Releasenotes FileLinx versie 2.9.6
Schiphol-Rijk 22 oktober 2012 Versie 1.0
Inhoudsopgave
Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Nieuwe modules...................................................................................................................................... 4 E-mailberichten automatisch classificeren ......................................................................................... 4 FileShare .............................................................................................................................................. 5 FileLinx gebruiken op uw smart phone ............................................................................................... 6 Nieuwe functies ....................................................................................................................................... 8 Verzenden van een item per e-mail .................................................................................................... 8 Thumbnails in zoekoverzicht ............................................................................................................... 9 Uitbreidingen......................................................................................................................................... 10 Tonen van EML-berichten ................................................................................................................. 10 Geavanceerde zoekopdrachten ........................................................................................................ 10 Link in e-mailbericht gebruiken zonder in te loggen ......................................................................... 10 Direct downloaden van bestand ....................................................................................................... 11 Verbergen system definitions ........................................................................................................... 11 Nieuwe stappen in de workflowstudio ............................................................................................. 12 Taak en chatbericht aanmaken bij een item ..................................................................................... 12 Rapportage in de modelleerstudio.................................................................................................... 13 FileLinx functies ................................................................................................................................. 13 Aanpassingen ........................................................................................................................................ 14 Snelheidsverbeteringen .................................................................................................................... 14 Extern dossier uitgebreid met documentrechten ............................................................................. 14 Asynchrone uitvoering workflowproces ........................................................................................... 14 Sorteren op datum in intranetcategorie ........................................................................................... 15 Kleine aanpassingen en bugfixes ........................................................................................................... 16
Inleiding
In dit document wordt een overzicht gegeven van de aanpassingen en vernieuwingen van versie 2.9.6 van FileLinx. Het document beschrijft een aantal nieuwe modules die afzonderlijk verkrijgbaar zijn en alleen gebruikt kunnen worden met een geldige licentie. Neem voor een uitbreiding van uw licentie contact op met onze verkoopafdeling via
[email protected] of bel naar 088 8503700. In versie 2.9.6 zijn naast nieuwe modules toegevoegd ook functies uitgebreid en aangepast. Deze uitbreidingen en aanpassingen worden automatisch geïnstalleerd wanneer uw FileLinx omgeving wordt bijgewerkt naar versie 2.9.6. Mocht u naar aanleiding van de inhoud van deze release notes vragen hebben, neem dan contact op met onze verkoopafdeling (
[email protected]) of onze support-afdeling (
[email protected]) of bel naar 088 8503700. Met vriendelijke groet, Directie en medewerkers van FileLinx Benelux
Nieuwe modules E-mailberichten automatisch classificeren Het doel van deze functie is om alle e-mails in een mailbox te importeren en te classificeren als item in FileLinx gebaseerd op diverse regels. E-mails kunnen staan op een mailserver die via imap is te bereiken. Op de server kan een specifieke map worden aangemaakt waaruit de e-mails gehaald worden die vervolgens automatisch worden overgenomen in FileLinx als item. Verschillende mogelijkheden in deze functie zijn: 1. Op basis van kenmerken in de e-mail van de afzender, de tekst in het onderwerp of tekst in het tekstveld kan worden bepaald van welk object een item wordt aangemaakt; 2. Voeg de e-mail met eventuele bijlagen toe aan het item dat automatisch wordt aangemaakt; 3. Verwerk de mogelijk aanwezige data in de tekst van de e-mail in de metadata van het item; Bijvoorbeeld: Wanneer een object het veld ‘klantnummer’ bevat en in de e-mail staat de tekst ‘klantnummer:’ dan wordt de waarde die volgt na ‘:’ in het betreffende veld geplaatst. De waarde die wordt uitgelezen eindigt met een zelf op te geven symbool. 4. Voeg bijlagen in een e-mailbericht toe aan het item. Bijvoorbeeld in de situatie dat aan een e-mailbericht een bestand is toegevoegd met de naam ‘pasfoto.jpg’ dan zal dat bestand worden geplaatst in het bestandsveld dat ‘pasfoto’ heet; 5. De inhoud van het onderwerpveld, tekstveld, afzender en datum kunnen automatisch worden overgenomen in het item.
Mogelijke toepassingen van deze functie zijn:
Het automatisch aanmaken van tickets in FileLinx voor een supportdesk; In combinatie met reporting service kan een kant en klare brochure of rapport gemaakt worden op basis van een e-mail waarin de variabele teksten en foto’s zijn opgenomen. Denk aan bijvoorbeeld makelaarskantoren; Het vastleggen van errors uit een errorlog met mailfunctie; Het archiveren van faxen of geautomatiseerde orders; Grip krijgen op de uitgaande e-mailstroom van de organisatie;
De module ‘E-mailberichten automatisch classificeren’ is als afzonderlijke module te verkrijgen.
