HANDLEIDING TRACK &
INHOUDSOPGAVE Trigger Based Track & Trace e-mails 1. Track & Trace e-mails bewerken 1.1 Algemeen 3 1.2 E-mails 1.3 E-mails bewerken 4 1.4 Triggers 1.5 Beschikbare Tags 2. Track & Trace profielen 2.1 Toevoegen e-mail profiel 6 2.2 Logboek 2.3 Instellingen 3. Voorbeeld
Afsluiting
2
3
4 5 6
6 7 7
7
Trigger Based Track & Trace E-mails De functie Track & Trace zorgt ervoor dat je ontvangers kunt informeren over de status van de zendingen. Trigger Based Track & Trace stelt je in staat om gepersonaliseerde Track & Trace e-mails naar jouw klanten te sturen op basis van verschillende voorwaarden. Dit kun je doen door 1 of meerdere profielen aan te maken. Standaard voorzien wij je al met één profiel, waarin twee standaard Track & Trace e-mails zijn opgenomen, namelijk een Nederlandse en een Engelse e-mail. Het is mogelijk om naast dit profiel, ook andere profielen aan te maken. Hierdoor kun je snel wisselen tussen het standaard SendCloud profiel of een gepersonaliseerd profiel (bijvoorbeeld een profiel voor seizoenacties of voor feestdagen). Zodra je jezelf inlogt op je eigen SendCloud panel account en het tandwieltje rechts boven (instellingen) aanklikt, zie je aan de linkerkant de functie Track & Trace.
Als je op deze functie klikt, zie je onderstaand scherm. Hierin kun je drie keuzes maken: - Toevoegen - Logboek - Instellingen
Daarnaast kun je het default profiel bekijken en aanpassen door op het potloodje te klikken. We zullen eerst hierop inzoomen voor we de andere opties behandelen.
2
1. Track & Trace e-mail bewerken Het is mogelijk om iedere Track & Trace e-mail (of een compleet profiel) aan te passen. Dit kun je doen door op het potloodje te klikken rechts in het scherm.
Hier krijg je het volgende scherm te zien met drie opties: -
Algemeen E-mails Voorbeeld
1.1 Algemeen Hier kun je jouw profielnaam, afzendernaam en logo aanpassen. Daarnaast kun je een standaard land selecteren. Let op: voor verzendingen naar landen waarvoor je geen aparte trigger hebt ingesteld wordt een standaard (pre)geconfigureerde Engelse mail verzonden.
1.2 E-mails Bij de e-mails zijn er twee standaard Track & Trace e-mails opgenomen. Eén e-mail in het Nederlands en één in het Engels. Zodra er een pakket buiten Nederland wordt verstuurd, zal de ontvanger standaard een Track & Trace e-mail in het Engels (Verenigd Koninkrijk) ontvangen.
3
Je kunt in dit overzicht een Track & Trace e-mail aanmaken per land. Stel dat je een Duitse Track & Trace e-mail hebt aangemaakt en opgeslagen en je verstuurt een zending naar Duitsland, dan zal de ontvanger automatisch de Duitse e-mail ontvangen. Heb je geen aparte Duitse e-mail aangemaakt en je verstuurd de zending naar Duitsland, dan zal de Track & Trace e-mail in het Engels worden verzonden.
1.3 E-mail bewerken Het is mogelijk om beide standaard e-mails handmatig aan te passen. Dit kun je doen door rechts op de potloodjes te klikken. Je komt dan in onderstaand scherm. Let op, het is dus mogelijk om meerdere e-mails naar hetzelfde land te sturen doordat je verschillende Triggers gebruikt (zie 1.4). Je kunt hier de volgende onderdelen van de Track & Trace e-mail aanpassen: - Onderwerp Het onderwerp staat nu op ‘uw pakket volgen’, maar dit kun je veranderen naar een onderwerp naar eigen keuze. - E-mail bericht Er is al een standaard e-mail aangemaakt. Dit kun je handmatig veranderen en aanpassen, naar jouw eigen wens. Wil je weer terug naar de standaard e-mail? Klik dan rechtsonder op ‘standaard e-mail herstellen’ om alle velden weer naar hun originele teksten te herstellen.
