Rapportage. Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

Rapportage

Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

Rapportage

Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

Colofon Evaluaties uitgevoerd door Jeroen Moonen, Sjaak Hoekstra en Bas Coopmann, in opdracht van Marjolijne Herbergs en Ingrid Klokke vanuit de Programma directie Ruimte voor de Rivier

Inhoudsopgave Colofon

2

Samenvatting

4

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding Algemeen Doel 8 Werkwijze Leeswijzer Planning en vervolg

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2

Evaluaties Overdiepse Polder Projectfactsheet Bevindingen Ontpoldering Noordwaard Projectfactsheet Bevindingen Kribverlagingen fase II Projectfactsheet Bevindingen Nederrijn Projectfactsheet Bevindingen Deventer Projectfactsheet Bevindingen

10 10 10 11 16 16 17 21 21 22 26 26 28 31 31 32

3

Niet-maatregelspecifieke bevindingen en constateringen

38

4

EMVI-evaluatie

43

5

Lessen uit de evaluatie

45

Bijlage gespreksverslagen

Versie 1.0 April 2012

Evaluatie marktbenaderingen Ruimte voor de Rivier

8 8 8 9 9

48

Pagina 3 van 48

Samenvatting

Met deze evaluatie wordt beoogd te leren van de reeds uitgevoerde aanbestedingen van maatregelen binnen het programma Ruimte voor de Rivier. De opgedane ervaringen vormen voor de PDR en realisatoren input om het aanbestedingsproces beter te kunnen verzorgen en als professionele partner en opdrachtgever waar mogelijk tegemoet te komen aan de verbeterpunten en wensen vanuit zowel de realisatoren als de markt(partijen). De resultaten worden gedeeld met de realisatoren, de betrokken marktpartijen en hun koepelorganisaties en de relevante afdelingen binnen Rijkswaterstaat. In het kader van deze evaluatie zijn gesprekken gevoerd met de projectteams van de aanbestedende diensten (realisatoren) en met de inschrijvende marktpartijen. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar de bevindingen van de aanbestedende dienst, de bevindingen van de inschrijvende marktpartijen en die van de PDR zelf. De inhoud van de verschillende interviews is divers en de bevindingen en ervaringen verschillen per project, aanbesteding en partij. Desalniettemin zijn er, los van de heel projectspecifieke zaken, wel algemene conclusies te trekken. In de interviews zijn veel uiteenlopende zaken genoemd; in deze samenvatting worden de belangrijkste en meer algemene zaken uitgelicht. De tot op heden geëvalueerde aanbestedingen zijn met succes uitgevoerd binnen budget. Uit de interviews komt het beeld naar voren dat er in zijn algemeenheid tevredenheid is over de wijze waarop de markt bij de verschillende maatregelen voor Ruimte voor de Rivier wordt betrokken, de doorlopen aanbestedingsprocedures en de professionaliteit van de aanbestedingsteams. Wel worden er diverse punten genoemd, zowel door aanbestedende diensten als door inschrijvende marktpartijen, die men graag anders zou zien. Er is dus ruimte voor verbetering geconstateerd. Ten aanzien van deze punten is het aan de PDR om enerzijds waar mogelijk door middel van kennisoverdracht en begeleiding de geïnventariseerde “best practises” uit te dragen, en anderzijds waar nodig te bepalen hoe met de bevindingen om te gaan en of een aanpassing van beleid en/of uitgangspunten noodzakelijk is. Onderstaand worden de belangrijkste bevindingen vanuit de aanbestedende diensten (realisatoren) en inschrijvende marktpartijen genoemd.



Pagina 4 van 48

Inschrijvende marktpartijen: • Marktpartijen zijn overwegend tevreden over de wijze waarop door middelvan de aanbestedingskalender van PDR en de website van het programma informatie wordt gegeven over de globale inhoud van de maatregelen en de planning van de aanbestedingen. • Er is diversiteit in aanpak en systematiek van zowel contractopbouw als de manier van aanbesteden bij de verschillende realisatoren. Die ruimte biedt de programmabrede aanpak en inkoopstrategie ook bewust. Dit heeft niet geleid tot problemen of daadwerkelijke klachten. Wel maken de resultaten van de evaluatie duidelijk dat het op onderdelen beter kan en er behoefte is bij de markt aan een (nadere) uniformering van contracten en wijze van aanbesteden; zowel om de kwaliteit te verhogen als om het maken van inschrijvingen te vereenvoudigen. • Er is waardering vanuit de markt dat ook andere realisatoren dan RWS binnen het programma in toenemende mate gebruik maken van geïntegreerde contracten en de UAV-gc. Gezien de beperkte ervaring ziet men hier ook een uitdaging voor zowel de uitvoerend aannemer als de opdrachtgevers, om gedurende de uitvoering goed met deze wijze van contracteren en bijbehorende contractbeheersing op basis van systeemgerichte contractbeheersing (SCB) om te gaan. • Marktpartijen vinden de maatregelen over het algemeen (te) ver uitgewerkt als eenmaal met de aanbesteding wordt begonnen. Daardoor voelt de markt zich minder uitgedaagd en beperkt in het aanbieden van oplossingen. • In de aanbestedingen wordt door de aanbestedende diensten te veel informatie op ongestructureerde wijze aangeboden. Marktpartijen hebben behoefte aan overzicht van dominante informatie, omdat in de aanbestedingstijd niet alles kan worden doorgrond. Ook bestaat de neiging om (te) veel verantwoordelijkheden/risico’s bij de opdrachtnemer te leggen. • Binnen het programma zijn kansen geboden aan het MKB o.a. door ervoor te kiezen projecten niet te bundelen en te sturen op proportionele selectie-eisen. Dit heeft in de praktijk gewerkt. •

Naar voren is gekomen dat de omgang met de markt in het kader van een aanbesteding door verschillende aanbestedende realisatoren als spannend wordt ervaren. Er bestaat angst om te veel of de verkeerde dingen te zeggen, waarop men later kan worden “gepakt”. Gevolg hiervan is dat er minder open wordt gecommuniceerd dan mogelijk is, bijvoorbeeld in de inlichtingenfase en in de terugkoppeling over de beoordeling van de inschrijvingen. De omgang kan dus minder formeel en gespannen. Daarnaast mist de markt waardering voor de gedane inspanning die op eenvoudige wijze kan worden gegeven door bijvoorbeeld meer cachet te geven aan het moment van indienen van de inschrijving.

•

Een heikel punt is het al dan niet toekennen van een ontwerp- ofwel rekenvergoeding aan de inschrijvers. Inschrijvers geven aan dat de inspanning die de markt moet leveren om een goede aanbieding te maken, vaak wordt onderschat. PDR zal daarom samen met de realisator per project gaan overwegen of gezien de gevraagde inspanning een ontwerpvergoeding gerechtvaardigd is. Aandachtspunt blijft de proportionaliteit en noodzakelijkheid van selectie-eisen en -criteria en het aantal gevraagde referenties. Om te borgen dat er geen te hoge en/of te veel eisen worden gesteld en er meer uniformiteit komt in de eisen/criteria blijft PDR hier onverminderd op sturen;

•



Pagina 5 van 48

•

Marktpartijen hebben een voorkeur voor een niet-openbare procedure, waarbij een beperkt aantal partijen geselecteerd wordt voor inschrijving. Bij het toepassen van de nietopenbare procedure geven zij bovendien de voorkeur aan een nadere selectie op basis van proportionele en duidelijke criteria in plaats van loting. Tot slot zijn marktpartijen geen voorstander van de door Rijkswaterstaat voorgestane zelfselectie;

•

De toepassing van EMVI als gunningscriterium wordt algemeen als positief ervaren. Wel zijn de verschillen in de wijze waarop dit gebeurt groot en is daar verbetering en/of uniformering mogelijk. Het beleid zoals dat door de PDR op dit punt is ingezet sluit aan bij de behoefte van de inschrijvers en waar toegepast blijkt het in de praktijk effectief. Aandachtspunt hierbij is dat de bij inschrijving aangeboden EMVI-waarde, daadwerkelijk ook in de uitvoering wordt gerealiseerd en dat daar ook op wordt getoetst. Anders blijft de EMVI een papieren tijger en wordt er op oneigenlijke gronden gegund. Er is invulling gegeven aan de innovatiedoelstelling binnen het programma door bij de maatregelen in de Neder-Rijn ruimte te geven voor twee pilots: (1) een met het gebruik van best value procurement (BVP), de eerste keer dat dit gebeurt bij een nat project, en (2) het aanbesteden van een “P D&C contract”, waarbij ook een deel van de planstudie bij de markt wordt gelegd met het realisatiecontract. De eerste bevindingen van het door één combinatie laten uitvoeren van het ontwerpwerk en de daadwerkelijke realisatie zijn positief, al is het nog te vroeg voor echte conclusies.

•

Aanbestedende diensten (Realisatoren) en PDR: • De contractvorm die overwegend wordt gebruikt bij de maatregelen is E&C, met enerzijds onderdelen die verder uitgedetailleerd zijn qua ontwerp en anderzijds onderdelen die meer ontwerpruimte overlaten aan de markt. Dit komt overeen met de inkoopstrategie van PDR. Deze strategie blijkt in de praktijk een passend kader te zijn geweest voor de realisatoren. • Er is gekozen voor een programmabreed beleid voor de wijze waarop EMVI wordt toegepast (beperkt aantal criteria, sturen op doelen, kansen en risico’s). De ervaringen tot nu toe bevestigen dat daarmee een juiste lijn is ingezet en dat hierop nog scherper gestuurd mag worden. • De samenwerking tussen de realisatoren en PDR was niet altijd optimaal en ging zeker niet vanzelf. De rol van Markt&Aanbesteding als enerzijds hulp -biedende partij (facilitatie) en anderzijds toetser zijn soms slecht met elkaar te combineren. PDR was niet altijd even consistent in de doelstellingen en bijbehorende sturing, toetsing richting realisatoren. • Het aantal geschillen over de marktbenadering is (ook in aanmerking nemende de nog niet geëvalueerde maar wel afgeronde aanbestedingen) beperkt gebleven. In enkele gevallen hebben deze wel geleid tot juridische procedures. Deze zijn tot op heden in het voordeel van de aanbestedende realisator beslecht. • Door mee te doen met het programma Ruimte voor de Rivier hebben waterschappen en andere realisatoren kennis en ervaring kunnen opdoen met geïntegreerde contracten onder de UAV-gc, het gebruiken van EMVI als gunningscriterium en systeemgerichte contractbeheersing. Juist omdat hier bij de meeste realisatoren nog weinig ervaring mee was, heeft PDR sterk ingezet op vroegtijdige betrokkenheid en facilitatie in het inkoopproces. Al vanaf SNIP2A is pro-actief met initiatiefnemers en realisatoren gesproken over het marktbenaderingsproces. Daarnaast is veel geïnvesteerd in het organiseren van opleidingen (o.a. contractmanagersdagen) en het uitwisselen van ervaringen tussen de projecten. Uit de



Pagina 6 van 48

evaluatie blijkt dat dit door de aanbestedende diensten zeer op prijs gesteld en als erg nuttig ervaren wordt. Het is de uitdaging om de opgedane kennis zowel bij waterschappen als de PDR te borgen en vast te houden voor volgende projecten en programma’s.



Pagina 7 van 48

1 Inleiding

1.1

Algemeen In het kader van het programma Ruimte voor de Rivier worden door verschillende realisatoren (diverse gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat) meer dan 30 maatregelen langs de IJssel, Rijn, Lek en Waal gerealiseerd om de veiligheid van het rivierengebied te borgen. Voor al deze maatregelen, die zijn gebundeld in ca. 19 projecten, dienen evenzoveel Europese aanbestedingen te worden georganiseerd om marktpartijen te contracteren voor de daadwerkelijke uitvoering van de projecten. e Op dit moment, 1 kwartaal 2012, is circa de helft van de maatregelen, die circa 2/3 van het realisatiebudget vertegenwoordigen, aanbesteed of loopt de aanbesteding reeds. Komend jaar starten naar verwachting de overige maatregelen met de marktbenadering. Vanuit de Programmadirectie Ruimte voor de Rivier (PDR) is de ambitie om professioneel en op een eenduidige wijze de markt te benaderen. Nu, circa. halverwege het aantal aanbestedingen, is het een goed moment om de balans op te maken en te inventariseren welke lessen er uit de eerste aanbestedingen te trekken zijn. Deze lessen kunnen helpen de aankomende aanbestedingen te verbeteren. Daarom zijn, mede op verzoek van, en in overleg met, de betrokken marktpartijen en brancheorganisaties, de op dit moment reeds afgeronde aanbestedingen door de PDR geëvalueerd.

1.2

Doel Met deze evaluatie wordt beoogd te leren van de reeds uitgevoerde aanbestedingen. Deze ervaringen en aanbevelingen worden beschikbaar gesteld aan de realisatoren en projectteams die nog een aanbesteding moeten doorlopen en ook door de PDR gebruikt om waar nodig het beleid van de PDR met betrekking tot markt en aanbesteding aan te scherpen en/of aan te vullen. De opgedane ervaringen vormen voor de PDR en realisatoren belangrijke input om in de toekomst het aanbestedingsproces (nog) beter te kunnen verzorgen en als professionele opdrachtgever tegemoet te komen aan de aandachtspunten en wensen hieromtrent vanuit onder andere de markt(partijen). De resultaten van deze evaluatie worden uiteraard ook ter beschikking gesteld aan de deelnemende marktpartijen, de koepelorganisaties en breder binnen Rijkswaterstaat.

1.3

Werkwijze De bevindingen van de evaluaties van de maatregelen die de aanbesteding van het realisatiecontract achter de rug hebben zijn opgenomen in deze rapportage. In deze evaluaties is zowel gekeken naar de ervaringen van de aanbestedende diensten, als van de bij de aanbestedingen betrokken marktpartijen. De evaluatie heeft plaatsgevonden aan de hand van een dossierstudie, gesprekken met het projectteam van de aanbestedende dienst en gesprekken met de inschrijvende marktpartijen. Hierbij is naast een algemene terugblik ook specifiek gesproken over het doorlopen aanbestedingsproces, de toegepaste procedure, het contract, de selectie, de opzet en beoordeling van de EMVI en de gunning.



