Resultaten brainstorm Nationale Open Golfdagen Hoe de Nationale Open Golfdagen succesvol te organiseren?
12 en 13 april 2014
Maarten Voermans, NGF (Productmanager Golf) Patty Smit, NGF (Accountmanager) Sjors van Aalst, NVG (Onderzoek en Projecten)
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.
Promotie voor de Nationale Open Golfdagen................................................................................. 4
2
Activiteiten tijdens de Nationale Open Golfdagen........................................................................ 10
3
Productaanbod op de Nationale Open Golfdagen ........................................................................ 15
4
Opvolging na de Nationale Open Golfdagen ................................................................................. 17
5
Personeel en vrijwilligers op de Nationale Open Golfdagen......................................................... 19
6
Overige tips en good practices ...................................................................................................... 21
7
Meer informatie of vragen ............................................................................................................ 23
2
Inleiding Ieder jaar worden de Nationale Open Golfdagen door de NGF, PGA Holland en NVG landelijk georganiseerd. Het meeste werk wordt op de golfbanen en golfclubs zelf verricht. Daar ligt dan ook de meeste kennis over hoe de Nationale Open Golfdagen succesvol georganiseerd kunnen worden. De ene golfbaan is echter succesvoller met het organiseren van de Nationale Open Golfdagen dan de ander. Dit jaar zijn wederom twee brainstormsessies georganiseerd om succesvolle en minder succesvolle ideeën en kennis met elkaar uit te wisselen. Het doel hiervan is om de golfbanen, golfprofessionals en golfverenigingen te helpen de Nationale Open Golfdagen nog beter te organiseren. Dit document is een verzameling van de ideeën en mogelijkheden die geopperd zijn tijdens deze sessies en de voorgaande jaren. Het is samen met het handboek Nationale Open Golfdagen 2013 de basis voor het handboek van 2014. Dit document is opgedeeld in zes delen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Promotie voorafgaand aan de Nationale Open Golfdagen Activiteiten op de Nationale Open Golfdagen Productaanbod op de Nationale Open Golfdagen Opvolging na de Nationale Open Golfdagen Het inzetten van personeel en vrijwilligers voor de Nationale Open Golfdagen Overige tips en good practices
In ieder deel worden puntsgewijs ideeën, mogelijkheden en tips gegeven om dit op een goede manier in te vullen. De punten zijn genummerd omdat ook verwezen wordt naar de mogelijkheid om ideeën met elkaar te combineren. Mochten er ideeën en initiatieven ontbreken in dit document, dan kunnen er aanvullingen gedaan worden via Kaj Tensen,
[email protected] en/of 020-3306103. Het idee wordt dan toegevoegd en het document wordt vernieuwd op; -
www.ngf.nl, onder het kopje ‘voor golfbanen & clubs’ www.pgaholland.nl www.nvg-golf.nl, onder het kopje ‘ontwikkeling’.
Voor vragen en opmerkingen staan wij natuurlijk ook klaar.
3
1. Promotie voor de Nationale Open Golfdagen Hieronder worden de meest genoemde en beste tips, ideeën en mogelijkheden gegeven om zo veel mogelijk geïnteresseerde bezoekers naar de Nationale Open Golfdagen te krijgen. Het betreft hier voornamelijk de dingen die vóór de Nationale Open Golfdagen gedaan of geregeld moeten worden.
1.1 Definieer uw doelgroep en doelstelling Voor meer informatie over doelgroepen en behoeftes verwijzen wij u graag naar de rapportage GolfMarkt, alsmede GolfMarkt #3. Ook eerdere onderzoeken, die zijn gedaan in samenwerking tussen NVG en NGF is veel informatie te vinden over wat (potentiële) golfers allemaal hebben, lezen, zien, doen en laten. Op deze manier kunt u beter inspelen op de door u gedefinieerde doelgroep. Denk behalve over de demografische eigenschappen van potentiële golfers ook na over de mogelijkheid om ook bestaande niet baangebonden golfers te benaderen om naar de Nationale Open Golfdagen te komen. Veel golfers zijn de golfsport enigszins uit het oog verloren na dat ze hun GVB (Clubhandicap 54) hebben gehaald. De Nationale Open Golfdagen zijn bij uitstek geschikt om ze hernieuwd kennis te laten maken met golf, golfclub, golfbaan, golfschool, horeca, etc. Aan te raden is wel om dan tip 2.8 ook op te volgen! Verder is het aan te raden een doelstelling te maken voor de Nationale Open Golfdagen. Bijvoorbeeld: publiciteit en naamsbekendheid vergroten, 250 bezoekers, 10 nieuwe leden, 50 nieuwe lesklanten, 200 adresgegevens, etc. Het stellen van doelen creëert meer duidelijkheid over wat er gedaan moet worden om dit doel te bereiken. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om achteraf te kunnen bepalen of het doel bereikt is of niet.
1.2 Promoot gericht op de doelgroep Het is natuurlijk mogelijk om bij ieder huis in de omgeving een flyer in de brievenbus te doen, maar uit eerdere ervaringen blijkt dat het beter is om de gekozen doelgroep gericht te benaderen (zie ook 1.9). Ga bijvoorbeeld persoonlijk naar de mensen toe die binnen de doelgroep vallen. Te denken valt aan andere sportverenigingen (hockey, tennis, bridge), scholen, buitenschoolse opvang, vogelspotters, bedrijven en andere sociale netwerken. Mensen in groepen uitnodigen werkt vaak goed omdat men elkaar dan ook kan stimuleren om mee te gaan. Denk daarbij goed na over de manieren waarop u uw huidige golfers kunt inzetten als ambassadeurs voor uw baan en de golfsport.
4
1.3 Filmpjes Visueel materiaal werkt goed. Laat de golfbaan op zijn best zien in een filmpje en vertaal de sfeer van de golfbaan en/of vereniging in beeld. De promotiefilmpjes zijn bij uitstek geschikt om op de website te plaatsen of te delen via social media (zie 1.11). Het bekijken van een filmpje kan voor veel potentiële bezoekers al genoeg reden zijn om uw golfbaan snel te bezoeken.
