Rancangan Pengembangan Sistem Informasi Keuangan Internal Badan Kepegawaian Daerah Propinsi Jawa Tengah Oleh : Endro Dwi Wuryanto1), Retno Prihatiningsih2) Teknik Informatika STMIK HIMSYA1) Sistem Informasi STMIK HIMSYA2) Email :
[email protected],
[email protected]
Abstrak Teknologi informasi dan komunikasi untuk membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Hampir semua instansi pemerintah dan perusahaan memanfaatkan untuk mendukung pengolahan data dengan mudah, cepat dan berkualitas. Desain Jaringan yang diperuntukkan pada Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah ini dikembangkan dengan sistem berbasis intranet yang merupakan komunikasi jaringan komunikasi yang dapat menghubungkan seluruh komputer di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Secara umum Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah merupakan gabungan dari 2 proses, yaitu alur penerimaan dan alur pengeluaran. Implementasi dari Rancang bangun Sistem Informasi Keuangan Internal sebagai sumber data yang akan di integrasikan dengan Sistem Pengelolaan Keuangan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Key word : sistem integrasi, sistem informasi keuangan internal
I.
Pendahuluan Perkembangan teknologi yang semakin canggih yang sekarang telah membuat
banyak organisasi atau lembaga menggunakannya sebagai media yang pengolahan data, mendukung kemampuan Komputer dalam pengolahan data telah sangat mendukung dalam menghadirkan information bahwa mudah, akurat dan berkualitas. Hampir semua instansi pemerintah dan perusahaan memanfaatkan peralatan teknologi informasi dan komunikasi untuk membantu dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah merupakan sistem informasi yang dibuat melalui proses studi dan analisa, sehingga dapat disusun sebuah algoritma pemrograman yang baik agar didapatkan sistem yang terukur dan normal. Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah dibangun dengan menggunakan konsep basis data RDBMS (Relational Database Management System) yang mana pada prinsipnya sistem ini menggabungkan tabel-tabel dengan beberapa metode untuk bekerjasama. Penggunaan RDBMS ini telah sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini.
Banyaknya volume pekerjaan yang harus diselesaikan oleh bendahara pengeluaran, para pembantu bendahara pengeluaran, bendahara penerimaan dan staf keuangan lainnya. Sehingga pembuatan laporan dan informasi keuangan yang dihasilkan tidak bisa tepat waktu, tidak transparan, tidak akuntabel, dan kurang akurat. Pekerjaan kurang efektif dan efisien. Secara umum Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah merupakan gabungan dari 2 proses, yaitu alur penerimaan dan alur pengeluaran.
2.
Telaah Teori
2.1.
Definisi Sistem Informasi Pada dasarnya yang dimaksud dengan system informasi tidak harus melibatkan
computer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut dengan system informasi berbasis komputer (Computer Based Information System). Pada prakteknya istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel – embel berbasis komputer, walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting. Terdapat beragam definisi system informasi, adapunt definisi sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (abdul kadir : 2003). Sedangkan, untuk memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Informasi dapat di ibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu. Dapat didefinisikan bahwa sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna (Bodnar dan Hopwood : 1993)
2.2.
