RANCANGBANGUN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PIUTANG DAGANG PADA PT. WORLD ENGINEERING
Dion Praisa Setiawan 1) 1) Jurusan Sistem Informsai, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Email:
[email protected]
Abstract: PT. World Engineering is a company engaged in the field of manufacturing iron building with the level of complexity of the customer and the amount of the transaction. constraints on PT. World Engineering is not yet there is a system that is able to regulate the granting of accounts receivable to the customer, so that many customers can continue to make purchases on credit even though the customer has had its accounts receivable with large numbers. Of the problems above, needed an information system that can manage the customer data that make purchases, store data on purchases of customers, to manage the granting of the accounts receivable to the customer. Of the solutions above, accounts receivable management system were underway. The system is capable of managing sales data until it becomes receivable effort, keep customer data, administers the credit limit to the customer, and provide reports required by the manager in controlling accounts receivable companies thereby reducing the occurrence of nonperforming receivables.
Keyword: PT.World Engineering, Credit Sales, Accounts Receivable Customers
Setiap perusahaan memiliki kebijakan
PT.
World
Engineering
merupakan
penjualan tunai maupun kredit yang berbeda-
perusahaan yang bergerak di bidang industri
beda, sebagian besar perusahaan yang bergerak
manufaktur besi bangunan dengan tingkat
di bidang industri manufaktur penjualannya
kompleksitas pelanggan dan jumlah transaksi
dilakukan secara kredit kepada konsumen
yang tinggi. Seperti perusahaan manufaktur
dalam rangka meningkatkan volume penjualan.
lainnya, PT. World engineering mendapatkan
Perusahaan berharap dengan pemberian kredit
pemasukan melalui penjualan. Oleh karena itu
dapat meningkatkan jumlah pelanggan, yang
perusahaan ini mempunyai banyak pelanggan
secara tidak langsung berpengaruh terhadap
sehingga tentu saja terjadi banyak transaksi
peningkatan perolehan laba. Dalam persaingan
penjualan baik secara tunai maupun secara
dunia bisnis yang semakin ketat, pemberian
kredit. Proses penjualan kredit yang terdapat
piutang tetap diperlukan dan tidak mungkin
di
untuk dihapuskan keberadaannya.
melakukan pembelian dan membayar uang
dalam
perusahaan
adalah
Pelanggan
muka, kemudian sisa dari pembayaran itu
1
akan di bayarkan secara berkala selama
menangani data pelanggan dan memberikan limit
jangka waktu yang di tentukan, pelanggan
kredit pelanggan, sistem informasi yang dapat
juga memilih dalam metode pembayaran bisa
menerima pesanan pelanggan dan menentukan
melalui uang tunai, transfer bank, atau melalui
pelanggan mana yang di setujui berdasarkan jumlah
giro. Pada saat tanggal akan jatuh tempo
limit kredit dan sejarah piutang pelanggan, sistem
perusahaan menerbitkan surat tagihan untuk
informasi
di
penjualan dan mencatat piutang pelanggan, dan
kirimkan
kepada
perusahaan
yang
mempunyai hutang.
yang
nantinya
dapat
memproses
sistem yang dapat memberikan laporan tentang
Dari proses di atas dapat dilihat bahwa
piutang yang belum jatuh tempo,
piutang yang
kendala yang terdapat pada PT. World
sudah atau yang belum terbayar, laporan umur
Engineering ini adalah belum terdapat sebuah
piutang, dan laporan pelanggan mana saja yang
sistem yang mampu mengatur pemberian
masuk dalam kategori piutang macet.
piutang kepada pelanggan, sehingga banyak
LANDASAN TEORI
pelanggan
Piutang
yang
dapat
terus
melakukan
pembelian secara kredit meskipun pelanggan
Piutang adalah aktiva atau kekayaan yang
tersebut telah mempunyai piutang dengan
timbul
jumlah yang besar. Dari data yang didapat,
penjualan kredit (Farah margaretha, 2011). Tujuan
pada Tahun 2009 - 2010 tecatat piutang yang
perusahaan melakukan penjualan secara kredit
masuk dalam kategori piutang macet adalah
ialah untuk meningkatkan penjualan, meningkatkan
sebesar Rp 340.000.000 atau sekitar 15% dari
laba, dan menghadapi pesaing.
