RAADSVOORSTEL raadsvergadering: onderwerp: bijlage: datum: gemeenteblad I nr.: agenda nr.:
9 mei 2012 Vaststelling frictiebudget 2011 ontwerp-besluit 23 mei 2012 31 16
Aan de gemeenteraad, 1. Samenvatting Tegelijk met de vaststelling van de zomernota 2011 heeft u besloten tot de operatie “Slank en Hoogwaardig” Het onderdeel slank betreft een formatiereductie. Deze formatiereductie zal in de komende drie jaar uitgevoerd gaan worden. Dit levert in 2012 een bedrag van 1,2 miljoen op. In 2013 levert het 3 miljoen op, in 2014 4,6 miljoen en vanaf 2015 5 miljoen. Vanaf 2015 wordt er dus een structurele bezuiniging op de organisatie gerealiseerd van jaarlijks 5 miljoen. In de aanloopperiode 2012-2015 wordt een totale bezuiniging van 13,8 miljoen op formatie gerealiseerd. Deze bedragen zijn reeds in de begroting verwerkt. De realisatie ligt op schema. Het college heeft aangegeven dat er frictiekosten gemaakt moeten worden om deze bezuiniging te kunnen realiseren. Zij heeft in de eerste budgetrapportage 2011 daarvoor een reserve ingesteld van 4 miljoen euro. Deze reserve was een ruwe schatting gebaseerd op de bedragen die bij Perspectief van de Toekomst nodig waren (te weten 50.000 euro per gereduceerde formatieplaats). Een ruwe schatting gaf aan dat er ongeveer 80 x 50.000 = 4 miljoen nodig was. Deze reserve is voor de hele periode van 2012-2015 en is erop gericht om de formatiereductie te kunnen realiseren. In de tweede budgetrapportage 2011 is aangekondigd dat er op basis van nieuwe gegevens een betere raming kan worden gemaakt van de benodigde frictiekosten. In deze nota wordt de nieuwe raming van 5,5 miljoen euro onderbouwd. We stellen voor om ten laste van het jaarresultaat 2011 de reserve van 4 miljoen euro te verhogen tot 5,5 miljoen euro. Dit past in ons beleid om nu te investeren om de begroting structureel sluitend te maken. In deze nota laten we zien hoe we door een organisatieontwikkeling slank kunnen worden (2). Daarna wordt een toelichting gegeven op de formatiereductie en de uitvoering daarvan (3 en 4). Vervolgens geven we een raming van de frictiekosten en verklaren we het verschil met de vorige schatting (5 en 6). In paragraaf 7 gaan we in op de ontwikkelingen die we in de komende jaren verwachten. In paragraaf 8 gaan we kort in op de al gerealiseerde reductie tot nu toe. Paragraaf 9 gaat over de monitoring van de reserve frictiekosten en we sluiten af met de risico’s en het voorstel (10 en 11). 2. de organisatieontwikkeling In de nota “Zelfredzame samenleving en hoogwaardige organisatie” staan vier rondes van organisatieontwikkeling omschreven. De aard van de activiteiten verandert in de loop van de tijd. De eerste ronde (quick wins) is ingezet bij de begroting 2011. In de tweede ronde waarover is besloten bij de Zomernota 2011 ligt het accent op bezuinigingen door efficiency en takenreductie. In de derde ronde waarvoor de zoekrichtingen bij de Zomernota 2011 door de raad zijn vastgesteld en die bij de Zomernota 2012 tot besluitvorming leiden, ligt het accent voornamelijk op keuzes maken wat wel en wat niet. In de vierde ronde, komt het accent vooral te liggen op rolneming. Dus hoe doe je je taak als gemeente.
