Raadsavond 3 september 2015

Raadsavond 3 september 2015 Gemeenteraad Raadzaal donderdag 03 september 2015 19:00 uur

Orgaan: Locatie: Datum: Aanvang: 1.

19:00 - 19:30 uur , Kamiel Bertels

Informatieve ronde (Raadzaal) 1.

Opening Besluit Nog onbekend

2.

Spreekrecht Besluit Nog onbekend

3.

Zorgvernieuwing in Hoogeveen Samenvatting Het college informeert de raad over het plan zorgvernieuwing in Hoogeveen. Samen met Achmea, de huisartsen, thuiszorg en het welzijnswerk werkt het college aan het realiseren van een sluitende keten van ondersteuning en zorg voor kwetsbare ouderen. Hierbij ligt het accent op het tijdig signaleren van kwetsbaarheid en het verhogen van het welbevinden van de ouderen. Van wie komt de info: college, wethouder Giethoorn Nader informatie: Arthur Overgoor, (0528) 291467, [email protected] Voorstel: behandelen in informeren

4.

Sluiting informatieve ronde Besluit Nog onbekend

2.

19:30 - 19:45 uur , Karel Loohuis

Opening plenaire vergadering (Raadzaal) 1.

Opening

2.

Vaststellen agenda

3.

Mondelinge vragen

4.

Schorsing

3.

19:45 - 20:15 uur , Be Okken

Debatronde (Raadzaal) 1.

Opening Besluit Nog onbekend

2.


3.

Jaarverslag bezwaarschriftencommissie Samenvatting Het college heeft op 16 juli 2015 laten weten akkoord te gaan met het voorstel om kennis te nemen van het jaarverslag 2014 van de bezwaarschriftencommissie. Het college heeft aangegeven volgend jaar een benchmark uit te willen voeren tussen Hoogeveen en De Wolden. Nadere info: Anita van Ulsen, (0528) 291557, [email protected] Van wie komt de info: college, burgemeester Loohuis Voorstel: Behandelen in debatronde

Stukken 1. jaarverslag Bezwaarschriftencommissie Hoogeveen 2014 definitief 2. B&W voorstel jaarverslag bezwaarschriftencommissie

4.

Schorsing debatronde Besluit Nog onbekend

4.

20:15 - 20:30 uur

Pauze 5.

20:30 - 21:30 uur , Gerard Fidom

Debatronde (Raadzaal) 1.

Heropening debatronde Besluit Nog onbekend

2.


3.

Onderzoek rekenkamercommissie horeca-exploitatie Activum Samenvatting

De rekenkamercommissie heeft een rapport uitgebracht naar aanleiding van haar onderzoek naar de horeca-exploitatie van het Activum. De resultaten liggen voor. Van wie komt de info: rekenkamercommissie, voorzitter De Haan Nadere info: Jeen Everaarts, (0528) 291342, [email protected] Voorstel: behandelen in debatronde en besluiten over twee weken

Stukken 1. Raadsvoorstel onderzoek Activum 2. Conclusies en aanbevelingen Activum definitief 3. Rapport van bevindingen Activum

4.

Sluiting debatronde Besluit Nog onbekend

6.

21:30 - 21:45 uur , Karel Loohuis

Besluitvorming (Raadzaal) 1.

Opening besluitvorming Besluit Nog onbekend

2.

Nieuwe financiële verordening Samenvatting Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van De Wolden en Hoogeveen samengevoegd. Om een uniforme werkwijze te bewerkstelligen is het gewenst dat beide gemeenten een zelfde financiële verordening hebben. De financiële verordening bevat onder meer een datum waarop de kaders van de begroting met de raad moeten worden gedeeld. Het financieel kader, opgesteld in 2009 en geactualiseerd in 2013, blijft van toepassing. Van wie komt de info: college, wethouder Hiemstra Nadere info: Stefan Abbing, (0528)291822, [email protected] Voorstel: Vaststellen

Stukken 1. Raadsvoorstel financiele verordening 2. Verordening financieel beheer

3.

Nieuwe controleverordening Samenvatting Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van Hoogeveen en De Wolden samengevoegd tot de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. De controleverordening wordt in het kader van deze samenvoeging gelijkgetrokken voor beide gemeenten. Hiermee vindt aanpassing aan nieuwe wetgeving en

harmonisatie van uitgangspunten plaats. Het college stelt voor deze nieuwe controleverordening vast te stellen. Van wie komt de info: college, wethouder Hiemstra Nadere info: Stefan Abbing, (0528) 291822, [email protected] Voorstel: Vaststellen

Stukken 1. Nieuwe controleverordening 2. Raadsvoorstel nieuwe controleverordening

4.

Besluitenlijst 2 juli Stukken 1. Besluitenlijst 07-02-2015

5.

Sluiting Besluit Nog onbekend

BIJLAGE: jaarverslag Bezwaarschriftencommissie Hoogeveen 2014 definitief

Documentsoort: Verslag

De inhoud van deze bijlage is te vinden op de volgende pagina's.

Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####a181ab95-cfb3-4cff-989a-6721a21517c6#

Bezwaarschriftencommissie gemeente Hoogeveen

Jaarverslag 2014

Voorwoord Onbekendheid met het recht geeft meer aanleiding tot processen dan kennis van het recht (Marcus Tullius Cicero, Romeins staatsman en schrijver 106 v.C.-43 v.C.). In dit jaarverslag kunt u terug blikken op de werkzaamheden van de bezwaarschriftencommissie in 2014 en treft u op overzichtelijke wijze veel gegevens aan over de bij de gemeente ingediende bezwaarschriften. Ook is een vooruitblik gegeven op de ontwikkelingen in 2015 en de verwachtingen ten aanzien van (aantallen) bezwaarschriften. Voor veel burgers in de gemeente zal het in 2015 wennen zijn aan nieuwe gemeentelijke regels op de gebieden Participatiewet, Wmo en Jeugdwet. De uitvoering van de regels door de gemeente betekent o.a. dat sprake is van een nieuw type besluiten, bijvoorbeeld besluiten over herindicatie van zorg. Burgers worden door deze besluiten direct in hun belangen getroffen en er kan onbegrip en emotie ontstaan over de genomen besluiten. Dit kan leiden tot (meer) bezwaarschriften en behandeling daarvan tijdens zittingen van de bezwaarschriftencommisse. Dit betekent dat besluiten helder moeten zijn, dat waar mogelijk maatwerk wordt toegepast en dat een goede voorlichting en inlevingsvermogen in de omstandigheden van burgers onontbeerlijk is. Zoals de Romeinse staatsman Cicero al voor de jaartelling aangaf kunnen processen worden voorkomen indien er kennis is van het recht, dus begrip voor de genomen besluiten en de achtergrond/overwegingen daarvan. Uit het voorliggende jaarverslag blijkt dat in 2014 totaal 200 bezwaarschriften zijn ingediend en dat 127 maal door de bezwaarschriftencommissie is geadviseerd over bezwaarschriften. Ongeveer een derde van de bezwaarschriften werd ingetrokken na uitleg, herstel van een fout of het bieden van maatwerk, waarbij opvallend was dat bijna alle bezwaarschriften tegen Wmo-besluiten werden ingetrokken, terwijl dat bij de Wwb-besluiten (114) niet of nauwelijks het geval was. De commissie is er voorstander van dat juist ook in 2015 dit overleg intensief plaatsvindt, ook bij Wwb-besluiten (in 2015 besluiten Participatiewet) zodat er na een goede toelichting (vooraf) toch zoveel mogelijk begrip en helderheid bij burgers kan ontstaan over besluiten. De commissie toetst vooral op de zorgvuldigheid van besluitvorming, de motivering van het besluit en of er mogelijk bijzondere omstandigheden een rol spelen. Burgers die op een hoorzitting van de commissie verschijnen hebben vaak nog de hoop op een gunstig besluit. De teleurstelling bij burgers kan dan ook groot zijn als de regels geen enkele ruimte bieden. Het bieden van een luisterend oor en een goede analyse en weergave van de situatie tijdens de commissiezittingen kan vaak wel veel duidelijkheid scheppen. Voor veel burgers is de drempel naar een commissiezitting vaak hoog, met name bij bezwaren Wwb (Participatiewet). Het valt dan ook niet mee om aan een vergadertafel te zitten tegenover 3 commissieleden, de commissiesecretaris en daarnaast nog de vertegenwoordiger van de gemeente Aan de commissie is het vooral de taak om burgers op hun gemak te stellen, het volledige verhaal te laten doen en de zaak goed te belichten, door het stellen van vragen aan zowel de bezwaarde als de gemeente. Belangrijk is dat de burger vooral het gevoel moet hebben gehad zijn of haar verhaal te hebben kunnen doen en dat er is geluisterd. Ook afgelopen jaar heeft de commissie in een aantal gevallen het advies aangehouden, omdat ter zitting bleek dat eerst nog nadere informatie moest worden ingewonnen, voordat tot advisering kon worden overgegaan. Rest mij om mede namens de andere commissieleden de secretarissen te bedanken voor hun goede inzet en ondersteuning in 2014 en de prima aanlevering van gegevens voor dit jaarverslag 2014. Mede hierdoor heeft de commissie opnieuw haar taak op een goede wijze en met plezier kunnen vervullen. De commissie wil ook graag in 2015 weer een bijdrage leveren aan de kwaliteit van de besluiten,

1


Jaarverslag 2014

door een luisterend oor, een kritische houding en een zorgvuldige afweging van belangen binnen de kaders van het recht. Anton Saman Plv.voorzitter

2


Inhoudsopgave Voorwoord

01

Inhoudsopgave

03

1.

Inleiding

05

2.

De bezwaarschriftencommissie

05

2.1 Samenstelling commissie 2.2 Ondersteuning commissie 2.3 Werkwijze 3.

Cijfers 3.1 Aantal bezwaarschriften 3.2 Resultaat bezwaarbehandeling 3.3 Termijnen en tijdigheid

4.

Uitgelicht 4.1 Opvallende zaken 4.2 Rechterlijke uitspraken

05 06 06 07 07 09 11 13 13 14

5.

Vooruitblik 2015

15

6.

Samenvatting

16

3

Jaarverslag 2014


4

Jaarverslag 2014


Jaarverslag 2014

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Hoogeveen over het jaar 2014. Burgers en bedrijven, die daarbij een belang hebben, kunnen tegen besluiten van de raad, de burgemeester, het college of de heffingsambtenaar bezwaar maken. Deze bestuursorganen moeten dan nog eens naar het besluit kijken. De rol van de bezwaarschriftencommissie (hierna: de commissie) is het geven van een advies over de uitkomst van deze zogenaamde heroverweging (artikel 7:13 Algemene wet bestuursrecht (Awb)). Het bestuursorgaan beslist uiteindelijk zelf. De commissie bestaat uit mensen, die niet bij de gemeente in dienst zijn en daar verder geen banden mee hebben. Zij kunnen daarom een onafhankelijk oordeel geven over het besluit en het bezwaarschrift. De commissie behandelt niet alle soorten bezwaarschriften. In het Reglement bezwaarschriftencommissie zijn de bevoegdheden van de commissie geregeld. Hieruit blijkt dat de commissie bezwaarschriften tegen beschikkingen op grond van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) en aanslagen voor gemeentelijke belastingen alleen behandelt, wanneer de bezwaarmaker heeft aangegeven dat hij dat wil. Over alle andere soorten bezwaarschriften brengt de commissie wel advies uit. Denk bijvoorbeeld aan bezwaren tegen omgevingsvergunningen en bijstandsbesluiten. De commissie brengt ieder jaar verslag uit over haar werkzaamheden. Het verslag is bedoeld voor de burgers, het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie van de gemeente Hoogeveen. In dit verslag beschrijft de commissie haar werkwijze (hoofdstuk 2), de behandelde bezwaarschriften, de uitkomst daarvan en de duur van de behandeling (hoofdstuk 3). Ook geeft de commissie aan wat in het verslagjaar in het bijzonder is opgevallen (hoofdstuk 4) en kijkt de commissie vooruit naar het volgende jaar (hoofdstuk 5). Ten slotte geeft de commissie een samenvatting en doet zij enkele aanbevelingen aan het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie (hoofdstuk 6).

2. De bezwaarschriftencommissie 2.1 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit onafhankelijke leden met een juridische, bestuurlijke en/of ambtelijke achtergrond. In het verslagjaar 2014 was de commissie als volgt samengesteld: voorzitter: plv. voorzitter: leden:

de heer mr. J.J. van Vliet de heer mr. A.H. Saman mevrouw mr. A. Bruins-Meijering de heer E. Hahn mevrouw mr. J. Wiersma-Veenhoven mevrouw mr. E.M. Rink de heer J. de Vries (tot en met 12 maart 2014)

De leden van de commissie zijn tijdens de raadsvergadering van 24 april 2014 herbenoemd voor de volgende raadsperiode. De heer De Vries is op zijn verzoek niet opnieuw benoemd. Van hem heeft de commissie in maart 2014 afscheid genomen. De commissie dankt de heer De Vries hierbij nogmaals

5


Jaarverslag 2014

voor zijn bedachtzame en nuchtere inbreng gedurende vele jaren. Hij was vaak in staat om de ‘vinger op de zere plek’ te leggen.

2.2 Ondersteuning commissie De commissie werd ondersteund door een secretariaat, bestaande uit: secretarissen:

plv. secretarissen: adm. ondersteuning:

mevrouw mr. A.B. van Ulsen mevrouw mr. R. van der Wal-Bosch (tijdelijk vervangen door mevrouw W.A. ter Wal) de heer mr. drs. F.C.A. van der Meulen de heer mr. A. Middelveld mevrouw E. Dijksterhuis-Timmerman

De secretarissen ondersteunen de commissie bij het opstellen van verslagen, adviezen en het jaarverslag. Het secretariaat zorgt daarnaast voor het samenstellen van de dossiers, het plannen van hoorzittingen en het registreren van gegevens over bezwaarschriften.

2.3 Werkwijze De bezwaarschriftenprocedure Bezwaarschriften worden ingeboekt bij het secretariaat van de commissie. De secretaris stuurt het bezwaarschrift door naar het cluster dat het besluit, waartegen het bezwaarschrift gericht is, heeft voorbereid. De behandelende ambtenaar geeft aan op welke manier het bezwaarschrift behandeld wordt. Als het mogelijk is om het probleem op te lossen door het geven van uitleg over het besluit, het herstellen van een fout of het bieden van maatwerk, dan wordt het bezwaarschrift niet voor advies aan de commissie voorgelegd. Is sprake van een principieel geschil, dan wordt het bezwaarschrift wel aan de commissie voorgelegd. De behandelende ambtenaar stuurt in dat geval een afschrift van de relevante stukken naar de commissie. Na ontvangst van de stukken plant het secretariaat een datum voor een hoorzitting. Als het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is, wordt geen hoorzitting gehouden. Voor de hoorzitting worden de bezwaarmaker, de behandelende ambtenaar en de eventuele andere belanghebbenden uitgenodigd. Alle partijen kunnen tijdens de hoorzitting hun standpunten toelichten. De commissie stelt meestal ook nog nadere vragen aan partijen. De hoofdregel is dat de hoorzittingen in het openbaar plaatsvinden. In de praktijk worden de meeste hoorzittingen echter achter gesloten deuren gehouden, omdat bijvoorbeeld de financiële of medische situatie van een bezwaarmaker aan de orde is. Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie achter gesloten deuren over de inhoud van het advies dat zij aan het bestuursorgaan zal uitbrengen. De commissie vraagt soms nog om nadere informatie of laat een aanvullend onderzoek verrichten. In het advies beoordeelt de commissie eerst de ontvankelijkheid van het bezwaarschrift en vervolgens het besluit: is het besluit in overeenstemming met de geldende regels (rechtmatigheid) en is het juiste besluit genomen (doelmatigheid). Het advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. De bezwaarmaker en de eventuele andere belanghebbenden krijgen een afschrift. Heeft de hoorzitting in het openbaar plaatsgevonden, dan wordt het advies ook naar de pers gestuurd. Het bestuursorgaan neemt uiteindelijk een besluit op het bezwaarschrift en neemt daarbij het advies in acht. Het be-

6


Jaarverslag 2014

stuursorgaan mag alleen gemotiveerd afwijken van het advies. Voor belanghebbenden staat beroep open. Vergaderfrequentie De commissie komt in beginsel iedere week op woensdagochtend of –middag samen om partijen te horen. Het horen vindt plaats in een samenstelling van de (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden. Het aantal vergaderingen en het aantal behandelde zaken per vergadering hangt af van de hoeveelheid ingediende bezwaarschriften. In 2014 vergaderde de commissie 37 keer. Per vergadering werden 1 tot 7 bezwaarschriften behandeld. Naast de reguliere vergaderingen, vergaderde de commissie eenmaal voltallig. Bij plenaire vergaderingen komen zaken aan de orde die de commissie als geheel aangaan, zoals het jaarverslag, ontwikkelingen in wetgeving en beleid en het vergaderrooster. Jaarlijks is er een gesprek tussen (een delegatie van) de commissie en de burgemeester, die op grond van de Gemeentewet tot taak heeft om toe te zien op een zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften.

3. Cijfers Het secretariaat registreert de bezwaarschriften ten aanzien waarvan de commissie bevoegd is om te adviseren. Bijgehouden wordt hoeveel bezwaarschriften worden ingediend (paragraaf 3.1), wat het resultaat van de bezwaarbehandeling is (paragraaf 3.2) en hoe lang de behandeling heeft geduurd (paragraaf 3.3). Bijlage 2 bevat een overzicht van de cijfers over het verslagjaar 2014.

3.1 Aantal bezwaarschriften De aantallen In 2014 zijn 200 bezwaarschriften ingediend ten aanzien waarvan de commissie bevoegd was om te adviseren. Dit zijn belastingbezwaarschriften, waarin door de bezwaarmaker is aangegeven dat hij wil worden gehoord, en alle overige bezwaarschriften. Met de uit 2013 resterende werkvoorraad van 47 bezwaarschriften had de commissie 247 bezwaarschriften te behandelen (grafiek 1a). Het aantal te behandelen bezwaarschriften was lager dan in voorgaande jaren (grafiek 1b).

7


Jaarverslag 2014

De onderwerpen Met name het aantal bezwaarschriften gericht tegen bijstandsbesluiten, WOZ-beschikkingen en Wmo-besluiten is gedaald. Tegen verleende of geweigerde omgevingsvergunningen werd iets vaker bezwaar gemaakt. De 200 door de commissie te behandelen bezwaarschriften hadden betrekking op de volgende onderwerpen: Wet werk en bijstand (Wwb) Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) WOZ en heffingen omgevingsvergunningen subsidiebesluiten parkeerbelastingen Opiumwet gehandicaptenparkeerkaarten handhavingsbesluiten Winkeltijdenwet Algemene plaatselijke verordening (APV) Basisregistratie personen (BRP) grafrechten Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) klachtafhandeling rechtspositie standplaats Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

114 21 18 13 9 6 5 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1

Over de aantallen bezwaarschriften is het volgende op te merken:  Wwb: na een forse stijging in 2013 (van ca. 85 bezwaarschriften per jaar naar 128) is het aantal bezwaarschriften in 2014 weer wat gedaald (114). In 2013 leidden afwijzingen van aanvragen op grond van de minimaregelingen en de nieuwe situatie voor personen jonger dan 27 jaar tot extra bezwaarschriften. Dit waren bijzondere situaties. Voor het overige is het aantal vergelijkbaar met 2013.  Wmo: na een stijging van het aantal bezwaarschriften in 2013 (32) is het aantal in 2014 (21) weer terug op het niveau van 2012 (ook 21). In 2013 is het uurtarief voor het persoonsgebonden budget voor huishoudelijke hulp verlaagd. Dit leidde toen tot 15 bezwaarschriften.  WOZ: alleen wanneer een bezwaarmaker aangeeft dat hij of zij gehoord wil worden, is de commissie bij de procedure betrokken. Dit is slechts bij een beperkt deel van de bezwaarschriften het geval. Het aantal bezwaarschriften dat aan de commissie is voorgelegd (18) is een stuk lager dan in 2012 en 2013 (resp. 50 en 60 bezwaarschriften). De ontwikkeling komt overeen met de landelijke trend: in 2014 werd twee tot drie keer zo weinig bezwaar gemaakt als in 2013. Oorzaken hiervan worden gezocht in het feit dat de WOZ-waarde van woningen de afgelopen jaren flink is gedaald (eigenaren hebben minder behoefte om bezwaar te maken), de steeds nauwkeuriger wordende waarderingsmethoden en het feit dat de woningmarkt weer aantrekt (eigenaren die

8


 

 

Jaarverslag 2014

hun woning te koop willen aanbieden, verwachten dat van een lage WOZ-waarde een negatief effect uitgaat).1 omgevingsvergunningen: het aantal bezwaarschriften (13) is iets hoger dan in 2013 (9), maar een stuk lager dan in de daaraan voorafgaande jaren (20 à 30). subsidiebesluiten: er zijn negen bezwaarschriften tegen besluiten over subsidies ingediend. Dit is niet ongebruikelijk. Zes bezwaarschriften hadden betrekking op de Subsidieregeling energiebesparende maatregelen. Dit is een tijdelijke subsidieregeling gelieerd aan het Hoogeveens Bouwpakket. parkeerbelastingen: het aantal (6) is vergelijkbaar met vorige jaren. Tot 2012 behandelde de commissie per jaar nog enkele honderden bezwaarschriften over parkeerbelastingen. De commissie behandelt deze bezwaarschriften nu alleen nog als de bezwaarmaker daar om vraagt. Opiumwet: voor het eerst kreeg de commissie te maken met bezwaarschriften tegen het sluiten van woningen op grond van de Opiumwet. Het betreft besluiten van de burgemeester. Er zijn vijf bezwaarschriften ingediend, waarvan er drie door de commissie zijn behandeld. Twee bezwaarschriften zijn ingetrokken.

3.2 Resultaat bezwaarbehandeling Resultaten totaal In 2014 trokken 72 bezwaarmakers (34%) hun bezwaarschrift in na het geven van nadere uitleg, het herstellen van een fout of het bieden van maatwerk door het bestuursorgaan (college, heffingsambtenaar of burgemeester). Het aantal intrekkingen is vergelijkbaar met voorgaande jaren (tussen 30 en 35%). De commissie adviseerde over 138 bezwaarschriften. Dit is minder dan in voorgaande jaren (ca. 175).

De commissie adviseerde elf keer om het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren (5%). In die gevallen heeft de commissie niet inhoudelijk over het besluit geadviseerd. Een bezwaarschrift is nietontvankelijk, wanneer er geen procesbelang is, er geen sprake is van een voor bezwaar vatbaar besluit of het bezwaarschrift te laat is ingediend. Een bezwaarschrift kan ook niet-ontvankelijk worden verklaard, wanneer het niet aan een vormvereiste voldoet, bijvoorbeeld omdat het niet is ondertekend. In de praktijk behandelt de commissie deze bezwaarschriften meestal wel inhoudelijk en blijft niet-ontvankelijkverklaring achterwege. De commissie adviseerde 127 maal inhoudelijk over genomen besluiten: 99 besluiten konden naar het oordeel van de commissie in stand blijven (47%) en 28 besluiten moesten volgens de commissie 1

Bronnen: www.waarderingskamer, www.eigenhuis.nl, www.bezwarenmeter.nl

9


Jaarverslag 2014

worden herroepen (14%). Deze resultaten (grafiek 2b) zijn wederom vergelijkbaar met die over voorgaande jaren. Resultaten per onderwerp Het gros van de afgehandelde bezwaarschriften had betrekking op Wwb-besluiten (109). Bezwaarschriften van deze categorie zijn minder vaak ingetrokken dan het gemiddelde (29%) en ook minder vaak dan in voorgaande jaren (39% in 2012 en 32% in 2013). Nu intrekking van een bezwaarschrift meestal een gevolg is van een poging van het college om het geschil op te lossen door het geven van uitleg, het herstellen van een fout of het bieden van maatwerk, kan geconcludeerd worden dat pogingen om Wwb-geschillen op te lossen ofwel vaker niet geslaagd zijn ofwel niet ondernomen zijn. De meeste bijstandsbesluiten, waarover de commissie heeft geadviseerd, hebben in bezwaar stand gehouden. De commissie adviseerde 57 maal om het besluit in stand te laten (52% van de resultaten) en 13 keer om een ander besluit te nemen (12% van de resultaten). Het percentage besluiten, dat in bezwaar stand houdt – het college nam alle adviezen van de commissie over – is daarmee groter dan in voorgaande jaren (41% in 2012 en 47% in 2013). Hieruit kan geconcludeerd worden dat de genomen besluiten steeds vaker op juiste gronden genomen zijn. Ook bij de categorie WOZ-bezwaarschriften valt op dat de genomen besluiten in bezwaar steeds vaker standhouden. De commissie adviseerde 24 keer om de WOZ-beschikking niet te herroepen (71% van de resultaten) en 8 keer om de WOZ-waarde op een ander bedrag vast te stellen (23% van de resultaten). In het verleden werd veel vaker succesvol bezwaar gemaakt tegen de WOZ-waarde. In 2013 leidde de bezwaarbehandeling nog in 38% van de gevallen tot het aanpassen van de waarde. In 2012 was dat bij 51% van de bezwaarschriften nog het geval. De commissie merkt hierbij op dat zij alleen zicht heeft op bezwaarschriften, die aan de commissie ter advisering zijn voorgelegd en niet op alle WOZ-bezwaarschriften. Ten aanzien van bezwaarschriften tegen Wmo-besluiten, omgevingsvergunningen en subsidiebesluiten valt op dat deze heel vaak worden ingetrokken (respectievelijk 82%, 67% en 67% van de afgehandelde bezwaarschriften). Bij Wmo-bezwaarschriften was dit in 2013 ook al het geval. Bij omgevingsvergunningen is het percentage intrekkingen fors toegenomen (van 27% naar 67%). Geconcludeerd kan worden dat de poging om tot oplossing van het geschil te komen vaker is ondernomen en/of geslaagd. Bij deze categorie bezwaarschriften is de kans op het slagen van een poging om tot een oplossing te komen zonder verdere juridische procedures minder groot, omdat er vaak meerdere partijen (met tegengestelde belangen) bij de kwestie betrokken zijn. Van de afgehandelde subsidiebezwaarschriften werd 67% ingetrokken na het aanpassen van het genomen besluit of na (langdurig) overleg met de bezwaarmaker. Besluiten op bezwaar Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Dit was ook in 2014 het geval. Slechts één advies werd niet overgenomen. Het college verklaarde het bezwaarschrift van een school tegen een besluit over de huisvesting van het bewegingsonderwijs ontvankelijk (en ongegrond). De commissie was van mening dat de beslissing van het college geen voor bezwaar vatbaar besluit was en had daarom geadviseerd om het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren. De school heeft beroep ingesteld tegen de ongegrondverklaring. Begin 2015 heeft de Rechtbank NoordNederland uitspraak gedaan. Volgens de rechtbank was er wel sprake van een voor bezwaar vatbaar besluit.

10


Jaarverslag 2014

3.3 Termijnen en tijdigheid Bezwaarschriften moeten volgens de Awb afgehandeld worden binnen 18 weken na de dag van verzending van het besluit. De termijn loopt niet, wanneer deze is opgeschort. De Awb bepaalt om welke redenen de termijn is of kan worden opgeschort. De termijn kan daarnaast eenmalig worden verlengd met zes weken of, wanneer alle belanghebbenden daarmee instemmen, voor een langere tijd. Voor belastingbezwaarschriften geldt een andere termijn. Deze bezwaarschriften moeten afgehandeld worden voor het einde van het kalenderjaar, waarin ze zijn ingediend, tenzij een bezwaarschrift korter dan zes weken voor het einde van het kalenderjaar is ingediend. Gemiddelde behandeltijd In 2014 kwamen 217 bezwaarprocedures door het nemen van een besluit op bezwaar door het bestuursorgaan of intrekking door de bezwaarmaker ten einde (42 belastingbezwaarschriften en 175 overige bezwaarschriften). De behandeling van bezwaarschriften, waarop de Awb-termijn van toepassing is (de categorie overige bezwaarschriften) kostte gemiddeld 11,1 weken. Dit is de termijn na aftrek van de perioden van opschorting.2 De belastingbezwaarschriften, waarvoor een langere wettelijke termijn geldt, werden afgehandeld in gemiddeld 34,4 weken (grafiek 3a). De gemiddelde behandeltermijn van alle afgehandelde bezwaarschriften was 15,6 weken. In 2012/2013 is het bezwaarproces onder de loep genomen, onder meer met het doel om de behandeltermijn te verkorten. Belastingbezwaarschriften zijn hierbij buiten beschouwing gelaten. Per medio 2013 zijn er enkele maatregelen genomen, die tot een snellere behandeling van bezwaarschriften zouden moeten leiden. De nieuwe werkwijze schrijft onder meer voor dat kort na ontvangst van een bezwaarschrift standaard contact met de bezwaarmaker wordt opgenomen om te bekijken of de kwestie zonder verdere procedure opgelost kan worden en dat alleen principiële geschillen aan de commissie worden voorgelegd. De veronderstelling is dat dit minder tijd kost dan het in alle gevallen voorleggen van bezwaarschriften aan de commissie. De commissie laat – ook als er weinig bezwaarschriften te behandelen zijn – geen zittingen meer uitvallen en probeert na de zitting het advies sneller uit te brengen. Ten slotte is het nemen van besluiten op bezwaar in veel gevallen gemandateerd aan de clustermanagers. Uit grafiek 3a blijkt dat de gemiddelde behandeltermijn van de bezwaarschriften, waarop de nieuwe werkwijze van toepassing is, is afgenomen van 14 weken in 2012 naar 11,1 weken in 2014.

2

Daadwerkelijke duur (= zonder perioden van opschorting): gemiddeld 13,0 weken

11


Jaarverslag 2014

De gemiddelde behandeltermijn van belastingbezwaarschriften is toegenomen. Hierbij moet opgemerkt worden dat de commissie alleen zicht heeft op de afhandeling van bezwaarschriften, die aan haar ter advisering zijn voorgelegd. Dit is slechts een klein deel van de belastingbezwaarschriften. Uit grafiek 3b blijkt dat Wmo-bezwaarschriften gemiddeld het snelst worden afgehandeld. Dit kan worden verklaard door het feit dat vaak direct na ontvangst van het bezwaarschrift contact opgenomen is met de bezwaarmaker. Dit overleg leidde in bijna alle gevallen tot een oplossing, waarna de bezwaarmaker het bezwaarschrift introk. Het overleg en intrekken duurde gemiddeld 5,2 weken. De behandeling van Wmo-bezwaarschriften die aan de commissie zijn voorgelegd, duurde gemiddeld 11,4 weken. Ook bij de meeste bezwaarschriften tegen verleende of geweigerde omgevingsvergunningen heeft overleg met de bezwaarmaker geleid tot intrekking van het bezwaarschrift. Het duurde bij deze categorie bezwaarschriften echter een stuk langer dan bij Wmo-bezwaarschriften voor het tot intrekking van het bezwaarschrift kwam (12,3 weken). Dit kan worden toegeschreven aan het feit dat er bij omgevingsvergunningen meestal meerdere partijen betrokken zijn. Opvallend is dat de behandeling van bezwaarschriften over omgevingsvergunningen, die in overleg zijn afgehandeld, meer tijd kostte dan de behandeling van bezwaarschriften via de commissie (gemiddeld 11,7 weken). De veronderstelling dat de nieuwe werkwijze leidt tot een snellere afdoening van bezwaarschriften, gaat dus niet in alle gevallen op. Voor zover de commissie er zicht op heeft, wordt de nieuwe werkwijze bij Wwb-bezwaarschriften niet standaard toegepast, waardoor meer bezwaarschriften voor advies worden voorgelegd aan de commissie. Dit kost uiteraard tijd. Tijdigheid bezwaarbehandeling Bij 58 bezwaarschriften duurde de bezwaarprocedure langer dan de daarvoor geldende wettelijke termijn, ook wanneer rekening wordt gehouden met opschortingen en verdagingen. Dit is 27% van de afgehandelde bezwaarschriften (grafiek 3c). In deze gevallen hadden de indieners het bestuursorgaan in gebreke kunnen stellen. Het percentage binnen de wettelijke termijn afgehandelde bezwaarschriften (73%) is wat lager dan in 2013 (81%), maar hoger dan in 2012 (65%). Ten opzichte van 2013 zijn meer bezwaarschriften tegen Wwb-besluiten en WOZ-beschikkingen niet binnen de termijn afgehandeld (grafiek 3d).