jumlah
2.5 Pengelolaan Piutang
piutang
1.930.000.000.
keseluruhan Akan
tetapi
yaitu
Rp
sebagai
akibat
dari
dilaksanakannya
pelanggan-
(Kuswadi,2004), menyatakan bahwa piutang
pelanggan yang memiliki piutang tersebut
adalah kekayaan perusahaan (aktiva lancar) yang
tetap dapat melakukan pembelian secara
timbul sebagai akibat dilaksanakannya kebijakan
kredit yang tentu saja akan menambah jumlah
pejualan kredit. Hampir setiap jenis barang saat ini
piutang yang dimilikinya.
dapat di beli secara kredit. Rumah, mobil, alat-alat
Dari permasalahan di atas, maka dibutuhkan suatu
elektronik,
sistem informasi yang dapat mengelola piutang
diperoleh secara kredit. Dengan menjual secara
pelanggan dan mengatur pemberian piutang kepada
kredit, perusahaan akan memiliki piutang. Alasan
pelanggan,
perusahaan menjual barang hasil produksi atau
sistem
informasi
yang
mampu
bahkan
biaya
kuliah
pun
dapat
2
barang dagangan secara kredit karena penjulan
(Husnan Suad, 1991), menyatakan faktor-
secara kredit tersebut merupakan suatu upaya untuk
faktor
meningkatkan (atau untuk mencegah penurunan)
kebijaksanaan perkreditan tersebut adalah:
penjualan.
Dengan
penjualan
yang
semakin
1.
meningkat, diharapkan laba juga akan meningkat. Semakin besar proporsi dan jumlah penjualan
yang
harus
dipertimbangkan
dalam
Standar kredit atau kualitas langganan yang akan diperkenankan memperoleh kredit
2.
Jangka waktu kredit, yaitu berapa lama
kredit, semakin besar pula piutang yang dimiliki
seorang langganan yang membeli secara
perusahaan,
tetap.
kredit harus sudah membayar hutangnya.
Dimaksudkan dengan hal-hal lain adalah apabila
Cara lain pada prinsipnya ditempuh dengan
para langganan tidak merubah kebiasaan mereka
memperpanjang waktu kredit dengan harapan
dalam melunasi hutang mereka.
agar penjualan bisa meningkat. Karena yang
apalagi
hal-hal
lain
Piutang juga menimbulkan berbagai biaya
ditingkatkan hanyalah jangka waktu kredit,
bagi perusahaan, untuk itu perusahaan perlu
maka umumnya resiko tidak terbayarnya
melakukan analisis ekonomi tentang piutang yaitu
piutang tidak banyak berubah.
analisis yang bertujuan untuk menilai apakah manfaat memiliki piutang lebih besar ataukah lebih
3.
Potongan (“Discount”) yang diberikan kepada para langganan
kecil dari biaya, apabila diperkirakan bahwa
Piutang adalah klaim terhadap pelanggan
manfaatnya lebih besar, maka secara ekonomi
dan yang lain atas uang, barang atau jasa (Kieso
pemilikan piutang (atau penjualan kredit) tersebut
& Weygandt, 1995). Untuk tujuan laporan
dibenarkan. Menurut (Husnan Suad., Pudjiastuti
keuangan, piutang diklasifikasikan baik sebagai
Enny, 1994) analisis terhadap piutang menyangkut
lancar (jangka-pendek) atau tidak lancar (jangka
perbandingan antara manfaat dan pengorbanan.
panjang).
Sejauh manfaat diharapkan lebih besar dari
1. Piutang Lancar diperkirakan dapat ditagih
pengorbanan, suatu keputusan dibenarkan secara
dalam waktu satu tahun atau
ekonomi.
siklus operasi, mana yang lebih panjang.
