APLIKASI E-ARSIP PADA STMIK PALCOMTECH PALEMBANG

Seminar Nasional Informatika 2011 (semnasIF 2011) UPN ”Veteran” Yogyakarta, 2 Juli 2011

ISSN: 1979-2328

APLIKASI E-ARSIP PADA STMIK PALCOMTECH PALEMBANG Atin Triwahyuni Prodi Teknik Elektro Sekolah Pascasarjana Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Jln. Balap Sepeda Lr. Muhajirin IV No. 1594 Rt. 28 Palembang 30137 Telp. (0711) 373833 Email : [email protected] Abstract Student administration archiving system of STMIK PalComTech Palembang, mostly still concentrated in the BAAK (Administrative Bureau of Academic Affairs). And without realizing it, will affect to the performance of administrative staff which finally can cause the service to the academic community to be slow.With the information technology, expected part of the burden of administration staff in providing information services contributed. So that activities that should be the duties and responsibilities of administrative staff can be carried out optimally.For this reason, student administration archiving system created digitally (e-archive), using OCR system (Optical Character Recognition) and string search methods (String Matching). For analysis and design, we use PHP as the programming language and MySQL as the database.This study aims to develop a digital archiving system (e-archive) with the help of the shelter database as the data, thus making the performance of administrative staff, especially BAAK getting better and professional in service quality. Keywords : E-Archieve, Digital, OCR, String Matching 1.

PENDAHULUAN Sistem pengarsipan administrasi mahasiswa yang saat ini berjalan di STMIK PalComTech Palembang dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk hard copy dan disimpan dalam lemari arsip. Hal ini menjadikan space penyimpanan ruangan memakan tempat. Di sisi lain pencarian arsip tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama. Sistem pengarsipan administrasi mahasiswa STMIK PalComTech sebagian besar masih terkonsentrasi di bagian BAAK (Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan) sehingga secara tidak langsung akan berpengaruh kepada kinerja tenaga administrasi dan muaranya adalah pelayanan kepada civitas akademika menjadi lambat, sehingga dengan bantuan teknologi informasi diharapkan dapat memudahkan sebagian beban tenaga administasi dalam memberikan pelayanan informasi dalam hal ini sistem pengarsipan administrasi mahasiswa yang dibuat digital (e-archieve), sehingga aktifitas yang seharusnya menjadi tugas dan tanggung jawab tenaga administrasi dapat dilaksanakan dengan optimal. Penelitian ini membuat pengarsipan administrasi mahasiswa secara digital (e-archieve) pada STMIK PalComTech Palembang dengan menggunakan sistem OCR (Optical Character Recognition) dengan metode pencarian string (String Matching) dimana sebagai tool dalam analisis dan desain mempergunakan PHP sebagai bahasa pemrogramannya dan MySQL sebagai basis datanya. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan solusi bagi perguruan tinggi untuk mengolah sistem pengarsipan administrasi mahasiswa yang dibuat digital (e-archieve) dengan baik sebagai layanan informasi akademik, diharapkan juga dapat memberikan masukan kepada praktisi dalam mengolah sistem pengarsipan administrasi mahasiswa yang dibuat digital (e-archieve). Penelitian ini juga bertujuan untuk membangun sebuah sistem pengarsipan digital (e-archieve) dengan bantuan basis data sebagai tempat penampungan data, sehingga membuat unjuk kerja staff administrasi khususnya BAAK semakin membaik dan professional dalam pelayananya. 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Business Process Reengineering (BPR) BPR mengusahakan terobosan-terobosan, tidak dengan meningkatkan proses yang ada, tetapi dengan membuang proses yang sudah tidak digunakan dan menggantinya dengan yang baru sama sekali. Masalah yang dihadapi perusahaan bukanlah akibat dari struktur organisasi, tetapi struktur proses. Hammer dan Champy (1990) mendefinisikan proses bisnis sebagai sekumpulan aktivitas yang meliputi satu atau lebih output dan menciptakan sebuah output yang bernilai bagi pelanggan. Beberapa karakteristik BPR antara lain: E-157


