Reg. nr 984951
Project Renovatie Stadskantoor Westnieuwland en Markt 11 Periode september tot en met december 2014 Laatste rapportage
20 januari 2015
Voorwoord Geachte raadsleden, Hierbij ontvangt u de laatste rapportage over de renovatie van het stadskantoor aan Westnieuwland 6 en het stadhuis aan Markt 11. Na de grondige renovatie is het stadskantoor aan Westnieuwland 6 een duurzaam, energiezuinig en modern gebouw geworden, met een aantrekkelijke publiekshal voor de dienstverlening. Ons prachtige en monumentale stadhuis aan Markt 11 is een functioneel vergader- en bestuurscentrum geworden. Bij de interne verbouwing is de historische sfeer behouden, met moderne faciliteiten en met een eigentijds interieur als waardevolle toevoegingen. De beide panden zijn nu ruim een halfjaar in gebruik, naar volle tevredenheid van de medewerkers en het college van B&W. Fors financieel voordeel Doordat de organisatie kleiner is en de medewerkers flexibele werkplekken hebben, werken onze medewerkers nu in één gebouw in plaats van in vier verouderde gebouwen. We hebben geïnvesteerd in een duurzaam stadskantoor, waardoor in de komende decennia de kosten voor onderhoud, verzekeringen, facilitaire ondersteuning en energie ook fors lager zijn. Uit deze laatste rapportage blijkt dat we niet alleen hebben bespaard door te kiezen voor centrale huisvesting, maar dat we ook ruim tien miljoen euro minder hebben uitgegeven, tijdens de sloop, bouw en inrichting, van het krediet dat uw raad beschikbaar heeft gesteld in 2011. We ronden het project af met een fors positief financieel resultaat van € 10 miljoen ten opzichte van het oorspronkelijk budget. Dit is te danken aan gunstige aanbestedingen en een efficiënt geregisseerd bouwproject met scherp toezicht op kwaliteit, planning en budget. Van idee tot oplevering Aan het begin van 2015 kunnen we terugkijken op ruim zes jaren van voorbereiding tot realisatie. Aanvankelijk kozen we als gemeente voor nieuwbouw. Begin 2009, op 12 februari, stelde uw raad het programma van eisen vast voor een nieuw stadskantoor. Uit een architect- en ontwerpselectie kwamen drie ontwerpen van drie architectenbureaus naar voren, die we voorlegden aan de bevolking en aan de medewerkers van de gemeente. Een jury nam de uitkomsten van de raadplegingen en andere adviezen mee in haar afweging en koos voor architectenbureau Kraaijvanger, zo werd in september 2009 bekend. Het ontwerp van Kraaijvanger werd in het juryrapport omschreven als klassiek tijdloos en ingetogen chique. Het nieuwe stadskantoor moest in 2014 klaar zijn. Voortschrijdend inzicht en veranderde politieke wensen leidden tot herbezinning. Niet nieuwbouw, maar renovatie kreeg in 2011 de voorkeur van het stadsbestuur. Dit besluit werd op 5 juli 2011 door het college van B&W genomen, op basis van het coalitieakkoord 2011-2014. Het ontwerpteam kreeg de opdracht om de renovatie uit te werken, binnen het in 2009 vastgestelde programma van eisen. Op 20 december 2011 koos uw raad voor duurzame renovatie van Stadskantoor Westnieuwland. Ook koos de raad voor een kleinschalige verbouwing van Markt 11 tot bestuurs- en vergadercentrum. Belangrijk bij de keuze was dat de oude stadskantoren aan het Westnieuwland, de Industrieweg en de Hoflaan gebreken vertonen, waardoor technisch ingrijpen noodzakelijk zou zijn. Als de gemeente in de vier verouderde gebouwen zou blijven zitten, zouden de huisvestingslasten jaarlijks € 4,1 miljoen gaan bedragen. Het jaar 2012 stond in het teken van het strippen van het oude gebouw tot de betonnen kern. Op 12 februari 2013 ging de eerste paal van de publiekshal de grond in. Het geraamte van het oude gebouw werd langzaam weer ‘aangekleed’. Van het oude pand werden de vloeren, de draagconstructie en de kelder benut. Het gebouw werd opgebouwd met duurzame materialen en kreeg een uitstekende isolatie en milieuvriendelijke energievoorziening, zoals warmte-koudeopslag en driedubbel glas. Ook kwamen er 254 zonnepanelen op het dak. Het dak van de publiekshal werd voorzien van mossedum. Het pand Westnieuwland ging door de renovatie van energielabel G naar energielabel A++, oftewel van zeer onzuinig naar zeer zuinig. Dit is het hoogst haalbare certificaat.
