RANCANG BANGUN WEB SERVICE APLIKASI MANAJEMEN EVENT Ardiansyah, Dewangga Ari Putra Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, Kampus III UAD Jl. Prof.Dr.Soepomo, Janturan, Umbulharjo, Yogyakarta Telp 0274-379418, 381523, Fax 0274-381523 Email :
[email protected],
[email protected] ABSTRAK Salah satu indikator kesuksesan penyelenggaraan sebuah acara dapat dilihat dari banyaknya peserta yang mengikuti. Di dalam upaya mencari peserta acara, pihak penyelenggara akan melakukan publikasi dan promosi. Publikasi dapat dilakukan melalui media elektronik, media cetak dan billboard. Akan tetapi saat ini media publikasi tersebut tidak lagi cukup untuk menyampaikan pesan kepada sasaran. Hal ini dikarenakan media tersebut tidak dapat mengetahui apakah sudah memberikan informasi acara kepada calon peserta yang prospektif dengan tepat. Keberadaan konvergensi teknologi Internet dan piranti mobile/ smartphone saat ini sebenarnya bisa dimanfaatkan secara optimal sebagai salah satu media promosi acara. Sebagai media/ alat promosi, keberadaan teknologi web service akan memungkinkan setiap informasi acara baru dapat diterima oleh calon peserta yang prospektif. Subjek pada penelitian ini adalah pemanfaatan teknologi internet dan web service untuk membuat media promosi acara yang murah dan efektif dalam menjangkau calon peserta yang prospektif, serta dapat membantu calon peserta prospektif untuk mendapatkan informasi acara yang diinginkan. Metode penelitian yang digunakan yaitu wawancara, literatur dan observasi. Tahap selanjutnya dilakukan analisis kebutuhan dan spesifikasi sistem, perancangan proses, perancangan basis data dan perancangan interface. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi web media promosi acara yang murah dan dapat memberikan informasi acara ke calon peserta yang prospektif serta dapat membantu calon peserta yang prospektif untuk mendapatkan informasi acara yang diinginkan dengan memanfaatkan teknologi internet dan web service. Informasi yang dihasilkan dari aplikasi ini adalah EO dapat mem-publish acara, mengetahui daftar peserta yang melakukan pembelian tiket, User dapat mengetahui ada acara terbaru, melihat deskripsi acara, berlangganan acara favorit, tambah saldo dan melakukan pembelian tiket secara online. Hasil pengujian sistem menunjukkan bahwa aplikasi ini layak dan dapat dipergunakan. Kata kunci : event, event organizer, web service, user ABSTRACT One indicator of successful event can be seen from the number of participants who followed. In order to get the participants as much as possible, the EO (Event Orrganizers) will do the publicity and promotion. Publications can be done through the electronic media, print media and billboards. However, the current publication is no longer enough to convey the message to the target. This is because the media can not know whether the event is to provide information to prospective participants with the proper prospective. Existence of convergence of Internet technology and mobile devices/smartphones today can actually be used optimally as an event promotion media. As a media/promotional tool, the existence of web services technology would allow any new event information can be received by the prospective candidates. Subjects in this study is the use of Internet technology and web service to create a cheap and effective event promotion media in reaching out to prospective candidates, and may help prospective applicants to obtain the information of desired event. The research method used is the interviews, literature and observation. The next phase of the requirement analysis, system specifications, process design, database design and interface design. Results from this study is a web application that help an EO to use it as a low cost event promotion media, provide event information to prospective applicants, and may help prospective applicants to obtain the desired event information using Internet technology and web service. The information generated from this application is the EO can publish events, a list of participants who
1
