P.U.C. People Under Construction

P.U.C. People Under Construction Een werkboek voor leidinggevenden die medewerkers willen doen groeien

Door Pim Vandijck – www.d-Comma.com [email protected] - +32 473 676 300

© d-‐Comma gcv 2013

1

Doel van dit werkboek Voor veel organisaties vormen medewerkers de grootste vaste kost. Het spreekt dan ook voor zich dat gemotiveerde, competente medewerkers maken het verschil voor de organisatie. In 1911 schreef Frederic Taylor in zijn boek “Scientific Management” de volgende quote : “What we are looking for, however, is the readymade competent man; the man whom some one else has trained. It is only when we fully realize that our duty, as well as our opportunity, lies in systeatically cooperating to train an to make this competent man, instead of in hunting for a man whom some one else has trained, that we shall be on the road to national efficiency.” Na meer dan 100 jaar blijft deze quote realiteit. Veel organisaties verwachten bij aanwerving kant en klare medewerkers binnen te halen en vergeten hierdoor vaak een degelijk onthaalprogramma aan te bieden. Het resultaat is dan ook dat de nieuwe medewerker minder efficiënt (dus trager en duurder) zich zal inwerken in de nieuwe job. Ik ben ervan overtuigd dat het de verantwoordelijkheid is van elke manager om medewerkers te coachen naar een hoger niveau. Daar tegenover ben ik er ook van overtuigd dat het de verantwoordelijkheid is van elke medewerker om elke opportuniteit die bijdraagt aan de professionele ontwikkeling vast te nemen ook al vraagt dit extra inspanningen. Neem geen genoegen met middelmatigheid, maar streef naar excellentie, elke dag opnieuw. Talentontwikkeling biedt ook zekerheden naar de toekomst van de organisatie. Door medewerkers te ontwikkelen tot de leiders van morgen, zal uw organisatie groeien, samen met uw medewerkers. Organisatieleren is dus meer dan een routineuse dagelijkse activiteit. Het dient in lijn te zijn met de strategie en de lange termijn visie van elke organisatie. De Y generatie (geboren tussen 1975 en 1990) die momenteel volop de arbeidsmarkt opkomt, heeft andere talenten dan voorgaande generaties (vb gebruik van sociale media, IT, …) en ze staan klaar om uit de startblokken te schieten en de professionele carrière in te vliegen. Ze willen zich 100% geven, maar zullen u ook uitdagen, want zij zijn leergierig en op zoek naar organisaties die in hen willen investeren. Mijn advies : investeer in je beste talenten en geef vrijheid om te leren, maar hou mensen verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling. Geef dagelijks feedback, want feedback is het ontbijt van kampioenen. Door deze wisselwerking, krijgt u loyale medewerkers die blijven bijdragen aan de verdere groei van uw organisatie. Dit boek bevat 2 hoofdstukken. Het eerste hoofdstuk legt de focus op nieuwe medewerkers. In het tweede hoofdstuk leg ik meer de focus op ervaren medewerkers. Beide groepen vereisen een verschillende aanpak en proces, al zullen we uiteraard veel gelijkenissen vinden. Dit boek bevat talrijke praktische tips en neemt je stap voor stap mee zodat je er meteen met aan de slag kan. Veel succes in dit leerrijke groeiproces !

2


Enkele mythes doorprikt Stereotiep denken we vaak dat opleiden / trainen enkel is weggelegd voor de oudere, wijze person, die dan bij voorkeur veel kennis overdraagt aan een jonge pupil in de schoolbank. Niets is minder waar. Laten we eens kijken naar enkele van deze mythes:

Mythe

Waarheid

1. Opleiden is een enkelrichting proces

Leren is een 2-richting process, waarbij de leraar informative aanreikt en de leerling voortdurend vragen blijft stellen. Door de inzichten en de discussie kan het gebeuren dat beiden tot nieuwe inzichten komen.

2. Opleiden kost veel tijd

De manager is niet de enige die instaat voor het opleiden van nieuwe medewekrers. Hij is eerder de concertmeester. Het opleiden kan ook gebeuren door een college die een bepaalde vaardigheid zeer goed onder de knie heeft en dit goed kan overdragen. Het is du seen gedeeld process.

3. Nieuwe medewerkers leren snel

Ga niet te snel met nieuwe medewerkers. Ze hebben tijd nodig om het geleerde te vertalen naar de praktijk en volledig in de vingers te krijgen. Het is vaak beter om het leerproces te spreiden over een langere periode.

4. Enkel na jaren ervaring kan je iets aan anderen aanleren

Leeftijd is niet het belangrijkste criterium om mensen iets aan te leren. Ervaring en de vaardigheid om zaken over te brengen zijn veel belangrijker en vaak onderschat.

