FUNKČNÍ STUDIUM – 3. ROČNÍK, ŘEDITEL MANAŽER ZÁVĚREČNÁ PRÁCE
Public relations DDM Prachatice
Autorka: Mgr. Eva Vinciková Vitějovice, březen 2011
Prohlašuji, že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci funkčního studia jsem vypracovala zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použila.
……………………………………… 19. 3. 2011
Mgr. Eva Vinciková
2
Obsah: 1. Úvod .............................................................................................................................4 2. Cíle a úkoly...................................................................................................................5 3. Praktická část ................................................................................................................6 3.1 Porovnání projektů z minulosti s dnešním stavem ..................................................6 3.1.1 Projekt „Vystupujeme společně“ ........................................................................6 3.1.2 Závěrečná práce z 1. ročníku Příprava PR manuálu ...........................................6 3.1.3 Závěrečná práce z 2. ročníku Intranet a správa internetových stránek ...............7 3.2 Současný stav PR.....................................................................................................7 3.2.1 PR povinnosti ....................................................................................................14 3.2.2 Intranet a internetové stránky ............................................................................16 3.2.3 Dotazník ............................................................................................................18 3.2.3.1 Vyhodnocení dotazníku................................................................................19 3.2.3.1.1 Intranet – seznam akcí ..........................................................................19 3.2.3.1.2 Intranet – statistika ................................................................................21 3.2.3.1.3 Intranet – kroužky .................................................................................21 3.2.3.1.4 Intranet – kartotéka ...............................................................................22 3.2.3.1.5 Intranet – zaměstnanci ..........................................................................23 3.2.3.1.6 Intranet – dokumenty ............................................................................23 3.2.3.1.7 Intranet – rezervace ...............................................................................24 3.2.3.1.8 Správa internetu ....................................................................................25 3.2.3.2 Závěry dotazníku ..........................................................................................27 4. Závěr ...........................................................................................................................28 5. Soupis bibliografických citací ....................................................................................29 6. Přílohy ........................................................................................................................30 Příloha A – Analýza Příloha B – Dotazník
3
1. ÚVOD „Dům dětí a mládeže, Prachatice, Ševčíkova 273 je specializované školské zařízení s právní subjektivitou, jehož zřizovatelem je od 1. 6. 2005 Jihočeský kraj. Jsme školské zařízení nabízející v oblasti zájmového vzdělávání širokou škálu aktivit pro děti, mládež a další zájemce z řad veřejnosti. Jsme druhé největší DDM v Jihočeském kraji co do počtu účastníků zájmového vzdělávání v pravidelné činnosti (ZÚ) a největší pracoviště z pohledu plošné působnosti. Svou činností DDM pokrývá oblast bývalého okresu Prachatice. Máme hlavní pracoviště v Prachaticích a čtyři odloučená pracoviště ve městech Vimperk, Netolice, Volary, Prachatice. Dále působíme v pravidelné zájmové činnosti např. ve Lhenicích, Čkyni, Stožci, Zbytinách atd.…“ (Machart, 2008) Původní impuls změny PR nebo lépe řečeno zavedení PR do DDM Prachatice dal ředitel naší organizace Bc. Jiří Machart. Prošli jsme školením Mgr. Petra Vinše, tím jsem postupně prošla ještě dvakrát. Hlavně díky těmto školením jsem začala cítit potřebu s daným problémem něco dělat, ba dokonce mě začala tato problematika zajímat. Proto jsem se v prvním ročníku studia zaobírala právě PR, konkrétně přípravou PR manuálu. Ve druhém ročníku jsem tuto oblast prohloubila o intranet a správu internetu přes redakční systém. Touto prací se bude prolínat celé DDM Prachatice s mým pracovištěm v Netolicích, na kterém působím s kolegyní Mgr. Martinou Martanovou. Za 2 roky společné práce se nám podařilo vytvořit jakýsi PR standard a nastartovat tak některé změny pro celé DDM Prachatice. Chtěli jsme, aby nás lidé vnímali jako aktivní, moderní pracoviště nejen pro děti, což se povedlo, jelikož na naše akce nechodí zdaleka jen děti. Tvořivé dílny pro dospělé se staly součástí tradičních akcí. Určitě se promítlo i studium v projektu „Dokážu to?“ a později „Klíče pro život“. Začali jsme myslet strategicky, vytvářet společné plány a vize, které se časem začaly vyplňovat. Nyní máme PR manuál, máme funkční webové stránky, kvalitní intranet, na němž se stále pracuje tak, aby co nejvíce vyhovoval nám zaměstnancům DDM. V této práci bych chtěla analýzy, přípravy a plánování v PR tématu za předešlé 3 roky zmapovat a vyhodnotit jejich realizaci. Stručně řečeno, chtěla bych touto prací dát dohromady veškeré výstupy, které se v minulosti osvědčily, a přiblížit je tak mým kolegům v DDM Prachatice.
4
2. CÍLE A ÚKOLY Cílem závěrečné práce je zmapovat dosavadní práci v PR tématu a navrhnout zlepšení PR v DDM Prachatice.
Úkoly: 1. Zmapovat stav změny. 2. Vytvořit dotazník na správu internetu a intranetu. 3. Vyhodnotit a zpracovat závěry. 4. Navrhnout případná zlepšení.