1.4 Golfers creëren golfers Als ieder lid, of regelmatige bezoeker aan uw golfbaan één iemand meeneemt naar de Nationale Open Golfdagen dan is de dag waarschijnlijk al grotendeels geslaagd. Het is aan te raden de Nationale Open Golfdagen ook binnen de vereniging, het leerlingenbestand van uw golfprofessionals en uw loyale greenfeespelers, goed onder de aandacht te brengen. Mogelijkheden hiervoor zijn: -
-
Nieuwsbrieven versturen Uitnodiging voor de Nationale Open Golfdagen aan scorekaarten nieten Het ansichtkaarten systeem onder de aandacht brengen (zie ook 1.12) Beloning leden achteraf, spontaan en persoonlijk wanneer ze mensen meenemen. Het is aan te raden deze beloning niet vooraf in het vooruitzicht te stellen. Leden verliezen daardoor hun ‘onafhankelijkheid’ in het aanbevelen van de Golfbaan. Hierdoor wordt hun verhaal minder geloofwaardig en invloedrijk dan wanneer ze dit belangeloos zouden doen. Daarnaast wordt de kans op die manier groter dat ook minder geïnteresseerde mensen naar de Nationale Open Golfdagen komen. Beloon ze dus achteraf, spontaan en het liefst persoonlijk. Inschrijfformulieren versturen naar leden. In combinatie met punt 6.2 is dit een mogelijkheid om leden te betrekken bij de uitnodiging van mensen voor de Nationale Open Golfdagen Een wat rigoureuzere maar niet geheel onredelijke mogelijkheid is ook: leden zijn alleen welkom op de Nationale Open Golfdagen als ze een introducé meenemen. Denk dan aan punt 2.8.
1.5 Nodig kersverse golfers uit Mensen die bijvoorbeeld het afgelopen jaar zijn begonnen met golfen zijn bij uitstek een geschikte doelgroep om uit te nodigen voor de Nationale Open Golfdagen. Denk hierbij wel aan punt 2.6 en 2.8 omdat er natuurlijk wel wat voor de mensen te beleven moet zijn. Denk bijvoorbeeld aan een buddy toernooi , waarbij een lid mee kan spelen met een beginnend golfer. Natuurlijk kan dit leuk aangekleed worden met een prijsuitreiking en dergelijke voor een onvergetelijke ‘verenigingservaring’.
5
1.6 Lokale promotie werkt! In vrijwel alle resultaten van evaluaties die zijn uitgevoerd naar aanleiding van de Nationale Open Golfdagen is naar voren gekomen dat lokale promotie werkt. Golfbanen die niets aan lokale promotie deden waren veel minder succesvol dan golfbanen die dit wel deden. 90% van de golfers is maximaal bereid 30 minuten te reizen voor een golfbaan. Dit is een goede indicatie van hoe ‘lokaal’ de promotie plaats kan vinden. Hieronder worden een aantal mogelijkheden gegeven om lokaal de Nationale Open Golfdagen onder de aandacht te brengen.
1.7 Advertenties en PR Adverteren in de lokale kranten en ‘sufferdjes’ is een manier om meer bekendheid te genereren voor de golfbaan. Lokale kranten worden vaak verassend goed gelezen. Aan te raden is om een aantal weken van te voren te beginnen met adverteren (bijvoorbeeld 1/6 pagina in kleur) en om deze advertentie een paar keer te herhalen. Indien mogelijk is het verkrijgen van een redactioneel stuk in de laatste week voor de Nationale Open Golfdagen aan te raden. Ook zijn er vaak mogelijkheden om met de lokale kranten een lezersactie op te zetten. Bijvoorbeeld: lezers ontvangen een bepaalde incentive of korting bij inlevering van een coupon. Het werken met coupons is ook een zeer effectieve methode om te meten wat het effect (redemptie) is van een bepaalde advertentie. Naast de krant zijn er natuurlijk ook andere media waar geadverteerd kan worden of op andere manieren promotie gemaakt kan worden. Denk bijvoorbeeld aan: (lokale) radio, (lokale) televisie, internet, billboards, abri campagnes, etc.
6
1.8 Pers Het is aan te bevelen de pers uit te nodigen op of voorafgaand aan de Nationale Open Golfdagen. Om de meeste waarde uit de pers te krijgen is een goede relatie essentieel. Nodig ze dus niet alleen maar uit als er iets van de pers nodig is. Men kan ook overwegen de pers al eerder uit te nodigen zodat ze voorafgaand aan de Nationale Open Golfdagen iets kunnen schrijven. Bied bijvoorbeeld een columnist aan golflessen te volgen in ruil voor een soort periodiek verslag in de lokale krant. Het zelf schrijven van een persbericht is ook een mogelijkheid. De volgende tips vergroten de kans op het plaatsen van het bericht: -
-
Zorg dat het persbericht goed geschreven is. Dit verlaagt de drempel om het bericht te plaatsen. Het is aan te raden hier niet een al te commerciële toon aan te slaan. Daarnaast moet het berichtje nieuwswaarde of iets opvallends hebben (zie 2.2 voor mogelijkheden). Vergeet vooral geen mooie, grappige of opvallende foto mee te sturen met het persbericht. Verder geldt: een verhaal moet vooral opvallend zijn. Te denken valt aan: deze week de 750.000ste bezoeker op de golfbaan, de 50 miljoenste bal op de driving range is geslagen, het oudste lid is 88 jaar geworden, de golfclub bestaat precies 10.000 dagen, etc. Lijstjes en onderzoeken wekken vaak ook de aandacht: de vijf belangrijkste redenen voor mensen om te gaan golfen, de vijf grootste misverstanden over golf, golfers leven langer, golf een leven lang, etc.
Vergeet niet tussen neus en lippen door de Nationale Open Golfdagen op jullie golfbaan te vermelden!
