Rapportage risicoanalyse

Rapportage risicoanalyse

Reconstructie N329

OPDRACHTGEVER:

GEMEENTE OSS DE HEER A. DE HOON

OPGESTELD DOOR:

APPM MANAGEMENT CONSULTANTS IR. J.C.G. BELLIS, ING. P.A.C. MUSTERS 25 NOVEMBER 2008

INHOUDSOPGAVE 1

UITGANGSPUNTEN RISICOANALYSE 1.1 Algemeen 1.2 Doel & Resultaat

3 3 3

2

RECONSTRUCTIE N329 2.1 Omschrijving project Reconstructie N329 2.2 Stand van zaken d.d. 7 oktober 2008

4 4 4

3

BELANGRIJKSTE RESULTATEN VAN DE RISICOANALYSE 3.1 Vier thema’s waarmee de meeste risico’s samenhangen 3.1.1 Weg van de Toekomst, risicobeschrijving 3.1.2 Weg van de Toekomst, advies 3.1.3 Start in 2010, risicobeschrijving 3.1.4 Start in 2010, advies 3.1.5 Draagvlak omgeving, risicobeschrijving 3.1.6 Draagvlak omgeving, advies 3.1.7 Niet-traditionele aanbesteding & contractvorm, risicobeschrijving 3.1.8 Niet-traditionele aanbesteding & contractvorm, advies 3.2 Top-15 risicotabel 3.3 Beheersmaatregelen

5 5 5 6 8 9 9 9 9 10 11 13

4

CONCLUSIES & AANBEVELINGEN 4.1 Conclusies 4.2 Aanbevelingen

15 15 15

Bijlage 1: overzicht risico’s

16

Bijlage 2: Aanpak

23

Bijlage 3: Kwantificering risico’s

25

Bijlage 4: Deelnemerslijst

26

25 NOVEMBER 2008

2 van 26

1

UITGANGSPUNTEN RISICOANALYSE

1.1

Algemeen De gemeente Oss heeft APPM gevraagd een risicoanalyse uit te voeren voor de reconstructie van de N329. Deze risicoanalyse is uitgevoerd met behulp van RADAR. Dit is een door APPM ontwikkeld vijfstappenplan voor het uitvoeren van een risicoanalyse (Raamwerk – Audit – Determinatie – Actieplan – Reactieplan). Het raamwerk en de aanpak is verder ingevuld in een gesprek met de projectmanager van de reconstructie, Ad de Hoon. Bijbehorende aanpak is opgenomen in bijlage 2. Op basis hiervan is de risicoanalyse uitgevoerd. De N329 is door de provincie Noord-Brabant aangewezen als Weg van de Toekomst. De verwezenlijking hiervan is feitelijk een aparte opdracht waarmee een projectmanager namens de provincie is belast, het project kent echter sterke raakvlakken met het project reconstructie N329. Bij het project Weg van de Toekomst geven duurzaamheid en innovativiteit invulling aan het toekomstige beeld van de N329. Tijdens de risicosessie van 7 oktober 2008 zijn risico’s met betrekking tot de Weg van de Toekomst meegenomen in zowel de risicodefinitie als de determinatie en het actie & reactieplan, voor zover deze risico’s het project N329 betreffen. Met andere woorden: de risicoanalyse is gemaakt vanuit het standpunt van het project reconstructie N329.

1.2

Doel & Resultaat De risicoanalyse kent een drieledig doel: Breed inzicht verkrijgen in de (belangrijkste) risico’s voor het project reconstructie N329; Inzicht verkrijgen in mogelijke beheersmaatregelen bij de geïnventariseerde risico’s Vergroten van het risicobewustzijn bij de projectbetrokkenen.

• • •

Het behaalde resultaat is drieledig: • Deze rapportage waarin een lijst met de (belangrijkste) risico’s in het project Reconstructie N329 is opgenomen, per risico voorzien van een risicoscore, beheersmaatregelen en actiehouder. • Een belangrijk procesresultaat is dat bij de projectbetrokkenen een risicobewustzijn is ontwikkeld, waarmee het belang van risicobeheersmaatregelen worden onderkend. • Daarnaast worden algemene projectaanbevelingen gedaan.

25 NOVEMBER 2008

3 van 26

2

RECONSTRUCTIE N329

2.1

Omschrijving project Reconstructie N329 De N329 is gedeeltelijk in beheer van de provincie Noord-Brabant en gedeeltelijk in beheer van de gemeente Oss. De N329 loopt vanaf de rijksweg A50 tot aan de Maas en vormt een belangrijke verbinding in het lokale hoofdwegennet. Er is een concreet plan voor een reconstructie van de N329, de zogenaamde noord-zuid as aan de oostkant van Oss. De gemeente Oss heeft hierin de rol van trekker en opdrachtgever richting het project Reconstructie N329. Belangrijke doelstelling hierbij is dat in 2010 ‘de schop in de grond gaat’. De provincie Noord-Brabant is aangesloten bij het project als mede-eigenaar van de weg in de rol van adviseur, toetser en mede-financier. Gedurende de voorbereiding van de reconstructie is de N329 door de provincie Noord-Brabant aangewezen als Weg van de Toekomst, waarvan de speerpunten duurzaamheid en innovatie zijn. Hierbij zullen overheden, ondernemers en kenniscentra samen invulling gaan geven aan het wenselijke toekomstscenario voor deze weg. De invulling kan bestaan uit onderdelen als brandstofbesparend wegdek, faunapassages, opvang van fijnstof, maar ook het zichtbaar maken van de recente grafvondsten en een oude Napoleonroute. Om de Weg van de Toekomst te realiseren is in opdracht van de provincie Noord-Brabant een separate projectgroep gestart met de voorbereidingen. Op het raakvlak van het project reconstructie N329 en het project Weg van de Toekomst wordt onderling afgestemd welke items van Weg van de Toekomst in het project Reconstructie kunnen en zullen worden meegenomen. Hierbij is echter duidelijk afgesproken dat het de start van de reconstructie in 2010 niet in gevaar mag brengen.

2.2

Stand van zaken d.d. 7 oktober 2008 Op vrijdag 13 juni 2008 is een intentieovereenkomst getekend door gedeputeerde van de Provincie Noord-Brabant, mevrouw Steffens- van Nieuwenhuizen en wethouder economische zaken van de gemeente Oss, de heer van Loon waarin de samenwerking rondom de reconstructie en de benoeming van de N329 tot ‘Weg van de Toekomst’ is vastgelegd. Het technische plan voor de reconstructie is in het stadium van een VO, terwijl de MER voor dit ontwerp in een afrondende fase verkeert en het bestemmingsplan in voorbereiding is. De gemeente is tevens bezig met de besluitvorming ten aanzien van de te kiezen samenwerkingsvorm met de markt. De huidige verwachting is dat zal worden gekozen voor een engineering & construct contract.