2
Fase Programma van eisen nieuwbouw Definitief Ontwerp nieuwbouw Renovatie Realisatie
Wanneer Februari 2009
Budget € 54,5 miljoen
Werkplekken 500
November 2010
€ 44,3 miljoen
365
November 2011 December 2014
€ 38,1 miljoen € 27,4 miljoen
334 350
Het jaar 2013 was van januari tot en met december gewijd aan de bouw van het stadskantoor. In het eerste kwartaal van 2014 werd het stadskantoor ingericht en afgebouwd. Niet alles ging ‘vanzelf’ en er waren onvoorziene zaken. Bijvoorbeeld het aantreffen van asbest in Markt 11, dat zorgvuldig verwijderd moest worden. Het bleek ook te optimistisch om de loopbrug tussen de twee gebouwen volledig van glas te maken. Voor een goede constructie bleken RVS-onderliggers noodzakelijk. Vanaf het begin van de sloop tot aan de officiële opening van beide gebouwen heeft de gemeente overlegd met een bewonersplatform van ondernemers en omwonenden, vooral over verkeersmaatregelen en over maatregelen om de overlast van het bouwproces zo veel mogelijk te beperken. Door regelmatig met elkaar rond de tafel te zitten, konden lastige situaties op tijd getackeld worden. Ook konden belangstellenden zich abonneren op een nieuwsbrief, waardoor zij snel op de hoogte werden gebracht van geplande werkzaamheden en informatie kregen over de stand van zaken van de bouw. De officiële opening van zowel het stadskantoor als het stadhuis was op zaterdag 12 juli 2014, maar op maandag 7 april 2014 konden Vlaardingers al terecht in het gerenoveerde stadskantoor. De ambtenaren namen die ochtend hun intrek in hun nieuwe kantoor. Zij zijn gaan flexwerken. Zij kiezen iedere dag een werkplek en hebben keuze uit: een concentratieplek om alleen te werken, een samenwerkplek om met een collega aan een project te werken, teamruimtes voor een overleg, belplekken om vertrouwelijke gesprekken te kunnen voeren en een bibliotheek waar meerdere ambtenaren kunnen werken. De ambtenaren worden aangemoedigd om op de fiets naar het werk te komen. Onder het gebouw is een fietsenstalling voor medewerkers met plaats voor ruim 350 fietsen en scooters en met oplaadpunten voor een elektrische fiets. Het doel van centrale huisvesting was om het samenwerken te bevorderen en de efficiency van het kantoorgebruik te vergroten. De conclusie is: het werkt! Medewerkers kunnen elkaar sneller vinden en het samenwerken verloopt hierdoor soepeler. Ook krijgen medewerkers meer inzicht in elkaars werk, waardoor zij nog meer betrokken raken bij de hele organisatie en stad. Ook Vlaardingers inwoners en organisaties weten het stadskantoor goed te vinden, zowel voor de gemeentelijke diensten als voor het overleggen met ambtenaren en/of bestuurders. Naast de open en transparante publiekshal zijn er diverse blikvangers in het gerenoveerde stadskantoor. Bijvoorbeeld de cascadetrap, ook wel watervaltrap genoemd, die dwars door alle verdiepingen loopt. Ook de zes meter lange glazen loopbrug, die het stadskantoor en het stadhuis verbindt, springt in het oog. En dan zijn er nog ‘onzichtbare’ wetenswaardigheden. Op het hoogtepunt waren bijvoorbeeld meer dan 120 bouwvakkers op de bouwplaats aan het werk. Er is meer dan 50 kilometer elektriciteitskabel aangelegd. In het gebouw zitten 120.000 gevelstenen en 10.000 profielstenen. Het gebouw is een architectonische aanwinst voor de binnenstad geworden, dat goed in de omgeving past. Het is ook passend dat de publiekshal medio 2015 wordt opgesierd met een kunstwerk ‘Ode aan de haring’ van Jeroen Verhoeff, voor 50% gefinancierd door ‘crowdfunding’. De laatste werkzaamheden De komende periode wordt nog een aantal afrondende werkzaamheden uitgevoerd. In de fietsenkelder wordt een extra wand aangebracht, waardoor deze ook buiten kantooruren toegankelijk wordt. Hiermee wordt de functionaliteit van het gebouw verder verhoogd. Daarnaast moeten nog maatregelen worden getroffen ter bestrijding van het optrekkend vocht in de keldermuren.
