RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Registratienummer raad 1108973
Datum: 3 December 2013
Behandeld door: griffie
Afdeling/Team: Griffie /
Onderwerp: digitalisering raad Samenvatting: Op voorstel van het presidium heeft de raad bij vaststelling van de Kadernota 2014 ingestemd met een taakstellende bezuiniging in 2015 van 0,5 fte (€ 25.000) op de griffie onder voorwaarde dat de nieuwe raad in 2014 volledig digitaal gaat werken. Afgesproken is, dat voor de a.s. verkiezingen aan de raad een voorstel zal worden voorgelegd voor volledige digitalisering van de stukkenstroom, en de ondersteuning daarvan te financieren uit het in de begroting opgenomen investeringsbudget voor automatisering raad (bruto € 50.000, netto € 38.500). De doelstelling en het uitgangspunt daarbij zijn dat m.i.v. het aantreden van de nieuwe raad de stukkenstroom volledig digitaal wordt aangeboden, dat wil zeggen niet meer op vrijwillige basis en dat de raad dus volledig papierloos gaat vergaderen. Met het raadsvoorstel wordt concreet uitvoering gegeven aan het eerder genomen besluit en het heeft als uitgangspunt dat zowel de raads- als de commissieleden op dezelfde wijze worden gefaciliteerd. Aan de raad wordt een drietal opties ter besluitvorming voorgelegd.
Registratienr: 1108973 Onderwerp: digitalisering raad Purmerend, 3 december 2013 Aan de gemeenteraad van Purmerend,
Inleiding en probleemstelling: Inleiding: Al gelijk na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2010 is (op voorstel van de fractievoorzitters) afgesproken om onderzoek te doen naar het papierloos werken door de raad, gekoppeld aan de beschikbaarstelling van ict-apparatuur. Daarbij moesten op verzoek ook de mogelijkheden voor beschikbaarstelling van apparatuur voor commissieleden worden onderzocht (NB voor commissieleden was tot dat moment geen budget beschikbaar, wel voor de raadsleden). Het heeft geleid tot instelling van een werkgroep automatisering vanuit de raad. Deze heeft begin 2011 gerapporteerd welke besparingen op drukwerk en verzending vergaderstukken er eventueel mogelijk waren bij volledige digitalisering, om zo de aanschaf van e-readers/ipads voor alle raads- en commissieleden te kunnen betalen. De conclusie toen was dat er weliswaar in de begroting een investeringsbudget van € 50.000 voor aanschaf ICT raadsleden was opgenomen (omgerekend netto € 1100 per raadslid), maar dat de besparingsmogelijkheden op kosten drukwerk en verzending (mn door lage kostprijs papier) te gering waren om de ICT-uitgaven voor zowel raads- als commissieleden te kunnen bekostigen. Bij de berekeningen werd toen uitgegaan van 35 raadsleden en 3 commissieleden per fractie (dit was het maximaal per fractie te benoemen aantal commissieleden). Dat wil zeggen in deze raadsperiode aanschaf voor 65 mensen in totaal. De discussie destijds heeft wel geleid tot een raadsvoorstel en -besluit voor besteding van het beschikbare investeringsbudget voor aanschaf ict-apparatuur. Voor raadsleden is deze raadsperiode een bedrag van maximaal € 800 beschikbaar gesteld voor aanschaf pc en bijbehorende apparatuur. Er zijn 38 raadsleden die hiervan gebruik hebben gemaakt (dwz inclusief de tussentijds aangetreden vervangers). Allen hebben aangegeven de aangeschafte ICT-apparatuur voor 90% of meer te gebruiken voor het raadswerk. Deze afspraak inclusief het betreffende bedrag is opgenomen in de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden. Voor wat betreft commissieleden is ervoor gekozen om een bedrag van € 10.500 (gebaseerd op 35 raadsleden was dat omgerekend € 300 per commissie-/fractielid) als geoormerkt bedrag (bestemd voor automatisering) toe te voegen aan de fractiebudgetten. Het bedrag is verdeeld over de fracties naar rato van het aantal raadsleden per fractie. Uit de ingediende