5
3. PRAKTICKÁ ČÁST 3.1 Porovnání projektů z minulosti s dnešním stavem 3.1.1 Projekt vystupujeme jednotně V projektu „Vystupujeme jednotně při zachování identity“ (dále „Vystupujeme jednotně“) ředitele DDM Prachatice Bc. Jiřího Macharta šlo hlavně o vytvoření manuálu image organizace a vydání propagačního materiálu DDM. „Projekt je postaven na vzájemné spolupráci jednotlivých pracovišť a jejich zástupců při vytváření manuálu základních pravidel výstupů z DDM, při zachování identity pracovišť.“ (Machart 2008) Tento projekt započal změny v tématu Public Relations v DDM Prachatice, čímž byl pro PR aktivity velice důležitý. Dokázal však také naladit pracovníky DDM Prachatice k velkým PR změnám, které byly po projektu „Vystupujeme jednotně“ realizovány. 3.1.2 Závěrečná práce z 1. ročníku PŘÍPRAVA PR MANUÁLU V práci obhájené v lednu 2009 jsem se zaobírala jednak výše zmiňovaným projektem „Vystupujeme jednotně“ a jednak PR činnostmi uskutečňovanými na pracovišti Netolice. Jasně jsme si definovali vizi, jak chceme být vnímáni veřejností, dále jak oslovit konkrétní typy klientů a v neposlední řadě kam dávat naše vizuály, jak velké a komu je zasílat elektronickou poštou. Na jaře 2009 na poradě všech interních pedagogických pracovníků v Netolicích jsme s naší PR strategií seznámili v kostce i ostatní pracoviště. I oni si na poradě zpracovali svoji strategii. Navzájem jsme poté všechny strategie konfrontovali a vyšla nám společná pravidla, kterých bychom se rádi drželi. Tato pravidla byla přepsána do elektronické podoby a poslána na všechna pracoviště. Největším přínosem práce z 1. ročníku bylo zpracování vnitřního auditu PR do přehledné tabulky. Audit shrnul původní a stávající stav jednotlivých nositelů image před projektem „Vystupujeme jednotně“ a po něm. Tabulka se věnovala i návrhům na zlepšení PR. Celé tabulce se věnuji ještě jednou v rozšířené verzi v tabulce č. 1.
6
3.1.3 Závěrečná práce z 2. ročníku INTRANET A SPRÁVA INTERNETOVÝCH STRÁNEK V práci obhájené v březnu 2010 jsem se zabývala hlavně nastartováním a fungováním dosud nezavedeného intranetu a správě internetových stránek přes redakční systém. V práci tedy naleznete harmonogram a více jak roční průběh změny, která zahrnuje jak vizuální stránku intranetu a internetových stránek DDM Prachatice, tak funkčnost jednotlivých sekcí na internetových stránkách, a hlavně funkčnost a propojení internetových stránek s intranetem. Po celou dobu změny se ladil i obsah intranetu a internetových stránek, výsledkem práce z druhého ročníku je více méně dnešní podoba intranetu a webových stránek DDM Prachatice.
3.2 Současný stav PR Po několika letech práce na PR DDM Prachatice jsme se posunuli o spoustu kroků dopředu, i když v některých věcech jsme stále na začátku. V následující tabulce je zpracován audit nositelů image z dnešního pohledu. Tabulka č. 1 – Nositelé image Nositelé
Původní stav
Současný stav
Image
(před projektem VJ) rok
rok 2011
Návrhy změny
2008 Logo
- máme, používáme
-jednotný typ loga
dvoubarevné (žlutočerné
odsouhlasen
nebo žlutomodré)
- pravidla používání
- 4 různé varianty
zakotvené v PR manuálu
Slogan
- máme, ale nepoužíváme
- na pracovišti
- odsouhlasit za celé
„Kdo si hraje, nezlobí“
Netolice nový slogan
DDM, nebo vymyslet
„Rozsvítíme volný
nové
čas“
- pravidla používání
- používá se
vložit do PR manuálu
v médiích i na
- dát sloganu
7
nejrůznějších
grafickou podobu
moderovaných akcích Firemní
- modrá a žlutá
- modrožlutá
barvy
- používání: logo,
kombinace na
vymalování hlavní budovy
plakátech menších
v DDM PT
akcí - pravidla stanovená v PR manuálu
Firemní
- nebylo definováno
písmo
- na pracovišti
- stanovit pravidla
Netolice používání
a povolené fonty na
fontu Amerika
každém pracovišti
na plakátech
DDM
v nadpisech Hlavičkové
- používány pro výstupy
- jsou zpracované pro
papíry
z vedení
všechna pracoviště
- nejednotné a nesprávné
- správné používání
používání
zakotvené v PR manuálu
Vizitky
- vizitky ředitel DDM PT a
- zpracované
- dotisk stávajících,
pracoviště Vimperk
jednotné vizitky pro
nebo vytvoření
všechna pracoviště
nových
Vizuály
- žádná pravidla či povinné
- vytvořen
(plakáty,
prvky
jednoduchý vzor
letáky,
plakátů
přehledy…)
- podmínky, co musí na plakátu být, jsou zakotvené v PR manuálu - jaké velikosti a kde je používat najdou všichni pracovníci v PR manuálu
8
Elektronické
- žádná pravidla či povinné
- žádná pravidla či
- vytvoření
šablony pro
prvky
povinné prvky
elektronických vzorů (design + podpis)
e-maily Reklamní
- realizace: tašky, záložky,
- na začátku nového
- sbírání návrhů
předměty
rozvrhy, tužky, bloky,
školního roku vždy
k další výrobě
frisbee
nové propagační
propagačních
s logem nebo internetovou
materiály pro
materiálů
adresou
všechny účastníky
Architektura
- různorodost prostředí
