Realisatieplan. Route naar E-Oostzaan

Realisatieplan

Route naar E-Oostzaan

Programmaorganisatie 9 december 2008

SAMENVATTING .............................................................................................................. 4 1. INLEIDING.................................................................................................................. 7 2. UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING.............................................. 11 3. PRAKTISCHE RESULTATEN ........................................................................................ 14

4

3.1

INTERNE (ELEKTRONISCHE) BEDRIJFSVOERING ..................................................................14

3.2

EXTERNE ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING ...................................................................17

PLANNING, RANDVOORWAARDEN EN RISICO’S .......................................................... 20 4.1

PLANNING .............................................................................................................20

4.3

RISICO’S ...............................................................................................................24

4.2 5

RANDVOORWAARDEN ...............................................................................................22

MIDDELEN ............................................................................................................... 25 5.1

UITGANGSPUNTEN KOSTEN EN DEKKING PROGRAMMAPLAN .................................................25

5.3

ALGEMENE PROGRAMMAKOSTEN .................................................................................29

5.2

KOSTEN, CAPACITEIT EN DEKKING VAN HET PROGRAMMAPLAN ROUTE NAAR E-OOSTZAAN .........26

6. COMMUNICATIE....................................................................................................... 31 INHOUDSOPGAVE BIJLAGEN: ........................................................................................... 33 OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS34 OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN) . 37 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER..................................... 40 OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE ............................................... 42 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR)............................ 44 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN)................................... 46 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) ............... 48 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL ................................................. 50 OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR................................ 53 OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR ............................................ 55 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) ................... 57 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) ..... 60 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE ..................................................... 64 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN ........................................................ 67 OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK ....................................................................... 69 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK ........................................................... 71 OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA ............................ 73 OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN ............ 75

Realisatieplan Oostzaan

06-01-2009

2

OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE............................................................. 77 OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (WABO)...................... 79 OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) .. 82 OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET ..................................................................... 84 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTSLUITEN LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET.................... 86 OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING

ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN ........................ 88


06-01-2009

3

SAMENVATTING

Dienstverlening en E-Oostzaan

Het Realisatieplan Route naar E-Oostzaan is gebaseerd op de bestuurlijke ambities van Raad en College op het gebied van ‘elektronische’ dienstverlening. Deze ambities omvatten onder andere de implementatie van alle relevante wetgeving zoals

basisregistraties en digitale dienstverlening, alsmede de mogelijkheid voor elektronische afhandeling van 65% van de gemeentelijke producten en diensten in 2010. In het

Realisatieplan Route naar E-Oostzaan wordt dit concreet uitgewerkt. Deze route wordt

gekozen om een handvat te hebben wat er allemaal op de gemeente de komende jaren

afkomt. Waar samenwerking mogelijk is met Wormerland zal deze in dit proces gezocht worden.

Interne elektronische bedrijfsvoering

Voor realisatie van deze ambities is binnen de organisatie een omslag in de manier van werken noodzakelijk. In de huidige situatie heeft elke afdeling een eigen manier van werken, eigen registraties en eigen applicaties. Om aan de kwaliteitseisen van de

bovengenoemde dienstverlening te kunnen voldoen, moet de gemeentelijke organisatie als één geheel gaan werken. Aanpassingen op een aantal terreinen zijn daarvoor nodig: •

Processen en rollen – Processen moeten voor burgers, bedrijven en management

transparant en efficiënt zijn. Om de kosten in de hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen nodig. Wij zullen daarvoor een procesmodel

ontwikkelen (op basis van referentiemodellen) voor de primaire processen van de organisatie. In het documenten workflow management systeem (DMS/WFM) worden de processen digitaal vastgelegd en gevolgd. •

Gegevens – Het landelijk stelsel van basisregistraties legt de basis voor eenmalige gegevenslevering en meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is

verantwoordelijk voor de basisregistraties persoonsgegevens en adressen & gebouwen en de afname van basisgegevens door en in de organisatie. Een

(referentie) informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten en kaders voor aan. •

ICT – Voor realisatie van 24/7 digitale dienstverlening wordt een ICT-architectuur ontwikkeld. 24/7 wil zeggen 24-uur per dag, 7-dagen in de week. Met

standaarden op het gebied van ICT, is het mogelijk front- en backofficeapplicaties met elkaar te laten communiceren. Door het inrichten van een midoffice, worden de koppelingen gestroomlijnd tussen applicaties.

Externe elektronische dienstverlening

Deze activiteiten zorgen voor de realisatie van de ambities op het terrein van externe

elektronische dienstverlening. De website blijft in ontwikkeling, DigiD is reeds ingevoerd, maar de eNIK wordt voor authenticatie ingevoerd evenals de uitbreiding van de

persoonlijke internet pagina. Het Digitaal Omgevingsloket voor de omgevingsvergunning wordt ingericht en aangesloten op de landelijke voorziening, zo ook het bedrijvenloket. De eFormulieren worden ingevoerd teneinde tot 65% digitale dienstverlening in 2010 te komen.


06-01-2009

4

Randvoorwaarden en risico’s

Realisatie van het realisatieplan Route naar E-Oostzaan is een forse opgave. Het vraagt

van de hele organisatie een aanzienlijke inzet om de beoogde resultaten te halen. Voor elk van de activiteiten is een opdrachtformulering gemaakt (zie bijlagen). Voor het bereiken van de resultaten moet voldaan worden aan de volgende randvoorwaarden: -

adequaat (activiteit)management,

-

committent;

-

-

voldoende middelen,

behoud van voortgang.

De programmaorganisatie draagt zorg voor het voldoen aan deze randvoorwaarden. Adequate communicatie is daarbij belangrijk.

Planning

In de programmaperiode 2009-2010 zal het plan elk halfjaar worden gemonitord en waar nodig bijgesteld. In de navolgende jaren wordt er een jaarlijks gedetailleerd plan opgesteld.

Middelen

De ontwikkelingen in het realisatieplan zijn voor een groot deel het gevolg van wettelijke verplichtingen. Door de rijksoverheid worden voor de uitvoering geen middelen

beschikbaar gesteld. De invoering van de basisvoorzieningen en de verplichte afname

daarvan, leidt tot efficiencybesparingen (minder dubbel werk, minder invoer, controle en correctie, ed.).

Om de wettelijk verplichte voorzieningen op een efficiënte wijze te “ontsluiten” richten we een zogenaamde midoffice in. Om de ambities uit het Collegeprogramma te realiseren worden tot 2010 ook specifiek Oostzaanse voorzieningen gerealiseerd: -

-

een verdere uitbreiding van het aantal digitale producten,

een aanpassing van de website voor blinden en slechtzienden.

We streven er naar het programma Route naar E-Oostzaan binnen bestaande budgettaire kaders te realiseren. Toch zijn voor de uitvoering van de gewenste modernisering de

komende jaren investeringen nodig bovenop de bestaande budgetten. Waar mogelijk is wordt gebruik gemaakt van subsidieregelingen. Deze zijn in het plan opgenomen. De incidentele extra kosten bedragen in de jaren 2009 t/m 2010 samen € 289.500,-. KOSTENCATEGORIE

INCIDENTELE KOSTEN (€)

STRUCTURELE KOSTEN (€)

1.a.Interne (elektronische)

5.000

60.000

40.000

30.000

bedrijfsvoering: ontwikkeling

in 2009 en 2010

vanaf 2009

backoffice

1.b.Interne (elektronische)



06-01-2009

5

midoffice 2. Externe (elektronische)

84.500

20.000

3. Algemene programmakosten

160.000

15.000

Totaal

289.500

125.000

dienstverlening

Reeds beschikbare dekking Extra benodigd

40.000 289.500

85.000

Op basis van de uitgangspunten zoals geformuleerd in paragraaf 5.1., onderdeel 5, zal

25% van de structurele lasten van investeringen in de interne bedrijfsvoering (categorie 1a. en 1b.) met ingang van 2010 kunnen worden gedekt door efficiencybesparingen. Dit betreft derhalve een bedrag van € 31.250 (25% van € 125.000).

In de jaren 2009 en 2010 worden eenmalige kosten gemaakt zoals opleiding,

programmakosten, inhuur van extra capaciteit enz. Deze kosten zijn incidenteel en

kunnen niet worden terugverdiend in de bedrijfsvoering. Voor de dekking hiervan is extra budget nodig.


06-01-2009

6

1.

INLEIDING

Achtergrond

Door te investeren in de elektronische overheid en de vermindering van vergunningen en

regelgeving, moet het voor burgers en bedrijven toegankelijker en makkelijker worden om zaken te doen met de overheid. De noodzaak hiertoe is er. Gemeenten zijn wettelijk

verplicht diverse basisvoorzieningen te realiseren en aan te sluiten. Daarnaast kunnen

gemeenten dit moment ook aangrijpen om de unieke informatiepositie van gemeenten te

behouden en te verbeteren ten behoeve van hun maatschappelijke taken. De wijze waarop dit wordt vormgegeven bepaalt de toekomstige positie van de gemeente inzake diverse lokale thema’s van de maatschappelijke (informatie)keten. Denk aan thema’s als

veiligheid, leefbaarheid, terrorismebestrijding en rampenbestrijding en de nadere invulling van deze thema’s in wetten zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Omgevingsvergunning).

Tijdens het Bestuurlijk Overleg op 18 april 2006 tussen Rijk, Provincies, Waterschappen en Gemeenten werd overeengekomen samen te investeren in de elektronische overheid voor betere dienstverlening, minder administratieve lasten voor burgers en bedrijven, meer transparantie en grotere doelmatigheid, zodat de overheid niet meer kost dan strikt

noodzakelijk. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in de Verklaring waarin de vele e-

overheidsinitiatieven voor gemeenten worden geprioriteerd naar een aantal e-overheids

voorzieningen dat wettelijk gezien en conform afspraken met de VNG prioriteit krijgt. Alle partijen verlenen in de ondertekende Verklaring prioriteit aan de realisatie van

elektronische basisvoorzieningen zoals de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), DigiD,

eFormulieren, het Burgerservicenummer en de elektronische Nederlandse Identiteitskaart (eNIK). De realisatie van de voorzieningen wordt ondersteund door Egem-I. Gemeenten gaven namelijk aan dat een overload aan relevante initiatieven op het gebied van de eoverheid leidt tot stagnatie in de realisatie. Gemeenten hebben dan ook behoefte aan prioritering en concrete ondersteuning bij de invoering van e-overheid projecten.

Doelstellingen

In het Raads- en Collegeprogramma 2006-2010 is een aantal doelstellingen voor 2010 op het gebied van ‘elektronische’ dienstverlening geformuleerd, om te komen tot deze doelstellingen zijn de volgende zaken noodzakelijk:

1. De implementatie van alle relevante wetgeving op het terrein van digitalisering en elektronische dienstverlening die op dit moment bekend is. Voorbeelden van belangrijke relevante wetgeving zijn de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (Wkpb), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Persoonsgegevens en het Digitaal omgevingsloket.

2. Van alle producten en diensten van de gemeente Oostzaan kan in 2010 minimaal 65% daadwerkelijk volledig elektronisch worden aangevraagd (24 uur per dag, 7

dagen per week). Er is een persoonlijke digitale omgeving op internet beschikbaar voor de burgers, bedrijven en instellingen van Oostzaan en het uitgangspunt van

eenmalige gegevensverstrekking en meervoudig gebruik is geïmplementeerd. Dit


06-01-2009

7

betekent dat in 2010 wordt voldaan aan de uitgangspunten van het programma De Andere Overheid.

Een overzicht van alle activiteiten op het terrein van elektronische dienstverlening en de uitwerking daarvan in concrete opdrachtbeschrijvingen staan in de bijlage.

Voor de realisatie van de doelstellingen is een gefaseerde aanpak gekozen. In dit

realisatieplan is het beleid vertaald naar activiteiten. Op basis van dit programma, dat de jaren 2009, 2010 en uitloop naar 2011 beslaat, zal de (gefaseerde) implementatie en realisatie plaatsvinden.

In nauwe samenwerking met EGEM wordt ondersteuning bij de realisatie van de

voorzieningen geboden, zoals genoemd in de Verklaring. De 'I' staat hierbij voor

implementatie, invoering, of i-teams. Egem-I heeft de invoering van de elektronische overheid gedefinieerd in 5 fases: voorbereiding, inventarisatie, ontwerp, realisatie en

gebruik. De aspectgebieden waar in de vijf fases aandacht aan moet worden gegeven zijn: • • • • •

Informatie en ICT Processen

Personeel en organisatie Regelgeving

Verandermanagement en Communicatie

Besturing

Het programma Egem-I ondersteunt op verzoek van gemeenten bij de invoering van de

basisvoorzieningen en het elektronisch maken van hun dienstverlening. De ondersteuning vanuit Egem-I omvat het beschikbaar stellen van relevante documenten via een

Kenniscentrum, een uitgebreide intake en een voorstel voor invoeringsaanpak door een

zogenaamde regieadviseur en de mogelijkheid om gecertificeerde externe adviseurs in te zetten die helpen bij het opstellen van realisatie- of bouwplannen om de invoering gestalte te geven. Oostzaan heeft in 2008 EGEM om deze ondersteuning verzocht.

Oostzaan heeft ondertussen een propositie van EGEM gekregen en goedgekeurd door

college en is nu gestart met de volgende fase namelijk het maken van een programmaplan (het realisatieplan). Dat er er voor moet zorgen dat de gemeente Oostzaan de succesvolle overstap maakt naar een echte elektronische gemeente waar dienstverlening centraal staat. Dit zal een groot aantal veranderingen met zich meebrengen.

Dienstverlening

De genoemde doelstellingen zijn een afgeleide van de ambities in het Oostzaanse Collegeprogramma.

De volgende ambities voor de dienstverlening van Oostzaan liggen hieraan ten grondslag: •

Burgers kunnen zelf kiezen welk kanaal ze gebruiken voor het contact met de gemeente (balie, telefoon, internet, post). Via elk kanaal is de gemeente goed

bereikbaar. Elk kanaal heeft wel zijn eigen specifieke kenmerken. Internet is snel,


06-01-2009

8

altijd bereikbaar en plaatsonafhankelijk. Een persoonlijk gesprek biedt veel mogelijkheden tot maatwerk.

•

De gemeente geeft inzicht in haar werkwijze en de voortgang van de behandeling van een vraag, verzoek of aanvraag. De gemeente is hierin betrouwbaar.

•

Minimaal 65% van de gemeentelijke producten en diensten kunnen 24 uur per dag, zeven dagen in de week via internet worden afgenomen.

•

De organisatie is als eenheid aanspreekbaar. Burgers die voor de centrale ingang kiezen, hoeven niet zelf de weg te vinden binnen de interne taakverdeling.

•

Burgers hoeven slechts eenmaal hun gegevens te leveren.

Deze ambities voor de dienstverlening komen naast de hoge eisen die de organisatie altijd al stelt aan de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke producten.

Consequenties voor de manier van werken

De ambities en doelstellingen op het gebied van (elektronische) dienstverlening hebben consequenties voor de manier van werken. Huidige situatie

De huidige manier van werken heeft de volgende kenmerken: •

De afdelingen hebben eigen registraties. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn gegevens van personen, adressen, etc. daardoor vastgelegd in meerdere

registraties met eigen definities en beheer. Dit is niet in lijn met eenmalige uitvraag van gegevens en meervoudig gebruik. •

Procesmatig werken staat nog in de kinderschoenen. Voortgangs- en

procesbewaking is georganiseerd naar eigen inzicht. Een totaal overzicht van

voortgang en doorlooptijden van processen van dienstverlening bestaat daarom niet. •

Systemen worden gebruikt voor het beheren van de processen binnen de grenzen van de afdeling, waarbij deze systemen vooral worden gebruikt door de ‘vakspecialisten’ (afdelings- of eilandgerichte automatisering)

•

De ICT infrastructuur is de afgelopen jaren verbeterd maar voldoet nog niet aan de eisen van elektronische dienstverlening. De internetsite is al sterk verbeterd, maar moet verder worden omgebouwd naar een toegankelijke ‘portal’. Daarnaast wordt een midoffice geïmplementeerd, die de afdelingsspecifieke applicaties verbindt.

De ambities op het gebied van (elektronische) dienstverlening vragen een gemeentelijke organisatie die werkt als collectief. Dit vraagt een integrale systeem- en

informatiehuishouding, die toegankelijk is voor niet-specialisten en burgers. Niet de afdeling staat hierin centraal, maar de gemeente als collectief. Dit betekent van afdelingsgericht automatiseren naar gemeentebreed dienstverleningsgericht

informatiseren. Dit realisatieplan is gebaseerd op deze integrale benadering van de organisatie.


06-01-2009

9

Toekomstige situatie:

Frontoffice

Website

Midoffice

Backoffice Personen (GBA)

Document management (DMS)

BAG Adressen

Balie Burger

Post

BAG Gebouwe n

Workflow management (WFM)

WABO

E-mail bedrijf

Bouwverg unningen Gegevensmagazijn

Telefoon

Financiën

GegevensBr oker

Overige zaken

Ambtenaar Extern

Sociale zaken

Belastinge n

Milieu

Leerlingen administra tie

Basisreg. bedrijven

Basisreg. kadaster

Overige basisreg.

Bovenstaand model is niet een weergave van een organisatiestructuur, maar van de

verschillende (functionele) componenten van de digitale overheid die we in de organisatie van Oostzaan zullen ontwikkelen.

Aanpak en opbouw van het programmaplan

Het programma EGEM-i van het Ministerie van Binnenlandse Zaken ondersteunt Oostzaan bij de invoering van de basisvoorzieningen, zoals basisregistraties, en het elektronisch

maken van de dienstverlening. De ondersteuning vanuit EGEM-i omvat het beschikbaar stellen van relevante documenten, een voorstel voor de invoeringsaanpak door een

regieadviseur en de inzet van een gecertificeerde externe adviseur die heeft geholpen bij het opstellen van dit plan om de invoering gestalte te geven. De externe adviseur heeft hiervoor samengewerkt met de organisatie en intern betrokken afdelingshoofden en medewerkers. -

Hoofdstuk 2 beschrijft de uitgangspunten om de ambities en doelstellingen op het

-

Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de acties die de organisatie moet

-

-

gebied van elektronische dienstverlening mogelijk te maken.

ondernemen om de doelstellingen ook daadwerkelijk te bereiken.

Hoofdstuk 4 gaat in op de planning, de risico’s en de randvoorwaarden voor de implementatie van elektronische dienstverlening.

Hoofdstuk 5 geeft een overzicht van de benodigde middelen.

Hoofdstuk 6 geeft een samenvatting van het communicatieplan voor het programma Route naar E-Oostzaan.

De bijlagen geven een opdrachtbeschrijving per activiteit die binnen het programma Route naar E-Oostzaan zal worden uitgevoerd.


06-01-2009

10

2.

UITGANGSPUNTEN ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING

De realisatie van elektronische dienstverlening heeft consequenties voor de interne bedrijfsvoering en informatiehuishouding. Aanpassingen zijn nodig op een aantal terreinen, te weten processen, rollen, gegevens en de ondersteunende ICT.

Interne elektronische dienstverlening

Voor realisatie van deze vorm van dienstverlening is binnen de

organisatie een omslag in de manier van werken noodzakelijk. In de huidige situatie heeft elke afdeling een eigen manier van werken,

eigen registraties en eigen applicaties. Om aan de kwaliteitseisen van de bovengenoemde dienstverlening te kunnen voldoen, moet de gemeentelijke organisatie als één geheel gaan werken.