verantwoordingsverslagen is gebleken, dat deze bedragen in de praktijk inmiddels grotendeels zijn uitgegeven aan aanschaf ict-apparatuur voor de fractie c.q. de commissieleden. Tegelijk is besloten, dat raads- en commissieleden er op vrijwillige basis voor konden kiezen om de vergaderstukken voortaan alleen nog digitaal te willen ontvangen. Stand van zaken In de praktijk heeft deze vrijwillige afspraak de volgende uitwerking gehad. Om te beginnen zijn er momenteel 15 actieve commissieleden (gemiddeld 1,5 per fractie). In totaal gaat het dus gemiddeld om vergaderstukken voor 50 personen (35 raadsleden en 15 commissieleden). Per commissie- en raadsvergadering worden op verzoek momenteel tussen de 32 en 37 sets vergaderstukken op papier toegezonden aan raads- en commissieleden. Als wordt besloten tot volledige digitalisering van de vergaderstukken van de raad zal ten opzichte van de situatie in 2012 het aantal kopieën met 70.000 verminderen, (ongeveer 10% van het totaal aan kopieën binnen de organisatie). blz. 2 van 6
Registratienr: 1108973 Onderwerp: digitalisering raad Verder is van belang te melden dat, als onderdeel van de te realiseren en al ingeboekte organisatiebezuinigingen, de planning is dat vanaf november 2014 wordt gestopt met de eigen reproafdeling in het stadhuis. Dit heeft mede te maken met de afloop van de contractperiode voor de machines. Vanaf dat moment zal de repro worden uitbesteed. Hierbij is mede rekening gehouden met een te verwachten besparing op drukwerk in verband met de ingezette digitalisering (o.a. het nu al beschikbaar zijn van documenten via I-babs, Googledocs en website). Doelstelling De doelstelling en het uitgangspunt daarbij zijn, dat m.i.v. het aantreden van de nieuwe raad de stukkenstroom volledig digitaal wordt aangeboden, dat wil zeggen niet meer op vrijwillige basis en dat de nieuwe raad dus volledig papierloos gaat vergaderen. Op voorstel van het presidium heeft de raad bij vaststelling van de Kadernota 2014 ingestemd met een taakstellende bezuiniging in 2015 van 0,5 fte (€ 25.000) op de griffie onder voorwaarde dat de nieuwe raad in 2014 volledig digitaal gaat werken. Het voorstel van het presidium is om de kosten voor de volledige digitalisering van de stukkenstroom te financieren uit het in de begroting opgenomen investeringsbudget voor automatisering raad (bruto € 50.000, netto € 38.500). Na invoering zal er dan ook geen recht meer zijn op het kopiëren van stukken. Zelf uitprinten kan uiteraard altijd. Een uitzondering kan worden gemaakt voor het op verzoek beschikbaar stellen van één exemplaar per fractie van de kadernota, de begroting en/of de jaarrekening. Voor meerdere exemplaren dient conform de legesverordening een vergoeding te worden betaald. Gekeken is wat er nodig is om als raad volledig digitaal te kunnen werken. Daarbij is het volgende van belang. Ten opzichte van de eerdere situatie is veranderd/gaat veranderen: -er is meer keuze uit verschillende tablets, waarbij de gemiddelde kosten van aanschaf van een tablet omlaag zijn gegaan (beschikbaar voor een bedrag tussen de € 400 en € 600); -gelet op de praktijk is het reëel aan de raad ook een optie voor te leggen met als uitgangspunt, dat er bij fracties gemiddeld max. 2 commissieleden actief zijn en dat een daarop gebaseerd budget beschikbaar kan worden gesteld aan de fracties; -er is wifi in het stadhuis (in 2011 was alleen nog sprake van een aantal voor raadsleden beschikbare abonnementen voor draadloos internet) -op de nieuwe website wordt ook een eigen omgeving gecreëerd voor de raadsleden, welke mede dient als zoekfunctie en voor opslag van documenten. Ook komt er op website een optie voor onderlinge communicatie tussen raadsleden, bijvoorbeeld bij het opstellen van amendementen/moties; -besproken kan worden of raadsleden, die niet zo