REGLEMENT ORDE VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING KONINKLIJKE COÖPERATIEVE BLOEMENVEILING FLORAHOLLAND U.A.
Vastgesteld op 12 december 2013
Inhoud Inleiding ..................................................................................................................................... 3 Artikel 1 - Status en inhoud van de regels ................................................................................ 3 Artikel 2 - Voorzitter ................................................................................................................. 3 Artikel 3 – Oproeping tot vergadering ....................................................................................... 3 Artikel 4 – Ter inzage leggen van stukken ................................................................................ 4 Artikel 5 – Agenda ..................................................................................................................... 4 Artikel 6 – Presentielijst ............................................................................................................ 4 Artikel 7 - Opening vergadering ................................................................................................ 4 Artikel 8 – Spreken in de vergadering ....................................................................................... 4 Artikel 9 – Handhaving orde; schorsing ..................................................................................... 5 Artikel 10 - Besluitvorming ....................................................................................................... 5 Artikel 11 – Algemeen ............................................................................................................... 5 Artikel 12 – Voorstel staande de vergadering of een motie van wantrouwen .......................... 6 Artikel 13 – Besloten karakter vergadering ............................................................................... 6 Artikel 14 – Toehoorders, de pers en tolken ............................................................................. 6 Artikel 15 – Slotbepaling ........................................................................................................... 7
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
2 van 7
REGLEMENT ORDE VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING Inleiding Dit reglement (het “Reglement”) is opgesteld ten behoeve van onder meer de Algemene Ledenvergadering (“ALV”) van Koninklijke Coöperatieve Bloemenveiling FloraHolland U.A. (“FloraHolland”) en maakt gebruik van dezelfde definities en begrippen zoals deze zijn gebruikt in de statuten van FloraHolland (“Statuten”) alsmede de verschillende reglementen die gelden voor de raad van commissarissen (“RvC”) en de Directie.
Artikel 1 - Status en inhoud van de regels 1.1
Dit Reglement is opgesteld door de RvC en dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op de ALV van toepassing zijn op grond van Nederlands recht, de Statuten of de hiervoor genoemde reglementen.
1.2
Dit Reglement is op 12 december 2013 vastgesteld door de ALV.
1.3
Waar dit Reglement strijdig is met Nederlands recht of de Statuten zullen de wet of de Statuten prevaleren. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten maar strijdig met Nederlands recht, zal de laatste prevaleren. Indien een van de bepalingen uit dit Reglement niet of niet meer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gegeven de inhoud en strekking daarvan, zoveel mogelijk gelijk is aan die van de ongeldige bepalingen en ter goedkeuring voorleggen aan de ALV.
1.4
De ALV kan besluiten incidenteel geen toepassing te geven aan dit Reglement.
1.5
De ALV kan besluiten dit Reglement te wijzigen, al dan niet op voorstel van de RvC of Directie.
Artikel 2 - Voorzitter 2.1
Conform de Statuten is de voorzitter van de vergadering, de voorzitter van de RvC.
2.2
De voorzitter van de vergadering is, behoudens hetgeen dat is gesteld in lid 3 van dit artikel, een leden-commissaris en is belast met: a. het leiden van de ALV, b. het handhaven van de orde van ALV, c. het doen naleven van dit Reglement, en d. voorts hetgeen voortvloeit uit de Statuten of de wet.
2.3
Indien de voorzitter van de RvC niet in staat is om de ALV voor te zitten dan benoemt de RvC zijn plaatsvervanger.
De vergadering Oproeping tot vergadering
Artikel 3 – Oproeping tot vergadering 3.1
De Directie zendt ten minste 8 dagen voor een vergadering de uitnodiging (oproeping) aan de leden, waarbij de dag van verzending en de dag waarop de vergadering plaatsvindt niet worden meegerekend. In het geval één van de onderwerpen op de agenda een statutenwijziging bevat, geldt een termijn van 14 dagen.