ISSN: 1979-2328

1) Fundamental: dalam melaksanakan rekayasa ulang harus ditanyakan hal-hal yang paling mendasar tentang operasi perusahaan. Karena menanyakan hal yang mendasar ini akan memaksa orang untuk melihat aturan-aturan tak tertulis dan asumsi yang mendasari cara penyelenggaraan bisnis yang kadang sudah terasa asing dan tidak sesuai. 2) Radikal: merancang ulang secara radikal berarti memulai dari akar permasalahan dan tidak hanya mengadakan perubahan pada proses yang sudah ada. 3) Dramatis: rekayasa ulang bukanlah usaha untuk mencapai peningkatan secara marjinal/incremental, tetapi untuk pencapaian suatu lompatan besar mengenai kinerja perusahaan. 4) Proses: sebagian besar kalangan bisnis tidak berorientasi pada proses tetapi mereka memusatkan perhatian pada tugas-tugas, pekerjaan, orang-orang, dan struktur. 2.2. OCR (Optical Character Recognition) Sistem OCR adalah sebuah sistem komputer yang dapat membaca huruf, baik yang berasal dari sebuah pencetak (printer atau mesin ketik) maupun yang berasal dari tulisan tangan. OCR dapat dipandang sebagai bagian dari pengenal otomatis yang lebih luas yakni pengenal pola otomatis (automatic pattern recognition). Cara kerja sistem OCR dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Cara Kerja Sistem OCR 2.3. Algoritma Pencarian String (String Matching) Permasalahan pencocokan string (string matching) merupakan permasalahan yang sangat terkenal dalam dunia informatika. Contoh implementasi dari permasalahan pencocokan string adalah pada pencocokan sebuah string pada Microsoft Word atau editor, atau dalam kasus yang lebih besar lagi, yaitu pencocokan website dengan memasukkan kata-kata kunci sebagaimana yang telah diimplementasikan pada search engine, seperti Yahoo atau Google. Masalah Utama dalam pencarian string adalah untuk mencari sebuah string yang terdiri dari beberapa karakter (yang biasa disebut pola) dalam sejumlah besar teks. 3. METODE PENELITIAN 3.1. Jalan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian lapangan dan bersifat eksprimen yaitu membangun aplikasi perangkat lunak sistem manajemen e-archieve (electronic archieve) dengan objek penelitian pada STMIK PalComTech khususnya pada Divisi BAAK. Untuk menyelesaikan penelitian tersebut, penulis akan membagi jalannya penelitian kedalam tahapantahapan tertentu. Tahapan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1) pengumpulan data, 2) tahap perancangan, 3) tahap implementasi sistem, dan 4) tahap pengujian sistem. Gambar 3.1 menggambarkan tahapan-tahapan yang dilakukan pada keseluruhan penelitian ini. 3.2. Pengujian Sistem Pada tahap ini dilakukan pengujian sistem yang telah dibuat dengan memasukkan dokumen kertas yang sudah di scan menjadi dokumen PDF kemudian diproses dengan menggunakan OCR menjadi dokumen teks dan di konversi (ekstraksi) dengan menggunakan algoritma pencarian string (string matching) suatu input berupa data-data akademik dan memeriksa apakah sistem mampu secara aktif mengontrol proses input-output data E-158


ISSN: 1979-2328

dalam e-archieve dan kemudian data disimpan di dalam database. Proses tahap pengujian ini dapat dilihat pada Gambar 3.2. Hasil pengujian tersebut dibandingkan dengan mekanisme pengarsipan dengan menggunakan sistem yang ada dengan pola yang lama diantaranya adalah: a) Menghemat kertas. b) Menghemat tempat penyimpanan arsip. c) Menghemat waktu untuk pengetikan ulang dokumen yang panjang dan dalam pencarian data arsip yang dibutuhkan.

Gambar 3.1 Tahapan Pelaksanaan Penelitian

Gambar 3.2 Tahapan Proses Pengujian 4.

HASIL DAN PEMBAHASAN E-159


ISSN: 1979-2328

4.1. Hasil Penelitian Hasil dari penelitian ini berupa sebuah sistem pengarsipan elektronik (e-archieve). Sistem ini berbasis web dengan bantuan sebuah Database Management System (DBMS) yang diharapkan dapat memudahkan pencatatan dalam sistem dan proses pencarían berkas. Sistem juga dilengkapi dengan user login yang membatasi otoritas user yang berhak menjalankan sistem. Dari sisi arsitektur aplikasi sistem pengarsipan elektronik dapat digambarkan dalam diagram seperti Gambar 4.1. Proses untuk melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dikembangkan dilakukan dengan cara mengekstrak file transkrip yang telah di-scan. File hasil scan selanjutnya dibaca dengan program bantu untuk menghasilkan file teks. File tranksrip yang diolah sistem ini menggunakan 2 model desain yang berbeda dengan harapan dari perbedaan desain ini apakah sistem tetap mampu menghasilkan data ekstraksi sesuai dengan yang diinginkan. Browse File

