Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Data Angka Kredit Dosen Pada STMIK PalComTech

TEKNOMATIKA, Vol.06, No.02, September 2016 P-ISSN : 2087-9571, E-ISSN : 2541-335X

75

Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Data Angka Kredit Dosen Pada STMIK PalComTech Hendra Effendi STMIK PalComTech; Jln.Basuki Rahmat No.05, Telp:0711-358916, Fax:0711-359089 Program Studi Teknik Informatika STMIK PalComTech Palembang e-mail: [email protected]

Abstrak Tridarma perguruan tinggi merupakan tugas yang harus dilaksanakan setiap perguruan tinggi. Setiap perguruan tinggi diwajibkan melaksanakan 3 (tiga) kegiatan utama yaitu : pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.Setiap kegiatan yang dilakukan oleh dosen akan dicatat dan diarsipkan oleh perguruan tinggi setiap semesternya. Dan menjadi laporan kegiatan perguruan tinggi disetiap semester, sebagai bahan evaluasi persemester, maupun perencanaan untuk kegiatan semester depan.Penyusunan dan pencetakan berkas, sering menjadi kendala bagi dosen dalam mempersiapkan pengajuan jenjang akademik.Sistem penilaian angka kredit dosen merupakan suatu aplikasi yang dikhususkan untuk dosen dalam mempermudah melakukan dalam pemantauan dan pengecekan angka kredit yang mana dapat digunakan sebagai salah satu syarat untuk pengajuan kenaikan jabatan funsional dosen berdasarkan surat pernyataan yang telah disetujui oleh masing-masing pihak. Diharapkan dengan sistem pengolahan data angka kredit ini, dapat membantu dosen dalam pengelolaan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menyusun berkas pengajuan jenjang akademik. Sehingga dosen dapat lebih tepat waktu dalam pengajuan dan mempersingkat waktu mempersiapkan berkas jejang akademik yang akan diajukan. Kata kunci—Banjir, sistem monitoring, sistem peringatan, berbasis web, sms gateway Abstract Tridharma perguruan tinggi is a task to be carried out every college. Each college obligated to carry out three main activities: teaching, research, and community service. Any activity undertaken by lecturers will be recorded and archived by the college each semester. Tridharma perguruan tinggi also a report of activities of universities in each semester, as an evaluation each semester, as well as planning for next semester activities. The preparation and printing of files, often a constraint for lecturers in preparing the submission of the academic ladder. The scoring system of credit points lecturer, is an application devoted to professors in facilitating the monitoring and checking of credit points. Which can be used as one of the requirements for filing funsional promotion of lecturers by the statement has been approved by the respective parties. It is expected by the data processing system of credit points, may assist a lecturer in the management of the documents needed to prepare the file submission academic ladder. So that lecturers can be more timely in filing and shorten the time to prepare the file of academic jejang be filed. Keywords—The flood monitoring system, warning system, web-based sms gateway

T

1. PENDAHULUAN

ridarma perguruan tinggi merupakan tugas yang harus dilaksanakan setiap perguruan tinggi. Setiap perguruan tinggi diwajibkan melaksanakan 3 (tiga) kegiatan utama yaitu : pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Tridarma perguruan tinggi dilaksanakan wajib dilaksanakan oleh setiap dosen yang berada pada perguruan tinggi tersebut. Idealnya setiap dosen harus melaksanakan ketiga kegiatan tersebut sesuai dengan porsi beban kerja setiap dosen, yang dinyatakan dengan SKS per semester. Setiap dosen akan mendapatkan