25 NOVEMBER 2008

4 van 26

3

BELANGRIJKSTE RESULTATEN VAN DE RISICOANALYSE Op 8 oktober 2008 heeft de gemeenschappelijk risicoanalyse plaatsgevonden , op basis van het in bijlage 2 opgenomen raamwerk. Deze sessie is uitgevoerd door een brede vertegenwoordiging van mensen die direct bij het project reconstructie N329 betrokken zijn. De lijst van aanwezigen is opgenomen in bijlage 4. In deze risicoanalyse zijn de risico’s geinventariseerd en gedetermineerd op kans van optreden en gevolg volgens de methodiek zoals opgenomen in bijlage 3. Dit heeft geleid tot de identificatie van ca. 40 risico’s die zijn gerangschikt op basis van de risicoscore kans maal gevolg. Van de geïdentificeerde risico’s is een top 15 samengesteld, die onder §3.2 is opgenomen. Voor de top 15 risico’s is in de sessie een aanzet gedaan beheersmaatregelen te formuleren die de handvatten vormen waarmee de projectorganisatie de risico’s in de reconstructie N329 kan beheersen. In een vervolggesprek met de heren De Hoon en Megens van de gemeente Oss zijn deze beheersmaatregelen verder besproken en ingevuld. Gebleken is dat de risico’s voor een belangrijk deel zijn te onderscheiden in de vier onderstaande thema’s. Daarom wordt hieronder extra stilgestaan bij deze vier thema’s.

3.1

Vier thema’s waarmee de meeste risico’s samenhangen

3.1.1 Weg van de Toekomst, risicobeschrijving Een belangrijke bron van risico’s is de aanwijzing van de N329 als Weg van de Toekomst. De Weg van de Toekomst is minder ver in de voorbereiding dan de reconstructie van de N329. Tevens is de scope van de Weg van de Toekomst per definitie minder vastomlijnd omdat een deel in samenspraak met de markt moet worden ontwikkeld. Dientengevolge ontstaat onduidelijkheid over de delen van de Weg van de Toekomst die in de scope van de reconstructie moet worden meegenomen. De scopeafbakening van de reconstructie N329 en de Weg van de Toekomst is daardoor onvoldoende duidelijk. De complexiteit vertaalt zich in o.a. moeilijkheden in afbakening van het ontwerp, grondverwerving en planologische procedures. Er is onvoldoende bekend over de invulling van het project Weg van de Toekomst. Tevens zijn de innovatieve en duurzame maatregelen die bij de Weg van de Toekomst zijn aangekondigd veelal onvoldoende klaar voor productie of nog in ontwikkeling, zodat zowel onduidelijkheid bestaat over daadwerkelijke inpassing als over kosten en tijdsinschatting. Slotsom is dat er onvoldoende bekend is over de invulling van het project Weg van de Toekomst waardoor vertraging kan ontstaan in het project reconstructie of waardoor delen van het project niet gerealiseerd kunnen worden.

25 NOVEMBER 2008

5 van 26

Een ander gevolg van het feit dat de scope van de reconstructie vervaagt, is dat nu wordt gekeken naar complexere aanbestedingsvormen waarbij de scope samen met de markt wordt ingevuld. Dit betreft dan de onderdelen van de Weg van de Toekomst die in de reconstructie worden meegenomen, waarvoor o.a. wordt gedacht aan een concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsvorm. Dergelijke aanbestedingsprocedures hebben een hoger risicoprofiel voor het ontstaan van procedures en/of claims gedurende de aanbestedingsfase. Daarnaast bestaat het risico dat de kwaliteit van het eindproduct voor beide projecten ondermaats blijft bij het onjuist doorlopen van dergelijke procedures en is er uitloop in tijd mogelijk doordat het voorbereiden van dergelijke aanbestedingen meer tijd vergt, zeker als de opdrachtgever hier nog weinig ervaring mee heeft. Een ander risico uit de top 15 dat verband houdt met onduidelijke scope-afbakening tussen de twee projecten is een mogelijk te laag ingeschatte directieraming en het daaraan gekoppelde projectbudget. Potentieel gevolg is dat de gunning van het benodigde werk met vertraging of niet gerealiseerd kan worden.

3.1.2 Weg van de Toekomst, advies •

Projecten scheiden Project N329 en project Weg van de Toekomst intern duidelijk als aparte projecten zien met aparte doelstellingen, scope, planningen en budgetten. Naar buiten kan het geheel onder de paraplu Weg van de Toekomst blijven opereren. Onderdelen van de Weg van de Toekomst kunnen voorwaardelijk in het project reconstructie meenomen worden. Hiervoor stellen wij het volgende schema voor.

25 NOVEMBER 2008

6 van 26

Weg van de Toekomst

Project weg van de Toekomst

Project reconstructie N329

werkpakketten

werkpakketten

werkpakketten

werkpakketten

werkpakketten

werkpakketten

werkpakketten

scope

tijd

geld

Maak duidelijk welke werkpakketten uit het project Weg van de Toekomst worden overgeheveld naar het project Reconstructie N329 en maak daarbij per pakket afspraken over de scope, de planning en het bij het werkpakket behorende budget. Het opnemen van de werkpakketten in de scope van het project kan op 3 manieren: • Als onderdeel van de basisscope van het project. Dit kan voor werkpakketten waarvan zeker is dat ze moeten worden uitgevoerd, waarvan zeker is dat de markt ze kan aanbieden en waarvoor budget beschikbaar is. • Als optionele percelen waarvoor separaat een prijs wordt gegeven in de aanbieding en die optioneel kunnen worden gegund. Dit geldt voor werkpakketten waarvan nog onduidelijk is wat de consequentie in tijd en of geld zijn voor het reconstructieproject. • Als kwaliteitscriterium bij de beoordeling van de aanbieding. Dit kan worden toegepast voor werkpakketten die bestaan uit een minimale eis waaraan minimaal moet worden voldaan en de wensenlijkheid dat de markt iets extra’s doet. Bijvoorbeeld de mate van recycling van asfalt, toepassen van schone bouwmachine met weinig uitstoot etc.

25 NOVEMBER 2008

7 van 26

•

Procesafspraken maken Wij adviseren om procesafspraken te maken met de opdrachtgevers binnen de gemeente Oss en de provincie Noord-Brabant zodat partijen realistische verwachtingen koesteren, met name over de uitwerking van de Weg van de Toekomst. In de procesafspraken wordt vastgelegd hoe wordt omgegaan met verschillende scenario’s van wel/niet opnemen van werkpakketten en van het wel/niet gunnen van werkpakketten die onderdeel uitmaken van de Weg van de Toekomst. Tevens maken de procesafspraken duidelijk wanneer beslissingen door bestuurders benodigd zijn. Resultaat hiervan is een beslismodel op basis van verschillende gezamenlijk doorgesproken scenario’s. Dit kan in de vorm van maatregelen en acties waarbij als doel het informeren van bestuurders in het begin van het traject centraal staat. Met de procesafspraken wordt voorkomen dat (ten tijde van de gunning) discussie ontstaat over het wel of niet meenemen van werkpakketten van de Weg van de Toekomst die mogelijk een risico voor een tijdige realisatie van de N329 vormen.