Pagina 8 van 48

In deze rapportage wordt per maatregel in een factsheet een korte samenvatting gegeven van de belangrijkste karakteristieken van het project en in het bijzonder de marktbenadering. Vervolgens worden achtereenvolgens de bevindingen van de aanbestedende dienst, de betrokken marktpartijen en de PDR weergegeven. Per maatregel zijn steeds de meer projectspecifieke bevindingen weergegeven. Bevindingen die niet op een specifieke maatregel betrekking hebben, zijn afzonderlijk weergegeven in hoofdstuk 3. Deze tussentijdse rapportage beschrijft de bevindingen van de evaluaties van de maatregelen, Overdiepse Polder, de Ontpoldering Noordwaard, Kribverlaging fase II, Neder-Rijn en Deventer. 1.4

Leeswijzer In hoofdstuk 2 zijn de resultaten per maatregel en invalshoek gepresenteerd, waarbij (project)specifieke bevindingen en daarbij behorende aanbevelingen worden gedaan. Hoofdstuk 3 behandelt de meer algemene, niet projectspecifieke bevindingen. Hoofdstuk 4 gaat in op de EMVI-evaluatie van de maatregelen zoals die binnen RWS wordt uitgevoerd en ook voor de PDR informatie oplevert. In hoofdstuk 5 komen de geleerde lessen naar aanleiding van de evaluaties aan de orde. Aan de hand van een analyse (van de rode draad) van de bevindingen per maatregel worden algemene conclusies en aanbevelingen geformuleerd.

1.5

Planning en vervolg Vooralsnog is van een beperkt aantal projecten de aanbesteding afgerond. Zodra er meer aanbestedingen achter de rug zijn, worden ook die geëvalueerd en wordt de rapportage aangevuld met de resultaten daarvan. De komende evaluaties worden ‘lean’ ingestoken waarbij wordt gefocust op het staven van de gesignaleerde lessen en eventuele aanvullende leerpunten ten opzichte van onderhavig evaluatierapport. De eerstvolgende evaluaties betreffen de recent afgeronde aanbestedingen van de maatregelen Avelingen en Zwolle (Q2 2012). Periodiek, per kwartaal, wordt de rapportage aangevuld met de resultaten van de evaluaties van de tot dan toe uitgevoerde aanbestedingen en de bevindingen en conclusies naar aanleiding daarvan. Naar verwachting betreft dit de projecten Millingerwaard, Kribverlaging fase 3, Munnikenland en Lent in Q3/Q4 2012. Hiermee is dan ¾ van alle aanbestedingen geëvalueerd. De evaluatierapportage hiervan wordt meegenomen in de ¾ review van het programma Ruimte voor de Rivier eind 2012.



Pagina 9 van 48

2 Evaluaties

2.1 2.1.1

Overdiepse Polder Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het ruimte geven aan de rivier door middel van het “Terpenplan”: de primaire waterkering wordt verlegd. Tegen deze waterkering zullen ook de toekomstige woningen en opstallen op terpen komen te staan. De boerderijen zijn in de nieuwe situatie hoogwatervrij en onder alle omstandigheden bereikbaar. De huidige dijk (primaire waterkering) wordt afgegraven tot het niveau van de waterstand die gemiddeld eens in de 25 jaar wordt overschreden, waarbij buiten deze periode normaal landbouwkundig gebruik mogelijk blijft. Het gebied tussen de nieuwe dijk en het Oude Maasje krijgt een natuurbestemming. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden betreffen: - het realiseren van o.a.: (1) grondwerk, dijk en terpen; (2) wegen, waterbouwkundige kunstwerken (gemaal, uitlaatconstructie en (3) inrichten natuurgebied - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen. Belangrijkste projectrisico’s Als grootste risico’s zijn geïdentificeerd: - afwijkende grondsamenstelling - toepassen SCB in uitvoering is nieuw voor waterschap - vertraging sloop opstallen doordat nieuwbouw particulieren vertraagd of onvoldoende afgestemd is - K&L inventarisatie en afstemming werkzaamheden - geen tijdige overeenstemming beheerdersverklaringen

- kwaliteitssysteem ON onvoldoende - aanvullende vergunningseisen - archeologische vondsten

- vertraging vergunningen - autonome ontwikkeling van bedrijven gaat door tijdens planstudie

Contract E&C-contract op basis van de UAV-gc. Uitwerkingsniveau eisen was gedetailleerd, niveau DO waarbij tevens een referentie-ontwerp van de ruimtelijke kwaliteit is meegegeven. Dit omdat kwaliteit voldoende moest worden gespecificeerd, t.a.v. procedures, vergunningen en vanwege omgevingseisen. E.e.a. mede doordat eerste uitwerking en gedachte was om RAW-bestek op de markt te zetten. In eerste instantie geen hiërarchie in eisen opgenomen, dit is later aangepast om beter aan te sluiten bij functioneel specificeren. Aanbesteding De belangrijkste kenmerken van de doorlopen aanbestedingsprocedure:



Pagina 10 van 48

Procedure: openbaar Ontwerpvergoeding: nee Selectiecriteria: uitsluitingsgronden, selectie-eisen: omzet en ervaring o.h.g.v. grondverzet, primaire waterkering en natuurtechnisch inrichten incl. omzeteisen bij deze ervaring. Inschrijvers: - Combinatie Van Oord Nederland B.V. / GMB Infa B.V. / Oldenkamp B.V. - Combinatie De Vries & Van der Wiel / Dredging International - Combinatie FL. Liebregts B.V. / Van den Herik Kust en Oeverwerken b.v. - Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf B.V. - Combinatie Boskalis B.V. / Martens en Van Oord Aannemingsbedrijf B.V. - Combinatie Dura Vermeer Divisie Infra B.V. / Ploegam B.V. - Combinatie MNO vervat B.V. / Van den Heuvel Werkendam B.V. / Aannemingsbedrijf AVK B.V.

Gunningscriterium: EMVI, met als criteria: - kwaliteitsplan - communicatieplan - procesbeschrijving coördinatie - procesbeschrijving ontwerp +verificatie - procesbeschrijving uitvoering + grond stromenschema, -balans - procesbeschrijving risicomanagement + risicoregister - procesbeschrijving planning + overall planning - procesbeschrijving V&G + voorbeeld V&G plan - procesbeschrijving duurzaamheid. Gunning: positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) EMVI-systematiek: prijs - kwaliteit 40-60 op basis van een wiskundige formule en nadere onderverdeling op de genoemde subcriteria. Scoretabel van 6 tot 10. Op alle subcriteria sprake van knock-out bij niet voldoen aan de eisen uit de vraagspecificatie. Doorlooptijd inschrijving: Doorlooptijd van de inschrijving bedroeg ca. 2,5 maand, deze is later verlengd i.v.m. aanvullende informatie die op een laat tijdstip beschikbaar kwam tot in totaal 3 maanden

Bijzonderheden: 1. In verband met grote kans op aanvullingen op het RIP als gevolg van de beroepsprocedure bij de Raad van State, is met de gunning gewacht tot het onherroepelijk worden van de bestemmingsplannen. 2. De winnende inschrijver is na een klacht van een concurrerende marktpartij gepasseerd vanwege een referentie die alsnog niet bleek te voldoen wat betreft de vereiste omzet. 2.1.2

Bevindingen Hieronder staan afzonderlijk voor de aanbestedende dienst, marktpartijen en de PDR de belangrijkste bevindingen die in de evaluatiegesprekken aan de orde zijn gekomen.



Pagina 11 van 48

2.1.2.1

Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. De taak- en rolverdeling bij overdracht van de planstudiefase naar de realisatiefase (marktbenadering) dient eenduidig vooraf te worden vastgelegd. Dit speelt nog sterker indien, zoals in dit geval, de eerste fase door een andere partij wordt uitgevoerd dan in de tweede fase het geval is (van provincie naar waterschap). Enerzijds moeten de afspraken die worden gemaakt in de planstudie zijn gebaseerd op de voorgestane marktbenadering, concreet betekent dit dat voor E&C dat niet, via afspraken met de omgeving, het ontwerp al geheel wordt vastgelegd. Anderzijds moeten alle gemaakte afspraken zorgvuldig worden overgedragen zodat deze op een juiste wijze landen in het contract. Geschiedt dit onvoldoende dan gaat kostbare tijd verloren en ontstaan er nodeloos discussies. Contract Eisen in het contract dienen vanaf het begin topdown en functioneel gespecificeerd te worden. Zodoende is ook een meer functionele uitwerking mogelijk. In het contracteringsproces is een omgekeerde werkwijze aangehouden, wat wellicht een gemiste kans is geweest. 3. Zo SMART mogelijk beschrijven van de gunningscriteria is belangrijk, zodat in de uitvoering ook daadwerkelijk gestuurd kan worden op de naleving van hetgeen is aangeboden in de inschrijving. 2.

Procedure Kies alleen een openbare procedure indien zekerheid bestaat over beperkt aantal inschrijvers (i.v.m. beperking van de transactiekosten). 5. Stel een ontwerpvergoeding beschikbaar indien, zoals hier het geval was, een forse inspanning wordt gevraagd om te kunnen inschrijven (inschrijvers hebben in dit geval nog zelf grondboringen moeten uitvoeren om een voldoende risico-inschatting te kunnen maken). 4.

Selectie Zorg voor proportionele selectiecriteria, met name ten aanzien van de omzeteisen bij geëiste deskundigheid. Gevraagde (mate van) ervaring was hier niet altijd even relevant.

6.

Aanbestedingsproces Geef in eerste inlichtingen aan welke (contract)informatie nog later tijdens aanbesteding beschikbaar komt, zodat inschrijvers hierop kunnen inspelen. En kies meerdere momenten om nota’s te versturen, zodat inschrijvers niet lang op antwoorden hoeven te wachten. Dit heeft goed gewerkt.

7.



Pagina 12 van 48

EMVI 8. Kies de EMVI-criteria doelstellingen risicogestuurd. Door fors aantal is er geen of te beperkt onderscheidend vermogen (beperkt gewicht per criterium en uitmiddeling door vele criteria). 9. De beoordeling van de EMVI bij voorkeur monetariseren (in plaats van punten en formules) zodat (1) duidelijk is of voldoende prikkel uitgaat van een criterium, (2) of de meerwaarde in evenwicht is met de verwachte extra inspanning en (3) hoeveel OG over heeft voor extra kwaliteit. 10. Neem onderlinge consistentie van onderdelen uit het Plan van Aanpak mee in de beoordeling. Beoordeling, gunning Check of (in te vullen) formats bij inschrijving 1-op-1 overeenkomen met tekst en eisen uit het beschrijvend document (voorkom tegenstrijdigheden) (t.a.v. referentie voor ervaringseisen klopte de invulbijlage niet met de hoofdtekst waardoor uiteindelijk beste inschrijver gepasseerd moest worden).

11.

2.1.2.2

Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Algemeen 1. In zijn algemeenheid een heldere aanbestedingsprocedure en een professioneel team, wel hier en daar wat missers. 2. Het verstrekken van informatie over de wijze van inschrijven van een partij aan een andere inschrijver, zoals hier is voorgekomen, is zeer onprofessioneel en ook aanbestedingsrechtelijk niet goed. Contract 3. Controle in de uitvoering op het daadwerkelijk leveren van de aangeboden EMVI-waarde en dit zonodig sanctioneren is essentieel. 4. Vraagspecificatie was ongestructureerd, uiteindelijk wel duidelijk genoeg (de eisen op zichzelf). Selectie 5. Inhoudelijke controle op de selectie-eisen moet beter om fouten te voorkomen, zodat niet in een later stadium alsnog partijen moeten worden uitgesloten. 6. De selectie-eisen zijn door één partij als disproportioneel ervaren, in het bijzonder voor combinaties. 7. Er zijn eisen als niet relevant ervaren gezien het project en de projectomgeving (zoals omgang met boeren). Nut en noodzaak van eisen moet soms beter worden toegelicht. Aanbestedingsproces 8. Marktpartijen zijn allen niet zo tevreden over het inlichtingenproces. Antwoorden kwamen te laat, aanvullende informatie tijdens aanbesteding was te laat waardoor ook uitstel van indienen inschrijvingen nodig was. 9. Grote terughoudendheid van OG bij inlichtingen (antwoorden toelichten), informatie verstrekken en het (niet) vragen om verduidelijking. Hier moet in zijn algemeenheid minder krampachtig mee om worden gegaan. (Dit heeft relatie met hoeveelheid informatie in contract. OG probeert alles juridisch dicht te timmeren). EMVI 10. De prijs-kwaliteit verhouding in de EMVI is positief beoordeeld. 11. Er was sprake van te veel en te algemene EMVI-criteria die daarom niet onderscheidend waren.



Pagina 13 van 48

12. De EMVI-criteria waren erg op het proces gericht. Alle marktpartijen kunnen dit nu wel, of men heeft i.i.g. een goed plan in de kast liggen. In toekomstige projecten hier niet meer naar vragen. 13. Er is onvoldoende onderscheidend gescoord. 2.1.2.3

Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces en vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen Deze maatregel is als één van de eerste maatregelen binnen het programma de markt op gegaan. Binnen de PDR was op dat moment nog niet uitgekristalliseerd hoe maatregelen het beste te toetsen, te begeleiden en faciliteren. De Overdiepse Polder is wat dat betreft voor de PDR een leerschool geweest. Volgende maatregelen zijn mede op basis hiervan intensiever vooraf begeleid.

1.

Contract Vroegtijdig nadenken over de marktbenaderingsstrategie is een vereiste. Indien een gedetailleerde uitwerking een feit is, is een terugkeer naar meer functionele specificaties moeilijk of zelfs onmogelijk. Dit vergt in het bijzonder aandacht van de PDR en de realisator indien er een overgang gaat plaatsvinden van – in dit geval – provincie naar waterschap. 3. De markt maakt zich zorgen over de daadwerkelijke realisatie van voor de EMVI aangeboden meerwaarde; komt die er ook echt en stuurt de OG daar op? Het is verstandig om in het contract in ieder geval een EMVI-sanctie op te nemen, bijvoorbeeld zoals RWS dat doet, hier was dat niet opgenomen. Ook in de contractbeheersing hier expliciet op toetsen. 2.

Procedure Achteraf gezien was een ontwerpvergoeding hier wel op zijn plaats geweest, gezien de benodigde inspanning om een prijs en goede inschrijving te kunnen maken.

4.

Selectie Nauwgezet blijven toetsen of aan de selectie-eisen wordt voldaan middels de opgevoerde referenties; daar als PDR ook gericht op sturen bij de realisatoren.