Aanpassingen op een aantal terreinen zijn daarvoor nodig:

•

Processen en rollen

Processen moeten voor burgers, bedrijven en management transparant en efficiënt zijn. Om de kosten in de hand te houden, is een hoge mate van standaardisatie van processen nodig. Producten en diensten worden op deze wijze doelmatig

geleverd tegen een kostendekkend tarief. Er dient daarvoor een procesmodel te worden ontwikkeld, dat zal worden toegepast in de primaire processen van de

organisatie. In een documenten workflow management systeem (WFM) worden de processen digitaal vastgelegd en gevolgd. •

Gegevens

Het landelijke stelsel van basisregistraties legt de basis voor eenmalige gegevenslevering en meervoudig gegevensgebruik. De gemeente is

verantwoordelijk voor de basisregistraties persoonsgegevens en adressen &

gebouwen en de afname van basisgegevens door en in de organisatie ( Aansluiten bij de Rijksambities ). Een informatiearchitectuur geeft hier de uitgangspunten en kaders voor aan. •

ICT

Voor realisatie van 24/7 (24 uur, 7 dagen per week) digitale dienstverlening dient een ICT-architectuur te worden ontwikkeld. Met standaarden op het gebied van ICT is het mogelijk front- en backoffice-applicaties met elkaar te laten

communiceren. Door het inrichten van een midoffice, worden de koppelingen gestroomlijnd tussen applicaties. De dienstverlening van de gemeente wordt toegankelijker door meer gebruik te maken van de digitale snelweg.


De realisatie van deze vorm van dienstverlening brengt een groot aantal activiteiten met

zich mee. Dit betekent o.a. dat DigiD en eNIK voor authenticatie worden ingevoerd evenals de persoonlijke internet pagina. Het Digitaal Omgevingsloket voor de

omgevingsvergunning wordt ingericht en aangesloten op de landelijke voorziening, zo ook het bedrijvenloket. De eFormulieren worden ingevoerd teneinde tot 65% digitale

dienstverlening in 2010 te komen . Dit zorgt voor het professioneel kunnen leveren van verschillende diensten en producten.. Door meer gebruik te maken van de digitale


06-01-2009

11

snelweg wordt de dienstverlening van de gemeente ook toegankelijker. Dit betekent o.a. dat:

•

Burgers zelf kunnen kiezen welk kanaal ze gebruiken voor het contact met de gemeente (balie, telefoon, internet, post). Via elk kanaal is de gemeente goed

bereikbaar. Elk kanaal heeft wel zijn eigen specifieke kenmerken. Internet is snel, altijd bereikbaar en plaatsonafhankelijk. Een persoonlijk gesprek biedt veel mogelijkheden tot maatwerk. •

De gemeente inzicht geeft in haar werkwijze en de voortgang van de behandeling van een vraag, verzoek of aanvraag. De gemeente is hierin betrouwbaar.

•

Minimaal 65% van de gemeentelijke producten en diensten 24 uur per dag, zeven dagen in de week via internet kunnen worden afgenomen.

•

De organisatie als eenheid aanspreekbaar is. Burgers die voor de centrale ingang kiezen, hoeven niet zelf de weg te vinden binnen de interne taakverdeling.

•

Burgers slechts eenmaal hun gegevens hoeven te leveren.

Deze ambities voor de dienstverlening komen naast de hoge eisen die de organisatie altijd al stelt aan de inhoudelijke kwaliteit van de gemeentelijke producten. Uitgangspunten voor dienstverlening Deze ambities laten zich vertalen in de volgende uitgangspunten, welke leiden tot een

gemeente:

- die wat betreft dienstverlening één geheel is

Voor de burger is de gemeente één geheel. Vanuit dit gezichtspunt moet één

gemeenschappelijke dienstverleningsfilosofie gelden, gebaseerd op de behoefte en de logica van de burger.

- waar je met al je vragen terecht kunt

De gemeente kan antwoord geven op vragen (via alle mogelijke kanalen), of verwijzen

door naar c.q. leggen contact met andere (overheids)-organisaties, die de betreffende vraag wel kunnen beantwoorden. De communicatie met de klant is er op gericht: • •

extra vragen te voorkomen (proactieve dienstverlening

informatie te geven over alle relevante onderwerpen (de informatiefunctie, via meerdere kanalen)

• •

inzicht te geven wat de gemeente doet (transparantie)

te leren van (eerdere) vragen van de klant (en het omzetten daarvan in concrete acties)

- die goed bereikbaar is

Een optimale dienstverlening aan burgers is zoveel mogelijk onafhankelijk van ruimte, tijd

en personen. De burger kan de keuze maken. Een klantcontactcentrum met als

uitgangspunt ‘7x24’ bereikbaarheid biedt een mix van fysieke, telefonische, digitale en postale dienstverlening.

- die niet naar de bekende weg vraagt

Binnen de gemeentelijke overheid zelf en in (externe) bestanden waarover de gemeente

kan beschikken, worden veel gegevens van burgers vastgelegd. Om maar eenmaal naar de gegevens van de klant te hoeven vragen (eenmalige gegevensuitvraag) moeten de zogenoemde ‘basisregistraties’ op orde zijn en breed worden toegepast.


06-01-2009

12

- die weet waarover ze het heeft

Gemeente Oostzaan wil zich via dienstverlening laten kennen als gemeente waarvan de

beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en de verantwoording daarover deskundig, actueel (aangepast aan de recente maatschappelijke ontwikkelingen) en juist is (juridische kwaliteitseis).

- die je niet voor de gek kunt houden

Diensten en producten van de gemeente zijn gekoppeld aan regeltoepassing en –

handhaving. Onderdeel van de dienstverlening is dat het voor de burger duidelijk moet zijn welke regels van toepassing zijn en wat de sancties zijn, als de klant zich niet aan deze regels houdt. De ‘rechten en plichten’ van de klant moeten in de communicatie

helder gemaakt worden. Maar de gemeente moet ook slagvaardig kunnen optreden bij de handhaving van de weten regelgeving. De keten ‘aanvraag – regeltoepassing – besluit handhaving’ is daarom integraal onderdeel van de dienstverleningsfilosofie. - waarop je kunt vertrouwen

De burger heeft recht op rechtszekerheid en rechtsgelijkheid bij de dienstverlening en de producten van de overheid (ongeacht het ‘kanaal’ waarlangs de dienstverlening

plaatsvindt). De voorwaarden en regels moeten voor de burger duidelijk en eenduidig zijn. Diensten verlenen is geen vrijblijvend proces, maar vindt plaats volgens eenduidige

servicenormen. Deze servicenormen worden expliciet vastgelegd, zodat ze niet alleen

dienen voor interne sturing, maar ook helder zijn voor de burger. Dat levert betrouwbare en voorspelbare dienstverlening op.

- die uitlegt wat zij doet en leert van haar ervaringen

Dienstverlenen is geen vrijblijvend proces. Het dient omgeven te zijn door eenduidige

servicenormen voor de verstrekking van de producten. Daarnaast is het gewenst dat de gemeente leert van haar eigen ervaringen met de dienstverlening (en de beoordeling

daarvan door burgers), dan wel leert van (vergelijkbare) andere gemeenten, die hetzelfde proces doorlopen.

Commitment

Elektronische dienstverlening is een belangrijk middel om de ambities op het gebied van

dienstverlening te bereiken. Voor realisatie van het programma is het nodig dat Oostzaan als één organisatie gaat denken en werken. Het is belangrijk dat leidinggevenden en

medewerkers doordrongen zijn van belang en inhoud van het programma, de rol van de verschillende (deel)opdrachten daarbinnen en hun eigen rol. Soms kan dat op concrete punten en momenten een ingrijpende aanpassing betekenen voor leidinggevenden en

medewerkers. Juist dan is er werkelijk commitment nodig van bestuur en leidinggevenden, zodat de veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd.


06-01-2009

13

3.

PRAKTISCHE RESULTATEN

Dit hoofdstuk geeft inhoudelijk weer welke concrete acties nodig zijn op de Route naar EOostzaan. Voor de realisatie van elektronische dienstverlening wordt de interne

bedrijfsvoering aangepast en elektronisch ondersteund (elektronische bedrijfsvoering). Allereerst gaan we in op de elektronische/interne bedrijfsvoering. Hiervoor wordt weer geredeneerd langs de lijn processen, rollen, gegevens en ICT. Vervolgens worden de

activiteiten beschreven die zichtbaar zijn voor de burgers en organisaties (elektronische dienstverlening). De specifieke activiteiten zijn onderstreept en terug te vinden in de deelopdrachten in de bijlage.

3.1

Interne (elektronische) bedrijfsvoering

De gemeente is voor de burger nu nog vaak een black box. Het proces dat de gemeente doorloopt om te komen tot een product of een dienst is onbekend. De burger of een

bedrijf kan op hoofdlijnen op de hoogte blijven van de voortgang van een aanvraag als de processen transparant, navolgbaar en inzichtelijk zijn. Dat geldt overigens ook voor het management en voor collega’s aan een balie of een telefoon. De beoogde transparantie vereist aanpassing van de interne bedrijfsvoering.

Processen en rollen

De processen zijn transparant voor de interne organisatie en voor de burger als

raadpleegbaar is welke stap in het proces is bereikt. Per aanvraag van een burger – ‘een

zaak’ – moet inzichtelijk zijn wat de status is. Hiervoor wordt het workflow management systeem (WFM) gebruikt.

In het workflow management systeem zijn de (hoofd)processen vastgelegd, inclusief de tussenstappen. Een zaak wordt gekoppeld aan een (hoofd)proces. In het workflow

management systeem wordt duidelijk waar in het proces de ‘zaak’ zich bevindt. Door het koppelen van doorlooptijden aan de processtappen, kunnen de organisatie en de burger de afhandeling in de gaten houden. De organisatie kan daardoor communiceren over de status van afhandeling van een zaak.

De diverse stappen in een werkproces kunnen door verschillende medewerkers worden

uitgevoerd, afhankelijk van de kennis die nodig is voor het afhandelen van een tussenstap.


06-01-2009

14

De uitvoerende medewerker geeft aan wanneer een processtap is afgerond. Om vertraging in het proces te voorkomen, bijvoorbeeld bij afwezigheid of extreme werkdruk bij een medewerker, wordt de taak van het afhandelen van een tussenstap niet aan een

individuele ambtenaar gekoppeld, maar aan een rol. Aan elke rol, met bijbehorende taken en competenties, zullen vaak meerdere medewerkers zijn gekoppeld.

Een rol wordt niet alleen vervuld door meerdere medewerkers, een individuele

medewerker heeft ook vaak verschillende rollen te vervullen in diverse processen. Dit is

afhankelijk van competenties van de medewerker. Door het toekennen van rollen aan de

verschillende stappen in processen wordt duidelijk wie extra informatie over een zaak of procedure kan geven.

Aan het workflow management systeem is een document management systeem (DMS)

gekoppeld. Hierin wordt per zaak de bijbehorende documentatie digitaal opgeslagen.

Door deze koppeling is de status van een zaak inzichtelijk en kunnen de bijbehorende documenten worden ingezien. De combinatie van het procesmodel, de vertaling hiervan in het workflow management

systeem en rollen en het document management systeem, zorgt ervoor dat de processen en de doorlooptijd transparant en navolgbaar zijn. De ontwikkeling en het toekomstig beheer van zowel procesmodel als WFM en DSM vraagt om personele capaciteit.

Gegevens

Voor de dienstverlening hoeft een burger alleen nog niet bekende gegevens te verstrekken. Als de burger bij een afdeling binnenkomt, kan deze afdeling de

(basis)registratie raadplegen waarin de persoonsgegevens van de burger staan. Dit

betekent dat er intern meervoudig gebruik van persoonsgegevens gaat plaatsvinden. Het eenmalig verstrekken van gegevens en het meervoudig gebruik ervan geldt niet alleen voor persoonsgegevens van burger. Ook gegevens over burgerservicenummer (BSN),

adressen, gebouwen, percelen, bedrijven, publiekrechtelijke beperkingen, kadaster en topografie gaan intern meervoudig gebruikt worden.

De gemeente is wettelijk verplicht tot de afname van alle basisregistraties en verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van enkele daarvan. Oostzaan zal zelf

de basisregistratie opbouwen en beheren voor persoonsgegevens, adressen en gebouwen en publiekrechtelijke beperkingen.

Voor de gegevens- en documenthuishouding zal een informatiearchitectuur worden ontworpen. De informatiearchitectuur beschrijft: -

hoe de (basis)registraties en dossiers worden opgebouwd,

-

hoe de kwaliteit van de gegevens en documenten wordt bewaakt,

-

-

aan welke eisen de gegevens en documenten moeten voldoen, hoe autorisaties worden geregeld

hoe de gegevens en documenten worden gebruikt.


06-01-2009

15

Ook onderwerpen als het Digitaal Klant Dossier en het Elektronisch Kind Dossier passen

binnen deze informatiearchitectuur. De daadwerkelijke totstandkoming van deze dossiers loopt inmiddels in samenwerking met ketenpartners en valt verder buiten het kader van dit programmaplan.

De nieuwe manier van werken vereist een adequate beheerorganisatie van de

basisregistraties. Voor het actueel houden, beheren en muteren in de basisgegevens worden de verantwoordelijkheden toegewezen. Wijzigingen en fouten worden

teruggemeld door de afnemers van de basisregistratie. Zij krijgen de wettelijke

terugmeldplicht om aan de beheerder van de basisregistratie door te geven als er

wijzigingen hebben plaatsgevonden. Door de terugmeldplicht wordt de kwaliteit van de gegevens in de basisregistratie geborgd. De gegevens die in de basisregistratie worden geraadpleegd zijn dus kwalitatief goed en actueel.

Hiermee is voor de burger zeker dat de juiste gegevens worden gebruikt en dat hij deze

slechts eenmaal hoeft te verstrekken. De beheerorganisatie bewaakt door middel van het toekennen van autorisaties de privacy.

ICT

24 uur per dag en 7 dagen per week transparante en navolgbare processen en

doorlooptijden, vereisen een verandering in de opbouw van de huidige ICT-infrastructuur. Applicaties en ICT zijn ondersteunend aan het uitvoeren van processen. Aangezien de

processen gaan veranderen en standaardiseren, zal ook de ICT moeten worden aangepast om ondersteunend te blijven.

Allereerst wordt er een ICT-architectuur opgezet die een beschrijving geeft van de samenhangende structuur van de verschillende applicaties en systemen, de eisen die aan de koppelingen, applicaties en systemen worden gesteld en de beveiliging. Om te voorkomen dat er vanuit iedere applicatie afzonderlijke lijntjes lopen naar andere

applicaties, en er een wirwar van lijntjes ontstaat, wordt een midoffice ingericht. De midoffice zorgt voor de afstemming tussen applicaties. Het workflow management

systeem en het document management systeem zijn onderdeel van de midoffice. Ook

zorgt de midoffice voor het automatisch doorgeven van de inhoud van de ene applicatie aan één of meerdere andere applicaties. Ook de aansluiting van de website, e-mail,

telefonische receptie, balie en het postsysteem op het workflow management systeem en de aansluitingen op de basisregistraties worden verzorgd in de midoffice. Het beheer

hiervan vraagt op termijn om structureel beheer. De koppelingen tussen deze systemen, de servicebroker en overige applicaties moeten nog worden ontworpen in de ICTarchitectuur.

Transparante en navolgbare processen krijgen voor de burger meerwaarde als ze 24 uur

per dag en 7 dagen per week beschikbaar zijn. Dit word gerealiseerd door een koppeling te leggen tussen de gemeentelijke website en het workflow management systeem. Naast het vaststellen van de ICT-architectuur op applicatieniveau, zal ook de onderliggende hard- en software met netwerkverbindingen aan een beschikbaarheidsscan


06-01-2009

16

en beveiligingsscan moeten worden onderworpen om aan de eisen van 24 uur per dag en 7 dagen in de week te kunnen voldoen. Daarbij is onderzoek nodig naar wat de

organisatie in-huis wil (blijven) doen en wat extern wordt neergezet, eventueel in nauwe samenwerking met andere gemeenten. 3.2


Het aanpassen van de interne bedrijfsvoering gebeurt ten behoeve van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Deze paragraaf beschrijft het meer zichtbare deel van de

dienstverlening. Ook hiervoor worden verschillende activiteiten opgezet. Deze activiteiten zijn grofweg onder te verdelen in het aanpassen van de website, een aantal concrete digitale producten en het verminderen van administratieve lasten. In de bijlagen zijn opdrachtbeschrijvingen per activiteit opgenomen.

Aanpassen website

De website zal zorgen dat de burger digitaal zijn zaken met de gemeente kan afhandelen. De burger kan zelf kiezen: -

of hij de voorkeur geeft aan digitaal contact,

-

of naar het gemeentehuis komt om zijn zaken te regelen.

-

of toch liever de telefoon gebruikt,

Overigens zal ook bij keuze voor de telefoon of een bezoek de betreffende medewerker gebruik maken van de website om zaken voor de burger af te handelen.

In 2009 wordt de digitale productencatalogus uitgebreid naar twintig producten op de gemeentelijke website. De

burger kan een product aanvragen met een elektronisch

formulier, eFormulier. Het ingevulde eFormulier kan een burger vervolgens digitaal versturen naar de gemeente. Het uitprinten van formulieren en opsturen per post is

dan niet meer nodig. eFormulieren hebben daarnaast het voordeel dat ze ‘intelligent’ via vraagbomen zijn

opgebouwd. Dit betekent dat de burger alleen antwoord

hoeft te geven op de vragen die relevant zijn.

Door eFormulieren te koppelen met basisregistraties, hoeft de burger geen gegevens in te vullen die al bekend zijn.

De gemeente Oostzaan wil dat zoveel mogelijk diensten en producten met eFormulieren kunnen worden aangevraagd. Een aanvrager moet zich meestal kunnen identificeren voordat hij een product kan aanvragen. Identificatie met overheidsinstanties wordt geregeld door het toepassen van DigiD en eNIK.

DigiD is een persoonlijke elektronische handtekening. Voor het digitaal bestellen van producten wordt de burger gevraagd zich te identificeren met DigiD.

Een zwaardere vorm van beveiliging is het eNIK, de elektronische Nederlandse

identiteitskaart. De precieze identificatie waarde van de eNIK moet eveneens nog worden vastgesteld door de rijksoverheid.


06-01-2009

17

Een aantal producten zal niet digitaal kunnen worden aangevraagd, omdat hogere eisen

worden gesteld aan de identificatieplicht (b.v het aanvragen van een paspoort). Toch zal de gemeente zoeken naar mogelijkheden om de dienstverlening voor de burger en de

gemeente zo eenvoudig mogelijk te maken binnen de grenzen van de wet. Toetsing door het rijk van nieuwe ideeën is daarbij onderdeel van het ontwikkelproces. Binnen de elektronische dienstverlening kan een burger op maat gemaakte informatie

krijgen. De gemeente ontwikkelt een persoonlijke internetpagina (PIP) (Mijn gemeente), die de burger specifiek de informatie biedt die op hem van toepassing is, zoals de datum van

het verlopen van zijn paspoort, de status van zijn vergunningaanvraag en bouwaanvragen in zijn straat. Via DigiD kan de burger inloggen op zijn persoonlijke internetpagina. Authenticatie en autorisatie staan daarbij centraal.

Ook voor blinden en slechtzienden wordt de website geschikt gemaakt om digitaal zaken te regelen met de gemeente. Op de gemeentelijke website komen middelen beschikbaar

die het voor blinden en slechtzienden mogelijk maken om de tekst te lezen. Voorbeelden

van middelen zijn ondermeer het kunnen aanpassen van de lettergrootte, achtergrond en letterkleur en van de pagina alleen de tekst kunnen opslaan zodat een blinde of

slechtziende er makkelijker doorheen kan lezen, eventueel met behulp van een braille toetsenbord.