- neměnit, důležitost
budov
jednotlivých pracovišť
zachování autentičnosti místa
Okolí budov
- tři pracoviště mají ve své
- zachováváme okolí
správě okolí budovy, dvě
budov v čistotě a
pracoviště mají omezené
udržujeme jej
možnosti měnit okolí budov (sekání trávníků, (veřejná prostranství)
odhrnování sněhu…)
Vnitřní
- porady na jednotlivých
- pravidelný systém
komunikační
pracovištích i celé DDM
porad všech
prostředky
jednou měsíčně
pedagogických zaměstnanců cca jednou za 2 měsíce i na odloučených pracovištích, jednou měsíčně jen vedoucí zaměstnanci - komunikace emailem, telefonicky, přes skype, osobně, jasně stanovena struktura organizace a předávání informací, společná školení
9
Komunikace
- na začátku měsíce
- na začátku měsíce
s médii
rozesílání všech akcí za celé rozesílání všech akcí
pravidelnost zasílání
DDM PT
za celé DDM PT
zpráv
- pracoviště dále provádí
- pracoviště Netolice
propagaci před i po akci
2x do měsíce obesílá
podle svých možností
média s pozvánkami
- kontrolovat
na akce - před nebo po velkých akcích spolupracuje se „spřízněnými“ novináři, zasílání fotek, tiskových zpráv,… Komunikace
- předávání měsíčních
- předávání
s úřady, se
zpráv, informování o VIP
měsíčních zpráv,
zřizovatelem
akcích, zasílání pozvánek,
informování o VIP
žádostí o zabezpečení
akcích, zasílání
garanta akce
pozvánek, žádostí o zabezpečení garanta akce - pravidelné návštěvy např. na městě
Výroční
- výroční zpráva vychází
zprávy
z výročních zpráv jednotlivých pracovišť, je vystavena na webu, zasílaná zřizovateli, spolupracujícím organizacím a zástupcům měst s působností DDM
Firemní
- jednotlivé ZÚ si
video, film
zpracovávají výstupy ze své necítíme potřebu činnosti na digitálních
- za celé DDM zatím
video zpracovávat
10
nosičích Telefonování,
- není zpracován žádný
- v PR manuálu
ohlašování se
manuál, jak komunikovat
přesná fráze, jak se
do telefonu
přes telefon, jsou stanovena
představovat do
základní pravidla, ale
telefonu
nejsou všemi zaměstnanci respektována a dodržována Informační
- každé pracoviště má svůj
- zjistit a sepsat
systém
systém předávání informací
do PR manuálu, jak
a servis pro
pro veřejnost vycházející
to funguje
návštěvníky
z možností a podmínek daného pracoviště
Využívání
- nejsou nastavena pravidla
- necítíme potřebu
reklam,
využívání těchto prostředků
využívat reklamy a inzerci
inzerce Monitoring
- vedena evidence a
- mzdová účetní má
mediálních
ukládání zpráv a informací
na starosti
zpráv a
o činnosti DDM, každé
vystřihování
zásahů
pracoviště svůj styl
v tištěných periodikách, které DDM odebírá, a předávání článků vedoucím pracovišť - ostatní média si sledují a zakládají pracoviště sama
Prezentace na - používání přenosného akcích
- navíc využívání
loga DDM, zpracované
dataprojektoru,
informační knihy z činnosti
promítání fotek z akcí - vyhotoven DDM stánek ve firemních barvách s velkým
11
logem Firemní
- všichni zaměstnanci mají
- pořízeno nové
oblečení a
firemní oblečení (trička,
firemní oblečení
jeho
mikiny, vesty), jsou
- na velkých akcích
využívání
stanovena základní
mají všichni
pravidla, kdy se firemní
pořadatelé firemní
oblečení má používat
oblečení
- přání k narozeninám
- každé pracoviště
interních zaměstnanců,
má své rituály
Rituály
blahopřání k narozeninám externistů Jednotlivé návrhy na změny jsem dále rozpracovala v následující tabulce, která slouží k lepší orientaci a rychlejšímu a přehlednějšímu zpracování vyplývajících úkolů. Tabulka č. 2 – Rozpracování návrhů změn Nositelé
Návrh změny
Realizace změny
Termín Zodpovídá
image
Poznámky
(Z), podílí se (P), schvaluje (S)
Slogan
- odsouhlasit
- na poradě
červen
Z-
- na poradu
za celé DDM
seznámit s tímto
2011
Vinciková
flipy z porady
nebo vymyslet
úmyslem
P - všichni
v únoru 2009
nové
- navázat na
pedagogičtí
předešlou práci
pracovníci
z porady v únoru
S - ředitel
2009 - pravidla
- pokud se na
červen
Z-
používání
poradě podaří
2011
Vinciková
vložit do PR
sjednotit názor na
P - všichni
manuálu
slogan, vytvořit i
pedagogičtí
pravidla
pracovníci
12
používání
SVinciková
- dát sloganu
- na další poradu
září
Z-
grafickou
zpracovat
2011
Vinciková
podobu
grafické návrhy
P - grafik S - všichni pedagogičtí pracovníci
Firemní
- stanovit
- na poradě
červen
Z-
- na poradu
fonty
pravidla
seznámit s tímto
2011
Vinciková
každé
a povolené
úmyslem
P - všichni
pracoviště
fonty na
pedagogičtí
s sebou cca 5
každém
pracovníci
plakátů, letáků,
pracovišti
S - ředitel
…
DDM Vizitky
- dotisk
- na poradě
červen
Z-
- s sebou
stávajících,
seznámit s tímto
2011
Vinciková
ukázku starých
nebo vytvoření
úmyslem
P - všichni
vizitek
nových
- hlasovat zda
pedagogičtí
- obeznámit
zachovat či
pracovníci
pracoviště
nechat vypracovat
S - ředitel
dopředu, aby zjistili počty
nové
vizitek na pracovištích Elektron.
