REPORT GENERATOR SISTEM INFORMASI PENJUALAN Dl PT.COMBIPHAR Marjam Ongkosaputro1), Budi Berlinton Sitorus2), dan Marina Karina Sari3) Abstract This paper describes the developing of the current report system in PT. Combiphar. It is expected to offer a better quality than the current report generator. PT. Combiphar as a profit-based organization continually requires up-to-minutes reports in terms of making strategic decisions concerning sales and marketing activities which occur daily. Various raw sales data from thirty three branches all over Indonesia have forced the management at all levels moving towards a better report generator system. This report system must satisfy managers' requirements such as content relevance, timeliness, accuracy, as well as easy access. System Development Life Cycle is the concept used to develop the new system. The new system encompasses the database design and the application. Microsoft SQL Server 2000 is used as the database software, Microsoft Visual Basic 6.0. is intended to create the application which has ability to give direct access to authorized users. Whereas, Microsoft Excel 2000 is needed to support the application in printing reports. Further testing must be conducted on this newly developed software. 1.LATARBELAKANG Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peran komputer sebagai media pengolahan data semakin diperlukan. Kecepatan akses untuk masukan dan keluaran data dengan menggunakan komputer merupakan faktor dominan pada suatu perusahaan. PT. Combiphar bergerak dalam bidang industri farmasi juga merupakan suatu perusahaan berorientasi profit, ingin meningkatkan sistem informasi peiaporan yang berkaitan dengan penjualan dan pemasaran produk. Sistem peiaporan yang ada telah berjalan cukup baik, namun masih terdapat beberapa kekurangan, yaitu konsep pemrograman masih berbasis DOS (Clipper) dan belum adanya aplikasi sistem pembuat laporan yang menyediakan akses langsung bagi pengguna. 2. TUJUAN PENULISAN DAN BATASAN MASALAH Tujuan penelitian tugas akhir adalah membangun program visual yang mendukung sistem informasi pembuat laporan penjualan berbasis Windows. Ruang lingkup masalah hanya mencakup pembuatan laporan-laporan untuk bahan analisa bagi para manajer dari divisi penjualan dan pemasaran OTC, Ethical, Oncology dan Pharmaserve. Laporan-laporan yang dimaksud, antara lain: 1) Laporan sales to-day Laporan sales to-day berguna untuk mengevaluasi sejauh mana total penjualan dan pemasaran di lapangan sampai hari tertentu dibandingkan dengan target per bulan. 2) 3)
Marjam Ongkosaputro, Dosen Tetap pada Fakultas Ilmu Komputer, UPH Budi Berlinton Sitorus, Dosen Tetap pada Fakultas Ilmu Komputer, UPH Marina Karina Sari, Alumni Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer, UPH
Report Generator Sistem Informasi...(Marjam O., Budi B. Sitorus, Marina Karina Sari)
41
2) Laporan stock Laporan stock disajikan agar kontrol terhadap persediaan obat dapat dilakukan. 3) Laporan sales per product, dan Laporan sales per product menunjukkan perjalanan penjualan dan pemasaran per-produk dan per-cabang pada bulan berjalan. 4) Laporan paretto product Laporan paretto product yang berguna untuk melihat sepuluh produk obat yang paling banyak terjual. Penelitian proyek tugas akhir dikerjakan pada divisi IT/EDP perusahaan. 3. AREA PEMASARAN DAN PENDISTRIBUSIAN
