Quick Scan De Jeugd- & Gezinsbeschermers
Datum: 7 december 2015 Paswerk Ben Hendriks Gerlinde van Scheppingen
Inhoudsopgave
Inleiding
blz. 2
Omschrijving Paswerk
blz. 3
Omschrijving De Jeugd- & Gezinsbeschermers
blz. 4
Beschrijving werkprocessen Administratief medewerkers primair proces Telefoniste/receptioniste Medewerker administratie Senior medewerker administratie Jeugd- & Gezinsbeschermer
blz. 6 blz. 6 blz. 7 blz. 8 blz. 9 blz.10
Relevante bevindingen vanuit het onderzoek
blz.11
Conclusie en aanbevelingen op basis van de Quick Scan
blz.15
Financiële onderbouwing
blz.19
Eindconclusie
blz.23
Bijlage 1: berekeningen tbv de business case
blz.25
Bijlage 2: functiebeschrijving huismeester
blz.26
1
Inleiding Quick Scan De Jeugd- & Gezinsbeschermers De Jeugd- & Gezinsbeschermers heeft Paswerk gevraagd een Quick Scan uit te voeren om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt binnen hun organisatie werk te bieden dat bedrijfseconomisch een toegevoegde waarde heeft. Deze Quick Scan is niet alleen bedoeld om te kijken naar mogelijkheden voor functiecreatie maar ook om te kijken naar de mogelijkheden voor individuele detachering op basis van job carving. Als blijkt dat uit de Quick Scan mogelijkheden zijn, volgt een bedrijfsadvies. Doel van het bedrijfsadvies is het kwantificeren van de taken die door lager geschoolde medewerkers kunnen worden uitgevoerd. Deze kwalificering heeft zowel betrekking op de taken, de urenomvang van deze taken, als op de financiële component. In de Quick Scan staan de volgende vragen centraal: Is het mogelijk om binnen (delen van) de organisatie voornamelijk elementaire taken te herschikken en/of meerdere nieuwe functies te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Welke voordelen heeft een dergelijke verandering voor de werkgever De Jeugdgezinsbeschermers? Bij uitvoering van de Quick Scan wordt gekeken naar: Effectieve inzet huidig personeel Kracht van de medewerkers optimaal benutten Mogelijkheden tot maatschappelijk verantwoord ondernemen, meer concreet mogelijkheden die er zijn voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt Inzet van tijdelijk personeel Context De Jeugd-gezinsbeschermers heeft de wens een inclusieve organisatie te zijn, waarin ook plaats is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met een pilot kan worden onderzocht hoe talenten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, en dan in het bijzonder mensen uit de WSW en/of mensen uit het doelgroepenregister, productief binnen De Jeugd- & Gezinsbeschermers ingezet kunnen worden. Alvorens tot een advies te komen wordt eerst onderzocht middels een Quick Scan of er potentiele mogelijkheden zijn. Hierbij wordt gekeken naar elementaire taken die geïsoleerd kunnen worden uit de werkprocessen en die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kunnen aanleren. Uiteraard dient het duurzaam en structureel werk te zijn die uiteindelijk ook bedrijfseconomische voordelen moeten opleveren. De uitvoering van de Quick Scan vindt plaats bij De Jeugd- & Gezinsbeschermers locatie Haarlem en De Jeugd- & Gezinsbeschermers locatie Hilversum.
2
Omschrijving Paswerk Korte beschrijving organisatie Paswerk algemeen Paswerk is mensontwikkelbedrijf en re-integratiebedrijf voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er zijn totaal bijna 1.200 mensen bij en via Paswerk werkzaam, vooral op basis van de Wet Sociale Werkvoorziening en de Wet Werk en Bijstand. Paswerk voert deze re-integratietaken uit voor de vijf gemeenten in de regio Zuid-Kennemerland. Van binnen naar buiten Het beleid is gericht op doorstroming “van binnen naar buiten”, dus opleiden en begeleiden bij het (opnieuw) vinden van een gewone baan bij een gewone werkgever of zo dicht mogelijk daarbij. Paswerk heeft eigen leerwerkbedrijven, zoals groen, post, grafisch, metaal, elektro, schoonmaak, catering, textiel en verpakken. Deze staan onder Diensten. Onder de naam Pasmatch levert Paswerk tal van personeelsdiensten, zoals: actiefstages en werkstages, vacaturecentrum, directe bemiddeling, individuele detachering, groepsdetachering, plaatsing garantiebanen en begeleid werken. Wij hebben ruime ervaring met detachering in opdracht van werkgevers. U kunt via detachering personeel inhuren of via een garantiebaan of Begeleid Werken mensen in dienst nemen, waarbij wij de loonkosten subsidie verzorgen. Ontzorgen We kunnen u als werkgever geheel ontzorgen, inclusief advies ten aanzien van subsidies en papieren. U moet immers uw aandacht kunnen richten op de kerntaken van uw organisatie. PasMatch heeft een groot netwerk en is een stabiele en betrouwbare partner. Leerwerkbedrijf Door onze positionering als leerwerkbedrijf worden nieuwkomers al bij binnenkomst klaargestoomd voor de reguliere arbeidsmarkt. In dit traject worden de competenties zichtbaar gemaakt en waar nodig ontwikkeld.