FileShare De module FileShare maak het mogelijk om documenten en bestanden in uw FileLinx omgeving te delen met personen die niet de beschikking hebben over een FileLinx-account. Per bestand kan aangegeven worden wie toegang krijgt tot dat bestand. Dit gebeurt door het aanmaken van een gebruikers-account. In dit gebruikers-account wordt een e-mailadres opgegeven dat tevens de inlognaam is. Het bijhorende wachtwoord geeft u ook op bij het aanmaken van het account. Naar het opgegeven e-mailadres wordt op basis van een ingesteld template een notificatie verzonden dat een gebruikers-account is aangemaakt waarmee toegang kan worden verkregen tot het gedeelde bestand.
De link verwijst naar een speciaal op te maken pagina waarop de geadresseerde kan inloggen en de bestanden bekijken, downloaden, eventueel goedkeuren en voorzien van een opmerking. Ook bestaat de mogelijkheid een nieuwe versie van het bestand te uploaden met behoud van versiebeheer.
FileLinx gebruiken op uw smart phone Alle informatie uit FileLinx kunt u raadplegen via de app voor uw smart phone en is geschikt voor iOS (iPhone en iPad)vanaf versie 5.0 en Android (Samsung, HTC etc.) vanaf versie 2.3.
Voorbeeld van het inlogscherm van de app
De volgende functionaliteiten zijn beschikbaar via uw smart phone:
Zoeken door de FileLinx omgeving Details van items bekijken o Vanuit de zoekactie o Gerelateerde items o Laatste tien toegevoegde items Document viewer o Documenten en e-mailberichten worden indien mogelijk als voorbeeld getoond o Documenten zijn te openen in aanwezige applicaties op de smart phone Workflowtaken afhandelen o Bekijken van taken o Accepteren van taken o Afwijzen van taken Instant messaging (Chat)
Voorbeeld van het startscherm
Voorbeeld van het raadplegen van gedetailleerde informatie
Voorbeeld van de resultaten van een zoekactie
De FileLinx app wordt automatisch geïnstalleerd tijdens de upgrade. Per gebruiker is een geldige licentie voor het gebruik van de app noodzakelijk. Op het gebruikers-object kan op het tabblad Licentie gekozen worden of de gebruiker een licentie heeft voor het gebruik van de FileLinx app.
Voorbeeld van het tonen van een voorbeeld van een document
Nieuwe functies Verzenden van een item per e-mail Het per e-mail verzenden van een item in FileLinx is uitgebreid met een venster waarin het onderwerp en de inhoud van het bericht getoond wordt en eventueel aangepast kan worden. Per bijlage kan een keuze worden gemaakt om deze wel of niet mee te zenden.
. Details voor beheerders: De inhoud van het bericht wordt opgebouwd volgens een template dat te vinden is in het object System-Email-template. Het item heet: ‘Global default e-mail template’. In dit template zijn veel FileLinxfuncties opgenomen die ook in andere templates of toepassingen van FileLinx gebruikt kunnen worden. Onder Systeem-instellingen, Systeem, System-email-template is een verwijzing opgenomen naar dit template dat wordt gebruikt bij de verzending van een item. Voorbeeld van het e-mailbericht bij verzending van een marketing campaign In de wizard van de marketing campaign is een Preview button opgenomen waarmee een voorbeeld van het bericht wordt getoond. Het bericht wordt getoond op basis van het eerste beschikbare record van de lijst met geadresseerden. Het aanpassen van het e-mailtemplate of de inhoud is in de voorbeeldweergave niet mogelijk.
Thumbnails in zoekoverzicht Bij de standaard zoekopdracht kunt u kiezen om de resultaten te tonen in regels (zoals gebruikelijk) of te tonen in thumbnails. Naast het zoekfilter staan twee iconen waarmee u uw voorkeur kunt aangeven.
Deze iconen komt u ook tegen in het venster van de gerelateerde items.
De documenten en bestanden in het zoekresultaat worden getoond als thumbnails. Wanneer het niet mogelijk is om een voorbeeld te maken van het document wordt het bijbehorende bestandsicoon getoond.
Het bestand of document wordt in de voorbeeldweergave getoond nadat u op een thumbnail hebt geklikt. Het klikken op de tekst onder de thumbnail navigeert direct naar het betreffende item. Meerdere bestanden behorende bij hetzelfde item worden afzonderlijk getoond in de thumbnail weergave. Wanneer dat ongewenst is kan de optie ‘Group’ worden aangevinkt die de documenten groepeert op het item waarbij ze horen. De functie ‘Group’ vindt u boven de zoekresultaten.