Concrete digitale producten

Het aantal elektronische producten en diensten zal verder worden uitgebreid om te

voldoen aan de ambitie om in 2010 minimaal 65% van de producten digitaal te kunnen aanbieden. Een goed voorbeeld van de verdere toepassing van elektronische dienstverlening in de

praktijk is de inrichting van het Digitaal Omgevingsloket, waarmee de burger digitaal de omgevingsvergunning kan aanvragen. De omgevingsvergunning vervangt 25 huidige vergunningen op het gebied van bouw, ruimtelijke ordening, kap en milieu. Via het

Digitaal Omgevingsloket kan de burger informatie zoeken, de vergunning aanvragen, eventuele tekeningen bijvoegen en de status van de aanvraag controleren.

Voor bedrijven komt op de website een speciale link naar het landelijke, digitale

bedrijvenloket. Het bedrijvenloket geeft informatie over de eisen aan het starten van een bedrijf, het uitbreiden van een bedrijf of het sluiten ervan. Per branche wordt deze

informatie weergegeven. De landelijke informatie wordt aangevuld met informatie over de situatie in Oostzaan voor bedrijven, zoals bijvoorbeeld de locaties van bedrijventerreinen en de eisen die de gemeente Oostzaan stelt aan bedrijven. Het landelijk loket en de

Oostzaanse informatie vormen samen een compleet pakket aan informatie voor een ondernemer.

De website wordt een belangrijke informatiebron voor burgers en bedrijven. Oostzaan wil graag zoveel mogelijk informatie op de website voor de burger ontsluiten. Zo zal de lokale


06-01-2009

18

regelgeving op internet raadpleegbaar worden. Ook zal worden bezien of het mogelijk is om historische en oudere teksten via internet te bekijken.

Administratieve lasten voor burgers en bedrijven

Een van de uitgangspunten van elektronische dienstverlening is om het burger/bedrijf zo eenvoudig mogelijk te maken. Zoals hierboven al is genoemd, gaan er veel activiteiten

lopen om dit te realiseren. Processen en doorlooptijden worden 24 uur per dag, 7 dagen per week transparant en navolgbaar. Veel informatie en producten worden digitaal

ontsloten. Doordat Oostzaan gebruik gaat maken van basisregistraties hoeven burgers

straks slechts eenmalig hun gegevens te verstrekken. Dit alles leidt tot administratieve lastenverlichting voor burgers/bedrijven.

De administratieve lastenverlichting wordt tenslotte nog verder doorgevoerd. De

regelgeving die in de algemene plaatselijke verordening (APV) is opgenomen, zal blijvend

kritisch worden bekeken. Zoveel mogelijk regels, die onnodige administratieve lasten voor burger/bedrijf betekenen, zullen worden geschrapt conform de model APV. Ook zal

worden geëvalueerd of het aantal vergunningen kan worden teruggebracht. Uiteraard wordt hierbij wel zorgvuldig gekeken naar de veiligheid en de leefbaarheid voor de burgers en betrokkenen.

Aangezien Oostzaan in 2008 de APV op basis van het standaardmodel van de VNG heeft herzien, zijn al veel van deze regels verdwenen. Voor 2009 staat de evaluatie hiervan en eventuele herziening geplant in de begroting.


06-01-2009

19

4

PLANNING, RANDVOORWAARDEN EN RISICO’S

4.1

Planning

Het programma beslaat vooralsnog de jaren 2009, 2010 en uitloopt naar 2011. In deze

periode worden de activiteiten uitgevoerd en resultaten behaald, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. De onderstaande planning vloeit voort uit verschillende factoren en overwegingen.

De wettelijke verplichtingen voor onder andere de realisatie en afname van

basisregistraties en BSN hebben een harde wettelijke einddatum. De voorbereidingen

daarvoor zijn gepland en deels al gaande. De planning voor de aansluiting op sommige landelijke voorzieningen wordt niet alleen door de wettelijke realisatiedatum bepaald,

maar soms ook door de beschikbaarheid van die voorziening. De afname van bijvoorbeeld het bedrijven- en instellingennummer (BIN) zal ter beschikking gesteld worden (als het

landelijk gerealiseerd is in 2009).

Binnen het programma worden inhoudelijke kaders geformuleerd: -

een procesmodel voor de inrichting van werkprocessen en de besturing daarvan,

-

een ICT-architectuur voor de inrichting en samenstelling van de ICT en applicaties.

-

een informatiearchitectuur voor de gegevens- en documenthuishouding,

Deze kaders zullen bij lopende activiteiten en in algemeenheid in 2009 worden opgesteld. Vanwege de sterke onderlinge samenhang zullen ze voortdurend met elkaar worden afgestemd.

Uiteraard zijn ook interne overwegingen van inhoudelijke en organisatorische aard van invloed op de planning. Dit maakt de planning al met al ingewikkeld en soms kwetsbaar. Het zal veel inzet van de organisatie en tussentijdse evaluaties vergen om uiteindelijk de einddoelen te realiseren.

Planning programma periode 2009-2010

Hieronder staat de globale planning tot 2010 van het realisatieplan Route naar E-

Oostzaan weergegeven. De zekerheid ervan neemt uiteraard af naarmate de planperiode

verder weg ligt. Voor elk eerstvolgende half jaar zal een detailplanning worden opgesteld. Voor deze regelmatige monitoring van de voortgang en planning zal worden aangesloten bij de bestaande planning en control cyclus van de Gemeente Oostzaan. Dit om de

uitvoering daadwerkelijk te verankeren in de bestaande structuren. In onderstaande tabel wordt ook inzicht gegeven in de planning zoals voor 2008 opgesteld.


06-01-2009

20


06-01-2009

21

4.2

Randvoorwaarden

Randvoorwaarden zijn de condities waaraan moet worden voldaan om tot de beoogde resultaten van het realisatieplan te kunnen komen. In deze paragraaf worden deze randvoorwaarden benoemd.

Behoud van snelheid

Er zijn afhankelijkheden binnen het programma, waardoor de snelheid van het ene onderdeel, de snelheid van het andere kan beïnvloeden, bijvoorbeeld: •

Om aan alle externe eisen van dienstverlening en interne bedrijfsvoering te kunnen

voldoen, moeten een procesmodel, informatiearchitectuur en ICT-architectuur

worden ontworpen. Door de sterke samenhang van deze modellen, ontstaat het risico dat bij het optreden van vertraging bij één van de architecturen leidt tot vertraging van de andere architecturen, •

Om de koppelingen tussen applicaties tot stand te brengen, wordt een midoffice ingericht. De daadwerkelijke implementatie van bijvoorbeeld workflow en

documentair management is afhankelijk van de snelheid van de ontwikkeling van de architecturen, •

Zonder de aanwezigheid van de benodigde midoffice systemen ontstaat het risico dat daadwerkelijke implementatie in de werkprocessen vertraging oploopt,

•

De afname van basisregistraties, BSN en BIN zal binnen de afdelingen plaats

moeten vinden. De afname van de basisregistraties kan plaatsvinden na realisatie en aanpassing van de applicaties en het Midoffice. De afdelingen kunnen dan de afname van de basisgegevens stapsgewijs doorvoeren.

Adequaat (activiteit)management

Het realisatieplan Route naar E-Oostzaan is, met de onderliggende planning, het instrument waarmee de directie en de organisatie de realisatie van elektronische

dienstverlening aansturen. In dit programma staan de verschillende activiteiten vermeld die moeten worden uitgevoerd. Binnen deze activiteiten zijn de verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd om tot resultaten te komen. Hiervoor worden per half jaar detailplanningen opgesteld.

Programmaorganisatie

Om dit realisatieplan effectief uit te kunnen voeren is gekozen voor een

programmaorganisatie. Deze programmaorganisatie staat hieronder schematisch

uitgebeeld. Gekozen word voor een verdeling in een Stuurgroep en Werkgroep. Dit zorgt voor draagvlak bestuurlijk, maar daarnaast ook ambtelijk. Dit gezamelijke proces heeft

raakvlak met alle geledingen binnen de gemeente en hierdoor dient afstemming te zijn. De stuurgroep zal eenmalig per kwartaal overleg voeren over de planning, realisatie en richting van EGEM-I. De werkgroep zal in maandelijks overleg hebben over de te halen

doelen en de status daarvan. Door deze structuur is het mogelijk dit project te monitoren en kan er tijdig bestuurlijk als ambtelijk sturing plaatsvinden.


06-01-2009

22

Bestuurlijk opdrachtgever Burgemeester

Ambtelijk opdrachtgever Gemeentesecretaris

Stuurgroep Burgemeester Gemeentesecretaris Programmateam

Management overleg Programmateam Realisatieplan Programmaleider: hoofd PublieksZaken Medewerker interne projecten

Programmaleden

Werkgroep Programmateam Opdrachtnemers

Opdrachtnemers, zie bijlage

Er wordt van uitgegaan dat de programmaorganisatie op 1-1-2011 wordt opgeheven en

dat de staande organisatie de dan nog resterende ontwikkeltaken en (nieuwe) beheertaken (met name applicatie- en gegevenbeheer) overneemt. Hiervoor zullen in de loop van 2010 voorstellen worden gedaan.

Commitment

Elektronische dienstverlening is een belangrijk middel om de ambities op het gebied van

dienstverlening te bereiken. Voor realisatie van het programma is het nodig dat Oostzaan als één organisatie gaat denken en werken. Het is belangrijk dat leidinggevenden en

medewerkers doordrongen zijn van belang en inhoud van het programma, de rol van de verschillende (deel)opdrachten daarbinnen en hun eigen rol. Soms kan dat op concrete punten en momenten een ingrijpende aanpassing betekenen voor leidinggevenden en

medewerkers. Juist dan is er werkelijk commitment nodig van bestuur en leidinggevenden, zodat de veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd.

Voldoende beschikbare interne capaciteit en kennis

Elektronische dienstverlening beslaat een groot aantal activiteiten. Voor alle activiteiten

zal de nodige capaciteit in uren worden gevraagd van medewerkers. Deze capaciteitsvraag zal moeten concurreren met andere taken en reguliere werkzaamheden. Van de

medewerkers wordt bepaalde kennis gevraagd om de activiteiten te kunnen voltooien.

Zonder de benodigde kennis in de organisatie, wordt het risico gelopen dat activiteiten niet aan de kwaliteitseisen voldoen of vertragen.


06-01-2009

23

Voldoende budget

Voor alle activiteiten zal een inschatting worden gemaakt van het benodigde budget. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5. Gezien de geringe ervaringen bij gemeenten met het

doorvoeren van alle activiteiten, is het niet mogelijk om voor alle onderdelen een

nauwkeurige raming van het benodigde budget te geven. Voor sommige activiteiten zal op dit moment moeten worden volstaan met een inschatting. Bij onvoldoende budget

ontstaat het risico dat activiteiten slechts gedeeltelijk of met een mindere kwaliteit worden afgerond. 4.3

Risico’s

De genoemde randvoorwaarden in paragraaf 4.2 kunnen omslaan in risico’s als ze

negatief uitvallen. Gebrek aan tempo wordt vertraging. En vertraging in de ene activiteit kan een risico zijn voor andere belangrijke activiteiten. Het niet beheersen van uren en budgetten kan resulteren in overschrijding van geraamde productiecapaciteit en

budgetten. Gebrek aan commitment maakt realisatie kwetsbaar, bijvoorbeeld doordat aan de randvoorwaarde van adequaat management niet (meer) wordt voldaan. Het plan is immers op zichzelf geen garantie voor de realisatie van de beoogde resultaten.

De onderstaande tabel geeft aan hoe deze risico’s kunnen worden voorkomen, of de gevolgen zo veel mogelijk beperkt. RISICO

MAATREGELEN

Gebrek aan snelheid

Zorgvuldige bewaking van planningen en

afhankelijkheden op basis van overall planning en detailplanning per halfjaar.

Gebrek aan adequaat

(activiteit)management

Verantwoordelijkheden voor aanvang van de activiteiten in detailplanningen vastleggen.

Regelmatige afstemming tussen de trekkers van de activiteiten en programmaorganisatie.

Gebrek aan beheer Gebrek aan commitment

Vooraf functioneel beheer bepalen en vastleggen

Goede interne communicatie op basis van een communicatieplan.

Consequent gedrag en optreden van leidinggevenden en bestuur. Onvoldoende beschikbare interne capaciteit en kennis

In de detailplanning van een activiteit een goede inschatting maken van de benodigde uren en kennis.

Budget ramen voor inhuur van extra personeel wanneer reguliere werkzaamheden in het gedrang komen.

Budget ramen voor de inhuur van extra kennis. Onvoldoende budget


Zorgvuldig budgetbewaking en inkoop.

06-01-2009

24

5

MIDDELEN

Dit hoofdstuk geeft een beeld van de financiële en personele middelen die nodig zijn om het programma te kunnen realiseren. De meeste kosten zijn gemoeid met het aanpassen

van de interne bedrijfsvoering op de eisen vanuit externe dienstverlening, met de daarbij behorende organisatieveranderingen.

Het programma is voor een groot deel het gevolg van wettelijke verplichtingen. Door de rijksoverheid worden geen extra middelen voor de uitvoering beschikbaar gesteld. De invoering van bijvoorbeeld de basisvoorzieningen en de verplichte afname daarvan,

resulteert in efficiencybesparingen (minder dubbel werk, minder invoer, controle en correctie, ed.), hogere kwaliteit en betere interne beheersing bij gemeenten.

Om de wettelijk verplichte voorzieningen op een efficiënte wijze te “ontsluiten” voor zowel de organisatie, als voor de burgers in de vorm van een verbetering van de (elektronische) dienstverlening, is de inrichting van een midoffice noodzakelijk. De inrichting van de midoffice is niet het directe gevolg van een wettelijke verplichting, maar is wel noodzakelijk.

Voor 2010 worden ook nog aanvullende specifiek Oostzaanse voorzieningen gerealiseerd, zoals een verdere uitbreiding van het aantal digitale producten.

Paragraaf 5.1 beschrijft de uitgangspunten en overwegingen voor de kostenraming en de

kostendekking. In paragraaf 5.2 bevat een overzicht van de kosten van het programma en een indicatie van de capaciteit voor de uitvoering van de activiteiten. Ook geven wij de dekkingmogelijkheden en een overzicht van de extra middelen die nodig zijn. 5.1

Uitgangspunten kosten en dekking programmaplan

Het programma Route naar E-Oostzaan zorgt voor een verbetering van de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Hiervoor zijn extra investeringen noodzakelijk. De

volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de kosten en de dekking van het programma:

1. De ontwikkeling van de elektronische dienstverlening mag niet leiden tot

kostenverhogingen voor de burger (budgettaire neutraliteit voor de Oostzaanse

burgers). De uitgaven voor het programma worden daarom zoveel mogelijk binnen de bestaande budgettaire kaders opgevangen. Bijvoorbeeld door interne personele inzet voor de uitvoering van het plan en de inzet van reguliere budgetten in de begroting (automatiseringsbudget, opleidingsbudget, e.d.),

2. Alle kosten die een (directe) relatie hebben met de vorming van een actief zijn als investeringskrediet opgevoerd, waarvan de structurele lasten (kapitaallasten, onderhoud, e.d.) in de begroting worden geraamd,

3. De periode 2009-2010 is een ontwikkelfase. In de loop van deze periode wordt ook de opbouw voorbereid van de (nieuwe) beheerorganisatie

(instandhoudingsfase). De (personele) kosten voor de nieuwe beheerorganisatie

(vanaf 2011 en verder) zijn niet afzonderlijk opgevoerd. Wij gaan er vanuit dat een personele herschikking binnen de beschikbare formatie voldoende dekking geeft.


06-01-2009

25

In paragraaf 5.2 is aangegeven om hoeveel fte het gaat. Voor deze personele

herschikking is flankerend beleid nodig, waarvoor wel een bedrag is opgevoerd. Ook zullen er mogelijk frictiekosten (niet geraamd) optreden,

4. De geraamde kosten van het programma zijn voor een belangrijk deel het gevolg van het aanpassen van de interne bedrijfsvoering aan de eisen van de externe

dienstverlening. Bij andere gemeenten is gebleken dat door deze aanpassingen

efficiencybesparingen mogelijk zijn. Ook de rijksoverheid stelt dat een stelsel van basisregistraties resulteert in kostenbesparingen. De efficiencybesparingen zijn pas mogelijk, na uitvoering van diverse activiteiten en realisatie van de

organisatorische aanpassingen (“de kost gaat voor de baat uit”). Het gaat hierbij om een periode van 2 tot 3 jaar. Het is daarom realistisch dat vanaf 2011

gefaseerd structurele efficiencybesparingen kunnen worden bereikt. In de loop van 2009 en 2010 zullen concrete uitwerkingen van de diverse activiteiten en interne bedrijfsvoeringsaudits meer inzicht geven in de efficiencymogelijkheden,

5. Met het veranderen en ontwikkelen zijn éénmalig extra kosten gemoeid.

Gedurende een beperkte periode (2009 en 2010) is daarom budget nodig voor de programmakosten, opleiding, inhuur van extra capaciteit, enz. Die kosten zijn incidenteel. Het ligt in de rede hiervoor incidenteel budget ter beschikking te stellen.

Het is nog niet mogelijk voor alle onderwerpen een nauwkeurige raming van de benodigde investeringen en budgetten te geven. Gedurende de looptijd van het programma Route naar E-Oostzaan zullen kosten worden gemaakt voor de uitbouw van externe

dienstverlening en voor de aanpassing van interne bedrijfsvoering. Om flexibel om te

kunnen gaan met gewijzigde omstandigheden, is het gewenst met de budgetten voor 2009 en 2010 een bestemmingsreserve te vormen tot en met 2010. Op basis van door het College goedgekeurde opdrachtbeschrijvingen en plannen van aanpak kunnen deze budgetten dan beschikbaar komen voor de realisatie van het programma. 5.2

Kosten, capaciteit en dekking van het programmaplan Route naar E-Oostzaan

Deze paragraaf geeft een overzicht van de kosten en benodigde capaciteit tot 2010 om de activiteiten te realiseren. In de opdrachtbeschrijvingen in de bijlagen zijn deze nader

gespecificeerd. De ramingen zijn gebaseerd op de opdrachtbeschrijvingen, op offertes, op eerste ervaringen van andere gemeenten (ontwikkelen midoffice), het realisatieplan van Wormerland en op eigen eerste inschattingen.

Kosten 2009-2010

De volgende categorieën van kosten kunnen worden onderscheiden: 1.

2. 3.

Interne (elektronische) bedrijfsvoering:

a. Ontwikkeling backoffice (realisatie en afname basisregistraties) b. Ontwikkeling midoffice

Externe (elektronische) dienstverlening (ontwikkeling frontoffice)

Algemene programmakosten


06-01-2009

26

De kosten van de activiteiten zijn onderverdeeld in incidentele kosten voor de periode tot 2010 (zoals algemene programmakosten, opleidingen en inhuur van externe capaciteit

voor afdelingen) en in investeringen (aanschaf en implementatie van ICT, inclusief externe deskundigheid). De investeringen resulteren in structurele jaarlasten (kapitaallasten, onderhoud, e.d.). De personele capaciteit betreft capaciteit buiten de normale

lijnactiviteiten. Wanneer in een kolom staat vermeld “n.v.t.”, betekent dit dat er aan de

activiteit geen kosten of extra inzet van medewerkers zijn verbonden, óf dat deze kosten al zijn opgenomen in een ander budget, dan wel dat de inzet van medewerkers tot de reguliere werkzaamheden moeten worden gerekend. Het grootste deel van de kosten heeft betrekking op de jaren 2009 en 2010. ACTIVITEIT

KOSTEN

CAPACITEIT

Incidenteel

Structureel (€)

2009-2010 (€)

Incidenteel

Structureel

(dagen)

(fte)

1a. Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkeling backoffice (Realisatie en afname (basis)registraties)

Realisatie Basisregistratie

n.v.t.

n.v.t.

20

n.v.t.

Afname Basisregistratie

n.v.t.

n.v.t.

5

n.v.t.

Realisatie Basisregistratie

n.v.t.