3.2
De oproeping vermeldt de dag, plaats en tijdstip van de vergadering alsmede de agenda van de vergadering inclusief de bijbehorende stukken en/of toelichting.
3.3
De leden die daarmee hebben ingestemd kunnen tot de vergadering worden opgeroepen door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel aan de coöperatie bekend is gemaakt. Indien een lid het elektronische bericht niet kan lezen, dient hij dit per omgaande te melden.
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
3 van 7
Artikel 4 – Ter inzage leggen van stukken 4.1
Stukken die dienen ter toelichting van onderwerpen of voorstellen die op de agenda staan, worden tevens op het kantoor van FloraHolland te Aalsmeer ter inzage voor de leden gelegd.
4.2
Onverminderd het voorgaande lid worden de stukken, die ter toelichting van onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, tevens vermeld op de Community van FloraHolland.
Artikel 5 – Agenda 5.1
Agendapunten kunnen worden ingebracht door: a. de Directie en de RvC. b. een groep van tenminste 250 leden gezamenlijk, dan wel zoveel leden als bevoegd tot het uitbrengen van 5% van de stemmen in een voltallige vergadering, c. een Adviesraad indien het een onderwerp betreft waarover zij advies heeft gegeven en dit advies niet is opgevolgd door de Directie of RvC en het besluit ter agendering tijdens de vergadering is genomen met ten minste twee derde meerderheid van het aantal stemmen dat in een voltallige Adviesraad vergadering kan worden uitgebracht. Een verzoek zoals bepaald onder b. en c. dient ten minste 21 dagen voor de dag van bijeenroeping worden gedaan aan de Directie, voorzien van naam, administratienummer en handtekening van al degenen die het verzoek ondersteunen.
5.2
Indien er tijdens de vergadering een onderwerp aan de orde wordt gesteld dat niet op de agenda van de vergadering is vermeld, kan de voorzitter van de vergadering besluiten om het onderwerp ter besluitvorming te behandelen indien: a. het onderwerp een dringend karakter heeft en geen uitstel kan lijden, b. de RvC zich tegen behandeling van het onderwerp niet verzet, en c. het voorstel van de voorzitter van de vergadering om het onderwerp ter vergadering te behandelen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen door de ALV wordt aangenomen.
Orde der vergadering
Artikel 6 – Presentielijst; uitreiking stempassen 6.1 6.2
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid dan wel diens gemachtigde de presentielijst. Na ondertekening van de presentielijst ontvangen de leden een of meer stempas(sen) en een of meer stemkastje(s) ten behoeve van het uitoefenen van hun stemrecht, op de wijze als bedoeld in artikel 11 lid 6 van dit Reglement. Stempassen en –kastjes worden uitgereikt tot het tijdstip of agendapunt als aangegeven in de oproeping.
Artikel 7 - Opening vergadering 7.1
De voorzitter van de vergadering opent de vergadering op het vastgestelde uur en stelt de agenda voor de vergadering vast. Indien er ingekomen stukken zijn, kunnen deze op de agenda worden geplaatst.
7.2
De voorzitter van de vergadering benoemt een commissie tot het nalezen van de notulen van de vergadering. Tenzij uitdrukkelijk anders wordt besloten zal deze taak worden uitgeoefend door de ALV-commissie.
7.3
De notulen van de voorgaande vergadering worden na instemming van de commissie tot het nalezen van de notulen van de betreffende vergadering door de ALV vastgesteld. Deze notulen worden door de voorzitter van de vergadering ondertekend.
Artikel 8 – Spreken in de vergadering 8.1
Een lid voert pas het woord nadat de voorzitter van de vergadering hem het woord heeft gegeven. De voorzitter van de vergadering verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
4 van 7
8.2
Het spreken over een onderwerp of een voorstel vindt plaats in ten hoogste drie termijnen, tenzij de voorzitter van de vergadering na overleg met de Directie en RvC anders beslist. De spreker dient zich zo kort en bondig mogelijk uit te laten bij het formuleren van zijn vraag en/of het toelichten van zijn standpunt.
