Regeling Opleiding & Ontwikkeling
HR-CentruM Samenwerken aan je loopbaan! November 2010
Inhoudsopgave Inleiding
3
Opleidingsbeleid en opleidingsplan Vormgeven van het opleidingsbeleid Vormgeven van het opleidingsplan Stap 1:Vaststellen opleidingsbehoefte Stap 2: Vaststellen opleidingsnoodzaak Stap 3: Vaststellen opleidingsbudget Stap 4: Vaststellen opleidingsdoelen en -condities Stap 6: Opstellen planning Stap 7: Evaluatie
4 4 4 5 5 6 6 6 7
Wet- en regelgeving Scholings- en loopbaanbeleid Studiefaciliteiten Studieverlof Tegemoetkoming in studiekosten Terugbetaling van studiekosten Bijscholing Fiscale consequenties loon bij studiefaciliteiten Certificeringnorm
8 8 8 8 8 9 10 10 10
Procedure
11
2
Inleiding In toenemende mate heeft de ontwikkeling van medewerkers een vaste plek op de HRMagenda. Hierbij gaat het niet alleen om vakinhoudelijke ontwikkeling, maar ook om loopbaan- en talentontwikkeling. Ontwikkeling van medewerkers bevordert de doorstroming en inzetbaarheid, maar staat niet op zichzelf. In het opleidingsbeleid en het opleidingsplan is aandacht voor zowel de doelstellingen van de organisatie als de ontwikkelwensen van de medewerkers. Beiden worden op elkaar afgestemd in de afspraken die werkgever en medewerker samen maken. Ontwikkeling van medewerkers wordt echter niet alleen gestimuleerd door een goed opleidingsbeleid. Het inbedden van ontwikkeling van medewerkers binnen de organisatie vereist terugkerende aandacht. Daarom is het opleidingsbeleid als instrument nauw verweven met andere HRM-instrumenten, zoals de gesprekscyclus met plannings-, voortgangs-, en beoordelingsgesprekken, maar ook functie- en competentieprofielen. Het totale HRM-instrumentarium ondersteunt organisaties in het behalen van hun doelstellingen. Het opleidingsbeleid is daarom ook nauw verweven met de organisatieontwikkeling als geheel. In deze regeling gaan we in op het vormgeven van het opleidingsbeleid. We gaan in op de wet- en regelgeving die in de CAO Openbare bibliotheken is vastgelegd rondom opleidingsbeleid en studiefaciliteiten en we beschrijven de stappen om opleidingsplannen vorm te geven.
3
Opleidingsbeleid en opleidingsplan Vormgeven van het opleidingsbeleid Het opleidingsbeleid vloeit voort uit het strategisch personeelsbeleid van een organisatie. Het omvat een aantal samenhangende uitgangspunten over de doelstellingen van de organisatie, de rol die opleiden inneemt bij de realisatie daarvan en de wijze waarop opleiden vorm gegeven wordt binnen de organisatie. Het omvat ook de algemene afspraken die binnen de organisatie gelden omtrent het volgen van opleidingen en regelt de rechten en plichten van medewerkers die gebruik (wensen te) maken van studiefaciliteiten. Het opleidingsbeleidsplan omschrijft dus zowel de ambities inzake de ontwikkeling van medewerkers als de kaders die daarvoor gelden. Naast de verplichte opleidingen ten behoeve van het uitoefenen van de functie bestaan er individuele leerbehoeften, opleidingen met een meer vrijwillig karakter. Het initiatief voor het bespreken van deze individuele leerbehoeften ligt bij de medewerker, het is immers een persoonlijke leerbehoefte. De uiteindelijke beslissing over het wel of niet volgen van de opleiding en onder welke voorwaarden (periode, tijdbesteding, enz.) ligt bij de leidinggevende.
Tip Een organisatie maakt eigen keuzes in het wel of niet inwilligen van individuele opleidingsvragen. En elke organisatie kan hieraan eigen voorwaarden koppelen. Denk dus goed na over vragen als: Komen alle medewerkers in aanmerking voor het bespreken van hun individuele leerwensen? Welke voorwaarden koppelen we aan het inwilligen van individuele leerwensen? Denk bijvoorbeeld aan functioneren (alleen de medewerkers die zeer goed of excellent presteren) of een minimum aantal arbeidsuren per week. Dit zal ook afhankelijk zijn van de rol van opleiden binnen een organisatie. Is het naast een middel om ontwikkeling te stimuleren ook een middel om medewerkers te stimuleren tot betere prestaties? Dan is het een logische keuze om het inwilligen van individuele leerwensen te koppelen aan persoonlijk functioneren. Vormgeven van het opleidingsplan Het opleidingsplan volgt uit het opleidingsbeleid, de doelstellingen van de organisatie, de functie- en competentieprofielen, de wettelijke vereisten en individuele doelstellingen. Verder is het opleidingsplan natuurlijk afhankelijk van het budget dat een organisatie wil besteden aan opleidingen. Tip Een opleidingsplan wordt ieder jaar opnieuw opgesteld. Het zal immers wijzigen door in-, door- en uitstroom van medewerkers, jaarplannen en beschikbaar budget.