40.000

n.v.t.

n.v.t.


n.v.t.

n.v.t.

10

n.v.t.


n.v.t.

5.000

n.v.t.

n.v.t.


n.v.t.

5.000

n.v.t.

n.v.t.


5.000

n.v.t.

5

n.v.t.

Uitgifte Burger Service

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Afname BSN

n.v.t.

n.v.t.

5

n.v.t.

Afname Bedrijven en

n.v.t.

n.v.t.

5

n.v.t.

Subtotaal

5.000

50.000

50

n.v.t.

50

n.v.t.

Persoonsgegevens Persoonsgegevens

Adressen en Gebouwen Adressen en Gebouwen Percelen (kadaster) Topografie Bedrijven

Nummer (BSN)

Instellingen Nummer (BIN) Reeds beschikbare dekking

40.000

voor BAG

Totaal niet gedekt


5.000

20.000

06-01-2009

27

KOSTEN

CAPACITEIT

PROJECT

Incidenteel Structureel Incidenteel 2008-2009 (€) (€) (dagen) 1b. Interne (elektronische) bedrijfsvoering Ontwikkelen midoffice

Structureel (fte)

Ontwikkelen procesmodel

n.v.t.

n.v.t.

17

n.v.t.

Ontwerpen informatiearchitectuur

5.000

n.v.t.

20

n.v.t.

Ontwerpen ICT-

5.000

n.v.t.

20

n.v.t.

Implementeren workflow

n.v.t.

15.000

75

n.v.t.

Implementeren document management systeem

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

n.v.t.

Implementatie midoffice

30.000

15.000

30

n.v.t.

40.000

30.000

162

n.v.t.

architectuur

(inclusief WMF en DMS) Subtotaal

2. Externe (elektronische) dienstverlening Ontwikkeling frontoffice Afname eFormulieren

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Uitgifte en afname eNIK

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Uitgifte en Afname DigiD

n.v.t.

n.v.t.

5

n.v.t.

Realisatie Persoonlijke Internet Pagina Aanpassing website voor blinden en slechtzienden

n.v.t.

n.v.t.

5

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

n.v.t.

n.v.t.

Verbeteren website

15.000

15.000

10

n.v.t.

Realisatie digitaal omgevingsloket

47.000

5.000

20

n.v.t.

Aansluiten op

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Ontsluiten lokale regelgeving via internet Vermindering administratieve lasten APV

15.000

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

7.500

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Subtotaal

84.500

20.000

40

n.v.t.

84.500

20.000

40

n.v.t.

Bedrijvenloket

Reeds beschikbare dekking voor website Totaal niet gedekt


06-01-2009

28

5.3

Algemene programmakosten

Naast de specifieke kosten per activiteit, zijn er algemene programmakosten. De

programmaorganisatie Route naar E-Oostzaan is verantwoordelijk voor de realisatie van het programmaplan en de algehele coördinatie, afstemming en communicatie van alle activiteiten.

De personele inzet is voor een belangrijk deel gedekt in de reguliere formatie. Er is budget nodig voor externe deskundigheid ten behoeve van het programma in het algemeen. Ook is inhuur van extra capaciteit nodig om de belasting op te vangen die de Route naar EOostzaan -activiteiten op de organisatie heeft (zie kolom incidentele capaciteit in deze paragraaf). Tenslotte is een raming gemaakt voor flankerend beleid om de personele herschikking mogelijk te maken.

3. Algemene programmakosten-

INCIDENTELE INZET / KOSTEN

FUNCTIE / KOSTENSOORT

2009 en 2010

Programmadirecteur (Wim van

Gedekt in reguliere formatie

Projectleider (M. Koster)


ORGANISATIE:

Twuijver)

Programmamedewerker (F. Terwindt) 16 uur gedekt in reguliere formatie, 20 uur extra benodigd €40.000 Communicatieadviseur (Wilma


Externe deskundigheid

€30.000

Communicatiebudget

€10.000

Inhuur extra capaciteit (nog in te

€ 50.000 (op basis van

Flankerend beleid

€40.000

TOTAAL

€ 160.000

Kramer)

vullen)


inhuur, extern)

06-01-2009

29

Samenvatting totale kosten 2009 en 2010 KOSTENCATEGORIE

INCIDENTELE KOSTEN (€)

STRUCTURELE KOSTEN (€)

1.a.Interne (elektronische)

5.000

60.000

40.000

30.000

2. Externe (elektronische)

84.500

20.000

3. Algemene programmakosten

160.000

15.000

Totaal

289.500

125.000


in 2009 en 2010

vanaf 2009

backoffice

1.b.Interne (elektronische) bedrijfsvoering: ontwikkeling midoffice

dienstverlening

Reeds beschikbare dekking Extra benodigd

40.000 289.500

85.000

Op basis van de uitgangspunten zoals geformuleerd in paragraaf 5.1., onderdeel 5, zal 25% van de structurele lasten van investeringen in de interne bedrijfsvoering (categorie 1a. en 1b.) met ingang van 2010 kunnen worden gedekt door efficiencybesparingen. Dit betreft derhalve een bedrag van € 31.250 (25% van € 125.000).


06-01-2009

30

6.

COMMUNICATIE

In Hoofdstuk 3 is inhoudelijk beschreven hoe de gemeente Oostzaan elektronische dienstverlening gaat realiseren. Dit omvat enerzijds activiteiten binnen de interne bedrijfsvoering. In eerste instantie zullen vooral de

medewerkers de consequenties hiervan merken. Anderzijds worden er activiteiten uitgevoerd voor de externe

(elektronische) dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit resulteert in een aantal doelgroepen voor de communicatie: Intern - de medewerkers, de gemeenteraad, het college en extern - de burgers. Medewerkers werken pas enthousiast aan de veranderingen mee als aanleiding, doelen en het verloop van de activiteiten duidelijk zijn. Burgers en

bedrijven maken pas gebruik van de nieuwe mogelijkheden, als zij hiervan op de hoogte zijn.

Doelen van de communicatie

De communicatie rond het programma Route naar E-Oostzaan richt zich op de volgende doelen: • •

Bekendheid geven aan het programma

Duidelijk maken van de consequenties voor de organisatie, medewerkers en werkwijze

• • •

Draagvlak krijgen en behouden binnen de organisatie

Het bieden van een samenhangend beeld van de verschillende initiatieven Informeren en afstemmen van de deelnemers aan de activiteiten

Hieronder staan de mogelijke communicatiemiddelen vermeld waar de gemeente Oostzaan gebruik van kan maken.

Communicatiemiddelen intern DOELGROEP

STATUS

COMMUNICATIEMIDDEL

Medewerkers

Bestaand

Intranet

Medewerkers

Bestaand

Regulier afdelingsoverleg

Medewerkers, raad en college

Nog te

Algemeen informatieboekje ‘Route

Medewerkers, raad en college

Nog te

Eenvoudige factsheet (algemene

ontwikkelen ontwikkelen

naar E-Oostzaan’

informatie over effecten en doelen van Elektronische dienstverlening) Powerpointpresentatie

Medewerkers


Nog te

ontwikkelen

06-01-2009

bijeenkomsten over activiteiten waar deelnemers onderling

ervaringen kunnen uitwisselen

31

Communicatiemiddelen extern DOELGROEP

STATUS

COMMUNICATIEMIDDEL

Burgers

Nog te

Internet (website gemeente

Burgers

Nog te

Publicaties Kompas (gemeente

Burgers

Nog te

Nieuwsbrief Oostzaan

Pers

Nog te

Persberichten op ‘key moments’

ontwikkelen ontwikkelen ontwikkelen ontwikkelen

Oostzaan) pagina).

Communicatie

De communicatie wordt opgebouwd rondom een aantal punten: •

In de communicatie zal het doel van dit programmaplan Route naar E-Oostzaan centraal staan: Oostzaan wil zijn dienstverlening verbeteren door de processen transparant, navolgbaar en 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te hebben via de gemeentelijke website,

•

De gemeente heeft meerdere communicatiekanalen ter beschikking om te kunnen communiceren,

•

Oostzaan is als één organisatie benaderbaar voor dienstverlening aan haar burgers en straalt uit dat elektronische dienstverlening en bedrijfsvoering daarbij belangrijke middelen zijn.

Samenwerken

Verschillende deelactiviteiten binnen het programma elektronische dienstverlening

hebben elk hun eigen boodschap die zij voor hun activiteit naar buiten willen brengen. De doelgroepen voor die boodschappen overlappen elkaar (sterk), waardoor een teveel aan

informatie dreigt, een zogenaamde ‘information overload’. Een belangrijk aandachtspunt in de communicatiestrategie is dan ook het afstemmen van de communicatie over Route naar E-Oostzaan tussen de verschillende betrokken partijen.

Intensieve samenwerking tussen de activiteiten en de centrale boodschap van het programmaplan, versterkt de verschillende communicatiestromen elkaar.

Samenwerking zorgt ervoor dat Oostzaan zich als één gemeente presenteert aan de burgers en organisaties. Om de aansluiting tussen de activiteiten te vinden en de

collectiviteit van Oostzaan uit te dragen, worden de trekkers van de activiteiten en de afdelingshoofden ondersteund door de afdeling communicatie.


06-01-2009

32

INHOUDSOPGAVE BIJLAGEN: INHOUDSOPGAVE BIJLAGEN:.................................................................................................................. 33 OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS ................................................................................................................................ 34 OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN)................................................................................................................................................... 37 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER ..................................... 40 OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE ................................................... 42 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR) ........................ 44 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN)................................... 46 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) ........ 48 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL....................................................... 50 OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR............................... 53 OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR................................................. 55 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) ............ 57 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) ................................................................................................................................................................ 60 OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE ........................................................... 64 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN ................................................................. 67 OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK ...................................................................................... 69 OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK...................................................................... 71 OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA ........................ 73 OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN.... 75 OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE ..................................................................... 77 OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (WABO)................ 79 OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) ............................................................................................................................................................. 82 OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET................................................................................. 84 OPDRACHTBESCHRIJVING ONTSLUITEN LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET............. 86 OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN ........................................................................................................................................ 88


06-01-2009

33

OPDRACHTBESCHRIJVING: REALISATIE EN AFNAME BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (Opdrachtnemer, senior administratief medewerker burgerzaken, afdeling Publiekszaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het opzetten en invullen van één basisregistratie voor persoonsgegevens. Het Rijk wil de GBA transformeren tot de basisregistratie van

persoonsgegevens. De eerste aanzet hiertoe is de wetswijziging die op 1 april 2007 van kracht is geworden. Een aantal belangrijke gegevens GBA-gegevens heeft dan de status

van authentiek gegeven. Instanties (intern en extern) moeten van de authentieke gegevens uitgaan bij de uitvoering van hun taken. Bij twijfel aan de juistheid van de gegevens

moeten de instanties uiteindelijk allemaal verplicht terugmeldingen doen. Tot 2010 loopt de termijn waarbinnen alle instanties, ook gemeenten, de terugmeldingen in hun

werkprocessen moeten invoeren. Het betreft een wettelijk verplichte invoering van de basisregistratie personen.

2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie

Toekomstige situatie

Persoonsgegevens van inwoners

Persoonsgegevens van inwoners van

van de gemeente Oostzaan

de gemeente Oostzaan en personen

worden geregistreerd en beheerd waar de gemeente Oostzaan een in basisregistratie personen. Er is belang bij heeft worden

Processen

nog geen autorisatie

geregistreerd en beheerd in

voor het raadplegen van

autorisatie aangevraagd voor het

aangevraagd als zijnde afnemer persoonsgegevens op de

Landelijke Raadpleegbare Deelverzameling.

basisregistratie personen. Er is een raadplegen van persoonsgegevens op de Landelijke Raadpleegbare Deelverzameling/ GBA(Verstrekkingen)/

Beheervoorziening BSN.

Rollen

Op meerdere plekken in de

Op 1 plek in de organisatie worden

persoonsgegevens geregistreerd

beheerd.

organisatie worden de en beheerd.

Kwaliteit van gegevens is

Kwaliteit van gegevens is geborgd

verplichte audit van de gegevens

audit van de gegevens (inhoudelijk,

geborgd door middel van een

(inhoudelijk, procesmatig en op Gegevens

persoonsgegevens geregistreerd en

het gebied van privacy).

door middel van een verplichte

procesmatig en op het gebied van

privacy). De basisregistratie wordt als authentieke registratie

aangemerkt. Instanties (intern en

extern) moeten van de authentieke gegevens uitgaan bij de uitvoering van hun taken. Bij twijfel aan de

juistheid van de gegevens moeten


06-01-2009

34

de instanties uiteindelijk allemaal verplicht terugmeldingen doen. Meerdere softwarepakketten

1 softwarepakket voor de registratie

registratie en het beheer van

persoonsgegevens waaraan de

en/of mogelijkheden voor de

ICT

en het beheer van

diverse vakapplicaties zijn

persoonsgegevens.

gekoppeld.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • •

Inventarisatie gebruik en beheer van persoonsgegevens in de organisatie,

Maken van een plan van aanpak voor het gebruik en beheer van de Basisregistratie Personen in afstemming met de afdelingshoofden,

• •

Inrichten van een Binnengemeentelijke Basisregistratie Personen,

Aanvraag bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor de autorisatie tot afnemer op het GBA-netwerk,

• •

Koppelen van applicaties aan Basisregistratie Personen,

Autorisaties aanbrengen met betrekking tot het gebruik van de Basisregistratie Personen,

•

Basisregistratie Personen raadpleegbaar maken voor verschillende afdelingen.

b) (tussen)Resultaten • • • •

Beoogd eindresultaat is één Basisregistratie Persoonsgegevens, Decentrale registraties van persoonsgegevens zijn opgeheven, Overzicht participerende afdelingen,

Koppeling per applicatie met de Basisregistratie Personen.

c) Samenhang met overige activiteiten •

Afname van BSN

4) Organisatie a) Structuur

De programmaleider is opdrachtgever. De afdeling Publiekszaken,burgerzaken is opdrachtnemer voor de realisatie van de basisregistratie persoonsgegevens. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is budget nodig voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de Basisregistratie Persoonsgegevens. Deze koppelingen worden opgenomen in budget

implementatie Midoffice. Voor een overgangssituatie is inzet nodig van de functionele

beheerders van de diverse vakapplicaties, raming daarvan is gemeentebreed 20 dagen. 5) Planning en fasering Invoering van de nieuwe wet GBA is gestart per 1 april 2007. Tevens is vanaf 1 april 2007 een start met de Modernisering van de GBA. (De modernisering van de GBA (mGBA) moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier voor het invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens) Realisatieplan Oostzaan

06-01-2009

35

Vanwege de Modernisering GBA zal vanuit het Rijk een kernapplicatie Burgerzaken worden gebouwd en geleverd. Aan de kernapplicatie kunnen gemeenten desgewenst diverse modules koppelen. Deze applicatie wordt de houder van de basisregistratie

persoonsgegevens. De ontwikkeling heeft stilgelegen, maar is eind 2008 weer opgepakt

door ministeries. Hierdoor zijn de VNG en NVVB weer gestart met het ontwikkelen van een nieuw burgerzakensysteem. De GBA-V (verstrekkingen) (landelijke voorziening) zal in 2009 beschikbaar zijn, dit is een landelijke database met alle persoonsgegevens van Nederland, raadpleegbaar voor burgerzaken. GBA-V (Verstrekkingen) levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de moderne GBA).


06-01-2009

36

OPDRACHTBESCHRIJVING INVOERING BAG (BASISREGISTRATIE ADRESSEN EN GEBOUWEN) (opdrachtnemer hoofd interne dienstverlening, projectleider BAG) 1) Beschrijving algemeen

Als onderdeel van het kabinetsprogramma “de andere overheid” is de gemeente verplicht om per 1 juli 2009 voor binnen haar gemeentegrenzen een basisregistratie voor alle

officiële adressen en voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen ingevoerd te hebben in de landelijke voorziening BAG. De gemeente is de bronhouder / registratiehouder hiervan, hetgeen betekent dat zij naast de invoering de betreffende gegevens binnen wettelijke termijnen actueel houdt.

Alle overheidsinstanties zijn verplicht gebruik te maken van deze landelijke voorziening voor het uitoefenen van hun taken. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Binnen overheidsinstanties en

Alle overheidsinstanties zijn

eigen registraties met adres-

de landelijke voorziening BAG

binnen de gemeente zelf worden Proces

en/of gebouwgegevens bijgehouden.

verplicht gebruik te maken van voor wat betreft alle officiële

adressen en gegevens voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen.

Op vele plaatsen binnen de

De gemeente is bronhouder en

adres- en gebouwgegevens zelf

officiële adressen en gegevens

taken.

verblijfsobjecten / ligplaatsen /

overheid beheren medewerkers de registratiehouder voor alle voor het uitoefenen van hun

Veranderingen worden niet intern doorgegeven.

voor alle gebouwen / standplaatsen.

Naast het invoeren ervan houdt de gemeente de gegevens dus

Rollen

ook bij.

Overheidsinstanties hebben

daarbij de plicht om bij twijfels over de juistheid van gegevens dit te melden bij de gemeente, die vervolgens een onderzoek instelt.

De kwaliteit van gegevens omtrent De kwaliteit van gegevens Gegevens

adressen, gebouwen /


omtrent adressen, gebouwen /


standplaatsen zijn niet uniform en standplaatsen zijn uniform en

ICT

geborgd.

geborgd.

Adres- en gebouwgegevens

Alle vakapplicaties zijn

worden op diverse in


06-01-2009

gekoppeld aan de landelijke

37

vakspecifieke applicaties bijgehouden.

voorziening “BAG”.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten •

Intern iedereen attenderen dat zij straks gebruik moeten maken van de BAG en indien nodig zorg dienen te dragen voor een koppeling hieraan,

• •

Werkprocessen aanpassen,

Plan van aanpak maken voor het beheer van de basisregistratie en uiteindelijk beheren van de BAG,

•

Aansturing en monitoren van uit programmabureau

b) (tussen)Resultaten •

Beoogd eindresultaat is dat de basisregistratie adressen en gebouwen wordt

gebruikt door de overheidsinstanties en alle afdelingen van de gemeente zelf, c) Samenhang met andere activiteiten • •

Realisatie WABO,

Realisatie en afname overige (basis)registraties (basisregistratie persoonsgegevens, kadaster etc.),

•

Implementatie WFM,

•

Implementatie Midoffice


De directie is de opdrachtgever geweest tot het invoering van de landelijke voorziening BAG zoals die vermeld staat in het eerder genoemde plan van aanpak ISW-BAW. De

opdrachtgever vanuit dit realisatieplan is de programmaleider. Opdrachtnemer is de projectleider BAG, hoofd interne dienstverlening. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten De realisatie van de BAG is opgenomen in de begroting van de gemeente Oostzaan. Verder is er budget nodig voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de BAG. Dit is ondergebracht in de ontwikkeling van het Midoffice. In de begroting 2009 is € 40.000,- structureel opgenomen.

Een voorwaarde van uitvoering van het plan van aanpak is dat er voldoende capaciteit

aanwezig is. Binnen afdelingsplannen is voor 2009 geen rekening gehouden met de BAG. Afhankelijk van de te kiezen samenwerkingsvorm in het kader van de ISW-BAW zal hier een oplossing voor komen. Er moet rekening gehouden worden met mogelijke extra

kosten voor de inhuur van externen. Voor het beheren van het BAG is structureel 0,5 fte mee gemoeid.

5) Planning en fasering

De aansluiting op de landelijke voorziening staat voor gemeente Oostzaan gepland op 1 juli 2009. Dit betekent dat Oostzaan gereed moet zijn voor de audit over de aansluiting


06-01-2009

38

op de landelijke voorziening BAG voor wat betreft haar basisgegevens over alle officiële adressen en gegevens voor alle gebouwen / verblijfsobjecten / ligplaatsen / standplaatsen. Uiteraard dient hierbij ook het beheer al geregeld te zijn.


