ReeHorst Ede 20 November 2014 Joop Grit. Track & trace

Track & trace

ReeHorst Ede 20 November 2014 Joop Grit

Track & trace “Convenant veilige toepassing medische technologie in het ziekenhuis” Voorwaarden onderhoud: •Registratie •Identificatie •Planmatig onderhoud •Traceerbaarheid ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace De patiënt centraal Van opname tot ontslag tal van processen

ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace


Track & trace


Track & trace Comfort, speeltje of noodzaak? •3/4 van apparatuurbestand is zelden tot nooit zoek •Ruim 1/4 van de apparatuur heeft geen vaste locatie – in UMCG > 4000 items •Onderhoud van zwervende middelen (bedden en infuuspompen) niet uitvoerbaar bij ontbreken van traceerbaarheid •De helft van de locatiegegevens van de inventaris kloppen niet – onbetrouwbare database •Slechte beschikbaarheid hulpmiddelen is grote ergernis bij verpleegkundigen •Inefficiënte inzet van hulpmiddelen (mede door hamstergedrag) •Onderhoudssticker werkt niet – te moeilijk/lastig te lezen •Door slechte traceerbaarheid wordt 20% van het onderhoud niet binnen de gestelde tijd uitgevoerd •Er gaat veel tijd verloren aan het zoeken – > 50% van bestede onderhoudstijd •Tekort aan opslagruimte voor hulpmiddelen op de duurste m2 van het ziekenhuis


Track & trace Situatie UMCG Sinds 2009 zijn infuuspompen geen eigendom meer van afdelingen – opgenomen in centrale pool en verhuurd aan de afdelingen, hierdoor optimale uitwisselbaarheid - gestart met scannen van infuuspompen in decentrale bergingen: eerste T&T ervaring Resultaat: •Binnen een jaar tijdigheid van onderhoud van 60% naar >95% •Halt op ongeremde uitbreidingen van pompen door afdelingen •Aanzienlijk gereduceerd aantal incident meldingen als gevolg van slechte beschikbaarheid Uitdagingen: •Discipline in het scannen is erg matig – zorgassistenten doen het beter dan zorgprofessionals •Hamstergedrag slaat steeds weer toe, met als gevolg boycot van de scanmethodiek •Nog steeds een groot aantal pompen ongebruikt op afdelingen, 50% tot 60% •Per telronde zijn 300 tot 400 pompen (20%) niet te traceren en niet door te belasten. ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace Situatie UMCG Onderhoud bedden Sinds mei 2014 - 850 nieuwe bedden zonder vaste standplaats – 1x per jaar preventief onderhoud Geen beddencentrale of ruimte voor centrale opslag Onderhoud uitgesmeerd over langere periode – ca 20 per dag Onderhoud alleen mogelijk aan een schoon leeg bed – geen onderbreking van zorgproces Samenwerking met schoonmaakdienst – die geven trigger voor omruil van bed Samenwerking met CRUC uitleenservice Scanmethodiek in combinatie met active tags Sinds gisteren groen licht van RvB voor start van T&T project


Track & trace Situatie UMCG Track en trace project in 3 fases Fase 1. Bedden en CRUC hulpmiddelen voorzien van actieve tags Fase 2. Traceerbaarheid en doorbelasting van infuuspompen automatiseren Fase 3. Uitbreiding scanmethodiek in operatiekamers en interventiekamers


Track & trace Verschillende vormen T&T Onderscheid tussen plaatsbepaling en identificatie Plaatsbepaling: Locatie bepaling van uniek item of een verzameling – kan geautomatiseerd

Identificatie: Identificeren van 1 uniek item (in een verzameling) kan alleen visueel door een regiehouder dmv een handheld scanner ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace Verschillende vormen T&T Keuze afhankelijk van dynamiek in locatie veranderingen Van

laagfrequent (handmatig)

tot

hoogfrequent (geautomatiseerd en actief systeem) ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace Verschillende vormen T&T

•One size fits all – is niet werkbaar voor UMCG •Schoonmaak cruciaal in de aanpak van UMCG – regievoerders in logistieke en onderhoud processen •Realisatie buiten de zorgmedewerkers om – van 3500 verpleegkundigen naar 80 schoonmakers en afdelingsassistenten •Twee wekelijkse kwaliteitsscan met scanners op zorgafdelingen door afdelingsassisten ReeHorst Ede 20 November 2014

Track & trace Objecten/ruimten: TnT-ID TnT-system Location Date/time Huurprijs PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_last_procedure

T&T database

TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time

Active RFID TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time

Handheld scanner

TnT applicatie server

CRUC portal


TnT-ID TnT-system Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_last_procedure Return_command

TnT-ID TnT-system Location Datum/tijd PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedure Return_command

Webbased appl. TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedu Return_command

TnT-ID TnT-system Source ID Location Date/time PO_stat PO_stat_date Clean_stat Clean_stat_date Clean_stat_empl Clean_last_procedur Return_command

Track & trace Eind resultaat: •Optimale aansturing van het onderhoud aan bedden. (MT) •Geautomatiseerd systeem tbv informatie over beschikbare/vrije medische hulpmiddelen (voor zorgafdelingen en CRUC) •Vindbaarheid van leen/huur artikelen gerealiseerd (vangnet voor CRUC en MT) •Directe communicatie en aansturing (trigger) van ondersteunende processen t.b.v. deze hulpmiddelen (MT en logistiek) •Aantoonbaarheid van schoonmaakactiviteiten t.b.v. medische hulpmiddelen. •Geautomatiseerde doorbelasting van huurprijs van hulpmiddelen (CRUC en MT) ReeHorst Ede 20 November 2014

•Kwaliteitsscan van alle medische hulpmiddelen, handmatig en/of geautomatiseerd

Track & trace

Overige doelen op langere termijn (bijvangst): •Koppelen van gebruikte apparatuur aan patiënten en ingrepen •Gedifferentieerd onderhoud/schoonmaak beleid afhankelijk van locatie

Rhee Horst Ede 20 November 2014

Track & trace Businesscase – benefits Besparing op onderhoud en beheer infuusapparatuur Verlaging tijdverlies door verkorten zoektijden Besparing op bedden logistiek (incl. check op bedden) Tijdwinst in het verifiëren van geldigheid van het onderhoud MHM Kosten besparing van handmatige kwartaal telling infuusapparatuur Besparing op verlies bij doorbelasting infuusapparatuur Samenwerking met CRUC

20% per jaar ca.10 minuten per object ca. 500 uur per jaar 500 uur per jaar 100 uur per jaar 15-20% per jaar kosten deling naar rato

Totale baten voor het UMCG

ca. € 300.000,- per jaar


Track & trace Businesscase - kosten Kosten verschillende hardware en software tbv applicaties (intiniteel en beheer) Koppelingen tussen verschillende applicaties Infrastructuur (netwerk e.d.) Actieve tags (levensduur ca. 3 jaar) Handheld scanners Mobieltjes

Totale kosten voor het UMCG


ca. € 200.000,- per jaar

Track & trace Samenvattend •Zoek verbreding en samenwerking (samenwerking tussen MT-FD en CRUC) •Start met het laaghangend fruit •Geen standalone systemen – maak gebruik van centraal beheerde data


Er is niets nieuws onder de zon

ReeHorst Ede 20 November 2014 Joop Grit. Track & trace

Recommend Documents