5. Als je leert mag je geen “fauten” maken

Fouten zijn een essentieel deel van het leerproces. Laat medewerkers fouten maken en hen hieruit leren.


3

Rollen en verantwoordelijkheden in het leerproces 1. Medewerker : de lerende medewerker is de (nieuwe) medewerker die een leer-interventie nodig heeft. Het is belangrijk dat de lerende WIL leren en aangeeft wanneer bepaalde zaken onduidelijk zijn. 2. Mentor / peter : Een mentor of peter hoeft niet de hiërarchische leidinggevende te zijn van de lerende, maar is eerder een ervaren college die de lerende kan helpen tijdens het leerproces. Het is niet de verantwoordelijkheid van de mentor om de lerende alles aan te leren. De mentor kan ook als gids dienen om toe te lichten bij wie je met welke vragen terecht kan. Een goede mentor draagt niet alleen “kennis” over, maar legt ook de gebruiken uit binnen de organisatie. 3. Manager / Coach : De manager is de hiërarchisch verantwoordelijke van de lerende. Het is zijn verantwoordelijkheid om het leerproces van de medewerker op te volgen, vorm te doen krijgen en regelmatig feedback te geven. 4. HR : HR ondersteunt alle partijen tijdens het leerproces. Dit kan gebeuren door opleidingen te geven, maar ook door zelf advies te verstrekken en een duidelijk kader uit te tekenen.

Als peter kan ik mijn ervaringen en kennis delen met nieuwe medewerkers. Hierdoor help ik hen om sneller en beter mee te werken. Dit is motiverend voor mijn nieuwe collega en voor mezelf !

4


10 top tips voordat je aan de slag gaat met nieuwe medewerkers 1. Ook nieuwe medewerkers die reeds werkervaring hebben, hebben een training 2.

plan nodig.

Jou bedrijf is uniek ! Maak voldoende tijd om de eigenheid van je organisatie uit te leggen (procedures, gebruiken, wie is wie, cultuur, …)

3.

Medewerkers weten vaak niet wat ze nog niet weten totdat iemand het hen vertelt.

4.

Feedback, zowel positief als corrigerend is cruciaal om efficiënt te leren.

5.

Creëer duidelijke structuur om aan te duiden wat de nieuwe medewerker moet leren (wat, hoe, wanneer, waarom, door wie, …)

6.

Hou het leren leuk ! Leuker leren bevordert de leerresultaten.

7. Laat medewerkers toe om 8. Check regelmatig of

veel vragen te stellen tijdens het leren.

de medewerker verstaat wat je juist uitlegde. Indien nodig,

leg opnieuw uit. 9. Medewerkers leren sneller als je de handeling voordoet, dan wanneer je ze enkel uitlegt. 10. Medewerkers leren nog sneller als je hen coacht

terwijl ze het werk doen. (training on

the job)

Een raadsel Vraag : “Hoe eet je een olifant op ?”


5

Het antwoord is : stukje voor stukje, anders verslik je je, maar blijf hen steeds attent maken dat ze een olifant aan het opeten zijn (of ze zouden kunnen gaan denken dat ze een giraffe aan het eten zijn). (= geef stukjes, maar toon het grotere geheel) Als we medewerkers opleiden, moeten we dezelfde regel toepassen. Je kan niet van medewerkers verwachten dat ze na 1 week alle aspecten van de job reeds onder de knie hebben. Geef hen ruimt, tijd en structuur om te groeien. Dit doe je door een sterk opleidingsplan, gespreid over langere termijn.

In 6 stappen een nieuwe medewerker opleiden Op de volgende pagina’s neem ik je mee in een stappenplan om je nieuwe medewerker efficiënt en effectief op te leiden. Ik onderscheid de volgende 6 stappen : Step 1 : Wat moet de medewerker kunnen : belang van een duidelijke functieomschrijving Step 2 : Doelstellingen formuleren voor nieuwe medewerkers Step 3 : Welke competenties zijn essentiëel voor deze functie (focus creëren) ? Step 4 : Wat moet hij naast competenties nog weten / kunnen / doen ? Step 5 : Wie moet hij ontmoeten binnen en buiten de organisatie ? Step 6 : Hoe gaan we de vooruitgang meten en evalueren ?

Naam van de medewerker : …………………………………………………………………………………

ACTIE !

Functietitel ………………………………………………………………….... Startdatum ………/………./…................