06-01-2009

39

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE KADASTER (Opdrachtnemer medwerker Openbare Ruimte en Projecten) 1) Beschrijving algemeen

Deze activiteit is gericht op het organisatiebreed beschikbaar stellen van de kadastrale kaart volgens de nieuwe standaarden betreffende basisregistraties. Deze gegevens worden gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie. Hierdoor kan een medewerker snel complete en actuele informatie inzien. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Door de uitbesteding van de inning

Organisatiebreed wordt de

worden de kadastrale kaart (LKI) en

geraadpleegd en worden

van de gemeentebelastingen

de administratieve gegevens (AKR) in jargon “massale output” niet

rechtstreeks afgenomen door de gemeente Oostzaan van het Proces

basisregistratie Kadaster

meldingen van veranderingen of fouten teruggegeven aan de beheerder (Kadaster).

kadaster. De kaart wordt eenmaal per jaar door de belastingdienst

van Amsterdam geleverd aan OR&P voor CAD. Daarnaast heeft de

gemeente een contract met het kadaster voor het gebruik van

kadaster-on-line. Een beperkt

aantal personen maakt hier gebruik van.

Rollen

Er is geen actieve rol van de

Afnemer Basisregistratie

tav het gegevensbeheer van het

veranderingen of fouten.

gemeente

kadaster. Het kadaster is beheerder

Kadaster en terugmelder bij

van de kadastrale gegevens. Gegevens

Actualiteit van gegevens minder geborgd.

Kwaliteit en actualiteit van gegevens geborgd.

De kadastrale kaart (LKI) wordt op 1 Afdelingen zijn aangesloten op

ICT

pc gebruikt voor CAD (technisch

landelijke voorziening met

aantal pc’s geraadpleegd. AKR

zijn opgenomen in

tekenen) en mbv een viewer op een gegevens kunnen alleen via kadaster-on-line worden

kadastrale gegevens. LKI en AKR organisatiebreed

raadpleegsysteem.

geraadpleegd.


06-01-2009

40


Organisatiebreed ontsluiten van digitale Kadastrale kaart gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie,

•

Koppelingen leggen tussen de verschillende administratieve gegevens en basisregistraties,

•

Beheer van de koppeling van de kadastrale kaart aan de administratieve gegevens regelen binnen de gemeente,

•

Werkprocessen aanpassen (o.a. terugmeldplicht)


Beoogd eindresultaat is een organisatiebrede ontsluiting, gekoppeld aan administratieve gegevens over de kadastrale eigendomssituatie,

• •

Procesbeschrijving,

Aansluiting op landelijke voorziening,

c) Samenhang overige activiteiten •

Realiseren basisregistratie adressen en gebouwen (BAG)


De programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer is medewerker afdeling

openbare ruimte en projecten. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van de processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Voor de realisatie afname basisregistratie kadaster is circa € 5.000 nodig. 5) Planning en fasering

In het laatste kwartaal 2009 wordt het uitvoeringsplan verder opgesteld en een

impactanalyse uitgevoerd. Van april tot en met juni 2010 wordt het plan uitgevoerd.


06-01-2009

41

OPDRACHTBESCHRIJVING BASISREGISTRATIE TOPOGRAFIE (opdrachtnemer, medewerker afdeling openbare ruimte en projecten) 1) Beschrijving algemeen

Deze activiteit is gericht op het bevorderen van het organisatiebreed gebruiken van de grootschalige basiskaart (GBKN). Dit is een andere kaart dan de in de basisregistratie opgenomen topografische kleinschalige kaart (TOP10NL). De GBKN wordt naar verwachting ook opgenomen in de basisregistratie topografie. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


De gemeente Oostzaan maakt

Het hebben van een actuele GBKN

kaart. Deze kleinschalige kaart

voor verschillende

geen gebruik van de TOP10NL heeft een beperkte

gebruikswaarde. De grootschalige kaart (GBKN) wordt gebruikt door de afdelingen OR&P en ROM. De Proces

kaart is een halffabricaat. Voor

met opbjecten, die geschikt is

organisatiebrede toepassingen. De TOP10NL zal beperkt worden gebruikt.

gebruik moet extra informatie

worden toegevoegd, bijvoorbeeld grafisch door gesloten figuren

(objecten). De huidige GBKN is

nog niet opgebouwd uit objecten

maar voornamelijk opgebouwd uit losse lijnen.

De stichting GBKN Noord-Holland

Het organisatiebreed geregeld

basiskaart.

mutatiemeldingsysteem waardoor

beheert de grootschalige

Mutaties dienen mede door de gemeente te worden gemeld. Er zijn geen organisatiebrede

afspraken over het melden van Rollen

mutaties, waardoor de actualiteit van de kaart achterloopt.

De topografische kaart (TOP10NL)

hebben van een

de actualiteit van de GBKN

verbeterd wordt. De GBKN wordt

centraal beheerd in de organisatie. De topografische kaart (TOP10NL) van de basisregistratie wordt beheerd door het kadaster.

van de basisregistratie wordt

beheerd door het kadaster. Het kadaster is zelf verantwoordelijk voor de mutaties op de kaart. Gegevens

De GBKN is een halffabricaat.


06-01-2009

De opname van de kaarten in de

42

Afhankelijk van de toepassing zal de kaart naar wens moeten worden ingericht.

basisregistratie waarborgen een betere kwaliteit en actualiteit.

De TOP10NL is een landsdekkend objectgericht topografisch kaart voor kleinschalige toepassingen

De GBKN wordt op 1 pc toegepast

Organisatiebreed gebruik van de

voor raadpleging mbv een viewer

toepassingen en eventueel daarbij

voor CAD (technisch tekenen) en

ICT

op een aantal pc’s.

GBKN binnen verschillende

gebruik van de TOP10NL kaart.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • • •

Organisatiebrede aansluiting op de Basisregistratie Topografie vervaardigen, Werkprocessen aanpassen,

Werkafspraken maken over terugmeldingen,

Aansturing en monitoren vanuit programmabureau


Beoogd eindresultaat is een organisatiebreed toepassen van de topografische kaart van Oostzaan

c) Samenhang andere activiteiten • •

Realisatie basisregistratie Adressen en Gebouwen, Realisatie Basisregistratie Kadaster


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer is medewerker afdeling

Openbare Ruimte en Projecten. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van de processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is circa € 5.000 nodig om de topografie te realiseren. 5) Planning en fasering

De periode van september 2009 tot en met juli 2010 is ingepland voor het beschikbaar stellen van de gemeentelijke basiskaart.


06-01-2009

43

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BASISREGISTRATIE BEDRIJVEN (NHR) (opdrachtnemer, medewerker juridische zaken, afdeling beleid en bestuursondersteuning) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het gebruiken van het Nieuw Handelsregister (NHR) voor de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de Oostzaanse organisatie. Het NHR bevat alle actuele en accurate gegevens over bedrijven en rechtspersonen, waardoor de gemeente deze niet meer zelf hoeft te registreren. 2) Huidige en gewenste situatie

Proces

Huidige situatie


Afdelingen houden eigen

Afdelingen raadplegen het NHR

rechtspersonen bij.

rechtspersonen

registratie van bedrijven en

voor informatie over bedrijven en

Medewerkers beheren de

Het beheer en distributie van de

primaire proces.

de Kamer van Koophandel.

bedrijfsgegevens zelf binnen het

bedrijfsgegevens zijn belegd bij

Afdelingen zijn geen beheerders

Rollen

maar afnemers. Wijzigingen en

fouten moeten wettelijk verplicht worden doorgegeven aan de beheerder, de Kamer van Koophandel.

Gegevens

ICT

Kwaliteit en actualiteit van

Kwaliteit en actualiteit van de

Bedrijfsgegevens worden in

Vakapplicaties zijn gekoppeld aan

gegevens zijn niet geborgd. vakspecifieke applicaties bijgehouden

gegevens zijn geborgd.

de basisregistratie bedrijven.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • • • •

Inventariseren welke afdelingen met bedrijfsgegevens werken, Vakapplicaties koppelen aan NHR, Werkprocessen aanpassen,

Eigen registraties afdelingen verwijderen,

Aansturing en monitoren vanuit programmateam

b) (tussen)Resultaten • • • • •

Aansluiting op voorziening,

Samenhang andere activiteiten,

Afname Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN), Afname overige basisregistraties, Implementatie midoffice


06-01-2009

44


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is

medewerker Juridische Zaken. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van het afnemen van de NHR binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is budget nodig om de vakapplicaties aan te kunnen sluiten op de landelijke

voorziening. Daarvoor wordt een raming gedaan van € 5.000. Personele inzet van functionele beheerders van vakapplicaties wordt geraamd op 5 dagen. 5) Planning en fasering

De start is afhankelijk van het vrijgeven van het NHR, de landelijke voorziening.

Waarschijnlijk zal dit begin 2009 plaatsvinden. In het tweede kwartaal 2009 kan dan de afname worden gerealiseerd.


06-01-2009

45

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BURGERSERVICENUMMER (BSN) (opdrachtnemer, senior administratief medewerker burgerzaken, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BSN als identificatienummer voor burgers, in de primaire processen van dienstverlening en

bedrijfsvoering in de Oostzaanse organisatie. De gemeente is een BSN-gebruiker en kan daarom gebruik maken van de Beheervoorziening BSN om verificatievragen te stellen. Aansluiting is in vele gevallen optioneel in dus niet verplicht. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Afdelingen vragen naar

Burgers identificeren zich

houden dit in een eigen

raadpleging de Basisregistratie

persoonsgegevens van mensen en inclusief het BSN. Via registratiesysteem bij.

Personen van Oostzaan zoeken afdelingen de

juiste persoonsgegevens.

Bij raadpleging kan nagekeken

Proces

worden of het BSN actief is en/of de combinatie van het BSN en de identiteitsgegevens correct zijn.

Eveneens kan worden getoetst of het gebruikte identiteitsbewijs geldig is. Medewerkers vragen naar persoonsgegevens.

Na een goede identificatie

kunnen medewerkers het BSN gebruiken en (aanvullende)

Rollen

persoonsgegevens in de

Basisregistratie Personen en/of de Beheervoorziening worden geraadpleegd.

Gegevens

ICT

Kwaliteit persoonsgegevens in

Kwaliteit van persoonsgegevens

is niet geborgd.

en/of de Beheervoorziening is

afdelingsspecifieke administratie

in de Basisregistratie Personen geborgd.

Applicaties vragen om

In applicaties staat het BSN

sofi-nummers.

wordt om het BSN gevraagd.

persoonsgegevens burgers en/of


06-01-2009

vermeld en op (e)formulieren

46


Inventarisatie maken welke afdelingen, applicaties en formulieren moeten worden aangepast op BSN,

•

Oostzaan wordt aangesloten op Beheervoorziening BSN,

•

(e-)Formulieren aanpassen,

• • •

Applicaties aanpassen,


Inventariseren welke afdelingen moeten worden geautoriseerd voor het raadplegen van de Basisregistratie personen en/of de beheervoorziening BSN,

• •

Autorisatie bepalen voor de afdelingen welke bedrijfsgegevens zij mogen raadplegen,

Aansturing en monitoren vanuit het programmateam

b) (Tussen)resultaten • • •

In applicaties staat BSN vermeld,

Op (e-)formulieren wordt gevraagd om BSN in plaats van persoonsgegevens, Medewerkers raadplegen Basisregistratie Persoonsgegevens van Oostzaan

c) Samenhang met overige activiteiten: •

Realisatie en Afname Basisregistratie Persoonsgegevens


De programmaleider is opdrachtgever. Opdrachtnemer voor de afname BSN is de afdeling Burgerzaken. Afdelingshoofden zijn proceseigenaar/opdrachtnemer voor de daadwerkelijke afname van BSN binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn.

b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Het aanpassen van de bestaande applicaties en (e)formulieren wordt gedekt uit reguliere budgetten voor ICT en e-formulieren. De benodigde personele inzet wordt voor de

functioneel applicatiebeheerders in de gehele organisatie tezamen geraamd op 20 dagen + 5 dagen extra inzet noodzakelijk. 5) Planning en fasering

Zodra de inventarisatie van het gebruik van het BSN binnen de vakapplicaties is afgerond kan de autorisatie van de diverse afdelingen gaan plaatsvinden. De autorisaties wordt gemaakt door de afdeling Burgerzaken in overleg met de afdelingshoofden en in combinatie met de autorisatie op de Basisregistratie Personen. Inventarisatie en (eventuele) aanpassingen van de werkprocessen en (e-)formulieren moeten de afdelingshoofden zelf organiseren.


06-01-2009

47

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME BEDRIJVEN- EN INSTELLINGENNUMMER (BIN) (opdrachtnemer medewerker JuZa, afdeling Beleid en Bestuursondersteuning) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het gemeentebrede gebruik van het BIN (bedrijven en instellingen nummer) als identificatienummer voor bedrijven in de primaire processen van dienstverlening en bedrijfsvoering in de Oostzaanse organisatie. 2) Huidige en gewenste situatie

Proces

Huidige situatie


Afdelingen vragen naar

Bedrijven identificeren zich met

bedrijfsgegevens van organisaties

BIN en via raadpleging van de

registratiesysteem bij.

afdelingen er de juiste

en houden dit in een eigen

Medewerkers vragen naar bedrijfsgegevens.

Rollen

landelijke voorziening zoeken bedrijfsgegevens bij.

Medewerkers vragen naar BIN en kunnen aanvullende

bedrijfsgegevens in de landelijke voorziening opvragen

Gegevens

Kwaliteit bedrijfsgegevens in

Kwaliteit van bedrijfsgegevens in

is niet geborgd.

geborgd.

Applicaties vragen om

In applicaties staat het BIN

van Koophandel nummer.

wordt om het BIN gevraagd.

afdelingsspecifieke administratie

de landelijke voorziening is

bedrijfsgegevens of om het Kamer vermeld en op (e)formulieren

ICT


Inventarisatie maken welke afdelingen, applicaties en formulieren moeten worden aangepast op BIN,

•

(e-)Formulieren aanpassenm,

•

Applicaties aanpassen,

• • •


Aansluiting regelen voor de diverse afdelingen op de landelijke voorziening, Autorisatie bepalen voor de afdelingen welke bedrijfsgegevens zij mogen raadplegen,

•

Aansturing en monitoren vanuit het programmabureau

b) (Tussen)Resultaten •

In applicaties staat BIN vermeld,

•

Op (e-)formulieren wordt gevraagd om BIN,

•

Medewerkers raadplegen landelijke voorziening voor verkrijgen van bedrijfsgegevens


06-01-2009

48

c) Samenhang overige activiteiten • •

Afname Basisregistratie Bedrijven (NHR), Implementatie Midoffice


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is medewerker Juridische Zaken. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de

daadwerkelijke afname van het BIN binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn.


Het aanpassen van de bestaande applicaties en (e)formulieren wordt gedekt uit reguliere budgetten voor ICT en e-formulieren. De benodigde personele inzet wordt voor de

functioneel applicatiebeheerders in de gehele organisatie tezamen geraamd op 5 dagen. 5) Planning en fasering

Het BIN zal naar verwachting in de tweede helft van 2009 worden ingevoerd. In de eerste helft van 2010 zal de afname worden gerealiseerd.


06-01-2009

49

OPDRACHTBESCHRIJVING ONTWIKKELEN PROCESMODEL (opdrachtnemer hoofd interne dienstverlening, afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

De opdracht is om een gemeentebreed procesmodel te ontwikkelen, dat beschrijft welke kenmerken primaire processen in de gemeentelijke organisatie moeten hebben. Het procesmodel beoogt verschillende doelen: •

Het eerste doel is dat primaire processen in de Oostzaanse organisatie aansluiten op de eisen van externe (elektronische) dienstverlening en daarbij passende interne bedrijfsvoering,

•

Het tweede doel is om de inzet van een workflow management systeem (WFM) een inhoudelijk referentiekader mee te geven. Door de logistieke momenten van start, besluitvorming, overdracht en afronding van processen in het procesmodel te

benoemen en in WFM vast te leggen, wordt het mogelijk de status van processen in beeld te brengen. Zie de opdrachtbeschrijving voor WFM, •

Het derde doel is de inzet van een document management systeem (DMS) een

inhoudelijk referentiekader mee te geven. De inzet is om te benoemen op welke logistieke momenten welke (soorten) documenten worden aangemaakt, geraadpleegd of gemuteerd. Dit komt ten goede aan vindbaarheid en

toegankelijkheid van documenten. Zie ook de opdrachtbeschrijving voor DMS.

De verbinding van het procesmodel met WFM en DMS wordt in een pilot beproefd en uitgewerkt.



In grote lijnen denken en werken

De Oostzaanse organisatie denkt

in activiteiten dan in processen.

activiteiten in afstemming zijn

de medewerkers organisatie meer Processen

Activiteiten worden veelal bepaald door instructies vanuit vakinhoud en ICT functionaliteit.

en werkt in processen waarin

gericht op het tot stand brengen van een product of dienst.

Burger, bedrijf, bestuur, leiding of interne collega zijn daarbij richtpunt.

Rollen

Rollen zijn vaak gebaseerd op

Rollen zijn logistiek bepaald op

kennis en benoemd in termen van

in een rol levert aan de

hiërarchie en vakinhoudelijke activiteiten. Onderlinge

samenhang is niet goed in beeld.

totstandkoming van product of dienst

Over verloop en status van

Metagegevens over processen

voor processen zijn moeizaam

verwachte doorlooptijd,

zowel voor externe als interne

behandelaar) zijn beschikbaar en

processen, verantwoordelijkheid Gegevens

basis van de bijdrage die iemand

gegevens te krijgen. Dat geldt belanghebbenden.


06-01-2009

(bijv. duur, werkwijze, actuele en eigenaar, en actuele

toegankelijk voor zowel interne

50

Huidige situatie

Toekomstige situatie belanghebbenden (manager, collega, telefoniste) als burgers of bedrijven

Voorzover verloop van processen

Metagegevens over processen

functionele applicaties per

via het generieke workflow

wordt vastgelegd, gebeurt dat in

ICT

afdeling.

worden vastgelegd en ontsloten systeem van Oostzaan..


Maken Oostzaans procesmodel op basis van EGEM proces model (architectuur), uitgewerkt in beperkt aantal hoofdprocessen,

•

Verbinden op uitgangspunten en keuzen met ICT algemeen en met portal en midoffice (WFM en DMS) in het bijzonder,

• • •

Toetsen bij interne klankbordgroep van medewerkers aan de praktijk, Bijstelling tot voorlopig Oostzaans procesmodel,

Plan van aanpak maken voor toepassing in organisatie gedurende 2009 en 2010

b) (tussen)Resultaten • • • • • • •

Oostzaans procesmodel in concept,

Ervaringen met toepassing ervan in de praktijk, Voorlopig Oostzaans procesmodel,

Samenhang met overige activiteiten, Ontwerpen ICT-architectuur,

Ontwerpen informatiearchitectuur,

Invoeren workflow management systeem,

•

Implementatie DMS,

•

Vermindering administratieve lasten,

•

Implementatie midoffice


De programmaleider is opdrachtgever. De leidinggevende Interne Dienstverlening is opdrachtnemer. Een klankbordgroep wordt samengesteld uit medewerkers van

verschillende afdelingen. Een pilot zal worden gedaan waarin de ontwikkeling van het procesmodel wordt gecombineerd met eerste invoering van WFM en DMS. De proceseigenaar zal daarvan trekker zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is budget nodig voor de inhuur van externe deskundigheid. Personele inzet wordt

bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. De personele inzet voor het ontwikkelen van een procesmodel wordt als volgt ingeschat:


06-01-2009

51

Tijd van informatieadviseur

Tijd van interne klankbordgroep

80 uur

40 uur

Totaal 120 uur

5) Planning en fasering Procesmodel wordt ontwikkeld in 2009.


