Radboudumc Social media policy Versie 4.0 – 23-7-2015
Inhoud 1 Beleidsverklaring ........................................................................................................................ 2 2 Over social media ...................................................................................................................... 2 2.1 Definitie social media.................................................................................................. 3 2.2 Waarom gebruiken mensen social media?................................................................. 3 2.3 Wie gebruiken social media? ..................................................................................... 3 3 Waarom social media voor het Radboudumc? .......................................................................... 4 4 Hoe zetten we social media in? ................................................................................................. 5 4.1 Doelgroepen ............................................................................................................... 5 4.2 Doelstellingen............................................................................................................... 6 4.3 Middelen: welke social media passen hierbij? …........................................................ 6 4.4 Beheer: hoe onderhouden we de social media? ........................................................ 7 4.4.1 Centraal beheer……..................................................................................... 7 4.4.2 Ambassadeurs ............................................................................................. 8 4.5 Wat zijn de spelregels?............................................................................................... 8 4.5.1 Gedragsregels social media......................................................................... 8 4.5.2 Specifieke regels per medium.....................................................................10 4.6 Meer informatie......................................................................................................... 11
1 Beleidsverklaring Het Radboudumc kan social media gebruiken voor informatieve, zakelijke, bedrijfsmatige en (marketing)strategische doeleinden, binnen de kaders zoals uiteengezet in dit beleid. Deze kaders zijn nadrukkelijk niet bedoeld om het gebruik van social media aan stroeve banden te leggen, eerder om juist duidelijkheid te scheppen zodat het gebruik kan worden gestimuleerd, maar ook om de naleving van wetten en regels te borgen rondom privacy en vertrouwelijkheid van de content. Op de eerste plaats van onze patiënten en bezoekers, onze medewerkers en uiteraard het UMC als organisatie. Met social media bedoelen we ‘nieuwe’ media als blogs, discussieplatforms, podcasts en sociale (vrienden)netwerken. Het doel van dit beleid is de mogelijkheden, kansen en beperkingen van social media voor het Radboudumc als organisatie op een rij te zetten. In dit beleid staat de weg omschreven die we met diverse social media (willen gaan) bewandelen om diverse informatieve, zakelijke en (marketing)strategische doelen te bereiken. Dit beleid is bedoeld voor het Radboudumc te Nijmegen en geldt voor alle social media die de organisatie inzet. Iedere medewerker die verantwoordelijk is voor de uitvoering rondom de social media van het UMC dient zich van dit beleid bewust te zijn en zich aan het vastgestelde beleid te houden. Maar dit beleid geeft ook de kaders aan voor medewerkers die via social media meer ruchtbaarheid willen geven over hun (dagelijks) werk bij het Radboudumc. Dit om een zo maximaal mogelijk gebruik van social media mogelijk te (blijven) maken. 2 Over Social Media Social media bieden kansen. Kansen om gesprekken te voeren met klanten, betrokkenen en bijvoorbeeld vakcollega’s. Kansen om de service aan en relatie met onze patiënten te verbeteren. Kansen om onze trots te delen en zo ons imago een positieve draai te geven.
