Report Writing for. Peter-John de Jong CIA Bank Nederlandse Antillen. donderdag 17 september

Report Writing for (Internal) Auditors Peter-John de Jong CIA Bank Nederlandse Antillen donderdag 17 september 2009 www.theiia.org

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Inleiding en doel Identificeren doelgroep Secties audit rapport Kiezen gepaste schrijfstijl Overtuigend schrijven Formuleren adequate conclusies (Self)Reviewen audit rapport Vragen en afsluiting

www.theiia.org Slide 2 of 44

1. Inleiding en doel Rapporteren is meest belangrijke en veeleisende onderdeel van werk als Internal Auditor Doel: • informeren • overtuigen • actie afdwingen www.theiia.org Slide 3 of 44

2. Identificeren doelgroep

Foutieve veronderstellingen “de doelgroep”

• Is persoon die audit rapport het eerst leest en edit • Is groep specialisten in het veld • Is bekend met onderwerp van audit rapport • Heeft alle tijd om hele audit rapport te lezen • Heeft enorme interesse in het onderwerp www.theiia.org Slide 4 of 44

3. Secties audit rapport IIA - criteria for communicating

• • • •

Audit objective (IIA - 2410) Scope (IIA - 2410) Background information Results of Work: – Observations/findings/facts (substance) – Conclusions/opinions (IIA - 2410) – Action plans (IIA - 2410)

• Summaries • Appendices


3. Secties in een Rapport Elementen observation

• • • •

Condition: wat zijn feiten (ist) Criteria: hoe het moet zijn (soll) Cause: waarom het zo is Effect: wat gevolgen zijn, risico en voordelen • Recommendation: wat moet gebeuren


3. Secties audit rapport Observations - condition

• • • •

Wat zijn feiten? Zijn feiten helder en beknopt beschreven? Feitelijk, compleet, accuraat en exact? Hoe significant is conditie (kwantificeren)?


3. Secties audit rapport Observations - criteria

• Hoe had moeten zijn? • Is richtlijn, procedure, good business practice, wet- of regelgeving waartegen conditie is afgemeten geciteerd? • Zonder criteria kunt geen performance meten!


3. Secties audit rapport Observations - cause

• Geeft oorzaak van discrepantie tussen condition en criteria • Vormt basis voor formuleren van recommendation


3. Secties audit rapport Observations – effect (zeer belangrijk)

• Effect geeft gewicht aan observation • Meest kritische element van observation om lezer te overtuigen van noodzaak tot actie! • Geeft risico’s aan van huidige situatie of vermeldt voordelen indien condition wordt verholpen • Kwantificeer effect: noem frequentie, omvang en waarschijnlijkheid ervan www.theiia.org Slide 10 of 44

3. Secties audit rapport Observations – recommendation (oorzaak georiënteerd)

• Geeft aan wat gedaan moet worden • Richt zich op elimineren van oorzaak • Dient praktisch, logisch en kost effectief te zijn • Kan condition georiënteerd zijn indien nodig


3. Secties audit rapport Observations – recommendation (conditie georienteerd/symptoom bestrijding)

• In geval retroactieve correcties nodig zijn • Indien proces eigenaar specifieke aanwijzingen nodig heeft (hoe condition te corrigeren)


4. Kiezen gepaste schrijfstijl

Wees bewust van gehanteerde schrijfstijl

• • • • • • • • • •

Formeel – informeel Objectief – suggestief/subjectief Direct - indirect Vriendelijk – gereserveerd Persoonlijk – zakelijk Academisch – “gewone mensen taal” Gepast – ongepast Breedsprakig – beknopt Actief – passief Tactisch – bot www.theiia.org Slide 13 of 44

4. Kiezen gepaste schrijfstijl EGO, style and reports

Gebruik zoveel mogelijk eigen woorden en waak voor “audit clichees” • Sounding important vs saying something important • Do not sound intelligent but get your intelligent points across


5. Overtuigend schrijven

• Onthoud IIA standaard 2420-1: quality of communications (PA 2420-1) • Communications should be: accurate, objective, clear, concise, constructive, complete and timely


5. Overtuigend schrijven Constructief

1. Vermijd vage/generaliserende uitspraken die niet onderbouwd zijn 2. Vermeld positieve bevindingen met positief taalgebruik 3. Bied balans en perspectief 4. Benadruk voordelen, aanbevelingen en oplossingen