5.



Pagina 14 van 48

EMVI 6. Er zijn erg veel criteria gebruikt, waardoor uiteindelijk onvoldoende sturing plaats kan vinden op de echte risico’s en kansen en het moeilijk wordt voor inschrijvers om zich te onderscheiden. 7. Een EMVI met de hier uitgevraagde procesbeschrijvingen is onwenselijk, te algemeen en nagenoeg niet onderscheidend. 8. In de EMVI uitgaan van geldbedragen (monetariseren) verdient de voorkeur boven het gebruik van puntensystemen en formules. Daarmee wordt duidelijker wat het effect is van een EMVI, waar op wordt gestuurd en wat het kost. Overigens lijkt de markt hier niet zo’n last van te hebben. 9. Een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR. De PDR onderschrijft de bevindingen van de markt t.a.v. aantal criteria, onderscheidend vermogen van de criteria en het toepassen van gemonetariseerde criteria. Dit is ook opgenomen in de strategie en wordt uitgedragen richting realisatoren tijdens de voorbereiding.



Pagina 15 van 48

2.2 2.2.1

Ontpoldering Noordwaard Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het gedeeltelijk afgraven van de dijken om in- en uitstroom-openingen te creëren. Grote delen van de polder worden hierdoor buitendijks gebied. Het doel is het water bij hoge waterstanden zo hoog mogelijk bovenstrooms af te leiden en af te voeren richting het Hollandsch Diep. De polder wordt verdeeld in een zogeheten doorstroomgebied dat minimaal enkele keren per jaar – vooral in de wintermaanden – onder water staat en enkele hoge kade polders die slechts in extreme situaties moeten kunnen meestromen. Uitgangspunt bij de uitvoering van de maatregel is dat de huidige bewoners in de Noordwaard moeten kunnen blijven wonen. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voren werkzaamheden betreffen: het uitvoeren van projectmanagement het aanvragen van vergunningen het realiseren van o.a. grondwerk; kunstwerken (vnl. bruggen); kades en wegen. -

Belangrijkste projectrisico’s Als grootste risico’s zijn geïdentificeerd: - ON geeft onvoldoende invulling aan ruimtelijke kwaliteit - beheer en onderhoud door ON sluit niet aan bij wensen/verwachtingen grondeigenaren - onduidelijkheid over de vereiste onderhoudsinspanning na oplevering - toezeggingen aan derden / maatwerkafspraken worden niet nagekomen - ON heeft onvoldoende oog voor LCC benadering

- ON accepteert onderhoudsverplichting niet of slechts tegen een zeer hoge prijs - met langdurige onderhoudsverplichting kan RWS niet goed ingrijpen in het gebied als het niet functioneert zoals het dat moet doen. - vast aan ON terwijl vergunningen niet verleend worden - beheerder accepteert opgeleverde objecten niet - project vertraagt door vertraging in het planproces

Contractvorm Er is gebruik gemaakt van een D&C-contract op basis van de UAV-gc. Hierin is waar mogelijk functioneel gespecificeerd, binnen de (beperkte) ruimte die het Rijksinpassingsplan (RIP) en het voorkeursalternatief laten. Verschillende onderdelen zijn noodzakelijkerwijs gedetailleerd uitgewerkt. Ontwerpvrijheid zit vooral rondom uitvoeringswijze, ontwerp van kunstwerken, gemalen en wegen en duurzaamheidaspecten. Als beheersmaatregel voor het risico dat het planologisch proces vertraging oploopt en men dan vast zit aan een ON, is ervoor gekozen om een faseovereenkomst te gebruiken. Daarmee kunnen



Pagina 16 van 48

indien nodig eerst alleen voorbereidende werkzaamheden worden opgedragen, in afwachting van een onherroepelijk RIP. Aanbesteding Procedure: niet openbaar, met nadere selectie van max. 5 gegadigden o.b.v. ranking Ontwerpvergoeding: ja Gunning positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft prijs als de kwaliteit) EMVI criteria: a. proceskwaliteit b. hinder tijdens de uitvoering c. onderhoudsvriendelijkheid ontwerp & uitvoering d. ruimtelijke kwaliteit

2.2.2

EMVI systematiek: gunnen op waarde, monetariseren Doorlooptijd van de inschrijving: ca. 6 maanden Gunningscriterium: EMVI

Inschrijvers: - Combinatie CFE - De Vries & van de Wiel - Combinatie Boskalis/MvO/VHB/Gebr. Van Kessel - Combinatie Colijn Aannemersbedrijf BV / Van den Biggelaar Aannemersbedrijf BV - Combinatie GMB/Van Oord/BAM/Oldenkamp - Ballast Nedam

Bevindingen Hieronder staan afzonderlijk voor de aanbestedende dienst, de marktpartijen en de PDR de belangrijkste bevindingen die in de gevoerde evaluatiegesprekken aan de orde zijn gekomen.

2.2.2.1

Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Contract 1. Omgevingsproducten (RIP en vergunningen) zijn door de contractmanager en deskundigen gescreend om te voorkomen dat via het planologisch proces het contract teveel een RAWkarakter krijgt. Selectie 2. Wees zorgvuldig bij beoordeling selectie: ruim voldoende tijd in voor de beoordeling in verband met check referenties, stel intern protocol op en zorg voor deskundige beoordelaars en hanteer ook bij selectie een alcatelperiode, gebruik die tijd voor toelichting aan de afgewezen partijen. Aanbestedingsproces 3. Toelichting van de aanbieding (ook aan beoordelaars), helpt bij totstandkoming goede beoordeling. Echter presentatie zelf scoort niet mee in EMVI. In de toelichting is tevens het beoordelingsproces uitgelegd aan inschrijvers. Over en weer elkaar op deze manier informeren wordt als zeer positief ervaren en helpt ook bij het voorkomen van een rechtsgang.



Pagina 17 van 48

Beoordeling, gunning 4. Zorg voor deskundigheid (en status, helpt ook bij acceptatie oordeel door inschrijvers en bij rechtsgang) van beoordelaars. 5. Omgevingspartijen betrekken in de beoordeling was in dit geval zinvol, maar noopt wel tot goede instructie en een goed protocol bij de beoordeling. 6. Instructie en format beoordelingsformulieren: niet alleen cijfer geven, ook onderbouwing is belangrijk en laat beoordelaars in de voorbereiding meewerken aan de criteria en het opstellen van de inschrijvingsleidraad, dit helpt bij het meetbaar krijgen van de criteria. 7. Team van beoordelaars (min. 2) helpt objectiviteit. 8. Organiseer eigen weerstand bij definitieve (plenaire) beoordeling. Zorg voor een integrale beoordelaar, die zelf niet scoort, maar raakvlakken en consistentie tussen criteria checkt. En een jurist t.a.v. (formulering) onderbouwing en consistentie hiervan met uitvraag. 9. In alcatelperiode mondelinge terugkoppeling met inschrijvers en daarna eventuele uitgebreide terugkoppeling t.a.v. inhoudelijke beoordeling. De terugkoppeling helpt inschrijvers bij oordeelvorming over beoordelingsproces en de uiteindelijke score, dit voorkomt (onnodige) rechtsgang van afgewezen inschrijvers. 10. Bij terugkoppeling tactische bewoordingen kiezen en nadenken over de informatie (en hoe) die wordt uitgewisseld. 2.2.2.2

Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Algemeen 1. Het aanbestedingsproces is in het algemeen als gestructureerd en transparant ervaren, de kaders waren duidelijk, het proces was helder. 2. Het inkoopteam is dan ook als zeer professioneel ervaren, er was een goede (persoonlijke) relatie met het aanbestedingsteam. Contract 3. Contractstructuur, opzet, format e.d. helder en goed. Procedure 4. Rondleiding door projectgebied is zeer positief ontvangen, echter graag op een later tijdstip. Het team is na 2 weken nog niet gevormd, ondanks dat OG denkt van wel. 5. Informatie in aankondiging en selectie goed en voldoende. 6. Doorlooptijden en momenten van indienen ook goed. Aanbestedingsproces 7. Geautomatiseerd systeem t.a.v. vraag en antwoord zeer goed, want betekende iedere week een antwoord (NvI). 8. Teveel (onnodige,) niet zinvolle inschrijvingsinspanning (zoals het maken van een maquette) en wat is daar uiteindelijk mee gedaan, indruk van inschrijver is dat hier niets mee is gedaan EMVI 9. Van het criterium hinderbeperking in de EMVI was niet duidelijk waarom en waarvoor hier was gekozen, gezien de landelijke omgeving.



Pagina 18 van 48

10. Weging, scoresysteem en uiteindelijke scores (range van beoordelingen) positief, echter wel teveel EMVI en enkele criteria niet onderscheidend danwel relevant. Beoordeling, gunning 11. Verbeterpunt is het contact met de beoordelaars nu die deels geen onderdeel waren van het projectteam (beoordelaars vanuit omgevingspartijen, zoals Welstand). Laat hen zaken toelichten en bij inlichtingen aanwezig zijn zodat een beeld kan worden gevormd van wat belangrijk is en ze zelf ook op één lijn zitten met het aanbestedingsteam. Heel positief was dat ze inclusief rol bekend waren, transparant. Deskundigheid beoordelaars toegejuicht, echter: 12. Aantal beoordelaars werd wel als probleem (niet zo transparant) gezien. Indruk van marktpartijen is dat niet alle beoordelaars voldoende in het (totale) contract zijn ingelezen en daarmee integraliteit van de beoordeling van biedingen onvoldoende is geborgd? 13. Presenteren eigen bieding als zeer positief ervaren. 14. Terugkoppeling beoordeling zeldzaam professioneel en goed. 15. Vertraging in uitslag (niet,) te laat gecommuniceerd. 2.2.2.3

Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen 1. De wijze van kwaliteitsborging van de voorbereiding van het contractdossier en de aanbesteding is erg goed geweest (zeer uitvoerige collegiale toets). 2. Overall indruk ten aanzien van het gehele inkoopproces: zorgvuldig en professioneel, in die zin een voorbeeldproject. Kwaliteit van het team was goed zichtbaar in het goede resultaat: een zorgvuldig doorlopen procedure op basis van een goed contractdossier. 3. De expliciete toets van RIP en vergunningen op onnodig strikte en/of gedetailleerde voorschriften om te voorkomen dat het contract onvoldoende ruimte zou laten aan de markt is goed geweest en verdient navolging. Desalniettemin had hier ook tijd gewonnen kunnen worden door in de planstudie direct met functioneel specificeren te beginnen. 4. Samenwerking maatregel - PDR verliep niet vlekkeloos. Dit kwam mede door onduidelijkheid over rollen en taken van PDR versus de reguliere RWS-organisatie waar de maatregel ook nog mee te maken had. 5. De ervaringen na gunning leren dat je wanneer je iets echt belangrijk vindt en precies weet wat je wilt , bijvoorbeeld v.w.b. techniek of vormgeving, je dat ook het beste voor kunt schrijven (dus niet functioneel uitvragen). Aanbestedingsproces 6. Beperk de inschrijfinspanning tot wat echt noodzakelijk is en vraag niet meer uit. EMVI 7. Beperkt aantal criteria, maar wel veel subcriteria. Daardoor alsnog in totaal veel criteria. Dat kan minder.



Pagina 19 van 48

8.

Score van -1 tot 3 werkt goed, geen rapportcijfersfeer en kleine range betekent dat er onderscheidend wordt gescoord, mits de beoordelaars daarop ook worden geïnstrueerd.

Beoordeling, gunning 9. Voorzichtigheid is geboden met het opnemen van mensen van buiten het projectteam in de beoordelingscommissie. Dit vraagt veel afstemming en zorgvuldigheid. Scherp kijken of dit de moeite loont. 10. Beoordelingsproces, inclusief toelichting van de aanbieding door de inschrijvers, en terugkoppeling hiervan is zeer zorgvuldig en uitgebreid doorlopen. Kan worden beschouwd als best practice. 11. Er was een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR.



Pagina 20 van 48

2.3 2.3.1

Kribverlagingen fase II Projectfactsheet Projectbeschrijving De maatregel betreft het verlagen van de kribben op de Midden-Waal, gedeelte grofweg tussen Nijmegen en Ochten. Het doel is het doorstroomprofiel van de rivier zodoende te vergroten en daarmee een daling van de hoogwaterstanden te bereiken. Eerder is de pilot Kribverlagingen fase I op de markt gezet met onder andere als doel om hiervan, voor de kribben, te leren voor de volgende fasen. Uit de evaluatie en de bevindingen van de aanbesteder blijkt dat er op een zorgvuldige wijze is omgegaan met de informatie en kennis die is opgedaan bij de pilot die is uitgevoerd in fase I van de kribverlagingen. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voren werkzaamheden betreffen: het ontwerp en uitvoeren van de kribverlaging o.b.v. de meegegeven ontwerpkaders - het onderhouden van de kribben en de reeds uitgevoerde kribben van fase I voor de MiddenWaal tot één jaar na oplevering - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen - het uitvoeren van de benodigde onderzoeken - het verzorgen van een plan van aanpak BKK en het verwerken van vrijkomende materialen conform dit plan - het afdekken van of monitoren van de erosie rond K&L ter plaatse. -

Belangrijkste projectrisico’s Als grootste risico’s zijn geïdentificeerd: - met uitsluitend functioneel specificeren wordt onvoldoende invulling gegeven aan de eisen en wensen (ontwerp ligt goeddeels vast via WBRvergunning); ontwerp ON past niet - uitloop werkzaamheden door onvoldoende werkbare dagen - onverwachte vondsten (K&L, NGE, archeologie) - OG te veel betrokken bij grondstromen en omgang daarmee - ON die niet goed (kan) werken onder kwaliteitsborging


- onderhoud kribben sluit niet goed aan bij overige onderhoud op de Waal - te laat of niet verkrijgen vergunningen door ON - beschadiging K&L - kwaliteit kernmateriaal is anders dan onderzocht - ontwerp is niet stabiel - onvoldoende oppervlak aan verlaging - vrijkomende materialen worden niet nuttig toegepast - missen van kansen om in 2012 nog meer kribben te verlagen (meer werkbare dagen)


Pagina 21 van 48

Contractvorm Er is gebruik gemaakt van een D&C contract op basis van de UAV-gc met een onderhoudsperiode van 1 jaar. Hierin is waar mogelijk functioneel gespecificeerd, binnen de (beperkte) ruimte die de ontwerpkaders (i.v.m. halen doelstelling) nog laten. Ontwerpvrijheid is verder ingekaderd door enkele uitvoeringswijzen uit te sluiten i.h.k.v. risicobeheersing. Aanbesteding Gunningscriterium: EMVI

Procedure: openbaar, vanwege maximale concurrentie, snelheid, beperkte inschrijvingsinspanning en verwachting van beperkt aantal geïnteresseerden

EMVI-systematiek: gunnen op waarde, monetariseren

Selectie: (1) omzeteisen, (2) algemene ervaring: UAV-gc, projectmanagement, ontwerp en uitvoering gecombineerd en (3) technische bekwaamheid o.h.g.v. waterbouwkundige werken op en in stromend water opengesteld voor scheepvaart

EMVI-criteria: a. risico-inventarisatie en efficiëntie beheersmaatregelen; b. kwaliteit van ontwerpoplossing over gangsconstructies; c. ontwerpproces, tot en met verificatie; d. presentatie en toelichting. - knock-out op a. en b.