2
Maar het levert ook onherroepelijk vragen op. Wat zeg je wel en wat niet over je werk? Waar ligt de scheiding tussen privé en zakelijk gebruik? Hoe ga je om met een patiënt die “vrienden” met je wil worden op Facebook? Wie is er verantwoordelijk voor de Radboudumc profielen? Hoe richten we de social media in voor het Radboudumc? Deze social media policy is opgesteld om duidelijkheid te geven over het gebruik van social media voor iedereen die werkt bij of gelieerd is aan het Radboudumc. De policy biedt richtlijnen en spelregels. In simpele teksten en duidelijke uitgangspunten. Heb je vragen over deze policy, loop je tegen een dilemma aan of wil je brainstormen over mogelijkheden om social media in te zetten? Neem contact op met Productgroep Communicatie. Deze policy zal in de loop der tijd steeds veranderen, aangezien er steeds nieuwe technologieën en netwerken worden gebruikt. Check dus regelmatig of er een nieuwe versie is. Deze policy is het laatst geüpdate op dinsdag 29 juli 2014. Er is ontzettend veel informatie over social media en er zijn ontzettend veel verschillende social media. Hier proberen we inzicht te geven in wat het inhoudt, waarvoor het gebruikt wordt en wie gebruikmaken van social media. 2.1 Definitie social media ‘Social media’ is een verzamelnaam voor online platformen waar de bezoekers, met geen of weinig tussenkomst van een professionele redactie, samen zelf de inhoud verzorgen op een relevante, transparante en authentieke manier. Via deze media delen mensen ervaringen, kennis en verhalen. Belangrijkste gedachte achter social media is dat ze de gebruiker centraal stellen. De gebruikers bepalen de inhoud, weergave en soms zelfs rangschikking van de content. Door zelf te schrijven, uploaden, posten, stemmen, reageren, discussiëren en door het doorsturen van informatie. 2.2 Waarom gebruiken mensen social media? Doel van social media is dus het online delen van informatie. Délen. Dus niet alleen zénden. Gebruikers stimuleren elkaar om samen inhoud en vorm te geven aan de sociale media. Wat levert het delen op voor de gebruiker van social media? Kennis: kennis en informatie delen; Contact: zakelijk netwerken en sociaal netwerken; Expressie: muziek, films en foto’s delen; Reactie: discussiëren, ervaringen delen. 2.3 Wie gebruiken social media? Door de enorme groei in het gebruik van social media en de veranderingen in de soorten doelgroepen, is het lastig om een 100% kloppend beeld van dé huidige gebruiker van social media te geven. Onderzoek dat gisteren is gedaan, is vandaag alweer achterhaald. Harde, actuele cijfers zijn er dus niet. Wel kunnen we een trend weergeven.
3
Miljoenen Nederlanders gebruiken social media. Zo heeft Facebook ruim 2,2 miljoen (maar 350 miljoen wereldwijd!). Zakelijk netwerk LinkedIn heeft wereldwijd ruim 55 miljoen gebruikers, waarvan de helft in de Verenigde Staten. Dertig procent van de Nederlanders heeft een LinkedInaccount. Iedere dag komen er 65.000 filmpjes op YouTube bij. De grootste groep gebruikers van social media lijkt een leeftijd te hebben tussen de 18 en 44 jaar (geen harde cijfers). Wel lijkt het aantal gebruikers binnen de groep ‘ouderen’ flink te stijgen. Deze groep vertoont in ieder geval een stijging in het internetgebruik: in 2007 was 59% van de 50plussers online, in 2008 63%. Ze gingen van 3 naar 3,5 uur surftijd. De kracht van social media zit hem in het feit dat: Steeds meer mensen social media gebruiken; Consumenten steeds vaker (en liever) om organisaties heen opereren; Mensen graag besluiten nemen op basis van meningen en ervaringen van anderen; De nieuwe generatie zogenaamde ‘digital native’ is. Zij weten niet beter dan dat social media bestaan en dat het normaal is om deze te gebruiken om in contact te komen met mensen die dezelfde interesses hebben. Social media zijn dus niet meer weg te denken uit onze maatschappij. 