3
Omschrijving De Jeugd- & Gezinsbeschermers Korte beschrijving organisatie De Jeugd- & Gezinsbeschermers algemeen De Jeugd- & Gezinsbeschermers is een organisatie die multiprobleemgezinnen begeleidt met ernstige problemen op het gebied van opvoeden en opgroeien. In sommige gevallen is die begeleiding opgelegd door de rechter, in andere gevallen vindt de begeleiding plaats op vrijwillige basis. Daarnaast beidt de organisatie met een crisisdienst 24/7 direct hulp als een kind acuut in gevaar is en doet de organisatie onderzoek naar vermoedens van kindermishandeling (Veilig Thuis). Missie De Jeugd- & Gezinsbeschermers staat voor de bescherming van kinderen en het versterken van de kwaliteiten van het gezin. Visie De Jeugd- & Gezinsbeschermers draagt samen met gemeenten en samenwerkingspartners actief bij aan een toegankelijk, samenhangend en sluitend stelsel van jeugdzorg. Elk kind heeft recht op goede kansen om zich te ontwikkelen en op te groeien in een veilige omgeving. Als zich problemen voordoen, wordt door het lokale veld hulp geboden. Meestal is dat afdoende maar soms blijven er grote zorgen over de ontwikkeling van het kind. Of is er sprake van (een vermoeden van) kindermishandeling. De mogelijkheden voor een kind om in een veilige situatie op te groeien zijn dan in het geding. Voor deze situaties biedt de gecertificeerde instelling uitkomst. Organogram
4
Werkgebied
Om een goed beeld te krijgen van de potentiele mogelijkheden binnen de organisatie om elementaire functies te creëren die geschikt zijn voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt, volgt nu een beschrijving van het deel van de organisatie dat is meegenomen in de Quick Scan. In de eindconclusie vermelden we de mogelijkheden voor functiecreatie binnen dit deel van de organisatie.
5
Beschrijving werkprocessen Beschrijving werkproces voor de functie Administratief medewerker primair proces De afdeling administratie doet de administratie en secretariële ondersteuning aan het primaire proces op locatie. Aantal medewerkers in Haarlem betreft 7 (fulltime en parttime) eigen medewerkers waarbij geen uitzendkrachten worden ingezet. Aantal medewerkers in Hilversum betreft 2, 1 medewerker voor 32 uur en 1 medewerker voor 15 uur. Branche : Jeugdzorg Werktijden : maandag t/m vrijdag 08:30 – 17:00 uur of 09.00 – 17.30 uur Het werkproces is al volgt: Hoofdactiviteit: Legt gegevens van betreffende cliënten vast in het geautomatiseerde systeem Completeert, daar waar nodig, ontbrekende gegevens Controleert gegevens door middel van vergelijking van mutaties met documenten en corrigeert Houdt de cliënten dossiers actueel Bewaakt de cliënten dossiers Stelt cliënten overzichten samen vanuit het cliënt registratiesysteem Bewaakt de termijnen en processen in cliënten dossiers Bewaakt de diverse fout- en signaleringslijsten Produceert, verwerkt en verzendt officiële documenten met betrekking tot de cliënt Archiveert de administratieve bron documenten, dossiers en bescheiden Verricht ondersteunende werkzaamheden van diverse aard Overige werkzaamheden: Lichte administratieve werkzaamheden Handelt verzoeken en verzekeringen ten behoeve van de cliënten af Denkt mee over diverse werkprocessen Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen binnen het vakgebied Neemt deel aan het werkoverleg
6
Beschrijving werkproces voor de functie telefoniste/receptioniste De afdeling telefoniste/receptioniste draagt zorg voor de afhandeling van het inkomend telefoonverkeer, het ontvangen van bezoekers en het verrichten van facilitaire en overige werkzaamheden. Aantal medewerkers betreft 12 waarvan 1 fulltime, 1 voor 32 uur en de overige parttime. Allen zijn eigen medewerkers waarbij bij ziekte/verlof uitzendkrachten worden ingezet. Branche : Jeugdzorg Werktijden : maandag t/m vrijdag 08.30 – 17.00 uur Het werkproces is al volgt: Hoofdactiviteit telefoon en bezoekers: Neemt binnenkomende gesprekken aan en verbindt deze door naar de afdeling en of persoon Brengt op aanvraag telefonische verbindingen tot stand Zoekt op verzoek telefoonnummers en adressen op Neemt op verzoek eenvoudige boodschappen aan en verstrekt informatie Verstrekt uitsluitend gegevens conform de geldende regels Wijst parkeerplaatsen toe aan bezoekers Ontvangt, informeert en verwijst bezoekers Geeft eenvoudige informatie met betrekking tot een bezoekerspas Bewaakt veiligheidsprocedure met betrekking tot bezoek
Overige facilitaire werkzaamheden: Behandelt alle voorkomende werkzaamheden betreffende de binnenkomende post, e-mails en faxen en distribueert deze Verzorgt reserveringen en voorbereiding van de vergaderruimtes en ziet toe op orde en netheid van deze ruimtes Bewaakt de huisregels Bewaakt het brand en storingspaneel Bewaakt de camerabeelden en signaleert onregelmatigheden Verricht kleine facilitaire handelingen en verzorgt voorraden met betrekking tot kantoorartikelen Neemt deel aan het werkoverleg
7
Beschrijving werkproces voor de functie medewerker administratie De medewerker administratie kenmerkt zich door het verzamelen, completeren, toetsen van administratieve gegevens, het beschikbaar stellen van relevante informatie aan in- en externe betrokkenen en het leveren van een bijdrage aan de optimalisatie van werkprocessen Aantal medewerkers betreft 3 in zowel 32 uur als parttime dienstverband Branche : Jeugdzorg Werktijden : maandag t/m vrijdag 08.30 – 17.00 uur Het werkproces is al volgt: Hoofdactiviteit administratie: Ontvangt, bewerkt en verzamelt administratieve gegevens Het verwerken van mutaties Het opmaken van arbeidscontracten Completeert informatie door de op te vragen bij andere afdelingen en/of externe instanties Toetst administratieve gegevens op rechtmatigheid, volledigheid en juistheid en draagt zorg voor de verwerking Levert een bijdrage aan het opstellen van periodieke overzichten, rapportages en ad hoc analyses Beheert het archief van de administratie en verstrekt op aanvraag dossiers/stukken Verzorgt en bewaakt tijdige facturering en aanmaningen aan debiteuren en rapporteert openstaande betalingen aan de Senior administratief medewerker Biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan Informeert in- en externe betrokkenen over relevante updates, wijzigingen en ontwikkelingen Fungeert als eerste aanspreekpunt van leidinggevende en medewerkers ten behoeve van externe relaties Overige werkzaamheden: Het maken van kopieën voor in de dossiers Het aanmaken van nieuwe dossiers Het verdelen en wegbrengen van post
