HANDLEIDING IMPORTFUNCTIE TRACK VERZUIM 4

HANDLEIDING IMPORTFUNCTIE TRACK VERZUIM 4

Copyright Tredin B.V. © te Lelystad Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Tredin B.V. Dit document is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor de daartoe benoemd(e) bedrijf/bedrijven.

Versie 3.1.0 december 2010

2

Tredin B.V.

Handleiding Importfunctie Track Verzuim 4

INHOUDSOPGAVE 1

Inleiding ................................................................................................... 4 1.1

Doel .................................................................................................................... 4

1.2

Vragen? ............................................................................................................... 4

2

Werking .................................................................................................... 5

3

Formaat werknemersbestand .................................................................. 6

4

3.1

Werknemergegevens ........................................................................................... 6

3.2

Mutaties .............................................................................................................. 6

3.3

Uit dienst melden van werknemers ...................................................................... 6

3.4

Bestandsindeling werknemersgegevens: .............................................................. 7

Formaat verzuimmeldingen ..................................................................... 9 4.1

Formaat meldingenbestand ............................................................................... 10

4.2

Scenario’s voor het aanleveren van zieken hersteldmeldingen .......................... 12 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6

Scenario ziekmelding ............................................................................ 12 Scenario wijzigingmelding ..................................................................... 12 Scenario hersteldmelding ...................................................................... 12 Scenario onterechte ziekmelding ........................................................... 12 Scenario onterechte hersteldmelding ..................................................... 12 Scenario correctie datum hersteldmelding later dan de oorspronkelijk hersteldmelding .................................................................................... 12 4.2.7 Scenario correctie datum hersteldmelding eerder dan de oorspronkelijk hersteldmelding .................................................................................... 13 4.2.8 Scenario correctie datum ziekmelding eerder dan de oorspronkelijk ziekmelding .......................................................................................... 13 4.2.9 Scenario correctie datum ziekmelding later dan de oorspronkelijk ziekmelding .......................................................................................... 13 4.2.10 Scenario reden van verzuim is gewijzigd ............................................... 13 4.2.11 Scenario werknemer werkt hele dag en meld zich ’s middags om 12:00 uur ziek. ............................................................................................... 13


3

Tredin B.V.

1


Inleiding

Werknemergegevens, verzuim- en herstelmeldingen zijn elementen die onontbeerlijk zijn voor een goede registratie van werknemers en hun verzuim. Deze gegevens kunnen automatisch worden verwerkt in Track Verzuim, het arbomanagementsysteem van Tredin. Voor het automatisch verwerken van gegevens is een importmodule ontwikkeld. In deze handleiding wordt uiteengezet, wat de voorwaarden en definities zijn om gegevens in Track Verzuim te kunnen importeren.

1.1

Doel

Het doel van de importfunctie is het verzamelen van binnengekomen bestanden en de verwerking van de bestanden. De bestanden zullen werknemer- en verzuimgegevens bevatten, welke verwerkt worden in de Track Verzuim.

1.2

Vragen?

Mochten er nog vragen zijn naar aanleiding van deze handleiding, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Ons telefoonnummer is 0320-239035 of stuur een e-mail aan: [email protected].


4

Tredin B.V.

