RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGUKURAN DAN PERENCANAAN KINERJA PERPUSTAKAAN Budi Setyawan 1)
A.B. Tjandrarini 2)
1) S1/ Jurusan Sistem Informasi. STIKOM Surabaya, email :
[email protected] 2) STIKOM Surabaya, email :
[email protected] Abstract: Performance measurement is sub management system that contras between planning that created and reachable result, analysis the deviation and carry out reparation. At the time have no a standart that can to use to performance measurement of library, specially for university. Measurement information system and planning of performance with Balanced Scorecard for a desition support can be use to solve measurement and planning of performance. Measurement and planning of library’s performance have work at the purpose from measurement and planning, perspectif, criteria, indicator, dan strategi that created before. Ways of planning system are carry out of survey and analysis, that finnaly to use to designing system with Balanced Scorecard. Analytical Hierarchy Process (AHP) in this system to used for comparison priority. System have build that created to use carry out measurement and planning of performance. The report of them can to use carry out to desition support of performance’s planning. Keyword:
Performance’s Planning, Performance’s Measurement, AHP, Balanced Scorecard, Library’s Measurement
Pengukuran kinerja merupakan bagian dalam sistem manajemen dengan membandingkan antara rencana yang dibuat dan hasil yang dicapai, menganalisis penyimpangan yang terjadi dan melakukan perbaikan. Pada saat ini belum terdapat standar yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan pengukuran kinerja perpustakaan yang berlaku secara nasional, khususnya bagi perpustakaan perguruan tinggi. Pengukuran kinerja perpustakaan yang selama ini dilakukan oleh pihak pengelola perpustakaan biasanya hanya berupa tabel-tabel yang diminta oleh lembaga induk atau universitas yaitu, tabel data yang memberikan informasi akan jumlah pengunjung, jumlah koleksi, dan lain-lain. (Saleh, 2002). Begitu pula dengan perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan suatu sarana pemenuhan kebutuhan akan sumber-sumber informasi dan ilmu pengetahuan. Kendala yang sering dihadapi pihak perpustakaan adalah belum adanya suatu standar pengukuran yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan (Saleh, 2002). Tentu saja proses pengukuran kinerja perpustakaan tidak terlepas dari suatu perencanaan kinerja. Dengan perencanaan inilah suatu organisasi khususnya perpustakaan dapat dengan mudah mencapai visi dan misi sesuai dengan yang diharapkan. Kendala lain yang dihadapi adalah pimpinan perpustakaan mengharapkan output dari proses pengukuran kinerja tersebut dapat juga dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan perencanaan kinerja pada masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan suatu pendukung keputusan dalam melakukan perencanaan di masa yang akan datang. Sistem pendukung keputusan ini akan membantu pemimpin perpustakaan dalam menganalisis indikator-indikator mana yang lebih diprioritaskan untuk dilaksanakan. Selain itu, pemimpin perpustakaan dapat menentukan target setiap indikator dan strategi yang harus dilakukan untuk mencapai visi dan misi perpustakaan. SNASTI 2010, OSIT- 32
Dengan adanya sistem pendukung keputusan yang menggunakan metode Balanced Scorecard dengan penentuan pembobotan tingkat kepentingannya menggunakan Analytical Hierarchy Process, maka diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah user dalam mengambil keputusan untuk melakukan pengukuran dan perencanaan kinerja perpustakaan yang sesuai dengan indikator-indikator yang diprioritaskan.
METODE 1. Pengukuran Kinerja Menurut Yuwono, dkk. (2002) pengukuran kinerja adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktifitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dari suatu perusahaan yang memerlukan penyelesaian-penyelesaian atas aktivitas perencanaan dan pengendalian. Syarat-syarat yang harus dipenuhi agar pengukuran kinerja dapat menghasilkan informasi dalam pengambilan keputusan antara lain: sesuai tujuan organisasi, merupakan nilai dan aktivitas dalam perusahaan, mudah dimengerti oleh semua karyawan, dan mudah diukur dan dievaluasi, serta digunakan secara konsisten oleh organisasi. Pada akhirnya diperlukan standar pengukuran yang memberikan informasi (indikator) kepada manajemen tentang kinerja secara kualitas dan sumber daya yang dimiliki secara kuantitas.
2. Pengukuran Kinerja Perguruan Tinggi
Perpustakaan
Menurut Saleh (2002) ada beberapa rumus yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan, yaitu:
c.
d.
e. f. g. h. i.
j.