3.1.3 Start in 2010, risicobeschrijving Het één na hoogst scorende risico houdt verband met de planning van de start van het project. Bestuurlijk is toegezegd dat 2010 het jaar is waarin wordt gestart met de reconstructie. De aanwijzing van de N329 als Weg van de Toekomst en de extra voorbereidingsinspanningen die dat vergt, kan leiden tot vertraging en bestuurlijk afbreukrisico. De afstemming van de planning met de planningen van direct of indirect verbandhoudende projecten is een ander aandachtspunt onder het thema ´planning´. Hieronder valt de afstemming met de planning van ProRail voor de aanleg van de benodigde spooronderdoorgang. De benodigde buitendienststellingen van het spoor moeten 6 tot 12 maanden van tevoren worden aangevraagd en vastgelegd. Dit legt harde randvoorwaarden op aan de reconstructie van de N329. Onverwachte wijzigingen of uitloop kan tot forse frictie leiden tussen de planning van de spooronderdoorgang van ProRail en overige delen van de reconstructie van de N329. Gevolgen hierin zijn vertraging en meerkosten. Onvoldoende afstemming tussen gelijktijdig uit te voeren werkzaamheden op andere (invals-) wegen in de omgeving van Oss kan leiden tot een verkeersinfarct in de regio Oss. Gevolg kan zijn dat tijdens de reconstructie moet worden bijgestuurd in de planningen van deze werkzaamheden met tijd- en geldconsequenties tot gevolg.

25 NOVEMBER 2008

8 van 26

3.1.4 Start in 2010, advies •

Afstemming met Prorail Laat ProRail spoedig haar mijlpalen vastleggen die voortkomen uit de buitendienststellingen. Neem deze buitendienststellingen mee als deadlines voor de opdrachtnemer die de reconstructie van de N329 gaat uitvoeren. Schrijf in de contracten voor de onderdoorgang en de reconstructie ook een wederzijdse coordinatieplicht aan de opdrachtnemers voor, Ook de adviezen onder §3.1.2 en §3.1.6 dragen bij aan het verkleinen van het risico dat 2010 niet wordt gehaald.

3.1.5 Draagvlak omgeving, risicobeschrijving Onvoldoende inzicht in betrokken en belanghebbende partijen en hun belangen en verwachtingen kan op verschillende manieren risico´s vergroten. Hoogst scorend risico hierin zijn de nog niet te voorziene bezwaren door derden tegen het bestemmingsplan waardoor vertraging ontstaat in het project. Tevens is er onduidelijkheid over het al dan niet welwillend opstellen van nutsbedrijven om samen te werken bij het voorbereiden van het verleggen van de kabels en leidingen. Doordat de vervoerscapaciteit van de N329 tijdens de reconstructiewerkzaamheden nog beperkter is dan in de huidige situatie, ontstaan mogelijk grote vertragingen op toeleidende wegen, op de N329 zelf en op de A59. Hierdoor ontstaat mogelijk weerstand en verzet bij partijen als bedrijven, weggebruikers, hulpdiensten en Rijkswaterstaat. Als risico wordt gezien dat deze partijen mogelijk onvoldoende worden betrokken bij het project.

3.1.6 Draagvlak omgeving, advies •

Regionale verkeersregie Richt een platform op waarin de wegbeheerders (provincie, gemeente, Rijkswaterstaat) hulpdiensten, OV-bedrijven en vertegenwoordigers van transportbedrijven/bedrijventerreinen afspraken maken over bereikbaarheid, informatie aan gebruikers en afstemming van de planning van projecten onderling.

•

Communicatie Start vroegtijdig de projectcommunicatie op basis van goed doordacht communicatieplan. Maak hierbij een goede middelen-doelgroepen mix (welk type media zoals website, nieuwsbrief of emailnieuwsbrief past bij welke doelgroep en wat is de boodschap per doelgroep).

•

Betrek bezwaarmakers bij de planvorming Ga met nu reeds voorziene bezwaarmakers gezamenlijk de mogelijkheden verkennen die invulling geven aan hun bezwaren. Maak bij aanvang duidelijk wat de beschikbare middelen zijn om onrealistische verwachtingen en plannen te weren.

3.1.7 Niet-traditionele aanbesteding & contractvorm, risicobeschrijving Onbekendheid van het projectteam met ‘niet-traditionele contracten aanbestedingsvormen’ kan leiden tot een niet optimaal verlopende projectaansturing. Hierbij moet worden gedacht aan langere

25 NOVEMBER 2008

9 van 26

voorbereidingstijd om de contracten en aanbestedingsstukken op te stellen doordat veel zaken nieuw zijn en moeten worden uitgezocht. Ook kan worden gedacht aan onvoldoende kwaliteit van het aanbestedingsdossier wat kan leiden tot juridische procedures bij aanbesteding en realisatie van het werk. Ten slotte kan worden gedacht aan een onjuiste rolopvatting van de opdrachtgever tijdens de realisatie waardoor mogelijk verantwoordelijkheden van de opdrachtnemer te onrechte naar de projectorganisatie worden toegetrokken. Als resultaat kan onvoldoende kennis en ervaring met ‘niet-traditionele contracten aanbestedingsvormen’ er toe leiden dat het eindresultaat niet aan de vooraf gestelde verwachtingen voldoet of dat het werk uitloopt in tijd en/of geld.

3.1.8 Niet-traditionele aanbesteding & contractvorm, advies •

Maak onderscheid tussen de aanbestedingsvorm en de contractvorm De aanbestedingsvorm en de contractvorm kunnen los van elkaar worden vastgesteld. Het voorziene E&C contract kan openbaar, niet-openbaar met voorselectie, middels concurrentiegerichte dialoog en via nog diverse andere aanbestedingsvormen in de markt worden gezet. De Engineering & Construct samenwerkingsvorm is ons inziens nog steeds het meest geschikt voor het werk. Het geeft de gemeente de mogelijkheid per onderdeel het uitwerkingsniveau van het ontwerp te bepalen. Van sommige onderdelen kan het ontwerp tot op DO-niveau worden uitgewerkten van andere onderdelen kan meer ontwerpvrijheid aan de markt worden gegeven. Juist de voorziene variatie bij de werkpakketten van de Weg van de Toekomst past hier goed in.

•

Kies voor een niet-onderhandse procedure met voorselectie voor de aanbesteding van de reconstructie Bij navolging van de adviezen zoals verwoord in §3.1.2 zal bij inschrijving de scope van de reconstructie goed vast te stellen zijn door marktpartijen. Daardoor is geen bijzondere aanbestedingvorm noodzakelijk bij de aanbesteding van de reconstructie N329.

• Overweeg concurrentiegerichte dialoog voor overige werkpakketten Weg van de Toekomst Vervolgens is meer marktinbreng en innovatie gewenst bij de aanbesteding van de overige werkpakketten van de Weg van de Toekomst. Voor de aanbesteding hiervan kan worden overwogen een aanbestedingsvorm in te zetten die de markt aanzet tot meedenken en zelf innovaties aandragen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de concurrentiegerichte dialoog.