1.9 Spandoeken en posters Ieder jaar zijn er spandoeken en posters te bestellen via de organisatie van de Nationale Open Golfdagen. Voor beide is aan te raden: -
-
-
Om het op een opvallende plek op te hangen. Golfbanen liggen soms wat afgelegen langs een kleine weg. Zorg er voor dat het spandoek juist langs een drukke weg of winkelstraat goed te zien is. Posters kunt u ook gericht ophangen op plekken waarvan u denkt dat de doelgroep vaak zal komen. Bijvoorbeeld in een bepaalde winkel, sportvereniging, school, sportschool of bij een van de sponsoren van de golfbaan. Wanneer de golfbaan een eigen spandoek maakt dan geldt: groot is opvallend en goed! Let er wel op dat de boodschap helder is en er niet al te veel tekst op staat (vermeld altijd datum, locatie en tijdstip).
7
1.10
Flyeren
In het verleden is opgemerkt dat huis-aan-huis flyeren niet goed werkt. Mensen lezen wat door de brievenbus komt zeer slecht of gooien het direct de papierbak in. Flyeren op een meer persoonlijke manier bijvoorbeeld in het lokale centrum kan wel goed werken. Zorg voor iets opvallends (Bijvoorbeeld iemand in een paashaaspak, een puttingmat, een slagkooi of mooie mensen) en voor korte gerichte informatie over de Nationale Open Golfdagen. Bij het persoonlijk aanspreken van mensen kan men veel gerichter te werk gaan (doelgroep aanspreken) en bouwt men direct een band op met de (potentiële) golfer.
1.11
Social media
Ook de golfsport kan niet meer om social media heen. Het is sterk aan te raden om in ieder geval op de kanalen Facebook, Twitter en LinkedIn aanwezig te zijn om te zien wat uw (toekomstige) golfers bezig houdt. Hier kunt u zien wat uw collega golfbanen allemaal doen op social media. Actief inhoud toevoegen op deze kanalen is een volgende stap. Ga bijvoorbeeld in gesprek met uw huidige klanten en probeer de Nationale Open Golfdagen onder de aandacht te brengen. Het koppelen van een actie wanneer men jullie golfbaan volgt via social media kan goed werken. Denk bijvoorbeeld aan het oplossen van een raadsel. Geef aanwijzingen of clous via social media om het raadsel op te lossen. Dit levert geheid gesprekstof op binnen social media en dat kan een positieve uitwerking hebben op de bekendheid van de golfbaan of Nationale Open Golfdagen. Daarnaast kunt u vragen aan uw bezoekers of ze hun ervaringen, foto’s en dergelijke willen delen met anderen via social media. Dit kan bijvoorbeeld na afloop in een enquête (zie punt 4.2). Maar ook op de dag zelf is dit te stimuleren: de leukste tweet of Facebook post ontvangt een prijsje tijdens de prijsuitreiking. In voorbereiding op de Nationale Open Golfdagen kunnen mensen via www.opengolfdag.nl digitale ansichtkaarten versturen via Facebook, Twitter en LinkedIn (zie meer hierover in 1.12 en 1.3). Twitter De Nationale Open Golfdagen is op Twitter te vinden. Onder de naam @opengolfdagen kunt u berichten verwachten over het evenement. Gebruik in uw berichten over de Nationale Open Golfdagen de hashtag (?): #opengolfdagen, zodat berichten eenvoudig terug te vinden en herkenbaar zijn. Facebook Er is een Facebook pagina van de Nationale Open Golfdagen. Via deze pagina zullen regelmatig updates verschijnen over de Nationale Open Golfdagen. Ook is er een evenement aangemaakt waar mensen zich voor kunnen aanmelden. LinkedIn Er is een Nationale Open Golfdagen groep aangemaakt op LinkedIn. Hierin kan informatie geplaatst worden door golfbanen over de Nationale Open Golfdagen.
8
Handboek social media Er is een eerste handboek gemaakt voor het gebruik van social media. Dit handboek zal aangevuld en samengevoegd worden met het handboek Nationale Open Golfdagen dat medio januari 2014 ter beschikking wordt gesteld.
1.12
Digitale ansichtkaarten versturen
Via www.opengolfdag.nl/uitnodiging/ is het mogelijk om digitale ansichtkaarten te versturen. Op die manier kunnen huidige golfers potentiele golfers uitnodigen naar de Nationale Open Golfdagen te komen. Golfbanen, golfclubs en golfprofessionals kunnen de NVG een foto toesturen van bijvoorbeeld hun baan, clubhuis of een sfeerimpressie die verwerkt wordt en als uitnodiging gebruikt kan worden. Daarnaast zijn er ook verschillende standaard kaarten waaruit gekozen kan worden. Men kan maximaal vijf mensen per keer uitnodigen. Naast persoonlijke uitnodigingen kunt u ook via social media de uitnodiging versturen. Ook zijn er mogelijkheden voor golfbanen om grote aantallen uitnodigingen tegelijk te versturen. Het is aan te raden om het ansichtkaarten systeem onder de aandacht te brengen bij de huidige golfers en leden.
1.13
Website: een landingspagina
Via www.opengolfdag.nl komen (aspirant) golfers op de hoogte van de Nationale Open Golfdagen. Op deze website staan alle golfbanen die meedoen aan de dagen met een link naar hun website. Het is aan te raden een directe link naar een pagina over de Nationale Open Golfdagen op jullie golfbaan aan te leveren. Relatief vaak is er alleen een verwijzing naar de homepagina waar vervolgens de informatie over de Nationale Open Golfdagen lastig te vinden is. Het plaatsen van een duidelijke banner op de homepagina is natuurlijk ook een mogelijkheid. Het aanleveren van de juiste link naar de website kan via
[email protected].
9
2 Activiteiten tijdens de Nationale Open Golfdagen In dit hoofdstuk vindt u tips om een aantal onvergetelijke momenten voor de bezoekers te creëren!