Definisi Sistem Informasi Keuangan Mekanisme Sistem Informasi Keuangan telah digunakan dalam bisnis selama seratus
tahun atau lebih. Menurut Abdul Kadir (2003), system informasi digunakan untuk mendukung manajer atau para pengambil keputusan di bidang keuangan yang menyangkut persoalan keuangan organisasi dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan
dalam organisasi. Sistem informasi keuangan terdiri dari beberapa subsistem, diantaranya adalah subsistem: a. intelijen keuangan b. audit internal c. pemrosesan transaksi (bagian dari system informasi akuntansi) d. peramalan dan perencanaan keuangan e. manajemen dana f. pengendalian keuangan Fungsi keuangan berkaitan dengan arus uang dalam organisasi. Sistem Informasi Keuangan mempunyai tiga tugas pokok : 1. Mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang 2. Membantu perolehan dana tersebut 3. Mengontrol penggunaannya 2.2.1. Subsistem Audit Internal Pada penelitian ini akan dibahas lebih detail tentang subsistem Audit Internal. Bagaimanapun organisasi besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit catatan akuntansi dalam menguji kebenarannya. Subsistem audit internal dimasukan sebagai input dari system informasi keuangan, karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi organisasi secara independen dari sudut pandang keuangan. Terdapat empat jenis dasar kegiatan audit atau pemeriksaan keuangan yang diantaranya adalah keuangan, operasional, kesesuaian, rancangan sistem pengendalian internal. 2.2.2. Subsistem Intelijen keuangan Salah satu fungsi keuangan adalah mengendalikan arus uang melalui perusahaan, sehingga perlu diperoleh uang yang cukup untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan atau organisasi, sehingga dana tersebut perlu dikendalikan untuk memastikan agar dana tersebut digunakan dengan cara yang paling efektif. Informasi diperlukan untuk mempercepat arusnya. Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber – sumber terbaik modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. 3.
Pendekatan Sistem dan Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem informasi adalah suatu proses pengembangan
sistem yang formal dan presisi yang mendefinisikan serangkaian aktivitas, metode, best practices, dan tool yang terautomasi bagi para pengembang dan manajer proyek dalam
rangka mengembangkan dan merawat sebagian besar atau keseluruhan sistem informasi atau software. Pola pengembangan sistem lebih dipengaruhi oleh kebutuhan untuk mengembangkan system yang lebih cepat dan responsive dapat dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer (computer based development tools). Tahapan dalam metode pengembangan system SDLC meliputi (Mc.Leod: 2001) ; 1) Tahap Perencanaan : mengidentifikasi awal rencana pengembangan, anggaran, tim pelaksana, kelayakan proyek serta menjalankan mekanisme pengendalian. 2) Tahap Analisis : penelitian atas system yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui, dengan memahami sistem yang ada, identifikasi masalah dan mencari solusi 3) Tahap Desain : tahap ini disebut juga dengan tahap rancangan adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru untuk mendesain sistem baru, dan dilanjutkan dengan pembuatan sistem. 4) Tahap Penerapan atau Implementasi : kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu system yang bekerja untuk menerapkan sistem yang telah dibuat 5) Tahap Penggunaan : sekaligus evaluasi dan pemeliharaan yang terdiri dari lima langkah yaitu : menggunakan system, Audit system, pemeliharaan system, menyiapkan usulan rekayasa ulang, menyetujui atau menolak rekayasa ulang system.
3.1.
Flowchart Metode Kerja Pelaksanaan Kegiatan
4. Hasil dan Pembahasan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah merupakan sistem informasi yang dibuat melalui proses studi dan analisa, sehingga dapat disusun sebuah algoritma pemrograman yang baik agar didapatkan sistem yang terukur dan normal. Setelah melalui proses analisa kebutuhan dan analisa alur sistem maka fitur-fitur Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI), antara lain : 1. Penerimaan ( Buku Penerimaan dan Buku Setoran ) 2. Pengeluaran ( Buku Pengeluaran dan Buku Panjar ) 3. Report a. Penerimaan dan Setoran (Bendahara 1) b. Register STS (Bendahara 2) c. Rincian Per Objek Penerimaan (Bendahara 3) d. Jurnal e. Account 4. Setting a. Rekening b. Pejabat c. Setting 5. Change Password 6. Set User 7. Sign Out
4.1. Analisa Database Analisa database sangat diperlukan untuk mendukung proses Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah agar terbentuk sebuah sistem yang terstruktur dengan database yang baik. Hasil dari analisa sistem dan data yang telah dikumpulkan kemudian di identifikasi untuk dimasukkan dalam perancangan database, hal ini dimaksudkan agar database yang dibangun mentaati kaidah-kaidah normalisasi sehingga sistem berjalan dengan normal dan cepat pada saat di akses. Desain awal dibuat untuk sketsa sebagai penunjang yang berguna dalam penyusunan dan pembuatan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah. Setelah desain awal dirancang kemudian dipresentasikan ke tim teknis untuk mendapatkan persetujuan maupun masukan-masukan berkaitan dengan proses rancang bangun sistem dan layout dasar dari tampilan sistem yang akan dibangun.
