Regionale Afspraken Uitvoering Agenda Netwerk Noordoost streekagenda voor Noordoost Fryslân
oktober 2011
De ondergetekenden a. provincie Fryslân, vertegenwoordigd door gedeputeerde Johannes Kramer, daartoe gevolmachtigd door de Commissaris van de Koningin, handelend ter uitvoering van het besluit van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin van Fryslân d.d. …, hierna te noemen de provincie; b. gemeente Achtkarspelen, vertegenwoordigd door burgemeester Piet Adema, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. …; c. gemeente Dantumadiel, vertegenwoordigd door burgemeester Arie Aalberts, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. …; d. gemeente Dongeradeel, vertegenwoordigd door burgemeester Marga Waanders, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. …; e. gemeente Kollumerland c.a., vertegenwoordigd door burgemeester Bearn Bilker, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. …; f.
gemeente Tytsjerksteradiel, vertegenwoordigd door burgemeester Eric Ter Keurs, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. ….
Partijen sub b t/m f hierna gezamenlijk ook te noemen: de gemeenten.
Hierna gezamenlijk te noemen: partners (in het Netwerk Noordoost).
Pagina 3 van 12
Overwegende (achtergrond & doel) a. dat de partners de intentie hebben uitgesproken om intensief en actief samen te willen werken aan de sociaal economische ontwikkeling van Noordoost Fryslân; b. dat regionale samenwerking cruciaal is om Noordoost Fryslân gereed te maken voor de toekomst (en om lokale en regionale ambities te kunnen realiseren); c. dat de partners een Sociaal Economisch Masterplan hebben opgesteld samen met het georganiseerd bedrijfsleven (mei 2010), die een gedegen sterkte - zwakte analyse geeft van de regio waarop de partners hun visie op en ambitie voor de toekomst van de regio hebben geformuleerd; d. dat de gezamenlijke ambitie van de partners is dat "In 2030 de kwaliteit van leven in Noordoost Fryslân bijzonder goed is. Mensen wonen en werken hier met plezier. Noordoost Fryslân ontwikkelt zich als een dynamische plattelandsregio in het noordelijk stedelijk netwerk. Door samen te werken op regionale schaal maken wij onze ambities waar!" ; e. dat in goed overleg door de partners de Agenda Netwerk Noordoost (ANNO) opgesteld is (februari 2011), met daarin op regionale meerwaarde geselecteerde projecten die bijdragen aan de bij punt d geformuleerde ambitie - als uitwerking van het Sociaal Economisch Masterplan; f.
dat met het Sociaal Economisch Masterplan en de Agenda Netwerk Noordoost de partners aangeven hoe zij naar de toekomst van Noordoost Fryslân kijken, ook met het oog op de demografische ontwikkelingen (krimpproblematiek) die in Noordoost Fryslân (gaan) spelen en de kwetsbaar sociaal economische positie van de regio;
g. dat het wenselijk is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partners voor de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost te bevestigen met een bindend regionaal afsprakenkader; h. dat de partners zelf verantwoordelijk zijn voor een adequate uitvoering van de taken en werkzaamheden die zij in het kader van dit afsprakenkader op zich nemen; i.
dat dit afsprakenkader geen afbreuk doet aan bestaande en toekomstige wettelijke rechten en verplichtingen van partners en derden;
j.
dat het met oog op de samenhang, coördinatie en afstemming nodig is een uitvoeringsorganisatie in te stellen waar de partners zijn vertegenwoordigd.