purchase a ticket, users can know the latest events, see the description of the event, subscribe to favorite shows, plus balance and purchase tickets online. The test results showed that the application of this system is feasible and can be used. Key words: event, event organizer, web service, user 1. PENDAHULUAN Penyelenggara acara atau sering disebut dengan Event Organizer (EO) adalah sekelompok orang, yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu pogram acara [3]. Salah satu indikator kesuksesan penyelenggaraan sebuah acara dapat dilihat dari banyaknya peserta yang mengikuti. Akan tetapi tidak mudah untuk mengumpulkan peserta yang penuh dalam setiap acara. Dalam mencari peserta acara, EO akan melakukan berbagai kegiatan publikasi dan promosi. Terdapat berbagai macam bentuk publikasi dan promosi acara, dari yang berbiaya murah, menengah hingga mahal. Publikasi dengan biaya murah dapat dilakukan dengan publikasi melalui jejaring sosial, blog atau media internet lainnya. Untuk publikasi biaya menengah dapat dilakukan melalui media cetak seperti surat kabar, brosur, poster dan banner. Sedangkan untuk publikasi berbiaya mahal dapat dilakukan melalui media iklan televisi dan baliho. Akan tetapi media publikasi tersebut tidak selalu efektif untuk mencari peserta acara karena publikasi media di atas bersifat umum atau tidak langsung ke calon peserta acara yang prospektif. Di sisi lain, bagi pihak EO dengan modal yang minim, tentu tidak bisa leluasa menggunakan seluruh media promosi tersebut. Sebuah kajian menyebutkan bahwa saluran komunikasi media tradisional seperti media elektronik, media cetak dan billboard saat ini tidak lagi cukup untuk menyampaikan pesan kepada sasaran [4]. Hal ini dikarenakan media tersebut tidak dapat mengetahui apakah sudah memberikan informasi acara kepada calon peserta yang prospektif. Sehingga calon peserta prospektif tidak dapat mengetahui informasi acara yang diinginkan. Penelitian terkait sudah pernah dilakukan, yaitu dengan mengimplementasikan suatu sistem informasi pemesanan tiket konser musik oleh pengguna ponsel [1]. Kelebihan dari sistem ini bisa mengetahui informasi konser musik dan pemesanan tiket. Kekurangan dari sistem ini sayangnya hanya terbatas pada satu event/acara yaitu acara konser musik saja. Penelitian lain juga telah mengimplementasikan suatu sistem informasi pemesanan event organizer untuk masyarakat yang akan mengadakan event [2]. Sistem ini dapat menampung dan menyajikan data pemesanan. Hasil yang didapat berupa laporan event per bulan dan per tahun. Kekurangan dari sistem ini ialah hanya sebatas pada pengolahan data yang berkaitan dengan pemesanan event organizer pada web dan belum ada fasilitas pembayaran keikutsertaan event. Keberadaan konvergensi teknologi Internet dan piranti mobile/smartphone saat ini sebenarnya bisa dimanfaatkan secara optimal sebagai salah satu media promosi acara dan pengelolaan acara. Sebagai media/alat promosi, keberadaan teknologi web service akan memungkinkan setiap informasi acara baru dapat diterima oleh calon peserta yang prospektif. Berdasarkan gambaran persoalan di atas, dan kajian penelitian yang sudah dilakukan sebelumsebelumnya maka perlu dilakukan penelitian lebih lanjut terkait pengembangan media promosi acara yang murah dan efektif dalam menjangkau calon peserta yang prospektif, serta dapat membantu calon peserta prospektif untuk mendapatkan informasi acara yang diinginkan dengan memanfaatkan teknologi internet dan web service. 2. METODE ANALISIS & PERANCANGAN 2.1. Analisis Kebutuhan dan Spesifikasi Sistem Aplikasi manajemen event merupakan aplikasi berbasis web yang menangani proses pengolahan informasi dan data yang berkaitan dengan event yang akan diselenggarakan oleh banyak EO. Aplikasi ini mempunyai fitur untuk pendaftaran anggota, membuat event, pemantauan jumlah peserta, tambah saldo, hingga pembelian tiket. Aplikasi ini juga berfungsi sebagai server dari aplikasi versi client (aplikasi mobile android, Blackberry, dll) untuk pengguna akhir. sehingga sistem ini menggunakan fitur web service dalam pengiriman data ke client. Pengguna dari aplikasi manajemen event ini dibagi menjadi lima yaitu pengunjung web, pengelola event (EO), anggota terdaftar, web service/client dan administrator.