2.1 Geef veel aandacht en begeleiding Het merendeel van de mensen dat de Nationale Open Golfdagen op jullie golfbaan bezoekt is compleet nieuw in de omgeving. Het is dus belangrijk dat men van af het allereerste begin wordt begeleid en wegwijs gemaakt wordt. Dat begint al bij tip 6.5, maar ook tijdens de activiteiten op de golfaccommodatie zelf is het zaak om de mensen niet uit het oog te verliezen. Manieren om dit te organiseren zijn: -
-
Vang bezoekers al op bij het hek of de parkeerplaats. Zet bijvoorbeeld een partytent neer voor een warm welkom en goede begeleiding. Zo wordt voorkomen dat bezoekers rond gaan dwalen en kan iedereen begroet worden. Daarnaast kan mensen bij verlaten van de golfbaan gevraagd worden naar hun ervaring van de dag. Creëer een soort intake, waarin u bepaalt wat de interesse is van iemand. Op deze manier kunt u bezoekers gericht rondleiden of verwijzen naar de verschillende activiteiten. Zorg voor een gastheer die kan fungeren vast aanspreekpunt voor mensen. Zet ambassadeurs in voor uw locatie om de mensen/groepjes te begeleiden. Maak deze leden herkenbaar d.m.v. opvallende kleding. Probeer een moment in het bezoek in te plannen waar op een informele manier gesproken kan worden (bijvoorbeeld prijsuitreiking). Één op één gesprekken voeren met geïnteresseerden. Dit heeft eerder goed gewerkt voor golfbanen en golfclubs. Het geeft een rustig moment waar echt interesse getoond kan worden in de bezoeker. Daarnaast kan specifieke informatie uitgewisseld worden over de golfaccommodatie en de af te nemen producten.
Om deze tip op te kunnen volgen is het aan te raden om te kijken naar tip 6.2 en 6.4. Op die manier kan men enigszins inschatten hoeveel mensen er op de dag zelf nodig zijn in de organisatie.
2.2 Out of the box: lever een unieke ervaring Het bieden van een unieke ervaring is niet eenvoudig. Het vergt ‘out of the box’ denken om iets unieks op te zetten. Een methode die kan helpen om iets unieks te bedenken is crowdsourcing. Crowdsourcing is het gebruik maken van kennis en ideeën van een relatief grote groep individuen. Praktisch gezien kan men bijvoorbeeld in het clubhuis of in de nieuwsbrief een oproep aan de leden doen om iets leuks, ludieks, unieks, nieuws te bedenken om een onvergetelijke ervaring te kunnen bieden op de Nationale Open Golfdagen. Denk ook aan samenwerking met lokale bedrijven en/of sportclubs. Een gezamenlijke actie kan het geheel meer kracht bij zetten. Naast goede ideeën kan dit ook zorgen voor een hogere betrokkenheid van de leden om de Nationale Open Golfdagen te organiseren. Het opzetten van een ludieke actie hoeft niet veel te kosten. Wanneer het wel geld kost, bedenk dan ook wat het kan opleveren (zie ook 1.6 en 1.7). Zo kost het inhuren van een hoogwerker om de golfbaan van boven af te kunnen laten zien misschien wat geld, maar een grote foto met een 10
artikel erbij op de voorpagina van de krant verdient de investering al bijna weer terug. Hieronder worden de ideeën die tijdens de brainstormsessies naar voren kwamen gegeven. -
Geef mensen voor één dag een aangedikte VIP behandeling, denk aan valet parking, schoenen poetsen, golfclubs schoonmaken, etc. Laat mensen (mee)rijden op maaimachines of de ballenraper. Huur een hoogwerker in waarin mensen de mogelijkheid hebben om van bovenaf de golfbaan te zien liggen. Bekende Nederlander of golfer inzetten. Modeshow waarin de kleding van de golfshop wordt gepresenteerd. Muziek, DJ, of disco op de driving range: maak er een feestje van! Organiseer een wijnproeverij of andere proeverij (Bier, Whisky, hapjes, etc.), bijvoorbeeld in samenwerking met uw leveranciers. Viswedstrijdje op de golfbaan. Organiseer een netwerkborrel voor de business club en bedrijven uit de buurt. Met een bolder- of huifkar de golfbaan op (dit kan een goede manier zijn om relatief veel mensen tegelijk gemakkelijk en snel de golfbaan te laten zien). Creëer een ‘Lifestyle beurs’ waar bijvoorbeeld sponsoren stands houden met allerlei lifestyle producten en bezigheden die enigszins matchen of te combineren zijn met golf. Organiseer iets voor iedere doelgroep. Voor de allerkleinste kinderen alleen iets aparts zoals springkussen, schminken, clown, etc. Maar in de leeftijd vanaf 6 kunnen kinderen juist met familie golfen (er zijn 100.000 mensen in deze categorie = kans). Meer informatie hierover in 2.8.
Uniek zijn is essentieel om op te vallen: “Niemand die langs een weiland met koeien rijdt stapt uit en gaat met verbazing naar die koe kijken. Tenzij de koe roze is”. Natuurlijk moet de uniciteit wel passen binnen de uitstraling van de golfbaan!
11
2.3 Direct opvolging na ‘woooww’ moment Mensen die voor het eerst beginnen met golf hebben vaak één of meerdere uitbundige euforische momenten. ‘Het woooww moment’. Mensen die deze adrenaline ervaren, zijn het meest ‘vatbaar’ om direct beslissingen te nemen in vergelijking met situaties wanneer men in relatieve rust verkeerd. Het is met andere woorden belangrijk dat de golfbaan of golfclub op de Nationale Open Golfdagen zelf al direct de mogelijkheid biedt om één of meerdere producten af te nemen (2.6). Wanneer men die beslissing thuis op de bank moet nemen is het voor hen veel eenvoudiger om op diezelfde bank te blijven zitten. Zoek bijvoorbeeld in het proces wat de gast doorloopt (6.4) naar het meest geschikte moment om de bezoeker een product aan te bieden. Het is aan te raden dat men alleen op de dag zelf, of een beperkte periode, een bepaald voordeel heeft ten opzichte van latere beslissers.