3 Waarom social media voor het Radboudumc? Waarom zouden we als Radboudumc gebruikmaken van social media? Omdat we daar willen zijn waar onze doelgroepen ook zijn. Met social media slaan we de digitale brug tussen het UMC en onze doelgroepen. We willen de dialoog aangaan met onze patiënten en hun familie, studenten en vakgenoten. Hen een plek geven om elkaar en ons te ontmoeten. Om te weten wat er leeft en speelt. Hen ook buiten het fysieke ziekenhuis helpen, steun geven, adviseren en informeren. De rol van internet is niet meer weg te denken in de zorg. 84% van de Nederlanders bezoekt Google voordat ze naar hun arts gaan. 57% van de patiënten deelt zijn ervaring en dat gebeurt ook op het web. Patiënten, verwijzers en relaties willen op een nieuwe manier communiceren met zorgverleners. Ze willen niet meer alleen ontvangen maar vooral ook zelf delen. Meepraten. Social media spelen hierin een niet weg te denken rol. Via deze media willen onze bezoekers het gesprek met ons aangaan. Ze willen berichtjes kunnen sturen naar ons Twitter-account, krabbels achterlaten op onze Hyve, een ervaring delen op ons blog, et cetera. Ze willen informatie opdoen en uitwisselen. Ze lezen een interessant bericht op bijvoorbeeld ons blog en tippen het aan hun volgers op Twitter. Door al die input weten wij wat er speelt bij onze doelgroepen. En kunnen we actief reageren als we opvangen dat er iets over ons is gepubliceerd, waarvan wij vinden dat er iets mee gedaan moet worden. Door ook via social media te communiceren, willen we meer gevoel krijgen bij onze doelgroepen, waarover ze praten en wat ze belangrijk vinden. We willen een waardevolle gesprekspartner zijn en zo betrokkenheid vergroten en bouwen aan een betrouwbaar merk. Uiteindelijk werkt de juiste inzet van social media op een positieve manier door in ons bedrijfsresultaat.
4
Zorg 2.0 staat nog in de kinderschoenen, bij de zorgverleners. Het besef dat internet ingezet kan worden ter verbetering van de zorg en het contact met patiënt is er vaak. De capaciteit, middelen en kennis erover zijn echter vaak afwezig of te beperkt. Welk nut heeft internet precies? En wat kunnen we met social media? De kennis over social media delen we via social media. Zo ervaren gebruikers direct de kracht ervan. Belangrijk in het gebruik van social media is de crossmediale inzet. Alléén social media gebruiken is niet voldoende. En één medium inzetten via één kanaal ook niet. Het gaat om de juiste combinatie van media (crossmediaal), kanalen en soorten ontvangers. 4 Hoe zetten we social media in? Om te bepalen hoe we het beste van de kracht social media gebruik kunnen maken, moeten we bepalen wie onze doelgroepen zijn en wat we bij hen willen bereiken. 4.1 Doelgroepen We richten ons op alle doelgroepen van het Radboudumc. Waar deze doelgroepen zijn, zijn wij ook. Per medium zal de doelgroep verschillen. Zoals beschreven in “Beter worden in het Radboudumc” zijn onze klanten patiënten en patiëntenverenigingen, studenten en wetenschappers. Maar ook verwijzers (1e, 2e, 3e lijn), specialisten, alumni, ministeries, verzekeraars, industrie en farmacie, opdrachtgevers voor 3e en 4e geldstroom, subsidieverstrekkers, toezichthouders en de interne klanten (alle medewerkers van het Radboudumc) en potentiële medewerkers behoren tot de doelgroep. Gaan we met al deze doelgroepen via social media communiceren? Nee. Je kunt niet met een doelgroep communiceren die niet online is of wil zijn. Daarom kunnen we alleen die doelgroepen benaderen die zich al binnen de diverse social media bewegen of waar de behoefte aan online contact erg groot is (en wellicht de middelen nog ontbreken). Daarnaast hebben we een focus op de doelgroepen die voor het UMC primair zijn. Gekeken naar onze kerntaken zorg, onderwijs en onderzoek, zijn onze primaire doelgroepen de patiënten, studenten, wetenschappers en het eigen en potentiële personeel. De groep patiënten is enorm divers, maar wat zij gemeen hebben, is een grote behoefte aan