2


Werking

Voor elke opdrachtgever wordt een inrichting gemaakt voor het importeren van werknemers en/of verzuimmeldingen. Er worden met de opdrachtgever afspraken gemaakt over het te exportbestand. In bijlage 1 wordt een stroomschema weergegeven welke stappen er nodig zijn om een exportbestand van uit het bronsysteem in te lezen in Track Verzuim. De gegevens bevinden zich in één CSV-bestand (Comma Seperated Value). Er zijn twee soorten CSV-bestanden te onderscheiden: Werknemergegevens en verzuimmeldingen. Een csv-bestand kan met behulp van Microsoft Excel of exportfunctie van PersoneelsInformatieSysteem (=bronsysteem) worden gemaakt. LET OP: het scheidingsteken moet een punt-komma zijn. De bestandsnaam van de aan te leveren CSV-bestanden bepaalt of het om werknemergegevens of om verzuimmeldingen gaat. Hieronder de beschrijving: <SOORT><extra toevoeging>.CSV, waarbij: <SOORT> = WN, in geval van werknemergegevens of ZH in geval van verzuimmeldingen = het relatienummer van de werkgever <extra toevoeging> = de opdrachtgever kan hier zelf een extra toevoeging aan de bestandsnaam geven. Deze is vrij invulbaar en is optioneel. Het relatienummer is een nummer dat door Tredin wordt uitgegeven. Bij onderwijsinstellingen is dit nummer het werkgeversnummer van het bestuur. Dit nummer wordt uitgegeven door de overheid. Om de import van werknemersgegevens goed te laten verlopen, dient de bestandnaam "WN12345.CSV" te zijn. Verzuimmeldingen dienen aangeleverd te worden middels het bestand "ZH12345.CSV". Verderop wordt beschreven hoe elke CSV-bestand moet worden samengesteld. Aandachtspunt bestanden: • Het werknemersbestand en het meldingsbestand dienen elke apart te worden opgestuurd of aangeboden.


5

Tredin B.V.


3

Formaat werknemersbestand

3.1

Werknemergegevens

De bestanden dienen volgens een vast formaat aangeleverd te worden. Het importbestand is opgebouwd uit kolommen waarin de correcte waarden dienen te staan. Hiervan mag niet worden afgeweken, omdat het inlezen in het systeem in een vaste volgorde plaatsvindt. Op de volgende pagina wordt per veld/kolom weergegeven wat de definities zijn per veld. In de eerst kolom wordt verwezen naar een relatienummer. De eerste rij bevat een korte omschrijving van wat er in de desbetreffende kolom staat. De daaropvolgende rijen zijn alle aparte records die als aparte documenten zullen worden geïmporteerd.

3.2

Mutaties

De eerste export van werknemersgegevens bevat alle gegevens van de werknemers volgens de velddefinities beschreven op de volgende pagina. Dit betekent dat het gehele werknemersbestand (alleen de werknemers die op startdatum contract in dienst zijn) van de relatie moet worden geëxporteerd volgens voorgeschreven opmaak. Elk volgend bestand mag weer een totaal exportbestand zijn van de werknemers. Het is niet noodzakelijk om zelf een filter te bouwen, die er voor zorgt dat alleen de mutaties in het exportbestand worden weergegeven. De importfunctie van Track Verzuim heeft intelligentie om zelf op basis van de reeds bekende gegevens en de aangeleverde gegevens te weten wat de daadwerkelijke mutaties zijn. Hieronder is een voorbeeld van een werknemersbestand.

3.3

Uit dienst melden van werknemers

Voor het uit dienst melden van een werknemer dient in het aan te leveren bestand aaltijd de volledige gegevensset van een werknemer te worden aangeboden en de daar bijbehorende laatste werkdag.


6

Tredin B.V.

3.4


Bestandsindeling werknemersgegevens:

Nr. 1.

Verplicht Nee

Naam veld Relatienummer

Type A30

Beschrijving Relatienummer van de opdrachtgever aangeleverd door Tredin

2. 3. 4.

Ja Nee Ja

Achternaam Voornaam Voorletters

A128 A128 A128

Achternaam van de desbetreffende werknemer Voornaam van de desbetreffende werknemer Voorletters van de desbetreffende werknemer

5. 6. 7. 8.

Nee Nee Ja Ja

Tussenvoegsel Achtervoegsel Geslacht Geboortedatum

A128 A128 L1 D10

Tussenvoegsel van de desbetreffende werknemer Achtervoegsel van de desbetreffende werknemer Geslacht van de desbetreffende werknemer Geboortedatum van de desbetreffende werknemer

9. 10. 11. 12.

Nee Ja Ja Nee

NaamPartner Straatnaam Huisnummer Huisnummer toevoeging

A128 A128 A128 A128

13. 14. 15.