8
Beschrijving werkproces voor de functie senior medewerker administratie De medewerker administratie kenmerkt zich door het verzamelen, analyseren, beoordelen en verwerken van financiële gegevens, het leveren van een bijdrage aan het financiële beheer, het beschikbaar stellen van relevante informatie aan in- en externe betrokkenen en het optimaliseren van werkprocessen. Aantal medewerkers betreft 2 in zowel fulltime als parttime dienstverband Branche : Jeugdzorg Werktijden : maandag t/m vrijdag 08.30 – 17.00 uur Het werkproces is al volgt: Hoofdactiviteit administratie: Levert een bijdrage aan het beheer van de bankrekeningen, controleert deze en levert informatie hierover aan Levert informatie over uitputting van budgetten ten behoeve van budgethouders en Concerncontroller Ontvangt, bewerkt en verzamelt mutaties Ziet toe op een juiste en tijdige aanlevering van informatie met betrekking tot de administratie Controleert het grootboek- en tussenrekeningen, signaleert verschillen, analyseert oorzaken, lost op of geeft uitleg over het betreffende verschil Signaleert en registreert afwijkingen in de administratie en achterhaalt de oorzaken Bewaakt de facturering Bewaakt het debiteuren en crediteurenbestand Bereidt financiële rapportages voor Genereert rapportages voor de interne klant Bewaakt ontvangsten bedragen vanuit diverse fondsen Verzorgt de financiële administratieve overdracht van pupillen naar andere bureaus jeugdzorg Overige werkzaamheden: Houdt de ontwikkeling op het gebied van wettelijke fiscale regelgeving bij Is volledig op de hoogte en toetst de naleving van relevante wet- en regelgeving binnen de afdeling Beheert en controleert de verzekeringsportefeuille en onderhoudt zelfstandig contacten met in- en externe partijen Verzorgt de administratie en jaarrekening van Stichting Tot Steun Stemt met andere afdelingen af hoe de administratieve werkprocessen, procedures en de ondersteunende systemen kunnen worden geoptimaliseerd
9
Beschrijving werkproces voor de functie jeugd- & gezinsbeschermer De afdeling jeugd- & gezinsbescherming zorgt ervoor dat de veiligheid en de ontwikkeling van het kind dat in de knel zit geborgd is, zorgt voor (re-) socialisatie van het kind of de jongere, en verstrekt de kwaliteiten van het gezin en haar netwerk. Hij ondersteunt in vrijwillig kader multi-problem cliënten en voert jeugdbeschermings-, jeugdreclasserings- en voogdijmaatregelen uit. De werkzaamheden vinden zodanig plaats dat binnen de beschikbare tijd de gestelde doelen en kwaliteitseisen worden behaald. Aantal medewerkers betreft ongeveer 20 en allen zijn eigen medewerkers. Branche : Jeugdzorg Werktijden : maandag t/m vrijdag 08.30 – 17.00 uur of 9.00 – 17.30 uur Het werkproces is al volgt: Hoofdactiviteit: Verzamelt en neemt kennis van relevantie informatie over de complexe en meervoudige problematiek Brengt de opvoedsituatie met alle partijen in kaart Voert een risico- en veiligheidsanalyse uit Werkt aan een coöperatieve relatie met het gezin Beoordeelt zelfstandig de noodzaak tot het nemen van beschermende maatregelen voor het kind Stelt met het gezin een plan op met de nodige waarborgen voor de veiligheid en ontwikkeling van het kind Overige werkzaamheden: Archiveren van dossiers Overbrengen van dossiers als de jongeren op een andere plek zijn geplaatst Opstellen van verzoekschriften en rapportages
10
Relevante bevindingen vanuit het onderzoek Mogelijkheden voor functiecreatie Om te kunnen bepalen in hoeverre binnen De Jeugd- & Gezinsbeschermers mogelijkheden voor functiecreatie in potentie aanwezig zijn, wordt een antwoord gezocht op een of meer onderdelen van de volgende vraag: Is er in de werkprocessen sprake van werkzaamheden: Die onder het opleidingsniveau liggen van degene die deze werkzaamheden uitvoert? Op een lager niveau en daardoor niet de noodzakelijke hoeveelheid aandacht krijgen van de werknemers? Waardoor werknemers van hun hoofdtaken worden afgeleid? Die de reguliere uitvoering van de hoofdtaak belemmeren of verstoren? Die gemakkelijk losgekoppeld kunnen worden van de werkzaamheden zoals deze nu binnen een functie worden verricht? Om bovenstaande vragen te beantwoorden kan gebruik gemaakt worden van een aantal indicatoren zoals: Is er sprake van werkzaamheden: Die efficiënter of vaker uitgevoerd zouden kunnen worden? Die de snelheid van handelen van het proces vertragen? Die zich opstapelen of waar werknemers moeizaam of niet aan toe komen? Die vereisen dat werknemers overwerken? Waarvoor tijdelijk personeel wordt aangetrokken? Die men zou willen of kunnen aanbieden en die momenteel niet aangeboden worden? Waar werknemers hulp of ondersteuning bij kunnen gebruiken? Het antwoord op deze vragen wordt afgeleid van een eigen eerste inventarisatie van de werkzaamheden. Informatiebronnen zijn gesprekken met de leidinggevende, met de werknemers en observaties. Uit het interview en de observaties blijkt het volgende: De functie Administratief medewerker primair proces: Werknemers werken onder hun taakniveau bij bijvoorbeeld: Het archiveren van documenten en het opruimen in de mappen Kopieerwerk Koffieschenken voor cliënten Vaatwasser in en uit ruimen Post halen en brengen Taken die blijven liggen: Er blijven geen taken liggen omdat men blij is af en toe een loopje te hebben en even achter de computer vandaan te zijn.