informatie. Horen dat je ziek bent, levert vragen op over die ziekte en hoe je hiermee kunt omgaan. Er kan behoefte zijn aan contact met lotgenoten. Dit alles is online te vinden, maar de betrouwbaarheid van informatie laat nu soms te wensen over. Daarnaast kan ook de zorg zelf via online kanalen gefaciliteerd worden. Zo kan een consult online gebeuren of kunnen gegevens online worden gedeeld. Voor de groep patiënten zijn er veel kansen om via online kanalen de communicatie en de zorg te verbeteren. Van studenten weten we dat ze met name op Twitter en Facebook erg actief zijn. Studenten van tegenwoordig zijn “digital natives” en weten niet beter dan dat personen en bedrijven online actief zijn. Wetenschappers zijn op zoek naar zakelijke contacten. Hiervoor is LinkedIn met name goed te gebruiken. Ook zal per expertise verschillen hoe men met elkaar contact zoekt. Dit is iets wat we moeten uitvinden tijdens het gebruik. Medewerkers kunnen hun verbinding met het UMC aangeven door te linken naar de verschillende UMC social media. Om intern een netwerk te bouwen kunnen we gebruik
5
maken van Yammer (een interne Twitter voor bedrijven). Potentiële medewerkers zijn met name actief op LinkedIn. 4.2 Doelstellingen Wat willen we bereiken met social media? Je kunt social media inzetten voor de volgende doelen: Merkbekendheid: Zorg dat je er zichtbaar bent. Met social media kun je een netwerk bouwen, kennis delen, klanten binden en nieuwe klanten aantrekken. Klantcommunicatie: Gebruik social media om de dialoog aan te gaan. Reputatiemanagement (reactief): hou in de gaten hoe er over jou (en de concurrent) gesproken wordt. Door te zoeken hoe en waar er over je wordt gesproken, kun je indien nodig ook op die plek ingrijpen. Webcare (reactief): het beantwoorden van vragen met betrekking tot je organisatie of dienstverlening. Engagement (proactief): gebruik social media om proactief de dialoog aan te gaan met je klant. Zo kun je mensen binden aan je merk. Je kunt ook research doen: vind uit wat er leeft onder je doelgroep en probeer actief in te springen op deze onderwerpen. Of gebruik deze informatie om je dienstverlening te verbeteren. Traffic: gebruik social media om verkeer op gang te brengen naar je site of evenement en voor zoekmachineoptimalisatie. Sales: social media inzetten voor harde verkoop. Gezien de dienstverlening van het Radboudumc is deze laatste doelstelling minder aan de orde. Daarnaast hebben social media een gunstig bijeffect. Met social media besparen we kosten op advertenties, dure bijeenkomsten (inclusief reizen), focus- en klankbordgroepen, drukwerk, maar bijvoorbeeld ook op werving en selectie, et cetera. We zijn gestart met social media. De focus ligt in eerste instantie op het vergroten van onze zichtbaarheid. Daarom zorgen we dat we de basis goed inrichten (profielen aanmaken) monitoren van wat er over ons en de concurrent gezegd wordt. Ook zijn we begonnen met het actief verzenden van boodschappen (nieuws en vacatures), het reageren op vragen en eventuele foutieve of negatieve informatie. Deze fase benaderen we als een pilot, waarin we ervaringen opdoen en bekijken wat social media voor ons en onze doelgroepen (nog meer) kunnen opleveren. 4.3 Middelen: welke social media passen hierbij? Gekeken naar de doelgroep en de doelstellingen, bepalen we de Radboudumc social media mix. Deze mix bestaat uit de volgende middelen: Om aan merkbekendheid te bouwen en zichtbaar te zijn, maken we een profiel aan op de social media sites waar onze doelgroep veel zit. Dit zijn Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, SlideShare, Prezi en Wikipedia (zie bijlage voor een overzicht van social media en gebruikers ervan). Daarnaast heeft het Radboudumc een eigen blog zorg20.nl, waar we met professionals en andere geïnteresseerden discussiëren over de digitalisering van de zorg, en een iTunes kanaal waar we info voor professionals en gebruikers delen.
