PERSONEELSDOSSIER S T R I K T V E R T R O U W E L IJ K
Personeelsdossier: Inhoudsopgave 1. ! " " " ! " " " " "
Persoonlijke gegevens Checklist ‘nieuwe medewerker in dienst’ NAW gegevens (Naam, adres, woonplaats, geboortedatum) Kopie paspoort (ID) (inclusief BSN) Burgerservicenummer (BSN) (voorheen sofinummer) Bewaartermijnen Calamiteitenblad (noodnummers) Sollicitatiebrief Kopie opgaaf gegevens voor de loonheffing Kopieën van diploma’s Werkvergunning en/of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)
2. ! " " ! " "
Contracten en arbeidsvoorwaarden Arbeidsovereenkomst Personeelshandboek Aanmelding pensioenregeling (Lease)auto-overeenkomst Verklaring geen privégebruik Aanvraag/registratie zwangerschaps- ouderschaps- of zorgverlof, bijzonder verlof
3. ! " " !
Functioneren en beoordelen Functieomschrijving Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken Gevolgde cursussen en opleidingen Eventuele officiële waarschuwingen/verbetertraject
4. " "
!
Arbeidsomstandigheden en verzuim Afwezigheidsoverzicht Officiële stukken in het kader van de Wet verbetering Poortwachter Verzuimreglement
5. ! ! "
Studie en diversen Studieovereenkomst/terugbetalingsregeling studie Correspondentie met de werknemer (bijvoorbeeld exitinterview) Checklist ter beschikking gesteld aan de werknemer (sleutelovereenkomst, laptop)
Let op: U ontvangt van ieder model slechts het eerste voorblad ter inspiratie.
Persoonlijke gegevens (1) ! !
Checklist ‘nieuwe medewerker in dienst’ Bewaartermijnen
Checklist ‘medewerker in dienst’
Naam: _________________________________
Startdatum: ___________________________
Maximaal 2 weken voor startdatum " " " " " " " " " " "
Voorbereiding voor indiensttreding Bevestigingsbrief nieuwe medewerker CV en sollicitatiebrief Kopie diploma’s Arbeidsovereenkomst klaar maken Formulier NAW/persoonlijke gegevens Kopie ID /kopie paspoort (identificatie) Formulier opgaaf gegevens voor de loonheffing Begeleidende brief bij arbeidsovereenkomst Auto leasereglement (indien van toepassing) Aanmelden pensioenregeling (indien van toepassing) E-mail intern informeren collega’s
Wie Leidinggevende Leidinggevende Leidinggevende PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ
Maximaal 1 week voor startdatum " " " " " " " " " " "
Praktische zaken Werkplek (bureau-ladenblok) Computer / laptop/ Scanner Doorgeven nieuwe gebruiker ICT (e-mail) Leaseauto (indien van toepassing) Mobiele telefoon (indien van toepassing) Sleutel – toegangspas Visitekaartjes (indien van toepassing) Personeelshandboek BHV en arbo Alarmprocedure Getekende arbeidsovereenkomst retour
Wie PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ PZ
Bewaartermijnen in het (digitale) personeelsdossier Over het algemeen geldt dat persoonsgegevens moeten worden verwijderd uit het personeelsdossier uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband van de betrokken werknemer is geëindigd. Voor andere persoonsgegevens geldt een langere wettelijke bewaartermijn. Samengevat komt dit op het volgende neer: •
7 jaar: gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn
•
5 jaar: loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs/paspoort
•
2 jaar: alle overige informatie
Als er een conflict is met een werknemer, mag de werkgever de gegevens die betrekking hebben op het conflict bewaren, zolang het conflict loopt of dreigt. Tip! Verwijder regelmatig zaken uit het personeelsdossier die zijn afgesloten of niet meer relevant zijn. Schoon elk personeelsdossier een keer per jaar op. Wat mag er absoluut niet in het personeelsdossier? De werkgever mag geen medische gegevens in het personeelsdossier bewaren en/of verwerken. U mag wel de gegevens met betrekking tot de verzuimfrequentie bewaren in het dossier. Gaat u liever digitaal met uw personeelsdossiers? Bespreek de mogelijkheden met FACET.
Contracten en arbeidsvoorwaarden (2) ! !