Wmo-bezwaarschriften zijn bijna allemaal binnen de wettelijke termijn afgehandeld. De meeste bezwaarschriften tegen Wwb-besluiten, WOZ-beschikkingen en omgevingsvergunningen zijn voor het merendeel ook binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

12


Jaarverslag 2014

4. Uitgelicht In het vorige hoofdstuk heeft de commissie aan de hand van de cijfers al een aantal conclusies getrokken. Bijvoorbeeld over toe- of afname van het aantal bezwaarschriften over een bepaald onderwerp, het aantal intrekkingen en de termijnen. In dit hoofdstuk wil de commissie enkele meer inhoudelijke punten aanstippen. Bijvoorbeeld over de besluitvorming, de motivering van besluiten en de omgang met bezwaarschriften. Ook doet de commissie verslag van de in het afgelopen jaar ontvangen uitspraken over zaken, waarover de commissie in bezwaar heeft geadviseerd.

4.1 Opvallende zaken Opiumwet De commissie kreeg in 2014 voor het eerst te maken met bezwaarschriften tegen woningsluitingen op grond van de Opiumwet. De burgemeester is bevoegd om een woning te sluiten als sprake is van verkoop, aflevering of verstrekking van bepaalde soorten drugs in of vanuit die woning. Vier huurders en één eigenaar maakten bezwaar tegen het sluiten van een woning. Over twee zaken heeft de commissie niet geadviseerd. Naar aanleiding van uitspraken van de voorzieningenrechter paste de burgemeester de termijn, waarbinnen de woning zou worden gesloten, dusdanig aan dat er voor de bezwaarmakers geen reden meer was om hun bezwaren aan te houden. In de overige drie zaken was de commissie van mening dat de besluiten terecht waren genomen en goed gemotiveerd waren. Energiebesparende maatregelen Ook nieuw waren de bezwaarschriften over de Subsidieregeling energiebesparende maatregelen. Deze tijdelijke regeling is in het leven geroepen om woningeigenaren in de gemeente Hoogeveen te stimuleren tot het treffen van energiebesparende maatregelen. De regeling maakte onderdeel uit van een pakket van maatregelen, die er (tevens) op gericht waren om bouwinitiatieven op gang te krijgen (het Hoogeveens Bouwpakket). Het nemen van de besluiten op aanvragen om subsidie was door het college gemandateerd aan het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN). Bij de behandeling van de bezwaarschriften viel op dat het college regelmatig een andere mening had dan SNN. In vijf van de zes gevallen heeft het college tijdens of na de bezwaarprocedure een ander standpunt ingenomen dan het SNN in eerste instantie namens het college had ingenomen. WOZ De trend om bezwaarschriften in te laten dienen door een bureau op no-cure-no-paybasis heeft zich doorgezet. In 2014 behandelde de commissie 18 WOZ-bezwaarschriften, waarvan er 13 waren ingediend door een bureau (72%). In het vorige jaarverslag wees de commissie al op de nadelen van deze bureaus. Het is vaak moeilijk om afspraken te maken over het horen (wel of niet horen, de wijze van horen en de datum van het horen). De commissie heeft de werkwijze ten opzichte van 2013 niet aangepast en is – ten gevolge van het steeds kleiner wordende aantal bezwaren – op dit moment ook niet van plan om de werkwijze aan te passen. Wwb In het (landelijke) nieuws werd regelmatig bericht over de bestuurlijke boetes, die opgelegd kunnen worden aan uitkeringsgerechtigden, die relevante informatie over hun situatie niet of te laat verstrekken. Het boeteregime - onder andere neergelegd in artikel 18a Wwb - zou té stringent zijn, om-

13


Jaarverslag 2014

dat kleine vergissingen zwaar beboet worden en de pakkans bij de echte (doelbewuste) fraudegevallen er niet door wordt vergroot. Inmiddels is – na een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep – door de regering een aantal wijzigingen aangekondigd. In 2014 zijn er 33 boetes opgelegd. Tegen slechts zes boetes is bezwaar gemaakt. De commissie adviseerde in slechts één geval. De overige bezwaarschriften moeten in 2015 nog worden afgehandeld. De commissie adviseerde ook weer meerdere malen over bijzondere bijstand. De afgelopen jaren heeft de commissie de soorten kosten, waarvoor bijzondere bijstand wordt verleend, terug zien lopen. Bijzondere bijstand lijkt nog slechts te worden verleend voor kosten, die verbonden zijn aan het voeren van gerechtelijke procedures en van bewindvoering. Aanvragen om bijzondere bijstand voor andere soorten kosten, bijvoorbeeld inrichtingskosten of medische kosten, worden veelal afgewezen onder verwijzing naar wetgeving en jurisprudentie. De commissie heeft in bijna alle gevallen geadviseerd om het afwijzende besluit in stand te laten. Dit vanwege de wetgeving en jurisprudentie. Wel heeft de commissie in één geval gewezen op het Budgethandboek 2014, waarin Nibud becijferde dat gezinnen met twee of meer kinderen de noodzakelijke kosten van het bestaan niet kunnen betalen uit de bijstandsnorm. Eén van de uitgangspunten van de bijstandswetgeving is juist dat de bijstandsnorm voldoende is om alle noodzakelijke kosten van het bestaan te voldoen. In 2015 diende één persoon twaalf maal een bezwaarschrift tegen een Wwb-besluit in (in 2013 ook al drie keer). Het komt wel vaker voor dat een bijstandsgerechtigde meerdere bezwaarschriften indient. Dit kan verklaard worden door het feit dat bijstandsgerechtigden regelmatig geconfronteerd worden met een besluit, waartegen zij bezwaar kunnen maken. In het onderhavige geval was echter ook sprake van een verstoorde relatie. Naast bezwaarschriften zijn er ook meerdere klachten en (hoger) beroepschriften ingediend. Het is jammer te constateren dat de pogingen om te komen tot herstel van de relatie – die er wel zijn geweest – niet het gewenste resultaat hebben gehad. Een deel van de bezwaarschriften was volgens de commissie gegrond en een ander deel ongegrond. Eén bezwaarschrift was niet-ontvankelijk.

4.2 Rechterlijke uitspraken De commissie volgt de zaken, waarover zij heeft geadviseerd, wanneer tegen het op het advies volgende besluit beroep wordt ingesteld. De uitspraken zijn een graadmeter voor de juistheid van de adviezen. In 2014 zijn er dertien uitspraken binnengekomen over zaken, waarover de commissie heeft geadviseerd. Het ging om twaalf uitspraken van de Rechtbank Noord-Nederland in beroep en om één uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State in hoger beroep. Ook zijn er twee beroepschriften ingetrokken voor er uitspraak werd gedaan. Daarnaast deed de voorzieningenrechter van de Rechtbank Noord-Nederland drie keer uitspraak op een verzoek om voorlopige voorziening. Vijf verzoeken om voorlopige voorziening werden ingetrokken voor er uitspraak werd gedaan. In acht gevallen kwam de uitspraak overeen met het eerder door de commissie gegeven advies (62%). In drie gevallen kwam de rechter tot een andere conclusie dan de commissie (23%). In de laatste twee gevallen (15%) kan geen vergelijking met het eerdere advies van de commissie worden gemaakt. Het ging om een niet-ontvankelijk verklaard hoger beroepschrift en een uitspraak over een naar aanleiding van een eerdere uitspraak genomen nieuw besluit. De commissie heeft over het nieuw te nemen besluit niet geadviseerd. De commissie was content met de uitspraak over de waardering van een woning in het kader van de Wet WOZ. Het beroep was – evenals het daaraan voorafgaande bezwaar – ingesteld door een ge-

14


Jaarverslag 2014

machtigde (een no-cure-no-paybureau). Dit bureau diende in 2013 namens verschillende personen in totaal 21 gelijkluidende bezwaarschriften in. Het beroepschrift is ongegrond verklaard. Dit resultaat kwam overeen met het advies van de commissie. Opvallend is echter dat zowel gemachtigde als de heffingsambtenaar in beroep nieuwe argumenten en/of onderzoeken naar voren hebben gebracht. Dit staat partijen vrij, maar de vraag komt wel op of de volledige heroverweging, die de bezwaarprocedure beoogt te zijn, op deze wijze wel tot zijn recht kan komen. Na een procedure van bijna twee jaar deed de Rechtbank Noord-Nederland uitspraak op een beroepschrift over een planschadebesluit. Het college had zich laten adviseren door een deskundige en het planschadeverzoek afgewezen. De commissie was in bezwaar van mening dat hiermee het juiste besluit genomen was. In beroep gaf de Rechtbank Noord-Nederland echter aan een andere deskundige opdracht om te adviseren. Deze was ook van mening dat geen recht op vergoeding van planschade bestond, maar dan om een andere reden. De rechter verklaarde het beroep daarom gegrond, maar liet de rechtsgevolgen in stand. Er is inmiddels hoger beroep ingesteld. Twee andere beroepschriften over een planschadebesluit werden door de rechter ongegrond verklaard. Dit resultaat kwam wel geheel overeen met de eerdere adviezen van de commissie. De laatste zaken, waarin de uitspraak afweek van het advies van de commissie, betroffen besluiten om bijstand terug te vorderen van twee bijstandsgerechtigden en bij hun (vermeend) partners, vanwege het voeren van een gezamenlijke huishouding. Volgens de commissie had het college in beide gevallen terecht besloten om bijstand terug te vorderen en was ook de hoogte van de terugvordering juist. De rechter oordeelde in het ene geval dat wel van samenwoning sprake was, maar dat dit niet al zolang duurde als door het college aangenomen werd. De hoogte van het terug te vorderen bedrag was daarom volgens de rechter niet juist. In het andere geval oordeelde rechter dat geen sprake was van een gezamenlijke huishouding.

5. Vooruitblik 2015 2015 is een jaar met grote veranderingen voor gemeenten in het algemeen en voor de gemeente Hoogeveen in het bijzonder. Een voor de gemeente Hoogeveen belangrijke ontwikkeling is de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de buurgemeenten De Wolden en Hoogeveen per 1 januari 2015. Voor alle gemeenten geldt dat er veel nieuwe taken bijkomen. Beide ontwikkelingen zijn ook relevant voor de behandeling van bezwaarschriften en dus ook voor de commissie. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Er is een gemeenschappelijke regeling in het leven geroepen. Het personeel is onderbracht in deze samenwerkingsorganisatie. Naar het zich laat aanzien heeft de ambtelijke fusie voor de behandeling van bezwaarschriften door deze commissie geen grote gevolgen. De commissie kan in eerste instantie extra bezwaarschriften verwachten, namelijk tegen de in december 2014 verzonden ontslagbesluiten.3 Daarna zal de commissie juist minder bezwaarschriften behandelen, omdat de rechtspositionele besluiten niet meer door het college van burgemeester en wethouders, maar door het dagelijks bestuur van de samenwerkingsorganisatie worden genomen. De daartegen gerichte bezwaarschriften zullen, zoals het nu lijkt, door een andere commissie worden behandeld. 3

De bezwaartermijn is op het moment van het opstellen van dit jaarverslag al verstreken. Eén ambtenaar heeft bezwaar gemaakt tegen het ontslagbesluit.

15


Jaarverslag 2014

Transities bijstand, Wmo en Jeugdwet Met ingang van 1 januari 2015 krijgen gemeenten er taken bij op het gebied van werk en inkomen, zorg aan langdurig zieken en ouderen en de jeugdzorg. Sommige taken zijn nieuw, andere taken wijzigen. Ook de commissie zal zeker met de wijzigingen te maken krijgen. Het voert te ver om alle relevante wijzigingen hier te beschrijven. De commissie volstaat er mee aan te geven dat er zeer waarschijnlijk meer bezwaarschriften behandeld moeten worden, doordat er nieuwe typen besluiten bij komen en er herindicatiebesluiten genomen moeten worden. Daarnaast krijgt de commissie te maken met nieuwe dan wel gewijzigde wetten, gewijzigde terminologie en nieuwe doelgroepen. Een toename van het aantal bezwaarschriften kan leiden tot capaciteitsproblemen bij de commissie en het secretariaat. Omdat de te behandelen hoeveelheid bezwaarschriften niet in te schatten is, zijn er niet op voorhand wijzingen doorgevoerd in het vergaderrooster en de samenstelling van de commissie. De commissie zal, als dat nodig is, extra zittingsdagen inplannen. Als er aanleiding voor is, zal de commissie vragen om uitbreiding van het aantal commissieleden en van de ondersteuning door het secretariaat. Op het moment van het opstellen van dit jaarverslag was er nog geen aanleiding voor wijzigingen. Het aantal bezwaarschriften is weliswaar verdubbeld, maar dit heeft nog niet geleid tot extra bezwaarschriften voor de commissie.

6. Samenvatting Aantal bezwaarschriften (zie paragraaf 3.1) In 2014 behandelde de commissie 25 belastingbezwaarschriften. Dit is slechts een klein deel van alle ontvangen bezwaarschriften. De commissie is alleen bevoegd om te adviseren in de gevallen waarin de bezwaarmaker aangeeft dat hij wil worden gehoord. Naast de belastingbezwaarschriften zijn er 175 overige bezwaarschriften ingediend. Het aantal te behandelen bezwaarschriften is gedaald ten opzichte van voorgaande jaren (ca. 250). De bezwaarschriften hadden vooral betrekking op de Wwb (114), de Wmo (21), de Wet WOZ (18), omgevingsvergunningen (13) en subsidiebesluiten (9). Het aantal Wwb- , Wmo en WOZbezwaarschriften daalde, terwijl het aantal bezwaarschriften tegen een verleende of geweigerde omgevingsvergunning iets steeg. Te verwachten is dat het aantal bezwaarschriften in 2015 zal stijgen ten gevolge van de nieuwe taken, die per 1 januari 2015 bij de gemeente worden neergelegd. De stijging zal naar alle waarschijnlijkheid met name terug te zien zijn bij de categorieën bijstand (Participatiewet in plaats van Wwb), Wmo en Jeugdwet. Laatstgenoemde categorie is geheel nieuw. Resultaten bezwaarbehandeling (zie paragraaf 3.2) Ongeveer een derde van de bezwaarschriften is ingetrokken na uitleg, herstel van een fout of het bieden van maatwerk door het bestuursorgaan (34%). Een klein deel van de bezwaarschriften was niet-ontvankelijk (5%). In 14% van de gevallen adviseerde de commissie om een ander besluit te nemen. In de overige 47% van de bezwaarschriften kon het besluit in stand blijven. De bezwaarschriften tegen Wmo-besluiten, omgevingsvergunningen en subsidiebesluiten werden bijna allemaal ingetrokken. De bezwaarschriften tegen Wwb-besluiten werden voor het grootste gedeelte wel voorgelegd aan de commissie (71%).

16


Jaarverslag 2014

Op één advies na werden alle adviezen van de commissie overgenomen door de bestuursorganen. Termijnen De behandeling van bezwaarschriften kostte in 2014 gemiddeld 11,1 weken (belastingbezwaarschriften buiten beschouwing gelaten). Dit is iets korter dan in 2013 (11,3 weken) en zeker korter dan in 2012 (14 weken). De nieuwe werkwijze, die medio 2013 is doorgevoerd, lijkt vruchten af te werpen. Wmo-bezwaarschriften worden gemiddeld het snelst afgehandeld (6,3 weken). De duur van de behandeling van Wwb-bezwaarschriften en bezwaarschriften tegen omgevingsvergunningen ligt in de buurt van het gemiddelde (11,2 en 12,1 weken). De behandeling van WOZ-bezwaarschriften duurde veel langer (40,4 weken). De commissie heeft slechts zicht op een beperkt deel van de WOZbezwaarschriften. Ongeveer driekwart van de bezwaarschriften werd binnen de daarvoor in de wet opgenomen termijn afgehandeld.

17

EINDE BIJLAGE: jaarverslag Bezwaarschriftencommissie Hoogeveen 2014 definitief

Terug naar agendapunt

BIJLAGE: B&W voorstel jaarverslag bezwaarschriftencommissie

Documentsoort: B&W document


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####016fdb50-8b7d-4b1c-b93d-8d1385a102b2#

J

Voorstel voor burgemeester en wethouders Datum

16 juli 2015

Onderwerp Jaarverslag bezwaarschriftencommissie 2014. Voorgesteld Besluit 1. Kennisnemen van het jaarverslag 2014 2. Volgend jaar een benchmark uitvoeren tussen Hoogeveen en De Wolden 3. De raad het jaarverslag ter kennisname sturen inclusief dit b&w-voorstel met aanvullende info Beoogd resultaat De bezwaarschriftencommissie voldoet met het jaarverslag aan de verplichting op grond van het Reglement bezwaarschriftencommissie om verslag uit te brengen aan de raad over haar werkzaamheden. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van alle soorten bezwaarschriften en doet slechts verslag over de bezwaarschriften die zij behandeld heeft of had moeten behandelen, wanneer ze niet zouden zijn ingetrokken. Doel van deze rapportage is om een compleet beeld te geven van de bezwaarbehandeling. Argumenten In hoofdstuk 6 geeft de commissie een samenvatting van de cijfers ten aanzien van de behandeling van bezwaarschriften. Deze cijfers worden in deze rapportage aangevuld. Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan de orde: a. Aantal bezwaarschriften b. Resultaten bezwaarbehandeling c. Termijnen Ad a. Aantal bezwaarschriften Aantal bezwaarschriften en ontwikkeling Aantal ontvangen bezwaarschriften voor de commissie (excl. belastingen), waarvan: - Wwb: 114 - Wmo: 21 1

2014 1751

2013 197

2012 192

Grafiek 1b op pagina 7 van het verslag geeft aan andere onderverdeling van de 200 bezwaarschriften aan. Na uitgave van het verslag is geconstateerd dat de aantallen niet juist zijn Pagina 1 van 5

- Omgevingsvergunningen: 13 - Subsidiebesluiten: 9 - Woningsluiting Opiumwet: 5 - Overig: 13 Aantal belastingbezwaarschriften, waarvan: - WOZ/OZB: 243 - Parkeerbelastingen: 241 - Heffingen (afvalstoffen, riool): 59 - BIZ: 15 - Leges: 6 - Overig: 33 Totaal aantal bezwaarschriften

597

1189

1146

772

1386

1338

Het aantal bezwaarschriften voor de commissie is iets afgenomen. Kijkend naar de ontwikkelingen per onderwerp, signaleert de commissie het volgende: - Het aantal bezwaarschriften tegen Wwb-besluiten is afgenomen van 128 naar 114. Oorzaak: extra bezwaren in 2013 tegen afwijzingen van aanvragen op grond van de minimaregelingen (ten gevolge van de vastgestelde normbedragen) en tegen besluiten met betrekking tot de gewijzigde situatie van 27-minners (gewijzigde regelgeving); - Het aantal bezwaarschriften tegen Wmo-besluiten is afgenomen van 32 naar 21. Oorzaak: extra bezwaren in 2013 door verlaging PGB-tarieven voor huishoudelijke hulp (gewijzigd gemeentelijk beleid); - Het aantal bezwaarschriften tegen omgevingsvergunningen is iets toegenomen. Het aantal in 2013 was laag; - Het aantal bezwaarschriften tegen subsidiebesluiten is niet afwijkend. De nieuwe Subsidieregeling energiebesparende maatregelen leverde 6 bezwaarschriften op (nieuw gemeentelijk beleid); - De commissie behandelde voor het eerst bezwaarschriften tegen woningsluitingen op grond van de Opiumwet (aantal: 5). Oorzaak: nieuw gemeentelijk beleid in 2014. Het aantal bezwaarschriften tegen belastingbezwaarschriften is opvallend afgenomen. Kijkend naar de ontwikkeling per soort is het volgende te signaleren: - WOZ/OZB: afname t.o.v. 2013 van 637 naar 243 (minus 62%). Deze daling komt overeen met de landelijke cijfers; - Parkeerbelastingen: afname t.o.v. 2013 van 397 naar 214 (minus 46%); - Overige: afname t.o.v. 2013 van 155 naar 131 (minus 15%) Ad b. Resultaten Resultaten bezwaarbehandeling excl. belastingen Ingetrokken Niet-ontvankelijk Besluit herroepen Besluit in stand laten

2014 34% 5% 14% 47%

2013 31% 7% 17% 45%

2012 31% 4% 17% 48%

Net als in eerdere jaren is ongeveer een derde van de bezwaren (belastingbezwaren uitgezonderd) ingetrokken. Intrekking kan het gevolg zijn van het geven van uitleg, herstellen van een fout of het vinden van een andere oplossing (maatwerk) door het bestuursorgaan. Soms trekt een bezwaarmaker uit eigen beweging zijn of haar bezwaar weer in. Opvallend is dat bij sommige onderwerpen de bezwaren veel vaker zijn opgelost zonder verdere procedure (Wmo: 82%, omgevingsvergunningen en subsidiebesluiten: 67%) dan bij andere onderwerpen (bijstand: 29%). Op de vraag waar deze verschillen door worden veroorzaakt, is – Pagina 2 van 5

zonder nader onderzoek – geen duidelijk antwoord te geven. Voorgesteld wordt dan ook om onderzoek te doen naar de verschillen in intrekkingspercentage bij met name bijstands- en Wmobezwaarschriften Over tweederde van de bezwaren (belastingbezwaren uitgezonderd) heeft de commissie wel geadviseerd. De commissie adviseerde 99 keer om het besluit in stand te laten (47%) en 28 keer om het besluit te herroepen (14%). In de overige gevallen adviseerde de commissie om het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren (5%). Deze resultaten zijn goed in lijn met voorgaande jaren. Op één na zijn alle adviezen overgenomen. Resultaten bezwaarbehandeling belastingenbezwaarschriften Ingetrokken Niet-ontvankelijk Besluit herroepen Besluit in stand laten Nog in behandeling

2014

2013

6% 3% 58% 33% 0%

0% 0% 54% 44% 2%

Belastingbezwaarschriften worden meestal niet ingetrokken en zijn veel vaker gegrond dan andere bezwaarschriften. Bij WOZ/OZB is het aandeel herroepen besluiten gestegen van 47% naar 51%. Er waren 125 gegronde bezwaren op ca. 28.000 objecten. Dit betekent dat 99,6% van de WOZ-waarden niet gewijzigd zijn. Bij parkeerbelastingbezwaarschriften was 74% gegrond, tegen 67% in 2013. Veel parkeerders blijken in staat om achteraf een kaartje te tonen, waarmee moet worden aangenomen dat zij aan de betalingsverplichting hebben voldaan, terwijl de parkeercontroleur een dergelijk kaartje niet heeft gesignaleerd. Van de overige bezwaarschriften was 38% gegrond, tegen 50% in 2013. Ad c. Termijnen Gemiddelde behandeltermijn bezwaarschriften, excl. belastingen belastingbezwaren

2014 11,1 weken 7,5 weken



Zoals al aangegeven heeft de methode lean er vooralsnog niet toe geleid dat bezwaarschriften vaker worden ingetrokken. Wel concludeert de commissie dat de gemiddelde behandeltermijn van bezwaarschriften (excl. belastingbezwaren) is afgenomen. Dit was ook één van de doelstellingen van de methode. In 2012 werden bezwaarschriften in gemiddeld 14 weken afgehandeld. In 2014 was dan nog 11,1 weken. 73% van de bezwaarschriften is binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn afgehandeld. In 2013 was dat nog in 81% van de gevallen zo. Wmo-bezwaarschriften werden gemiddeld het snelst afgehandeld (6,3 weken). Dit resultaat hangt samen met de inzet op het oplossen van het geschil (uitleg, herstel fout of maatwerk bieden), waardoor de commissie in de meeste gevallen niet in de procedure hoefde te worden betrokken. Opvallend is de conclusie van de commissie het in overleg zoeken naar een oplossing bij bezwaarschriften tegen omgevingsvergunningen juist tot langere procedures leidt. De veronderstelling dat het in overleg komen tot een oplossing minder tijd kost dan het voorleggen van een bezwaarschrift aan de commissie, gaat niet altijd op. Dit hoeft bij bezwaren tegen omgevingsvergunningen echter niet te verbazen, omdat bij deze geschillen vaak meerdere partijen, met tegenstrijdige belangen, zijn betrokken. Het feit dat er bevredigende oplossing voor alle partijen is natuurlijk te prefereren boven een snelle procedure. De belastingbezwaarschriften namen minder tijd in beslag dan de overige bezwaarschriften. Dit hoeft niet te verbazen, omdat deze bezwaarschriften meestal zonder tussenkomst van de bezwaarschriftencommissie, rechtstreeks door de heffingsambtenaar worden afgehandeld. Anders Pagina 3 van 5

dan bij andere bezwaarschriften, is het houden van een hoorzitting alleen verplicht wanneer de bezwaarmaker erom vraagt. Er vindt daarom meestal geen hoorzitting plaats. Ook binnen de categorie belastingbezwaarschriften zijn de dooplooptijden verschillend. De behandeling van WOZ/OZB-bezwaren kostte gemiddeld 9,7 weken. De behandeling van parkeerbelastingbezwaarschriften kostte veel minder tijd: gemiddeld 5 weken. Van belang hierbij is te noemen dat de WOZ/OZB-bezwaren in dezelfde periode binnenkomen (in de maanden maart en april) en dat parkeerbelastingbezwaarschriften verspreidt over het hele jaar worden ingediend. De overige bezwaarschriften werden in gemiddeld 9,1 weken afgehandeld. Benchmark Er is al verschillende keren naar een benchmark gevraagd met bijvoorbeeld de Drentse gemeenten. Een eerdere poging om tot een benchmark te komen, leidde tot de conclusie dat het verzamelen en registeren van gegevens door de gemeenten niet op dezelfde wijze plaatsvindt. Het is zonder grondige analyse niet mogelijk om op verantwoorde wijze conclusies te trekken uit de verschillende registraties. Omdat het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie in 2014 voor het eerst ook heeft opgetreden voor de Commissie bezwaarschriften van de gemeente De Wolden is er wel zicht op de bezwaarregistratie van die gemeente. Per 1 januari 2015 vindt de registratie eenduidig plaats zodat we in 2016 over de cijfers van 2015 een verantwoorde benchmark kunnen laten zien. Kanttekeningen / risico’s Geen. Kanttekeningen / risico’s (niet openbaar) Geen. Context De commissie legt overeenkomstig het Reglement bezwaarschriftencommissie verantwoording af over de werkzaamheden in 2014 aan het college, de burgemeester en de raad. Het jaarverslag van de geeft een goede aanleiding voor een reflectie op het functioneren van de bezwaarprocedure. Deze rapportage moet worden gezien in die context. Opmerkelijk is dat het jaarverslag geen aanbevelingen bevat. Kennelijk heeft de bezwaarprocedure qua vorm en inhoud een goed niveau bereikt. De plaatsvervangend voorzitter wijst in zijn voorwoord op de wijzingen in de gemeentelijke regelgeving per 1 januari 2015 op het gebied van de bijstand, de Wmo en de jeugdzorg. Hij wijst erop dat overleg met en uitleg aan de burger bij het nemen van beslissingen kan leiden tot meer begrip en helderheid bij burgers. Hiermee kunnen procedures worden voorkomen of snel worden beëindigd. Deze aanwijzingen onderschrijven het belang van persoonlijk contact. In steeds meer processen wordt het contact standaard gelegd, bijvoorbeeld door middel van keukentafelgesprekken (Wmo), telefonisch contact in geval van negatieve beslissingen (Wmo, bijstand). In het bezwaarproces is het leggen van contact met de bezwaarmaker in principe de eerste stap. Het komt echter wel voor dat er geen contact wordt opgenomen, bijvoorbeeld wanneer direct duidelijk is dat de genomen beslissing niet juist is geweest (het besluit wordt dan direct aangepast) of wanneer direct duidelijk is dat contact niet zal bijdragen aan een oplossing. Aanpak Na instemming kan dit voorstel als uw reactie op het jaarverslag ter kennisneming aan de raad worden voorgelegd. Pagina 4 van 5

Kosten, baten en dekking Niet van toepassing. Communicatie aanpak De commissie heeft het jaarverslag rechtstreeks aan de pers uitgebracht. Monitoring en evaluatie Bij het volgende jaarverslag en gedurende het jaarlijkse gesprek tussen de voorzitter en de burgemeester zal aandacht aan het functioneren van de commissie en de voortgang van de werkzaamheden worden besteed. Bijlagen •

Jaarverslag bezwaarschriftencommissie 2014

Pagina 5 van 5

EINDE BIJLAGE: B&W voorstel jaarverslag bezwaarschriftencommissie


BIJLAGE: Raadsvoorstel onderzoek Activum

Documentsoort: Raadsvoorstel


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####6de4dbe7-9449-45ef-a445-d88fcd7b21f1#

Raadsvoorstel Datum raadsavond 17 september 2015 Programma Zichtbaar en transparant bestuur Onderwerp Rapport rekenkamercommissie horeca-exploitatie Activum Samenvatting De rekenkamercommissie Hoogeveen heeft onderzoek gedaan naar de manier waarop het college van B&W de toekomstige exploitatie van het sportcafé in het Activum op het Bentinckspark heeft georganiseerd. De commissie heeft de wijze waarop het college van B&W het gunningsproces heeft vormgegeven onderzocht evenals de manier waarop belanghebbenden zijn betrokken en geïnformeerd. De hoofdvraag die de rekenkamercommissie zich stelde was: Heeft het college van B&W met het proces van gunning van de horeca-exploitatie van het Activum aan het verkozen ondernemersduo de juiste procedures gekozen en deze procedures volgens een bestendige gedragslijn doorlopen met inachtneming van wettelijke en -gemeentelijke beleidskaders? Uit het onderzoek zijn een achttal aanbevelingen naar voren gekomen. Zes aanbevelingen voor het college van B&W: 1. Stel vóór de start van een aanbestedings- en/of wervings- en selectieprocedure de doelen, uitgangspunten, rollen, wegingsmethode en risico’s schriftelijk vast in een document. Verander deze niet tijdens de procedure. Start een nieuwe procedure als dat nodig is. 2. Zorg dat een procedure expliciet voldoet aan de volgende criteria: • openbaarheid en transparantie; • gelijke behandeling; • objectiviteit; • voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. 3. Vermijd de schijn van belangenverstrengeling door een eventueel risico hierop expliciet te benoemen, of aan te geven dat de indruk gewekt kan worden dat er een integriteitsrisico bestaat, en leg vervolgens uit dat dit risico wordt geneutraliseerd of niet zal plaatsvinden. 4. Zorg voor een goede vastlegging en archivering van de relevante documenten en besluiten zodat aantoonbaar is dat een procedure zorgvuldig doorlopen is. 5. Informeer alle belanghebbenden tijdig en volledig over de doelen, uitgangspunten, rollen, wegingsmethode en risico’s op een manier dat de verwachtingen niet afwijken van die van het college. Pagina 1 van 3

6. Informeer de raad vóór de start en na afloop over procedures zodat de raad zijn controlerende en kaderstellende rol kan vervullen. Twee aanbevelingen voor de gemeenteraad: 7. Stel kaders vast waaraan aanbesteding- en/of wervings- en selectieprocedures moeten voldoen. 8. Leg in een ‘handvest actieve informatieplicht’ vast wanneer en hoe het college de raad informeert over privaatrechtelijke besluiten. Voorgesteld Besluit 1. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie voor kennisgeving aannemen, waarbij wordt opgemerkt dat aanbeveling 7 geen bevoegdheid van de raad is, maar van het college. Het betreft hier namelijk privaatrechtelijke aangelegenheden (art. 160 Gemeentewet); 2. Het college verzoeken aanbevelingen 1 t/m 6 te toetsen aan het huidige beleid voor aanbestedings- en/of werving en selectieprocedures en daar waar mogelijk aan te sluiten bij deze aanbevelingen. Het resultaat hiervan ter kennisgeving voorleggen aan de raad. Hierbij moet maatwerk nadrukkelijk mogelijk blijven; 3. De griffier verzoeken, conform aanbeveling 8, te komen met een korte instructie over hoe het college de raad informeert over privaatrechtelijke besluiten. Context Aanleiding voor de rekenkamercommissie om onderzoek te doen naar dit onderwerp was de twijfel die werd geuit of de gunningsprocedure, bij de horeca-exploitatie van het Activum, wel op een correcte manier was uitgevoerd. Vijf raadsfracties, alsmede twee betrokken sportverenigingen, hebben de commissie verzocht om een quick scan te doen. Door de grote maatschappelijke en politieke aandacht voor dit onderwerp heeft de rekenkamercommissie besloten om op dit verzoek in te gaan en een onderzoek te starten. Uit beantwoording van de hoofdvraag volgen de volgende conclusies: Het rapport concludeert dat het college tot februari 2013 werkte vanuit de intentie om de exploitatie van het sportcafé van het Activum onderhands aan de verenigingen te gunnen, mits deze invulling zouden geven aan de gemeentelijke ambities. Toen dat traject mislukte veranderde het college de uitgangspunten van paracommercieel naar commercieel. Het college draaide dit standpunt in juni 2013 deels terug, maar wilde de exploitant niet meer via een onderhandse gunning kiezen en koos voor een openbare wervingen selectieprocedure. Deze keuze was passend bij de situatie, maar er was geen sprake van een bestendige gedragslijn. Tijdens het spel werden de spelregels veranderd. Het college koos met de wervingen selectieprocedure voor een maatwerkprocedure. (Er zijn verschillende verwachtingen ontstaan bij de uitvoering van de procedure, veroorzaakt door zowel de verantwoordelijk wethouder als door de verenigingen.) De wethouder heeft tijdens de procedure meerdere keren contact gehad met de verenigingen, waardoor bij hen de indruk werd gewekt dat ze een bijzondere positie hadden, en heeft niet juist ingeschat dat dit handelen risico’s met zich mee kon brengen. Ook was er een tekortkoming door de onduidelijkheid over de rol van de presentatie door de kandidaten. De procedure verliep daarmee niet volgens plan. Het college heeft echter wel oog gehad voor gelijke behandeling van de kandidaten. De uiteindelijke beoordeling van de kandidaten en de selectie van de uiteindelijke exploitant is navolgbaar.