bedreven zijn in het papierloos werken en het gebruik van een tablet, tijdens een gewenningsperiode geholpen kunnen worden bij eventuele knelpunten; -keuzes (zie hieronder) kunnen nu worden gemaakt vóór het aantreden van de nieuwe raad i.p.v. daarna. Oplossingsrichtingen: Uitgangspunt is dat zowel raads- als commissieleden hun werk digitaal kunnen doen. Hiertoe moeten de benodigde voorzieningen worden getroffen. Met voortzetting van de huidige regeling, dat wil zeggen met een maximaal bedrag van € 800 per raadslid, zijn de commissieleden onvoldoende geholpen. Dit omdat het maximum aantal commissieleden per fractie gelijk is. Bij een automatiseringsbedrag van € 800 per raadslid x 35 beloopt de investering € 28.000. Voor fracties is daarnaast momenteel een budget van € 10.500 blz. 3 van 6
Registratienr: 1108973 Onderwerp: digitalisering raad beschikbaar voor automatisering (verdeeld naar rato van het aantal raadsleden per fractie en € 300 per raadslid). In totaal gaat het dus om een beschikbaar bedrag van netto € 38.500. Bij het nemen van een besluit over het per raads- en commissielid beschikbare bedrag voor aanschaf van ICT-apparatuur is van belang welke keuzes worden gemaakt qua uitgangspunten. Die keuzes betreffen met name: a. wel of niet uitgaan van het nu in de begroting opgenomen investeringsbedrag van netto € 38.500; b. uitgaan van het bestaande besluit van maximaal 3 commissieleden per fractie of van de bestaande praktijk van maximaal 2 actieve commissieleden per fractie. Ad a In de huidige programmabegroting is voor de nieuwe raad een investeringsbedrag opgenomen van omgerekend netto € 38.500. Of dit bedrag voldoende is, is afhankelijk van de oplossingsrichting die de voorkeur van de raad heeft. Dat betreft enerzijds de hoogte van het beschikbaar te stellen bedrag en anderzijds het aantal commissieleden per fractie. Zie de drie voorgelegde voorstellen (onder het kopje Voorstel). Ad b De al enige tijd bestaande situatie is dat, behalve D66 (3), alle fracties maximaal 2 actieve commissieleden hebben. Uitgaande van een maximum van 2 commissieleden per fractie en een verlaging van het budget per raadslid van € 800 naar € 700, kunnen binnen de huidige budgetten zowel raads- als commissieleden gelijkelijk worden gefaciliteerd: € 700 per raadslid en € 1.400 per fractie als geoormerkt automatiseringsbudget. Dit kan dan worden besteed aan ICT-apparatuur voor twee commissieleden. De verantwoording van die besteding vindt plaats via de jaarlijkse verantwoording. Wordt uitgegaan van drie commissieleden per fractie dan dient de keuze te worden gemaakt tussen uitgaan van het bestaande investeringsbudget (ofwel ongeveer € 600 per raads- en commissielid) of ophoging van het in de begroting opgenomen investeringsbedrag (bij € 700 per raads-/commissielid betreft dat een budgetverhoging -en extra krediet- van € 7000). Meetbare doelstellingen: Faciliteren van raads- en commissieleden, zodat de raad met ingang van de nieuwe raadsperiode volledig digitaal gaat werken. Sterke vermindering van de papieren stukkenstroom. Financiële consequenties: Dit is afhankelijk van de door de raad te maken keuze. Primair uitgangspunt is het zoeken naar een oplossing die past binnen het bestaande beschikbare investeringsbudget. Bij de keuze voor optie 2 (voor elk raads- en commissielid wordt een bedrag van maximaal € 700 beschikbaar gesteld) zal in de begroting eenmalig een extra investeringsbedrag van € 7000 moeten worden opgenomen. Met het voorstel wordt tevens beoogd invulling te geven aan de taakstellende bezuiniging in 2015 van 0,5 fte (€ 25.000) op de griffie. Communicatie: De nieuwe raads- en commissieleden na hun benoeming op de hoogte stellen van de genomen besluiten over het volledig digitaal werken en de wijze waarop dit wordt gefaciliteerd vanuit de gemeente.