3.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard dikembangkan di Harvard Business School oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton. Sekarang Balanced Scorecard merupakan model yang sangat populer dari penilaian kinerja baru. Konsep ini telah menunjukkan keberhasilan dalam perusahaan swasta dan sektor pemerintah. Balanced Scorecard sendiri dapat diartikan sebagai kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan. Arti dari Balanced (keseimbangan) sendiri adalah untuk menyeimbangkan ukuran eksternal para pemegang saham dan pelanggan, dengan ukuran proses bisnis, inovasi, serta pembelajaran dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton, 1996b) Balanced Scorecard memberikan para eksekutif sebuah kerangka kerja menyeluruh yang menejemahkan visi perusahaan dan strategi usaha dalam sejumlah ukuran. Sistem ini menejemahkan visi perusahaan dan strategi perusahaan menjadi tujuan dan pengukuran, serta mengorganisirnya menjadi empat perspektif yang berbeda yaitu: finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan proses belajar dan pertumbuhan. (Kaplan dan Norton, 1996b) Penjabaran kerangka kerja untuk penerjemahan strategi ke dalam kerangka operasional dapat dilihat pada Gambar 1.
Tu ju an U ku ra n Sa sa ra n In is ia tif
Finansial
Pelanggan “Untuk mewujudkan visi kita, apa yang harus kita perlihatkan kepada para pelanggan kita?”
VISI dan STRATEGI
“Untuk menyenangkan para pemegang saham dan pelanggan kita proses bisnis apa yang harus kita kuasai dengan baik?”
Proses Bisnis Internal Tu ju an U ku ra n Sa sa ra n In is ia tif
“Untuk berhasil secara finansial, apa yang harus kita perlihatkan kepada para pemegang saham kita?”
Pembelajaran dan Pertumbuhan “Untuk mewujudkan visi kita, bagaimana kita memelihara kemampuan kita untuk berubah dan meningkatkan diri?”
Gambar 1.
Tu ju an U ku ra n Sa sa ra n In is ia tif
b.
Siklus per Kapita (Circulation per Capita) dengan rumus: CpC = AC/JP Koleksi yang dipakai di ruang baca per kapita (InLibrary Material Use) dengan rumus: iLMUpC = iLMU/JP Kunjungan ke Perpustakaan per Kapita (Library Visit per Capita), dengan rumus: LVpC = ALV/JP) Program Attendance per Capita (Program Attendance per Capita), dengan rumus: PApC = APA/JP Reference Transaction per Capita, dengan rumus: RTpC = ART/JP Reference Fill Rate, dengan rumus: RFR = (RTC/TRT)X100% Title Fill Rate, dengan rumus: TFR= (NTF/NTS) X 100% Subject and Author Fill Rate, dengan rumus: SAFR = (SAF/SAS) X 100 % Registration as a Percentage of Population, dengan rumus: RPP = (LR/JP) X 100% Turnover Rate, dengan rumus: TR = (AC+iLMU) / HD
Tu ju an U ku ra n Sa sa ra n In is ia tif
a.