Doorlooptijd van de inschrijving: ca. 4 maanden

Aantal inschrijvers: - L. Paans en zonen B.V. - Combinatie Van den Herik Kust en Oeverwerken B.V. / Boskalis B.V. - Combinatie Martens & Van Oord B.V. / Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf B.V. - Aannemersbedrijf Gebroeders Van der Lee V.O.F. - Aannemingsbedrijf De Klerk B.V.

Gunning: positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) Ontwerpvergoeding: nee

Bijzonderheden: 1. Twee partijen zijn op basis van knock-out op de EMVI-criteria gepasseerd. 2. Er zijn enkele bijzonder lage inschrijvingen ontvangen. 2.3.2




Pagina 22 van 48

2.3.2.1

Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. Samenwerking met de PDR is erg goed verlopen. PDR is goed meegenomen in het proces, mede door het betrekken van de PDR bij de beoordeling en daarmee het opstellen van de documenten. Hierdoor was de PDR inhoudelijk op de hoogte, was er over en weer vertrouwen en verloopt de samenwerking en toetsing vlot. 2. Zorg als aanbesteder zelf voor een gedegen kwaliteitsborging en betrek hierin de PDR (o.a. risicosessies), zodat PDR voldoende inhoudelijk op de hoogte is, vooraf kan faciliteren en meekijken waarmee de formele toetsmomenten soepel verlopen. Vanuit de PDR is heel actief gefaciliteerd en dit is positief ervaren. Contract 3. Inventariseer de grootste projecten inkooprisico’s in het inkoopplan zodat deze ook worden geadresseerd in het contract, de selectie-eisen en de EMVI-criteria. 4. Er is gestructureerd en functioneel gespecificeerd, waar nodig (ontwerp kribben) zijn uitgebreide(re) ontwerpkaders voorgeschreven. Combinatie vrijheden laten waar het kan en nader specificeren waar nodig werkt en past binnen UAV-gc. Echter, met name omdat het hier verbouw betrof is er geworsteld om dit goed in het contract verwoord te krijgen. 5. Omgang met vrijkomende materialen, verontreinigde grond en hergebruik is een lastig punt dat veel discussie opwerpt tussen ON en OG. 6. Wees kritisch t.a.v. de informatie die je meegeeft in het contract (kan ook tegen je werken), structureer en filter dit goed en geef aan wat belangrijk is. Procedure 7. Openbare procedure afhankelijk van marktconsultatie toepassen, hieruit bleek een beperkt aantal inschrijvers zodat deze procedure kon worden toegepast. Aanbestedingsproces 8. Toepassen van geautomatiseerd systeem via internet voor vragen en antwoorden werkt goed, is aan te bevelen. 9. In eerste inlichtingen aangeven welke (contract)informatie nog later tijdens aanbesteding beschikbaar komt, zodat inschrijvers hierop kunnen inspelen. En meerdere momenten kiezen om nota’s te versturen, zodat inschrijvers niet lang op antwoorden hoeven te wachten werkt positief. 10. Eerste inlichtingen op een later moment kiezen, niet al na twee weken zodat inschrijvers echt goed voorbereid zijn. 11. Vraag om een uitgebreidere inschrijvingsstaat, nu heeft het vanwege grote verschil tussen inschrijfprijs en raming erg lang geduurd om te bepalen dat het een passende inschrijving betrof. EMVI 12. Zorg voor beperkte, echt projectspecifieke EMVI-criteria. Dit heeft hier zeer goed gewerkt (blijkens de hoge kwaliteit inschrijvingen) in het bijdragen aan de doelstellingen en om aanvullende kwaliteit te verkrijgen. 13. EMVI-sanctie werkt goed als incentive dat ON zich eraan houdt. Echter, daadwerkelijk boete opleggen bij niet voldoen in uitvoering is lastig.



Pagina 23 van 48

14. Knock-out op ontwerp heeft echt gewerkt en is toegepast in de beoordeling (hierop zijn partijen afgevallen), dit borgt goed een minimale kwaliteit aanbieding. 15. Het helpt in de beoordeling en onderbouwing om al een beeld (referentie) te hebben van slechte en goede score. Beoordeling, gunning 16. Stel een beoordelingsprotocol op en houd vooraf een sessie met beoordelaars om beoordelingswijze op één lijn te krijgen. 17. Meer tijd inruimen voor de beoordeling, specifiek de finale plenaire sessie, uiteindelijk is op onderdelen een knoop doorgehakt vanwege tijdgebrek in de sessie (gepland was één dagdeel), waarbij op één aspect een andere uitkomst zou zijn geweest indien er meer tijd was geweest. 18. Presentatie van de biedingen heeft toegevoegde waarde, voor de vervolgfase (aanbesteding fase 3 van Kribben) wordt overwogen om mee te nemen om de beoordeling van de plannen t.a.v. score nog aan te passen op basis van de presentatie. 19. Organiseer eigen weerstand bij definitieve (plenaire) beoordeling. Zorg voor een integrale beoordelaar, die zelf niet scoort, maar raakvlakken en consistentie tussen criteria checkt. Rol is hier zeer goed ingevuld door de voorzitter, kies deze zorgvuldig. 20. Geef in alcatelperiode mondelinge terugkoppeling aan inschrijvers en daarna eventuele uitgebreide terugkoppeling t.a.v. inhoudelijke beoordeling. 2.3.2.2

Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Contract 1. Eisen waren te abstract geformuleerd om te voldoen aan functioneel specificeren, waardoor tegenstrijdige dwangpunten ontstonden. 2. Te grote hoeveelheid informatie meegegeven, in korte aanbestedingsperiode is dit niet te overzien door inschrijvers. 3. Ontwerpverantwoordelijkheid voor ON strookt niet met het alsnog dichttimmeren van het ontwerp door OG. 4. Uit contract en toelichting leek ruimtelijke kwaliteit belangrijk, kwam echter niet terug in EMVI. Inschrijver vraagt zich ook af in hoeverre dit hier relevant is. Aanbestedingsproces 5. In de (individuele) inlichtingen meer informatie geven over mogelijke oplossingsrichtingen, zodat inschrijver een beeld kan vormen of de voorgestane oplossingsrichting wordt gewaardeerd. 6. Eerste inlichtingen waren te snel om goed als inschrijver voor te kunnen bereiden, echter er waren meerdere gepland en op aanvraag zijn aanvullende inlichtingen gegeven, dat is als positief ervaren.



Pagina 24 van 48

EMVI 7. EMVI-criteria waren goed en projectspecifiek, ook presentatie is gewaardeerd, wordt als transparant ervaren, wellicht in het vervolg zorgen dat o.b.v. presentatie score voor plannen nog kan worden bijgesteld. 8. EMVI-sanctie ook daadwerkelijk toepassen in de uitvoering, anders komen partijen weg met beloven van kwaliteit maar dit niet waarmaken (en wel goed scoren in de beoordeling). 9. Er is onderscheidend gescoord (grote range in toegekende scores), wat als positief wordt ervaren. 2.3.2.3

Bevindingen en aanbevelingen van de PDR Zowel tijdens de marktbenadering als daarna met het uitvoeren van de evaluatie zijn door de PDR (aanvullende) bevindingen opgedaan, enerzijds op basis van een analyse van de bevindingen van de verschillende betrokken partijen, anderzijds op basis van de indruk van het proces vanuit de rol die de PDR daar zelf in heeft. Algemeen 1. Er is op een zorgvuldige wijze omgegaan met de informatie en kennis die is opgedaan door de pilot die is uitgevoerd in fase I. 2. Er was sprake van een deskundig inkoopteam bij de realisator. 3. Er was sprake van een goede samenwerking en open communicatie tussen project en PDR. Contract 4. Het werkt niet goed om ontwerpvrijheid te suggereren waar deze er niet is. Zowel door projectteam als inschrijvers is geworsteld met ontwerpvrijheid laten middels een algemene ontwerpformule voor de kribben terwijl voor elke krib afzonderlijk was voorgeschreven waar die aan moest voldoen en hoe die moest worden uitgewerkt. 5. Wees kritisch t.a.v. de (hoeveelheid) informatie die je meegeeft in het contract, structureer en filter dit goed en geef aan wat belangrijk is. EMVI 6. EMVI-waarde was hoog genoeg, hier is geleerd van fase I. De criteria waren beperkt, projectspecifiek en hebben duidelijk bijgedragen aan de project doelstellingen en het verkrijgen van aanvullende kwaliteit. 7. Een aanzienlijk verschil tussen contractraming en inschrijfprijs van de winnende inschrijving. Dit is als een aandachtspunt voor het vervolg opgepakt door de PDR.



Pagina 25 van 48

2.4 2.4.1

Nederrijn Projectfactsheet Projectbeschrijving Het project rivierverruiming uiterwaarden Nederrijn, bestaat uit vier maatregelen: de uiterwaardvergraving Doorwertsche Waarden, Middelwaard, De Tollewaard en de Obstakelverwijdering PKBplangebied Elst. Realiserende partij is Rijkswaterstaat. De maatregel is aangewezen om invulling te geven aan de innovatiedoelstelling van het programma. In dat kader is er bij wijze van pilot gekozen voor vroegtijdige marktbenadering. Hierdoor omvat de scope van het contract met de markt naast de realisatie van de vier PKB-maatregelen Neder-Rijn ook de nadere planuitwerking (op basis van de gekozen voorkeursvariant). Doel van de pilot is te onderzoeken of op deze wijze de realiserende marktpartijen op een effectieve wijze eerder dan veelal gebruikelijk is bij het project kunnen worden betrokken. (planstudie, ontwerp en realisatie (PD&C)) Een tweede pilot betrof het gebruik van Best Value Procurement (verder: BVP)/prestatieinkoop. Dit heeft grote invloed op vormgeving van de aanbesteding en de werkwijze gedurende de looptijd van het contract. De projectdoelstelling is het zo vroeg mogelijk opleveren en het behouden en verbeteren van het draagvlak, binnen de kaders van de vereiste cm’s waterstanddaling en ruimtelijke kwaliteit). Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden betreffen: - de verdere planuitwerking en vergunningaanvragen op basis van de gekozen voorkeursvariant; - het realiseren van o.a.: (1) diverse grondwerkzaamheden, (2) geulen en moeras wegen en waterbouwkundige kunstwerken, (3) kwelbeperkende voorzieningen, (4) het uitvoeren van diverse sloop en saneringswerkzaamheden, en (3) het verleggen/verlagen/verwijderen van zomerkaden; (5) het inrichten van natuurgebied; - het uitvoeren van projectmanagement; - het aanvragen van vergunningen. Belangrijkste projectrisico’s Als grootste risico’s zijn geïdentificeerd: - Vertraging grondverwerving door vertraging planstudie - Niet verkrijgen van alle benodigde gronden - Onvoldoende gegevens m.b.t. NGE, archeologie en vervuiling - Markt wenst deze wijze van contracteren niet - Niet werkende samenwerking ON en RWS


- Onvoldoende kwaliteit contracten/of aanbestedingsstukken - Bezwaar en beroep - ON optimaliseert ontwerp/plan voor zichzelf ten nadele van de omgeving - Bevoegde gezagen werken niet/slecht samen met private partij - PDR accepteert producten planfase van marktpartij niet


Pagina 26 van 48

Contract D&C-contract op basis van de UAV-gc, met een aanvulling / aanpassing voor het opnemen van het onderdeel planuitwerking. Het wordt ook wel een P D&C contract genoemd. Het onderdeel planuitwerking betreft een (zware) inspanningsverbintenis. Anders dan bij de meeste Ruimte voor de Rivier maatregelen, was het uitwerkingsniveau van de eisen overwegend functioneel. Er is aanbesteed op basis van de vastgestelde voorkeursvariant, die kon rekenen op bestuurlijk draagvlak in de regio. Onderdelen zijn wel verder uitgewerkt, waaronder de ruimtelijke kwaliteit. Teneinde te borgen dat de kosten in de hand blijven, is er een stoppunt (acceptatiemoment) ingebouwd tussen planuitwerking en start van de realisatie. Om ongewenste afhankelijkheden te voorkomen, is het contract opgebouwd uit een viertal afzonderlijke administratieve “modules”, waardoor ingeval van vertraging een onderdeel uit de vraagspecificatie zou kunnen worden geknipt. Aanbesteding De belangrijkste kenmerken van de doorlopen aanbestedingsprocedure: In de aanbesteding is gebruik gemaakt van BVP. Dit heeft de aanbesteding en met name de wijze van gunning in belangrijke mate bepaal. Procedure: Niet-openbaar, zonder maximering van het aantal inschrijvers Ontwerpvergoeding: Ja, voor de beste 5 Selectiecriteria: Uitsluitingsgronden conform ARW 2005 en BIBOB. Omzet-en ervaringseisen: projectmanagement in de GWW incl. ontwerp en omgevingsmanagement, ervaring met planstudie, grondverzet, ontwerp en aanleg van bouwkundige constructies Inschrijvers: 6 - Combinatie Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf BV / Ploegam B.V. - Boskalis B.V. - Combinatie De Vries & Van de Wiel Kust- en oeverwerken B.V. / Arcadis Nederland B.V. - Martens en Van Oord Aannemingsbedrijf B.V. - Mourik Groot-Ammers B.V. - Combinatie GMB Infra. B.V. / Van Oord Nederland B.V. / Oldenkamp B.V. / DHV B.V.


