Reading Assignment 3: Why You Need a Business Intelligence Competency Center Amir Syafrudin - 1306346771 Ulasan Dalam Why You Need a Business Intelligence Competency Center (BICC), Litofsky membahas tentang pentingnya membangun BICC agar pemanfaatan business intelligence (BI) dan performance management (PM) dapat dikelola dan dioptimalkan. Untuk mencapai tujuan ini, BICC harus mampu melakukan 8 (delapan) peran kunci sebagai berikut: 1. Program Management, yaitu memastikan kegiatan terkait BI dan PM berjalan dengan baik; khususnya dengan menjaga komitmen pimpinan dalam penggunaan BI dan PM. 2. Consistency and Standards, yaitu memastikan keseragaman dalam pemanfaatan data dan informasi oleh setiap divisi, tapi tetap fleksibel untuk memenuhi kebutuhan unik masing-masing divisi. 3. Delivery, yaitu memastikan bahwa setiap kebutuhan bisnis, terutama terhadap data, dapat dipenuhi dengan implementasi teknis yang tepat. 4. Training, yaitu menyebarluaskan pengetahuan terkait BI/PM lewat program pelatihan yang standar. 5. Support, yaitu memberikan dukungan yang memadai untuk teknologi, proses, dan kebutuhan lain terkait BI dan PM. 6. Vendor Management, yaitu melakukan negosiasi untuk perangkat lunak dan layanan yang dibutuhkan dari penyedia jasa (vendor). 7. Data Stewardship, yaitu memastikan bahwa data yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis atau memastikan bahwa implementasi teknis untuk mengolah dan mengelola data itu berjalan dengan baik. 8. Governance, yaitu memastikan keterkaitan antara bisnis dan sistem (data) sehingga perubahan dalam bisnis pun diikuti dengan perubahan pada sistem. Selanjutnya Litofsky berbicara tentang bagaimana membangun BICC secara bertahap mulai dari peran yang dianggap paling penting oleh masing-masing organisasi dari 8 (delapan) peran di atas. Dalam konteks ini, Litofsky memaparkan 2 (dua) contoh implementasi BICC. Yang pertama, BICC dibangun dari implementasi lokal dalam sebuah divisi yang berkembang menjadi BICC yang melayani kebutuhan seluruh divisi dalam organisasi terkait. Yang kedua, BICC yang dibangun merupakan BICC skala organisasi yang ditugaskan untuk mendampingi implementasi BI dan PM dalam masing-masing divisi agar sejalan dengan strategi organisasi. Yang tidak kalah pentingnya dalam implementasi BICC adalah sumber daya manusia (SDM). BICC membutuhkan SDM dengan (1) keahlian bisnis; untuk mengimplementasikan BI dan PM yang selaras dengan tujuan strategis organisasi, (2) keahlian teknologi; untuk mengelola standar, metodologi, infrastruktur, dan program yang dibutuhkan, dan (3) keahlian analytics; untuk menganalisa data dan informasi dalam menjawab kebutuhan bisnis. 1
Tanya-Jawab 1. Dimana letak perbedaan antara paper ini dibandingkan paper Thomas Davenport: The Architecture of Business Intelligence? Dalam The Architecture of Business Intelligence, Davenport memaparkan komponenkomponen krusial dalam arsitektur BI sebuah organisasi. Pemaparan untuk masingmasing komponen tersebut merupakan pemaparan yang bersifat teknis dan terbilang mendalam. Pada intinya, Davenport mencoba menjelaskan apa saja yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi agar pemanfaatan analytics, khususnya lewat implementasi BI, dapat dioptimalkan. Sejalan dengan Davenport, Litofsky, dalam Why You Need a Business Intelligence Competency Center, juga membahas pentingnya BI dalam organisasi. Perbedaannya adalah Litofsky lebih menekankan kepada pentingnya membangun BICC. BICC ini memiliki peran-peran yang krusial untuk memastikan agar implementasi BI dalam organisasi dapat berjalan dengan baik dan optimal. 2. Jelaskan mana saja peran penting (Critical Roles) dari BICC yang dapat dikategorikan sebagai komponen Data, Technology, dan Governance dari The Architecture of Business Intelligence! Critical Roles
Data
Technology
Program Management Consistency and Standards
Governance √
√
√
Delivery
√
√
Training
√
√
Support
√
√
Vendor Management
√
√
Data Stewardship
√
Governance
√ √
Tabel 1: Kaitan antara BICC Critical Roles dan Arsitektur BI