Besar kecilnya piutang yang dimiliki oleh perusahaan di samping dipengaruhi oleh kondisi
dalam satu
2. Piutang tak lancar merupakan piutang yang selain piutang lancar diatas
perekonomian pada umumnya, juga dipengaruhi
Piutang selanjutnya diklasifikasikan di neraca baik
oleh kebijaksanaan perkreditan yang ditentukan
sebagai piutang dagang atau bukan dagang.
oleh perusahaan.
3
Piutang
usaha
adalah
jumlah
yang
standart
kredit,
persyaratan
terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa
kebijaksanaan penagihan.
yang diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis
Standart kredit
yang normal. Piutang usaha, biasanya yang paling besar
yang
dimiliki
perusahaan
dapat
Merupakan kemampuan
standart
keuangan
kredit,
yang
minimum
dan
menetapkan dari
calon
disubkualifikasikan menjadi piutang dagang dan
pelanggan agar dapat memperoleh pembelian
wesel tagih.
secara
1.
Piutang dagang
adalah janji lisan dari
kredit.
memerlukan
Penetapan
pengukuran
standart
atas
kredit
kualitas
pembeli untuk membayar barang dan jasa yang
(Credit Quality),
dijual, biasanya dapat ditagih di dalam waktu
penunggakan oleh pelanggan.
30 sampai 60 haridan merupakan “Piutang
Menurut Farah Margaretha (2011:53) Metode yang
terbuka” yang berasal dari perluasan kredit
digunakan perusahaan untuk mengukur kualitas
jangka pendek
kredit
2.
Wesel Tagih adalah janji tertulis dari pembuatnya untuk membayar jumlah uang
yaitu probabilita
kredit
terjadinya
a. Five Cs of Credit -
Karakter (Character), merupakan penelitian
tertentu pada tanggal tertentu di masa depan dan
atas
dapat timbul dari penjualan, pendanaan, atau
menunjukkan kemungkinan bahwa pelanggan
transaksi lain. Wesel bisa jangka pendek atau
secara jujur dan sadar mau memenuhi
jangka panjang.
kewajibannya. -
Kebijaksanaan kredit
kepribadian
Kemampuan
pelanggan
(Capacity),
yang
merupakan
Menurut J.Fred Weston,dkk (1986:203)
penelitian subjektif atas pelanggan untuk
jumlah piutang ditentukan oleh volume penjualan
membayar kredit beserta bunganya tepat pada
kredit dan rata-rata waktu antara penjualan dan
waktu yang telah disepakati. Alat ukurnya
penagihan atau rata-rata jangka waktu penagihan
adalah catatan prestasi bisnis yang telah
rata-rata
dilengkapi dengan pengamatan langsung di
tergantung sebagian
jangka pada lagi
waktu kondisi
pada
penagihan
sebagian
perekonomian
faktor-faktor
yang
dan bisa
pabrik/kantor pelanggan. -
Modal
(Capital),
merupakan
penilaian
dikendalikan yaitu variable kebijaksanaan kredit.
kekuatan finansial yang dilengakapi oleh
Variable
pelanggan. Alat ukurnya adalah laporan
utama
kebijaksanaan
itu
mencakup
keuangan.
4
-
Jaminan
(Collateral),
merupakan
bentuk
Sejati
0
0
0
2
PT. Abadi
5 0 0
6 0 0
2 5 0
3
Toko Bagus
2 5 0
1 0 0
4
CV. Bayang kara
1. 0 0 0
5
Firma Bamba ng & Co
7 5 0
6
PT. Dosni Roha
7
PT. Merdek a
8
PT. Maju
9
PT. Citra
1 0
PT. Margor ejo
1 1
PT. Simpati
1 2
PT. Garuda
1 3
PT. Merpat i
1 4
PT. Angkas a
1 5
PT. Lubuk
0 0
aktiva yang diberikan oleh pelanggan sebagai jaminan keamanan atas kredit yang diberikan. -
Kondisi
(Conditions),
gambaran/dampak
merupakan
perubahan
kondisi
perekonomian secara umum maupun industri terhadap
kemampuan
pelanggan
untuk
memenuhi kewajibannya. Umur piutang (Aging Schedule) Menurut Farah Margaretha (2011:55) Aging
2 0 0
15 0
1. 5 0 0
10 0
6 5 0 1. 0 0 0 7 5 0
Schedule adalah laporan yang menunjukkan umur piutang dengan memberikan persentase pada kelompok piutang yang belum jatuh tempo dan kelompok piutang yang jatuh tempo melewati periode tertentu. Sedangkan menurut J. Fred Weston (1985:216) Skedul (daftar) umur piutang
10 0 3. 2 8 0
Yang dimaksud kelompok umur adalah jangka waktu lamanya piutang terbuka sejak penjualan. Contoh Tabel umur piutang (Dalam Ribuan
3. 2 8 0 5 0 0
(aging schedule) menunjukkan presentase piutang akhir triwulan menurut kelompok umur piutang.