8.3
Een lid mag in een spreektermijn niet meer dan tweemaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Dit geldt niet indien het lid/gemachtigde een voorstel staande de vergadering of een motie van wantrouwen heeft ingediend met betrekking tot het besproken onderwerp zoals bepaald in artikel 5 van dit Reglement.
Artikel 9 – Handhaving orde; schorsing 9.1
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij de voorzitter van de vergadering het nodig oordeelt hem aan het in acht nemen van dit reglement te herinneren.
9.2
Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitlaat dan wel afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde van de vergadering verstoort, wordt hij door de voorzitter van de vergadering tot de orde geroepen. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven kan de voorzitter van de vergadering gedurende vergadering besluiten deze persoon: a. het woord over het aanhangige onderwerp te ontzeggen, b. verdere deelname aan de vergadering te ontzeggen, c. uit de vergaderruimte te laten verwijderen.
9.3
De voorzitter van de vergadering kan ter handhaving van de orde of anderszins de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. Indien na de herroeping van de vergadering de orde opnieuw wordt verstoord kan de voorzitter de vergadering sluiten.
Artikel 10 - Besluitvorming 10.1
Wanneer de voorzitter van de vergadering vaststelt dat een onderwerp of een voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging.
10.2
Na het sluiten van de beraadslaging van een onderwerp of voorstel vindt er een stemming plaats, voor zover nodig en/of volgt uit de agenda dan wel vereist is op grond van de Statuten.
10.3
De voorzitter van de vergadering benoemt een commissie die toeziet op het correcte verloop van de stemprocedure. Tenzij uitdrukkelijk anders wordt besloten zal deze taak worden uitgeoefend door de ALV-commissie.
10.4
Voordat de stemming plaatsvindt, formuleert de voorzitter van de vergadering het voorstel.
Procedures bij stemmen
Artikel 11 – Algemeen 11.1
Het stemrecht van de leden wordt door hen zelf dan wel door hun functionarissen die daartoe bevoegd zijn (gemachtigde) uitgebracht conform hetgeen is gesteld in artikel 30 van de Statuten.
11.2
Tenzij de Directie anders besluit op grond van artikel 29 lid 8 van de Statuten, kunnen alleen de stemgerechtigden die in de vergaderruimte aanwezig zijn hun stem uitbrengen.
11.3
Ieder lid heeft in ALV ten minste één stem. Extra stemmen worden verkregen op basis van de ledenlening zoals is bepaald in artikel 17 en 30 van de Statuten.
11.4
De voorzitter van de vergadering vraagt of er stemming met betrekking tot het onderwerp wordt verlangd. Indien er door de ALV geen stemming wordt verlangd en ook de Directie en/of RvC verlangen geen stemming dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
5 van 7
11.5
Indien door één of meer leden stemming wordt gevraagd, dan wordt het voorstel door de voorzitter van de vergadering in stemming gebracht.
11.6
Het uitbrengen van stemmen geschiedt op geautomatiseerde wijze, zoals door middel van stemkastjes, tenzij dit systeem niet blijkt te werken of de voorzitter van de vergadering beslist dat er schriftelijk gestemd wordt. Stemmen bij acclamatie is zowel over zaken als over personen mogelijk indien niemand van de stemgerechtigden ter vergadering zich daartegen verzet. Het is niet mogelijk stemmen uit te brengen vóór het moment dat de stemming door de voorzitter van de vergadering is geopend.
11.7
Blanco stemmen en stemmen van onwaarde gelden niet als uitgebrachte stemmen.
11.8
De voorzitter van de vergadering deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.