4
Hieronder volgt een stappenplan voor het vormgeven van een opleidingsplan. Stap 1:Vaststellen opleidingsbehoefte De eerste stap is het inventariseren van de opleidingsbehoefte. Voor het verkrijgen van het totale overzicht komt er input vanuit verschillende perspectieven: Leerbehoefte vanuit organisatieperspectief: de leerbehoefte voortvloeiend uit beleids- en jaarplannen, doelstellingen en kerncompetenties van de organisatie. Leerbehoefte vanuit functieperspectief: de leerbehoefte voortvloeiend uit de functie die uitgeoefend wordt. Hierbij gaat het om vakkennis en functionele vaardigheden, maar ook om de gedragscomponent (competenties). Leerbehoefte van wettelijke regelgeving: hierbij gaat het om de leerbehoefte voortvloeiend uit eisen die vanuit de wet gesteld worden, bijvoorbeeld Bedrijfshulpverlening of scholing voor lidmaatschap van de Ondernemingsraad. Leerbehoefte vanuit persoonlijk perspectief: de leerbehoefte voortvloeiend vanuit individuele wensen. De gesprekscyclus is een belangrijk instrument voor de inventarisatie van de leerbehoefte uit functieperspectief en persoonlijk perspectief. Tijdens ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken staat het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker namelijk centraal. Deze gesprekken lenen zich dus bij uitstek voor het verkrijgen van input voor het opleidingsplan. Tip Als meerdere medewerkers dezelfde opleidingsbehoefte hebben, is het de moeite waard om deze behoefte te bundelen en deze medewerkers een gezamenlijk opleidingspakket aan te bieden.
Stap 2: Vaststellen opleidingsnoodzaak Bij deze stap gaat het om het vaststellen van het nut van het volgen van een opleiding. Er wordt gekeken naar de aangegeven opleidingsbehoefte en de achterliggende oorzaak van de opleidingsvraag. Vervolgens wordt gekeken naar de vraag of het volgen van een opleiding de beste oplossing is of dat er andere alternatieven voorhanden zijn. Door ook andere alternatieven te bekijken wordt voorkomen dat er te snel naar opleidingen gegrepen wordt als middel voor “alle” problemen. Belangrijk bij het vaststellen van de opleidingsnoodzaak is ook de vraag of het geleerde uiteindelijk toe te passen is in de praktijk. Voor een medewerker is het erg frustrerend wanneer hij een opleiding gevolgd heeft en vervolgens het geleerde niet toe kan passen in de praktijk, omdat het werk daar geen ruimte voor laat. Een manier om opleidingsresultaten te borgen in de praktijk is door er aandacht aan te geven in de gesprekscyclus.
5
Tip Sommige competenties zijn erg moeilijk aan te leren. Een opleiding is dan niet het juiste middel. Denk ook eens aan alternatieve leervormen, zoals „training-on-the-job‟, coaching of intervisie. Stap 3: Vaststellen opleidingsbudget Het management van een organisatie stelt ieder jaar vast wat het beschikbare opleidingsbudget is. Voor bibliotheken geldt dat de certificeringnorm hierbij als leidraad 1 fungeert. Hierin is opgenomen dat minimaal 3% van de bruto loonsoom geïnvesteerd wordt in opleidingen van medewerkers. Het is raadzaam om als management een vinger aan de pols te houden door na ongeveer een half jaar de stand van zaken te bespreken rondom de toegekende opleidingsvragen, de resultaten van de opleidingen, het reeds uitgegeven budget, de nog openstaande opleidingsvragen en het nog resterende budget. Stap 4: Vaststellen opleidingsdoelen en -condities Als gekozen wordt voor het volgen van een opleiding is het belangrijk om bij de volgende vragen stil te staan: Welk(e) doel(en) willen we behalen met de opleiding? Waar moet de opleiding aan voldoen, wanneer zijn we tevreden? Hoe wordt de opleiding vormgegeven (extern, een externe opleider in huis halen, een interne training, enz.) Wat zijn de kosten en hoe verhouden die zich tot de overige opleidingsvragen? Dit is met name belangrijk in het kader van het beschikbare budget. Wanneer kan de opleiding plaatsvinden (tijdstip en tijdstermijn)? Vervolgens worden er met de medewerker individuele afspraken gemaakt over de voorwaarden waaronder de opleidingsaanvraag wordt toegekend. Hierbij valt te denken aan verdeling van kosten, verdeling van studietijd, betaling van reiskosten, van toepassing zijnde terugbetalingsregeling, enz. De regels uit de CAO kunnen als uitgangspunt dienen, maar laten ruimte over voor eigen invulling. Tip Leg gemaakte afspraken over de studiefaciliteiten vast in een overeenkomst die zowel door de leidinggevende als de medewerker (en eventueel HRM) ondertekend wordt. Voeg deze overeenkomst toe aan het personeelsdossier.