2.4 Contactgegevens verzamelen Heel vaak krijgen we nog te horen dat het verwerven van contactgegevens niet of nauwelijks gedaan wordt. Voor de verrijking van het klantenbestand en de opvolging na de Nationale Open Golfdagen (zie 2.2) is het wel noodzakelijk dat de contactgegevens verzameld worden. Er zijn verschillende mogelijkheden om contactgegevens te verzamelen: -
Inschrijfmogelijkheid (zie ook 6.2) Prijsvraag (raad hoeveel ballen er in deze bak zitten en win een prijs) Verloting (onder de mensen die hun gegevens achterlaten verloten we een prijs) Give away (laat je gegevens achter en ontvang een presentje, zie ook 2.7) Aanbieding (laat je gegevens achter en ontvang X korting op bijv. lessen, maaltijd, clubs, etc.) Een foto van de gasten maken en toesturen. Eventueel direct per mail zodat ze de foto bij thuiskomst al hebben.
Bepaal ook hiervoor in het proces wat de bezoeker doorloopt het meest geschikte moment om de contactgegevens te vragen. Het is aan te raden het de bezoeker het zo gemakkelijk mogelijk te maken om de gegevens achter te laten. Vraag desnoods alleen een e-mailadres en een naam zodat men later via een enquête (zie 4.2) de overige gegevens in kan vullen.
2.5 Beleving van succes Mensen vinden het altijd leuk om successen te beleven. Ook beginnende (aspirant) golfers kunnen deze succesbeleving ervaren. Het inbrengen van een wedstrijdelement is mogelijk op veel verschillende manieren. Aan te raden is om dit op een laagdrempelige manier aan te bieden (meedoen is belangrijker dan winnen). Te denken valt aan: -
Een scramble chip en/of putt wedstrijd Longest drive Scramble in de baan met bijvoorbeeld één meer ervaren golfer (lid) in het team
Het spelen en winnen in teamverband kan een grote invloed hebben op de beleving en het contact wat men maakt op de golfbaan. Denk ook aan leuke (passende) prijzen voor de winnaars en 12
verliezers. Van de prijsuitreiking kan natuurlijk ook iets leuks gemaakt worden (denk aan de pers (1.7) voor een mooi fotomoment, een 1/2/3 podium, champagne, etc.). Niemand met lege handen naar huis sturen geeft iedereen het gevoel succes te hebben gehad. De golfpro kan hier een doorslaggevende factor in zijn. Maak de pro belangrijk want hij kan mensen vertrouwen geven.
2.6 Bied een totaalplaatje Vrijwel iedere golfaccommodatie heeft meer te bieden dan alleen de driving range en het oefencentrum. Leid de bezoekers rond over het gehele terrein, als checklist kan fungeren: clubhuis, kleedkamers, restaurant, golfshop, driving range, oefenterrein, greenkeepersloods, de PAR-3 oefenbaan en zeker niet te vergeten de golfbaan zelf. Het is aan te raden op een elk van deze onderdelen een of meerdere activiteiten te organiseren. Stel een aantal tijden vast waarop de rondleidingen beginnen zodat bezoekers weten waar ze aan toe zijn.
2.7 Een herinnering/cadeau meegeven Ter herinnering aan de kennismaking met golf kan de golfbaan natuurlijk van alles meegeven te denken valt aan: -
-
Informatiefolders/boekjes. Aan te raden is om niet te zuinig te zijn met het uitdelen hiervan. Geef iemand die het helemaal geweldig vond bij wijze van spreken 10 folders mee, dan heeft hij ook nog de mogelijkheid om het aan vrienden te geven. Video van de swing opsturen (zie ook 2.4). Foto of filmpje opsturen of meegeven. Probeer bijvoorbeeld komische actiefoto’s te maken (zie ook 4.3). Een zakje tee’s, een paar golfballen of een pitchfork Een ballenkaart of ballentokens Prijzen, trofeeën en/of bekers (zie ook 2.5) Een boekje van het 9-stappenplan
2.8 Zorg voor een programma dat aansluit op de doelgroep Belangrijk is dat de activiteiten en het programma goed aansluiten op de doelgroepen die benaderd worden. Het is helemaal geen slecht idee om op één doelgroep te focussen, het is dan wel aan te raden dit goed te communiceren in de promotie. Dus als de Open Golfdag bijvoorbeeld alleen voor vrije golfers bedoeld is, communiceer dit dan ook van te voren. Andersom geldt precies hetzelfde want voor iemand met golfervaring is het volgen van een beginnersclinic niet altijd even uitdagend. Het 9-stappenplan biedt voor ieder type golfer, met verschillende vaardigheden, bepaalde onderdelen aan. Op de volgende pagina volgt een opsomming van wat specifiek voor welke doelgroep georganiseerd zou kunnen worden.
13
-
-
-
-
Niet golfers; clinics (chippen, putten, swing), mee de golfbaan in en bijvoorbeeld alleen laten putten (denk ook hier aan 2.1.4) Vrije golfers en D-leden; open wedstrijd op de golfbaan uitschrijven, evt. in combinatie met leden. Kijkje achter de schermen bij de greenkeepers en wat er allemaal met de natuur gedaan wordt. Eigen leden; samen met gasten de baan in, kennis laten maken met sponsoren, een kijkje nemen achter de schermen bij de greenkeepers en inzicht geven in wat er allemaal voor de natuur wordt gedaan. Pers; voor deze doelgroep is het goed om van te voren al te weten wat de journalisten graag willen doen of vooral niet doen. Journalisten zitten er niet altijd op te wachten om een clinic te volgen, anderen vinden het misschien juist geweldig om zelf ook even te ervaren hoe het is. Verder is het aan te raden wellicht een apart moment op de dag in te bouwen waarop journalisten te woord worden gestaan door de golfclub. Geef alle bezoekers een 15-minutenles met een tip van de golfprofessional die in het boekje uit het 9-stappenplan beschreven wordt. Jong versus oud; het is aan te raden om voor kinderen onder circa 10 jaar een apart programma te bieden. Te denken valt aan plastic golfclubs (SNAG) en een iets speelsere aanpak dan bij ouderen. Denk er wel aan dat het scheiden van hele jonge kinderen en hun ouders soms niet altijd wenselijk is (zowel voor het kind als voor de ouders). Het is aan te raden dan wel iets of iemand beschikbaar te hebben om het kind of de ouder op te vangen. Wanneer het kind bezig is en de ouder wacht of kijkt, kan er bijvoorbeeld informatie gegeven worden over wat de golfclub allemaal te bieden heeft aan jeugd en familiegolf. Andersom kunnen kinderen bijvoorbeeld met (golf)spelletjes of andere dingen beziggehouden worden.