Gunningscriterium: EMVI, met als criteria: - Risk Assessment and Value Added plan (RAVA plan / Risico- en kansendossier) - Interviews met sleutelfunctionarissen van de inschrijver - Planning - Inschrijvingsprijs

Gunning: positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) EMVI-systematiek: Gunnen op waarde, monetariseren conform RWS standaard Doorlooptijd inschrijving: ca. 5 maanden


Pagina 27 van 48

Bijzonderheden: - Het betreft een aanbesteding met gebruikmaking van BVP - Het is ook een pilot voor het uitbesteden aan de uitvoerende marktpartijen van een deel van de planstudie. Er is aanbesteed op basis van de vastgestelde voorkeursvariant. 2.4.2


2.4.2.1

Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. De voorbereiding van de marktbenadering is als niet eenvoudig ervaren. Verschillende factoren spelen daarbij een rol (niet in volgorde van belangrijkheid): - Personele wisselingen in het team. Eind 2009/begin 2011 zijn respectievelijk de projectmanager, de omgevingsmanager en de contractmanager gewisseld; - De innovatiedoelstelling die is gekoppeld aan de maatregel heeft geholpen bij het mogelijk maken van bijvoorbeeld de BVP aanbesteding en het tevens aanbesteden van (een deel) van de planstudie, maar heeft ook nogal wat ruis opgeleverd. Een voorbeeld is de discussie over de toepassing van onderzuigen . Voor het projectteam bleef de exacte projectopdracht lang onduidelijk. - De sturing vanuit de PDR is door het projectteam als diffuus ervaren. De indruk is dat er steeds weer andere prioriteiten waren: versnellen of niet en zo ja in welke mate, de invulling van de innovatiedoelstelling, gebruikmaking van BVP al la de spoedwet. Na vaststelling van het Plan van aanpak en het inkoopplan heeft men dit probleem niet meer ervaren 2. De facilitering door de PDR is tot en met 2009 vrij intensief geweest, met name vanuit Markt en Aanbesteding. Daarna was dit op orde en is de PDR meer op afstand komen te staan. RWS heeft de kennis en kunde in huis om de contracten aanbestedingsvoorbereiding goed zelf te doen. Toetsing door de PDR wordt als onnodige extra slag ervaren mede daar PDR t.a.v. de afwijkende aanpak ook weinig kennis in huis had om dit goed te kunnen beoordelen. 3. Het toetsproces van SNIP producten en het contractdossier door de PDR is voor het projectteam niet altijd even duidelijk geweest. Waarop toetst de PDR en heeft er ook een integrale toets plaatsgevonden? 4. Werken in een programma als de PDR maakt het realiseren van een project soms lastiger. Er zijn meer personen betrokken die iets van het project en opgeleverde stukken vinden. Dit kan complicerend werken. 5. Een aantal zaken zijn centraal belegd bij de PDR, waaronder de grondverwerving en het afsluiten van beheerdersovereenkomsten. De verwevenheid van deze processen met de maatregelen is echter aanzienlijk. Zeker als op basis van de voorkeursvariant wordt aanbesteed en ook de planstudie onderdeel is van het realisatiecontract, zoals bij de Neder Rijn projecten, is die verwevenheid soms erg complex. Contract 6. Geprobeerd is om de specificaties in het contract zo abstract en functioneel mogelijk te houden. Juist ook om de contractvorm inclusief planstudie effectief te laten zijn en de markt zo



Pagina 28 van 48

7. 8. 9.

veel mogelijk ruime te geven. Dit bleek niet op alle onderdelen mogelijk. Met name op het gebied van de ruimtelijke kwaliteit, mede vanwege bestuurlijk commitment (voorkeursvariant) en commitment vanuit de omgeving, bleek het lastig om die functioneel mee te geven. Daar is meer voorgeschreven. Uiteindelijk hebben verschillende marktpartijen aangegeven dat de gegeven ruimte voor eigen inbreng tegen is gevallen. Dit kan ook het gevolg zijn van mogelijk gewekte verwachtingen. De toepassing van het D&C contract inclusief planvorming lijkt goed te werken. De eerste bevindingen zijn positief, al is het nog te vroeg voor echte conclusies. De kwaliteitsborging van contracten aanbestedingsdocumenten is niet geheel naar tevredenheid van het projectteam gegaan. Het bleek niet meer mogelijk om gebruik te maken van RWS hulpmiddelen (KAD toets, claimscan). Er is gekozen voor het inhuren van een externe partij om een second opinion uit te voeren. De kwaliteit daarvan, mede door onbekendheid met de pilotaspecten, viel erg tegen. De Vraagspecificatie is ter review gedeeld aan de PDR en de beoogde beheerders.

Procedure 10. Bij de aanbesteding is – conform beleid van RWS op dit punt – gekozen voor een niet-openbare procedure zonder het aantal inschrijver te beperken. Alleen de vijf beste inschrijvers kregen een inschrijfvergoeding. Door de markt is aangegeven dat dit niet de voorkeur verdient. De door RWS gehoopte zelfselectie vindt niet plaats. 11. Gebruik van digitaal inlichtingen systeem (METT) is als positief ervaren bij zowel aanbesteder als inschrijvers. Het digitale portaal gaf wel een beperking in de te downloaden bestandsgrootte, waardoor er alsnog DVD’s verstuurd mesten worden. Aanbestedingsproces 12. Er is een maand vertraging opgelopen tussen selectie en aanbestedingsprocedure doordat het contractdossier nog niet voldoende was uitgewerkt om aan de markt te kunnen overhandigen. 13. Er is een marktconsultatie georganiseerd om bij de markt te toetsen of die de aanpak met BVP en het mee aanbesteden van een deel van de planstudie zagen zitten. Dit heeft goed gewerkt en is door de markt gewaardeerd. De meeste marktpartijen hebben daarbij aangegeven dat zij de voorgestelde opzet wel zagen zitten. 14. De individuele inlichtingen zijn vrij formeel ingericht. Voor een echte dialoog was geen plaats. Door marktpartijen is dit wel als een gemis ervaren. Het projectteam beschouwde dit als noodzakelijk bij een (BVP) aanbesteding. 15. Het projectteam is tevreden over de toepassing van BVP. Het heeft veel onderscheidend vermogen en selecteert ook de juiste mensen in plaats van het beste bedrijf. 16. Als (belangrijkste) succesfactoren voor een succesvolle marktbenadering ziet het projectteam: - het hanteren van een strakke planning; - goede voorbereiding van de beoordeling van inschrijvingen en het uitvoeren van interviews. Hiervoor is daadwerkelijk geoefend met oefeninschrijvingen en oefeninterviews. Dat werkt beter dan alleen kennis overdragen in een presentatie. - Voldoende tijd inplannen voor de beoordeling bij alle betrokkenen. Het is een tijdrovend proces. - De betrokkenen moeten ongestoord aan de beoordeling kunnen werken. Ga desnoods op een afzonderlijke plek zitten.



Pagina 29 van 48

2.4.2.2

Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Voor deze evaluatie zijn de betrokken marktpartijen niet gesproken. Er vindt een afzonderlijke evaluatie plaats door de Universiteit Twente in opdracht van de Rijkswaterstaat. In dat verband worden de marktpartijen gesproken. De resultaten van deze evaluatie zijn op dit moment nog niet beschikbaar.

2.4.2.3

Bevindingen en aanbevelingen van de PDR - Voor de PDR was het niet eenvoudig om goed in te kunnen spelen op het gebruik van BVP. Dit heeft aanleiding gegeven tot misverstanden. Voor de meeste betrokkenen is die werkwijze nieuw en de PDR is niet berokken geweest bij de opleiding en training van het projectteam voor BVP. Achteraf was het een goed idee geweest om meer betrokkenen bij de PDR een inhoudelijke introductie te geven over BVP en wat dat betekent voor de manier van werken. - Het proces om met het projectteam tot goede doelstellingen te komen voor de BVP aanbesteding is als lastig ervaren. Hier bleken de meningen uiteen te lopen en ontbrak naar het oordeel van de PDR voldoende scherpte. - Vanaf start aanbesteding is het proces soepel verlopen.



Pagina 30 van 48

2.5 2.5.1

Deventer Projectfactsheet Projectbeschrijving Bij Deventer worden twee maatregelen uit het landelijke programma Ruimte voor de Rivier uitgevoerd volgens één integraal plan; het betreft de uiterwaardvergraving Bolwerksplas, Worp en Ossenwaard en de uiterwaardvergraving Keizers- en Stobbenwaarden en Olsterwaarden. Door het afgraven van delen van de uiterwaard, het aanleggen van geulen en het uitdiepen van een strang (oude rivierloop), krijgt de rivier bij hoogwater meer ruimte hetgeen leidt tot een waterstandverlaging. Het aanleggen van dit stelsel vraagt een zorgvuldige inpassing en aandacht voor de ruimtelijke kwaliteit en aanwezige en gewenste functionaliteiten. Daarnaast zijn civieltechnische aanpassingen nodig ten behoeve van bestaande bruggen en te realiseren (onder)waterkades. Scope De belangrijkste door de Opdrachtnemer uit te voeren werkzaamheden betreffen: - het realiseren van o.a.: (1) nevengeulen, grondverzet van ca. 3 miljoen m3; (2) civieltechnische aanpassingen aan bestaande bruggen; (3) realisatie binnen Natura 2000 wetgeving t.a.v. inrichten natuurgebied (4) met hoge eisen aan ruimtelijke kwaliteit door ligging in ‘breekbare’ stedelijke omgeving en anticiperen op uitvoering van werken in bebouwde omgeving - het uitvoeren van projectmanagement - het aanvragen van vergunningen. Belangrijkste projectrisico’s Als grootste risico’s zijn geïdentificeerd: - afwijkende grondsamenstelling - archeologische vondsten - voorziene NGE ruimen valt fors tegen, onderzoeksresultaten te laat beschikbaar - onvoorziene NGE - aanpassingen bestemmingsplan, hoofdvergunningen tijdens aanbesteding

- ruimtelijke kwaliteit van inschrijvingen voldoet niet aan verwachtingen - toepassen SCB in uitvoering is nieuw voor waterschap - meer dagen hoog dan wel laag water waardoor werkzaamheden vertragen - K&L niet tijdig verlegd - waterschap komt met aanvullende eisen primaire waterkering

Contract E&C-contract op basis van de UAV-gc. Uitwerkingsniveau ruimtelijke kwaliteit / inpassing was gedetailleerd, niveau DO waarbij wel is geprobeerd functioneel te specificeren en op onderdelen verder uitgewerkt en tevens ter verduidelijking oplossingen waren uitgesloten. Dit met name vanwege kwetsbare omgeving, zowel landelijk gebied als bebouwde omgeving. Aanbesteding De belangrijkste kenmerken van de doorlopen aanbestedingsprocedure:



Pagina 31 van 48

Procedure: Niet-openbaar, aantal inschrijvers teruggebracht tot max. 5 partijen. Ontwerpvergoeding: Nee

Selectiecriteria: Uitsluitingsgronden. Selectie-eisen: omzet en ervaring o.h.g.v. grondverzet, inrichtingsmaatregelen en aanpassen bestaande kunstwerken (bruggen) incl. omzeteisen bij deze ervaring. Ranking op basis van beoordelen referenties van de selectie-eisen op mate van voldoen aan criteria: a. uitvoering in het rivierengebied; b. een werk onder UAV-GC; c. een werk binnen bebouwde kom waarin communicatie en hinderbeperking issues waren; d. natuuren landschapsinrichting; e. werken in een Natura 2000 gebied; f. betreft het werk mede benaderen van NGE; g. betreft het graafwerkzaamheden onder actieve begeleiding van archeologie

Inschrijvers: - Combinatie Van Oord Nederland B.V. / GMB Infa B.V. - Combinatie Reef Infra / Van den Biggelaar Aannemingsbedrijf B.V. - Combinatie Boskalis B.V. / Van Hattum en Blankervoort - Combinatie Van de Wetering / Van der Horst Gunningscriterium: EMVI, met als criteria: - Overall planning - Risicoregister - Beperking van hinder EMVI-systematiek: Prijs - kwaliteit 70-30. Gunnen op waarde, gemonetariseerd conform RWS standaard. Gunning: Positief aanbestedingsresultaat (zowel wat betreft de prijs als de kwaliteit) Doorlooptijd inschrijving: Doorlooptijd van de inschrijving bedroeg ca. 3 maanden en is verlengd naar 4.

Bijzonderheden: Eén inschrijver (Combinatie Ballast-Nedam / Liebreghts) heeft zich tijdens de aanbestedingsprocedure teruggetrokken vanwege met name het verslechterde risicoprofiel voor een effectieve afzet voor de vrijkomende grond. Dit had voor deze inschrijver te maken met projecten MAVA en A12 waarvan de planning wijzigde waardoor een goede afzet / logistiek van de grond voor hen niet meer mogelijk was. 2.5.2




Pagina 32 van 48

2.5.2.1

Bevindingen en aanbevelingen van de aanbestedende dienst Algemeen 1. De continuïteit vanuit SNIP3 was goed door het handhaven van de technisch manager, omgevingsmanager en de projectmanager. Dit wordt gezien als een van de succesfactoren van het project (bestendig projectgeweten). 2. Samenwerking met de PDR was goed. Er was bij de PDR een duidelijk doel wat het opstellen van het inkoopplan en de EMVI gemakkelijk maakte. Verder was positief dat de PDR expertise beschikbaar stelde voor het opstellen en verbeteren van de documenten. Een voorbeeld hierbij is de raming waarbij in samenwerking grote slagen zijn gemaakt. Overall heeft de samenwerking bijgedragen aan een goede kwaliteit. 3. Bij de toetsing is gebruik gemaakt van een toetslijst waarop de nog openstaande punten vermeld stonden en voor de reeds afgehandelde punten was benoemd waarom en hoe deze wel / niet verwerkt waren. Dit werkte erg goed. Verder is voor de toetsing niet alleen uitgegaan van de toets door PDR maar is ook sterk gefocust op het eigen kwaliteitsproces. Ook dit is een van de succesfactoren van het project: een gedegen interne kwaliteitsborging. 4. Officiële afstemming met de PDR via mijlpaalgesprekken kan beter, de format van de voortgangsrapportage is niet ondersteunend aan de belangrijkste bespreekpunten die aan de orde zouden moeten komen. Waarbij besluitvorming overigens goed is verlopen dankzij veel eigen voorwerk en het sturen op een strak proces. 5. Kennisoverdracht, het Waterschap had geen kennis in huis van UAVGC-contracten. Er is voor gekozen om deze kennis (vooral ook richting de realisatie) in huis te halen. De aangetrokken contractmanager voor de fase na gunning is ook al actief betrokken geweest bij de vragenbeantwoording en de EMVI-beoordeling tijdens de aanbestedingsprocedure. Contract Om het contract finaal af te ronden heeft de aanbestedingsplanning gefungeerd als deadline. Deze externe deadline heeft voorkomen dat nog lang ‘gedeald’ kon worden met omgevingspartijen over invulling van de laatste eisen en wensen. In de planning is hiervoor een buffer (selectieperiode) opgenomen. 7. Er is door de contractmanager gestuurd op het uitgangspunt dat elk IPM-teamlid het contract moet doorgronden. Dit is onder andere gedaan door het (concept) contract aan de teamleden te verspreiden als boekje en bij opmerkingen / aanvullingen eerst te verwijzen naar het (concept) contract. 8. In het contract was de D-component niet spannend, voornamelijk grondverzet en voor de goede inpassing van de ruimtelijke component in het contract is vergaand gespecificeerd. Waarbij tevens oplossingsrichtingen zijn uitgesloten. 9. Contract was duidelijk er zijn weinig vragen gesteld tijdens de aanbestedingsfase, de vragen die werden gesteld betroffen met name verduidelijking op het PvE. 6.