11
De functie telefoniste/receptioniste: Werknemers (Haarlem) werken onder hun taakniveau bij bijvoorbeeld: Bestellen van kantoorartikelen en briefpapier Opruimen kantoorartikelen Vaatwasser in en uit ruimen Verzorgen van koffie en thee Uitgaande post frankeren en gereed maken voor verzending Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken Bijvullen van de koffie/thee bakjes in de vergader/spreekkamers Opruimen van het speelgoed in de gang Taken die blijven liggen: Dagelijks een ronde lopen over de afdeling en gebreken signaleren. Daarnaast komt men er niet aan toe om de vergaderruimtes op te ruimen en deze gereed te maken voor de volgende vergadering.
De functie medewerker administratie (financiën en HRM): Hier zijn 3 medewerkers werkzaam in zowel 32 uur als parttime dienstverband. De kerntaken die binnen deze afdeling voorkomen bestaan onder meer uit : Het verwerken van mutaties Controlerende functie Het maken van brieven Het opmaken van arbeidscontracten Ze verzorgen de financiële en hrm-administratie voor alle vestigingen van De Jeugd- & Gezinsbeschermers. Taken die blijven liggen: Het maken van kopieën in dossiers (ongeveer 20 tot 40 per dag 15 min). Het aanmaken van dossiers Het verdelen en wegbrengen van post De functie senior medewerker financiële administratie. Hier zijn 2 medewerkers werkzaam in zowel fulltime als parttime dienstverband. De kerntaken binnen deze functie bestaan onder meer uit:Beheer liquiditeit Het behandelen van verzekeringszaken en onderhouden van contacten hierover. Het onderhouden van contacten met notarissen m.b.t. o.a. wezengeld. controleren van financiële boekingen. Het maken van de begroting. Het maken van de jaarrekening. Taken die blijven liggen: Archiefwerkzaamheden. Kopieerwerk Scanwerk per gemeente van facturen en bijlages. het gaat om 1500 facturen per maand en bedraagt ongeveer 2 dagen werk per maand. ( lichte Excel werkzaamheden). Een eventuele medewerker binnen deze beschikt over een VOG, is integer en kan abc scannen.
12
De leidinggevende in Hilversum geeft aan dat onderstaande taken blijven liggen: Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken Bijvullen van de koffie/thee bakjes in de vergader/spreekkamers Voeren van belafspraken Inplannen werkoverleg Kopieerwerk ten voorbereiding van de afspraken Planten water geven Onkruid verwijderen rondom het gebouw Parkeergarage schoonhouden Onderhoud plegen aan de dienstfietsen Taken die blijven liggen: Dagelijks een ronde lopen over de afdeling en gebreken signaleren. Daarnaast komt men er niet aan toe om de vergaderruimtes op te ruimen en deze gereed te maken voor de volgende vergadering. Aanvullende observaties Tijdens de gesprekken wordt duidelijk dat men wisselend reageert op de reorganisatie die op het moment plaats vindt. Overige informatie Indien een eventuele medewerker geplaatst wordt binnen De Jeugd- & Gezinsbeschermers dan is het in ieder geval noodzakelijk dat deze beschikt over een Verklaring Omtrent Gedrag. De medewerker moet integer zijn en op een goede manier met vertrouwelijke informatie omgaan.
13
Afdeling Inkoop In het gesprek met de afdeling Inkoop zijn o.a. de servicebalie, schoonmaak en beveiliging aan de orde geweest. Op dit moment worden onderstaande werkzaamheden uitbesteed aan externe partijen:
Beveiliging Openen en sluiten van de panden en het lopen van een ronde door het pand of de ramen gesloten zijn
Schoonmaak Toiletten en gangen worden uitbesteed en vallen binnen het huurcontract Afnemen vensterbanken en bureaus Kantine op orde houden Prullenbakken legen Koffiemachines schoonmaken en bijvullen Opruimen van bestellingen Klaarzetten van de vergaderruimtes en het verzorgen van koffie en thee
Overige werkzaamheden Planten watergeven en bijhouden Licht onderhoud aan 6 leenfietsen
Indien we rekening kunnen houden met het gegeven dat het dinsdag en donderdag het meest druk is in verband met vergaderingen en dat gelegenheid geboden wordt om de werkzaamheden overdag te kunnen verrichten denken wij vanuit ons bedrijf Paswerk mogelijkheden te zien om een groot aantal werkzaamheden voor ons rekening te kunnen nemen. De afdeling inkoop heeft de werkzaamheden op de locatie Haarlem als op de locatie Alkmaar bekeken en in een overzicht gezet welke werkzaamheden er zijn en hoeveel tijd men er gemiddeld per week mee bezig is. Werkzaamheden
Extra informatie
Haarlem
Alkmaar
Open en sluitronde Schoonmaak
07.30 ochtend en 19.00 avond Koelkast Lunchruimte Spreekruimte/vergaderruimte Kantoren Binnen en separatieglas Schoonmaken en vullen Voorraad bijhouden Binnen Lampen, schroefjes etc. Fietsenonderhoud Halen en brengen Koffie etc., tafels verplaatsen
1 1 2 1 10 1 2,5 0,25 1 5 1 2,5 5
1 2 1 10 1 2,5 0,25 1 5 1 2,5 5
Glasbewassing Koffiemachines Groenvoorziening Technische klusjes Post Vergaderruimtes klaarmaken
14