Arbeidsovereenkomst (Lease)auto-overeenkomst
Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (geen cao) (VOORBEELD) De ondergetekenden: De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ………………… B.V., tevens handelend onder de naam ……………………, gevestigd en kantoorhoudende aan de ………., te ………………., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …………….., hierna te noemen ‘werkgever’, En Mevrouw J. Jansen wonende te Capelle aan den IJssel, aan de Fascinatio Boulevard 768-772 (2909 VA), geboren op……………………………..., hierna te noemen ‘werknemer’ Hierna te noemen ‘partijen’, zijn het volgende overeengekomen : Artikel 1 Indiensttreding en functieomschrijving Werknemer1 treedt met ingang van ………………………. in dienst bij werkgever in de functie van ………………………………... Werknemer zal naast de werkzaamheden, die verband houden met zijn functie, alle voorkomende werkzaamheden verrichten, die van belang zijn voor het goed functioneren van de onderneming van werkgever. De werknemer stelt zich hierbij flexibel op. Artikel 2 Locatie werkzaamheden De werknemer zal werkzaam zijn op de vestigingsplaats van de werkgever maar kan eventueel ook werkzaamheden verrichten op verschillende locaties, zoals onder meer bij de klanten. Artikel 3 Duur overeenkomst en tussentijdse opzegging 1. De arbeidsovereenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd en wel voor de duur van ….. maanden, aanvangende op ……………… en mitsdien van rechtswege eindigende op …………………… , zonder dat daartoe een nadere schriftelijke kennisgeving vereist zal zijn. 2. Ieder der partijen is evenwel bevoegd de arbeidsovereenkomst tussentijds door opzegging te beëindigen met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn en niet anders dan tegen het einde van de maand. Artikel 4 Proeftijd Wederzijds wordt een proeftijd in acht genomen van 1 maand2. Gedurende de proeftijd kan ieder der partijen deze overeenkomst opzeggen zonder inachtneming van een opzegtermijn. Artikel 5 Salaris 1 Het bruto maandsalaris van de werknemer, op basis van een …….. urige werkweek, zal € ……….. bedragen. 2 Indien de werkzaamheden dit noodzaken zal de werknemer zich flexibel opstellen en meer uren dan de overeengekomen ………. per week beschikbaar zijn. 3 Eventuele wijzigingen in het bruto maandsalaris worden doorgevoerd naar aanleiding van onder meer functiewaardering, beoordelings- en /of functioneringsgesprekken, promotie, etc. 4 Met het oog op het bepaalde in artikel 7:626 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek, verklaart de werknemer er mee in te stemmen dat de loonstrook niet schriftelijk maar op elektronische wijze wordt gestuurd. 1 Waar ‘hij’ of ‘werknemer’ staat geschreven, kan ook ‘zij’ of ‘werkneemster’ worden gelezen. Begrippen en aanduidingen in de mannelijke of vrouwelijke vorm worden geacht het mannelijke en vrouwelijke equivalent te vertegenwoordigen. 2 Bij contracten van 6 maanden of korter mag geen proeftijd meer worden opgenomen.
Overeenkomst terbeschikkingstelling leaseauto (VOORBEELD) De ondergetekenden: De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ………………… B.V., tevens handelend onder de naam ……………………, gevestigd en kantoorhoudende aan de ………., te ………………., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …………….., hierna te noemen ‘werkgever’, En Mevrouw J. Jansen wonende te Capelle aan den IJssel, aan de Fascinatio Boulevard 768-772 (2909 VA), geboren op……………………………..., hierna te noemen ‘werknemer’ Hierna te noemen ‘partijen’, In aanmerking nemende: • •
Dat werknemer een arbeidsovereenkomst heeft met werkgever; Dat werkgever aan werknemer een personenauto ter beschikking wenst te stellen welke primair is bedoeld voor de uitoefening van de functie die werknemer bij werkgever vervult
zijn het volgende overeengekomen: Artikel 1 Terbeschikkingstelling leaseauto 1. De leasemaatschappij, in dit geval ……………… (naam leasemaatschappij), is de eigenaar van de auto's en heeft de auto’s voor een bepaalde periode aan de werkgever ter beschikking gesteld. 2. Aan de werknemers die voor de uitoefening van hun functie een auto nodig hebben, kan de werkgever besluiten een leaseauto toe te kennen. Artikel 2 Toekenningcriteria Wanneer de werknemer in het kader van zijn functie minimaal …….. kilometers ten behoeve van klanten per jaar rijdt en/of het voor de uitoefening van de functie gewenst is dat de werknemer beschikt over een leaseauto, kan de werkgever besluiten een leaseauto aan de werknemer ter beschikking te stellen. Artikel 3 Toekenning leaseauto Werknemer voldoet aan de toekenningcriteria van artikel 2 van de overeenkomst. Werkgever heeft daarom besloten een auto ter beschikking te stellen met een normleasebedrag van €
. Werkgever stelt de volgende auto ter beschikking aan werknemer: Kenteken: Merk: Type: Soort brandstof: Kilometerstand: Werknemer ontvangt de volgende zaken van werkgever, behorend bij de leaseauto: o handleiding voor gebruik en onderhoud van de auto o tankpas met pincode o schadeaangifteformulier o een Internationaal Motorrijtuig-verzekeringsbewijs ("de groene kaart") o kentekenbewijzen deel 1A en 1B. De leasemaatschappij bewaart het eigendomsbewijs (deel 2).
