RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN SMK NEGERI 1 TANGGUL
MEMBUAT DOKUMEN KELAS XI/ SEMESTER I DAN II Standar Kompetensi : Membuat Dokumen
Penyusun :
Siti Junaida (120412402990)
PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 1 TANGGUL Jalan PB. Sudirman No. 114 Telp. (0336) 441347, Fax (0336) 444493 Tanggul – Jember Website: www.smkn1tanggul.sch.id, E-mail:
[email protected]
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kekuatan serta kemudahan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan perangakat pembelajaran ini. Perangkat ini kami susun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pembelajaran ADP Berbasis TIK yang dibimbing oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si. Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dalam penyusunan perangkat ini, serta kepada teman-teman dan semua pihak yang telah mendukung penyusunan perangkat ini. Perangkat pembelajaran ini merupakan Rencana Program Pembelajaran (RPP) dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial
dan menumbuhkembangkan perilaku
berkarakter. Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, LP-2: Penilaian Proses, LP-3: Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point. Dalam penyusunan makalah ini juga masih banyak kekurangan karena pengetahuan kami yang terbatas, serta kami memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk memperbaiki makalah kami kedepannya. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi teman-teman mahasiswa Universitas Negeri Malang, utamanya mahasiswa Fakultas Ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, Februari 2014 Penyusun
i
DAFTAR ISI
halaman Kata Pengantar ..............................................................................................
i
Daftar Isi ......................................................................................................
ii
Silabus .........................................................................................................
3
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran .............................................................
5
LKS 1 : Definisi Dokumen ..........................................................................
13
LKS 2 : Definisi Laporan ............................................................................
18
LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan...................................................
26
LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan .......................................................
31
LP 1 : Produk ...............................................................................................
35
LP 2 : Kinerja Proses ...................................................................................
44
LP 3 : Kinerja Psikomotor ............................................................................
47
LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter ......................................................
49
LP 5 : Pengamatan Keterampilan Sosial .......................................................
50
ii
A. SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN Standar Kompetensi : Membuat Dokumen Kompetensi Dasar
:
1. Membuat catatan dikte untuk menghasilkan naskah/dokumen 2. Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen 3. Membuat Dokumen 4. Mempproduksi Dokumen Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP : Mengidentifikasi kebutuhan Dokumen
1
PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER DINAS PENDIDIKAN SMK NEGERI 1 TANGGUL Jalan PB. Sudirman No. 114 Telp. (0336) 441347, Fax (0336) 444493 Tanggul – Jember Website: www.smkn1tanggul.sch.id, E-mail:
[email protected]
SILABUS Nama Sekolah Mata Pelajaran Bidang keahlian Program Keahlian
Materi Pembelajaran Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen
: : : :
SMK NEGERI 1 TANGGUL Membuat Dokumen Bisnis dan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan pembelajaran 1. Mengidentifikasi macam-macam dokumen 2. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 3. Menjelaskan pengertian, kegunaan, macam-macam, syarat-syarat, bagianbagian, dan sistematika penulisan laporan
Indikator Pencapaian Kompetensi
Standar kompetensi Kompetensi Dasar Kelas/ Semester Alokasi Waktu
: : : :
Membuat Dokumen Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen XI / I 1 x 45 menit
Penilaian Teknik
Bentuk Instrumen
Contoh Instrumen
Tes
Tes Tulis
LP-1: Produk
Kognitif 1. Produk: a. Menyebutkan macammacam dokumen b. Menjelaskan pengertian laporan c. Menyebutkan kegunaan laporan d. Menyebutkan macammacam laporan e. Menyebutkan syaratsyarat laporan f. Menyebutkan bagianbagian laporan g. Menyebutkan 2
Alokasi Waktu
Sumber Belajar
1 x 45’
1. LKS 1 : Definisi Dokumen a. Pengertian dokumen b. Jenis-jenis dokumen c. Kegunaan dokumen 2. LKS 2 : Definisi Laporan 3. LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan 4. LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan 5. Kunci LKS 1, 2, 3, dan 4 6. LP 1: Produk 7. LP 2: Proses
Materi Pembelajaran
Kegiatan pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
Penilaian Teknik
Bentuk Instrumen
Contoh Instrumen
sistematika penulisan laporan 2. Proses Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar.
Psikomotor Mempraktekkan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar hingga suatu kumpulan data mampu menjadi laporan yang informatif dengan tetap memperhatikan syarat-syarat laporan yang berlaku. Afektif 1. Karakter a. Jujur b. Disiplin c. Kerja keras d. Mandiri e. Tanggung jawab
Tes
Asesmen Kinerja Proses
LP-2: Proses
Tes
Assesmen Kinerja Psikomotor
LP-3: Psikomotor
Pengam atan
3
Pengamata LP-4: n perilaku Pengamata berkarakter n perilaku berkarakter Pembuat dokumen (administrat
Alokasi Waktu
Sumber Belajar 8. LP 3: Psikomotor 9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 11. Tabel Spesifikasi Penilaian 12. Silabus 13. Modul Membuat Dokumen oleh Siti Junaida 14. Modul ”Mengatur Perjalanan Dinas”, oleh Drs. Sutrisno dan Dra. Liyah Tjarlijasih 15. Media Slide Power Point
Materi Pembelajaran
Kegiatan pembelajaran
Indikator Pencapaian Kompetensi
Penilaian Teknik
Bentuk Instrumen
Contoh Instrumen or)
Pengamata n Keterampil an Sosial
LP-5: Pengamata n Keterampil an Sosial
f. Kreatif g. Rasa ingin tahu 2. Keterampilan Sosial a. Memiliki kemampuan bertanya b. Menyumbang ide atau berpendapat c. Menjadi pendengar yang baik, d. Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru e. Mampu mengelola informasi.