Conclusie en aanbevelingen op basis van de Quick Scan Uit de gesprekken en waarnemingen is te concluderen dat er een aantal taken zijn, die nu worden uitgevoerd door gekwalificeerde werknemers, maar die ook door mensen van de doelgroep kunnen worden uitgevoerd. Op basis van een eerste beoordeling zijn de taken wel substantieel in omvang en kunnen zij mogelijk door mensen met minder kwalificaties worden verricht. Het betreft vooral werkzaamheden die snel aan te leren zijn en onafhankelijk van het hoofdproces uitgevoerd kunnen worden. Denk hierbij aan werkzaamheden uit het takenpakket van de administratief medewerker primair proces, de telefoniste/receptioniste maar ook van de financiële administratie en HRM. De afdeling inkoop geeft ook aan dat diverse werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden door mensen van de doelgroep. Om een goed beeld te krijgen onderscheiden wij de werkzaamheden per locatie. De werkzaamheden voor de functie(s) in Haarlem gaan bestaan uit: Het archiveren van documenten en het opruimen in de mappen Kopieerwerk Post frankeren en gereed maken voor verzending Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken Bestellen van kantoorartikelen, briefpapier en achtereenvolgens het opruimen van deze artikelen Aantal huishoudelijke taken zoals: het in en uitruimen van de vaatwasser, het verzorgen van koffie en thee, het bijvullen van de koffie/theebakjes in de vergaderruimtes en het opruimen van speelgoed in de gang. Openen pand om 07.30 uur ochtend Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, lunchruimte, kantoren. Glasbewassing binnen Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de voorraad bijhouden Groenvoorziening binnen Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook fietsonderhoud Post halen en brengen extern De bovenstaande taken hebben wij uitgewerkt in de volgende uren per dag: Werkzaamheden Ma Di Wo Het archiveren van documenten 2 2 2 Kopieerwerk c.q. scanwerk 1 1 1 Bestellen van kantoorartikelen, briefpapier en 0,2 0,2 0,2 achtereenvolgens het opruimen van deze artikelen Post halen en brengen intern 0,2 0,2 0,2 Vergaderruimtes opruimen en gereed maken 1 1 1 Diverse huishoudelijke taken, vaatwasser, speelgoed 0,5 0,5 0,5 Openen van het pand 0,1 0,1 0,1 Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, 0,6 0,6 0,6 lunchruimte en spreek en vergaderruimtes Schoonmaken van de kantoren 2 2 2 Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de 0,6 0,6 0,6 voorraad bijhouden Groenvoorziening binnen 0,1 0,1 0,1 Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook 1,2 1,2 1,2 fietsonderhoud Post halen en brengen extern 0,5 0,5 0,5
Do 2 1 0,2
Vr 2 1 0,2
0,2 1 0,5 0,1 0,6
0,2 1 0,5 0,1 0,6
2 0,6
2 0,6
0,1 1,2
0,1 1,2
0,5
0,5
15
De werkzaamheden voor de functie in Hilversum gaan bestaan uit: Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken Bijvullen van de koffie/thee bakjes in de vergader/spreekkamers Voeren van belafspraken Inplannen werkoverleg Kopieerwerk ten voorbereiding van de afspraken Parkeergarage schoonhouden Openen pand om 07.30 uur Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, lunchruimte, kantoren en spreek en vergaderruimtes Glasbewassing binnen Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de voorraad bijhouden Groenvoorziening zowel binnen als buiten Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook fietsonderhoud Post halen en brengen extern De bovenstaande taken hebben wij uitgewerkt in de volgende uren per dag: Werkzaamheden Ma Di Het archiveren van documenten en het opruimen in de 1,5 1,5 mappen Kopieerwerk c.q. scanwerk 0,5 0,5 Inplannen werkoverleg en voeren van belafspraken 0,5 0,5 Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken 1 1 Onkruid verwijderen rondom het gebouw en parkeergarage 1 1 schoonhouden Onderhoud plegen aan dienstfietsen 0,5 0,5
Wo 1,5
Do 1,5
Vr 1,5
0,5 0,5 1 1
0,5 0,5 1 1
0,5 0,5 1 1
0,5
0,5
0,5
De werkzaamheden voor de functie(s) in Alkmaar gaan bestaan uit:
Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, lunchruimte, kantoren. Glasbewassing Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de voorraad bijhouden Groenvoorziening zowel binnen als buiten Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook fietsonderhoud Post halen en brengen extern
De bovenstaande taken hebben wij uitgewerkt in de volgende uren per dag: Werkzaamheden Ma Di Wo Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, 0,6 0,6 0,6 lunchruimte en spreek en vergaderruimtes Schoonmaken van de kantoren 2 2 2 Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de 0,6 0,6 0,6 voorraad bijhouden Groenvoorziening zowel binnen als buiten 0,2 0,2 0,2 Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook 1,2 1,2 1,2 fietsonderhoud Post halen en brengen extern 0,5 0,5 0,5
Do 0,6
Vr 0,6
2 0,6
2 0,6
0,2 1,2
0,2 1,2
0,5
0,5
16
De betreffende werkzaamheden in Haarlem leiden tot een functie als huismeester en een functie licht administratief medewerker. De werkzaamheden voor de functie huismeester in Haarlem gaan bestaan uit: Werkzaamheden Post halen en brengen intern Vergaderruimtes opruimen en gereed maken Diverse huishoudelijke taken, vaatwasser, speelgoed Openen pand Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, lunchruimte en spreek en vergaderruimtes Schoonmaken van de kantoren Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de voorraad bijhouden Groenvoorziening binnen Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook fietsonderhoud Post halen en brengen extern
