Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Tahun ( Revisi) 1

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Rencana

Strategis

Badan

Perpustakaan

dan

Kearsipan

Provinsi

Sumatera Barat adalah merupakan dokumen rencana pembangunan yang berwawasan 5 tahun ke depan dan berpedoman pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Sumatera Barat dan kegiatannya bersifat indikatif. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Provinsi Sumatera Barat yang sistem perencanaan sesuai Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004, tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undangundang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah wajib menyusun Rencana Strategis (Renstra-SKPD). Badan

Perpustakaan

dan Kearsipan

Provinsi

adalah merupakan

Lembaga Tekhnis Daerah yang berbentuk Badan yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Barat melalui Sekretaris Daerah, oleh karena itu Badan Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai

tugas

pokok

dan

pelaksanaan kebijakan daerah

fungsi

melaksanakan

di samping

penyusunan

dan

bidang perpustakaan dan kearsipan juga

merumuskan kebijakan teknis, penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum, pembinaan dan fasilitasi lingkup Provinsi dan Kabupaten / Kota, pelaksanaan kesekretariatan Badan, pelaksanaan tugas di bidang layanan perpustakaan’ Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka, Deposit dan Pengamatan,

Pelstarian

Bahan

Pustaka,

Pembinaan

Perpustakaan

dan

Kearsipan, Pengolahan Arsip Statis, Pengolahan Arsip Inaktif, Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip. Dari sisi perencanaan, dengan terbitnya Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, telah merubah pola perencanaan yang ada, dari shopping list ke working plant. Dimana satuan kerja perangkat daerah menyusun perencanaan berdasarkan pagu indikatif dan perencanaan yang disusun merupakan hasil dari proses

Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2010-2015 ( Revisi) 1

perencanaan yang telah memadukan proses politik, proses teknokratik, proses partisipatif dan proses bottom-up dan top down. Dalam Governance),

upaya

mewujudkan

reformasi

birokrasi

kepemerintahan pemerintah

yang

daerah

baik

merupakan

(Good suatu

kebutuhan. Salah satu reformasi birokrasi di bidang Organisasi Perangkat Daerah sebagaimana diamanatkan

oleh Peraturan

Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Dalam Penyelenggaraan Pemerintah Daerah, Kepala Daerah dibantu oleh perangkat daerah yang dapat menyelenggarakan seluruh urusan pemerintahan yang dilaksanakan oleh pemerintah daerah, oleh karena itu Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat telah menetapkan Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat merupakan salah satu lembaga Teknis Daerah yang merupakan unsur pendukung tugas Gubernur dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik yaitu sesuai dengan lingkup tugasnya di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. 1.2

. Landasan Hukum Landasan hukum terbentuknya Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ini adalah : 1) Undang-Undang No. 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 164, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 2) Undang-Undang

Nomor

43

Tahun

2007

tentang

Perpustakaan

(Lembaran Negara Republik Undonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4774); 3) Undang-undang Nomor 43 Tahhun 2009 tentang Kearsipan; 4) Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang tata cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan


(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4663); 5) Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 6) Peraturan pemerintah No. 8 tahun 2006tentang LaporanKeuangan dan

Kinerja

Instansi

Pemerintah

(Lembaran

Negara

Republik

Indonesia Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614); 7) Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4815); 8)

Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tata Cara Penyusunan,

Pengendalian,

dan

Evaluasi

Pelaksanaan

Rencana

Pembangunan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4817); 9) Peraturan

Daerah Propinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008

tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Barat.


1.3

. Maksud dan Tujuan Penyusunan

Renstra

Badan

Perpustakaan

dan

Kearsipan

Provinsi

Sumatera Barat dimaksudkan adalah sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan selama 5 tahun dan

untuk memberikan panduan

pelaksanaan

kegiatan dan arahan kebijakan dan strategi pembinaan dan pemberdayaan perpustakaan dan kearsipan dalam menyusun program dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk kurun waktu 2010 – 2015. Adapun tujuannya adalah: a.

Menetapkan Visi dan Misi, Program Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat.

b.

Mengerahkan kekuatan dan peluang yang dimiliki untuk mengatasi kelemahan dan ancaman dalam strategi penyelenggaraan Perpustakaan dan Kearsipan.

c.

Menyusun tolok ukur evaluasi kinerja Perpustakaan dan Kearsipan secara proporsional.

d.

Mewujudkan

perencanaan

Perpustakaan

dan

dan

Kearsipan

yang

pelaksanaan sinegis

dan

penyelenggaraan terpadu

antara

perencanaan pembangunan nasional, Provinsi dan Kabupaten/Kota. 1.4 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 2010 – 2015 terdiri atas : Bab I

Bab II

Pendahuluan 1.1.

Latar Belakang

1.2.

Landasan Hukum

1.3.

Maksud dan Tujuan

1.4.

Sistematika Penulisan

Gambaran Pelayanan SKPD 2.1.

Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi SKPD

2.2.

Sumber Daya SKPD

2.3.

Kinerja Pelayanan SKPD

2.4.

Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD


Bab III Isu-isu Strategis berdasarkan tugas pokok dan fungsi 3.1. Identfikasi Permasalahan Berdasarkan tugas dan fungsi Pelayanan SKPD 3.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih 3.3. Telaahan Renstra K/L dan Telaahan Renstra SKPD 3.4. Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis 3.5 Penentuan Isus-Isu Strategis Bab IV Visi, Misi, tujuan, dan sasaran, strategis dan kebijakan 4.1. Visi dan Misi SKPD 4.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD 4.3. Startegi dan Kebijakan SKPD Bab V

Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan indikatif

Bab VI Indikator Kinerja SKPD yang Mengacu pada Tujuan dan sasaran RPJMD


BAB II GAMBARAN PELAYANAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT 2.1.

Tugas Fungsi dan Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan

Pemerintahan

antara

Pemerintah,

Pemerintahan

Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten / Kota disebutkna bahwa usuran perpustakaan dan urusan kearsipan menjadi urusan wajib, dan disebutkan juga bahwa urusan perpustakaan dan urusan kearsipan termasuk kedalam rumpun Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi maka oleh Pemerintah Provinsi Perpustakaan

dan

Sumatera Barat dibentuklah Badan

Kearsipan

Provinsi

Sumatera

Barat

berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 3 Tahun 2008. Fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan sebagai berikut: 1.

Perumusan dan penetapan kebijakan teknis bidang perpustakaan dan kearsipan;

2.

Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah bidang perpustakaan dan kearsipan meliputi kesekretariatan, deposit dan

pengolahan

bahan

perpustakaan,

layanan

dan

otomasi

perpustakaan, pembinaan perpustakaan dan kearsipan, pengelolaan kearsipan in aktif, pengelolaan kearsipan statis serta pemeliharaan dan pelestarian kearsipan; 3.

Pelaksanaan tugas lain dari Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya;

Tugas

Pokok

Badan

Perpustakaan

dan

Kearsipan

Provinsi

Sumatera Barat melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, Lembaga ini pada dasarnya dulunya terpisah yakni Badan Arsip Provinsi

Sumatera Barat


dan Badan Perpustakaan Daerah Provinsi

Sumatera Barat,

dengan

struktur organisasi sebagai berikut: a. Kepala Badan dengan eselon II a b. Sekretariat c. Bidang Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka d. Bidang Deposit, Pengamatan dan Pelestarian Bahan Pustaka e. Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan f. Bidang Pengelolaan Arsip Statis g. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif h. Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip i. Kelompok Jabatan Fungsional Rincian tugas Kepala Badan: a. Menyelenggarakan Pembinaan dan pengendalian Topoksi Badan b. Menyelenggaran Penetapan kebijakan teknis c. Menyelenggarakan perumusan dan penetapan pemberian dukungan tugas d. Menyelenggarakan penetapan program kerja e. Menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan program dan kegiatan f.

Menyelenggarakan koordinasi penyusunan Renstra, LAKIP, LKPJ, LPPD

g. Menyelenggarakan koordinasi kegiatan teknis h. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait i.

Menyelengaran tugas lain yang diberikan pimpinan

Rincian Tugas Sekretariat: a. Menyelengarakan

pengakajian

serta

koordinasi

perencanaan

dan

program Badan b. Menyelengarakan

pengakajian

perencanaan

dan

program

kesekratariatan c. Menyelenggarakan administrasi keuangan d. Menyelengarakan pengkajian anggaran belanja e. Menyelenggarakan pengenadalian administrasi belanja f.

Menyelengarakan pengelolaan administrasi kepegawaian

g. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan h. Menyelenggarakan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan


i.

Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian

j.

Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan

k. Menyelenggarakan Pembinaan Jabatan fungsional l.

Menyelenggarakan telaahan staf

m. Menyelenggarakan pengkajian bahan Renstra, LAKIP, LKPJ, LPPD n. Menyelangarakan koordinasi dengan unit kerja terkait o. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan Rincian Tugas Bidang Layanan Perpustakaan a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan tekhnis pembinaan layanan perpustakaan c. Menyelenggarakan pengkajian bahan fasilitasi layanan perpustakaan d. Menyelenggarakan fasilitasi layana perpustakaan e. Menyelenggarakan koordinasi layanan perpustakaan f.

Menyelenggarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi layanan perpustakaan

g. Menyelenggarakan

telaahan

staf

sebagai

bahan

pertimbangan

pengambilan kebijakan h. Menyelenggarakan

pelaporan

dan

koordinasi

dalam

evaluasi

kegiatan

layanan

perpustakaan i.

Menyelenggarakan

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.

Menyelengarakan koordinasi dengan unit kerja terkait

k. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan Rincian Tugas Bidang Deposit, Pengamatan dan Pelestarian Bahan Pustaka a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan fasilitasi d. Menyelenggaran fasilitasi otomasi dan pengolahan bahan pustaka e. Menyelenggarakan koordinasi otomasi dan pengolahan bahan pustaka f.

Menyelengarakan fasilitasi dan pengembangan koordinasi

g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporandan dan evaluasi kegiatan


i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.

Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait

k. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan Rincian Tugas Bidang Otomasi dan Pengolahan Bahan Pustaka a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan fasilitasi otomasi dan pengolahan bahan pustaka d. Menyelenggaran fasilitasi otomasi dan pengolahan bahan pustaka e. Menyelenggarakan

koordinasi

otomasi

dan

pengolahan

bahan

pustaka f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporandan dan evaluasi kegiatan i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.


k. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan

Rincian Tugas Bidang Deposit, Pengamatan dan Pelestarian Bahan Pustaka a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan fasilitasi deposit, perawatan dan pelestarian bahan pustaka d. Menyelenggarakan fasilitasi deposit, perawatan dan pelestarian bahan pustaka e. Menyelenggarakan

koordinasi

otomasi

dan

pengolahan

bahan

pustaka f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporandan dan evaluasi kegiatan


i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.


k. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan pimpinan Rincian Tugas Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan pembinaan perpustakaan dan kearsipan d. Menyelenggarakan fasilitasi pembinaan perpustakaan dan kearsipan e. Menyelenggarakan

koordinasi

pembinaan

perpustakaan

dan

kearsipan f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporandan dan evaluasi kegiatan i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.



Rincian Tugas Bidang Pengelolaan Arsip Statis a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan pengelolaan Arsip Statis d. Menyelenggarakan fasilitasi pengelolaan Arsip Statis e. Menyelenggarakan koordinasi pengelolaan Arsip Statis f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporan dan dan evaluasi kegiatan i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.




