RANCANG BANGUN APLIKASI CAREER PLANNING BERORIENTASI SERVICE PADA PLATFORM JAVA Dedy Suryawan1, Riyanarto Sarno 2, Dwi Sunaryono 3 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, ITS email :
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak Perencanaan karir atau career planning adalah proses seumur hidup, yang mencakup memilih pekerjaan, tumbuh dan berkembang di setiap pekerjaan, dan pada akhirnya pensiun. Perencanaan karir juga memungkinkan seseorang untuk mengambil langkah-langkah strategis dan taktis dalam pekerjaan, sehingga dapat lebih terfokus untuk menuju hal yang memang ingin dicapai. Bagi perusahaan sendiri, dengan menerapkan konsep perencanaan karir diharapkan dapat menjadi suatu kekuatan dalam upaya untuk mendorong individu dalam perusahaan tersebut agar tumbuh dan merealisasikan potensi yang dimilikinya secara penuh. Masalah utama yang dihadapi adalah bagaimana membangun aplikasi perencanaan karir ini dengan menggunakan analisis dan desain SOAD dan komunikasi antar domain fungsi yang dilakukan dalam enterprise resources planning menggunakan web service. Proses bisnis yang ditangani oleh aplikasi perencanaan karir ini dikembangkan berdasarkan proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. Proses bisnis tersebut antara lain pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, pengembangan karir, pengaturan cuti, dan proses pendataan pensiun atau pengunduran diri. Proses pelatihan dan pengembangan karyawan didahului dengan melakukan penjadwalan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan oleh seorang manajer SDM dan seorang karyawan dapat mengikuti jadwal yang telah ditetapkan. Proses evaluasi kinerja sendiri merupakan proses penilaian karyawan berdasarkan beberapa indikator kompetensi. Hasil evaluasi ini akan digunakan sebagai acuan dalam proses promosi karyawan. Proses pertukaran data aplikasi career planning ini dengan domain lain dalam sistem enterprise resources planning telah menggunakan web service, sehingga akan memudahkan komunikasi antar domain itu sendiri. Aplikasi yang dibangun pada tugas akhir ini telah mampu mengakomodasi seluruh proses bisnis seperti pelatihan dan pengembangan karyawan, evaluasi kinerja, pengembangan karir, pengaturan cuti, dan proses pendataan pensiun atau pengunduran diri. Dengan aplikasi career planning yang berbasis web ini, diharapkan akan memudahkan perusahaan dalam mengelola proses pendataan pelatihan dan pengembangan karyawan, pengaturan evaluasi kinerja karyawan, proses promosi dan proses pengajuan cuti tanpa perlu menyediakan perangkat keras pendukung aplikasi. Kata kunci: SOA, Web Service, Career Planning, ERP harus menyiapkan dana yang cukup setiap bulannya untuk membayar gaji karyawannya tetapi harus mempunyai sistem yang bisa mengontrol dan mengelola sistem Perencanaan Karir dari Sumber Daya Manusia dalam perusahaan. Dengan adanya HRM yang mengelola proses-proses tersebut, tentunya akan memudahkan manajemen untuk melihat informasi SDM yang ada perusahaannya, seperti melihat informasi mengenai data karyawan (employee profile) maupun melakukan proses tracking data applicant, melihat kualifikasi karyawan, keahlian, pengalaman kerja serta statistik lainnya yang disajikan secara lengkap dalam HRM tersebut. Kebijakan perusahaan yang terkait dengan proses promosi karyawan hendaknya dijalankan sesuai dengan sistem jenjang karir (career planning system) yang jelas dan konsisten. Dasar
1.