Pagina 2 van 3

Beoogd resultaat Door middel van het besluit, daar waar nodig, invulling geven aan de aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft opgesteld naar aanleiding van de conclusies uit het rapport. Hiermee wordt voorkomen dat er in de toekomst soortgelijke problemen of situaties ontstaan zoals die in het rapport staan genoemd. Alternatieven Het volgende alternatief is mogelijk: De aanbevelingen in zijn geheel niet overnemen. Dit kan ertoe leiden dat de noodzakelijk geachte aanpassingen bij toekomstige projecten (en/of procedures) die vergelijkbaar zijn met de onderzochte casus niet worden doorgevoerd, waardoor in de toekomst soortgelijke problemen of situaties kunnen ontstaan zoals die in het rapport staan genoemd. Financiële gevolgen Er zijn geen financiële gevolgen verbonden aan dit besluit. Juridische effecten Er zijn geen juridische effecten verbonden aan dit besluit. Participatie en communicatie Het besluit zal worden gecommuniceerd met de rekenkamercommissie, het college van B&W en de ambtelijke organisatie. Nazorgonderzoek Voor deze specifieke casus is geen nazorgonderzoek door de rekenkamercommissie noodzakelijk. Er wordt een concreet verzoek aan het college van B&W gedaan, om de aanbevelingen 1 t/m 6 te toetsen aan het huidige beleid en hierover te rapporteren aan de raad. Daarnaast stelt de griffier een korte instructie op welke ook aan de raad wordt toegestuurd. Hiermee is voortgang en nakoming voldoende geborgd. Bijlagen Rapport zicht op doorwerking: 1. Conclusies en aanbevelingen 2. Rapport van bevindingen

Het presidium van de raad, de griffier,

de voorzitter,

C. ELKEN

K.B. LOOHUIS

Pagina 3 van 3

EINDE BIJLAGE: Raadsvoorstel onderzoek Activum


BIJLAGE: Conclusies en aanbevelingen Activum definitief

Documentsoort: Rapport


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####98c2c592-48ba-4bb4-9fee-c57e50fed712#

Rekenkamercommissie

Activum: In spagaat tussen publiek en privaat

Onderzoek naar de wijze waarop de gemeente Hoogeveen de toekomstige exploitatie van het sportcafé Activum heeft georganiseerd Deel 1: Conclusies en aanbevelingen

Augustus 2015

Rekenkamercommissie Hoogeveen. Augustus 2015

2

Rekenkamercommissie gemeente Hoogeveen Samenstelling: E. de Haan (voorzitter) F. Galesloot M. Visser Contact: J. Everaarts (secretaris) Postbus 20.000 7900 PA Hoogeveen Tel. 0528-291342 E-mail: [email protected]



3

Inhoud 1. Inleiding

4

2. Leeswijzer

6

3. Verantwoording

7

4. Conclusies

8

5. Aanbevelingen

13

6. Slot

15



4

1. Inleiding

De rekenkamercommissie Hoogeveen heeft een onderzoek uitgevoerd naar de manier waarop het college van burgemeester en wethouders de toekomstige exploitatie van het sportcafé in het Activum op het Bentinckspark heeft georganiseerd. Er ontstond veel maatschappelijke (en politieke) discussie rondom dit onderwerp waarbij twijfel werd geuit of deze gunningsprocedure wel op een correcte manier is uitgevoerd. Vijf raadsfracties, alsmede twee betrokken sportverenigingen, hebben ons verzocht om een quick scan te doen naar de gunning van de horecafunctie bij de exploitatie van het Activum. Door de grote maatschappelijke en politieke aandacht voor dit onderwerp heeft de rekenkamercommissie besloten om op dit verzoek in te gaan en een onderzoek te starten.

Bruisende ontmoetingsplek voor onderwijs, sport en recreatie De gemeente Hoogeveen werkt samen met onderwijs, sportverenigingen en omwonenden aan een bruisend en modern sport- en recreatiepark. Een unieke plek voor scholieren, sporters en recreanten midden in Hoogeveen: de campus onderwijs & sport Bentinckspark. (bron: http://www.hoogeveen.nl/bentinckspark/Het_Activum)

Op, en in, het Bentinckspark vinden veel activiteiten plaats op het snijvlak van publiek en privaat. Zo vinden er de sportverenigingen en het onderwijs een plek, maar kunnen de accommodaties ook verhuurd worden aan ondernemers en particulieren. Dit betekent dat er bijzondere eisen worden gesteld aan het horecagedeelte van het park. Er zal immers een balans gezocht moeten worden tussen enerzijds het publieke en openbare karakter en anderzijds de meer commercieel georiënteerde activiteiten. De exploitatie van het beoogde sportcafé vraagt daarom een zorgvuldig afweging tussen meerdere, en soms onverenigbare, belangen. Dit gegeven maakt een rekenkameronderzoek naar dit vraagstuk actueel en relevant. De rekenkamercommissie kijkt in dit onderzoek naar de wijze waarop het college van B&W het gunningsproces heeft vormgegeven en de manier waarop belanghebbenden zijn betrokken en geïnformeerd. Daarbij gaat het in essentie om de vraag of dit gunningsproces rechtmatig is verlopen en conform de verwachtingen van betrokkenen. Ook heeft de rekenkamercommissie gezocht naar vergelijkbare gunningsprocessen in de gemeente Hoogeveen en deze, waar mogelijk, met elkaar vergeleken.



5

Rekenkameronderzoek is bedoeld om een bijdrage te leveren aan de transparantie en de effectiviteit van het bestuur. De onderzoeken van de rekenkamercommissie kunnen een rol spelen in de verantwoording van het college aan de raad, maar ook in de publieke verantwoording. Integriteit In dit rapport treft u voor het eerst een paragraaf over integriteitsrisico’s aan. Integriteitsvraagstukken staan in het brandpunt van de belangstelling. Zowel raadslid.nu als het ministerie van Binnenlandse Zaken vragen rekenkamers om alert te zijn bij hun onderzoeken op signalen van niet-integer gedrag en, meer nog, omstandigheden die weliswaar op zich integer zijn, maar wel integriteitsrisico’s met zich mee brengen. De rekenkamercommissie neemt zich voor om in elk van haar rapporten een standaard paragraaf over dit onderwerp op te nemen.



6

2. Leeswijzer

Het eindrapport bestaat uit twee delen. Het eerste deel, de nota van conclusies en aanbevelingen, is het bestuurlijke rapport. Hierin staan de belangrijkste resultaten en conclusies van het onderzoek, evenals de aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft geformuleerd. In dit rapport is geen bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders opgenomen. Wij vinden het een zaak van college en raad om over hun reacties op het rapport het debat te voeren. Het tweede deel is het rapport van bevindingen. In dit rapport zijn de resultaten van het onderzoek opgenomen en toegelicht. Het rapport van bevindingen vormt de basis voor de conclusies en aanbevelingen. Uiteraard leest u in de conclusies en aanbevelingen de kern van de uitkomsten van dit onderzoek. Daarnaast kunt u in het bevindingenrapport (deel 2) belangrijke inhoudelijke informatie terugvinden. Bent u vooral geïnteresseerd in het verloop van de gunning, dan kunt u hoofdstuk 2 van deel 2 lezen. Daarin staat beschreven hoe het proces van gunning is verlopen. In hoofdstuk 3 en 4 van deel 2 hebben we 2 andere gunningen kort beschreven en vergeleken met Activum. Voor de gebruikte beoordelingskaders verwijzen wij u naar hoofdstuk 1, paragraaf 3 van deel 2.



7

3. Verantwoording

Om antwoorden te vinden op de onderzoeksvragen heeft de rekenkamercommissie Martijn Mussche van het bureau Unravelling opdracht gegeven onderzoek te doen. Op basis van documentenonderzoek en interviews, ook met de twee overgebleven gegadigden, heeft de onderzoeker bijgaand rapport van bevindingen (deel 2) gemaakt. Het rapport vormt een integraal onderdeel van de rapportage van de rekenkamercommissie. Het concept rapport van bevindingen is ter verificatie (voor ambtelijk wederhoor) voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. De organisatie heeft hierop gereageerd. De reactie is vervolgens verwerkt in het definitieve bevindingenrapport en daarmee door ons vastgesteld. Op basis van dit rapport heeft de rekenkamercommissie conclusies getrokken en aanbevelingen opgesteld. Het college krijgt het rapport gelijktijdig met de raad aangeboden en kan haar reactie geven (en toelichten) bij behandeling van het rapport in de raadsvergadering.



8

4. Conclusies De centrale vraag die we ons bij dit onderzoek stelden bestaat uit een aantal componenten die in de deelvragen zijn uitgewerkt. U treft de beantwoording hiervan steeds aan in een gebundelde conclusie. 4.1

Antwoord op de deelvragen

Om tot een antwoord op de hoofdvraag te komen hebben wij een aantal deelvragen gesteld: Algemene deelvragen: 1. Welk beleid en welke (generieke) procedures zijn vastgelegd voor werving van huurders/pachters? 2. Bevat het generieke wervingen inkoop- en aanbestedingsbeleid specifieke richtlijnen voor publiek-private samenwerking met maatschappelijke partners? Specifieke deelvragen: 3. Welke beleidsuitgangspunten zijn met raad en externe partners overeengekomen met betrekking tot de realisatie van het gehele concept Activum en de samenwerkingsvormen bij de exploitatie na de realisatie? 4. Welke rol speelt de verordening paracommercie? 5. Voor welke vorm van inkoop en aanbesteding (wervingen selectieproces) is gekozen bij het Activum en met welke argumentatie? 6. Is een “overeenstemmingsanalyse” gemaakt van de gekozen beleidsuitgangspunten voor de ontwikkeling van het Activumconcept en het gekozen wervingen selectieproces voor de horeca-exploitatie? Wat waren hiervan de resultaten? 7. Welke vorm van verwachtingenmanagement is vooraf en tijdens het proces toegepast richting de maatschappelijke partners en met welk resultaat? 8. Zijn de reguliere procedures voor het wervingen selectietraject horeca-exploitatie Activum doorlopen? Zijn afwijkingen vooraf besproken en de redenen om afwijkend te handelen vastgelegd en gecommuniceerd met de raad en externe partners? 9. In hoeverre is de scoringsmethodiek inclusief de weging van te voren gecommuniceerd richting de inschrijvers op de aanbesteding? In hoeverre is het belang en de weging van de presentaties vooraf gecommuniceerd? 10.Is de uitkomst van de gunning eenduidig herleidbaar uit de gekozen procedures?



9 De conclusies op de deelvragen zijn:

1. Deelconclusie procedures (deelvragen 1, 2, 5, 8 en 10) • Er is in Hoogeveen geen algemeen beleid voor de werving en selectie van huurders. Het college gaat uit van een procedure die past bij een specifieke casus en in dit geval lijkt deze op een aanbesteding. Dat er sprake is van publiek-private samenwerking met maatschappelijke partners is daarbij bij de keuze van de procedure niet meegewogen. Voor de zoektocht naar de best passende horecaexploitant voor het sportcafé koos het college voor een openbare wervingen selectieprocedure, uitgevoerd onder begeleiding van een gespecialiseerd bureau (HTC). Volgens HTC zou de gekozen procedure de kans om de doelen van het sportcafé te bereiken zo groot mogelijk maken. Als argument wordt daarbij genoemd dat de marktwerking optimaal benut wordt. • HAC en Olhaco hadden een betere positie dan andere kandidaten in het wervingen selectietraject: Ze waren in de positie om tijdens de procedure de hoogte van de pachtsom naar beneden te laten bijstellen. Andere kandidaten hadden niet dezelfde korte lijnen naar het college. HAC en Olhaco werden door het college financieel ondersteund om hun bedrijfsplan op te stellen. Andere kandidaten ontvingen geen vergoeding voor professionele ondersteuning. HAC en Olhaco kregen na een matig beoordeelde eerste presentatie in feite een tweede kans om hun presentatie te verbeteren. Het is de vraag of de andere kandidaat dezelfde tweede kans gekregen zou hebben. • Een bijstelling van de pachtsom en de overwegingen daarbij zijn overigens op correcte wijze gecommuniceerd naar alle belanghebbenden. Ook is het tijdpad bijgesteld zodat gegadigden de nieuwe informatie konden verwerken. • De uiteindelijke uitkomst van de gunning is navolgbaar uit het beoordelingsdocument, de onderliggende stukken en de toelichting door betrokkenen. 2. Deelconclusie scoringsmethodiek (deelvraag 9) • De mate waarin de presentatie van de kandidaten zou meetellen in de beoordeling is pas achteraf bekend gemaakt. De procedure was op dit punt onzorgvuldig. Beide voorgeselecteerde kandidaten hadden echter dezelfde informatie om zich voor te bereiden op de presentatie en wisten dat de presentatie in ieder geval een rol speelde in de beoordeling. De onzorgvuldigheid heeft de uiteindelijke uitkomst van de procedure niet beïnvloed. 3. Deelconclusie beleidsuitgangspunten (deelvragen 3 en 8) • De beleidsuitgangspunten voor het sportcafé zijn afgeleid uit het door de raad vastgestelde Stedenbouwkundig Programma van Eisen voor het Bentinckspark uit 2009. Hieruit volgt dat Hoogeveen streeft naar een modern en bruisend sport- en recreatiepark dat intensief gebruikt wordt. Regionale uitstraling is een uitgangspunt, evenals efficiënt gebruik van de accommodaties door de doelgroepen sport, zorg en onderwijs. De precieze contouren voor de horecafunctie waren niet vastgelegd in een beleidsdocument. Het college heeft de beleidsruimte volledig naar zich



10

toegetrokken en is niet met een voorstel voor nadere kaderstelling naar de raad gegaan. • Het B&W-besluit om te kiezen voor een paracommerciële opzet en een openbare procedure voor de werving en selectie van een exploitant is niet formeel vastgelegd. De raad is daarover niet geïnformeerd en was daardoor niet in de positie om vragen te stellen over de procesgang. Het feit dat de gemeentelijke doelen en uitgangspunten voor het sportcafé niet waren vastgelegd, zorgde bij alle betrokkenen voor onduidelijkheid en creëerde de indruk dat deze nog te beïnvloeden waren. 4. Deelconclusie paracommercie (deelvraag 4) • In de gekozen procedure is uiteindelijk gekozen voor een paracommerciële exploitatie. Daardoor zijn de “bijzondere regels voor paracommerciële instellingen” van toepassing. Dat betekent dat er o.a. beperkingen zijn in de schenktijden. 5. Deelconclusie overeenstemmingsanalyse (deelvraag 6) • Het college heeft de verschillende wensen en eisen van partijen geïnventariseerd. Dit is vastgelegd in het HTC-rapport over de 'Meest geëigende beheervorm' voor het sportcafé. Mede op basis daarvan heeft het college eind februari 2013 een overeenstemmingsanalyse gemaakt: het college constateerde dat de wensen en eisen van de verenigingen en het college te ver uiteen lagen. Het college achtte het daarom niet meer realistisch om de verenigingen mee te krijgen in het gemeentelijke ambitieniveau en koos ervoor af te zien van onderhandse gunning aan HAC en Olhaco. De grote verschillen vormden de aanleiding voor het college om via een openbare wervingen selectieprocedure een programma van eisen vast te leggen en een geschikte horeca-exploitant te zoeken. 6. Deelconclusie verwachtingenmanagement (deelvraag 7) Het college had de verwachtingen op drie punten beter kunnen managen: • De term 'sportcafé' is een passende benaming voor wat het college voor ogen heeft. Ze had naar de verenigingen duidelijker kunnen aangeven dat er geen verenigingskantine, maar een sportcafé moest komen. De term 'sportcafé' is nooit overgenomen door HAC/Olhaco en komt niet voor in hun bedrijfsplan of presentatie. Dit verschil in verwachtingen werd voor een belangrijk deel veroorzaakt door de verschillende rollen die de verenigingen speelden. Enerzijds vormden de verenigingen een maatschappelijke organisatie, anderzijds werden de verengingen door het college behandeld als een commerciële partij. Dat heeft spanning opgeroepen. • Het college communiceerde in maart 2013 de 'denkrichting' van een commerciële (dus niet paracommerciële) exploitatie door een ondernemer (dus niet exploitatie door een stichting gevormd uit sportverenigingen). Deze denkrichting zette de verenigingen praktisch buitenspel en zorgde bij hen voor negatieve reacties. Het college veranderde toen de opzet weer terug richting een paracommerciële opzet waarmee de verenigingen weer een kans zouden maken. Op dit punt had het verwachtingenmanagement beter gekund en is een consistente



11 lijn en doel van belang.

• Het college heeft vanaf eind juni 2013 meermaals duidelijk gecommuniceerd dat er een openbare aanbesteding of wervingen selectieprocedure zou volgen. Toch waren de verenigingen in februari 2014 verrast toen ze zagen dat er meerdere gegadigden waren. De verenigingen hebben de melding van de openbare wervingen selectieprocedure niet goed geïnterpreteerd. Het college heeft hierbij niet getoetst of de verenigingen de juiste verwachtingen hadden.

4.2

Antwoord op de hoofdvraag

De hoofdvraag van ons onderzoek luidde: Heeft het college van B&W met het proces van gunning van de horeca-exploitatie van het Activum aan het verkozen ondernemersduo de juiste procedures gekozen en deze procedures volgens een bestendige gedragslijn doorlopen met inachtneming van wettelijke en -gemeentelijke beleidskaders? De conclusies op de hoofdvraag zijn: • Tot februari 2013 werkte het college vanuit de intentie om de exploitatie van het sportcafé van het Activum onderhands aan de verenigingen te gunnen, mits deze invulling zouden geven aan de gemeentelijke ambities. Toen dat traject echter mislukte veranderde het college de uitgangspunten. Het college dacht vervolgens, in februari 2013, niet meer aan een paracommerciële invulling door verenigingen, maar aan een commerciële invulling door een ondernemer. Dat werd gecommuniceerd richting de verenigingen en dat leidde tot negatieve reacties. Het college draaide daarop het standpunt in juni 2013 deels terug en koos toch weer voor een paracommercieel sportcafé. Ze wilde echter niet meer de exploitant via een onderhandse gunning kiezen, maar koos voor een openbare wervingen selectieprocedure. De keuze voor een openbare wervings- en selectieprocedure was passend bij de situatie, maar er was geen sprake van een bestendige gedragslijn. Tijdens het spel werden de spelregels veranderd. • Het college wilde een exploitant vinden die op passende wijze invulling zou geven aan de doelen van het sportcafé. Met deze exploitant wilde het college een privaatrechtelijke huurovereenkomst aangaan voor de huur van het sportcafé. Het college koos met de wervingen selectieprocedure voor een maatwerkprocedure. Er zijn verschillende verwachtingen ontstaan bij de uitvoering van de procedure, veroorzaakt door zowel de verantwoordelijk wethouder als door de verenigingen. De wethouder heeft tijdens de procedure meerdere keren contact gehad met de verenigingen, waardoor bij hen de indruk werd gewekt dat ze een bijzondere positie hadden. De wethouder had daarbij geen aandacht voor de noodzakelijke rolscheiding in de contacten met de verenigingen en heeft niet juist ingeschat dat dit handelen risico’s met zich mee kon brengen. Ook was er een tekortkoming door de onduidelijkheid over de rol van de presentatie door de kandidaten. De procedure verliep daarmee niet volgens plan. Het college heeft echter wel oog gehad voor



12

gelijke behandeling van de kandidaten. De uiteindelijke beoordeling van de kandidaten en de selectie van ondernemers duo Bijl is navolgbaar.

4.3

Vergelijking drie casussen

Bij de drie onderzochte casussen is de rol van de raad beperkt gebleven tot het vaststellen van de kaders op hoofdlijnen. Voor alle drie de casussen geldt daarnaast dat de besluitvorming door het college soms impliciet bleef en niet altijd terug te vinden is in formele collegebesluiten. 4.4

Integriteit

In het onderzoek zijn geen feiten naar voren gekomen die duiden op belangenverstrengeling of integriteitskwesties. Het college heeft echter weinig oog gehad voor het vermijden van de schijn van belangenverstrengeling. Op drie momenten is hier risico gelopen. In de eerste plaats door de subsidiering van de kosten die de vereniging moesten maken om aan de procedure mee te kunnen doen. Andere kandidaten hebben deze ondersteuning niet ontvangen. In de tweede plaats doordat tijdens het gunningsproces de portefeuillehouder de verenigingen heeft ontvangen en daarbij gesprekken voerde over het bijstellen van de pachtsommen. Organisaties die in de eerste ronde zijn uitgevallen of die, gelet op de inschrijfvoorwaarden op voorhand niet mee wilden of konden doen zouden zich daarmee achtergesteld kunnen voelen. Ten tweede hebben de verenigingen, na een negatieve beoordeling in de eerste ronde, een tweede kans gekregen om een betere presentatie voor te bereiden, terwijl dit in de procedure niet was voorzien. Als de vereniging door deze tweede kans alsnog de gunning had gekregen dan had de verliezer zich bekocht kunnen voelen. Naast deze integriteitsrisico’s is er ook sprake van een politiek-maatschappelijk risico doordat publieke belangen en private belangen met elkaar onlosmakelijk (en onvermijdelijk) verweven waren. De verenigingen waren immers als co-creator nodig om het sport- en accommodatiebeleid te realiseren, maar waren tegelijk potentieel commerciële partijen die commerciële en organisatorische risico’s zouden kunnen lopen. Door dit onvoldoende vooraf duidelijk te communiceren en met de raad te delen is er achteraf veel nazorg nodig geweest.



13

5. Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt op basis van de conclusies en de bevindingen van het onderzoeksrapport tot de volgende aanbevelingen: 5.1

Voor het college

Aanbeveling 1 Stel vóór de start van een aanbestedings- en/of wervings- en selectieprocedure (verder te noemen: procedure) de doelen, uitgangspunten, rollen, wegingsmethode en risico’s schriftelijk vast in een document. Verander deze niet tijdens de procedure. Start een nieuwe procedure als dat nodig is. Een dergelijke documentatie moet de benodigde duidelijkheid vooraf creëren en voorkomen dat tijdens de procedure onduidelijkheid ontstaat. Het biedt tevens de mogelijkheid om maatwerk te blijven bieden, voor elke (ongelijke) casus. Aanbeveling 2 Zorg dat een procedure expliciet voldoet aan de volgende criteria: • openbaarheid en transparantie; • gelijke behandeling; • objectiviteit; • voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. Aanbeveling 3 Vermijd de schijn van belangenverstrengeling door een eventueel risico hierop expliciet te benoemen, of aan te geven dat de indruk gewekt kan worden dat er een integriteitsrisico bestaat, en leg vervolgens uit dat dit risico wordt geneutraliseerd of niet zal plaatsvinden. Aanbeveling 4 Zorg voor een goede vastlegging en archivering van de relevante documenten en besluiten zodat aantoonbaar is dat een procedure zorgvuldig doorlopen is. Aanbeveling 5 Informeer alle belanghebbenden tijdig en volledig over de doelen, uitgangspunten, rollen, wegingsmethode en risico’s op een manier dat de verwachtingen niet afwijken van die van het college. Aanbeveling 6 Informeer de raad vóór de start en na afloop over procedures zodat de raad zijn controlerende en kaderstellende rol kan vervullen. Evalueer elke procedure aan de hand van de aanbevelingen 1 t/m 6.



14 5.2

Aanbevelingen voor de raad

Aanbeveling 7 Stel kaders vast waaraan aanbesteding- en/of wervings- en selectieprocedures moeten voldoen. Op die manier is voor het college duidelijk hoe die zich tijdens het proces moet opstellen naar betrokken partijen en geen misverstanden ontstaan of verkeerde verwachtingen worden gewekt, of beloftes gedaan die niet waargemaakt kunnen worden. Aanbeveling 8 Leg in een ‘handvest actieve informatieplicht’ vast wanneer en hoe het college de raad informeert over privaatrechtelijke besluiten. Leg daarin vast dat het college de raad actief informeert, wanneer de privaatrechtelijke besluiten voldoen aan een of meer van de onderstaande criteria: • betrokkenheid van een groot aantal partijen; • politiek gevoelig; • veel maatschappelijke aandacht; • gevoelig in de media. De actieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen opdat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol waar kan maken. Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester worden verplicht open te handelen. Dit betekent dat zij de afweging moeten maken wat voor de raad interessante en noodzakelijke informatie is.



15

6. Slot De rekenkamercommissie heeft zich in dit onderzoek geconcentreerd op de gunningprocedure en de rol van het college daarin. Ze heeft zich slechts zijdelings beziggehouden met de kaderstellende en controlerende taken van de raad. De rekenkamercommissie wil met dit onderzoek een bijdrage in stimulerende en prikkelende zin leveren aan de kwaliteit van het gemeentebestuur van Hoogeveen. De rekenkamercommissie dankt de betrokken onderzoeker, ambtenaren, wethouder en partners in het werkveld, in het bijzonder de gunningkandidaten, voor hun bijdrage aan het onderzoek.


EINDE BIJLAGE: Conclusies en aanbevelingen Activum definitief


BIJLAGE: Rapport van bevindingen Activum

Documentsoort: Rapport


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####031d9fa0-eb34-4651-8483-bf81f3c697a1#

Onderzoeksrapport

Gunning horeca Activum

Rekenkamercommissie Hoogeveen

Deel 2: Rapport van bevindingen

Augustus 2015 Onderzoeker:  Martijn Mussche

pagina 1

Inhoud 1.

2.

Inleiding ........................................................................................................................................ 3 1.1

Introductie ............................................................................................................................ 3

1.2

Onderzoeksopzet ................................................................................................................. 3

1.3

Probleemstelling, doelstelling, onderzoeksvragen en afbakening ...................................... 4

1.3

Beoordelingskader ............................................................................................................... 5

1.4

Leeswijzer ............................................................................................................................. 5

Bevindingen Activum.................................................................................................................... 6 2.1

Vaststellen uitgangspunten Activum: 2008 tot en met 2012 .............................................. 6

2.2

Discussie over het horecaconcept en de beheervorm: januari tot en met mei 2013 ....... 10

2.3

Kanteling in het proces: juni tot en met december 2013 .................................................. 12

2.4

De wervingen selectieprocedure: 2014 ........................................................................... 13

3. Bevindingen twee vergelijkende casussen ..................................................................................... 19

4.

3.1

Sporthal Valkenlaan ........................................................................................................... 19

3.2

MFC Nieuwlande ................................................................................................................ 19

Beschouwing .............................................................................................................................. 22 4.1

Horeca Activum .................................................................................................................. 22

4.2

Vergelijking drie casussen .................................................................................................. 23

Bijlage 1.

Geraadpleegde personen ............................................................................................... 24

Bijlage 2.

Geraadpleegde documenten Activum ........................................................................... 25

Bijlage 3.

Geraadpleegde documenten Sporthal Valkenlaan ........................................................ 44

Bijlage 4.

Geraadpleegde documenten MFC Nieuwlande ............................................................. 45

pagina 2

1.

Inleiding

1.1

Introductie

De rekenkamercommissie heeft besloten een onderzoek te doen naar de gunningsprocedure van de horeca-exploitatie van het Activum 1; het sportzalencomplex van het te ontwikkelen Bentinckspark in Hoogeveen. Het gaat in essentie om de vraag of dit gunningsproces rechtmatig is verlopen. Daarbij komt de vraag of het gunningsproces conform de verwachtingen van betrokkenen is verlopen. De rekenkamercommissie wil vanuit deze casus ook kijken naar eventuele patronen, of leerpunten, in de beleidsvorming van projecten waar de gemeente samen met maatschappelijke partners in participeert. 1.2

Onderzoeksopzet

De focus in dit onderzoek ligt op de horecagunning van Activum en de voorgeschiedenis daarvan. Om de casus rond Activum in perspectief te plaatsen heeft de rekenkamercommissie besloten deze te vergelijken met twee andere casussen. Dit met als doel om te kijken of er in Hoogeveen een bepaalde standaard handelswijze is bij gunningstrajecten waarbij maatschappelijke partijen betrokken zijn. De rekenkamercommissie dacht daarbij aan verenigingen, stichtingen, maar ook bijvoorbeeld aan scholen. De gemeente heeft een aantal samenwerkingstrajecten aangeleverd. De soortverwante trajecten zijn bestudeerd en op basis daarvan is besloten om de casus kantine Sporthal Valkenlaan en de casus Multifunctioneel Centrum Nieuwlande als veregelijkingsmateriaal te kiezen. Het is duidelijk dat de casus horecagunning Activum uniek is, maar door die casus naast de twee andere casussen te leggen, is een aantal bevindingen te doen. Een wijziging ten opzichte van de oorspronkelijk geformuleerde opzet betreft de eerdere focus op onderzoeksvragen rond inkoop en aanbesteding. Het traject betreft het zoeken en selecteren van een horeca-exploitant van het zogeheten sportcafé in het Activum. Voor de exploitatie van de horeca gaat de gemeente Hoogeveen een pachtconstructie aan. Dit houdt in dat een pachter de horeca volledig voor eigen rekening en risico exploiteert. Hoogeveen ontvangt een pachtsom voor het beschikbaar stellen van de ruimte. Juridisch spreken we hier van een huurovereenkomst volgens civiel recht. Het zoeken en selecteren van deze pachter is door de gemeente gekwalificeerd als een wervingsprocedure en geen aanbestedingsprocedure. De deelvragen zijn hierop aangepast.

1

Het Activum is de naam die in juni 2014 gekozen is voor het sportzalencomplex op de campus onderwijs & sport Bentinckspark. Tot juni 2014 was de benaming 'Activiteitencentrum'. In dit rapport gebruiken we de term Activum.

pagina 3

1.3

Probleemstelling, doelstelling, onderzoeksvragen en afbakening

Onderzoeksvraag: Heeft het college van B & W met het proces van gunning van de horeca-exploitatie van het Activum aan het verkozen ondernemersduo de juiste procedures gekozen en deze procedures volgens een bestendige gedragslijn doorlopen met inachtneming van wettelijke en -gemeentelijke beleidskaders? Algemene deelvragen: 1.

Welk beleid en welke (generieke) procedures zijn vastgelegd voor werving van huurders/pachters?

2.

Bevat het generieke wervingen inkoop- en aanbestedingsbeleid specifieke richtlijnen voor publiek-private samenwerking met maatschappelijke partners?

Specifieke deelvragen: 3.

Welke beleidsuitgangspunten zijn met raad en externe partners overeengekomen met betrekking tot de realisatie van het gehele concept Activum en de samenwerkingsvormen bij de exploitatie na de realisatie?

4.

Welke rol speelt de verordening paracommercie?

5.

Voor welke vorm van inkoop en aanbesteding (wervingen selectieproces) is gekozen bij het Activum en met welke argumentatie?

6.

Is een “overeenstemmingsanalyse” gemaakt van de gekozen beleidsuitgangspunten voor de ontwikkeling van het Activum-concept en het gekozen wervingen selectieproces voor de horeca-exploitatie? Wat waren hiervan de resultaten?

7.

Welke vorm van verwachtingenmanagement is vooraf en tijdens het proces toegepast richting de maatschappelijke partners en met welk resultaat?

8.

Zijn de reguliere procedures voor het wervingen selectietraject horeca-exploitatie Activum doorlopen? Zijn afwijkingen vooraf besproken en de redenen om afwijkend te handelen vastgelegd en gecommuniceerd met de raad en externe partners?

9.