4.2. Desain Sistem Desain awal dibuat untuk sketsa sebagai penunjang yang berguna dalam penyusunan dan pembuatan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah. Adapun desain awal yang akan dibangun adalah sebagai berikut : 1. Desain awal Halaman Login Administrator :
2. Desain Awal Halaman Administrator:
4.3. Rancang Bangun Sistem Rancang bangun sistem ini akan dilandaskan pada desain jaringan, desain perangkat lunak serta desain basis data berdasarkan pada analisa kebutuhan yang ada. 4.3.1
Desain Jaringan
Desain Jaringan yang diperuntukkan pada Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah ini dikembangkan dengan sistem berbasis intranet yang merupakan komunikasi jaringan komunikasi yang dapat menghubungkan seluruh komputer di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah. Alasan penggunaan model jaringan intranet ini karena sifat dari sistem ini yang relatif “rahasia” sehingga sangat tidak aman apabila sistem ini diletakkan di jaringan internet yang dapat diakses oleh semua orang di dunia. Selain itu demi menjaga keamanan data dan kemudahan dalam melakukan akses data oleh user/pelaksana yang ditunjuk, maka jaringan yang dipilih pada sistem informasi ini adalah jaringan di intranet pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah sehingga mempermudah user yang ditugaskan sebagai pengelola sistem dalam melakukan updating data pada setiap waktu disemua tempat di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah.
4.3.2
Penggunaan Database
Database yang di gunakan adalah database MySQL, dengan Spesifikasi database untuk penyimpanan data, antara lain : 1.
Bersifat RDBMS (Relational Database Management System)
2.
Dapat memuat data hingga triliunan record
3.
Dapat diakses dalam jaringan LAN maupun WAN
4.
Bebas lisensi
5.
Mempunyai feature Database level high-end seperti : -
Stored Procedure
-
Triggers
-
Views
-
Sub Querys
4.4 Spesifikasi Kebutuhan Sistem Dalam Pembangunan Sistem Informasi Keuangan Internal (SIKI) pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah ini memerlukan beberapa kriteria spesifikasi perangkat komputer yang dapat mendukung dalam pembuatannya, berikut adalah spesifikasi perangkat komputer minimum yang dapat di gunakan : a. Perangkat Keras -
Prosesor Intel Pentium Dual-Core dengan kecepatan 1,6 GHz
-
Harddisk dengan kapasitas 840 GB
-
Memori komputer 1GB
b. Perangkat Lunak -
Sistem Operasi Windows XP SP2
-
Web Server, menggunakan Apache 2.2.4
-
Scripting, menggunakan PHP 5.2.1
-
Database, menggunakan MySQL 5.0.27
-
Database Manager, menggunakan phpMyAdmin 2.9.2
-
Web Browser, menggunakan Mozilla Firefox 3.6.12
4.5 Desain Perangkat Lunak Desain perangkat lunak yang digunakan untuk pembangunan website ini antara lain: 1) Perangkat Lunak Server
: Linux/ UNIX BSD
2) Perangkat Lunak Web Server
: Apache 2.x
3) Perangkat Lunak Database
: MySQL
4) Perangkat Lunak Client
: Linux, MyIE, Mozilla, FireFox, IE
5) Bahasa Pemprograman
: PHP v5.0.3, HTML 5, CSS v3
6) Framework PHP
: Kohana Framework versi 3.2.0
7) Framework Javascript
: Jquery
4.6 Proses Pembuatan Sistem Sebelum sistem dibangun ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara lain :