25 NOVEMBER 2008

10 van 26

3.2

Top-15 risicotabel Uit de aangebracht rangorde in de risico’s komt de volgende top-15 naar voren. De letter in de eerste kolom verwijst naar één van de invalshoeken van de risicoanalyse te weten: Technisch, Financieel, Organisatorisch, Communicatief, Juridisch/Planologisch, Grondverwerving, Politiek/Maatschappelijk. Totstandkoming score De gemiddelde score is tot stand gekomen door beoordeling van de aanwezige projectbetrokkenen op Kans van optreden maal de gevolgen in Geld, Tijd en Kwaliteit. K * (G + T + K). De risicoscore is mamimaal 75 en minimaal 0. Nr.

Omschrijving

Gem.

J10

Door onvoldoende scope-afbakening tussen het project Reconstructie N329 enerzijds en het project Weg van de Toekomst anderzijds, dreigt de scope voor het project Reconstructie N329 onduidelijk te worden. Dit leidt tot problemen in de afbakening van het ontwerp, de grondverwerving en de planologische procedures. Doordat de scope begint vervagen, wordt nu ook gekeken naar complexere aanbestedingsvormen, waarbij de scope samen met de markt wordt ingevuld. Gevolgen van dit risico zijn uitloop in tijd waardoor mogelijk de start in 2010 niet wordt gehaald, hogere kosten door langere voorbereiding en complexe marktbenadering en een hoger risicoprofiel op procedures en/of claims gedurende de aanbestedingsfase door de complexe aanbesteding. Ten slotte kan de kwaliteit van het eindproduct voor zowel de reconstructie als de Weg van de Toekomst ondermaats blijven door ontstane onduidelijkheid en marktbenadering.

39,8

2

P1

Bestuurlijk is toegezegd dat 2010 het jaar is waarin wordt gestart met de reconstructie. De aanwijzing van de N329 als Weg van de Toekomst en andere planningsrisico’s kunnen leiden tot vertraging en bestuurlijk afbreukrisico.

31,3

3

J6

Door nog niet te voorziene bezwaren tegen het bestemmingsplan worden procedures door derden aangespannen tegen het bestemmingsplan waardoor vertraging ontstaat in het project.

30,8

J1

Door mogelijk onvoldoende kwaliteit van het aanbestedingsdossier kan leiden tot juridische procedures inzake de wijze van aanbesteding waardoor vertraging ontstaat in het project, of de eindkwaliteit voldoet mogelijk niet aan de verwachting

30,5

O6

Door onvoldoende kennis en ervaring in de projectorganisatie inzake niet traditionele contracten aanbestedingsvormen verloopt de projectaansturing niet optimaal waardoor mogelijk verantwoordelijkheden van de aannemer mede naar de projectorganisatie worden toegetrokken. Dit leidt mogelijk tot extra kosten.

1

4

5

29

25 NOVEMBER 2008

11 van 26

J2

Door een complexe aanbestedingsprocedure vergroot de kans op juridische procedures inzake de wijze van aanbesteding waardoor vertraging kan ontstaan in de start van de uitvoering van het project.

28,6

O4

Afstemming met de planning van ProRail voor de aanleg van de benodigde spooronderdoorgang. De benodigde buitendienststellingen van het spoor moeten 6 tot 12 maanden van tevoren worden aangevraagd en vastgelegd. Dit legt harde randvoorwaarden op aan de reconstructie van de N329. Onverwachte wijzigingen of uitloop kan tot forse frictie leiden tussen de planning van de spooronderdoorgang van ProRail en overige delen van de reconstructie van de N329. Gevolgen hierin zijn vertraging en meerkosten.

28,1

G1

Indien benodigde gronden niet minnelijk kunnen worden verworven, zijn onteigeningsprocedures benodigd. Deze gronden zijn dan niet conform de planning beschikbaar, waardoor vertraging ontstaat in de uitvoering van het project.

27,3

F1

Doordat de aanbiedingen van de markt hoger liggen dan de directieraming en het daaraan gekoppelde projectbudget, kan de gunning van het werk mogelijk niet plaatsvinden, waardoor vertraging ontstaat of het project niet gerealiseerd kan worden.

26,9

T3

Doordat nutsbedrijven zich niet welwillend opstellen om samen te werken in de voorbereiding en bij onjuiste gegevens van de ondergrond, is de voorbereiding van het verleggen van kabels en leidingen onvoldoende waardoor de verleggingen niet conform de planning kunnen plaatsvinden. Met als gevolg uitloop en meerkosten.

25,3

T1

Doordat de capaciteit van de N329 bij wegwerkzaamheden nog beperkter is dan in de huidige situatie, ontstaan mogelijk grote vertragingen op toeleidende wegen, op de N329 zelf en op de A59. Hierdoor ontstaat weerstand en verzet bij bedrijven, weggebruikers, hulpdiensten en Rijkswaterstaat. Waardoor de opdrachtgever mogelijk gedwongen wordt de werkzaamheden aan te passen. Dit kan leiden tot uitloop en meerkosten doordat het contract met de aannemer moet worden aangepast.

21

12

O3

Door een onduidelijke taakverdeling tussen de gemeente en provincie is de projectaansturing niet eenduidig. Dit leidt tot een moeilijk beheersbaar proces met vergrote kans op fouten in de afstemming met kosten en/of vertraging tot gevolg.

20,8

13

O5

Door het onvoldoende vastleggen van afspraken komen betrokken partijen gemaakte afspraken niet na wat vervolgens leidt tot vertraging.

18,7

14

T4

Doordat de financiële gevolgen van het verleggen van kabels en leidingen moeilijk in te schatten zijn, komen de kosten hoger uit dan begroot, waardoor mogelijk een financieel tekort ontstaat.

18,0

15

J5

Doordat niet voldaan is aan de richtlijnen van de commissie mer, verleent de commissie geen goedkeuring aan de mer-procedure waardoor een nieuwe procedure moet worden gestart.

17,9

6

7

8

9

10

11

Tabel I: Top 15 risico’s Reconstructie N329

25 NOVEMBER 2008

12 van 26

3.3

Beheersmaatregelen

Nr.

Beheersmaatregel

Actiehouder

1

J10

•

Zie § 3.1.2

Ad de Hoon

2

P1

•

Zie § 3.1.4

Ad de Hoon, Patrick Megens

3

J6

•

Zie § 3.1.6

Ad de Hoon

4

J1

•

Zie § 3.1.8

Hennie Genen en Frank Geurtz

5

O6

• •

Zie §3.1.8 Zorg voor voldoende kennis van aanbesteden en contractmanagement in het team.

Ad de Hoon

6

J2

• •

Zie §3.1.8 Zorg voor voldoende kennis van aanbesteden en contractmanagement in het team.

Ad de Hoon

7

O4

•

Zie 3.1.4

• •

Start gesprekken voor minnelijke verwerving Start z.s.m. de onteigeningsprocedure, nog niet alles hoeft in kannen en kruiken te zijn alvorens dit te kunnen starten Trek de grenzen niet te krap om het werk Voeg planning toe aan contract met aannemer wanneer gronden beschikbaar komen en houdt hier tijdens aanbesteding al rekening mee.