2
Gambar 1. Spesifikasi Sistem Aplikasi Management Event 2.2. Perancangan Sistem a. Diagram Konteks Diagram konteks ini menggambarkan aliran data secara garis besar. Diagram ini menggambarkan data yang masuk ke sistem beserta sumbernya dan informasi yang dihasilkan sistem beserta tujuannya. Pengguna dari sistem ini adalah Pengunjung Web, EO, User, Web Service/Client dan Admin.
Gambar 2. Diagram konteks b. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan penggambaran dari seluruh sistem yang akan dibuat untuk memodelkan alur data yang terjadi pada sebuah sistem. Adapun entitas yang terlibat yaitu Member, User, Pengunjung, EO, Admin, Web Service/Client. Data store yang digunakan yaitu Member, Event, Pesan dan Berita. Untuk proses yang terlibat yaitu Registrasi, Login, Pengolahan Data Web, Pencarian, Transaksi, Pelaporan Event, API Pengolahan Data Web, API Login, API Transaksi dan API Transaksi. Gambaran DFD secara utuh seperti ditunjukkan gambar 3.
3
Gambar 3. DFD Level 1 c. Perancangan Basis Data Pada tahap ini dibuat model konseptual. Model Konseptual menyediakan mekanisme yang memungkinkan perubahan struktur basis data. Pendekatan ini mencakup notasi-notasi grafis yang menggambarkan entitas, atribut dan relasinya. Berikut seperti yang ditunjukkan gambar 4 adalah model data konseptual dari aplikasi manajemen event.
4
Gambar 4. Model Data Konseptual d. ERD Desain awal konsep perancangan ERD pada aplikasi Management Event ini adalah sebagai berikut :
5
Gambar 5. Entity Relation Diagrams (ERD) e. Perancangan Interface Perancangan interface dibuat untuk berinteraksi dengan manusia. Pada aplikasi ini perancangan tampilan terdiri dari tampilan (1) halaman pengunjung web, (2) halaman detail event, (3) halaman admin, (4) halaman EO dan (5) halaman user.
1 2 3 Gambar 6 Perancangan interface
6
3. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 3.1 Implementasi back & front end system Pada gambar 7 merupakan hasil untuk tampilan beranda dengan memuat daftar informasi event yang akan diselenggarakan. Apabila diklik salah satu event maka akan diperlihatkan detil informasi event yang bersangkutan, seperti yang ditunjukkan gambar 8.
Gambar 7. Tampilan Beranda Pengunjung
Gambar 8. Tampilan Detail Event
Apabila user bermaksud mengikuti event tersebut, maka ada satu metode pembayaran yang telah disediakan yaitu dengan cara Deposit (gambar 9 dan 11). Dengan cara ini maka setiap kali akan mengikuti event, saldo deposit akan dikurangi. Karena jenis event yang ditampilkan sangat beragam, mulai dari elektronika, keuangan, komputer, otomotif, olahraga, wirausaha dan sebagainya, maka tentu saja user akan merasa bingung untuk menemukan event yang sesuai dengan keingainannya. Untuk itu sistem ini telah mengembangkan sebuah fitur yang memungkinkan user cukup memilih kategori event tertentu saja yang ditampilkan yang sesuai dengan preferensi user tersebut (gambar 10).
Gambar 9. Tampilan User - Beli Deposit
Gambar 10. Tampilan User - Set Event Favorit
Adapun administrator sistem akan dapat selalu memauntau perkembangan jumlah partisipasi user yang mengikuti event di salah satu fitur back end system seperti diperlihatkan gambar 13. Setelah event selesai maka EO dapat menagih pencairan omzet hasil dari penjualan tiket, yang disebut dengan withdraw. Gambar 12 menunjukkan proses withdraw tersebut.