Pengam atan
Alokasi Waktu
Tanggul, 8 Juli 2013 Mengetahui, Kepala Sekolah
Guru Pengajar
Drs. SUPRAYITNO, M.Pd. NIP. 19590630 198710 1 001
SITI JUNAIDA NIM. 120412402990
4
Sumber Belajar
B. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN Satuan Pendidikan
: SMK NEGERI 1 TANGGUL
Mata Pelajaran
: Membuat Dokumen
Kelas/Semester
: XI / I
Materi Pembelajaran
: Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen
Alokasi Waktu
: 1 x 45 menit
I.
Standar Kompetensi : Membuat Dokumen
II.
Kompetensi Dasar
: Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen
III. Indikator A. Kognitif 1. Produk: a. Menyebutkan macam-macam dokumen b. Menjelaskan pengertian laporan c. Menyebutkan kegunaan/ fungsi laporan d. Menyebutkan macam-macam laporan e. Menyebutkan syarat-syarat laporan f. Menyebutkan bagian-bagian laporan g. Menyebutkan sistematika penulisan laporan 2. Proses: Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar yang meliputi tahap-tahap berikut: a. Tahap Persiapan b. Pengumpulan dan Penyajian Data c. Sistematika Laporan d. Penulisan Laporan
B. Psikomotor Mempraktekkan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar hingga suatu kumpulan data mampu menjadi laporan yang informatif dengan tetap memperhatikan syarat-syarat laporan yang berlaku.
5
C. Afektif 1. Mengembangkan sikap berkarakter dari seorang pembuat dokumen, meliputi : a. Jujur b. Disiplin c. Kerja keras d. Mandiri e. Tanggung jawab. f. Kreatif g. Rasa ingin tahu 2. Keterampilan sosial: a. Memiliki kemampuan bertanya b. Menyumbang ide atau berpendapat c. Menjadi pendengar yang baik, d. Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru e. Mampu mengelola informasi.
IV.
Tujuan Pembelajaran
A. Kognitif 1. Produk: a. Siswa mampu menyebutkan macam-macam dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada
LP 1 :
Produk sesuai
dengan kunci jawaban. b. Siswa mampu menjelaskan pengertian laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. c. Siswa mampu menyebutkan kegunaan/ fungsi laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada
LP 1 :
Produk sesuai
dengan kunci jawaban. d. Siswa
mampu
menyebutkan
macam-macam
mengerjakan soal sebagaimana soal pada dengan kunci jawaban.
6
laporan
LP 1 :
dengan
Produk sesuai
e. Siswa
mampu
menyebutkan
syarat-syarat
mengerjakan soal sebagaimana soal pada
laporan
LP 1 :
dengan
Produk sesuai
dengan kunci jawaban. f. Siswa
mampu
menyebutkan
bagian-bagian
mengerjakan soal sebagaimana soal pada
laporan
LP 1 :
dengan
Produk sesuai
dengan kunci jawaban. g. Siswa mampu menyebutkan sistematika penulisan laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada
LP 1 :
Produk sesuai
dengan kunci jawaban. 2. Proses Siswa diminta untuk menyiapkan data-data perjalanan dinas yang telah ditemukan baik dari modul maupun hasil mendownload dari internet serta didukung alat tulis kantor siswa yang tersedia. Siswa ditugaskan untuk dapat melaksanakan praktek penyusunan laporan dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2 : Kinerja Proses. Tata cara tersebut meliputi: tahap persiapan, pengumpulan dan penyajian data, sistematika laporan, dan penulisan laporan.
B. Psikomotor Disediakan data-data perjalanan dinas yang masih belum diurutkan berdasarkan waktu dan tempatnya sebanyak 5 data berbeda untuk lima kelompok. Siswa ditugaskan untuk menyusun data-data acak tersebut menjadi satu laporan dinas yang baik, benar, dan informatif sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Kinerja Psikomotor.
C. Afektif 1. Karakter: Proses belajar mengajar tidak hanya berpusat pada guru. Namun siswa juga dituntut aktif berperan serta dalam proses belajar mengajar di kelas. Siswa dinilai membuat kemajuan, apabila siswa mampu menunjukkan karakter pembuat dokumen (administrator) yang jujur, disiplin, kerja
7
keras, mandiri, tanggung jawab, kreatif, dan rasa ingin tahu sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter. 2. Keterampilan sosial: Siswa dinilai membuat kemajuan, apabila siswa mampu menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru, dan mampu mengelola informasi sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.