Stap 6: Opstellen planning Alle afgesproken opleidingsactiviteiten worden verwerkt in een opleidingsjaarplan. Zo‟n plan kan er als volgt uitzien. 1
De bruto loonsom is het totale brutoloon inclusief vakantiegeld en andere vaste componenten zoals een 13e maand en exclusief werkgeverslasten. 6
Opleidings-
Medewerker
activiteit
Functie
Bijscholing (B) of Individuele
Uitvoerder
Begin- en
Kosten
einddatum
Bijzonderheden
leerwens (I)
Stap 7: Evaluatie De laatste stap is de evaluatie van de opleiding. Hierin bespreken leidinggevende en medewerker de kwaliteit van de gevolgde opleiding, de resultaten en de toepasbaarheid van het geleerde in de dagelijkse praktijk. Tip De evaluatie van een opleiding bestaat uit meer dan één momentopname. Om het geleerde echt een plek te geven in de praktijk, is het waardevol om ook tijdens de gesprekscyclus aandacht te geven aan de verworven kennis. Denk bijvoorbeeld aan het maken van concrete afspraken of individuele doelstellingen in relatie tot de opleiding. De resultaten worden besproken in een beoordelings- of functioneringsgesprek.
7
Wet- en regelgeving De CAO Openbare Bibliotheken kent drie artikelen die betrekking hebben op opleiding en ontwikkeling; artikel 46 (scholings- en loopbaanbeleid), artikel 56 (bijscholing) en artikel 64 (studiefaciliteiten). Dit laatste artikel wordt verder uitgewerkt in bijlage E. Scholings- en loopbaanbeleid Uit artikel 46 wordt duidelijk dat de bibliotheek verplicht is om een plan op te stellen met betrekking tot scholings- en loopbaanmogelijkheden voor werknemers. Het plan moet ter instemming aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging worden voorgelegd. Het scholings-en loopbaanplan is gericht op de huidige en toekomstige functievervulling zowel binnen als buiten de instelling en bevat tenminste de volgende onderwerpen. a. Welke (categorieën) medewerkers in aanmerking komen voor een loopbaangesprek. b. Op welke wijze een medewerker een door hem gekozen deskundige kan inschakelen ten behoeve van het loopbaangesprek. De werkgever moet hiermee instemmen. c. Op welke wijze met de tijdsinvestering wordt omgegaan. d. Op welke wijze de kosten betaald worden. e. Welke mogelijkheden aan de medewerkers worden aangeboden om door te stromen naar hogere functies. Studiefaciliteiten In artikel 64 staat vernoemd dat de medewerker voor het volgen van een opleiding in aanmerking kan komen voor buitengewoon verlof en een tegemoetkoming in studiekosten. Dit is het geval wanneer de medewerker een opleiding volgt die naar het oordeel van de werkgever van belang is voor de organisatie en voortvloeit uit het uitoefenen van de huidige of verwachte functie. Studieverlof De werkgever kan studieverlof toekennen voor het volgen van lessen, voor de deelneming aan examens of tentamens en voor de voorbereidingen daarvan. Tegemoetkoming in studiekosten Voorafgaand aan de tegemoetkoming in de studiekosten verklaart de medewerker schriftelijk dat hij bekend is met de verplicht (gedeeltelijke) terugbetaling. Onderstaande tabel laat de vergoedingen zien zoals die zijn opgenomen in de CAO. De werkgever mag te allen tijde ten gunste van de werknemer van de CAO afwijken.