Procedure Niet-openbaar is juiste keuze geweest om niet teveel maatschappelijke kosten te hebben, zeker gezien aantal gegadigden en feit dat er geen ontwerpvergoeding is toegepast.

10.



Pagina 33 van 48

Selectie 11. Selectie is heel zwart-wit ingestoken, meetbaar gemaakt. Dit helpt erg bij het voorkomen van ruis en eventuele rechtsgang. 12. Door gegadigden zijn achteraf gezien niet altijd de beste referenties opgenomen ten aanzien van de nadere selectie. Dit benadrukt het belang hier voldoende aandacht aan te schenken bij het informeren van gegadigden. 13. Proportionaliteit is naar mening van aanbesteder voldoende geborgd, ook ten aanzien van de criteria voor nadere selectie. 14. Een leerpunt / tip is om de selectie-eisen eenduidig te laten zijn en niet samengesteld (dus niet meerdere selectie-eisen of varianten op selectie-eisen opnemen in één eis). Aanvullende tip is om een format voor de referenties te maken en maak deze ‘hufterproof’ (bijvoorbeeld partij x voldoet aan het verzetten van x ton grond omdat ……). Aanbestedingsproces In het format voor het vragenformulier moest ook ingevuld worden ‘waarom stel je de vraag?’. Daar waar vragen onduidelijk waren is er telefonisch contact geweest met de inschrijvers om de vragen verder te verduidelijken. Dit telefonisch contact werd door de partijen erg gewaardeerd. Vragen werden doorlopend beantwoord zodat inschrijvers niet op antwoorden hoefde te wachten. Verder, geef aan wat je belangrijk vindt. Dus ook bij vragen die leiden naar een niet belangrijk aspect dit informatief aangeven bij de betreffende inschrijver. 16. De inschrijvingstermijn is verlengd op basis van input van partijen. De complexiteit van de vraag was door het projectteam onderschat. De te leveren hoeveelheid informatie was beperkt maar doordat de impact van onder andere de vergunningsvoorwaarden op de planning complex was, werd de vraag ook complex en was de beschikbare tijd te beperkt. Aan te bevelen is hier meer tijd (ondanks planningsdruk) voor op te nemen. 17. Doordat de vraag en daarmee de uitwerking door gegadigden complexer was dan vooraf voorzien, bleek achteraf dat een ontwerpvergoeding op zijn plaats was geweest (ook als vorm van waardering). 18. Vertraging in het aanbestedingsproces werd met name veroorzaakt door het later verstrekken van aanvullende informatie vanuit aanbesteder op het gebied van conditioneringszaken. 19. Er is gewerkt met METT (projectwebsite), dit werkte goed. Op METT zijn alle wijzigingen gemeld en aan het einde van de inlichtingen zijn de gewijzigde contractstukken ook geplaatst op METT. Door het projectteam zijn de wijzigingen doorlopend bijgehouden met track changes in de contractstukken (het doorlopend bijhouden is een aanrader). e 20. Inlichtingenbijeenkomst: over de 1 bijeenkomst had het projectteam een gemengd gevoel. Het bleek dat stakeholders / beheerders geen plek hebben in een inlichtingenbijeenkomst. Bij Deventer heeft een beheerder een presentatie gegeven die niet aansloeg bij de deelnemers. Wat nuttig was, was dat de technisch manager inzicht heeft gegeven in de hoofdzaken van het contract (scope / VS1) en de contractmanager uitleg heeft gegeven over de opbouw van het contract en de aanbestedingsprocedure. 21. Aanvullend was het nuttig geweest (is niet gedaan) om de EMVI-tabel uit te leggen op een inlichtingenbijeenkomst. 22. Individuele inlichtingen zijn toegevoegd in de vorm van een informeel technisch specialistenoverleg (geen verslaglegging). Indien de wens was om een formele uitspraak te krijgen moest dit gebeuren middels het stellen van een vraag. De gekozen aanpak is achteraf als erg positief ervaren door zowel het projectteam als de inschrijvers. 15.

EMVI



Pagina 34 van 48

23.

Voor alle criteria waren knockouts opgenomen. De schaal (-2 (knockout), 0, 2, 4, 6, 8, 10) werkte goed. Er is onderscheidend gescoord.

Beoordeling, gunning Door de begeleiders van de beoordeling is steeds doorgevraagd aan de specialisten waarom de score was zoals opgegeven, deze rol als advocaat van de duivel is erg aan te bevelen om op die manier tot de juiste score en onderbouwing te komen. 25. Het beoordelingsteam was klein en bestond hoofdzakelijk uit leden van het projectteam. De invulling van het beoordelingsteam is ook bekend gemaakt aan de inschrijvers. Er is vermeld dat externe deskundigheid ingeschakeld zou kunnen worden voor optioneel advies (maar niet voor de beoordeling). 26. In de beoordeling is gekomen tot een gezamenlijk oordeel en een gezamenlijke onderbouwing. Voorafgaand aan de beoordeling is geoefend met een fictieve inschrijving die bestond uit een fictief risicodossier en fictieve hinderbeperkende maatregelen. Dit heeft erg goed gewerkt. 27. De prijs was in het beoordelingsproces bij niemand bekend. 28. De terugkoppeling was individueel, op het moment van het bekend worden van de uitslag is eerst gebeld of (bij geen bereik) een sms verstuurd en vervolgens zijn de brieven op de post gedaan waarin al een datum voor de gesprekken was benoemd. Van Oord heeft gevraagd of zij, mits zij akkoord gingen met de uitslag, meer konden horen -> hiermee is akkoord gegaan. Reef heeft, omdat zij van de aanbesteding wilden leren, een tweede gesprek aangevraagd (en gekregen). 29. De EMVI was goed en onderscheidend ook omdat de raming goed was zodat ingeschatte prijskwaliteitverhouding ook de werkelijkheid was (winnende inschrijving zat 1,5 mln. onder de raming). 24.

2.5.2.2

Bevindingen en aanbevelingen van inschrijvende marktpartijen Contract Contractdossier was goed te interpreteren, alleen NGE was lastig in te schatten. Hierover is later in de procedure ook aanvullende informatie verstrekt. 2. Contractdossier was goed toegankelijk, het was echter nadelig dat niet alle grondgegevens vanaf het begin beschikbaar waren. Dit is overigens wel vooraf aangegeven en vrij snel nageleverd. 1.

Aankondiging, selectie Aankondiging en selectie onvoldoende duidelijk t.a.v. uiteindelijke scope, mede reden van terugtrekking geweest. 4. Een selectie tot 5 partijen op basis van nadere selectie-eisen waardeert men, ook vanuit oogpunt van transactiekosten. Loting is niet bevredigend. 5. Rekenvergoeding was op zijn plaats geweest, daar ook externe expertise moest worden ingehuurd om goede aanbieding te kunnen maken. 3.

Aanbestedingsproces De inlichtingenbijeenkomst was informatief, een aantal boodschappen zijn daar goed overgebracht, maar het was wel heel veel informatie om die middag te bevatten en er waren relatief veel sprekers: Programmamananger, Technisch Manager, Contractmananger en een vertegenwoordigde van beheerder Stichting IJssellandschap. Duidelijk signaal om voortaan beter na te denken over hoofdboodschappen en presentaties in lengte te beperken.

6.



Pagina 35 van 48

Aanvankelijke periode voor opstellen van inschrijvingen was te kort, goed dat dit tijdens de procedure is bijgesteld. Ook twee partijen die niet op uitstel aandrongen zijn achteraf content met de extra tijd en hebben die nodig gehad en nuttig kunnen gebruiken. 8. Alle inschrijvers zijn unaniem positief over de schouwtocht per fiets met technisch manager en omgevingsmanager. Dit helpt goed om grote lijnen van project snel te snappen, toont ook betrokkenheid van de opdrachtgever. 9. In eerste instantie was er geen mogelijkheid voor individuele inlichtingen wat aanbestedingsrechtelijk niet helemaal juist is. Goed dat later toch de mogelijkheid is geboden voor individuele inlichtingen. De vorm is als positief ervaren. 10. Aandachtspunt daarbij is dat bij technisch specialistenoverleg (ind. inlichtingen) niet was toegestaan over de werking van de EMVI te praten en dit alleen via inlichtingen kon. 7.

EMVI De EMVI-tabel was helder; aanvankelijk was het voor marktpartijen lastig te begrijpen hoe het zou uitpakken met drie criteria waarvoor vier producten moesten worden beoordeeld. Dat is bijgesteld tijdens de procedure doordat grondstromenplan minimumeis werd en de beoordeling werd gebaseerd op één product per EMVI-criterium. 12. Marktsituatie zit niet mee waardoor prijs op dit moment vaak toch maatgevend is. Partijen doen allen heel erg hun best om goed op kwaliteit te scoren en praktijk is dan ook dat kwalitatieve scores vaak dicht bij elkaar liggen. Dit maakt dat toch op prijs wordt geconcurreerd en daarmee een grote inspanning nodig is in inschrijvingsfase om prijs goed te onderbouwen, naast inspanning op andere EMVI-criteria. Dit is afwijkend van de gedachte van opdrachtgevers dat als kwaliteit zwaar meetelt, de inspanning voor de inschrijvingsprijs minimaal kan zijn. 11.

Beoordeling Positief dat de bandbreedte van de beoordelingsschaal hier is benut (Van Oord). 14. Transparant dat samenstelling beoordelingscommissies vooraf bekend was. 15. Positief ervaren dat beoordelingsteams klein waren en waren samengesteld uit direct betrokkenen van projectteam die project inhoudelijk kennen en die je ook bij inlichtingbijeenkomst etc. ziet. Ze zien ook beoordelingen met hele grote teams waarbij er bij de beoordeling externe deskundigen in beeld komen en de inhoudelijk betrokkenen van het project die in de aanbesteding betrokken zijn nauwelijks een rol hebben. Dat leidt soms tot een oordeel waarbij je je kunt afvragen of dat nog past bij de specifieke context van het werk. 13.



Pagina 36 van 48

2.5.2.3

Bevindingen en aanbevelingen van de PDR - Zeer goede en prettige samenwerking tussen projectteam en PDR. Projectteam was gericht op de omgeving en het gezamenlijk verhogen van de kwaliteit van het aanbestedingsdossier. - Goede manier van omgaan met inschrijvers, formeel waar nodig en losjes waar kan, voorbeelden: -> Persoonlijke noot in het proces : dit bleek uit het bellen bij onduidelijke vragen en het achterhalen van de ‘vraag achter de vraag’ op informele wijze, maar ook het bij de brievenbus staan voor het ontvangen van de inschrijvingen. Hierbij hebben de inschrijvers ook een kop koffie gekregen en uitleg over het vervolgproces. Daarbij was er ook mogelijkheid voor beperkte reparatie (bijvoorbeeld documenten niet afzonderlijk ingediend). - Schouw - Terugkoppeling over inschrijving en gunning, informeel telefonisch waarna formeel gesprek, etc… - Het contractteam heeft binnen het IPM-team goed gestuurd op het kennen van het contract, door ieder het contract mee te geven en bij vragen binnen het team steeds te verwijzen naar het contract - Selectie-eisen t.a.v. ranking te veel gestoeld op gelijkwaardigheid aan onderhavig project, waarmee weinig proportionaliteit in het gevaar komt. Ook UAV-GC (eis bij ranking) is nog niet voor alle partijen gemeengoed. - Zeer zorgvuldig en goed doorlopen processen, met name beoordeling van selectie en inschrijvingen. Geoefend van te voren ook met dummy inschrijvingen en elkaar bij plenaire sessie scherp gehouden t.a.v. beoordeling en bijbehorende argumentatie.



Pagina 37 van 48

3 Niet-maatregelspecifieke bevindingen en constateringen

Uit de gevoerde gesprekken en de analyse door de PDR van de gespreksverslagen en haar eigen rol zijn meer algemene constateringen te halen die niet zozeer betrekking hebben op een specifieke maatregel, maar een bredere gelding hebben en die van waarde zijn voor deze evaluatie. Die zijn in dit hoofdstuk weergegeven. Het gaat enerzijds om constateringen die bij gesprekken over meerdere maatregelen naar voren kwamen, anderzijds betreft het bevindingen die in gesprekken naar voren kwamen die een algemener en breder gelding hebben. Algemeen 1. Door zowel de aanbestedende projectteams als de inschrijvende marktpartijen is enthousiast aan deze evaluatie meegewerkt. De evaluatie wordt gewaardeerd door partijen en partijen zijn enthousiast dat aandachtspunten kunnen worden ingebracht en zodoende de samenwerking wordt verbeterd. 2.