PENDAHULUAN Dewasa ini, Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia atau Human Resources Management (HRM) telah menjadi sorotan penting bagi setiap organisasi/perusahaan. Berbagai perangkat lunak penggajian dan sistem HRM yang terus berkembang menunjukkan tingginya permintaan terhadap sistem pengelolaan SDM ini. Persaingan bisnis yang semakin tajam menyadarkan perusahaan bahwa SDM yang unggul dan berkualitas menjadi faktor penting dalam menciptakan keunggulan di arena yang kompetitif. Hal inilah yang kemudian mendorong perusahaan untuk memusatkan perhatiannya pada Sistem Manajemen SDM ini. Mengingat SDM adalah tombak utama strategi perusahaan dalam penciptaan nilai agar tetap kompetitif dipasar, maka perusahaan tidak hanya
1
mencocokkan kebutuhan bisnis dengan tujuan karir karyawan. Merumuskan rencana pengembangan karir dapat membantu karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka lebih efisien. Selain itu, dengan adanya pengembangan karir, memungkinkan bagi karyawan yang ingin untuk bergerak ke level atas dalam sebuah perusahaan. 4. Pengaturan Cuti Cuti merupakan waktu diperbolehkan bagi karyawan untuk pergi dari pekerjaan untuk sementara waktu, umumnya diminta oleh karyawan. Seorang karyawan dapat menggunakan cuti tahunan untuk liburan, istirahat, relaksasi, atau dalam keadaan darurat. Seorang pegawai memiliki hak untuk mengambil cuti tahunan, tergantung hak pengawas untuk menjadwalkan waktu di mana cuti tahunan dapat diambil. 5. Pengunduran Diri Karyawan Pensiun ataupun karyawan yang mendundurkan diri adalah titik di mana seseorang berhenti kerja sepenuhnya. Banyak orang memilih untuk pensiun ketika mereka memenuhi syarat untuk pensiun atau mengundurkan diri ketika sudah tidak lagi sejalan dengan perusahaan, meskipun beberapa terpaksa pensiun atau mengundurkan diri ketika kondisi fisik tidak memungkinkan seseorang untuk bekerja lagi (oleh penyakit atau kecelakaan) atau sebagai zakibat dari undang-undang mengenai posisi mereka.
pertimbangan seorang dipromosikan karena prestasi kerja yang baik ditunjukkan dengan hasil penilaian (appraisal) karyawan dan sikapnya yang dapat dijadikan teladan, misalnya disiplin, kerja sama (team work). Sehingga dengan adanya aplikasi yang mengatur sistem jenjang karir, terhindar dari adanya promosi berdasarkan nepotisme, misalnya kedekatan dengan pimpinan atau terdapat hubungan kekeluargaan. Pada makalah ini difokuskan pada proses pembuatan aplikasi Career Planning dengan mengimplementasikan konsep SOA. 2.
KAJIAN PUSTAKA Pada bab ini akan dibahas mengenai dasar teori yang menjadi dasar riset ini. 2.1. Perencanaan Karir Perencanaan karir atau Career Planning merupakan sebuah domain fungsi yang bertugas mengatur proses promosi dan evaluasi karyawan pada sebuah perusahaan. Proses lain yang juga diatur dalam domain fungsi ini adalah proses training dan pengembangan talenta dan skill kerja dari karyawan sehingga mampu membantu perusahaan dalam menanggapi persaingan bisnis yang semakin berat. Terdapat pula beberapa bisnis proses lain yang berada pada domain career planning ini. Berikut merupakan bisnis proses yang terdapat didalam domain career planning. 1. Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan dan pengembangan adalah bidang yang bersangkutan dengan aktivitas organisasi yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja individu dan kelompok dalam pengembangan organisasi. Pelatihan dan pengembangan juga merupakan usaha untuk mengurangi atau menghilangkan kesenjangan antara kemampuan pegawai dengan yang dikehendaki oleh organisasi/instansi. 2. Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja atau Job evaluation adalah proses sistematis menentukan nilai internal relatif seorang karyawan dalam suatu organisasi. Evaluasi kerja dapat pula dijelaskan sebagai teknik praktis, yang dirancang untuk memungkinkan staf terlatih dan berpengalaman untuk menilai ukuran satu karyawan relatif terhadap orang lain. Evaluasi ini tidak langsung menentukan tingkat gaji, tapi akan membentuk dasar bagi peringkat internal terhadap karyawan. 3. Pengembangan Karir Pengembangan karir adalah suatu metode perencanaan terorganisir digunakan untuk
2.2. Service Oriented Analysis and Design (SOAD) Service oriented analysis and design merupakan metode perancangan desain sistem aplikasi secara top-down yang merancang sistem dari level kebutuhan proses bisnis hingga level software komponen. Dalam metode ini, desain aplikasi dibagi menjadi tiga bagian yaitu conceptual view, logical view, dan physical view. 3.