3
Met dank aan velen Wij willen graag het architectenbureau, alle aannemers en ondersteunende bedrijven én onze medewerkers bedanken voor hun inzet, waardoor het project voorspoedig is verlopen. Ook zijn wij het bewonersplatform erkentelijk voor de bereidheid om te overleggen en met ons mee te denken. Dit is heel waardevol gebleken. Het geduld en het begrip dat omwonenden tijdens de sloop en de bouw hebben gehad waarderen wij zeer. Wij beëindigen nu trots het project. De gebouwen hebben vele decennia voor zich. Hans Versluijs, Cees Kruyt
4
1.
Inleiding
Voor u ligt de laatste voortgangs- en tevens eindrapportage van het project Stadskantoor Westnieuwland/Markt 11 over de periode september tot en met december 2014. In deze rapportage wordt ingegaan op de in deze periode genomen besluiten, de procesmatige en inhoudelijke stand van zaken, financiën, communicatie en planning met betrekking tot het project Stadskantoor Westnieuwland en het project Markt 11. Met deze eindrapportage wordt het project afgesloten. Het bij deze rapportage behorende financiële overzicht is het uiteindelijke resultaat van het totale project. Het project is binnen de planning en ruim binnen het budget dat met het raadskrediet van 38,1 miljoen euro uit 2011 (VLD/2011/16968) beschikbaar is gesteld gerealiseerd. Net als voor het project Westnieuwland is ook voor het project Markt 11 een fotoboek gemaakt. Dit fotoboek bieden wij u bij dit eindverslag aan, ter herinnering aan alle verrichte werkzaamheden aan het oude stadhuis. In deze periode hebben de aannemers van het Westnieuwland als van Markt 11 de laatste restpunten afgehandeld en zijn de laatste meerwerken beoordeeld en verwerkt in het financiële resultaat. In deze periode is het laatste deel van de bouwroute in oude staat hersteld.
2.
Organisatie
2.1
Projectorganisatie
Het project Stadskantoor Westnieuwland/Markt 11 is aangestuurd door een projectorganisatie. De projectorganisatie bestaat in 2014 uit een intern begeleidingsteam/voortgangsoverleg, onder voorzitterschap van de verantwoordelijke wethouder en een projectgroep. In deze periode zijn alle werkzaamheden door de projectorganisatie beëindigd en zijn beide panden overgedragen aan de afdeling die het beheer van beide panden verder zal uitvoeren. Voor het projectteam was de afgelopen periode zorgdragen voor de nazorg met betrekking tot de restpunten, het herstellen in oorspronkelijke staat van de bouwroute, en de administratieve en financiële afhandeling van het project. 2.2
College burgemeester & wethouders
Het College heeft de afgelopen vier maanden de volgende documenten vastgesteld en besluiten genomen met betrekking tot het project: 16-09-2014
Kennis genomen van de voortgangsrapportage periode mei tot en met augustus 2014.
Begin 2015 ontvangt het College de eindrapportage van het project, met een fotoboek van Markt 11 als herinnering aan de werkzaamheden in het oude stadhuis. Met deze laatste rapportage wordt het project afgesloten. 2.3
Gemeenteraad
Tussen september en december 2014 heeft de raad de volgende stukken ontvangen: e - voortgangsrapportage 2 periode 2014: mei tot en met augustus 2014. Begin 2015 ontvangt de gemeenteraad de eindrapportage van het project, met een fotoboek van Markt 11 als herinnering aan de werkzaamheden in het oude stadhuis.
3.
