Reguleringsmanagement in Vlaanderen Beheerskosten van regelgeving
Dienst Wetsmatiging • Ellen Vermoesen – coördinator dienst Wetsmatiging • Departement Bestuurszaken • De dienst Wetsmatiging zorgt voor de beleidsvoorbereiding en evaluatie, coördinatie, adviesverlening en opvolging van de beleidsuitvoering op het gebied van het reguleringsmanagement. De dienst beheert projecten met betrekking tot administratieve vereenvoudiging en kwaliteitsverbetering van de regelgeving en biedt op dat vlak begeleiding en ondersteuning aan de entiteiten van de beleidsdomeinen.
2
Reguleringsmanagement = Kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging • Doelstellingen – Organiseren optimaal regelgevingsproces – Ontwikkelen (meet-)instrumenten – Verankeren reguleringsmanagement – Aansturen van de actoren – Monitoren en communiceren
Vlaams reguleringsmanagement • Kwaliteitsvolle regelgeving – – – – –
Acht kenmerken van goede regelgeving Reguleringsimpactanalyse (RIA) Regelgevingsagenda Cellen Wetskwaliteit Juridisch- technische vereenvoudiging
• Administratieve vereenvoudiging – Compensatieregel – Nulmetingen administratieve lasten – Formulieren
Vlaams reguleringsmanagement – kosten regelgeving • 8 kenmerken goede regelgeving (november 2003) – 2) Doelmatig en afgewogen Het realiseert het beoogde doel tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kost en minimaliseert de ongewenste neveneffecten.
– 7) Onderbouwd en overlegd Kwaliteitsvolle regelgeving is zorgvuldig voorbereid. Zij is gebaseerd op alle nuttige wetenschappelijke en empirische informatie die redelijkerwijze beschikbaar is.
Vlaams reguleringsmanagement – kosten regelgeving • Reguleringsimpactanalyse (RIA) – Sinds 1 januari 2005 verplicht binnen Vlaamse overheid – Een RIA is gestructureerde analyse van de beoogde doelstellingen en van de verwachte positieve en negatieve effecten van een voorgenomen regelgeving in vergelijking met de alternatieven.
Vlaams reguleringsmanagement – administratieve lasten • “Administratieve lasten zijn de kosten van de administratieve handelingen die actoren moeten uitvoeren in opdracht van de overheid voor de naleving van wettelijke informatieverplichtingen in ruime zin, ongeacht of zij die handelingen uitvoeren met een dwingende initiële basis. Die kosten zijn additioneel ten opzichte van de kosten om de administratie van hun kernproces op orde te hebben en gaan uit van een efficiënte naleving van de informatieverplichtingen door de actoren.”
Vlaams reguleringsmanagement – administratieve lasten regelgeving • Compensatieregel – Sinds 1 januari 2005 verplicht binnen de Vlaamse overheid. – Elke stijging van administratieve lasten door een regeringsbeslissing (decreet, besluit...) moet gecompenseerd worden met een even grote daling van bestaande administratieve lasten. – Link met RIA • Nulmetingen administratieve lasten • Standaard Kosten Methodiek
Kosten ontwerpregelgeving • • • •
Budgettaire impact (weerslag op begroting) Personeelskosten (weerslag op personeel) Administratieve lasten (compensatieregel) RIA → ook andere kosten én baten in kaart brengen en voor de verschillende opties tegen elkaar afwegen = knelpunt vandaag Æ Klemtoon op kosten voor externe doelgroepen (burger, bedrijf…)
Kosten ontwerpregelgeving •
? ? Kosten voor de overheid – Efficiënte en Effectieve overheid (CEEO) – Ondersteunen van de argumentatie van genomen beleidskeuzes. Het in kaart brengen van beheerskosten kan een solide argument zijn om weloverwogen om te gaan met administratieve lastenverlaging. →
Administratieve lasten en andere kosten (bv. nalevingskosten) voor externe doelgroepen versus beheerskosten voor de overheid
Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014
• “In kader van een efficiënte en effectieve overheid moet niet alleen de externe kost (voor de doelgroepen), maar ook de interne kost (voor de overheid zelf) van ontwerpregelgeving in rekening worden gebracht, voornamelijk de beheerskosten. Deze kosten brengen we ook binnen de reguleringsimpactanalyse in kaart.”
