Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) (study kasus : Kepolisian Surabaya Selatan) Oleh : Bagus Utoro Dosen Pembimbing : Hariyanto, ST
ABSTRAK Seiring dengan perkembangan Sistem Teknologi Informasi (STI) yang sangat pesat maka sistem komputerisasi sekarang ini merupakan hal yang sangat penting dan dibutuhkan bagi semua pihak, dalam pengumpulan dan penyusunan data-data yang terlalu banyak, agar dapat tersusun secara rapi dan sistematis. Disamping itu keunggulan dari sistem komputerisasi dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Meskipun sudah banyak yang menggunakan sistem komputerisasi tetapi masih ada juga yang masih menggunakan sistem manual. SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian dahulunya disebut dengan SKKB (Surat Keterangan Kelakuan Baik), merupakan surat yang berisi keterangan bahwa kita punya atau tidak punya catatan kriminal atau pernah berurusan dengan Kepolisian. Surat ini diperlukan untuk melamar kerja dan hal-hal lain yang memerlukan keterangan kepolisian. Apalagi untuk orang yang ingin melamar sebagai PNS (Pegawai Negeri Sipil) banyak dengan berbagai syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar pekerjaan. Atau juga yang ingin masuk ke akademi militer atau juga SPDN (Sekolah Pendidikan Dalam Negeri). Kata kunci : Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
1.1
Latar Belakang Seiring dengan perkembangan Sistem Teknologi Informasi (STI) yang sangat pesat maka sistem komputerisasi sekarang ini merupakan hal yang sangat penting dan dibutuhkan bagi semua pihak, dalam pengumpulan dan penyusunan data-data yang terlalu banyak, agar dapat tersusun secara rapi dan sistematis. Disamping itu keunggulan dari sistem komputerisasi dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Meskipun sudah banyak yang menggunakan sistem komputerisasi tetapi masih ada juga yang masih menggunakan sistem manual. Dalam ilmu komputer, banyak ahli berkonsentrasi pada pengembangan suatu aplikasi yang tepat guna untuk semua pengguna. Terkadang dalam pembuatannya sering kali aplikasi yang telah dibuat tidak digunakan oleh siapapun dan menjadi bahan contoh untuk orang ingin belajar dalam membuatnya. Oleh karena itu, diperlukan peneletian terlebih dahulu sebelum membuat aplikasi yang akan dibuat. Salah satunya aplikasi yang yang akan dibuat berdasarkan ketentuan yang sudah diteliti yakni pembuatan
Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) pada Kepolisian Resor Surabaya Selatan. SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian dahulunya disebut dengan SKKB (Surat Keterangan Kelakuan Baik), merupakan surat yang berisi keterangan bahwa kita punya atau tidak punya catatan kriminal atau pernah berurusan dengan Kepolisian. Surat ini diperlukan untuk melamar kerja dan hal-hal lain yang memerlukan keterangan kepolisian. Apalagi untuk orang yang ingin melamar sebagai PNS (Pegawai Negeri Sipil) banyak dengan berbagai syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar pekerjaan. Atau juga yang ingin masuk ke akademi militer atau juga SPDN (Sekolah Pendidikan Dalam Negeri). Dengan adanya sistem Informasi yang dikelola melalui komputer dan teratur maka akan bermanfaat bagi para staf karyawannya karena sistem kerja dapat berjalan secara efisien dan efektif. Selain itu diharapkan dapat memberikan layanan yang secepat mungkin kepada pemohon pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian.