Kerangka Kerja untuk Penerjemahan Strategi ke dalam Kerangka Operasional
4. Sistem Pendukung Keputusan Pada dasarnya pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi merupakan hasil suatu proses komunikasi dan partisipasi yang terus menerus dari seluruh organisasi. Hasil keputusan tersebut dapat merupakan pernyataan yang disetujui antaralternatif atau antarprosedur untuk mencapai tujuan tertentu (Suryadi dan Ramdhani, 1998). Hirarki didefinisikan sebagai suatu alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan apa yang akan diambil (Permadi, 1992). Ada empat aksioma yang harus diperhatikan oleh para pemakai model AHP dan pelanggaran dari setiap aksioma berakibat tidak validnya model yang dipakai. Keempat aksioma tersebut adalah: 1. Reciprocal Comparison, artinya si pengambil keputusan harus bisa membuat perbandingan dan menyatakan preferensinya. Preferensinya itu sendiri harus memenuhi syarat reciprocal yaitu, apabila A lebih disukai dari B dengan skala x, maka B lebih disukai dari A dengan skala 1/x. 2. Homogeneity, artinya preferensi seseorang harus dapat dinyatakan dalam skala terbatas atau dengan kata lain elemen-elemennya dapat dibandingkan satu sama lain. Apabila aksioma ini tidak dipenuhi maka elemen-elemen yang dibandingkan tersebut tidak homogenous dan harus dibentuk suatu ‘cluster’ (kelompok elemen-elemen) yang baru. 3. Independence, artinya preferensi dinyatakan dengan mengasumsikan bahwa kriteria tidak dipengaruhi oleh alternatif-alternatif yang ada melainkan oleh obyektif secara keseluruhan. Ini menunjukkan bahwa pola ketergantungan atau pengaruh dalam model AHP adalah searah keatas. Artinya perbandingan antara elemen-elemen dalam satu level dipengaruhi atau tergantung oleh elemenelemen dalam level diatasnya. 4. Expectations, artinya untuk tujuan pengambilan keputusan, struktur hirarki diasumsikan lengkap. Apabila asumsi ini tidak dipenuhi maka si pengambil keputusan tidak memakai seluruh kriteria SNASTI 2010, OSIT- 33
dan atau obyektif yang tersedia atau diperlukan sehingga keputusan yang diambil dianggap tidak lengkap. Perhitungan Konsisten untuk model AHP, matriks perbandingan dapat diterima jika Nilai Rasio Konsistensi ≤ 0.1. Agar penilaian dianggap konsisten, maka nilai CR harus lebih kecil atau sama dengan 0,1 (CR<=0,1). Langkah-langkah untuk menguji konsisten adalah: 1. Mengalikan kolom pertama dengan prioritas relatif dilakukan hal serupa pada kolom kedua dan selanjutnya. 2. Selanjutnya mencari (λmaks) yaitu dengan prioritas relatif lakukan hal serupa pada kolom kedua dan selanjutnya. 3. Setelah λmaks didapat, maka Consistency Indeks (CI) dapat dicari dengan rumus: 4. Menghitung CI CR = RI
Perancangan Model Untuk membangun aplikasi Sistem Pendukung Keputusan ini digunakan Context Diagram dan ERD secara conceptual dan physical.
Flow Diagram (DFD) level 0 untuk mengetahui proses secara keseluruhan. Pengukuran Indikator Kinerja Target Indikator yang ingin Dicapai Data Visi Misi Data Strategi Data Indikator Kinerja
Kepala Bagian
Data Kriteria Data Perspektif Balanced Scorecard Data Periode Data Profil
0 Kinerja yang Buruk Periode yang Dipilih Laporan yang Dipilih
Sistem Informasi Pengukuran dan Perencanaan Kinerja Perpustakaan
Laporan yang Dipilih Berdasarkan Periode
+
Gambar 2. Context Diagram [Data Visi Misi] [Data Strategi]
Kepala Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Kepala Bagian Bagian
[Data Indikator Kinerja] [Data Kriteria] [Data Perspektif Balanced Scorecard] Data Kriteria [Data Periode] Data Kriteria [Data Profil]
5
Kriteria
6
Indikator
Data Profil 1
Profil 1
Data Indikator Data Indikator
Data Profil Data Periode 2
Periode
Data Strategi
Data Periode Mengelola Data Master
Diagram alir sistem
3
Aliran sistem adalah bagan yang menunjukkan arus perhitungan pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedurprosedur yang terdapat di dalam sistem.
VisiMisiStrategi
7
4
Strategi
Data Visi Misi
+
Data Visi Misi
Perspektif
Data Strategi
Data Kriteria
Data Perspektif
5
Kriteria
Data Perspektif Data Indikator 1
6
Data Profil
Profil
4 2
Periode
Indikator 7
Strategi
Data Periode Data Strategi
Kepala Bagian
Periode Pengukuran Kinerja
Mulai
Indikator Pengukuran yg digunakan
Menentukan Visi, Misi, Strategi, Target
3
VisiMisiStrategi
Data Visi Misi
4
Perspektif
Data Perspektif
8
Pengukuran
9
Target
10
Pembobotan
Staf
Membuat Laporan [Periode yang Dipilih]
Data Pengukuran [Laporan yang Dipilih Berdasarkan Periode] Data Target
SkorPengukuranKinerja
Data Skor Pengukuran Kinerja Data Hasil Pengukuran Kinerja
14
Permintaan Data Indikator Pengukuran Kinerja
Visi, Misi, Tujuan, Strategi, Target
11
Permintaan Data Indikator Pengukuran
Periode Periode Pengukuran Pengukuran Kinerja Kinerja
Menganalisis Indikator Pengukuran yg digunakan
Data Indikator Pengukuran Kinerja
Mengumpulkan Data Indikator Pengukuran Berdasarkan Periode
Data Indikator Data Indikator Pengukuran Pengukuran Kinerja Kinerja
Selesai
Gambar 1. Diagram alir sistem Pengukuran Kinerja
Context Diagram Pada Context Diagram tampak aliran data yang bergerak dari sistem ke masing-asing entitas. Dari pembuatan context diagram maka dapat dilakukan proses break down yang biasa disebut sebagai Data
SNASTI 2010, OSIT- 34
13
DetailPembobotan
HasilPengukuranKinerja
ProgresKerja Data Progres Kerja
Permintaan Data Indikator Pengukuran
Kepala Kepala Bagian Kepala Bagian Bagian
Data Pembobotan DetailPembobotan
12
Menentukan Periode Pengukuran Kinerja
[Laporan yang Dipilih]
+
15
GlobalPriority
Data Global Priority
Gambar 3.