In hoeverre is de scoringsmethodiek inclusief de weging van te voren gecommuniceerd richting de inschrijvers op de aanbesteding? In hoeverre is het belang en de weging van de presentaties vooraf gecommuniceerd

10. Is de uitkomst van de gunning eenduidig herleidbaar uit de gekozen procedures? Afbakening: In de beginfase van dit onderzoek is getoetst of er feiten zijn die duiden op belangenverstrengeling of een integriteitskwestie. Dergelijke feiten zijn niet aangetroffen waardoor de rekenkamercommissie besloten heeft het aspect integriteit buiten dit onderzoek te laten.

pagina 4

1.3

Beoordelingskader

Dit onderzoek is gericht op de rechtmatigheid van de aanbesteding, maar ook op de communicatie en de verwachtingen van betrokkenen. Als normenkader geldt: a) Het traject voldoet aan weten regelgeving; b) Het traject voldoet aan de Hoogeveense beleidsregels en procedures; c) Het traject is transparant, met duidelijke communicatie en er is aandacht voor het managen van verwachtingen. 1.4

Leeswijzer

Het gunningstraject laat zich het beste uitleggen in een chronologisch feitenrelaas. We geven de meest relevante bevindingen daarbij weer in kaders. Het begin ligt bij de bepaling van de ambities voor het Bentinckspark en het Activum, dit is beschreven in paragraaf 2.1. Vervolgens komt in paragraaf 2.2 de periode tot medio 2013 aan bod waarin HAC/Olhaco de beoogde horecaexploitant is en er discussie is over de beheervorm en het meest geëigende horecaconcept. Paragraaf 2.3 beschrijft de kanteling in juni 2013 waarbij het college van B&W kiest voor een paracommerciële opzet en een wervingen selectietraject. Paragraaf 2.4 belicht de uitvoering van de wervingen selectieprocedure in 2014. In hoofdstuk 3 Beschrijven we de twee vergelijkende casussen Sporthal Valkenlaan en MFC Nieuwlande. In hoofdstuk 4 geven we puntsgewijs een beknopte beschouwing op basis van de feiten uit hoofdstuken 2 en 3. Hoofdstuk 5 bevat ten slotte de conclusies.

pagina 5

2.

Bevindingen Activum

2.1

Vaststellen uitgangspunten Activum: 2008 tot en met 2012

Beleidsuitgangspunten horeca Activum Op 22 januari 2009 stelde de raad van Hoogeveen het Stedebouwkundig Programma van Eisen voor het Bentinckspark vast. Met dit plan koos de raad voor een kwaliteitsniveau op regionale schaal. De ambitie van de raad lag daarmee hoger dan het creëren van een lokale voorziening; het moest een topsportaccommodatie worden.

Figuur 1. Het Bentinckspark, met in het midden het Activum/Activiteitencentrum (bron: gemeente Hoogeveen).

Het Activum zou het hart van het sportcomplex gaan vormen. Het moest een multifunctionele opzet krijgen en verschillende typen gebruikers kunnen accommoderen: verenigingssporters, scholieren, toeschouwers, preventieve zorgcliënten et cetera. De contouren van de horecavoorziening in het Activum lagen nog niet vast, maar het was voor het college en de ambtelijke organisatie duidelijk dat deze in lijn moesten liggen met het vastgestelde ambitieniveau. De horeca zou een gastvrije uitstraling moeten krijgen zodat alle verschillende gebruikers zich welkom zouden voelen.

pagina 6

Bevinding Beleidsuitgangspunten (deelvraag 3): Het beleidsuitgangspunt voor het Bentinckspark was dat het een sportaccommodatie met regionale uitstraling moest worden, gericht op multifunctioneel gebruik (sport, onderwijs, gezondheid). Dit ambitieniveau is door de raad vastgesteld en door het college verder doorvertaald naar de opzet van het Activum. De raad heeft geen kaders vastgesteld voor de horeca(-exploitatie) van het Activum. Overleg met sportverenigingen De verantwoordelijk wethouder en de ambtelijke organisatie hadden in deze periode meermaals overleg met diverse sportverenigingen. Het ging over de opzet van de sportaccommodaties, maar ook over de horecavoorziening. In 2008 en 2009 gaf volleybalvereniging Olhaco in overleggen met de gemeente aan dat voor de vereniging een eigen kantine om twee redenen van belang was: 

de vereniging hechtte aan de eigen identiteit en wilde graag een kantine die de Olhacoidentiteit uitstraalt;



voor de vereniging waren de horeca-inkomsten van een eigen kantine van belang.

De gemeente Hoogeveen onderkende in deze gesprekken dat de vereniging iets vergelijkbaars terug moet krijgen en gaf aan dat bij het ontwikkelen van Bentinckspark duidelijke afspraken worden gemaakt. Het ideaalplaatje voor de gemeente was de gezamenlijke horeca-exploitatie door 33 verenigingen zoals bij de Universiteit Twente. De gemeente wilde de Hoogeveense verenigingen prikkelen om in het Activum een dergelijke samenwerking op te tuigen en vanuit een gezamenlijke entiteit de horeca-exploitatie te doen. Atletiekvereniging HAC '63 (HAC) en volleybalvereniging Olhaco waren met name in beeld omdat het plan was dat beide verenigingen zouden verplaatsen naar het Bentinckspark. HAC omdat zij daar een nieuwe atletiekbaan zouden krijgen en Olhaco omdat zij zouden verplaatsen van hun huidige hoofdlocatie Trasselt naar de topsporthal in het Activum.

Figuur 2. De beoogde locatie van het Activum, naast de nieuwe atletiekbaan van HAC '63 (foto: Unravelling).

Voorjaar 2012 werd duidelijk dat verdere gesprekken tussen de gemeente, HAC, Olhaco en andere verenigingen moeizaam gingen. College en ambtelijke organisatie hadden voor ogen dat er in het pagina 7

Activum een gezamenlijke horecavoorziening moest komen. De verenigingen gingen uit van hun toenmalige vertreksituatie waarbij zij (ieder) een eigen kantine hadden. Najaar 2012 volgden verdere overleggen tussen gemeente, verenigingen en scholen om te komen tot: a) een Programma van Eisen voor de bouw van het Activum; b) een uitwerking van het horecaconcept in het Activum. In deze periode gebruikte de gemeente voor het eerst de term 'sportcafé'. Met deze term benadrukte de gemeente dat zij niet dacht aan individuele sportkantines, maar aan een gemeenschappelijke horecavoorziening; een sportcafé. De gemeente schakelde adviesbureau HTC Advies (HTC) in met de volgende vraag: “Wat is het meest geëigende horecaconcept voor de horeca-exploitatie in het Activiteitencentrum, wat is de financiële haalbaarheid van dit horecaconcept en hoe ziet het Programma van Eisen eruit?” Met deze adviesvraag gericht op 'het meest geëigende horecaconcept' aan een gespecialiseerd bureau bevestigde de gemeente dat zij hogere ambities had dan voortzetting van de sportkantines van HAC en Olhaco op de nieuwe locatie. Eind 2012 waren HAC en Olhaco - als beoogde hoofdgebruikers van het sportcafé - de enige twee partijen die in beeld waren voor de horeca-exploitatie. Gemeente en HTC benaderden hen - naast de scholen - om input te leveren voor het horecaconcept. De twee verenigingen opereerden op dat moment nog ieder voor zich; er was nog geen duidelijke bundeling van krachten om de horecaexploitatie ter hand te nemen. Bevinding Beleidsuitgangspunten (deelvraag 3, vervolg): Eind 2012 was duidelijk dat de uitgangspunten van gemeente en HAC en Olhaco uit elkaar lagen. De verenigingen wensten ieder voor zich een eigen kantine en de gemeente wenste een multifunctioneel sportcafé, laagdrempelig en gericht op meerdere doelgroepen, voor eigen rekening en risico geëxploiteerd door meerdere verenigingen gezamenlijk.

pagina 8

Figuur 2. Tijdlijn Werving- en selectieproces

pagina 9

19-2-2013 Overleg gemeente-HAC/Olhaco: Afspraak dat gemeente beheervarianten uitwerkt

22-1-2013 Notitie ontwerp atl.baan: Uitgangspunt gemeente is eigen clubaccommodatie met eigen kantine

28-2-2013 Rapport HTC: Commerciële exploitant, verenigingen in beheercommissie 24-9-2013 Brief gemeente aan verenigingen: €2.500 voor externe ondersteuning plan

27-6-2013 Overleg gemeente-HAC/Olhaco: Gemeente kiest toch voor paracommercieel model horeca

4-9-2013 Overleg gemeente-HAC/Olhaco: Invulling eisen paracommerciële opzet in aanbesteding

2013

31-3-2013/2-4-2013 Reacties HAC en Olhaco: Rapport HTC en advies aan B&W niet in lijn met gesprekken

2-9-2013 Brief gemeente: - Paracommercieel model horeca - Verenigingen bijv. samen in een stichting - aanbesteding

8-3-2013 Memo gemeente over advies aan B&W: a. commerciële i.p.v. paracommerciële invulling horeca b. een ondernemer i.p.v. een stichting van sportverenigingen.

25-11-2014 2e Presentatie: - HAC/Olhaco - C. en R. Bijl 8-9-2014 1e Presentatie: - HAC/Olhaco - C. en R. Bijl

6-5-2014 2e Informatiebijeenkomst aanbesteding 13-3-2014 Gesprek HAC/Olhaco met de wethouder o.a. over pachtsom

3-2-2014 1e Informatiebijeenkomst aanbesteding

2014

3-12-2014 Gunningsbesluit : C. en R. Bijl

oktober 2014 Mailwisseling HAC/Olhaco en gemeente 12-9-2014 Gunningsadvies : C. en R. Bijl

juli 2014 Indiening businessplannen: 4 kandidaten

februari 2014 Mailwisseling en telefoongesprekken HAC/Olhaco en gemeente

4-2-2014 Programma van Eisen voor aanbesteding: Start aanbesteding

25-3-2014 B&W-Besluit: - lagere pachtsom - Verlenging termijnen

2.2

Discussie over het horecaconcept en de beheervorm: januari tot en met mei 2013

Begin 2013 legde de gemeente in de ambtelijke notitie Ontwerp atletiekbaan Bentinckspark vast dat als uitgangspunt voor de ontwerpopgave gold dat HAC in ieder geval dezelfde functionaliteit terug zou krijgen als ze in de oude accommodatie hadden. De gemeente benoemde daarbij de eigen clubaccommodatie met eigen kantine van HAC. Dit uitgangspunt was echter op twee wijzen uit te leggen: 

HAC behoudt de functionaliteit van een kantine;



HAC behoudt de functionaliteit van een eigen kantine.

De ontwerpnotitie had geen formele status c.q. werd niet door het college vastgesteld, maar diende als basis voor de investeringsraming en het uiteindelijk te nemen collegebesluit. Bevinding Beleidsuitgangspunten (deelvraag 3, vervolg): HAC beschouwt met de Notitie Ontwerp atletiekbaan Bentinckspark de eigen kantine, dus inclusief exploitatierecht, eveneens als een beleidsuitgangspunt; een voorwaarde voor HAC om over te gaan naar Bentinckspark (aangeduid als 'package deal'). In januari en februari vonden twee overleggen tussen HAC, Olhaco en de gemeente plaats. Onderwerp was het horecaconcept zoals dat door HTC ontwikkeld werd. In de ontwikkeling van dat horecaconcept werden vijf beheervormen verkend (zie opsomming verder in tekst). In de gesprekken werden bekende standpunten gewisseld. Het ging de gemeente om het realiseren van een professioneel opgezet sportcafé, passend bij de regionale uitstraling van het Activum. De twee verenigingen hielden vast aan hun eigen wensen en eisen, waaronder de wens van een eigen kantine. De verenigingen gingen ervan uit dat de gesprekken gericht waren op oplossingen waarin alle partijen zich kunnen vinden. Het ambtelijke projectteam wilde het ambitieniveau realiseren zoals dat voortvloeide uit de plannen voor Bentinckspark, passend binnen het kader zoals door de raad meegegeven. Het ambtelijk projectteam had daarbij voor ogen dat de twee verenigingen gezamenlijk de exploitatie van het sportcafé zouden oppakken. De verenigingen aarzelden: ze vonden het exploitatierisico van het sportcafé niet passen bij de schaal van hun verenigingen. Het risico was te groot. Ook kreeg de samenwerking tussen de twee verenigingen geen gestalte; er ontstond geen gezamenlijke organisatie (bijvoorbeeld een stichting). Het ambtelijk projectteam vond het niet haar verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de verenigingen gingen samenwerken. Het ambtelijk projectteam was teleurgesteld dat het de verenigingen niet lukte om samen te werken en mee te gaan in het ambitieniveau van de gemeente. Er was daarmee in de ogen van het ambtelijk projectteam in februari 2013 een patstelling ontstaan.

pagina 10

Bevinding Overeenstemmingsanalyse (deelvraag 6): HTC heeft door een gesprekkenronde goed inzicht gekregen in de verschillende wensen en eisen van partijen en heeft dit vastgelegd in hun rapport. 2 Het ambtelijk projectteam heeft mede op basis daarvan eind februari 2013 impliciet een overeenstemmingsanalyse gemaakt: Dit betrof een interne, niet gedocumenteerde afstemming binnen de gemeente. Het hield in dat het ambtelijk projectteam de procesgang tot dat moment overzag en constateerde dat de wensen en eisen van gemeente en verenigingen te ver uiteen lagen. De posities verhardden zich. Het ambtelijk projectteam achtte het niet meer mogelijk om de verenigingen mee te krijgen in het gemeentelijk ambitieniveau. Het HTC-rapport gaf goed inzicht in de verschillende uitgangspunten van de partijen. In het rapport zijn de doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden van de partijen gemeente Hoogeveen, HAC, Olhaco en de drie scholen Alfa College, Roelof van Echten College en RSG Wolfsbos opgenomen. De vijf door HTC verkende beheervormen waren: (I)

verhuur/verpachting aan de twee verenigingen, elk met hun eigen kantine;

(II) verhuur/verpachting aan een stichting bestaande uit HAC of Olhaco; (III) verhuur/verpachting aan een commerciële horecaondernemer; (IV) verhuur/verpachting aan een stichting bestaande uit HAC en Olhaco, die de horeca door verhuren aan een commerciële exploitant; (V) verhuur/verpachting aan een commerciële exploitant en daarnaast wordt een beheerscommissie opgericht bestaande uit HAC en Olhaco en eventuele andere partijen die gebruik maken van de hallen. De meest geëigende beheervorm volgens HTC was beheervorm (V), een optie die sterk afweek van de wensen en eisen van de verenigingen. De gemeente stuurde begin maart 2013 de eindversie van het HTC-rapport aan de sportverenigingen. In het begeleidende memo beschreef de projectleider het concept voorstel aan het college van B&W. Het ambtelijk advies was te kiezen voor: a. een commerciële in plaats van een paracommerciële invulling; b. een ondernemer in plaats van een stichting van sportverenigingen. Het ambtelijk advies aan het college hield in dat de gemeente rechtstreeks een pachtovereenkomst met een ondernemer aan zou gaan, niet met een stichting waarin HAC en Olhaco zitting hadden en niet in een constructie met een beheerscommissie. 3 Dit om de organisatie en de verantwoordingslijnen overzichtelijk en eenvoudig te houden.

2

Rapport "Meest geëigende concept horeca activiteitencentrum Bentinckspark, HTC, 28 februari 2013. Feitelijk komt de ambtelijke keuze hiermee meer overeen met Beheervorm (III) 'verhuur/verpachting aan een commerciële horecaondernemer', dan met Beheervorm (V) zoals voorgesteld door HTC.

3

pagina 11

Bevinding Verwachtingenmanagement (deelvraag 7): Het ambtelijke advies in maart 2013 aan het college was om te kiezen voor: a. een commerciële in plaats van een paracommerciële invulling; b. een ondernemer in plaats van een stichting van sportverenigingen. Dit stond haaks op de wensen en eisen van de verenigingen. Hiermee nam het ambtelijke projectteam stelling en zette het begin 2013 in op een sportcafé zonder betrokkenheid van HAC en Olhaco. Het ambtelijke advies leidde tot verbazing en verontwaardiging bij de verenigingen. Zij uitten dit in brieven aan het college. In deze brieven stelde HAC een aantal extra eisen 4 en dreigde Olhaco in sporthal Trasselt te blijven en niet te verhuizen naar het Activum.

2.3

Kanteling in het proces: juni tot en met december 2013

Het college wees het ambtelijk advies af en gaf de verenigingen nog een kans. Op 25 juni 2013 besloot het college tot een wervingen selectieprocedure en tevens tot een paracommercieel model. Dit collegebesluit is niet vastgelegd en niet als collegebesluit gecommuniceerd. Het college stelt dat er geen bestuursrechtelijk schriftelijk ‘besluit’ genomen is, maar een ‘beslissing’ als een logische vervolgstap van het bestuur binnen een eerder besluit over het stedenbouwkundig programma van eisen Bentinckspark van 2009 en het plan van aanpak fase 2 Activiteitencentrum van eind 2012. De beslissing is op 27 juni 2013 met HAC en Olhaco gedeeld in een overleg met de wethouder. Met de verenigingen is toen afgesproken zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over de procedure, zodat ze zich konden beraden. Bevinding Paracommercie en Werving- en selectieproces (deelvragen 4 en 5): Eind juni 2013 besloot het college te kiezen voor: a. een paracommerciële in plaats van een commerciële invulling; b. een wervingen selectieprocedure (ook voor een stichting bestaande uit sportverenigingen). Een aantal zaken is opvallend aan dit collegebesluit:  het week sterk af van het HTC-rapport en het ambtelijk advies en gaf de verenigingen daarmee een nieuwe kans;  het besluit was geen formeel schriftelijk collegebesluit, en daarmee ook niet als zodanig gedocumenteerd en gecommuniceerd. De raad was daarmee niet op de hoogte van deze wijziging. Het college vergrootte met de omslag richting paracommerciële opzet de kansen van de verenigingen. De paracommerciële opzet stond namelijk de inzet van vrijwilligers toe en beperkte de commerciële uitbating van het sportcafé. De paracommerciële opzet zou als voorwaarde in het huurcontract vastgelegd worden. Dit maakte het sportcafé minder aantrekkelijk voor commerciële 4

Bijvoorbeeld: een eigen bestuurskamer, een krachthonk voor leden, en structurele vergoeding voor inkomstenderving.

pagina 12

horecapartijen. De gemeente betrok najaar 2013 ook de andere verenigingen in het proces, maar deze leken niet geïnteresseerd in de horeca-exploitatie. HAC en Olhaco fungeerden voor de gemeente als contactpersoon voor andere geïnteresseerde verenigingen. Ze hadden daarmee een spilfunctie in het proces. Bevinding Verwachtingenmanagement (deelvraag 7, vervolg): HAC en Olhaco gingen er in najaar 2013 vanuit dat zij de enige relevante partij waren voor de wervingen selectieprocedure. Dat kan verklaard worden vanuit de gesprekken met de gemeentelijke organisatie, de geringe interesse bij andere verenigingen en de ommezwaai richting paracommerciële opzet. De gemeente bereidde eind 2013 de wervingen selectieprocedure verder voor en schakelde HTC in om de procedure te begeleiden. Ook werd het definitieve Programma van Eisen voor het Activum opgesteld. Bevinding Beleidsuitgangspunten (deelvraag 3, vervolg): Het Programma van Eisen voor het Activum spreekt in oktober 2013 van een multifunctioneel inzetbaar sportcafé, inclusief thuishonk voor HAC en Olhaco. Dit komt overeen met de wensen en eisen van de gemeente.

2.4

De wervingen selectieprocedure: 2014

Het college koos voor de wervingen selectieprocedure na advies van de inkoopadviseur en juridisch adviseur van de gemeente. In diverse stukken was sprake van een aanbestedingsprocedure maar het betrof hier geen inkoop van een dienst, maar selectie van een huurder. Bevinding aanbesteding(deelvragen 1 en 5): De termen aanbesteding en wervingen selectie zijn in de communicatie door elkaar gebruikt. Er is geen sprake van aanbesteding: de selectie van een huurder valt niet onder de Aanbestedingswet. 5 Dat neemt niet weg dat de gemeente zich moet houden aan de beginselen die horen bij het inkoopbeleid zoals transparantie, non-discriminatie en integriteit. De gemeente c.q. HTC hanteerde de term 'pachtconstructie' in het programma van eisen. In de praktijk kwam het neer op een huurovereenkomst waarbij de huurder/pachter 6 de horeca volledig

5

De Aanbestedingswet is niet van toepassing op verhuur van grond en gebouwen. Vergelijk ook de jurisprudentie over gemeentelijke selectieprocedures voor uitgifte van gronden in erfpacht. Ook deze vallen niet onder de Aanbestedingswet. 6 De gemeente en HTC Advies hanteren de term 'pacht' en 'pachter' waar de term 'huur' en 'huurder' wellicht passender waren geweest. Dit komt vaker vaker voor wanneer het gaat om de verhuur van horecazaken. Pacht betreft echter volgens artikel 7:311 BW de overeenkomst waarbij de ene partij, de verpachter, zich verbindt aan de andere partij, de pachter, een onroerende zaak of een gedeelte daarvan in gebruik te verstrekken ter uitoefening van de landbouw en de pachter zich verbindt tot een tegenprestatie. Een horecazaak wordt (uiteraard) niet gebruikt ‘ter uitoefening vanlandbouw', en de bewuste overeenkomst moet in dat geval dus worden aangemerkt als huur en niet als pacht. Voor dit rekenkameronderzoek is het (juridische) verschil niet relevant; inhoudelijk komt het in deze casus op hetzelfde neer.

pagina 13

voor eigen rekening en risico zou gaan exploiteren. De gemeente Hoogeveen zou dan een huursom ontvangen voor het beschikbaar stellen van de ruimte. De te sluiten overeenkomst zou gaan gelden voor de duur van twee jaar met een optie tot verlenging met vijf jaar. Bevinding wervingen selectietraject (deelvragen 1, 2 en 5): Er is in Hoogeveen geen standaard wervingen selectiebeleid voor de samenwerking met een maatschappelijke partner. De uitgangspunten verschillen van geval tot geval, waardoor het opstellen van algemeen beleid volgens de gemeente geen nut heeft. De gemeente koos daarom voor een maatwerkprocedure, waarbij de gemeente stelt aandacht te hebben voor:  openbaarheid en transparantie (bijv. bekendmaking doelen en procedure);  gelijke behandeling (bijv. alle meedingende partijen ontvangen dezelfde informatie);  objectieve beoordeling (bijv. door vooraf bepaalde criteria en samenstelling selectiecommissie). Begin februari 2014 vond een informatiebijeenkomst plaats. De gemeente had hiervoor de verenigingen en meerdere Hoogeveense commerciële en niet-commerciële horecapartijen uitgenodigd. 7 HTC verzorgde de toelichting op de procedure. Meerdere betrokkenen geven achteraf aan dat de sfeer die bijeenkomst niet goed was; een enkeling kenschetst de sfeer zelfs als 'vijandig'. De commerciële partijen uitten kritiek op de paracommerciële opzet en HAC en Olhaco waren onaangenaam verrast dat er commerciële gegadigden waren. Het werkte voor de verenigingen als een 'wake-up call'; ze realiseerden zich op dat moment dat ze het wervingen selectieproces ook konden verliezen. Bevinding Verwachtingenmanagement (deelvraag 7, vervolg): De uitnodiging en de daarop volgende informatiebijeenkomst in februari 2014 maakten HAC en ook Olhaco ervan bewust dat er een wervingsprocedure ging beginnen waarbij ook andere partijen de horeca-exploitatie gegund konden krijgen. Beide partijen waren verrast toen bleek dat er op de informatiebijeenkomst ook andere potentiële gegadigden waren, zowel commerciële als nietcommerciële partijen. Met de informatiebijeenkomst werden het inschrijfdocument en het programma van eisen voor het sportcafé bekend gemaakt. Het inschrijfdocument beschreef de procedure en de selectie- en gunningscriteria. De criteria voor de beoordeling van het inschrijfformulier waren: Pachter (weging 33%)

Concept (weging 50%)

Financiën (weging 17%)

 Zelfstandige horeca-exploitatie

 Inhoud

 Indicatieve pachtsom

 Affiniteit met sport

 Onderbouwing

 Indicatieve omzetverwachting

 Flexibel, gastvrij, sociaal vaardig

 Plan in relatie tot gebouw/gebied

 Relatie met Hoogeveen

 Plan in relatie tot sport  Plan in relatie tot verlevendigen  Plan in relatie tot leerwerkbedrijf

7

Ondernemersduo Bijl, dat uiteindelijk de pacht gegund krijgt, is er in deze fase nog niet bij. Zij raken op de hoogte van het wervingen selectietraject door een advertentie in de Hoogeveense Courant van 19 februari 2014. Ze reageren telefonisch op deze advertentie op 27 februari 2014 richting HTC en zijn vanaf dat moment kandidaat voor de horecagunning.

pagina 14

Het inschrijfdocument vermeldde over de presentatie: "Indien u hiervoor in aanmerking komt, wordt u op 9 juni uitgenodigd om uw bedrijfsplan in een presentatie toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden." Daarmee was duidelijk dat een presentatie onderdeel was van de gunningsprocedure. Bevinding Scoringsmethodiek (deelvraag 9): Het inschrijfdocument beschrijft de "criteria voor de beoordeling van het inschrijfformulier". In het inschrijfdocument en de toelichting op de procedure is niet aangegeven:  dat het bij de presentatie ook zou gaan om de persoon van de pachter;  wat de beoordelingscriteria voor de presentatie waren;  dat de presentatie voor 50% meewoog in de totale beoordeling. De procedure was op dit punt onvolledig. Met de informatiebijeenkomst van begin februari 2014 was de wervingen selectieprocedure formeel van start gegaan. HTC was als begeleidend bureau het contactpunt voor vragen en opmerkingen. In februari en maart 2014 ontstond er meermaals mail-, telefonisch en persoonlijk contact tussen de gemeente (wethouder, ambtelijk management) en HAC en Olhaco. Het startte met een uitnodiging van de wethouder aan HAC om begin maart te overleggen "over de horeca van het Activiteitencentrum". Dit was buiten de wervingen selectieprocedure om en wekte verbazing bij HAC omdat het inging tegen hetgeen HTC had gemeld over de procedure. Hierop gewezen trok de wethouder de uitnodiging in, maar nodigde na een mailwisseling met HAC de verenigingen alsnog uit. In de communicatie met de gemeente 8 stelden HAC en Olhaco de hoogte van de pachtsom, het leerwerkbedrijf, een paracommerciële invulling, het profiel van de pachter en de wervingsprocedure aan de orde. Ze spraken hun zorg uit over de mogelijke uitkomst van de procedure. De gemeente interpreteerde dit (ambtelijk en bestuurlijk) als een positief-kritisch signaal; een teken dat de verenigingen serieus aan de slag wilden met de procedure. In dezelfde mailwisseling is eind februari door HAC nog een poging gedaan de wervingen selectieprocedure op te schorten. Het idee was dat het met een goed plan van HAC/Olhaco mogelijk moest zijn de horeca-exploitatie onderhands gegund te krijgen. Dit is in het college besproken, maar het college is daar niet op ingegaan. Bevinding Afwijking van procedures (deelvraag 8): Met de communicatie buiten de wervingen selectieprocedure om, weken zowel de gemeente als ook HAC/Olhaco af van de procedure. Gemeente en HAC/Olhaco hebben gesproken over de hoogte van de pachtsom en deze is op verzoek van de verenigingen naar beneden bijgesteld. Dit is vervolgens aan alle inschrijvers doorgegeven en de inschrijftermijn is vanwege deze wijziging verlengd.

8 Zie het gespreksverslag van de bijeenkomst op 13 maart 2014 waarbij naast vertegenwoordigers van HAC en Olhaco, de wethouder, de ambtelijk projectleider en de ambtelijke manager aanwezig waren.

pagina 15

Partijen die zich voor 14 maart 2014 bij HTC hadden aangemeld, mochten meedingen naar de horeca-exploitatie. In totaal hebben zich 25 gegadigden gemeld. Begin mei 2014 vond een informatiebijeenkomst plaats waarin de gegadigden vragen konden stellen over de opzet van het sportcafé. Deze vragen werden met de nota van inlichtingen beantwoord. Dit vormde voor de gegadigden de laatste input voor het op te stellen bedrijfsplan. 9 In juli 2014 ontving HTC de bedrijfsplannen van vier kandidaten, waaronder Sportief Samen 10 c.q. HAC/Olhaco en ondernemersduo Bijl. HTC beoordeelde de plannen aan de hand van de vooraf bepaalde criteria. Twee bedrijfsplannen sprongen eruit en werden als "zeer goed" beoordeeld: 11 Pachter

Concept

Financiën

Cijfer plan

(weging 33%)

(weging 50%)

(weging 17%)

(gewogen gemiddelde)

HAC/Olhaco

7,5

8,7

9

8,3

Ondernemersduo Bijl

6,5

8,7

9

8,0

Bevinding Uitkomst procedure (deelvraag 10): De beoordeling van de bedrijfsplannen verloopt conform de procedure en is navolgbaar. Op basis van de bedrijfsplannen zijn HAC/Olhaco en het ondernemersduo goede kandidaten voor de exploitatie van het sportcafé. Deze beoordeling bracht HTC en de gemeente ertoe deze twee partijen uit te nodigen om zich te presenteren aan een selectiecommissie. De presentatie zou beoordeeld worden door deze selectiecommissie bestaande uit vier personen; de adviseur van HTC en drie betrokken gemeenteambtenaren. HAC/Olhaco en het ondernemersduo Bijl kregen het verzoek om met een presentatie van 20 minuten de commissie te enthousiasmeren voor het plan c.q. het bedrijfsconcept. HAC/Olhaco en het ondernemersduo kregen daarbij mee om specifiek aandacht te besteden aan de elementen uit de respectievelijke bedrijfsplannen waar de selectiecommissie nog vragen over had. Voor HAC/Olhaco betrof het onder meer de invulling door de professional en voor het ondernemersduo de ondernemersvaardigheden en de combinatie met een parttime baan. Op 8 september 2014 vond de eerste presentatieronde plaats. Het was duidelijk dat de presentatie een rol zou spelen in de beoordeling, maar niet dat deze voor 50% zou meewegen. Dit is niet gemeld door HTC of gemeente. Ook hebben de kandidaten er geen vragen over gesteld. Op dat moment was daarnaast nog niet bekend dat er nog een tweede presentatieronde zou komen. De presentaties in deze eerste presentatieronde werden als volgt beoordeeld:

9

Voor een goed begrip gebruiken we de term 'bedrijfsplan'. Dit had de vorm van een meer of minder uitgebreid ingevuld inschrijfformulier. Dit format was voorgeschreven in de procedure. 10 Vanaf juli 2014 presenteren HAC en Olhaco zich in het wervingen selectietraject als de stichting in oprichting 'Sportief Samen'. Met het oog op de leesbaarheid blijven we het samenwerkingsverband in dit rapport aanduiden als 'HAC/Olhaco'. 11 Om prudent om te gaan met de kandidaten die in dit stadium zijn afgevallen, geven we de scores van deze kandidaten hier niet weer.

pagina 16

Professionaliteit

Overtuigingskracht

Beantwoording

Klik Hoogeveen

vragen

Cijfer presentatie

HAC/Olhaco

6

5

6

5

5,5

Ondernemersduo Bijl

8

9

9

8

8,5

Over de gehele linie kwam het ondernemersduo Bijl beter uit de verf dan HAC/Olhaco. Zij zagen de presentatie als een sollicitatiegesprek en hebben zich uitgebreid voorbereid. Ze toonden een film en ze boden de selectiecommissie broodjes uit het beoogde assortiment van het sportcafé aan. Met de presentatie gaven ze een aanvulling op hun bedrijfsplan. De aanpak was volgens de selectiecommissie creatief en doelgericht. De ondernemers dachten naar het oordeel van de selectiecommissie belangenoverstijgend en sloten daarmee goed aan bij de visie en ambitie van de gemeente met het sportcafé. HAC en Olhaco benadrukten in hun presentatie ieder voor zich het belang van de eigen vereniging voor Hoogeveen. De focus lag op het eigen verenigingsleven en niet zozeer op de horeca-exploitatie voor een brede doelgroep. Dit sloot niet aan bij de ambitie van de gemeente. Bovendien wierpen de verenigingen bij hun presentatie bedenkingen en vragen op over Activum en het horecaconcept. Naar het oordeel van de selectiecommissie had de presentatie niet de positieve en ambitieuze toonzetting zoals die van het ondernemersduo Bijl. Ook kwam de beoogde professional minder goed uit de verf dan het ondernemersduo Bijl. De selectiecommissie was unaniem in het oordeel dat de presentatie van ondernemersduo Bijl beter was en dat zij een betere kandidaat zou zijn voor de exploitatie van het sportcafé. HTC bevestigde dit in een gunningsadvies aan de gemeente en de selectiecommissie rapporteerde de voorkeurskeuze aan het college. 12 Het college besloot dat een tweede presentatie wenselijk was om een definitieve keuze te maken. Het ambtelijk projectteam gaf HAC/Olhaco en ondernemersduo Bijl in een mail vooraf mee dat beide kandidaten zich nog eens konden presenteren aan wethouders Jan Steenbergen en Gert Vos. Het doel van de presentatie was dat de wethouders een goed beeld zouden krijgen van de plannen en hoe de kandidaten er in staan, net zoals de vorige presentatie voor de selectiecommissie. Aan HAC/Olhaco werd gevraagd rekening te houden met de volgende aandachtspunten: 1. Kwaliteitsverschil plan (goed) en vorige presentatie (onvoldoende) 2. Hoe denkt HAC/Olhaco om te gaan met de andere schaal van het sportcafé in vergelijking met de huidige kantines van HAC en Trasselt? 3. Hoe staat het met de eenheid binnen HAC/Olhaco? In de tweede presentatieronde presenteerde het ondernemersduo Bijl zich grofweg op dezelfde wijze als bij de eerste presentatie. Dit bevestigde de eerder geconstateerde positieve indruk. HAC/Olhaco kozen ervoor zich te presenteren zonder powerpointpresentatie. De twee betrokken bestuursleden van HAC en Olhaco voerden het woord. Met opzet koos HAC/Olhaco ervoor niet de beoogde beheerder van het sportcafé de presentatie te laten doen. Met deze insteek week HAC/Olhaco af van de verwachting die de wethouders en het ambtelijk projectteam van de 12

De betrokkenheid van HTC bij de selectieprocedure eindigde met het rapport van het gunningsadvies d.d. 12 september 2014. HTC was niet aanwezig bij de tweede presentatie.

pagina 17

presentatie hadden. De gemeente beoordeelde dat HAC/Olhaco zijn eigen koers voer. De tweede presentatie bevestigde voor het college het oordeel van de selectiecommissie. Bevinding Uitkomst procedure (deelvraag 10, vervolg): De eerste presentatieronde leidde tot een eenduidige en duidelijk herleidbare uitkomst. Naar unaniem oordeel van de selectiecommissie was ondernemersduo Bijl de betere kandidaat. Het was evident dat - gezien de rol, positie en het belang van de verenigingen - dit oordeel tot commotie zou leiden. Ook waren er voor de gemeente nog enkele vragen aan beide kandidaten. Het college besloot daarop dat zij zich zelf een oordeel wilde vormen en koos voor een tweede presentatieronde. Deze tweede presentatieronde versterkte het eerdere beeld en het college besloot daarop de horeca-exploitatie aan ondernemersduo Bijl te gunnen. Zoals eerder aangegeven waren de weging en beoordelingscriteria van de presentatie niet vooraf bekend gemaakt. Dat gold voor de eerste presentatie en ook voor de tweede presentatie. De tweede presentatie is niet aan de hand van criteria beoordeeld, maar diende om het eerdere oordeel te verifiëren. Ook dit was niet duidelijk. Tegelijk was het voor de kandidaten duidelijk dat beide presentaties belangrijk waren en dat de presentaties een rol speelden in de totale beoordeling. Geen van de kandidaten heeft voorafgaand aan de presentaties vragen gesteld over de wijze van beoordeling. Belangrijk voor de uiteindelijke gunning is dat beide kandidaten een gelijke uitgangspositie hadden en gelijk zijn behandeld. Na afloop van de procedure heeft één van de betrokken partijen bedenkingen geuit over de integriteit bij uitvoering van de procedure. Uit dit rekenkameronderzoek blijkt dat drie van de vier kandidaten beroepsmatig werkzaamheden verrichten voor de gemeente Hoogeveen: 

een van de twee ondernemers Bijl werkt als combinatiefunctionaris - in dienst van SportDrenthe - voor de gemeente Hoogeveen;



een bestuurslid 13 van Olhaco is werkzaam bij de gemeente Hoogeveen;



een van de eerder afgewezen kandidaten verricht op contractbasis werkzaamheden voor de gemeente Hoogeveen.