Gambar 1. Cabang PT.Combiphar Untuk menembus pasar etikal yang kompetitif, lebih dari lima ratus orang tenaga ahli pemasaran, disebut Marketing Force (Medical Representatives) ditempatkan di seluruh cabang di seluruh Indonesia. Untuk penunjang promosi, PT. Combiphar secara intensif juga terlibat dalam seminar, kuliah tamu, dan kongres untuk menyebarkan pengetahuan medis yang bermanfaat bagi komunitas kesehatan Indonesia. 4. SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMASARAN Up-to-the-minute reports yang dihasilkan oleh sistem informasi penjualan diperlukan untuk bahan analisa prospek atau perkiraan penjualan (current sales forecasts), keadaan pelanggan, dan perkembangan fenomena penjualan yang terjadi. Tujuan dari analisa penjualan adalah mengukur dan mengevaluasi besar penjualan yang terjadi di lapangan dibandingkan dengan target penjualan yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Sistem informasi pemasaran merupakan perpaduan dari konsep marketing mix; product, place, promotion, and price. Definisi dari pemasaran sendiri adalah kegiatan suatu organisasi yang memudahkan dan mempercepat proses penjualan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan, pendistribusian, promosi, gagasan, kegiatan-kegiatan penelitian pasar, dan penentuan harga barang, jasa. 5. ANALISA SISTEM SAAT INI Produk-produk PT. Combiphar didistribusikan ke seluruh wilayah Indonesia melalui seorang perantara distributor, yaitu PT. Anugerah Pharmindo Lestari. Gambar 2. di 42 Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 2 No. 2 April 2004: 4 1 - 4 9
bawah ini menjelaskan bagaimana alur kerja sistem penjualan dan dan pemasaran produk perusahaan di semua cabang seluruh Indonesia.
Gambar 2. Workflow sistem penjualan dan pemasaran Para manajer khususnya Sales Manager, Product Manager, Marketing Manager, dan Managing Director mempunyai kecenderungan untuk menggunakan komputer sebagai alat pemasaran strategis. Hasil analisa dapat dilihat sebagai berikut: 1) Teknologi komputer sudah digunakan sebagai alat bantu dalam mempertajam keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah. 2) Sistem pelaporan berbasis DOS saat ini sudah berjalan cukup baik. 3) Laporan-laporan yang dihasilkan dipakai oleh para manajer sebagai dasar pengambilan keputusan. Files harian mengenai hasil penjualan yang dikirim oleh distributor Anugerah Pharmindo Lestari, yaitu file St, file Ri, dan juga file Fi digunakan sebagai acuan bagi PT. Combiphar (bagian IT/EDP) untuk melakukan akumulasi perhitungan dalam pembuatan laporan-laporan penjualan yang diperlukan. Identifikasi permasalah pada sistem saat ini dilakukan baik melalui survei maupun melalui wawancara dengan mengajukan pertanyaan atau menggunakan quesf/onna/re. Masalah utama yang ditemukan adalah: 1) Belum maksimalnya kegunaan dari sistem informasi pembuat laporan. 2) Belum adanya suatu aplikasi yang menyediakan fasilitas komplit dalam pemilihan dan penyajian laporan untuk para manajer. 6. SISTEM USULAN Setelah dilakukan analisa permasalahan dari sistem lama, maka ditarik suatu gambaran umum usulan pemecahan masalah pada Gambar 3. Report Generator Sistem Informasi...(Marjam O., Budi B. Sitorus, Marina Karina Sari)
43
APLIKASI
'
'
Program Pembuat Laporan
Program Konversi (Bagian IT/EDP)
(Manajer Divisi)
Gambar 3. Gambaran Sistem Usulan Keterangan: 1) Dibuatkan sebuah aplikasi yang mencakup program konversi dan program pembuat laporan. Aplikasi akan dibuat dengan menggunakan piranti lunak Microsoft Visual Basic 6.0. 2) Program konversi adalah program yang hanya diakses oleh divisi IT/EDP. Data harian yang dikirim distributor akan dikonversi sesuai aslinya ke dalam sistem basis data, Microsoft SQL Server 2000. 3) Program pembuat laporan adalah program bagi para manajer untuk mencetak atau preview jenis laporan yang diinginkan, sesuai produk masing-masing divisi. Piranti lunak yang digunakan untuk mencetak laporan adalah Microsoft Excel 2000. 6.1 WORKFLOW SISTEM USULAN Pada Gambar 4. dibawah ini adalah workflow yang menjelaskan bagaimana alur kerja dari gambaran sistem usulan.