ANALISIS DAN DESAIN Pada bab ini akan dibahas mengenai tahap pengembangan aplikasi. 3.1 Analisis Aplikasi Domain permasalahan pada pengembangan aplikasi ini adalah bagaimana mengembangkan aplikasi yang dapat menangani proses bisnis dan menangani permasalahan pada sistem career planning atau perencanaan karir di perusahaan manufaktur dengan berorientasi SOA. Kemampuan aplikasi sistem informasi dalam menunjang kebutuhan bisnis yang dapat mengalami perubahan dan pengembangan seiring berkembangannya
2
perusahaan dan proses bisnis merupakan tantangan yang besar. Sistem informasi yang dibangun harus mampu menyesuaikan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat dan tepat tanpa harus membangun sistem yang baru. Salah satu solusi yang dapat mengatasi permasalahan di atas adalah dengan menggunakan arsitektur sistem berorientasi service dalam pembangunan perangkat lunak. Berikut merupakan bisnis proses yang terdapat didalam domain lunak Career Planning. 1. Pelatihan dan Pengembangan Pada aplikasi ini, akan dibuat proses pengelolaan training untuk karyawan. Pada batasan masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, aplikasi ini awalnya hanya akan mengelola pelatihan untuk karyawan bagian manufaktur. Terdapat dua pengguna di modul ini, yaitu Manajer dari Human Resource dan karyawan sendiri. Manajer bertugas untuk mengatur jadwal ataupun melakukan proses pemilihan jenis, tanggal pelaksanaan, dan tutor untuk pelatihan yang sesuai untuk kebutuhan di perusahaan nya. Sedangkan karyawan disini nantinya akan mendaftarkan dirinya pada list training yang disediakan. 2. Evaluasi Kinerja Aplikasi ini juga nantinya akan mampu menampilkan evaluasi kinerja karyawan. Sistem pengukuran kinerja yang optimal setidaknya mesti mengevaluasi tiga komponen kunci, yakni : komponen kompetensi untuk mengukur aspek kecakapan karyawan. komponen hasil kinerja (performance) untuk mengukur ouput nyata yang dihasilkan karyawan. Komponen masa kerja untuk mengukur loyalitas dan kemampuan interpersonal karyawan di lingkungan kerja. Secara spesifik komponen yang pertama, yakni komponen kompetensi dirancang untuk mengevaluasi aspek kecakapan seorang karyawan. Contoh daftar kompetensi yang lazim digunakan adalah leadership, communication skills, initiative, teamwork, dan managerial skills. Beberapa komponen kunci lainnya juga memiliki kompetensi untuk dijadikan tolak ukur pada aplikasi ini. 3. Pengembangan Karir Pada aplikasi ini juga dapat melakukan proses pemilihan atau pemberian rekomendasi bagi seorang pegawai ke posisi tertentu di sebuah perusahaan. Pada modul ini, HR Manajer yang berperan melakukan pemilihan seorang pegawai untuk menjabat pada posisi tertentu yang didahului
dengan proses rapat direksi. Pada bagian ini seluruh data pegawai yang berkaitan dengan proses promosi dapat dilihat oleh pihak HR Manajer atau pihak yang berkepentingan. 4. Pengaturan Cuti Modul ini digunakan oleh pegawai untuk mendaftarkan dirinya jika ingin melakukan cuti. Hal ini akan memudahkan pengelolaan cuti pegawai. Pegawai yang mengajukan permohonan cuti akan melakukan pendaftaran permohonan cuti, nantinya manajer Human Resource akan memberikan lisensi atau ijin bagi pegawai yang permohonan cutinya disetujui. Sedangkan pegawai yang tidak disetujui permohonannya (saat perusahaan kekurangan pegawai akibat telah banyak yang cuti) tidak akan diberi lisensi. 5. Pengunduran Diri Karyawan Modul ini hanya digunakan oleh pihak manajemen untuk melihat keadaan pegawai yang telah pensiun. Nantinya akan diperlihatkan list pegawai yang pensiun dan manajer dapat melihat detail pegawai tersebut. Pada modul ini juga dapat digunakan untuk mendata karyawan yang berkeinginan untuk pengunduran diri ataupun sudah mengundurkan diri dari perusahaan. Data pensiun dan data pengunduran diri dari karyawan ini nantinya diharapkan dapat memudahkan bagi perusahaan dalam melakukan pendataan terhadap karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. 3.2 Conceptual View Conceptual view merupakan lapisan pada tingkat struktur management yang berisi proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Proses bisnis di dalam aplikasi yang dibangun dijelaskan secara konsep dengan menggunakan diagramdiagram seperti stakeholder diagram dan functional domain workflow diagram. 3.3 Logical View Logical view memiliki beberapa komponen di dalamnya yaitu diagram SOAD yang mencakup mapping antara business layer, service layer, dan component layer, matrix yang menggambarkan hubungan antara business service dengan software komponen, dan business service workflow diagram yang menggambarkan alur kerja dari masingmasing business service.