Definitie ‘beheerskosten’ = kosten die de overheid moet maken voor het beheer van regelgeving in zijn verschillende fasen. De levenscyclus van regelgeving bestaat uit de volgende opeenvolgende fasen. Opmaak Goedkeuring Toepassing en uitvoering Handhaving Monitoring en evaluatie Wijziging of afschaffing
Definitie ‘beheerskosten’ regulator
gereguleerde
overheid
burgers
overheid
bedrijven
overheid
overheid
Beheerskosten Administratieve lasten Interne administratieve lasten
Studie PIA beheerskosten - 2008 - Dienst Wetsmatiging en afdeling Proces- en Informatiebeheer (departement Bestuurszaken) - Ideas@Work - Studie ‘Uitvoeren van een procesimpactanalyse (PIA) voor het in kaart brengen van beheerskosten in het kader van nieuwe of wijzigende regelgeving’ Doelstelling: - Inzicht verwerven in begrip ‘beheerskosten’ - Ontwikkeling methodiek voor meten beheerskosten
Studie PIA beheerskosten • UITGANGSPUNTEN METHODIEK – Afstemming met bestaande instrumenten • Reguleringsimpactanalyse (RIA) • Standaard Kosten Methodiek voor meten van administratieve lasten • KOMPAS = KernObjecten Model voor Procesgerichte Analyse en Simulatie = informatieraamwerk voor bedrijfsarchitecten en -analisten op maat van de entiteiten van de Vlaamse overheid om de bedrijfsarchitectuur waaronder processen te definiëren, documenteren en modelleren → BPMN (Business Process Modeling Notation)
– Praktisch toepasbaar
Studie PIA beheerskosten • UITGANGSPUNTEN METHODIEK – Business Proces Management Regelgeving = een proces waarbij activiteiten en actoren geïdentificeerd en werk- en/of informatiestromen uitgetekend worden → Werkstromen zijn bevattelijk gedocumenteerd, eenduidige notatie → Modellen zijn herbruikbaar, weerkerende processen kunnen generiek gemaakt worden. → Link met aanverwante processen wordt zichtbaar en associaties met niet-uitgewerkte stromen kunnen worden gelegd. → Procesaanpak leidt tot optimalisatie
Studie PIA beheerskosten • UITGANGSPUNTEN METHODIEK – Activity Based Costing Kosten die worden gemaakt om de activiteiten te kunnen uitvoeren die nodig zijn om aan de voorgenomen regelgeving te kunnen voldoen in verband met kostenveroorzakers → Directe en indirecte kosten → Eenmalige en weerkerende kosten → !!! NIET enkel personeelskosten, maar ook opleidingen, systemen…
Æ Opbouwen vanuit een concrete case ‘sectorconvenants (WSE)’
Studie PIA beheerskosten • CASE SECTORCONVENANTS WSE = protocols van samenwerking tussen de sectoren (sociale partners) en de Vlaamse Regering over actuele thema’s, zoals: • een betere aansluiting tussen onderwijs en arbeidsmarkt, • het stimuleren van competentieontwikkeling en • het verhogen van diversiteit op de arbeidsmarkt.
– looptijd van 2 jaar – uitvoering via besluiten VR die toekenning van werkingssubsidie voor 1 jaar regelen – 28 sectoren, 108 voltijdse sectorconsulenten en ruim 1,2 miljoen werknemers
Studie PIA beheerskosten • Betaling subsidiebedrag in schijven: – voorschot van 70% van de maximale subsidie na ondertekening en vastlegging van subsidiebesluit. – Na elk werkjaar ontvangt het departement Werk en Sociale Economie een gemotiveerd opvolgingsrapport van de sector – advies aan de minister van Werk, Onderwijs en Vorming – minister beslist aan de hand van dit advies over de toekenning van het uitstaande saldo van 30% – de onderhandelingen en vernieuwing/verlenging van het sectorconvenant en het BVR
• 2008 = decreet
Studie PIA beheerskosten AANPAK
Voorbereiding: scope, informatie, betrokkenen… Procesanalyse: verloop processen en informatiestromen Impactanalyse: inspanningen, kosten Kostenanalyse: ∑ (Tijd x (Tarief + Overhead) x #Actoren x Periodiciteit) + gebonden kost Validatie: impact en kosten toetsen op realiteitszin Opvolging en evaluatie: impact in realiteit
Studie PIA beheerskosten
Studie PIA beheerskosten
Studie PIA beheerskosten