76


beban kerja yang sama namun kegiatan yang dilakukan kemungkinan berbeda, sesuai dengan distribusi SKS di setiap kegiatan tridarma perguruan tinggi. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh dosen akan dicatat dan diarsipkan oleh perguruan tinggi setiap semesternya. Dan menjadi laporan kegiatan perguruan tinggi disetiap semester, sebagai bahan evaluasi persemester, maupun perencanaan untuk kegiatan semester depan. Tantangan setiap perguruan tinggi adalah proses akreditasi istitusi dan pengurusan jenjang akademik dosen yang berada di institusi tersebut. Data pelaksanaan tridarma perguruan tinggi merupakan data vital yang harus disajikan pada saat pengisian Borang akreditasi maupun pengisian data jenjang akademik dosen.Penyusunan dan pencetakan berkas, sering menjadi kendala bagi dosen dalam mempersiapkan pengajuan jenjang akademik. Diharapkan terdapat sebuah sistem yang dapat membantu penyusunan dan pencetakan berkas pengajuan angka kredit. Dari data yang telah dikumpulkan oleh dosen yang bersangkutan selama periode pengumpulan angka kredit. Sistem penilaian angka kredit dosen merupakan suatu aplikasi yang dikhususkan untuk dosen dalam mempermudah melakukan dalam pemantauan dan pengecekan angka kredit yang mana dapat digunakan sebagai salah satu syarat untuk pengajuan kenaikan jabatan funsional dosen berdasarkan surat pernyataan yang telah disetujui oleh masing-masing pihak. STMIK Palcomtech merupakan salah satu perguruan tinggi komputer di Palembang, seluruh tenaga kegiatan tridarma tenaga pendidik tetap yang dimiliki oleh STMIK Palcomtech merupakan point penting penilaian akreditasi perguruan tinggi dan termasuk juga ke dalam perhitungan jenjang akademik apabila akan mengajukan kenaikan jenjang jabatan akademik. Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Data Angka Kredit Dosen pada STMIK Palcomtech diharapkan dapat membantu dalam penyediaan dokumen yang dapat mendukung kelancaran proses pengajuan jenjang akademik dosen. Dari penelitian terdahulu dapat ditarik kesimpulan perhitungan nilai angka kredit bagi dosen dapat dilakukan secara otomatis dan terkomputerisasi,dan dilakukan dengan sistem yang telah disesuaikan dengan data asli dalam kepengurusan jenjang akademik, sehingga meminimalkan terjadinya human error dalam pemberian nilai angka kredit dosen. Hasil dari sistem aplikasi yang dibangun telah disesuaikan dengan lampiran dalam pengurusan jenjang akademik dari kopertis wilayah, sehingga ketika seluruh data telah dimasukkan dan telah mencukupi dosen hanya tinggal mencetak dan mengajukan ke kopertis wilayah. [1] Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis dengan mengamati dan menganalisa sistem penilaian kinerja dosen serta dilandasi oleh teori-teori yang digunakan berkaitan dengan penelitian maka dapat disimpulkan bahwa perlu diterapkan dan dilaksanakan sistem komputer dengan menggunakan suatu paket aplikasi komputer. Yang mana nantinya dapat menggantikan sistem lama yang ditangani dengan memakai sIstem informasi.[2] 2. METODE PENELITIAN Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linear (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). [3] Model air terjun menyediakan pendekatanalur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean dan pengujian.Berikut adalah gambar model air terjun:

Gambar 1 Model Air Terjun Waterfall[3]


ISS77

Berdasarkan metode waterfall Penulis melakukan tahapan-tahapan penelitian sebagai berikut : 1. Analisa Pada tahapan analisa, penulis akan mengkaji dokumen persyaratan pengajuan jenjang akademik sebagai panduan pembuatan sistem ini dimana harus sesuai dengan persyaratan pengajuan jenajang akademik. Penulis juga melakukan tanya jawab dengan dosen yang telah mengajukan jenjang akademik, pertanyaan seputar kendala yang dihadapi saat mengajukan jejang akademik. Setelah melakukan analisa kebutuhan penulis merancang akan sistem dengan membuat flowchart, data flow diagram dan entity relationship diagram dari sistem ini. 2. Pengkodean Dalam tahapan in penulis melakukan pengkodean berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat. Pengkodean menggunakan pemrograman PHP, frontend HTML, Bootstrap CSS dan MySQL sebagai database. 3. Pengujian Pengujian sistem yang telah dibuat dengan cara melakukan pengujian black-box, dimana keseluruhan fungsionalitas dan alur kerja program harus sesuai dengan rancangan yang telah dibuat. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisa Penulis melakukan analisia permasalahan yang dihadapi, oleh dosen. Dalam penyusunan berkas pengajuan jenjang akademik. Dimana setiap dosen memiliki kesulitan untuk mengumpulkan data pendukung yang akan dilampirkan bersamaan dengan form lampiran pengajuan jenjang akademik. Hal ini terjadi dikarekan kesulitan dalam menyimpan data-data pendukung dalam bentuk fisik. Dimana data pendukung ini biasanya telah diberikan oleh BAAK jauh hari sebelum dosen yang bersangkutan mulai untuk menyusun jejang akademik. Sebagai contoh, surat keputusan dosen pengampu mata kuliah diberikan setiap semesternya kepada dosen. Surat keputusan ini biasanya akan disimpan dosen masing-masing dan baru akan dicari kembali apabila dibutuhkan. Hal ini membuat pencarian surat ini menjadi sulit dikarenakan banyaknya surat keputusan yang didapatkan dosen selama rentang waktu penilaian jabatan akademik. Bagian BAAK pun mengalami kesulitan dalam mendistribusikan surat keputusan tersebut, dikarenakan banyaknya dosen yang harus dibuatkan copy dari surat keputusan tersebut. Penyimpanan dokumen secara fisik memiliki beberapa kelemahan, seperti : 1. Harus menyediakan ruang khusus untuk mengarsipkan semua dokumen. 2. Kemungkinan rusaknya dokumen selama penyimpanan. (basah, rayap, terbakar.) 3. Sulit mencari secara spesifik dokumen yang telah diarsipkan. 4. Kehilangan dokumen karena kelalaian pengarsipan. Hal ini tentu saja menjadi kendala yang dapat mengganggu proses penyusunan berkas pengajuan jenjang akademik. Dimana dosen memerlukan waktu yang lama untuk mengumpulkan dokumen pendukung yang harus dilampirkan, serta mencetak lampiran yang diperlukan dalam pengajuan jenjang akademik. a. Flowchart Aplikasi Flowchart aplikasi dapat dilihat pada gambar 2, dimana dosen harus mengisi data untuk dimasukkan pada lampiran 1 sampai dengan 5 untuk dapat mencetak lampiran yang akan digunakan dalam pengajuan berkas jenjang akademik. Setelah data lampiran lengkap dosen dapat mendownload satu per satu lampiran dalam bentuk pdf yang nantinya akan dicetak. Setelah mencetak lampiran dosen dapat melihat seluruh data pendukung yang berkaitan dengan pengajuan jenjang akademik dosen. Keseluruhan data pendukung ini dapat didownload dalam bentuk pdf yang nantinya akan dicetak untuk melengkapi berkas pengajuan JJA.