6
Daarnaast wordt vanuit Zorg 2.0 (Radboudumc REshape) ook hard gewerkt aan het maken van besloten communities voor onze patiëntengroepen. Dit zijn communities waar lotgenoten met elkaar in contact kunnen komen onder begeleiding/toezicht van professionele zorgverleners. Voor een sociaal netwerk binnen het Radboudumc gebruiken we Yammer.
Reputatiemanagement doen we via social media monitoring tools (addictomatic, social mention, google alerts). We bekijken in deze pilotfase welke tools het beste passen bij onze wensen. Met deze basismix gaan we kijken en luisteren waar onze doelgroepen nog meer zitten. Bepaalde weblogs? Besloten communities? Nieuwe platformen? We moeten continu in de gaten houden waar onze doelgroep zit. Op www.radboudumc.nl/volgons wordt voor onze doelgroepen een overzicht gepubliceerd van de social media waar we in participeren en hoe ons te volgen. 4.4 Beheer: hoe onderhouden we de social media? 4.4.1 Centraal beheer Zoals gezegd gaan we in de pilotfase vooral kijken en luisteren, en waar nodig en mogelijk reageren. Het centrale beheer voor social media ligt bij de Productgroep Communicatie. Een redacteur is in deze fase actief als ‘social media beheerder’. De social media beheerder bewaakt de kwaliteit en de voortgang van het bereiken van de doelstellingen. De social media beheerder werkt nauw samen met de concernstaf Communicatie (Persvoorlichting) als het gaat om reputatiemanagement. Signalen van discussies die uit de hand lopen of gevoeligheden worden snel gedeeld. De social media beheerder beantwoordt vragen over social media of het Radboudumc in het algemeen. Zijn de vragen meer inhoudelijk van aard, dan zet de social media beheerder deze uit via het voorlichtingscentrum. Korte doorlooptijden zijn hierbij cruciaal. Soms is het nodig om in te grijpen als iemand buiten het UMC iets plaatst op een van onze media. Social Media betekenen dat iedereen bijdraagt aan wat je online ziet. Films, discussies, artikelen of meningen kunnen door iedereen worden gedeeld. Op de media die het Radboudumc in beheer heeft is dit niet anders. Dat is de kracht van de gemeenschap: samen ervaringen en informatie delen. Zowel positieve als negatieve. Het Radboudumc grijpt echter wel in wanneer iets beledigend, denigrerend of tegen de wet is. The good, the bad, but not the ugly. Indien er vanuit het Radboudumc de wens ontstaat om meer te doen met social media dan het basisbeheer, dan kan contact opgenomen worden met Productgroep Communicatie.