8

9

G1

F1

• •

• •

Actualiseer de projectraming Vraag aanvullend budget aan op het moment dat de scope wijzigt tgv werkpakketten van de Weg van de Toekomst

• •

Houdt regulier K&L overleg Schrijf de brief met opdracht tot verlegging aan K&L beheerders Tracht daar waar mogelijk de K&L al te verleggen voor opdrachtverstrekking reconstructie

Patrick Megens

Marcel Ceelen

Ad de Hoon

10

T3

11

T1

Zie § 3.1.6

Ad de Hoon

12

O3

Zie 3.1.2

Ad de Hoon

O5

• • •

Ad de Hoon

13

•

Zorg voor gedegen verslaglegging Laat partijen inhoud verslag bevestigen Maak parijen ‘medeplichtig’ aan de vraagspecificatie door ze deze mede te laten beoordelen

Patrick Megens

25 NOVEMBER 2008

13 van 26

•

14

15

T4

J5

• • •

Inventariseer de K&L werkzaamheden en raam de bijbehorende kosten Actualiseer de projectraming

Patrick Megens

Onderzoek de kans dat dit gebeurt Probeer negatief besluit voor te zijn en onderzoek reparatiemogelijkheden op voorhand

Ad de Hoon

Tabel 2: Beheersmaatregelen top 15 risico’s Reconstructie N329

25 NOVEMBER 2008

14 van 26

4

CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

4.1

Conclusies Beschouwing van de resultaten van de risicoanalyse leert dat onvoldoende scope-afbakening van de projecten Reconstructie N329 en Weg van de Toekomst zorgt voor de belangrijkste bron van risico’s. Hieraan gelieerd is het risico dat de start van het project in 2010 in het geding komt. Dit risico wordt eveneens in belangrijke mate veroorzaakt door de raakvlakken van de reconstructie N329 en de Weg van de Toekomst. Daarnaast zijn mogelijke bezwaren op de planprocedures en afstemming tussen de reconstructie van de weg en van de spooronderdoorgang en afstemming met wegwerkzaamheden in de regio van invloed op dit risico. Ten slotte zijn het verlies van draagvlak in de omgeving en complexe aanbestedingsprocedures (door toevoeging van Weg van de Toekomst) als primaire risico’s onderkend. Belangrijkste beheersmaatregel om bovenstaande risico’s te verkleinen is een duidelijk onderscheid te maken tussen de projecten reconstructie N329 en de Weg van de Toekomst waarbij per project duidelijk is welke werkpakketten tot het project behoren. Werkpakketten uit het project Weg van de Toekomst kunnen alleen worden overgedragen naar het project Reconstructie N329 als de scope duidelijk is, budget wordt overgeheveld en het de start van het project in 2010 niet in gevaar brengt. Voor diverse risico’s komt naar voren dat extra middelen moeten worden verkregen vanuit het projectbudget en rekening gehouden moet worden met langere voorbereidingstijd of inzet van extra personeel.

4.2

Aanbevelingen Deze risicoanalyse is te beschouwen als een nulmeting van de risico’s in het project. De beheersing van het grootste deel van de geïnventariseerde risico’s behoeft regelmatige aandacht. Het is dan ook aan te bevelen de risico’s en de beheersmaatregelen een vast onderdeel te laten zijn van de projectaansturing om zodoende het risicomanagement in te bedden in het project. Dit kan onder andere door risico’s als vast agendapunt te bespreken in projectgroepvergaderingen, in rapportages richting ambtelijk opdrachtgever en/of bestuur het verloop van de project risico’s te bespreken en door periodieke herijking van de risicokaart.

25 NOVEMBER 2008

15 van 26

BIJLAGE 1: OVERZICHT RISICO’S

Risico’s gesorteerd op score Nr.

Omschrijving

Gem.

1

J10 Door onvoldoende scope-afbakening tussen het project Reconstructie N329 enerzijds en het project Weg van de Toekomst anderzijds, dreigt de scope voor het project Reconstructie N329 onduidelijk te worden. Dit leidt tot problemen in de afbakening van het ontwerp, de grondverwerving en de planologische procedures. Doordat de scope begint vervagen, wordt nu ook gekeken naar complexere aanbestedingsvormen, waarbij de scope samen met de markt wordt ingevuld. Gevolgen van dit risico zijn uitloop in tijd waardoor mogelijk de start in 2010 niet wordt gehaald, hogere kosten door langere voorbereiding en complexe marktbenadering en een hoger risicoprofiel op procedures en/of claims gedurende de aanbestedingsfase door de complexe aanbesteding. Ten slotte kan de kwaliteit van het eindproduct voor zowel de reconstructie als de weg van de toekomst ondermaats blijven door ontstane onduidelijkheid en marktbenadering.

39,8

2

P1

Bestuurlijk is toegezegd dat 2010 het jaar is waarin wordt gestart met de reconstructie. De aanwijzing van de N329 als Weg van de Toekomst en andere planningsrisico’s kunnen leiden tot vertraging en bestuurlijk afbreukrisico.

31,3

3

J6


30,8

4

J1


30,5

5

O6


29,0

6

J2


28,6

7

O4

Afstemming met de planning van ProRail voor de aanleg van de benodigde spooronderdoorgang. De benodigde buitendienststellingen van het spoor moeten 6 tot 12 maanden van tevoren worden aangevraagd en vastgelegd. Dit legt harde randvoorwaarden op aan de reconstructie van de N329. Onverwachte wijzigingen of uitloop kan tot forse frictie leiden tussen de planning van de spooronderdoorgang van ProRail en overige delen van de reconstructie van de N329. Gevolgen hierin zijn vertraging en meerkosten.

28,1

8

G1

Indien benodigde gronden niet minnelijk kunnen worden verworven, zijn onteigeningsprocedures benodigd. Deze gronden zijn dan niet conform de planning beschikbaar, waardoor vertraging ontstaat in de uitvoering van project.

27,3

9

F1


26,9


25,3

10 T3

25 NOVEMBER 2008

16 van 26

11 T1


21,0

12 O3


20,8

13 O5


18,7

14 T4


18,0

15 J5


17,9

16 C2

Door onvoldoende kwaliteit van de externe communicatie vermindert het draagvlak in de omgeving van het project met weerstand tot gevolg. Dit kan weer leiden tot vertraging en meerkosten.

17,6

17 T8

Door onvoldoende beschikbaarheid van onderzoeksgegevens op het gebied van geologie en archeologie loopt de uitvoering niet zoals gepland waardoor mogelijk extra kosten en vertraging ontstaan.

17,4

18 J8

Doordat in de plannen voor de N329 geen rekening is gehouden met de ontsluiting van een aanliggend crossterrein en het mogelijke ruimtebeslag ervan, zouden er problemen kunnen ontstaan bij het aanleggen van de N329 als bij aanleg alsnog rekening met deze ontsluiting gehouden moet worden.

