Publicatie verslag
2013
Publicatieverslag 2013 Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht 1. Algemene gegevens Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht, Nordertstedtplein 14, 3332GK Zwijndrecht K.v.K. 41 11 84 99 fiscaalnummer 003550552 1.1.
Doelstelling en missie
“ De Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht (de SWOZ) is in 1979 opgericht met het doel, het vanuit de gemeente Zwijndrecht verrichten van werkzaamheden ter bevordering van het welzijn in brede zin van senioren, zorgbehoeftigen, gehandicapten en chronisch zieken, teneinde hen mede hierdoor in staat te stellen een zelfstandige levenswijze te voeren. Hieraan ligt een integrale visie met betrekking tot wonen, zorg en welzijn ten grondslag, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords”. De SWOZ focust zich op het “partner in zelfstandigheid” zijn en werkt aan maatschappelijke participatie van de doelgroepen. Vanuit die visie ondersteunt de SWOZ ouderen en kwetsbare groepen optimaal door de dienstverlening goed, efficiënt en betaalbaar te organiseren. De SWOZ levert proactief maatwerkdiensten en – activiteiten en ontwikkelt een gericht ontmoetings-, activiteiten- en ondersteuningsaanbod. De SWOZ streeft een continue verbetering van de diensten en de organisatie na, teneinde te voldoen aan de kwaliteitseisen conform de HKZ normen. Om vorm te geven aan wonen, zorg en welzijn, werkt de SWOZ nauw samen met andere organisaties. Zo is zij deelnemer aan VIVERA en participeert in projecten zoals het project “Diensten Wonen met Zorg”. Jaarlijks wordt offerte uitgebracht aan de gemeente Zwijndrecht, op basis waarvan de opdracht verstrekt wordt. Tweemaal per jaar vindt rapportage over de resultaten aan de gemeente Zwijndrecht plaats. Jaarlijks worden een formeel jaarverslag en een publicatieverslag uitgebracht, conform wettelijke eisen. De gemeente Zwijndrecht ontvangt tevens een halfjaarrapportage.
Publicatieverslag
2
2013
1.2.
Organisatie
De SWOZ heeft een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur die bestaat uit de directeur bestuurder, de heer H. Lintjes. De besluitvorming ten aanzien van het beleid van de organisatie ligt bij de Raad van Bestuur. Er zijn 11 mensen in loondienst, totaal 6,6 fte, voor hen geldt de CAO Welzijn & Maatschappelijke diensten. Daarnaast zorgen ca. 162 vrijwilligers voor de daadwerkelijke uitvoering van het aanbod. Het aanbod bestaat uit sociaal culturele activiteiten, diensten, informatie en coördinatie van samenwerking op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Ten einde haar doelstellingen te behalen levert de SWOZ: Personen alarmering Ouderenadviseur huisbezoeken voor bemiddeling, coördinatie en begeleiding Ouderenadviseur voor informatie en advies Individuele maaltijdenverstrekking Senioren restaurants Praktische dienstverlening Ontmoeting en recreatie o Ontspanning o Beweging o Educatie o Informatie o Seniorenrestaurants 2. De organisatie 2.1.
Raad van Toezicht (RvT) en de Raad van Bestuur (RvB)
RvT en RvB werken conform het “ Reglement voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van Stichting Welzijn Ouderen Zwijndrecht”. Tot dit reglement is met inachtneming van de statuten van de stichting met ingang van 9 oktober 2008 besloten. In genoemd reglement zijn geregeld: Positionering Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Informatievoorziening Samenstelling en profiel RvT Samenstelling RvB Intern en extern optreden van RvT en RvB Benoeming leden RvT Einde lidmaatschap RvT Werkwijze Evaluatie Honorering en / of onkostenvergoeding RvT Verantwoording RvT Wijziging reglement
3
2.2.
Medewerkers
De SWOZ werkt met medewerkers in loondienst (personeel) en medewerkers niet in loondienst (vrijwilligers). 2.2.1.
Personeel
Ten aanzien van het personeel is het volgende beleid opgesteld: Arbo-zorgsysteem Bedrijfshulpverlening Integriteit Jaargesprekken Ongewenste omgangsvormen Rookbeleid Veiligheid, gezondheid en welzijn Verlof, overwerk en compensatie Werkplekinrichting Werving en selectie Ziekteverzuimbeleid 2.2.1.1.