7
4.4.2 Ambassadeurs Voor een goede werking van social media zijn ambassadeurs nodig. Mensen die hart hebben voor onze organisatie en die ‘trust agents’ worden (zie bijlage). En medewerkers die bijdragen aan de zichtbaarheid van het UMC als geheel. Iedere medewerker van het Radboudumc wordt aangemoedigd kennis en andere waardevolle informatie te delen, als die informatie niet vertrouwelijk is en het Radboudumc niet schaadt. De social media beheerder houdt in de gaten voor zover mogelijk of er geen schadelijke content wordt verspreid en grijpt indien nodig in. 4.5 Wat zijn de spelregels? We hanteren een aantal spelregels, gebaseerd op de strategie en kernwaarden van het Radboudumc en de normale gedragsregels voor het gebruik van social media. Deze gedragsregels worden breed gedeeld: iedereen kan deze inzien via www.radboudumc.nl/socialmedia. 4.5.1 Gedragsregels social media 1. Ken en volg de Radboudumc gedragsregels Alle content die de beheerders of medewerkers plaatsen op de social media van het Radboudumc, is in lijn met de strategie van het Radboudumc en onze kernwaarden. Uit de content blijkt dat we excelleren in onderwijs en onderzoek. En dat we de beste zorg bieden. Voor al onze klanten. Klantgerichtheid, kwaliteit en veiligheid, kostenbewustzijn en dienstbaarheid staan bij ons centraal. 2. Wees verantwoordelijk Denk goed na voordat je iets plaatst. Google heeft een goed geheugen. Alles wat je plaatst is vindbaar en blijft waarschijnlijk altijd traceerbaar. Houd je aan de afspraken en gebruik je gezonde verstand. Denk eraan dat je iets plaatst namens het Radboudumc. Zoek bij de geringste twijfel contact met je collega of leidinggevende. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies in te winnen. Mocht je toch iets hebben gepubliceerd wat niet klopt, probeer dan de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. 3. Wees respectvol Spreek met respect over het Radboudumc. Plaats geen content die de reputatie van het Radboudumc beschadigt. Wees respectvol, beleefd en professioneel richting collega's, zakelijke partners, concurrenten, (ex-)patiënten en hun naasten. Ga je in discussie? Houd het dan passend en beleefd en heb respect voor andermans mening. Het idee achter social media is dat iedereen content kan plaatsen en ook zijn mening kan geven. Reageer dus niet al te defensief en kap de discussie niet abrupt af. Ga de dialoog op een fatsoenlijke manier aan. Gooi geen olie op het vuur in debatten, maar blijf feitelijk. Plaats geen inhoud die onjuist, beledigend, bedreigend, kwetsend, misleidend, lasterlijk, obsceen, smadelijk of discriminerend is. Of op een andere manier verwerpelijk. Doe je dit toch, dan erken je deze fout en herstel je deze zo snel mogelijk.
8
4. Wees zorgvuldig In de berichten die je plaatst, staan geen spel-, stijl- of schrijffouten. Je houdt je aan de teksthuisstijl van het Radboudumc. En aan de spelling van het Groene Boekje. 5. Houd je aan de wet Bij het plaatsen van content houd je je aan de lokale, provinciale en landelijke wetten en regelgeving. Respecteer het beeld-, auteurs- en citaatrecht. Houd je aan de afspraken binnen het Radboudumc rondom hygiëne en ethiek. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke of geheime informatie van of over het Radboudumc te plaatsen. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon. 6. Let op privacy Stelt iemand via onze social media een vraag over onze behandelingen en onderzoeken of zijn ziekte, dan reageer je daar privé op, niet openlijk via het betreffende medium. Bij medischinhoudelijke vragen verwijs je, indien aanwezig, naar de betreffende pagina’s op ons internet. Wordt de vraag daar niet beantwoord, dan verwijs je de vraag naar een arts of iemand anders die de vraagsteller het beste verder kan helpen. Het is niet toegestaan om persoonlijke (beeld)informatie van en over patiënten, bezoekers of collega’s te plaatsen. Tenzij zij én concernstaf hiervoor toestemming hebben gegeven. 7. Wees duidelijk Het Radboudumc ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel, bij werkgerelateerde onderwerpen met vermelding van organisatie en functie. Er wordt steeds geschreven in de eerste persoon (ik). Zelfs als je als een individu praat, kunnen mensen dit opvatten als dat je praat uit naam van je organisatie. Vooral als datgene waarover je praat over de zorg gaat. Ga je bloggen, twitteren of op een andere manier content publiceren vanuit je eigen naam, zorg dan voor een disclaimer onder je bericht. “Deze meningen en uitingen zijn van mij persoonlijk en reflecteren niet per se die van het Radboudumc”. Houdt zakelijk en privégebruik helder gescheiden. Wees ook authentiek. Nep wordt van mijlenver gespot. 8. Wees snel Gebruikers van social media verwachten een bepaalde snelheid in communicatie. We draaien geen 24-uurs diensten maar reageren binnen een werkdag op een vraag of suggestie. Als het antwoord inhoudelijk meer tijd vraagt om uit te zoeken, laat je weten dat je ermee bezig bent en op welke termijn iemand antwoord kan verwachten. 9. Wees representatief Wees je ervan bewust dat je een visitekaartje bent van het Radboudumc. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het bloggen. Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij zijn zich bewust dat medewerkers lezen wat zij schrijven.