V.
Model dan Metode Pembelajaran :
Model Pembelajaran
: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
Metode Pembelajaran
: tugas proyek berupa simulasi pembuatan dokumen perjalanan dinas yang baik dan benar menggunakan perangkat komputer.
VI.
Bahan Lembar Kerja Siswa 1, 2, 3, dan 4.
VII. Alat dan Media : Alat terdiri dari :
Beberapa macam contoh dokumen
Beberapa macam contoh laporan
LCD
Media terdiri dari Slide PowerPoint tentang :
Pengertian dokumen
Jenis-jenis dokumen
Kegunaan dokumen
Pengertian laporan
Fungsi laporan
Macam-macam laporan
Syarat-syarat laporan
8
Bagian-bagian laporan
Sistematika penulisan laporan
VIII. Proses Belajar Mengajar A. Kegiatan Awal Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4
Kegiatan a. Pendahuluan Memeriksa kesiapan siswa dalam belajar (absensi, kebersihan kelas). b. Apersepsi 1. Mengkomunikasikan
tujuan
pembelajaran
produk,
proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat menyebutkan macam-macam dokumen, menjelaskan pengertian laporan, menyebutkan kegunaan laporan, dan menyebutkan macam-macam laporan. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat atau menemukan fenomena dalam suatu oraganisasi terdapat kegiatan yang telah dilaksanakan organisasi yang bersangkutan namun setelah selesainya kegiatan tersebut tidak dibuatkan laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar? (Fase 1 MPK) 2. Guru memberi penjelasan bahwa untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan, tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. (Fase 1 MPK) IX.
9
B. Inti Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4
Kegiatan Penggalan 1 a. Guru
mengorganisasikan
siswa
dalam
kelompok-kelompok
kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2-3 siswa. b. Guru meminta siswa mendiskusikan pengertian dokumen, jenisjenis dokumen, dan kegunaan dokumen. Guru membagikan LKS 1 tentang Dokumen kepada tiap kelompok. (Fase 2 MPK) c. Guru memberikan informasi tentang pengertian dokumen, jenisjenis dokumen, dan kegunaan dokumen. (Fase 3 MPK)
Penggalan 2 c. Guru
mengorganisasikan
siswa
dalam
kelompok-kelompok
kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2-3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengertian laporan, fungsi laporan, macam-macam laporan, serta contoh dokumen dan laporan yang baik dan benar. Guru meminta siswa mencatat keterangan yang diperoleh dari internet tersebut. (Fase 4 MPK) d. Guru
membagikan
LKS
2
kepada
tiap
Kelompok.
Guru
membimbing siswa mengerjakan LKS 2 tentang Laporan. (Fase 5 MPK)
C. Penutup
Kegiatan a. Guru membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dari materi yang sudah disampaikan oleh guru dengan mengacu pada Lembar Kerja. b. Guru memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang
10
Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4
Kegiatan berkinerja baik dan amat
Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4
baik dalam kegiatan belajar mengajar
tersebut. c. Guru memberikan tugas atau Pekerjaan Rumah kepada setiap kelompok. d. Guru menyampaikan materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya kepada siswa. e. Guru menutup pelajaran.
X.
Sumber Pembelajaran
1. LKS 1 : Definisi dokumen (pengertian dokumen, jenis-jenis dokumen, dan kegunaan dokumen). 2. LKS 2 : Definisi Laporan (pengertian laporan, fungsi laporan, dan macam-macam laporan). 3. LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan 4. LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan 5. Kunci LKS 1, 2, 3, dan 4. 6. LP 1: Produk 7. LP 2: Kinerja Proses 8. LP 3: Kinerja Psikomotor 9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 11. Tabel Spesifikasi Penilaian 12. Silabus 13. Modul Membuat Dokumen oleh Siti Junaida 14. Modul ”Mengatur Perjalanan Dinas”, oleh Drs. Sutrisno dan Dra. Liyah Tjarlijasih 15. Media Slide Power Point
11
Daftar Pustaka
Anynomous.
2013.
Syarat-syarat
Laporan,
(Online),
(http://so-
aja.blogspot.com/2013/06/syarat-syarat-laporan.html), diakses 21 April 2014, pukul 22.02 WIB. Wati.
2012.
Administrasi
Perkantoran-Kegunaan
Dokumen,
(Online),
(http://wati12.blogspot.com/2012/02/kegunaan-dokumen.html), diakses 06 April 2014, 19.34 WIB. Ratmini. 2011. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Surakarta: Penerbit Hayati Tumbuh Subur. Ristia, Yurike. 2012. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi, (Online), (http://yurikeriestia.blogspot.com/2012/06/prngertian-dokumen-dandokumentasi.html), diakses 06 April 2014, pukul 19.40 WIB. Sutrisno dan Liyah Tjarlijasih. ----. Modul Mengatur Perjalanan Dinas Pemimpin. Jakarta: PT Yudhistira Ghalia Indonesia.