7
Gambar 11. Tampilan User - Berhasil Beli Tiket
Gambar 12. Tampilan EO - Withdraw (Pencairan Dana)
Gambar 13. Tampilan EO – Daftar Peserta Acara 3.2
Hasil API Web Service
Gambar 14. Respon API – List Data Bank
Gambar 15. Respon API – Login User
Untuk mengakses data dari client ke server diperlukan web service dalam bentuk API (Application Programming Interface) yang memungkinkan dua buah sistem atau lebih yang independen dapat saling berkomunikasi seperti halnya client server melalui protokol HTTP. Dalam aplikasi manajemen event ini terdapat 21 fungsi API dengan menggunakan metode POST dan GET. Tabel 1. Daftar Fungsi API Pada Aplikasi Managemen Event No 1 2 3 4 5 6
Fungsi API Deposit data_bank_get Deposit konfirmasi_post Deposit pending_post Deposit tambah_post Event add_favorit_post Event add_komentar_post
Deskripsi Untuk mendapatkan data bank Untuk mengkonfirmasi deposit Untuk mendapatkan pending deposit Untuk menambah deposit Untuk menambah daftar event favorit Untuk menambah komentar suatu event
8
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Event detail_get Event favorit_get Event kategori_get Event komentar_get Event terbaru_get Event terdekat_get Home daftar_post Home login_post Pesan inbox_post Pesan outbox_post Pesan tulis_post Profil detail_post Riwayat transaksi_deposit_post Riwayat transaksi_tiket_post Tiket beli_post
Untuk melihat detail suatu event Untuk mendapatkan data event favorit Untuk mendapatkan data kategori event Untuk mendapatkan komentar dari suatu event Untuk mendapatkan data event terbaru Untuk mendapatkan data event terdekat Untuk mendaftar menjadi User Untuk login Untuk melihat data pesan masuk Untuk melihat data pesan keluar Untuk mengirim pesan keluar Untuk melihat detail profil Untuk melihat riwayat transaksi deposit Untuk melihat riwayat pembelian tiket Untuk melakukan pembelian tiket
4.
KESIMPULAN & SARAN Setelah melakukan penelitian dengan judul “Rancang Bangun Web Service Aplikasi Management Event (Acara)” dapat diambil kesimpulan dari penelitian ini adalah terwujudnya sebuah sistem pengelolaan event yang memiliki dampak positif sebagai media promosi acara yang murah dan dapat memberikan informasi acara ke calon peserta yang prospektif serta dapat membantu calon peserta prospektif untuk mendapatkan informasi acara yang diinginkan dengan memanfaatkan teknologi internet dan web service. Adapun saran untuk penelitian lebih lanjut maka bisa dikembangkan sebuah layanan yang memungkinkan user dapat mengetahui event yang akan berlangsung dalam jangkauan radius tertentu. Layanan ini sangat sesuai diterapkan dengan menggunakan teknologi Location Based Service (LBS) di piranti smartphone baik bersifat pull service maupun push service. 5.
DAFTAR PUSTAKA [1] Rifki, M., 2011, “Perancangan Aplikasi Pemesanan Tiket Konser Musik Untuk Media Ponsel Dengan Berbasis HTTP”, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, Jakarta. [2] Mayansari, E., 2011, “Sistem Informasi Pemesanan Event Organizer HN Production”, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. [3] Suseno, I., 2005, “Cara Pinter Jadi Event Organizer”, CV. Galang Press, Yogyakarta. [4] Harefa, R.A., 2012, “Evaluasi Bauran Promosi Pada Perusahaan Jasa Event Organizerpt”. Jasa Warsindo, Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara, Medan.
9