Studie PIA beheerskosten • RESULTATEN CASESTUDY – Analyse van de activiteiten uitgevoerd door departement WSE en de specifiek betrokken adviesraden en agentschappen. Niet: kabinetten en departementen andere beleidsdomeinen
– Opmaken en goedkeuren decreet • eenmalig 44,7 d • Dep WSE (42,9 d) en adviesraden (1,8 d)
– Toepassing,handhaving en evaluatie: • jaarlijks 578,4 d • Dep WSE (482,5 d) en adviesraden (95,9 d)
Studie PIA beheerskosten
• • • • •
Periodiciteit = frequentie Tijd = effectieve tijd die besteed wordt aan een handeling/activiteit Gebonden kost = Specifieke eenmalige of weerkerende uitgaven, die nodig zijn om een bepaalde activiteit te kunnen uitvoeren.Vb: specifieke infrastructuur, systeem, studie… Tarief = loonkost medewerker (bepaald door graad en statuut) Overhead = kosten niet direct terug te brengen tot de betrokken regelgeving, maar wel te verbinden met individuele actoren. Principe van rugzakjes, die een vaste jaarlijkse kost bepalen voor een werknemer voor werking, investeringen ICT en investeringen nietICT
Studie PIA beheerskosten – Kostenberekening (loonkost & overhead) • • • •
Enkel voor dep WSE Loonkost volgens aanwervingskost bestaande graden Overhead volgens principe rugzakjes Geen specifieke gebonden kost
→ eenmalige kosten: 9.810,61 €. → jaarlijks weerkerende kosten: 102.422,35€
Studie PIA beheerskosten • AANDACHTSPUNTEN – Praktische toepasbaarheid → niveau van detail – Inschatting moeilijker bij nieuwe regelgeving – Standaardisatie processtappen → Formele stappen regelgevingsproces ! informatiestromen verlopen vrij onregelmatig (afhankelijk van dossiers en personen) ! Vlaamse regelgeving komt niet altijd even gestructureerd tot stand → Een goed georganiseerd regelgevingsproces kan de kwaliteit van regelgeving substantieel verbeteren. → analyse van dit proces → standaardisatie en vereenvoudiging. → = eenmalige beheerskosten
– Inzicht in variatie van beheerskosten – !! Communicatie: niet enkel personeelskosten
Onderzoeksproject SBOV: administratieve lasten ~ beheerskosten Lagere lasten voor doelgroep, hogere kosten voor de overheid?
Onderzoeksproject: AL ~ BK DOELSTELLING - Wat is het verband tussen administratieve lasten voor de doelgroep en de beheerskosten voor de regulator? - Welke beheerskosten brengen een bepaalde maatregel met zich mee? AANPAK - Procesanalyse retrospectieve cases (6) - Documentanalyse & interviews betrokkenen
Onderzoeksproject: AL ~ BK • De ecologiepremie: een voorbeeld – Context (voor & na) – Administratieve vereenvoudiging • Digitale aanvraag • Standaardisering
Onderzoeksproject: AL ~ BK VOOR
NA
675 795
543 330
2 005
1 291
AL Totaal Per actor BK Eenmalig
1 800 000
Operationeel
227 821
97 255
Tijd & kost /dossier
21u 50’ 348,77 €
1u 4’ 17,66 €
Onderzoeksproject: AL ~ BK ALGEMEEN BESLUIT PROJECT • ALV heeft effect op de beheerskosten – Richting en sterkte effect ~ situatie & maatregel – Eenmalige kost digitalisering & gemiddelde personeelskost – Belang gebruik databanken
• Efficiëntie vs effectiviteit
2010: Afstemmen methodieken • Afstemmen van beheerskosten, administratieve lasten, procesbeschrijving en organisatiebeheersing • Dienst Wetsmatiging, afdeling Proces- en Informatiebeheer, stafdienst departement BZ, afdeling Beleid (BZ)
2010: Afstemmen methodieken • DOELSTELLINGEN – Aftoetsen PIA voor meten beheerskosten aan gerelateerde methodes en raamwerken ( KOMPAS, RIA, compensatieregel en standaar kosten methodiek voor meten administratieve lasten, interne controle en organisatiebeheersing) – Zowel inhoudelijk als praktisch organisatorisch – Testen van praktische haalbaarheid (pilootproject & BPR-projecten) – Ontwikkeling (gestandaardiseerd) meetinstrument met handleiding en sjabloon
Contactgegevens Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30, bus 34 1000 Brussel T 02 553 17 11 F 02 553 17 12 www.wetsmatiging.be
[email protected]