- Trigger Een trigger zorgt ervoor dat de juiste e-mail op het juiste tijdstip bezorgd wordt. Een trigger is dus in feite gebaseerd op de meest recente status van de verzending.
4
1.4 Triggers De verschillende beschikbare triggers zijn: 1.Gereed voor verzending: Zodra de zending bij SendCloud is aangemaakt en er een Track & Trace code aan gekoppeld is, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen. 2. Zending is onderweg: Zodra de zending in het netwerk van de desbetreffende vervoerder zit, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen. 3. Zending afgeleverd: als de zending bij de ontvanger of bij een afleverlocatie is afgeleverd, zal de ontvanger hierover dit bericht ontvangen. Tip, je kunt deze status bijvoorbeeld gebruiken om een product review van de door de klant ontvangen bestelling te vragen. 4. Ongefrankeerd label: dit betreft een briefpost zending zonder Track & Trace code. Dit is handig om gebruikers op de hoogte te stellen dat het product onderweg is middels briefpost. Let op, bij de optie ‘Land’, kun je aangeven in naar welk land de e-mail wordt gestuurd. Zorg er dus voor dat de e-mail in de juiste taal is geconfigureerd.
1.5 Beschikbare tags De beschikbare tags worden gebruikt om de variabele zending- en klant gerelateerde gegevens te verwerken in de Track & Trace mail. Door de tags te gebruiken kun je zelf indelen waar deze gegevens komen te staan. Als je jouw Track & Trace e-mail naar eigen voorkeur hebt aangepast en opslagen, klik dan op ‘terug’. Je komt dan weer op het scherm ‘Overzicht van e-mails’. Let op, bij de trigger ‘Ongefrankeerd label’ kun je geen gebruik maken van de tag ‘Track & Trace code’.
2. Track & Trace profielen Hier vind je alle informatie om een extra Track & Trace profiel aan te maken en om te controleren of bepaalde e-mails zijn verzonden.
2.1 Toevoegen e-mail profiel Het is mogelijk om een extra profiel aan te maken naast het standaard profiel. Hierdoor kun je bijvoorbeeld gemakkelijk switchen van profiel bij bepaalde feestdagen of tijdens vakantieperiodes waar andere leveringstijden van toepassing zijn. Bij de optie ‘toevoegen’ kun je een nieuw profiel aanmaken.
5
Hier vul je de volgende gegevens in: - Profiel naam De naam die je gebruikt om je eigen profiel te herkennen. - Afzender naam De naam die je wilt gebruiken als afzender - Activeren Nadat je deze gegevens hebt ingevuld, kun je profiel activeren. Let op, er kan maar één profiel actief zijn. Een profiel kan wel meerdere Track & Trace e-mails bevatten.
2.2 Logboek Je kunt het logboek gebruiken om bij te houden naar wie en wanneer je Track & Trace e- mail(s) hebt verzonden. Je kunt maximaal de laatste 100 e-mails terugvinden in dit logboek. Bij het kopje ‘E-mail status’ kun je zien of de e-mails daadwerkelijk bij de ontvanger zijn aangekomen. Worden de e-mails niet ontvangen door de ontvanger, kun je bij het kopje ‘Reden’ zien wat er mis gaat
2.3 Instellingen Bij de instellingen kun je aangeven: - Of er Track & Trace e-mails worden verstuurd. Als je deze optie uitvinkt zullen de ontvangers geen Track & Trace e-mail meer ontvangen. - Of het logo van de vervoerder zichtbaar is. - Of je een kopie van iedere Track & Trace e-mail wenst te ontvangen.
6
3 Voorbeeld Om een inzicht te krijgen hoe de Track & Trace e-mails eruit komen te zien, kun je een voorbeeld e-mail naar jezelf sturen. Binnen een minuut ontvang je de e-mail zoals deze naar een klant verstuurd zou worden bij de gekozen trigger.
Afsluiting Succes met het instellen van je gepersonaliseerde Track & Trace e-mails. Indien er iets niet duidelijk is of wanneer je hebt vragen hebt over de Track & Trace e-mail service, neem dan contact op via
[email protected]. We helpen je graag verder!
7