blz. 4 van 6
Registratienr: 1108973 Onderwerp: digitalisering raad Monitoring/evaluatie: Mede in verband met het concretiseren van de taakstellende bezuiniging op de griffie eind 2014 te monitoren of is voldaan aan de daartoe afgesproken voorwaarde, dat de nieuwe raad in 2014 volledig digitaal is gaan werken. Voorstel: De raad in het verlengde van het bij vaststelling van de Kadernota 2014-2017 genomen besluit voor te stellen dat de nieuwe raad in maart 2014 volledig digitaal gaat werken. Als voorkeur uit te spreken dat voor het faciliteren van digitalisering een budget voor aanschaf ICT-apparatuur beschikbaar wordt gesteld, vanuit het uitgangspunt dat de individuele raads- en commissieleden dan in principe zelf kunnen beslissen met welke apparatuur ze werken. Aan de raad wordt voor wat betreft de te maken keuzes voor het faciliteren van de raads- en commissieleden een drietal opties voorgelegd. 1. Uit te gaan van het bestaande uitgangspunt dat elke fractie ten hoogste drie commissieleden kan benoemen en waarbij de vergoeding is gebaseerd op het bestaande beschikbare budget. Dat komt er op neer dat voor de 65 raads- en commissieleden (35 raadsleden en uitgaande van het verwachte aantal van 10 partijen:30 commissieleden) een bedrag van € 592,30 (afgerond € 600) beschikbaar is. 2. Uit te gaan van het bestaande uitgangspunt dat elke fractie ten hoogste drie commissieleden kan benoemen en waarbij de vergoeding is gebaseerd op een budget van € 700 per raadsen commissielid. Om dit te kunnen bekostigen zal eenmalig een extra krediet van € 7000 beschikbaar moeten worden gesteld. 3. Uit te gaan van de huidige situatie dat, behalve D66 (3), alle fracties maximaal 2 actieve commissieleden hebben. In dat geval kan binnen het bestaande budget voor elk commissielid een maximale vergoeding van € 700 voor aanschaf ICTapparatuur beschikbaar worden gesteld. Deze keuze leidt ertoe,.dat de raad ook formeel het besluit dient te nemen (door aanpassing van het RvO), dat m.i.v. de nieuwe raadsperiode elke fractie maximaal 2 commissieleden voor benoeming kan voordragen. De consequenties van de uiteindelijke besluitvorming over het faciliteren van het digitaal gaan werken, zullen vervolgens ook worden verwerkt in de bestaande regelingen (w.o. rechtspositie raads- en commissieleden en eventueel reglement van orde voor de raadscommissies).
Het presidium van de gemeenteraad van Purmerend, de griffier, de voorzitter,
Bijlage(n):
blz. 5 van 6
Registratienummer: 1108973 Onderwerp: digitalisering raad De raad van de gemeente Purmerend; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 3 december 2013, nr. 1108973:
B E S L U I T: 1.
In het verlengde van het bij vaststelling van de Kadernota 2014-2017 genomen besluit dat de nieuwe raad in maart 2014 volledig digitaal gaat werken.
2.
Dat voor het faciliteren van digitalisering een budget voor aanschaf ICT-apparatuur beschikbaar wordt gesteld, vanuit het uitgangspunt dat raads- en commissieleden dan in principe zelf kunnen beslissen met welke apparatuur ze werken.
Aan de raad wordt voor wat betreft de te maken keuzes voor het faciliteren van de raads- en commissieleden onderstaande drie opties voorgelegd. De tweede optie vergt een extra investering. Ten behoeve van de raadsvergadering zal aan de raad die optie ter besluitvorming worden voorgelegd, welke na bespreking in de commissie de voorkeur heeft van een meerderheid van de fracties.
3.
Of 3.a
3.b.
Of 3.
als uitgangspunt te nemen, dat elke fractie ten hoogste drie commissieleden kan benoemen en voor elk raads- en commissielid een bedrag van € 592,30 (afgerond € 600) beschikbaar te stellen voor aanschaf ICT-apparatuur. als uitgangspunt te nemen, dat elke fractie ten hoogste drie commissieleden kan benoemen en voor elk raads- en commissielid een bedrag van € 700 beschikbaar te stellen voor aanschaf ICT-apparatuur. ten laste van de algemene reserve een extra krediet van € 7000 beschikbaar te stellen
als uitgangspunt te nemen, dat elke fractie ten hoogste 2 commissieleden kan benoemen en voor elk raads- en commissielid een bedrag van € 700 beschikbaar te stellen voor aanschaf ICT-apparatuur.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. de griffier, de voorzitter,
blz. 6 van 6