Rincian Tugas Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan pengelolaan Arsip Inaktif d. Menyelenggarakan fasilitasi pengelolaan Arsip Inaktif e. Menyelenggarakan koordinasi pengelolaan Arsip Inaktif f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporan dan dan evaluasi kegiatan i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.



Rincian Tugas Bidang Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja b. Menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis c. Menyelengarakan pengkajian bahan pemeliharaan dan pelestarian arsip d. Menyelenggarakan fasilitasi pemeliharaan dan pelestarian arsip e. Menyelenggarakan koordinasi pemeliharaan dan pelestarian arsip f.


g. Menyelenggarakan telaahan staf h. Menyelenggarakan pelaporan dan dan evaluasi kegiatan


i.

Menyelenggarakan

koordinasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan

di

Kabupaten / Kota j.



STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT TAHUN 2012 KEPALA Drs. ALWIS

NIP. 19610303 198210 1 002 SEKRETARIS

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

Ir. SUNYATI, M.Si NIP. 19670321 199903

KABID OTOMASI &

KABID PEMBINAAN

PENGOLAHAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

PUSTAKA

DAN KEARSIPAN

DRA. RENI DELAFINA, SS

KHAIRUZAL, SH

NIP. 19651030 198903 1 007

NIP. 19661012 199303 1 008

KABID PENGOLAHAN ARSIP STATIS

2 002

KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

KASUBBAG KEUANGAN

KARDINAL, S.SOS

DEWI HASTUTI, SE

NETTI, BA

NIP. 19660729 199203 1 002

NIP. 19641223 198811 2 002

NIP. 19570718 198003 2 001

KASUBBAG PROGRAM

KABID PENGELOLAAN

KABID PEMELIHARAAN

KABID LAYANAN

KABID DEPOSIT PENGAMATAN DAN

ARSIP IN AKTIF

DAN PELESTARIAN ARSIP

PERPUSTAKAAN

PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA

Ir. Lukman Nul Hakim

IR. SYAHRIAL NASIR

DRA. ZURIAH

Dra. SURYA ESRA

NIIP. 19650903 199403 1 002

NIP. 19580225 198503 1 005

NIP. 19581025 198403 2 002

NIP. 19650901 198903 2 003

DRS. MASRA HANAFI

KASUBBID OTOMASI PERPUSTAKAAN

Kasubbid Pembinaan SDM Kelembagaan Dan Sistem

NIP. 19660513 198602 1 002

KASUBBID AKUISISI DAN PENGOLAHAN

Perpustakaan DRA. ARNIATI

INDRA DEWI S.Pd NIP. 19710904 199403 2 001

Dra. YUHERMI

KASUBBID LAYANAN UMUM

KASUBBID DEPOSIT

NUR ELIDA Amd

DEMIATY.P, A.MD

ISMON AZIS, S.Sos

NIP. 19740308 199903 2 002

NIP. 19710904 199403 2 001

NIP.19590919 198203 1 007

KASUBBID PENYIMPANAN DAN

KASUBBID

PENGOLAHAN ARSIP

BAHAN KONVENSIONAL

IN AKTIF ALFIANDRI SS

PENGAMATAN

NIP. 19721007 199903 1 005

NIP. 19630906 198303 2 003

NIP. 19630216 199003 2 003

KASUBBID PENGOLAHAN DAN PENGEMBANGAN

KASUBBID PEMBINAAN SDM SISTEM KEARSIPAN

KASUBBID LAYANAN DAN PERLUASAN KHASANAH

BAHAN PUSTAKA HAYATI SAAD, BA

KISWATI, SS, MPA

KASUBBID

KASUBBID LAYANAN

KEARSIPAN

BAHAN MEDIA BARU

EKSISTENSI DAN PROMOSI

BAHAN PUSTAKA

DRA. KASMAWATI

SOSY FINDRA, S.KOM

YULIMASRI, S.SOS

SEFIANI ASKAN, S.Sos

NIP. 19570801 198403 2 002

NIP. 19670724 199903 1 006

NIP. 19680713 199103 1 006

Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan NIP. Tahun 2010-2015 ( Revisi) 13 NIP. 19620701 198203 2 003 19680815 199903 2 001 YENDRI BUHARMA, SS NIP. 19690129 199903 1 002

KASUBBID PELESTARIAN

KASUBBID PENGAWASAN

NIP. 19660921 199002 2 001

2.2. Sumber Daya pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat a. Sumber daya Manusia Secara umum sumber daya manusia yang ada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi belakang

Pendidikan

sudah

Sumatera Barat dari segi latar

memenuhi

beberapa

kualifikasi

yang

dibutuhkan diantaranya terdapat 2 (dua) orang sarjana strata 2, Sarjana 43 (empat puluh tiga) orang, Diploma (DIII) 11 orang, SLTA 71 (Tujuh Puluh satu) orang, SLTP 3 (tiga) orang dan SD 4 (empat) orang, namun disisi lain dengan berjalannya waktu ada pegawai yang telah pensiun dan ini perlu ada penambahan pegawai baru terutama yang diprioritaskan untuk tenaga teknis baik itu untuk bidang perpustakaan maupun untuk bidang kearsipan. Dalam rangka menjalankan roda organisasi pemerintahan dalam mencapai tujuan organisasi sesuai visi dan misi yang telah ditetapkan, maka organisasi harus digerakkan oleh seluruh elemen yang ada baik pejabat struktural, pejabat fungsional maupun staf. Struktur Pegawai Badan Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan kepangkatan dan golongan. DAFTAR PEGAWAI NEGERI SIPIL MENURUT KEPANGKATAN DAN GOLONGAN NO 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL GOL

PANGKAT / GOLONGAN

JUMLAH

2

3 1 orang 4 orang 4 orang 21 orang 23 orang 25 orang 17 orang 4 orang 5 orang 1 orang 27 orang 1 orang 3 orang 134 orang

IV/d IV/c IV/b IV/a III/d III/c III/b III/a II/d II/c II/b II/a I/d I/c I/b I/a JUMLAH


Pejabat Fungsional Badan Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan rumpun jabatan NO 1 2 3 4 b.

JABATAN FUNGSIONAL Arsiparis Tingkat Keahlian Arsiparis Tingkat Keterampilan Pustakawan Tingkat Ahli Pustakawan Tingkat keterampilan

JUMLAH 7 6 1 13

KET.

Gedung Kantor Tersedianya 2 (dua) lokasi gedung Kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berlokasi di Jalan Pramuka V No.2 Khatib Sulaiman dan satu lokasi gedung layanan perpustakaan yang disewa/dikontrak.

c.

Peraturan Penyelenggaraan Perpustakaan dan Kearsipan. Penyelenggaraan berdasarkan

Perpustakaan

Undang-Undang

di

Nomor

Provinsi 43

Sumatera

Tahun

2007

Barat tentang

Perpustakaan, dimana pada pasal 8 dinyatakan bahwa : Pemerintah Provinsi Dan Pemerintah Kabupaten/Kota berkewajiban : a. menjamin penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan di daerah b. menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di wilayah masing-masing c. menjamin

kelangsungan

penyelenggaraan

dan

pengelolaan

perpustakaan sebagai pusat sumber belajar masyarakat d. menggalakkan promosi gemar membaca dengan memanfaatkan perpustakaan e. memfasilitasi penyelenggaraan perpustakaan di daerah f. menyelenggarakan dan mengembangkan perpustakaan umum daerah berdasarkan kekhasan daerah sebagai pusat penelitian dan rujukan tentang kekayaan budaya daerah wilayahnya. Untuk penyelenggaraan Kearsipan mengacu kepada UndangUndang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, dan disesuaikan dengan Undang-Undang yang baru Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pada Bab III Penyelenggaraan Kearsipan,


Pasal 6 antara lain menyatakan bahwa Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi. Dalam penyelenggaran kearsipan di Provinsi Sumatera Barat telah

diterbitkan

berbagai

peraturan

yang

menyangkut

masalah

kearsipan antara lain Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. Dengan ditetapkannya peraturan daerah ini dimaksudkan agar penyelenggaraan kearsipan bisa berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan kebutuhan informasi kearsipan baik dari aparat, ilmuwan, instansi swasta serta masyarakat dapat terpenuhi dengan baik. Peraturan ini secara tehnis diimplementasikan melalui : -

Peraturan Gubernur Sumatera barat Nomor 124 Tahun 2006 tentang petunjuk pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pemerintah Provinsi Sumatera Barat

-

Peraturan

Gubernur

Nomor

51

Tahun

2007

tentang

Pedoman

Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Provinsi Sumatera Barat -

Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 114 Tahun 2008 tentang Pedoman Penggunaan Peralatan Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat

-

Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 7 Tahun 2010 tentang Pedoman Penggunaan Peralatan Arsip Media Baru di lingkungan Provinsi Sumatera Barat

2.3.

Kinerja Pelayanan Badan perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2006 -2010 Dalam

rangka

mewujudkan

akuntabilitas

kinerja

instansi

pemerintah daerah, sebagaimana diamanatkan Instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999, perlu dilakukan evaluasi kinerja terhadap pelaksanaan kebijakan, program dan kegiatan yang telah ditetapkan. Demikian pula halnya dengan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi

Sumatera

Barat,

untuk

mengukur

tentang

sejauhmana

keberhasilan rencana strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tahun 2006-2010, diperlukan adanya evaluasi kinerja.


Evaluasi kinerja mengenai kebijakan, program dan kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana strategis Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sebelumnya, pada dasarnya telah dilaksanakan dan berhasil dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Adapun

sasaran

strategis

1

tahun

2006

–

2010

yaitu

meningkatkan minat baca masyarakat sebagai berikut : Tabel Capaian Kinerja Program dan Kegiatan Tahun 2006 – 2010 Sasaran Strategis 1 Indikator Kinerja Koleksi Perpustak aan yang relevan

Sa tu an %

Alat temu kembali informasi

%

Pengunjun g perpustak aan Jumlah perpustak aan sekolah yang terakredit asi

%

Persentas e pembinaa n bermaca m jenis perpustak aan

Target 09

Un

35

-

-

-

-

-

-

-

-

-

50

85

75

10 35

50

85

15

0

Realisasi 0 0 09

6

7

8

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

35

50

85

75

10 45

50

85

15

Capaian 0 09

0

0

6

7

8

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

it

%

-

-

-

60

60

-

-

-

60

60

-

-

-

10

10

130

0%

%

10

100

0%

%

10

100

0%

%

10

100

0%

%

10

100

0%

%


Jumlah pengelola berbagai perpustak aan yang mengikuti pelatihan tehnis

Or

-

-

-

g

12

12

0

0

-

-

-

12

12

0

0

Dari tabel diatas hanya dapat disajikan 2010 yang

mendukung

sasaran

-

-

-

10

100

0%

%

data tahun 2009 dan

meningkatnya

minat

baca

gedung

kantor

masyarakat, hal ini disebabkan

karena

Pasca

Gempa

2009,

dimana

Perpustakaan yang berada di Jalan Diponegoro hancur, dan data-data tidak dapat diselamatkan. Untuk lebih rincinya dapat diuraikan pencapaian Indikator Kinerja untuk mencapai sasaran tersebut sebagai berikut : 1.