- vytvoření
- na poradě
červen
Z-
- s sebou
šablony pro
elektronických
seznámit s tímto
2011
Vinciková
ukázky, jak
e-maily
vzorů (design
úmyslem
P - všichni
vypadá
pedagogičtí
šablona
+ podpis)
pracovníci S - ředitel Reklamní
- sbírání
- postupně
září
Z-
- s sebou
předměty
návrhů k další
zapisovat nápady
2011
Vinciková
soupis již
P - grafik
uskutečněných
výrobě
13
propagačních
S - všichni
reklamních
materiálů
pedagogičtí
předmětů
pracovníci Ohlašování
- v PR
- na poradě
červen
Z-
do telefonu
manuálu
seznámit s tímto
2011
Vinciková
přesná fráze,
úmyslem
P - všichni
jak se
- vyjmenovat, jak
pedagogičtí
představovat
se kdo
pracovníci
do telefonu
představuje do
S - ředitel
telefonu Komunikace
- kontrolovat
- vytvořit si zápis
duben
Z-
s médii
pravidelnost
v diáři, s každým
2011
Vinciková
zasílání zpráv
týdenním plánem poslat mail do médií (tzn. jednou za 14 dní)
Informační
- zjistit a
- na poradě
červen
Z-
s sebou na
systém pro
sepsat do PR
seznámit s tímto
2011
Vinciková
poradu ukázky
návštěvníky
manuálu, jak
úmyslem
P - všichni
informačních
to funguje
- jak mají
pedagogičtí
systémů
informační
pracovníci
systém
S – ředitel
zpracovaný
spolu
jednotlivá
s vedoucími
pracoviště?
pracovišť
- je informační systém potřeba?
3.2.1 PR povinnosti V práci z druhého ročníku vznikla tabulka odpovědnosti za jednotlivé úseky intranetu a internetových stránek a tabulka s termíny vkládání jednotlivých informací na internet a intranet. Když jsem přemýšlela, jak všechny tyto informace nejsnáze předat 14
ostatním kolegům, napadlo mě tyto dvě tabulky spojit a vytvořit tak základní povinnosti každého pracovníka, který pracuje s intranetem a internetem. Také jsou v následujících tabulkách zpracovány další „PR povinnosti“ všech pracovníků DDM.
Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí
Tabulka č. 3 – Informace na internetu Název aktivity
Termín plnění
Z
vzhled internetových stránek
dle potřeby
P
základní informace
dle potřeby
Z
pracoviště PT - O nás
dle potřeby
Z
pracoviště PT - Kontakty
dle potřeby
P Z P P P
pracoviště PT - Akce
cca 14 dní před akcí
P
pracoviště PT - Kroužky
červen-září + nové ZÚ
pracoviště PT - Tábory
únor
Z P P
pracoviště PT - Programy MŠ, ZŠ, SŠ
dle potřeby (září)
Z
pracoviště PT - Odkazy
dle potřeby
pracoviště PT - Fotogalerie
co nejdříve po akci
pracoviště PT - Soutěže MŠMT
dle potřeby
pracoviště PT - Dokumenty ke stažení
dle potřeby
pracoviště PT - Dopravní hřiště
březen
Z
pracoviště PT - Prázdninový pas
červen
Z
pracoviště PT - Sportovní areál
březen - duben
pracoviště PT - Pedagogická knihovna
dle potřeby
pracoviště Vimperk (všechny záložky)
viz pracoviště PT
Z P
Z P P P
P Z P P
P P P P Z Z P P P P Z P P P Z
Z Z Z Z
pracoviště Netolice (všechny záložky)
viz pracoviště PT
pracoviště Volary (všechny záložky)
viz pracoviště PT
Z – zodpovídá, P – podílí se, S – schvaluje
Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí
Tabulka č. 4 – Informace na intranetu
Pk
Z seznam akcí (zadávání, kontrola, přihlášení účastníci)
Pk Pk Pk
Termín plnění
min. 7 dní před akcí
Z
P P P
Z
Z
Z
kroužky (zadávání, kontrola, přihlášení účastníci)
červen - listopad + noví účastníci
Z
P P P
Z
Z
Z
kartotéka
říjen - listopad
zaměstnanci
dle potřeby
dokumenty - tábory
dle potřeby
P P P P Z P P P P
Z
P P P P P P P P Z
Z Z Z
Z
Z
Z
P S
Název aktivity
Z
Z
Z
Z P P P Z
Z
P P P P P Z
dokumenty - návody
dle potřeby
dokumenty - příkazy ředitele
dle potřeby
dokumenty - směrnice
dle potřeby
dokumenty - týdenní plány
pondělí do 7:00
dokumenty - zápisy z porady
do 3. prac. dne
P rezervace P
správa číselníků a složek
dle potřeby dle potřeby
15
Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí
Tabulka č. 5 – PR aktivity spojené s akcemi
P P P P P P P P P P P
Název aktivity
Termín plnění
Z výroba plakátů na akci
min. 14 dní před akcí
Z vyvěsení (roznesení) plakátů
min. 7 dní před akcí
Z zadání akce na intranet (popř. facebook)
min. 7 dní před akcí
Z zajistit firemní oblečení
min. 7 dní před akcí
Z vyvěsit logoplachtu
v den akce
Z propagace v médiích před akcí
min. 7 dní před akcí
Z propagace v médiích po akcí
co nejdříve po akci
Z zajistit fotografa
min. 7 dní před akcí
Z vyvěsit fotografie na web
co nejdříve po akci
Z podávání informací veřejnosti
dle potřeby
3.2.2 Intranet a internetové stránky Jeden z nejvíce sledovaných nosičů image jsou beze sporu internetové stránky. Jejich správě jsem se detailně věnovala v práci z druhého ročníku, ovšem zde práce na stavbě internetu, jak budu někdy v této práci nazývat zkráceně internetové stránky nebo prostředí jejich správy, a intranetu neskončila. Po dvou letech vytváření, stálého zdokonalování a zkoušení nastavených změn není intranet a správa internetových stránek u konce. To je dokonalý jev, jelikož intranet i internet je potřeba neustále přibližovat návštěvníkům webu i pracovníkům DDM podle aktuálních potřeb. Lidé se učí naše stránky navštěvovat čím dál častěji, což je jasně vidět nejen z následující tabulky č. 6, ale i ze zpětné vazby účastníků akcí. Není výjimkou, že se zajímají o termín vložení fotografií do fotogalerie na webu DDM Prachatice. Jako příklad neustálého přizpůsobování může sloužit i připravovaná sekce v záložce pracoviště Prachatice – Montessori centrum. Ta by měla přispět k lepší orientaci na webu DDM pro zájemce o tuto tématiku.