Ja Ja Ja

Postcode Woonplaats Telefoon

A7 A128 A24

16.

Nee

Mobiel

A24

17. 18.

Nee Nee

Fax Email werk

A24 A128

19.

Ja

Email privé

A128

Achternaam van de partner Straatnaam van de desbetreffende werknemer Huisnummer van de desbetreffende werknemer Huisnummertoevoeging van de desbetreffende werknemer Postcode van de desbetreffende werknemer Woonplaats van de desbetreffende werknemer Telefoonnummer van de desbetreffende werknemer Mobiele telefoonnummer van de desbetreffende werknemer Faxnummer van de desbetreffende werknemer Werk E-mailadres van de desbetreffende werknemer Privé E-mailadres van de desbetreffende werknemer


7

Opmaak/Voorbeelden

V.O.O.R.L.E.T.T.E.R.S of VOORLETTERS de, van der, van, el Sr., Jr. M of V dd-mm-jjjj

Extra informatie In overleg met de opdrachtgever kan per werknemer een kenmerk worden meegegeven om een extra niveau in Track Verzuim te realiseren.

Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk

134 of 234A

8232 VS

06-12345678

[email protected] [email protected]

Verplicht bij van de Digitale Verzuimcoach

Tredin B.V.


20.

Ja

Personeelsnummer

A15

21.

Ja

BSN

A9

22.

Ja

Functie

A128

23.

Nee

Dienstverbandnummer

A15

24. 25.

Ja Ja

Afdelingsnaam Afdelingsnr

A128 A128

Naam van de afdeling of organisatorische eenheid Nummer van de afdeling of organisatorische eenheid

26.

Ja

D10

27.

Nee

28.

Ja

Eerste werkdag dienstverband Laatste werkdag dienstverband Parttimefactor

N1,4

29.

Nee

Arbeidsgehandicapt

L1

30.

Nee

WIA

L1

Eerste werkdag van het dienstverband van de desbetreffende werknemer bij de opdrachtgever Laatste werkdag van het dienstverband van de desbetreffende werknemer Parttimefactor wordt gebruikt om het aantal werkbare uren per week te berekenen geeft aan of Werknemer status ‘Arbeidsgehandicapt’ heeft Geeft aan of werkemer een ‘WIA/WAO’ status heeft


D10

Personeelsnummer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt Burger Service Nummer (BSN) van de desbetreffende werknemer

123456782

Functiebenaming van de desbetreffende werknemer Dienstverbandnummer van werknemer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt

8

Er vindt een controle plaatst of het BSN juist is. Mocht bij controle blijken dat het BSN niet juist is, wordt het volledige record afgekeurd.

Alleen, indien per werknemer méér dan één dienstverband voorkomt. Wanneer deze optie wordt gebruikt is het verplicht om ook per dienstverband zieken hersteld te melden.

dd-mm-jjjj dd-mm-jjjj Waarden tussen 0,0000 en 1,5000 J of N J of N

In combinatie met afdelingenboek wordt op basis van deze sleutel een werknemer gekoppeld aan een afdeling. Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk Een andere notatie is op aanvraag mogelijk

Tredin B.V.

4


Formaat verzuimmeldingen

Het inlezen van de verzuimmeldingen wordt op basis van het meldingenbestand uitgevoerd. Het BSN i.c.m. personeelsnummer en/of dienstverbandnummer geldt als zoeksleutel: indien er geen werknemer aanwezig is met het aangeleverde BSN i.c.m. personeelsnummer en/of dienstverbandnummer, dan wordt het desbetreffende record niet verwerkt! Het betreffende record wordt afgekeurd in de importdatabase. Tevens is het mogelijk om bij meerdere dienstverbanden ook per dienstverband verzuim te melden. Wanneer deze optie wenselijk is, is zowel bij de aanlevering van de werknemers als de verzuimmeldingen het verplicht om een dienstverbandnummer op te geven. Dit dienstverbandnummer komt oorspronkelijk uit het bronsysteem. Voorbeelden percentage AO Belangrijk bij het Percentage AO is, dat er altijd wordt uitgegaan dat een werknemer arbeidsongeschikt is. Dit is van belang om uiteindelijk correcte verzuimstatistieken te bedrijven. Hieronder een aantal voorbeelden: • • •

Als een werknemer zich honderd procent heeft hersteld, dan is de waarde Percentage AO 0. Als een werknemer zich zestig procent heeft hersteld, dan is de waarde Percentage AO 50. Als een werknemer zich volledig heeft ziek gemeld, dan is de waarde Percentage AO 100.

