Lokal Banjamasin. d. Aktif dalam berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh ORARI Lokal Hulu Sungai Utara; e. Yang bersangkutan adalah sebagai pengurus ORARI Lokal .......................... untuk masa bakti .................................... sebagai ............................................................... (jika pegurus). Demikian Surat Pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Kandangan, ................................... 2015. ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL

88



Contoh : Permohonan Pengurusan IAR Khusus


Kandangan, 12 Maret 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

A-02/ -OT/ORLOK-HSS/2015 Biasa 1 berkas Permohonan Pengurusan IAR Khusus Club Stasiun.

Kepada Yth : KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN. di – Tempat

Bersama ini kami sampaikan berkas permohonan Iizin Khusus Amatir Radio untuk pengggunaan Club Stasiun, sebagai bahan proses selanjutnya kami lampirkan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Data untuk Stasiun Amatir Radio Khusus. Formulir – 2 dan Formulir – 3. Fotocopy KTP Penanggung jawab yang masih berlaku. Fotocopy IAR Penanggung jawab yang masih berlaku. Fotocopy KTA Penanggung jawab yang masih berlaku. Pas photo berwarna 3x4 sebanyak 5 lembar Softdocument format excel beserta photo yang dikirim via email. Bukti setoran biaya dan tarif atas Jenis Penenrimaan Negara Bukan Pajak dan biaya administrasi.

Demikian kami sampaikan, atas perkenan dan kerjasamanya diucapkan terimakasih. ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL Tembusan : 1. ...................................................................... 2. ...................................................................... 3. ......................................................................

89



Contoh : Data Untuk Stasiun Amatir Radio Khusus


DATA UNTUK STASIUN AMATIR RADIO KHUSUS

NAMA PANGGILAN

:

.......................................... (diisi ORDA)

ALAMAT STASIUN

:

Jln. Sungai Pandang Hulu Alabio Kabupaten Hulu Sungai Utara.

DAYA

:

Dibawah 30 Mhz 1.000 watt. Diatas 30 Mhz 500 watt.

PENGGUNAAN STASIUN

:

CLUB STASIUN ORARI LOKAL HULU SUNGAI UTARA

BAND FREKUENSI

:

Semua Band untuk Amatir Radio.

KELAS EMESI

:

Semua Emisi untuk Amatir Radio.

DATA PENANGGUNG JAWAB NAMA LENGKAP

:

SURIADI

NAMA PANGGILAN

:

YC7MFZ

JENIS KELAMIN

:

Laki - Laki

TEMPAT, TANGGAL LAHIR

:

Alabio, 11/02/1966

PEKERJAAN

:

Wiraswasta

ALAMAT

:

Jln. Sungai Pandang Hulu Alabio Kabupaten Hulu Sungai Utara.

Kandangan, 12 Maret 2015 ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN KETUA,

ZAINUDDIN - YC7LL

90

Contoh : Permohonan Anggota untuk Pindah Domisili/Keanggotaan Lokal dalam Daerah

Sungai Danau, 10 Januari 2015 Kepada : Yth.

ORARI LOKAL TANAH BUMBU di – Sungai Danau

Perihal

: Permohonan Pindah Domisili/ Keanggotaan Lokal Dalam Daerah.

Dengan hormat, Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama NRI Callsign Masa Berlaku IAR/KTA No. Hand phone

: ........................................................................................ : ........................................................................................ : ........................................................................................ : ........................................................................................ : ........................................................................................

Dengan ini mengajukan permohonan pindah domisili/keanggotaan ke ORARI Lokal Banjarmasin, sebagai bahan persyaratan administrasi bersama ini dilampirkan : 1. Fotocopy IAR yang masih berlaku 2. Fotocopy KTA ORARI yang masih berlaku 3. Fotocopy KTP alamat sekarang Demikian kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Yang Memohon,

.......................................... Tembusan : Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan Di – Banjarmasin

91


Contoh : Pengantar Pindah Domisili/Keanggotaan Lokal dalam Daerah

LOKAL TANAH BUMBU Jln. Perintis, Jembatan Dua RT.06 Makmur Mulya - Sunga Danau Tanah Bumbu – 72175 di – SUNGAI DANAU - HP. 0821 53556004 / 082153532299 - Email : [email protected]

Tanah Bumbu, 12 Januari 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

Kepada Yth :

............................ Penting 1 (satu) rangkap Pengantar Pindah Domisili/ Keanggotaan Lokal Dalam Daerah a.n.: ......................... callsign : ..............

KETUA ORARI LOKAL BANJARMASIN di Tempat

Bersama ini kami sampaikan bahwa yang namanya tersebut dibawah ini berkeinginan pindah domisili/keanggotan ke ORARI Lokal Banjarmasin : Nama NRI : Callsign Masa Berlaku IAR/KTA No. Hand phone

: : : :

Berkenaan dengan perihal tersebut diatas, maka untuk proses selanjutnya kami lampirkan : 1. 2. 3. 4.