Koleksi perpustakaan yang relevan - Tahun 2009 targetnya 35 %, realisasi 35 % dan capaian 100%. Hal ini diukur berdasarkan terlaksananya pengadaan buku melalui dana APBD 2009 sebanyak 1.204 eksemplar dan buku hadiah tahun 2009 sebanyak 636 eks. -

Tahun 2010 target 35 % dan realisasi 45 %, capaian 130 %, dimana

bertambahnya buku baru untuk mencerdaskan dan

menambah

informasi

pada

masyarakat/mahasiswa/pelajar/

kalangan intelektual semula target capaian 10.000 eksemplar, realisasi 13.780 eksemplar (130 %) terdiri dari pengadaan buku baru 2010 sejumlah 8.947 eksemplar, buku hadiah tahun 2010 sejumlah 4.833 eksemplar. Untuk menjadikan perpustakaan sebagai pusat sumber ilmu pengetahuan diharapkan s.d. tahun 2010 (akhir RPJMD I) 1 buku untuk 4 orang penduduk Sumatera Barat, sebelum gempa target tersebut diprediksi akan tercapai, namun s.d akhir 2010 jumlah buku yang relevan

hanya 15.620 eks, yang terdiri dari buku

pengadaan APBD Perubahan tahun 2009 sejumlah 1.204 eks, buku hadiah 2009 sejumlah 636 eks, buku hadiah tahun 2010 sejumlah 4.833 eks dan buku pengadaan APBD 2010 sejumlah 8.947 eks.


Dengan jumlah buku keadaan akhir RPJMD (2006-2010) jauh dibawah harapan. 2.

Alat temu kembali tahun 2009 target 50 % yang diukur berdasarkan jumlah buku yang dilayankan baik layanan umum maupun layanan minangkabausiana, realisasi 50 %, capaian 100 %. Untuk tahun 2010 target 50 % dan realisasi 50 %, capaian 100%. Alat temu kembali berupa katalog, dan alat bantu indek warta perundang-undangan jumlah Indek

WPU

tahun

2009 setelah

gempa 28 eksemplar, tahun 2010 sebanyak 96 eksemplar, sedangkan katalog tahun 2009 sebanyak 1.840 eksemplar, dan katalog tahun 2010 sebanyak 13.780 eksemplar. Jumlah katalog sama dengan jumlah buku layanan umum pengadaan tahun 2009, begitu juga dengan

katalog

tahun

2010,

sedangkan

buku

layanan

minangkabausiana datanya tidak tersedia. 3.

Pengunjung perpustakaan Target pengunjung perpustakaan tahun 2009 diprediksi 600 orang per hari (216.000 orang/tahun),

namun

dalam penetapan

indikator kinerja ditargetkan 85 % dari prediksi, dan ternyata realisasinya 184.000 orang (85%), ini berarti capaian indikator 100 %. Begitu juga dengan target pengunjung tahun 2010 diprediksi jauh menurun dari tahun sebelumnya yang disebabkan karena gedung layanan pustaka dipindahkan ke Jalan Adinegoro Tabing dimana lokasinya belum familiar dengan pengunjung diprediksi jumlah pengunjung hanya akan mencapai maksimal 4 % dari tahun sebelumnya yaitu 7.360 orang, namun target dari indikator 85 % dan realisasinya tercapai 85 % dari target indikator (dari 6.580 orang) yaitu 6.575 orang, ini berari capaian 100 %. 4.

Jumlah perpustakaan sekolah yang terakreditasi Target kinerja tahun 2009 sebanyak 75 perpustakaan sekolah, realisasi 75 buah, capaian 100 %, sedangkan tahun 2010 target 15 perpustakaan, realisasi 15, capaian 100 %. Menurutnya target


kinerja

tahun

2010

disebabkan

alokasi

dana

untuk

urusan

Perpustakaan dan Kearsipan berkurang + 54 % dari tahun 2009. 5.

Persentase pembinaan bermacam jenis perpustakaan Jenis perpustakaan yang dibina tahun 2009 dan 2010 masingmasing

ditargetkan

60%

yaitu

pembinaan

tentang

cara

pengelolaan perpustakaan, yang terdiri dari Perpustakaan Nagari, Rumah Ibadah dan perpustakaan

instansi khusus

dilingkungan

Pemda, realisasi 60 %, capaian 100 %. Pembinaan dapat dilaksanakan 100 % apabila disamping pembinaan dalam cara pengelolaan perpustakaan, juga diberikan bantuan buku/sarana dan prasarana perpustakaan. 6.

Jumlah pengelola perpustakaan yang mengikuti pelatihan tehnis Untuk tahun 2009 dan 2010 masing-masing target kinerja untuk pelatihan

tehnis

pengelola

berbagai

macam

perpustakaan

sebanyak 120 orang, realisasi 120 orang capaian 100 %.

Sasaran 2 Peningkatan jumlah sumber informasi kearsipan Indikator

kinerja,

target

dan

realisasi

untuk

sasaran

ini

adalah

sebagaimana tabel berikut : Tabel Capaian Program dan Kegiatan Tahun 2006 – 2010 Sasaran Strategis 2 Indikat

Sa

or

tu

Kinerja Jumlah unit kerja yang telah menyel enggar akan sistem kearsip an

an Un it

0

Target 07 0 09

1

0

Realisasi 07 0 09

1

6

8

0

6

8

0

3

0

0

2

2

3

2

2

3

3

06 10 0 %

Capaian 07 08 09 10 10 0% 0%

10

10

10

0

0

%

%


Persent ase pemen uhan permint aan arsip untuk digunak an sebagai alat bukti akunta bilitas kinerja

%

1

30

0

6

80

0

8

1

0

0

30

6

50

5

0

0

10 0 %

10 0 %

10 0 %

62

62

,5

,5

%

%

Lebih rincinya dapat diuraikan pencapaian Indikator Kinerja untuk mencapai sasaran tersebut sebagai berikut : 1.

Jumlah unit kerja yang telah menyelenggarakan sistem kearsipan Dari awal RPJMD I (2006) belum terlaksana, karena Peraturan Gubernur tentang petujuk pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis baru ditetapkan melalui Pergub No.124 tahun 2006, dan pada tahun berikutnya SKPD Provinsi sudah mulai menerapkan peraturan gubernur dimaksud, tapi belum sempurna. Sampai dengan tahun 2010

baru

10

SKPD

yang

melaksanakan

pengelolaan

arsip

dinamisnya sesuai Pergub No. 124 tahun 2006. 2.

Persentase

pemenuhan

permintaan

arsip

untuk

digunakan

sebagai alat bukti akuntabilitas kinerja Pemenuhan permintaan arsip

untuk digunakan sebagai alat bukti

akuntabilitas kinerja dari tahun 2006 s.d. 2008

sudah

mulai

terpenuhi, karena

arsip

dari

masing-masing

SKPD

sudah

banyak

yang

diserahkan ke Depo Arsip , namun pada tahun 2009 dan 2010 target kinerja 80 %, realisasi hanya 62,50 %, hal ini disebabkan karena pasca gempa depo arsip hancur dan tidak semua arsip yang berada di depo dapat diselamatkan. Sasaran 3 Terselamatkannya arsip sebagai warisan budaya daerah Sumbar yang berasal dari organisasi atau perorangan


Indikator

kinerja,

target

dan

realisasi

untuk

sasaran

ini

adalah

sebagaimana tabel berikut : Tabel Capaian Program dan Kegiatan Tahun 2006 – 2010 Sasaran Strategis 3 Indikator

Satua

Kinerja

n

Persentas e dokumen daerah yang berada diluar daerah atau luar negeri yang berhasil diakuisisi Persentas e dokumen daerah yang berada di tangan peroranga n atau swasta yang berhasil diakuisisi

%

0 6 -

Target 07 0 09 -

8 1

10

0

1

0

0 1 0

6 -

Realisasi 07 0 09

10

06

07

8 1

10

10 0%

10 0%

-

10

0

Capaian 08 09 10 0%

10

10

10

0%

0 %

%

1 0

10

2 0

20

2

1

0

0

10

2

20

20

0

10 0 %

10 0 %

10 0 %

Lebih rincinya dapat diuraikan pencapaian Indikator Kinerja untuk mencapai sasaran tersebut sebagai berikut : 1. Persentase dokumen daerah yang berada di luar daerah atau luar negeri yang berhasil diakuisisi, target kinerja dari tahun 2007 s.d. tahun 2010 masing-masing 10 %, realisasi 10 % capaian 100 %. Persentase pengukuran berdasarkan hasil survey dokumen yang berada pada lembaga penyelenggara negara antara lain : -

Dokumen dari SKPD Provinsi dan penyelengara pemerintahan daerah provinsi

-

Lembaga negara di daerah provinsi dan Kab/Kota

2. Persentase dokumen daerah yang berada di tangan perorangan atau swasta yang berhasil diakuisisi, target dan realisasi setiap tahunnya


10

10

0%

0 %

tercapai 100 %, pengukuran berdasarkan hasil survey dokumen yang berada pada : -

Perusahaan-perusahaan

-

Organisasi politik

-

Organisasi masyarakat

-

Perseorangan

Sasaran

4

Peningkatan

penyelamatan

arsip

statis

dan

tertatanya arsip dinamis in aktif Indikator

kinerja,

target

dan

realisasi

untuk

sasaran

ini

adalah

sebagaimana tabel berikut : Tabel Capaian Program dan Kegiatan Tahun 2006 – 2010 Sasaran Strategis 4 Indikator Kinerja Rata-rata jumlah jam yang dibutuhka n untuk mendapat kan dokumen atau informasi Persentas e dokumen negara yang berada dalam kondisi baik

Sa tu an Me nit /ke jad ian

%

0

Target 07 0 09

1

6

8

-

-

-

-

-

-

70

70

0

Realisasi 07 0 0

1

0

6

8

9

0

6 0

-

-

7

6 0

7

-

0

-

-

-

0

7

7

0

0

06 -

-

Capaian 07 08 09 -

-

-

-

10

10

10

0

0

%

%

10

10

0

0

%

%

Rata-rata jumlah jam yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumen atau

informasi

tahun

2009

diperlukan

waktu 70

menit/kejadian, dan pada tahun 2010 sudah mulai berkurang yaitu 60 menit/kejadian, ini berarti dengan adanya penataan arsip sesuai dengan Pergub No. 124 tahun 2006

dan

adanya

koordinasi

antara

pencipta

arsip

dengan


pengolah/penata arsip akan lebih memudahan si pencari arsip untuk menemukannya kembali.


Tabel T.IV.C.2 Review Pencapaian Kinerja Pelayanan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

N O

Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi SKPD

(1)

Target Indika Targe Target tor t SPM IKK Lainn ya

(2)

(5)

Target Renstra SKPD Tahun ke1

2 3

(6)

( ( 7 8 ) )

4

(9)

Realisasi Capaian Tahun ke-

Rasio Capaian pada Tahun ke-

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

(10)

( 1 1 )

( 1 2 )

( 1 3 )

(14)

(15)

(1 6)

(1 7)

(1 8)

(1 9)

(2 0)

1 0 0 % 1 0 0 %

1 0 0 % 1 0 0 %

1 0 0 % 1 0 0 %

1 0 0 % 1 0 0 %

*)

*)

*)

-

(3)

(4)

-

43 SKPD

-

0

2

2

3

3

0

2

2

3

3

-

8 kegiat an

-

1

1

2

2

2

1

1

2

2

2

-

*)

* )

*)

*)

*)

* )

* )

* )

32.5 22/ 129.