Voortgang bouw Stadskantoor Westnieuwland
Bij de oplevering is een restpuntenlijst opgesteld die de aannemers in de afgelopen periode hebben afgewerkt. Gebreken en schades zijn hersteld, installaties zijn getest en overgedragen aan de gebouwbeheerder. In de vorige rapportageperiode is gemeld dat er optrekkend vocht in de keldermuren optreedt. Tijdens de bouwwerkzaamheden van de renovatie is de kim van de wanden geïnjecteerd en is een zogenaamd vochtscherm aangebracht. Op dit moment is onduidelijk waarom het probleem niet verholpen is. De komende maanden wordt in kaart gebracht hoe groot het probleem is en wat de mogelijke remedies zijn. Als dat bekend is wordt een nader voorstel gedaan. In de fietsenkelder wordt een extra wand aangebracht waardoor 24 uur per dag toegang mogelijk wordt. 5
Buitenruimte In deze periode is het laatste deel van de bouwroute in oude staat hersteld. Dit betreft het gedeelte tussen de Ridderstraat en de Jacob van der Windtstraat. De rijbaan is herstraat en de plantenbakken zijn teruggebracht. De nieuwe bomen en struiken worden in het voorjaar van 2015 aangebracht. De tijdelijke brug is weggehaald en de openbare ruimte daar ter plaatse zal weer als trapveld worden ingericht. Met de afronding van deze werkzaamheden is de oorspronkelijke situatie hersteld. Op verzoek van het bewonersplatform is het verlichtingsniveau in de Paterstraat onderzocht en besloten is om extra verlichtingsarmaturen aan te brengen. Deze worden begin 2015 geplaatst.
4
Voortgang bouwwerkzaamheden Markt 11
In deze periode zijn de restpunten afgehandeld en is het pand door de projectorganisatie overgedragen aan de gebouwbeheerder.
5
Schadeclaims en nadeelcompensatie
In de periode van september tot en met december 2014 is nog één schadeclaim ingediend. Het onafhankelijk bureau dat is aangesteld, Topexpertise, heeft deze klacht afgehandeld door middel van een inspectie en een advies. Er wordt nog een schadeclaim verwacht. Deze wordt na het verwijderen van de tijdelijke brug en na de laatste werkzaamheden aan de route opgenomen en beoordeeld door het onafhankelijk bureau. Er is een reservering gemaakt om de schade die veroorzaakt blijkt door het werk, te kunnen betalen.
6
Financiën
Toelichting op financieel resultaat renovatie Westnieuwland 6 en aanpassing Markt 11 per 31 december 2014. Er is een budget gereserveerd van € 30.000 voor de extra wand in de fietsenkelder in het Westnieuwland. Daarnaast moeten nog maatregelen worden getroffen ter bestrijding van het optrekkend vocht in de keldermuren Tijdens de renovatiewerkzaamheden is de kim van de wanden geïnjecteerd en een vochtscherm aangebracht. Dit heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Via metingen en analyses wordt de komende maanden in kaart gebracht wat de omvang van het probleem is en welke oplossingen mogelijk zijn. Als de uitkomst en de kosten van de te treffen maatregelen bekend zijn, wordt een nader voorstel gedaan. Daar waar de renovatie Westnieuwland een voordeel laat zien t.o.v. de raming is het tegengestelde het geval bij de aanpassing van Markt 11. De onvoorziene tegenvaller als gevolg van asbestsanering leidde tot andere meerkosten. De bouwkosten, werktuigbouwkundige en elektrotechnische werken als gevolg van onvoorzien meerwerk zijn overschreden. Omdat er meer gesloopt is door de asbestsanering moest er derhalve ook meer hersteld worden. De kosten van losse inrichting/meubilair zijn lager dan geraamd. Enerzijds door aanbestedingsvoordelen en anderzijds door een sobere en doelmatige inrichting. Aangezien het meubilair in zijn totaliteit is aanbesteed, is hier geen onderscheid gemaakt tussen Westnieuwland en Markt. Het beschikbaar gestelde krediet is in de Voorjaarsnota 2014 verlaagd met 5 miljoen euro. Al met al is het oorspronkelijk in 2011 verstrekte krediet ad € 38,1 miljoen samen met de eerdere verlaging in de begroting met € 0,8 miljoen voor de losse inrichting naar beneden bijgesteld tot € 32,3 miljoen. Nu de werkzaamheden zijn afgerond, komt de totale investering uit op € 27,39 miljoen. Daarmee zijn wij € 10,7 miljoen, (5 miljoen + 0,8 miljoen + 4,9 miljoen) binnen het oorspronkelijke budget gebleven. De leenschuld is toegenomen met de hoogte van de feitelijke investering en dus minder dan aanvankelijk begroot. Dit heeft geen effect op de weerstandscapaciteit.