1
PT. Agung
T ot al
Umur Piutang (Hari) 1 3 0
3 1 6 0
6 1 9 0
5 0
2 5
2 5
9 11 2 0
12 118 0
18 136 5
> 3 6 5 1. 0
5 0 0 0 2 0 0
2 0 0 3 5 0
Rupiah)
N Nama o Debitu . r
2 0 0
10 0
3 5 0 5 0
50
1 5
15
5 0 6 7 5
3 2 5
13 5
1 0 0
5 0 1. 2 3
5
5
Input
proses
output
Mencatat data penjualan dan piutang usaha
Surat Perjanjian jual beli
Faktur
1 6 1 7
PT. Pelita Firma Nani Heru
3 4 0
3 4 0
5 1 5
Transaksi penjualan
Data pelanggan
Data piutang pelanggan
5 1 5 3 7 5
Surat Jalan
Laporan piutang yang telah terbayar Data piutang yang akan jatuh temmpo Laporan piutang yang belum jatuh tempo Laporan piutang pelanggan yang macet
3 7 5
1 8
PT. Obor
1 9
PT. Sukma
2 4 0
Total
7. 8 0 0
Persen tase
1 1 3 5 0 % % % %
Kartu Piutang
Laporan umur piutang Laporan limit kredit pelanggan
Laporan kas masuk
2 4 0 2. 3 0 0
8 0 0
5 5 0
40 0
15 %
25 0
1 5 0
20 %
5 0 %
1 2. 2 5 0
Gambar 3.2 block diagram penjualan kredit dan pemberian piutang Seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.2 di atas, sistem yang akan dibuat dibagi menjadi 3 bagian yaitu input yang berisi data pelanggan dan transaksi penjualan, proses yang berisi pencatatan
Sumber: Soemarso S.R. (2004: 341) data penjualan dan piutang usaha, dan output yang Desain pengembangan berisi laporan pelanggan yang piutangnya macet, Dari analisa permasalahan di atas dapat di
laporan
umur
piutang,
laporan
limit
kredit
simpulkan bahwa masalah yang di hadapi oleh PT.
pelanggan, laporan piutang yang belum terbayar,
World Engineering adalah belum adanya sebuah
laporan piutang yang sudah terbayar, dan laporan
sistem yang dapat mengelola dan mengatur
kas masuk.
pemberian piutang kredit kepada pelanggan, untuk -
Blok Input
mengatasi masalah tersebut maka di dibuat lah Pada blok input ini, setiap transaksi penjualan sebuah sistem yang mampu mengelola piutang data yang pertama kali di masukkan kedalam pada PT. World Engineering, adapun logika dari sistem adalah data pelanggan yang berisi nama sistem tersebut dapat dilihat dari blok diagram pelanggan, alamat pelanggan, no telp, saldo berikut ini. rekening koran. Sistem kemudian menghitung limit kredit Dari data saldo koran pelanggan dan menyimpannya
dalam
sistem.
setelah
data
pelanggan dan limit kredit pelanggan telah tercatat
6
di dalam sistem, sistem kemudian mendapat
kreditpelanggantersebutmasihmencukupiuntukmela
inputan berupa pesanan pelanggan yang kemudian
kukanpemesanan.Apabilapesananpelanggantersebu
sistem akan cek ketersediaan nya, apabila barang
ttidak di tolakmakapesanan di simpan dalam
tersedia data pesanan kemudian di simpan dalam
database.