Artikel 12 – Voorstel staande de vergadering of een motie van wantrouwen 12.1
Indien er staande de vergadering een voorstel wordt ingediend conform hetgeen is bepaald in artikel 5 van dit Reglement en ter besluitvorming aan de ALV wordt voorgelegd, is het voorstel pas aangenomen indien het voorstel met ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen is aangenomen tenzij de statuten een grotere meerderheid voorschrijven.
12.2
Een motie van wantrouwen tegen een commissaris of de RvC als geheel kan slechts worden ingediend door een groep van tenminste 250 leden gezamenlijk, dan wel zoveel leden als bevoegd tot het uitbrengen van 5% van de stemmen in een voltallige vergadering. De groep dient iemand uit zijn midden aan te wijzen die de motie kort en duidelijk dient toe te lichten. Alleen dan kan de motie van wantrouwen ter stemming worden gebracht. De voorzitter van de vergadering zal het voorstel herhalen waarna zal worden overgegaan tot stemming zoals is bepaald in artikel 11 van dit Reglement.
12.3
Indien de motie is aangenomen dient de RvC zich in haar eerst volgende vergadering dan wel in een tussentijdse vergadering te beraden over de ingediende motie en de daaraan te verbinden consequenties, hetgeen in ieder geval zal leiden tot aftreden van de desbetreffende commissaris(sen) of de RvC. Indien de motie betrekking heeft op de gehele RvC zal zij de lopende zaken blijven afhandelen totdat de algemene ledenvergadering een nieuwe RvC heeft benoemd.
Besloten vergadering
Artikel 13 – Besloten karakter vergadering 13.1
De vergaderingen zijn slechts toegankelijk voor leden van FloraHolland en de daartoe door de Directie en/of RvC uitgenodigde gasten.
13.2
Gasten kunnen alleen spreken tijdens de vergadering indien zij daartoe worden uitgenodigd door de voorzitter van de vergadering.
Artikel 14 – Toehoorders, de pers en tolken 14.1
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de vergadering bijwonen.
14.2
De Directie draagt zorg voor de geluid- en/of beeldregistraties en uitzending via de website van FloraHolland, zodat de vergadering ‘live’ gevolgd kan worden door de leden die niet aanwezig zijn in de vergaderruimte. Eventuele onvolkomenheden in deze registratie en/of uitzending laten de rechtsgeldigheid van de besluitvorming onverlet.
14.3
Conform de Statuten wordt de vergadering gehouden in de Nederlandse taal. Leden die niet vertrouwd zijn met de Nederlandse taal kunnen gebruik maken van tolken, zodat de vergadering gevolgd kan worden. Indien leden die niet vertrouwd zijn met de Nederlandse taal een actieve bijdrage willen leveren aan de vergadering, bijvoorbeeld door te spreken, kunnen zich door middel van een (consecutieve) tolk, welke niet in dienst is bij FloraHolland, laten bijstaan.
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
6 van 7
Een lid die gebruik maakt van een eigen tolk die geen lid is van FloraHolland en nog niet reeds bekend is bij de Directie, dient toestemming te vragen aan de Directie. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk (per post, fax of e-mail) ten minste 72 uur vóór het begin van de vergadering worden ingediend. Een dergelijk verzoek dient de volgende gegevens te vermelden: naam van de tolk, zijn woon/verblijfplaats, bedrijf en functie waarvoor hij werkzaam is en het telefoonnummer van het lid dat een dergelijk verzoek indient. 14.4
Het geven van tekenen van goed- of afkeuringen of op andere wijze verstoren van de orde door toehoorders, vertegenwoordigers van de pers en/of tolken is niet toegestaan. De voorzitter van de vergadering kan de vergadering schorsen en de persoon verzoeken de vergadering niet langer bij te wonen dan wel te doen verwijderen.
Slotbepalingen
Artikel 15 – Slotbepaling In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het Reglement beslist de voorzitter van de vergadering.
___________ ALV-reglement FloraHolland JZ2013.15.1308
7 van 7