5. Overtuigend schrijven Constructief: vaag vs specifiek

Voorbeeld 1 • Vaag: documentation exceptions existed in purchasing. • Specifiek: 43 percent of purchases over Naf 5,000 were missing competitive bids Voorbeeld 2 • Vaag: the response Accounting Department receives is sometimes inadequate • Specifiek: responses do not list planned action and estimated completion date www.theiia.org Slide 17 of 44


Constructief: vermeld positieve bevindingen in positief taalgebruik

• None of the items failed to pass the compliance test • Securities were not left unattended

• All items were in compliance • Securities were safeguarded


5. Overtuigend schrijven Constructief: bied balans en perspectief

• Missing collateral documentation has increased significantly compared to last year • The 40 percent growth in the number of loans made has resulted in a significant increase in missing collateral documentation in credit files


5. Overtuigend schrijven Objectief

• • • •

Onpersoonlijke stijl Onderscheid tussen feiten en meningen Schrijf concreet en kwantificeer Vermijd termen die bepaalde “vooringenomenheid” suggereren


5. Overtuigend schrijven Objectief: voorbeeld persoonlijke stijl, verwijzingen naar jezelf, mening, subjectieve termen en niet gekwantificeerd

• We believe that the enormous increase of sales during the last quarter proves that the sales department has done a superb job • Sales have increased by 32 % the past quarter


5. Overtuigend schrijven Objectief: voorbeelden

Onpersoonlijk en connotaties (bijklank): due to the personnel’s inability to track down supporting documentation, our testing could not be completed Onpersoonlijk en niet-beschuldigend: supporting documentation to complete the testing could not be tracked down www.theiia.org Slide 22 of 44

5. Overtuigend schrijven Helder

• Controleer of tekst niet voor meerdere interpretaties vatbaar is • Zijn technische termen/afkortingen toegelicht • Presenteer cijfermateriaal in tabelletjes • Beoordeel lengte van zinnen


5. Overtuigend schrijven Helder: voorbeeld dubbelzinnig taalgebruik

• Norway cocktail lounge: ladies are requested not to have children at the bar • Budapest Zoo: please do not feed the animals. If you have any suitable food, give it to the guard on duty • Toilet in London office block: toilet out of order. Please use floor below. • Japanese hotel: you are invited to take advantage of the chambermaid www.theiia.org Slide 24 of 44


Beknopt schrijven: opvulzinnen (het klaarblijkelijke vermelden)

• The purpose of this letter is to provide you with valuable information of our company’s new account services (18) • Revision: Subject: new account services (4)



Beknopt schrijven: opvulzinnen (het klaarblijkelijke vermelden)

• Our objectives in auditing the Accounts payable of the purchase department were to… (13) • Revision: Objectives: … (1)


5. Overtuigend schrijven–

Beknopt schrijven: opvulzinnen (verwijzen naar schrijver)

• Based on various discussions with representatives of the departments, we believe that the current process should be enhanced, and specify the following:… • The above states what the writer did, what he thinks and what he is going to say next… the reader still does not know the message…


5. Overtuigend schrijven– Beknopt schrijven: opvulzinnen (richt je op resultaten)

• Auditor (onderzoeks patroon)

• • • • •

Achtergrond informatie Wat heb ik gedaan Hoe heb ik het gedaan Wat heb ik gevonden Wat betekent dit

• Lezerspubliek (rapportage patroon)

• Wat is de conclusie • Wat voor onderbouwing is er • Waarom is dit belangrijk • Wat kunnen we eraan doen www.theiia.org Slide 28 of 44


Beknopt schrijven: pleonasmes en tautologieen (redundanties) Redundant: • 12 midnight • 12 noon • 3 am in the morning • Biography of her life • Each and every • End result • Free gift

Verkort: • Midnight • Noon • 3 am • Biography • Each • Result • Gift



Beknopt schrijven: zinsdelen die kunt weglaten (redundanties) • • • • • • • • • •

All things considered As a matter of fact As far as I am concerned At the present time Because of he fact that By means of By virtue of the fact that Due to the fact that Exists For all intent and purpose www.theiia.org Slide 30 of 44


Beknopt schrijven: uitgetrokken werkwoorden (voorbeelden)

• • • • • • •

Arrive at an agreement – agree Conduct an evaluation – evaluate Give consideration to – consider Implement a modification of – modify Make an analyses of – analyze Place emphasis on – emphasize Perform a verification of - verify www.theiia.org Slide 31 of 44

5. Overtuigend schrijven– Beknopt schrijven: voorbeeld herhaling

•Payment of invoices is not made within the 15 day period required. Internal Audit test of 100 invoices revealed 93 invoices that were not paid within the 15 days. The average number of days between invoice date and payment date in the sample selected was 40 days. (47)