2.9 Zet de deur letterlijk open In België heten de Nationale Open Golfdagen: Nationale Open Deuren Dag. Het is misschien een open deur, maar het is aan te bevelen om de deuren letterlijk open te zetten. Zet de slagboom of het hek dat normaal voor het parkeerterrein prijkt dus voor één dag in het jaar wagenwijd open. Open de greenkeeperloods, de ‘driving range ballenwasruimte’, het clubhuis, de ruimte voor de golfpro’s, etc. Op die manier stelt de golfbaan zich letterlijk open voor publiek. Golf heeft het imago van een elitaire sport, de Nationale Open Golfdagen is een gelegenheid om ook de toegankelijkheid van de sport juist te benadrukken.
14
3 Productaanbod op de Nationale Open Golfdagen In dit hoofdstuk worden er mogelijkheden gegeven over welke producten er aangeboden kunnen worden tijdens de Nationale Open Golfdagen.
3.1 Stel één Nationale Open Golfdagen product samen Ook hiervoor is het aan te raden om punt 5.1 goed te organiseren. Aspirant golfers hebben van alles nodig om te kunnen beginnen met golf. Onderzoek bijvoorbeeld de mogelijkheden om een starterspakket samen te stellen. Het is aan te raden om op dit gebied als één gezicht/prijs naar buiten te treden omdat de golfer ook waarschijnlijk maar één loket ‘ziet’. Denk bijvoorbeeld aan één pakket met: -
Beginners golfset (half setje, ballen, tee’s, pitchfork, handschoentje). Ballenkaarten of tokens. Golflessen pakket. Een bepaald lidmaatschap of greenfee. Horeca/restaurant tegoed.
Op die manier wordt er voor gezorgd dat alle partijen ook een belang krijgen om het starterspakket te verkopen. Daarnaast krijgen de bezoekers op deze manier ook direct een totaalbeeld van de golfclub. Denk bij het aanbieden van het product ook aan tips: 2.3, 2.6 en 6.4. Wanneer iemand niet het hele pakket wil kopen, is een golflessen pakket waarschijnlijk de beste methode om mensen op lange termijn enthousiast te krijgen. Dan volgen de overige zaken uit het bovenstaande rijtje vaak vanzelf.
3.2 Zet niet te laag in Vaak is men geneigd beginners een heel laag instapproduct te bieden. Men zou het ook andersom kunnen redeneren: bied eerst het ‘grootste’ product aan wat er is, een volledig jaarlidmaatschap. Pas wanneer de bezoeker dit niet wenst kan men gaan naar beneden gaan schalen. Dit kan een aantal keer gedaan worden tot het gewenste ‘niveau’ of product is bereikt. Andersom is dit een stuk lastiger. Wanneer eerst een 5 voor 50 euro lessenpakket wordt aangeboden en de bezoeker gaat hier op in, dan is het vrij lastig om daarna een groter product te verkopen. Waarschijnlijk wordt bijvoorbeeld tijdens één op één gesprekken (zie 2.1) vrij snel duidelijk wat de behoefte van de bezoeker is. Het is daarom ook van belang wie deze gesprekken voert. Deze persoon moet goed op de hoogte zijn van de producten en direct kunnen handelen bij interesse.
15
3.3 Overige producten Andere mogelijke producten die men kan aanbieden tijdens dan Nationale Open Golfdagen: -
-
-
Aspirant lidmaatschap. Dit kan natuurlijk in allerlei variaties in prijs, tijdsduur, voorwaarden, etc. Belangrijk is in ieder geval dat men een goed beeld krijgt van de vereniging en dat men veel mensen binnen de vereniging leert kennen. Een golflidmaatschap is gemakkelijk op te zeggen, maar je vrienden verlaat je niet zomaar. Proeflidmaatschaap. Een registratielidmaatschip. Het aantal vrije golfers en golfers zonder lidmaatschap op een golfbaan wordt steeds groter. Een deel van deze groep golfers oriënteert zich wellicht op een volledige lidmaatschap, maar een groot deel ook niet. Vraag daarom ook actief waar mensen geregistreerd staan en waar hun behoefte ligt. Biedt bijvoorbeeld een registratieproduct met een aantal voordelen voor de vrije golfer om zo toch een binding met deze golfer te krijgen. Staan ze bijvoorbeeld bij de Stichting Golfsport geregistreerd, geef dan aan waarom een overstap de moeite waard is. Introductieprogramma’s. Proefbaanles. Een terugkomdag waar de bezoeker van de Nationale Open Golfdagen met een lid kan gaan spelen (zie ook 1.4). Driving range lidmaatschap, of een lidmaatschap voor de korte golfbaan.