16
Tabulka č. 6 – Statistika přístupů pro web DDM Prachatice
Vysvětlivky: Přístupy – veškeré zobrazení jakékoli stránky. Tzn. každé otevření či obnovení stránky je bráno jako nový přístup. Soubory – počet otevřených, vyžádaných stažení nebo otevření souboru z webu, např. fotky, dokumenty, pdf formáty. Stránky – počet otevřených stránek, např. aktuality, tábory, atd. Návštěvy – unikátní návštěvník, tzn. počet lidí, kteří web navštívili. Ti, když si prohlíželi více stránek, utvářeli počet přístupů. Místa - z kolika různých míst, např. zemí na světě nebo doma či ve škole, se lidé připojovali na stránky. Kbyty - kolik dat se stáhlo ze stránek, tzn. každým načtením fotky nebo pdf dokumentu.
17
I když vizuální podoba internetových stránek je od loňského roku stejná, obsah a funkčnost se neustále dolaďuje a přizpůsobuje našim potřebám. Neustále se zabývám sběrem připomínek od kolegů, které si zapisuji a následně komunikuji s firmou Petra Dvořáka, která nám internetové stránky a na ně navazující intranet vytvořila (viz příloha A). Nakonec se výběr této firmy vyplatil a to nejen finančně, ale hlavně díky přístupu pracovníků firmy. Nejenže jsou ochotni veškeré úpravy dodělávat v rámci původní odměny, ale přicházejí i s vlastními návrhy, jak některé funkce vylepšit.
3.2.3 Dotazník Ačkoli se o intranetu a internetu neustále s kolegy bavíme, stále pouze jen tuším, jaké možnosti intranetu a správy internetu využívají. Proto jsem se rozhodla vytvořit dotazník, jímž získám ucelené informace o používání intranetu a internetu (viz příloha B). V dotazníku jsem použila většinu otázek uzavřených, tzn. otázky, na které jsou připraveny odpovědi. U některých otázek byla možnost odpovědět i otevřeným typem. Tuto možnost jsem volila hlavně kvůli odpovědím, které mě nemusely napadnout a v případě poslední otázky také kvůli novým návrhům na zlepšení funkčnosti intranetu. Otázky v dotazníku jsem se snažila sestavit logicky za sebou. Rozdělila jsem ho na tři části. První část byla informační. Vypovídala o práci a věku dotazovaných. Druhá část se zabývala intranetem a třetí správou internetu. Poslední otázka zastřešovala všechny tři části, jelikož se mohla dotknout jak intranetu, tak správy internetu. Několik otázek jsem doplnila obrázky prostředí stránky, ke které se otázka vztahuje. Největší důvod těchto doplňků byl, pomoci dotazovaným lépe si představit, o čem se v příslušné otázce bavíme. Dotazník vyplňoval ředitel, mzdová účetní a všichni pedagogičtí pracovníci, kteří s intranetem pracují. Nevyplňující byly pouze 2 osoby, jedna z důvodu dlouhodobé nemoci, která trvá po celou dobu zkoušení a realizace systému, druhá z důvodu 5 měsíčního záskoku za nemocenskou. Dotazník jsme vyplňovali na poradě pedagogických pracovníků ve Volarech v únoru 2011. Po zkušenostech a několika konfliktech na téma intranet a internet jsem se obávala ochoty kolegů spolupracovat. Proto jsem je před dotazníkem seznámila, co tímto dotazníkem sleduji a k jakému účelu budou výsledky použity. Nakonec vyplnění dotazníku kolegové přijali pozitivně a během několika minut se mi dotazníky vracely vyplněné. Dokonce se po vyplnění rozpoutala diskuze o zlepšení systému. Padlo několik návrhů, které jsem následně při vyhodnocování v dotazníku ani nenašla.
18
3.2.3.1 Vyhodnocení dotazníku Vyplněný dotazník jsem dostala od dvanácti kolegů, dva z nich jsou ekonomickoadministrační pracovníci a 10 je pedagogů. Prvním pozitivním zjištěním bylo, že intranet a internet používají všichni několikrát v týdnu, někteří (4 pedagogičtí pracovníci) dokonce i téměř každý den. 3.2.3.1.1 Intranet – seznam akcí V intranetové části se nejvíce zabývám rozborem otázky č. 4. Tato otázka totiž charakterizuje veškerou práci s intranetem. Tabulka č. 7 – Otázka č. 4
Otázka č. 4 – V intranetu používám záložky typ pracovníka pedagog ekonomickoadministrační suma %
seznam akcí
statistiky
kroužky
zaměstnanci dokumenty
kartotéka
rezervace
10
3
10
8
3
9
9
1
1
1
1
2
2
2
11
4
11
9
5
11
11
92%
33%
92%
75%
42%
75%
92%
Z tabulky č. 7 vyplývá následující graf použivatelnosti jednotlivých složek intranetu. Graf č. 1
19
Na grafu č.1 jasně vidíme, že mezi nejpoužívanější složky intranetu patří správa akcí, kroužků, dokumentů a rezervací. Vyplývá to i z původního záměru při tvorbě intranetu, jelikož sekci statistiky by měl používat nejvíce zástupce ředitele s ředitelem a vedoucí pracovišť. Kartotéka je hlavně sezónní záležitost. Nejvíce se využije na začátku školního roku při zadávání nových účastníků a při kontrole do systému účastníků již vložených. Sekci zaměstnanci by zase nejvíce měla používat mzdová účetní a vedoucí pracovišť. V následující tabulce můžeme sledovat otázky 5 - 8, které se týkají jedné z nejpoužívanějších oblastí intranetu, což je seznam akcí. Tabulka č. 8 – Otázky č. 5 - 8 Otázka č. 5-8 Do seznamu akcí …
zadávám informace našeho pracoviště/oddělení doplňuji počty účastníků na již proběhlých akcích vkládám materiály (dokumenty) týkající se akce na intranet v seznamu akcí vkládám materiály (dokumenty) týkající se akce na internet v seznamu akcí suma sloučené kategorie %
několikrát jsem přibližně k jedné tuto možnost z deseti použil(a)
u většiny nových akcí
u každé nové akce
nikdy
9
1
0
1
1
9
0
1
1
1
0
6
0
4
2
0
6
3
1
2
18
13
4
7
6
42
6
88%
13%
V tabulce č. 8 můžeme vyčíst počty odpovědí na jednotlivé otázky. V předposledním řádku jsem použila možnost sloučené kategorie. Pokud totiž vezmeme v úvahu základní cíl dotazníku, kterým se snažíme zjistit použivatelnost jednotlivých složek intranetu a internetu, nemusí nás v tuto chvíli zajímat, zda se zmíněná aktivita děje jen několikrát nebo pravidelně u každé nové akce. Z čehož nám plyne 88 % využitelnost práce se seznamem akcí. Pro lepší představu si můžeme prohlédnout následující graf. Nazelenalé výseče ukazují určitou aktivitu, kdežto šedivá výseč ukazuje aktivitu nulovou. Jde o sečtená data ze všech aktivit v seznamu akcí mimo kontrolu akcí, tedy otázku č. 9. Ta ve výsledku jasně ukazuje, že všichni, kteří se seznamem akcí pracují, ho také používají ke kontrole akcí na svěřeném úseku.