Instalasi webserver Apache Instalasai PHP Instalasi database server MySQL Konfigurasi antara Apache, PHP dan MySQL Cek tampilan konfigurasi dengan PHPINFO pada Internet Explorer atau Mozilla Firefox
Kesimpulan Hasil penilitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam rancang bangun Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Internal khususnya pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Tengah, semoga dengan diterapkannya aplikasi yang telah selesai dibangun sesuai dengan tujuan dan manfaat yang diharapkan. Dalam proses pembuatan aplikasi ini juga sudah dipikirkan mengenai ancamanancaman dan beberapa bentuk serangan yang mungkin dilakukan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan perubahan bentuk tampilan halaman maupun melakukan perubahan data yang tidak sesuai dan tidak dapat dipertanggung jawabkan. Sisi keamanan dari website ini dirancang melalui beberapa tingkatan mulai pada saat awal mula pembuatan aplikasi (adanya halaman Login Administrator), proses penanganan terhadap SQL Injection, maupun keamanan terhadap serangan dijaringan internet. Sehingga diharapkan aplikasi ini dapat berguna.
Daftar Pustaka Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi , Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005. Daljono. 1999. ”Pengaruh Teknologi yang Diterapkan pada Sistem Informasi terhadap Kinerja Karyawan Perusahaan”. MEB, Vol. XI. No.1-2 Ghozali, Imam dan Hapsari, M. 2006. “Pengaruh Teknologi Informasi Berbasis Sumber Daya Terhadap Kinerja Perusahaan”, Jurnal Maksi. Vol.6 No.1 (60-68). Jogiyanto, HM. 2001. ”Analisa dan Desain Sistem Informasi”. Andi Offset. Yogyakarta. Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur, Yogyakarta : Andi Offest, 2005. Kadir A,. 2003. ”Pengenalan Sistem Informasi”. Andi Offset. Yogyakarta.
Masrek, MN. 2007. “Investigating Corporate Intranet Effectiveness : A Conceptual Framework”, Information Management & Computer Security, Vol.15 No.3. Mc Leod. R. JR., 1997. Management Information System: ” A Study Of Computer Based Information System”. Sixth Edition. Macmelan Publishing Company. McLeod, Jr. Raymond., George Schell. 2004. ”Sistem Informasi Manajemen”, copyright © 2001. Prentice-Hall,Inc. PT. Indeks. Jakarta. O’Brien, JA. 2005. ” Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial”. Salemba Empat. Jakarta. Romney, MB. & Steinbart, PJ. 2003. “Accounting Information System”. Salemba Empat. Edisi 9. Jakarta. Ronny Prabowo & Yayuk Ariyani. 2005. “ Investasi Teknologi Informasi Dan Kinerja Keuangan: Aplikasi Data Envelopment Analysis (Dea) Pada Perusahaan Yang Sukses Melakukan Investasi Teknologi Informasi”. Simposium Nasional Akuntansi 8 Solo Rudjito. 2003. “Peran Lembaga Keuangan Mikro dalam Otonomi Daerah Guna Menggerakan Ekonomi Rakyat dan Menanggulangi Kemiskinan, Studi Kasus : Bank Rakyat Indonesia, Ekonomi Rakyat, Th. II – No. 1- Maret 2003. http://www.ekonomirakyat .org/edisi13/artikel3.htm.
Uma Sekaran. 2006. Metodologi Penelitian untuk Bisnis. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Wilkinson JW,. 1989. ”Accounting Information System : Essential Concepts and Application”. Arizona State University. Zhuge Hai. 2003. ” Workflow-and Agent Based Cognitive Flow Management for Distributed Team Cooperation”. Information & Management, Vol. 40, Edisi 5, pp.419.