Ma 0,2 1 0,5 0,1 0,6
Di 0,2 1 0,5 0,1 0,6
Wo 0,2 1 0,5 0,1 0,6
Do 0,2 1 0,5 0,1 0,6
Vr 0,2 1 0,5 0,1 0,6
2 0,6
2 0,6
2 0,6
2 0,6
2 0,6
0,1 1,2
0,1 1,2
0,1 1,2
0,1 1,2
0,1 1,2
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
Totaal
6,8
6,8
6,8
6,8
6,8
De werkzaamheden voor de functie licht administratief medewerker in Haarlem gaan bestaan uit: Werkzaamheden Het archiveren van documenten Kopieerwerk c.q. scanwerk Bestellen van kantoorartikelen, briefpapier en achtereenvolgens het opruimen van deze artikelen Post halen en brengen intern Totaal
Ma 2 1 0,1
Di 2 1 0,1
Wo 2 1 0,1
Do 2 1 0,1
Vr 2 1 0,1
0,1 3,2
0,1 3,2
0,1 3,2
0,1 3,2
0,1 3,2
In Haarlem is er 1 functie voor een huismeester fulltime (34 uur) en een functie voor een licht administratief medewerkster parttime (16 uur) Bijzonderheden voor de functie huismeester: In het bezit van een rijbewijs is niet noodzakelijk omdat de post per fiets/brommer opgehaald kan worden Zowel technische werkzaamheden als licht fietsonderhoud Onder schoonmaak werkzaamheden vallen geen toiletten maar het legen van de vuilnisbakken en het schoonhouden van bureaus/tafels/koelkasten/etc. Met openen van het pand dient onregelmatig gewerkt te worden
17
De betreffende werkzaamheden in Alkmaar leiden tot een functie als huismeester. De werkzaamheden voor de functie huismeester in Alkmaar gaan bestaan uit: Werkzaamheden Ma Di Wo Post halen en brengen intern 0,2 0,2 0,2 Vergaderruimtes opruimen en gereed maken 1 1 1 Diverse huishoudelijke taken, vaatwasser, speelgoed 0,5 0,5 0,5 Diverse schoonmaakwerkzaamheden zoals koelkast, 0,6 0,6 0,6 lunchruimte en spreek en vergaderruimtes Schoonmaken van de kantoren 2 2 2 Schoonmaken van de koffiemachines, het bijvullen en de 0,6 0,6 0,6 voorraad bijhouden Groenvoorziening binnen 0,1 0,1 0,1 Technische klusjes zoals lampen en schroefjes maar ook 1,2 1,2 1,2 fietsonderhoud Post halen en brengen extern 0,5 0,5 0,5 Totaal
6,7
6,7
6,7
Do 0,2 1 0,5 0,6
Vr 0,2 1 0,5 0,6
2 0,6
2 0,6
0,1 1,2
0,1 1,2
0,5
0,5
6,7
6,7
In Alkmaar is er 1 functie voor een huismeester fulltime (33,5 uur)
In Hilversum blijven diverse taken liggen waarbij de betreffende werkzaamheden leiden tot een functie als algemeen medewerker. De bovenstaande taken hebben wij uitgewerkt in de volgende uren per dag: Werkzaamheden Ma Di Het archiveren van documenten en het opruimen in de 1,5 1,5 mappen Kopieerwerk c.q. scanwerk 0,5 0,5 Inplannen werkoverleg en voeren van belafspraken 0,5 0,5 Vergaderruimte/spreekkamer opruimen en gereed maken 1 1 Onkruid verwijderen rondom het gebouw en parkeergarage 1 1 schoonhouden Onderhoud plegen aan dienstfietsen 0,1 0,1 Totaal
4,6
4,6
Wo 1,5
Do 1,5
Vr 1,5
0,5 0,5 1 1
0,5 0,5 1 1
0,5 0,5 1 1
0,1
0,1
0,1
4,6
4,6
4,6
In Hilversum is 1 functie van algemeen medewerker parttime (23 uur)
Deze functie leidt tot een vermindering van het aantal ondersteunende taken die door het zittend, hoger gekwalificeerd personeel wordt uitgevoerd. Daardoor kunnen zij meer aandacht en tijd steken in andere kerntaken waarvoor kwalificaties vereist zijn. Indien gekozen wordt voor het anders organiseren van de meer elementaire werkzaamheden dan kan een besparing op de loonkosten plaats vinden, zonder dat de kwaliteit van het werkproces vermindert. Voor alle functies binnen De Jeugd- & Gezinsbeschermers geldt dat een VOG vereist is.
18
Financiële onderbouwing vanuit Paswerk Welke regelingen zijn er mogelijk: Detacheren De medewerker voert de werkzaamheden uit bij de werkgever maar blijft in dienst van Paswerk Maandelijks wordt maandelijks een vast inleentarief in rekening gebracht bij de werkgever Als de medewerker ziek wordt dan wordt dit in mindering gebracht op het inleentarief Verlof bouwt de medewerker op bij de werkgever en dient deze daar ook op te nemen. Deze uren worden niet verrekend De werkgever ontvangt een detacheringscontract met de gemaakte afspraken Een detacheringscontract is maandelijks opzegbaar Garantiebaan De medewerker voert de werkzaamheden uit bij de werkgever en komt in dienst bij de werkgever De eerste maand en mogelijk twee maanden voert de werknemer zijn werkzaamheden uit met behoud van uitkering Medewerker verdient minder dan het minimumloon en wordt aangevuld met een loonkostensubsidie tot het minimumloon De werkgever ontvangt een loonkostensubsidie over het bruto salaris maar niet over de werkgeverslasten, vakantiegeld en 13e maand De loonwaarde wordt vastgesteld door het UWV Ziekte is afgedekt en wordt betaald door het UWV Functies en kosten: Haarlem huismeester fulltime (34 uur) De werkzaamheden voor de huismeester bestaan uit een takenpakket welke ongeveer 34 uur in beslag neemt. Kosten: Detacheren Maandelijks een inleentarief van € 1511,11 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Op jaarbasis zijn de kosten bij detacheren € 18.133,33 Garantiebaan Het minimumloon bedraagt € 1524,60 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Maandelijkse kosten € 1439,90 Op jaarbasis kost een garantiebaan € 17.278,80 Voor de werkgever komen hier nog wel de werkgeverslasten bij.