De website van de PDR is bekend en nuttig voor een eerste indruk van de scope van maatregelen en de globale planning. Kanttekening hierbij is dat de geboden informatie meestal net onvoldoende is voor het inplannen van tenderteams en/of combinatievorming; vanwege het dynamische karakter van de maatregelen is de planning namelijk niet altijd even accuraat. Waardering is er voor het per kwartaal updaten van de planning. Daarnaast is inzicht in de grondstromen per maatregel behulpzaam. Ook de aanbestedingskalender van RWS met een planning van de aanbestedingen van het programma wordt gewaardeerd.

3.

Alle tot op heden geëvalueerde aanbestedingen zijn met succes afgerond binnen budget.

4.

Aanbestedende diensten zijn tevreden met de uitkomst van de aanbestedingen.

5.

Door de PDR gehanteerde programmabrede contracteringstrategie en het beleid voor het gebruik van EMVI sluiten aan bij de bevindingen uit deze evaluatie. Het heeft tevens een uniformerende werking.

6.

Het is van belang om vroegtijdig na te denken over de contractvorm en hierin een bewuste keuze te maken. Daarbij helpt een stramien dat dwingt tot een gefaseerde werkwijze (marktbenaderingsvoorstel-inkoopplan-contracten aanbestedingsstukken). Door verschillende redenen is het niet bij alle maatregelen gelukt om deze werkwijze aan te houden. Met als gevolg dat kant en klare bestekken gereed lagen zonder inkoopplan en/of ontwerpvrijheid reeds was weggegeven tijdens de planstudie.

7.

Er is diversiteit in aanpak en systematiek voor zowel contractopbouw als de manier van aanbesteden bij de verschillende realisatoren. Dit heeft niet geleid tot problemen of daadwerkelijke klachten. Wel maken de resultaten van de evaluatie duidelijk dat het op onderdelen beter kan en er behoefte is bij de markt aan een (nadere) uniformering van contracten en wijze van aanbesteden om zo de kwaliteit te verhogen en de werkwijze te vereenvoudigen.



Pagina 38 van 48

8.

De aanbestedingen zijn in zijn algemeenheid naar behoren verlopen. Het aantal discussies, geschillen en gerechtelijke procedures is zeer beperkt gebleven. De twee keer dat er is geprocedeerd is de aanbestedende dienst in het gelijk gesteld.

9.

Waterschappen hebben ervaring kunnen opdoen met het gebruik van geïntegreerde contracten op basis van de UAV-gc, het toepassen van EMVI als gunningscriterium en ook met systeemgerichte contractbeheersing. Dit was een wens van verschillende waterschappen bij aanvang van het programma. Deze kennis zal naar verwachting doordruppelen in de organisaties van de waterschappen. De uitdaging is om deze kennis te borgen en vast te houden voor toekomstige projecten.

10. Binnen het programma zijn kansen gegeven aan het MKB. Bij de aanbestedingen is scherp gelet op proportionaliteit van selectie eisen en zijn de mogelijkheden voor combinatievorming niet beperkt door aanvullende eisen te stellen. Verschillende nog aan te besteden maatregelen zijn relatief klein en ook zelfstandig interessant voor het MKB. Ook het uitgangspunt: ‘niet bundelen, tenzij…” uit de inkoopstrategie van het programma draagt hier aan bij. Contract 11. Binnen het programma wordt de ontwerpvrijheid van de maatregelen door marktpartijen algemeen als te beperkt beschouwd (RvdR breed). Daartegenover staat voor opdrachtgevers dat je wanneer je iets echt belangrijk vindt en precies weet wat je wilt, je dat ook het beste voor kunt schrijven. 12. Er wordt nagenoeg altijd te veel informatie en/of te ongestructureerd aangeboden aan inschrijvers. Er is behoefte aan overzicht van dominante informatie (leeswijzer), om de reden dat in de (korte) aanbestedingstijd niet alles kan worden doorgrond. 13. Bij de risicoallocatie is de neiging om veel verantwoordelijkheden/risico’s bij de opdrachtnemer te leggen. Een voorbeeld, hiervan bij Kribverlaging, is het aansturen van de hulpdiensten, dit kan niet door de opdrachtnemer worden gedaan (vanwege mandaat), ook de hulpdiensten zelf accepteren dit niet. Procedure 14. De aankondiging van een opdracht mag uitgebreider, zodat beter ingespeeld kan worden op benodigd team, capaciteit(splanning) en combinatievorming. 15. Gebruikmaking van de niet-openbare procedure in combinatie met ‘ranking’ heeft, vanwege beperking aantal inschrijvers en maatschappelijke kosten, de voorkeur van marktpartijen. Het MKB heeft echter wel vraagtekens bij de proportionaliteit van criteria die worden gebruikt voor de nadere selectie. Hierbij wordt vaak teveel gestuurd op volume, wat niet altijd relevant is en in het voordeel van grotere partijen. Daardoor staan kleinere partijen al bij voorbaat buiten spel. 16. Ondanks dat er bij de meeste maatregelen niet veel ontwerpvrijheid is, is het maken van een inschrijving voor projecten als bij Ruimte voor de Rivier veel werk, o.a. vanwege het grote belang van de vaak aanzienlijke grondstromen. Met name indien gevraagd wordt om versnelling van zettingen (de praktijk bij veel projecten) is in de aanbestedingsperiode veel inspanning benodigd om een goede aanbieding te kunnen maken. Een ontwerp- of rekenvergoeding is dan op zijn plaats. Kleinere partijen kunnen zich de kosten van het maken van een inschrijving anders ook niet steeds opnieuw veroorloven. 17. Aandachtspunt is meer decorum, aandacht en respect voor de inschrijvers en hun inschrijvingen bij inschrijving. Dit om recht te doen aan hun inspanning om tot een inschrijving te komen.



Pagina 39 van 48

Zo wordt een openbare aanbestedingsbijeenkomst wordt erg gewaardeerd en geeft een gevoel van transparantie. Selectie 18. Aandacht is nodig voor de proportionaliteit van selectie-eisen en de hoeveelheid selectie-eisen en -criteria die middels referenties moeten worden aangetoond, alsmede het totale aantal gevraagde referenties. In het algemeen wordt overvraagd t.a.v. referenties: teveel, te grote omvang, te grote aantallen binnen korte periode en te specifiek lijkend op het onderhavige con1 tract . 19. Mits selectiecriteria proportioneel zijn, heeft nadere selectie middels ranken voor marktpartijen de voorkeur boven een nadere selectie door middel van loten. 2

20. Zelfselectie heeft niet de voorkeur van marktpartijen. Indien toegepast zien partijen bij voorkeur een verdeling van de ontwerpvergoeding over alle inschrijvers i.p.v. alleen over de beste 5 inschrijvers. Dit laatste dwingt marktpartijen welhaast tot vooroverleg om de markt te verdelen; is dat wenselijk? 21. De preselectie lijkt wat betreft de belangrijkste criteria bij de meeste maatregelen op elkaar. Om kosten en administratieve lasten te verminderen is het idee geopperd om een algemene preselectie van partijen door de PDR te organiseren, voor alle nog aan te besteden RvdRmaatregelen. Zodoende behoeft niet voor elke aanbesteding weer de administratieve procedure te worden doorlopen. Dit is het onderzoeken waard. Vanuit aanbestedingsrechtelijk oogpunt (PDR is niet de aanbestedende partij) en de vaak projectspecifieke eisen en criteria lijkt dit op voorhand niet zondermeer mogelijk. Aanbestedingsproces 22. Organiseer de eerste inlichtingenbijeenkomst niet te snel om inschrijvers kans te geven op te starten en zich voldoende in te lezen. Een alternatief is om een korte eerste bijeenkomst te organiseren voor overhandiging van en toelichting op het contract en daarna, later in het proces, een tweede inlichtingenbijeenkomst te organiseren. 23. Meer en beter onderzoek (grond) is nodig om een goede inschrijving en inschrijfprijs te kunnen maken. Desnoods tijdens aanbesteding vragen aan inschrijvers wat ze missen en dit dan (door OG) laten uitvoeren. 24. Voorkom grote wijzigingen en belangrijke aanvullende informatie laat in het proces, kort voor de inschrijving. 25. Voorkom vertraging in de aanbestedingsprocedure, specifiek tussen selectie en start inschrij3 ving, bijvoorbeeld door het nog onvoldoende gehard zijn van de scope . Beter is dan om de ge1

Specifiek leerpunt vanuit de aanbestedingsprocedure van Avelingen, die in deze evaluatie nog niet is meegenomen, maar

waarvan de lessen wel reeds worden uitgedragen richting overige aanbestedingen, is dat bij de selectiecriteria niet moet worden gevraagd om minimale eisen t.a.v. solvabiliteit en liquiditeit. 2

toepassing van een niet-openbare procedure echter zonder nadere selectie waarbij soms ook slechts aan de 5, bij gunning

o.b.v. EMVI, best scorende partijen een ontwerpvergoeding wordt toegekend 3

Tevens belangrijk leerpunt vanuit aanbestedingsprocedure van Avelingen, die in deze evaluatie nog niet is meegenomen,

maar waarvan de lessen wel reeds worden uitgedragen richting overige aanbestedingen



Pagina 40 van 48

hele aanbestedingsprocedure later te starten daar inschrijvers hier qua capaciteitsplanning niet (goed) op in kunnen spelen. 26. Verwerk de inhoud van de Nota’s van Inlichtingen in een nieuw concept van het contract en stel dat ter beschikking aan inschrijvers. EMVI 27. De beschrijving van wat een aanbestedende dienst wil bereiken met de EMVI kan in algemene zin duidelijker respectievelijk uitgebreider worden gecommuniceerd. Vaak is het een gok voor de ON waar de OG naar toe wil, wat belangrijk is. Inschrijvers missen daardoor een (projectspecifieke) referentie voor een maximale score [10] en/of een minimale score. 28. Het bij de uitvoering niet voldoen aan de aangeboden EMVI moet worden gesanctioneerd, zodat de winnende inschrijver er ook echt aan gehouden wordt. 29. Ondanks het gebruik van EMVI, ervaart de markt dat er aanzienlijke prijsconcurrentie blijft. Het aandeel kwaliteit moet hierom substantieel zijn en wellicht in algemene zin, ten opzichte van huidige praktijk, omhoog. Contractbeheersing 30. Door inschrijvers wordt gewaardeerd dat binnen het programma in toenemende mate gebruik gemaakt wordt van geïntegreerde contracten en de UAV-gc. Hier ziet men wel ook een uitdaging voor zowel zichzelf als de opdrachtgevers om gedurende de uitvoering goed met deze wijze van contracteren en bijbehorende contractbeheersing op basis van systeemgerichte contractbeheersing (SCB) om te gaan, juist gezien de beperkte ervaring die hier nog mee is bij verschillende opdrachtgevende en opdrachtnemende partijen. 31. Het kennisdelen en trainingen geven op dit gebied (SCB), dat reeds is opgestart vanuit de PDR, aan de medewerkers van de verschillende maatregelen door deskundigen van de PDR/RWS wordt door de aanbestedende diensten zeer op prijs gesteld en als erg nuttig ervaren. Rol PDR 32. De betrokkenheid bij de voorbereiding van de marktbenadering verschilt zowel inhoudelijk als wat betreft intensiteit sterk per project en is in de loop van de tijd professioneler geworden. Bij de eerste maatregelen was (ook) de PDR nog zoekende naar de juiste rol en wijze van betrokkenheid. Inmiddels is dit duidelijker en is de sturing op enkele inhoudelijke onderdelen (selectiecriteria, EMVI, risico’s en planning) strakker geworden. 33. De verhouding tussen de programmadirectie en de maatregelen is soms complex. De combinatie van faciliteren en toetsen maakt dat de bijdrage van de PDR al snel als “schoolmeester” of als gebrek aan vertrouwen wordt ervaren. Dit vraagt blijvende aandacht door goede uitleg van de rol en verantwoordelijkheid van de PDR enerzijds en de inhoudelijke bijdrage die de PDR desgewenst kan bieden anderzijds. Een duidelijke rolopvatting (waar sturen we op en op welke wijze) vanuit de PDR helpt daarbij. In geval van blijvend inhoudelijk verschil van inzicht bij de voorbereiding van de marktbenadering, is de samenwerking in een programma tussen een programmabureau en verschillende maatregelen met ieder een eigen verantwoordelijkheid complex. De filosofie van een grote verantwoordelijkheid bij de realisatoren enerzijds en een aanzienlijke behoefte van het programmabureau om te sturen anderzijds draagt hier aan bij. Dit vraagt onder omstandigheden veel van de samenwerkingscompetenties van de betrokken medewerkers. Ook hier helpt een duidelijke rolopvatting van de PDR en helderheid over de eindverantwoordelijkheid. 34. In de aanloop naar de aanbesteding zijn verschillende disciplines en onderdelen van de PDR betrokken bij de begeleiding van een initiatiefnemer en de toetsing van documenten. In de wij-



Pagina 41 van 48

ze waarop dit gebeurt zijn aanzienlijke verschillen geconstateerd, variërend van begeleiding op afstand en toetsing op hoofdlijnen tot begeleiding en toetsing op detailniveau. Dit maakt de PDR soms onvoorspelbaar en lastig in te schatten voor realisatoren, hetgeen de relatie kan belasten. Een meer eenduidige werkwijze zou beter zijn. 35. Toetsing door de PDR van RWS maatregelen vergt een andere werkwijze dan van niet-RWS maatregelen. De RWS maatregelen zijn vanuit RWS beleid onderworpen aan verschillende kwaliteitsborgende processen (o.a. KAD toets, tenderboard en gate review). Hierdoor kan de PDR, in ieder geval voor wat betreft de thema’s waar het cluster Markt en Aanbesteding voor staat en de kwaliteit van de vraagspecificaties, meer op afstand toetsten (minder gericht op primaire en algemene kwaliteit) en zich meer richten op specifieke risico’s voor de PDR. 36. Toetsing door de PDR van contractstukken en aanbestedingsdocumenten moet complementair zijn op toetsen in het kader van de RWS kwaliteitsborging (KAD toetsen, claimscan, tenderboard, gatereview). Het vraagt om een aangepaste wijze van toetsen door de PDR (meer op hoofdlijnen). De “bril” waarmee de PDR kijkt is wel een andere: meer projectspecifiek en gericht op belangen PDR (EMVI, selectiecriteria, grootste risico’s en planning).