Fotocopy IAR yang masih berlaku Fotocopy KTA ORARI yang masih berlaku Fotocopy KTP alamat sekarang Biodata Keanggotaan yang bersangkutan.

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

ORARI LOKAL TANAH BUMBU KETUA,

.......................................... Tembusan : 1. Ketua ORARI Daerah Kalimantan Selatan 2. Ketua DPP ORARI Lokal Tanah Bumbu 3. Yang bersangkutan.

92

Contoh : Biodata Anggota untuk Pindah Domisili/ Keanggotaan Lokal dalam Daerah

BIODATA ANGGOTA

Callsign

:

Nama Kartu

:

No. KTP / NIK

:

Jenis Kelamin

NRI

:

Laki – Laki Perempuan

Tempat lahir Alamat

Tgl. Lahir : : : ____________________________________________________ Kota : ___________________________________________ Provinsi : KALIMANTAN SELATAN Kode Pos : _________________

Agama

:

Gol. Darah

Pek. / Profesi

:

No. Telephone

:

ORARI Daerah

:

Nomor SKKAR

:

Tgl. Terbit SKAR

:

:

Tgl. Terbit SKAR

:

:

Tgl. Terbit SKAR

:

:

Masa Berlaku IAR

:

E-Mal

:

:

i

Nomor IAR

Kalimantan Selatan

ORARI Lokal

:

93


LOKAL HULU SUNGAI TENGAH

Contoh : Mohon Surat Keputusan Pengukuhan Pejabat Ketua ORARI Lokal

Jln. Hevea RT.04 RW.02 No.132 Kelurahan Barabai Darat Kec. Barabai – Kab. Hulu Sungai Tengah – BARABAI

Barabai, 12 Januari 2015 Nomor Sifat Lampiran Perihal

: : : :

Kepada Yth :

............................ Penting -Mohon Surat Keputusan Pengukuhan Pejabat Ketua ORARI Lokal.

KETUA ORARI DAERAH KALIMANTAN SELATAN di – Tempat

Sehubungan dengan surat Sdr. MASDULHAK M. – YB7IW tanggal : 7 Desember 2014, perihal : Pengunduran diri sebagai Ketua ORARI Lokal Hulu Sungai Tengah, maka berdasarkan Pasal 13 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga ORARI, bersama ini kami usulkan yang namanya tersebut dibawah ini untuk dikukuhkan sebagai Pejabat Ketua ORARI Lokal Hul Sungai Tengah masa bakti s.d. 2018 sebagai berikut : Nama NRI Callsign Jabatan

: TASPUDIN NOOR : : YD7LWZ : Wakil Ketua ORARI Lokal HST.

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih. ORARI LOKAL TANAH BUMBU WAKIL KETUA,

.......................................... Tembusan : 1. Ketua DPP ORARI Lokal Hulu Sungai Tengah

94

BIODATA PENGURUS ORARI LOKAL HULU SUNGAI SELATAN NAMA JABATAN

: ................................................................................................................

Callsign

:

Nama Kartu

:

No. KTP / NIK

:

Jenis Kelamin

:

Tempat lahir

:

Alamat

NRI :

Laki – Laki

Perempuan

Tgl. Lahir :

: _________________________________________________________ Kota

: ________________________________________________

Provinsi

: KALIMANTAN SELATAN - Kode Pos

: __________________

Agama

:

Pekerjaan / Profesi

:

Nomor Telephone

:

Nomor SKAR

:

Tgl. Terbit SKAR :

Nomor SKAR

:

Tgl. Terbit SKAR :

Nomor SKAR

:

Tgl. Terbit SKAR :

Nomor IAR

:

Masa Berlaku IAR :

Riwayat Pendidikan SD/sederajat

Gol. Darah :

E-Mail :

: :

Th. Lulus :

SLTP/sederajat

:

Th. Lulus :

SLTA/sederajat

:

Th. Lulus :

Pend. S1

:

Th. Lulus :

Pend. S2

:

Th. Lulus :

Pengalaman Organisasi : 1. 2. 3. 4. 5.

Banjarmasin, .............................. Photo warna 4x6 _________________

95

Contoh : Kop Naskah Organisasi dengan Logo Organisasi


LOKAL HULU SUNGAI TENGAH Jln. Hevea RT.04 RW.02 No.132 Kelurahan Barabai Darat Kec. Barabai – Kab. Hulu Sungai Tengah – BARABAI

UKURAN KERTAS

A4

96

KODE ETIK AMATIR RADIO

Recommend Documents