Functioneren en beoordelen (3) ! !
Functieomschrijving Eventuele officiële waarschuwingen/verbetertraject
Functieomschrijving/profiel
Functiebeschrijving:
Bedrijfsleider (Assistent Manager) (VOORBEELD)
Opleiding:
MBO+/HBO- werk- en denkniveau;
Competenties: - Nauwkeurigheid; - Organisatievermogen; - Zelfstandig; - Proactief; - Initiatiefrijk; - Klantgericht; - Mondelinge en schriftelijk uitdrukkingsvaardigheid; - Kwaliteit- en resultaatsgericht; - ‘Teamspeler’.
Gemiddelde leeftijd bij aanvang functie:
Positie
-
25 - 35 jaar
legt verantwoording af aan …………………….
De Bedrijfsleider (Assistent Manager) verricht zelfstandig alle voorkomende werkzaamheden op administratief en organisatorisch gebied voor de onderneming. De functie is uitvoerend, organisatorisch en initiërend van aard. •
Profiel Bedrijfsleider - Heeft een MBO+ of HBO opleiding genoten; - Heeft een technische opleiding en/of achtergrond; - Beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; - Heeft uitgebreide kennis van het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel); - Heeft goede communicatieve en organisatorische vaardigheden.
•
Algemene Taken/verantwoordelijkheden: - Fungeert als de ‘rechterhand’ van de Algemeen Directeur in de dagelijkse werkzaamheden; - Vervangt de Algemeen Directeur bij diens afwezigheid. - (….).
Stappenplan opbouw personeelsdossier bij disfunctioneren
1.
Voer functionerings- en beoordelingsgesprekken Een dossier bij disfunctioneren start in de meeste gevallen met een slechte beoordeling bij een functionerings- of beoordelingsgesprek. Voer daarom tijdig en regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken. Maak hiervan een duidelijke verslaglegging (en laat deze ondertekenen door de werknemer).
2.
Breng slecht nieuws op tijd Wanneer u signaleert dat een werknemer (plotseling) niet goed functioneert, maak dit direct kenbaar in een gesprek. Wacht hiermee niet tot de reguliere rondes van functioneren en beoordelen. Durf uit te spreken dat een werknemer niet goed functioneert.
3.
Wees concreet en maak het kenbaar Spreek een werknemer concreet aan op wat er aan zijn/haar functioneren schort. Bijvoorbeeld met voorbeelden en het benoemen van voorvallen. Een werknemer moet op de hoogte kunnen zijn van het feit dat hij/zij niet voldoet aan de verwachtingen die horen bij de functie die wordt vervuld.
4.
Verbetertraject Wanneer het kenbaar is gemaakt dat de werknemer disfunctioneert is het zaak dat de werknemer de gelegenheid en middelen krijgt om het functioneren te verbeteren. • • • • • •
Maak hiertoe duidelijke afspraken en leg actiepunten goed vast. Bied hulp aan bij het verbeteren (laat de werknemer ook zelf aangeven welke hulp hij/zij nodig heeft). Dit kan bestaan uit coaching, een cursus of opleiding, gesprekken met collega’s et cetera. Evalueer tussentijds en bij het einde van het traject met de werknemer. Stel het traject indien nodig bij. Geef duidelijk weer wat de gevolgen voor de werknemer zijn als hij zijn functioneren niet verbetert (bijvoorbeeld: herplaatsing, demotie, ontslag). Sluit het traject duidelijk af. Is het functioneren naar wens verbeterd? Constateer dit en sluit het traject af. Is het functioneren wel verbeterd maar nog niet voldoende en wilt u uw werknemer wel gelegenheid geven zichzelf verder te verbeteren? Spreek eventueel een verlenging van het verbetertraject af. Is het functioneren niet naar wens verbeterd en verwacht u ook niet dat de werknemer zichzelf kan verbeteren? Streef dan naar de gevolgen die u eerder met de werknemer heeft afgesproken.