Tevens wordt de soort melding (verzuim-, wijzigings- of herstelmelding) bepaald aan de hand van het AO-percentage. Hieronder enkele voorbeelden: AO = 100% AO = 50% AO = 0%

Ziekmelding Wijzigingsmelding Herstelmelding

Tevens kan er worden aangegeven of een verzuimende werknemer op een ander adres wordt verpleegd. Dit wordt vertaald in het bestand als drie velden: VerpleegAdres, VerpleegPostcode, VerpleegPlaats. Wanneer een werknemer zich thuis bevindt gedurende zijn of haar verzuimperiode, dan is niet noodzakelijk om zijn thuis adres in te vullen.


9

Tredin B.V.

4.1 Nr. 1.


Formaat meldingenbestand

Verplicht Ja

Naam veld Relatienummer

Type A30

Beschrijving Relatienummer van de opdrachtgever aangeleverd door Tredin Burger Service Nummer (BSN) van de desbetreffende werknemer Personeelsnummer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt Dienstverbandnummer van werknemer dat in het eigen personeelsinformatiesysteem wordt gebruikt

Opmaak/Voorbeelden

2.

Ja

BSN

A9

3.

Ja

Personeelsnummer

A15

4.

Nee

Dienstverbandnummer

A15

5.

Ja

Datum

D10

Datum van de ziek-, wijzigings- of herstelmelding

Opmaak dd-mm-jjjj

6.

Ja

Klacht

A24

Nee Ja

Opmerking Ongeval

A128 L1

Hoofdcategorie ziektebeeld. De volgende hoofdcategorieën zijn te onderscheiden: armen/nek/schouder botbreuken griep/verkoudh/luchtweg hart- en vaatziekten hoofdpijn overig psychisch rug/benen snijwonden zwangerschap(klachten) Extra informatie omtrent het ziektebeeld Gaat het om een ongeval

7. 8.

J of N

9.

Ja

Percentage AO

N3

Het percentage van de arbeidsongeschiktheid die

Waarden tussen 0 en 100.


10

Extra informatie

123456782

Alleen, indien per werknemer méér dan één dienstverband voorkomt. Wanneer deze optie wordt gebruikt is het verplicht om ook per dienstverband zieken hersteld te melden. Een andere datumnotatie is op aanvraag mogelijk

Wanneer niet mogelijk is om deze aan te leveren, dan standaard N aanleveren Afronden naar gehele getallen.

Tredin B.V.

10. 11. 12. 13.

Nee Nee Nee Ja


VerpleegAdres VerpleegPostcode VerpleegPlaats Zwangerschap


A128 A128 A128 L1

op het moment van de melding daadwerkelijk is. Verpleegadres van de werknemer Verpleegpostcode van de werknemer Verpleegplaats van de werknemer Wanneer er sprake is van zwangerschapverlof dan “J” aangeven, anders “N”

11

J of N

Tredin B.V.


4.2

Scenario’s voor het aanleveren van zieken hersteldmeldingen

4.2.1

Scenario ziekmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;;armen/nek/schouder;;N;100;;;;N 4.2.2

Scenario wijzigingmelding

Werknemer is per 5-1-2009 voor 50% gaan werken. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;;armen/nek/schouder;;N;50;;;;N 2009;;armen/nek/schouder;;N;50;;;;N •

4.2.3

Scenario hersteldmelding

Werknemer is hersteld gemeld per 13-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;1 1385;123456782;12121212;001;13-0101-2009;;armen/nek/schouder;;N;0;;;;N 2009;;armen/nek/schouder;;N;0;;;;N •