20
Graf č. 2
3.2.3.1.2 Intranet – statistika Otázka č. 10 se ptala, jak často používají dotazovaní statistiku. Z předchozích údajů víme, že statistiku používá 33 % respondentů. Z nich 1 využije ke své práci statistiku několikrát do měsíce a 5 dotazovaných občas. 3.2.3.1.3 Intranet – kroužky V otázce zabývající se kroužky zjišťujeme, co přesně se v této sekci používá. Kolegové mohli v této otázce zaškrtnout i několik odpovědí a poprvé mohli svou odpověď doplnit také do kolonky jiné. A to v případě, že by používali sekci kroužky mimo vypsané aktivity i na aktivity nezmíněné. Což se také stalo, proto v následujícím grafu přibyla oproti dotazníku nová možnost.
21
Graf č. 3
Z předcházejícího grafu vyplývá, že zadávání nových kroužků přes intranet používá 92 % všech dotazovaných kolegů, při běžné práci používá záložku kroužky 58 % stejně jako u kontroly plateb účastníků v kroužcích. Více než 33 % respondentů přes sekci kroužky tiskne údaje o účastnících. Procentuálně nevyčíslujeme získávání počtů účastníků, a to z toho důvodu, že by to mohla být zkreslená informace, jelikož tato možnost byla doplněna jedním dotazovaným, tudíž se k této možnosti nemohli ostatní vyjádřit. 3.2.3.1.4 Intranet – kartotéka Sekci kartotéka podle následujícího grafu hojně využíváme, procentuelně vyčísleno z 92 % při zadávání nových účastníků, z 83 % při aktualizaci osobních údajů účastníků a 67 % z nás přes kartotéku hledá iniciály účastníků. Graf č. 4
22
3.2.3.1.5 Intranet – zaměstnanci Sekce zaměstnanci je prioritně určena pro snazší komunikaci mezi mzdovou účetní a vedoucími pracovišť. V této otázce byla podruhé využita možnost doplnit jinou variantu používání této záložky. Graf č. 5
Ze 42 % využíváme záložku zaměstnanci při zadávání nových externistů do systému, 33 % dotázaných v zaměstnancích hledá iniciály internistů nebo externistů, 25 % komunikuje přes zaměstnance s velkou Hankou1. Dalších 8 % využívá sekci zaměstnanci k aktualizaci osobních údajů našich zaměstnanců. Ačkoliv se zdají být procenta využitelnosti záložky nízká, nesmíme zapomínat, že nebyla vytvořena pro všechny. Zaměstnanci pracoviště Prachatice mají mzdovou účetní v budově, proto ve většině případů využívají osobní komunikaci. 3.2.3.1.6 Intranet – dokumenty Záložka dokumenty je obsahově složitější. Dělí se na poskupiny Letní tábory – platby, Návody, Ostatní, Příkazy, Směrnice, Týdenní plány a Zápisy. Podskupina Letní tábory – platby obsahuje tabulky platících na tábory, ty jsou rozděleny podle pracovišť a jednotlivých
táborů.
V Návodech
najdeme
manuály
k nejrůznějším
podpůrným
programům, např. zmenšování fotek, nahrávání fotek na web, atd.
1
Velká Hanka říkáme naší mzdové účetní, čímž ji odlišujeme od pokladní. Stejně je
pojmenována i v dotazníku, což ho mělo odlehčit a přiblížit kolegům. 23
V podskupině Ostatní najdeme především tabulky se vzděláváním, kdo se kde a na co školí. Také zde najdeme plán termínů porad na daný školní rok. V Příkazech a směrnicích najdeme veškeré aktuální vnitřní dokumenty. Týdenní plány jsou dále rozděleny na všechna pracoviště a oddělení, každý vedoucí zde ukládá svůj týdenní plán s akcemi jeho pracoviště či oddělení na daný týden. Poslední podskupina Zápisy je nejmladší a nalezneme zde přepsané zápisy z porad DDM Prachatice. Graf č. 6
Sekci dokumenty jsme očekávali po seznamu akcí jako druhou největší, co se použitelnosti týče. To se také procentuelně vyplnilo. Nejvíce se používá na hledání nejrůznějších dokumentů tj. 83 % dotázaných, 75 % vkládá týdenní plány, 58 % z dotázaných kontroluje úkoly z porad a 33 % hledá v dokumentech návody. Kontrolu a vkládání dokumentů opět do procentuálního vyjádření nezahrnujeme, jelikož tyto možnosti byly doplněny respondenty. 3.2.3.1.7 Intranet – rezervace V otázce týkající se rezervací byly nabídnuty 2 možnosti odpovědí. Jednak používání při zadávání rezervací aut a sportovních pomůcek a také využití přehledů rezervací na měsíc, týden nebo den. První možnost zvolilo 11 dotázaných tzn. 92 %, druhou 3 kolegové což je 25 %.