16
4 Opvolging na de Nationale Open Golfdagen 4.1 Bellen, bellen, mailen, mailen Wanneer mensen nog niet direct iets hebben afgenomen (tip 2.3) dan kan de mate van opvolging worden vergroot door de bezoekers van de Nationale Open Golfdagen na te bellen en te e-mailen. Maak intern duidelijke afspraken over degene die hier verantwoordelijk voor is. Zo wordt voorkomen dat een bezoeker dubbel of zelfs niet gebeld of gemaild wordt. Er moeten uiteraard wel contactgegevens zijn genoteerd van de bezoekers zoals in 2.4 beschreven, want zonder contactgegevens van de bezoekers komt men met deze tip niet zo ver. Het verzenden van nieuwsbrieven naar de bezoekers is in feite het minimale wat gedaan kan worden. Daarnaast kan men ook denken aan het verzenden van een herinnering aan de Nationale Open Golfdagen (zie 2.7) of het doen van een gerichte aanbieding. Ook het telefonisch benaderen van de bezoekers kan een optie zijn. Wel is het belangrijk om te beseffen dat sommige mensen dit als onprettige manier van communiceren ervaren. Aan de andere kant is het ook juist een manier om interesse te kunnen tonen in de bezoekers, wat juist wel weer door veel mensen wordt gewaardeerd. Probeer van te voren na te denken over een script dat past bij de manier van communiceren van jullie golfbaan. Het nabellen van bezoekers kan een tijdrovende bezigheid zijn in vergelijking met het verzenden van e-mails. Het biedt echter wel de mogelijkheid persoonlijke interesse te tonen en feedback te krijgen op de Nationale Open Golfdagen. Zie ook 4.2 voor tips om de efficiency van het nabellen te verhogen en confrontaties met mensen die niet van een telefoontje gediend zijn te voorkomen.
4.2 Enquête versturen naar de deelnemers Een andere manier om feedback te verzamelen is het enquêteren van de deelnemers aan de Nationale Open Golfdagen. Via de organisatie van de Nationale Open Golfdagen is er een standaard vragenlijst beschikbaar om te verzenden naar de deelnemers. Op basis van de uitkomsten kan men de volgende Nationale Open Golfdagen verbeteren. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om de mensen die in de enquête aangeven veel interesse te hebben in een vervolg aan de Nationale Open Golfdagen persoonlijk te benaderen. Dit kan de efficiency verhogen van het nabellen. Ook kan het ‘boze’ mensen aan de telefoon voorkomen omdat men alleen mensen belt die in de enquête hebben aangegeven interesse te hebben in een vervolg op de golfbaan.
4.3 Social media actie Mensen delen van alles wat ze gedaan hebben maar al te graag via social media met al hun vrienden. Een idee om dit delen met anderen te stimuleren is om een prijs uit te rijken voor diegene die de meeste ‘likes’ heeft gekregen op Facebook. Bijvoorbeeld:
17
-
-
Neem een filmpje op van iemands aller eerste swing tijdens de Nationale Open Golfdagen (die is natuurlijk hilarisch). o Variant: doe het ‘Happy Gilmore style’ (met een aanloop). Upload de film op Youtube en verstuur de link ervan naar de betreffende deelnemer. Bied diegene die de meeste likes van zijn of haar filmpje krijgt, een prijs aan.
Veel mensen hebben op Facebook honderden ‘vrienden’. Als één van die vrienden het filmpje ‘liked’, dan zien al zijn of haar vrienden dat hij dat gedaan heeft. Met andere woorden: er kan zo snel een groot bereik ontstaan.
4.4 Reageer op social media publicaties Zoals aangegeven delen mensen veel van hun activiteiten via social media. Ook als u tip 4.3 niet toepast is het wel aan te raden om te reageren op wat de mensen bezig houdt als het gaat om uw golfbaan!
18
5 Personeel en vrijwilligers op de Nationale Open Golfdagen In dit deel zijn tips te vinden over de personele bezetting tijdens en voorafgaand aan de Nationale Open Golfdagen.
5.1 Stel een multidisciplinair organisatieteam samen Het is aan te raden om de organisatie van de Nationale Open Golfdagen door een zo breed mogelijke samenstelling van mensen te organiseren. Te denken valt aan iemand van de golfbaan, golfvereniging, golfschool, golfshop, restaurant, greenkeeping, receptie, ballenrapers, etc. Om de bezoekers van de Nationale Open Golfdagen een zo compleet mogelijk beeld te geven van de golfbaan en de organisatie daarom heen, is het noodzakelijk om al die partijen mee te laten denken en doen (zie ook 2.6 en 5.1). Op deze manier wordt er in een vroeg stadium ook draagvlak gecreëerd om de Nationale Open Golfdagen uiteindelijk succesvol te laten verlopen. Hierbij is het ook aan te raden een teamleider/projectleider aan te wijzen die de voortgang bewaakt. Niet alleen voor de voorbereiding is dit van belang, ook op de dag zelf is het aan te raden om uit de hele breedte van de organisatie mensen aan het werk te hebben. laat uw medewerkers aangeven wat ze leuk vinden om op deze dag te doen, dan zijn mensen enthousiast. Let er tevens op dat de juiste personen bij de juiste doelgroepen staan. Jeugd spreekt jeugd aan bijvoorbeeld. In het team zijn enthousiaste leden die goed kunnen vertellen over de vereniging wellicht het meest belangrijk.
5.2 Huur een stagiaire in Jaarlijks kunnen de Nationale Open Golfdagen door een stagiaire georganiseerd worden. Voordelen van het inhuren van een stagiaire voor de organisatie van de Nationale Open Golfdagen kunnen zijn: -
Studenten zijn vaak zeer gemotiveerd om te leren en een goede stage te lopen. De organisatie van de Nationale Open Golfdagen is bij uitstek een project waar studenten zich goed in kunnen vastbijten. Er kan één iemand nagenoeg fulltime zich bezighouden met het project zonder dat het veel geld kost. Studenten hebben vaak een frisse kijk op de (golf)wereld en zijn in staat om buiten de vaste patronen om dingen te bedenken.