8
Vergoeding
Welke kosten
Waarvan/in welke situaties
100%
Noodzakelijk gemaakte reiskosten
Als de studie in een andere plaats dan de woon- of standplaats gevolgd moet worden
100%
Werkelijk en noodzakelijk gemaakte
Gemaakt bij het afleggen van het
kosten van maaltijd en nachtverblijf
examen
Max. 50%
Cursus- en leskosten
Noodzakelijk gemaakte kosten
Max. 50%
Examen- en diplomakosten
Noodzakelijk gemaakte kosten
Max. 50%
Aanschaffingskosten
Verplicht gesteld studiemateriaal
Terugbetaling van studiekosten De medewerker is verplicht om in sommige situaties de tegemoetkoming in de studiekosten terug te betalen. Situatie
Bijzondere voorwaarden
Bedrag van de studiekosten
De medewerker neemt zelf
Voordat de studie is afgerond
Gemaakte kosten tot drie jaar
ontslag
voor ontslagdatum
De medewerker neemt zelf
Binnen drie jaar na afronding
Gemaakte kosten tot
ontslag
van de studie
maximaal drie jaar voorafgaand aan de afronding van de studie. Bv. studie afgerond op 1-1-07, e
ontslag op 1-1-08 = 24/36 van de studiekosten De medewerker wordt
Voordat de studie is afgerond
ontslagen, waarbij het ontslag
Gemaakte kosten tot drie jaar voor ontslagdatum
aan hem is te wijten De medewerker wordt
Binnen drie jaar na afronding
Gemaakte kosten tot
ontslagen, waarbij het ontslag
van de studie
maximaal drie jaar
aan hem is te wijten
voorafgaand aan de afronding van de studie. Bv. studie afgerond op 1-1-07, e
ontslag op 1-1-08 = 24/36 van de studiekosten De studie is niet met goed gevolg afgesloten en dit is
Voordat de studie is afgerond
Gemaakte kosten tot drie jaar voor beëindiging van de studie
naar het oordeel van de werkgever te wijten aan de medewerker
De verplichting voor het terugbetalen van de tegemoetkoming in de studiekosten vervalt, als aansluitend aan het ontslag een pensioen of wachtgeld volgt.
9
Bijscholing De medewerker is verplicht om bijscholingsactiviteiten te volgen die door de werkgever voor de uitoefening van de functie noodzakelijk worden geacht. Dit staat verder uitgewerkt in artikel 56 van de CAO. Fiscale consequenties loon bij studiefaciliteiten De vergoedingen en verstrekkingen die worden gegeven in het kader van de studie worden niet gerekend tot het loon. Er zijn drie voorwaarden voor vrijstelling: de studiekosten worden niet al door een ander vergoed de studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of het op peil houden van vakkennis de werkgever heeft de vergoeding verstrekt of toegezegd voor het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt. Certificeringnorm In de certificeringnorm voor openbare bibliotheken is onder andere het volgende 2 opgenomen ten aanzien van het management van medewerkers . De bibliotheek toont aan dat de medewerkers daadwerkelijk over het vereiste opleidingsniveau en de vereiste kennis en vaardigheden beschikken die bij de betreffende functie horen. De bibliotheek toont aan dat zij dusdanig in ontwikkeling is, dat het niveau van de medewerkers structureel stijgt. Er zijn concrete plannen met betrekking tot opleiding en ontwikkeling, inclusief budget; er wordt een minimale investering van 3% in opleiding van personeel gerealiseerd. De opleidingsplannen zijn gerelateerd aan een specifiek doel en de bibliotheek toetst de effecten van de opleidingen in relatie tot dat doel.
2
Stichting certificering openbare bibliotheken, Aantoonbaarheid Conformiteit Certificeringnorm
Openbare Bibliotheken 2010 tot en met 2013. 10
Procedure Hieronder geven we tenslotte een voorbeeld van een procedure behorende bij een opleidingsaanvraag. 1. Leidinggevende en medewerker overleggen samen over de gewenste opleiding, training/cursus of seminar/congres. De behoefte hieraan kan voortkomen uit de gesprekscyclus, de medewerker kan echter ook op eigen initiatief een verzoek indienen. 2. Indien gewenst vragen leidinggevende en medewerker advies aan de HRmedewerker. 3. Leidinggevende besluit of de studieaanvraag wordt toegekend en onder welke voorwaarden. Hierbij valt te denken aan opleidingsnoodzaak, beschikbaar budget en prioriteiten (overige opleidingsvragen). Verder gaat het hierbij om verdeling van kosten, verdeling van studietijd, betaling reiskosten en terugbetalingsregeling. 4. Leidinggevende (of HR-medewerker) stelt een overeenkomst op met betrekking tot de studiefaciliteiten. Zowel leidinggevende als medewerker ondertekenen de overeenkomst. 5. De overeenkomst wordt opgenomen in het personeelsdossier. 6. De leidinggevende of HR-medewerker geeft de medewerker op voor de gewenste studie. 7. Na afronding van de opleiding levert de medewerker een kopie van het diploma/certificaat in ten behoeve van het personeelsdossier. 8. De leidinggevende (en/of HR-medewerker) en medewerker evalueren de opleiding.
11
