RANCANGAN DATABASE UNTUK MENGELOLA DATA PREMI DAN KLAIM ASURANSI KENDARAAN PADA PT.ASURANSI RAMAYANA TBK. Arif Budiman1, Ari Kusuma2, Eros Zavero Adhitya3 , Eka Miranda4 1,2,3,4
School of Information Systems Jln. K.H Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat
[email protected],
[email protected],
[email protected] ,
[email protected]
ABSTRAK Sistem Database sangat berperan penting dalam pengelolaan data yang beragam karena dapat meningkatkan ketersediaan dan kelengkapan data. Tujuan penelitian adalah untuk menganalisis proses bisnis dan merancang system basis data untuk mengelolaan data premi dan data klaim nasabah asuransi. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metodologi pengumpulan data yang mencakup studi pustaka, wawancara dan observasi. Metodologi perancangan menggunakan The Database System Development Lifecycle Method menurut Connolly dan Begg (2010). Hasil penelitian ini adalah rancangan model database PT Asuransi Ramayana Tbk. Manfaat skripsi ini bagi perusahaan adalah data yang terelasi dengan baik, Sistem basis data yang terstruktur dan terrelasi antar tabel yang ada didalamnya, dan memprosesan berbagai kegiatan transaksi secara otomatis dan cepat sehingga user dapat mendapatkan data transaksi secara tepat dan akurat Kata kunci : Database, premi, klaim ABSTRACT Database system is really important in order to manage random data because it can increase the availability of the data. PURPOSE OF THIS RESEARCH is to analyze business process and build a database system to manage premium and claim data. METHODOLOGY USED IN THIS RESEARCH START with collect the data that required library studies, an interview and observation. The methodology used in this thesis is based on “The Database System : Development Lifecycle Method” Connolly and Begg (2010). THESE RESULTS IS new design database model of PT Asuransi Ramayana Tbk. The advantage of this new design model are every single data already related well, Database system with good structured and related with data inside, and process transaction automatically and fast, so user will get the data fast and accurate. Keywords : Database, Premium , Claim
PENDAHULUAN Pada saat ini, teknologi sangat berkaitan dengan perkembangan kebutuhan perusahaan, karena kebutuhan akan data dan informasi dalam perusahaan sangat bergantung pada teknologi yang digunakan. Dengan adanya data, maka pemilik perusahaan dapat memperoleh informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Data adalah representasi dari objek dan kejadian yang mempunyai arti dan penting didalam cakupan user. Dalam arti yang lain data adalah sebuah rekaman fakta dan angka. Agar mampu bertahan dan berkembang di tengah persaingan global yang semakin ketat saat ini, sebuah perusahaan harus dapat mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan data dan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat dan akurat. Sebagai solusinya, banyak perusahaan yang kemudian menggunakan database dalam sistem informasinya. PT. Asuransi Ramayana Tbk. Didirikan pada tanggal 6 Agustus 1956 dengan Akta Notaris Raden Meester Soewandi No. 14 dan disahkan dengan Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 15 September 1956 No. J.A.5/67/16 dengan nama PT. Maskapai Asuransi Ramayana. Tujuan didirikannya perusahaan asuransi tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan proteksi atas barangbarang impor dan ekspor NV.Agung yang saat itu dipimpin oleh F.S. Harjadidan R.G. Doeriat.Nama PT. Asuransi Ramayana mulai digunakan setelah diadakan perubahan nama dengan Akta Notaris Muhani Salim, SH No. 95 dan disahkan dengan Keputusan Menteri Kehakiman No. C.2.5040-HT01.04.TH 86 tanggal 19 Juli 1986 PT. Asuransi Ramayana,Tbk adalah salah satu perusahaan asuransi di Indonesia yang memiliki beberapa produk asuransi, diantaranya : properti, kendaraan, pengangkutan, rekayasa, syariah, dan lain-lain. Pada skripsi ini peneliti melakukan penelitian pada asuransi kerugian kendaraan PT. Asuransi Ramayana,Tbk memiliki beberapa masalah seperti belum terintegrasinya data klaim dan data premi. Selain itu sering terjadi kesalahan dan tidak terupdatenya data. Untuk membantu perusahaan tersebut dalam mengelola data dan informasi yang dikumpulkannya, dibutuhkan sebuah Sistem Database yang diintegrasikan dengan perusahaan tersebut. Penelitian yang terkait dengan pembuatan sistem database untuk perusahaan asuransi sudah pernah dilakukan dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEOGRAFI UNTUK APLIKASI BIDANG ASURANSI PADA PT. ASURANSI RAMAYANA DI PROVINSI DKI JAKARTA” (RACHMA TRIANI ,2011) . Adapun pada skripsi penulis membuat sistem informasi geografi pada PT. ASURANSI RAMAYANA tbk. Maka kami membuat penelitian sistem Database perusahaan tersebut. Manfaat dari pembuatan skripsi ini antara lain : 1.