Het enkele feit dat er door één van de betrokkenen werkzaamheden zijn verricht voor de gemeente toont niet aan dat er sprake is van belangenverstrengeling. Er zijn ook geen andere feiten aangetroffen die duiden op integriteitskwesties bij de de procedure. Bevinding Integriteit: In dit onderzoek zijn geen feiten naar voren gekomen die duiden op belangenverstrengeling of integriteitskwesties. De gemeente heeft echter weinig oog gehad voor het vermijden van de schijn van belangenverstrengeling; het risico is niet expliciet benoemd. Het was in de gevolgde procedure alleen geborgd door transparantie en gelijke behandeling van de kandidaten.

13 Het betreffende lid van de vereniging was tussen 2000 en 2011 penningmeester en is de Algemene ledenvergadering van 27 november 2014 opnieuw benoemd als bestuurslid c.q. penningmeester van Olhaco.

pagina 18

3. Bevindingen twee vergelijkende casussen In de onderstaande paragrafen schetsen we de achtergrond van het huidige beheer van de kantine van de Sporthal Valkenlaan en van het beheer van MFC Nieuwlande. Deze casussen verschillen uiteraard op meerdere punten van het sportcafé van Activum, maar de overeenkomsten zitten in: 

beheer van een gebouw waarvan de gemeente eigenaar is, en zeggenschap heeft over de invulling van het beheer;



maatschappelijk doel van het gebouw;



betrokkenheid van meerdere maatschappelijke partners;



een keuzemoment voor de gemeente door een nieuw gebouw en/of een vrijkomende beheerderfunctie.

3.1

Sporthal Valkenlaan

Begin 2010 stopte de toenmalige kantine-exploitant van de Sporthal Valkenlaan. Handbalvereniging Kwiek hoorde dit en wilde graag een exploitant vanuit de eigen gelederen leveren. Met de heer R. Bodegraven - al jaren actief binnen de handbalvereniging - hadden zij een gemotiveerde kandidaat. De handbalvereniging heeft daarop contact gezocht met de gemeente en een aanbevelingsbrief voor de heer Bodegraven gestuurd. Daarop heeft de heer Bodegraven een open sollicitatiebrief gestuurd en heeft de gemeente de sollicitatieprocedure gestart. Er hebben twee gesprekken plaatsgehad waarna de gemeente het beheer en de exploitatie aan de heer Bodegraven heeft gegund. Er zijn twee overeenkomsten vastgelegd: 1. het recht om tegen een vergoeding aan de gemeente het beheer en de exploitatie van de sporthalkantine uit te voeren (betaling Bodegraven aan gemeente); 2. de schoonmaak van de gehele sporthal (betaling gemeente aan Bodegraven). Bevinding Sporthal Valkenlaan: Bij de Sporthal Valkenlaan koos de gemeente niet voor een openbare wervingen selectieprocedure. Er had zich vanuit de handbalvereniging een kandidaat gemeld en de gemeente is met deze kandidaat in gesprek gegaan. Dit paste bij de beperkte vergoedingen voor de te leveren diensten. Deze vergoedingen vielen ook in 2010 binnen de drempelbedragen van het inkoopbeleid: één leverancier volstond hier. Er zijn geen raads- of collegebesluiten aangetroffen over de kantineexploitatie van Sporthal Valkenlaan.

3.2

MFC Nieuwlande

De totstandkoming van het MFC Nieuwlande kent een lange voorgeschiedenis. 14 Na de gemeentelijke herindeling kwam de kern van Nieuwlande onder de gemeente Hoogeveen te vallen. Dit was voor Hoogeveen aanleiding om te starten met een DorpsOntwikkelingsPlan (DOP) 14

Bronnen navolgende alinea: Bestemmingsplan Nieuwlande d.d. 26 april 2012, toelichtend gesprek gemeente Hoogeveen.

pagina 19

Vanuit het breed gedragen en interactieve proces van het DOP Nieuwlande kwam de wens naar voren om het centrum van Nieuwlande meer gestalte te geven. Tegelijkertijd waren gemeente en dorp van mening dat de bestaande voorzieningen in het dorp (scholen, peuterspeelzaal, dorpshuis) aan vervanging toe waren. Er ontstond een proces om op de plek van het huidige dorpshuis en omgeving, een multifunctionele accommodatie te realiseren. Nadat begin 2009 bleek dat het voorlopig ontwerp voor het MFC Nieuwlande om allerlei redenen het beschikbare budget oversteeg, is een pas op de plaats gemaakt en is opnieuw onderzocht of, en zo ja, op welke wijze, een MFC in Nieuwlande mogelijk is en met welk budget. Hierbij keek de gemeente zowel naar bezuiningsmogelijkheden in het gebouw, als ook naar andere locaties. Uiteindelijk besloot de gemeenteraad om alsnog te kiezen voor de huidige locatie in het centrum van het dorp, omdat deze plaats de structuur van het dorp versterkt, voorzieningen bundelt en op deze wijze het dorpshart kan versterken. Dit sloot aan bij de grote betrokkenheid die het dorp heeft met deze locatie. Vanaf begin 2010 was de gemeente met de toekomstige gebruikers, dorpsoverleggroep en het dorp bezig om de vestiging op deze locatie mogelijk te maken. Gronden werden aangekocht, het bestemmingsplan werd voorbereid en het programma van eisen uit 2006 werd bijgesteld zodat het voldeed aan de nieuwe, door de raad meegegeven kaders. In eerste instantie was het de bedoeling dat de Stichting Woonconcept het MFC zou bouwen en ook het beheer en de exploitatie zou doen. 15 Het proces dat tot maart 2009 werd doorlopen, was gebaseerd op een intentieovereenkomst met Stichting Woonconcept. Deze overeenkomst, daterend uit 2006, behoefde actualisatie en verduidelijking. Najaar 2010 hebben gemeente en Woonconcept de meerwaarde van samenwerking geëvalueerd en getracht de openstaande punten in te vullen. Uiteindelijk constateerden ze dat de meerwaarde van een intensieve samenwerking, waarbij de corporatie eigenaar van het MFC wordt, zeer beperkt was. Daarop besloot de gemeente - in overleg met StichtingWoonconcept - zelf eigenaar en ontwikkelaar van het MFC te blijven. Dit betekende ook dat de gemeente eind 2010 de partij was om de keuze voor het beheer en de exploitatie van het gebouw te maken. De gemeente had eind 2010 de contouren voor de opzet bepaald in een Concept Leidraad voor de ontwikkeling van multifunctionele centra. Vanaf begin 2011 vonden maandelijks overleggen plaats over het ontwerp van het gebouw en over het beheer en de exploitatie. Deelnemers aan deze overleggen waren de gemeente en de beoogde gebruikers van het gebouw en Dorpsoverleggroep Nieuwlande. In het overleg van februari 2011 werd besproken dat er een nieuwe beheerstichting moest worden opgericht die het beheer en de exploitatie van het MFC op zich moest nemen. De gemeente nam - als eigenaar van het gebouw de regie daarbij. In deze stichting moesten alle gebruikers vertegenwoordigd zijn: christelijke basisschool De Hoeksteen, openbare basisschool De Driesprong, dorpshuis Het Dwarsgat, de peuterspeelzaal, de kinderopvang (vertegenwoordigd door de peuterspeelzaal) en de gemeente. De jeugdsoos maakt onderdeel uit van het dorpshuis. In juli 2011 ontstond de gedachte dat de gemeente het pand in bruikleen zou geven aan de beheerstichting en dat deze beheerstichting huurovereenkomsten zou afsluiten met de diverse gebruikers van het MFC. Als regisseur van het proces schakelde de de gemeente een externe deskundige in voor de oprichting van de 15

Bron navolgende alinea: Collegevoorstel december 2010: MFC Nieuwlande: vaststelling programma van eisen en vervolgtraject.

pagina 20

beheerstichting en de procesbegeleiding daarbij. De diverse groep gebruikers had verschillende wensen en eisen; dit moest in goede banen worden geleid. Er was in 2012 nog sprake van dat er een beheerder zou komen die, mogelijk in dienst van de beheerstichting, de beheerfunctie zou vervullen. Er had zich daarvoor een gegadigde gemeld, maar deze trok zich terug. Het bedrag binnen de begroting van de stichting in oprichting was ook niet voldoende voor een full time beheerder. In het najaar van 2012 is de Stichting MFC Nieuwlande opgericht. De bouw startte begin 2013 en op 8 februari 2014 werd het MFC in Nieuwlande, met de naam 'De Opsteker', geopend. Bevinding MFC Nieuwlande: Voor de invulling van het MFC Nieuwlande koos de gemeente niet voor een wervingen selectieprocedure. De gemeente nam de regie over het proces om de samenwerking tussen de (zeer diverse) gebruikers tot stand te brengen. De gemeenteraad is betrokken geweest bij de kaderstellende afspraken rond het MFC Nieuwlande, onder meer over het bouwbudget van ruim €5 mln.. De raad heeft in de periode 2010 tot de opening in 2014 geen besluiten genomen over MFC Nieuwlande. De besluitvorming rond ontwerp en de inrichting van het beheer van MFC Nieuwlande is door het college van B&W gedaan.

Figuur 3. MFC Nieuwlande, "De Opsteker" (bron: Krant van Hoogeveen, Gerrit Boer).

pagina 21

4.

Beschouwing

Het wervingen selectietraject voor de horecagunning was een ingewikkeld traject. Een traject waarin feiten, meningen, verwachtingen door elkaar liepen. Op basis van de hoofdlijn van de feitelijke bevindingen (hoofdstuk 2), de gevoerde gesprekken en de documentenanalyse (bijlage 2), komen we tot de volgende puntsgewijze beschouwing.

4.1

Horeca Activum a) De gemeente had met het sportcafé een ambitieniveau waaraan HAC en Olhaco niet konden of niet wilden voldoen. Een professioneel opgezet laagdrempelig sportcafé, voor eigen rekening en risico geëxploiteerd door een samenstel van verenigingen, gericht op meerdere doelgroepen, sloot niet aan op hetgeen de verenigingen wilden: namelijk een eigen verenigingskantine. b) De gemeente verwachtte dat de verenigingen zich als professionele organisaties zouden opstellen (afsprakenplanning, exploitatierisico, intentie tot samenwerking, opzet presentatie). Dit terwijl de verenigingen in essentie geen professionele organisaties zijn, maar organisaties bestaande uit vrijwilligers die in hun vrije tijd de belangen van de vereniging behartigen. c) In eerste instantie was sprake van een overlegtraject dat erop gericht was om HAC, Olhaco en eventueel andere verenigingen de horeca-exploitatie onderhands te gunnen. Het traject heeft zich in het voorjaar van 2013 verhard. Gemeente en verenigingen hielden vast aan eigen standpunten en er ontstond een onderhandelingssituatie met zetten, tegenzetten, eisen en dreigementen. d) Bij de ontstane onderhandelingssituatie schatten gemeente en verenigingen elkaars beoogde eindbeeld niet goed in. De gemeente wilde met het sportcafé het ambitieniveau realiseren zoals dat volgde uit het door de raad vastgestelde kader voor het Bentinckspark. De verenigingen wilden een uitkomst die zoveel mogelijk leek op de eigen vertreksituatie, namelijk een eigen verenigingskantine. De verenigingen gingen ervan uit dat de gemeente streefde naar een oplossing die voor alle betrokkenen acceptabel was. De gemeente wilde of kon geen concessies doen ten opzichte van het ambitieniveau c.q. het beleidskader. e) De communicatie verhardde zich. De sportverenigingen voelden zich onheus bejegend door de gemeente en dat had invloed op de toon. Gemeenteambtenaren voelden zich op persoonlijke wijze aangesproken, maar moesten vanuit hun professionele rol reageren. f)

Parallel aan het formele wervingen selectietraject liep het ontwerptraject voor het Activum, waarin de gemeente de verenigingen feedback vroeg op het ontwerp. Dit zorgde voor 'ruis'. Een opmerking van Olhaco over de oppervlakte van het sportcafé was reëel in het licht van de gevraagde feedback op het ontwerp van het Activum. Dezelfde opmerking was ongepast in het licht van de wervingen selectieprocedure. De omvang van het sportcafé stond immers al vast in het programma van eisen en het moment om er opmerkingen over te maken was met de nota van inlichtingen al gepasseerd. pagina 22

De overgang van een informeel overlegtraject naar een formele wervingen selectieprocedure was lastig. Er bleef - ook buiten de procedure - communicatie bestaan tussen verenigingen en gemeente. Dit kwam de zuiverheid van de procedure niet ten goede. h) Terugkijkend hadden HAC en Olhaco een betere positie dan andere kandidaten in het wervingen selectietraject:  Ze waren in de positie om tijdens de procedure de hoogte van de pachtsom naar beneden te laten bijstellen. Andere kandidaten hadden niet dezelfde korte lijnen naar de gemeente;  Ze werden door de gemeente financieel ondersteund om hun bedrijfsplan op te stellen. Andere kandidaten ontvingen geen vergoeding voor professionele ondersteuning;  Ze kregen na een matig beoordeelde eerste presentatie in feite een tweede kans om hun presentatie te verbeteren. Het is de vraag of de andere kandidaat dezelfde tweede kans gekregen zou hebben.

g)

4.2

Vergelijking drie casussen

Wanneer de casus Activum naast de casussen Sporthal Valkenlaan en MFC Nieuwlande wordt gelegd, dan komen we tot de volgende constateringen: a) De gemeente heeft zowel bij Sporthal Valkenlaan als bij MFC Nieuwlande de wensen van de gebruikers als vertrekpunt genomen bij het bepalen van de beheerfunctie. b) Bij Sporthal Valkenlaan heeft de gemeente gekozen voor een beheerder uit de gelederen van een belangrijke vereniging binnen de sporthal. Bij Activum heeft de gemeente niet gekozen voor een beheerder uit de gelederen van belangrijke verenigingen binnen de sporthal, maar is besloten tot een wervingen selectie procedure. c) Bij MFC Nieuwlande heeft de gemeente de regie genomen. Het is niet aan de groep gebruikers overgelaten om een samenwerking tot stand te brengen. De gemeente heeft niet gewacht tot er zich een beheerstichting zou vormen uit de gelederen van de bassisscholen, peuterspeelzaal, dorpshuisvereniging, maar heeft hierin als eigenaar van het gebouw het voortouw genomen. Dit in tegenstelling tot het Activum waar de gemeente de verwachting bleef hebben dat er zich een stichting van sportverenigingen zou vormen. Deze verwachting bleek onterecht. De gemeente heeft in het geval van Activum onvoldoende de signalen opgepikt waarmee de verenigingen aangaven dat zij vooral naar de gemeente keken om de samenwerking tot stand te brengen. d) Bij alle drie casussen is de rol van de raad beperkt gebleven tot het vaststellen van de kaders op hoofdlijnen. Voor alle drie de casussen geldt daarnaast dat de besluitvorming door het college soms impliciet bleef en niet altijd terug te vinden is in formele collegebesluiten.

pagina 23

Bijlage 1. Geraadpleegde personen Gemeente Hoogeveen (raadsleden):  Martin Benjamins (SP)  Kamiel Bertels (CDA)  Stan van Eck (PvdA)  Hennie Jager (VVD)  Bé Okken (GB)  Peter Scheffers (D66)  Wim Warrink (CU)

Gemeente Hoogeveen (portefeuillehouders):  Gert Vos, huidige wethouder  Klaas Smid, voormalig wethouder

Gemeente Hoogeveen (ambtelijk):  Kees Boer, projectleider Bentinckspark  Gea Lunsing, strategisch beleidscentrum  Bert Hansma, voormalig projectleider Activum  Rogier Molenaar, inkoopcoördinator samenwerkingsorganisatie  Henk de Vries, algemeen directeur/gemeentesecretaris Verenigingen:  Judith Baas - HAC (secretaris)  Jan ten Cate - HAC (oud bestuurslid, lid projectgroep sportpark Bentinckspark)  Johan Hulzebos - HAC (oud voorzitter, nu binnen HAC projectleider sportpark Bentinckspark)  Alida Jansma - HAC (bestuurslid)  Gerrit Schraa - Olhaco (secretaris) Betrokken adviseurs:  Natascha Boerkamp, HTC-Advies, begeleidend adviseur van de gemeente voor de werving van de

horeca-exploitant en het ontwerp van het horecadeel van het Activiteitencentrum  Thierry Neuféglise, Koninklijk Horeca Nederland, begeleidend adviseur van HAC/Olhaco bij het

opstellen van het bedrijfsplan Overige partijen in de wervingsprocedure:  René Bodegraven  Rianne Bijl  Corine Bijl

pagina 24

Bijlage 2. Geraadpleegde documenten Activum Onderstaand zijn de belangrijkste geraadpleegde documenten weergegeven. Datum

Document (en relevante delen uit de inhoud)

Bevinding/duiding door onderzoeker

20 november 2008

Gespreksverslag overleg gemeente Hoogeveen (ambtelijk) en Olhaco (verslag

Dit is in het dossier de eerste

opgesteld door gemeente Hoogeveen)

aanduiding (van meerdere) dat

Doel van het gesprek: Vragen die bij Olhaco leven inzake het Bentinckspark

Olhaco belang hecht aan een eigen

beantwoorden en bekijken wat nodig is voor het vestigen van Olhaco op het

kantine vanwege:

Bentinckspark:

de eigen identiteit; de benodigde inkomsten uit de kantine. Olhaco heeft dit belang zes jaar voor

"Olhaco geeft aan wel een eigen kantine te willen. [Gemeenteambtenaar Hoogeveen] zegt dat we nog niet weten hoe dat geregeld kan worden, maar dat er zeer zwaar rekening mee wordt gehouden dat Olhaco via de kantine eigen identiteit uitstraalt en tevens de inkomsten uit de kantine nodig heeft. Minimaal, zo stelt [gemeenteambtenaar Hoogeveen] moet de vereniging iets vergelijkbaars terugkrijgen....[gemeenteambtenaar Hoogeveen] benadrukt nog

 

de uiteindelijke gunning aangegeven en het tevens gerelateerd aan de verhuizing naar Bentinckspark.

dat het bereiken van overeenstemming over een programma van eisen nog niet inhoudt dat Olhaco zich verplicht naar het Bentinckspark te verhuizen." 25 november 2008

Voorstel voor burgemeester en wethouders: Stedenbouwkundig programma

In de eerste fasen van de

van eisen Bentinckpark (SPvE)

besluitvorming over het Bentinckpark

Voorgesteld besluit:

gaat de besluitvorming over de grote

Het SPvE Bentinckspark vast te stellen en daarmee in te stemmen met:

lijnen rond de realisatie van dit grote

1. het eindbeeld voor het Bentinckspark als kader voor de nadere uitwerking

project. De detailinvulling van de

en de uitvoering voor de komende 10 jaar, met kennisneming van de

horeca komt in deze stukken nog niet

bezwaren van HHC en de alternatieve locatie die HHC voorstelt.

aan bod.

2. de inspanningsverplichting om op korte termijn een oplossing te zoeken voor het capaciteitsprobleem voor HHC. 3. de fasering van de uitvoering, met duidelijke momenten voor inhoudelijke en financiële bijsturing door college en raad; 4. het beschikbaar stellen van € 5 mln voor de periode 2009 tot en met 2012 voor de uitvoering van de 2e fase: het realiseren van het voetbalcomplex. 5. het kennisnemen van de exploitatie behorend bij het SPvE. 6. daar waar mogelijk versnelling in uitvoeringsfasering te genereren door met het SPvE optimaal geldstromen van derden te benutten, zodat de sportverenigingen zo snel mogelijk (eerder dan nu in de fasering is voorzien) op de nieuwe locaties komen te liggen. 22 januari 2009

Raadsvoorstel

De horeca komt hierin niet aan bod.

De raad besluit het SPvE Bentinckspark vast te stellen (zie voorstel voor B&W). 27 maart 2009

Gespreksverslag overleg gemeente Hoogeveen (ambtelijk en wethouder) en

De gemeente bevestigt dat zij het

Olhaco

belang van de kantine-inkomsten

"Gemeente geeft aan dat het wenselijk is dat gezien de ambitie van Olhaco dat

voor Olhaco inziet en geeft aan daar

de nog te bouwen topsporthal in het Bentinckspark de thuishal wordt van

afspraken over te willen maken.

Olhaco...Olhaco geeft aan dat de kantine-inkomsten van zeer groot belang zijn als inkomstenbron voor de vereniging zowel nu als in de toekomst van het Bentinckspark. De gemeente erkent dit belang en geeft aan dat hierover bij het ontwikkelen van de topsporthal in het Bentinckspark duidelijke afspraken met Olhaco moeten worden gemaakt. 10 april 2012

Website Hoogeveen: Gemeente overlegt met scholen en clubs over nieuw

De gemeente geeft in 2012 aan dat

sportcentrum

het delen van de horeca lastig is.

" De toekomstige gebruikers gaan samen een programma van eisen opstellen voor het activiteitencentrum. Uit het overleg kwam de conclusie dat de hallen de Hoogeveense sportverenigingen ruimte geven om te groeien. Een voorbeeld is Olhaco. De volleyballers willen graag een sporthal die hoog genoeg is voor de hoogste divisie. Er is ook ruimte voor andere clubs die aan

pagina 25

Datum



topamateursport doen. Dit biedt de kans voor grote (sport)evenementen. Die zijn niet alleen aantrekkelijk voor inwoners, maar vormen ook een bron van inkomsten. Andere kansen die de aanwezigen zien: een combinatie van leren en werken en de gezamenlijke inkoop. Een lastiger punt is het delen van de horeca." 9 oktober 2012

Verslag Activiteitencentrum (verslag opgesteld door gemeente Hoogeveen) "[Projectleider gemeente] vertelt over begroting gemeente en bezuinigingen op Bentinckspark: hockey en korfbal niet verplaatsen, atletiekbaan gaat wel door, net als Activiteitencentrum. Verder in dit verslag diverse afspraken over het concept Programma van Eisen voor het Activiteitencentrum.

5 november 2012

Brainstorm buitenruimte activiteitencentrum (verslag opgesteld door

Uit de brainstorm lijken verschillende

gemeente Hoogeveen)

ideeën te spreken: enerzijds kantine

Genoemd is onder meer:

specifiek voor atletiek, anderzijds

"plek voor kantine atletiekvereniging met directe verbinding met de baan,

sportcafé voor meerdere

sportcafé met terras, aandelencafé (waar clubs aandelen in hebben)

verenigingen. De resultaten van deze brainstorm worden verwerkt in het programma van eisen. Detail: Dit lijkt de eerste keer te zijn dat de term 'sportcafé'valt.

7 november 2012

Programma van Eisen Activiteitencentrum Bentinckspark Hoogeveen

Uit deze aanzet voor het programma

(concept met opmerkingen, definitieve versie niet in dossier)

van eisen blijkt dat zowel HAC als Olhaco een belangrijke voorkeur

Kantine:

hebben voor een eigen kantine.

HAC gaat uit van eigen kantine met dezelfde oppervlakte als ze op dat moment hebben. Olhaco: "eigen kantine is een belangrijke voorkeur, aangezien wij voor de financiering van de vereniging afhankelijk zijn van de kantine-inkomsten. Natuurlijk zijn wij ook bewust van een intensiever gebruik dan nu het geval is in Trasselt. Hierover dient verder contact met zowel gemeente als andere verenigingen te komen...afmetingen minstens die van Trasselt, bij voorkeur groter" Vergaderruimte/wedstrijdsecretariaat: HAC wenst 25 m2, eventueel samen met wedstrijdsecretariaat. Olhaco wenst de vergaderruimte gekoppeld aan de kantine met ruimte voor ten minste 10 personen. 13 november 2012

Agenda (tevens afsprakenlijst) projectgroep Activiteitencentrum (o.a.

Er zijn twee constateringen te maken:

HAC/Olhaco, andere verenigingen, scholen en gemeente aanwezig, verslag

Eind 2012 is de gemeente c.q. HTC in gesprek met HAC en Olhaco en de scholen over de opzet van het horecaconcept. HAC/Olhaco lijken de enige twee partijen in beeld voor de horecaexploitatie.  Tegelijk is ook duidelijk dat de gemeente meer wil dan een sportkantine (zoals HAC en Olhaco die op dat moment hebben). De gemeente steekt tijd en geld in het verkennen van andere horecaconcepten. Het ambitieniveau van de gemeente voor het horecaconcept ligt hoger en er zijn excursies en nader onderzoek nodig om de mogelijkheden in beeld te krijgen. Net als in het gesprek precies vier jaar

opgesteld door gemeente) Bespreking reacties op de eerste versie van het Programma van Eisen en afstemming over een excursie naar andere grote sportaccommodaties om daar het horecaconcept te bekijken. "Horecaconcept HTC Advies doet voorstel voor optimaal horecaconcept. HTC praat eerst 1 op 1 met relevante partijen om aandachtspunten op te halen: vo-scholen en Alfa College (i.v.m. leerwerkmodule horeca) en HAC en Olhaco. Daarna volgt een terugkoppeling, waar nodig gezamenlijk naar deze partijen.

20 november 2012

Volleybalvereniging Olhaco, Input Programma van Eisen (gespreksverslag



pagina 26

Datum



opgesteld door HTC)

daarvoor (20-11-2008) geeft Olhaco

"Als de horeca commercieel gepacht wordt en niet door Olhaco geëxploiteerd

het belang van de eigen horeca-

zal worden, zal de contributie met circa € 100,- moeten stijgen. Het in eigen

inkomsten aan en de wens om een

beheer pachten en het werken met vrijwilligers zorgt dat de prijs voor drank

eigen honk te hebben. De vereniging

en eten onder de commerciële prijs blijft, dit geniet de voorkeur....De huidige

is duidelijk en consistent in de eigen

kantine is te klein om alle toeschouwers en sporters te kunnen bedienen ...De

wensen en eisen.

vereniging streeft naar een kostendekkende situatie. In de huidige situatie is dit mede mogelijk door inkomsten die verkregen worden uit de horeca. Het is daarom van levensbelang voor de vereniging om in de nieuwe situatie ook inkomsten te verkrijgen uit de horeca. Er dient een eigen honk gevoel gecreëerd te kunnen worden, waarbij de eigen identiteit van de vereniging duidelijk zichtbaar is" 22 januari 2013

Notitie Ontwerp atletiekbaan Bentinckspark

Dit is een cruciaal document. Hieruit

"Als uitgangspunt voor de ontwerpopgave geldt dat de sportverenigingen in

trekt HAC de conclusie dat zij de

ieder geval dezelfde functionaliteit terug krijgen van de oude accommodatie.

eigen kantine + exploitatierecht

De atletiekvereniging beschikt over een 6 laans atletiekbaan, een eigen

daarvan zullen behouden.

clubaccommodatie met eigen kantine. De kleedkamers zijn van de gemeente. Functionaliteit + omvang huidige accommodatie (gebouw): De oppervlakte is bruto 197 m2 ..." De onderstaande tekening van de accommodatie is opgenomen:

22 januari 2013

Agenda/afsprakenlijst Activiteitencentrum

Dit is een afsprakenlijst van een

Aan deze bijeenkomst nemen deel: gemeente Hoogeveen, HAC, Olhaco en

overleg in januari 2013. Op dat

HTC

moment is nog sprake van het

" deze bijeenkomst heeft als doel de mogelijkheden te verkennen voor een

gezamenlijk door gemeente en

horecaconcept, op basis van de eerste bevindingen van HTC. Er zijn

Olhaco en HAC verkennen en

inventariserende gesprekken geweest met verenigingen, onderwijs en

uitwerken van het horecaconcept

gemeente. Ook heeft HTC een marktverkenning gedaan en de contouren van

voor Activum.

een advies." Voor het vervolg zijn er de volgende punten en afspraken (alleen voor onderzoek relevante punten): " Uitwerking beheerderstaak in pakket voor ondernemer Kostendekkende pacht gemeente Risico waar beleggen? Positie verenigingen in beheervorm: welke risico’s juridisch en qua beeldvorming? Hoe op te vangen?  Vergelijking pachtvormen met optie eigendom verenigingen  HAC: wat is omzet collega-atletiekverenigingen? " Overleg tussen gemeente en HAC en Olhaco In dit overleg is een conceptversie van het HTC-rapport van 28 februari besproken (blijkt uit brief d.d. 2 september 2013). [Het dossier bevat geen notulen of afsprakenlijst van dit overleg]    

19 februari 2013

Uit de brief van de gemeente d.d. 8 maart 2013 blijkt dat op 19 februari met de verenigingen is afgesproken dat de gemeente een doorrekening per beheervormvariant doorstuurt. Ook is afgesproken dat de

pagina 27

Datum


Bevinding/duiding door onderzoeker verenigingen hun voorstel voor de beheervorm daarna kenbaar maken.

28 februari 2013

8 maart 2013

Rapport HTC-Advies: Het meest geëigende concept horeca activiteitencentrum Bentinckspark te Hoogeveen Het rapport is een businessplan voor de horeca van Activum. De meest geëigende beheervorm volgens HTC is uitbesteding aan een commerciële exploitant en inspraak en verdienmogelijkheid voor de verenigingen door zitting hebben in de beheercommissie. De twee verenigingen HAC en Olhaco zouden gezamenlijk tussen € 11 duizend en € 32 duizend per jaar aan inkomsten kunnen krijgen.

De uitgangspunten van de partijen

In het rapport zijn de doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden van de partijen gemeente Hoogeveen, HAC, Olhaco en de drie scholen Alfa College, Roelof van Echten College en RSG Wolfsbos opgenomen. Voor dit rekenkamer onderzoek zijn relevant (samengevat):

duurzame en maatschappelijk

Gemeente:  Het sportcentrum moet een professionele uitstraling hebben. De horeca is daarbij van grote toegevoegde waarde;  Er moet een marktconforme, minimaal kostendekkende huur of pacht worden ontvangen voor de horeca.  Er dient gezocht te worden naar een oplossing voor het behouden van voldoende eigen inkomsten voor HAC’63 en Olhaco (die hun kantines opgeven en verder gaan in centrum). Er kan een vaste (tijdelijke vergoeding) van de gemeente worden verstrekt vanwege wegvallen van de horeca-inkomsten. Ook kan gedacht worden aan uit inkomsten uit de horeca, eigen mogelijkheden via reclame en extra horeca-inkomsten uit evenementen. Dit laatste is afhankelijk van het beheermodel.  De gemeente wenst een ondernemer die de exploitatie van het Activiteitencentrum op een maatschappelijk verantwoorde manier inricht.  Er is nog geen definitieve beheervorm, maar de gemeente houdt het pand in principe in eigen beheer. De horeca zal commercieel verhuurd worden.

kostendekkende pacht betaalt.