Uitbreidingen Tonen van EML-berichten De voorbeeldweergave van documenten in FileLinx is uitgebreid en kan nu ook EML berichten tonen. EML is het formaat waarin Outlook Express e-mailberichten opslaat. De e-mailberichten die door de FileLinx workflow worden verstuurd zijn ook EML berichten. Het is mogelijk de voorbeeldweergave uit te breiden met bestandsformaten die in uw organisatie veel worden gebruikt. Informeer naar de mogelijkheden bij onze verkoopafdeling (
[email protected]). Geavanceerde zoekopdrachten Bij het opslaan van de geavanceerde zoekopdracht kan worden gekozen voor: Show related ID columns
Toont de objectIDs van de gerelateerde items in de kolom voor de verwijzing naar het gerelateerde item. Dit kan handig zijn voor het opnieuw importeren van bewerkte, uit FileLinx geëxporteerde, data en voor gebruik in rapporten.
Show deleted items
Toont in de resultaten van de zoekopdracht ook de items die zich in de Deleted view (prullenbak) bevinden.
Disable security check for related items
Met deze optie actief worden de gerelateerde items waarnaar wordt verwezen in de zoekopdracht getoond zonder dat de betreffende gebruiker lid is van de view waarin die gerelateerde items staan. Deze optie staat op een afzonderlijk tabblad en is daardoor eventueel af te schermen voor gebruikers. Uiteraard blijft de keuze voor de categorie en inhoud van zoekopdracht beperkt tot de rechten van de gebruiker.
Link in e-mailbericht gebruiken zonder in te loggen Bij het klikken op een link in het e-mailbericht dat verstuurd is door de abonnement functie (subscription service), is het opgeven van de inloggegevens niet langer nodig. Wanneer de desktopmanager actief is wordt de gebruiker automatisch ingelogd. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de inlogintegratie met Windows heeft deze nieuwe functie geen gevolgen.
Direct downloaden van bestand In versie 2.9.5 zijn de Configuration Access Rights geïntroduceerd waarmee op groepsniveau specifieke functies van FileLinx toegankelijk of ontoegankelijk kunnen worden. In versie 2.9.6 komt hier het recht Allow DirectDownload bij. Deze geeft de gebruiker de mogelijkheid om een bestand direct te downloaden zonder de previewer te gebruiken. Vooral bij grote PDF bestanden biedt dit veel tijdwinst.
Voorbeeld van een bestand dat via het icoon direct gedownload kan worden
Verbergen system definitions In het rechtenbeheerscherm is een vinkje opgenomen waarmee het tonen van system definitions wordt ingeschakeld in het linker scherm met beschikbare defitions. Bij het openen van de pagina worden de system definitions standaard niet getoond. Het vinkje ‘Include system types’ is te vinden boven de velden met definitions.
Voorbeeld van het tonen van system definitions
Nieuwe stappen in de workflowstudio In de workflowstudio zijn twee nieuwe stappen toegevoegd. Create report
In deze stap kan in samenwerking met de reportingservice een rapport worden aangemaakt en opgeslagen in de formaten PDF, DOC en XLS. Goed te gebruiken voor bevestigingen van bestellingen en afhandelen van processen. Ook kan deze functie worden gebruikt als alternatief voor Word merge. Export data
Deze functie maakt het mogelijk om een export connector met de workflow te starten. Ook kan hier een filter voor een specifiek item waarop de workflow acties is, worden opgegeven.
Taak en chatbericht aanmaken bij een item Op ieder item in FileLinx is in de knoppenbalk dit symbool opgenomen waarmee voor het specifieke item een taak of bericht voor een gebruiker aangemaakt kan worden.
Voorbeeld van het venster waarin een taak of chatbericht aangemaakt kunnen worden
zet een taak (workflowtaak) uit bij de geselecteerde gebruiker waarin naar het betreffende item wordt verwezen. De boodschap wordt in de taakomschrijving getoond. Ook kan een vervaldatum van de taak worden opgegeven. maakt een chatbericht aan voor de geselecteerde gebruiker waarin een link naar het betreffende item is opgenomen. De boodschap wordt als een chatbericht getoond. Details voor beheerders: De taak voor de gebruikers is afgehandeld nadat accepteren of weigeren is geklikt. Op deze items kan een workflow worden ingericht waarmee extra stappen aan dit proces toegevoegd kunnen worden.