CONVERTER IT/EDP
DISTRIBUTOR APL PUSAT mm i!iiln hiiM.in
Penamman
APLIKASI PROGRAM RGS Files cabanp
e-mail
It \Fitaa piilhan
onversi data KooNrTTiaal laporan
Konversi data harian
A
j
M
i
L
Analisa dala
H n i l konv«r>l
Laporan yang dipriih
Gambar 4. Workflow Sistem Usulan 6.2 DATA FLOW DIAGRAM Berikut adalah diagram konteks dan diagram nol dari sistem usulan yang menggarnbarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas, dengan 44 Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 2 No. 2 April 2004: 41 - 49
menggunakan pendekatan rnetoda analisa sistem terstruktur (structured system analysis method).
-pilihjaporan-
data_penjualan
konversi data_harian-
B A G I A N IT/EDP
Gambar 5. Diagram Konteks ( Level 0 )
file transaksi harian
DISTRIBUTOR
APL
Iogin_ IT/ EDP konversi data harian iransaksi hanan
BAGIAN IT/EDP plihjaporan
log^ _manaf,,
laporan.per.divisi
simpan_dala_harian
Gambar 6. Diagram Nol ( Level 1 ) 6.3 BAGAN TERSTRUKTUR Bagan terstruktur (structured chart) digunakan sebagai alat desain untuk mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang (hierarchy chart) dalam bentuk hubungan modul dan submodul, beserta tampilan antar modul dan submodul tersebut, Rancangan dari bagan terstruktur ini dibuat berdasarkan atas diagram arus data yang telah dibuat.
Report Generator Sistem Informasi...(Marjam O., Budi B. Sitorus, Marina Karina Sari)
45
L0QU1
1' loQinlltDP J
f EOf
1
( M M v..! |
I1""
BiylfUW-ili l»OTfly»J»*|
.-
1 Celiklaponnptr Menu COIlVlflBf
iUMkonniRlt
i 4
(tufty
KonviniFi
tempi
PS)
0
pin
R|»*H f IS ft
•1
t:
"i
0-»
.-D
BRMMRUSI
-A . . , - _ - > s i « ra-o>r
'[,MM
Sttt
H
&T
SaM p* PradtKl
IMM J [WFIWRI
P v r t o Product
f«tf
KO.N.W Dili
(usmi p*un|
K o m i * St (Slok)
(PinjuBlin)
H
|
iKBlkdlVMlSl T
6 KOIWMBI R
B I U H U Fta P.
EMM
,)
""
<-0
o->
Gambar 7. Bagan Terstruktur 6.4 BASIS DATA Untuk menampilkan segala jenis informasi dalam bentuk laporan yang dibutuhkan oleh PT. Combiphar, maka dibutuhkan sebuah basis data yang dapat menyimpan data dan menyediakan informasi yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Pembuatan basis data yaitu dengan perancangan Entity-Relationship Diagram (ERD). ERD merupakan model yang memberikan gambaran mengenai hubungan antarentitas yang ada di dalam basis data.
Gambar 7. Entity Relationship Diagram
46 Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 2 No. 2 April 2004: 41 - 49
6.5 TAMPILAN LAYAR Form login ini berfungsi untuk membatasi pemakaian aplikasi dari pihak yang tidak memiliki wewenang. Ada dua jenis pengguna, yaitu converter dan manajer.
Gambar 8. Form Login Pada form konversi, converter harus memilih files apa yang ingin dikonversi ke dalam basis data.
Gambar 9. Form Konversi Form pilih laporan menyediakan fasilitas bagi para manajer untuk memilih jenis laporan yang sesuai dengan kebutuhannya. Ada empat jenis laporan yang tersedia, yaitu laporan sales to-day, laporan stock, laporan paretto product, dan laporan sales per product. Report Generator Sistem lnformasi...(Marjam O., Budi B. Sitorus, Marina Karina Sari)
47
Gambar 10. Form Pilih Laporan Di bawah ini merupakan salah satu contoh dari jenis form laporan, yaitu laporan sales to-day yang menampilkan informasi tentang penjualan produk sampai pada hari penggunaan aplikasi tersebut. Kolom sales adalah total value penjualan produk suatu divisi, sedangkan kolom target adalah sasaran penjualan per bulan yang diisi oleh converter per setiap awal bulan.