4.2.4

Scenario onterechte ziekmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;;armen/nek/schouder;;N;100;;;;N • Later blijkt dat werknemer onterecht is ziek gemeld. De oorspronkelijke ziekmelding dient te worden verwijderd. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;011385;123456782;12121212;001;01-0101-2009;;armen/nek/schouder;;N;0;;;;N 4.2.5

Scenario onterechte hersteldmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N • Later blijkt dat werknemer onterecht is hersteld gemeld. De werknemer moet dan per datum van de hersteldmelding weer worden ziek gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N ;;N;100;;;;N 4.2.6

Scenario correctie datum hersteldmelding later dan de oorspronkelijk hersteldmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N • Later blijkt dat werknemer niet 5-1 is hersteld gemeld, maar 6-1-2009.De werknemer moet dan per datum van de hersteldmelding weer worden ziek gemeld en vervolgens een nieuwe hersteldmelding aanleveren. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N 1385;123456782;12121212;001;061385;123456782;12121212;001;06-0101-2009;; 2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N


12

Tredin B.V.

4.2.7


Scenario correctie datum hersteldmelding eerder dan de oorspronkelijk hersteldmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;; griep/verkoudh/luchtweg griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N oudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Werknemer is hersteld gemeld per 5-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;051385;123456782;12121212;001;05-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N • Later blijkt dat werknemer niet 5-1 is hersteld gemeld, maar 4-1-2009.De werknemer moet dan per 4-1-2009 worden hersteld gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;041385;123456782;12121212;001;04-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N 4.2.8

Scenario correctie datum ziekmelding eerder dan de oorspronkelijk ziekmelding

• Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Later blijkt dat werknemer niet 1-1-2009 is ziek gemeld, maar 29-12-2008. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;291385;123456782;12121212;001;29-1212-2008;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N 4.2.9

Scenario correctie datum ziekmelding later dan de oorspronkelijk ziekmelding

• Werknemer is ziekgemeld per 1-1-2009. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;01--011385;123456782;12121212;001;01 01-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Later blijkt dat werknemer niet 1-1-2009 is ziek gemeld, maar 4-1-2009.De werknemer moet dan per 1-1-2009 worden hersteld gemeld en vervolgens per 4-1-2009 ziek gemeld. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;011385;123456782;12121212;001;01-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;0;;;;N 1385;123456782;12121212;001;041385;123456782;12121212;001;04-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N 4.2.10

Scenario reden van verzuim is gewijzigd

Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009 met griepklachten. Onderstaande regel wordt dan aangeboden. 1385;123456782;12121212;001;011385;123456782;12121212;001;01-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N • Later blijkt dat werknemer niet met griepklachten is uitgevallen. Het gaat om psychische klachten. Dit dient dan als volgt te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;011385;123456782;12121212;001;01-0101-2009;; psychisch;;N;100;;;;N psychisch;;N;100;;;;N •

4.2.11

Scenario werknemer werkt hele dag en meld zich ’s middags om 12:00 uur ziek.

Werknemer is ziek gemeld per 1-1-2009 om 12:00 uur met griepklachten. Onderstaande regels dienen te worden aangeboden: 1385;123456782;12121212;001;011385;123456782;12121212;001;01-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;50;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;50;;;;N 1385;123456782;12121212;001;021385;123456782;12121212;001;02-0101-2009;; griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N griep/verkoudh/luchtweg;;N;100;;;;N •


13

Tredin B.V.


Bijlage 1 Stroomschema Export-Import Start

Klant

PIS

Klant Exporteer gegevens

Exportbestand PIS

Klant Upload gegevens importdatabase Track Verzuim

Exportbestand PIS

Importdatabase

Systeem

Verwerken exportbestand PIS

Afgekeurde records

Goedgekeurde records

Systeem Verwerking goedgekeurde records in Track Verzuim

Track Verzuim

Einde


14

HANDLEIDING IMPORTFUNCTIE TRACK VERZUIM 4

Recommend Documents