Overleg met personeel
Behalve de informele contacten, die veelvuldig zijn in deze kleine organisatie, zijn er formele overleggen. Het doel van de overleggen is een goede communicatie met de medewerkers over de producten en diensten. Daardoor zijn medewerkers gemotiveerd om mee te werken en te denken over het aanbod en wordt het arbeidspotentieel efficiënt gebruikt. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Werkoverleg Er vindt regulier overleg tussen leidinggevende en de medewerker plaats waarin de uitvoering van het werk in al zijn facetten aan de orde komt. In deze gesprekken wordt het product besproken, de registratie, de klanttevredenheid, eventuele veranderingen en de werkdruk. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Teamoverleg Het hele team (10 personeelsleden) heeft maandelijks overleg onder voorzitterschap van de RvB. In dit overleg worden de teamleden op de hoogte gehouden van zaken die belangrijk zijn voor het behalen van de doelstelling van de SWOZ, zoals veranderingen in het aanbod, samenwerking met ketenpartners, automatisering. Voor dit overleg ontvangen de teamleden een uitnodiging en er worden notulen gemaakt. Managementteam (MT) Tweewekelijks vergadert het MT , bestaande uit de RvB en het hoofd financiën over het beleid en de koers van de organisatie. Hierbij komen zaken als financiën, personeel, rapportages en de diensten aan de orde. Publicatieverslag
4
2013
Van het overleg worden notulen gemaakt die ter informatie aan de RvT beschikbaar gesteld worden. Jaargesprekken Jaarlijks wordt een jaargesprek gehouden tussen leidinggevende en medewerker, waarin het functioneren van de medewerker aan de orde komt en waarin de medewerker zijn/haar mening over de SWOZ als werkgever geeft. Van dit jaargesprek wordt verslag gelegd. Van dit verslag ontvangt de medewerker het origineel, een kopie gaat in het personeelsdossier. 2.2.2. Vrijwilligers Vrijwilligers worden na overleg met de RvB geworven door de coördinator van de dienst waarvoor vrijwilligers nodig zijn. Ten aanzien van vrijwilligers is beleid opgesteld met de volgende onderwerpen: - Visie op vrijwilligers - Taken en bevoegdheden - Werving en selectie - Introductie - Begeleiding - Voorwaarden en regelingen o Legitimatie o Onkostenvergoeding op basis van declaratie o Bedrijfskleding en materialen o Vaste onkosten vergoeding o Fiscale aftrekbaarheid vrijwilligersvergoeding o Andere vergoedingen o Attenties o Consumpties o Vrijwilligerspas o Verzekeringen o Arbo - Inspraak - Informatie en communicatie - Klachtenregeling - Deskundigheidsbevordering 2.2.2.1.
Overleg met vrijwilligers
Tussen vrijwilligers en hun coördinator zijn veel informele overleggen. Daarnaast vindt per vrijwilligersgroep periodiek overleg plaats tussen de coördinator en de groep. In deze overleggen worden de diensten besproken waar de vrijwilligers aan meewerken. Ook relevant beleid, zoals Arbobeleid en Kwaliteitsbeleid, komen aan de orde. Het doel van de overleggen is een goede communicatie met de vrijwilligers, zodat zij op een goede manier kunnen meewerken en meedenken over het aanbod. De dienstverlening wordt besproken, beoordeeld en waar nodig verbeterd. Van de overleggen wordt verslag gemaakt.
5
2.3.
Administratie
De administratie wordt onder verantwoordelijkheid van de RvB uitgevoerd door de administrateur en de medewerker administratie. Ten aanzien van de administratie is het volgende geregeld: Inkoopprocedure Bij de SWOZ worden verschillende producten en diensten ingekocht bij externe leveranciers. Om de inkoop beheersbaar uit te voeren, is de inkoopprocedure opgesteld. Er is onderscheid in producten die gekocht worden binnen een raamcontract en producten die worden aangeschaft als uitbreidingsinvestering of vervanging. Daarnaast zijn er de inkopen die in De Nederburgh plaatsvinden. Alle inkopen vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de RvB. Alle facturen worden door de medewerker die de bestelling gedaan heeft en door de RvB met een paraaf geautoriseerd alvorens de administratie de betaling in werking zet. Van alle parafen is een overzicht bij de administratie. Procedure voor o Betalingen o Salarisbetaling o Bank en giroboekingen o Crediteurenfacturen o Debiteuren o Facturatie o Kas kantoor Ook wordt elke twee jaar een frauderisicoanalyse opgesteld . 2.4.
ICT beheer
Intern is de administrateur verantwoordelijk voor ICT. De hoofdserver staat extern en wordt beheerd door Aspect. Dagelijks wordt een back-up gemaakt. Met Aspect is een overeenkomst gesloten. 2.5.
Kwaliteitsmanagement
In het kader van bewaking van de kwaliteit, is er een kwaliteitsteam samengesteld. Beschreven is: Samenstelling van het kwaliteitsteam Taken en bevoegdheden van het team Communicatie over kwaliteit met de medewerkers Overleggen en besluitvorming Tevens is er beleid ten aanzien van kwaliteitsonderzoeken. Hierin staat beschreven: Onder wiens verantwoordelijkheid de kwaliteitsonderzoeken uitgevoerd worden De frequentie van onderzoek (inclusief meerjarenplanning) Welke klantgroepen onderzocht worden Hoe onderzocht wordt
Publicatieverslag
6
2013
3.