HAC en Olhaco (gecombineerd, alleen de meest relevante punten):  Als de horeca commercieel verpacht wordt en niet door Olhaco geëxploiteerd zal worden, zal de contributie met circa €100,-- moeten stijgen. HAC: De sport dient betaalbaar te blijven. Hogere kosten zijn niet acceptabel. ;  Het in eigen beheer pachten en het werken met vrijwilligers zorgt dat de prijs voor drank en eten onder de commerciële prijs blijft, dit geniet de voorkeur van Olhaco. Een te hoge commerciële prijsstelling in de horeca zal niet door de leden van HAC’ 63 geaccepteerd worden  Olhaco: De huidige kantine is te klein om alle toeschouwers en sporters te kunnen bedienen  De vereniging streeft naar een kostendekkende situatie. In de huidige situatie is dit mede mogelijk door inkomsten die verkregen worden uit de horeca. Het is daarom van levensbelang voor de vereniging om in de nieuwe situatie ook inkomsten te verkrijgen uit de horeca;  HAC’ 63 wenst een eigen kantine. De gemeente heeft beloofd minimaal de faciliteiten te bieden die HAC’ 63 in de huidige situatie ook heeft . Voor Olhaco dient een “eigen honk” gevoel gecreëerd te kunnen worden,met de eigen identiteit van de vereniging duidelijk zichtbaar.  HAC en Olhaco wensen een EHBO/sportmassagekamer en een bestuurskamer. Memo van de projectleider van de gemeente aan HAC en Olhaco:

lijken vooraf goed verkend te zijn; ze zijn opgenomen in het rapport. De uitgangspunten van gemeente en verenigingen verschillen aanzienlijk. De gemeente wil een professionele verantwoorde horeca, gerund door een ondernemer die de gemeente daarvoor een minimaal

HAC en Olhaco willen een eigen kantine (HAC) of ten minste een herkenbare eigen aankleding in de kantine (Olhaco). Beide verenigingen hebben duidelijk bedenkingen bij een commerciële exploitant. Ze willen de horeca zelf exploiteren. Toch is volgens HTC een commerciële exploitant, met de verenigingen op afstand in een beheercommissie, de meest geëigende beheervorm. Het businessmodel komt voor alle partijen tegemoet aan een deel van hun wensen. Het rapport leunt echter op het de gedachte dat de verenigingen overtuigd kunnen worden van de waarde van dit businessmodel. Het businessmodel levert de verenigingen immers ook inkomsten op.

Op 19 februari is het HTC-rapport met

Horecaconcept Activiteitencentrum

de verenigingen besproken. Toen is

De gemeente stuurt de eindversie van het HTC-rapport van 28 februari aan de

afgesproken dat de gemeente een

sportverenigingen. In het begeleidende memo beschrijft de projectleider het

meer gedetailleerde doorrekening

concept voorstel aan B&W. De gemeente kiest voor:

per beheervormvariant doorstuurt.

a. een commerciële in plaats van een paracommerciële invulling;

De gemeente is deze afspraak niet

b. een ondernemer in plaats van een stichting van sportverenigingen.

nagekomen, omdat de gemeente ambtelijk eerst een uitspraak van het

" Een commerciële invulling kan zowel door een ondernemer gebeuren of

college heeft gevraagd. Dat is de basis

door een stichting van sportverenigingen ...Bij een ondernemer kan er

voor dit memo.

gekozen worden voor een beheerscommissie met daarin de verenigingen, gemeente en de ondernemer (variant V in rapport HTC). Voorstel aan B&W is

Dit concept voorstel aan B&W wijkt

pagina 28

Datum



om als gemeente rechtstreeks een pachtovereenkomst met een ondernemer

sterk af van de uitgangspunten en

aan te gaan, niet met een stichting en niet in een constructie met een

voorkeuren van de verenigingen. Het

beheerscommissie. Zo is de organisatie overzichtelijk en eenvoudig, kan

wijkt ook af van het advies van HTC

iedereen zich met zijn kerntaak bezighouden en zijn de verantwoordingslijnen

van een commerciële exploitant +

helder."

beheercommissie met daarin de verenigingen. De gemeente kiest voor

Over de compensatie van de verenigingen stelt de gemeente:

een commercieel model (niet

"Ook de gemeente vindt het belangrijk de verenigingen te compenseren voor

paracommercieel) met een

de wegvallende actuele horeca-inkomsten uit de huidige kantines. De

pachtovereenkomst met een

gemeente werkt daarom een nader voorstel uit over tijdelijke of structurele

ondernemer (niet met een stichting

compensatie en over volledige of gedeeltelijke compensatie. De gemeente

gevormd door verenigingen). De

geeft de verenigingen de gelegenheid hierop te reageren voorafgaand aan

verenigingen worden dan op nog

besluitvorming"

nader te bepalen wijze geheel of gedeeltelijk gecompenseerd voor de

De gemeente vraagt aan de verenigingen om voor 1 april 2013 te reageren en

wegvallende horeca-inkomsten.

hun mening te geven over het voorstel en de geschetste beheervormvarianten.

De gemeente vraagt vervolgens HAC en Olhaco te reageren op dit voorstel waarmee deze verenigingen geen directe rol meer zullen spelen in de horeca-exploitatie. Dit concept voorstel aan B&W past niet bij de gedachte dat gemeente en sportverenigingen gezamenlijk tot de meest wenselijke invulling willen komen. De gemeente negeert de wensen van de sportverenigingen. Het lijkt de eerste stap in een onderhandelingstraject tussen tegenspelers.

31 maart 2013

Reactie van HAC aan college van B&W op het gemeentelijk memo van 8

Deze brief bestaat voor het grootste

maart 2013

deel uit een genuanceerde en op

"Enigszins verbaasd hebben wij kennis genomen van de stukken die op 8

feiten gebaseerde reactie op het

maart jl. ons zijn toegezonden. Zowel het definitieve adviesrapport van HTC als

memo van de gemeente. HAC toont

het advies richting B&W is naar onze mening niet in lijn met de gesprekken die

zich kritisch over de voorgenomen

we tot op heden met HTC en de gemeente hebben gevoerd. Deze gesprekken

keuze door de gemeente.

waren gericht op constructieve samenwerking en oplossingen waarin alle partijen zich kunnen vinden. In de genoemde documenten komt weinig terug van de wensen en eisen die door ons in de eerste fase zijn opgesteld"

HAC geeft aan - zij het nog niet voluit uitgesproken - dat zij bereid zijn samen met Olhaco een eigen kantine

"U vraagt ons om te reageren op een voorstel dat niet is uitgewerkt. Een

te exploiteren.

belangrijk onderdeel van uw voorstel is de compensatie van de inkomstenderving van onze vereniging. Dat moet nog nader uitgewerkt

Een deel van deze reactie bestaat uit

worden. Dat zien we graag eerst alvorens wij een definitief standpunt kunnen

een opsomming van eisen op grond

innemen."

waarvan de vereniging bereid is met de gemeente in gesprek te gaan over

"Wij zaten heel constructief met u om tafel en tijdens deze bijeenkomsten

de door de gemeente voorgestelde

werd steeds duidelijker dat onze voorkeur er naar uit ging om samen met

beheervorm voor het sportcafé. Dit

Olhaco een eigen kantine te exploiteren. U kunt ook zeggen dat we samen

deel van de brief heeft het karakter

bereid zijn om dit te doen. Het vraagt immers van beide verenigingen nogal

van een stap in een

wat concessies. Wij blijven op het standpunt dat dit nog steeds onze voorkeur

onderhandelingsproces.

heeft." 2 april 2013

Reactie van Olhaco op het gemeentelijk memo van 8 maart 2013

De reactie van Olhaco gaat in op de

De reactie van Olhaco komt deels overeen met die van HAC.

zaken die voor de gemeente van

"Natuurlijk kunnen we begrip opbrengen voor de keuze van de gemeente; de

belang zijn, maar die Olhaco niet kan

voorgestelde beheersvorm geeft een professionele uitstraling aan het

realiseren: professionele uitstraling,

pagina 29

Datum



sportcafé en de openingstijden zoals die worden voorgesteld kunnen wij als

ruimere openingstijden, inhuur

vereniging niet realiseren. Het inhuren van personeel zou van ons een

personeel.

onderneming maken, iets waar we weinig voor voelen." Ook Olhaco geeft aan "al dan niet in "Zoals gezegd zijn de inkomsten uit onze kantine van levensbelang voor onze

samenwerking met HAC" de kantine

vereniging, waarmee we geen grote risico’s kunnen en willen nemen. Mocht

te willen pachten. De twee

het betrekken van de locatie op het Bentinckspark hier wel toe leiden, dan

verenigingen lijken deels samen te

zullen we genoodzaakt zijn ons over ons standpunt inzake het Bentinckspark

werken, maar ook deels vooral hun

te bezinnen; als de te brengen offers en te nemen risico’s groter zijn dan voor

eigen belangen te behartigen. Er is

ons aanvaardbaar, is het wellicht beter om Trasselt voorlopig niet te verlaten."

een aarzeling bij beide verenigingen om klip en klaar te stellen dat zij gezamenlijk de horeca willen exploiteren. Net als HAC heeft een deel van de brief het karakter van een onderhandelingszet, zij het dat de eisen minder vergaand zijn. Olhaco heeft in tegenstelling tot HAC een troef in handen: als de te brengen offers te groot zijn blijft Olhaco in sporthal Trasselt.

8 april 2013

Brief wethouder Smid aan HAC en Olhaco

De wethouder stelt dat de brief van 8

"Allereerst wil ik duidelijk maken dat de brief van de gemeente van 8 maart

maart 2013 een voorlopige richting is

geen formeel collegevoorstel is, maar een voorlopige richting op basis van het

op basis van het tot dusver gevoerde

tot dusver gevoerde overleg. De projectgroep heeft samen met u een prettige

overleg, waarbij de gemeente zo

en constructieve samenwerking over het Activiteitencentrum en het

zorgvuldig mogelijk de belangen

horecaconcept. Deze samenwerking zijn we begonnen door in de breedte te

afweegt. De voorlopige richting sluit

kijken naar de varianten voor het horecaconcept, waarbij u heeft aangegeven

echter helemaal niet aan bij de

wat u belangrijk vindt. Nu zijn we aan het trechteren naar een beslissing toe,

belangen van de verenigingen.

waarbij we zo goed en zorgvuldig mogelijk de belangen afwegen. Daarom hebben we u via de brief van 8 maart transparant aangegeven aan welke

Er komt een overleg met HAC en

richting we denken, nog voordat er een concept collegevoorstel ligt.

Olhaco, maar de basis daarvoor blijft de denkrichting van de gemeente.

De eerste vervolgstap is dat we intern bij de gemeente een concept

Een denkrichting leidend tot een

collegevoorstel voorbereiden. Daarna sturen we u deze toe ter voorbereiding

horeca-exploitatie waar HAC en

op een overleg hierover over enkele weken. We nodigen u en ook HAC

Olhaco niet of nauwelijks bij

hiervoor nog uit. Na het overleg ronden we het collegevoorstel af en nemen

betrokken zijn. Vanuit de zijde van de

uw argumenten erin mee. Vervolgens neemt het college van B&W een

gemeente bezien: HAC en Olhaco

beslissing over het horecaconcept. "

hebben op de memo van 8 maart niet gereageerd met een krachtig gezamenlijk gedragen pachtconcept.

25 juni 2013

Besluit college van B&W

Het is opmerkelijk dat de gemeente

De gemeente stelt hierover: " Op 25 juni 2013 heeft het college beslist tot een

zo'n cruciale omslag niet vastlegt in

wervingsprocedure en tevens tot een paracommercieel model. Er is geen

een formeel collegebesluit.

bestuursrechtelijk schriftelijk ‘besluit’ genomen maar een ‘beslissing’ als een logische vervolgstap van het bestuur binnen een eerder besluit over het stedenbouwkundig programma van eisen Bentinckspark van 2009 en het plan van aanpak fase 2 Activiteitencentrum van eind 2012." 27 juni 2013

Afspraken- en actiepuntenlijst overleg van gemeente met HAC en Olhaco   

" Gemeente werkt z.s.m. en zo concreet mogelijk het paracommercieel model uit, zodat sportverenigingen zich nader kunnen beraden. De aandacht voor eigen identiteit blijft onveranderd overeind in de uitwerking. Open zijn van de kantine tijdens niet-sportactiviteiten wordt niet geëist in het paracommercieel model."

De gemeente kiest nu voor een paracommercieel model. De achtergrond van de ommezwaai wordt toegelicht in de brief d.d. 2 september 2013 van de gemeente. De gemeente komt de verenigingen tegemoet met de aangepaste uitgangspunten.

pagina 30

Datum



2 september 2013

Brieven projectleider aan HAC en Olhaco: Stand van zaken Bentinckspark

In deze brief geeft de gemeente aan

" Het college heeft de ontwikkelingen gepresenteerd gekregen in mei en

dat:

gekozen voor een paracommercieel model. Zij willen alle sportverenigingen

het college heeft gekozen voor een paracommercieel model;  het college kiest voor een aanbesteding;  en dat de sportverenigingen zich bijvoorbeeld kunnen verenigen in een stichting om zo deel te nemen aan de aanbesteding. Uit de brief is af te leiden dat de

betrokken bij het AC de gelegenheid geven deel te nemen in de horecaexploitatie, vooral vanwege de verdienmogelijkheden in relatie tot de zwaardere lasten de komende jaren voor de verenigingen (door verhoging kostendekkendheid accommodaties naar 30%). B&W zien daarmee vooralsnog af van een commercieel concept...De gemeente zet de exploitatie in concurrentie op de markt. Dan kan iedereen die belangstelling heeft daarin meedingen. De sportverenigingen kunnen zich verenigen in een stichting en meedoen aan de aanbesteding...." Ook beschrijft deze brief de oppervlakte van het sportcafé (200 m2), vergaderruimte /bestuurskamer (30 m2) en terras (120 m2)



gemeente de sportverenigingen aanraadt de krachten te bundelen in één specifieke organisatievorm voor de horecaexploitatie. De gemeente geeft de voorbeelden van HZVV (combi betaalde kracht - vrijwilligers) en UT Twente (33 verenigingen, 700 vrijwilligers). Deze voorbeelden zijn ook bekend bij HAC en Olhaco. Detail: In deze brieven is sprake van 'aanbesteding' en niet van werving. De gemeente gebruikt de term aanbesteding ook hierna nog meermaals. Aangezien het onderscheid aanbesteding/werving niet de crux van dit onderzoek vormt, is dit minder relevant. Detail: Deze brief bevestigt de beoogde omvang van het sportcafé van 200 m2.

4 september 2013

Brief projectleider aan Sportverenigingen die (potentieel) gebruikmaken van

Met deze brief informeert de

het toekomstig Activiteitencentrum: Horecaconcept Activiteitencentrum

gemeente ook de andere

Deze brief is een sterk ingekorte versie van de brieven aan HAC en Olhaco d.d.

sportverenigingen over de

2 september 2013:

voorgenomen aanbesteding. Ook

" De sportverenigingen kunnen zich verenigen in een stichting en meedoen

andere sportverenigingen dan HAC en

aan de aanbesteding. Zij zouden bijvoorbeeld ook een betaalde kracht met

Olhaco kunnen zich aansluiten bij een

horecaervaring kunnen inzetten om de vrijwilligers te coördineren en de

te vormen stichting.

basisdiensten en –taken te doen." 4 september 2013

Afspraken- & actiepuntenlijst overleg gemeente met HAC en Olhaco 

  

 

Bij aandachtspunten is de vraag van HAC en Olhaco in hoeverre het leerbedrijf en de leermeester een verplichting wordt. Antwoord gemeente: Bij de aanbesteding neemt de gemeente geen voorwaarden op die een belemmering zijn voor deelname door de verenigingen. Hier let de gemeente op in de aanloop naar de start van de formele aanbesteding. Bij de aanbesteding gaat de gemeente nader omschrijven hoe om te gaan met openingstijden horeca buiten de uren rondom sport. Gemeente checkt de vrijheid om de consumptieprijzen te bepalen binnen het paracommercieel model en maakt dit duidelijk bij start aanbesteding. Schoonmaak en beheer van het totale centrum: Gemeente kiest voor schoonmaak en beheer buiten het horecapakket, omdat dit kostenvoordelig en efficiënt is op te lossen door de gemeente zelf en er minder risico is van conflicterende belangen. HAC vraagt of dit alsnog in het pakket bij de horecaexploitatie kan, omdat dit voordelen kan hebben als pachter. Naschrift gemeente: dit hebben we gecheckt en het blijft bij het gemeentelijk standpunt zoals hierboven omschreven. Bij de aanbesteding maakt de gemeente duidelijk wat qua inrichting voor de gemeente is en wat eventueel voor de pachter. Andere verenigingen met belangstelling voor aanbesteding en ondersteuning kunnen zich bij de gemeente melden. De gemeente zal

De gemeente heeft met de omslag richting paracommerciële opzet de kansen van de verenigingen vergroot. Er is sprake van een aanstaande aanbesteding, maar de gemeente is tegelijk uitdrukkelijk in gesprek met de twee verenigingen.

pagina 31

Datum



17 september 2013

deze doorsluizen naar HAC en Olhaco. Verslag projectgroep Activiteitencentrum, Olhaco en andere verenigingen

De gemeente betrekt ook de andere

aanwezig, HAC met kennisgeving afwezig.

verenigingen erbij, maar deze lijken

De gemeente heeft gevraagd wie belangstelling heeft om mee te doen vanuit

niet geïnteresseerd in de horeca-

de verenigingen aan het horecamodel, hier is geen reactie op gekomen

exploitatie. Het is duidelijk dat er een

behalve dan van de bekende verenigingen HAC en Olhaco. In de vergadering

openbare aanbesteding/werving gaat

zegt geen van de andere verenigingen toe om mee te doen (verschillende

komen. De gemeente geeft in het

redenen en voorwaarden).

verslag aan dat er zich bij de aanbesteding andere gegadigden

"Er komt nog dit jaar een vooraankondiging van de aanbesteding met een

kunnen melden. Tegelijk is het goed

informatiebijeenkomst voor belangstellende partijen. Op deze manier hebben

voorstelbaar dat HAC en Olhaco, op

verenigingen de tijd zich voor te bereiden op de start van de formele

basis van de gesprekken met de

aanbesteding, in het eerste kwartaal van 2014. Bij de informatiebijeenkomst

gemeente, de geringe interesse bij

zal de gemeente de aandachtspunten nader hebben uitgewerkt. Belangstelling

andere verenigingen en de

voor de aanbesteding is mogelijk te verwachten van de verenigingen, maar

ommezwaai richting

ook van oudere echtparen (VUT) en huidige pachters sportkantines."

paracommerciële opzet, er vanuit gingen dat zij de enig relevante partij

"Voor de verenigingen die mee willen doen aan de aanbesteding voor het

waren voor de aanbesteding.

horecabeheermodel, is een financiële bijdrage voor extern advies mogelijk. ...De volgende correctie hierop: “De ondersteuning bestaat uit een vergoeding voor externe advisering met een maximum van 2.500,- (excl. BTW).” 24 september 2013

15 oktober 2013

Brief projectleider aan sportverenigingen: Ondersteuning inhuren expertise

HAC en Olhaco maken hiervan

businesscase horeca

gebruik en schakelen Koninklijke

De gemeente stelt voor externe ondersteuning € 2.500 beschikbaar aan de

Horeca Nederland in voor het

groep verenigingen die willen meedingen.

opstellen van hun businessplan.

Functioneel en ruimtelijk programma van eisen Activiteitencentrum

Het traject om te komen tot een

Bentinckspark

Programma van Eisen (dat in 2012 al liep) mondt in het najaar van 2013 uit

"Flexibiliteit en multifunctioneel gebruik ruimtes: ...De horecaruimte zien we

in dit document. Er is duidelijk sprake

als een ruimte die behalve als sportcafé ook bij uitstek geschikt is voor

van een multifunctioneel inzetbaar

ontmoeting, overleg en informele werkplekken"

sportcafé inclusief thuishonk voor HAC en Olhaco.

11 november 2013

Mail projectleider aan HAC en Olhaco:

Uit deze mail blijkt dat de gemeente

"Ik stuur deze naar jullie als contactpersonen ook voor eventueel andere

HAC en Olhaco ook als

geïnteresseerde sportverenigingen. Rond 1 februari 2014 is er een

vertegenwoordiger van eventuele

informatiebijeenkomst voor belangstellende partijen. Een of twee weken later

andere verenigingen ziet. HAC en

start de aanbesteding met een uitnodiging aan partijen zich te melden. De

Olhaco hebben blijkbaar een

periode dat je als belangstellende kunt werken aan een businessplan is vanaf

bijzondere positie.

half april tot half mei. Daarna dien je het in en wordt het beoordeeld. De drie beste inschrijvers presenteren hun plan eind juni. Ook deze presentatie wordt

Opmerkelijk is dat de gemeente in

beoordeeld. Uiteindelijk zal dat leiden tot een (streven) gunning aan de

deze mail nog spreekt van een

geselecteerde horecaexploitant begin juli 2014."

presentatie door de drie beste inschrijvers. Uiteindelijk mogen alleen de beste twee zich presenteren. Wel maakt de mail duidelijk dat de presentatie zal worden beoordeeld en daarmee dus onderdeel uitmaakt van de totale beoordeling.

23 december 2013

Voorstel voor burgemeester en wethouders: opdrachtverlening aan HTC

Met dit collegebesluit schakelt de

Voorgesteld Besluit: Akkoord gaan met de opdrachtverlening voor het

gemeente HTC in voor de werving van

ontwerp van het horecadeel van het

de horeca-exploitant (en voor het

Activiteitencentrum en de werving van de horeca-exploitant.

ontwerp van de horeca).

"Rond 1 februari 2014 is er een informatiebijeenkomst voor belangstellende partijen voor de horecaexploitatie. Een of twee weken later start de

Terzijde: de opdrachtwaarde hiervan

aanbesteding met een uitnodiging aan partijen zich te

bedraagt € 45.000 en de opdracht

melden. De periode dat de belangstellenden kunnen werken aan een

wordt een op een gegund. Het

businessplan is vanaf half april

collegebesluit vermeldt dat het

pagina 32

Datum

17 januari 2014



tot half mei. Daarna volgt een beoordeling. De drie beste inschrijvers

college hiermee afwijkt van de

presenteren hun plan eind juni."

inkoopbeleidsregels van Hoogeveen.

Uitnodiging informatiebijeenkomst op 3 februari over horeca Activiteitencentrum aan HAC en Olhaco

3 februari 2014

Informatiebijeenkomst Horeca-exploitatie Activiteitencentrum

HAC geeft later aan buitengewoon

Bentinckspark

verrast te zijn door de start van het aanbestedingsproces. De uitnodiging en de daarop volgende informatiebijeenkomst maken HAC en ook Olhaco ervan bewust dat er een wervingsprocedure gaat beginnen waarbij ook andere partijen de horeca-exploitatie gegund kunnen krijgen [bronnen: spreekrecht raadsvergadering 22-1-2015, bevestigd in gespreksverslag rekenkameronderzoek]

4 februari 2014

Definitief Programma van eisen Horeca-exploitatie Activiteitencentrum

Het minimale pachtbedrag wordt op

Bentinckspark

aangegeven van HAC en Olhaco

Het Programma van eisen beschrijft de doelstellingen, uitgangspunten en

naderhand naar beneden bijgesteld.

randvoorwaarden van de gemeente. De gemeente wil onder meer een

Dit is te zien als een bewijs dat HAC

enthousiaste pachter vinden die zich als goed gastheer opstelt. De pachter:

en Olhaco een bijzondere positie

  



 

heeft ervaring met zelfstandige horeca-exploitatie; heeft affiniteit met sport; heeft een flexibele instelling, is gastvrij en sociaal vaardig (en speelt zo met gemak en plezier in op verschillende situaties in het Activiteitencentrum); levert een actieve bijdrage aan het verlevendigen van het Activiteitencentrum (door het binnenhalen van sportevenementen en andere activiteiten rond sport, onderwijs, gezondheid en participatie); stimuleert leerwerktrajecten; is bij voorkeur woonachtig in Hoogeveen of omgeving.

innamen in het selectieproces.

Het minimum pachtbedrag kent een ingroeimodel en bedraagt

4 februari 2014

 in het eerste jaar € 10.000,- in het tweede jaar € 11.500,- in het derde jaar € 13.000,-Definitief inschrijfdocument Horeca-exploitatie Activiteitencentrum

Een onzorgvuldigheid is dat bij de

Bentinckspark

gunningscriteria alleen gesproken

Het inschrijfdocument beschrijft de procedure en de selectie- en

wordt over beoordeling van het

gunningscriteria. De criteria voor de beoordeling van het inschrijfformulier

inschrijfformulier. Hieruit, in

zijn:

combinatie met de opsomming van de scores bij de gunningscriteria,

A. Pachter (weging 33%)    

Zelfstandige horeca-exploitatie Affiniteit met sport Flexibel, gastvrij, sociaal vaardig Relatie met Hoogeveen

B. Concept (weging 50%)      

Inhoud Onderbouwing Plan in relatie tot gebouw/gebied Plan in relatie tot sport Plan in relatie tot verlevendigen Plan in relatie tot leerwerkbedrijf

C. Financiën (weging 17%)  

Indicatieve pachtsom Indicatieve omzetverwachting

Het inschrijfdocument vermeldt over de presentatie:

zouden partijen kunnen afleiden dat de gunning plaatsvindt op basis van het inschrijfformulier c.q. het bedrijfsplan. Een eventuele weging van de presentatie in de beoordeling wordt niet genoemd. Anderzijds moet een partij wel verwachten dat een presentatie niet zomaar wordt gevraagd c.q. dient om een uiteindelijk oordeel te vellen. Het inschrijfformulier vermeldt dat er een presentatie van het bedrijfsplan gevraagd kan worden. Hieruit zouden partijen kunnen afleiden dat het bij de presentatie gaat om het bedrijfsplan en niet om een

pagina 33

Datum



"Indien u hiervoor in aanmerking komt, wordt u op 9 juni uitgenodigd om uw

presentatie van de persoon van de

bedrijfsplan in een presentatie toe te lichten en eventuele vragen te

pachter. Toch gaat het de gemeente

beantwoorden."

en HTC ook om de persoonlijke invulling door de pachter, zo blijkt uit de verdere gang van zaken en de toelichting achteraf door HTC en de gemeente hierop. Resumerend: in de procedure is niet aangegeven dat:

Advertentie in Hoogeveense Courant (krant en website)

wat de beoordelingscriteria voor de presentatie waren;  dat het bij de presentatie ook ging om de persoon van de pachter;  dat de presentatie voor 50% meewoog in de beoordeling. Met deze advertentie start de

"Hoogeveen - Op de campus onderwijs & sport Bentinckspark komt straks het

openbare wervingsprocedure.

Activiteitencentrum. Voor het sportcafé zoekt de gemeente een

Ondernemersduo Bijl heeft naar

exploitant.Binnenkort kiest de gemeente de architect van het gebouw uit drie

aanleiding van deze advertentie

overgebleven partijen. De gemeente vraagt sportverenigingen, ondernemers

gereageerd.



5 februari 2014

en particulieren een voorstel te doen voor de exploitatie van het sportcafé in het Activiteitencentrum. Voor de pacht gelden de voorwaarden voor een paracommerciële instelling. Op 31 maart is er een bijeenkomst over de selectieprocedure. Meer informatie is te vinden op www.bentinckspark.nl/horeca...." 9 februari 2014

Mail HTC aan HAC inzake tenderdocumenten en te stellen vragen Vragen kunnen eventueel schriftelijk bij mij worden ingediend, maar worden bij voorkeur mondeling gesteld op de tweede informatiebijeenkomst van 31 maart. Alle vragen worden uiterlijk 15 april schriftelijk beantwoord. Het inschrijfformulier en het bedrijfsplan dienen uiterlijk 23 mei te worden ingediend.

16 februari 2014

Mailwisseling HTC en HAC over afspraak met wethouder tijdens procedure +

HAC stelt - terecht - dat deze

17 februari 2014

vragen

uitnodiging door de wethouder op

HAC stelt aan HTC een vraag over de volgende uitnodiging van de wethouder:

gespannen voet staat met de

"Graag nodig ik u namens wethouder Klaas Smid uit voor een overleg over de

inschrijvingsprocedure.

horeca van het Activiteitencentrum op 6 maart 2014, tijdstip 17.00, locatie Raadhuis te Hoogeveen. Doel van het gesprek is van gedachten te wisselen over kansen en mogelijkheden voor beide sportverenigingen". Daarnaast stelt HAC een aantal inhoudelijke vragen over de pachtsom, huur versus pacht en de verordening paracommercie. 16 februari 2014

Mailwisseling gemeente en HAC over compensatie gederfde inkomsten

21 februari 2014

HAC vraagt schriftelijk vastgelegde toezegging van compensatie van gederfde horeca-inkomsten. De projectleider van de gemeente stelt daarover pas na de gunning afspraken gemaakt kunnen worden (HAC/Olhaco zouden de horecaexploitatie immers ook gegund kunnen krijgen)

21 februari 2014 23 februari 2014

Mailwisseling wethouder en HAC over uitnodiging + voorstel HAC/Olhaco

Dit betreft een verwarrende mailwisseling over de uitnodiging van de wethouder aan HAC/Olhaco om tijdens de wervingsprocedure - te spreken met de verenigingen. Het initiatief voor dit gesprek ligt bij de wethouder; het precieze doel wordt niet duidelijk. De communicatie die tijdens de wervingsprocedure eigenlijk via HTC zou lopen, loopt nu ook tussen de wethouder en de voorzitter van HAC.

pagina 34

Datum


Bevinding/duiding door onderzoeker In een mail doet de voorzitter van HAC - op persoonlijke titel en buiten de procedure om - een voorstel/eis voor de horeca-exploitatie. Dat zou betekenen dat de aanbestedingsprocedure (tijdelijk) wordt stopgezet. Bijzonder is dat de voorzitter van HAC met de mail het initiatief neemt, maar dat hij vindt dat het aan de gemeente is om dit voorstel daadwerkelijk aan HAC/Olhaco te doen.

4 maart 2014

Aanmeldingsbrief ondernemersduo Bijl

Ondernemersduo was niet bij de

Met deze sollicitatiebrief geeft ondernemersduo Bijl aan dat zij via de

eerste informatiebijeenkomst op 3

advertentie in de Hoogeveense Courant van woensdag 19 februari 2014 zijn

februari 2014. Ze zijn niet door de

geattendeerd op de wervingsprocedure.

gemeente geattendeerd op de horeca-exploitatie, maar zijn door hun eigen netwerk geattendeerd op de advertentie (HTC bevestigt dit).

11 maart 2014

Verslag telefoongesprek gemeente - HAC

Dit lijkt (weer) een actie buiten de

Wethouder heeft in college aangegeven dat clubs belemmeringen zien om mee te doen aan “aanbesteding”.  Het college heeft ruimte gegeven om met clubs in gesprek te gaan over belemmeringen: waar gaat dat dan over?  Wethouder heeft aangegeven dat wij bereid zijn om mee te denken over wegnemen belemmeringen op gebied van pacht.  Een dergelijk gesprek kan wat ons betreft donderdag plaatsvinden zoals gepland.  Wethouder zal e.e.a. terugkoppelen aan het college en dan zal college pas zijn opvatting daarover uitspreken HAC heeft daarop positief gereageerd en er gaat een gesprek tussen HAC en

procedure om te zijn. De



wervingsprocedure verloopt hierdoor niet zuiver. Het is de vraag of en in hoeverre de andere partijen geïnformeerd worden over de tussentijdse informatie-uitwisseling tussen gemeente en HAC/Olhaco.

de wethouder plaatsvinden. 13 maart 2014

Overleg horeca Activiteitencentrum tussen HAC/Olhaco en gemeente

Op verzoek van Sportief samen is de

Hoogeveen

pachtsom aangepast naar € 2.500

"Het gesprek gaat over de ervaringen van HAC en Olhaco in het proces tot

totdat een omzet van € 20.833 wordt

dusver. De verenigingen hebben

gerealiseerd. Ook is het tijdpad van

met name vragen over hoogte pachtsom, leerwerkbedrijf, een

de procedure hierdoor aangepast.

paracommerciële invulling, het profiel van

17 maart 2014

de pachter en de wervingsprocedure. Hansma licht het programma van eisen

NB. Het verslag van dit overleg

en de procedure op deze punten toe. Tot slot stellen de verenigingen dat de

opgenomen in de Nota van

pachtsom een probleem blijft, in de huidige opzet zien de verenigingen deze

Inlichtingen d.d.20 mei 2014. Dit is

als een groot risico. [wethouder] Smid is bereid het signaal van de

conform een transparante en zuivere

verenigingen te bespreken in het college van B&W.

procedure.