12
Nama/Kelompok
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal
:
_______________________
No. Presensi
:
_______________________
Lembar Kerja Siswa 1 : Definisi Dokumen
Tujuan : 1. Dapat memahami pengertian dokumen 2. Dapat mengetahui jenis-jenis dokumen 3. Dapat mengetahui dan memahami kegunaan dokumen.
Alat : LCD
Media terdiri dari : Slide PowerPoint tentang :
Pengertian dokumen
Jenis-jenis dokumen
Kegunaan dokumen
Beberapa macam contoh dokumen (dalam Modul Membuat Dokumen : Laporan, hlm. 19-20)
Rumusan Masalah :
Apakah yang dimaksud dengan dokumen?
Langkah – langkah : 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna dokumen dalam konteks administrasi perkantoran. 2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh jenisjenis dokumen yang sering ditemukan siswa dalam kehidupan sehari-hari. 3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila dokumen-dokumen yang sudah ada dalam suatu organisasi tidak digunakan sebagaimana mestinya dan tidak disimpan dengan benar.
13
Analisis : 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ....................................................................................................
2. Menurut pendapat anda dokumen terbagi menjadi berapa jenis? Sebut dan Jelaskan! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ....................................................................................................
3. Menurut pendapat anda apa sajakah kegunaan dokumen? Sebut dan Jelaskan! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ....................................................................................................
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 1 :
1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jawaban : Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris document yang berarti dokumen. Beberapa definisi dokumen menurut beberapa ahli diantaranya adalah sebagai berikut : a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
14
b. Menurut kamus Bahasa Inggris Webster D., dokumen adalah : 1) Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. 2) Dokumen melengkapi keabstarakan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah bukti atau tesis. c. Menurut Ensiklopedi Administrasi, dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan. d. Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah : 1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. 2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. e. Menurut Ensiklopedi Umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suati hal. Dari beberapa definisi mengenai dokumen tersebut maka dapat disimpulkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
2. Menurut pendapat anda dokumen terbagi menjadi berapa jenis? Sebut dan Jelaskan! Jawaban : Demikian banyaknya jenis dokumen, oleh karena itu untuk membedakannya dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu : 1) Dari Segi Fungsi Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis yaitu :
15
Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor. 2) Dari Segi Ruang Lingkup dan Bentuk Fisiknya Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah, misalnya arca, patung, pakaian adat, uang kuno, keris, dan sebagainya. Dokumen korporal merupakan koleksi musium. b. Dokumen Literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, direkam, dan digambar, seperti buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset, dan sebagainya. Dokumen literal merupakan koleksi perpustakaan. c. Dokumen Privat adalah dokumen berupa surat-surat atau arsip, misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti, laporan dan sebagainya. Dokumen ini disimpan dibagian kearsipan. Dari ketiga macam dokumen tersebut dokumen kantor adala dokumen privat (surat-surat atau arsip). Dokumen privat bersifat tertutup untuk umum, yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat atau arsip yang disimpan oleh suatu organisasi tersebut. 3) Dari Segi Pemakaiannya Dari segi pemakaiannya, dokumen dikelompokkan menjadi empat macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Pribadi adalah surat-surat penting yang berguna untuk kepentingan pribadi, contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, KTP, dan sebagainya.
16
b. Dokumen Niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam trabsaksi jual-beli. Contoh : 1. Packing list
4. Kuitansi
2. Surat pengantar
5. Bill of lading
3. Faktur
6. Letter of credit
c. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai pembuktian dalam kegiatan pemerintahan. Contoh : 1. Undang-undang
4. Keputusan Menteri
2. Peraturan Pemerintah
5. Peraturan Daerah
3. Keputusan Presiden
6. Perjanjian kerja sama antarnegara
d. Dokumen Sejarah adalah surat-surat atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : 1. Teks Proklamasi, Teks Pancasila, Teks Sumpah Pemuda. 2. Rekaman film perjuangan. 3. Monumen yang melambangkan peristiwa bersejarah.
3. Menurut pendapat anda apa sajakah kegunaan dokumen? Jawaban : a. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya. b. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan. e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan. f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara. g. Dapat menjamin keutuhan informasi dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
17
Nama/Kelompok
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal
:
_______________________
No. Presensi
:
_______________________
Lembar Kerja Siswa 2 : Definisi Laporan
Tujuan 1. Dapat memahami pengertian laporan 2. Dapat memahami fungsi laporan 3. Dapat mengetahui dan memahami macam-macam laporan.
Alat : LCD
Media terdiri dari : Slide PowerPoint tentang :
Pengertian laporan
Fungsi laporan
Macam-macam laporan
Beberapa macam contoh laporan (dalam Modul Membuat Dokumen : Laporan, hlm. 21-22)
Rumusan Masalah :
Apakah yang dimaksud dengan laporan?
Langkah Kerja 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna laporan dalam konteks administrasi perkantoran. 2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh macam-macam laporan yang sering ditemukan siswa dalam kehidupan seharihari. 3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila laporanlaporan yang sudah ada dalam suatu organisasi tidak digunakan sebagaimana mestinya dan tidak disimpan dengan benar.