17,1

19 J9

Door onvoldoende voorbereiding in het vergunningentraject worden de benodigde vergunningen niet tijdig aangevraagd, waardoor vertraging ontstaat in het project.

17,0

20 C3

Doordat de verwachtingen van de omgeving over het eindbeeld van het project niet stroken met het daadwerkelijke eindbeeld, vermindert het draagvlak voor het project. Dit kan weer leiden tot vertraging en meerkosten.

16,4

21 P3

Indien de belangengroeperingen niet voldoende in kaart zijn gebracht, komen niet-inkaart-gebrachte belangengroeperingen mogelijk in verweer en met bezwaren. Dit kan leiden tot noodzakelijke aanpassingen in ontwerp, planning, aanpak etc. waardoor vertraging in het project ontstaat.

15,9

22 J4

Indien het contract niet voldoende stevig en kwalitatief goed wordt opgezet (inclusief prikkels tot het leveren van kwaliteit), voelt de gegunde partij onvoldoende prikkel om het contract punctueel na te leven waardoor vertraging ontstaat in het project of onvoldoende kwaliteit wordt geleverd.

15,9

23 T5

Door onvoldoende gegevens over de grondwaterstand, wijkt de werkelijke grondwaterstand mogelijk af van de verwachte grondwaterstand waardoor vertraging en extra kosten kunnen optreden.

15,0

24 T2

Bij het onverwachts aantreffen van bodemverontreiniging (tijdens de uitvoering) zijn nadere bodemsaneringsmaatregelen benodigd waardoor vertraging ontstaat in het project en hogere kosten dan wanneer sanering volgens planning kan worden uitgevoerd in de voorbereiding.

14,8

25 O1

Doordat veel verschillende partijen verantwoordelijk zijn voor een deel van de communicatie is geen eenduidige communicatiestrategie voorhanden waardoor de kwaliteit van de externe communicatie te wensen over laat. Dit kan leiden tot verminderd draagvlak wat weer kan leiden tot vertraging en meerkosten.

14,5

25 NOVEMBER 2008

17 van 26

26 F5

Doordat transportbedrijven moeten omrijden als gevolg van de reconstructie van de N329 dienen zij met succes een gevolgschadeclaim in bij de projectorganisatie, hetgeen leidt tot extra kosten.

14,5

27 T6

Door onvoldoende afstemming tussen gelijktijdig uit te voeren reconstructieprojecten van invalswegen van Oss, ontstaat een verkeersinfarct in de hele regio Oss, waardoor draagvlak voor het project vermindert.

14,4

28 T7

Doordat in het contract de aannemer onvoldoende verantwoordelijk is gemaakt voor de doorstroming is de gemeente in de uitvoeringsfase genoodzaakt in te grijpen in de verkeersfasering met extra kosten en mogelijk vertraging tot gevolg.

14,4

29 O2

Door discontinuïteit in de bezetting en capaciteit ontstaat een kennisachterstand bij projectteamleden waardoor vertraging ontstaat in het project.

13,0

30 J13 Omdat onverwacht beschermde diersoorten worden aangetroffen tijdens de uitvoering veranderen de randvoorwaarden van het project waardoor aanpassingen in het project benodigd zijn. Gevolg meerkosten en uitloop.

12,6

31 F2

Doordat geen of onvoldoende rekening is gehouden met en afspraken zijn gemaakt over de beheer- en onderhoudskosten, zijn hiervoor geen of onvoldoende middelen gereserveerd. Gevolg is onverwachte kosten zonder dekking.

11,7

32 J11 Door mogelijke toekomstige wijzigende regelgeving, ontstaan nieuwe richtlijnen, waarop het project zich moet aanpassen, met als vertraging en hogere kosten tot gevolg.

11,3

33 J7

Door onvoldoende communicatie in het voortraject worden de bouwvergunningen voor de kunstwerken niet (op tijd) verstrekt waardoor vertraging optreedt in het project.

11,1

34 C1

Doordat de communicatie tussen de verschillende bij het project betrokken diensten niet op elkaar is afgestemd, leeft niet overal hetzelfde urgentiegevoel met als gevolg minder intern draagvlak

10,6

35 F3

Door de beoogde E&C contractvorm is weinig inzicht in kosten van beheer en onderhoud, waardoor deze kosten hoger liggen dan begroot of beschikbaar zijn.

9,9

36 G3

Indien meer natuurcompensatie benodigd is dan nu in het plan opgenomen dient meer grond verworven te worden met extra kosten en mogelijk vertraging tot gevolg.

9,5

37 F4

Doordat de toegekende planschadeclaims en nadeelcompensaties hoger uitvallen dan begroot ontstaat een tekort op het projectbudget.

7,7

38 G2

Door onduidelijkheid over benodigde gronden voor de weg van de toekomst is mogelijk meer grond nodig dan waar in het verwervingstraject vanuit wordt gegaan. Gevolg is dat later opnieuw een grondverwervingstraject moet worden gestart. Dit leidt tot vertraging en meerkosten.

7,0

25 NOVEMBER 2008

18 van 26

Risico’s gesorteerd op invalshoek Nr.

Omschrijving

Gem.

Communicatief 36 C1

Doordat de communicatie tussen de verschillende bij het project betrokken diensten niet op elkaar is afgestemd, leeft niet overal hetzelfde urgentiegevoel met als gevolg minder intern draagvlak

10,6

18 C2

Door onvoldoende kwaliteit van de externe communicatie vermindert het draagvlak in de omgeving van het project met weerstand tot gevolg. Dit kan weer leiden tot vertraging en meerkosten.

17,6

22 C3

Doordat de verwachtingen van de omgeving over het eindbeeld van het project niet stroken met het daadwerkelijke eindbeeld, vermindert het draagvlak voor het project. Dit kan weer leiden tot vertraging en meerkosten.

16,4

Financieel 9

F1


26,9

33 F2

Doordat geen of onvoldoende rekening is gehouden met en afspraken zijn gemaakt over de beheer- en onderhoudskosten, zijn hiervoor geen of onvoldoende middelen gereserveerd. Gevolg is onverwachte kosten zonder dekking.

11,7

37 F3

Door de beoogde E&C contractvorm is weinig inzicht in kosten van beheer en onderhoud, waardoor deze kosten hoger liggen dan begroot of beschikbaar zijn.

9,9

39 F4

Doordat de toegekende planschadeclaims en nadeelcompensaties hoger uitvallen dan begroot ontstaat een tekort op het projectbudget.

7,7

28 F5

Doordat transportbedrijven moeten omrijden als gevolg van de reconstructie van de N329 dienen zij met succes een gevolgschadeclaim in bij de projectorganisatie, hetgeen leidt tot extra kosten.

14,5

Grondverwerving 8

G1

Indien benodigde gronden niet minnelijk kunnen worden verworven, zijn onteigeningsprocedures benodigd. Deze gronden zijn dan niet conform de planning beschikbaar, waardoor vertraging ontstaat in de uitvoering van project.