Gb12.31
1
De organisatie ontwikkelt zich naar een toekomst bestendige organisatie, die in staat is gericht en vanuit een heldere rolopvatting maatschappelijke vraagstukken aan te pakken. De hoogwaardige organisatie is geen doel op zich, maar een randvoorwaarde: het is de organisatie die nodig is om antwoord te hebben op nieuwe vraagstukken en goede dienstverlening te kunnen leveren. We investeren nu om op de lange termijn een hoogwaardige organisatie die toekomst bestendig is te realiseren. Daarbij hebben wij de bezuinigingsactiviteiten zo veel mogelijk vroeg in het traject gezet. Op langere termijn betekent dit een organisatie met medewerkers, welke zich staande kunnen houden in een snel veranderende omgeving. Onderstaand plaatje uit de nota zelfredzame samenleving, hoogwaardige organisatie laat zien waar we nu staan in het afgesproken proces.
De raming van de frictiekosten is een raming voor de tweede en derde ronde. In de raming van de frictiekosten zijn alleen de kosten meegenomen die verband houden met de reductie van 83,93 (bruto-reductie) formatieplaatsen in het kader van Slank & Hoogwaardig. De reductie die in zomernota is vastgesteld is 76,9 (netto-reductie). Het verschil is de toegestane uitbreiding die gelijktijdig in de zomernota 2011 is vastgesteld. 3. Omvang en fasering van de formatiereductie Omdat de frictiekosten samenhangen met de vastgestelde structurele formatiereductie is het belangrijk de omvang en fasering daarvan in het hoofd te hebben. Onderstaand overzicht geeft weer hoe de (bruto) formatiereductie in de begroting 2012 en meerjarenraming 2013-2016 is verwerkt. “Slank en Hoogwaardig” Reductie van de formatie in fte 2e ronde (cumulatief): 3e ronde (cumulatief): Totaal (cumulatief): Bezuiniging in bedragen
Gb12.31
2012 20,70
2013
2014
2015
20,70
39,75 9,50 49,25
50,13 25,90 76,03
56,03 27,90 83,93
1.242.200
2.955.000
4.561.800
5.035.800
2
Daarbij is het met betrekking tot de ingeboekte bezuinigingsbedragen van belang te weten dat deze zijn gebaseerd op het vervallen van de betrokken formatieplaatsen (tegen een gemiddeld bruto salarisbedrag van € 60.000) per 1 januari van het vermelde reductiejaar. Met andere woorden het bezuinigingsbedrag betreft de bespaarde salarissen over een volledig jaar. 4. Uitvoering van de formatiereductie Voor medewerkers die boventallig worden omdat hun formatieplaats vervalt in 2012, 2013, 2014 of 2015 gaat per 1 januari van het betreffende jaar de re-integratiefase in. Dat geldt echter niet voor alle 83,93 te reduceren formatieplaatsen om de navolgende twee redenen. In de eerste plaats is, omdat het management op de reductie heeft geanticipeerd, voor 29,93 formatieplaatsen is al een oplossing gevonden. Ten tweede zal het natuurlijk verloop in de periode 2012 tot en met 2015 de re-integratieopgave en de ermee gemoeide kosten verder beperken1. De re-integratieperiode houdt in dat gedurende gemiddeld 12 maanden wordt geprobeerd voor iedere boventallige intern of extern een andere plek te vinden. Hoewel niet meer begroot zijn wij verplicht de betrokken medewerkers gedurende deze re-integratieperiode salaris te betalen. Dit vormt een eerste post van de frictiekosten. Deze re-integratieperiode is een wettelijke verplichting. De voor de re-integratie te ondernemen acties, zoals omscholing ten behoeve van de interne plaatsing en ondersteuning bij outplacement trajecten, vormen de tweede post van de frictiekosten. Een bijzonder aspect daarbij is dat in het Sociaal Plan met het oog op het toekomst bestendig maken van onze organisatie het geschiktheidcriterium is geïntroduceerd. Verder is voor de begeleiding van het re-integratieproces bij de afdeling P&O een interne ondersteuning ingericht, welke deels door externen worden bemenst. Voor de begeleiding op het gebied van mobiliteit en interne en externe plaatsing is een mobiliteitsbureau ingericht. Dit vormt de derde post. Medewerkers die boventallig zijn en die aan het eind van de re-integratieperiode nog geen andere plek hebben gevonden, rest de weg van ontslag. Met de door de gemeente te betalen WW-uitkeringen moet in de raming van de frictiekosten dus hiermee rekening gehouden worden en dit ziet u terug in de vierde post. De aanloopkosten van de projectorganisatie voor “Slank en Hoogwaardig” vormen de vijfde post. 5. Actuele raming van de frictiekosten De raming van de bovengenoemde vijf onderdelen (“posten”) van de frictiekostenreserve ziet er als volgt uit. loonkosten boventalligen tijdens de re-integratiefase 1.650.000 Er rekening mee houdend dat van de te reduceren 83,93 formatieplaatsen er voor 29,93 al een oplossing is gevonden, bedraagt de resterende taakstelling 54 formatieplaatsen. Er van uit gaande dat het natuurlijk verloop zich doorzet in de periode 2012 tot en met 2015 dan is een kostenpost van € 1.650.000 te verwachten.