DFD Level 0 Proses Mengelola Data Master dan Proses Membuat Laporan
11
8
DetailPembobotan
Pengukuran
9
10
6
Target
Data Pengukuran
HASIL DAN PEMBAHASAN
Indikator
Data Target
Data Indikator
Pembobotan 5
Kriteria
Data Pembobotan Data Kriteria
Data Pembobotan 7
Data DetailPembobotan Data DetailPembobotan
Strategi
12
4
Perspektif
Data Perspektif
SkorPengukuranKinerja 2
Perspektif Untuk Pembobotan Pengukuran Skor Pengukuran Kinerja
Kriteria Untuk Pembobotan Pengukuran
Data Strategi
Indikator Untuk Pembobotan Pengukuran Indikator Untuk Menentukan Skor Kinerja
Mengukur Kinerja
Dari hasil survey dan diskusi pada saat penelitian terhadap Perpustakaan STIKOM Surabaya didapatkan data untuk pengukuran dan perencanaan kinerja yang kemudian diinputkan dalam perangkat lunak sistem ini.berikut adalah hasil dari pengukuran dan perencanaan kinerja Perpustakaan STIKOM Surabaya.
Data Hasil Pengukuran [Kinerja yang Buruk]
Periode Untuk Pembobotan Pengukuran
+
[Pengukuran Indikator Kinerja]
9
Periode Untuk Pengukuran Indikator
Target Data Global Priority
15
GlobalPriority
Data Global Priority Kepala Kepala Bagian Kepala Bagian Bagian
2
Periode
Data Target Data Periode 3 Periode Untuk Menentukan Target Pencapaian
Data Target
Perspektif Untuk Pembobotan Perencanaan [Target Indikator yang ingin Dicapai]
Kriteria Untuk Pembobotan Perencanaan Indikator Untuk Pembobotan Perencanaan
Merencanakan Kinerja Data Global Priority
Periode Untuk Pembobotan Perencanaan
Data Global Priority
15 13
+
GlobalPriority
Indikator Untuk Menentukan Target Indikator
Data Pembobotan
Data DetailPembobotan ProgresKerja
11
DetailPembobotan
Data DetailPembobotan Data Progres Kerja 7
Data Strategi
Gambar 4.
Pembobotan
Data Pembobotan
HasilPengukuranKinerja 14
10
Strategi
DFD Level 0 Proses Mengukur Kinerja dan Proses Merencanakan Kinerja
Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 7.
Sub Menu Pengolahan Data Kinerja dan Target
Gambar 8.
Sub Menu Pengukuran Kinerja dan Pengesetan Target
Gambar 9.