Upload File

Convert Data User Login

Database e-archieve

Menu Sistem Edit Data

Manajemen User

Gambar 4.1 Arsitektur Aplikasi Flowchart program menu utama dapat dilihat pada Gambar 4.2 yang menggambarkan alur untuk menjalankan sistem. Pada saat aplikasi dijalankan sistem menampilkan menu login untuk melakukan verifikasi user yang akan menjalankan aplikasi. Jika proses verifikasi user berhasil, maka akan dimunculkan menu utama. Selanjutnya user dapat mengklik menu yang ada di dalam menu utama untuk mengolah data e-archieve. 4.2. Pembahasan Proses ekstraksi teks dari ASCII teks diambil pola karakter untuk data yang diambil, misalnya: segmen nama diambil, segmen nilai diambil, dan seterusnya. Kemudian pola karakter dari hasil ektraksi di generate form dan dimasukkan ke dalam form, kemudian data yang kurang cocok di edit lalu disimpan ke dalam database, seperti terlihat pada Gambar 4.3. Proses ekstraksi teks ini dengan cara mengambil segmen-segmen tertentu dari sekumpulan teks berupa ASCII Teks. Untuk menemukan pola karakter dari setiap segmen menggunakan algoritma string matching. Setelah sekumpulan segmen diperoleh, selanjutnya dengan bantuan objek form dari halaman web ditampilkan segmen-segmen hasil proses ekstraksi teks. Pengambilan segmen didasarkan pada pola yang telah didefinisikan sebelumnya. Jadi misalnya pola yang dicari adalah kata “saya”, maka hanya kata yang mengandung “saya” saja yang terambil. Karena di dalam pengambilan segmen setiap karakter di dalam pola dipertimbangkan. Jadi hanya benar-benar kata yang berisi pola yang telah didefinisikan saja yang terambil sebagai segmen.

E-160


ISSN: 1979-2328

Gambar 4.2 Flowchart Menu Utama

E-161


ISSN: 1979-2328

Gambar 4.3 Diagram Ektraksi Teks ASCII

4.3. Analisis 1) Proses Scanning Ditampilkan proses yang bersih dan yang kotor dimana tidak ada karakter yang menjadi bermasalah, misalnya: PKL jadi PKU. Untuk mengatasi data yang kotor dapat diperbaiki melalui form yang berhasil di generate. Proses pembersihan data dilakukan secara manual dalam arti memperbaiki langsung dengan mengubah data yang salah melalui form. 2) Proses Ekstraksi File Pengambilan data atau segmen yang akan digunakan pada saat akan ditampilkan ke dalam form, misalnya: pada saat mengambil segmen nama maka data segmen nama yang muncul, dan seterusnya. Ketelitian hasil file teks yang dihasilkan dari proses ekstraksi ini diperoleh dengan mengambil segmen setiap karakter dari pola yang telah ditetapkan. Sehingga memungkinkan adanya kata yang tidak valid atau tidak benar secara semantic. Kekurangan ini dapat diminimalisir dengan menyediakan vasilitas koreksi error dalam sistem, sehingga data yang disimpan di dalam database nantinya merupakan data yang benar-benar valid. Kesalahan hasil ekstraksi file teks terutama karena data dari file teks memang terdapat noise sebelum proses ekstraksi dilakukan. Pengujian pada proses ekstraksi file ini dapat dilihat pada Gambar 4.4 dengan data uji sebanyak 30 dan rata-rata tingkat kesalahannya (error) adalah 2,14 %. Dengan perhitungan rumus persentase kesalahan (error) dapat dilihat pada persamaan (4.1). 3) Proses Penyimpanan Menyimpan data yang dari form ke database, prosesnya dapat berjalan dengan baik.

Gambar 4.4 Grafik Persentase Kesalahan (Error) 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Proses ekstraksi file teks masih memiliki kekurangan untuk menghasilkan pemrosesan error secara otomatis. Karena ekstraksi file hanya membaca setiap karakter yang ada dalam file teks tanpa mempertimbangkan kebenaran yang dikandung dalam setiap kata. Dari hasil pengujian diperoleh, persentase kesalahan (error) rata-rata 2,14 %. 5.2. Saran E-162


ISSN: 1979-2328

Untuk penelitian selanjutnya dapat dikembangkan teknik konversi data dengan bentuk format yang berbeda, agar bisa digunakan di perguruan tinggi manapun, serta dapat lebih menekan persentase kesalahan (error) pada hasil dokumen yang di scan.

DAFTAR PUSTAKA Hammer, M. and Champy, J. (1990), Reengineering the Corporation, Massachussetts, Hammer and Co. Budi (2008), Sistem OCR, http://standardisasi.wordpress.com/tag/sistem-ocr/. Diakses tanggal 3Juni 2010 Fathansyah (2004), Buku Teks Komputer Sistem Basis Data Lanjutan Buku Basis Data, Penerbit Informatika, Bandung. Kendall, Kenneth E., Julie E. Kendall, (2003), Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa Thamir Abdul Hafedh, Jakarta, Gramedia. Piazza, P., (2008), The Basics of OCR, http://printscan.about.com/cs/scanners/a/about_ocr.htm. Diakses tanggal 3 Juni 2010 Robles M., (2010), The E-Office : What Exactly Is It?, [http://www.findarticles.com/p/articles/mi_m0FAU/is_6_18/ai_76295488]. Diakses tanggal 20 Juni 2010. Sedarmayanti (2003), Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung, CV. Mandar Maju.

E-163

APLIKASI E-ARSIP PADA STMIK PALCOMTECH PALEMBANG

Recommend Documents