06-01-2009

52

OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN INFORMATIEARCHITECTUUR (opdrachtnemer, systeembeheerder, afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

Het realiseren van een eigen elektronische gemeente is niet eenvoudig. Het gaat om meerdere oplossingen (in – en extern) zowel voor werkprocessen als voor informatiesystemen (bijv. de landelijke voorziening basisregistraties).

Deze oplossingen, (in- en extern), moeten één samenhangend geheel vormen. Alleen dan kan een “Elektronische” Gemeente goed werken. De informatiearchitectuur schetst zowel de structuur van de in te zetten oplossingen als de relaties tussen die oplossingen. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Gegevens worden veelal verzameld

In processen is helder beschreven

beginnend bewustzijn van het

verzameld, vastgelegd en doorgegeven

t.b.v. het primaire proces. Er is een Processen

welke gegevens moeten worden

belang van delen van deze gegevens. ten bate van welk doel. Gegevens over processen zijn ten dele inzichtlijk.

Rollen van het lijnmanagement,

Verantwoordelijkheden voor

tot een bapaalde hoogte

van gegevens zijn vastgelegd.

De gegevensstroom is maar

De gegevenshuishouding is in kaart en

beheerders en de afdeling ICT zijn

Rollen

afgebakend.

Gegevens

gedeeltelijk in kaart gebraccht.

registratie, verzameling en verwerking

op orde gebracht. Authenticiteit van basisgegevens is afgedekt door

registers met brondocumenten (zie o.a. basisregistraties).

ICT

Gegevens zijn gedeeltelijk

Gegevens en documenten zijn

applicaties.

de vakafdelingen gebruik van maken.

vastgelegd in centrale systemen, waar

vastgelegd in vakspecifieke


Inventariseren informatiearchitectuur,

Benoemen van structuur, de in te zetten oplossingen en de relaties tussen die oplossingen,

• • •

Plan van aanpak maken tbv uitvoering werkzaamheden voor periode 2009, Draagvlak creëren bij betrokkenen en deze goed informeren, Aansturing en monitoren vanuit programmateam.

b) Resultaten • •

Vastlegging van informatiearchitectuur,

Vastlegging van benoemde structuur, oplossingen en relaties,


06-01-2009

53

• •

Vastlegging van benoemde keuzen, standaards, organisatorische vormgeving, Vaststelling informatiearchitectuur door B&W

c) Samenhang met overige activiteiten •

Ontwikkelen procesmodel,

•

Ontwerpen ICT architectuur,

• • •

Implementatie van een workflow management,

Implementatie van een document management systeem, Implementatie van een midoffice.


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is systeembeheerder, afdeling Interne Dienstverlening. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is een budget nodig van ca. € 5.000,- voor het ontwerpen van de informatiearchitectuur.

Personele inzet voor het ontwerpen van de informatiearchitectuur is als volgt ingeschat: Benoemen van aandachtsvelden

16 uur

Benoemen doelen en uitgangspunten

16 uur

Benoemen keuzen, standaarden enz.

24 uur

Afstemming met opdrachtgever

12 uur

Planning van werkzaamheden

24 uur

Tussentijdse afstemming met activiteiten

24 uur

Communicatie met afdelingshoofden

24 uur

totaal

140 uur


Uitvoering: 2e kwartaal 2009.


06-01-2009

54

OPDRACHTBESCHRIJVING: ONTWERPEN ICT ARCHITECTUUR (opdrachtnemer, systeembeheerder, afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

Opdracht behelst het opstellen van een kader voor de opzet en inrichting van de ICT in de gemeente Oostzaan (dit wordt ook wel ICT-architectuur genoemd). Deze ICT-architectuur

beschrijft welke kenmerken de ICT infrastructuur van de gemeente Oostzaan moet hebben in het licht van E-dienstverlening en bijbehorende bedrijfsvoering. Architectuur dekt de

(infrastructuur af met servers en netwerk, de Front office(balie, brief, internet/e-mail en telefoon), Workflow management, Berichtenadministratie, midoffice, en standaards voor werkplekken en functionele applicaties (backoffice) 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Aanschaf en functioneel beheer van

Beleid ICT is verbonden aan

met I&A ingevuld. Invulling is veelal

Centrale architectuur voor

ICT worden per afdeling in overleg Processen

afhankelijk van afdelingsspecifieke factoren. ICT beleid is niet goed

aangesloten bij bedrijfsvoering (of dat wordt zo beleefd)

dienstverlening en bedrijfsvoering. infrastructuur. Balie, brief, internet/e-

mail en telefoon (front office), WFM en DMS (midoffice), standaards voor werkplekken, standaards voor vakapplicaties (backoffice)

Rollen van lijnmanagement,

Directie stelt in kader dienstverlening

deels afgebakend in het document

architectuur vast.

beheerders en afdeling ICT zijn Rollen

applicatiebeheer. Technisch beheer

en bedrijfsvoering ICT beleid inclusief

vindt centraal plaats (ICT). Aanschaf en beheer functionele applicaties

decentraal binnen centrale kaders. Gegevens over beheer, gebruik,

Monitoring op (rendement van) gebruik,

managementniveau voorhanden.

bij integraal lijnmanagement

ICT infrastructuur en serverpark zijn

De portal front office (Balie, brief,

dienstverlening. Bij aanschaf

gedefinieerd.

Gegevens kosten en baten van ICT zijn niet op

goed voorbereid op EICT

beheer op centraal niveau én decentraal

internet /e-mail en telefoon) is

applicaties wordt al gekeken naar de Applicaties zijn uitsluitend een dwarsverbanden met andere

systemen. Midoffice oplossingen zijn in ontwikkeling

afgeleide van dienstverlening en bedrijfsvoering

(Berichtenadministratie) 3) Opzet (het af te leggen pad/wat te doen) a) Activiteiten


06-01-2009

55

• •

Aansturing en monitoren vanuit programmateam,

Benoemen van aandachtsvelden binnen ICT architectuur (netwerk, server park, infrastructuur, portal, midoffice enz.),

•

Benoemen voor geheel en per aandachtsveld van richting (doelen en

uitgangspunten) en vastleggen van de inrichting (keuzen, standaards, organisatorische vormgeving van beleid, beheer, inkoop, implementatie en gebruik), • •

Opstellen van een plan van aanpak voor 2009, Afstemming met betrokkenen

b) (tussen)Resultaten • • • •

Benoemde aandachtsvelden,

Benoemde uitgangspunten en doelen,

Benoemde keuzen, standaards, organisatorische vormgeving, Vaststelling ICT architectuur directie en B&W

c) Samenhang met overige activiteiten • • •


Ontwerpen informatiearchitectuur,

Implementatie van een Berichtenadministratie


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is systeembeheerder, afdeling interne dienstverlening. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Er is een budget nodig van ca. € 5.000,- voor het ontwerpen van de ICT architectuur. Personele inzet voor het ontwerpen van de ICT architectuur is als volgt ingeschat: Benoemen van aandachtsvelden

16 uur

Benoemen doelen en uitgangspunten

16 uur

Benoemen keuzen, standaarden enz.

24 uur

Afstemming met opdrachtgever

12 uur

Planning van werkzaamheden

24 uur

Tussentijdse afstemming met activiteiten

24 uur

Communicatie met afdelingshoofden

24 uur

totaal

140 uur


Uitvoering: 1e kwartaal van 2009.


06-01-2009

56

OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE WORKFLOW MANAGEMENT (WFM) (opdrachtnemer, hoofd interne dienstverlening, afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

Dit activiteit houdt technische en functionele realisatie van WFM in en toepassing ervan in de werkprocessen binnen de gemeentelijke organisatie van Oostzaan. Hiermee worden

verloop en voortgang van werkprocessen langs digitale weg 24 uur per dag en 7 dagen per week transparant. WFM moet worden geïnstalleerd, ingericht, worden toegepast in werkprocessen en beheerd.



Werkprocessen zijn niet

Er is een WFM waarin de

transparant en navolgbaar. Er is

hoofdprocessen met

geen WFM beschikbaar. Een enkele tussenstappen staan afdeling beschikt over een

geregistreerd. Werkprocessen

mogelijkheden erin.

Door de koppeling van het WFM

applicatie met workflow Proces

zijn transparant en navolgbaar.

kan de status en voortgang van behandeling van een aanvraag van product/dienst digitaal

worden gecontroleerd. WFM

maakt ook termijnbewaking van de processen mogelijk. Werknemers zijn zelf

In WFM zijn de processen

termijnbewaking en planning van

verschillende rollen. Een

verantwoordelijk voor de Rollen

de werkzaamheden. Voor inzicht in de status van een activiteit

wordt contact opgenomen met de verschillende deelnemende

meerdere rollen. Voor zowel

burger, bedrijf als werknemer is duidelijk wie voor welk

(deel)proces aanspreekbaar is

Het is nu vaak niet inzichtelijk

Op basis van WFM zijn direct

lang die nog duren, wie daarvoor

processen, rollen en

verantwoordelijk is. Er zijn geen gegevens over processen beschikbaar.

gegevens beschikbaar over

doorlooptijden, waardoor sturing mogelijk is.

WFM is niet beschikbaar. Een

Alle processen van alle

applicatie met daarin

gemanaged. Er wordt een

enkele afdeling beschikt over een ICT

werknemer vervult één of

medewerkers. welke processen er lopen, hoe Gegevens

vastgelegd, met duiding van

mogelijkheden van een workflow.

afdelingen worden in het WFM koppeling gemaakt met de portal van Oostzaan om zo de

processen inzichtelijk te maken


06-01-2009

57

voor de burger.

Het functioneel beheer is geregeld en vervuld. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • • •

Plan van aanpak maken voor technische realisatie, WFM technisch beschikbaar maken,

Applicatiebeheerder WFM aanwijzen,

WFM functioneel inrichten in afstemming met het procesmodel en de bijbehorende rollen,

•

WFM afstemmen met en koppelen aan DMS,

•

Werkprocessen van operationele afdelingen in WFM zetten, eerst pilot(s) doen,

• • •

Koppelingen WFM en functionele applicaties maken, Medewerkers opleiden voor het werken met WFM, Aansturing en monitoren vanuit programmateam


Beoogd eindresultaat is een WFM waarin werkprocessen extern en intern navolgbaar en transparant zijn,

•

Technisch beheer belegd in formatie, organisatie en vervulling,

•

Functioneel beheer belegd in formatie, organisatie en vervulling,

• • • • •

Samenhang met andere activiteiten, Ontwikkelen procesmodel,

Ontwerpen ICT-architectuur, Implementatie Midoffice, Invoering DMS


De directie is als verantwoordelijk orgaan opdrachtgever voor de realisatie van het activiteit. Opdrachtnemer voor de implementatie van het WFM is de leidinggevende Interne Dinstverlening. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de realisatie van het doel

binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Een pilot waarin het procesmodel wordt toegepast voor een specifiek proces in WFM moet nog worden bepaald.


Gemeente Oostzaan zal met de activiteit DMS de eerste stappen zetten in het kader van Midoffice. In navolging hiervan komen Gegevensmagazijn en WFM aan bod. Er is een budget van circa € 15.000 nodig voor structurele kosten.

Er is budget nodig voor cursussen om te leren hoe het systeem moet worden ingericht en gekoppeld (functioneel beheer). De totale kosten worden geraamd op € 7.500. Het

opleiden van de medewerkers door de hele organisatie zal per proces opgepakt worden.


06-01-2009

58

Voor het koppelen van de verschillende functionele applicaties aan de WFM moet budget worden gereserveerd. Deze kosten zijn opgenomen in de activiteit implementatie midoffice.

Voor het functioneel beheer moet formatie worden ingezet, waar nu niet in is voorzien. De kosten daarvan worden geraamd op jaarlijks 0,5 fte.

Voor de invoering van WFM zal een aanzienlijke inspanning nodig zijn. De inzet van de

functionele afdelingen is nog niet bij benadering te ramen. Aanname is dat er 75 dagen mee zijn gemoeid door de gehele organisatie heen. 5) Planning en fasering

Per 1 april 2009 zal het WFM technisch beschikbaar zijn. Het systeem is dan leeg en zal

gevuld gaan worden met de processen, zoals deze zijn bepaald in het procesmodel. Vanaf

1 april 2009 zal gestart worden met het eerste hoofdproces in het WFM zetten. Vervolgens zal het WFM per proces worden ingevuld. Een tijdsplanning hiervoor is echter afhankelijk van eerdere ervaringen met het systeem.

2009 K 1

K 2

2010 K 3

K 4

K 1

K 2

K 3

k4

PvA voor invoering WFM Technische realisatie WFM Functionele inrichting obv procesmodel Technisch beheer regelen Functioneel beheer regelen Selectie van pilot(s) Realisatie van pilot(s) Koppeling functionele applicaties pilot Koppeling DMS pilot applicaties Realisatie WFM voor geselecteerde processen


06-01-2009

59

OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM (DMS) (opdrachtnemer, beleidsmedewerker facilitaire zaken. Afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

Deze activiteit houdt de technische (ICT) en functionele (FAZA) invoering van een Documentair Management Systeem in en de koppeling daarvan aan het workflow

management systeem. Dit is noodzakelijk voor onsluiting, beheer, vastlegging, distributie

en archivering van elektronische documenten en het snel en makkelijk toegankelijk maken van deze documenten via het DMS vanaf elke lokatie 24/ 7, via de digitale weg met

transparante en navolgbare processen. Er moet worden bepaald welke documenten wel en welke niet voor (digitale) registratie (opstellen nota criteria registratie documenten) in

aanmerking komen en welke beschikbaar zijn voor de medewerkers en welke voor burgers etc.



Alle documenten worden centraal

Documenten worden digitaal

documenten zijn toegankelijk via

het proces wordt mbv van

(op papier) opgeslagen. De

opgeslagen. Bij de inrichting van

DIV die onderwerp en zaaksgewijs bijvoorbeeld een DSP bepaald archiveerd mbv de classificatie-

welk soort document moet

code (BAC). Post- en

worden aangemaakt en

dossierregistratie vindt plaats in het registratiesysteem DocMan.

opgeslagen.

De afdeling FAZA is gericht op het De processen zijn helder - in papierenvorm - in routing

beschreven. Het toekennen van

afhandeling komen de papieren

bij FAZA. De documenten zijn

brengen van documenten. Na Processen

documenten retour naar de

afdeling FAZA voor archivering.

metadata gebeurt door het DMS digitaal beschikbaar.

Tussen het in routing brengen en

Door ondersteuning van

FAZA ter archivering, is er via

geautomatiseerd worden

het aanbieden bij de afdeling

rappel- en signaleringslijsten

redelijke grip op de voortgang

workflow kunnen taken uitgevoerd.

van documenten. Het toekennen

Inzicht in de voortgang van

nauwlijks.

werkvoorraden zowel voor de

van metadata gebeurt nog

afhandeltermijnen dmv digitale medewerker als

leidinggevenden.

Rollen

Huidige situatie


Afdeling FAZA documenteert en

De medewerker documenteert,


06-01-2009

60

archiveert informatiedragers.

direct bij het aanmaken van een

document, het document dat bij

de betreffende proces in de zaak hoort.

De organisatie gaat langzaam van het (fysiek) opslaan van gegevens naar het digitaal ontsluiten en opslaan van

gegevens. Hierbij zal FAZA zich goed moeten profileren als

ondersteunende en adviserende afdeling in de organisatie. In huidige situatie zijn de fysiek documenten redelijk goed toegankelijk door centrale

toegankelijk en beschikbaar.

archivering bij/door FAZA. Echter

Het DMS maakt het delen van

moeilijk toegankelijk (in pc’s bij

partijen mogelijk, hierdoor kan

digitaal zijn de documenten nog Gegevens

Gegevens zijn digitaal

de medewerkers).

informatie tussen alle betrokken beter samengewerkt worden. Wijzigingen van documenten

worden geregistreerd door o.a. versiebeheer in het DMS.

Verschillende gebruikers kunnen zien wat status van een document is. FAZA kent kenmerken toe (bij

Er is een DMS ingericht zodanig

documenten waaronder zij o.a.

opgeslagen en opgevraagd

registratie) aan fysieke

moeten worden gearchiveerd

dat alle documenten worden kunnen worden vanaf elke

(classificatiecode BAC). Echter niet werkplek. Documenten die op ICT

alle documenten worden

geregistreerd, maar wel alle

papier binnenkomen worden gescand.

documenten worden gearchiveerd. Het DMS draagt zorg voor het

beschikbaar stellen van de juiste versie van een document. De

juiste informatie beschikbaar, op de juiste plek voor de juiste persoon.


06-01-2009

61


Ontwikkeling DMS door GemeenteOplossingen (in samenwerkingen met de gemeenten Wormerland en Coevorden),

•

Implementatie DMS,

•

Opstellen criteria registratie (digitale) documenten),

• •

Scannen van documenten en deze toegankelijk maken via het DMS,

Documenten- en dossiersregistratie’s DocMan (vanaf 2000) migreren naar nieuwe DMS-omgeving,

• • • •

Onderzoek naar het koppelen van het DMS aan workflow (WFM) mbv DSP,

Realiseren diverse koppelingen van DMS aan backoffice-applicaties, (GBA?), Aansturing en monitoren vanuit programmateam,

Aanwijzen met welk proces een pilot wordt uitgevoerd met invoering van het DMS, in aansluiting op het procesmodel en WFM

b) Resultaten •

Een goed en klantvriendelijk ingericht DMS uitgerold in de organisatie, waarin

documenten digitaal worden geregistreerd, opgeslagen, ontsloten en toegankelijk worden gemaakt voor de gebruikers vanaf elke werkplek,

•

Een koppeling realiseren tussen WFM en DMS.

c) Samenhang met andere activiteiten • •

Implementatie WFM,


•

Implementatie midoffice,

•

Ontwerpen ICT-architectuur



beleidsmedewerker facilitaire zaken. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor de

realisatie van het doel binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn. De afdeling ICT is ook betrokken. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten •

Er is budget nodig voor de koppeling WFM en het DMS en een koppeling met de

backoffice. Deze kosten maken onderdeel uit van de kosten die nodig zijn voor de verdere ontwikkeling van een eventuele Midoffice, •

Voor scanning van de documenten is reeds een aanwezig. Maximale formaat is A3, grotere scans dienen extern geregeld te worden,

•

Opleiding is noodzakelijk voor de functionele beheerder tbv functioneel in te richten en (blijvend) te onderhouden van het DMS,

•

Voor het leren werken met het DMS voor alle gebruikers van de gemeente Oostzaan wordt een cursusdag/bijeenkomst georganiseerd door FAZA & GemeenteOplossingen (leverancier DMS),


06-01-2009

62

•

Structurele kosten voor het onderhoud van de softwaremodules moeten vanaf 2009 in de begroting worden opgenomen,

•

Voor de invoering van DMS is net als bij WFM een aanzienlijke inspanning nodig van alle medewerkers. Deze zal gedekt worden uit de reguliere formatie


In het eerste kwartaal van 2009 zal het DMS aangeschaft en (na een testperiode) technisch

beschikbaar gesteld worden. Criteria voor registratie documenten wordt (in overleg met de klankbordgroep) door FaZa opgesteld. Afhankelijk van de opbouw van het WFM, de ICT-

architectuur en de midoffice zal worden bepaald wanneer de koppeling tussen het WFM en het DMS zal worden gemaakt.


06-01-2009

63

OPDRACHTBESCHRIJVING IMPLEMENTATIE MIDOFFICE (odrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het realiseren van een midoffice voorziening voor de gemeente Oostzaan. De midoffice verschaft door middel koppelingen van systemen,

informatie over de processen, het verloop van zaken en inzage in documenten, dit voor

zowel interne als externe afnemers. Hiervoor zijn organisatorische maatregelen nodig, die met ICT worden ondersteund.