omscholings- en begeleidingskosten: van werk naar werk
950.000
Hiermee wordt gedoeld op de kosten die gemaakt moeten worden om de uiteindelijk overblijvende boventalligen op individuele basis te helpen bij het vinden van ander werk. Werknemers hebben recht op een re-integratie traject en krijgen, om de interne en externe mobiliteit te vergroten, de mogelijkheid tot het volgen van opleidingen of cursussen. Om bij het aanwijzen van boventalligen op het geschiktheidcriterium te kunnen toetsen worden assessments uitgevoerd. Ook bij het intern plaatsen van personeel kan dit nodig zijn. De geraamde kosten betreffen: - re-integratietrajecten 405.000 - omscholingskosten 150.000 - opleidingsbudgetten 100.000 - ontwikkelscan en workshops 59.000 1 Door natuurlijk verloop ontstaan vacatures waarop via interne plaatsing medewerkers die boventallig zijn kunnen worden geplaatst zonder dat een re-integratietraject ingezet hoeft te worden. Waar in dit voorstel wordt gesproken over natuurlijk verloop is dit inclusief deze interne plaatsingen.
Gb12.31
3
- ontwikkel assessment bij vacatures en nieuwe functies - geschiktheid assessments - kosten juridische ondersteuning bij ontslagprocedures
98.000 88.000 50.000 950.000
kosten van de projectorganisatie en het mobiliteitsbureau voor de gehele periode 2012-2015 Deze kosten bestaan uit: - kosten sociale begeleidingscommissie - kosten projectorganisatie Slank & Hoogwaardig en kosten mobiliteitsbureau
570.000
65.000
505.000 570.000 Vanuit de formatie van de afdeling P&O wordt aanvullend vanuit de bestaande formatie 4,1 fte vrijgemaakt t.b.v. de reorganisatie. Deze kosten zitten niet in de frictiekosten.
WW-uitkeringen
2.110.000
Als een werknemer gedurende het re-integratietraject niet binnen of buiten de organisatie naar ander werk begeleid kan worden, dan volgt ontslag. Naar verwachting zal met 27 boventalligen (fte) daadwerkelijk een re-integratietraject moeten worden doorlopen. Gebaseerd op het al gerealiseerde en te verwachten natuurlijk verloop achten wij dat het mogelijk moet zijn dat uiteindelijk 16% van de taakstelling van 83,93, 13,50 fte, moet worden ontslagen. De door het UWV op de gemeente als eigen risicodrager te verhalen WW-kosten zijn hierbij geraamd op € 2.110.000.