18
Analisis : 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan? ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..........................................................................................................
2. Menurut pendapat anda laporan terbagi menjadi berapa macam? Sebut dan Jelaskan! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..........................................................................................................
3. Menurut pendapat anda apa sajakah fungsi laporan? Sebut dan Jelaskan! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..........................................................................................................
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 2 :
1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan dan apakah ada hubungan antara laporan dengan komunikasi? Jika ada jelaskan alasannya! Jawaban : Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada atasa atau sebaliknya. Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan secara:
Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada bawahan atau sebaliknya; dan
Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama.
19
Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif.
2. Menurut pendapat anda laporan terbagi menjadi berapa macam? Sebut dan Jelaskan! Jawaban : Terdapat berbagai jenis laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan. 1) Laporan Ditinjau dari Segi Waktu Penyajian a. Laporan Rutin Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan periodik. Laporan Rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Contohnya : laporan penjualan produk, laporan pembelian, laporan hasil pelaksanaan tugas rutin. b. Laporan Insidental Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contohnya : laporan hasil penelitian, laporan kegiatan sosial, dan laporan pesaing baru. 2) Laporan Ditinjau dari Segi Penyampaian a. Laporan Lisan Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelaporan mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pemimpin, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa penyampaian laporan melalui telepon, menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan. Hal-hal yang dilaporkan dalam laporan lisan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail,
20
serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang vatal. b. Laporan Tertulis Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau diketik dengan mesin tik atau mesin komputer. Tebal halaman yang diperlukan tergantung dari materi yang ingin disampaikan. Laporan ini bisa berbentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan tertulis ini bawahan dapat menggunakan pendapat atau saran dengan leluasa karena tidak berhadapan langsung dengan atasannya. c. Laporan Visual Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan, foto, film, atau slide. Apabila dibandingkan dengan laporan tertulis,
maka
laporan visual
memerlukan biaya relatif lebih besar. 3) Laporan Ditinjau dari Segi Bentuknya a. Laporan berbentuk surat Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian-bagian surat maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat. Dengan demikian, bagian-bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat, nomor, perihal, tanggal, alamat tujuan, isi surat, salam penutup, nama penanggung jawab, dan tanda tangan. b. Laporan berbentuk formulir Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat. Dengan demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, laporan produksi unit kerja. c. Laporan berbentuk memorandum Yaitu laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat, dan beredar dikalangan intern.
21
d. Laporan berbentuk karangan Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian. e. Laporan berbentuk naskah Yaitu laporan panjang yang berwujud naskah diketik rapi. f. Laporan berbentuk buku Yaitu laporan panjang yang dibuat buku dan penyampaiannya perlu dengan surat pengantar atau memo. 4) Laporan Ditinjau dari Segi Sifat Penyajiannya a. Laporan Informal Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atau tulisan singkat dan dibuat dengan surat atau tulisan singkat. Pembuat laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering kali penyajiannya tanpa disertai dokumen-dokumen yang mendukung materi laporan. Laporan informal dapat dibuat dengan dua cara : secara induktif dikemukakan
terlebih
yaitu fakta-fakta atau data-data
dahulu
baru
kemudian
dibuat
suatu
kesimpulan; kedua, secara deduktif yaitu laporan-laporan dimulai dengan suatu kesimpulan baru diikuti dengan fakta-fakta atau datadata yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih disukai pembaca laporan, karena mereka lebih beminat untuk membaca kesimpulan terlebih dahulu. b. Laporan Formal Lporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti dokumen resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuat laporan harus mampu menginterprestasikan data, agar tidak berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. Dalam pembuatan kesimpulan, unsur subjektivitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan bersifat benar dan objektif. 5) Laporan Ditinjau dari Segi Maksudnya a. Laporan Informatif
22
Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan suatu hal. Karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak memberi analisis. b. Laporan Rekomendasi Laporan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam. 6) Laporan Ditinjau dari Segi Studi Kelayakan Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu program yang akan dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahan masalah, dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif. 7) Laporan Ditinjau dari Segi Keamanan Isinya a. Laporan Biasa Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk. b. Laporan Rahasia Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak mengetahuinya, maka dapat merugikan nama baik seseorang atau instansi atau juga dapat menimbulkan kegelisahan pada segolongan masyarakat. c. Laporan Sangat Rahasia Yaitu laporan yang apabila sampai diketahuai oleh pihak yang tidak berhak, maka dapat
membahayakan keamanan negara atau
menimbulkan kegelisahan masyarakat luas. 8) Laporan Ditinjau dari Segi Kesempurnaan Isinya a. Laporan sementara/ pendahuluan
23
Yaitu laporan yang masih bersifat sementara, dalam arti fakta dan data yang termuat beum lengkap tetapi karena sesuatu alasan terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan itu sendiri dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten. b. Laporan akhir (paripurna) Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang lengkap sehingga penilaiannya dapat lebih sempurna (sebagai susulan dari laporan sementara). Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan sementara tetapi diadakan penyempurnaan-penyempurnaan sesuai dengan kritik-kritik, saran-saran dan tanggapan-tanggapan dari pihak yang kompeten. 9) Laporan Ditinjau dari Segi Jangkauannya a. Laporan Intern Yaitu laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam lingkungan instansi sendiri. b. Laporan Ekstern Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan diluar instansi sendiri. 10) Laporan Ditinjau dari Segi Jumlah Penerimaannya a. Laporan terbatas Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang beberapa orang tertentu. b. Laporan tidak terbatas Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja dapat membacanya. 11) Laporan Ditinjau dari Segi Luas Lingkupnya a. Laporan Umum Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai semua masalah yang perlu dilaporkan. b. Laporan Khusus
24
Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai hal yang khusus. 12) Laporan Ditinjau dari Segi Bidang Kegiatannya a. Laporan bidang substansif Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas operasional suatu instansi/ organisasi/ perusahaan. b. Laporan bidang administratif Yaitu laporan mengenai bidang tugas-tugas penunjang.