Let op! Vanaf 1 juli 2015 is ontslag wegens disfunctioneren alleen mogelijk als blijkt dat herplaatsing van de werknemer niet tot de mogelijkheden behoort en het disfunctioneren niet te wijten is aan het feit dat u als werkgever uw wettelijke scholingsplicht (artikel 7:611a BW nieuw) niet bent nagekomen. Heeft u behoefte aan een advies/plan op maat? [email protected]
Arbeidsomstandigheden en verzuim (4) !
Verzuimreglement
Verzuimreglement (VOORBEELD)3 Bedrijf (Naam) maakt met dit reglement gebruik van de bevoegdheid als werkgever om nadere voorschriften te stellen omtrent ziekte en personeel. Artikel 1 Ziekmelding Bij ziekte moet de werknemer zich op de eerste ziektedag voor 08.00 uur telefonisch (niet via SMS of social media) ziekmelden bij de leidinggevende en bij de afdeling PZ. Als de werknemer zelf niet in staat is zich ziek te melden, dan kan hij dit door iemand anders laten doen. Wordt een werknemer tijdens werktijd ziek, dan meldt hij zich persoonlijk af bij zijn leidinggevende en bij de afdeling PZ. Bij de ziekmelding wordt onder andere gevraagd naar: • • • • •
Geschatte duur van de afwezigheid Genomen maatregelen door werknemer (bijvoorbeeld bezoek huisarts) Overdracht werkzaamheden/verzetten eventuele afspraken Wanneer neemt de werknemer weer contact op met leidinggevende? Het (verpleeg)adres en telefoonnummer.
Artikel 2 Bereikbaarheid 1. Een zieke werknemer dient de eerste 2 weken van het verzuim altijd tussen 10.00 uur en 12.00 uur bereikbaar te zijn op het opgegeven (verpleeg)adres voor (onaangekondigd) contact met de werkgever of met de bedrijfsarts. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de werknemer gebeld wordt door de bedrijfsarts voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. 2. De werknemer en leidinggevende maken afspraken over het periodiek contact bij (dreigend) langdurig ziekteverzuim. Artikel 3 Frequent verzuim Bij frequent verzuim is een gesprek tussen leidinggevende en werknemer noodzakelijk. Als frequent ziekteverzuim wordt aangehouden de 3e ziekmelding in 6 maanden. Dit gesprek zal ingepland worden door de leidinggevende. Artikel 4 Bevorderen genezing/raadplegen huisarts of bedrijfsarts Bij arbeidsongeschiktheid doet de werknemer er alles aan om de genezing en de terugkeer op de werkplek te bevorderen. Hierbij hoort het tijdig raadplegen van onder meer de huisarts en/of andere specialisten en het opvolgen van diens adviezen. Wanneer de werknemer van mening is dat de arbeidsongeschiktheid te maken heeft met het werk, kan hierover tevens de bedrijfsarts worden geraadpleegd. Artikel 5 Spreekuur bedrijfsarts De werknemer geeft gehoor aan een oproep van de bedrijfsarts om op het spreekuur te komen. Bij verhindering stelt de werknemer de bedrijfsarts en de werkgever zo spoedig mogelijk (telefonisch) op de hoogte. Mocht de werknemer weer volledig aan het werk gaan, dan vervalt de verplichting om op het spreekuur te verschijnen. Wel moet de werknemer de bedrijfsarts inlichten (uiterlijk 24 uur van tevoren) dat hij niet op het spreekuur komt. (…).
3
Er mogen geen medische gegevens opgenomen worden in het personeelsdossier van de werknemer.
Studie en diversen (5) ! !
Studieovereenkomst/terugbetalingsregeling studie Correspondentie met de werknemer (bijvoorbeeld exitinterview)
Studiekostenovereenkomst (VOORBEELD)
Aanvrager/werknemer Datum aanvraag
: J. Jansen :
Naam Adres Postcode en plaats Telefoonnummer
: J. Jansen : Fascinatio Boulevard 768-772 : 2909 VA Capelle aan den IJssel : 010-4526144
Naam cursus/studie Nominale duur cursus/studie Collegetijden Studie wordt gevolgd in (plaats)
: : : :
Studiekosten: a b c d e
college-cursusgeld: examenkosten: studiemateriaal: administratiekosten: Uren
€ n.v.t. € n.v.t.