24
3.2.3.1.8 Správa internetu Internet, jak nazýváme prostředí správy internetových stránek, používáme na tzv. stránky statické, tzn. že nejsou propojeny s daty vkládanými přes intranet. Zjednodušeně můžeme říci, že stránky statické jsou takové záložky a sekce, které nemusí být spravovány týden co týden a data v nich jsou stálejšího charakteru, např. kontaky, školní vzdělávací program, atd. Internet spravujeme přes dvě základní složky „Obsah“ a „Má nastavení“. Z otázky č. 16 vyplývá, že přes obsah spravuje internet 10 kolegů, z toho jeden ekonomicko administrační pracovník, 2 nepoužívají správu internetu vůbec, jeden z nich je také ekonomicko administrační pracovník a nikdo nepoužívá Má nastavení. Přes obsah se tedy může spravovat text ve veškerých záložkách na internetových stránkách dlouhodobější povahy. Tabulka č. 9 – Otázka č. 17 Otázka č. 17 – Obsah stránky používám ke správě aktualit mého typ pracovníka pracoviště pedagog ekonomicko administrační suma %
kontaktů
o nás 9
3
kroužků
akcí 3
9
VP pro MŠ, ZŠ, SŠ
táborů 7
8
dokumentů ke stažení
fotogalerie 2
4
odkazů 2
2
1
1
1
0
0
0
0
1
0
1
11
4
4
9
7
8
2
5
2
3
92%
33%
33%
75%
58%
67%
17%
42%
17%
25%
Pro lepší představu přikládáme následující graf.
25
Graf č. 7
Z grafu jasně vyplývá, že nejpoužívanější jsou aktuality jednotlivých pracovišť, což potvrzuje i otázka č. 18. Text do aktualit vkládá 10 pracovníků, což je 100 % z těch, co obsah stránky používá, a interaktivní odkaz vkládá 5 dotazovaných kolegů. Další otázka ukázala, že vkládání fotografií na web přes internet2 využívají 4 respondenti a 2 dotazovaní zobrazují díky fotogalerii na internetu výchozí fotky alb na webu. Předposlední, tedy 20. otázkou byla správa souborů nebo obrázků, díky kterým vkládá interaktivní dokumenty 5 respondentů a jeden dotazovaný ji používá jako úschovnu dokumentů, které potřebuje mít stále u sebe.
2
Další možností jak vkládat fotografie do interentové galerie je použití programu Total
Commander. 26
3.2.3.2 Závěry dotazníku V poslední otázce uzavíráme dotazník návrhy respondentů na zlepšení intranetu a internetu. Mezi nápady bylo řazení akcí v seznamu a to datumově nebo podle názvu – abecedně, dále skrývání akcí z minulých školních roků nebo možnost vkládání více termínů setkávání u kroužků, které mají tréninky vícekrát do týdne. Všechny tyto připomínky jsou ovlivněny neznalostí nebo nepozorností dotazovaných, jelikož výše uvedené nápady jsou již zrealizovány. Poslední a jedinou novou připomínkou jsou měsíční přehledy akcí seřazené podle forem vzdělávání. To by výrazně usnadnilo práci se statistikou pro zřizovatele. Z těchto připomínek, které sbírám po celou dobu realizace intranetu a internetu, vznikla tabulka pro firmu Petra Dvořáka (viz příloha A). Samozřejmě se budeme těmto a dalším připomínkám věnovat i na velké poradě v červnu. Z některých odpovědí lze snadno vyčíst u respondentů zmatenost. Máme tím na mysli např. negativní odpověď na otázku, zda používá dotazovaný správu obsahu stránek na internetu. Ovšem aktuality, jež se spravují právě přes obsah stránek, respondent používá. Z toho můžeme vyvodit dva závěry, buď mohl být dotazník pro některé vyplňující nepřehledný nebo jen nemá dotazovaný tolik zkušeností s prací v intranetu a internetu, díky čemuž si nedokáže přesně vybavit pod otázkou praktickou činnost. V tuto chvíli nemá cenu pracovníkům vysvětlovat, jak se správně nazývá složka, kterou spravují např. zmíněné aktuality. Nyní je pro nás důležité, že aktuality se spravují, tzn., že jsou aktuální. Dalším problémem vyplývajícím z dotazníku je důvod nenaplnění fotogalerie na webu na většině pracovišť. Ačkoli jsme dělali školení pro všechny pracovníky v průběhu zkoušení intranetu a internetu, byly tyto poznatky, možná pod množstvím informací a novosti v této etapě, zapomenuty. Proto jsme začali pracovat na školeních pro jednotlivá pracoviště, kde bude mít fotogalerii na starosti prozatím jeden zaměstnanec. Tomu bude znovu vysvětlen postup, jak snadno a rychle nahrávat fotky na webovou fotogalerii. Snad se tímto postupem podaří zaběhnout systém fungující a aktuální fotogalerie a postupem času rozšířit základnu administrátorů fotografií. Věkový průměr zaměstnanců pracujících s intranetem a internetem je 40 – 49 let. Už jen proto, že vím, jaké potíže dělá některým lidem pracovat s počítačem, mě výsledky dotazníku mile překvapily. Hlavní nabízené možnosti intranetu a internetu využívá totiž většina dotazovaných.