1
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
1.2
Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut: 1. Dalam permbuatan surat keterangan masih sederhana melalui Microsoft Office Word dan data tersimpan pada Microsoft Office Excel. Jika terkena terinfeksi virus dan teridentifikasi oleh antivirus maka rumus akan hilang. 2. Memerlukan waktu yang lama untuk mengetik kembali rumus-rumus pada Microsoft Office Excel, apabila ada yang lupa dalam mengetik rumus maka pembuatan surat keterangan akan tertunda. Maka dari itu, diperlukan sistem basis data dimana bila terkena infeksi oleh virus dan terhapus oleh aintivirus maka petugas hanya menimpa data yang sudah ada dengan data yang baru. Tanpa harus susah payah mengetik ulang data yang telah hilang. 1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah dan mempercepat jalannya kerja para staf bagian pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian. 2. Untuk menunjang dan mendukung kemajuan pelayanan yang terpadu, sehingga pemohon mendapatkan pelayanan yang cepat. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari sistem informasi permbuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian sesuai dengan penggunaanya sebagai berikut : 1. Sesuai dengan rumusan masalah aplikasi sistem informasi pembuatan surat keterangan catatan kepolisian hanya dapat menginputkan, mencari, melihat dan mengedit data pemohon surat keterangan. 2. Untuk mencetak cukup mengeluarkan dua hasil output yakni mencetak surat keterangan untuk pemohon dan mencetak laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan atau bagian kasat. 1.5 Kebutuhan Sistem Kebutuhan minimal sistem terdiri dari segi perangkat keras (hardware) dan segi perangkat lunak (software):
1. Segi perangkat keras (hardware): a. MotherBoard b. Prossecor 1.7 Ghz c. Harddisk 20 GB d. Memori 128 MB e. CD ROM 52x f. Monitor 15 inci g. Floppy Disk dab USB h. Mesin printer 2. Segi perangkat lunak (software): a. Windows 2000 Profesional b. Microsoft Access 2000 Profesional c. Visual Basic v.6 1.6 Analisa Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu system yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai suatu sistem, untuk dapat memahami sistem informasi, akan lebih baik jika konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga sebagai sistem penghasil informasi, maka konsep informasi perlu dipahami terlebih dahulu. Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh system yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah system akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedurprosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, system dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh system yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah system computer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. Sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan system tersebut. Untuk system yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya. Pendekatan komponen merupakan pendekatan yang relative baik digunakan untuk menjelaskan suatu system informasi. Akan tetapi penggunaan pendekatan komponen ini mempunyai kelemahan. 2
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Kelemahan utama penggunaan pendekatan ini adalah jika komponen-komponen dari sistem tidak dapat diidentifikasi dengan jelas. Satu komponen saja tidak teridentifikasi, maka akan gagal untuk menggambarkan system itu dengan baik dan system tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya. Tujuan dari system informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yan diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi. Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagi berikut yaitu : tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness) dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagi informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). Tugas dari system informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data, untuk melakukan siklus ini, maka sebagai suatu system diperlukan komponen-komponen tertentu, yaitu komponen input, komponen model dan komponen output. Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data yan diperoleh langsung diolah. Pada umumnya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan disimpanan (storage) dalam bentuk basis data (database). Data yang ada dibasis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi. Siklus pengolahan data yang dikembangkan ini disebut dengan extended data processing life cycle. Dari siklus data yang dikembangkan, terlihat bahwa untuk melakukan pengolahan data, maka diperlukan tambahan sebuah komponen lagi, yaitu komponen basis data. Komponen teknologi system computer mempercepat proses pengolahan. 1.6.1 Komponen Input. Input merupakan data yang masuk kedalam system informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. System informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak mempunyai komponen
input. Input dari system informasi berupa data yang akan diolah oleh system ini. Data untuk system informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap dari data yang terjadi. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data system informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data system informasi yaitu :
dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap; data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat; dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya; bertindak sebagai pendistribusi data karena sejumlah tembusan dari formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemendepartemen yang membutuhkannya; dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk pelacakan pemeriksaan (audit trail); dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back-up) dari file-file data di komputer. 1.6.2 Komponen Output Produk dari system informasi adalah output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di Sistem Informasi. System informasi yang tidak pernah menghasilkan output, tetapi selalu menerima input dikatakan bahwa input yang diterima masuk kedalam lubang yang dalam (deep hole). Output dari system informasi dibuat dengan menggunakan model yang tertentu. 1.6.3 Komponen Basis Data Basis data (data base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Dari definisi ini, terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu sebagai berikut ini : 1. data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database) 3
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
2. simpanan permanent (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan di system informasi. Simpanan permanent yang umumnya digunakan berupa hard disk. 3. perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. Banyak paket perangkat lunak yang disediakan untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut dengan DBMS (Data Base Management system). Contoh DBMS yang terkenal misalnya adalah dBase, Fox Base, Microsoft Access, Oracle dan lain-lain. DBMS yang popular untuk mengolah basis data sekaran ini adalah RDBMS (Relational Data Base Management System). RDBMS menggambarkan suatu file basis data seperti suatu table, yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data. Sistem analisis merupakan petunjuk dari semua aktivitas (desain system dan implementasi system) yang difokuskan pada inisiasi perubahan yang terjadi pada perusahaan barang maupun jasa, pada semua level untuk alasan apapun. Fase pada system analisis akan menguji dan mendokumentasikan proses-proses yang telah ada (secara manual maupun automatis) serta menguji kemungkinan dan alternative serta pengembangan dari syarat-syarat untuk perubahan. Dapat disimpulkan sistem analisis merupakan proses memilah sebuah permasalahan yang kompleks kedalam bentuk bagian-bagian komponen, kemudian menguji komponen-komponen tersebut kemudian menyusun ulang menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam sebuah system informasi terdapat dua bagian penting yaitu : 1. Data (data –driven analisis) 2. Proses yang dijalankan dan memanipulasi data tersebut untuk keperluan bisnis(proses-driven analisis)
Beberapa aktivitas dari analisis adalah sebagai berikut : 1. Analisa fungsi yang ada saat ini. 2. Membangun model untuk fungsi yang ada saat ini. 3. Analisa aktivitas dan proses yang ada saat ini. 4. Membangun model proses yang ada saat ini. 5. Analisa kegunaan dan sumber data saat ini. 6. Analisa data yang ada saat ini. 7. Membangun model data yang ada saat ini. Dari analisa data dapat ditemukan : 1. Membantu melacak data flows kedalam dan melalui organisasi 2. Mengidentifikasi dan menggambarkan semua data input yang ada saat ini. 3. Mengidentifikasi dan menggambarkan semua data output yang ada saat ini. 4. Mengidentifikasi semua simpanan data. Dari analisa proses dapat ditemukan : 1. Untuk melacak processing flow dan komponen tugas-tugasnya dalam hubungan satu entity yang lain dan dalam kontek fungsi guna dari entity tersebut dan fungsi secara keseluruhan dari organisasi tersebut. 2. Mengidentifikasi dan menggambarkan semua data input yang ada saat ini dan dengan trigger/pemicu apa proses tersebut berlangsung dan output yang dihasilkan dari proses-proses tersebut. 3. Mengidentifikasi dan menggambarkan semua hasil-hasil yang ada saat ini dari proses secara individual. Menempatkan tiap proses dalam konteks fungsi-fungsi yang telah digambarkan sebelumnya dari perusahaan terebut. 1.7 Relational Database Management System (RDBMS) RDBMS merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinyabagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat linak yang kompleks yang digunakan untuk menaipulasi database. Ada tiga prinsip dalam RDBMS, yaitu: 4
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
1.9 1. Data Definisi Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (dapat berupa angka atau huruf), cara relasi data, validasi data, dan lainnya. 2. Data Manipulasi Data yang telah dibuat dan didefinisikan akan dikenai beberapa perlakuan, seperti penyaringan, peng-query-an, dan lain sebagainya. 3. Data Kontrol Bagian ini berkenan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan sebagainya. Semua operasi input dan output yangberhubungan dengan database harus menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses databse, DBMS akan menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database. Hubungan pemakai dengan databse dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: Secara interaktif menggunakan bahasa peryanyaan (query language). Dengan cara menggunakan program aplikasi. 1.8 Analisa Sistem Pengolahan Data Rancang bangun sistem informasi surat keterangan catatan kepolisian yang tepatnya pada Polres Surabaya Selatan. Sistem informasi ini memiliki tampilan sangat sederhana, untuk penggunaan sistem aplikasi ini hanya terdiri dari kegiatan yang umum pada aplikasi sistem informasi kebanyakan yakni input, view, edit dan delete digunakan pada data pemohon juga untuk data staff. Sedangkan, tabel login hanya untuk digunakan memasukkan username dan password saat akan login ke program menu utama. Tabel login ini tidak dapat menginput, melihat, mengubah serta menghapue data karena sudah tersimpan secara permanen pada tabel. Adanya aplikasi sistem informasi ini dapat digunakan olrh para staff yang sedang membuat surat keterangan dengan lebih cepat dan pemohon surat keterangan dapat menanfaatkannya dengan yang diharapkannya.