3. Jelaskan suatu kriteria yang dapat digunakan untuk menilai seberapa mature penerapan BI dan PM untuk masing-masing Critical Roles? Untuk mengukur tingkat kematangan (maturity) penerapan BI dan PM, ada lebih dari 10 pilihan maturity model yang bisa kita gunakan (Olszak, 2013, p. 954). Di antara sekian banyak pilihan maturity model tersebut, salah satu yang populer digunakan adalah Gartner Maturity Models for Business Intelligence and Performance Management. Model dari Gartner ini memaparkan alur yang dapat digunakan untuk mengetahui seberapa jauh penerapan dan pemanfaatan BI dalam sebuah organisasi. Alur ini merupakan tahapan yang terdiri dari 5 (lima) tingkat, yaitu: unaware, tactical, focused, strategic, dan pervasive. 5 (lima) tingkat kematangan yang ada di dalam Gartner Maturity Model pun dapat 2
membantu mengidentifikasi seberapa matang penerapan dan pemanfaatan BI dan PM untuk masing-masing critical roles yang sudah dijelaskan oleh Litofsky dalam Why You Need a Business Intelligence Competency Center. Hal ini dapat dicapai dengan mengidentifikasi karakteristik masing-masing critical roles dan mencoba memetakannya sesuai dengan karakteristik pada masing-masing tingkat kematangan. Hasil dari pemetaan ini dapat menjelaskan pada tingkat kematangan mana sebuah BICC memainkan peran-peran krusialnya. Olszak menjelaskan karakteristik dari masing-masing tingkat kematangan itu sebagai berikut: The first level is often described as “information anarchy”. It means that data are incomplete, incorrect, inconsistent and organization does not have defined metrics. The uses of reporting tools are limited. The second level of BI maturity means that the organization starts to invest into BI. Metrics are usually used on the department level only. Most of the data, tools, and applications are in “silos”. Users are often not skilled enough in order to take advantage of the BI system. At the third BI maturity level the organization achieves its first success and obtains some business benefits from BI, but it still applies to a limited part of the organization. Management dashboards are often requested at this level. At the strategic level, organizations have a clear business strategy for BI development. The application of BI is often extended to customers and suppliers. It supports the tactical and strategic decision making. Sponsors come from the highest management. At the last BI maturity level, BI pays pervasive role for all areas of the business and corporate culture. BI provides flexibility for adapting to the fast business changes and information demand. The users have access to information and analysis needed for creating a business value and influence business performance. The usage of BI is available to customers, suppliers, and other business partners (2013, p. 953-954). Gambaran keterkaitan antara critical roles yang dijelaskan Litofsky dengan tingkat kematangan dapat dilihat pada Tabel 2. Kita dapat melihat bahwa pada tingkat Unaware sama sekali tidak ada implementasi BI. Sementara di tingkat Tactical, BI sudah mulai dimanfaatkan, tapi implementasinya masih bersifat lokal. Implementasi BICC sendiri baru dimulai saat sebuah organisasi memasuki tingkat ketiga, yaitu Focused. Pada tingkat ketiga ini, implementasi BI baru bisa dirasakan manfaatnya oleh organisasi. Walaupun begitu, peran yang melekat pada BICC di tingkat kematangan ini belum mencakup semua critical roles yang disebutkan oleh Litofsky. Pada tingkat Focused ini, critical roles yang sudah mulai ada adalah delivery, vendor management, dan data stewardship. Alasan utamanya adalah karena implementasi BI dan PM masih terkotak-kotak pada masing-masing divisi sehingga perannya belum menyeluruh dan belum bersentuhan dengan strategi organisasi. Kesejajaran dengan strategi organisasi ini yang membedakan tingkat Focused dan tingkat Strategic. Di tingkat Strategic, implementasi BI dan PM sudah menjadi bagian tidak terpisahkan dari strategi organisasi. Delivery, vendor management, dan data stewardship sudah 3
dilakukan untuk seluruh bagian organisasi. Peran-peran lain dalam critical roles yang dijelaskan oleh Litofsky pun sudah berjalan. Pada tingkat Strategic ini, penerapan dan pemanfaatan BI dan PM sudah dilakukan secara menyeluruh. Selanjutnya di tingkat Pervasive, implementasi BI dan PM merupakan perluasan dari tingkat Strategic. Seperti halnya di tingkat Strategic, peran BI dan PM di tingkat Pervasive ini sudah menyeluruh. Perbedaannya adalah peran BI dan PM pada tingkat Pervasive ini jauh lebih mengakar karena telah menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses bisnis organisasi terkait. Ukuran Tingkat Kematangan Critical Roles