78


Gambar 2 Flowchart Aplikasi

Gambar 3 menunjukkandata pendukung berupa surat tugas dan surat keputusan dibuat dan didistribusikan oleh BAAK ke dosen. Dengan adanya sistem ini BAAK dapat mendistribusikan surat tugas dan surat keputusan dengan melakukan tagging kepada dosen yang dimaksudkan. Sehingga dokumen yang ditag ke dosen akan tampil pada manajemen data pendukung di worksheet dosen. Dosen yang memerlukan dokumen ini dapat mendownload melalui manajemen data pendukung yang terdapat di worksheet dosen.


ISS79

Gambar 3Flowchart Manajemen Data Pendukung B. Pengkodean Berdasarkan hasil analisa sistem yang dilakukan dihasilkan flowchart, data flow diagram, dan entity relationship diagram. Pengkodean aplikasi untuk mendukung sistem pengelolaan data angka kredit menggunakan bootsrap sebagai frontend framework, PHP sebagai pemrograman backend dan MySQL sebagai database. Media web di pilih dikarenakan penggunaan aplikasi berbasis web memudahkan pengguna dalam mengakses aplikasi dan sistem infomasi akademik STMIK PalComTech yang menggunakan aplikasi berbasis web. Sistem ini diintregrasikan dengan sistem yang telah ada yaitu sistem e-university. Dimana dosen dapat menggunakan sistem ini dengan melakukan login ke worksheet masingmasing. Di dalam worksheet dosen terdapat tab menu “Pengajuan JJA”. Di dalam tab ini lah desain sistem yang telah dibuat oleh penulis diintregrasikan ke dalam sistem e-university. C. Pengujian Pengujian dilakukan dengan pengujian black-box dimana memulai dosen harus mengisi terlebih dahulu form biodata (Gambar 4) pengajuan JJA yang akan digunakan untuk mengisi lampiran 1 dalam berkas pengjuan JJA dosen.

80


Gambar 4Form Pengisian Biodata Pada submenu pendidikan gambar 5 digunakan untuk mengisi lampiran 2. Dengan tiga pengelompokan point sesuai dengan form lampiran 2 berkas pengajuan jenjang akademik.

Gambar 5 Form Pengisian Data Pendidikan Pada submenu Penelitian gambar 6 digunakan untuk mengisi lampiran 2. Dengan 12 pengelompokan poin sesuai dengan form lampiran 2 berkas pengajuan jenjang akademik.

Gambar 6Form Pengisian Data Pengajaran


ISS81

Pada submenu Penelitian gambar 7 digunakan untuk mengisi lampiran 2. Dengan lima pengelompokan point sesuai dengan form lampiran 2 berkas pengajuan jenjang akademik.

Gambar 7Form Pengisian Data Penelitian Pada submenu Pengabdian Masyarakat gambar 8 digunakan untuk mengisi lampiran 3. Dengan lima pengelompokan point sesuai dengan form lampiran 3 berkas pengajuan jenjang akademik.

Gambar 8 Form Pengisian Data Pengabdian Masyarakat Pada submenu Unsur Pendukung gambar 9 digunakan untuk mengisi lampiran 4. Dengan sembilan pengelompokan point sesuai dengan form lampiran 4 berkas pengajuan jenjang akademik.

82


Gambar 9 Form Pengisian Data Unsur Penunjang Pada submenu Download gambar 10 digunakan untuk mendownload keseluruhan lampiran yang telah diisi datanya pada submenu sebelumnya. Lampiran yang sudah lengkap dapat didownload dengan menekan tombol action download disebelah kanan.