6


Stap 1 : Duidelijke functieomschrijvingen Functieomschrijvingen zijn heel belangrijk voor nieuwe medewerkers omdat dit duidelijkheid geeft over rollen, verantwoordelijkheden, taken, verwachtingen, … Ik beschouw dit als hét belangrijkste uitgangspunt voor verdere ontwikkeling van medewerkers en organisatie. In de meeste grote organisaties kan je functieomschrijvingen bij HR opvragen of op een centrale server terugvinden. Functieomschrijvingen mogen geen statische documenten worden. Het is belangrijk dat je regelmatig (min. 1x/jaar) of de functieomschrijving nog up-to-date is. Je kan bijvoorbeeld voorzien dat je tijdens de jaarlijkse evaluatiegesprekken steeds start met het overlopen van de functieomschrijving en deze aan te passen waar nodig. Vergeet zeker niet om nadien de aangepaste versie ook terug aan HR te bezorgen zodat zij steeds een up-to-date versie behouden. Ga niet té gedetailleerd te werk bij de functieomschrijving, maar houdt het breed genoeg. Vermeld ook voor welke taken de functiehouder back-up is, ook al zijn dit geen kerntaken. Hierdoor behoud je flexibiliteit en kunnen medewerkers breder gaan dan de eigen functie. Inhoud van de functieomschrijving Goede functieomschrijvingen omvatten 5 onderdelen 1. Rollen en verantwoordelijkheden : In dit onderdeel omschrijft u de rollen en verantwoordelijkheden van de medewerker. Hoe meer je in detail treedt, hoe minder flexibiliteit je nadien hebt. Mijn advies is vooral om dit deel goed gestructureerd te houden (overzicht en focus) door bijvoorbeeld een onderscheid te maken tussen administratieve, commerciële, technische, … verantwoordelijkheden en ook te vermelden voor welke taken de functiehouder back up is. 2. Positie in de organisatie Toon een organogram en leg uit waar de functie zich bevindt. Naar welke positie rapporteert de medewerker, welke functies zitten op hetzelfde niveau en wie rapporteert aan de medewerker 3. Competentievereisten Welke competenties zijn essentieel om de functie goed uit te voeren ? Ik maak hierbij doorgaans een onderscheid tussen technische, IT, taal en gedragscompetenties. Indien je duidelijke waarden hebt in je organisatie dan raad ik ook aan om deze bij elke functie te vermelden en te omschrijven wat ze voor die specifieke functie betekenen. 4. Interne en externe contacten Wie zijn de interne en externe contactpersonen voor deze medewerker en waarom ? 5. Vereiste diploma’s en ervaringen Is er een bepaald diploma vereist voor deze persoon ? Heeft hij bepaalde ervaringen nodig om deze functie uit te kunnen oefenen ? Op de volgende pagina vind je een voorbeeld van een functieomschrijving.


7

8


ACTIE

Maak een duidelijke functieomschrijving voor jou medewerker


9

Stap 2 : Objectieven definiëren Voortbouwend op de functieomschrijving kan je een opleidingsplan opmaken voor je medewerker. Ervaring leert me hoe belangrijk het is om een duidelijk gefaseerd opleidingsplan te maken. Je kan van je medewerker onmogelijk verwachten dat hij alles al na 1 week kan. Omschrijf dus wat je van de medewerker verwacht na 1 maand, 3 maanden en 6 maanden. Door dit proces duidelijk te omschrijven help je de medewerker om de olifant op te eten. Na elke periode (1M, 3M, 6M) evalueer je de medewerker in zijn vooruitgang en ga je na of het opleidingsplan eventueel dient bijgestuurd te worden. Zorg steeds dat de objectieven duidelijk, realistisch en uitdagend zijn. Definieer de objectieven volgens het SMART principe :

SMART objectieven zijn Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijd-specifiek

VRAAG : Welke objectieven geef jij aan je medewerker ? ACTIE

Wat moet je medewerker kunnen na 1 maand ?

1. ……………………………………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………………………………….. 3. ……………………………………………………………………………………….. Wat moet je medewerker kunnen na 3 maanden ? 1. ……………………………………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………………………………….. 3. ……………………………………………………………………………………….. Wat moet je medewerker kunnen na 6 maanden ? 1. ……………………………………………………………………………………….. 2. ……………………………………………………………………………………….. 3. ……………………………………………………………………………………….. 10


Stap 3 : Objectieven vertalen in competenties Voortbouwend op de objectieven die je stelde op de vorige pagina, ga je nu omschrijven welke competenties de nieuwe medewerker moet ontwikkelen. Vb indien je nieuwe medewerker na 6 maanden zelfstandig moet kunnen prospecteren, dan dient hij vermoedelijk verschillende competenties te ontwikkelen zoals goede technische kennis van het product, kennis om het bedrijf voor te stellen, prijzen kunnen berekenen, …

ACTIE

VRAAG : Welke competenties dient jou medewerker te ontwikkelen ?

Na 1 maand ? Competentie

Duidelijke omschrijving

………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..