2. 3.
Merancang sistem basis data dengan pembagian hak akses yang jelas sesuai dengan kebutuhan karyawan meliputi proses permohonan calon nasabah,pengelolaan data premi dan klaim. Menganalisa kebutuhan sistem basis data untuk mendukung proses bisnis pada PT.Asuransi Ramayana,Tbk. Merancang sistem basis data agar mendukung proses pengelolaan data premi dan data klaim dan menghasilkan DBMS yang dibutuhkan PT.Asuransi Ramayana,Tbk.
METODOLOGI PENELITIAN Metode Pengumpulan Data : 1.
Studi Kepustakaan
Metode studi kepustakaan dilakukan dengan mencatat informasi yang berasal dari buku referensi, internet, perpustakaan Universitas Bina .Nusantara. 2.
Metode Penemuan Fakta
Observasi Pengamatan yang dilakukan dengan mengamati langsung sistem yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Ramayana,Tbk. Wawancara Metode wawancara dilakukan dengan tanya-jawab secara tatap muka kepada Ka.Biro, Direksi, Marketing, Bagian klaim pada PT.Asuransi Ramayana,Tbk. Review dokumenstasi Melakukan pemeriksaan atas dokumen yang ada pada perusahaan yang berguna untuk menambah data dan pengetahuan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Identifikasi Kebutuhan Entitas : • • • • • • • • • •
Karyawan (Bagian Marketing) Karyawan (Bagian Keuangan) Karyawan (Bagian Klaim) Karyawan (Bagian Survey) Karyawan (Bagian Underwriting) Nasabah Quotation Slip Kendaraan SPPA Faktur Premi
• • • • • • • •
Memo Klaim Polis SPK Closing Instruction Quotation Surat Perintah Survei Hasil Survei
System Boundary Mendefinisikan cakupan dan batasan dari sistem database (system boundary) dan major user view.
Gambar 1. System Boundary Gambar 1. diatas menjelaskan tentang cakupan sistem yang terjadi dalam preoses bisnis PT Asuransi Ramayana Tbk.
User view Rancangan yang baru Diharapkan dapat mempermudah user dalam menggunakan aplikasi transaki PT asuransi Ramayana Tbk. Sehingga diharapkan dapat meminimalisir kesalahan dan menggunakan aplikasi semaksimal mungkin.berikut contoh rancangan layar transaksi : 1.
Form Quotation Slip
Gambar 2. Form Quotation Slip Gambar 2. di atas merupakan bentuk contoh rancangan layar untuk transaksi quotation slip pada PT Asuransi Ramayana Tbk, yang berfungsi sebagai pencatat awal data pemohon transaksi.
2.
Form SPPA
Gambar 3 Form SPPA Gambar 3. di atas merupakan bentuk contoh rancangan layar untuk transaksi SPPA pada PT Asuransi Ramayana Tbk, yang berisi data lengkap pemohon dan jenis asuransi yang diinginkan untuk kemudian diproses pada persetujuan asuransi.