19
Haarlem licht administratief medewerker parttime (16 uur) De werkzaamheden voor de administratief medewerker bestaan uit een takenpakket welke ongeveer 16 uur in beslag neemt. Kosten: Detacheren Maandelijks een inleentarief van € 1600,00 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Voor de functie van 16 uur berekenen wij € 711,11 Op jaarbasis zijn de kosten bij detacheren € 8.533,32 Garantiebaan Het minimumloon bedraagt € 1524,60 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Maandelijkse kosten € 677,60 Op jaarbasis kost een garantiebaan € 8.131,20 Voor de werkgever komen hier nog wel de werkgeverslasten bij. Alkmaar huismeester fulltime (33,5 uur) De werkzaamheden voor de huismeester bestaan uit een takenpakket welke ongeveer 33,5 uur in beslag neemt. Kosten: Detacheren Maandelijks een inleentarief van € 1488,89 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Op jaarbasis zijn de kosten bij detacheren € 17.688,67 Garantiebaan Het minimumloon bedraagt € 1524,60 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Maandelijkse kosten € 1418,73 Op jaarbasis kost een garantiebaan € 17.024,70 Voor de werkgever komen hier nog wel de werkgeverslasten bij. Hilversum algemeen medewerker parttime (23 uur) De werkzaamheden voor de algemeen medewerker bestaan uit een takenpakket welke ongeveer 23 uur in beslag neemt. Kosten: Detacheren Maandelijks een inleentarief van € 1600,00 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Voor de functie van 25 uur berekenen wij € 1.022,22 Op jaarbasis zijn de kosten bij detacheren € 12.226,67 Garantiebaan Het minimumloon bedraagt € 1524,60 per maand voor fulltime (maximaal 36 uur per week) Maandelijkse kosten € 974,05 Op jaarbasis kost een garantiebaan € 11.688,60 Voor de werkgever komen hier nog wel de werkgeverslasten bij.
20
Wat levert dit De Jeugd- & Gezinsbeschermers op: Kosten bij detacheren: Haarlem Inleentarief per maand
Inleentarief per jaar
Huismeester fulltime (34 u)
€ 1.511,11
€ 18.133,33
Licht administratief medewerker (16 u)
€
711,11
€ 8.533,32
Totaal excl btw BTW 21% Totaal incl btw
€ 2.222,22 € 466,67 € 2.688,89
€ 26.666,65 € 5.600,04 € 32.266,69
Kosten jeugdzorg
€ 46.000,00
Totaal levert dit voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers een besparing van € 13.733,31 op. Het sluiten van de panden moet mogelijk nog ingekocht blijven waardoor de besparing lager uit gaat vallen. Alkmaar Inleentarief per maand
Inleentarief per jaar
Huismeester fulltime (33,5 u)
€ 1.488,89
€ 17.688,67
Totaal excl btw BTW 21% Totaal incl btw
€ 1.488,89 € 312,67 € 1.801,56
€ 17.688,67 € 3.752,04 € 21.440,71
Kosten jeugdzorg
€ 29.900,00
Totaal levert dit voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers een besparing van € 8.459,29 op. Hilversum Inleentarief per maand
Inleentarief per jaar
Algemeen medewerker (23 uur)
€ 1.022,22
€ 12.226,67
Totaal exl btw BTW 21% Totaal incl btw
€ 1.022,22 € 214,67 € 1.236,89
€ 12.226,67 € 2.576,04 € 14.802,71
Kosten jeugdzorg
Niet bekend
21
Kosten bij een garantiebaan: Voor een garantiebaan geldt bij De Jeugd- & Gezinsbeschermers een percentage van 47% aan werkgeverslasten. Haarlem Kosten per maand
Kosten incl. werkgeverslasten
Kosten per jaar inclusief
Huismeester fulltime (34 uur)
€ 1.524,60
€ 2.241,16
€ 26.893.94
Licht administratief medewerker (16 uur)
€
711,11
€ 1.045,33
€ 12.543,98
Totaal
€ 2.235,71
€ 3.286,49
€ 39.437,92
Kosten jeugdzorg
€ 46.000,00
Totaal levert dit voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers een besparing van € 6.562,08 op. In de berekening is uitgegaan van de salarisschaal garantiebanen periodiek 0 per 1 januari 2016 volgens de CAO Alkmaar Kosten per maand
Kosten incl. werkgeverslasten
Kosten per jaar inclusief
Huismeester fulltime
€ 1.418,73
€ 2.085,53
€ 25.026,36
Totaal
€ 1.418,73
€ 2.085,53
€ 25.026,36
Kosten jeugdzorg
€ 29.900,00
Totaal levert dit voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers een besparing van € 4.873,64 op. In de berekening is uitgegaan van de salarisschaal garantiebanen periodiek 0 per 1 januari 2016 volgens de CAO Hilversum kosten per maand
Kosten incl. werkgeverslasten
Kosten per jaar inclusief
Algemeen medewerker
€ 974,05
€ 1.431,85
€ 17.182,20
Totaal
€ 974,05
€ 1.431,85
€ 17.182,20
Kosten jeugdzorg
Niet bekend
In de berekening is uitgegaan van de salarisschaal 0 per 1 januari 2016 volgens de CAO JZ.
22
Eindconclusie Eindconclusie Quick Scan Binnen De Jeugd- & Gezinsbeschermers zijn werkzaamheden die mensen uit de beoogde doelgroep kunnen uitvoeren. Meer gedetailleerde analyses binnen de afdeling zijn op dit moment niet noodzakelijk om nog meer inzicht te geven in de omvang van de elementaire functies. Op basis van deze Quick Scan is duidelijk welke elementaire functies te creëren zijn en kunnen een functieomschrijvingen gemaakt worden.