Pagina 4 van 12
Verklaren te zijn overeengekomen, als volgt Paragraaf A: introductie Artikel 1. doel van dit regionaal afsprakenkader Om de gezamenlijke ambities voor de sociaal economische ontwikkeling van Noordoost Fryslân te realiseren, zijn de afspraken tussen de partners over het uitvoeren van de Agenda Netwerk Noordoost vastgelegd in dit regionaal afsprakenkader. Alleen door samen te werken en daar regionale afspraken over te maken kan de Agenda Netwerk Noordoost daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Artikel 2. de samenwerking Het realiseren van de ambities uit de Agenda Netwerk Noordoost, en het uitvoeren van de benoemde projecten is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partners. Dit houdt in dat zij: a. meerwaarde zien in regionale samenwerking voor het bereiken van de ambities voor Noordoost Fryslân, en voor het beter benutten van (extra) financieringsmogelijkheden; b. zich actief inzetten om samen, met eigen verantwoordelijkheid, de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost ter hand te nemen; c. afspreken te zullen handelen met het regionale belang voor ogen, en in het belang van de gezamenlijke ambities; d. elkaar informeren over te nemen initiatieven en ontwikkelingen binnen eigen provincie- en gemeentegrenzen, die het regionaal belang of het belang van een andere partner raken; e. gezamenlijk en afzonderlijk zorg dragen voor het verwerven van de financiële middelen, die nodig zijn voor de uitvoering van de Agenda; f. gezamenlijk en afzonderlijk zorg dragen voor een goede communicatie naar de eigen organisatie en naar externe partijen zoals het maatschappelijk veld; g. werkende weg verder vorm willen geven aan de (vrijwillige) samenwerking in het Netwerk Noordoost en daarmee de bestuurlijke en ambtelijke drukte te willen verminderen
Artikel 3. evaluatie Elke 2-3 jaar wordt een evaluatie uitgevoerd over de voortgang van de inhoudelijke regionale samenwerking en de samenwerkingsrelatie zelf, onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep Antwoord wordt gegeven op de vraag of de gevolgen van de regionale samenwerking zowel bestuurlijk, organisatorisch, inhoudelijk als financieel in overeenstemming zijn met de ontwikkelingen van belang voor Noordoost Fryslân.
Pagina 5 van 12
Paragraaf B: inhoud & uitvoering Artikel 4. inhoud De partners hebben afgesproken dat het Sociaal Economisch Masterplan en de Agenda Netwerk Noordoost de basis zijn voor de verdere uitwerking en regionale afspraken; welke respectievelijk zijn bijgevoegd als bijlage 1 en 2 en integraal onderdeel uitmaken van dit afsprakenkader.
Artikel 5. regionale meerwaarde Projecten in de Agenda hebben alle een regionale meerwaarde, waarbij onderscheid is gemaakt naar ambitie / visie projecten en concrete prioritaire projecten.
Artikel 6: meerjaren programma & jaarplan De partners hebben gezamenlijk de Agenda Netwerk Noordoost uitgewerkt naar een meerjarenprogramma, welke is bijgevoegd als bijlage 3 en integraal onderdeel uitmaakt van dit afsprakenkader. In het meerjaren programma is aangegeven welke projecten uit de Agenda eerst en laatst worden aangepakt en welke financiële afspraken daarover zijn gemaakt. Voor elk kalenderjaar wordt dit Meerjarenprogramma vertaald naar een jaarplan door de themagroepen, eindverantwoordelijkheid ligt bij de stuurgroep. Het jaarplan wordt met ingang van 2013 jaarlijks geactualiseerd, voor het daarop volgende kalender jaar en met een doorkijk voor de periode daarna. Een geactualiseerde versie wordt tijdig en passend binnen de begrotingscyclus van partners vastgesteld in de stuurgroep, en ter instemming aan de raden en staten voorgelegd. Indien er wijzigingen optreden in het meerjarenprogramma wordt dit ter vaststelling voorgelegd aan de raden en staten, en anders ter kennisname.
Artikel 7: inspanningsverplichting Alle partners hebben een inspanningsverplichting voor de uitvoering van de ambitie en prioritaire projecten uit de Agenda Netwerk Noordoost, ook voor de langere termijn.
Artikel 8: uitvoering a. Verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten uit de Agenda Netwerk Noordoost (inhoud, proces en financiën) ligt bij de meest gerede partij, benoemd als projecttrekker. b. De projecttrekkers dragen zorg voor het tijdig en zorgvuldig betrekken van de andere partners en direct betrokkenen, zoals het maatschappelijk veld. c. De partners zullen zorgdragen voor een voortvarende afhandeling van te doorlopen (vergunningen) procedures, en zorgdragen voor een tijdige uitvoerbaarheid van projecten. d. De partners stellen voldoende capaciteit beschikbaar voor de gezamenlijke uitvoering van de ambitie en prioritaire projecten.
Pagina 6 van 12
Paragraaf C: organisatie & werkwijze Artikel 9: uitgangspunten organisatie a. De gezamenlijke inhoudelijke ambities kunnen niet worden gerealiseerd zonder een adequate uitvoeringsorganisatie. b. Inhoud is leidend bij de vorm en omvang van de benodigde organisatie, waarbij de partners zoeken naar de balans tussen het credo "lean en mean" en daadkrachtig. c. Nevendoel is het verminderen van de bestuurlijke en ambtelijke drukte. d. De benodigde organisatie wordt werkende weg ingevuld. e. In beginsel hebben de partners voor de uitvoering van de Agenda nodig: een stuurgroep, themagroepen, directeurenoverleg, ambtelijke ondersteuning en een coördinerende organisatie ANNO.