6
Renovatie Westnieuwland 6
Stand per 31 december 2014 Budget
Totaal Besteedbare ruimte
30.000
47.001
-17.001
18.900.000
11.841.556
7.058.444
100.000
257.743
-157.743
AANVULLENDE BOUWKOSTEN
2.770.000
1.897.898
872.102
DIRECTIEKOSTEN
5.218.000
4.257.829
960.171
BIJKOMENDE KOSTEN
2.636.000
874.192
1.761.808
439.000
717.290
-278.290
GRONDKOSTEN BOUWKOSTEN TERREININRICHTING/BUITENRUIMTE
ONVOORZIEN VERLAGING BUDGET 1e VGR 2014
-5.000.000
TOTAAL WESTNIEUWLAND 6
25.093.000
Aanpassing Markt 11
19.893.509
5.199.491
Stand per 31 december 2014 Budget
BOUWKOSTEN
-5.000.000
Totaal Besteedbare ruimte
3.700.000
5.289.290
-1.589.290
35.000
69.495
-34.495
DIRECTIEKOSTEN
525.000
583.647
-58.647
BIJKOMENDE KOSTEN
360.000
79.317
280.683
ONVOORZIEN
141.000
183.796
-42.796
4.761.000
6.205.544
-1.444.544
AANVULLENDE BOUWKOSTEN
TOTAAL MARKT 11
Losse inrichting
Losse inrichting Markt 11 Losse inrichting Westnieuwland 6 Stelpost tussenbalans
Stand per 31 december 2014 Budget
Totaal Besteedbare ruimte
300.000
300.000
3.000.000
1.286.297
-800.000
1.713.703 -800.000
TOTAAL LOSSE INRICHTING
2.500.000
1.286.297
1.213.703
TOTAAL GENERAAL excl. BTW
32.354.000
27.385.350
4.968.650 7
7.
Communicatie
7.1
Communicatie omwonenden, burgers en Van Kampenschool
Pers Naar aanleiding van de voortgangsrapportage, periode mei tot en met augustus 2014, zijn er in september vragen gesteld door de pers over het vocht in de kelder. Deze zijn beantwoord. Bewonersplatform Het punt dat is aangegeven tijdens het afsluitende overleg met het bewonersplatform, de aanpassing van de straatverlichting aan de Paterstraat, is onderzocht en wordt begin 2015 aangepast. Aangezien het bewonersplatform is beëindigd in juli jl., zijn de leden daarna niet meer bijeen geweest. Onderzoek Rekenkamercommissie burgerparticipatie Het project Stadskantoor Westnieuwland/Markt 11 is aangedragen bij de Rekenkamercommissie als voorbeeldproject burgerparticipatie Op 17 oktober heeft met het bureau PBLQ dat het onderzoek naar inspraak en burgerparticipatie in de gemeente Vlaardingen en Schiedam uitvoert, een interview plaatsgevonden met de projectleider en met de verantwoordelijke voor de communicatie met de omwonenden en omgeving. Vanuit het bewonersplatform hebben drie leden zich bereid verklaard om mee te werken aan het onderzoek. Aanspreekpunten Nu beide panden zijn opgeleverd en in gebruik zijn genomen, kunnen de bewoners via de gebruikelijke kanalen van de gemeente hun vragen, meldingen en klachten kwijt. Klachten en meldingen In augustus is het mailadres
[email protected], het mailadres dat de afgelopen jaren is gebruikt voor alle communicatie en klachten, afgesloten. Dit is gemeld bij alle bewoners en tevens is gemeld dat zij de gebruikelijke kanalen voor contact met de gemeente kunnen gebruiken. 7.2
Communicatie intern
Vlaardingen Bloeit Aan de hand van toelichtende teksten en beelden zijn de medewerkers op de belangrijke momenten op de hoogte gehouden via Visnet en de interne nieuwsbrief Vlaardingen Bloeit. Ambassadeurs In september heeft een afsluitende bijeenkomst met de ambassadeurs vanuit alle afdelingen en secties plaatsgevonden met evaluatie van de werkplekken en werkomgeving in het gerenoveerde Stadskantoor en Markt 11.
8.
Werkzaamheden 2014
september tot en met december
afhandelen restpunten en nazorg Markt 11 afhandeling restpunten Westnieuwland administratieve afhandeling project herstel straatwerk laatste fase bouwroute
31 december 2014
Het project is met deze eindrapportage formeel afgerond en financieel afgesloten.
8
9