3
coba dilakukan mulai dari proses input data dan diproses sampai akhirnya menghasilkan output data yang sesuai.
3.4 Physical View Physical view merupakan tahap implementasi dari desain yang telah dirancang pada tahap sebelumnya. Pada physical view terdiri dari presentation layer yang menggambarkan desain user interface antara pengguna dengan aplikasi, application service layer untuk menunjang proses bisnis internal aplikasi, web service layer untuk menunjang kebutuhan proses bisnis untuk aplikasi lain dimana didalamnya terdiri dari beberapa operation, domain model yang menggambarkan entitas bisnis, dan data access layer yang berkaitan dengan pengolahan data pada database.
4.1 Uji Coba Fungsionalitas Aplikasi Berikut ini adalah skenario uji coba fungsionalitas fungsi pembuatan penjadwalan pelatihan. Penjadwalan pelatihan ini berada pada bisnis proses pelatihan dan pengembangan. Data masukan Training Scheduling : 1. Training Code : TRN.SWI 2. Training ID : TRN.001 3. Training Name : Intermediate Sawing Training for Beginner 4. Date Start : 12-02-2011 5. Date End : 13-02-2011 6. Training Time : 09.00 - 11.00 7. Total Hours : 2 8. Training Tutor : Ahmad Rifai 9. Training Place : Gudang PT. RPL 10. Training Type : Important 11. Training Priority : KaryawanSawing Beginner 12. Training Status : Complete
3.3 Arsitektur Perangkat Lunak Dalam mengembangkan aplikasi manufaktur, penulis menggunakan arsitektur 5 tier dengan JSF 2.0 Framework sebagai presentation layer, dan hibernate 3.2.5 sebagai data access layer (DAL) untuk menciptakan Persistence Object. Database yang akan digunakan adalah oracle 11g. Berikut ini gambaran arsitektur aplikasi yang akan digunakan
Service Layer
careerplanning.datamodel
Domain Model Layer
Presentation Layer
careerplanning.webservice
careerplanning.web
Application Service Layer careerplanning.applicationservice
Data Access Layer careerplanning.dataaccess
Database
Gambar 3.1 Arsitektur Perangkat Lunak
3.4 Orkestrasi Orkestrasi yang diterapkan di dalam aplikasi Career Planning ini diaplikasikan pada proses pencarian data kinerja karyawan berdasarkan data rekomendasi yang ada. Orkestrasi ini merupakan bagian dari bisnis proses Pengembangan Karir (Career Development). Berikut merupakan desain orkestrasi dari aplikasi ini. BPMN Orchestration
Input : Employee ID (String)
Input : Recommendation ID (String)
«Web Serv ice» Prov ideEmpbyRecommendationId
«Web Serv ice» Prov ideRecommendationDatabyEmpId
start
finish
Output : Employee ID (String)
Output : List
Gambar 4.1 Data Masukkan untuk Penjadwalan Pelatihan
Gambar 3.2 Desain Orkestrasi Rekomendasi Karyawan
4.
UJI COBA Pada uji coba yang akan dilakukan akan diberikan beberapa skenario untuk mengetahui fungsionalitas-fungsionalitas dari program. Uji
Gambar 4.2 Data Keluaran Penjadwalan Pelatihan
4
[4]
[5]
[6]
[7]
Gambar 4.3 Detail Data Keluaran Penjadwalan Pelatihan
[8]
5.
KESIMPULAN Dari hasil pengamatan mulai tahap analisis, perancangan, implementasi dan uji coba, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1.
2.
3.
4.
5.