27
4. ZÁVĚR Jak z výsledků dotazníku, tak z kontroly informací na webu vím, že většina aktivit spojených s intranetem a internetem má své příznivce. Po dvou letech někdy těžké práce, která byla příčinou bouřlivých debat a rozporů mezi pracovníky naší organizace, začínáme sklízet ovoce. Někteří lidé začínají oceňovat intranet a internet jako pomocníka při běžné administrativní práci, což byl ten nejdůležitější úkol všech předcházejících projektů v DDM Prachatice. Projekty měly za úkol přiblížit DDM klientům a pomoci jeho pracovníkům a ne obtěžovat zbytečnou prací zaměstnance, jak byly někdy změny přijímány. Po všech zkušenostech na projektech víme, že důležité je neustále vysvětlovat pozitiva změn, být otevřeni veškerým připomínkám a realizovat ty opodstatněné, snažit se dodržovat termíny a vyhodnocovat jednotlivé etapy. Pokud totiž pracovníci vidí výsledky, lze se s nimi snáze domlouvat na dalších zlepšeních a změnách. Tato práce by měla sloužit mně, mým kolegům a nadřízeným jako určitý přehled toho, co jsme za 3 roky společně dokázali a kam se můžeme ještě dál posunout. Snažíme se tedy neusnout na vavřínech a neustále přinášet nové podněty, jak pro klienty, tak pro nás samotné. Jelikož to vše samozřejmě děláme pro děti, mládež, rodiče, dospělé, zřizovatele a obec, ale hlavně sami pro sebe. My jsme tím nejnáročnějším klientem.
28
5. SOUPIS BIBLIOGRAFICKÝCH CITACÍ Machart, J.: Změna slabých oblastí Public Relations v DDM Prachatice, (závěrečná práce DOTO), 2008. Vinciková, E.: Příprava PR manuálu, (závěrečná práce), 2008. Vinciková, E.: Intranet a správa internetových stránek, (závěrečná práce), 2010. Dotazník on-line: internetový pomocník při tvorbě dotazníků [online]. [Citace 4. 3. 2011]. Dostupné z URL: http://www.dotaznik-online.cz Knihovna Akademie věd České republiky: Vypracovaný výtah k sestavování a vyhodnocování dotazníku pro knihovny [online]. [Citace 1. 3. 2011]. Dostupné z URL: www.lib.cas.cz/caslin-2006/download/Cermak_Caslin_2006.doc
29
6. PŘÍLOHY Příloha A - Analýza
ANALÝZA VZHLEDU INTERNETU A SPRÁVY INTRANETU A INTERNETU k III/2011 vzhled internetu
správa internetu
v PT u kroužku zveřejnit i oddělení kroužky nebo kontakt záložky možnost v termínu (den a čas) zadat bude fotografie kroužky upřesněno
zrušit detail a zinteraktivnit kroužky, přímo název akce akce akce
tábory
zpět na seznam akcí předělat jen nová záložka na zpět
intranet
samostatné spravování a libovolná úprava seznam akcí zobrazování akcí aktuálního roku záložek jak vkládat fotografie jinam než do fotogalerie? dublují se soutěže MŠMT do akcí i do soutěží, chceme je pouze v soutěžích Montessori centrum, spravovat jako tábory, u ní naopak chceme, aby se akce dublovali do akcí
zaměstnanci k výběru i telefon a datum narození
akce členové
přidat záložku domů
kroužky
možnost zadávání VS při přihlašování členů (u akcí i táborů)
jakási vnitřní nástěnka - nejbližší události - termín, událost, kdo zodpovídá + možnost připojení souboru+odeslání emailu dotyčným, kterých se to týká naformátovat tisk seznamů v kroužcích do deníku (tabulka bude obsahovat nadpis Seznam členů ZÚ a ve sloupcích pak Jméno a příjmení, Datum narození, škola, třída, telefon na matku a otce a kontaktní e-mail (viz příloha); vše v tabulce 18 x 26 cm na výšku)
30
Možnost tisku Hlavička:číslo (souvisí s VSautomaticky podle pracoviště a pořadí vložení do systému), název kroužku, pracoviště, termín (den a hodiny), místnost, vedoucí, cena, aktivní seznam Seznam aktivních dětí (jméno a příjmení, bydliště, vybraná částka) kroužků možnost vypálit kartotéku na CD (podle jednotlivých kroužků a kartotéka táborů) vymazat věk (sám se bude počítat ve statistice) + datum narození automaticky z RČ, pokud bude vyplněno – vše přes pokyn kartotéka „přepočítat“ změny v přihlášce: email - email účastníka, telefon - telefon účastníka, adresa - adresa pro doručování písemností, zdravotní způsobilost kartotéka zvětšit políčko mazat dokument může jen ten, co ho mazání zadal kalendář opravit češtinu (jsou tam nesmyslné (zadávání znaky) a dát ho od pondělí do akcí) neděle přidat kolonku telefon + možnost tisku seznamů externistů (např podle zaměstnanci pracoviště nebo oddělení) platný od do naskakuje neaktuální dokumenty měsíc při zadávání nevíme přesný čas, kroužky doplnit možnost „čas bude upřesněn“ řadit jména podle české abecedy kartotéka (např. nyní nerozlišuje SŠ) možnost zobrazení akcí podle dané seznam akcí formy vzdělávání kartotéka, skrýt v rozbalovači neaktuální data kroužky z minulých školních roků
31
statistika statistika
rezervace
neukazuje kolik bylo u příležitostných akcí sobot a nedělí + neumí počítat osobodny + opravit hrubku dospělých počítají se i neuskutečněné akce, chceme pouze uskutečněné zkomolená jména, některých zaměstnanců např. Pileček, Kubíčková
možnost ukázky a tisku určitého seznam akcí časového výseku + čas začátku akce
32
Příloha B – Dotazník
33
34
35
36