Aanloopkosten 2011
220.000
Deze kosten zijn onder andere gemaakt voor het opstellen van het sociaal- en uitvoeringsplan, verstrekken informatie aan de organisatie, begeleiding van medewerkers en management en inrichten mobiliteitsbureau. Voor deze aanloopperiode is gedeeltelijk gebruik gemaakt van externe inhuur waardoor de kosten relatief hoog zijn; inmiddels is deze inhuur grotendeels vervangen door eigen medewerkers al dan niet op (extra) tijdelijke basis. De Raad heeft bij het vaststellen van de 2e Budgetrapportage 2011 op 9 november 2011 een budget voor 2011 geaccordeerd van € 200.000. De werkelijke kosten bedragen op dit moment € 220.000 en zullen in de jaarrekening 2011 worden verantwoord.
Totaal frictiekosten
5.500.000
Bij de bovenstaande raming is, voor zover mogelijk, uitgegaan van de gegevens op persoons- en groepsniveau. Dat geldt zowel voor de salarissen die ten grondslag liggen aan de raming van de loonkosten tijdens de re-integratiefase als voor het opgebouwde arbeidsverleden om het maximale aantal jaren WW (inclusief bovenwettelijke en na-wettelijke verplichtingen) en duur van het reintegratietraject te bepalen. Daar waar de gegevens op persoonsniveau nog niet bekend zijn, is uitgegaan van gemiddelden per groep. Omdat de 3e ronde bezuinigingen nog nader moet worden uitgewerkt, zijn de frictiekosten voor de personeelsreductie van deze ronde berekend op basis van de gemiddelden van de 2e ronde. De overige frictiekosten zijn berekend op basis van aantallen en de te verwachten inzet van personeel voor de begeleiding van werknemers en het proces. Er is gerekend met de 83,93 formatieplaatsen die vervallen, in de praktijk zal het om meer personen dan 83,93 gaan. 6. Verschil met vorige schatting De eerste schatting van 4 miljoen is gebaseerd op het bedrag dat bij Perspectief voor de Toekomst is besteed (50.000 euro x 80 fte). Het eerste belangrijke verschil is dat bij perspectief voor de toekomst er nog geen sprake was van een wettelijke re-integratie fase. Momenteel hebben werknemers recht op een re-integratiefase waarin gezocht wordt naar ander werk. De lengte van deze fase is afhankelijk van de lengte van het dienstverband. De extra kosten hiervoor bedragen 1,5 miljoen euro. Een tweede verschil is dat de gunstige fpu regeling waardoor mensen eerder met pensioen konden gaan en de gemeente alleen het verschil tussen pensioen en salaris moest betalen niet meer bestaat. De gemeente mag vanwege fiscale redenen ook zo’n regeling niet meer aanbieden. Hierdoor is het minder aantrekkelijk om eerder te stoppen met werken.
Gb12.31
4
Daarbij komt ook de onzekerheid over de hoogte van de pensioenen. Dit kan voor werknemers een reden zijn om door te werken. We zien dan ook dat de uitstroom bijna is gehalveerd van 7% in 2010 naar 3,8% in 2011. Een derde factor is de lengte van de reorganisatie. Om toch nog zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van natuurlijk verloop en om goed in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen, is besloten te werken in meerdere rondes met alle ondersteuning die daarbij hoort. Dit vraagt een extra inspanning en daarmee extra organisatiekosten. De focus van de organisatie ligt op mobiliteit en het begeleiden van mensen naar werk. Dit vraagt veel van het mobiliteitsbureau. Het begeleiden van medewerkers van werk naar werk is voor medewerkers beter en uiteindelijk voor onze organisatie goedkoper, omdat langdurige werkeloosheidsuitkeringen worden voorkomen. Mensen kunnen zich ontwikkelen naar andere functies. We creëren kansen binnen de organisatie door mensen te matchen met functies en met taken. Selectie is belangrijk, de juiste persoon op de juiste plaats. We