Gambar 10 Tab Download Lampiran 1 sampai dengan 5 Pada tab data pendukung Gambar 11 digunakan untuk manajemen data pendukung, dimana dipisahkan ke dalam submenu SK Dosen tetap, SK Pengangkatan, SK Mengajar, SK Pengawas Ujian, dan Surat Tugas. Dosen dapat mendownload dokumen tersebut sesuai dengan dokumen yang di upload oleh BAAK.


ISS83

Gambar 11 Tab Manajemen Data Pendukung Pada worksheet BAAK terdapat fasilitas untuk mengupload dokumen, berupa surat tugas dan surat keputusan gambar 11 yang digunakan oleh dosen sebagai data pendukung dalam berkas pengajuan jenjang akademik. Setiap surat tugas dan surat keputusan yang memiliki lebih dari satu nama di dalam surat, dapat dilakukan tagging sesuai dengan dosen yang berkepentingan. D. Pembahasan Secara garis besar sistem ini dibagi menjadi dua, yang pertama adalah pengisian data dan pencetakan lampiran berkas jenjang akademik, terdiri dari 5 lampiran, yang digunakan untuk pembuktian perhitungan point jenjang akademik. Bagian kedua adalah manajemen data pendukung, dimana pada manajemen data pendukung BAAK dapat mengupload surat tugas dan surat keputusan yang berkaitan dengan dosen. Pada manajeman data pendukung ini juga, hanya dosen yang berkepentingan terhadap surat tugas ataupun surat keputusan yang akan mendapatkan file dari surat tersebut. Dosen dapat mendownload seluruh surat keputusan dan surat tugas yang di tujukan ke dosen. Yang nantinya akan dilampirkan sebagai bukti dari poin yang diajukan dalam berkas jenjang akademik. Desain yang telah dibuat, diimplementasikan dengan basis web, aplikasi berbasis web dipilih karena sistem sebelumnya (e-university) menggunakan pemrograman web (PHP) sebagai bahasa pemrograman. Sistem ini juga diintregrasikan dengan sistem e-university dimana sistem ini menggunakan data dosen dan data BAAK, sebagai data user yang akan digunakan dalam sistem ini. Sistem ini juga dimasukkan ke dalam worksheet masing-masing dosen dan BAAK, dimana hal ini akan memudahkan dalam penggunaannya. Dari hasil pengujian implementasi sistem ini didapatkan hasil yang baik, sistem sudah berjalan sebagaimana desain yang telah di buat dan sudah dapat menghasilkan output yang diharapkan. Diharapkan dengan sistem pengolahan data angka kredit ini, dapat membantu dosen dalam pengelolaan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menyusun berkas pengajuan jenjang akademik. Sehingga dosen dapat lebih tepat waktu dalam pengajuan dan mempersingkat waktu mempersiapkan berkas jejang akademik yang akan diajukan. 4. KESIMPULAN 1. Dengan adanya sistem pengolahan data angka kredit dosen ini dapat membantu pada dosen dalam melakukan dokumentasi data-data penting yang digunakan dalam pengajuan jenjang akademik. 2. Sistem pengolahan data angka kredit dosen ini dapat mempermudah dosen dalam mencetak lampiran yang akan digunakan dalam pengjuan angka kredit dosen. 3. Sistem pengolahan data angka kredit dosen ini juga dapat membantu BAAK dalam pendistribusian surat tugas dan atau surat keputusan yang ditujukan untuk dosen.

84


5. SARAN 1. Membuat cloud storage yang terintregrasi dengan sistem pengolahan data angka kredit dosen sehingga dosen dapat melakukan manajemen file dengan lebih baik. 2. Mengembangakan sistem pengolahan data angka kredit dosen dengan menambahkan fitur perencanaan dan reminder agar dapat membantu dosen dalam merencanakan peningkatan jenjang akademik. UCAPAN TERIMA KASIH PenulismengucapkanterimakasihkepadaSTMIK pendanaan dalam penelitian ini.

PalComTech

yang

memberikan

DAFTAR PUSTAKA [1] Ari Muzakir, Kurniawan. 2014. Rancang Bangun Sistem Pengolahan Data Angka Kredit

Untuk Manajemen Jabatan Fungsional Dosen Di Universitas Bina Darma Palembang. Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2014. ISSN : 2302-3805 [2] Aries Dwi Indriyanti, Nirmala Dyah Laksmiari. 2015. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengembangan Karir Dosen (Sipkd) Studi Kasus Jurusan Teknik Informatika Universitas Negeri Surabaya. Jurnal Manajemen Informatika, Volume 04 Nomor 01 Tahun 2015, 70-75. ISSN : 2252-5157. [3] Shalahuddin,Rosa.A.S,M. 2011. Buku Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta:Andi

Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Data Angka Kredit Dosen Pada STMIK PalComTech

Recommend Documents