27,3

40 G2

Door onduidelijkheid over benodigde gronden voor de weg van de toekomst is mogelijk meer grond nodig dan waar in het verwervingstraject vanuit wordt gegaan. Gevolg is dat later opnieuw een grondverwervingstraject moet worden gestart. Dit leidt tot vertraging en meerkosten.

7,0

38 G3

Indien meer natuurcompensatie benodigd is dan nu in het plan opgenomen dient meer grond verworven te worden met extra kosten en mogelijk vertraging tot gevolg.

9,5

Juridisch/Planologisch 4

J1


30,5

25 NOVEMBER 2008

19 van 26

1

J10 Door onvoldoende scope-afbakening tussen het project Reconstructie N329 enerzijds en het project Weg van de Toekomst anderzijds, dreigt de scope voor het project Reconstructie N329 onduidelijk te worden. Dit leidt tot problemen in de afbakening van het ontwerp, de grondverwerving en de planologische procedures. Doordat de scope begint vervagen, wordt nu ook gekeken naar complexere aanbestedingsvormen, waarbij de scope samen met de markt wordt ingevuld. Gevolgen van dit risico zijn uitloop in tijd waardoor mogelijk de start in 2010 niet wordt gehaald, hogere kosten door langere voorbereiding en complexe marktbenadering en een hoger risicoprofiel op procedures en/of claims gedurende de aanbestedingsfase door de complexe aanbesteding. Ten slotte kan de kwaliteit van het eindproduct voor zowel de reconstructie als de weg van de toekomst ondermaats blijven door ontstane onduidelijkheid en marktbenadering.

39,8

34 J11 Door mogelijke toekomstige wijzigende regelgeving, ontstaan nieuwe richtlijnen, waarop het project zich moet aanpassen, met als vertraging en hogere kosten tot gevolg.

11,3

32 J13 Omdat onverwacht beschermde diersoorten worden aangetroffen tijdens de uitvoering veranderen de randvoorwaarden van het project waardoor aanpassingen in het project benodigd zijn. Gevolg meerkosten en uitloop.

12,6

6


28,6

12 J3

Doordat een complexe aanbestedingsprocedure mogelijk partijen afschrikt, wordt de innovatiekracht van de markt m.b.t. de weg van de toekomst niet volledig benut. Waardoor de ambities van het project niet worden gehaald.

21,4

24 J4

Indien het contract niet voldoende stevig en kwalitatief goed wordt opgezet (inclusief prikkels tot het leveren van kwaliteit), voelt de gegunde partij onvoldoende prikkel om het contract punctueel na te leven waardoor vertraging ontstaat in het project of onvoldoende kwaliteit wordt geleverd.

15,9

17 J5


17,9

3


30,8

35 J7

Door onvoldoende communicatie in het voortraject worden de bouwvergunningen voor de kunstwerken niet (op tijd) verstrekt waardoor vertraging optreedt in het project.

11,1

20 J8

Doordat in de plannen voor de N329 geen rekening is gehouden met de ontsluiting van een aanliggend crossterrein en het mogelijke ruimtebeslag ervan, zouden er problemen kunnen ontstaan bij het aanleggen van de N329 als bij aanleg alsnog rekening met deze ontsluiting gehouden moet worden.

17,1

21 J9

Door onvoldoende voorbereiding in het vergunningentraject worden de benodigde vergunningen niet tijdig aangevraagd, waardoor vertraging ontstaat in het project.

17,0

J2

J6

Organisatie 27 O1

Doordat veel verschillende partijen verantwoordelijk zijn voor een deel van de communicatie is geen eenduidige communicatiestrategie voorhanden waardoor de kwaliteit van de externe communicatie te wensen over laat. Dit kan leiden tot verminderd draagvlak wat weer kan leiden tot vertraging en meerkosten.

14,5

31 O2

Door discontinuïteit in de bezetting en capaciteit ontstaat een kennisachterstand bij projectteamleden waardoor vertraging ontstaat in het project.

13,0

25 NOVEMBER 2008

20 van 26

14 O3


20,8

7

Doordat ProRail een rigide en langetermijnplanning voor de aanleg van de spoortunnel hanteert, kan onvoldoende afstemming tussen ProRail en de projectorganisatie tot aanzienlijke frictie leiden tussen de planning van de spoortunnel van ProRail en overige delen van de reconstructie van de N329. Dit kan vervolgens weer leiden tot vertraging en meerkosten.

28,1

15 O5


18,7

5

O6


29,0

11 O7

Doordat belangen en verwachtingen van partijen onvoldoende in kaart zijn gebracht / partijen onvoldoende betrokken zijn bij het proces, komen minder ideeën inzake de weg van de toekomst beschikbaar waardoor de ambities van het project niet worden gehaald.

22,4

O4

Politiek/maatschappelijk 2

P1

23 P3

Doordat 2010 wordt aangehouden als het jaar waarin wordt gestart met de reconstructie, zijnde de toezegging van de verantwoordelijk wethouder, kan de voorbereiding van de weg van de toekomst leiden tot vertraging en daarmee tot bestuurlijk afbreukrisico.

31,3

Indien de belangengroeperingen niet voldoende in kaart zijn gebracht, komen niet-inkaart-gebrachte belangengroeperingen mogelijk in verweer en met bezwaren. Dit kan leiden tot noodzakelijke aanpassingen in ontwerp, planning, aanpak etc. waardoor vertraging in het project ontstaat.

15,9

Technisch 13 T1


21,0

26 T2

Bij het onverwachts aantreffen van bodemverontreiniging (tijdens de uitvoering) zijn nadere bodemsaneringsmaatregelen benodigd waardoor vertraging ontstaat in het project en hogere kosten dan wanneer sanering volgens planning kan worden uitgevoerd in de voorbereiding.

14,8

10 T3


25,3

16 T4


18,0

25 T5

Door onvoldoende gegevens over de grondwaterstand, wijkt de werkelijke grondwaterstand mogelijk af van de verwachte grondwaterstand waardoor vertraging en extra kosten kunnen optreden.

15,0

29 T6

Door onvoldoende afstemming tussen gelijktijdig uit te voeren reconstructieprojecten van invalswegen van Oss, ontstaat een verkeersinfarct in de hele regio Oss, waardoor draagvlak voor het project vermindert.

14,4

25 NOVEMBER 2008

21 van 26

30 T7

Doordat in het contract de aannemer onvoldoende verantwoordelijk is gemaakt voor de doorstroming is de gemeente in de uitvoeringsfase genoodzaakt in te grijpen in de verkeersfasering met extra kosten en mogelijk vertraging tot gevolg.

14,4

19 T8

Door onvoldoende beschikbaarheid van onderzoeksgegevens op het gebied van geologie en archeologie loopt de uitvoering niet zoals gepland waardoor mogelijk extra kosten en vertraging ontstaan.