investeren in mensen en we investeren in ontwikkeling en opleidingen. Ook dit vraagt een extra inspanning van de organisatie maar ook van externen als het gaat om vaardigheden die wij niet zelf in huis hebben. Bij Perspectief voor de Toekomst had de gemeente Hilversum een eigen mobiliteitsbureau. Na deze reorganisatie is mobiliteitsbureau opgeheven en zit er met betrekking tot de mobiliteit activiteiten geen formatie bij de afdeling P&O. Het mobiliteitsbureau is nu aanvullend opgericht voor de duur van de reorganisatie “Slank en Hoogwaardig”. Tenslotte verwachten we dat het aantal medewerkers dat in de WW terecht komt ten opzichte van de vorige operatie minder is. Immers een aantal medewerkers zal tijdens de re-integratiefase extra werk vinden en een aantal medewerkers zal, omdat het om een langdurige organisatieontwikkeling gaat, op tijd kunnen anticiperen op ander werk. Het management stuurt hier actief op. Een en ander afwegend zien we dat er ontwikkelingen zijn die kostenverhogend werken en andere ontwikkelingen die kostenverlagend werken. Nu we weten om welke personen het in de tweede ronde gaat en welke organisatiekosten we moeten maken, kunnen we een verantwoorde raming afgeven. Per saldo komen we 1,5 miljoen hoger uit ten opzichte van de eerste schatting. In de bijlagen worden de diverse kostenposten onderbouwd. 7. Ontwikkelingen in de komende jaren Bovenstaande frictiekosten zijn zoals in paragraaf 2 beschreven, gebaseerd op de aanpak van de reductie van de tweede en derde ronde. De kosten voor het personeel dat niet in deze twee rondes zit en zich verder ontwikkelt in het kader van Slank en Hoogwaardig is zoals gebruikelijk en bij de zomernota en begroting aangegeven, opgenomen in de reguliere structurele posten. De uitwerking van de vierde ronde - en dus de raming van daaraan verbonden frictiekosten - volgt nog."In het dashboard slank en hoogwaardig” dat in het voorjaar wordt aangeboden, wordt aangegeven wat de ontwikkelingen hierop zijn. Een aantal ontwikkelingen die wij nu nog niet kunnen onderbouwen zit niet in dit frictiekostenbudget. Het gaat hier om externe en interne mogelijke kosten die samenhangen met een andere rolneming of positionering. Het zal dan om personeel gaan dat niet in de huidige 83,93 fte zit. Extern kunt u denken aan kosten die gemaakt moeten worden als gevolg van een andere rolneming van de gemeente. Een eerste voorbeeld hiervan is de cultuurnota waar we apart geld opzij zetten om plannen te kunnen verwezenlijken. Of dit voor andere beleidsvelden ook aan de orde is en in welke mate kunnen we nu niet overzien.
Gb12.31
5
Intern kunt u denken aan verzelfstandigingen of uitbesteding van organisatieonderdelen. Het kan dan gaan om het vormen van een shared service centrum, het vormen van een regionale uitvoeringsdienst (RUD) maar wellicht ook over een andere positionering van sociale zaken. Kosten die hiermee gemoeid zijn zullen we altijd separaat voorleggen. Intern kunt u ook denken aan het doorontwikkelen van afdelingen die als gevolg van nieuwe rolneming anders moeten gaan werken. Dit geldt bijvoorbeeld voor de afdeling maatschappelijke ontwikkeling. Voor een deel is hierop voorgesorteerd in de reorganisatie slank en hoogwaardig. Maar omdat nog niet op alle beleidsterreinen helder is wat er moet gaan gebeuren (denk bijvoorbeeld aan de drie decentralisaties) is er nu nog geen eindplaatje. Voor deze ontwikkelingen zullen zoveel mogelijk bestaande budgetten gebruikt worden. Als dit niet toereikend is, komen er aanvullende voorstellen. 