41.5 52/ 156.

I KEARSIPAN

1.Pengelolaan saku

arsip

secara

2. Peningkatan SDM pengelola kearsipan

10 0 %10 0 %

II PERPUSTAKAAN

1.Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan


-

N O

(1)

Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi SKPD

(2)

2. Pengunjung perpustakaan

Target Targe Target Indika t SPM IKK tor Lainn (3)

-

(4)

216.0 00 org/ta hun

(5)

-

Target Renstra SKPD Tahun ke1

2 3

(6)

( ( 7 8 ) )

*)

* )

*)

4 (9)

216. 000

Realisasi Capaian Tahun ke-

Rasio Capaian pada Tahun ke-

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

(10)

( 1 1 )

( 1 2 )

( 1 3 )

(14)

(15)

(1 6)

(1 7)

(1 8)

(1 9)

(2 0)

224

126

184. 000

6.57 5

-

-

-

-

-

216. 000


* )

* )

* )

2.4

Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD 1.

Tantangan Kendati telah ditetapkan berbagai kebijakan di bidang perpustakaan dan kearsipan, tetapi upaya pengembangan perpustakaan dan kearsipan sampai saat ini masih dihadapkan kepada tantangan dan kendala antara lain : Perpustakaan :

a.

1.

Pertumbuhan

berbagai

jenis

perpustakaan

umum,

perpustakan khusus, perpustakaan nagari dan kelurahan, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan rumah ibadah relatif rendah Tabel 2.4.1.

Jenis

dan

Jumlah

Perpustakaan

di

Provinsi Sumatera Barat Tahun 2009 No

Jenis Perpustakaan

Jumlah

Yang

%

telah A 1. 2. 3 4 B C D E

5.737 4.147 927 559 104 728 19 33 14.205

dibina 66 44 22 41 18 15

Ibadah - Masjid

4.391

15

- Mushalla

9.764

-

50

-

245

10

Perpustakaan Sekolah SD/MI SMP/MTs SMA/MA/SMK Perguruan Tinggi Nagari/Desa/Kelurahan Perpustakaan Umum Perpustakaan Khusus Perpustakaan Rumah

- Gereja

F

Perpustakaan

1,15 4,7 3,9 5,6 94,7 0,10

4,08

Puskesmas 2.

Koleksi berbagai jenis perpustakaan masih terbatas sehingga belum dapat memenuhi kebutuhan masyarakat


3.

Eksistensi kelembagaan dan pendanaan perpustakaan di Kab/kota

sangat

tergantung

pada

pemerintah

daerah

Kabupaten/Kota 4.

Pendanaan perpustakaan disamping tergantung APBN juga kurangnya

pemahaman

Pemerintah

Daerah

terhadap

Perpustakaan 5.

Apresiasi terhadap penyelamatan naskah kuno sebagai warisan budaya (memory of nation) yang memiliki nilai sangat

berharga

masih

rendah

dan

sampai

saat

ini

kepemilikan naskah-naskah kuno tersebut sebagian besar masih tersebar di masyarakat baik di dalam maupun luar negeri 6.

Jumlah maupun kualitas tenaga pengelola perpustakaan belum memadai dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi di bidang perpustakaan masih terbatas

7.

Belum optimalnya pelaksanaan UU No.4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, sehingga belum semua terbitan di Provinsi Sumatera Barat terhimpun, terkelola

dan

Perpustakaan

terdayagunakan Kab/Kota,

untuk

di

Provinsi

itu

perlu

maupun

adanya

di

Perda

tentang KCKR 8.

Diversifikasi layanan perpustakaan belum dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pemustaka

9.

Layanan perpustakaan keliling belum menjangkau ke seluruh wilayah Sumatera Barat.

10. Belum adanya Perda tentang Perpustakaan yang menjadi acuan baru Undang-Undang Nmor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. 11. Kurangnya

animo

masyarakat

untuk

mengunjungi

perpustakaan 12. Tidak adanya gedung perpustakaan yang representatif yang dapat menampung pemustaka.

b. Kearsipan (1) Belum optimalnya kerjasama pengelola kearsipan (2) Terbatasnya sumber daya manusia pengelola kearsipan;


(3) Belum satu pemahaman dan kesetaraan pemikiran aparatur terhadap arti pentingnya arsip, sehingga kearsipan kurang mendapat perhatian (4) Sarana kerja untuk pengelolaan arsip masih belum memadai (5) Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip relatif masih rendah (6) Belum

lengkapnya

peraturan

pelaksanaan

dari

Undang-

Undang Nomor 43 tahun 2009, karena baru diundangkan pada tanggal 23 Oktober 2009. 2.

Peluang 1. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan Karya Rekam 2. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan menunjukan semakin pentingnya peran perpustakaan dalam mentransformasikan ilmu pengetahuan secara demokratis. 3. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang merupakan landasan operasional pembangunan kearsipan 4.

Peraturan

Pemerintah

RI

Nomor

70

Tahun

1991

tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan karya Rekam 5.

Peraturan

Pemerintah

RI

Nomor

28

tahun

2012

tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 6. Jumlah pegawai Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 134 orang, terdiri dari Pejabat Struktural Eselon II a 1 orang, eselon IIIa 8 orang , eselon IV a 17 orang dan Pejabat fungsional arsiparis 12 orang serta pustakawan 14 orang.


BAB III ISU - ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI A. FENOMENA TERKINI Reformasi birokrasi menjadi bagian penting dalam mewujudkan good governance, dengan menitikberatkan pada upaya peningkatan kualitas pelayanan publik dan pemberatasan KKN secara terarah, terpadu dan sistematis. Dalam penerapanannya, perlu ada perubahan mindset dan orientasi birokrasi dari yang melayani kekuasaan menjadi melayani masyarakat/meningkatkan kualitas pelayanan publik. Pelayanan publik menjadi isu kian strategis manakala kualitas kinerja birokrasi pelayanan publik memiliki implikasi luas di berbagai aspek kehidupan masyarakat. Dan munculnya berbagai fenomena dan kejadian pada dekade ini, sudah pasti membawa dampak yang beragam pada kinerja perpustakaan dan

kearsipan.

Jika

hal

ini

dibiarkan,

bukan

tidak

mungkin

akan

menimbulkan krisis identitas bangsa. Kondisi ini patut mendapat perhatian dari lembaga perpustakaan dan kearsipan, karena merupakan lembaga yang bertanggung jawab pada pembinaan, pengembangan, pembuatan kebijakan serta penyelamatan sumber informasi primer maupun sekunder. Dan jika dicermati secara seksama, maka terdapat hal-hal penting yang menjadi isu-isu strategis. Adapun isu-isu strategis tersebut adalah sebagai berikut : - Sumber Daya Manusia Perpustakaan dan Kearsipan Sumber Daya manusia utama yang ada di Badan Perpustakaan dan Kearsipan adalah Pustakawan dan Arsiparis. Keduanya merupakan tulang punggung

bagi

pembinaan

dan

pengembangan

perpustakaan

dan

kearsipan di Provinsi Sumatera Barat. Oleh karena itu sudah sewajarnya apabila kedua sumber daya tersebut ditingkatkan, baik kualitas maupun kuantitasnya. Hal ini perlu dilakukan guna menyediakan sumber daya manusia perpustakaan dan kearsipan yang tangguh serta siap menghadapi berbagai perubahan dan tantangan globalisasi. Pustakawan sebagai motor penggerak dalam pengembangan minat dan budaya baca masyarakat, perlu dibekali dengan ilmu pengetahuan dan teknologi

informasi.

Sehingga

pada

gilirannya

mampu

membangun

jaringan masyarakat gemar membaca di seluruh provinsi Sumatera Barat. Badan Perpustakaan dan Kearsipan melalui SDM perpustakaan yang dimiliki harus mampu mendorong terjadinya proses transformasi yang


menjadikan perpustakaan sebagai media pembelajaran bagi masyarakat. Perpustakaan harus mampu menjadi sarana pembangun pemahaman masyarakat,

tentang

pentingnya

esensi

keterbukaan

dan

pertanggungjawaban terhadap kepentingan publik. Perpustakaan juga harus


mampu

mendorong

meningkatnya

tingkat

kecerdasan

masyarakat,

sehingga menjadi bekal bagi pembangunan bangsa seutuhnya. Pembinaan terhadap SDM perpustakaan mutlak diperlukan. Bukan hanya pada pejabat fungsional Pustakawan, tetapi juga pada pembuat kebijakan dan petugas teknis pengelola perpustakaan yang jumlahnya jauh lebih banyak, dan terdapat di hampir pelosok daerah. Karena itu berbagai bentuk pelatihan keperpustakaan sudah dipersiapkan untuk mendidik dan meningkatkan baik kualitas dan kuantitas tenaga terdidik di bidang perpustakaan. Arsiparis sebagai Pegawai Negeri Sipil yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam pengelolaan kearsipan, juga memiliki tugas yang tak kalah pentingnya dengan Pustakawan. Merekalah tulang punggung pengelolaan kearsipan di seluruh instansi pemerintah. Sayangnya, jumlah tenaga fungsional ini semakin berkurang dengan berbagai alasan. Hal ini perlu segera diantisipasi dengan penciptaan tenaga fungsional baru, sehingga kebutuhan lembaga terhadap tenaga khusus ini terpenuhi. Munculnya

Kepmenpan

No.PER/3/M.PAN/3/2009

tentang

jabatan

fungsional Arsiparis dan angka kreditnya, jelas makin menghambat upaya Pemprov. Sumbar menambah jumlah arsiparis tingkat terampil. Karena itu pemerintah provinsi perlu membuat kebijakan baru dengan memberi kemudahan bagi PNS yang ingin beralih menjadi fungsional Arsiparis. Kebijakan ini meliputi peningkatan kesejahteraan, kemudahan dalam berkarier serta pembinaan berkelanjutan. Hal ini penting dilakukan, untuk memberi jaminan pada arsiparis agar dapat berkomitmen dengan baik pada tugas dan tanggungjawab yang diembannya. Keberadaan Arsiparis dan tenaga pengelola kearsipan sangat penting dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi lembaga. Apalagi di tengah gencarnya upaya pemerintah mewujudkan kesejahteraan masyarakat melalui

peningkatan

pelayanan,

dan

peningkatan

peran

serta

pemberdayaan masyarakat menuju good governance. Arsiparis dan tenaga pengelola kearsipan perlu diberdayakan sebaikbaiknya. Mereka perlu didorong agar mampu meningkatkan wawasan dan pengetahuannya.

