Quick Reference Generic Scan Interface SE

Eddon Software BV Rietveldenweg 82 5222 AS „s-Hertogenbosch The Netherlands T F E W

+31 (0)88 - 235 66 66 +31 (0)88 - 235 66 77 [email protected] www.eddon.nl

Quick Reference Generic Scan Interface SE

Block: Artikel software: Datum: Behorende bij release vanaf:

Generic Scan Interface SE ISE002 22-11-2011 3


Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................... 2 1

Inleiding ............................................................................................... 3

2

Functionele beschrijving Generic Scan Interface SE .................................... 4

© Copyright Eddon 2011

Pagina 2 van 7


1

Inleiding

De Generic Scan Interface SE is een bouwsteen gemaakt voor Synergy Enterprise. Deze bouwsteen maakt het mogelijk om gescande documenten op een eenvoudige manier op de juiste plaats terecht te laten komen in Synergy en daar een proces te laten doorlopen. Ook mails die u heeft ontvangen kunnen in Synergy worden opgeslagen en een proces doorlopen. Documenten kunnen via een scanner, multifunctional of zelfs een website worden opgeslagen in een of meerdere mappen op de server. Mails worden ontvangen in verschillende mappen op een mailserver. De Generic Scan Interface zal via een achtergrondproces de mappen constant in de gaten houden. Zodra er een scan in de map geplaatst wordt of een mail wordt ontvangen, pakt het achtergrondproces deze op en importeert het volledig automatisch als „preview‟-document in Synergy. De preview wordt aan een verzoek gekoppeld, waarmee het document gecontroleerd en aangevuld kan worden met entiteiten als relatie- en medewerkergegevens. Nadat het verzoek is afgehandeld, wordt het document definitief in Synergy aangemaakt. Er kan eventueel een tweede verzoek automatisch worden aangemaakt voor verdere afhandeling van het gescande document.


Pagina 3 van 7


2

Functionele beschrijving Generic Scan Interface SE

Het proces dat een gescand document of een ontvangen mailbericht in Synergy doorloopt nadat het door de Generic Scan Interface is opgepakt, ziet er schematisch als volgt uit:


Pagina 4 van 7

Quick Reference Generic Scan Interface SE De input is een gescand document of een ontvangen mailbericht. Op de server staan een of meerdere mappen gedefinieerd, die door de Generic Scan Interface constant in de gaten gehouden worden. Ook op de mailserver zijn mailmappen ingesteld die door de Generic Scan Interface bijgehouden worden. Zodra er een scan of mailbericht in een van de (mail)mappen terechtkomt, wordt deze door een achtergrondproces opgepakt en automatisch in Synergy geïmporteerd. Afhankelijk van de inrichting zal het document een proces doorlopen door middel van verzoeken in de werkstromen van verschillende medewerkers. Wanneer er in de inrichting een „toewijzen‟-verzoektype is gedefinieerd, zal een medewerker een verzoek van dit type in zijn werkstroom krijgen. Door middel van dit „toewijzen‟-verzoek kan bepaald worden welke flow (dus welk proces) het document moet doorlopen. Is het gescande document of de ontvangen mail bijvoorbeeld een factuur of een klachtenbrief, dan kunt u dat in het „toewijzen‟verzoek aangeven.

Open het verzoek en u krijgt een preview van het gescande document of de ontvangen mail. LET OP: Het document is nog niet definitief aangemaakt als Synergy-document en is dus nu alleen via het ‘toewijzen’-verzoek te bekijken. U krijgt tevens een uitklapmenu “Toewijzen aan flow”, waarin u de juiste keuze kunt maken. Afhankelijk van de inrichting kunnen er nog andere gegevens meegegeven worden, zoals documenttype en bedrijfstags. Realiseer vervolgens het verzoek, waarna vervolgverzoeken zullen worden aangemaakt op basis van de gekozen flow. Is er aan een flow geen „toewijzen‟-verzoektype gekoppeld of is een „toewijzen‟verzoek gerealiseerd, zal er afhankelijk van de inrichting automatisch een „verrijken‟-verzoek worden aangemaakt. Via dit verzoek kunt u, alvorens het Synergy-document definitief wordt aangemaakt, entiteiten zoals een relatie of medewerker koppelen. Het verzoek kan een proces doorlopen via verschillende betrokkenen, die het verzoek kunnen aanvullen met de juiste gegevens. Tevens ziet u een preview van het gescande document of de ontvangen mail. Zoals u in het schermafdruk kunt zien, is het Synergy-document nog niet definitief aangemaakt en het veld “Document” is daarom ook leeg. LET OP: Het ‘preview’-document is nu alleen via het ‘verrijken’-verzoek te bekijken.


Pagina 5 van 7

Quick Reference Generic Scan Interface SE Voorbeeld van een preview van een gescand document:

Voorbeeld van een preview van een ontvangen mailbericht. De bijlagen worden onderaan het verzoek ook getoond als preview:

U heeft in het „verrijken‟-verzoek, afhankelijk van de instellingen, de mogelijkheid om het “Document onderwerp” of “Document type” aan te passen of “Bedrijfstags” toe te voegen. Ook kunt u een “Versie”-nummer invullen wanneer er met versiebeheer wordt gewerkt. Deze gegevens zullen worden overgenomen in het aan te maken document. Handel de werkstroom hierna verder af.


Pagina 6 van 7

Quick Reference Generic Scan Interface SE Zodra het verzoek de in de flow-inrichting ingestelde status heeft bereikt, zal het definitieve Synergy-document worden aangemaakt. De in het verzoek gekoppelde entiteiten zullen dan aan het nieuw aangemaakte document worden gekoppeld, de scan is als bijlage toegevoegd. In het „verrijken‟-verzoek verdwijnt nu de preview en het “Document”-veld wordt gevuld met het definitieve Synergydocument.

Afhankelijk van de inrichting kan er tegelijk met het aanmaken van het document automatisch een „afhandelen‟-verzoek aangemaakt kunnen worden. Ook hierin zullen de entiteiten uit het „verrijken‟-verzoek gekoppeld worden, evenals het definitieve Synergy-document. Op deze manier kan het document een nieuw proces doorlopen.


Pagina 7 van 7

Quick Reference Generic Scan Interface SE

Recommend Documents