8. Realisatie reductie In 2011 is het besluit genomen om gedurende de periode 2012-2015 de formatie met 83,93 fte te reduceren, zie de tabel in paragraaf 3. De reductie uit de 2e ronde van in totaal 56,03 fte, is in 2011 vastgesteld en verwerkt in de formatie. De reductie van de 3e ronde, in totaal 27,90 fte, zal worden uitgewerkt en over worden besloten bij de begroting 2013. Om de reductie te kunnen uitvoeren is in 2011 het Sociaal Plan vastgesteld en is een positief advies ontvangen van de Centrale Regiegroep (CRG). Zoals aangegeven heeft het management, op het moment dat duidelijk werd dat op het personeel gereduceerd moest worden, geanticipeerd. Dit heeft geresulteerd dat voor de reductie van 2e ronde, 29,93 fte kan worden opgelost zonder dat dit zal leiden tot aanvullende kosten. Voor de reductie in 2012, 20,70 fte, zijn in 2011 de procedures volgens het Sociaal Plan gevolgd en zijn op grond daarvan tijdig de werknemers aangeschreven die bovenformatief zijn geworden. Uiteindelijk zijn 7 werknemers bovenformatief geworden en deze volgen vanaf januari 2012 een reintegratietraject. Dit traject zal door de afdeling P&O worden gevolgd en bewaakt. De conclusie is dat voor 2012 de te realiseren taakstelling van 20,70 fte is gerealiseerd. 9. Bewaking en rapportering De rapportage van de uitputting van het frictiekostenbudget is onderdeel van het dashboard “Slank en Hoogwaardig” waarvan de coördinatie bij CCFB ligt. In de komende jaren zal door middel van het dashboard twee keer per jaar op de voortgang worden gerapporteerd. In april 2012 gebeurt dit voor de eerste keer. 10. Risico´s In de herziening van de frictiekosten zijn de volgende risico´s te onderscheiden: - In de raming van de frictiekosten wordt uitgegaan van de aanname dat de reductie van formatie voor het grootste deel opgevangen wordt via natuurlijk verloop en begeleiding naar werk, zodat maar een klein aantal werknemers in de WW terecht zal komen. In de praktijk zal uiteindelijk moeten blijken of dit een realistisch scenario is. - In dit scenario wordt sterk ingezet op mobiliteit, interne en externe plaatsing. Hierop zal, zoals eerder is aangegeven, door het management gestuurd worden. Een te sterke sturing op interne plaatsing kan consequenties hebben voor de hoogwaardige en dus toekomst bestendige organisatie als daardoor ondanks niet volledige geschiktheid toch gekozen wordt om een boventallige te plaatsen; - Het aantal plekken om werknemers te herplaatsen neemt af door de krimp van de huidige organisatie; - Binnen de gehele overheid wordt op dit moment gereorganiseerd waardoor de krapte op de arbeidsmarkt aan het toenemen is en externe plaatsing lastiger wordt. De huidige recessie maakt het bovendien lastiger om medewerkers buiten de overheid te plaatsen. Met de in paragraaf 5 en 6 beschreven aanpak, menen wij dat we de risico´s zo goed mogelijk in de hand houden.
Gb12.31
6
11. Voorstel Wij stellen u voor de bij de 1e Budgetrapportage 2011 door u ingestelde reserve frictiekosten te verhogen van € 4.000.000 naar € 5.500.000 conform de raming in dit voorstel en dit in de jaarrekening 2011 te verwerken. De fracties van HvH, GrL en LH maken een voorbehoud. De overige fracties adviseren de raad positief. Burgemeester en wethouders van Hilversum, de secretaris, de burgemeester,
I.C. de Vries
Gb12.31
P.I. Broertjes
7
RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Hilversum, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 maart 2012; BESLUIT: De bij de 1e Budgetrapportage 2011 ingestelde reserve frictiekosten te verhogen van € 4.000.000 naar € 5.500.000 conform de raming van het raadvoorstel en deze verhoging in de jaarrekening 2011 te verwerken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 9 mei 2012, de griffier, de voorzitter,
W.G.J. Drenth
Gb12.31
P.I. Broertjes
8