Mail manager gemeente aan wethouder over overleg op 13 maart 2014

Het voorstel van HAC en Olhaco om de wervingsprocedure stop te zetten wordt nu expliciet ambtelijk en bestuurlijk besproken. De gemeente ziet nu voor het eerst een signaal dat de verenigingen echt graag de exploitatie willen doen. Het is aannemelijk dat dit voor de gemeente voor het eerst een duidelijk signaal is; uit eerdere stukken en de gesprekken blijkt dat de twee verenigingen eerder nog niet zo sterk als één organisatie hierin

pagina 35

Datum


Bevinding/duiding door onderzoeker optrokken. Ook was de houding van de verenigingen eerder als 'negatief' te kenschetsen. Nu lijkt er een positieve impuls te ontstaan. Deze doorkruist echter de formele wervingsprocedure die inmiddels volop in gang is. Dit communicatietraject loopt overigens buiten HTC om.

25 maart 2014

Besluit college van burgemeester en wethouders

Het college zet de wervingsprocedure

Wervingsprocedure doorzetten met aanpassing op pachtsom en planning:

door. De poging van HAC/Olhaco om

 

26 maart 2014

Aanpassing op de pachtsom, om tegemoet te komen aan de belemmering die de verenigingen zien Oprekken van de termijnen van de procedure: uitstellen informatiebijeenkomst en uitstellen deadline inleveren bedrijfsplan, om partijen meer tijd te geven de nieuwe informatie te verwerken

Mail HTC aan alle kandidaten

de procedure stop te zetten strandt met dit collegebesluit.

Alle kandidaten worden geïnformeerd over de bijstelling van

Uitstel Informatiebijeenkomst

de pacht en het aangepaste tijdpad.

"De informatiebijeenkomst van 31 maart gaat niet door. Deze wordt uitgesteld

Ook ontvangen ze het verslag van het

naar dinsdag 6 mei om 19.00 uur. De reden voor het uitstel is een aanpassing

overleg op 13 maart 2014.

in het Programma van Eisen. " Aanpassing Programma van Eisen / Pachtsom De gestaffelde pachtsom is naar beneden bijgesteld. "Deze aanpassing is het gevolg van nieuw inzicht dat is verkregen uit een gesprek met twee verenigingen die hun onderkomen gaan vinden in het Activiteitencentrum." 6 mei 2014

Informatiebijeenkomst over de nieuwe horeca-exploitatie in het Activiteitencentrum op het Bentinckspark

20 mei 2014

Nota van inlichtingen

Olhaco heeft met de emailwisseling

"Vraag: Is het mogelijk om na de informatiebijeenkomst nog vragen te stellen?

vanaf 21 september 2014 toch nog

Antwoord: Dit is niet mogelijk. De gestelde vragen tot en met de

nieuwe vragen opgeworpen. Dit is

informatiebijeenkomst worden verzameld

niet conform de procedure. De

en de antwoorden worden met het oog op transparantie en zorgvuldigheid

gemeente benoemt het weer ter

van de procedure aan

discussie stellen van de omvang van

alle geïnteresseerden tegelijk verstrekt via deze Nota van Inlichtingen."

het sportcafé ook in de afwijzingsbrief van 3 december 2014.

26 mei 2014

Presentatie ontwerp Activiteitencentrum [Parallel spoor: ontwerp Activum]

Los van de wervingsprocedure loopt het traject van het ontwerp van het Activiteitencentrum. We duiden dit in hieronder aan met [Parallel spoor: ontwerp Activum]

27 mei 2014

Mailwisseling tussen Olhaco en projectleider gemeente [Parallel spoor:

Deze mailwisseling vindt plaats

t/m

ontwerp Activum]

parallel aan het wervingstraject. Er is

7 juni 2014

Dit betreft een aantal vragen over de volleybalvelden in de nieuwe sporthal.

dus naast het wervingstraject communicatie tussen de projectleider van de gemeente en Olhaco. Enerzijds is dit begrijpelijk, gezien het feit dat het traject rond het ontwerp doorloopt en het logisch is dat de vereniging antwoord krijgt op vragen over de velden. Tegelijk is het terugkijkend - ook verklaarbaar dat Olhaco als betrokken partij vervolgens de lijn van vragen stellen doortrekt en ook vragen gaat stellen

pagina 36

Datum


Bevinding/duiding door onderzoeker over de omvang van het sportcafé (zie 25 juni 2014).

24 juni 2014

Presentatie Sportinrichting het Activum [Parallel spoor: ontwerp Activum]

In gesprekken naderhand is aangegeven dat bij deze presentatie de oproep is gedaan om eventuele opmerkingen over het ontwerp nog kenbaar te maken.

25 juni 2014

Mail projectleider aan HAC/Olhaco en andere betrokkenen [Parallel spoor:

Het is onduidelijk of de oproep van de

ontwerp Activum]

gemeente om eventuele

De projectleider mailt de tekeningen van de concept inrichting van de

opmerkingen kenbaar te maken

sportzalen van het Activum. "Mochten er nog opmerkingen zijn, dan kan dat

alleen betrekking heeft op de

nog deze week naar mij"

sportinrichting of ook op het sportcafé.

27 juni 2014

Mailwisseling Olhaco en projectleider [Parallel spoor: ontwerp Activum]

Olhaco grijpt de oproep om

Olhaco: Olhaco heeft nu een kantine van 125 m2. Die zit nu regelmatig vol.

opmerkingen kenbaar te maken aan

Met een tweemaal zo grote sporthal is de verwachting dat het sportcafé [van

om de omvang van het sportcafé ter

200 m2] te klein zal zijn.

discussie te stellen. Inhoudelijk is vreemd dat Olhaco pas op 25 juni bezwaar gaat maken tegen de omvang, terwijl die op 4 februari al in het Programma van Eisen stond (200 m2, 90 zitplaatsen).

1 juli 2014

Bedrijfsplan Kandidaat C.

6 juli 2014

Bedrijfsplan Kandidaat D.

7 juli 2014

Bedrijfsplan Ondernemersduo Bijl

11 juli 2014

Bedrijfsplan Sportief Samen i.o. (HAC/Olhaco)

22 augustus 2014

Uitnodiging projectleider voor Informatieavond op 11 september 2014 [Parallel spoor: ontwerp Activum] De gemeente wil alle betrokkenen bijpraten over het definitieve ontwerp van het gebouw en het voorlopige ontwerp van het sportcafé.

22 augustus 2014

25 augustus 2014

Uitnodiging projectleider voor Informatieavond op 8 of 9 september 2014

De gemeente behandelt HAC en

[Parallel spoor: ontwerp Activum]

Olhaco anders dan andere

De gemeente wil specifiek HAC en Olhaco - als potentiële pachters -

belanghebbenden. Zij worden

voorinformeren over het definitieve ontwerp van het gebouw en het

specifiek van tevoren geïnformeerd in

voorlopige ontwerp van het sportcafé.

een aparte bijeenkomst.

Uitnodiging projectleider voor presentatie

De vooraf geformuleerde vragen en

HAC/Olhaco: "Het vriendelijk verzoek aan u is in ieder geval de volgende zaken

de door de gemeente gewenste opzet

mee te nemen in uw presentatie:

van de presentatie waren duidelijk.

Invulling door professional o Wie: Heeft u iemand op het oog en/of wat is de profielschets voor de professional? o Hoe: Hoe dekt u het risico af (personeelskosten bij tegenvallende omzet), hoe verloopt de professionele bemensing van 40+ uren, hoe zorgt u voor een commerciële prikkel bij de professional? • Wijze van motiveren en mobiliseren van vrijwilligers • Wijze van andere verenigingen erbij betrekken • Kansen voor activiteiten en/of samenwerking met de buurt • Onderbouwing van omzet en toelichting op exploitatieprognose U wordt verzocht in een presentatie van circa 20 minuten de vier leden

HAC/Olhaco en ondernemersduo Bijl

tellende commissie te enthousiasmeren voor uw plan c.q. bedrijfsconcept. De

enthousiasmeren voor het plan' zoals

resterende circa 40 minuten zijn gereserveerd voor een vraaggesprek."

gevraagd. Sportief Samen slaagde

•

ontvingen specifieke instructies, toegesneden op de vraagpunten die de gemeente bij elk van deze kandidaten had. Uit de interviews met betrokkenen over het verloop van de presentaties blijkt dat ondernemersduo Bijl erin slaagde om de 'commissie te

daar niet in. De sportverenigingen Ondernemersduo Bijl: "Het vriendelijk verzoek aan u is in ieder geval de

presenteerden zich volgens

volgende zaken mee te nemen in uw presentatie:

betrokkenen niet als eenheid, riepen

• •

Ondernemersvaardigheden (Hoe ondervangt u de risico’s van uw beperkte ervaring met zelfstandig ondernemerschap?) Combinatie met parttime baan (Hoe ziet u de praktische invulling van beide verantwoordelijkheden? En welke risico’s - bijvoorbeeld eventuele belangenverstrengeling - ziet u in dit kader en hoe denkt

nieuwe vragen op in de presentatie en de beoogde professional kwam minder sterk over dan het ondernemersduo Bijl. De presentatie

pagina 37

Datum



u daarmee om te gaan?) • Plannen voor leerwerkbedrijf (Hoe ziet u de invulling van uw rechtspersoon als leerwerkbedrijf? Zie ook http://www.lerenenwerkenzw.nl/werkgevers/erkend-leerbedrijfworden/) • Samenwerking verenigingen (Welke kansen voor samenwerking met (vrijwilligers van) verenigingen ziet u, bijvoorbeeld qua bemensing horeca?) • Onderbouwing van omzet en toelichting op exploitatieprognose U wordt verzocht in een presentatie van circa 20 minuten de vier leden

door Sportief Samen besloeg 33 sheets. Met deze presentatie gaf Sportief Samen minder goed goed antwoord op de door de gemeente vooraf geformuleerde vragen dan het ondernemersduo.

tellende commissie te enthousiasmeren voor uw plan c.q. bedrijfsconcept. De resterende circa 40 minuten zijn gereserveerd voor een vraaggesprek." 25 augustus 2014

Afwijzingsmail HTC aan kandidaat D.

Deze kandidaat stond o.b.v. het plan

" Helaas moet ik u mededelen dat de gemeente Hoogeveen de voorkeur laat

in de rangorde op plaats 3, na

uitgaan naar andere partijen om hun plannen te presenteren voor horeca-

HAC/Olhaco en ondernemersduo Bijl.

exploitatie van het Activium op het Bentinckspark. Deze partijen beschikken

De kandidaat heeft de afwijzing

over meer ervaring in een vergelijkbare horeca-exploitatie en/of hun

geïnterpreteerd als een afwijzing

ondernemersplan is beter onderbouwd, bijvoorbeeld qua bedrijfsconcept. Ik

o.b.v. een gebrek aan horeca-

vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, dank u voor al

ervaring. Uit een latere toelichtende

uw tijd en moeite, en wens u veel succes in het realiseren van uw

mail van de projectleider wordt

horecaplannen elders."

duidelijk dat het gaat om een combinatie van een tekortschietend plan en gebrek aan horeca-ervaring op de schaal van het sportcafé.

8 september 2014

1e Presentatieronde HAC’63 en OLHACO en Bijl aan HTC Advies en

Voor de gemeente was duidelijk dat

gemeentelijk projectteam (ambtelijk)

de presentaties een onlosmakelijk onderdeel van de beoordeling

Presentatie ondernemersduo Bijl: Powerpoint, 16 sheets + film

vormde. Er zijn door partijen vooraf

Presentatie Sportief Samen (HAC/Olhaco): Powerpoint, 33 sheets

geen vragen gesteld over de weging of de rol die de presentatie speelde.

8 september 2014

Toelichting gemeente voor HAC/Olhaco Ontwerp Activum [Parallel spoor: ontwerp Activum]

11 september 2014

Toelichting gemeente voor alle gebruikers Ontwerp Activum [Parallel spoor:

Uit de mail van Olhaco is af te leiden

ontwerp Activum]

dat leden van Olhaco zowel op 8 als op 11 september aanwezig zijn geweest.

12 september 2014

Gunningsadvies van HTC Advies

Het advies van HTC is duidelijk: HTC

"HTC Advies adviseert om de horeca-exploitatie van het Activium in het

Advies ziet ondernemersduo Bijl als de

Bentinckspark te gunnen aan Corine en Rianne Bijl. HTC Advies heeft vier

meest geschikte kandidaat om de

ondernemersplannen ontvangen. Van deze vier plannen zijn twee

horeca in het Activum succesvol en

ondernemers uitgenodigd om deze toe te lichten door middel van een

volgens het opgestelde Programma

presentatie.

van Eisen te exploiteren. Ondernemersplan

Presentatie

Gemiddelde

HAC’63 en OLHACO

8,3

5,5

6,9

Uit de beoordeling blijkt dat de

Corine en Rianne Bijl

8,0

8,5

8,3

presentaties voor 50% hebben

Kandidaat C.

*

n.v.t.

Kandidaat D.

*

n.v.t.

meegewogen.

* = scores bekend bij onderzoeker Beide presenterende partijen scoren een voldoende en komen in aanmerking voor gunning. Corine en Rianne Bijl komen als beste partij naar voren met een eindscore van een 8.3. HAC’63 en OLHACO komen als tweede partij naar voren met een eindscore van een 6.9. HTC Advies adviseert om de horeca-exploitatie van het Activium te gunnen aan Corine en Rianne Bijl en met hen verder in gesprek te gaan. Hun ondernemersplan is inhoudelijk goed en hun persoonlijkheden zijn de juiste voor horeca-exploitatie van het Activium. Hun brede bedrijfsconcept voorziet in een Activium dat openstaat voor iedereen. Hun positieve en oprechte persoonlijkheden tonen ambitie en gedrevenheid. " 16 september 2014

Emails HTC Advies aan HAC’63 en OLHACO en Bijl over uitstel beslissing "Conform de planning van de openbare aanbesteding zou u in vervolg op uw

pagina 38

Datum



presentatie van 8 september op 22 september de uitslag van de procedure vernemen. Nu is het zo dat de selectiecommissie haar bevindingen dient voor te leggen aan het college van B&W om een besluit te nemen. Door andere verplichtingen komt het voltallige college pas op 14 oktober weer bij elkaar. Om deze reden ontvangt u de uitslag niet op maandag 22 september, maar uiterlijk vrijdag 17 oktober." 21 september 2014

Emailwisseling Olhaco en projectleider over de omvang van het sportcafé

De mailwisseling betreft de

t/m

[Parallel spoor: ontwerp Activum]

eerdergenoemde bezwaren van

1 oktober 2014

Olhaco tegen de te kleine omvang Olhaco: "Een groter sportcafé dan dat er nu op de tekening staat, is voor ons

van het sportcafé (zie 27 juni 2014).

als bestuur van de volleybalvereniging Olhaco een zeer belangrijk argument

Met deze mailwisseling begint het tot

om aan onze leden al dan niet voor te stellen uit Trasselt te vertrekken naar

dan toe parallelle spoor rond het

het nieuwe Activum. Wij zullen alsnog op zeer korte termijn laten

ontwerp de wervingsprocedure te

onderzoeken, maar naar onze verwachting zou een minder hoge omzet/winst

doorkruisen. Olhaco dreigt om de

in een te veel te klein sportcafé het financiële risico van het aanstellen van een

leden voor te stellen om vanwege het

professional voor onze vereniging wel eens een te groot struikelblok kunnen

te kleine sportcafé niet naar het

zijn.”

Activum te gaan. De gemeente vraagt zich af waarom Olhaco niet voor de

Projectleider: "De gemeente constateert dat Olhaco alsnog grote twijfels heeft

Nota van Inlichtingen (mei 2014) of in

over de uitvoerbaarheid van de horecaexploitatie. De gemeente zal dit

het eigen bedrijfsplan (juli 2014) of in

gegeven mee laten wegen bij de gunningsbeslissing in het college van 14

hun presentatie (september 2014)

oktober a.s."

bezwaar heeft gemaakt tegen de beoogde omvang zoals die in februari al is bepaald. Ook stipt de gemeente aan dat deze mail alleen door Olhaco is opgesteld en niet door Sportief Samen c.q. HAC/Olhaco. HAC blijkt het niet eens te zijn met de stellingname. Sportief Samen toont zich hiermee niet één organisatie (i.o.).

14 oktober 2014

Besluit college tot tweede presentatie [document niet in dossier]

16 oktober 2014

Email projectleider aan Sportief Samen over extra presentatie

Opmerkelijk: De extra

"Zoals gezegd wil het college van B&W een extra ronde om tot een beslissing

presentatieronde was omdat de

over de horecapacht te kunnen komen. Beide kandidaten kunnen zich nog

kwaliteit van de presentatie door

presenteren aan de wethouders Jan Steenbergen en Gert Vos.

Sportief Samen niet goed was. De

Ik zal daar zelf ook bij zijn. Ik nodig jou als contactpersoon van Sportief samen

door Olhaco gecreerde 'ruis' over de

graag uit voor deze presentatie op maandag 27 oktober van 16.30 tot 17.30

omvang van het sportcafé wekte bij

uur, in het raadhuis (B&W kamer). Doel van de presentatie is dat de

de gemeente de indruk dat:

wethouders een goed beeld krijgen van je plan en hoe je erin staat (net als de



vorige keer aan de selectiecommissie), waarbij je rekening houdt met een paar aandachtspunten die het college van B&W meegeeft. Ook is er ruimte voor vragen en gesprek. De aandachtspunten zijn: 1. Kwaliteitsverschil plan (goed) en vorige presentatie (onvoldoende) 2. Hoe denkt Sportief samen om te gaan met de andere schaal van het sportcafé in vergelijking met de huidige kantines van HAC en Trasselt? 3. Hoe staat het met de eenheid binnen Sportief samen? Het besluit van de beide wethouders over de horecapacht valt z.s.m. na de



de twee verenigingen los van elkaar opereerden; Olhaco de onderhandelingen over de omvang van het café heropende.

presentaties." 19 oktober 2014

Emailwisseling van Sportief Samen aan projectleider met verzoek om de

Sportief Samen lijkt zich niet

tweede presentatie een of twee weken uit te stellen.

coöperatief op te stellen bij het vinden van een geschikte datum. Sportief Samen lijkt zich niet bewust te zijn van de gevoeligheid en toont zich directief.

25 november 2014

2 e Presentatieronde HAC’63 en OLHACO en ondernemersduo Bijl aan HTC

NB. HTC advies was bij deze

Advies en gemeentelijk projectteam + twee wethouders

presentatieronde niet aanwezig. Dat

pagina 39

Datum


Bevinding/duiding door onderzoeker was volgens HTC ook niet nodig; de

Presentatie ondernemersduo Bijl: Powerpoint, 16 sheets

keuze was o.b.v. plan en eerste

Presentatie Sportief Samen (HAC/Olhaco): geen Powerpointpresentatie omdat

presentatieronde al duidelijk:

Sportief Samen insteekt op in gesprek gaan met de wethouders.

ondernemersduo Bijl was beter geschikt dan Sportief Samen i.o..

28 november 2014

Ambtelijke brief projectleider aan college van B&W

Uit deze ambtelijke analyse blijkt dat de positieve grondhouding, ambitie en concreet uitgewerkte ideeën van ondernemersduo Bijl een grote rol hebben gespeeld. Dit zijn juist de elementen waar de sportverenigingen slechter op scoren.

3 december 2014

Brief college van B&W over gunning horecapacht aan mevrouw C. en

Een interessant aspect is het gemis

mevrouw R. Bijl

aan eigen horeca-ervaring. Blijkbaar

"Uw plan en uw presentatie is bij ons goed ontvangen. In uw plan omschrijft u

speelt dat niet een doorslaggevende

een aantrekkelijk bedrijfsconcept. U geeft aandacht aan de verbinding van de

rol in de besluitvorming.

horeca aan sport, onderwijs, gezondheid en participatie. U bent gericht op een sportcafé dat openstaat voor iedereen. In uw presentatie hebben we u ervaren als positieve, flexibele en oprechte persoonlijkheden, met een frisse dadendrang en ambitie. Onze inschatting is dat u vaardig bent in het omgaan met de diversiteit van mensen en groepen waar u mee te maken krijgt. Uw ideeën over en uw contacten voor het aantrekken van grote evenementen zijn interessant. Uw gemis aan ervaring als horecaondernemer, lost u op met de inzet van een goed netwerk. Wij waarderen dit en benadrukken hoe belangrijk dit is in de context van het Activum." 3 december 2014

Afwijzingsbrief college van B&W aan Sportief Samen

De mogelijkheid tot het indienen van

"Helaas moeten we u meedelen dat onze keus voor de verpachting niet op

een bezwaarschrift blijkt later niet

Sportief samen is gevallen. U biedt een inhoudelijk sterk plan, een grote groep

juist en de gemeente corrigeert dit in

leden als potentiële vrijwilligers, en een horecavisie gericht op sport. Deze

de brief van 19 december 2014.

pluspunten hebben we meegewogen. Uiteindelijk hebben we de volgende argumenten om niet voor Sportief samen te kiezen. 





We ervaren een verschil tussen uw plan en de presentaties van 8 september en 25 november. Deze waren onvoldoende. Ze gaven ons niet het vertrouwen dat de uitvoering van de visie gestalte gaat krijgen. Daarnaast hebben wij tijdens beide presentaties geen helder beeld gekregen van de kwaliteiten en inbreng van de beoogde professional, terwijl hij een belangrijke rol zou krijgen in de samenwerking binnen het Activum. Er zijn nog onzekerheden rond de samenwerking: er is nog geen stichting en er zijn nog geen afspraken tussen beide verenigingen over de verdeling van de lasten en lusten. Ook nog niet geheel zeker is of de leden met een gunning van de pacht instemmen. Verder komt u met aanvullende voorwaarden: u wilt voorrang bij de inhuur van zaaltijden (Olhaco) en een terugkeergarantie naar sporthal Trasselt gedurende twee jaar na aanvang, bij tegenvallende omzetten (Olhaco). Ook herhaalt u het punt van de in uw ogen bescheiden oppervlakte van de ruimte."

In deze afwijzingsbrief vermeldt de gemeente dat de stichting bij de gemeente een bezwaarschrift kan indienen. 13 december 2014

Brief Stichting Sportief Samen i.o. aan de gemeenteraad: 'brandbrief' over

In deze brief somt Sportief Samen

afwijzing

een groot aantal bezwaren tegen de

De stichting is het niet eens met de argumenten op basis waarvan zij is

procedure op. Een aantal van de

afgewezen. De stichting geeft de volgende redenen (samengevat):

argumenten heeft een kern van

a. Geen van de argumenten maakt onderdeel uit van de vooraf gestelde

waarheid (bijv. weging presentatie),

criteria;

andere argumenten komen voort uit

b. In strijd met het inschrijfdocument is de presentatie ook meegewogen.

een andere zienswijze of

c. Uit het advies van HTC blijkt dat het plan van Sportief Samen hoger

interpretatie. Sportief Samen stelt

gewaardeerd is dan dat van de tegenkandidaat.

"De gemeente heeft steeds de indruk

d. De presentatie van 8 september 2014 wordt aanzienlijk lager gewaardeerd

gewekt dat wij de horeca gegund

pagina 40

Datum



dan die van de tegenkandidaat. Het is niet duidelijk hoe de beoordeling tot

zouden krijgen". Dat zou betekenen

stand is gekomen.

dat de wervingsprocedure een vooraf

e. Van de tweede presentatie die op 24 november is gegeven, is geen

vaststaande uitkomst zou hebben.

beoordeling ontvangen.

Een concrete onderbouwing hiervan

f. Is de procedure wel integer? De tegenkandidaat is werkzaam bij de afdeling

ontbreekt in deze brief. Er zijn vanaf

sport van de gemeente. Heeft de tegenkandidaat inzage gehad in het plan van

medio 2013 geen stukken waaruit

Sportief Samen. Is het wenselijk dat medewerkers de presentatie van een

Sportief Samen de conclusie zou

collega beoordelen.

mogen trekken dat zij zonder meer de

g. De gemeente kan o.b.v. hun eigen uitgangspunten niet gunnen aan een

horeca gegund zou krijgen. In de

natuurlijk persoon. Dit past niet bij exploitatie op para-commerciële basis.

periode vóór medio 2013 had de

h. Het klopt niet dat Sportief Samen geen ervaring met zelfstandig

gemeente de intentie om de horeca-

ondernemerschap heeft: Olhaco beheert al zes jaar de kantine van sporthal

exploitatie aan HAC en Olhaco (zo

Trasselt.

mogelijk samen met andere

i. Het argument dat de samenwerking tussen beide verenigingen niet goed zou

verenigingen) te gunnen.

zijn omdat de stichting nog in oprichting is en de verdeling van kosten en baten niet duidelijk is, klopt niet. De stichting is namelijk nog in ontwikkeling en de afspraken hierover volgen nog. j. De twijfel van de gemeente over de kandidaat van Sportief Samen is niet gebaseerd op een goede beoordeling, bijvoorbeeld op basis van een gesprek. Sportief Samen geeft aan dat er toezeggingen, beloftes zijn gedaan en verwachtingen zijn gewekt (samengevat): In de uitgangspuntennotitie van 22 januari 2013 staat dat de sportverenigingen in ieder geval dezelfde functionaliteiten terug zouden krijgen. "Als het niet een eigen kantine is, dan zou het toch op z'n minst ons exploitatierecht van de kantines moeten zijn". HAC'63 en Olhaco hebben na interne discussie geaccepteerd dat er geen eigen kantine voor elk van de verenigingen zou komen en zijn er vanuit gegaan dat de beide verenigingen dan samen de kantine zouden runnen. "De gemeente heeft steeds de indruk gewekt dat wij de horeca gegund zouden krijgen". Tussen start van het project en de aanbesteding brachten gemeente en verenigingen bezoeken aan sportcomplexen in Enschede, Veldhoven en Heerenveen om te kijken hoe zij het horecadeel zo goed mogelijk als verenigingen konden organiseren. 19 december 2014

Voorstel voor burgemeester en wethouders: Horecapacht Activum

Met dit collegebesluit selecteert het

Voorgesteld besluit: Voor de horecapacht van het Activum het

college van B&W het

ondernemersduo Bijl te selecteren.

ondernemersduo Bijl als pachter

"Eerdere besluitvorming ...Op 14 oktober heeft het college kennisgenomen van het adviesrapport van de selectiecommissie voor de horecapacht. Het college heeft toen besloten tot een extra ronde met presentaties van beide kandidaten, in aanwezigheid van de wethouders Vos en Steenbergen. Deze extra stap is mogelijk omdat de gevolgde procedure een selectieprocedure is en geen aanbesteding. Van de conclusie die de selectiecommissie heeft getrokken, kan het college afwijken." 19 december 2014

Brieven college van B&W aan HAC'63 en Olhaco: Correctie op gunning

Het college corrigeert de foutieve

Horecapacht Activum

informatie over het eventueel

"In onze brief van 3 december ... hebben we u per abuis gewezen op een

indienen van een bezwaar. De

mogelijkheid tot bezwaar maken via de gemeentelijke

verenigingen kunnen wel een

bezwaarschriftencommissie. Dit is niet correct. Als u het niet eens bent met de

civielrechtelijke procedure beginnen,

beslissing van het college van B&W over de gunning van de horecapacht van

maar geen bezwaar indienen.

het Activum, dan kunt u overwegen een civielrechtelijke procedure te beginnen. De beslissing van B&W over de gunning van de horecapacht en daarmee het voornemen om hierover een overeenkomst te gaan sluiten, is namelijk geen bestuursrechtelijk besluit met de mogelijkheid van bezwaar, maar een civielrechtelijke beslissing." 3 januari 2015

Bezwaarschrift Sportief Samen i.o. tegen het besluit selectie horecapacht het

Dit bezwaarschrift is een aanvulling

Activum (incl. bijlagen)

op de brief van 13 december van

pagina 41

Datum



"...In de brief van 19 december 2014 ... ontneemt u ons de mogelijkheid om

Sportief Samen aan de raad. Sportief

bezwaar te maken en wijst u ons er op dat alleen een gang naar de civiele

Samen is het niet eens met het

rechter openstaat. Uit de brief van 19 december 2014 blijkt echter niet dat u

ontbreken van de mogelijkheid om

het eerder genomen besluit in trekt en een nieuw besluit hebt genomen. Het

bezwaar te maken. De werving is een

besluit zoals verwoord in de brief van 3 december is dus nog steeds van kracht

privaatrechtelijke transactie en geen

en daar staat nog steeds bezwaar tegen open. Overigens zou u als college,

publiekrechtelijk besluit (waartegen

gelet op de vele onrust en vragen die dit besluit heeft opgeroepen, niet anders

bezwaar openstaat).

moeten willen dan de mogelijkheid bieden van een toetsing van dit besluit door een onafhankelijke bezwaren commissie. Wij zijn dus ook verbaasd over

Het was bij Sportief Samen bekend

de inhoud van uw brief van 19 december 2014.

dat de onvoldoende beoordeling van

De motivatie van ons bezwaar sluit voor een groot deel aan bij de brief die wij

hun presentatie de reden was voor

naar de raad van de gemeente Hoogeveen hebben gestuurd. Als aanvulling op

een tweede presentatie.

de brief van 13 december 2014 moet genoemd worden dat de motivering van uw besluit zoals genoemd in de brief van 3 december 2014 niet aansluit bij het besluit van/voorstel aan het college zoals wij dat naderhand ontvangen hebben. Zo zou de eerste presentatie van Stichting Sportief Samen i.o. onvoldoende beoordeeld zijn en was dat de reden waarom wij in de gelegenheid werden gesteld om een tweede presentatie te geven. Nu lezen wij in het voorstel aan het college van burgemeester en wethouders dat na de presentaties en beoordeling van de plannen er geen duidelijke uitkomst naar voren was gekomen. Dat sluit niet aan bij hetgeen geschreven is en op 3 december is toegelicht door beide wethouders. Daarbij merken wij op dat de beoordeling van de tweede presentaties van beide partijen niet is vastgelegd en dus ook niet gescoord is op de eerder genoemde criteria of aanvullende vragen die gesteld zijn." 22 januari 2015

Verzoek fracties VVD, SP, PvdA, D66 en GroenLinks aan de rekenkamercommissie: quickscan procedure gunning horeca exploitatie Activum "In december heeft de gunning van horeca exploitatie van het sportcafé in het nog te bouwen Activum op het Bentinckspark plaatsgevonden. Rond deze gunning heerst onduidelijkheid over de gevoerde procedure. We willen u vragen op basis van uw onafhankelijkheid en deskundigheid een quickscan uit te voeren. Naar aanleiding van de beantwoording van mondelinge vragen over de aanbesteding horeca in Activum tijdens raadsavond 18 december 2014, is er vandaag gedebatteerd over de gevoerde procedure. Ondanks het verstrekken van een inschrijfdocument, programma van eisen en nota van inlichtingen door het college hebben wij de behoefte om zaken nader te laten toetsen. We hebben geen concrete onderzoeksvragen gedefinieerd, we schatten in dat u in staat bent om deze zelf te formuleren. Wat we uiteindelijk graag willen weten is of het juiste beleid is gevoerd, de gunningscriteria juist zijn gewogen, er onpartijdig / integer gehandeld is, rekening gehouden is met de regelgeving/ risico’s en of er sprake is geweest van gelijke kansen en informatievoorziening voor alle partijen. Gezien de actualiteit van het onderwerp, de mogelijke risico’s, het maatschappelijk belang en de te verwachten bruikbaarheid en leereffecten, hopen wij dat u zich in dit dossier wilt verdiepen en uw conclusies, bevindingen en aanbevelingen spoedig kunt delen met de gemeenteraad. Tot slot willen we melden dat wij ons ervan bewust zijn, dat partijen zelf ook een civiele procedure kunnen opstarten. Gezien het maatschappelijk belang, gedragen wens om snel duidelijkheid te krijgen, willen we graag gebruik maken van uw eigen onderzoekscapaciteit / quickscan mogelijkheid."