Pemahaman

dan

penguasaan

teknologi

informasi

mutlak diperlukan, sehingga mereka tidak jauh ketinggalan jaman. Apalagi dengan adanya Undang-undang No. 11 tahun 2008 tentang


Informasi dan Transaksi Elektronik. Lingkup informasi menjadi lebih beragam. Pustakawan dan Arsiparis harus memiliki ethos kerja tinggi. Mereka haruslah

aplikatif,

selektif

dan

koordinatif

dalam

menyeleraskan

ketentuan yang berlaku dengan peraturan perundangan yang ada. Tuntutan masyarakat akan layanan informasi di tengah era keterbukaan informasi, seperti yang diamanatkan dalam


Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik harus dipahami sebagai tanggung jawab. Ini menjadi tantangan, agar ke depan mampu menyediakan informasi bagi publik. Sebagai pengelola informasi, Pustakawan dan Arsiparis harus mampu meningkatkan

produktivitas

pengolahan

khasanah

dan

koleksinya,

sehingga bisa diakses oleh masyarakat. Karena itu, kemampuan teknis pengolahan, strategi dan prioritas tenaga pengolah perlu senantiasa ditingkatkan. Kesadaran tentang pentingnya, perpustakaan dan kearsipan perlu dimiliki

oleh

para

pembuat

kebijakan.

Hal

ini

diharapkan

dapat

mendorong terciptanya kebijakan-kebijakan baru yang berpihak pada pengembangan perpustakaan dan kearsipan. Pustakawan, Arsiparis, tenaga teknis pengelola perpustakaan dan tenaga teknis pengelola kearsipan adalah aset penting bagi pengelolaan perpustakaan

dan

kearsipan.

Mereka

harus

diberi

motivasi

dan

kepercayaan untuk mengembangkan diri. Dengan begitu, mereka lebih leluasa berkiprah dan berkreasi dalam memenuhi kebutuhan informasi publik. Karena itu sudah sewajarnya pemerintah provinsi memberi apresiasi tersendiri, agar kinerja perpustakaan dan kearsipan dapat berhasil dan berdayaguna dengan baik. - Sistem Pengelolaan Perpustakaan dan Administrasi Kearsipan Teknologi informasi telah merambah ke berbagai bidang. Sudah saatnya perpustakaan memanfaatkan TI ini untuk pengelolaannya. Sistem otomasi dan digitalisasi bahan pustaka perlu dilakukan. E- Library menjadi begitu penting untuk pengembangan layanan perpustakaan di tengah maraknya era gadget dewasa ini. E-Library memungkinkan pengunjung perpustakaan bisa mengakses buku pustaka, tanpa harus datang ke perpustakaan. Pada saat ini, perpustakaan sudah dikelola secara computerized. Pengguna yang datang ke perpustakaan tidak lagi mencari buku secara manual dengan katalog. Data buku koleksi perpustakaan sudah disimpan ke dalam database, sehingga pengguna bisa mengaksesnya melalui komputer yang telah disediakan. Peraturan perundangan tentang kearsipan, masih terbatas. Hal ini cukup berpengaruh pada kinerja kearsipan di Provinsi Sumatera Barat. Karena itu Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumbar terus


berupaya menghasilkan produk-produk hukum kearsipan yang nanti akan digunakan sebagai dasar pelaksanaan kearsipan di Provinsi Sumatera Barat. Melalui produk hukum kearsipan diharapkan, sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik di setiap SKPD. Dengan begitu tertib arsip dan administrasi dapat terwujud. Jika tertib arsip dan tertib administrasi dapat terwujud di setiap SKPD, maka manajemen kearsipan dapat diterapkan sesuai yang diharapkan. Dan pemerintahan yang baik dan bersih , seperti yang diharapkan dalam reformasi birokrasi dapat terwujud. Penyelamatan arsip yang bernilai dari lembaga pemerintah maupun swasta juga dapat dilakukan sesuai prosedur. Hal ini sudah tentu memudahkan lembaga kearsipan melakukan penilaian dan pengakusisian terhadap arsip-arsip tersebut. Di satu sisi, dengan sistem administrasi kearsipan yang baik, setiap SKPD bisa dengan mudah melakukan penyusutan terhadap arsip-arsip yang dimiliki. Arsip yang masih memiliki nilai bagi kelangsungan organisasi bisa disimpan sebagai arsip dinamis. Sedang arsip yang sudah tidak memiliki nilai apapun tetapi bernilaiguna kesejarahan dapat disimpan di lembaga kearsipan, melalui akuisisi. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai apapun baik bagi lembaga pencipta maupun lembaga kearsipan, dapat dimusnahkan. Tentu saja hal ini dilakukan setelah melalui penilaian oleh tim yang telah ditentukan. Fenomena Pilkada dapat dijadikan sebagai momen bagi lembaga kearsipan untuk mendapatkan arsip bernilai informasi tinggi. Arsip harus sudah dikelola sejak diciptakan. Dengan begitu, akan memudahkan petugas ketika melakukan pendataan hingga penataan arsip di KPUD. Desa

sebagai

wilayah

kepemerintahan,

juga

Program

Masuk

Arsip

perlu

administrasi

terkecil

dikembangkan

Desa

menjadi

sistem

upaya

dalam

lembaga

administrasinya.

pemerintah

untuk

memberdayakan masyarakat desa. Hal ini dilakukan melalui pembinaan kearsipan terhadap Sekretaris Desa di seluruh Provinsi Sumatera Barat. Jika setiap SKPD dan lembaga-lembaga penghasil arsip dapat menjalankan manajemen arsip secara baik dan benar, tentu upaya penyelamatan arsip yang bernilai guna dapat dicapai. Dengan

berjalannya

manajemen

kearsipan,

sudah

tentu

memerlukan sarana prasarana yang memadai untuk penyimpanannya.


Dan ini sering menjadi kendala bagi lembaga, sehingga banyak arsip ditemukan dalam kondisi yang rapuh bahkan kacau karena tidak memiliki sarana prasarana yang memadai. Jika ini terjadi pada arsip-arsip yang bernilaiguna, tentu akan membahayakan penyelamatan aset penting negara. Karena itu pengelolaan arsip harus diimbangi dengan pemenuhan sarana prasarana serta upaya pelestariannya. Di sisi lain, hadirnya UU No.11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dan UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, cukup berpengaruh pada kinerja kearsipan. Banyak lembaga yang memanfaatkan


kecanggihan

teknologi

informasi

untuk

melaksanakan

tugas-tugas

administrasi lembaganya serta menghasilkan arsip elektronik. Di satu sisi, masyarakat menuntut transparansi dan akuntabilitas lembaga publik. Sudah tentu ini menjadi tanggung jawab pemerintah untuk segera mempersiapkan diri dalam pengelolaan arsip elektronik tersebut. - Pengarusutamaan Gender Dalam Pembangunan Perpustakaan dan Kearsipan Pengarusutamaan

Gender

(PUG)

merupakan

strategi

untuk

mencapai keadilan dan kesetaraan gender , melalui kebijakan dan program yang memperhatikan aspirasi, kebutuhan serta permasalahan perempuan

dan

laki-laki

dalam

berbagai

bidang

kehidupan

dan

pembangunan, termasuk di dalamnya pembangunan perpustakaan dan kearsipan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi berupaya mewujudkan kepeduliaan

konkretnya

dengan

mempercepat

pelaksanaan

pengarusutamaan gender melalui kegiatan Perpustakaan dan Kearsipan. Fakta yang ada saat ini, bahwa masih rendahnya partisipasi perempuan

dalam

pembangunan

perpustakaan

dan

kearsipan.

Pembangunan perpustakaan dan kearsipan masih didominasi oleh lakilaki dibanding perempuan. Hal ini tampak terlihat pada beberapa aspek yang tidak seimbang, seperti : data pengunjung, data buku koleksi maupun data sarana prasarana yang ada. Faktor

utama

yang

sangat

mempengaruhi

ketidakseimbangan

partisipasi perpustakaan dan kearsipan, adalah kondisi sosiokultural masyarakat. Laki-laki cenderung bebas beraktifitas di luar rumah, sedangkan wanita lebih banyak bekerja di sektor domestik. Ketidakseimbangan ini makin

diperparah

dengan

keberadaan

perpustakaan

yang

kurang

memahami kebutuhan perempuan dan tidak berperspektif gender. Badan

Perpustakaan

dan

Kearsipan

melalui

kegiatan

yang

direncanakan, berupaya mewujudkan keadilan dan kesetaraan gender. Berbagai kegiatan telah dipersiapkan untuk meningkatkan partisipasi perempuan dibanding laki-laki dalam bidang perpustakaan dan kearsipan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan peran serta perempuan dalam pembangunan perpustakaan dan kearsipan.


Upaya mencukupi kebutuhan buku koleksi yang berperspektif gender terus dilakukan. Pelayanan perpustakaan yang berorientasi pada kebutuhan perempuan juga diadakan, dengan cara mendatangi kelompok perempuan terutama di wilayah marginal. Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) menjadi sarana untuk memobilisasi perpustakaan hingga ke wilayah terpencil yang sulit dijangkau. Di lingkup intern, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sedang mempersiapkan terbentuknya women corner dan ruang layanan anak. Tujuannya adalah agar perpustakaan benar-benar mampu memberi ruang publik yang nyaman bagi kebutuhan gender dan anak. Tentu saja ini harus diimbangi dengan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang juga berperspektif gender. - Intensitas Gemar Membaca Untuk lebih menggiatkan dan mendorong masyarakat menjadi gemar membaca, perpustakaan perlu mengintensifkan upaya untuk meningkatkan kegiatan gemar membaca dan pemanfaatan perpustakaan. Pembudayaan kegemaran membaca dapat dilakukan melalui penyediaan buku-buku

berkualitas

dan

murah

serta

dengan

mengembangkan

pemanfaatan perpustakaan sebagai sarana belajar non formal. Strategi yang diterapkan untuk meningkatkan gemar membaca dapat dilakukan melalui penyuluhan secara intens kepada masyarakat. Adapun caranya dengan melakukan kegiatan yang terkait dengan perpustakaan dan perbukuan, program pengembangan TBM, serta inovasi lain dengan menggunakan teknologi informasi. Upaya mendorong terwujudnya pembudayaan gemar membaca dapat difokuskan pada parameter, antara lain: pemahaman semua pihak terhadap

pembudayaan

gemar

membaca,

terjadinya

gerakan

kebersamaan untuk menangani sumber daya perpustakaan dan minat baca, terjadinya kemitraan sinergis antara pemerintah, masyarakat dan swasta, serta terjaganya mekanisme kontrol sosial di mayarakat untuk mengembangkan konsep, tujuan dan sasaran pembudayaan gemar membaca. Animo masyarakat terhadap layanan perpustakaan, sebenarnya cukup

tinggi.

Perpustakaan

sebagai

wahana

pembelajaran

yang

menyediakan berbagai instrumen praktis bagi kebutuhan membaca


masyarakat. Sayangnya, hal ini belum dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh masyarakat. Sementara kebutuhan masyarakat


akan informasi yang bersifat mendidik makin tidak terbendung lagi. Hal ini menjadi satu tantangan tersendiri bahwa perpustakaan harus mampu menjadi penyedia kebutuhan baca masyarakat, di manapun tempatnya. Bagi masyarakat terpelajar yang tinggal di wilayah perkotaan, tentu kebutuhan informasi mudah terpenuhi apapun caranya. Tetapi bagi masyarakat yang hidup dalam keterbatasan, baik secara sosial ekonomi maupun akses, tentu ini menjadi hambatan yang cukup signifikan. Ini menjadi ironi dalam mengakses layanan informasi perpustakaan. Dampak yang

ditimbulkan

adalah

terjadi

ketimpangan

partisipasi

dalam

pembangunan dan kehidupan sosial politik. Dalam kerangka pelayanan publik, perpustakaan harus memberikan layanan yang menyeluruh hingga menjangkau masyarakat marginal. Ini perlu

untuk

menggugah

semangat

membangun

bagi

diri

dan

lingkungannya. Di samping itu, perpustakaan perlu dilengkapi dengan buku-buku koleksi yang sesuai untuk kebutuhan masyarakat yang dilayani. Hal ini perlu, agar potensi masyarakat di wilayah marginal dapat dikembangkan. Dengan begitu kesejahteraan sosial dan ekonominya dapat diperbaiki. Untuk lebih menggiatkan budaya dan minat baca ini, perlu sosialisasi secara kontinyu dengan sasaran siswa sekolah, organisasi wanita maupun masyarakat luas. Upaya lain adalah penyebaran brosur / leaflet serta lomba–lomba yang diikuti oleh siswa sekolah. - Pengembangan Koleksi Perpustakaan dan Kearsipan Pengunjung perpustakaan mengalami peningkatan yang cukup signifikan dari waktu ke waktu. Layanan baca dan pinjam disediakan untuk pengunjung yang datang dengan berbagai kebutuhan buku di perpustakaan.