5. Overtuigend schrijven– Beknopt schrijven: voorbeeld herhalingen (revisie)

• 93 % of the invoices tested were paid in an average of 40 days as compared to the required 15 days (21) • Oefeningen op internet: http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/quizzes/no va/nova8.htm


6. Formuleren adequate conclusies

• Goed geschreven conclusie geeft management informatie en perspectief die nodig zijn voor gezonde besluitvorming • Conclusie is logische gevolgtrekking obv verzamelde feiten en vertegenwoordigt meer dan opsomming van feiten


6. Formuleren adequate conclusies Vage en algemene conclusies

• Based on our review, it was felt that generally these systems are well-controlled and are functioning properly. However, there are some areas where weaknesses exist that will require your attention. These items are discussed in the attached report. • Advies: wees concreet en specifiek! www.theiia.org Slide 35 of 44

6. Formuleren adequate conclusies Six steps to an effective Conclusion

• Beantwoord doelstelling • Gebruik concrete en onderbouwende informatie • Gebruik gepaste en consistente toon • Balanceer het positieve en negatieve • Bied perspectief • Koppel terug over tussentijds genomen management acties • Conclusie ≠ opsomming van observaties!


7. (Self)Reviewen audit rapport Veel gehoorde problemen

• Duurt lang voordat rapport verstuurd wordt • Telkens dezelfde fouten • Oorspronkelijke rapport niet meer te herkennen • Onnodige en overbodige fouten • Waarom beter schrijven want het rapport wordt toch veranderd…


7. (Self)Reviewen audit rapport Criteria voor het reviewen van rapporten

• • • •

Inhoud Correctheid Leesbaarheid Stijl


7. (Self)Reviewen audit rapport Tips voor (self) review • • • • • • • • •

Review kleine porties Neem regelmatig pauzes Review niet langer dan uur achter elkaar Zoek voor één type fout tegelijk Reviseer je werk vanaf hardcopy Lees hardop Van achter naar voren lezen Slaap er nacht over Ondersteboven lezen, zinspaties, woordspaties, lettertypes springen beter in het oog • Gebruik marker en corrigeer achteraf! • Controleer berekeningen


7. (Self)Reviewen audit rapport Kwalitatieve compacte rapporten

• • • •

Gelimiteerde detail informatie Selecie van belangrijkste bevindingen Samenvattingen van onderbouwende data Beknopte stijl


8. Vragen en afsluiting Kernkwaliteiten • Direct – – – – –

Lezers verwachten directe en feitelijke presentatie Het in woorden begraven van bevindingen irriteert lezers Concluderende openingszinnen Informatieve koppen Presentatie van belangrijkste punten vooraan

• Beknopt – – – –

Gelimiteerde hoeveelheid details Selectie van belangrijkste punten Samenvattingen van informatie Beknopte stijl

• Gepast – – –

Inhoud afgestemd op behoefte van lezers Juiste nadruk Presenteer relevante en valide informatie

• Overtuigend – – –

Overtuigende onderbouwing van conclusies Beschrijf effecten van bevindingen/condities Kwantificeer effecten/bevindingen


8. Vragen en afsluiting Kernkwaliteiten • Constructief – – – –

Oorzaken en geen symptomen van problemen Nadruk op voordelen en oplossingen Balans van het positieve en negatieve Erken management acties

– – –

Meetbare en specifieke aanbevelingen Praktische en resultaatgerichte oplossingen Beschrijving van ondernomen management acties

• Resultaat georiënteerd • Uitnodigend – – –

Samenvattingen Professionele format Korte en duidelijke secties

• Tijdig – – –

Onmiddellijke presentatie aan lijn management Interim rapportages voor high risk problemen/bevindingen Strikte oplegging van tijdschema’s


8. Vragen en afsluiting • Goede rapporten schrijven is kunst • Het vergt tijd en oefening om talent te ontwikkelen voor schrijven en redigeren maar eindresultaat is het waard • Schrijven zal uitnodigender, effectiever en uiteindelijk beter gelezen worden • Uiteindelijk belangrijk is dat werk gelezen wordt en nog belangrijker begrepen wordt!


Bedankt voor aandacht en vergeet beoordelingsformulier niet in te vullen en inleveren alstublieft [email protected]


Report Writing for. Peter-John de Jong CIA Bank Nederlandse Antillen. donderdag 17 september

Recommend Documents