Niet alleen voor de organisatie van de Nationale Open Golfdagen kan een stagiair ingehuurd worden, ook voor de Open golfdagen zelf. Te denken valt aan ROC studenten die extra (compensatie) studiepunten willen verdienen. De organisatie van de Nationale Open Golfdagen heeft vaak studenten op HBO niveau op gebied van marketing, communicatie, sportmanagement, sport en ondernemen, vrijetijdsmanagement, evenementen management, etc. Neem in een vroeg stadium contact op met de HBO en/of MBO scholen om de stage daar uit te zetten. De meeste HBO stages beginnen in januari. Ook via de PGA opleiding zijn er studenten die opzoek zijn naar een dergelijke stage opdracht. Neem contact op met Jim van Heuven (
[email protected]) voor meer informatie. 19
5.3 Evalueren met het team Natuurlijk kunnen de Nationale Open Golfdagen volgend jaar altijd beter georganiseerd worden. Naast de evaluatie die landelijk uitgevoerd wordt (iedere deelnemende golfbaan ontvangt na afloop een enquête), is het ook aan te raden met het team een korte evaluatie te doen over de organisatie van de Nationale Open Golfdagen. Wat ging er goed? Wat ging er minder goed? Wat kan er volgend jaar beter? Zijn vragen die tijdens de evaluatie behandeld kunnen worden.
20
6 Overige tips en good practices Hier vindt u overige voorbeelden tips en tops voor het organiseren van de Nationale Open Golfdagen.
6.1 Begin ruim van te voren Het organiseren van de Nationale Open Golfdagen gaat niet vanzelf. Zeker wanneer men tip 5.1 en 5.2 wil opvolgen zal men op tijd moeten beginnen om dit op de rit te krijgen voor de Nationale Open Golfdagen. Echter is het ook voor de promotie en de activiteiten die men op de dag zelf wil organiseren belangrijk om op tijd te beginnen.
6.2 Inschrijfmogelijkheid Wanneer de Nationale Open Golfdagen goed onder de aandacht worden gebracht kan het zomaar zo zijn dat er honderden bezoekers op de golfbaan komen. Wanneer er een inschrijfmogelijkheid is kunnen bijvoorbeeld clinics al enigszins ingedeeld worden en heeft de organisatie een beeld van hoeveel mensen er ongeveer en op welk moment komen. Zodoende kan er qua personeelsbeleid en inzet van vrijwilligers op ingesprongen worden, zie 6.4. Om inschrijving te bevorderen zou men een incentive in kunnen zetten (zie 2.4 voor de mogelijkheden).
6.3 Wat te doen bij slecht weer? Het weer kunnen we niet beïnvloeden, maar de manier waarop we er mee omgaan wel! Het zorgen voor een inschrijfmogelijkheid geeft mensen al meer het ‘afspraak is afspraak’ gevoel, dus dat kan er voor zorgen dat er toch mensen naar de open dag komen. Het is ook goed om in de aankondiging al te melden dat er bij slecht weer ook golf activiteiten zijn. Te denken valt aan: -
De driving range is in veel gevallen overdekt en dan kan er prima geoefend worden! Slagkooi met evt. trackman Indoor putting of chipping; leg desnoods een golfparcours aan in het clubhuis Wii golf (spelcomputer)
6.4 Draaiboek voor organisatie en klant Het is aan te raden om ter voorbereiding op de Nationale Open Golfdagen een draaiboek te maken voor de organisatie (kijk bijvoorbeeld op www.draaiboek.net voor wat hier allemaal bij komt kijken). Verder is het ook goed om een soort draaiboek of flowchart te maken van het proces wat de bezoeker mee maakt. Wat doorloopt een bezoeker van de Nationale Open Golfdagen allemaal (van bewegwijzering tot uitzwaaien) en waar liggen kritische aandachtspunten voor de organisatie? Op die manier kan er gezorgd worden voor een optimale begeleiding en een soepel verloop van de
21
dag(en). Ook de meest geschikte momenten voor opvolging (2.3) en productaanbod (3.1) worden dan duidelijk. Zorg dat met al het personeel of vrijwilligers ruim voor de open dagen het draaiboek wordt doorgenomen. Op deze manier is de voorbereiding optimaal en volstaat een laatste ‘briefing’ op de dag(en) zelf.
6.5 Bewegwijzering De weg naar de golfbaan mag op de Nationale Open Golfdagen best wat duidelijker aangegeven worden dan normaal. Golfbanen die dit in het verleden hebben gedaan kregen op deze manier ook spontane bezoekers die op de borden waren afgekomen. Denk bijvoorbeeld ook aan borden langs fiets of wandelroutes in de nabije omgeving. Dit jaar is er een ludiek bord ontworpen dat zeker de aandacht trekt. Afrit golfbaan, wie wil daar nu niet even stoppen?
6.6 Werk samen met omliggende golfbanen Tijdens de sessies kwam een aantal keer naar voren dat golfbanen graag samenwerken met andere golfbanen in de nabije omgeving. Zo kan men bijvoorbeeld de handen ineen slaan voor een gedeelde advertentie. Daarnaast kan worden afgestemd op welke doelgroepen omliggende banen zich richten. Op deze manier wordt voorkomen dat je in elkaars vijver vist. Ook op de dag zelf zijn er genoeg mogelijkheden voor samenwerking (zie 6.7). We zijn voorstander van samenwerking en uiteraard bereid deze samenwerking waar mogelijk te faciliteren. Neem contact op via
[email protected] om de mogelijkheden hiervoor te bespreken.
22
Meer informatie of vragen Mochten er ideeën en initiatieven ontbreken in dit document, dan kunnen er aanvullingen gedaan worden via Sjors van Aalst,
[email protected] en/of 020-3306103. Het idee wordt dan toegevoegd en het document wordt vernieuwd op; -
www.ngf.nl, onder het kopje ‘voor golfbanen & clubs’ www.pgaholland.nl www.nvg-golf.nl, onder het kopje ‘ontwikkeling’.
Voor vragen en opmerkingen staan wij natuurlijk ook klaar. Namens de NGF, PGA Holland en NVG wensen wij u heel veel succes en plezier met de organisatie van de Nationale Open Golfdagen!
23