Komen als volgt overeen: Artikel 1 Voorwaarden 1 De werkgever verleent aan de werknemer een bijdrage in haar studiekosten. 2 De bijdrage wordt verleend, indien: • de studie naar het oordeel van de werkgever in het belang van de onderneming is; • de studie plaatsvindt onder een naar het oordeel van de werkgever bevoegde leiding; • de werknemer gelijktijdig niet meer dan een studie ter hand neemt, of heeft genomen, tenzij de werkgever in een bijzonder geval anders beslist. De werkgever verwacht, dat de werknemer door voldoende opleiding en aanleg zijn studie tot een goed einde kan brengen (tussentijds dienen studieresultaten aan PZ te worden overlegd). Artikel 2 bijdrage studiekosten 1 De bijdrage in de studiekosten wordt berekend over de uitgaven wegens les of collegegeld, kosten van deelneming aan examens daaronder begrepen, studieboeken en de reiskosten, indien de lessen buiten de woonplaats moeten worden gevolgd en wel op de minst kostbare wijze. 2 De bijdrage wordt in principe gesteld op …….% van de in het vorige lid bedoelde uitgaven. Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de werkgever de bijdrage op een ander percentage dan 100 vaststellen. Artikel 3 Periode/termijn 1 De werkgever zal een termijn bepalen gedurende welke een bijdrage wordt verleend. De termijn wordt in het algemeen gesteld op het tijdvak, dat voor het met goed gevolg beëindigen van de studie normaal geacht wordt. (…).
Voorbeeld vragenlijst exitgesprek (exitinterview)
Gegevens werknemer Naam
J. Jansen
Huidige functie
Afdeling
Locatie
Personeelsnummer
Lijnmanager
Begindatum dienstverband
Beëindigingsdatum dienstverband
Datum exitgesprek
Exit interviewer
Functiegeschiedenis werknemer bij het bedrijf Functie
Functie en taken 1. Komt je functie overeen met de rol die je de afgelopen periode hebt vervuld?
2. Op welk moment heb je definitief besloten, ik ga de organisatie verlaten?
3. Wat zou je ons als werkgever nog als tip/verbeterpunt mee willen geven?
Data
DISCLAIMER De voorwaarden van deze disclaimer zijn van toepassing op deze uitgave. Door de aangeboden informatie te gebruiken, verklaart u zich akkoord met de toepasselijkheid van deze disclaimer. De informatie in deze uitgave is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Er kunnen geen rechten aan de informatie uit deze uitgave worden ontleend. Hoewel FACET Accountants en Adviseurs B.V. zorgvuldigheid in acht heeft genomen bij het samenstellen en onderhouden van deze uitgave en daarbij gebruik heeft gemaakt van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kan FACET Accountants en Adviseurs B.V. niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. FACET Accountants en Adviseurs B.V. wijzen iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid, actualiteit van de geboden informatie uitdrukkelijk van de hand. Deze publicatie is met zorg opgesteld in juni 2015. Thans onderhanden zijnde voorstellen (ontwerpbesluiten, overgangsregelingen) en eventuele wetswijzigingen voorbehouden. Eventuele updates van deze publicatie zullen digitaal via onze website (www.facet-accountants.nl) beschikbaar gesteld worden. Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Nog geen abonnement op onze HRM (juridische) dienstverlening? Informeer dan naar de mogelijkheden! Voor vragen over de loonadministratie kunt u terecht bij: Mirjam de Vaal, Lia Ebing of Thijs Schouten [email protected] of [email protected] [email protected] [email protected]
Voor juridische vragen kunt u terecht bij: mr. Suzelle Koeken [email protected]
Voor vragen op personeelsgebied (HRM) kunt u terecht bij: Annette Koevermans [email protected] Gewoon even klankborden of een vraag? Bel ons dan even! 010-4526144
Tips vindt u dagelijks op onze website: www.facet-accountants.nl
Annette (HRM-adviseur)
Mirjam (loonspecialist)
Lia (loonspecialist)
Suzelle (arbeidsjurist)
Thijs (Loon- en WKR specialist)
Fascinatio Boulevard 768-772 2909 VA Capelle aan den IJssel