Diagram Berjenjang 0 SKCK
1
2
3
login
Entry master
Cetak
2.1
2.2
3.1
3.3
Entry data pemohon
Entry data staff
Surat_ket
Lap_pemohon
Gambar 1.1 Alur dari konteks diagram
Keterangan dari bagan diagram berjenjang urutan alur aplikasi sistem informasi ini di mulai dari paling atas yaitu kepala diagram berjenjang turun menjadi tiga level yaitu “level 0” terdiri dari login, entry master, dan cetak. Pada login digunakan untuk staff yang akan masuk ke bagian menu utama guna untuk melakukan berbagai kegiatan seperti memasukkan data dan kegiatan lainnya. Entry master ini dilakukan setelah operator melakukan login terlebih dahulu, entry master ini turun lagi menjadi level berikutnya yakni “level 1” dimana terdiri dari entry data pemohon dan entry data staff untuk mengentrykan data staff dan data pemohon. Sedangkan, cetak juga turun lagi menjadi dua yaitu surat_ket dan lap_pemohon. Sublevel ini menjelaskan surat_ket dan lap_pemohon pada saat dicetak akan diserahkan kepada kasat dimana surat_ket ditanda tangani terlebih dahulu kemudian diberikan kepada pihak pemohon, dan lap_pemohon hanya sebagai data laporan per bulan yang wajib diserahkan. username & password validasi login data staff entry data staff staff
entry data pemohon
1
surat_ket (ok) biodata
SKCK
pemohon
surat_ket lap_pemohon data pemohon
surat_ket (acc)
lap_pemohon (bln)
kasat
Penjelasan konteks dari Gambar 1.2 alur Alur diagram dari diagram berjenjang
5
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Anggota staff harus melakukan login, bila sudah staff dapat melakukan mengentry data staff dan data pemohon. Saat melakukan entry data staff dan data pemohon staff akan mendapat keterangan bila ada data yang sudah diinputkan. Data pemohon sebelumnya pihak pemohon harus menyerahkan biodata jika ingin mengurus surat keterangan catatan kepolisian. Sedangkan, untuk alur surat_ket dan lap_pemohon diserahkan kepada pihak kasat. Surat_ket diberikan kasat untuk acc. Lap_pemohon diberikan kepada pihak kasat hanya sebagai laporan bulanan pemohon. 1.9.1 Surat Keterangan Catatan Kepolisian Level 0 1 login
2
staff
validasi login 1 username & password
pemohon
sebelumnya harus ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak kasat. Pihak staff juga melakukan cetak data laporan bulanan pemohon yang akan diberikan kepada pihak kasat juga sebagai data seberapa besar persentase pengajuan surat keterangan catatan kepolisian tiap-tiap bulannya. 1.9.2 Entry Data Master Level Satu Berikut merupakan penjelasan dari diagram alur data pada entry data master level satu, dari kotak staff diman pihak staff dapat melakukan menginput data staff yang tersimpan pada database dan komputer memberikan informasi apakah data yang inputkan sudah ada atau belum. Sedangkan, pada entry data pemohon pihak staff dapat menginoutjan data pemohon yang sebelumnya pemohon memberikan data diri kepada pihak staff. Setelah diinputkan ke dalam database. 2
update data staff
entry data pemohon
data pemohon
2 entry data master
update data staff
entry data staff
update data pemohon
entry data staff
staff
staff
staff
data staff
1 entry data staff
data staff staff
+ biodata
1
lap_pemohon
2
pemohon
entry data pemohon
surat_ket (ok)
3
staff
surat_ket (acc) kasat
pemohon
update data pemohon surat_ket
lappemohon
entry data pemohon
cetak
+ data pemohon
Gambar 1.3 Surat Keterangan Catatan Kepolisian Level 0
Dalam diagram alur level nol untuk Surat Keterangan Catatan Kepolisian Surabaya Selatan, merupakan penjabaran dari konteks diagram. Jika staff ingin masuk ke dalam menu utama, maka staff harus login terlebih dahulu kalau staff setelah memasukkan username dan password akan keluar validasi login memberitahukan apakah staff salaha atau benar dalam memasukkan username dan password. Sekarang staff dapat melakukan input data staff dan input data pemohon. Tetapi, sebelumnya pemohon harus menyerahkan biodata sebagai data yang dapat digunakan. Kemudian staff menyimpannya ke dalam database. Jika pemohon menyerahkan atau mendaftarkan maka computer akan menunjukkan datanya. Langkah sekanjutnya adalah mencetak data pemohon yang sudah ada dan diserahkan,
biodata
staff pemohon
Gambar 1.4 Entry data master level 1
1.9.3 Cetak Level Satu staff
surat_ket pemohon
1 surat_ket (ok) surat_ket (acc)
surat_ket
kasat
2 lap_pemohon staff
lap_pemohon
lappemohon kasat
Gambar 1.5 Cetak level 1
6
Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id
Keterangan dari diagram alur data cetak level satu dimana pihak staff melakukan cetak surat keterangan yang akan diberikan kepada pemohon. Tetapi, sebelumnya harus ditanda tangani oleh pihak kasat. Pihak staff juga mencetak data pemohon yang akan diberikan kepada pihak kasat sebagai data laporan pemohon setiap bulannya.
2.1
Gambar menjelaskan bahwa diagram alur jika seseorang ingin mengajukan surat keterangan catatan kepollisian pemohon diharuskan menyerahkan biodata diri seperti yang tampak pada diagram. Setelah diserahkan kepada pihak staff maka selanjutnya pemohon mengisi formulir pendaftaran dan keluar surat keterangan yang sudah ditanda tangani kasat.
Diagram Alur Dokumentasi Daftar Pustaka Sanjaya, Ridwan, Kolaborasi Visual Basic 6.0 dan Access 2007, Elex Media Komputindo, 2008 Madcom’s, Aplikasi Database Visual Basic 6.0, Penerbit Andi, 2007 http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Ac cess http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic http://www.asep-hs.web.ugm.ac.id/ http://webdosen.bl.ac.id/ http://www.asep-hs.web.ugm.ac.id/ http://www.brothersoft.com/ http://www.ilmukomputer.com/
Gambar 1.6 Diagram alur dokumentasi Surat Keterangan Catatan Kepolisian
7