Artikel 10: handboek werken in netwerk noordoost a. Taken, werkwijze, bevoegdheden en samenstelling van de voor de uitvoering van de Agenda benodigde organisatie zijn beschreven in bijlage 4: het handboek samen werken in Netwerk Noordoost, welke integraal onderdeel uitmaakt van dit afsprakenkader. b. Dit handboek is een eerste uitwerking. Gaandeweg het proces zal de werkwijze voor de uitvoering van de Agenda werkende weg en al lerende vorm krijgen. In overleg kan het handboek door de organisatie ANNO worden aangepast en via het directeurenoverleg voorgelegd aan de stuurgroep.
Artikel 11: relatie streekagenda ontwikkeling & streekhuis De provincie ontwikkelt het instrument streekagenda & streekhuis voor een integrale gebiedsgerichte uitvoering van regionaal beleid, ter uitwerking van de Koöperaasje Fryslân gedachte. a. De partners zien in de Agenda een eerste streekagenda voor Noordoost Fryslân. Een verdere verdieping door bijvoorbeeld de uitwerking van de ambitieprojecten leidt inhoudelijk tot een volgende versie van een streekagenda in Noordoost Fryslân. b. De partners hebben afgesproken te starten met de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost en in 2012 een proef te starten met de ondersteunende uitvoeringsorganisatie. De nadruk ligt bij de ondersteuning van de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost; bij het proces en bij de ondersteuning van de projecttrekkers bij de uitvoering van projecten. Deze organisatie ANNO is één van de partijen die samen met andere regionale organisatie een thuisbasis vindt in een eerste fase streekhuis. c. In 2012 vindt de integratieslag plaats qua inhoud en organisatie (bestuurlijk, ambtelijk en betrokkenheid maatschappelijk veld), die eind 2012 kan leiden tot een plus op de Agenda Netwerk Noordoost.
Pagina 7 van 12
Paragraaf D: de financiën - op hoofdlijnen Artikel 12. uitgangspunten financiële samenwerking a. Alle partijen hebben baat bij en willen werken in het gezamenlijk belang. b. Alleen wanneer er belang is voor alle partners bij de uitvoering van een projecten, financieren alle partners samen; er is maatwerk per project. c. Minimale eis is dat bij de meest geëigende partners eigen (co) financiering van een project aanwezig is. d. Vertrekpunt voor de verdeling van de financiële verantwoordelijkheden bij de uitvoering is een 1/3e deel voor de gemeenten; 1/3e deel voor de provincie en 1/3e deel voor derden op programmaniveau. e. De verantwoordelijkheden en risico’s van een project liggen bij de bij meest geëigende partner. Deze partner is verantwoordelijk voor een substantieel deel van de (co)financiering. f. De financiële samenwerking is een groeimodel met lokale herkenning van de regionale meerwaarde. g. De provincie Fryslân voert de financiële administratie van de gezamenlijke werkbudgetten zoals voor de organisatie ANNO en voor de ambitieprojecten.
Artikel 13. financiële afspraken prioritaire projecten a. De financiële verdeling voor prioritaire projecten is maatwerk; het is een gedeelde verantwoordelijkheid van (een aantal) partners. b. Vertrekpunt bij prioritaire projecten voor het maatwerk in de financiële verdeling van de verantwoordelijkheden is: 1/3e deel voor de gemeenten, 1/3e deel voor de provincie en 1/3e deel voor derden, niettemin kan deze verdeling over de projectfasen verschillen. De uiteindelijke verdeling is afhankelijk van het belang van de betrokkenen en wordt in onderling overleg bepaald. c. De maatwerk afspraken over de prioritaire projecten staan in het meerjarenprogramma ANNO, opgenomen in bijlage 3. d. Prioritaire projecten worden uitgevoerd door de meest gerede partij, die als projectrekker is benoemd. Risico's en verantwoordelijkheden liggen bij de meest gerede partij.