Rapportage in de modelleerstudio Het rapport ‘classification overview’ bevat nu de nummers van de velden. Een voorbeeld hiervan is {field1234}. Dit rapport kunt u gebruiken tijdens het modelleren wanneer u de veldnummers nodig hebt in verwijzingen. FileLinx functies Onderstaande functies kunnen gebruikt worden in de workflow als voorwaarde (conditie) en in het samengestelde veld. - {YEAR()} = Geeft huidig jaartal weer - {MONTH()} = Geeft huidige maandnummer weer - {DAY()} = Geeft huidige dagnummer weer - {WEEK()} = Geeft huidige weeknummer weer - {HOUR()}= Geeft huidig uur weer Bovenstaande functies kunnen ook een datum als parameter bevatten. Bijvoorbeeld: {MONTH(2011-12-07)} geeft 12 terug. Indien een datum ook een tijd bevat is de syntax: {MONTH(2011-12-07 14:11:07)} Ook de functie {field1234} kan als parameter gebruikt worden indien het veld een datum bevat. Bijvoorbeeld: {MONTH({field1234})} geeft het maandnummer weer van de datum in field1234.
Aanpassingen
Snelheidsverbeteringen Op veel plaatsen in FileLinx is de snelheid verbeterd van het zoeken en ophalen van informatie. Plaatsen waarop merkbare verbeteringen zijn doorgevoerd:
Uitvoeren standaard zoekopdracht in de zoekregel of in de desktopmanager; Ophalen van gerelateerde items; Ophalen van informatie in keuzevenster (selectbox); Ophalen van informatie in de volgende webparts: o Nieuws; o Weergave van het aantal nieuwe en bestaande taken; o Geavanceerde zoekresultaten; Ophalen en tonen van informatie via een geavanceerde zoekopdracht; o Opgeslagen zoekopdrachten worden direct in de database opgeslagen waardoor uitvoeren van de zoekopdracht sneller is en de zoekopdracht hergebruikt kan worden, ook buiten FileLinx met bijvoorbeeld de reporting service. o Informatie uit een geavanceerde zoekopdracht op de homepage is hierdoor ook versneld;
Extern dossier uitgebreid met documentrechten De bewerkingsmogelijkheden voor documenten en bestanden die gedeeld zijn in een extern dossier (WTA dossier) zijn overeenkomstig het rechtenniveau dat de gebruiker toegewezen heeft gekregen. De situatie op het bewerken, toevoegen en verwijderen van documenten is als volgt: Beheerders
Kunnen informatie van items en bijbehorende documenten bekijken, bewerken, verwijderen en nieuwe documenten aan het item toevoegen.
Bewerkers
Kunnen informatie van items en bijbehorende documenten bekijken en bewerken.
Kijkers
Kunnen informatie van items en bijbehorende documenten bekijken
Het toevoegen en bewerken van documenten en informatie is afhankelijk van de licentie die de externe gebruiker heeft. Rechten voor de externe gebruikers zijn in te stellen in de basisgegevens van het externe dossier.
Asynchrone uitvoering workflowproces Het workflowproces wordt asynchroon uitgevoerd. Dat houdt in dat u na het opslaan van een item niet hoeft te wachten totdat de workflow gelopen heeft. Vooral in situaties waarin reporting service wordt gebruikt heeft de workflow veel tijd nodig om de taken af te ronden. Voorheen moest de gebruiker daarop wachten.
Sorteren op datum in intranetcategorie Wanneer in een categorie van het intranet de titels van alle CMS items beginnen met een datum volgens het formaat yyyy-MM-dd wordt de sortering van de categorie automatisch aangepast naar aflopend op datum.
Kleine aanpassingen en bugfixes - Een probleem dat erin resulteerde dat autofill niet altijd goed werd uitgevoerd is verholpen; - Het probleem dat na het verwijderen van een item uit een extern dossier het scherm niet werd ververst is verholpen; - Het probleem dat als een linxtype werd aanmaakt met een naam welke al bestond een property field werd aangemaakt bij ieder linxtype in classify is verholpen; - Het probleem in het grafische gedrag van de grafiekwebpart bij meerdere balken naast elkaar de waarbij de 0 niet in acht werd genomen is verholpen; - De timeout voor het inloggen op de security service van de import wizard is ingesteld op 30 minuten; - Het is niet meer nodig om de bestandspaden in het item systeeminstellingen te voorzien van een \ aan het einde; - Het scherm waarin gekozen kan worden voor een Word template bij de merge functie is vergroot; - Tijdens de installatie wordt gecontroleerd of de versie van de database overeenkomt met de versie van het portaal; - Het probleem dat de geëxporteerde CSV bestanden kolom headers bevatten met aan het einde overbodige spaties is opgelost; - Het probleem dat een ‘afbeelding niet gevonden’ icoon werd getoond in een CMS item waaraan geen afbeelding is toegevoegd is opgelost; - Het probleem waarbij een runtime error ontstond bij het uploaden van een bestand aan een webpage is opgelost; - Het probleem dat items die zich in de deleted view bevonden werden getoond op het intranet is opgelost.