Strategic
Pervasive
Program Management
X
XX
Consistency and Standards
X
XX
X
XX
Training
X
XX
Support
X
XX
Delivery
Unaware
Tactical
X
Focused
X
Vendor Management
X
X
XX
Data Stewardship
X
X
XX
X
XX
Governance
Tabel 2: Matriks Critical Roles (Litofsky) x Tingkat Kematangan (Gartner)
4. Lakukan pengamatan dan riset secara online contoh-contoh kasus yang dapat memberi gambaran tentang sejauh mana penerapan BICC yang telah dilakukan di Indonesia? Salah satu perusahaan yang sudah memiliki BICC di Indonesia adalah PT. XL Axiata (XL). XL telah mengadopsi solusi BI sejak tahun 2007. Sistem yang dikembangkan oleh XL ini terdiri dari beberapa aplikasi yang saling terintegrasi, yaitu Teradata (data warehouse), KXEN (analytic tools), dan aplikasi-aplikasi lain. Indosat dan Telkomsel pun sudah mengadopsi solusi BI seperti halnya XL. Indosat, misalnya, sudah memiliki sistem BI yang disebut dengan istilah Customer Insight. Sementara Telkomsel sendiri sudah menggunakan dukungan sistem BI untuk mengolah dan menganalisa 105 juta data pelanggannya. Keberadaan sistem BI seperti ini merupakan keharusan karena perusahaan-perusahaan operator seluler ini perlu menerapkan dan memanfaatkan BI untuk memahami karakter pelanggannya dan mencoba memprediksi kebutuhan para pelanggan tersebut ("Know your customer", 2011). Selain operator seluler, perusahaan-perusahaan yang bergerak di industri perbankan juga sudah mengimplementasikan BI yang didukung oleh perangkat lunak seperti IBM InfoSphere, Oracle Exadata, dan Teradata (Yunardy, 2013). Industri asuransi pun sudah menggunakan BI untuk mengenali karakteristik pelanggan mereka sehingga mampu menawarkan produk yang sesuai dengan profil masing-masing pelanggan. 4
Contohnya adalah Cigna Indonesia yang menggunakan solusi BI yang ditawarkan oleh SAS untuk mengenali karakteristik pelanggan mereka ("Cigna Indonesia", n.d.). Bahkan PALYJA, yang bergerak di bidang penyediaan air bersih, menggunakan Oracle Customer Care and Billing untuk mengintegrasikan dan meningkatkan kualitas data internal yang dimilikinya sehingga efisiensi dan akurasi penagihan kepada pelanggan pun ikut meningkat ("PALYJA Indonesia", 2012). Walaupun begitu, implementasi BI di masing-masing perusahaan tentu saja tidak berada pada tingkat kematangan yang sama. Dalam kasus PALYJA, implementasi BI kemungkinan besar masih di tingkat kematangan ketiga (Focused). Sebaliknya untuk kasus XL, implementasi BI mungkin sudah mencapai tingkat kematangan kelima karena sistem BI yang digunakan sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari inti bisnis mereka. Di luar itu, bukan tidak mungkin masih ada organisasi-organisasi besar yang belum sadar akan pentingnya memanfaatkan BI, apalagi sampai memiliki kesadaran untuk membangun BICC.
5
Referensi Cigna Indonesia: Analyzing big data to support sales. (n.d.). Retrieved February 22, 2014, from http://www.sas.com/en_us/customers/cigna-indonesia.html Davenport, T. H., & Harris, J. G. (2007). The Architecture of Business Intelligence. Harvard Business School Press. Know your customer. (2011, December 8). Retrieved March 8, 2014, from http://swa.co.id/technology/know-your-customer Lifotsky, B. (2009). Why you need a Business Intelligence Competency Center. Harvard Business Publishing. Olszak, C. M. (2013). Assessment of Business Intelligence maturity in the selected organizations. Proceedings of the 2013 Federated Conference on Computer Science and Information Systems, 951-958. Retrieved from https://fedcsis.org/proceedings/2013/pliks/139.pdf PALYJA Indonesia implements Oracle Utilities Customer Care and Billing Solution for faster billing, collections and improved customer service. (2012, April 9). Retrieved March 1, 2014, from http://finance.yahoo.com/news/palyja-indonesiaimplements-oracleutilities-120000174.html Rajterič, I. H. (2010). Overview of Business Intelligence Maturity Models. Management, 15(1), 47-67. Retrieved from http://www.efst.hr/management/Vol15No1-2010/3Hribar_Rajteric-final.pdf Yunardy, Y. (2013, October 2). Indonesian banking from system perspective. Retrieved March 1, 2014, from http://www.slideshare.net/yunardy/startup-singapore-rev2-26793040
6