Artikel 14. financiële afspraken ambitieprojecten a. Vertrekpunt voor de financiële verdeling voor de uitvoering van de ambitieprojecten is 50% voor rekening van de provincie en 50% voor rekening van de gemeenten. De bijdrage van de gemeenten is voor 50% financieel, en 50% de inzet van de eigen medewerkers. b. Vertrekpunt is dat de ambitieprojecten uitgevoerd worden door de eigen medewerkers van de partners. c. De partners spreken af dat de bijdragen aan de ambitieprojecten worden gestort in een gezamenlijk werkbudget. d. Partners in het meerjarenprogramma ANNO benoemd als projecttrekkers voor een ambitieproject, kunnen een beroep doen op dit werkbudget voor de inzet van externe expertise. e. De verdeling van dit werkbudget is de verantwoordelijkheid van de themagroepen. Pagina 8 van 12
Artikel 15. financiële afspraken bedrijfsvoering / organisatie a. Vertrekpunt voor de financiële verdeling van de verantwoordelijkheden voor de uitvoeringsorganisatie is 50% voor rekening van de gemeenten en 50% voor rekening van de provincie. Waarbij de kosten over de gemeenten naar rato van inwonertal worden verdeeld. b. De partners spreken af dat de bijdragen aan de uitvoeringsorganisatie worden gestort in een gezamenlijk werkbudget, waarbij verrekening met een bijdrage in menskracht mogelijk is. c. Vooralsnog gaat het om een gezamenlijke bijdrage aan de kernfuncties (programmacoördinator, financiën / subsidioloog, secretariaat en communicatie) ter ondersteuning van de uitvoering van de Agenda, inclusief huisvestingskosten/overheadkosten en een communicatiewerkbudget.
Paragraaf E: slotbepalingen Artikel 16. werkingsduur overeenkomst a. De overeenkomst treed in werking op de dag waarop zij door alle partijen is ondertekend. b. Deze overeenkomst wordt minimaal aangegaan tot 1 januari 2016, aansluitend bij de duur van het meerjarenprogramma bedoeld in artikel 6. c. Alle partijen spreken de intentie uit om gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst mee te werken aan de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost, en erkennen de inspanningsverplichting voor de langere termijn zoals verwoord in artikel 7. d. De partners kunnen naar aanleiding van elke evaluatie, bedoeld in artikel 3, besluiten tot wijziging van de overeenkomst, tot verlening van zijn werkingsduur dan wel tot beëindiging ervan..
Artikel 17. onvoorziene omstandigheden a. Onvoorziene omstandigheden die met zich meebrengen dat ongewijzigde uitvoering van de overeenkomst naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet (meer) kan vereist kan worden, kunnen leiden tot (gedeeltelijke) wijziging of (gedeeltelijke) ontbinding van de overeenkomst. b. Indien wijzigingen zich voordoen met betrekking tot beleidsinzichten, waaronder die op het gebied van de betrokken wet- en regelgeving, ruimtelijke ordening, de financieel-economische positie van partijen of andere omstandigheden, die wezenlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de overeenkomst, dan overlegt de stuurgroep over de noodzaak tot eventuele wijziging van de overeenkomst. c. De partner aan wier zijde een onvoorziene omstandigheid opkomt, is gehouden de andere partners daar onmiddellijk schriftelijk in kennis te stellen en voorafgaand aan een eventuele ontbinding of wijziging in overleg te treden met de andere partijen teneinde de ontstane situatie en de consequenties daarvan te bespreken en deze, zo mogelijk in onderling overleg, op te lossen.
Pagina 9 van 12
Artikel 18. geschillen a. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. b. Een geschil is aanwezig wanneer één of meer partners oordelen dat daarvan sprake is, en daar schriftelijk en gemotiveerd melding van is gemaakt aan de andere partijen in de stuurgroep. c. Partijen zullen binnen 4 weken na een melding zoals bedoeld bij lid b, eerst met elkaar in overleg treden om na te gaan of men tot een minnelijke oplossing kan komen. d. Indien in onderling overleg niet tot een minnelijke oplossing wordt gekomen, wordt het geschil ter bemiddeling en advies voorgelegd aan de stuurgroep. e. Als het geschil niet langs de minnelijke weg kan worden opgelost, zal een dergelijk geschil worden beslecht door een bindend advies, te geven binnen drie weken, door drie door de partijen gezamenlijk aan te wijzen adviseurs of, bij gebreke van overeenstemmingdoor twee van de drie aan te wijzen adviseurs.
