KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR : 572/SK/2012 TENTANG PENGELOLAAN SURAT MENYURAT DAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA Menimbang
:
a.
b. c.
Mengingat
:
bahwa untuk kelancaran pengelolaan surat menyurat dan pengelolaan arsip di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya, perlu dibuat sistem pengelolaan surat menyurat dan arsip secara elektronik di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; bahwa telah dibuat manual prosedur Sistem Informasi Surat (SIAS) di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; bahwa sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, perlu diterbitkan Keputusan Rektor Universitas Brawijaya;
1. 2. 3. 4. 5.
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan; Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009; 7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010; 8. Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor 080/O/2002; 9. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 346/PER/2012, tentang Tata Persuratan di lingkungan Universitas Brawijaya; 10. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006, tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya; MEMUTUSKAN :
Menetapkan
:
KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PENGELOLAAN SURAT MENYURAT DAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Pertama
:
Kedua
:
Ketiga
:
Menetapkan Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Surat Menyurat dan Arsip secara Elektronik berdasarkan Sistem Informasi Surat (SIAS) di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; Menetapkan manual prosedur Sistem Informasi Surat (SIAS) sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini untuk dilaksanakan di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya; Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya; Ditetapkan di Pada Tanggal
: :
Malang 7 Desember 2012
Rektor, ttd. Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito NIP. 195101221979031002 Tembusan Yth. : 1. Pembantu Rektor UB; 2. Dekan Fakultas/Dir. Pascasarjana UB; 3. Ketua Program di lingkungan UB; 4. Ka. Lembaga/Ka. Biro di lingkungan UB; 5. Kabag. di lingkungan Kantor Pusat UB; 6. Kasubbag. di lingkungan Kantor Pusat UB; skr-2012-607-surat elektronik
Turunan sesuai dengan aslinya Biro Adm. Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya, Kepala Bagian Umum, Drs. Kadri, MM NIP. 196209141981031001
LAMPIRAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA NOMOR : 572/SK/2012 TANGGAL : 7 DESEMBER 2012
MANUAL PROSEDUR SISTEM INFORMASI SURAT (SIAS) DI LINGKUNGAN KANTOR PUSAT UNIVERSITAS BRAWIJAYA A. Tujuan : Manual prosedur pengurusan surat menyurat secara elektronik atau yang disebut sebagai Sistem Informasi Surat (SIAS) adalah, proses dan prosedur yang baku mengenai penanganan suratsurat dinas yang masuk dan keluar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan ditangani secara efektif, efisien dan tepat sasaran. Tujuan disusun manual prosedur ini adalah untuk : - Tertibnya mekanisme pelayanan pada sub bagian Tata Usaha dan HTL. - Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak pengguna. - Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses pelayanan surat dan arsip. - Terkoordinasinya unit-unit yang berhubungan dengan proses surat-menyurat. - Menjamin terpenuhinya buku mutu pelayanan terhadap pihak yang membutuhkan layanan pengurusan surat masuk dan keluar agar terdapat kesesuaian dalam penanganan suratsurat dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan bisa ditangani secara efektif dan tepat sasaran. - Membangun Sistem Surat menyurat secara elektronik - Mengembangkan aplikasi sistem kearsipan secara elektronik - Mengatur lalu lintas surat menyurat di lingkungan UB B. Ruang Lingkup : Ruang lingkup meliputi semua surat-surat dinas di lingkungan Universitas Brawijaya. C. Definisi : Surat Surat Masuk
Surat Keluar
: adalah pernyataan tertulis yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. : adalah semua surat-surat yang masuk dari instansi lain dan unit-unit kerja di luar Kantor Pusat Universitas Brawijaya yang bersifat dinas di lingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya. : adalah semua surat-surat dinas yang dikeluarkan oleh pimpinan, dalam hal ini adalah Rektor, Pembantu Rektor dan Kepala Biro di lingkungan Universitas Brawijaya yang ditujukan kepada internal : unit kerja/fakultas di lingkungan Universitas Brawijaya; eksternal : instansi pemerintah maupun swasta; serta perorangan (prive).