17,4

25 NOVEMBER 2008

22 van 26

BIJLAGE 2: AANPAK De risicoanalyse is uitgevoerd met behulp van RADAR. Dit is een door APPM ontwikkeld vijfstappenplan voor het uitvoeren van een risicoanalyse (Raamwerk – Audit – Determinatie – Actieplan – Reactieplan). Hiermee ontstaat een gedegen inzicht in de risico’s van de reconstructie N329. Deze stappen zijn hieronder uitgewerkt. Stap 1: Raamwerk Ter voorbereiding op het inventariseren van de risico’s, is het raamwerk gedefinieerd waarbinnen de risicoanalyse plaatsvindt. In het raamwerk wordt bepaald wat wel en wat niet tot de risicoanalyse behoort. In tabel 1 is een voorstel gedaan voor het raamwerk op basis van de korte bespreking op 25 april met de projectmanager van de gemeente Oss. Raamwerk reconstructie N329

Onderdeel

Wel onderdeel RADAR

Geen onderdeel RADAR

Projectdelen

Alle werkzaamheden die onderdeel uitmaken van de reconstructie incl. raakvlakken met spoorwegpassage

Voorbereiding en contractering spoorwegpassage

Projectfasen

Voorbereidingsfase tot en met de aanbesteding

uitvoeringsfase en toekomstig beheer

Invalshoeken

Technisch, financieel, organisatorisch, communicatief, juridisch/planologisch, grondverwerving,

Informatiebronnen Projectteamleden en workshop

Andere informatiebronnen

Diepgang

Kwalitatief

Kwantitatief

Middel

Workshop

Bureaustudie

Tabel 1: raamwerk reconstructie N329 Stap 2: Audit Het vastgestelde raamwerk is de basis voor een creatieve brainstorm over de risico’s in het project reconstructie N329. Doel van de audit is gezamenlijk te komen tot een lijst met risico’s, per risico gedefinieerd in oorzaak – ongewenste gebeurtenis – gevolg. Deelnemers zijn de projectteamleden en andere relevante betrokkenen.

25 NOVEMBER 2008

23 van 26

Stap 3: Determinatie De risico’s uit de lijst worden vervolgens door de deelnemers aan de workshop beoordeeld op kans van optreden en gevolg. Hierbij wordt aan elk risico een score toegekend op een schaal van 1-5 voor zowel kans van optreden als voor het gevolg. In bijlage 3 is dit schematisch weergegeven. Hierbij wordt aangegeven of het risico gevolgen heeft in tijd, geld of kwaliteit. Aan het einde van de determinatie zijn alle risico’s beoordeeld en voorzien van een risicoscore. Op basis van de toegekende scores wordt een rangorde in de risico’s aangebracht leidend tot een overzicht van de belangrijkste risico’s in de vorm van een top 15. Stap 4: Actieplan Elk risico uit de top 15 wordt aan de deelnemers van de workshop voorgelegd. Zij formuleren de te nemen acties waarmee de kans van optreden verminderd kan worden. Dit resulteert in een actieplan, inclusief actiehouder, dat uitgevoerd kan worden als preventieve actie. Stap 5: Reactieplan Na het opstellen van een actieplan, gericht op het verminderen van de kans van optreden, wordt ook een reactieplan opgesteld. Het reactieplan voorziet in een beheersmaatregel voor het geval de ongewenste gebeurtenis, ondanks de preventieve maatregelen, toch optreedt. Het reactieplan, inclusief actiehouder, is gericht op minimaliseren van de gevolgen van deze ongewenste gebeurtenis. Voor de uitvoering van stap 2 tot en met 5 wordt, zoals voorgesteld in het raamwerk, een workshop ingericht. Het houden van een workshop heeft een aantal voordelen ten opzichte van individuele gesprekken. In een workshop wordt door een brede groep betrokkenen op systematische wijze samengewerkt. Hierdoor vindt een goede uitwisseling van kennis plaats en wordt zorggedragen voor een gedegen inventarisatie. Bovendien ontstaat op deze wijze een breed onderschreven risicoanalyse. Dit in tegenstelling tot het houden van individuele gesprekken. Hierbij is namelijk het risico groot dat de geïnterviewde zich beperkt tot het kijken vanuit zijn eigen taakveld of belang. In een workshop worden de deelnemers uitgenodigd en geprikkeld om over de grenzen van hun taakveld heen te kijken. Daardoor worden ook de onderlinge relaties in ogenschouw genomen.

25 NOVEMBER 2008

24 van 26

BIJLAGE 3: KWANTIFICERING RISICO’S De ongewenste gebeurtenissen die door middel van de groepssessie zijn geïdentificeerd zijn door de deelnemers aan de groepsessie individueel beoordeeld op de kans van optreden en de gevolgen geld, tijd en kwaliteit. Op een schaal van 1 tot 5 is voor zowel: • de kans van optreden (kolom 2 van tabel 2) als • voor het gevolg van het optreden van dit risico (kolom 3,4, en 5 van tabel 2) een score toegekend. Score

Kans

Gevolg tijd

Gevolg geld

Gevolg Kwaliteit

0

0%

Geen effect

Geen effect

Geen effect

1

1% (komt zelden voor)

< 1 maand

< €100.000

beperkt

2

5% (onwaarschijnlijk)

1 - 2 maanden

€100.000 - €250.000

te overzien

3

10% (kans bestaat, niet groot)

2 - 4 maanden

€250.000 - €500.000

aanzienlijk

4

25% (reële kans)

4 - 6 maanden

€500.000 - €1.000.000

groot

5

50% (kans is groot)

> 6 maanden

> €1.000.000

zeer groot

Om de risicoscore te berekenen is de formule Kans * (Gevolg in geld + gevolg in Tijd + gevolg in kwaliteit) toegepast. Dit betekent dat de risicoscore tussen de 0 (0 * (0+0)) en 75 (5* (5+5+5) ligt. Op basis van de risicoscores is een rangorde tussen de risico’s aangebracht, waaruit de top 15 risico’s voortvloeit voor de reconstructie N329.

25 NOVEMBER 2008

25 van 26

BIJLAGE 4: DEELNEMERSLIJST De risicoanalyse is uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de projectmanager N329 vanuit de gemeente Oss. Aan de groepsessie hebben de volgende projectbetrokkenen deelgenomen:

Naam

Functie

Organisatie

1

Jan van Loon

Wethouder

Gemeente Oss

2

Ad de Hoon

Projectmanager

Gemeente Oss

3

Hennie Geenen

Inkoop

Gemeente Oss

4

Marcel Ceelen

Grondzaken

Gemeente Oss

5

Wilbert de Hoog

Verkeerskunde

Gemeente Oss

6

Gwenny Cremers

Communicatie

Gemeente Oss

7

Menno Bovens

Beheer

Gemeente Oss

8

Patrick Megens

Projectleider ingenieursbureau

Gemeente Oss

9

Tamara van der Coer

Trainee weg v/d toekomst

Gemeente Oss

10

Frank Geurtz

Bureau contractmanagement

Provincie Noord-Brabant

11

Linda de Klein

Projectleider Weg v/d toekomst


12

Jos Korsten

Civiele techniek


Wel uitgenodigd voor de groepsessie maar afwezig was: Vertegenwoordiger ProRail

25 NOVEMBER 2008

26 van 26

Rapportage risicoanalyse

Recommend Documents