Gambar 11. Form Laporan Sales to-day 7. PENGGUNAAN SISTEM Saat ini, fase penggunaan masih dalam rencana penerapan selanjutnya. Sistem baru sudah diuji menggunakan data yang asli {production data) dan bukti dari penggunaan sistem baru dapat dilihat melalui hasil pencetakan laporan. Setelah mendapat persetujuan resmi dari pihak perusahaan yang menyatakan bahwa pengembangan sistem informasi berfungsi sesuai dengan tujuan perusahaan, maka proses sosialisasi sistem baru (direct cut-over) kepada pengguna di dalam lingkungan yang sebenarnya akan segera dilakukan. 48 Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 2 No. 2 April 2004:41 - 49
Pihak perusahaan tidak akan mengotorisasi cutover hingga yakin benar bahwa sistem baru itu siap untuk perusahaan dan perusahaan siap untuk sistem bam tersebut. Oleh sebab itu, periode waktu yang cukup panjang dibutuhkan untuk memutuskan sebelum konversi langsung dimulai. 8. KESIMPULAN DAN SARAN Tujuan dari penelitian tugas akhir telah dicapai dengan adanya solusi dikembangkannya suatu sistem informasi pembuat laporan penjualan dan pemasaran produk berbasiskan sistem komputerisasi yang lebih handal. Fasilitasfasilitas pendukung lainnya, antara lain: 1) 2) 3) 4)
Fasilitas pengolahan data mentah, yaitu dengan adanya program konversi. Fasilitas pemilihan laporan, yaitu dengan adanya program pembuat laporan. Fasilitas penyajian laporan dengan kualitas yang baik. Fasilitas lainnya, adalah tampilan visual yang interaktif, cara pakai yang praktis, dan proses penyajian data yang lebih cepat.
Yang ditekankan pada pengembangan sistem ini adalah kualitas informasi yang selaras dengan arah dan tujuan perusahaan. Beberapa saran yang dapat diberikan adalah: 1) Pengembangan sistem lebih lanjut, misalnya dengan penambahan error trapping, peningkatan database security. 2) Training manajer, agar pengoperasian sistem baru tidak menyimpang dari tujuannya. 3) Penambahan fasilitas pengecekan secara otomatis terhadap files cabang yang harus dikonversi. 4) Sistem baru dapat bersifat seperti open source. 5) Evaluasi dan audit sistem secara periodik untuk menjaga keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dengan kemajuan kegiatan bisnis. DAFTAR PUSTAKA [Dan 1993] [Phi 2000] [Jog 2001]
[RG 2001] [Ind 2001] [Hen 2002] [Dav 2002] [Ing 2003]
Daniel J Mosley: The Handbook of MIS Application Software Testing, Yourdon Press Computing Series, 1993. Philip KotJer, Marketing Management, The Millenium Edition. USA: Prentice Hall.2000. Jogiyanto Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 2. Yogyakarta: Andi.2001. Raymond McLeod Jr. and George Schell, Management Information Systems, &* Edition. USA: Prentice Hall, 2001. Indra Nakula, Intrane, http://nakula.rvs.uni-bielefeld.de / made/artikel/intral .html, Juni 2001. Henry Pandia: Visual Basic 6 Tingkat Lanjut, Edisi 1. Bandung: Andi, 2002. David Brainard, Introduction to Microsoft Excel, http://color. psych.upenn.edu/teach/ materials/Excel.pdf, 2002 Inge Martina, 36 Jam Belajar Kompuer, Microsoft SQL Server 2000, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.2003.
Report Generator Sistem Informasi .(Marjam O., Budi B. Sitorus, Marina Karina Sari)
49