Na 3 maanden Competentie


………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..

Na 6 maanden Competentie


………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..

………………………………

……………………………………………………………..


11

Stap 4 : Wat moet je medewerker nog weten ? Als een nieuwe medewerker in je bedrijf start, dient hij de nodige competenties te ontwikkelen. Maar er is meer dan alleen maar competenties. Hij dient ook heel wat praktische informatie te verwerven over je bedrijf. Vaak is deze informatie nergens neergeschreven, maar zit het in de hoofden van medewerkers en zijn het dus ongeschreven regels en gebruiken. Een goede manier om je medewerker ook deze kennis mee te geven is werken met een peter. Vergeet niet, sommige van deze zaken zijn reeds belangrijk vanaf dag 1. Wacht dus niet te lang om deze kennis te delen met je nieuwe collega. Hieronder vind je een lijst met enkele typische zaken : • wat is het doel en de strategie van je bedrijf ? • wat zijn de aandachtspunten (focus) van je team op dit moment • bestaan er interne procedures (onze manier van aanpakken) • wie is wie • wie is je peter • hoe werkt het IT systeem ? (vb Bestaat er een C-drive en waarvoor dient hij) • wat is het veiligheidsbeleid (vb evacuatie bij brand) • waar zijn de toiletten • waar kan ik water/koffie/… vinden • wat zijn de gebruiken voor de lunch ? • waar parkeer ik m’n wagen ? • waar vind ik bureaumateriaal en wat zijn de gebruiken hieromtrent (moet ik dit aan iemand vragen/melden en wat moet ik doen als ik het laatste neem) • hoe vraag ik opleidingen aan ? • wie moet ik hoe aanspreken om dingen gedaan te krijgen ? • …

VRAAG : Wat moet je nieuwe collega nog weten ? ACTIE

onderwerp

uitgelegd

……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

12


……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………

Stap 5 : Wie moet je nieuwe collega ontmoeten en waarom ? Als je in een nieuwe functie start is het belangrijk te weten met wie je gaat werken, zowel binnen als buiten het bedrijf. Om de nieuwe medewerker vlot in te werken kan je reeds een aantal afspraken inplannen. Uiteraard kan je ook zeggen wie hij moet ontmoeten en waarom, maar laat je het initiatief om de afspraak in te plannen bij de medewerker. Indien je deze aanpak verkiest, zorg dan wel voor een goede opvolging zodat alle afspraken gemaakt zijn. Deze personen kunnen ervaren collega’s zijn, managers van andere departementen, sleutelfiguren in de organisatie, klanten, … Wie moet je ontmoeten ?

Doel van de meeting

Wanneer

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………


13

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

………………………….

………………………………………………………….

………………

Stap 6 : Hoe ga je je nieuwe medewerker evalueren ? Als je een medewerker evalueert, is het belangrijk om duidelijkheid te creëren hoe, wanneer en waarover je gaat evalueren. Hierdoor creëer je duidelijke verwachtingen. Je kan ook werken met een beloning indien de nieuwe medewerker het vooropgestelde opleidingsplan en de daarbij horende objectieven behaalt. Zo kan je je medewerker laten staren met salaris x en indien alle vereisten volbracht werden, stijgt het salaris naar y. Ik raad je wel aan om op voorhand niet te zeggen hoeveel deze salarisaanpassing zal zijn, zodat je hierin nog enige flexibiliteit hebt, afhankelijk van de inzet en vooruitgang van je nieuwe medewerker.

Bij een evaluatie dien je niet alleen te vermelden wat er dient te verbeteren, maar geef ook positieve feedback over wat reeds goed zit. Positieve feedback motiveert en geeft je nieuwe collega extra energie om zich nog verder te ontplooien.

VRAAG : Hoe en wanneer ga je je nieuwe medewerker evalueren ? .............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................................

Proficiat, Je hebt zopas een duidelijk, gestructureerd opleidingsplan gemaakt voor je nieuwe medewerker. Blijf hieraan werken en je zal zien dat je steeds betere, gemotiveerdere medewerkers krijgt die betere resultaten opleveren.

14


P.U.C. werd ontwikkeld door D-Comma gcv (Belgium) d-Comma is een training en consulting bedrijf, gespecialiseerd in motivatie, samenwerken en ontwikkelen van medewerkers en organisaties. We maken de vertaalslag van visie en strategie naar pragmatische oplossingen die managers en medewerkers helpen in hun verdure professionele ontwikkeling. Ontdek meer over d-Comma op onze website http://www.d-comma.com of volg onze blog http://d-comma.blogspot.com


15

All rights are reserved © D-Comma gcv – 2012

16


P.U.C. People Under Construction

Recommend Documents