22 januari 2015

Verzoek Stichting Sportief Samen i.o. aan de rekenkamercommissie "Kunnen wij als verenigingen u verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de gang van zaken rondom de gunning van het horeca in het nog te bouwen Activum op het Bentinckspark? Kunt u mij informeren over de procedure?"

pagina 42

Datum


27 januari 2015

Aanvulling op verzoek Stichting Sportief Samen i.o. aan de


rekenkamercommissie "...U kunt de mail van de Stichting Sportief Samen i.o. zien als een verzoek van beide verenigingen om een onderzoek in te stellen naar de gang van zaken rondom de gunning horeca Bentinckspark. Gelet op de onrust die ontstaan is na het besluit van het college van 3 december en de onduidelijkheid die ook na het debat in de raad niet opgehelderd is hopen wij dat u besluit om dit onderzoek in te stellen. Wij merken daarbij nog op dat in het debat duidelijk werd dat het coalitie belang sterker is dat het maatschappelijk belang. U zult begrijpen dat onze laatste hoop om onbeantwoorde vragen beantwoord te krijgen op u gevestigd is." 28 januari 2015

Brief rekenkamercommissie aan gemeenteraad Hoogeveen: Verzoek tot quick scan naar gunning horeca "Op 22 januari hebben vijf raadsfracties een verzoek aan de rekenkamercommissie ingediend om een 'quick scan' uit te voeren naar de gunning van de horecafunctie bij de exploitatie van het Activum. Via deze brief delen we u mee dat we positief op dit verzoek reageren en een onderzoek zullen gaan uitvoeren. Naast het feit dat vijf van de acht raadsfracties ons een verzoek hebben gedaan speelt in onze overweging mee dat deze kwestie een hoge actualiteitswaarde heeft en tot maatschappelijke discussie leidt in Hoogeveen. Inmiddels hebben ook de betrokken sportverenigingen een verzoek bij ons ingediend om onderzoek te doen naar dit onderwerp. Allereerst zullen we een onderzoeksvoorstel en -opzet gaan maken. We houden u op de hoogte over de voortgang van het onderzoek."

12 februari 2015

Brief projectmanager aan rekenkamercommissie: Kaders en procedures voor

1. Bevestiging dat het college gekozen

aanbesteding en wervingen selectieprocedure het Activum

heeft voor een werving en

"Voor de exploitatie van de horeca, is een wervingen selectieprocedure

selectieprocedure.

gevolgd. Het gaat hier namelijk niet om inkoop maar om verhuur. De keuze

2. In de brief wordt ook onder

voor deze vorm is gemaakt na advies van de inkoopadviseur en juridisch

verwijzing naar jurisprudentie

adviseur van de gemeente. Drie zaken zijn essentieel bij een procedure als

aangegeven dat het

deze: openbaarheid en transparantie, gelijke behandeling, en

aanbestedingsrecht niet van

objectiviteit/objectivering. De openbaarheid en transparantie is geborgd door

toepassing is op de verhuur van

een lokale en landelijke bekendmaking via diverse media. De gelijke

ruimten voor horeca-exploitatie

behandeling is in de hele procedure punt van aandacht geweest bij gemeente

3. Het aanbestedingsproces wordt

als opdrachtgever en HTC Advies als begeleidende partij. Alle belangstellende

ondersteund in het gemeentelijke

partijen hebben bijvoorbeeld dezelfde informatie gekregen om zich voor te

informatiemanagementsysteem

bereiden op deelname. De procedurestappen, de criteria en overige

Corsa. Het is dan ook niet mogelijk

informatie zijn vooraf bekend gemaakt tijdens twee informatiebijeenkomsten

om een procedurebeschrijving

begin 2014, het programma van eisen, een inschrijfdocument en een nota van

beschikbaar te stellen.

inlichtingen n.a.v. de tweede bijeenkomst. De objectiviteit/objectivering is geborgd door een beoordeling op relevante criteria en door de samenstelling

Er is sprake van maatwerk, niet van

van de selectiecommissie: gemeentewerkers en een adviseur van HTC Advies.

een van tevoren vastgelegde

...

beleidsmatige procedure.

Overigens wordt ‘aanbesteding’ en ‘wervingen selectieprocedure’ in de correspondentie van de gemeente over de procedure wel eens door elkaar gehaald, in de formele stukken niet. Naar betrokkenen toe is de procedure altijd toegelicht als werving en selectie."

pagina 43

Bijlage 3. Geraadpleegde documenten Sporthal Valkenlaan Datum



10 februari 2010

Aanbevelingsbrief handbalvereniging Kwiek aan wethouder Smid van

Bevestiging dat er draagvlak was voor

Hoogeveen.

de kandidaat.

15 april 2010

Sollicitatiebrief dhr. R. Bodegraven

7 oktober 2010

Beheers- en exploitatieovereenkomst kantine Sporthal Valkenlaan

7 oktober 2010

Schoonmaakovereenkomst Sporthal Valkenlaan

pagina 44

Bijlage 4. Geraadpleegde documenten MFC Nieuwlande Datum


2007

Sociale structuurvisie gemeente Hoogeveen

maart 2009

Nota Integraal accommodatiebeleid Hoogeveen (IAB)

Bevinding/duiding door onderzoeker Deze nota bevat geen keuzes over de invulling van de beheerfunctie. Wel benoemt de nota het belang van voldoende draagvlak voor samenwerking.

10 december 2009

Raadsbesluit:

De raad had eerder een taakstellend

1. Kennisnemen van de inhoudelijke beantwoording van de door uw raad op

budget van € 5,2 mln. beschikbaar

26 november aangehaalde aspecten zoals verwoord in bijgaande notitie;

gesteld. Dat wordt met dit

2. Het bruto-investeringsbudget voor het MFC te Nieuwlande te verhogen met

raadsvoorstel opgehoogd met € 377

€ 377.000,-

duizend.

3. De dekking als volgt te regelen: € 150.000 via kostendekkende huuropbrengst voor kinderopvang, € 118.000 door inzet van verkregen subsidie en € 109.000 ten laste van de algemene reserve. 9 november 2010

LEIDRAAD MF omgeving en MFC’s, Leidraad voor ontwikkelingen gericht op

Deze leidraad bevat nuttige

een multifunctionele omgeving en multifunctionele centra.

richtlijnen, onder meer voor de bepaling van de rolverdeling.

december 2010 februari 2011

Collegevoorstel: MFC Nieuwlande: vaststelling programma van eisen en

Dit besluit bevat nog geen informatie

vervolgtraject

of keuze over de beheerfunctie

Verslagen van projectgroepoverleggen MFC Nieuwlande

Tot en met juni 2012 26 april 2012

Bestemmingsplan Nieuwlande d.d. 26 april 2012

28 juni 2012

Project MFC Nieuwlande: afronding voorbereiding realisatie (fase 2) en start

Uitleg geschiedenis MFC

fase 3 (realisatie)

pagina 45

EINDE BIJLAGE: Rapport van bevindingen Activum


BIJLAGE: Raadsvoorstel financiele verordening



Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####7bcc05a1-dfb5-4caa-9ffa-a90786ae0785#

Raadsvoorstel Datum raadsavond 3 september 2015 Programma Algemeen financieel Onderwerp Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

Samenvatting Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van De Wolden en Hoogeveen samengevoegd. Het is gewenst dat beide gemeenten een zelfde financiële verordening hebben; dit bewerkstelligt een uniforme werkwijze. De huidige verordening 212 dateert uit 2003 en wordt nu aangepast aan de nieuwe regelgeving. De financiële verordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG die in 2014 is gepubliceerd. De financiële verordening bevat onder andere een datum waarop de kaders van de begroting met de raad moeten worden gedeeld. Het financieel kader, opgesteld in 2009 en geactualiseerd in 2013, blijft van toepassing. Voorgesteld Besluit 1. Vaststellen van de financiële verordening ex artikel 212 met terugwerkende kracht per 1-1-2015. Context De financiële verordening regelt het financiële beheer en beleid en de financiële organisatie van de gemeente. Het doel van deze verordening is dat de raad uitgangspunten vaststelt voor de uitvoering van de financiële functie. Sinds de vaststelling van de huidige financiële verordening in 2003 hebben zich enkele financiële crises voorgedaan. Om deze crises het hoofd te kunnen bieden en om oneigenlijk gebruik van geldmiddelen tegen te gaan, is er nieuwe weten regelgeving ontwikkeld, zoals het verplicht schatkistbankieren en de Wet houdbare overheidsfinanciën. De VNG heeft in 2014 een nieuwe modelverordening opgesteld. Probleemstelling De huidige verordening is verouderd. Beoogd resultaat De financiële verordening is in overeenstemming met de actuele weten regelgeving en uniforme uitvoering voor beide gemeenten en de samenwerkingsorganisatie. Oplossing en argumentatie 1. In het kader van nieuwe financiële weten regelgeving is het gewenst de huidige financiële verordening, die uit 2003 dateert, aan te passen. 2. De financiële verordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG die in 2014 is gepubliceerd naar aanleiding van nieuwe weten regelgeving.

Pagina 1 van 2

3. Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van De Wolden en Hoogeveen samengevoegd. Het is gewenst dat beide gemeenten een zelfde financiële verordening hebben. Alternatieven Het alternatief is het niet actualiseren van de financiële verordening. Dit heeft tot gevolg dat het financiële beheer en beleid niet aansluit bij de laatste weten regelgeving. Daarnaast is het beheer en beleid niet uniform met gemeente De Wolden en de Samenwerkingsorganisatie. Fase van besluitvorming en verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de raad De financiële verordening ex artikel 212 wordt ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Fatale termijnen en tijdpad Het is gewenst dat de raad de verordening met terugwerkende kracht per 1 januari 2015 vaststelt. Financiële gevolgen Deze verordening geeft het financiële kader van de gemeente aan. Juridische effecten Deze verordening geeft het financiële kader van de gemeente aan. Participatie en communicatie De verordening zal op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Monitoring en evaluatie In het najaar van 2015 zal de uitvoering van de nieuwe verordening worden geëvalueerd. Hoogeveen, Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen, de secretaris, de burgemeester,

G.H. DE VRIES

K.B. LOOHUIS

Bijlagen - Financiële verordening Gemeente Hoogeveen ex artikel 212 Gemeentewet

Pagina 2 van 2

EINDE BIJLAGE: Raadsvoorstel financiele verordening


BIJLAGE: Verordening financieel beheer

Documentsoort: Nota


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####1a2802bb-c8c3-4676-b1c7-252a45a3c781#

De raad van de gemeente Hoogeveen; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, Besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hoogeveen. Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording Artikel 1. Programma-indeling 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programmaindeling vast. 2. De raad stelt per programma vast: a. Wat willen we? b. Wat gaan we doen? c. Wat mag het kosten? 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid. 4. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening wil worden geïnformeerd. Artikel 2. Producten 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten aan de programma's 2. De onderverdeling van de programma's in producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot het wijzigen daarvan. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet gemeld. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma's de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden elk van de programma's de gerealiseerde lasten en baten weergegeven. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Artikel 4. Kaders begroting 1. Het college biedt uiterlijk 1 juni een voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. 2. De raad stelt deze nota uiterlijk 30 juni vast. Artikel 5. Financieel kader 1. De waardering en afschrijving van vaste activa, de informatievoorziening over projecten, het financiële autorisatieniveau en de spelregels voor winst- en verliesneming binnen de grondexploitatie vinden plaats conform de door de raad vastgestelde notitie over het financieel kader. 2. Het financieel kader wordt periodiek geactualiseerd. Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De

overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 3. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid, overeenkomstig de bepalingen van de nota Financieel Kader. 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 7. Tussentijdse rapportages 1. Het college informeert de raad de eerste tussentijdse rapportage uiterlijk de laatste raadsavond voorafgaand aan het zomerreces door middel van een tussentijdse rapportage over de eindejaarsverwachting van de uitvoering van de gemeentebegroting van het lopende boekjaar. Deze rapportage is gebaseerd op de periode tot en met 30 april. 2. Het college informeert de raad in de tweede tussentijdse rapportage uiterlijk 31 oktober over de eindejaarsverwachting van de uitvoering van de gemeentebegroting van het lopende boekjaar. Deze rapportage is gebaseerd op de periode tot en met 31 augustus. 3. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 4. De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten, de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen en als daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten. Daarnaast wordt ingegaan op de raming en realisatie van de investeringskredieten. 5. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht. 6. Overheveling van incidentele budgetten geschiedt zo minimaal mogelijk en slechts 1 keer. Artikel 8. Jaarstukken 1. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt; b. welke goederen en diensten zijn geleverd; c. wat de kosten zijn; d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 2. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Hoofdstuk 2. Financieel beleid Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa Naast de wijze van waardering en afschrijving van vaste activa met een economisch of een maatschappelijk nut zoals omschreven in de nota Financieel Kader, gelden de volgende regels: a. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. b. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief volgen de afschrijvingsmethode van het betreffende actief. c. Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in ten hoogste vijf jaar afgeschreven. Artikel 10. Reserves en voorzieningen 1. De kaderstelling ten aanzien van reserves en voorzieningen vindt plaats in de nota reserves en voorzieningen. 2. De nota reserves en voorzieningen wordt periodiek geactualiseerd. 3. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen. 4. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; en d. de maximale looptijd.

5. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. Artikel 11. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente geleverde producten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. 4. Voor de inzet van materiele activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld. 5. Voor de omslagrente en of vaste rente wordt jaarlijks bij begroting een vast rentepercentage vastgesteld. Dit vaste percentage wordt tevens voor de jaarrekening gebruikt. Incidenteel kunnen bij verstrekkingen vaste percentages worden toegepast. 6. Invoer rente/afschrijving (nieuwe) investeringen: Bij het invoeren van rente en afschrijving van (nieuwe) investeringen wordt bij het vaststellen van de begroting het rentepercentage van het betreffende jaar vastgesteld. Er wordt alleen rente berekend over de situatie op 1 januari van het betreffende jaar. Afschrijving geschiedt vanaf het eerste jaar na realisatie. Artikel 12. Prijzen economische activiteiten 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van: a. levering van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak van de andere overheid; b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak; c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden; d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen; e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen; f. een bevoordeling van publieke media-instellingen en g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is. Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten, heffingen en prijzen.

Artikel 14. Financieringsfunctie 1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht: a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd van langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1 onder c van de Wet financiering decentrale overheden. 2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden. 3. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut. Hoofdstuk 3. Paragrafen Artikel 15. Paragrafen 1. Bij de begroting verstrekt het college in de betreffende paragrafen de informatie als bedoeld in de artikelen 9 tot en met 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 2. Indien gewenst kan de raad bepalen dat hij over aanvullende zaken in de paragrafen wordt geïnformeerd. Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 16. Administratie. 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; en f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving. 2. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Artikel 17. Financiële organisatie Het college draagt zorg voor: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke financiële organisatie; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van de interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de producten realisatie; f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Hoofdstuk 5. Slotbepalingen Artikel 19. Intrekken oude verordening en overgangsrecht 1. De "Financiële verordening gemeente Hoogeveen 2003" laatst gewijzigd op 10 december 2009, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting en met inachtneming van het bepaalde in lid 3. 2. De "Financiële verordening gemeente Hoogeveen 2003” blijft van toepassing op besluiten die in eerdere jaren genomen zijn, maar doorwerken na 1 januari 2015. 3. Het financieel kader van 10 december 2009 blijft van toepassing en de verwijzing in de aanbieding van het financieel kader aanpassen naar artikel 5. 4. Paragraaf 2.3 en 2.4 van het financieel kader in overeenstemming te brengen met artikel 9 van deze verordening. Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na dit besluit en werkt terug tot en met 1 januari 2015. 2. Deze verordening wordt aangehaald als "Financiële verordening gemeente Hoogeveen 2015”. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad De griffier

De voorzitter

EINDE BIJLAGE: Verordening financieel beheer


BIJLAGE: Nieuwe controleverordening

Documentsoort: Nota


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####bccede64-0f5c-48ce-aa52-71461bd72a6a#

De raad van de gemeente Hoogeveen, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hoogeveen. Artikel 1 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel 2 Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe weten regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college legt uiterlijk 25 maart van het opvolgende jaar de gecontroleerde jaarrekening met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 3 Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de raad, een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, de griffier, de portefeuillehouder financiën en de gemeentesecretaris.

Artikel 4 Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren betrokken bij de gemeentelijke taakuitvoering mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren betrokken bij de gemeentelijke taakuitvoering zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 5 Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 6 Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de gemeentesecretaris, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad. Artikel 7. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De " Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hoogeveen" van 01-12-2003 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling en werkt terug tot en met 1 januari 2015, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2015 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Hoogeveen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad

De griffier,

De voorzitter,

EINDE BIJLAGE: Nieuwe controleverordening


BIJLAGE: Raadsvoorstel nieuwe controleverordening



Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####6af71c79-b551-413a-9af5-e035df1606c7#

Raadsvoorstel Datum raadsavond 3 september 2015 Programma Algemeen Financieel Onderwerp Nieuwe Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet per 1 januari 2015

Samenvatting Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van De Wolden en Hoogeveen samengevoegd. Het is gewenst dat beide gemeenten dezelfde uitgangspunten hanteren in de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Voorgesteld Besluit Vaststellen van de Controleverordening ex artikel 213 met terugwerkende kracht per 1-1-2015. Context Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van Hoogeveen en De Wolden samengevoegd tot de samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. De verordening wordt in het kader van de samenwerking tussen De Wolden en Hoogeveen gelijkgetrokken voor beide gemeenten. Hier vindt aanpassing aan nieuwe wetgeving en harmonisatie van uitgangspunten plaats. Probleemstelling Door de vorming van een Gemeenschappelijk Regeling van de ambtelijke organisatie van gemeente De Wolden en gemeente Hoogeveen moet er een nieuwe verordening op de controle van het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld worden. Beoogd resultaat De nieuwe controle verordening voldoet aan de wettelijke vereisten. Het in overeenstemming brengen van de controle verordeningen van beide gemeenten en de samenwerkingsorganisatie bevordert de efficiency. Oplossing en argumentatie Feitelijk hebben we de verordeningen getoetst aan de praktijk en tekstueel in lijn gebracht met de Gemeentewet en andere nieuwe verordeningen. Uitgangspunt was om de verordeningen voor de gemeenten en de samenwerkingorganisatie De Wolden Hoogeveen af te stemmen om de huidige situatie en de gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant mogelijk te maken. Per 1 januari 2015 zijn de ambtelijke organisaties van De Wolden en Hoogeveen samengevoegd. Het is gewenst dat beide gemeenten dezelfde uitgangspunten hanteren Pagina 1 van 2

in de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Alternatieven Het niet actualiseren van de controleverordening heeft tot gevolg dat deze niet is aangepast aan de laatste weten regelgeving en niet geharmoniseerd is met gemeente De Wolden en de Samenwerkingsorganisatie. Fase van besluitvorming en verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de raad De Controleverordening ex artikel 213 wordt ter besluitvorming aan de gemeenteraad voorgelegd. Fatale termijnen en tijdpad Het is gewenst dat de raad de verordening met terugwerkende kracht per 1 januari 2015 vaststelt. Financiële gevolgen Deze verordening geeft het controlekader van de gemeente aan. Juridische effecten Deze verordening geeft het controlekader van de gemeente aan. Participatie en communicatie De verordening zal op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Monitoring en evaluatie In het najaar van 2015 zal de uitvoering van de nieuwe verordening worden geëvalueerd. Hoogeveen, Burgemeester en Wethouders van Hoogeveen, de secretaris, de burgemeester,

G.H. DE VRIES

K.B. LOOHUIS

Bijlagen - Controleverordening gemeente Hoogeveen

Pagina 2 van 2

EINDE BIJLAGE: Raadsvoorstel nieuwe controleverordening


BIJLAGE: Besluitenlijst 07-02-2015

Documentsoort: Nota


Terug naar het agendapunt De inhoud van deze bijlage is te vinden vanaf de hierna volgende pagina's. #####PDFINCLUDE#####1e4c99ab-3df2-412e-aee0-c1279a7762ba#

Besluitenlijst Raadsavond 2 juli 2015

Griffie 6 juli 2015

PAGINA 2 VAN 7

Besluitenlijst Raadsavond van 2 juli 2015 Informerende ronde raadzaal Aanwezig: B. Okken (voorzitter), M. Benjamins, K.F.J. Bertels, H. Bouius-Feijen, W. Dekker, I.G. Emmens, J. Giethoorn, A. van der Haar, J. van der Heide, J.H. Knol, P. Koekoek, J.H. Kreuze, K. Kroezen, W.L.M. Mastwijk-Beekhuijzen, M.V. Nanninga, I. Oosting, L. Otten, J.M. Pomper, H.G. PrinsVosmeijer, H. Pullen-Muis, E. Scheffers, G.W. Slomp, W. Warrink, M. Bakker-Maat, B. Buskes, J. Prakken, J. Top-Vos en C. Elken (griffier) Verder aanwezig: burgemeester K.B. Loohuis, de wethouders A.W. Hiemstra, J.H. Steenbergen, G. Vos, H.B. Giethoorn en J. Everaarts (raadsadviseur). 1. Opening De voorzitter opent de informerende ronde 2. Spreekrecht Er wordt geen gebruik gemaakt van het spreekrecht. 3. Stand van zaken Wmo De raad laat zich informeren over de stand van zaken met betrekking tot de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 4. Schorsing De voorzitter schorst de informerende ronde. Opening plenaire vergadering raadzaal met kort besluitvormend gedeelte Aanwezig: K.B. Loohuis (voorzitter), M. Benjamins, K.F.J. Bertels, H. Bouius-Feijen, W. Dekker, I.G. Emmens, G. Fidom, J. Giethoorn, A. van der Haar, J. van der Heide, J.H. Knol, P. Koekoek, J.H. Kreuze, K. Kroezen, W.L.M. Mastwijk-Beekhuijzen, M.V. Nanninga, I. Oosting, B. Okken, L. Otten, J.M. Pomper, H.G. Prins-Vosmeijer, H. Pullen-Muis, E. Scheffers, G.W. Slomp, W. Warrink en C. Elken (griffier). Verder aanwezig: de wethouders A.W. Hiemstra, J.H. Steenbergen, G. Vos, H.B. Giethoorn en J. Everaarts (raadsadviseur). Met kennisgeving afwezig: B.M. Behr, J. Bekkering, S.M. van Eck, H. Jager, J.K. van den Oord- van der Bie, J. Stoefzand, M.F. Strolenberg en de gemeentesecretaris G.H. de Vries. 1. Opening De voorzitter opent met een moment van stilte.

PAGINA 3 VAN 7

2. Vaststelling agenda De raad stelt de agenda conform vast. 3. Benoeming ombudsman en vaststelling verordening De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming de heer M.A.C. van Egdom benoemt tot Ombudsman en mevrouw J. Wiersma-Veenhoven benoemt tot plaatsvervangend Ombudsvrouw voor de gemeente Hoogeveen. De Ombudsverordening wordt vastgesteld. 4. Mondelinge vragen • Raadslid J. Giethoorn (Gemeentebelangen) stelt vragen over nieuwe vormen van afval inzamelen, bijvoorbeeld doormiddel van het instellen van een beloningssysteem voor scholen en maatschappelijke organisaties. Wethouder Steenbergen geeft aan dat er al contact is geweest met de (landelijke) organisatie van dit initiatief. Hoogeveen staat op de lijst voor deelname aan de pilot hiervoor. Of we daaraan ook echt gaan meedoen is nog niet zeker. Dit hangt af van de voorwaarden die verbonden zijn aan deelname. Het moet natuurlijk wel passen binnen ons eigen werkwijze van afvalinzameling stelt wethouder Steenbergen. De voorwaarden zijn nog niet bekend. • Raadslid K.F.J. Bertels (CDA) stelt vragen over het onderzoek naar de mogelijkheden van gratis Wi-Fi in het centrumgebied en breder. Wethouder Hiemstra geeft aan dat het onderzoek heeft plaatsgevonden. Daaruit bleek dat het aanleggen van gratis Wi-Fi in het centrum niet meer nodig is. Daarom ligt de prioriteit nu bij het aanleggen van breedband in de buitengebieden. In het centrumgebied zijn veel winkeliers en bedrijven met eigen gratis Wi-Fi. Deze krijgen binnenkort van marketing Hoogeveen een sticker, zodat inwoners kunnen zien waar ze gebruik kunnen maken van gratis Wi-Fi. 5. Schorsing besluitvormend gedeelte De voorzitter schorst het besluitvormend gedeelte. Informerende ronde raadzaal Aanwezig: M. Benjamins (voorzitter), K.F.J. Bertels, H. Bouius-Feijen, W. Dekker, I.G. Emmens, G. Fidom, J. Giethoorn, A. van der Haar, J. van der Heide, H. Jager, J.H. Knol, P. Koekoek, J.H. Kreuze, K. Kroezen, W.L.M. Mastwijk-Beekhuijzen, M.V. Nanninga, B. Okken, I. Oosting, L. Otten, J.M. Pomper, H.G. Prins-Vosmeijer, H. Pullen-Muis, E. Scheffers, G.W. Slomp, W. Warrink, M. Bakker-Maat, B. Buskes, J. Prakken, J. Top-Vos en A.J. van Dooren (raadsadviseur). Verder aanwezig: burgemeester K.B. Loohuis, de wethouders A.W. Hiemstra, J.H. Steenbergen, G. Vos, H.B. Giethoorn, C. Elken (griffier) en B. Hansma (ambtenaar). 1. Heropening informerende ronde De voorzitter heropent de informerende ronde.

PAGINA 4 VAN 7

2. Spreekrecht Er wordt geen gebruik gemaakt van het spreekrecht. 3. Nieuw Hoogeveens Vervoer De raad laat zich informeren over het Nieuw Hoogeveens Vervoer. Wethouder Steenbergen zegt toe: - In gesprek te gaan met de zorgverzekeraar over een bijdrage in het vervoer. - De raad op korte termijn (eerder dan het geplande moment in het najaar) opnieuw te informeren over de ontwikkelingen in het plan. 4. Sluiting informerende ronde De voorzitter sluit de informerende ronde. Debatronde Aanwezig: K.F.J. Bertels (voorzitter), M. Benjamins, H. Bouius-Feijen, W. Dekker, I.G. Emmens, G. Fidom, J. Giethoorn, A. van der Haar, J. van der Heide, H. Jager, J.H. Knol, P. Koekoek, J.H. Kreuze, K. Kroezen, W.L.M. Mastwijk-Beekhuijzen, M.V. Nanninga, B. Okken, I. Oosting, L. Otten, J.M. Pomper, H.G. Prins-Vosmeijer, H. Pullen-Muis, E. Scheffers, G.W. Slomp, M.F. Strolenberg, W. Warrink, M. Bakker-Maat, B. Buskes, J. Prakken, A. Steenbergen, J. Top-Vos en J. Everaarts (raadsadviseur). Verder aanwezig: burgemeester K.B. Loohuis, de wethouders A.W. Hiemstra, J.H. Steenbergen, G. Vos, H.B. Giethoorn en C. Elken (griffier). 1. Opening De voorzitter opent de debatronde. 2. Spreekrecht Van het spreekrecht wordt gebruik gemaakt door de heer E.D. Holwerda namens de actiegroep Afval Beter. 3. Afval Apart De raad debatteert over het voorstel Afval Apart. De fracties van VVD, PvdA, D66 en GroenLinks kondigen het volgende amendement aan:

Amendement van: VVD, PvdA, D66 en GroenLinks Onderwerp: Afval Apart De genoemde raadsfracties stellen het volgende amendement voor: In het raadsvoorstel ‘Afval Apart’ onder het kopje ‘Voorgesteld Besluit’, de volgende zin: “Instemmen met voortzetting en optimalisatie van het huidige inzamelsysteem. Als na 1 januari 2017 blijkt dat toch niet wordt voldaan aan de bronscheidingsdoelstellingen van minimaal 65% alsnog een ander afvalinzamelsysteem invoeren. “

PAGINA 5 VAN 7

Te wijzigen in: “Instemmen met voortzetting en optimalisatie van het huidige inzamelsysteem. Als na een steekproef in januari 2016 blijkt dat toch niet wordt voldaan aan de bronscheidingsdoelstelling van minimaal 65%, dan zal het college een aanpassing van het beleid voorstellen aan de gemeenteraad. “ Toelichting: • In het Landelijk Afvalbeheerplan en het Kaderplan Afvalstoffen is de doelstelling van 65% bronscheiding opgenomen voor 2015; • Eventueel tijdig aanscherpen/bijstellen van het beleid is gewenst om de in 2020 -> 75% en in 2025 90% bronscheiding te kunnen realiseren; • Er is inmiddels anderhalf jaar ervaring met plastic inzameling in zakken waarvan een half jaar deels met containers; • Voorstel is ook in lijn met de in de voorjaarsnota (2016-2019) opgenomen scheidingsdoelstelling; • Een hoger afvalscheidingspercentage leidt o.a. tot lagere afvalverwerkings-/ verbranding.

Wethouder Steenbergen zegt toe dat: - Het college met voorstellen voor een ander afvalsysteem komt, wanneer de 65% niet wordt gehaald. - De werkgroep Afval Beter er uitdrukkelijk weer bij wordt betrokken, wanneer het college opnieuw aan de slag gaat met plannen over afval. - In het communicatieplan ook aandacht wordt besteed aan oud papier en GFT. - De resultaten van de peiling in januari 2016 worden meegenomen in de jaarrekening. Indien de resultaten eerder beschikbaar zijn dan worden deze ook eerder naar de raad gestuurd. 4. Bespreken bestemmingsplan Zuid, deelplan Rozenstraat 5 De raad debatteert over het bestemmingsplan Zuid, deelplan Rozenstraat 5 5. Sluiting debatronde De voorzitter sluit de debatronde. Besluitvormende ronde Aanwezig: K.B. Loohuis (voorzitter), M. Benjamins, K.F.J. Bertels, H. Bouius-Feijen, W. Dekker, I.G. Emmens, G. Fidom, J. Giethoorn, A. van der Haar, J. van der Heide, H. Jager, J.H. Knol, P. Koekoek, J.H. Kreuze, K. Kroezen, W.L.M. Mastwijk-Beekhuijzen, M.V. Nanninga, I. Oosting, B. Okken, L. Otten, J.M. Pomper, H.G. Prins-Vosmeijer, H. Pullen-Muis, E. Scheffers, G.W. Slomp, M.F. Strolenberg, W. Warrink en C. Elken (griffier). Verder aanwezig: de wethouders A.W. Hiemstra, J.H. Steenbergen, G. Vos, H.B. Giethoorn en J. Everaarts (raadsadviseur). Met kennisgeving afwezig: B.M. Behr, J. Bekkering, S.M. van Eck, J.K. van den Oord- van der Bie, J. Stoefzand en de gemeentesecretaris G.H. de Vries.

PAGINA 6 VAN 7

1. Opening De voorzitter heropent de besluitvormende ronde. 2. Afval Apart Het aangekondigde amendement wordt in stemming gebracht. De voorzitter constateert dat het amendement is verworpen met 10 stemmen voor en 16 stemmen tegen. De voorzitter constateert vervolgens dat de raad zonder hoofdelijke stemming instemt met de voortzetting en optimalisatie van het huidige inzamelsysteem. De fracties van SP, VVD, D66 en GroenLinks stemmen tegen het voorstel. De PvdA stemt voor, maar geeft wel aan te verwachten dat het college voortvarend te werk gaat en wil graag op de hoogte worden gehouden over de voortgang. Tevens wordt de gewijzigde afvalstoffenverordening vastgesteld. Dit is nodig om de inzamelfrequentie van GFT, in de periode van 1 november tot 1 maart, te verlagen naar 1 keer per vier weken. VVD en GroenLinks stemmen ook hier tegen. 3. Bespreken bestemmingsplan Zuid, deelplan Rozenstraat 5 De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming besluit in te stemmen met het bestemmingsplan Zuid, deelplan Rozenstraat 5, het bestemmingsplan voor te leggen aan de welstandscommissie en geen exploitatieplan vast te stellen. 4. Wijziging gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming akkoord gaat met wijziging van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen. 5. Aanpassing Re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Hoogeveen 2015 De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming akkoord gaat met aanpassing van de re-integratieverordening Participatiewet Gemeente Hoogeveen 2015. 6. Vaststellen bestemmingsplan Industrieterrein De Wieken 2010 De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming besluit het bestemmingsplan Industrieterrein De Wieken 2010 vast te stellen. 7. Vaststellen bestemmingsplan Buitengebied Noord, deelplan RvR Schuinedijk E. Scheffers (D66) vraagt waarom in dit geval is afgeweken van de minimale eis van 750 m2, om in aanmerking te komen voor de ruimte voor ruimte regeling. Wethouder Hiemstra zegt toe dat hier een schriftelijk antwoord op komt. De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming besluit het bestemmingsplan Buitengebied Noord, deelplan RvR Schuinedijk vast te stellen.

PAGINA 7 VAN 7

8. Bekrachtigen collegebesluit n.a.v. Wob-verzoek mevrouw J. Verwijs De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming besluit het collegebesluit naar aanleiding van een verzoek in het kader van Wet Openbaarheid van Bestuur van mevrouw J. Verwijs te bekrachtigen. 9. Vaststelling besluitenlijst van 18 juni 2015 De voorzitter constateert dat de raad zonder hoofdelijke stemming de besluitenlijst van 18 juni 2015 vaststelt. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

EINDE BIJLAGE: Besluitenlijst 07-02-2015


Raadsavond 3 september 2015

Recommend Documents