database
menghasilkan
output
data
pesanan -
Blok Output
pelanggan. data pesanan tersebut kemudian di Output yang dihasilkan oleh sistem ini gunakan sebagai input untuk ACC manager. adalah seperti: -
Blok Proses - Faktur penjualan, untuk diberikan kepada Pada blok input ini, setiap transaksi penjualan pelanggan sebagai tanda bukti penjualan.
data yang pertama kali di masukkan kedalam sistem adalah data pelanggan yang berisi nama
- Surat perjanjian jual-beli, adalah surat perjanjian
pelanggan, alamat pelanggan, no telp, saldo
tentang pembayaran piutang antara pelanggan dan
rekening koran. Sistem kemudian menghitung limit
perusahaan.
kredit Dari data saldo koran pelanggan dan menyimpannya dalam sistem. setelah data
- Surat jalan untuk digunakan sebagai tanda bukti pengiriman barang kepada pelanggan.
pelanggan dan limit kredit pelanggan telah tercatat di dalam sistem, sistem kemudian mendapat inputan berupa pesanan pelanggan yang kemudian sistem akanmemeriksa ketersediaan nya, apabila
- Laporan piutang yang telah terbayar, adalah laporan yang berisi piutang mana saja yang sudah di bayar oleh pelanggan dalam periode tertentu.
barang tersedia,system
- Data Piutang yang akan jatuh tempo, laporan ini
kemudianakanmemeriksajumlah limit
digunakan
kreditpelanggandan history piutangpelanggan,
mengirimkan tagihan kepada pelanggan yang akan
apabilajumlahpesananpelanggantersebutmelebihiju
jatuh tempo 1 minggu kemudian.
oleh
bagian
penagihan
untuk
mlah limit kredit yang dimilikinya, -
Laporan
piutang
pelanggan
yang
macet,
makapesananpelanggantersebutakan di tolakoleh digunakan untuk melaporkan kepada manager system. piutang pelanggan mana saja yang belum terbayar Pesananpelangganjugaakanditolakapabilapelanggan lebih dari 90 hari dari tanggal jatuh tempo. tersebutmemilikipiutang yang belumterbayarlebihdari 90 hari (piutangmacet) meskipun limit
7
- Kartu piutang, digunakan untuk memberikan
menunjukan aliran data yang diberikan oleh sistem
informasi kepada pelanggan tentang piutang yang
kepada external entity.
dimiliki. laporan piutang yang sudah terbayar surat tagihan laporan limit kredit
- Laporan umur piutang adalah laporan yang
pelanggan
Kartu Piutang
manager
kontrak jual beli
digunakan
untuk
mengelompokkan
piutang laporan piutang pelanggan macet
bukti pembayaran 0
berdasarkan
jangka
waktu
sejak
dicatatnya
data pelanggan bayar uang muka
transaksi penjualan sampai dengan tanggal jatuh
laporan umur piutang
sistem informasi pengelolaan piutang
data pesanan pelanggan konfirmasi ketersediaan barang Surat jalan
+
pesanan di tolak Faktur
temponya supaya perusahaan dapat mengetahui Gambar 3.4 Context diagram sistem
jumlah uang yang akan di dapat pada bulan-bulan
informasi
berikutnya.
pengelolaan
piutang
pada
PT.World Engineering - Laporan limit kredit pelanggan untuk melihat HASIL DAN PEMBAHASAN
daftar limit kredit pelanggan.
Menu Utama -
Laporan kas masuk untuk melihat jumlah Pada form utama terdapat beberapa menu
pemasukan dari piutang dan penjualan tunai. yaitu menu login, master, transaksi, ACC Pesanan, Data flow diagram Data
dan laporan. Form utama rancang bangun sistem Flow
Diagram
(DFD)
menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam
informasi pengelolaan piutang dapat dilihat pada gambar 4.1.
sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat
arus
data
yang
mengalir
dalam
rancangbangunsistempengelolaan piutang ini.