Hal

ini

mendorong

lembaga

perpustakaan

untuk

senantiasa meningkatkan kualitas dan kuantitas buku koleksi pustaka. Pada saat ini, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat memiliki koleksi umum sejumlah 86.975 judul (349.905 eksemplar). Koleksi Deposit yang merupakan hasil dari Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Rekam (KCKR) sebanyak 12.693 eksemplar. Sayangnya, jumlah tersebut belum mampu mencukupi


kebutuhan pengunjung. Apalagi dengan makin banyaknya buku baru yang dihasilkan oleh penerbit. Dalam lembaga

rangka

turut

perpustakaan

serta

mencerdaskan

dituntut

memenuhi

kehidupan

kebutuhan

bangsa,

buku-buku

berkualitas bagi masyarakat. Karena itu upaya pengembangan koleksi penting dilakukan. Khasanah arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Kearsipan berasal dari masa kolonial yang berbahasa Belanda, masa Jepang yang berbahasa Jepang, masa Republik, masa Orde Baru dan Reformasi yang berbahasa Indonesia. Arsip-arsip tersebut terdiri dari arsip konvensional yang berupa arsip tekstual, gambar arsitektur dan kartografi. Arsip Media Baru terdiri dari foto, film, video, VCD/DVD, Microfilm, kaset/rekaman suara dan Arsip Elektronik. Jumlah ini akan terus bertambah seiring berjalannya roda organisasi. Jika manajemen kearsipan diterapkan di setiap organisasi, ini artinya penambahan arsip akan terus berlangsung

karena

lembaga

kearsipan

akan

dengan

sendirinya

menerima arsip dari lembaga-lembaga melalui akuisisi. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumatera Barat menerima penyerahan arsip dari lembaga lain. Alih media dan reproduksi arsip yang tidak dimiliki juga merupakan upaya penambahan khasanah. Tercatat hingga saat ini ada sejumlah 767, 4 Ml arsip tekstual, 208.088 lembar arsip foto (negatif dan positif), 5.497 kaset video, 35 reel film, 1047 kaset rekaman suara dan wawancara sejarah lisan, 635 keping VCD/DVD, 32 reel mikrofilm dan 744 lembar peta kartografi dan gambar kearsitekturan. - Penyelamatan Sumber-sumber Primer dan Sekunder Pasca Bencana Dari semua aset negara yang ada, arsip (sumber primer) adalah aset yang paling berharga, karena dari situlah suatu bangsa dapat dilihat eksistensinya. Provinsi Sumatera Barat sebagai daerah yang rawan terhadap bencana, baik karena ulah manusia maupun alam harus mempersiapkan diri menghadapi bahaya ini. Bagi lembaga perpustakaan dan kearsipan, dampak nyata dari bencana ini adalah rusak / hilangnya sejumlah informasi penting.


Apalagi sebagian besar khasanah dan koleksi yang dimiliki dalam media kertas yang mudah rapuh. Oleh karena itu, upaya antisipasi harus lebih didahulukan dengan memfokuskan diri pada penyelamatan arsip sebelum terjadi bencana. Untuk penyelamatan arsip sebelum terjadinya bencana, dilakukan melalui beberapa kegiatan : a. Akuisisi arsip dari lembaga pemerintah, swasta, Ormas / Orsospol dan perorangan b. Menyelamatkan informasi arsip melalui alih media c. Penyelamatan fisik arsip melalui preservasi arsip Sejumlah kasus, seperti banjir di Bojonegoro, Trenggalek menjadi bukti. Banyak arsip dan buku-buku koleksi terendam banjir. Kerugian material immaterial tidak ternilai harus ditanggung jika bencana datang. Fenomena bencana yang banyak terjadi saat ini, menjadi moment penting bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan untuk menyelamatkan arsip-arsip yang dimiliki dengan mendayagunakan depo penyimpanan arsip in aktif (Records Center). Sasaran pemanfaatan Records Center yang dibangun di Pandaan adalah lembaga baik pemerintah, swasta maupun organisasi massa yang ingin menyimpan dokumennya secara aman dan terpercaya. Untuk itu sejumlah fasilitas pendukung perlu ditambahkan agar Records Center ini dapat lebih bermanfaat di masa mendatang serta sosialisasi keberadaan Depo Pandaan pada masyarakat luas. B.

FAKTOR

INTERNAL

DAN

EKSTERNAL

YANG

BERPENGARUH

TERHADAP KINERJA LEMBAGA Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah lembaga tingkat Provinsi yang berkedudukan sebagai unsur penunjang pemerintah

Provinsi

Sumatera

Barat

di

bidang

Perpustakaan

dan

Kearsipan. Dalam

melaksanakan

tugas

pokok

dan

fungsinya,

Badan

Perpustakaan dan Kearsipan banyak dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan yang bersifat strategik. Lingkungan strategik yang dimaksud adalah faktor internal dan eksternal organisasi. Adapun analisisnya adalah sebagai berikut :


1. Faktor internal yang terdiri dari 2 faktor, yaitu kekuatan (strenght) dan kelemahan (weakness). Keberadaan perpustakaan dan arsip makin kuat dengan adanya peraturan perundangan baik yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi, di samping itu masih ada peraturan perundangan lain yang turut mempengaruhi kinerja lembaga perpustakaan dan kearsipan ini, seperti : a. Undang – Undang Dasar 1945 Amandemen ke 2, pasal 28 F tentang Hak Asasi Manusia Indonesia untuk memperoleh informasi b. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 39 tahun 1999 Pasal 14 tentang Hak Asasi Manusia untuk mendapatkan informasi c. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik d. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik e. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Keberadaan peraturan perundangan ini tidak cukup mendukung perpustakaan dan kearsipan menjadi lebih kuat. Beberapa kelemahan justru tampak dari dalam organisasi, seperti : - SDM Perpustakaan dan Kearsipan masih terbatas - Sarana prasarana perpustakaan dan kearsipan belum merata dan memadai - Kualitas pengelolaan perpustakaan dan kearsipan belum maksimal - Pedoman teknis pengelolaan perpustakaan dan kearsipan masih sangat terbatas - Perhatian para pengambil keputusan terhadap masalah perpustakaan dan kearsipan masih rendah - Pembinaan terhadap SDM perpustakaan dan kearsipan belum merata 2. Faktor eksternal yang terdiri dari 2 faktor, yaitu peluang (opportunity) dan

ancaman

(treath).

Tingginya

kebutuhan

masyarakat

terhadap

informasi di tengah arus reformasi dan globalisasi, memberi peluang pada


lembaga perpustakaan dan kearsipan untuk mengumpulkan arsip dari SKPD-SKPD serta membuka/membina perpustakaan yang tersebar di seluruh pelosok Provinsi Sumatera Barat. Masyarakat semakin sadar bahwa informasi menjadi komoditi penting dan diminati sekarang ini. Apalagi dengan adanya teknologi informasi dan pemanfaatannya dalam administrasi pemerintahan. Tentu saja, hal ini akan meningkatkan jumlah arsip baik dinamis maupun statis di setiap SKPD. Dengan banyaknya perpustakaan yang dibuka, berarti membutuhkan lebih banyak koleksi pustaka baik terbitan dalam maupun luar negeri untuk menambah koleksi. Hal ini memberi peluang pada penerbit untuk menghasilkan bahan pustaka yang lebih banyak dan berkualitas. Di antara peluang-peluang yang ada, sebaliknya juga muncul sejumlah ancaman, seperti : - Masih rendahnya pemahaman dan kesadaran aparatur terhadap pengelolaan

arsip

maupun

perpustakaan.

Akibatnya

banyak

perpustakaan yang belum berjalan dengan baik karena kekurangan bahan pustaka serta SDM pengelola. Di bidang kearsipan, banyak arsip yang belum terkelola dengan baik di unit-unit kerja - Muncul banyaknya peraturan perundangan yang berdampak pada pengelolaan kearsipan, juga banyaknya jasa commercial records center yang dikelola pihak swasta, sehingga mengurangi peran penting lembaga kearsipan. -

Kemiskinan

dan

pengangguran

menjadi

penghalang

bagi

masyarakat dalam mengakses informasi publik. - Tidak meratanya tingkat pendidikan di masyarakat menjadi problem khusus dalam mendapatkan layanan informasi Di sisi lain, banyaknya bencana alam di negara kita menimbulkan tantangan baru dan sekaligus menjadi hambatan yang sangat krusial dalam penyelamatan dokumen. Dalam hal ini, bencana bukan hanya berasal dari faktor alam tetapi juga faktor lain seperti pencurian, kebakaran, kerusuhan / demonstrasi massa, serta faktor lain yang disebabkan oleh manusia.


Isu-isu inilah yang ke depan harus segera diprediksi dari awal. Kita harus menghadapi dan mencari solusi di mana lebih mengedepankan kebijakan pada kebijakan yang berpihak pada penyelamatan budaya dan aset bangsa sebagai suatu ilmu dan pengetahuan di masa mendatang.

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN Kepemerintahan yang baik ( Good Governance) merupakan issue yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi Tuntutan

masyarakat

penyelenggaraan

kepada

pemerintahan

pemerintah yang

baik

public dewasa ini.

untuk adalah

melaksanakan sejalan

dengan

meningkatnya tingkat pengetahuan masyarakat. Disamping adanya pengaruh globalisasi. Tuntutan tersebut merupakan hal yang wajar bahkan merupakan suatu

kewajiban

pemerintah

untuk

meresponnya

dengan

melakukan

perubahan – perubahan kearah yang lebih baik demi terwujudnya Good Governance. Upaya untuk mewujudkan Good Governance tersebut, diantaranya adalah

dengan

jalan

Reformasi

Birokrasi

dan

Penataan

Kelembagaan

perangkat daerah yang diarahkan untuk terciptanya organisasi yang efisien, efektik, rasional dan proporsional sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan daerah serta adanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi serta komunikasi kelembagaan antara pusat dan daerah. Dasar utama penyusunan perangkat

daerah

dalam

bentuk

organisasi

adalah

adanya

urusan

pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, yang terdiri atas urusan wajib dan urusan pilihan.