Pagina 42 van 48

4 EMVI-evaluatie

Van de binnen het programma uitgevoerde aanbestedingen is specifiek gekeken naar de wijze waarop daarbij het gunningscriterium EMVI is toegepast en wat de resultaten daarvan zijn. Deze evaluatie heeft plaatsgevonden voor alle aanbestedingen die tot op heden zijn uitgevoerd, en omvat daarmee (vooralsnog) meer maatregelen dan waarmee evaluatiegesprekken zijn gevoerd. De informatie overziend vallen een aantal zaken op. 1.

Bij het overgrote deel van de beoordeelde aanbestedingen is de EMVI ook de inschrijver met de laagste prijs; Dit gegeven is op zich positief: de economisch beste inschrijving heeft ook een scherpe prijs. Dit zelfde gegeven roept echter ook de vraag op of er, ondanks het gebruik van EMVI, niet alsnog met name op prijs is geconcurreerd. Door inschrijvende marktpartijen is deze suggestie wel gedaan. Zie hiervoor ook punt 5 hierna.

2.

De verschillen tussen de kwaliteit van de EMVI en de hoogst geboden kwaliteit zijn overwegend relatief klein. In enkele gevallen is de EMVI ook de hoogst geboden kwaliteit; Door de winnende aanbieders is in het merendeel van de gevallen ook de beste of één van de betere aanbiedingen ingediend. Op een enkele uitzondering na hebben er geen partijen gewonnen die slechts zeer minimale kwaliteit hebben geboden en alleen op prijs het verschil hebben weten te maken.

3.

In geen van de gevallen is alle beschikbare ruimte om op kwaliteit te scoren gebruikt, maar er is over het algemeen substantiële meerwaarde geboden; Gemiddeld is door de winnende inschrijvers ca. 60% van de maximaal toe te kennen kwaliteitsscore gebruikt, met uitschieters naar boven en naar onderen. Het is lastig hier een duidelijke conclusie aan te verbinden. Verschillende oorzaken zijn mogelijk. Het kan liggen aan: a) b) c) d)

een zeer kritische wijze van beoordelen een nivellerende wijze van scoren de projecten en/of criteria bieden naar hun aard weinig ruimte om meerwaarde te bieden; inschrijvers konden of wilden geen maximale meerwaarde bieden

Het beeld van de PDR is dat het een combinatie van factoren is geweest, waarbij ook zeker een rol heeft gespeeld dat op een aantal van de gebruikte EMVI criteria het niet eenvoudig is om veel meerwaarde te bieden. Dit komt ook terug in de evaluatie en is een aandachtspunt voor het vervolg. Daarnaast zijn het overwegend weinig complexe projecten en laten de contracten slechts beperkte ruimte voor de markt. Ook dit kan een reden zijn waarom het lastig is daadwerkelijk veel meerwaarde te bieden. Daarnaast heeft het gebruik van veel criteria een nivellerende werking gehad in enkele projecten. 4.

De winnende inschrijfprijzen liggen overwegend onder de raming; Het gebruik van EMVI lijkt geen prijsopdrijvend effect gehad te hebben. De concurrentie in de aanbesteding heeft hier zijn werk gedaan. De stevige concurrentie op de markt in zijn algemeenheid zal hier ook een bijdrage aan hebben geleverd.



Pagina 43 van 48

5.

Er is aanzienlijke differentiatie in de aangeboden kwaliteit; Per aanbesteding is er, afgemeten aan de maximaal te behalen kwaliteitsscore, een aanzienlijk verschil tussen de hoogst en de laagst aangeboden kwaliteit. Hieruit volgt dat er, anders dan wel is gesuggereerd, niet door alle inschrijvers een vergelijkbare kwaliteit wordt aangeboden en de concurrentie verder met name om de prijs zou gaan. Ook op kwaliteit zijn er aanzienlijke verschillen en wordt er geconcurreerd. Dit wordt nog eens onderstreept door het feit dat er in meerdere gevallen negatieve scores zijn toegekend, met fictieve bijtellingen (in plaats van fictieve kortingen) op de inschrijfprijs tot gevolg.

Voor zover het mogelijk is om een lijn te bepalen uit de beperkt aantal (8) geëvalueerde projecten, kan voorzichtig geconcludeerd worden dat het gebruik van EMVI werkt in de zin dat er onderscheidend wordt gescoord op kwaliteit, waarbij de economisch beste aanbieding overwegend hoog scoort op prijs én kwaliteit. De toepassing van EMVI heeft nagenoeg geen prijsopdrijvend effect, waarbij kwaliteit wel een onderscheidende, hoewel niet altijd doorslaggevende, rol speelt.



Pagina 44 van 48

5 Lessen uit de evaluatie

Uit de bevindingen van de eerste uitgevoerde evaluaties die in voorgaande hoofdstukken zijn weergegeven, is een aantal lessen te trekken. Deze lessen kunnen helpen de kwaliteit van aankomende aanbestedingen te verbeteren en zijn relevant voor zowel de programmadirectie als de realisatoren binnen het programma. In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste lessen tot nu toe weergegeven en is benoemd hoe hier binnen het programma mee wordt omgegaan. Overigens zullen ook de komende aanbestedingen door de PDR (weliswaar beknopter) worden geëvalueerd, om te zien of er nog aanvullende lessen te trekken zijn. Deze lessen worden waar nodig direct toegepast bij nog lopende aanbestedingen binnen het programma. Algemeen 1. Zowel de werkwijze binnen het programma Ruimte voor de Rivier en de daarbij gehanteerde SNIP-methodiek, als de praktijk binnen verschillende aanbestedende diensten hebben tot gevolg dat projecten welhaast automatisch vergaand worden uitgewerkt en ontworpen. Op het moment van aanbesteding is daardoor in de regel nog slechts zeer beperkte ontwerp- en optimalisatievrijheid voor de markt. Hierdoor worden mogelijk kansen gemist. 2.

Het is en blijft daarom van belang om vroegtijdig na te denken over de contractvorm en hierin een bewuste keuze te maken. Dat bevestigt het door de PDR ingezette beleid om waar mogelijk ruimte te laten (inkoopstrategie). Het hanteren van een vast stramien aan de hand waarvan vroegtijdig keuzes moeten worden gemaakt voor de marktbenadering helpt daarbij en voorkomt dat in de planstudiefase teveel ontwerpvrijheid wordt weggegeven. Ook het PDR-beleid voor het gebruik en de invulling van EMVI wordt door de bevindingen uit de evaluatie bevestigd.

3.

De markt vroegtijdig informeren voorziet in een behoefte. Marktpartijen hebben hun waardering uitgesproken voor de planning en het inzicht in grondstromen dat de PDR per kwartaal via de website communiceert en de informatie die zij krijgen via de aanbestedingskalender van RWS.

4.

Om als PDR goed te kunnen functioneren als enerzijds toetser en eindverantwoordelijke en anderzijds als hulpbiedende partij (facilitatie) dient bij de PDR en de initiatiefnemer duidelijkheid te bestaan over de verantwoordelijkheden van de PDR en de rol die de PDR heeft bij de facilitatie en toetsing bij de marktbenadering. PDR doet er goed aan dit vroeg in het voorbereidingsproces te verduidelijken om de verstandhouding goed te houden.

5.

De bejegening van de marktpartijen in het kader van een aanbesteding kan professioneler: -


de omgang kan minder formeel en gespannen de markt mist waardering voor de gedane inspanning. Die kan men op eenvoudige wijze laten blijken door bijvoorbeeld: o meer cachet te geven aan het moment van indienen van de inschrijving (persoonlijke ontvangst van inschrijvingen etc.) o de inschrijvers een presentatie van inschrijvingen aan beoordelaars te laten geven (los van de eigenlijke beoordeling)


Pagina 45 van 48

Contract 6. Bij aanbestedingen kan men veel kritischer kijken naar hoeveel en welke informatie aan inschrijvers ter beschikking wordt gesteld, dit geldt tevens naar de wijze en het moment waarop. PDR adviseert realisatoren de hoeveelheid informatie te beperken en middels een leeswijzer de informatie te structureren en aan te geven wat van belang is. 7.

De inspanning die de markt moet leveren om een goede aanbieding te maken is vaak onderschat. PDR zal daarom samen met de realisator per project gaan overwegen of gezien de gevraagde inspanning een ontwerpvergoeding gerechtvaardigd is.

Selectie 8. Aandachtspunt blijft de proportionaliteit en noodzakelijkheid van selectie-eisen en -criteria en het aantal gevraagde referenties. Om te borgen dat er geen te hoge en/of te veel eisen worden gesteld en er meer uniformiteit komt in de eisen/criteria blijft PDR hier onverminderd op sturen; 9.

Marktpartijen geven aan dat zij een voorkeur hebben voor een niet-openbare procedure, waarbij een beperkt aantal partijen geselecteerd wordt voor inschrijving. Bij het toepassen van de niet-openbare procedure geven zij bovendien de voorkeur aan een nadere selectie op basis van proportionele en duidelijke criteria in plaats van loting. Tot slot zijn marktpartijen geen voorstander van de door Rijkswaterstaat voorgestane zelfselectie4;

10. Tussentijdse onderbreking van een lopende aanbesteding wordt door marktpartijen als bezwarend ervaren en dient waar mogelijk te worden voorkomen. Aanbevolen wordt liever later te starten indien op basis van de planning een vertraging dreigt. EMVI 11. Het gebruik van EMVI lijkt te werken in de zin dat er onderscheidend wordt gescoord op kwaliteit, waarbij de economisch beste aanbieding overwegend hoog scoort op prijs én kwaliteit. Toepassing van EMVI heeft nagenoeg geen prijsopdrijvend effect, waarbij kwaliteit wel een onderscheidende, hoewel niet altijd doorslaggevende, rol speelt; 12. PDR mag nog scherper sturen op het door haar geformuleerde EMVI-beleid, te weten: beperk het aantal criteria tot hetgeen echt belangrijk is en stuur op doelen, kansen en risico’s; 13. Algemene procesbeschrijvingen (risicomanagementplannen e.d.) als onderdeel van de EMVI worden door de markt als niet-onderscheidend ervaren en geven aanleiding tot een veelheid aan criteria. Ook projectteams ervaren deze achteraf als minder zinvol. Aanbevolen wordt dit soort criteria in de toekomst terughoudend toe te passen dan wel projectspecifiek nader uit te werken; 14. Inschrijvers hebben behoefte aan meer achtergrondinformatie met betrekking tot de EMVI: wat wil men met een criterium en waarom. Geadviseerd wordt daarom een beschrijving of (mondelinge) toelichting te geven op de doelstelling(en) en wat de realisator daarin echt belangrijk vindt; 15. Inschrijvende marktpartijen zijn bezorgd dat de bij inschrijving aangeboden EMVI-waarde niet altijd wordt gerealiseerd in de uitvoering. Hierop dient door realisatoren actief te worden ge4 Toepassing van een niet-openbare procedure echter zonder nadere selectie tot een beperkt aantal inschrijvers (veelal5), en waarbij slechts aan de 5, bij gunning o.b.v. EMVI best scorende partijen, een ontwerpvergoeding wordt toegekend.



Pagina 46 van 48

stuurd, zowel in het contract (EMVI-clausule) als tijdens de contractbeheersing (SCB). Ook de PDR zal hieraan aandacht besteden zowel in de voorbereiding als tijdens de uitvoeringsfase. Zo zal PDR tussentijds en bij oplevering de uitwerking van de aangeboden EMVI-waarde checken en zodoende meesturen op daadwerkelijke invulling van de aangeboden meerwaarde. Gunning 16. Een zorgvuldige voorbereiding van de beoordeling inclusief het vastleggen van het proces in protocollen draagt in sterke mate bij aan een goede en aanbestedingsrechtelijke correcte beoordeling. Dit geldt zowel voor de preselectie als de voor de gunning. Met een correcte beoordeling wordt de kans op rechtzaken in sterke mate verkleind, hierop kan door de PDR actief worden gestuurd richting realisatoren.



Pagina 47 van 48

Bijlage gespreksverslagen

Project Overdiepse Polder

Noordwaard

Kribverlagingen fase II

Neder-Rijn Deventer


Gesproken met Gespreksverslag Michel Stoelinga (contractmanager) Gespreksverslag met IPM team en inkoopdeskundige waterschap Gespreksverslag met Van Oord, dhr H. Ruiter Gespreksverslag met combinatie Boskalis B.V. - Martens Van Oord, mw. S. van Os en dhr. K. Groenenveld Gespreksverslag met de combinatie F.L. Liebreghts – Van den Herik, dhr. J. Stam en dhr. T de Koning Gespreksverslag met de combinatie de Vries & van de Wiel bv en Dredging International N.V., dhr. T. Thehu Gespreksverslag met de combinatie Dura Vermeer – Ploegam, met mw. D.A. de Lat en dhr. G. Markus Gespreksverslag met Van den Biggelaar, dhr. W.J. de Vos Gespreksverslag Richard Hartmann (contractmanager) en Carl Bossier (architect, beoordelaar) Gespreksverslag Jacco Zwemer, omgevingsmanager / plv. projectmanager Gespreksverslag Hattie de Leeuw, aanbestedingsjurist en begeleider beoordelingen Gespreksverslag Leendert Bouter, voorzitter beoordelingscommissie Presentatie beoordeling biedingen Noordwaard d.d. 8 mrt.ppt Gespreksverslag met combinatie CFE - De Vries & van de Wiel, dhr. R. Coomans Gespreksverslag met combinatie Boskalis/MvO/ VHB/Gebr. Van Kessel, mw. S. van Os, dhr. R. van Aalst en dhr. M. van Adrichem Gespreksverslag met combinatie Colijn Aannemersbedrijf BV / Van den Biggelaar Aannemersbedrijf BV, dhr. E. Kamphuis Gespreksverslag met combinatie GMB/Van Oord/BAM/Oldenkamp, dhr. J. van Dijk Gespreksverslag met combinatie Ballast Nedam, dhr H. Blok en dhr. E. Jansen Gespreksverslag met IPM team (CM, TM, OM) en inkoopdeskundige RWS DON Gespreksverslag met Van de Herik Gespreksverslag met Paans Gespreksverslag met IPM team (PM, CM, TM, OM) Gespreksverslag met Contractmanager M. van Heist Gespreksnotities met teruggetrokken inschrijver (Ballast-Nedam) Overzicht van bevindingen met inschrijvers uit evaluatie door projectteam Deventer


Pagina 48 van 48

Datum

Rapportage. Evaluatie marktbenaderingen Programma Ruimte voor de Rivier

Recommend Documents