De technische midoffice bevat: • •

Een servicebroker die de technische schakelkast vormt met adapters,

Het zakenmagazijn en het gegevensmagazijn. In combinatie met het WFM heeft het zakenmagazijn gegevens beschikbaar over lopende zaken (aanvragen, verzoek) en de daaraan verbonden processen,

• • • •

Het gegevensmagazijn; Deze bevat een kopie van gegevens uit de backoffice, Workflow management systeem (zie apart plan van aanpak),

Document management systeem (zie apart plan van aanpak), Relatiebeheer

De midoffice is hieronder in schema uitgebeeld.


06-01-2009

64

2) Huidige en gewenste situatie

Processen

Huidige situatie


Het is lastig om zicht te

Het is mogelijk om via internet of

bedrijven zicht te geven op

krijgen in alle relevante gegevens

krijgen en aan burgers en

verloop en stand van zaken in

telefoon (frontoffice) inzicht te en documenten over een

processen van dienstverlening bepaalde zaak. Rollen

Gegevens

Rollen zijn op interne

Met de inzet van midoffice wordt

gericht.

de organisatie helder

productie en vakmanschap Geen inzicht in

Monitoring op stand van zaken

concernniveau

24uur/7dg basis mogelijk

Applicaties zijn niet met

Midoffice functionaliteiten

procesgegevens op

elkaar verbonden, waardoor

ICT

de logistieke rol van mensen in

en voortgang wordt op

gegevens niet algemeen raadpleegbaar zijn.


Midofficemodel ontwerpen (zie ontwerpen ICT-architectuur) o.i. niet in deze activiteit,

• • • • •

N.a.v. midofficemodel organisatorische vereisten inventariseren, Opstellen Plan van Aanpak voor organisatorische invoering,

Opstellen activiteitplan voor aanschaf en implementatie servicebroker, Servicebroker implementeren,

Koppelingen van WFM, DMS en servicebroker maken,

•

Koppelingen met vakspecifieke applicaties maken (technisch),

•

Testen van koppelingen

b) (tussen)Resultaten • • • • • • •

Applicaties zijn gekoppeld via servicebroker (technisch), Samenhang met overige activiteiten, Procesmodel (procesarchitectuur),

Gegevens en documentenmodel (informatiearchitectuur), Implementatie workflow (WFM),

Implementatie document management systeem (DMS), Aanpassing portal



medewerker interne projecten, afdeling Publiekszaken en systeembeheerder, afdeling


06-01-2009

65

Interne Dientsverlening. Betrokken afdelingen zijn ICT, alle afdelingen met applicaties die op de midoffice van toepassing zijn. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

De kosten van een midoffice bestaan uit de volgende onderdelen: • • • •

Implementatie,

Implementatie in de organisatie,

Koppelingen met functionele applicaties, Opleidingen voor gebruikers

De investeringen bedragen € 30.000,- (inclusief koppelingen DMS en WFM e.a.).

Structurele kosten worden geraamd op € 15.000,- . Ten behoeve van opleidingen en

inhuur van externe is benodigd € 10.000,-. Er is naar schatting een extra inzet van 30

dagen (ondersteuning afdelingen) nodig voor de realisatie van deze opdracht. Voor beheer is in 2009 formatie uitbreiding van 0.5 FTE benodigd die ook in de opbouwfase (als

bestaande formatie) zal worden ingezet. Dit word voorzien voor een helft in 2009, voor driekwart in 2010 en volledig in 2011. 5) Planning en fasering

Het midoffice model voor Oostzaan en het plan van aanpak voor de aanschaf en

implementatie van de servicebroker worden gemaakt tussen december 2008 en juni 2009. Implementatie en koppelingen gaan na de aanschaf van start en zal de komende jaren stapsgewijs plaatsvinden.


06-01-2009

66

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME E-FORMULIEREN (opdrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het toepassen van landelijk ontwikkelde en beheerde elektronische formulieren. Hiermee zullen administratieve lasten voor burgers en

bedrijven zoveel mogelijk worden teruggedrongen. Inwoners kunnen via internet minimaal

tien producten en diensten van de gemeente aanvragen. Oostzaan heeft zichzelf echter als doel gesteld om per 2010 65% van de producten via internet aan te bieden. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Aanvragen komen via de website,

eFormulieren worden zoveel

organisatie binnen en worden

gegevens die via

op papier of via de balie de Processen

door medewerkers in een

vakspecifieke applicatie geplaatst en behandeld.

Rollen

basisregistraties bekend zijn en

worden automatisch ingelezen in relevante applicaties (midoffice, vakspecifieke applicatie)

Medewerkers kopiëren informatie

Inlezen van formulieren is

De aanvrager moet zijn gegevens

Gegevens worden voorgevuld in

medewerker neemt deze over.

de kwaliteit van de gegevens is

van het formulier in de applicatie. invullen in het formulier. Een

Gegevens

mogelijk voorgevuld met

geautomatiseerd.

het eFormulier (via BSN), waarbij geborgd. Het formulier wordt ingelezen in de gekoppelde applicatie.

Formulieren, basisregistraties en

ICT

applicaties zijn niet gekoppeld

Formulieren, basisregistraties en applicaties zijn gekoppeld

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten

De eerste elektronische formulieren stonden het eerste kwartaal 2008 online. Deze formulieren zijn specifiek voor Oostzaan gebaseerd op de landelijk beschikbare

formulieren. Er is dan ook reeds een koppeling gemaakt met DigiD en de internetkassa. •

Koppelen van landelijk beschikbare formulieren aan de Oostzaanse website,

•

Koppelen van meer formulieren met midoffice en eventuele vakapplicaties,

•


b) (tussen)Resultaten • •

Uitbreiding naar 20 formulieren in begin 2009,

65% van de producten digitaal beschikbaar (in 2010),


06-01-2009

67

c) Samenhang andere activiteiten • • •

Verbetering Website,

Afname basisregistraties, Afname eNIK/DigiD,

•

Implementatie servicebroker,

•

Invoeren workflow management systeem


De programmaleider is opdrachtgever. Opdrachtnemer is medewerker interne projecten, afdeling Publiekszaken. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van de implementatie van eFormulieren en voor digitalisering van de dienstverlening in het algemeen voor hun specifieke processen. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten eFormulieren worden mede gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken,

waardoor de gemeente niet hoeft te betalen voor ontwikkeling, hosting en beheer van de

formulieren. Het daadwerkelijk digitaliseren van de dienstverlening vraagt om aanpassing van de primaire processen. Vanuit Midoffice, WFM en DMS wordt daar al veel op

geïnvesteerd. De realisering van de e-formulieren valt onder de activiteit Verbetering Website.


Begin 2009 zullen 20 formulieren beschikbaar worden gesteld via de website.

In de rest van 2009 en de perioden daaropvolgend, zullen nog meer nieuwe producten via een eFormulieren worden onsloten op het internet, om in 2010 65% van de producten digitaal te kunnen aanbieden.


06-01-2009

68

OPDRACHTBESCHRIJVING UITGIFTE E-NIK (opdrachtnemer, hoofd interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het toevoegen van een chip op identiteitspapieren zodat de burger veilig met de overheid kan communiceren. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Vanaf 26 augustus 2006 is

Op de identiteitskaart wordt

reisdocumenten toegevoegd

e-functionaliteit toegevoegd.

een chip aan de Processen

met biometrische gegevens.

door middel van de chip een De e-functionaliteit stelt de burger is staat om op betrouwbare wijze

elektronische diensten af te nemen. De burgemeester geeft Rollen

Gegevens

reisdocumenten met een chip

identiteitskaarten uit met

waarin biometrische gegevens daarop de chip met de ezijn opgenomen.

functionaliteit.

De kwaliteit van de gegevens

De kwaliteit van de gegevens

opname van gegevens uit de

opname van gegevens uit de

is geborgd vanwege de

Basisregistratie personen.

is geborgd vanwege de

Basisregistratie personen.

De reisdocumenten worden

De e-NIK zal worden verstrekt

Reisdocumenten Aanvraag en

Reisdocumenten Aanvraag en

verstrekt met behulp van het ICT

De burgemeester geeft

Archief Station (RAAS). Het RAAS ontleent de

persoonsgegevens door

met behulp van het

Archief Station (RAAS). Het RAAS ontleent de

persoonsgegevens door

middel van een koppeling met middel van een koppeling met de Basisregistratie Personen.

de Basisregistratie Personen.


Uitgifte eNIK vergt geen extra inspanningen van de organisatie


Chip met een e-functionaliteit op de identiteitskaart

c) Samenhang andere activiteiten •

Afname DigiD en e-NIK


06-01-2009

69



medewerker interne projecten en medewerkers Burgerzaken, afdeling Publiekszaken. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

De verwachting is dat de uitgifte van de e-NIK nauwelijks inspanningen of geld van de gemeente vraagt. De toevoeging van de chip op de identiteitspapieren zal geschieden door de leverancier van de identiteitskaarten. De gemeente hoeft slechts deze nieuwe identiteitskaarten uit te geven. 5) Planning en fasering

De invoering loopt vertraging op in verband met een gerechtelijke uitspraak inzake de aanbesteding rondom de productie van de identiteitskaart. Het ministerie van

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet de opdracht voor het maken van de identiteitskaart alsnog openbaar aanbesteden. Het is niet bekend hoeveel vertraging de activiteit zal oplopen. De voortbewaking van deze ontwikkeling is een continu proces, waar de regelgeving het toelaat zal de gemeente Oostzaan direct deze ontwikkeling invoeren.


06-01-2009

70

OPDRACHTBESCHRIJVING AFNAME DIGID EN ENIK (opdrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het daadwerkelijk gebruiken van DigiD en eNIK (elektronische identiteitskaart) als digitale identificatiemiddelen voor het afnemen van producten en diensten van de gemeente via internet. 2) Huidige en gewenste situatie

Processen

Huidige situatie


Voor veel producten van de

Om ook via internet de burger te

gemeente is het noodzakelijk om

kunnen identificeren zijn DigiD en

zeker te zijn dat de burger is wie hij zegt te zijn. In de huidige

straks ook eNIK beschikbaar.

situatie gebeurt dit voornamelijk

via een persoonlijke identificatie, legitimatie en handtekening. n.v.t.

De gemeente kan via DigiD en

eNIK de burger identificeren zodat

Rollen

de burger elektronische diensten kan afnemen. Een burger moet zowel zijn

Door identificatie met DigiD of

legitimatiebewijs (paspoort of

diensten afnemen. De gemeente

persoonsgegevens aanleveren als Gegevens

eNIK kan de burger elektronische

identiteitskaart) teneinde de juiste kan via de Basisregistratie identiteit vast te stellen.

Persoonsgegevens de gegevens

n.v.t.

Voor het gebruik van DigiD zijn

verifiëren.

koppelingen met een beveiligde landelijke voorziening nodig.

ICT

Verder moeten het gebruik van DigiD en eNIK gekoppeld zijn aan de Oostzaanse (e)formulieren.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten

Afname DigiD is per 3 januari 2007 gerealiseerd. •

Gemeentelijke uitgangspunten opstellen voor welke producten en diensten identificatie via DigiD, eNIK of geen specifieke identificatie nodig is,

• • • •

Maken van een plan van aanpak voor de afname DigiD en eNIK, Realiseren koppeling met landelijke voorziening voor DigiD,

Webformulieren koppelen aan DigiD en/of eNIK,



06-01-2009

71

b) (tussen)Resultaten • • •

Uitgangspunten voor toepassing DigiD en eNIK, Koppeling met landelijke voorziening,

Koppelingen DigiD/eNIK met webformulieren

c) Samenhang andere activiteiten • •

Verbeteren Website, Uitgifte eNIK


De programmaleider is opdrachtgever. I&A beheerder en Interne projecten zijn

opdrachtnemers voor het realiseren van een koppeling met de landelijke voorziening voor DigiD en/of eNIK. Afdelingshoofden zijn opdrachtnemer voor realisatie van het koppelen van DigiD en/of eNIK met hun webformulieren. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

Het realiseren van koppelingen van DigiD met de webformulieren, inclusief internetkassa

kost jaarlijks € 1.000. De verwachting is dat de kosten voor eNIK vergelijkbaar zijn. Deze kosten zijn opgenomen in het onderhoudsbudget ICT.

De tijdsinvestering voor het gebruik van DigiD is beperkt gebleven tot ongeveer 30 uur. De verwachting is dat de realisatie van de afname van de eNIK een vergelijkbare tijdsinvestering zal vragen. 5) Planning en fasering DigiD is in gebruik. De start van de implementatie van eNIK is afhankelijk van de landelijke introductie van de elektronische identiteitskaart. De verwachting is dat dit medio 2008 zal plaatsvinden. De invoering van de uitgifte loopt vertraging in verband met een gerechtelijke uitspraak inzake de aanbesteding rondom de productie van de

identiteitskaart. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet de

opdracht voor het maken van de identiteitskaart alsnog openbaar aanbesteden. Het is niet bekend hoeveel vertraging de activiteit zal oplopen.

Het formele traject om tot een koppeling met de landelijke voorziening te komen en deze intern aan de webformulieren te koppelen, zal dan naar verwachting drie maanden in beslag nemen, invoering verwacht 2009/2010.


06-01-2009

72

OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE PERSOONLIJKE INTERNETPAGINA (opdrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het beschikbaar stellen van een persoonlijke internetpagina (PIP) voor inwoners van Oostzaan. Een persoonlijke internetpagina is een veilige en

betrouwbare omgeving op internet waarin een inwoner zaken kan doen met de overheid.

Met deze pagina gaat dit op overzichtelijke en makkelijke wijze, 24 uur per dag, 7 dagen per week, vanaf elke plek met een internettoegang. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Inwoners krijgen op verschillende

Inwoners kunnen via DigiD

gemeente toegestuurd,

internetpagina. Hierop staat

momenten informatie van de

bijvoorbeeld een brief als hun

paspoort dreigt te verlopen, of moeten zelf op zoek naar

informatie, bijvoorbeeld over de voortgang van aanvragen.

inloggen op hun persoonlijke ondermeer informatie over het

verloop van hun eigen lopende zaken, de datum dat hun reis-

en identiteitspapieren verlopen en kunnen zij aangeven welke

informatie zij nog meer via deze pagina willen ontvangen,

Processen

bijvoorbeeld lokale bouwactiviteiten.

Deze informatie komt

beschikbaar via koppelingen

tussen deze persoonlijke pagina, workflow systeem, de verdere midoffice en algemene de informatie op de website.

Rollen

Verantwoordelijkheid voor het

De gemeente is verantwoordelijk

voortgang van aanvragen ligt bij

informatie voor de persoonlijke

krijgen van informatie over de de burger

voor het aanleveren van de internetpagina.

Gegevens Inwoners kunnen inloggen op hun

Inwoners kunnen inloggen op

Daarbij kunnen ze meldingen

Er zijn koppelingen tussen de

Persoonlijke Internet Pagina. ICT

een persoonlijke internetpagina.

bekijken. Er zijn geen koppelingen website, workflow systeem en de tussen de PIP en producten,

workflow proces en de Midoffice.


06-01-2009

midoffice om de pagina van informatie te voorzien.

73

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • •

Aansluiten op de centrale basisvoorziening PIP,

Interne koppelingen van applicaties met de basisvoorziening, Persoonlijke internetpagina aanpassen aan de huisstijl


Inwoners kunnen een persoonlijke internetpagina raadplegen

c) Samenhang met andere activiteiten • • •

Verbetering Website,

Implementeren midoffice,

Implementeren Workflow Management Systeem



medewerker interne projecten, afdeling Publiekszaken daarbij is ICT technisch betrokken. De afdelingshoofden zijn als proceseigenaren verantwoordelijk voor aansluiting van de processen op de persoonlijke internetpagina. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

De PIP wordt op kosten van de rijksoverheid als centrale basisvoorziening aan gemeenten aangeboden. Elke overheidsorganisatie draagt de eigen kosten die verbonden zijn aan de interne inzet van de aansluiting. Eenmaal aangesloten, vormt de PIP een gratis basisvoorziening van de elektronische overheid. Er is dus geen sprake van abonnementskosten of kostenverrekening.

Aanname is dat de PIP eenvoudig kan worden gekoppeld aan de midoffice. Geschat wordt dat naast de inzet van bestaande formatie een extra inzet van 5 dagen voor realisatie van deze voorziening voldoende zal zijn. 5) Planning en fasering

De persoonlijke interpagina wordt in het eerste kwartaal 2009 gerealiseerd.


06-01-2009

74

OPDRACHTBESCHRIJVING WEBSITE GESCHIKT VOOR BLINDEN EN SLECHTZIENDEN

(opdrachtnemer, beleidsmedewerker communicatie, afdeling Interne Dienstverlening) 1) Beschrijving algemeen

De overheid heeft een aantal richtlijnen opgesteld over de toegankelijkheid van websites. Een toegankelijke website is een website waarbij de inhoud van de site toegankelijk is

voor zoveel mogelijke bezoekers, de bedoeling is dat er niemand wordt uitgesloten. Deze opdracht is gericht op het toegankelijk maken van de gemeentelijke website voor blinden en slechtzienden.



De website kan niet gelezen

Blinden en slechtzienden kunnen

slechtzienden.

gebruiken als

worden door blinden en

Proces

de website raadplegen en communicatiekanaal.

Rollen Gegevens

ICT

Gegevens zijn voor blinden en

Gegevens zijn ook digitaal

via de website

slechtzienden

slechtzienden niet raadpleegbaar

raadpleegbaar voor blinden en

Er is geen ICT aanwezig om de

In de website zijn middelen

site aan te passen.

ingebouwd voor blinden en slechtzienden.


Afstemmen met leverancier website voor het aanpassen ervan, Uitvoeringsplan maken voor de aanpassingen


Website kan worden gebruikt door blinden en slechtzienden

c) Samenhang met andere activiteiten •

N.v.t.


De programmaleider is opdrachtgever. De beleidsmedewerker communicatie is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor de realisatie van de aanpassingen aan de website

om deze geschikt te maken voor blinden en slechtzienden. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden


06-01-2009

75


Aanpassingen zijn opgenomen in investering verbetering website. Binnen de formatie zijn deze aanpassingen realiseerbaar. 5) Planning en fasering Het aanpassen van de website voor blinden en slechtzienden valt onder de activiteit Verbetering Website en staat gepland voor het eerste kwartaal van 2009.


06-01-2009

76

OPDRACHTBESCHRIJVING VERBETERING WEBSITE (opdrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op de website om de toegankelijkheid van de informatie te optimaliseren en de e-dienstverlening te verbeteren. Hiertoe behoort een aantal deelactiviteiten: • • • •

Layout, menustructuur worden verbeterd,

Raads- en burgerinformatiesysteem wordt uitgebreid,

Gemeentewinkel met DigiD, internetkassa en e-formulieren,

toepassen van landelijk ontwikkelde en beheerde elektronische formulieren. Inwoners kunnen via internet minimaal tien producten en diensten van de

gemeente aanvragen. Oostzaan heeft zichzelf als doel gesteld om per 2010 65% van de producten via internet aan te bieden, •

Samenwerkende catalogi:alle catalogi van de overheid worden hiermee via de gemeentelijke website toegankelijk gemaakt

2) Huidige en gewenste situatie

Processen

Huidige situatie


De website voldoet aan moderne

E-dienstverlening vormt een

Burgers kunnen nog maar weinig

website. Voldoen aan de

eisen die het Rijk stelt

digitale transacties verrichten. De webgebieden worden onderhouden door de

belangrijk onderdeel van de

standaard vastgesteld door de overheid.