Producten en diensten
In hoofdstuk 1 genoemde producten en diensten worden volgens vaste procedures geleverd en/of ingekocht. Producten worden ingekocht bij geselecteerde, gecertificeerde leveranciers. Met deze leveranciers zijn overeenkomsten gesloten. Diensten worden voornamelijk geleverd door vrijwilligers, die onder leiding staan van de coördinator van betreffende dienst. Voor alle diensten zijn vaste aanvraagformulieren. Alle aanvragen worden in behandeling genomen en afhankelijk van persoonsgebonden kenmerken van de aanvrager (leeftijd, handicap) gehonoreerd of afgewezen. Klachten over de kwaliteit van de diensten worden geregistreerd en door het kwaliteitsteam besproken. Eventuele maatregelen worden door de RvB besloten. In het kader van de kwaliteit van de dienstverlening, heeft de SWOZ een overzicht opgesteld met individuele risico’s bij de klanten en de maatregelen ter voorkoming daarvan. De coördinator van de dienst ziet er op toe dat risico’s vermeden worden en rapporteert hierover jaarlijks aan de directeur/bestuurder. In de rapportage wordt melding gemaakt van de risico’s, de genomen maatregelen, de resultaten daarvan en eventuele verbeteringen. 4. Externe communicatie 4.1.
Folders
Het uitgeven van folders is een deel van de dienst informatieverstrekking. Er zijn folders met informatie over alle diensten. Ook is er een algemene folder met specifieke informatie voor senioren in Zwijndrecht. De Nederburgh heeft een eigen folder met informatie over de activiteiten. Folders worden volgens een vast format uitgebracht. 4.2.
Jaar- en publicatieverslagen
Jaarlijks worden een formeel jaarverslag en een publicatieverslag uitgebracht, conform wettelijke eisen. De gemeente Zwijndrecht ontvangt tevens een halfjaarrapportage. 4.3. Website D e SWOZ heeft een website waarop behalve de folders ook formulieren en algemene en actuele informatie te vinden zijn. De website wordt bijgehouden door de medewerker die ook de PR en voorlichting onder zich heeft.
7
Balans 31 december 2013 €
2012 €
€
€
ACTIVA A. Vlottende activa I
Voorraad
2.809
2.188
II
Debiteuren
45.516
50.006
III Transitoria
27.419
14.915
75.744
67.109
514.842
488.892
B. Liquide middelen Totaal vlottende activa
590.586
556.001
TOTAAL ACTIVA
590.586
556.001
116.161
115.937
PASSIVA C. Eigen vermogen Algemene reserve D. Bestemmingsreserve I
Investeringsfonds
II
Overige bestemmingsreserve
170.880
193.777
36.612
35.083
E.
207.492
228.860
Schulden op korte termijn I
Crediteuren
97.509
99.633
II
Overige rekeningen courant
22.106
23.207
III Transitoria vooruit ontv./gefaktureerd
62.854
25.082
IV Transitoria te betalen
84.463
63.275
1
7
V
Afrondingsverschil TOTAAL PASSIVA
266.933
211.204
590.586
556.001
Publicatieverslag
8
2013
Staat van Baten en Lasten 2013 realisatie €
A.
Salarissen en sociale lasten
B.
Algemeen organisatie
C.
over t.o.v. begroot
tekort t.o.v. begroot
€
€
2012
begroot €
realisatie €
442.920
437.763
0
-5.157
419.603
82.837
83.746
909
0
99.571
DIENSTEN: Maaltijdendienst*
-64.232
-73.726
0
-9.494
-66.002
D.
Alarmering*
-32.090
-33.781
0
-1.691
-37.578
E.
Praktische dienstverlening
954
-378
0
-1.332
334
F.
Ouderen Advisering*
-13.520
-12.925
595
0
-13.515
G.
Seniorenrestaurants
4.401
2.630
0
-1.771
5.197
H.
Informatie, advies, PR* Huisbezoek
4.918 -4.175
9.180 -870
4.262 3.305
0 0
-578 2.788
I.
SOCIAAL CULTUREEL & WELZIJN: De Nederburgh
49.604
53.209
3.605
0
52.207
J.
Ouderenvoorziening Heerjansdam
10.213
11.895
1.682
0
9.642
481.830
476.743
14.358
-19.445
471.669
474.545 0 6.711 2.327 1.753
474.545 0 0 0 -2.198
0 0 6.711 2.327 3.951
0 0 0 0
436.548 30.300 10.307 0 5.486
Totaal Subsidies Gemeente Zwijndrecht BCF Gemeente Zwijndrecht OA extra Rente inkomsten Bijzondere opbrengst Resultaat Resultaat bestemming: Onttrekking project Buurtschakels Onttrekking project Decentralisatie Toevoeging onderhoudsreserve Toevoeging aan Algemene reserve
1.272 4.699 -7.500 224
* = deze bedragen staan negatief omdat de ontvangsten hoger zijn dan de kosten
9
0 0 0 5.486
Publicatieverslag
10
2013