D. Referensi : Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. E. Garis Besar Prosedur Surat Masuk Elektronik : 1. Kasubag TU dan HTL menerima surat dan mengklasifikasikan surat dinas dan pribadi kemudian membuka dan membaca surat masuk serta dilanjutkan dengan memberi kode perihal surat masuk untuk kemudian diserahkan kepada Kabag. Umum; 2. Kabag. Umum membaca surat masuk dan memberi arahan sesuai dengan tujuan dan perihal surat, kemudian diserahkan kepada operator SIAS untuk di input ke Sistem; 3. Operator menginput surat ke dalam sistem dan mendistribusikan sesuai dengan arahan Kabag. Umum, arahan tersebut ditujukan kepada Rektor, PR I, II, II dan Ka. Biro (BAK, BAAK, BAKP, BAUK) untuk kemudian arahan tersebut diproses oleh masing2 operator SIAS di masing-masing bagian sesuai dengan isi disposisi pimpinan masing-masing. F. Garis Besar Prosedur Surat Keluar Elektronik: 1. Menjawab Disposisi Surat Masuk : a. Kasubbag mulai mengkonsep surat berdasarkan disposisi Surat masuk dari Kabag; b. Kemudian Draft/konsep surat tadi diberikan kepada Kabag untuk dikoreksi, apabila masih ada yang salah maka surat dikembalikan kepada Kasubbag untuk dibetulkan , bila sudah benar sesuai dengan yang dimaksud maka surat keluar bisa ditandatangani
sesuai dengan permintaan. Tetapi apabila surat keluar tersebut membutuhkan tanda tangan pimpinan tertinggi lagi maka Kabag hanya memberi paraf. c. Selanjutnya surat keluar diserahkan kepada Ka.Biro untuk dikoreksi lebih lanjut. Begitu pun prosesnya sama seperti pada waktu dikoreksi oleh Kabag apabila yang tanda tangan pimpinan lebih tinggi lagi Ka. Biro hanya memberi paraf. d. Selanjutnya surat keluar diteruskan kepada pimpinan tertinggi lagi yaitu Pembantu Rektor. Prosesnya sama seperti pada waktu di koreksi oleh Kabiro ,apabila yang tanda tangan surat keluar adalah Rektor maka Pembantu Rektor mengoreksi dan memberikan paraf. e. Kemudian diteruskan ke Rektor untuk dimintakan tanda tangan. f. Surat keluar yang sudah ditandatangani oleh Pejabat terkait diberikan kembali kepada Kasubbag yang mengkonsep surat awal tadi. g. Surat keluar diserahkan kepada kasubbag Tata Usaha dan HTL. h. Disitulah surat keluar diproses dan diberi barcode, stempel dan diarsipkan secara elektronik oleh Kasubbag Tata Usaha dan HTL. i. Kemudian fisik Surat keluar diserahkan dari Kasubbag. TU dan HTL kepada petugas untuk didistribusikan ke alamat yang dituju sesuai alamat yang tertera di amplop surat. j. Dan Arsip surat keluar akan terarsip secara otomatis dengan menggunakan media Elektronik. 2. Membuat Surat Keluar Berdasarkan Perintah/Ide : a. Kabag, Kabiro, Pembantu Rektor dan Rektor memerintahkan staff bawahannya untuk mengkonsep surat keluar berdasarkan perintah/ide. b. Prosesnya sama seperti menjawab surat keluar berdasarkan disposisi surat masuk. Misalnya: Membuat undangan, Edaran, Pengumuman, Himbauan, dll. Sampai surat keluar tersebut diserahkan ke Kasubbag TU untuk diberi barcode, stempel dan diarsipkan secara Elektronik dan fisik surat didistribusikan sesuai dengan alamat yang di tuju. Dan arsip surat keluarpun akan tersimpan secara otomatis.
G. Bagan Alir PROSEDUR SURAT MASUK Kasubbag TU dan HTL
Kabag. Umum
Rektor
Pembantu Rektor
Kepala Biro
Kepala Bagian
Kepala Subbagian
Mulai
Surat
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Mengklasifikasi kan surat Dinas & Pribadi Membaca Surat masuk
Membaca arahan /isi disposisi
Membaca arahan /isi disposisi
Membaca arahan / isi disposisi
Membaca arahan /isi disposisi
Melaksanakan arahan/ isi disposisi
Membuka & membaca surat masuk Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Arahan/disposisi
Memberi Kode perihal surat masuk
Surat
Operator SIASInput Data dan Arahan
Kendali
Tindak Lanjut / membalas surat masuk
Selesai
Tindak Lanjut / membalas surat masuk
Selesai
Tindak Lanjut / membalas surat masuk
Selesai
Tindak Lanjut / membalas surat masuk
Selesai
Selesai
PROSEDUR SURAT KELUAR Kepala Subbagian
Kepala Bagian
Kepala Biro
Pembantu Rektor
Mengkonsep surat
Mengkonsep surat
Mulai
Rektor
Kasubbag TU dan HTL
Mengkonsep surat Surat
Draf/konsep surat
Mengkonsep surat
Draf/konsep surat
Setuju ?
Tidak/revisi
Ya
Surat
Surat
Surat
Memeriksa Draf/ konsep surat Menandatangani Surat
Memberi Paraf
Surat
Surat
Menandatangani Surat
Surat
Memberi Paraf
Menandatangani Surat
Surat
Surat
Memberi Stempel dan Nomor surat
Surat
1 Mengirimkan Surat
Menandatangani Surat
2
Memberi Paraf
3 Surat
Surat
4
Mengirimkan Surat
Mengirimkan Surat
Mengirimkan Surat
Mengirimkan Surat
Mengirimkan Surat
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Rektor,
ttd.
Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito NIP. 195101221979031002
Selesai