3. Menurut pendapat anda apa sajakah fungsi laporan? Sebut dan Jelaskan! Jawaban : Laporan memiliki berbagai macam fungsi, adapun fungsi laporan adalah : a. Sebagai sarana komunikasi vertikal, melalui laporan, dari pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau gagasan terhadap suatu permasalahan. b. Sebagai alat pertanggungjawaban. c. Sebagai alat untuk memberikan informasi penting. d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
25
Nama/Kelompok
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal
:
_______________________
No. Presensi
:
_______________________
Lembar Kerja Siswa 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan
Tujuan 1. Dapat memahami dan menyebutkan syarat-syarat laporan 2. Dapat memahami dan menyebutkan bagian-bagian laporan
Alat :
LCD
Media terdiri dari Slide PowerPoint tentang :
Syarat-syarat laporan
Bagian-bagian laporan
Rumusan Masalah : Apa sajakah syarat-syarat laporan dan ada berapakah bagian-bagian laporan?
Langkah Kerja 1. Mempelajari dan memahami syarat-syarat laporan dan bagian-bagian laporan sesuai dengan kemampuan pemahaman setiap siswa. 2. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, siswa menganalisis dampak apabila dalam penulisan laporan terdapat satu bagian laporan yang tidak dicantumkan.
Analisis : 1. Apa sajakah syarat-sayarat dari laporan? ............................................................................................................................. .............................................................................................................................
26
..........................................................................................................
2. Sebut dan jelaskan bagian-bagian laporan! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..........................................................................................................
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 3 :
1. Apa sajakah syarat-sayarat dari laporan? Jawaban : Adapun syarat-syarat laporan terdiri dari 4 hal, yaitu: a. Objektif Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung pendapatpendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis. Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan disusun berdasarkan
fakta
yang
spesifik.
Penulis
hanya
sebagai
media
penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi sesuatu yang meragukan. b. Menarik Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan. Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat. Dari segi tampilan,
menarik
berarti disajikan dengan
baik
sehingga
mempermudah pembaca memahami isi dari laporan. c. Lengkap Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang dilaporkan.
27
d. Komunikatif Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai.
2. Sebut dan jelaskan bagian-bagian laporan! Jawaban : Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu : a. Pendahuluan Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan sistematika laporan. b. Isi laporan dan Pembahasan Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya guna mendukung rekomendasi yang diberikan. Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara dari proses analisis adalah kesimpulan.
28
c. Penutup/ kesimpulan Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus jelas
dan
bersifat
operasional
serta
diungkapkan
beberapa
konsekuensinya. Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari: a. Halaman judul Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut. b. Daftar isi Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca. c. Pengantar Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan.
29
d. Abstraks Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan. e. Pendahuluan Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika laporan. f. Isi laporan dan pembahasan Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan. g. Penutup/ kesimpulan Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan. h. Rekomendasi/saran Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan. i.
Daftar pustaka Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari bukubuku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.
j.
Lampiran Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau suratsurat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.
30
Nama/Kelompok
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal
:
_______________________
No. Presensi
:
_______________________
Lembar Kerja Siswa 4 : Sistematika Penulisan Laporan
Tujuan 1. Dapat memahami dan menyebutkan sistematika penulisan laporan
Alat :
LCD
Media terdiri dari Slide PowerPoint tentang :
Sistematika Penulisan Laporan
Rumusan Masalah : Bagaimanakah sistematika penulisan laporan yang baik dan benar?
Langkah Kerja 1. Mengidentifikasi kembali fungsi-fungsi laporan. 2. Mengidentifikasi kembali syarat-syarat laporan. 3. Mengidentifikasi kembali bagian-bagian laporan. 4. Mendiskusikan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar untuk kepentingan dalam organisasi. 5. Mendiskusikan apa dampak apabila organisasi mengabaikan syarat-syarat, bagian-bagian, dan tata cara penyususnan laporan yang baik dan benar dalam menyusun laporan untuk kepentingan organisasi.
31
Pengamatan : Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan, kerjasama, dan tanggung jawab tim.