Tampilan Proses Penentuan Periode pada Form Perencanaan Kinerja
Profil Target
Melakukan
Periode
Tgl_Target NilaiTarget StateTarget
Melakukan
Pengukuran
Melakukan
Melakukan
Terdapat
IDPeriode Mulai Seles ai Catatan State
Vis iMis i IDVis iMis i JenisMis i DetailMis i Urutan StateVM
Tgl_Pengukuran NilaiPengukuran StatePengukuran Melakukan
SkorPengukuranKinerja NilaiPengukuranKinerja
Nama Alam at Kota Telepon
Has ilPengukuranKinerja IDHas ilPengukuran INDTerbaik INDTerburuk Solus iHP StateHP
Progres Kerja IDProgres Kerja Solus iPK StatePK
Terdapat
DetailPembobotan
Melakukan Melakukan
Pembobotan
IDDetailPembobotan IDElem en Prioritas StateDBobot
IDPembobotan StrElemen StrPem bobotan StrValue StateBobot
Terdapat DetailPembobotan
Pers pektif
Indikator IDIndikator Indikator DetailIndikator Form ula Server ConnStr Query SatuanIDIndikator StateIND
IDPers pektif Pers pektif SatuanIDPers pektif StatePRS
DetailPerspektif
DetailPerspektif
Kriteria IDKriteria Kriteria DetailKriteria StateKRT
Strategi IDStrategi Strategi DetailStrategi StateSTR
DetailIndikator
Gambar 5. Conceptual Data Model (CDM) Profil Target Tgl_Target NilaiTarget StateTarget
Melakukan
Melakukan
Pengukuran
Melakukan
Melakukan
Periode IDPeriode Mulai Seles ai Catatan State
Vis iMis i IDVis iMis i JenisMis i DetailMis i Urutan StateVM
Tgl_Pengukuran NilaiPengukuran StatePengukuran Melakukan
SkorPengukuranKinerja NilaiPengukuranKinerja
Terdapat
Nama Alam at Kota Telepon
Terdapat
Progres Kerja IDProgres Kerja Solus iPK StatePK
DetailPembobotan
Has ilPengukuranKinerja IDHas ilPengukuran INDTerbaik INDTerburuk Solus iHP StateHP
Melakukan Melakukan
Pembobotan
IDDetailPembobotan IDElem en Prioritas StateDBobot
IDPembobotan StrElemen StrPem bobotan StrValue StateBobot
Terdapat DetailPembobotan
Pers pektif
Indikator IDIndikator Indikator DetailIndikator Form ula Server ConnStr Query SatuanIDIndikator StateIND
DetailPerspektif
IDPers pektif Pers pektif SatuanIDPers pektif StatePRS Strategi
DetailIndikator
IDStrategi Strategi DetailStrategi StateSTR
DetailPerspektif
Kriteria IDKriteria Kriteria DetailKriteria StateKRT
Gambar 6. Physical Data Model (PDM)
SNASTI 2010, OSIT- 35
Gambar 10
Tampilan Proses Penentuan Perspektif BSC Gambar 13. Tampilan Untuk Memberikan Pembobotan Elemen-Elemen.
Nilai
Gambar 11. Tampilan Proses Penentuan Kriteria
Gambar 14. Tampilan Global Priority dari Hasil Pembobotan Elemen-Elemen
Gambar 12. Proses Penentuan Indikator Pembobotan
Gambar 15. Tampilan dari Grand Global Priority dari Hasil Pembobotan Elemen-Elemen
SNASTI 2010, OSIT- 36
Yuwono, S., Sukarno, E. dan Ichsan, M. 2002. Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia.
Gambar 16. Tampilan dari Laporan Detail Perhitungan Pembobotan Elemen-Elemen dari Form Perencanaan Kinerja
Gambar 17. Tampilan Proses Pengukuran Kinerja Pada Form Pengukuran Kinerja
SIMPULAN Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan dalam Sistem Informasi Pengukuran dan Perencanaan Kinerja Perpustakaan ini, dapat diambil berapa kesimpulan antara lain: 1. Sistem pendukung keputusan dengan menggunakan AHP dan Balanced Scorecard terbukti mampu membantu pihak Perpustakaan STIKOM Surabaya dalam melakukan pengukuran kinerja. 2. Metode dapat diimplementasikan dengan baik pada aplikasi dan dapat melakukan analisis terhadap perspektif, kriteria, dan indikator kinerja yang akan digunakan untuk perencanaan kinerja serta mampu memberikan strategi perencanaan kinerja.
DAFTAR RUJUKAN Kaplan, R.S dan Norton D.P, 1996a, Menerapkan Strategi Menjadi Aksi Balanced Scorecard. Jakarta:Erlangga. Kaplan, R.S dan Norton D.P, 1996b, The Balanced Scorecard. Boston United State of America: Harvard Business School Press. Permadi, Bambang, 1992, AHP. Jakarta: Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi Universitas Indonesia. Saleh, Abdul Rahman. 2002. Pedoman Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Pressindo. Suryadi, K. dan Ramdhani A., 1998, Sistem Pendukung Keputusan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. SNASTI 2010, OSIT- 37