[9]
Aplikasi Career Planning ini mampu mengelola data dan mengkomputerisasi kegiatan pengelolaan sumber daya manusia meliputi proses pelatihan dan pengembangan karyawan. Aplikasi Career Planning ini mampu mengelola data dan mengkomputerisasi kegiatan evaluasi kinerja karyawan, proses promosi, dan proses pengajuan cuti. Aplikasi Career Planning ini mampu melakukan proses penilaian karyawan dengan menggunakan tiga komponen kunci yaitu komponen kompetensi, komponen hasil kerja dan komponen masa kerja. Aplikasi Career Planning ini telah mampu terintegrasi dengan domain fungsi lain yaitu Human Resources Management didalam sistem ERP sehingga diharapkan nantinya tidak terjadi duplikasi data dalam sebuah sistem ERP. Pembangunan aplikasi Career Planning sebagai layanan dapat dilakukan menggunakan metode SOAD dengan bahasa pemrograman Java dan web sebagai bentuk antarmuka.
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
http://www.uky.edu/~drlane/capstone/commcomp.htm
[15]
[16]
[17]
[18]
6.
DAFTAR PUSTAKA [1]
[2]
[3]
Erl, T. (2009). SOA Principles. Dipetik Agustus 28, 2010, dari SOA Principles: http://www.soaprinciples.com/ Barry, D. K. (2009). Web Service articles. Dipetik Agustus 28, 2010, dari service-architecture: http://www.service-architecture.com/webservices/articles/index.html Sarno, R., & Herdiyanti, A. (2010). A Service Portfolio for an Enterprise Resource Planning. IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security , 10 , No.3. White, S. A. (2008). BPMN Modeling and Reference Guide. IBM and Derek Miers. Microsoft. (2011). Web-Service Aggregation. Dipetik March 9, 2011, dari MSDN Library: http://msdn.microsoft.com/enus/library/aa306113.aspx Havey, M. (2008, October). Modeling Orchestration and Choreography in Service Oriented Architecture. Dipetik March 14, 2011, dari Packt Publishing: https://www.packtpub.com/article/modelingorchestration-and-choreography-in-service-orientedarchitecture humanresources.hrvinet.com. (2008). Graphic Rating Scales. Dipetik Oktober 26, 2010, dari humanresources.hrvinet.com: http://www.humanresources.hrvinet.com/graphicrating-scales/ Brinckmann, J. (2007). Competence of Top Management Teams and Success of New Technology-Based Firms. Clark, D. R. (2004). Leadership Competency Model. Diambil kembali dari www.nwlink.com: http://www.nwlink.com/~donclark/hrd/case/chart1.ht ml Introduction Leadership Competencies. (2010). Diambil kembali dari Google Docs: http://docs.google.com/ Lane’s, D. (2000). Communication Competence Defined, Dr. Lane’s Perspective. Diambil kembali dari COMMUNICATION RESOURCES :
[19]
Manfaat Perencanaan Karir. (2009). Dipetik Agustus 21, 2010, dari Artikel Manajemen: http://artikelmanajemen.blogspot.com/2009/12/manfaatperencanaan-karir.html Rahmawati, R. (2011). Rancang Bangun Aplikasi Pengelola Sumber Daya Manusia Berorientasi Service Pada Platform Java. Surabaya: ITS. Bell, M. (2008). Introduction to Service-Oriented Modeling: Service-Oriented Modeling: Service Analysis, Design, and Architecture. Wiley & Sons
[20]
5
articles, w. s. (2010). Initiative. Diambil kembali dari Office of Human Resources: http://hr.od.nih.gov/workingatnih/competencies/core/ initiative.htm Crucial Management Skill. (2010). Dipetik Oktober 26, 2010, dari Employee Development System Inc.: www.employeedevelopmentsystems.com/media/pdfs /SkillsforManagers.pdf Banks, I. (2010). How to Measure Your Employee's Productivity. Dipetik Oktober 26, 2010, dari associatedcontent: http://www.associatedcontent.com/article/5514832/h ow_to_measure_your_employees_productivity.html? cat=3 Fermilab. (2010). Description of Competencies. Dipetik Oktober 26, 2010, dari wdrs.fnal.gov/elr/competencies_04.pdf Drs. Husain Jusuf, M. P. (2010). Tingkatkan Loyalitas Guna Peningkatan Prestasi Kerja dan Karir. Bilanich, B. (2010). Interpersonal Competence And Career and Life Success. Dipetik Oktober 26, 2010, dari selfgrowth.com: http://www.selfgrowth.com/articles/Interpersonal_Co mpetence_and_Career_and_Life_Success.html