Analisis : 1. Sebutkan beberapa contoh format atau sistematika laporan yang disajikan dalam bentuk naskah! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. .......................................................................................................... 2. Dengan tetap berpegang pada syarat-syarat laporan, uraikan dan jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar! ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ..........................................................................................................
Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 4 :
1. Sebutkan beberapa contoh format atau sistematika laporan yang disajikan dalam bentuk naskah! Jawaban : Berikut ini merupakan beberapa contoh format atau sistematika laporan apabila disajikan dalam bentuk naskah, yaitu: 1. Laporan Infomatif I.
Pengantar
II. Isi laporan III. Penutup 2. Laporan Rekomendasi I. Pengantar II. Isi laporan
32
III. Rekomendasi IV. Penutup 3. Laporan Pertanggungjawaban I. Pengantar II. Isi laporan III. Evaluasi IV. Kesimpulan 4. Laporan Kelayakan I. Pengantar II. Rumusan Masalah III. Alternatif pemecahan masalah dan analisis masing-masing alternatif IV. Evaluasi V. Rekomendasi
2. Dengan tetap berpegang pada syarat-syarat laporan, uraikan dan jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar! Jawaban : Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri dengan tahap penulisan itu sendiri. 1) Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti : -
Hal apa yang akan dilaporkan?
-
Mengapa hal itu dilaporkan?
-
Kapan laporan akan disampaikan?
-
Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung?
33
Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas mengenai : -
latar belakang dan masalah laporan,
-
tujuan laporan,
-
target waktu laporan,
-
data yang relevan untuk disajikan, dan
-
sumber-sumbernya.
2) Pengumpulan dan Penyajian Data Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja. Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang. 3) Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat. 4) Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
34
Nama/ NIS
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal :
_______________________
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : PRODUK Analisis Produk 1a : 1. Deskripsikanlah definisi dokumen sesuai dengan bahasa Anda sendiri? 2. Jelaskanlah perbedaan dokumen dinamis dengan dokumen statis jika dokumen dilihat dari segi fungsinya! Sebutkan pula masing-masing contohnya! 3. Korelasikanlah fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari. (Deskripsikanlah jawaban saudara secara singkat, padat, dan jelas)! Analisis Produk 1b : 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan dan apakah ada hubungan antara laporan dengan komunikasi? Jika ada jelaskan alasannya! Analisis Produk 1c : 1. Sebut dan jelaskan syarat-syarat dan bagian-bagian laporan! Analisis Produk 1d : 1. Deskripsikanlah tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar!
Kunci Lembar Penilaian Produk 1a 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jawaban : Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris document yang berarti dokumen.
35
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.
2. Jelaskanlah perbedaan dokumen dinamis dengan dokumen statis jika dokumen dilihat dari segi fungsinya! Sebutkan pula masing-masing contohnya! Jawaban : Dari Segi Fungsi Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis yaitu :
Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor. 3. Deskripsikanlah fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari. (Deskripsikanlah jawaban saudara secara singkat, padat, dan jelas)! Jawaban : Fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari, aplikasinya yakni: Dalam fungsi ini pembuatan dokumen ditujukan agar isi dokumen dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukannya. Misalnya saja laporan keuangan, laporan ini dibuat agar pihak-pihak terkait dengan bidang ini dapat
36
mengetahui keadaan keuangan selama satu periode tertentu dan agar laporan keuangan ini dapat menjadi pendukung pembuatan keputusan mengenai keuangan perusahaan untuk periode berikutnya. Kunci Lembar Penilaian Produk 1b 1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan dan apakah ada hubungan antara laporan dengan komunikasi? Jika ada jelaskan alasannya! Jawaban : Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada atasa atau sebaliknya. Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan secara:
Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada bawahan atau sebaliknya; dan
Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama.
Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif. Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan, tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. Kunci Lembar Penilaian Produk 1c 1. Sebut dan jelaskan syarat-syarat dan bagian-bagian laporan! Jawaban : Adapun syarat-syarat laporan terdiri dari 4 hal, yaitu:
37
a. Objektif Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung pendapatpendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis. Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan disusun berdasarkan
fakta
yang
spesifik.
Penulis
hanya
sebagai
media
penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi sesuatu yang meragukan. b. Menarik Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan. Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat. Dari segi tampilan,
menarik
berarti disajikan dengan
baik
sehingga
mempermudah pembaca memahami isi dari laporan. c. Lengkap Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang dilaporkan. d. Komunikatif Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai. Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu : a. Pendahuluan Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan sistematika laporan.
38
b. Isi laporan dan Pembahasan Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya guna mendukung rekomendasi yang diberikan. Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara dari proses analisis adalah kesimpulan. c. Penutup/ kesimpulan Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus jelas
dan
bersifat
operasional
serta
diungkapkan
beberapa
konsekuensinya. Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari: a. Halaman judul
39
Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut. b. Daftar isi Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca. c. Pengantar Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan. d. Abstraks Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan. e. Pendahuluan Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika laporan. f. Isi laporan dan pembahasan Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan.
40
g. Penutup/ kesimpulan Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan. h. Rekomendasi/saran Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan. i.
Daftar pustaka Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari bukubuku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.
j.
Lampiran Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau suratsurat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.