ERD Normalisasi
Nasabah PK ID Nasabah Nama Alamat No_ktp Telepon Fax TTL
Cabang PK ID_Cabang Nama_Cabang Alamat_Cabang Telepon_Cabang Email Kota total_karyawan
Kendaraan Closing Instruction PK Merk Jenis No_polisi No_rangka No_Mesin No_STNK Tahun_Kendaraan Harga_kendaraan Rate
1..1 1..1 1..1
1..1
1..1
Kondisi_Pertanggugan
ID memo
1..1
Jenis Tanggal Status FK1 ID SPPA FK2 ID_Karyawan
1..1
1..1 PK
ID_Quotation_Slip
FK1 FK2 FK3 FK4 FK5
Tanggal Harga_Pertanggungan Premi Status ID Nasabah ID Kendaraan ID_kondisi_pertanggungan ID_jenis_perluasan_jaminan ID_Karyawan
1..1
1..*
1..*
1..1
ID_Karyawan
1..*
1..1
Bagian
1..* 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1
1..*
1..1
PK
ID SPPA
Jangka_waktu FK1 ID_Quotation_Slip FK2 ID_Karyawan
1..1
1..1
Polis
Jenis_Perluasan_Jaminan
1..*
PK
ID_Polis 1..*
FK1 FK3 FK4 FK5
Tanggal Status Masa_Berlaku ID Nasabah ID_Karyawan ID Kendaraan ID_Faktur_Premi
1..*
Klaim PK
ID_klaim
Tanggal_Lapor Tanggal_Kejadian Deskripsi Status_Polis FK1 ID_Polis FK2 ID_Karyawan
1..*
1..1 1..*
1..1
1..1
PK
1..1
1..1
1..*
1..1 1..*
SPK
1..*
1..* Faktur Premi
1..1
1..*
PK
ID_Faktur_Premi
Tanggal_pembayaran Jumlah_Premi Sisa_Bulan_Tertanggung FK1 ID Closing_Instruction FK2 ID_Karyawan FK3 ID Nasabah Jenis_asuransi
ID_SPK
1..1 Tanggal Deskripsi FK1 ID_Karyawan FK2 ID memo
1..1
1..1 1..1
Surat Perintah Survei PK
Invoice
ID_Surat_Perintah_Survei
PK
ID_Invoice
1..* Tanggal_survey Tempat_Kejadian Deskripsi_Kronologis_Awal Waktu_Kejadian FK2 ID_Karyawan FK1 ID_klaim
1..*
1..1
1..* 1..1 Hasil Survei PK
Tanggal tanggal_masuk Tanggal_keluar Tanggal_Kejadian Deskripsi FK1 ID_Polis FK2 ID_SPK FK4 ID_Karyawan
1..*
ID_Hasil_survei
1..1
FK1 ID_Polis Tanggal_Kejadian penyebab Deskripsi_Kronologis_Akhir Perkiraan_harga FK3 ID_klaim FK4 ID_Surat_Perintah_Survei FK5 ID_Karyawan
1..*
1..1
1..*
1..* detil_SPK
1..1
PK,FK1 ID_Hasil_survei PK,FK2 ID_SPK tanggal
1..1 Memo Persetujuan Hasil Survei PK
1..1
ID memo
Jenis Tanggal Status FK1 ID_Hasil_survei FK2 ID_Karyawan
PK ID_Bagian Nama_Bagian
SPPA
1..1
PK ID_jenis_perluasan_jaminan Tipe_Jenis_Perluasan_Jaminan jumlah_pengguna
ID Closing_Instruction
Tanggal Beban_Sendiri Finalisasi_Harga FK1 ID_Karyawan Deskripsi FK2 ID memo
Nama Alamat Telepon Password Email TTL FK1 ID_Bagian FK3 ID_Cabang
1..*
1..1
PK
PK
1..1 1..1
Quotation Slip
1..1 1..1
1..1
Karyawan
1..1
1..*
PK ID_kondisi_pertanggungan jenis_kondisi_pertanggngan jumlah_pengguna
Memo Persetujuan SPPA
PK ID Kendaraan
1..*
Gambar 4. ERD Logical Gambar 4. di atas menjelaskan tentang ERD logical yang merupakan rancangan alur transaksi pada PT Asuransi Ramayana Tbk
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan 1.
2. 3.
Sistem database yang dirancang mencakup proses premi dan proses klaim. Proses premi mencakup proses pendaftaran, persetujuan permohonan asuransi, dan difinalisasi harga premi. Proses klaim mencakup proses pelaporan klaim, survei, dan persetujuan permohonan klaim. Sistem database yang dirancang mendukung manipulasi data(insert, update, delete, select) transaksi proses premi dan klaim dengan aplikasi yang user friendly. Sistem database sudah terdapat pembagian hak akses sehingga user dapat melakukan pengelolaan sesuai dengan hak aksesnya masing-masing.
Saran 1.
2.
Diperlukan pengadaan pelatihan untuk pengguna dalam hal penggunaan aplikasi, agar sumber daya manusia (SDM) mempunyai keterampilan khusus untuk mengoperasikan sistem basis data secara maksimal. Diperlukan pengembangan sistem informasi pada bagian asuransi jiwa, pengelolaan database (Penginputan, Penghapusan, dan Memperbaharui), dan data keuangan.
REFERENSI Connoly, Thomas,. Begg Carolyn (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementattion, and Management. 5rd edition.Boston. Addison –Wesley. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B., McFadden,Fred R (2008). Modern Database Management.8rd edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall. Kroenke, David M., Auer, David J (2011). Database Processing : Fundamentals , Design, and Implementation. 11th edition. New Jersey. Pearson Prentice Hall.
RIWAYAT PENULIS Ari Kusuma, lahir di kota DKI Jakarta pada 15 Januari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Arif Budiman, lahir di kota DKI Jakarta pada 6 Juli 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013. Eros Zavero Adhitya, lahir di kota DKI Jakarta pada 1 Desember 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2013.