Paradigma tersebut diatas berimplikasi pada penggabungan Badan Perpustakaan dan Badan Kearsipan, sebagaimana mengacu kepada Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, yang dijelaskan lebih lanjut bahwa bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi merupakan suatu rumpun urusan yang diwadahi dalam bentuk Badan. Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai bidang garapan yang sama, yakni sama-sama mengelola informasi dan memberikan layanan pada publik. Persamaan mendasar dari arsip dan bahan perpustakaan adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Media simpan bahan perpustakaan dan arsip dapat berupa media simpan konvensional (kertas), media simpan digital dan elektronik, serta media simpan khusus (in special formats). Perbedaannya adalah bahwa Perpustakaan mengelola informasi dalam bingkai information

product,

didesiminasikan

yakni

kepada

informasi

publik

yang

adapun

sengaja

Kearsipan

diciptakan

mengelola

untuk

informasi

terutama information by product, yakni informasi yang lahir karena adanya kegiatan organisasi atau institusi Hal ini sejalan dengan tujuan perpustakaan sebagaimana diamanatkan dalam pasal 4 Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan yang menyatakan bahwa “ perpustakaan bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa” demikian pula sejalan dengan tujuan penyelenggaraan kearsipan yang dialamatkan dalam pasal 3 Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa “ Tujuan Kearsipan “ adalah : a.

Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan

daerah,

lembaga

pendidikan,

perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipanan nasional b.

Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah

c.

Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

d.

Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya


Mendinamisasikan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu

e.

sistem yang komprehensif dan terpadu Menjamin

f.

keselamatan

dan

keamanan

arsip

sebagai

bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,

g.

politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa Meningkatkan

h.

kualitas

pelayanan

publik

dalam

pengelolaan

dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Atas dasar pemikiran tersebut diatas, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dituntut untuk melakukan upaya penyelenggaraan perpustakaan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, khususnya yang berbentuk dokumen karya cetak dan karya rekam

lainnya serta

melakukan upaya pengelolaan kearsipan secara baik dan benar berdasarkan kaidah kearsipan dengan efektif dan efisien. 4.1.

Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Dari pemaparan yang telah dikemukakan diatas, maka untuk berhasilnya

penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan agar dapat mencapai hasil yang optimal, berdaya guna dan berhasil guna, maka perlu ditetapkan Visi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat. Visi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2011 - 2015 “

Menjadikan

Perpustakaan

dan

Kearsipan

Sebagai

Pusat

Informasi Untuk Mencerdaskan Masyarakat dan Menyelamatkan Memori Daerah “. Untuk menjabarkan Visi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, disusun Misi sebagai berikut : 1.

Mengembangkan Budaya Gemar Membaca

2.

Mengembangkan dan melestarikan bahan pustaka

3.

Mendayagunakan dan mengembangkan semua jenis perpustakaan


4.

Meningkatkan penyelamatan, pelestarian dan pemanfaatan arsip

5.

Meningkatkan dan mengembangkan SDM, Sistem dan Kelembagaan Kearsipan dan perpustakaan

6.

Meningkatkan pengelolaan, dan pengawasan Arsip

4.2. Tujuan dan Sasaran Sebagaimana Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang telah ditetapkan diatas, perlu ditetapkan tujuan dan sasaran pelaksanaan penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun sejak 2011 – 2015. Tabel T-IV.C.24 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat N O.

TUJUAN

SASARAN STRATEGIS

(1)

(2)

(3)

INDIKATOR KINERJA UTAMA (4)

1

Menumbuhk an minat dan budaya gemar membaca masyarakat Misi 1 , 2 dan 3

Meningkatn ya minat dan budaya gemar membaca

- Kenaikan jumlah kunjungan perpustaka an

- - Kenaikan Jumlah Anggota Baru Bertambah - Jumlah dan Penambah terpelihara an Koleksi nya bahan Bahan pustaka Pustaka dalam bentuk koleksi karya tulis dan karya cetak dan atau karya rekam - Persentas e Bertamba hnya Buku

TARGET KINERJA PADA TAHUN KE2011

2012

(5) (6) 500 500 orang orang

2013

2014

2015

(7) 500 orang

(8) 500 orang

(9) 500 orang

100 orang

100 orang

100 orang

100 orang

100 orang

10.000

10.000

10.000

10.000

10.000

eksempl eksempl ar ar

eksempl eksempl eksempl ar ar ar

60 %

80 %

70 %

90 %


100 %

N O. (1)

2

3

INDIKATOR TARGET KINERJA PADA TAHUN KEKINERJA 2011 2012 2013 2014 2015 UTAMA (2) (4) (5) (6) (7) (8) (9) / Koleksi pustaka dalam kondisi baik Mewujudka - Persentas 20% 40% 60% 80% 100% n e koleksi Perpustaka perpustak an Digital aan yang dapat dicari melalui penelusur an digital Meningkatny Meningkatn - Jumlah 2 SKPD 2 SKPD 2 SKPD 2 SKPD 2 SKPD a ya jumlah SKPD penyelengga SKPD yang telah raan sistem Provinsi mengimpl kearsipan yang tertib ementasik pada SKPD arsip an Provinsi dan regulasi Pembinaan kearsipan Lembaga Kearsipan Kab/Kota se Sumatera Barat Misi 4 dan 6 Optimalnya Meningkatn Jumlah SDM Pelaksanaan ya Kualitas (peserta 10 10 10 10 10 Pelayanan Sumber bimtek ) Perpustakaa Daya yang terbaik n dan Manusia telah Kearsipan Pengelola memiliki SKPD Perpustaka keterampilan Misi 5 an dan pengelolaan Kearsipan Perpustakaan sesuai dengan evaluasi dan monitoring TUJUAN

SASARAN STRATEGIS (3)

Jumlah SDM (peserta bimtek ) yang terbaik telah memiliki keterampilan

10

10

10

10


10

N O. (1)

INDIKATOR KINERJA UTAMA (4) pengelolaan kearsipan sesuai dengan evaluasi dan monitoring dari bidang pembinaan

SASARAN STRATEGIS (3)

TUJUAN (2)

TARGET KINERJA PADA TAHUN KE2011 2012 2013 2014 2015 (5) (6) (7) (8) (9)

4.3. Strategi dan Kebijakan SKPD Konsep dan kerangka strategi manajemen Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, disusun atas dasar permasalahan dan isu - isu strategis nasional yang ada dan dengan memperhatikan sasaran - sasaran yang ditetapkan terkait dengan agenda pembangunan yang telah dirumuskan dalam RPJMD Provinsi Sumatera Barat. Secara kontekstual dan konseptual, penyusunan kerangka strategi diorientasikan atas dasar pendekatan terhadap aspek internal dan aspek eksternal. 1. Strategi pendekatan eksternal Strategi ini digunakan untuk merespon permasalahan-permasalahan maupun isu-isu strategis yang ada dan disusun sebagai berikut : a.

Implementasi upaya pemberdayaan masyarakat miskin yang langsung menyentuh rakyat melalui kerjasama antara pemerintah kabupaten/kota dan lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah

b. Melengkapi pelaksanaan upaya pemberdayaan masyarakat miskin di bidang pendidikan bekerjasama dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di provinsi dan daerah c.

Pelaksanaan pendidikan bekerjasama

upaya

yang

peningkatan akses masyarakat terhadap

berkualitas

dengan

melalui

pemerintah

peran

perpustakaan

kabupaten/kota,

lembaga

perpustakaan dan kearsipan di daerah serta dinas pendidikan dan kebudayaan provinsi / daerah 2. Strategi pendekatan internal


Strategi ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan eksternal di atas dirumuskan sebagai berikut : a.

Memberikan

dukungan

operasional

dan

administratif

melalui

perencanaan dan koordinasi integratif kepada seluruh bidang-bidang teknis yang ada di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi dalam mengimplementasikan program kerja b. Memobilisasi sumberdaya internal serta mengembangkan jaringan informasi dan sistem komputerisasi yang mempunyai aksesibilitas tinggi terhadap berbagai sumber data dan kebutuhan untuk peningkatan efisiensi, produktivitas dan efektivitas kerja. Mengacu pada strategi pembangunan Sumatera Barat tahun 2010 s.d.

2015

agar

mampu

mendorong

pertumbuhan

berkualitas dan berkesinambungan serta secara

ekonomi

bersamaan

yang dapat

meningkatkan kualitas kehidupan yang lebih. Berikut ini beberapa upaya penjabaran strategi dan prioritas pemerintah provinsi yang terkait dan mempunyai relevansi dengan tugas pokok dan strategi dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, yaitu : a. Upaya mewujudkan pemenuhan hak-hak dasar masyarakat yang akan ditempuh melalui :  Peningkatan

kesejahteraan

masyarakat

miskin

dan

mengurangi angka pengangguran  Peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas  Peningkatan akses masyarakat terhadap informasi publik b. Untuk terpenuhinya hak-hak dasar masyarakat Sumatera Barat perlu didukung dengan reformasi birokrasi melalui peningkatan kualitas pelayanan publik. 3. Kebijakan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Beberapa

arah

kebijakan

berikut

ini

akan

menjadi

acuan

dan

pertimbangan dalam upaya melaksanakan misi, tujuan dan sasaran di lingkup tugas-tugas Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat :


a. Membangun sistem administrasi kearsipan dengan pemanfaatan tekonologi informasi dan penyediaan pedoman kearsipan dalam bentuk regulasi, meliputi : - Menyusun peraturan / pedoman sistem kearsipan - Mengembangkan kearah sistem administrasi kearsipan digital - Optimalisasi pelatihan – pelatihan SDM kearsipan baik pejabat fungsional arsiparis maupun pengelola arsip b. Optimalisasi akuisisi, perbaikan dan alih media arsip yang bernilai guna meliputi : - Akuisisi arsip statis baik diinstansi Pemerintah, BUMN/D, Orsospol / Ormas, Swasta maupun Perorangan - Meningkatkan preservasi dan alih media arsip statis - Mengelola dan merawat arsip baik statis maupun inaktif c. Optimalisasi pelayanan dan sosialisasi kearsipan yang dilakukan dengan berbagai metode sosialisasi, seperti : - Pameran arsip - Promosi jasa kearsipan - Penerbitan naskah sumber dan buletin kearsipan - Pelayanan informasi arsip d. Menyelenggarakan tugas pelayanan dengan melakukan optimalisasi SDM dan pelayanan publik; pembentukan posko pelayanan publik untuk bahan pustaka maupun arsip; melakukan debirokratisasi dan deregulasi dalam meningkatkan pelayanan publik e. Menyelenggarakan tugas pengaturan dengan memberikan pembinaan kepada seluruh jajaran pemerintahan dan masyarakat di daerah untuk mengembangkan pelayanan publik yang baik dan optimal, khususnya di bidang perpustakaan f. Melakukan optimalisasi fasilitas perpustakaan yang sesuai dengan standar perpustakaan g. Meningkatkan dan mengembangkan koleksi perpustakaan serta memfasilitasi pengembangan koleksi semua jenis perpustakaan Dalam

upaya

untuk

mengakomodasi

dan

merespon

perubahan

kebijakan pemerintah secara menyeluruh sesuai dengan paradigma baru yang berkembang di tataran

nasional dan terefleksi pada


penyadaran pemikiran masyarakat, berikut ini beberapa perumusan kebijakan terkait dengan reposisi peran perpustakaan dan arsip di waktu-waktu mendatang : a. Perpustakaan dan arsip merupakan wadah pendidikan demokratis masyarakat dalam kerangka mencerdaskan kehidupan bangsa b. Perpustakaan dan arsip dapat berperan sebagai pusat pembelajaran masyarakat kepedulian

secara dari

independen,

semua

pihak,

sehingga terutama

perlu

mendapatkan

fasilitas

dari

pihak

pemerintah c. Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diarahkan

untuk

mampu

mengakomodasi

berbagai

perubahan

kebutuhan dan keinginan masyarakat terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi d. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi diarahkan untuk mampu mengembangkan

kerjasama

yang

saling

mendukung

serta

menguntungkan dengan seluruh pihak, baik pemerintah, swasta maupun masyarakat e. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diarahkan untuk dapat mengikuti perkembangan dan berperan secara nyata dalam proses pemberdayaan masyarakat dan daerah f. Badan Perpustakaan dan Kearsipan diharapkan menjadi pusat informasi penting se Sumatera Barat yang menyediakan informasi bersejarah yang berguna bagi penelusuran penulisan kesejarahan


BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF 5.1. Rencana Program Untuk

mengimplementasikan

kebijakan

Badan

Perpustakaan

Dan

Kearsipan Provinsi Sumatera Barat , maka program/kegiatan yang akan dilaksanakan melalui APBD maupun APBN

tahun 2010 – 2015 sebagai

berikut : a. Perpustakaan 1. Program Pengembangan Budaya baca dan pembinaan perpustakaan Tujuan program adalah untuk meningkatkan minat dan budaya gemar membaca masyarakat serta meningkatkan kompetensi SDM Perpustakaan Sasarannya

adalah:

Meningkatkan

efektifitas

pelayanan

perpustakaan dan Pengembangan Minat Baca Indikator Kinerja Program Pengembangan Budaya Baca Dan pembinaan Perpustakaan antara lain : -

Out Put

:

Out Come

:

Jumlah

ketersediaan

buku

perpustakaan -

Meningkatnya

layanan

perpustakaan, pelestarian fisik dan kandungan naskah kuno dan budaya gemar membaca di masyarakat Kegiatan pokok yang akan dilaksanakan dalam rangka pencapaian sasaran program antara lain : 1. Pengembangan dan pengolahan koleksi perpustakaan 2. Penumbuhan dan pengembangan organisasi profesi


3. Penyebarluasan bahan bacaan 4. Peningkatan minat baca masyarakat 5. Pelestarian bahan pustaka 6. Peningkatan kapasitas SDM perpustakaan melalui pendidikan tehnis dan fungsional

B.

Kearsipan a. Program Perbaikan sistem administrasi kearsipan Tujuan program adalah untuk mengujudkan penyelenggaraan sistem kearsipan Sasarannya adalah : Terselenggaranya penata usahaan kearsipan secara efektif dan efisien Indikator Kinerja Program : - Out Put

: Persentase arsip/dokumen daerah yang terhimpun,

tersusun dan terselamatkan - Out Come : Persentase Dokumen Daerah yang terselamatkan b. Penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah Tujuan

program

pemanfataan

adalah

arsip

meningkatnya

untuk

pelayanan

kepentingan

dan

pemerintah,

pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan Sasarannya adalah : Peningkatan sarana dan prasarana kearsipan Indikator Kinerja program : - Out Put

:Persentase arsip yang terselamatkan sebagai bahan pertanggungjawaban daerah/nasional

- Out Come : Terjaga dan terlestarikan arsip daerah/nasional c. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Kearsipan Tujuan

program

adalah

untuk

mengujudkan

peningkatan

Kapasitas SDM dan kesejahteraan Aparatur Kearsipan Sasarannya adalah : Peningkatan kemampuan arsiparis Indikator Kinerja Program : - Out Put

: - Jumlah SKPD yang terlayani dalam kearsipan


- Out Come

- Persentase peningkatan kualitas tenaga kearsipan

Untuk indikasi rencana program prioritas dan kebutuhan pendanaan sebagaimana tabel terlampir .

BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD Sebagaimana telah dikemukan diatas bahwa untuk tahun 2010 -2015 telah ditetapkan Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dengan tujuan : 1. Meningkatkan minat dan budaya baca 2. Terwujudnya jumlah koleksi dengan perbandingan 1 buku untuk 4 orang penduduk kota Padang 3. Terwujudnya pelestarian naskah kuno dan bahan pustaka 4. Bertambahnya jumlah SDM Perpustakaan 5. Bertambahnya jumlah lembaga perpustakaan 6. Terselamatkannya khasanah arsip 7. Terselamatkannya fisik dan informasi arsip 8. Meningkatkan jumlah SDM kearsipan 9. Meningkatkan kepedulian aparatur dalam pengelolaan arsip 10.Meningkatkan

jumlah

arsip

SKPD

yang

disimpan

di

lembaga

kearsipan 11.Meningkatkan kinerja kearsipan di SKPD


Tabel Indikator Kinerja Utama Badan Perpustakaan dan Kearsipan yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD INDIKATOR KINERJA UTAMA (4) - Kenaikan jumlah kunjungan perpustakaan - - Kenaikan Jumlah Anggota Baru - Jumlah Penambahan Koleksi Bahan Pustaka -

-

-

-

Persentase Bertambahnya Buku / Koleksi pustaka dalam kondisi baik Persentase koleksi perpustakaan yang dapat dicari melalui penelusuran digital Jumlah SKPD yang telah mengimplementa sikan regulasi kearsipan Jumlah SDM (peserta bimtek )

2011 (5) 500 orang

TARGET KINERJA PADA TAHUN KE2012 2013 2014 (6) (7) (8) 500 orang 500 orang 500 orang

2015 (9) 500 orang

100 orang

100 orang

100 orang

100 orang

100 orang

10.000

10.000

10.000

10.000

10.000

eksemplar

eksemplar

eksemplar

eksemplar

eksemplar

60 %

70 %

80 %

90 %

100 %

20%

40%

60%

80%

100%

2 SKPD

2 SKPD

2 SKPD

2 SKPD

2 SKPD

10

10

10

10

10


INDIKATOR KINERJA UTAMA (4) yang terbaik telah memiliki keterampilan pengelolaan kearsipan sesuai dengan evaluasi dan monitoring - Jumlah SDM (peserta bimtek ) yang terbaik telah memiliki keterampilan pengelolaan kearsipan sesuai dengan evaluasi dan monitoring dari bidang pembinaan

2011 (5)

10

TARGET KINERJA PADA TAHUN KE2012 2013 2014 (6) (7) (8)

10

10

10

BAB VII PENUTUP Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat bertujuan untuk memberi arah kepada pelaksanaan strategi, program, kebijakan dan kegiatan di bidang perpustakaan dan kearsipan yang dilaksanakan sehingga hasil (output) yang diperoleh sesuai dengan target kinerja yang telah ditetapkan. Rencana strategis ini disusun mengacu rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2005 - 2025 yang tertuang dalam Peraturan Daerah Nomor 7 tahun 2008 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Daerah Provinsi Sumatera Barat serta memperhatikan Rencana Jangka Menengah Nasional. Proses perencanaan dilakukan dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan (stakeholders), yang telah mengakomodasi kebutuhan penyesuaian program dan kegiatan prioritas yang memungkinkan terlaksananya seluruh tugas, fungsi, dan tanggung jawab Badan Perpustakaan dan Kearsipan. Keberhasilan implementasi kebijakan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat di Bidang Perpustakaan dan Kearsipan sangat tergantung pada komitmen bersama antara Pemerintah Daerah dengan Stakeholders dan seluruh lapisan masyarakat Sumatera Barat. Untuk itu penyusunan kebijakan ini dapat dijadikan pedoman dan arahan bagi seluruh pemangku kepentingan pembangunan dan penyelenggara pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan Kabupaten / Kota Se Sumatera Barat.


2015 (9)

10

Di dalam pelaksanaannya Renstra Badan Perpustakaan Dan Kearsipan selama kurun waktu 2010 -2015, tidak akan mungkin terlepas dengan kondisi yang terus berkembang di tingkat Daerah maupun Nasional sehingga pada waktunya diperlukan upaya-upaya penyempurnaan program maupun kegiatan, sehingga diharapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat tercapai. KEPALA BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Drs. ALWIS Pembina Utama NIP. 19610303 198210 1 002

KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami persembahkan kehadirat Allah Yang Kuasa karena atas berkat, rahmat dan karunia-Nya jualah kami dapat menyelesaikan pembuatan Rencana Srtategis (Renstra) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat Tahun 2011 – 2015. Rencana Strategis (Renstra) Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

disusun dan mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka

Mengengah Daerah (RPJMD) Provinsi

Sumatera Barat serta

Visi dan Misi

Gubernur dan Wakil Gubernur Terpilih dan digunakan sebagai pedoman dan arah pembangunan perpustakaan dan kearsipan yang hendak dicapai dalam periode

2011-2015

dengan

mempertimbangkan

capaian

pembangunan

perpustakaan dan kearsipan yang telah dicapai saat ini . Renstra ini

juga digunakan sebagai bahan dan pedoman dalam

penyusunan untuk pembuatan (1) Rencana Kerja (Renja); (2) Rencana/Program Pembangunan

lintas

sektoral

bidang

Perpustakaan

dan

Kearsipan;

(3)

Koordinasi perencanaan dan pengendalian kegiatan Pembangunan lingkup


Perpustakaan

dan

kearsipan;

(4)

Laporan

Tahunan;

dan

(5)

Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Renstra ini perlu dipahami dan dimanfaatkan oleh seluruh jajaran Badan Perpustakaan dan Kearsipan serta para pemangku kepentingan perpustakaan dan kearsipan dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian program pembangunan bidang

perpustakaan dan kearsipan

secara sinergis dan berkesinambungan. Demikian yang dapat kami sampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Padang,

Desember 2014

KEPALA BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Drs. ALWIS Pembina Utama Muda NIP. 19610303 198210 1 002

TANDA TERIMA 1 BUAH REVISI RENSTRA BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT


YANG MENERIMA : Nama : Jabatan : No telp : Tanda Tangan :

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .........................................................................................

ii

BAB I

PENDAHULUAN ..................................................................... 1.1. Latar Belakang ............................................................... 1.2. Landasan Hukum .......................................................... 1.3. Maksud dan Tujuan ....................................................... 1.4. Sistematika Penulisan ...................................................

1 1 2 3 4

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN SKPD .........................................

6

2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi SKPD .............. Sumber Daya SKPD ..................................................... Kinerja Pelayanan SKPD .............................................. Tantangan dan Peluang Pengembangan ......................

6 13 15 24


Pelayanan SKPD BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI ............................................... 3.1. 3.2.

Fenomena Terkini.......... ......................................... Faktor Internal dan Eksternal yang berpengaruh terhadap kinerja lembaga.....................................................

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN, STRATEGIS DAN KEBIJAKAN .................................................................... 4.1. 4.2. 4.3.

Visi dan Misi SKPD ...................................................... Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD ........... Strategi dan Kebijakan SKPD ......................................

27 27 30

38 39 40 42

BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF ........

46

BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RPJMD .........................................................

48

BAB VII PENUTUP ................................................................................

49

LAMPIRAN


Renstra Badan Perpustakaan dan Kearsipan Tahun ( Revisi) 1

Recommend Documents