Kunci Lembar Penilaian Produk 1d 1. Deskripsikanlah tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar! Jawaban : Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri dengan tahap penulisan itu sendiri. 1) Tahap Persiapan Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti : -
Hal apa yang akan dilaporkan?
-
Mengapa hal itu dilaporkan?
-
Kapan laporan akan disampaikan?
-
Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung?
41
Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas mengenai : -
latar belakang dan masalah laporan,
-
tujuan laporan,
-
target waktu laporan,
-
data yang relevan untuk disajikan, dan
-
sumber-sumbernya.
2) Pengumpulan dan Penyajian Data Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja. Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang. 3) Sistematika Laporan Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat. 4) Penulisan Laporan Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
42
Format Lembar Penilaian Produk
No. 1.
2. 3. 4.
Analisi Produk
Skor Maksimum
Analisi Produk 1a : - No. 1 - No. 2 - No. 3 Analisi Produk 1a : - No. 1 Analisi Produk 1a : - No. 1 Analisi Produk 1a : - No. 1 Jumlah
Skor Asesmen
5 10 15 15 30 25 100
Malang, 15April 2014 Siswa,
Guru Pengajar,
(........................................)
(SITI JUNAIDA) NIM 120412402990
Dosen Pembimbing,
(........................................)
43
Nama/ NIS
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal :
_______________________
LEMBAR PENILAIAN 2 : KINERJA PROSES
Proses
:
Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar yang meliputi tahap-tahap berikut: a. Tahap Persiapan b. Pengumpulan dan Penyajian Data c. Sistematika Laporan d. Penulisan Laporan
Prosedur
:
1. Siapkan data-data perjalanan dinas yang telah anda temukan baik dari modul maupun yang telah didownload dari internet serta didukung alat tulis kantor anda. 2. Siswa melakukan penyusunan laporan perjalanan dinas berdasarkan tata cara penyusnan laporan secara baik dan benar sesuai dengan yang telah dipelajari di awal penjelasan teori hingga menjadi laporan perjalanan dinas yang informatif. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
44
Format Asesmen Kinerja Proses
No
Rincian Tugas Kinerja
1.
Tahap Persiapan : - Kemampuan mengurutkan proses - Kemampuan mengidentifikasi latar belakang pembuatan laporan Tahap Pengumpulan dan Penyajian Data : - Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan Sistematika Laporan - Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan Tahap Penulisan Laporan - Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan Penyelesaian dan hasil - Ketelitian - Kerapian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan Jumlah
2
3.
4
5.
Skor Maksimum 5 10
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 100
45
Skor Asesmen Oleh siswa Oleh guru sendiri
Malang, 15April 2014 Siswa,
Guru Pengajar,
(........................................)
(SITI JUNAIDA) NIM 120412402990
Dosen Pembimbing,
(........................................)
46
Nama/ NIS
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal :
_______________________
LEMBAR PENILAIAN 3 : KINERJA PSIKOMOTOR
Prosedur : 1. Disediakan data-data perjalanan dinas yang masih belum diurutkan berdasarkan waktu dan tempatnya sebanyak 5 data berbeda untuk lima kelompok. 2. Tugasi siswa untuk menyusun laporan dinas secara baik dan benar serta informatif. 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
No
Rincian Tugas Kinerja
1
Menyiapkan peralatan yang akan digunakan dalam penyusunan laporan dinas Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur penyusunan laporan dinas Mengidentifikasikan
2.
3
4
Skor Maksimum 20
20
20 20
47
Skor Asesmen Oleh siswa Oleh guru sendiri
5
ketrampilan yang ada dalam penyusunan laporan dinas Mengindentifikasikan kerapian mulai dari tahap persiapan hingga data-data acak tersebut menjadi satu laporan dinas yang baik, benar, dan informatif Jumlah
20
100 Malang, 15April 2014
Siswa,
Guru Pengajar,
(........................................)
(SITI JUNAIDA) NIM 120412402990
Dosen Pembimbing,
(........................................)
48
Nama/ NIS
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal :
_______________________
LEMBAR PENILAIAN 4 : FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No. 1 2 3 4 5 6
7
Rincian Tugas Kinerja (RTK) Teliti, tekun, cekatan Jujur Loyal Disiplin Dapat dipercaya Dapat menyimpanan rahasia Kreatif-inovatif
Memerlukan Menunjukkan Memuaskan perbaikan (D) kemajuan (C) (B)
Malang, 15 April 2014 Pengamat
(SITI JUNAIDA) NIM 120412402990
49
Sangat baik (A)
Nama/ NIS
:
_______________________
Kelas
:
_______________________
Hari/Tanggal :
_______________________
LEMBAR PENILAIAN 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa tersebut menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial
No.
Rincian Tugas
Memerlukan
Menunjukkan Memuaskan
Sangat
Kinerja (RTK)
perbaikan (D)
kemajuan (C)
baik (A)
1
Berkomunikasi
2
Bekerjasama
3
Melayani
(B)
Malang, 15 April 2014 Pengamat
(SITI JUNAIDA) NIM 120412402990
50