Zie huidige situatie.

deelverantwoordelijken en

Rollen

bijhorende medewerkers die de website vullen met relevantie

informatie uit het eigen taakveld. Gegevens

Gegevens komen van de

Zie huidige situatie.

afdelingen die de website op hun onderdelen up-to-date houden. De website beschikt over

De website zal als portal dienst

Internetkassa en e-formulieren

dienstverlening.

koppelingen met DigiD,

ICT

voor interactieve dienstverlening.

doen voor alle digitale

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • •

Koppelen van steeds meer diensten aan DigiD, internetkassa en e-formulieren, Koppelen van landelijk beschikbare formulieren aan de Oostzaanse website, Verder ontwikkelen van ‘Mijn Oostzaan” (PIP),


06-01-2009

77

• • • •

Koppelen formulieren met basisregistraties,

Koppelen formulieren met midoffice en eventuele vakapplicaties, Aansturing en monitoren vanuit programmateam, Koppelen G-plan aan website: Internetafspraken.


Verbeterde website op het vlak van de toegankelijkheid, informatie en de edienstverlening

c) Samenhang andere activiteiten • • • • •

Realisatie e-formulieren,

Afname basisregistraties, Afname DigiD en E-nik,

Implementatie servicebroker,

Invoeren workflow management systeem


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is medewerker interne projecten, afdeling Publiekszaken. Afdelingshoofden zijn

opdrachtnemer voor digitalisering van de dienstverlening in het algemeen voor hun specifieke processen.


Voor de verbetering van de website is een incidentele investering noodzakelijk van € 15.000 nodig. Dit is gericht op het systeem te updaten conform eisen overheid.

Structurele kosten worden geraamd op € 15.000,-. Deze kosten zijn noodzakelijk de

veranderingen te kunnen blijven doorvoeren om te voldoen aan de eisen van de overheid, inclusief het implementeren nieuwe ontwikkelingen. Naast de inzet van de bestaande formatie is een extra inzet van 10 dagen benodigd. 5) Planning en fasering

In het laatste kwartaal van 2008 en het 1ste en 2e kwartaal van 2009 zal de verbetering van de website gerealiseerd worden, hierna volgt de continuering in het proces om de

website door te ontwikkelen en in beheer te onderhouden, doorlopend in 2009/2010.


06-01-2009

78

OPDRACHTBESCHRIJVING REALISATIE DIGITAAL OMGEVINGSLOKET (WABO) (opdrachtnemer, hoofd Ruimtelijke Ordening en Milieu, afdeling ROMilieu) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdrachtbeschrijving heeft betrekking op het tot stand brengen van een Digitaal Omgevingsloket als onderdeel van de activiteit Invoering Integrale Omgevingsvergunning. Met de invoering van een nieuwe Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) zal er naar verwachting per 1 januari 2010 één omgevingsvergunning komen, die ongeveer 25 bestaande vergunningen / ontheffingen / toestemmingen gaat bundelen. Beoogd wordt om door het combineren van deze documenten in één omgevingsvergunning de

administratieve lastendruk voor inwoners en bedrijven te verlagen, waarbij één inspraaken bezwaarprocedure van toepassing is. Onderdeel van het invoeren van de

omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal omgevingsloket, waar

inwoner of bedrijf digitaal informatie over omgevingsvergunning en bijbehorende weten regelgeving kan krijgen, digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de vergunning kan raadplegen. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Voor alle activiteiten moeten

De omgevingsvergunning omvat alle

worden aangevraagd en

zijn vervat.

vergunningsaanvraag bestaat uit

digitaal (via het Digitaal Omgevingsloket)

aparte vergunningen schriftelijk afgehandeld. Iedere Proces

een apart formulier dat moet

worden ingevuld. Niet voor elke vergunning kan een burger terecht bij hetzelfde loket.

aspecten die in 25 aparte vergunningen De omgevingsvergunning kan zowel

als schriftelijk worden aangevraagd. De

vergunning wordt zoveel mogelijk digitaal afgehandeld. De aanvrager kan de status van behandeling digitaal volgen. De procesgang wordt ingepast in procesmodel Oostzaan.

Rollen

Medewerkers zijn van oorsprong

De WABO maakt geïntegreerde

vakspecialisten. Zij ontwikkelen

behandeling van een vergunningaanvraag

zich naar een bredere rol waarin

mogelijk. De aanvrager bepaalt hierbij wat

ze zoveel mogelijk geïntegreerde hij aanvraagt. De nieuwe rol van behandeling van de aanvraag verzorgen en begeleiden.

medewerkers in integrale behandeling

krijgt dan gestalte. Coördinatie wordt nog belangrijker.

Gegevens worden schriftelijk

Alle benodigde gegevens kunnen digitaal

, en sloopdossier worden

aanvraagdossiers zullen daar waar nog

bijgehouden in zowel Registar

nodig worden gedigitaliseerd.

aangeleverd. Het bouw-, aanleg- worden aangeleverd en verstrekt. De Gegevens

als Excell. Deze systemen zijn en kunnen niet worden gekoppeld met het systeem van Facilitaire


06-01-2009

79

Zaken. Handhavingszaken zijn niet in Registar opgenomen.

Het huidige software systeem is

Het primaire proces wordt ondersteund

Aanschaf van een nieuw systeem

Voorts is workflow functionaliteit

ontoereikend voor de WABO. is dus noodzakelijk.

ICT

met een vakapplicatie voor vergunningen. beschikbaar, DMS en koppeling met andere backoffice applicaties

(basisregistraties, financiën, enz.). Bepaald moet worden hoe hierin binnen de kaders van proces- en ICT-architectuur wordt voorzien. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten •

Plan van aanpak uitvoeren voor het invoeren van de omgevingsvergunning en digitaal omgevingsloket. Voorbereidingen hiervoor zijn getroffen met de activiteitleiderskring (Wormerland, Oostzaan, Landsmeer, Milieudienst),

•

Werkafspraken maken over afstemming van applicatie omgevingsvergunning met

architectuur voor ICT-processen en gegevens en met WFM en DMS functionaliteit. Ook de archivering van digitale stukken is hierbij van belang, • • • •

Vervanging huidige applicatie door vergunning management systeem,

Vakapplicatie koppelen met DMS en eventueel andere systemen (bijv. WFM, BAG), Aansluiten op landelijke voorziening Digitaal Omgevingsloket,

Huidige bestaande proces vergunningverlening aanpassen aan Omgevingsvergunning,

• •

Werkproces aanpassen en ontwikkelen,



Beoogd eindresultaat is een werkend Digitaal Omgevingsloket, waar digitaal informatie kan worden verkregen, aanvraag kan worden gedaan, voortgang

aanvraag kan worden gevolgd en waarmee een vergunning digitaal kan worden verstrekt.

c) Samenhang met andere opdrachten • • • •


Ontwerpen informatiearchitectuur, Ontwerpen ICT-architectuur, Implementatie midoffice,

•

Implementatie workflow,

•

Implementatie document management systeem


06-01-2009

80


De programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer is de beleidsmedewerker ROM, nog nader te benoemen. Betrokken afdelingen/taakvelden zijn: ROM, BBO, OR&P, Financiën en ICT.


De kosten voor de vervanging van de applicatie die geschikt is voor de

omgevingsvergunning, wordt ingeschat op € 35.000,00. Hier is nog geen budget voor binnen de afdeling ROM. Bij de activiteit Implementatie WFM is ook geen budget gereserveerd voor het maken van een koppeling tussen de applicatie en WFM.

De functioneel beheerder van het vergunningsysteem zal naar verwachting 20 dagen

moeten besteden aan de inrichting. Inhuur van externe capaciteit voor ondersteuning van herinrichting van processen is nodig.

Verder zijn voor sommige taakvelden grotere beeldschermen nodig om de aanvraag vanaf het beeld te kunnen toetsen op bepaalde aspecten. De kosten van de aanschaf zal circa

€ 2.000,- zijn. Daarnaast wordt ingeschat dat er ook een plotter moet worden aangeschat om bijvoorbeeld de constructieve toets te kunnen uitvoeren (hiervoor is namelijk een groot overzicht nodig van het gehele gebouw). De kosten voor een plotter worden ingeschat op € 10.000,00. 5) Planning en fasering

De Wabo wordt vooralsnog bekend per 01-01-2010 ingevoerd. De voorbereidingen zijn in 2007 gestart met een plan van aanpak, het in kaart brengen en verbeteren van processen, oriëntatie op ICT met afstemming op architectuur. In begin 2009 worden de benodigde nieuwe processen met inzet van ICT geïmplementeerd. De invoering van de

omgevingsvergunning en het bijbehorende omgevingsloket worden in tweede helft 2009 afgerond.


06-01-2009

81

OPDRACHTBESCHRIJVING WET KENBAARHEID PUBLIEKRECHTELIJKE BEPERKINGEN (WKPB) (opdrachtnemer, medewerker Ruimtelijke Ordening en Milieu, afdeling ROM) 1) Beschrijving algemeen

De Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen verplicht gemeenten en andere overheden om de publiekrechtelijke beperkingen die op basis van weten regelgeving op een object zijn vastgesteld op een systematische wijze te registreren en toegankelijk te

maken voor belanghebbenden. Hiermee wordt het eenvoudiger om volledige informatie te krijgen over de rechtstoestand van een onroerende zaak op een bepaald moment. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Oostzaan meldt bij een

Is gelijk aan de huidige situatie

geautomatiseerd

Proces

informatiesysteem (Landelijke Voorziening) de opgelegde

publiekrechtelijke beperkingen. Gemeenten, andere overheden en burgers/bedrijven kunnen via de


Landelijke Voorziening alle

Rollen

opgelegde publiekrechtelijke beperkingen van alle overheden bekijken

De vanaf 1 juli 2007 opgelegde

Alle publiekrechtelijke

worden centraal geregistreerd.

beperkingen tot 1-7-2009)

publiekrechtelijke beperkingen Gegevens

beperkingen (dus ook de

worden geregistreerd en zijn te bekijken via de Landelijke Voorziening.

Via een Wkpb-applicatie worden

ICT

de beperkingen gemeld bij de


Landelijke Voorziening 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • •

Invoer publiekrechtelijke beperkingen van voor 1-7-2008,

Aanpassen bestaande werkprocessen op de processen rond de WKPB

b) Samenhang met andere activiteiten • • •

Realisatie BAG, Procesmodel, WFM


06-01-2009

82


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is de

afdeling ROM, nader te benoemen, dit zal in samenspraak gaan met medewerker afdeling Beleid en Bestuursondersteuning in kader van beperkingen APV. b) Middelen: tijd, geld, faciliteiten

De tweede fase van het project is reeds ingepland en wordt op dit moment uitgevoerd 5) Planning en fasering

Vanaf 1 juli 2009 moeten de bestaande beperkingen ook aan de Landelijke Voorziening worden geleverd.


06-01-2009

83

OPDRACHTBESCHRIJVING BEDRIJVENLOKET (opdrachtnemer, medewerker interne projecten, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

De gemeente ontsluit de gemeentelijke informatie voor bedrijven, complementair aan het landelijke Bedrijvenloket dat de overheidsinformatie heeft ontsloten. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Informatie voor bedrijven kan via

Informatie voor bedrijven kan via

websites worden geraadpleegd of

geraadpleegd, zowel

fysiek contact met een

gemeentelijke informatie. De

verschillende instanties en Proces

door middel van telefonisch of medewerker.

Rollen Gegevens

overheidsinformatie als specifieke andere communicatiekanalen blijven beschikbaar.

Informatieverstrekker

Informatieverstrekker

Enige informatie op de website en

Alle informatie is raadpleegbaar

opgevraagd via een medewerker.

communicatiekanalen.

verder kan informatie worden Op website staat een link.

ICT

gemeentelijke website worden

via de verschillende

Intergratie van landelijke en gemeentelijke informatie


Inventariseren welke afdelingen betrokken zijn voor het leveren van informatie aan ondernemers,

• •

Informatie voor ondernemers verzamelen en op de gemeentelijke site plaatsen,

Integreren van landelijke informatie met gemeentelijke informatie d.m.v. deeplinks tussen de landelijke en de gemeentelijke website,

•

Aansturing en monitoring vanuit het programmateam


Geïntegreerde gemeentelijke en landelijke informatie op de website.


De programmaleider is opdrachtgever. De opdrachtnemer is medewerker interne projecten, afdelings Publiekszaken in samenspraak met de beleidsmedewerker Communicatie voor de realisatie van het Bedrijvenloket. Afdelingshoofden zijn

opdrachtnemer voor de realisatie van het doel binnen de afdelingen en processen waar zij verantwoordelijk voor zijn.


06-01-2009

84


Er is geen budget nodig om de gemeentelijke informatie te koppelen aan de landelijke

informatie. Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijke afdelingshoofden.


Op de Website zal ruimte gerealiseerd moeten worden, specifiek voor de doelgroep

ondernemers. Daarin wordt de betreffende informatie digitaal aangeboden. Koppeling

met de landelijke informatie en vaststellen van de gemeentelijke teksten zal in het eerste kwartaal van 2009 plaatsvinden.


06-01-2009

85

OPDRACHTBESCHRIJVING ONTSLUITEN LOKALE REGELGEVING VIA INTERNET (opdrachtnemer, medewerker juridische zaken, afdeling PublieksZaken) 1) Beschrijving algemeen

Deze opdracht is gericht op het ontsluiten van lokale verordeningen via internet volgens een landelijke standaard, zodat burgers en bedrijven in onderlinge samenhang via internet kennis kunnen nemen van alle weten regelgeving (rijk, provincie, gemeente,

deelgemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling) waaraan zij geacht worden zich te houden. Voorbeelden van bekende verordeningen zijn de Algemene Plaatselijke Verordening (APV), de Huisvestingsverordening en de Bouwverordening. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Lokale regelgeving is redelijk

Lokale regelgeving wordt op

met andere regelgeving en

landelijke standaard, waarmee

aanwezig

kan worden gepresenteerd. Ook

vindbaar voor burgers Samenhang internet ontsloten via een Processen

eerdere besluiten is niet altijd

oudere versies zijn raadpleegbaar.

De zoeker naar informatie is zelf

Samenhangende weten

van verbindingen tussen weten

samenhang gepresenteerd.

Lokale regelgeving wordt via

Lokale regelgeving wordt via

verantwoordelijk voor het leggen

Rollen

regelgeving Gegevens

weten regelgeving in samenhang

lokale inzichten gearchiveerd.

regelgeving wordt ook in

landelijke standaarden voor

metadata (zoektermen) ontsloten.

De lokale verordeningen worden

Alle lokale verordeningen worden

ontsloten

ontsloten waarbij is gekoppeld

via de gemeentelijke website

via de gemeentelijke website

aan de landelijke site overheid.nl,

ICT

waar de lokale regelgeving wordt

ontsloten in samenhang met weten regelgeving op andere bestuurlijke niveaus. 3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • • •

Inventariseren lokale regelgeving,

Verdere digitalisering lokale regelgeving, omzetten naar PDF bestanden,

Metadata en wetstechnische informatie toevoegen aan de lokale regelgeving, Consolideren (d.w.z. dat alle wijzigingen in de oorspronkelijke tekst worden ingevoegd tot één doorlopende tekst)


06-01-2009

86


Alle lokale regelgeving via internet volgens de landelijke standaard beschikbaar en up to date,

• •

Samenhang andere activiteiten,

Deregulering, opzetten integraal handhavingsbeleid, actualisering mandaatbesluit


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is medeweker Juridische zaken


Er zal een programma moeten worden aangeschaft waarmee de verordeningen kunnen

worden ontsloten via internet conform de regels van het Rijk. Hiervoor wordt een bedrag van € 15.000,- als investering geschat. Personele inzet wordt bepaald door de

opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. Noodzakelijke inzet van

secretariaat (omzetten in PDF), AJZ (beoordeling verordeningen e.d.) en ICT (uitleg en

aanschaf programmatuur). 5) Planning en fasering

Het kabinet Balkenende II heeft aan de Tweede Kamer toegezegd dat eind 2007 alle basisinformatie van de democratische rechtsstaat in onderlinge samenhang via het

internet raadpleegbaar zal zijn. Dat betekent dat ook de lokale regelgeving dan via de landelijke standaard ontsloten moet zijn. Het ontsluiten van de lokale regelgeving via

internet is niet ingewikkeld, maar vergt wel tijd. De activiteit zal in het eerste kwartaal 2009 starten.


06-01-2009

87

OPDRACHTBESCHRIJVING EVALUATIE AANTAL VEREISTE VERGUNNINGEN EN VERMINDERING ADMINISTRATIEVE LASTEN VIA MODEL APV EN ANDERE VERORDENINGEN (medewerker Juridische zaken, afdeling Beleid en Bestuursondersteuning) 1) Beschrijving algemeen

De VNG heeft in relatie tot het programma Andere Overheid aangegeven haar

modelverordeningen te toetsen op uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en de effecten

(administratieve lasten) voor bedrijven en burgers. Daarnaast heeft de VNG zich samen met de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) een snoeiplan opgesteld op basis waarvan regeldruk en administratieve lasten in VNG-verordeningen en gemeentelijke verordeningen kunnen worden verminderd. 2) Huidige en gewenste situatie Huidige situatie


Gemeentelijke procedures geven

Door middel van een kritische

onnodige administratieve lasten.

voorbeelden van andere

inwoners en bedrijven soms Processen

Door de aanpassing APV 2008 is al een grote stap gemaakt naar een adminstratieve

Gegevens

VNG modelverordeningen,

worden de administratieve lasten nog verder beperkt.

Burgers en bedrijven ervaren nog

Efficiëntereregels en

aanvragen vergunningen e.d.

vergunningen, minder

werkmethoden, minder regels en administratieve last.

Te veel regels en vergunningen,

Precies genoeg regels en

afgestemd

samenhang, eenvoudig

nog niet altijd op elkaar

vergunningen in onderlinge herkenbaar en aan te vragen

De meeste verordeningen zijn

Lastenverlichting kan ook

beschikbaar via de website. De

worden gerealiseerd door het

meeste vergunningen dienen

ICT

gemeenten en het toepassen van

lastenverlichting steeds administratieve last bij

Rollen

screening, het gebruik van goede

toepassen van ICT. Dit valt

schriftelijk te worden aangevraagd echter buiten het kader van dit en worden allemaal schriftelijk verleend.

activiteitplan en is onderdeel van de overige activiteitplannen.

3) Opzet (het af te leggen pad/te doen) a) Activiteiten • • • •

Screenen van het bestaande regelingenbestand,

Verwijderen en/of vereenvoudigen van overbodige dan wel complexe regelingen, Screenen van uitvoeringshandelingen/informatieverplichtingen, Verwijderen en/of vereenvoudigen uitvoeringshandelingen / informatieverplichtingen,


06-01-2009

88

• •

In kaart brengen processen en opzetten standaard procesmodel, Evalueren en herzien APV van 2008


Vermindering van de administratieve lasten voor inwoners en bedrijven,

•

Standaard procesmodel,

c) Samenhang andere activiteiten •

Lokale regelgeving via internet, opzetten integrale handhaving, actualiseren mandaatbesluit,

•

Ontwikkelen Procesmodel


De Programmaleider is de opdrachtgever. Opdrachtnemer van deze opdracht is medewerker Juridische zaken. De activiteit zal opgepakt worden in samenwerking met Wormerland.


De kosten bedragen € 7.500,-.Personele inzet wordt bepaald door de opdrachtnemer en de verantwoordelijk afdelingshoofden. Inzet van secretariaat (administratieve ondersteuning), ICT en AJZ juridische uitvoering) is nodig. 5) Planning en fasering

De APV is in 2008 integraal herzien conform de model APV. Hierbij is rekening gehouden met administratieve lastenverlichting door waar mogelijk te snoeien in noodzakelijke

vergunningen of de wijze van het verkrijgen te vereenvoudigen. Samenwerking wordt

gezocht met Wormerland, Oostzaan zal conform planning Wormerland optrekken. Voor 2009 staat gepland vanuit de begroting Evaluatie en herzien van de APV van 2008.


06-01-2009

89

Realisatieplan. Route naar E-Oostzaan

Recommend Documents