9
Blogs en sociale netwerken die worden gehost door het Radboudumc moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van het UMC. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega’s, klanten en partners hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis. 10. Modereer als het nodig is Het is toegestaan om inhoud aan te passen of verwijderen, op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving naar de zender. Dit doe je naar eigen inzicht en de geldende disclaimer van het betreffende medium. Gaat een bezoeker meerdere malen te ver, dan is het toegestaan om zijn mogelijkheid te blokkeren om tot het medium bij te dragen. Het is toegestaan om spam of totaal irrelevante en virusgevoelige content te verwijderen. 11. Tot slot: wees productief Werknemers van het Radboudumc mogen actief zijn op social media als het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover indien gewenst afspraken. Ook bezoekers van de social media van het UMC en medewerkers hebben de nodige rechten en plichten. Deze leggen we in aparte documenten vast en maken we openbaar via de website. 4.5.2 Specifieke regels per medium Voor uitgebreide informatie over de (mogelijkheden van de) social media zie de bijlage. Hierbij de uitgangspunten voor de basis social media mix: Algemeen: - De reacties worden geschreven – waar dat kan – in de ik-vorm. Mensen praten namelijk graag met personen, niet met ‘merken’. - Content is zodanig geschreven dat er tags en keywords in staan die de vindbaarheid van onze berichten bevorderen en ons daarmee meer volgers opleveren. - Content wordt geschreven in het Nederlands én, indien interessant voor de internationale doelgroepen, in het Engels. Twitter: - Achter de geposte tweet zet de beheerder zijn eigen initialen, voorafgaand door een ^. - Achter persberichten plaatsen we geen ^initialen. Deze tweet worden verstuurd vanuit het account Radboudumc pers. - Een tweet wordt één keer verstuurd per dag. YouTube: - Een filmpje wordt op het YouTube-kanaal geplaatst. Indien het te lang is voor YouTube, wordt het op het Vimeo-kanaal geplaatst. - Ieder filmpje dat op een kanaal van het Radboudumc wordt geplaatst, heeft de in- en uitleiding van het Radboudumc. - Iedere geplaatste video mag ge-embed worden.
10
LinkedIn: - De content op de company profile wordt geschreven in het Engels, de content op de groups in het Nederlands. Afhankelijk van de aard van de baan, wordt een ‘job’ in het Engels geschreven. SlideShare en Prezi: - Iedere geplaatste presentatie mag ge-embed worden en is openbaar. - Aan iedere presentatie wordt een laatste slide toegevoegd met daarop de belangrijkste contactgegevens van het Radboudumc. Waaronder links naar de social media. iTunes & Zorg 2.0: - De media iTunes en community Zorg 2.0 wordt onderhouden door Radboudumc REshape. Zie voor specifieke onderhoudsvoorwaarden de bijlage.
4.6 Meer informatie Voor het opstellen van deze social media policy hebben we dankbaar gebruikgemaakt van de policies die zijn opgesteld door organisaties als Mayo Clinic, Cleveland Clinic, Childrens Hospital Los Angeles, CNV, Coca Cola, IBM en het Rode Kruis. We danken deze bedrijven voor het delen van deze informatie en maken deze policy ook openbaar zodat anderen hier ook hun voordeel mee kunnen doen. Meer informatie over social media van het Radboudumc vind je in de bijlage en op www.radboudumc.nl/socialmedia. Of neem contact op met de Productgroep Communicatie.
11