Voordelen voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers: Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op deze nieuw gecreëerde functie zorgt ervoor dat De Jeugd- & Gezinsbeschermers een inclusieve organisatie wordt, waarin ook plaats is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze nieuw gecreëerde functie leidt tot een vermindering van het aantal ondersteunende taken die nu door het zittend, hoger gekwalificeerd personeel worden uitgevoerd, waardoor zij meer aandacht en tijd kunnen steken in hun kerntaken. De business case laat zien dat er een besparing optreed van de kosten bij inhuur. Bij invulling door garantiebanen zijn de verhoging van de kosten minimaal (zie bijlage 1). Implementatie van de resultaten In deze Quick Scan hebben we onderzocht wat de mogelijkheden en kansen zijn voor De Jeugd- & Gezinsbeschermers, om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op te nemen binnen de personele organisatie. Hiermee kan het bedrijf de volgende doelen bereiken:
Een bijdrage aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, een inclusieve organisatie zijn, waarin ook plaats is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een afname van inzet van mogelijke toekomstige uitzendkrachten, waardoor vermindering kosten. Indien een medewerker vanuit de sociale werkvoorziening gedetacheerd wordt dan komt deze medewerker niet op de loonlijsten betaald u bij ziekte geen inleenvergoeding waardoor kosten worden bespaard.
De functie moet op een goede manier geïmplementeerd worden binnen de organisatie De Jeugd- & Gezinsbeschermers. Te denken valt dan ook aan een vast aanspreekpunt binnen de organisatie en een goede introductie. Communicatie Omdat het zittend personeel mogelijk ook te maken krijgt met wijzigingen in bestaande taken en werkprocessen, is een adequate communicatie binnen de gehele organisatie en met de betrokken functionarissen van essentieel belang. Tegelijkertijd is het van belang om concrete zaken vast te leggen met de toeleverancier van kandidaten Paswerk, over bijvoorbeeld de toeleiding, scholing of training en begeleiding. Hierdoor wordt de kans op een succesvolle pilot groot. Voor de zittende werknemers betekent dit een verhoging van de aandacht voor hun kernkwaliteiten en voor de nieuwe werknemers betekent het een verbetering in hun sociale en maatschappelijke positie. Kortom, een win-win-win situatie. 23
Wat in een later stadium als de organisatie deze scan akkoord vindt nog moet worden ingevuld: Hoe ziet de dagindeling eruit van de nieuwe werknemer(s) Wat betekent dat voor de zittende werknemers?
24
Bijlage 1 Berekeningen t.b.v. de business case
Tabel kosten nieuwe functies bij inhuur en bij indiensttreding
Functies en uren/week Huismeester Haarlem Licht adm. Haarlem Huismeester Alkmaar Algemene functie Hilversum Totale uren/fte Totale kosten exl btw BTW 21% Totale kosten incl btw
Kosten inhuur / uren/week FTE jaar 34 0,94 € 18.133,33 16 0,44 € 8.533,33 33,5 0,93 € 17.866,67 23 0,64 € 12.266,67 106,50 2,96 € 56.800,00 € 11.928,00 € 68.728,00
Huidige inkoop diensten op jaarbasis:
€ 76.323,00
Netto besparing per jaar bij inhuur: Netto kosten bij garantiebanen:
€ 7.595,00 € 2.047,39
Salaris garantiebanen incl. werkgeverslasten (min. variant, begin schaal) € 25.019,65 € 11.773,96 € 24.651,72 € 16.925,06
€ 78.370,39
25
Bijlage 2 Functiebeschrijving Huismeester Functiebeschrijving Facilitair Medewerker B Status beschrijving Vastgesteld
1) FUNCTIEBESCHRIJVING
Binnen welke kaders ben ik werkzaam? (Context) De functie Facilitair Medewerker B kenmerkt zich door het verrichten van eenvoudige, routinematige werkzaamheden op één of meerdere taakgebieden met betrekking tot schoonmaak, techniek, onderhoud en/ of facilitair ten behoeve van de algemene ruimten van de organisatie. Waarvoor ben ik aangenomen? (Doel) Welke positie neem ik in de organisatie in? (Organisatorische context) Het verrichten van schoonmaak-, facilitaire- en/ of onderhoudswerkzaamheden in de algemene ruimten in de gebouwen van de organisatie, zodanig dat de algemene ruimten te allen tijde representatief zijn. De Facilitair Medewerker B ontvangt hiërarchisch leiding van de leidinggevende waaronder de functie is gepositioneerd. De Facilitair Medewerker B geeft zelf geen leiding. Wat moet ik bereiken? (Resultaten) Wat kan ik doen om de doelen te bereiken? (Activiteiten) 1 Schoonmaakwerkzaamheden verrichten Schoonmaakwerkzaamheden verricht, zodanig dat er sprake is van schone en representatieve ruimten binnen de organisatie. l Verricht licht huishoudelijke taken in relevante ruimten in de gebouwen van de organisatie, volgens werkafspraken en een vastgesteld schema. l Verzamelt afval en vuil en zorgt voor de afvoer ervan. 2 Facilitaire werkzaamheden verrichten Facilitaire werkzaamheden zijn verricht, zodanig dat een bijdrage is geleverd aan een goed gebruik van faciliteiten door medewerkers. l Maakt op verzoek vergaderruimten gereed. l Beheert de voorraad aan schoonmaakmiddelen en meldt tekorten aan de leidinggevende. l Maakt apparatuur schoon, onderhoudt schoonmaakattributen plus signaleert en meldt gebreken aan de leidinggevende. l Signaleert problemen bij de schoonmaak door externe servicediensten, zoals gevel- en ramenreiniging. Meldt dit aan de leidinggevende. l Draagt desgewenst zorg voor planten. 3 Technische werkzaamheden verrichten Technische werkzaamheden verricht, zodanig dat verzoeken tijdig afgehandeld zijn. l Voert op verzoek eenvoudige taken uit op technisch- en onderhoudsgebied. Verricht kleine reparaties of klein onderhoud en verricht onderhoud aan groenvoorzieningen en dergelijke. l Signaleert gebreken in ruimten en aan gebouwen en meldt dit aan de leidinggevende. Welke kennis heb ik nodig om de resultaten te behalen? l Praktische kennis van schoonmaak- en hygiënische voorschriften.
26