Context Diagram Pada context diagram ini terdapat 3 (tiga) exsternal entity yaitu pelanggan, manager, dan bagian penagihan. Tanda panah menuju ke sistem
Gambar 4.1 Form Menu Utama
menunjukan aliran data yang diberikan oleh
Pada bagian sebelah atas pada form ini
external entity kepada sistem, sedangkan tanda
terdapat menu yang merupakan navigasi utama
panah
pada aplikasi. Didalam menu terdapat beberapa
dari
sistem
menuju
external
entity
8
sub menu yang berfungsi untuk menampilkan
akan diberikan.
proses-proses yang akan dilakukan. Form Master Pelanggan Form master pelanggan digunakan untuk melakukan maintenance data Pelanggan seperti menyimpan data Pelanggan atau mengubah data pelanggan. Pada form master pelanggan ini memberikan informasi data-data pelanggan.
Gambar 4.3 Form Penentuan Debitur Form Transaksi Pemesanan Form Transaksi Pemesanan digunakan untuk menyimpan data pesanan pelanggan. Pada form pemesanan ini memberikan informasi datadata pesanan pelanggan.
Gambar 4.2 Form Master Pelanggan Form Penentuan Debitur Form penentuan debitur digunakan untuk menentukan pelanggan tersebut layak menjadi debitur atau tidak dan menghitung limit kredit yang
Gambar 4.4 Form Pemesanan Form Penjualan Form
penjualan
digunakan
untuk
menyimpan data transaksi penjualan. Pada form penjualan
ini memberikan informasi data-data
penjualan tunai dan penjualan kredit.
9
hasil penelitiannya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1.
Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini telah dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh management
2.
Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini mampu menyimpan Data Pelanggan dan menentukan
Limit
Kredit
Pelanggan
berdasarkan riwayat piutang pelanggan.
Gambar 4.10 Form penjualan Kredit 3.
Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini
Form Cetak Laporan Umur Piutang telah mampu membantu mengurangi resiko Form
cetak
laporan
umur
piutang
terjadinya piutang macet.
digunakan untuk mencetak data omor piutang. Pada form laporan pembelian ini memberikan informasi data-data umur piutang dari piutang yang dimiliki
Saran
perusahaan.
Adapun beberapa saran yang dapat disampaikan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat antara lain: 1. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini
dapat
dikembangkan
sehingga
dapat
menangani tidak hanya piutang tapi juga hutang perusahaan. 2. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang ini Gambar 4.15 Form Cetak Laporan Umur
juga
dapat
lebih
dikembangkan
lagi
sehingga dapat menghasilkan laporan neraca,
Piutang
jurnal dan buku besar, dan laporan keuangan yang lebih lengkap. Sehingga memudahkan
Kesimpulan bagian pembukuan. Setelah
dilakukan
analisis,
perancangan \
sistem dan pembuatan aplikasi Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Piutang pada PT. World Engineering ini serta dilakukan evaluasi
10
DAFTAR PUSTAKA
Farah Margaretha, 2011, Manajemen Keuangan untuk Manajer Nonkeuangan, Penerbit Airlangga, Jakarta.
H.M, Jogiyanto,2001, Analisis Dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis.ANDI,Yogyakarta.
H.M, Jogiyanto,1988, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, BPFE,Yogyakarta. J. Fred Weston, Eugene F. Brigham, 1986, DasarDasar Manajemen Keuangan Jilid 1 ,Penerbit Airlangga,Jakarta.
Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Kieso, Donald, E., and Weygandt, Jerry, J., 1995, Akuntansi Intermediate,edisi ketujuh, Binarupa Aksara, Jakarta. Kuswadi, 2004, Cara Mudah Memahami AngkaAngka dan Manajemen Keuangan bagi Orang Awam, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.
Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta. Smith,Jr , Jay M , And K. Fred Skousen, 1989, Akuntansi Intermediate Volume komprehensif, Edisi kedelapan, Penerbit Airlanggan, Jakarta. Soemarso S.R,2009, Akuntansi Suatu Pengantar ,Salemba Empat, Jakarta.
11