Artikel 19. bijlagen De bij de overeenkomst behorende bijlagen maken onverbrekelijk deel uit van de overeenkomst. Bij strijdigheid van de bepalingen van de overeenkomst en het bepaalde in de bijlagen prevaleren de bepalingen van de overeenkomst. Tenzij de stuurgroep unaniem anders beslist.
Bijlage 1: Sociaal Economisch Masterplan Netwerk Noordoost Het visiedocument van mei 2010 is separaat bijgevoegd.
Bijlage 2: Agenda Netwerk Noordoost De Agenda Netwerk Noordoost van februari 2011 is separaat bijgevoegd.
Bijlagen 3: meerjarenprogramma ANNO De notitie meerjarenprogramma ANNO & jaarplan 2012 van oktober 2011 is separaat bijgevoegd.
Bijlagen 4: handboek ANNO Het handboek Samen Werken in Netwerk Noordoost van oktober 2011 is separaat bijgevoegd.
Bijlage 5. definities Partners: de provincie Fryslân, de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Dantumadiel, Kollumerland c.a. en Tytsjerksteradiel. Pagina 10 van 12
Netwerk Noordoost: het vrijwillig samenwerkingsverband tussen de partners en derden om uitvoering te geven aan de Agenda Netwerk Noordoost en de gezamenlijke ambities. Sociaal Economisch Masterplan: gezamenlijk met georganiseerd bedrijfsleven opgesteld visiedocument voor de sociaal economische ontwikkeling van Noordoost Fryslân, mei 2010. Ook wel genoemd: het visiedocument. Afgekort: het SEM. Agenda Netwerk Noordoost: uitwerking van het Sociaal Economisch Masterplan naar concrete projecten met een regionale meerwaarde die bijdragen en de gezamenlijke ambities, februari 2011. Ook wel genoemd: de Agenda. Afgekort: de ANNO. Projecttrekker: de partij die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project uit de Agenda, benoemd in het meerjaren programma van de Agenda. Meest gerede partij: die partij met het grootste belang (inhoudelijk en financieel) bij de uitvoering van een project. Meerjaren programma: aan de hand van de Agenda opgestelde meerjaren investeringsprogramma. Afgekort: MJP ANNO. Harde afspraken: (financiële) afspraken voor de korte termijn (1-2 jaar). Prestatie afspraken: (financiële) afspraken voor de middellange termijn (3-5 jaar). Zekerheid over projecten en de omgeving neemt af naar mate de tijd verstrijkt. De partners maken afspraken over de prestaties van een ieder op hoofdlijnen. Intentie afspraken: (financiële) afspraken voor de lange termijn (verder dan 5 jaar). Er is onzekerheid over de toekomst, maar de partners hebben wel de intentie om na de eerste vijf jaar de samenwerking te continueren. Ambitieprojecten: visieprojecten die regionale thema's verder uitwerken naar een concrete projectenlijst. Bedoeld om projecten uit de Agenda verder te verbinden en voor meer focus op die regionale thema's. Prioritaire projecten: concrete projecten met een regionale meerwaarde voor Noordoost Fryslân. Alle partners zien het belang van het project. Bestuurlijk geven de partners prioriteit aan deze projecten. Overige projecten: concrete projecten, die nu geen bestuurlijke prioriteit hebben. Stuurgroep: de stuurgroep is verantwoordelijk voor de bewaking van de gezamenlijke ambities en het proces: voor de integrale programmasturing van de Agenda Netwerk Noordoost. Themagroep: de themagroepen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke sturing op de programmalijnen ( en bijbehorende projecten) uit de Agenda Netwerk Noordoost. Organisatie ANNO: heeft een coördinerende rol op programmaniveau en ondersteunt bij de uitvoering van de Agenda Netwerk Noordoost.
Pagina 11 van 12
Ondertekening Aldus overeengekomen en ondertekend in zevenvoud te .... op .... januari 2012 door Provincie Fryslân, gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Kollumerland c.a., en Tytsjerksteradiel.
De provincie Fryslân,
gedeputeerde Johannes Kramer De gemeente Achtkarspelen,
burgemeester Piet Adema De gemeente Dantumadiel,
burgemeester Arie Aalberts De gemeente Dongeradeel,
burgemeester Marga Waanders De gemeente Kollumerland c.a.,
burgemeester Bearn Bilker De gemeente Tytsjerksteradiel,
burgemeester Eric ter Keurs
Pagina 12 van 12
